Информационное обеспечение управления на примере ЗАО "Заря" Тарусского района Калужской области

· Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;

· Необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;

· Сопротивление сотрудников предприятия;

· Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы;

· Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.

Отсутствие постановки задачи менеджмента в ЗАО «Заря» является наиболее значимым и сложным.

3.2 Внедрение новых усовершенствованных технологий обеспечения информацией

Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы электронного документооборота, если сам документооборот не поставлен в организации должным образом, как определенный последовательный процесс.

К сожалению, на настоящий момент в России до конца не сложился национальный подход к менеджменту, и в данный момент российское управление представляет собой гремучую смесь из теории западного менеджмента (которая во многом не является адекватной существующей ситуации) и советско-российского опыта, который, хотя и во многом гармонирует с общими жизненными принципами, но уже не отвечает жестким требованиям рыночной конкуренции.

Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения автоматизированной системы управления оказался удачным - максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно планируем автоматизировать. В большинстве случае, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, но по опыту, затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта автоматизации. Однако нужно не ошибиться в выборе консультантов, но это уже отдельный сложный вопрос.

Необходимость в частичной реорганизация структуры и деятельности предприятия. Прежде чем приступать к внедрению системы автоматизации на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Несомненно, можно автоматизировать все, по принципу "как есть", однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов. Как сказал, кто-то из великих, нельзя автоматизировать хаос, ибо в результате этого получится автоматизированный хаос. Под термином реорганизация я даже не имею в виду реинжиниринг в его классическом западном понимании, с полной перестройкой всей внутрихозяйственной и коммерческой деятельности. Реорганизация может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.

Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

Во-первых, одними из самых важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

При наличии информационной системы, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде "с листа" при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Однако справедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил.

В ЗАО «Заря» по проекту улучшения информационного обеспечения первым делом необходимо создать надежное подключение к сети Интернет, позволяющее получить самую свежую и новую информацию по любой тематике. Следует заключить договор с главным поставщиком Интернет-услуг области - компанией Домолинк. Подключить выгодные тарифы пользования для всех компьютеров хозяйства.

Второй шаг - необходимо разработать и ввести в действие положение о новой должности и должностную инструкцию для конкретного человека. Для этого стоит привлечь высококвалифицированного специалиста, знающего технологии Интернет и баз данных, умеющего работать во всех программах обеспечения и знающего всю систему хранения и переработки архивов хозяйства. Необходимо обеспечить его всеми инструментами для плодотворного выполнения возложенных на него задач.

Следующий шаг - внедрение программных средств, которое обеспечит сокращение документооборота и уменьшит рутинные операции по обработке документов. Для этого следует закупить лицензионные копии программ «1С:БУХГАЛТЕРИЯ» и «КОНСУЛЬТАНТ-ПЛЮС». Ввести единую номенклатуру документов, упрощающую поиск и доступ к ним. Традиционный документооборот неэффективный. Все минусы устраняются с введением систем электронного документооборота. Для организаций, где количество документов и сложность их ведения велики, становится жизненно важной задача автоматизации документооборота с целью устранения недостатков.

Минусы бумажного документооборота:

· Медленный поиск документов;

· Трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

· Сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;

· Длительность сроков подготовки и согласования документов;

· сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;

· невозможность или трудоемкость получения сводных отчетов и журналов.

Планируется ввести номенклатуру дел для того, чтобы:

1. вести учет дел, заведенных в течение года в фирме и в ее структурных подразделениях;

2. формировать дела (обеспечивать порядок при подшивке документов в дела);

3. вести индексацию дел;

4. составлять описи при сдаче в архив документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

5. вести учет в архиве документов временного хранения (до 10 лет).

В номенклатуре дел содержатся заголовки дел (папок) всех документов, с которыми работает фирма (входящих, исходящих, внутренних). А также справочные и регистрационные материалы - картотеки, журналы (книги) учета и выдачи документов. В номенклатуру не включаются заголовки печатных изданий (бюллетеней, тарифных и иных справочных материалов). Обычно номенклатура дел составляется в качестве единого документа для всей фирмы. При этом она включает в себя номенклатуры отдельных подразделений. Например, канцелярии, секретариата, финансового отдела, административного отдела, кадровой службы.

Далее следует спроектировать инструкцию по делопроизводству. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в хозяйстве, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству. Установить правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения в положении о порядке обращения со служебной информацией. Организовать ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях

Введение основных принципов электронного документооборота:

· Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.

· Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

· Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

· Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

· Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Шаги по созданию информационной системы маркетинга и управления в ЗАО «Заря» уже сделаны. Есть много недостатков и недоработок, что открывает свободу действий по налаживанию системы.

Важное значения приобретает быстрота получения необходимой информации, ее новизна и достоверность. Огромное преимущество в этой связи получает тот производитель, который пользуется услугами интернет, подключение к которой скоро станет делом так же обычным, как и использование телефонной связи.

Исходя из всего выше сказанного, можно сделать вывод, что современная система Интернет внесет определенную структурированность в процесс работы руководителя и бухгалтера.

В заключении хотелось бы еще раз отметить, что информационное и компьютерное обеспечение являются неотъемлемой составной частью предприятия, во многом определяющей успех ее основной деятельности.

Выводы и предложения

1. Перед управляющим органом обычно ставятся задачи получения информации, ее переработки, а также генерирования и передачи новой производной информации в виде управляющих воздействий.

2. Цель курсовой работы состоит в разработке эффективных путей решения проблемы информационного обеспечения управления на примере ЗАО «Заря» Тарусского района Калужской области.

3. Информационные технологии управления - это методы и способы взаимодействия управляющей и управляемой подсистем строительного производства на основе использования современного инструментария.

4. Информация - одно из основных понятий в управлении. Практически любая управленческая деятельность неразрывно связано со сбором, хранением, обработкой и передачей информации. Без нее невозможно сформулировать цели управления, оценить ситуацию, определить проблему, подготовить и принять решение, проконтролировать его выполнение.

5. Выполнить эти требования к управленческой информации способна лишь компьютерная техника с ее быстродействием и большой емкостью памяти. Оптимальный способ хранения производственной информации - создание баз и банков данных, т. е. функционально организованных массивов компьютерной информации, осуществляющих централизованное обеспечение коллектива пользователей или совокупности решаемых в системе задач.

6. Специализация ЗАО «Заря» - производство молока. Дополнительная отрасль растениеводство специализируется на производстве семян зерновых культур. При оценке состава расположения природных условий предприятия установлено, что они соответствуют планово-производственному направлению.

7. Предприятие осуществляет свою производственно-хозяйственную деятельность в условиях полной самостоятельности и экономической ответственности. Оно планирует свою работу, основываясь на заключаемых договорах, исходя из общих интересов работников. Основные направления производственно-хозяйственной деятельности являются: производство и реализация сельскохозяйственной продукции. Предприятие самостоятельно определяет формы организации и системы оплаты труда в своих подразделениях.

8. В ЗАО «Заря» из средств компьютерной техники имеется три ЭВМ, предназначенных для облегчения обработки управленческой информации, дающая управленческую информацию необходимую для контроля любого типа, которая помогает им сравнивать плановые и фактические результаты, рано обнаруживать расхождения в них и вносить коррективы для разрешения возникших проблем.

9. В результате анализа информационного обеспечения и компьютерных технологий видно, что в организации есть все предпосылки для создания комплексной информационной системы, позволяющей существенно снизить управленческие затраты.

10. У ЗАО «Заря» нет возможности и некому заняться изучением сильных позиций на рынке по сравнению с позициями конкурентов, каковы абсолютные размеры этого рынка, его динамика и потенциальные возможности роста.

11. Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения автоматизированной системы управления оказался удачным - максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно планируем автоматизировать.

12. Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

13. Первые шаги по созданию информационной системы маркетинга и управления в ЗАО «Заря» уже сделаны. Есть много недостатков и недоработок, что открывает свободу действий по налаживанию системы.

14. Информационное и компьютерное обеспечение являются неотъемлемой составной частью предприятия, во многом определяющей успех ее основной деятельности.

Список использованной литературы

1. Королев Ю.Б., Мазлоев В.З., Мефед А.В. Управление в АПК: учебник для ВУЗов, Москва, 2001.

2. Грабауров В. А. Информационные технологии для менеджеров. - М.: "Финансы и статистика", 2001 г.

3. Ларичев О.И. Теория и методы принятия решений. - М.: Логос, 2000 г.

4. Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов / Под ред. проф. Г. А. Титоренко. - 2-е изд., доп. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2003

5. Речмен Д.Дж., Мескон М.Х., Боуви К.Л., Тилл Д.В. Современный бизнес: Учебник в 2-х томах: Пер. с англ. - М.: Республика. 2000

6. А. Бурцева, В.С. Сизов, О.А. Цень Управление маркетингом: Учебное пособие. 2005г

7. Ващакин Н.П. О системе маркетинговой информации 2002г

8. Котлер Ф., Триас де Без Ф. Новые маркетинговые технологии. Методики создания гениальных идей. Издательский дом «Нева», 2004г.

9. Информационные технологии управления: Учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Г.А. Титоренко. М., 2003

10. Холмогоров В. Интернет-маркетинг. Краткий курс. -СПБ.: Питер, 2001

11. Информационные системы в экономике. Дик В.В., Москва 2002г

12. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров, Москва, 2001г.

13. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

14. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями на 13 мая 2008 года)

15. Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" (с изменениями на 26 марта 2008 года)

16. Годовые отчеты ЗАО «Заря» Тарусского района Калужской области.

Размещено на Allbest.ru