Использование архивных документов в современных условиях, на примере архива организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Бюджетное учреждение профессионального образования

Ханты-мансийского автономного округа - Югры

«югорский политехнический колледж»

(БУ «югорский политехнический колледж»)

Департамент образования и молодежной политики

Ханты-Мансийского автономного округа - Югры

Дипломная работа

Тема: Использование архивных документов в современных условиях,

на примере архива организации

К защите допущен

Заместитель директора по УР

Крицына И.А.

Югорск 2020



СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.1 История использования архивных документов

1.2 Сущность использования архивных документов

1.3 Направления и цели использования архивных документов

1.4 Информационные запросы общества, защита прав и интересов граждан

1.5 Правила использования архивных документов

2. СООТНОШЕНИЕ ЦЕЛЕЙ И ФОРМ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В БУ «ЮГОРСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

2.1 Особенности организации использования архивных документов в архиве организации

2.2 Об архиве БУ «Югорский политехнический колледж»

2.3 Современные программы для обеспечения использования архивных документов

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение А

Приложение В

Приложение Г

Приложение Д

Приложение Е

Приложение Ж



ВВЕДЕНИЕ

Архивоведению традиционно присуще большое внимание к материальной основе документа, его физическим свойствам, внешним особенностям. При этом современные технологии все более настойчиво предлагают архивам возможность переноса документной информации с одного носителя на другой для ее сохранения и более широкого распространения. С середины XX в. активно применяется микрофильмирование документов с бумажной основой; развиваются международный обмен и публикации архивных документов в виде микроформ. В последнее десятилетие получил развитие перевод документов в электронную форму с последующей организацией сетевого доступа к их электронным образам. Наконец, все больше документов в делопроизводстве создаются исключительно в электронном виде без бумажных аналогов. Отсюда возникает закономерное стремление специалистов отделить информацию от конкретного носителя, который часто становится непостоянным и даже несуществующими. [14 с. 5]

Помещенные в архив документы утратили свое непосредственное практическое значение, но в перспективе могут быть использованы как в научных, так и в социально-правовых целях (например, для подтверждения трудового стажа, предоставление документов исследователям в читальных залах архивов, выдача копий документов, организация документальных выставок, публикации в печати, привлечение материалов для подготовки кинофильмов, теле- и радиопередач, исполнение запросов учреждений и граждан социально-правового характера, подготовка сборников документов). Вместе с тем, архивы во всем мире хранят немало тайн и неизвестных фактов. И, конечно, архивные документы это главный источник исторического познания, главный инструмент для установления исторической истины. [14 с. 6]

Безусловно, представления об архивах как о глобальной системе (или части такой системы) информации весьма актуальны. Однако к глобальным системам можно отнести не только архивы, но и библиотеки, музеи, интернет - конгломерат самых разнородных материалов, а также современную печатную, аудиовизуальную продукцию, которая распространяется через торговые, прокатные, компьютерные и другие коммуникационные сети. Они тоже порождают феномен «многоадресной прописки», но не являются (возможно, пока) частью архивов.

Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации. Реализовать комплекс мер, исключающих использование носителей сведений, содержащих государственную тайну.

Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и ведомственных архивах, осуществляется в соответствии с Федеральным законом № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации», который в статье 26 указывает, что «пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а так же копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом» [3]

Федеральный закон № 149 «Об информации, информационных технологиях и защите информации» обеспечивает право на доступ к информации - «граждане и организации вправе осуществлять поиск и получение любой информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных Федеральным законом и другими Федеральными законами… Гражданин имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы» [2]

Архивы как хранители коллективной памяти народа выполняют и важнейшую культурную функцию. Без них было бы невозможно сохранение и, следовательно, развитие национальной культуры. Страна, лишенная архивов, не имеет никаких шансов на сохранение своей культурной идентичности. поэтому архивы являются необходимым культурным институтом, присущем каждому развитому обществу.

Для гуманитарных наук архивы являются важнейшим источником изучения прошлого. С того времени как история стала наукой, понятия исторической науки и архивов неразделимы. Без знания архивов невозможно быть профессиональным историком.

