Особенности организации продаж в системах управления закупками (e-procurement)

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Владимирский государственный университет

имени Александра Григорьевича и Николая Григорьевича Столетовых»

Институт экономики и менеджмента

Кафедра Бизнес-информатики и экономики

Реферат

По курсу

«Рынки ИКТ»

На тему: «Особенности организации продаж в системах управления закупками (e-procurement)»

Выполнил:

ст. гр. БИ-115

Ананьина Ю.А

Проверил:профессор

Хорошева Е.Р

Владимир 2017



Введение

В последние несколько лет тема закупок на предприятии стала актуальной в условиях рыночной экономики.

Начиная с семидесятых годов двадцатого столетия, наблюдается возрастание значимости закупок в деятельности предприятий, особенно в промышленно развитых странах. Из преимущественно канцелярской, рутинной функции закупки превращаются в функцию большой стратегической важности, осуществляемую, как правило, на принципах долгосрочных партнерских взаимоотношений.

Современные предприятия, представляют собой сложные динамические системы. Они развиваются во времени и включают большое число элементов, реализующие различные производные и управленческие функции. Такие экономические объекты имеют многоуровневую структуру, а также обширные внешние и внутренние информационные связи.

Система управления закупками привлекает повышенное внимание руководителей коммерческих и государственных организаций всего мира. Грамотно выстроенная система управления закупками позволяет обеспечить руководителей/менеджеров информацией, необходимой для своевременного принятия решений о пополнении товарных запасов и оптимизации стоимости закупаемой продукции. В среде руководителей высшего звена сформировалось четкое понимание того, что увеличение прибылей может быть достигнуто не только традиционными способами увеличения оборота и продаж, которые широко внедряются в экономическую практику, но и путем снижения внутренних издержек, связанных с деятельностью предприятия. Одним из самых эффективных способов снижения внутренних издержек является совершенствование системы закупок за счет использования возможностей киберпространства. Именно поэтому появление возможностей, предоставляемых развитием сети интернет и разработкой интернет-технологий, привело к созданию нового класса решений, получивших название «электронное управление закупками» (e-Procurement). Так же большую популярность набирают корпоративные системы закупок, потому что благодаря ним предприятия могут достичь высокой результативности в своей деятельности. Выбор таких систем очень разнообразен, но часть некоторых руковидителей отказываются от покупки готового крупного решения и заказывают у разработчиков индивидуальные системы, развернутые конкретно на деятельность предприятия.

Таким образом, от того, насколько правильно предприятие организует систему управления закупками, зависит вся дальнейшая деятельность и успешное развитие предприятия.



E-procurement(электронное снабжение, система управления закупками) - 1) технология осуществления материально-технического снабжения с использованием средств электронной коммерции, который охватывает все электронные формы покупки и поставки товаров в производственном цикле предприятия; 2) интегрированная электронная информационная система управления закупками, реализующая технологию е-procurement.

Данная система предоставляет возможности публикации потребности в материально-технических ресурсах, поиска поставщиков, получения от них коммерческих предложений, организации тендеров, конкурсов и т.д.

По оценке аналитиков компании AMR Research, стоимость обработки и выполнения заказов на непроизводственные товары составляет около 70% всей стоимости закупки. Для товаров же производственного назначения этот показатель может достигать 90%.

Процесс снабжения предприятия всегда было трудно регламентировать и контролировать. Поэтому с появлением систем, автоматизировавших данный процесс и делающих его прозрачным, значительно возросла эффективность, исчезла возможность злоупотреблений.

Система управления закупками позволяет предприятию осуществлять взаимодействие с поставщиками непосредственно со своего интернет-сайта. Назначение данной системы:

- снижение расходов на организацию закупок (транзакционных издержек) на предприятии;

- существенное повышение уровня контроля над закупками;

- снижение расходов за счёт уменьшения стоимости закупаемых товаров и услуг;

- формирование рынка постоянных поставщиков;

- существенное увеличение выбора закупаемых товаров и услуг.

Такая система позволяет публиковать заявки на материально-технические ресурсы, искать поставщиков и получать от них коммерческие предложения, распределять заявки на тендерные или аукционные площадки, направлять постоянным поставщикам уведомления о планах пополнения производственных запасов и т.д. Исследования показывают, что использование такой системы позволяет снизить расходы на закупку на 5-50%.

Основные элементы системы управления закупками:

- БД зарегистрированных поставщиков;

- единый каталог продукции поставщиков;

- система документооборота, использующая алгоритмы ЭЦП;

- система тендерных торгов;

- система совместных закупок (объединение нескольких покупателей для снижения стоимости закупки);

- платёжная система;

- система кредитования и страхования сделок;

- система управления логистикой;

- модуль интеграции с различными учётными системами (бухгалтерскими, складскими) покупателей и поставщиков;

- система безопасности данных.

Корпоративные системы закупки - самое эффективное средство для организации централизованных закупок на крупных, территориально распределённых предприятиях. С помощью таких систем усиливается контроль над закупками, снижается длительность цикла осуществления закупок и уменьшаются затраты на документооборот. Однако наибульший экономический эффект от внедрения систем закупки происходит из-за снижения стоимости закупаемых товаров и услуг из-за автоматизации тендерных торгов.

Основные элементы системы управления закупками

Используемое программное обеспечение по управлению запасами может иметь в своем составе 3 модуля:

* модуль прогноза;

* текущий контроль складских запасов и формирование заявок на основании точек "точки заказа" - модуль снабжение;

* корректирование цен на основании соответствия среднесрочного прогноза текущей ликвидности остатков и ситуации в снабжении - модуль ценообразования.

Задачи управления запасами при зависимом спросе успешно решаются программными средствами класса MRP (Material Recourse Planning). Модули управления запасами есть во всех ERP-системах. В большинстве западных ERP-систем управление запасами реализуется с помощью технологий SIC (Statistical Inventory Control). В них используются статистические методы для моделирования спроса и времени пополнения товарных запасов (для производственных запасов с учетом времени изготовления).

Кроме учета запасов системы используются при анализе состояния запасов путем реализации в программных решениях методов ABC и XYZ-классификации. расчете средневзвешенных величин за анализируемый период, расчете коэффициента сезонности, оценке в потребности товаров нерегулярного спроса и др. В этом случае создается специализированное программное обеспечение или прибегают к Excel. К примеру, фирма КОНСИ предлагает программы "ABC Analysis for Professional" и KonSi-Forexsal (Forecasting Expert Sales System), которые могут быть использованы для анализа продаж и, соответственно, определения уровня создаваемых запасов. При использовании SIC (Statistical Inventory Control) решение о закупке принимается на основе статистических наблюдений за изменениями запасов, а не на данных, полученных в результате индивидуального анализа истории продаж, что значительно повышает предсказуемость объемов продаж в краткосрочной перспективе.

Большое значение при управлении запасами торговых предприятий в сфере обращения приобретает в настоящее время всемирная паутина - Интернет. Логистика быстро осваивает интернет-технологии и занимает свое место в сети. В книге "Бизнес со скоростью мысли" ее автор Билл Гейтс излагает опыт крупнейшего поставщика компьютерного оборудования - фирмы Dell (США) по управлению запасами на основе внедрения электронной торговли. Эта фирма обеспечивает через Интернет более чем половину объемов своей торговли.

Анализ специальной литературы показал, что использование компьютерных технологий (программного обеспечения и периферийных средств) при управлении запасами позволяет значительно сократить уровень запасов и повысить качество обслуживания покупателей.

Закупочная (снабженческая) логистика изучает управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятий необходимой продукцией. Осуществление закупок и снабжения - одна из основных функций в любой организации.

В обобщенном виде цель закупочной (снабженческой) логистики - гарантировать, чтобы организация имела надежную поставку материалов (товаров) соответствующего качества, необходимого объема, в нужное время, от квалифицированного поставщика, с высоким уровнем сервиса и по приемлемой цене [1, C.33].

Применение информационных технологий при осуществлении закупок связано с автоматизацией заказов на продукцию поставщикам, увеличению скорости сбора и обработки информации и приводит к повышению производительности процесса закупки. Сфера использования ИТ связана, прежде всего, с электронным обменом данными с поставщиками, кодированием информации и автоматизированным ввод данных. Использование ИТ при переговорах и заключении договоров позволяет максимально сократить время логистического цикла в результате использования электронной почты и факса. Особую трудность и рутинную работу представляет собой составление сопроводительной документации. Из-за ненадежности сопроводительных документов возникает ряд трудностей. Персонал отдела снабжения затрачивает треть своего времени, разбираясь с проблемами, вызванными отклонением процесса снабжения от предписанного.

Б.А. Аникин (2006) указывает некоторые типичные проблемы, возникающие из-за наличия множества бумаг длительное время, необходимое для обработки всей процедуры, зависимость от большого числа форм и документов, перемещаемых через различные объекты; необходимость большого числа сотрудников для сбора всех документов, их анализа, обработки, хранения и других операций; необходимость в других сотрудниках, которые должны контролировать административные процедуры, управлять ими; ошибки, неизбежно возникающие при большом количестве документов и занятых сотрудников; невозможно уделять достаточного внимания системам, работающим совместно, например, контролю состояния запасов.

Основным шагом в совершенствовании снабжения стали электронные закупки. Электронный обмен данными (electronic data interchange, EDI) позволил автоматизировать процесс закупки Организация стыкует свою информационную систему с системой поставщика, и когда наступает время разместить заказ, ее система автоматически отправляет сообщение об этом Такой вариант подходит для небольших регулярных заказов. Существует несколько вариантов автоматизированного снабжения, но все они имеют общее название "электронное снабжение" (e-procurement) или "электронные закупки" (e-purchasing). Эти варианты снабжения могут выполняться в разных фирмах, но в любом случае в их основе лежит прямой обмен данными между компьютерами поставщика и заказчика. Принципиально можно выделить два типа электронного снабжения; их обозначают В2В (бизнес-бизнесу - когда одна организация закупает материалы у другой) и В2С (бизнес-потребителю - когда у предприятия продукцию покупает конечный потребитель).

К основным выгодам, обеспечиваемым электронным снабжением, относятся следующие: мгновенный доступ к поставщикам, расположенным в любой точке мира; прозрачный рынок, на котором товары легкодоступны, а условия их получения приемлемы; автоматизация закупок посредством стандартных процедур; существенное уменьшение времени, необходимого для трансакций; снижение затрат, использование аутсорсинга в некоторых видах деятельности по снабжению; интеграция собственной информационной системы с аналогичными системами поставщиков.

Для поддержки EDI были разработаны две сопутствующие технологии. Первая - кодирование товаров, позволяющее присвоить каждой упаковке перемещаемых материалов идентификационную метку (используется штрих-код или радиочастотная метка).

Вторая технология - электронный перевод денежных средств. Когда поступает подтверждение о доставке, система перевода отправляет денежные средства.

Таким образом, системы подачи заказа и оплаты отгруженных товаров автоматизируются.

Большинство программных продуктов, автоматизирующих управление закупками в промышленных (торговых) компаниях и входящих, как правило, в КИС, содержат следующие функции: мониторинг договорных отношений с поставщиками и перевозчиками (экспедиторами); контроль обязательств по оплате поставок; ведение графика движения материальных ценностей по маршруту с прогнозируемым временем поступления на склад; генерация документов, необходимых для приемки товаров на складе; выставление претензий поставщику; автоматизация всех операций по приходу, расходу и внутреннему перемещению товаров на складах и др.

Сфера закупок является начальной частью общей товаропроводящей цепи, поэтому от качества закупок (определение потребностей в материалах, выбор поставщика, точность и своевременность доставки, упрощение и стандартизация процедур подачи и оформления заказов и др.) зависит работа всей логистической системы предприятий. Использование ИТ позволяет обеспечить своевременную доставку качественных товаров и в заказанном количестве.

Складирование и обработка товаров - важные составляющие логистической деятельности. Затраты на их осуществление поглощают от 12 до 40% расходов компании на логистику.

Современный крупный склад - сложное техническое сооружение, которое состоит из многочисленных взаимосвязанных элементов, имеет определенную структуру и выполняет ряд функций по преобразованию материальных потоков, а также накоплению, переработке и распределению грузов между потребителями.

Преобразование материальных потоков на складе связано с изменением параметров принимаемых и выдаваемых партий грузов (по размеру, составу, физическим характеристикам входящих грузов, времени отправки транспортных партий и т.д.). Существующие складские системы отличаются размерами и сложностью, типами хранимых изделий, издержками, связанными с их работой, характером происходящих в них случайных процессов и характером информации, поступающей к лицам, принимающим решение.

Анализ специальной литературы и мнение экспертов и практиков, изложенных на специализированных сайтах и в журналах (Логистика, Логинфо, Логистика сегодня РИСК) показал, что для эффективного внедрения специализированного программного обеспечения необходимо объяснить разработчикам правильные алгоритмы бизнес-процессов на складе, так как каждое предприятие имеет свои внутренние особенности и внешнее окружение, а первостепенной задачей создателей ПО должно быть максимальное приближение к описанию существующих логистических процессов на складе. А в лучшем случае внедрению ПО должна предшествовать детальная проработка существующих физических процессов на складе и устранение "узких мест" прохождения материального потока и уже затем установка и внедрение программных средств [7, C.65].

Управление перемещением продукции на складе состоит из ряда выполняемых логистических функций, таких как: приемка грузов от перевозчиков; приемка товаров на склад: подготовка товаров к складированию; складирование товаров: хранение товаров; подготовка товаров к отпуску; подготовка товаров к транспортировке; отпуск товаров потребителям; сервисные услуги; учет движения товаров. Каждая функция включает определенные процедуры, а отдельная процедура соответствующие логистические операции. При сквозном управлении материальным потоком на складе ИТ оказывают неоценимую помощь, так как позволяют отслеживать все процессы на складе в режиме реального времени. Значительно упрощается такая функция, как "Учет движения товаров". Эта функция включает в себя процедуры: оперативный учет и аналитический учет.

Процедура "оперативный учет" в современных информационных складских системах предполагает учет поступления продукции на склад, перемещение продукции внутри склада, отпуск продукции потребителям. Благодаря эксплуатации информационной системы на складе, включающей в себя программные и технические средства, становится возможным определить наличие или отсутствие товаров на складе по отдельным позициям в любой момент времени. Эта задача значительно облегчается благодаря использованию технологий идентификации товаров: штрихового кодирования и радиочастотной идентификации (RFID).

Процедура "аналитический учет" заключается в создании информационной базы по движению продукции на складе за достаточно длительные плановые периоды и в постоянном пополнении этой базы количественными показателями в последующие периоды Аналитический учет позволяет выявить динамику изменения количественных показателей по всей номенклатуре продукции.

Среди программных продуктов, используемых в складской отрасли можно упомянуть программно-аппаратный комплекс немецкой фирмы ECI. Технология размещения и учета движения товаров с использованием специализированного программного обеспечения и технических средств имеет следующий порядок. Каждое место хранения на складе имеет этикетку со штрих-кодом, содержащим три координаты: номер ряда, ячейки и яруса. При приемке груза система резервирует места хранения для вновь поступивших паллет и изготавливает для вновь поступивших грузов этикетку. На этикетку наносятся номер паллеты, название товара, количество, срок годности и номер партии.

Водитель штабелера считывает сканером штрих-код на этикетке и получает на свой терминал адрес размещения груза на стеллаже. Подъехав к указанному месту, работник склада размещает груз в ячейке и сканирует контрольный код места хранения. Если груз размещен не правильно, система блокирует выполнение дальнейших операций, пока груз не будет размещен правильно.

При выдаче груза водитель штабелера движется к указанному на его радио-терминале хранения груза снимает пакет со стеллажа и сканирует штрих-код. Если груз выбран правильно, система выдает область склада, в которую должен быть перемещен груз.

Технические возможности информационной системы склада позволяют производить на складе комиссионирование. то есть подборку отдельных товарных позиций с разных поддонов для выполнения заказов клиентов.

На основе изложенного можно прийти к выводу, что функционирование крупных складских комплексов (особенно класса А и А+) невозможно без использования информационных технологий. Используемые программные средства позволяют не только обеспечить оперативный учет товаров, но и проанализировать динамику продаж для прогноза товарооборота и загруженности складских мощностей.

Транспортное хозяйство, в широком понимании этого термина, является одной из подсистем логистики, которая обеспечивает процесс товародвижения между субъектами хозяйствования (поставщиками и потребителями) в макрологистических цепях. Кроме того, внутрипроизводственный транспорт осуществляет перемещение составляющих материального потока внутри предприятий (уровень микрологистики).

