Работа с контрольно-кассовой техникой и прочим торгово-кассовым оборудованием при выполнении расчетов с населением

Часто в ходе проверки выявляется отсутствие подписей в расходных и приходных кассовых ордерах, на основании которых получались и выдавались денежные средства из кассы учреждения.

Согласно п. 1.8 Положения №?373-П кассовые операции, производимые юридическим лицом, оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002).

Приходный кассовый ордер (ф. 0310001) и расходный кассовый ордер (ф. 0310002) подписывает главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии - руководитель либо кассир (п. 2.2 Положения №?373-П).

Если руководитель ведет кассовые операции и оформляет кассовые документы, он подписывает эти документы.

Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы (п. 2.3 Положения №?373-П).

В случае ведения руководителем кассовых операций образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

В соответствии с п. 8 Инструкции №?157н первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа (при ее отсутствии - обязательных реквизитов, установленных п. 7 Инструкции №?157н), и при наличии на документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченного им на то лица.

Документы, которыми оформляются факты операций с денежными средствами, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии на документе подписей руководителя учреждения - субъекта учета и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, документы, оформляющие финансовые вложения, договоры займа, кредитные договоры к исполнению и бухгалтерскому учету не принимаются, за исключением документов, подписываемых руководителем органа государственной власти (государственного органа), органа местного самоуправления, особенности оформления которых определяются законами и (или) нормативными правовыми актами РФ. Указанные документы, не содержащие подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица, в случаях разногласий между руководителем субъекта учета (уполномоченным им лицом) и главным бухгалтером по поводу осуществления отдельных фактов хозяйственной жизни принимаются к исполнению и отражению в бухгалтерском учете с письменного распоряжения руководителя субъекта учета (уполномоченного им на то лица), который несет ответственность, предусмотренную законодательством РФ.

Таким образом, отсутствие подписи главного бухгалтера на расходных и приходных кассовых ордерах при проведении проверки соблюдения кассовой дисциплины за 2012 - 2013 годы является нарушением (п. 8 Инструкции №?157н, п. 1.8, 2.2, 2.3 Положения №?373-П).

Если проверка охватывает период, когда кассовые операции осуществлялись в соответствии с правилами, установленными Порядком №?40, то проверяющие при проверке руководствуются нормами данного документа.

В Порядке №?40 говорится, что выдача наличных денег из кассы учреждения производится по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам (по платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером учреждения или уполномоченными на это лицами (п. 14 Порядка №?40).

В случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кассовых ордерах необязательна.

В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

Пунктом 20 Порядка №?40 установлено, что при получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе - разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или уполномоченных на это лиц;-

правильность оформления документов;-

наличие перечисленных в документах приложений.-

При несоблюдении одного из названных требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Таким образом, отсутствие подписи главного бухгалтера на расходном кассовом ордере при ее наличии на заявлении при проведении проверки соблюдения учреждением кассовой дисциплины не признается нарушением кассовой дисциплины, если применялся Порядок №?40.

В кассовых документах не должно быть никаких исправлений (п. 2.1 Положения №?373-П, п. 10 Инструкции №?157н, п. 19 Порядка №?40).

Иногда проверяющие расценивают как нарушение отсутствие подписи кассира рядом со штампом «Получено» на приходном кассовом ордере (ф. 0310001). Обратимся к нормам законодательства, чтобы понять, правы ли они. Операции по поступлению денежных средств в кассу отражаются на основании приходного кассового ордера (ф. 0310001), форма которого и рекомендации по ее заполнению приведены в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 №?88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее - Постановление №?88). Согласно нормам п. 84 данного постановления приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как при ручной обработке данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром (в соответствующих графах документа).

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

В приходном кассовом ордере и квитанции к нему указываются:

по строке «Основание» - содержание хозяйственной операции;-

по строке «В том числе» - сумма НДС, которая записывается цифрами, а если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «Без налога (НДС)».-

В приходном кассовом ордере по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. В графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

Таким образом, Постановление №?88 не содержит требования о наличии подписи кассира рядом со штампом. Данное требование отсутствует и в Инструкции №?157н. Следовательно, отсутствие этой подписи рядом со штампом не является нарушением законодательства.

1. Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 №?157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению».

2. Федеральный закон от 06.12.2011 №?402_ФЗ «О бухгалтерском учете».

3. Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 №?173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

4. Приказ Минфина РФ от 06.12.2010 №?162н «Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению».

5. Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 №?373-П.

6. Письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 №?18 «Об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации».