Информационное обеспечение управления на примере ЗАО "Заря" Тарусского района Калужской области

Размещено на http://www.allbest.ru/

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ-МСХА

имени К. А. Тимирязева

Калужский филиал

Кафедра управления сельскохозяйственным производством

Курсовая работа

По дисциплине «Управление в АПК»

На тему: «Информационное обеспечение управления» на примере ЗАО «Заря» Тарусского района Калужской области

Выполнил:

Бывших Д.В.

Калуга, 2009

Оглавление

Введение

Глава 1. Теоретические основы информационного обеспечения управления

1.1 Информационное обеспечение: сущность и основные понятия

1.2 Информационное и компьютерное обеспечение управления

Глава 2. Анализ современного состояния информационного обеспечения управления в ЗАО «Заря» Тарусского района Калужской области

2.1 Природно-климатическая и организационно-экономическая характеристика организации

2.2 Организация управления и информационное обеспечение на предприятии

Глава 3. Пути совершенствования информационного обеспечения управления в ЗАО «Заря» Тарусского района Калужской области

3.1 Проект по совершенствованию информационного обеспечения управления на предприятии

3.2 Внедрение новых усовершенствованных технологий обеспечения информацией

Выводы и предложения

Список использованной литературы

Введение

В современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Перед управляющим органом обычно ставятся задачи получения информации, ее переработки, а также генерирования и передачи новой производной информации в виде управляющих воздействий. Такие воздействия осуществляются в оперативном и стратегических аспектах и основываются на ранее полученных данных, от достоверности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач управления.

Нельзя не отметить, что любые принимаемые решения требуют обработки больших массивов информации; компетентность руководителя зависит не столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться.

Это необходимо знать и понимать будущим руководителям. От этого зависит не только судьба конкретной личности или предприятия, но и, быть может, судьба России в целом, ее роль на международной арене. Для меня, как для будущего экономиста-управленца, “информационный потенциал” играет очень важную роль. Поскольку, наши дни диктуют острую необходимость уверенно чувствовать себя на ногах в обществе, где значение информации для всех сфер общественной жизни постоянно увеличивается. Не вызывает сомнения тот факт, что ключом к успеху в таком обществе будет являться умение четко ориентироваться в огромном океане информации и умение эффективно воспользоваться этой информацией. Именно поэтому данная тема кажется мне очень современной, актуальной и интересной для рассмотрения в курсовой работе.

Цель курсовой работы состоит в разработке эффективных путей решения проблемы информационного обеспечения управления на примере ЗАО «Заря» Тарусского района Калужской области. Для достижения этой цели было необходимо:

- теоретически обосновать необходимость информационного обеспечения управления,

- раскрыть влияние информационных технологий на управленческую среду,

- дать организационно-экономическую характеристику предприятия,

- проанализировать имеющиеся у предприятия источники информационного обеспечения управленческой деятельности,

- разработать проект по совершенствованию обеспечения информацией управленческой системы на предприятии ЗАО «Заря» Тарусского района Калужской области.

Объектом исследования является ЗАО «Заря» Тарусского района Калужской области.

Предметом исследования является современное состояние информационное обеспечение управления на предприятии.

Методы, применяемые при написании работы - монографический, статистический, экономический, математический.

В исследовании использована информация из первичных и вторичных источников: документация предприятия, бухгалтерские балансы, отчеты финансово-экономической деятельности, результаты анализа маркетинговых мероприятий.

Глава 1. Теоретические основы информационного обеспечения управления

1.1 Информационное обеспечение: сущность и основные понятия

экономический сельскохозяйственный управление маркетинг

Управление применяется во всех сферах человеческой деятельности:

- в технике (управление машинами, техническими процессами);

- в производственно-хозяйственной деятельности (управление производственными процессами).

Целю управления является повышение эффективности функционирования подразделений, предприятий, организаций.

В связи с экономической конъюнктурой управление должно основываться на современных информационных технологиях.

Понятие "информационные технологии" можно определить, как совокупность программно-аппаратных средств и систем, обеспечивающих комплексное и эффективное решение разнородных задач.

Информационные технологии управления - это методы и способы взаимодействия управляющей и управляемой подсистем строительного производства на основе использования современного инструментария.

Современный инструментарий для управления единым информационным полем во всём жизненном цикле создания здания (сооружения) состоит из:

- электронно-вычислительная машина,

- системы коммуникаций и вычислительных систем,

- банки данных и знаний,

- программно-информационные средства,

- экономико-математические методы и модели,

- экспертные системы.

Информация - одна из сложнейших, еще полностью не раскрытых областей современной науки. Это видно хотя бы из нечеткости самих определений понятия информации: совокупность сведений, данных, знаний. Или из философии - нарушение монотонности. В кибернетике количество информации тесно связывается с энтропией, с одним из основных понятий классической физики, т. е. со способностью энергии к превращениям. Н. Винер пишет: "Количество информации в системе есть мера организованности системы, точно так же энтропия системы есть мера дезорганизованности системы, одно равно другому, взятому с обратным знаком". С точки зрения методологии управления прогрессирующая энтропия, т. е. постоянно увеличивающаяся хаотическая беспорядочность связей между элементами, характерна для закрытых, изолированных от окружающей среды систем, и информация есть отрицание энтропии.

Информация - одно из основных понятий в управлении. Практически любая управленческая деятельность неразрывно связано со сбором, хранением, обработкой и передачей информации. Без нее невозможно сформулировать цели управления, оценить ситуацию, определить проблему, подготовить и принять решение, проконтролировать его выполнение.

Под управленческой информацией понимают совокупность сведений о процессах, протекающих внутри объекта управления и в его окружении.

С точки зрения содержания и роли в управлении информацию определяют, как предмет труда управленческих работников, представляющих собой совокупность сведений о состоянии управляемой и управляющей систем, внешней среды. С точки зрения теории информация - это сообщение, которое позволяет устранить неопределенность знаний пользователя о состоянии объекта, течении событий, развития системы.

Информацию можно рассматривать как один из видов ресурсов, используемых в экономических процессах, получение которого требует затрат времени и других ресурсов.

Информация, используемая в управлении, выступает одновременно и предметом, и продуктом труда. Специфичность информации как предмета и продукта труда обусловлена особенностями ее природы, отражающей реальный мир. Она содержит сведения, которые формируют или расширяют знания работников аппарата управления о состоянии и возможных путях развития социально-экономических процессов на предприятии, в регион, отрасли, позволяет осуществлять прямую и обратную связи между объектом и субъектом управления.

Информация обладает рядом отличительных черт:

- на определенном этапе процесса управления выступает продуктом труда, на последующем - его предметом;

- обладает свойством длительного и многократного применения, при использовании не теряет потребительских качеств;

- обладает способностью накапливаться, что позволяет более четко устанавливать связи и тенденции развития управляемого процесса; в то же время может морально устаревать в результате изменений в реальной действительности;

- структурные подразделения предприятия являются как ее потребителями, так и источниками.

Содержание информации определяется потребностями управленческих звеньев и направлением управленческих решений. В целом для обеспечения процесса управления информация должна содержать данные:

- о целях управления производственным процессом;

- критериях оптимальности управления производственным процессом;

- об ограничениях в производственном процессе и управлении (лимит продуктов и ресурсов, регламентирующие правовые акты, задания и т.д.);

- объекте управления и управляющем органе (материальные, трудовые, финансовые потоки и ресурсы и т.д.);

- о возмущающих воздействиях со стороны внешней среды на систему управления, текущем состоянии производственных процессов и объекта управления;

- об управленческих решениях, которые вырабатываются системой управления по результатам переработки всей информации.

Информация должна отвечать следующим требованиям:

1. Достоверность, точность и объективность поступающей информации определяются надежностью ее источников, объективностью, правильностью передачи, однократностью регистрации. Если информация проходит три-четыре передаточных звена, ее правдивость снижается на 8-10% из-за того, что сведения стареют и искажаются. Информация достоверна, если не превышен допустимый уровень искажения и возможно эффективное функционирование системы управления на ее основе.

2. Полнота и новизна информации означает, что ее объем и содержание должны быть достаточными для принятия оптимального решения. Следует учитывать, что дефицит сведений приводит к принятию неправильных решений, а излишняя информация усложняет выработку решений и делает процесс управления дорогостоящим.

3. Ибзыточность - это повторяемость, дублирование информации. Существует полезная и бесполезная избыточность: полезная используется для повышения надежности, достоверности передачи и хранения информации в технических системах, а бесполезная создает дополнительную нагрузку на человека, замедляет процесс принятия решения, снижает мобильность действий.

4. Своевременность и оперативность связаны с явлением старения информации и потерей её ценности. Запаздывание в поступлении информации приводит к ухудшению функционирования управляемой системы (техники, организации, производства и др.).

5. Однозначность и доступность информации состоит в том, что она поступает и накапливается в таком виде, чтобы ее можно было быстро и легко воспринимать и использовать в управлении. Язык сообщений должен быть понятным адресату.

Для быстрой передачи информации необходимо использовать все возможные средства (радио, печать, диспетчерскую связь, современные средства коммуникации). Важное значение имеет наглядная информация: графики, планшеты, световые табло, доски объявлений, слайды и т.д. [1. стр.154]

1.2 Информационное и компьютерное обеспечение управления

В теории управления целесообразно применять определение информации, как совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом.

В общем случае информационная связь между передающей стороной (например, объектом управления) и приемной стороной осуществляется по схеме, приведенной на рисунке 1.

Рисунок 1. Информационная связь.

Главное, что информация есть предмет, средство и продукт управленческого труда. Важно подчеркнуть ряд требований, предъявляемых к управленческой информации: надежность (и достоверность), своевременность, адресность и возможность многократного использования. Действительно ценной является только та информация, которая уменьшает неопределенность в конкретной управленческой ситуации. [3. стр.14]

Информация является основой процесса управления, труд управляющего и состоит в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления.

Управленческая информация имеет ряд особенностей:

· большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;

· исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зрения и с учетом требований потребителей;

· исходные данные и результаты расчетов хранятся длительное время.

Выполнить эти требования к управленческой информации способна лишь компьютерная техника с ее быстродействием и большой емкостью памяти. Оптимальный способ хранения производственной информации - создание баз и банков данных, т. е. функционально организованных массивов компьютерной информации, осуществляющих централизованное обеспечение коллектива пользователей или совокупности решаемых в системе задач. При этом способе создания и использования массивов информации, когда одна группа специалистов обрабатывает и вводит в банк данных информацию, а другие специалисты ее используют в различных производственных аспектах, обеспечивается интерактивный, т. е. активный с обеих сторон режим работы. Информационные базы данных обычно формируются путем объединения первичных статистических показателей деятельности предприятия в укрупненные файлы с необходимыми реквизитами. Базы данных постоянно обновляются в соответствии с ходом технологического процесса и с учетом требований потребителей информации, решающих большой комплекс информационно связанных управленческих задач.

Взаимодействие между информационными технологиями и организациями очень комплексно и подвержено влиянию большого числа факторов, включая структуру организации, стандартную технику эксплуатации, политику, культуру, окружающую среду и решения управления.

Менеджеры должны сознавать, что информационные системы могут заметно изменять жизнь в организации. Они не в состоянии успешно проектировать новые системы или управлять существующими системами без понимания организации. Менеджеры решают, какие системы будут построены, что они будут делать, как они будут выполнены и т. д. Однако иногда эти результаты - чистая случайность и могут быть удачи и неудачи.

В настоящее время сформировался взгляд на организацию как на сложную открытую социальную систему, механизм, берущий элементы входа из внешнего по отношению к организации окружения и подвергающий их различным преобразованиям, в результате чего получаются элементы выхода.

Один из подходов, названный моделью конгруэнтности ("соответствия") организационного поведения, основан на общей системной модели, предложенной Дэвидом Надлером (Devid Nadler, 1993). Считается, что организации, представленные в виде систем, состоят из взаимозависимых составных частей. Изменение в одной составной части системы приводит к изменениям в других ее составных частях. При этом система генерирует энергию, чтобы двигаться к состоянию равновесия. Наконец, чтобы продолжать существовать, организация как открытая система должна поддерживать благоприятные взаимоотношения по входам и выходам с внешним окружением.

Основные входные элементы, поступающие в систему организационного поведения, связывают ее с внешним окружением. К ним относятся:

· ограничения, требования и возможности;

· ресурсы;

· история данной организации.

Четвертым и, по-видимому, самым важным входным элементом является стратегия.

Выходные элементы включают в себя: характеристики работы организации, характеристики работы групп, индивидуальные характеристики, которые вместе определяют общую эффективность деятельности.

Внутри организации существуют четыре взаимозависимых компонента (внутренние элементы):

· задачи;

· структуры и системы;

· культура;

· люди.

Стратегия представляет собой набор ключевых решений относительно соответствия имеющихся ресурсов предоставленным возможностям, ограничениям и требованиям внешнего окружения в контексте истории организации и в соответствии с ее видением и миссией. [4. стр.16]

Видение - описание "желаемой реальности", выражающее основные ценности, обозначающее необходимые и достаточные изменения. Видение включает две компоненты:

· Сформулированное описание предназначения организации, позволяющее понять, это предназначение, заинтересованным в деятельности организации группам.

· Эмоциональный призыв, заключенный в видении мотивационный импульс, с которым люди готовы согласиться.

Миссия - квинтэссенция видения, его "сухой остаток".

Задачи являются важнейшей частью организации. Они состоят из видов работ, которые необходимо выполнять, и характеристик их выполнения, а также количества и качества услуг или товаров, которые производит организация.

Организационные структуры и системы включают в себя формальные системы и организационные механизмы, такие, как системы бизнес-процессов, линии подотчетности, информационные системы, механизмы мониторинга и контроля, должностные инструкции, формальные системы оплаты и вознаграждения и т. д.

Организационная культура включает в себя ценности, ритуалы, источники власти, приверженности, нормы, неформальные взаимоотношения, которые влияют на то, "как здесь делаются дела".

Люди привносят свои разнообразные навыки, знания и опыт, различные личностные качества, ценности, отношения и поведение. В период быстрых изменений основной причиной, вызывающей стресс, является стремление привести индивидуальные потребности в соответствие с формальными и неформальными структурами и системами организации, а также с ее культурой.

Внедрение информационных технологий в деятельность компании только на первый взгляд представляет изменение одного их четырех элементов - "организационные структуры и системы". В действительности, этот элемент взаимосвязан с остальными компонентами, входящими в систему, и нарушение равновесия неизбежно повлечет за собой:

· изменение задач, видов и характеристик работ и качества их выполнения;

· пересмотр неформальных отношений (культуры организации);

· сопротивление персонала.

Таким образом, внедрение информационных технологий было бы неверно рассматривать как самодостаточный процесс изменения одного из элементов модели. По сути дела, он является частью более общего процесса изменений, затрагивающего все компоненты рассматриваемой системы, влияющей на организацию в целом. Проведение изменений без учета этого влияния может привести к непредсказуемым последствиям.

Корни данной проблемы появляются на этапе постановки задачи о необходимости внедрения тех или иных технологий - менеджер выявляет неэффективную работу какой-либо из подсистем и, рассматривая ее как самодостаточный элемент, формулирует задачу о необходимости внедрения соответствующего решения. При этом, некорректная формулировка задачи, вполне естественно, приводит к неудовлетворительному результату.

Системное мышление подразумевает другой подход к проведению изменений.

Как правило, проблемная ситуация порождена тем, что заказчик исследования высказывает определенное неудовольствие в связи с тем, как у него складываются дела. Это - отправная точка. Компании, в лице заказчика хотелось бы в результате проведения изменений придать организации некоторое новое качество, имеющее вполне конкретные характеристики.

К сожалению, на практике происходит обратное: менеджер, не выясняя характеристики ситуации изменения, сразу же формулирует проблему, и приступает к ее решению, применяя методы, предназначенные для жестких систем. Но эти методы в данной ситуации не работают. Это определяет первую и, пожалуй, главную причину неудовлетворительных результатов внедрения информационных технологий.

В результате: либо появляются отдельные, узкоспециализированные решения; либо неудачная попытка внедрения интегрированной информационной системы, - но ни первое, ни второе не приводит к достижению поставленной цели. В обоих случаях, причина одна - не была проведена диагностика текущего состояния на предмет выявления характеристик ситуации изменения, и соответственно, применены методики, которые просто не работают в сложившихся обстоятельствах.

По опыту российских аналитиков, в большинстве случаев выявляются следующие основные проблемы при внедрении систем управления:

· отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;

· необходимость в частичной или полной реорганизации структуры;

· необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;

· сопротивление сотрудников;

· временное увеличение нагрузки во время внедрения системы;

· отсутствие лидера и квалифицированной команды для ее внедрения.

Предлагаемая методика проведения изменений, как раз направлена на то, чтобы выявить эти проблемы не на этапе внедрения самого решения, а до того, и, соответственно, заранее провести комплекс изменений и развивающих мероприятий. В этом случае, процесс внедрения информационных технологий уже можно было бы рассматривать как достаточно жесткую и вполне ограниченную задачу, решаемую в рамках, более общего, процесса организационного развития (ОР), направленного на трансформацию всей организации.

Наряду с отмеченными затруднениями, методология ОР позволяет выявить симптомы других проблем различных уровней, которые, к сожалению, не учитываются при традиционном подходе.

Мы рассмотрели некоторые проблемы и методы внедрения новых информационных технологий, которые затрагивают общие вопросы менеджмента проведения изменений, теперь можно более подробно обсудить возможную схему последовательности действий. [3. стр.88]

Глава 2. Анализ современного состояния информационного обеспечения управления в ЗАО «Заря» Тарусского района Калужской области

2.1 Природно-климатическая и организационно-экономическая характеристика организации

В данной работе будет рассмотрена Закрытое акционерное общество «Заря» Тарусского района Калужской области. Центральная усадьба колхоза - деревня Кузьминцево, расположена в 6 км к северу от районного центра города Тарусы и в 82 км от областного центра города Калуги. Ближайшая железнодорожная станция Серпухово расположена в 25 км от центральной усадьбы. Пункты выдачи зерна, картофеля и молока расположены в городе Тарусе; мяса и шерсти - в Калуге. Связь осуществляется по шоссейной дороге.

Климат - умеренно-континентальный с хорошо выраженными сезонами года. Среднегодовая температура воздуха = 4,7 градуса. Среднегодовое количество осадков = 620 мм.

Почвенный покров - покровно-суглинистые почвы. Распространены дерново-подзолистые почвы. Широкую площадь занимают серые и светло-серые лесные почвы.

Общая площадь землепользования колхоза составляет 2963 га. Естественные кормовые угодья - 387 га, из них сенокосов - 68 га, пастбищ - 319 га, в том числе 32 га орошаемых.

Кормовые угодья представлены тремя классами лугов:

· Суходольные;

· Низинные;

· Краткопеные.

Часть естественных кормовых угодий находиться в различной степени хозяйственной устроенности.

Количество населенных пунктов - 6, бригад - 5, ферм - 4, комплексов - 1.

Климат зоны в 2006 году был умеренно-континентальный с хорошо выраженными условиями года: умеренно-жарким летом с большим количеством осадков и умеренно-холодной зимой с устойчивым снежным покровом.

Среднегодовая температура воздуха = 4,1 градус Цельсия. Июль + 17,4; январь - 10. при сравнении 2006 года с 2005 установлено, что погодные условия не значительно отличались. В результате этого не произошло изменений в урожайности культур и не подверглись изменению естественных угодий.

Устав предприятия зарегистрирован Администрацией Тарусского района Калужской области.

Специализация ЗАО «Заря» - производство молока. Дополнительная отрасль растениеводство специализируется на производстве семян зерновых культур. При оценке состава расположения природных условий предприятия установлено, что они соответствуют планово-производственному направлению.

Для характеристики специализации исследуемой организации рассмотрим состав производимой в хозяйстве продукции (таблица 1).

В ЗАО «Заря» главной отраслью является животноводство, где в среднем в динамике лет на его долю в структуре товарной продукции приходится 79,71%. В отрасли животноводства можно выделить молочную, где на долю молока приходиться в среднем 53,26%. Так, в 2007 году доля продукции скотоводства в структуре товарной продукции увеличилась на 11,53% по сравнению с 2005 годом и уменьшилась на 5,28% по сравнению с 2005 годом.

Отрасль растениеводства в структуре от всей товарной продукции занимает в среднем 11,97% и представлено полеводством и зернопроизводством. На долю зерноводства приходиться 3.86% от структуры товарной продукции

Таблица 1. Размер и структура товарной сельскохозяйственной продукции

Таким образом, на предприятии отрасль животноводства является главной, отрасль растениеводства вспомогательной и служит в основном для производства кормов и для удовлетворения внутрихозяйственных потребностей. Таким образом хозяйство имеет молочное направление и рассчитанные показатели полностью соответствуют его производственному направлению (специализации). Рассчитанный коэффициент специализации не изменяется в 2005 и 2006 годах и равен 0,7.

Для дальнейшей характеристики предприятия рассмотрим размеры сельскохозяйственного производства в динамике (таблица 2).

Как видно из анализа размеров сельскохозяйственного производства произошло увеличение стоимости валовой продукции с/х по сравнению с 2006 на 39,9% и на 52,8% соответственно с 2005 и 2006 годами. Производство молока в 2007 году уменьшилось на 48,9% по сравнению с 2004 и на 30,1% по сравнению с 2006 годом. Мясо уменьшилось на 70,7% и на 60,8% соответственно. Производство зерна увеличилось в 2006 году на 25,17% по сравнению с 2005 годом и уменьшилось на 0,83% по сравнению с 2006 годом.

Таблица 2. Анализ размеров сельскохозяйственного производства

Среднегодовая стоимость основных производственных фондов уменьшилась на 11,05% и 6,32% по сравнению с 2005 и 2006 годами. Площадь с/х угодий уменьшилась на 0,35% по сравнению с 2004 и не изменилась по сравнению с 2006 годом. Пашня уменьшилась на 0,39% и не изменилась. Среднегодовая численность работников в 2007 году уменьшилась на 75% и 85% соответственно. Размеры предприятия характеризуются его ресурсный потенциал, который позволяет отнести ЗАО «Заря» к среднему.

В валовую продукцию растениеводства включаются все виды основной, сопряжённой и побочной продукции, полученной в результате выращивания и хозяйственного использования растений. Уровень выполнения плана по производству отдельных видов продукции определяется по натуральным показателям, а валовой продукции отрасли - с использованием денежного измерителя. Главным показателем экономической эффективности отрасли растениеводство в ЗАО «Заря» Тарусского района Калужской области является урожайность, которую можно рассмотреть в следующей таблице 3.

Таблица 3. Урожайность сельскохозяйственных культур, ц/га

Культуры	2005 г.	2006 г.	2007 г.	2007 г. в % к
				2005 г.	2006 г.
Зерновые, в среднем, в том числе:
- озимые зерновые	22,9	21,3	28,7	125,33	134,74
- яровые зерновые	23,6	21	30,4	128,81	144,76
- зернобобовые	22,6	17,9	27,6	122,12	156,82
Многолетние травы на сено	14,1		30,6	217,02

Анализ показывает, что в 2007 году урожайность озимых зерновых возросла на 25,33% по сравнению с 2005 и на 34,74% по сравнению с 2006 годом соответственно. По яровым зерновым произошло так же увеличение только в следующих пропорциях 28,81% и 44,76% соответственно. Урожайность зернобобовых возросла в 2007 на 22,12% и 56,82% по сравнению с 2005 и 2006 годами. Урожай многолетних трав на сено был зафиксирован в ЗАО «Заря» в 2005 году, где он составил 14,1 ц/га и в 2007 году - 30,6 ц/га. Из этого следует что в 2007 произошло значительное увеличение урожайности многолетних трав на сено и составило 117,02% по сравнению с 2005 годом. В 2006 году информация отсутствует.

Производство же главной составляющей отрасли растениеводства - зерна в динамике лет составило:

- в 2005 году 8363 ц;

- в 2006 году 8294 ц;

- в 2007 году 4476 ц.

Из этого можно сделать вывод, что эффективность производства в 2007 году снизилась на 53,52% по сравнению с 2004 годом и на 53,97% по сравнения с 2006 годом.

Правильная организация процесса реализации во многом определяет эффективность работы предприятия, т.к. предприятие получает прибыль только после реализации продукции. Рассмотрим процесс реализации продукции.

Предприятие реализует готовую продукцию на основании заключенных с покупателями и заказчиками договоров поставки. В договорах предусматриваются: номенклатура поставляемой продукции, сроки, цена, санкции за невыполнение условий договора. Четкое исполнение предприятием своих обязательств по заключенным договорам, имеет важное значение прежде всего для самого предприятия, повышает его авторитет и заслуживает доверие клиента, содействует его устойчивой работе в условиях рынка, позволяет своевременно выполнить обязательства перед бюджетом по налоговым платежам и т.п.

Проведем анализ динамики сбыта продукции растениеводства (таблица 4).

Таблица 4. Анализ динамики сбыта продукции растениеводства

В 2007 году произошло значительное увеличение произведенной продукцией, а, следовательно, и реализованной. Прибыли в 2007 году увеличилась примерно на 87% по сравнению с предыдущими годами.

В 2007 году выручка от реализации зерна увеличилась по сравнению с 2005 годом 204 тыс. руб., а по сравнению с 2006 годом - на 327 тыс. руб.

Себестоимость единицы продукции с каждым годом увеличивается. Но несмотря на это организации удается увеличивать свою прибыль благодаря увеличению цены за единицу продукции.

Реализация зерна в 2005 году составило 838 ц, в 2006 году - 15 ц, в 2007 году - 342ц. Поэтому в 2007 году произошло уменьшение реализации зерна на 145,03% по сравнению с 2005 годом и на увеличилось на 95,61% по сравнению с 2006 годом. ЗАО «Заря» в течение трёх отчетных годов реализовывало свою продукцию по каналу «Хлебозавод». В 2005 году по зерну этот показатель составил 107 ц; в 2006 году - 6 ц; в 2007 году - 301 ц. Из этого следует, что в 2007 году было реализовано на 281,31% зерна больше, чем в 2005 году и на 5016,67% больше, чем в 2006 году.

2.2 Организация управления и информационное обеспечение на предприятии

Предприятие осуществляет свою производственно-хозяйственную деятельность в условиях полной самостоятельности и экономической ответственности. Оно планирует свою работу, основываясь на заключаемых договорах, исходя из общих интересов работников. Основные направления производственно-хозяйственной деятельности являются: производство и реализация сельскохозяйственной продукции. Предприятие самостоятельно определяет формы организации и системы оплаты труда в своих подразделениях.

Структура управления отражает совокупность связей, обеспечивающих воздействие на управляемый объект и восприятие им управленческих решений. В ЗАО «Заря» используется матричная система управления. Она характеризуется наличием в ней двойных связей подчинения: вертикальных и горизонтальных.

Директор осуществляет текущее руководство деятельностью ЗАО «Заря» и наделяется в соответствии с законодательством РФ всеми необходимыми полномочиями для выполнения этой задачи. Определяет функции служб и структурных подразделений хозяйства, координирует их деятельность. Организует выполнение плана ремонтно-технических, агрохимических и других видов работ по производственно-техническому обслуживанию и материальному обеспечению. Координирует деятельность производственных и хозяйственных подразделений и контролирует выполнение возложенных на них задач. Обеспечивает правильное и эффективное использование производственных фондов, финансовых ресурсов и их целевое использование. Налаживает и укрепляет хозяйственные связи с предприятиями и организациями. Организует работу по бесперебойному обеспечению хозяйства и структурных подразделений материально-техническими ресурсами. Организует подбор, расстановку и увольнение кадров, поощрение лучших работников, наложение взысканий. Несёт ответственность за финансовое состояние хозяйства. Обеспечивает своевременное проведение аттестации работников. Несёт ответственность за соблюдение работниками предприятия трудовой, технологической и производственной дисциплины, норм, правил и инструкций по охране труда. Директор старается учитывать мнение каждого работника, прислушивается к жалобам и пожеланиям со стороны трудового коллектива.

Ведущий зоотехник осуществляет организационно-технологическое руководство цехом животноводства. Разрабатывает проекты заданий по животноводству и обеспечивает их выполнение. Ведёт работу по повышению продуктивности животных, улучшению воспроизводства стада и улучшению выхода молодняка животных. Организует рациональное использование кормов, пастбищ и других кормовых угодий. Обеспечивает эффективное использование оборудования и помещений. Организует проведение контрольных доек, взвешивание животных. Составляет оборот движения стада. Организует учёт и установленную отчетность по животноводству. Проверяет и подписывает документы по движению животных, расходу кормов, молока. Участвует в организации подготовки и повышении квалификации кадров. Обеспечивает соблюдение работниками производственной и трудовой дисциплины, правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, выполнение законодательства по охране природной среды.

Агроном осуществляет организационное и технологическое руководство отраслью растениеводства. В хозяйстве или на производственном участке обеспечивает выполнение программы производства и реализации продукции растениеводства. Организует выполнение сельскохозяйственных работ в соответствии с требованиями агротехники, комплектует тракторные агрегаты, проводит наряды, распределят технику, удобрения, семена. Обеспечивает освоение севооборотов и рациональную структуру посевных площадей, содержание пастбищ, сенокосов и эффективное их использование. Организует заготовку, хранение и совместно с зоотехником проводит мероприятия по созданию прочной кормовой базы. Участвует в осуществление мероприятий по комплексной механизации производственных процессов в растениеводстве. Организует правильное хранение сельскохозяйственной продукции, семян, посадочного материала и других материалов. Закрепляет за звеньями и отдельными работниками посевные площади сельскохозяйственных культур, технику, инвентарь. Способствует внедрению прогрессивных форм организации и оплаты труда, обоснованных норм выработки и расходования материалов с учётом конкретных условий. Участвует в составлении рабочих программ по основным периодам сельскохозяйственных работ (весенний, летний, осенний, зимний). Составляет акты на посевы, оприходования сена, соломы, силоса, на списание семян. Организует оперативный учёт выполненных работ и норм выработки работниками. Систематически разъясняет работникам правила по охране труда и технике безопасности и добивается строгого их соблюдения, ведёт журнал учёта проведённых инструкций по технике безопасности, выполнение законодательства по охране природной среды.

В ЗАО «Заря» функционирует бригадная форма организации труда. В настоящее время сформированы две бригады - растениеводческая и животноводческая. С каждым работником заключается трудовой договор, который предусматривает предмет договора, права, обязанности и ответственность сторон; указывается срок действия договора. Режим труда и отдыха работников определен Трудовым Кодексом РФ, в соответствии с которым они имеют право на отпуска и установленную настоящим кодексом продолжительность рабочего дня. Согласно положению, в целях повышения материальной заинтересованности и ответственности руководящих работников, служащих и рабочих в улучшении конечных результатов, увеличении производства сельскохозяйственной продукции, повышения эффективности сельхозпроизводства и производительности труда для оценки трудового вклада рабочих и специалистов введен коэффициент трудового участия (КТУ). Ежемесячная комиссия, назначенная приказом руководителя предприятия, проставляет КТУ.

Всем работающим в хозяйстве ежемесячно выплачивается надбавка за стаж работы в следующих размерах:

- от 2 до 5 лет - 10%

- от 5 до 10 лет - 15%

- от 10 до 15 лет - 20%

- от 15 до 20 лет - 25%

- от 20 лет и выше - 30%.

На каждый отчетный год руководителем ЗАО «Заря» утверждается штатное расписание, согласно которому устанавливаются должностные оклады специалистов предприятия: директору, гл. бухгалтеру, инженерам, агроному, зоотехнику, ветеринару, заведующим складом и т.д. Размер должностных окладов колеблется от 2500 до 9000 тыс. руб.

Оплата труда работников растениеводства и животноводства производится за произведенную продукцию по сдельно-премиальной системе оплаты труда.

Оплата труда работников животноводства производится:

- за молоко;

- за приплод;

- за привес телят.

Оплата труда работников растениеводства производится по сдельным расценкам за фактически выполненный объем работ.

Маркетинговой службы нет. Поэтому не введено в действие положение о службе маркетинга и должностная инструкция. Поиском рынков сбыта, заключением договоров занимается непосредственно руководитель хозяйства.

Главный бухгалтер кроме своих непосредственных обязанностей занимается вопросами сбыта продукции, анализа ее продаж, распределения, планирования и прогнозирования, стимулирования продаж.

Реализация продукции осуществляется в соответствии с заключенными договорами на поставку или путем свободной продажи через розничную торговлю на рынке.

Хозяйство не использует посредников, а самостоятельно или за счет покупателя поставляет продукцию.

Молоко в исследуемый период реализовывалось по следующим каналам: ОАО «Тарусский молочный завод», населению города Таруса и работникам хозяйства. Свободная отпускная цена молока 1 сорта - 10 рублей за литр, 2 сорта - 8 рублей 50 копеек, и низшего сорта - 7 рублей 50 копеек.

Доставка молока на молокозавод осуществляется собственным транспортом.

Руководитель в своей деятельности использует различные технические средства как источники управленческой информации:

- телекоммуникационная связь (телефон, факс, локальная сеть, интернет);

- вычислительная техника (персональный компьютер);

- копировально-множительная техника (принтер, ксерокс);

- информационные системы (газеты, журналы, интернет).

Посредством этих технических средств руководитель получает информацию и принимает в короткое кремя обоснованные и правильные решения. Поэтому важно не только определить наличие этих средств, но и проанализировать их качественный уровень. Немаловажным здесь является уровень подготовленности персонала, способность его использовать все возможности современных технических средств.

Опишем в форме таблицы 5 структуру затрат рабочего времени главного бухгалтера и руководителя предприятия ЗАО «Заря».

Таблица 5. Структура затрат рабочего времени.

Операции	Затраты рабочего времени в процентах
	Главный бухгалтер	Руководитель хозяйства
Общее руководство деятельностью	7	51
Составление отчетности хозяйства	28	10
Планирование экономической деятельности	20	-
Расчет экономических показателей	-	10
Ведение документации хозяйства	42	-
Координация деятельности персонала	-	19
Курьерские работы	3	10
Итого	100	100

Из анализа таблицы видно, что главный бухгалтер хозяйства преимущественно занимается ведение отчетности и документации. Руководитель больший процент рабочего времени тратит на общее руководство деятельностью и работу с персоналом предприятия.

Предприятие имеет внутренние и внешние источники информации и использует их в своей деятельности. Примером внутренних источников информации являются:

- поголовье скота;

- площадь посевов;

- количество горюче-смазочных материалов;

- работники хозяйства.

Рисунок 2. Процесс передачи информации.

Как видно из схемы в ЗАО «Заря» вся информация, от экономической до управленческой проходит через центральное звено - руководителя предприятия. Из внешних источников по различным каналам связи она поступает к генеральному директору и уже от него разносится в подразделения хозяйства. В свою очередь все подразделения имеют прямую связь друг с другом и с руководителем. Так происходит процесс передачи и приема различной внешней и внутренней информации.

К источникам внешней информации можно отнести:

- законодательные акты, организационную структуру;

- клиентов и партнеров организации;

- информационные агентства, имеющие связь с предприятием;

- конкуренты;

- организационно-статистический учет.

От внешних источников в организацию информация поступает в большинстве случаев устно или в письменной форме и очень редко используется электронная почта.

В большом объеме в ЗАО «Заря» используется документация и документооборот. К ней относятся различные организационные, распорядительные документы, оперативная информация, коммерческие документы, договоры поставок, продаж.

Таблица 6. Количество документации организации.

Документация	2005	2006	2007
Исходящая	68	110	125
Входящая	78	99	103
Внутренняя	54	55	78
Итого	200	264	306

Из таблицы видно, что с каждым годом объём проходящей документации увеличивается, что в свою очередь дает толчок приобретению новых средств её обработки и хранения.

Входящая в организацию информации доставляется непосредственно руководителю и главному бухгалтеру и проходит этапы обработки:

- прием информации;

- первичная обработка и рассмотрение;

- регистрация;

- рассмотрение руководством;

- передача на использование информации.

Так же распространена доставка информации и документов курьером через агентство или курьерским способом руководителем и главным бухгалтером.

В организации вся документация и отчетность прошлых лет храниться на главном компьютере или в специальной комнате в шкафах в главном здании хозяйства. Это главный архив хозяйства, его размещение очень удобно, так как комната располагается по соседству с кабинетами директора и главного бухгалтера. При необходимости они имеют полный доступ к этой информации.

В хозяйстве используется еще некоторые способы передачи информации. Такой как телефонные переговоры. Они ведутся по внутреннему телефону. При помощи телефонных переговоров ведутся дела с клиентами хозяйства, налоговыми, муниципальными органами, поставщиками. Часто используются личные встречи с этим же кругом лиц.

Недостатки обеспеченности и движения информации:

- информационные точки представлены в двух вариантах - директор и бухгалтер;

- узкий тип передачи информации;

- отсутствуют дополнительные связи передачи;

- нет автоматизированных передатчиков между подразделениями хозяйства;

- нет номенклатуры;

- мало развита сеть Интернет.

В ЗАО «Заря» из средств компьютерной техники имеется три ЭВМ, предназначенных для облегчения обработки управленческой информации, дающая управленческую информацию необходимую для контроля любого типа, которая помогает им сравнивать плановые и фактические результаты, рано обнаруживать расхождения в них и вносить коррективы для разрешения возникших проблем.

Предприятие имеет 3 компьютера с установленным программным обеспечением последнего поколения. Один из компьютеров имеет выход в сеть Интернет через телефонную линию сети Домолинк. Этот компьютер находиться к кабинете руководителя предприятия и имеет полный доступ ко всем базам данных и ресурсам через локальную сеть. Выход в сеть Интернет производиться крайне редко из-за проблем с сетью. Так как ЗАО «Заря» находить в Тарусском районе, где провайдер еще не полностью настроил своё оборудование, для наилучшего выхода в сеть. Именно поэтому предприятие не имеет достаточно полной и новой информации о внешней среде и всех процессах, происходящих в районе или соседних районах.