По своей сути транспорт является проводником материального потока, единственной причиной его движения на межорганизационном уровне. Транспортная логистика должна особенно близко взаимодействовать с закупочной, сбытовой и распределительной логистикой и информационной системой логистики.

Отечественные предприятия транспорта, особенно те, которые связаны с международными перевозками, одними из первых почувствовали необходимость внедрения информационных технологий в управление производственными процессами. Очевидным стало то, что эффективная деятельность транспортных компаний уже невозможна без широкого использования информационных технологий.

Крупные зарубежные транспортные и товарораспределительные компании в настоящее время ориентируются на применение сложных интегрированных информационных систем. На их разработке специализируются отдельные фирмы. В Западной Европе существуют фирмы, разрабатывающие и специальное программное обеспечение для управления транспортными компаниями.

Все большее распространение в транспортной логистике находит технология дифференцированного экономического учета транспортных средств с анализом производительности, рентабельности и управлением использования путем ремонта, списания и комбинирования маршрутов. Дифференцированный контроль на трассе с помощью бортовой ЭВМ и электронный обмен данными позволяет существенно увеличить оборот информации, отказаться от путевых документов и тем самым экономить значительные финансовые средства. На транспортных средствах устанавливаются электронные тахографы и бортовые вычислительные системы с магнитными носителями информации, позволяющие автоматизировать учет работы транспортного средства и водителей, оперативно контролировать соблюдение режимов труда и отдыха. Кроме того, важное значение имеют программы маршрутизации и калькуляции себестоимости, оптимальной загрузки транспортных средств, снабжения запасными частями. С их помощью можно выполнять расчеты протяженности маршрутов, времени их прохождения, остановок на пограничных переходах и заправках, оперативно оценивать дорожные условия и расход топлива на маршруте. Например, пакет MS Auto-Route Express представляет собой электронный атлас Европы с базой данных о населенных пунктах и дорогах. Он предназначен для планирования автомобильных и железнодорожных маршрутов по европейской территории с визуальным представлением в виде схемы маршрута и легенды его прохождения.

Среди отечественных программ следует отметить геоинформационные системы (к примеру, ГНС Омск. Новосибирск и т.д.), которые широко используются в практике составления маршрутов. Среди отраслевых решений можно привести автоматизированную информационную систему "RG-Soft: Оконная Компания", созданную на платформе "1С: Предприятие 8", которая разработана специально для производственных компаний, занимающихся производством, реализацией и установкой пластиковых окон.

Конфигурация "RG-Soft: Оконная компания" предназначена для автоматизации учета и анализа бизнес-процессов производителей и дилеров окон и дверей. Система охватывает широкий спектр управленческих задач от приема и обработки заказов до анализа финансовых результатов деятельности предприятия Конфигурация содержит три интерфейса: заявки и управление замерами; доставки; журнал договоров.

Интерфейс "Доставки" связан с транспортной составляющей деятельности компаний по производству окон. На закладке программы "Распределение" оператору предоставляется возможность оперативно распределить согласованные товары по транспортным средствам. Также реализована возможность формировать транспортную карту с адресом и временем доставки товаров.

Другой пример отечественной разработки в области системы контроля транспорта - система "Каньон". Это аппаратно-программный комплекс, предназначенный для повышения эффективности эксплуатации авто- и стройтехники в части контроля за выполнением транспортного задания и экономии ГСМ. Система "Каньон" состоит из бортового микропроцессорного устройства (прибор "Каньон"), регистрирующего в энергонезависимой памяти параметры со встроенного GPS-приемника (координаты маршрута движения) и параметры штатного электрооборудования и ряда дополнительных датчиков, установленных на автотранспортном средстве. Оперативные данные переносятся в информационную систему по возвращении из поездки. Система предназначена для решения комплекса проблем, связанных с управлением автотранспортным предприятием. Благодаря регистрации первичной информации, позволяющей контролировать маршрут и скорость движения, место и продолжительность стоянок [1, C.43].

Современные программно-аппаратные средства находят широкое применение во всем мире и внедряются в практику в Российской Федерации. Одним из последних решений в этой области является создание отечественной системы навигации ГЛОНАСС, которая в настоящее время развивается и проходит настройку.

Сбыт продукции - это одна из сторон коммерческой деятельности промышленного предприятия и является результатом его работы. Как правило, сбыт рассматривается применительно к производственному предприятию и включает в себя комплекс маркетинговых и логистических операций.

На уровне предприятия к функциям сбытовой логистики следует отнести оперативно-сбытовую работу и обеспечение физического продвижения товаров от продавца к потребителю.

Оперативно-сбытовая работа связана с логистикой и включает в себя: I) разработку планов-графиков отгрузки готовой продукции предприятиям: 2) приемку готовой продукции от цехов предприятия и подготовку ее к отправке покупателям; 3) организацию отгрузки продукции покупателям и оформление документов, связанных с отгрузкой; 4) контроль за выполнением заказов покупателей и платежеспособностью клиентов.

При отпуске товаров потребителям оптовым предприятием возможно два варианта. Первый вариант - покупатель сам приезжает на склад и забирает товар (в обиходе называется "самовывоз"). Второй вариант - централизованная доставка - на сладе есть отдел доставки, который занимается отправкой товаров покупателям по их заявкам.

Подавляющее большинство оптовых баз в настоящее время осуществляет доставку товаров в розницу, что является серьезным конкурентным преимуществом компании и от своевременности доставки зависит успех предприятия на рынке. Поэтому можно считать возможным принятие дня оптовых баз принципов сбытовой логистики, так как современный складской комплекс осуществляет производственные функции по доработке продукции (изменение упаковки, комплектация заказов и т.д.).

В условиях постоянно изменяющего ассортимента товаров (как по ширине, так и по глубине), появления модификации товаров с учетом потребностей покупателей, дистрибьюция (распределение) товаров в сфере обращения постоянно усложняется. Поэтому информационные технологии позволяют эффективно управлять материальными потоками как на уровне отдельного торгового предприятия (складирование, отгрузка товаров, доставка потребителям), так и в цепи поставок [2, C.54].

Одним из вариантов доставки товаров потребителям с элементами ИТ является технология "Van Selling". Это мелкооптовая торговля с доставкой товара и оформлением заказов на месте (буквально - "продажа с колес").

Рынок системе-procurement

До последнего времени для управления закупками использовались в основном средства, основанные на технологіях електронного обмела документами (Electronic Document Interchange, EDI).Технология EDI обеспечивает достаточно гибкие и безопасные решения, но для широкого распространения предлагаемые решения были слишком сложны и дороги.

В настоящие время обороты набирают корпоративные системы закупки -- самое эффективное средство для организации централизованных закупок на крупных, территориально распределенных предприятиях. С помощью таких систем усиливается контроль над закупками, укорачивается длительность цикла закупок и уменьшаются затраты на документооборот. Однако наибольший экономический эффект от внедрения систем закупки происходит из-за снижения стоимости закупаемых товаров и услуг из-за автоматизации тендерных торгов.

Так для компании Owens Corning (производство стекла и оптоволокна) электронная технология закупок стала важнейшим механизмом снижения издержек. Компания сообщила, что в результате ее внедрения удалось сэкономить до 60% стоимости при закупках питьевой воды, до 25% на упаковочных лентах и 10% в целом на производственных и непроизводственных материалах и услугах.

Компания Ford Motor Company при проведении закупок через электронную систему снабжения сэкономила за 10 месяцев 2000 г. около 70 млн. долл., а в 2001 г. экономия при покупке товаров производственного назначения составила около 350 млн. долл. Компании удалось сократить расходы на обработку одного заказа с 300 долл. до 15 долл.

Современное состояние российского рынка корпоративных систем управления закупками характеризуется присутствием на нем как западных, так и российских разработчиков. Если ранее на рынке доминировало, преимущественно, бухгалтерское программное обеспечение (ПО), хотя и сейчас его доля составляет 40-45%, то в настоящее время наблюдается постепенный переход к системам автоматизации предприятий.

Одним из ведущих дистрибуторов электронных компонентов является компания Farnell. Компания предлагает российским клиентам уникальный сервис с возможностью заказа напрямую. Пользователи получают прямой доступ к интерактивному порталу и онлайн-каталогу Farnell с более чем 480 000 видами продукции от 4200 ведущих производителей. Помимо этого, клиентам бесплатно предоставляется профессиональная поддержка по вопросам подбора продукции, ее техническим характеристикам, размещению и оформлению заказа. Вебсайт Farnell дает возможность пользователям найти любую новую продукцию, узнать цены и наличие на складе и разместить заказ в режиме реального времени. Также клиенты могут воспользоваться такими дополнительными сервисами, как Live Technical Chat (техническая онлайн-поддержка), i-Buy, eProcurement system и тренировочные товарные модули TechCast.

Опыт становления российской системы государственных закупок в условиях развития рыночных отношений показал эффективность и перспективность этого направления для экономичного использования финансовых ресурсов и обеспечения качественной продукцией, как государственных потребностей, так и коммерческих. Поэтому крупным сегментом в системах управления закупками являются порталы госзакупок. Но, несмотря на свою популярность, отношение к госзакупкам среди поставщиков крайне неоднозначное. Кто-то старается не ввязываться в это дело и избегает взаимодействия с бюджетом; кто-то считает участие в закупках хорошим «инструментом» для увеличения объёмов продаж и расширения рынка сбыта своих товаров, работ или услуг, а кто-то слышал об их существовании, но так и не решился принять в них участие.

Формулировок определения данного термина существует достаточно много. Одна из них: государственные закупки (госзакупки) -- конкурентная форма размещения заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных или муниципальных нужд по заранее указанным в документации условиям, в оговоренные сроки на принципах состязательности, справедливости и эффективности. Госзакупки нужны для удовлетворения потребностей населенияи государства в различных товарах, работах и услугах. Номенклатура этих потребностей поистине огромна, начиная от канцелярских скрепок и заканчивая крупными промышленными объектами.Проведение таких закупок положительно сказывается, как на развитии самого государства, так и на развитии бизнеса в целом. Государство в лице государственных и муниципальных заказчиков получает необходимый ему товар (работу или услугу) на самых выгодных условиях, а поставщик получает деньги.

Все государственные закупки размещаются заказчиками на официальном сайте Единой информационной системе в сфере закупок (сокращенно ЕИС). Адрес этого ресурса -- www.zakupki.gov.ru. Размещение заказа может осуществляться двумя способами: путем проведения торгов (конкурентные) и без проведения торгов (неконкурентные закупки).

Одним из ключевых факторов эффективности госзакупок является информационная открытость всех стадий закупочной деятельности.Реализовать эту можно лишь в том случае, если за бюджетный счёт будет приобретаться только то, что действительно необходимо, а приобретённая продукция будет лучшего качества и по лучшей (причём не обязательно минимальной) цене. Без информационной открытости госзакупок добиться этого невозможно. Именно благодаря доступной информации о госзаказах компании могутоперативно выявить нецелевые закупки ещё до их объявления, могут проанализировать заявленные начальные цены и иные условия будущего госконтракта, могут отследить соблюдение закона при выборе поставщика, а также получить данные о надлежащем исполнении государственного или муниципального контракта.