Знания архивов предполагает и усвоение теории архивоведения, и изучение истории складывания основных архивов России и всего мира, и понимания тех принципов и методов, на основе которых организованы и действуют современные архивы. [14 с. 8]

Таким образом, существуют массивы документной информации, которая может передаваться из одной точки пространства в другую. Она состоит из первичной, собственно ретроспективной информации, и вторичной. Вместе они образуют целостную среду, в которой один компонент не может полноценно функционировать независимо от другого. Приобретают большое значение технологии обеспечения аутентичности и целостности информации, в частности при ее распространении в сетях или переносе на другие носители в случае устаревания программно-аппаратных средств. [14 с. 31]

Актуальность темы заключается в том, что в настоящее время во всем мире архивы выполняют важнейшую социальную функцию - обеспечение доступа граждан к документной информации. Но не все архивы, и в первую очередь архивы организаций, оснащены программным обеспечениям, которое в свою очередь поможет ускорить те или иные процессы, связанные с использованием архивных документов. В связи с этим необходимо абсолютно всем архивам правильно организовывать работу по использованию документов с целью полного и быстрого предоставления информации людям и организациям.

Объектом исследования является сохранность, комплектуемость, использование архивных документов.

Предмет исследования заключается в рассмотрении использования архивных документов в архиве БУ «Югорский политехнический колледж».

Целью данной дипломной работы является анализ использования архивных документов и его оптимизации на примере архива БУ «Югорский политехнический колледж»

Для раскрытия темы необходимо решить следующие задачи:

изучить методические основы использования архивных документов;

выявить роль архивов в современном обществе;

дать характеристику основных форм использования архивных документов;

сравнить частоту использования архивных документов за последние 3 года в БУ «Югорский политехнический колледж»;

проанализировать и сделать предложения по использованию современного программного обеспечения для работы по использованию архивных документов архивом организации.

Методы для исследования послужили анализ Федеральных законов, регламента архива, методических рекомендаций, учебной литературы и Интернет - ресурсов. Основным методом выполнения работы является системный метод, который направлен на выявление типов связей и возможность системы внедрения использования архивных документов.

Теоретическая значимость состоит в изучении форм и порядка использования архивных документов.

Практическая значимость - рассмотреть использование архивных документов, форм взаимодействия архива БУ «Югорский политехнический колледж» с гражданами, учреждениями и предприятиями.



1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.1 История использования архивных документов

Организация использования архивных документов в дореволюционный период была необходима, так как документы имели большое политическое значение, в них фиксировались феодальные отношения (князья закрепляли жалованными грамотами право феодалов на захваченные земли), взаимодействие с другими странами (заключались торговые отношения).[20]

Широко использовались документы в летописании. Летописцы в процессе работы привлекали народные предания. Воспоминания очевидцев, документы великокняжеского архива, церквей, монастырей.[20]

Большое значение имели архивные документы при выработке важнейших законодательных актов. Например, Соборное Уложение 1649 года - основной закон России до первой половины девятнадцатого века, опиралось на предшествующее законодательство: судебники, указы и боярские приговоры, уставные и указные книги.[21]

Работа по выполнению запросов правительственных учреждений и частных лиц считалась основной в деятельности архивов. Справки по запросам вышестоящих учреждений, которым подчинялись архивы, выполнялись в первую очередь. Низкий уровень учетно-справочного аппарата, небрежное состояние большинства документов приводили к тому, что архивы часто не могли выдать справки. Из частных лиц обращались помещики, чиновники, офицеры, купцы.

Принципиально новый этап в архивном деле в России наступил в годы горбачевской перестройки и особенно после провала августовского путча 1991 г.

Демократизация общества, все большая его открытость имели своим результатом и расширение доступа к информации, в том числе к архивным документам. Появилось огромное количество газетных и журнальных публикаций в российской и зарубежной прессе, посвященных архивам постсоветской России.

Считается, что начало реформам в архивной сфере было положено известными указами Президента РФ «О национализации архивов КПСС» 1991 г. и «О передаче в госархивы документов бывшего КГБ СССР» от 24 августа 1991 г. Главным в этих документах было то, что открывался доступ к ранее закрытым архивным материалам, перестал существовать «партийный архивный фонд».[22]

Указом 1992 г. Президент санкционировал рассекречивание всех документов, связанных с массовыми репрессиями и посягательствами на права человека.[22]

«Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде российской федерации и архивах», принятые Верховным Советом РФ 7 июля 1993 г., заложили демократическую правовую базу архивного дела в нашей стране.[21]

«Основы законодательства» исходят из того, что документальное наследие составляет важную часть культурного достояния нации, что архивная система играет существенную роль в жизни страны, а историк-архивист является тем, кто отвечает за надлежащее функционирование этой важной сферы жизнедеятельности общества.[21]

«Основы законодательства» определили порядок использования документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, в том числе содержащих секретные сведения; установили ограничения в использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан, а также ответственность пользователей архивных документов за их использование и сохранность и т.д.

С 1994 г. отмечается систематическая работа исследователей в архивных отделах районов области. Активно проводится работа по использованию документов в средствах массовой информации. За период 1991-2000 гг. около 1000 статей и подборок документов, подготовленных госархивом и архивными отделами районов, опубликованы в газетах и журналах, 161 материал передан по радио. Активизировалось сотрудничество архивных учреждений области с телевизионными компаниями. Организованы циклы передач «Живые голоса истории» и «Архив - дело государственное» на телеканале ГТРК «Курск». [17 c. 77]

Тем самым можно сделать вывод, что место архивов в меняющемся мире является предметом дискуссии специалистов уже более десятка лет. В связи с различиями во взглядах на роль архивов в жизни общества задача изучения представлений об архивах различных групп пользователей архивной информации (в том числе потенциальных) весьма актуальна. [18 с. 24]

1.2 Сущность использования архивных документов

Поиск информации в документах - это первый шаг использования архивных документов.

Архивная эвристика Эвристика (от греческого происхождения heurisko «отыскиваю», «открываю») наука, изучающая методы получения нового знания (эвристические методы), и процесс продуктивного творческого мышления. является направлением архивоведения, изучающая методику поиска ретроспективной документной информации с целью эффективного использования богатств архивов в интересах общества и исторической науки, а также основные приемы атрибуции документов. [19]

Поиск и выявление архивных материалов приходится осуществлять как в делопроизводстве, так и в архивах организаций, государственных и муниципальных архивах. В организации, на предприятии необходимость обращения к архивным документам возникает, как правило, при праздновании юбилеев и годовщин, проведение научно-прикладных и опытно-конструкторских работ, создание новых технологий, реставрации и реконструкции зданий, геологических изысканиях. Плановая и отчетная документация используется для изучения основных показателей деятельности учреждения, предприятия, его бюджета, движения кадров за ряд лет.

Для работников архива организации, в особенности объединенного ведомственного архива, важнейшей задачей является поиск документов по личному составу: ведь сроки исполнения социально - правовых запросов граждан строго ограничены законодательством.

Важнейшей задачей государственных и муниципальных архивов является служение исторической науке и краеведению. Это означает, что архивист должен быть умелым консультантом, досконально знающим систему справочно - поисковых средств. Вместе с тем сознающим сотрудникам архивных учреждений часто приходится самостоятельно заниматься поисковой работой в связи с выполнением запросов органов власти, управления и граждан, при выявлении документов для публикации, выставок, теле- и радиопередач, экскурсий.

Для изучения результатов работы по использования документов по всем формам в архиве ведется учет использования документов.

Под учетом использования архивных документов понимают собирание статистических данных об обращении пользователей в архив и информационных услугах, оказываемых архивом. Учет использования ведется архивом в традиционной и электронной формах.

Данные учета использования служат для анализа использования документной информации как по итогам года, так и более долгосрочного периода. Анализ использования документов, в свою очередь, лежит в основе всестороннего маркетинга деятельности архива по оказанию информационных услуг.

Под использованием документов понимают разнообразную деятельность архивов по обеспечению информационных потребностей общества. В Федеральном закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в главе 6 прописываются следующие правила использования архивных документов:

Архивы организаций, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, обеспечивают пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. Запросы и обращения пользователей могут быть направлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.

Государственные , муниципальные и архивы организаций (за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления), музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством Российской Федерации могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств.

Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, архивы государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций предоставляют государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, в том числе в форме электронных документов, публикуют и экспонируют архивные документы, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов.

Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные муниципальные и архивы организаций, музеи, библиотеки и иные юридические лица в пределах своей компетенции, а также граждане - собственники или владельцы архивных документов принимают участие в международном сотрудничестве в сфере архивного дела, участвуют в работе международных организаций, совещаний и конференций по вопросам архивного дела, в международном информационном обмене.

Использование документов заключается в предоставлении архивом пользователю информационных услуг и информационных продуктов.

1.3 Направления и цели использования архивных документов

Автор учебника «Архивоведение» Е.В. Алексеева пишет: «В современном архивоведении важнейшими направлениями использования архивных документов считает: укрепление российской государственности; удовлетворение информационных потребностей общества; обеспечение законных прав и интересов граждан». [16 с. 49]

Цели использования могут быть:

Управленческие (предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления);

политические (осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок, для пропаганды официальной идеологии и политики правительства, для укрепления государственной безопасности);

экономические (при прогнозировании и планировании экономического развития, при разработке и реализации планов, прогнозов, бизнес-планов и экономических проектов);

научные (предполагает написание статей, диссертационных исследований, монографий, а также курсовых, дипломных работ, публикацию документов в изданиях научного типа, создание справочников, обзоров документов и т.д.);

культурно-просветительские (предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, проведение экскурсий, использование документов в средствах массовой информации);

социально-правовые (предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц).

Использование архивных документов в нашей стране основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен иметь причину, основанную на законе.

1.4 Информационные запросы общества, защита прав и интересов граждан

Основными формами использования архивных документов являются:

исполнение запросов юридических и физических лиц, а также информирование потенциальных пользователей архивной информации инициативном порядке;

предоставление архивных документов пользователям в читальных залах;

экспонирование архивных документов на выставках;

использование архивных документов в средствах массовой информации с целью пропаганды деятельности архивов и ценности хранящихся в них документах;

проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций, уроков для студентов и школьников и т.д.) с использованием архивных документов;

публикация архивных документов. [13 с. 220]

Тематика запросов социально-правового характера, исполняемых государственными архивами, охватывает вопросы: о гражданском состоянии, подтверждении трудового стажа, размерах заработной платы, прохождении службы в Вооруженных силах, участии в Великой Отечественной войне 1941 - 1945 гг. и других военных конфликтах, несчастных случаях на производстве, награждении государственными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий, получении образования, опекунстве, патронировании, о репрессиях, депортации, насильственном выселении, пребывании в концлагерях, о подтверждении имущественных и других прав.

К группе запросов социально-правового характера относятся исключительно те запросы по названной тематике, исполнение которых предусматривает подтверждение данных, необходимых для получения гражданином государственных социальных льгот. Информация, необходимая для исполнения запросов социально-правового характера, содержится в документах официального происхождения, образовавшихся в процессе документирования жизнедеятельности человека как гражданина общества. В их числе: акты гражданского состояния, дипломы и свидетельства об образовании, многочисленные виды документов, отражающие сведения о трудовой деятельности, состоянии здоровья, военной службе, местах проживания, официальных заслугах перед обществом и государством, другие факты биографии человека, которые определяют его право на соответствующее государственное социальное обеспечение.

По объективным причинам не все запросы социально-правового характера исполняются государственными архивами с положительным результатом из-за отсутствия на хранении документов с соответствующей информацией. Так, согласно законодательно установленным нормам и правилам в течение 75 лет с момента создания документы по личному составу, записи нотариальных действий, похозяйственные книги и документы, касающиеся приватизации жилищного фонда, хранятся в архивах организаций, после чего подвергаются экспертизе. В государственные архивы принимается небольшая часть названных документов, имеющих научную и историческую ценность. В частности, в состав Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение подлежат включению документы лиц, только "имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания. [9]

Документы по личному составу в архивах организаций, государственных и муниципальных архивах используются для обеспечения социальных прав граждан. Кроме того, документы по личному составу, даже утратив свою практическую социальную ценность по истечении сроков их временного хранения, могут сохранять свое значение для исторических, социологических, культурологических и иных исследований.

При организации доступа к документам по личному составу архивы организаций, государственные и муниципальные архивы руководствуются действующими в Российской Федерации законодательными и иными нормативными правовыми документами.

Конституция Российской Федерации провозглашает, что «каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом». [1]

Вместе с тем, Конституцией Российской Федерации гарантировано право «на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени».

В отношении архивных документов данное конституционное право закрепляется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии с которым ограничивается доступ к документам, «содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности».

Соблюдение конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами, является обязательным.

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» установлен 75-летний срок ограничения на доступ к архивным документам, «содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности» (срок исчисляется со дня создания указанных документов).[3]

Документы по личному составу до истечения периода ограниченного доступа к ним предоставляются, если пользователь:

является субъектом информации - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность;

является наследником субъекта информации - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также документов, подтверждающих право наследования;

является доверенным лицом субъекта информации или его наследника - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, и доверенности. [3]

Пользователю, являющемуся представителем фондообразователя или его правопреемника, органов государственной власти, органов суда, прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания и иных государственных органов, органов местного самоуправления, доступ к делам, документам по личному составу предоставляется в пределах исполнения служебных обязанностей, в соответствии с предоставленными полномочиями, по мотивированному письменному обращению органа, организации, чьим представителем он является.[3]

При отсутствии у пользователя права на доступ к документам по личному составу, ему может быть предоставлена только общедоступная информация из этих документов. К общедоступной информации относятся общеизвестные сведения и иная информация, доступ к которой не ограничен.

Архив может проводить работу по обезличиванию информации, содержащейся в документах по личному составу, прямо или косвенно идентифицирующей субъектов информации. Обезличивание информации проводится на промежуточной копии архивного документа, с которой делается копия, предназначенная для пользователя. Промежуточная копия уничтожается. В результате обезличивания должна быть обеспечена невозможность идентифицировать субъект информации без использования дополнительных источников.

Доступ к подлинникам документов по личному составу может быть ограничен также в случае:

неудовлетворительного физического состояния документов;

наличия фонда пользования;

если документы не прошли научного описания и технического оформления (до завершения этих работ).

Основной формой использования документов по личному составу в архиве организации, государственном и муниципальном архиве является исполнение запросов социально-правового характера.

Документы по личному составу могут выдаваться во временное пользование по запросам фондообразователя или его правопреемника, органов государственной власти, органов суда, прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания (в случае заведения дела) и иных государственных органов, органов местного самоуправления.

В архиве допускается изъятие из личных дел и выдача владельцам по их заявлениям на имя руководителя организации (для архива организации), руководителя архива (для государственного архива, муниципального архива, являющегося юридическим лицом), руководителя органа местного самоуправления (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом), их подлинных трудовых книжек, не полученных в свое время владельцем документов. Реабилитированные лица и их наследники имеют право на получение подлинников архивных документов творческого характера - рукописей, фотографий, писем и других личных документов (за исключением паспортов, военных билетов, служебных удостоверений и других архивных документов официального происхождения), сохранившихся в прекращенных уголовных и административных, а также фильтрационно-проверочных делах

Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного лица - для архива организации, руководителя архива или иного уполномоченного лица - для государственного архива, руководителя органа местного самоуправления или иного уполномоченного лица - для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, по предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

Использование документов по личному составу, поступивших по истечении сроков их временного хранения на постоянное хранение в государственный, муниципальный архив, осуществляется во всех формах, предусмотренных действующими нормативными документами, регулирующими деятельность государственных, муниципальных архивов по организации использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов [8]

Выдача дел во временное пользование производится структурным подразделениям организации на срок, не превышающий 30 дней. Срок может быть продлен архивом после ознакомления с сохранностью дел, но не более чем на 30 дней.

Выдача дел во временное пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется актом. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве. Акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя; подписки скрепляются гербовыми печатями организаций.

Дела выдаются на срок не более трех месяцев.

При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел из хранилища, а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель. Карты-заместители хранятся в архиве до минования надобности. Состояние возвращаемых в архив дел должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело.

Каждое выдаваемое из хранилища для временного использования дело должно иметь лист использования дела. [7]

Архив организует использование документов при подготовке информационных мероприятий, выставок, в средствах массовой информации, а также их публикацию.

Работа проводится как самостоятельно, так и совместно с другими организациями или государственным архивом. На выставках используются подлинники или копии документов, изготавливаются альбомы, плакаты, диаграммы. Совместно со средствами массовой информации архив определяет тематику, объем и сроки подготовки материалов; тематика и сроки утверждаются руководителем организации. В экземплярах статей и других материалов, подготовленных для средств массовой информации, остающихся в архиве организации, указываются поисковые данные использованных документов, а также дата и место публикации.

Архив организации может самостоятельно или совместно с другими организациями проводить работу по подготовке документальных публикаций. Наиболее распространенной формой этой работы является подготовка журнальных и газетных публикаций документов. В отдельных случаях могут издаваться сборники документов. При подготовке документальных публикаций необходимо руководствоваться соответствующими правилами работы государственных архивов. [7]

Важную роль в осуществлении архивами их культурно - просветительных функций, а также в пропаганде значения архивов играют документальные выставки. Чаще всего эти выставки приурочены к общественно значимым юбилейным датам, посвящены актуальным темам, а иногда призваны представить наиболее интересные и ценные документы данного архива. [22]

Чаще всего эти выставки приурочены к общественно значимым датам, посвящены актуальным темам, а иногда призваны представить наиболее интересные и ценные документы данного архива.

Зачастую архивы организуют выставки совместно с другими архивами, библиотеками, музеями. [14 с.234]

Так же проводятся информационные мероприятия. На таких мероприятиях выступают специалисты архива, знакомящих общественность с архивными документами, показ документов, ознакомление с деятельностью архива. Экскурсии по архиву, знакомство посетителей с уникальными документами, экспонируемыми на постоянных и временных (тематических) выставках, и тому подобные информационные мероприятия занимают значительное место.

В настоящее время значительная часть работы по пропаганде архивных документов осуществляется при помощи новейших информационных технологий. Возможность получить информацию по истории архива организации. Сведения о его деятельности, увидеть изображения хранящихся в архиве уникальных документов, а также виртуальные выставки документов предоставляют сайты архивов. [13 с.236]



1.5 Правила использования архивных документов

Настоящий Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (далее - Порядок) разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Права и обязанности пользователя.

Пользователь вправе:

Получать для изучения дела, документы в виде подлинников и/или копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии.

Пользоваться справочно-поисковыми средствами к делам, документам, печатными изданиями и другими материалами научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива по теме исследования.

Получать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления архивом государственных и муниципальных услуг.

Заказывать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий дела, документы, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования для работы в читальном зале.

Получать описи дел, документов, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.

Получать консультации специалистов архива организации по составу и содержанию дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования.

Получать информацию о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел, документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления и/или специальной обработки дел, документов.

Делать выписки из предоставленных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.

Использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, за исключением копирования, собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива или арендовать технические средства архива. Использование собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей.

Вносить в читальный зал и выносить предметы письма, личные вещи, выписки, сделанные пользователем из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копии архивных документов, печатных изданий на всех видах носителей, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы. Вносить и выносить копии архивных документов, печатные издания, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы при наличии специального пропуска.

Несмотря на универсальность требований, закрепленных нормами Правил, их практическая реализация в архивах конкретных организаций может существенно различаться. Эти различия определяются рядом факторов: масштаб деятельности организации, наличие у нее территориально-удаленных структурных подразделений, является ли организация источником комплектования государственного (муниципального) архива, состав и объемы хранимой документации и др.



2. СООТНОШЕНИЕ ЦЕЛЕЙ И ФОРМ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В БУ «ЮГОРСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

Преддипломная практика проходила в 2020 году на базе бюджетное учреждение профессионального образования Ханты- Мансийского автономного округа - Югры «Югорский политехнический колледж» (далее - учреждение) создано в соответствии с распоряжением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 21 октября 2008 года № 455-рп. Учредителем учреждения является Ханты-Мансийский автономный округ - Югра. [11] архивный документ информационный хранилище

Полное наименование: бюджетное учреждение профессионального образования Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Югорский политехнический колледж». Сокращенное наименование: БУ «Югорский политехнический колледж»

Основной целью учреждения является образовательная деятельность по образовательным программам среднего профессионального образования технической и технологической, педагогической и социально- экономической направленности. В цели учреждения также входит удовлетворение потребностей граждан в дополнительном образовании профессиональном обучении. (см. Приложение А)

Подразделение прохождения практики было выбрано исходя из темы дипломной работы Отдел кадрового и документационного обеспечения - Гариева Ирина Александровна, начальник ОКиДО. [12]

Отдел кадрового и документационного обеспечения (далее по тексту - ОКДО) является самостоятельным структурным подразделением колледжа.

На ОКиДО возложены следующие задачи:

Обеспечение соблюдения трудового законодательства, защита прав работодателя и обеспечение прав, льгот и гарантий работников Колледжа.

Обеспечение квалифицированными кадрами требуемых должностей, профессий, специальностей в соответствии с целями, стратегией и профилем деятельности Учреждения.

Совершенствование документационного обеспечения на основе унификации и однообразия внешних форм с применением программно-технических комплексов подготовки и обработки документов.

Ведение кадрового и воинского, статистического, пенсионного учета.

Организация повышения квалификации кадров, аттестации специалистов.

Организация и сопровождение документационного обеспечения деятельности Колледжа.

Для реализации поставленных задач и выполнения функций ОКиДО взаимодействует с:

бухгалтерией;

заместителями директора и заведующими отделениями;

планово-экономическим отделом;

юристконсультом. [17]

Проходя практику в БУ «Югорский политехнический колледж» были изучены какие могут быть запросы в архиве.

2.1 Особенности организации использования архивных документов в архиве организации

Основными формами использования архивных документов являются:

предоставление архивных документов пользователям в читальных залах;

экспонирование архивных документов на выставках;

использование архивных документов в средствах массовой информации с целью пропаганды деятельности архивов и ценности хранящихся в них документах;

проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций, уроков для студентов и школьников и т.д.) с использованием архивных документов;

публикация архивных документов.

Основные формы запросов в архиве БУ «Югорский политехнический колледж». Для подготовки ответов (справок) на запросы от государственных и муниципальных органов:

Управление пенсионного фонда Российской Федерации в г. Югорске ХМАО - Югры:

запрос об истребовании справок о стаже (для оформления пенсии);

запрос о заработной плате (для оформления пенсии).

В соответствии с рисунком 1 за последние три года были выявлены запросы.

Рисунок 1 - Статистика обращений за 3 года в БУ «Югорский политехнический колледж»

Из них в:

2018-6 раза;

2019-15 раз;

2020-12 раза.

запрос о предоставлении справок, уточняющих условия работы, дающих право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости лицам, осуществляющим педагогическую деятельность (для оформления пенсии по выслуге);

запросы об истребовании корректирующих сведений и уточнении сведений.

Для исполнения этих запросов необходимые архивные документы:

личные дела уволенных работников; приказы по личному составу, приказы по движению работников, приказы о предоставлении отпусков, личные карточки, индивидуальные сведения, книги по заработной плате, учредительные документы, документы о переименованиях заведения.

Отдел Министерства внутренних дел Российской Федерации по городу Югорску запросы о подтверждении подлинности выданных документов об образовании.

Для исполнения таких запросов необходимы архивные документы: личные дела студентов, отчисленных из колледжа и/или завершивших обучение, приказы по движению студентов, книга регистрации выдачи дипломов, алфавитные книги.

Личные обращения граждан.

Для исполнения таких запросов необходимы архивные документы: личные дела студентов, отчисленных из Колледжа и/или завершивших обучение, приказы по движению студентов, книга регистрации выдачи дипломов, алфавитные книги, ведомость с оценками и т.д.

В соответствии с рисунком 2 представлены данные о выдаче дубликатов дипломов:

2018 - 24 обращений;

2019 - 15 обращений;

2020 - 6 обращения.



Рисунок 2 - Выдача дубликатов дипломов в БУ «Югорский политехнический колледж»

Было рассмотрено подробно основные формы использования документов, которые имеют свою специфику в архиве БУ «Югорский политехнический колледж».

Информационное обеспечение пользователей осуществляется по инициативе либо пользователя (исполнение запросов), либо архива (инициативное информирование).

Наиболее важной формой использования документов архива организации является исполнение запросов, в том числе социально-правовых. Ежегодно могут поступать до десяти миллионов запросов. До восьмидесяти процентов рабочего времени сотрудников архивов поглащает подготовка архивных справок по запросам. В архиве БУ «Югорского политехнического колледжа» всё в разы меньше. Это можно увидеть по диаграммам, представленным выше.

В БУ «Югорский политехнический колледж» существуют следующие формы использования:

запросы:

Тематические: выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого - либо факта, например, образования БУ «Югорский политехнический колледж».

Персональные: о трудовой деятельности;

Социально - правовые: направленные на обеспечение прав и интересов граждан, которые, в свою очередь, подразделяются на запросы:

нахождении на излечении, состоянии здоровья;

награждении, присвоении званий;

образовании, учебе, присуждении ученых степеней, присвоении ученых званий; [14 с. 188]

Выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей, в том числе в форме электронных документов:

во временное пользование для сторонних организаций;

для использования сотрудниками организации;

для выполнения архивных работ с документами; для научных и иных исследований граждан в читальном зале;

для проведения страхового копирования, а также специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния бумажных носителей.

Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в деятельности, повышение эффективности управления. Например, обращение к архивным документам необходимо при составлении планов и прогнозов развития отрасли, предприятия (они должны быть основаны на анализе опыта предшествующих лет)

В таблице 1 приведены примеры этапа и какие учетные формы включаются в этот этап.



Таблица 1 Этапы использования архивных документов и учетные формы

Номер и название этапа	Учетная форма
Первичный учет использования документов в читальном зале; при обращении пользователя на приеме; в письменной форме.	Заказ на выдачу дел к п.4.5.3 «Основных правил работы архивов организации» от 06.02.2002, акт о выдаче дел во временное пользование, книга выдачи дел из архивохранилища, лист использования документов (приложение 20) «Основных правил», карточка пользователя, журнал регистрации выданных копий, справок, выписок, тематических материалов «Основных правил».
Обобщение данных первичных форм	Карта учета использования фонда, карта исследователя, карточка регистрации и учета исполнения запроса, карта учета форм использования документов.
Анализ эффективности и интенсивности использования архивных документов	Аналитические таблицы, аналитические обзоры.

2.2 Об архиве БУ «Югорский политехнический колледж»

Целью архива является сохранность и информационное обеспечение студентов и работников нужными архивными документами.

Архив выполняет множество функций, их можно подразделить на несколько групп:

Функции в области комплектования архива:

Ведение работ по уточнению перечня документов;

Составление и реализация планов представления описей дел;

Своевременный отбор документов.

Проведение экспертизы ценности и выделение документов с истекшим сроком хранения к уничтожению.

Функции в области обеспечения сохранности и учета архивных документов:

Хранит:

-документы, образующие в результате деятельности БУ «Югорский политехнический колледж»

-документы юридических и физических лиц, учетные документы, методические материалы, архивные справочники и другие материалы, необходимые в практической работе архива;

осуществление учета архивных документов по единицам хранения;

проводится проверка наличия и состояния документов, учет, оформляется результат проделанной работы.

Функции архива в области использования архивных документов:

представляет для ознакомления заинтересованными лицами перечни информации и услуг по информационному обеспечению, сведения о порядке и условиях доступа к информационным ресурсам архива;

представляет в установленном федеральным законодательством порядке информацию по архивным документам по запросам граждан и организаций, выдает в установленном порядке заверенные копии и выписки из документов;

организует подготовку материалов для средств массовой информации и публикаций;

проводит различные выставки и мероприятия, готовя тематические подборки документов;

Функции в области организационно-методического руководства и контроля:

проводит проверки состояния делопроизводства.

Функции в области работы с документами по личному составу:

контролирует сохранность документов по личному составу;

осуществляет иные функции, возложенные на архив правовыми актами, законами.

Архив исполняет свои полномочия руководствуясь:

Федеральным законом № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Приказ Министерства культуры РФ от 28.12.2009 № 894 «О введении в действие Административного регламента Росархива по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства;

Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;

Устав бюджетного учреждения профессионального образования Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Югорский политехнический колледж»;

Инструкция по делопроизводству.

«Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

Порядок выдачи дел из хранилища

Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, не превышающий:

1 месяц для использования работниками организации;

1 месяц для использования документов в читальном зале;

3 месяца во временное пользование для других организаций;

6 месяцев для экспонирования документов (так же для экспонирования - на срок, определенный договором о проведении выставки);

пользователям в читальный зал и работникам архива - до одного месяца (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более двух недель);

судебным, правоохранительным органам - до шести месяцев (органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения);

для создания страхового фонда, фонда пользования и для специальной обработки - в соответствии с планами работы архива и договорами на проведение соответствующих работ с организациями, осуществляющими указанную деятельность.

Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов.

Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:

заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный зал и сотрудникам организации;

актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в том числе органам суда и прокуратуры, или для экспонирования документов; (см. Приложение В)

Выдача документов из хранилища регистрируется в книгах выдачи документов. (см. Приложение В)

выдачи дел работникам организации;

выдачи дел в читальный зал;

выдачи дел во временное пользование другим организациям.

Заказы (требования) целесообразно хранить до проведения проверки наличия и состояния дел.

Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один их которых остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются гербовыми печатями организаций. После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в деле фонда в архиве организации, выдававшем дела.

Направление на страховое копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве организации по форме акта о выдаче во временное пользование другой организации.

...