В районе нет полной статистической информации об уровне жизни и покупательской способности население. Проведение этих исследований дорогостоящая задача, которая не под сильна к выполнению даже при кооперации имеющихся ресурсов всех хозяйств Тарусского района.

Внутрифирменная база данных Acces, она входит в стандартный набор офиса, позволяет руководителю получать сведения о его деле. В ЗАО «Заря» создана единая локальная сеть, это программно-аппаратный комплекс, позволяющий оптимально решить задачу передачи данных, распределить ресурсы и организовать совместный доступ пользователей к сетевым приложениям, каждый может получить интересующую его информацию.

Появление локальной сети положительно повлияло на работу персонала ЗАО «Заря». Сократились затраты времени и средств так как локальная сеть позволяла: быстро производить переустановку программного обеспечения; сократить расходы на приобретение дискет, дисков, принтеров. Однако полностью все возможности локальной сети не используются из-за отсутствия квалифицированных кадров, которые бы владели всеми технологиями передачи данных и программ через локальную сеть внутри организации.

Важным элементом реализации технологии обработки учетных задач является его программное обеспечение. На ЗАО «Заря» один из таких продуктов автоматизации бухгалтерского учета является программа «1С:БУХГАЛТЕРИЯ». Она позволяет автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета. Программа позволяет выполнять ввод, хранение и печать любых первичных документов. Доступ к лицензионной копии этой программы имеют все 3 компьютера предприятия.

В результате анализа информационного обеспечения и компьютерных технологий видно, что в организации есть все предпосылки для создания комплексной информационной системы, позволяющей существенно снизить управленческие затраты. Для того чтобы повысить эффективность от использования информацией и высокими компьютерными технологиями, необходимо повысить уровень подготовки кадров управления, а также рационально использовать их профессиональный и интеллектуальный потенциал, необходимо провести рационализацию информационных, технических и программных систем управления, а также необходимо применять научные технологии управления.

Глава 3. Пути совершенствования информационного обеспечения управления в ЗАО «Заря» Тарусского района Калужской области

3.1 Проект по совершенствованию информационного обеспечения управления на предприятии

Совершенствование системы информационного обеспечения и управления маркетингом с использование компьютерных технологий предусматривает разработку и осуществление комплекса мероприятий, обеспечивающих рациональную автоматизацию труда работников управления: совершенствование системы информации и делопроизводства; совершенствование методов информационного обеспечения; подготовку и повышение квалификации кадров.

Проанализировав информационное и компьютерное обеспечение в ЗАО «Заря», можно сделать следующие выводы:

1. На основании проведенного анализа управленческой деятельности в ЗАО «Заря» можно сделать вывод: среди функций, возложенных на руководителя и главное бухгалтера, преобладает управления предприятием, составления отчетности и документооборота.

2. Предприятие не имеет достаточно полной и новой информации о внешней среде.

3. Серьезным недостатком, затрудняющим работу с управленческой информацией, является отсутствие достоверных статистических данных об уровне жизни и покупательной способности населения.

4. Нет утвержденного плана развития компьютерной сети или она не соблюдается.

5. Не используются потенциальные возможности локальной компьютерной сети.

6. Самый большой объем данных может предоставить лишь глобальная сеть Интернет, которая пока не полностью освоена на предприятии.

7. Вместе с тем необходимо отметить, что на предприятии рекламе не уделяется должного внимания. Не анализируется и не проводиться расчет эффективности осуществляемых рекламных мероприятий, которые бы позволили обосновывать успешное применение тех или иных средств рекламы и помог в будущем в выборе наиболее эффективных средств продвижения продукции.

Только обладая информацией и компьютерными технологиями о различных факторах, формирующих управленческую среду организация может рассчитывать на успех. Первостепенное значение здесь приобретает быстрота получения необходимой информации, ее новизна и достоверность.

У ЗАО «Заря» нет возможности и некому заняться изучением сильных позиций на рынке по сравнению с позициями конкурентов, каковы абсолютные размеры этого рынка, его динамика и потенциальные возможности роста.

В условиях обострения конкурентной борьбы за потребителя стали предъявляться все новые требования к полноте, своевременности и достоверности получаемой информации.

Однако, не смотря на растущую потребность, проблема качественного информационного и компьютерного обеспечения в ЗАО «Заря» еще не решена. Часто в организациях отсутствует отлаженная система регулярного поступления информации, и это увеличивает вероятность того, что большинство информационных запросов не будут удовлетворены своевременно или вообще останутся без внимания. Принимая во внимание тот факт, что предприятие не привыкло тратить деньги на маркетинговую и управленческую информацию и даже не имеет соответствующей статьи расходов, в то время как другие организации тратят значительную часть прибыли.

Совершенствование информационного и компьютерного обеспечения управления следует вести по таким направлениям:

- подключение к сети Интернет, позволившую получить самую свежую и новую информацию по любой тематике

- исследования должны строиться таким образом, чтобы с максимальной отдачей использовать предоставляемые предприятием льготы

- необходимо разработать и ввести в действие положение о новой должности и должностную инструкцию для конкретного человека

- внедрение программных средств обеспечит сокращение документооборота и уменьшит рутинные операции по обработке документов

- проведение маркетинговых и управленческих исследований в области рынков сбыта продукции позволит хозяйству более точно определить свою политику организации и развития производства и более быстро и в нужном направлении реагировать на изменения конъюнктуры рынка.

Внедрение системы автоматизации управления, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы. Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении систем управления и рекомендации по их решению.

Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при их решении:

· Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;

...