Существует единая информационная система госзакупок в которой компании могут найти такие сведения как:

графики и планы закупок;

данные о реализации запланированных тендеров;

данные об условиях допуска иностранных товаров;

реестр контрактов, заключенных между государственным учреждением и поставщиком, а также информацию о них;

сведения о недобросовестных компаниях, которые ранее уже нарушали условия контрактов;

библиотеку стандартных договоров и их условий;

реестр банковских гарантий;

реестр жалоб и претензий;

результаты выполненного мониторинга, контроля и аудита за проведением госзакупок;

отчеты заказчиков в форме, определенной 44-ФЗ;

каталоги товаров, работ, услуг, которые необходимы государственным организациям или иным структурам;

нормативные правовые акты;

информацию о тенденциях изменения и текущем значении рыночной цены.

Таким образом, зарегистрированные компании в единой информационной системы от сайта www.zakupki.gov.ru могут размещать заказы или предлагать свою компанию для выполнения государственных или муниципальных заказов, осуществлять мониторинг подачи заявок, подавать заявки на участие в различных конкурсах и тендерах. Именно тендеры являются основным способом государственных закупок. Тендеры -- способ предоставление заказов на поставку товаров, предоставление услуг или проведение подрядных работ по заранее объявленным в конкурсной документации условиям, в оговоренные сроки на принципах состязательности, справедливости, открытости.

Большую популярность в организации продаж набирают корпоративные информационные системы. Анализ рынка экономических информационных управляющих систем РФ затруднен многочисленными рекламными материалами фирм, зачастую преувеличивающими возможности своих разработок. Все это - следствие жестокой конкуренции на рассматриваемом сегменте рынка. Кроме того, многие программные продукты развиваются столь быстро, что ситуация может измениться даже за время подготовки данного учебного пособия к изданию. Вызывают определенные сомнения рекламируемые фирмами количества предприятий, на которых внедрены их продукты. Дело здесь в том, что покупка лицензий вовсе не означает внедрения системы. Практика показывает, что далеко не всегда предприятие, купившее управляющую систему, осуществит полноценное внедрение.

Наиболее востребованной корпоративной системой является 1с. 1с- безусловно, самая популярная отечественная информационная система управления для малых и средних предприятий. Количество клиентов, работающих с продуктами компании «1С», по самым скромным оценкам достигает нескольких сотен тысяч. Это объясняется не только качеством решений, но и образцовой маркетинговой политикой компании.Архитектура системы файловая и клиент-серверная. Язык платформы достаточно прост синтаксически. Разработанная в «1С» технология представляет собой способ построения всевозможных торговых, бухгалтерских и экономических систем. Распространению этой технологии способствует большое количество высококачественной и рассчитанной на самые различные уровни пользователей и программистов учебной литературы, что выгодно отличает «1С» от большинства отечественных и западных компаний. В настоящее время компания «1С» разрабатывает решения для более крупных предприятий. В новой версии платформы «1С:Предприятие 8.0» реализованы расширенные возможности по масштабированию системы.

1с имеет подсистему «Управление закупками». Функциональность подсистемы "Управление закупками" в программе "1С:Управление Торговлей для России" позволяет обеспечить менеджеров торгового предприятия информацией, необходимой для своевременного принятия решений о пополнении товарных запасов и оптимизации стоимости закупаемой продукции, иначе говоря закупать товар вовремя и по минимальным ценам.

Подсистема "Управление закупками" предназначена для планирования закупок и формирования заказов поставщикам в соответствии с принятой стратегией пополнения складских запасов и работы с заказами покупателей. Подсистема позволяет автоматизировать такие операции как:

планирование закупок;

формирование потребностей и составление календарного плана закупок;

оформление заказов поставщикам на основе заказов, поступивших от покупателей;

контроль оплаты и поставки товаров по заказам;

корректировка и закрытие заказов поставщикам;

мониторинг цен поставщиков.

В программе "1С:Управление Торговлей для России" в подсистеме Управление закупками предусмотрено составление планов закупок по различным сценариям. Планы закупок могут быть составлены как укрупненные (по номенклатурным группам - по видам товаров), так и уточненные по отдельным позициям номенклатуры. При составлении планов закупок можно учитывать объем продаж за предыдущий период, ранее составленные планы закупок, а также оформленные заказы покупателей. Для преобразования планов предусмотрен помощник планирования.

Так же формирование потребностей производится на основе анализа оформленных планов закупок, планов продаж и заказов покупателей. Потребности формируются на определенную дату и подтверждаются в программе с помощью документов. При формировании потребностей учитывается текущий остаток товаров на складах.

Объемно-календарное планирование закупок позволит предприятию эффективно управлять закупками и таким образом:

уменьшить объем излишних складских запасов

сократить издержки на закупку товаров

Эффективное управление закупками основывается на следующих функциях программы:

формирование и регистрация потребностей в товарах на основе планируемых данных (планов продаж, планов закупок) и фактических данных (заказы покупателей, заказы поставщиков, текущий остаток товаров);

выбор поставщиков по заданным параметрам: срок доставки, надежность поставщика, цена поставщика;

автоматическое формирование заказов поставщикам на необходимые даты поставки в соответствии с календарным планом потребности с учетом уже имеющихся заказов покупателей и заказов поставщикам;

автоматическое размещение заказов покупателей в заказах поставщикам;

использование помощников помогает пользователям сформировать заказы поставщикам, экономя рабочее время.

В программе предусмотрено автоматическое заполнение заказов поставщиков на основании ранее оформленных заказов покупателей. Предусмотрена также возможность оформления заказов нескольким поставщикам в соответствии с ранее оформленными заказами покупателей.

Далее идёт корпоративная система Галактика. Система «Галактика» предназначена для автоматизации управления в корпорациях со сложной структурой, финансово-промышленных группах, а также на отдельных промышленных и торговых предприятиях. Система осуществляет информационное обеспечение руководителей различных уровней и категорий - от высшего менеджмента до руководителей подразделений, служб и участков. Для крупных компаний, имеющих филиалы и территориально удаленные подразделения, реализована возможность оперативного удаленного доступа и информационного обмена. Специфика конкретного предприятия (корпорации) учитывается с помощью более 300 параметров настройки. Структура системы позволяет вести параллельный многоплановый учет в нескольких стандартах (Россия, GAAP, IAS, HGB и др.) для любого количества филиалов или подразделений предприятия. Кроме того, обладая средствами экономического анализа, система позволяет построить схему налогообложения и определить структуру платежей с целью избегания налоговых переплат и штрафов.

В системе Галактика нет конкретного модуля управления запасами, но очень похож на него по функциональности модуль управление заказами. Модуль "Управление заказами предназначен для автоматизации бизнес-процедур, связанных с планированием и контролем исполнения планов по таким видам хозяйственной деятельности, как сбыт и снабжение. Кроме того, планы сбыта и снабжения связаны с производственным планированием, что и позволяет создать сбалансированную систему планирования на предприятии при любом заранее заданном варианте бизнес-процесса.

Модуль данный системы даёт возможность автоматизировать следующие функции:

регистрация в системе спроса в виде прогнозных и реальных заявок от потребителей продукции, а также заявок от подразделений на выполнение работ, оказание услуг. Заявки можно формировать также и по имеющимся договорам с потребителями (модуль Управление договорами).

формирование портфеля заказов.

формирование плана сбыта и реализации готовой продукции (выполнения работ, оказания услуг), заявок на производство. Расчеты производятся с учетом поддержания нормативных складских запасов и ожидаемых поступлений продукции из производства.

формирование графика поставок готовой продукции (выполнения работ, оказания услуг). Расчеты производятся с учетом ряда дополнительных факторов, таких как срок поставки, размер партии поставки, срок годности и др.

определение источников покрытия потребности клиентов в продукции и товарах.

контроль исполнения планов и заявок потребителей по оперативным учетным документам.

формирование заявок (заказов) на производство требуемой продукции.

формирование заявок службе снабжения на закупку товаров с целью удовлетворения потребностей клиентов.

подготовка исходных данных для формирования других планов и проведения расчетов в смежных модулях.

Ещё одна система, которая наиболее известна- Парус. Данная система представляет собой программный комплекс для автоматизации управления предприятием любого размера и структуры, построенный на базе СУБД ORACLE и MS Office.Система управления Парус поддерживает классическую модель управления предприятием: финансовое и материальное планирование ресурсов в целях обеспечения согласованной работы всех подразделений предприятия; учет всех фактов финансово- хозяйственной деятельности, происходящих в процессе функционирования предприятия; контроль и управление деятельностью предприятия; анализ исполнения планов с возможностью детализации обнаруженных ошибок. Реализация этой модели облегчает принятие управленческих решений.У системы Паруса есть модуль под названием "Управление закупками, складом и реализацией" автоматизирующий в компаниях следующий функционал по управлению запасами:

учет и контроль исполнения договоров с потребителями и поставщиками;

формирование Книг Покупок/Продаж;

учет и контроль исполнения заказов от потребителей на товары и услуги;

учет и контроль исполнения заказов от подразделений предприятия на приобретение сырья, материалов и полуфабрикатов;

формирование на основании заказов от подразделений и заказов потребителей заказов поставщикам и контроль их исполнения;

формирование заказов на производство товаров и контроль их исполнения;

автоматический подбор по различным критериям (минимальная цена предложения, минимальное время исполнения заказа и т.д.) поставщиков товаров и их модификаций на основании журнала предложений поставщиков;

формирование и переформирование прайс-листов;

учет сбыта товаров с помощью словаря "Каналы продаж";

возможность планового резервирования мест хранения для размещения товара до оприходования товара на склад;

возможность включения в План закупок позиций спецификаций заказов подразделений и потребителей, имеющих нулевые значения количества;

возможность учета максимально уровня консолидации заказов при формировании частного плана закупок в разделе "План закупок";

возможность выбора места хранения для распределения товара, распределения товара по местам хранения, отмена распределения товара по местам хранения в разделе "Расходные накладные на отпуск в подразделения";

формирование товарного календаря, анализ товарооборота и формирование на его основе новых заказов поставщикам и на производство;

формирование отчетов о деятельности, связанной с закупками и реализацией - сводных или детализированных по товарам, группам товаров, поставщикам, лицевым счетам и т.д.

Имеется ещё один интересный модуль как "Управление муниципальными закупками", который позволяет обеспечитькачественное управление процессом муниципальных закупок и учет исполнения муниципальных контрактов и бездоговорных закупок.

Процесс управления закупками и их отслеживания на предприятия всегда было трудно регламентировать и контролировать. Поэтому с появлением систем, автоматизирующих данный процесс и делающих его прозрачным, значительно возросла эффективность, исчезла возможность злоупотреблений.

По мнению экспертного сообщества, по состоянию на 28 апреля 2014 года системы e-Procurement предлагают, в основном, функционал количественного анализа и аудита поставщиков, отдельные возможности прогнозирования невыгодных или маловероятных закупок на уровне отдельных транзакций.

Для улучшения аналитических возможностей этих систем в части управления рисками необходима реализация функций:

выявление третьих сторон, оказывающих влияние на процессы или результативность закупок (правительства, ассоциации, конкуренты и т.д.),

определение общей стоимости потенциального риска на уровне каналов поставки и отдельных поставщиков,

определение внутриведомственных инвестиций, потенциально способных (или не способных) окупиться.

Ведущая роль в этом, согласно мнениям экспертов, принадлежит «облачному» ПО, которое способно накапливать и каталогизировать большие объемы данных из разнообразных источников, обрабатывать, извлекая полезные сведения. Это могут быть автоматизированные системы управления складами или портами - у них уже имеется наработанный обзор практики закупок. Не менее важный компонент систем e-Procurement, который связан с управлением рисками - технологии автоматизированного управления затратами.

Системы e-Procurement должны уметь подсказать отделу закупок - где найти менее дорогие товары приемлемого качества, составить инвестиционную стратегию и улучшить работу с каналами поставки.

Согласно опросу, проведенному компанией Spend Matters, существует взаимосвязь между использованием специализированного ПО и экономией в компании. Организации, отметившие серьезное снижение затрат, также заявили - большая часть операций закупки у них автоматизирована.

По мнению Spend Matters, еще большую экономию удастся получить посредством учета факторов риска, связанных с закупкой определенных товаров из определенных источников: в уравнение оценки рисков можно включить факторы:

политико-экономическая обстановка в государстве, где закупается товар;

технология его производства у отдельных поставщиков (вручную или автоматически);

социальная репутация компании-производителя

другие аспекты, не связанные, на первый взгляд, с процессом закупки.

По мнению экспертов, период с 2015 по 2025 г. станет благоприятным для развития рынка потребительских товаров в Бразилии, России, Индии, Китае и Южной Африке (так называемой группе БРИКС) (данные весны 2014 года). Благодаря этому в странах БРИКС откроют свои представительства многочисленные иностранные поставщики, что приведет к необходимости ведения финансово-закупочных операций между разными государствами.

Как следствие, в странах БРИКС, включая Россию, существенно возрастет спрос на новые системы электронных торгов, считают эксперты EY. В частности, спросом будут пользоваться автоматизированные системы обмена валют и управления счетами, отмечают эксперты.

Оформление процесса закупки товаров в электронном виде существенно ускорит процесс торговли между дистрибьюторами, поставщиками сырья, госсектором и розничным сегментом на международном уровне. Из пятерки стран БРИКС наибольшим экономическим влиянием будет обладать все-таки не Россия, а Китай, полагают в EY. Соответственно, производителям систем e-Procurement следует озаботиться тем, чтобы программное обеспечение для госзакупок учитывало стандарты китайской индустрии.

К примеру, автоматизация полезна в случае сделок с отложенной поставкой. После заключения соглашения о продаже покупатель может потребовать от производителя, чтобы тот доставил товар в указанную дату или конкретному клиенту.

В сложных условиях глобальной экономики каждая транзакция должна отслеживаться, чтобы не допустить излишних затрат и избежать ошибок. Мониторинг и регистрацию таких процедур проще производить в электронному виде, заключает эксперт.

Перспективы электронных закупок

В последнее время количество электронных закупок существенно возросло. Объясняется эта тенденция повышенным удобством. Электронные закупки позволяют заказчику упростить процесс оформления документов, максимально расширить список доступных предложений, а также быстро анализировать их. Однако, несмотря на распространение, процедура проведения относительно нового вида закупок все еще нуждается в существенной доработке и дополнительном правовом регулировании.

Большинство по-настоящему эффективных инструментов рыночной экономики не предписываются императивно, а вырабатываются эмпирически самими участниками хозяйственной деятельности. Электронные закупки не стали исключением - более 13 лет назад они появились в России как ответ на требование передовых заказчиков, которым необходим был инструмент, позволяющий за счёт прозрачных и конкурентных закупок получать максимум эффекта за минимальную цену. Таким образом, рождение и первоначальная апробация электронных закупок в нашей стране шла естественным путём: сперва «тестирование» в бизнес среде, и только потом внедрение зарекомендовавшей себя технологии в государственном секторе.

В этом принципиальное отличие России от стран ближнего зарубежья, которые в большей или меньшей степени пытаются копировать российскую модель электронных закупок, но при этом вынуждены внедрять её императивными методами путём прямого предписания государственным заказчикам проводить по крайней мере часть своих закупок в электронной форме. В нашей стране электронные закупки естественным путём, без государственных предписаний прижились в коммерческой сфере, и по сей день в электронной форме успешного закупаются не только госзаказчики и госкомпании, но и полностью независимые от государства хозяйствующие субъекты. В России у государства нет необходимости быть «локомотивом» внедрения электронных закупок, но при этом неоценим его вклад в развитие и стандартизацию этого инструмента.

Установление электронного аукциона в качестве основного способа государственных и муниципальных закупок в Закона № 94-ФЗ, уже ушедшем в историю, позволило сделать использование электронных технологий привычным как для госзаказчиков, так и для поставщиков. Электронная подпись, электронный документ, удалённая юридически значимая коммуникация в режиме реально времени посредством электронной площадки, сам аукционный торг в сети Internet - все эти инструменты вошли в обиход широкого круга хозяйствующих субъектов не в последнюю очередь благодаря размещению госзаказа на электронных аукционах. Однако тотальное использование в сфере электронных закупок именно аукциона было признано неэффективным уже на стадии разработки ныне действующего Закона № 44-ФЗ «О контрактной системе». Для того, чтобы оценить перспективы дальнейшего развития закупок в электронной форме необходимо по крайней мере в самом общем виде охарактеризовать их сегодняшнее состояние.

...