Использование архивных документов в современных условиях, на примере архива организации

Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по страховому копированию, реставрации, переплету только в обработанном виде.

Перед выдачей дел из хранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.

Каждое выдаваемое из хранилища дело сопровождается листом использования. (см. Приложение Д)

При выдаче дел из хранилища на место выданного дела подкладывается карта-заместитель, в которой указывается номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело, с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается.

Передача документов архивом во временное пользование осуществляется в течении одного месяца со дня получения заявления (в зависимости от количества выдаваемых документов).

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, проверяется в присутствии лица, возвращающего документы.

При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется исследователю читального зала или руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности, второй - остается в архиве.

При перемещении документов за пределами архива должны соблюдаться меры предосторожности, надежно обеспечивающие их сохранность.

При транспортировке документов соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений.

Основание для отказа в предоставлении услуги:

выдача архивных документов во временное пользование из личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение;

объем и тематика архивных документов, запрашиваемых к выдаче во временное пользование, должен соответствовать цели запроса;

архивные документы, требуемые для выдачи во временное пользование, находятся в неудовлетворительном физическом состоянии;

проведение научно-технических и реставрационных работ с документами на момент обращения получателя услуги;

нарушение получателем услуги сроков возврата архивных документов без уважительной причины при предыдущем получении услуги;

хищение или повреждение архивных документов, в том числе внесение в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа);

архивные документы, запрашиваемые во временное пользование, содержат конфиденциальную информацию, в том числе документы по личному составу;

заявитель представил неполный комплект документов или сообщил недостоверные сведения о себе или организации.

Предоставление услуги включает в себя выполнение следующих процедур:

прием и регистрация заявления от заявителя о выдаче архивных документов во временное пользование;

подготовка архивных документов к выдаче во временное пользование;

выдача архивных документов во временное пользование (оформляется акт о выдаче архивных документов);

Информационные обеспечение пользователей

При личном обращении заявителя (в соответствии с Регламентом архивного отдела) для предоставления архивом организации услуги специалист в присутствии заявителя вносит его данные в книгу учета выдачи архивных документов и выдает заявителю оформленную анкету-заявление для ознакомления и собственноручного подписания.

При заполнении анкеты-заявления (в случае обращения заявителя лично в архивный отдел) специалистом, ответственным за предоставление услуги, указывается наименование отдела, в адрес которого направляется заявление, фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, почтовый адрес, электронный адрес (при наличии), номер телефона, интересующий вопрос, тема, событие, факт и их хронологические рамки, способ получения архивной информации (почтой, в том числе и электронной, лично), дата. После заполнения заявителем ставится личная подпись на оформленном бланке анкеты-заявления. К заявлению прикладывается следующий перечень документов:

при личном обращении в отдел заявитель предъявляет документ, удостоверяющий личность заявителя. Если запрос представляется представителем заявителя, действующим на основании доверенности, к такому запросу прилагается надлежащим образом оформленная доверенность; если запрос представляется в электронном виде представителем заявителя, действующим на основании доверенности, доверенность должна быть представлена в форме электронного документа (электронного образа документа), подписанного электронной цифровой подписью уполномоченного лица, выдавшего (подписавшего) доверенность;

заявители, обратившиеся с запросами социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающая их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ предоставляют копию трудовой книжки (титульный лист с указанием фамилии, имени, отчества, даты рождения и страницы, где отражён запрашиваемый период работы, сведения о награждениях). При отсутствии трудовой книжки в обращении необходимо указать дату рождения, полное наименование учреждения или организации, структурных подразделений, в которых работал гражданин - объект запроса, его должность (должности), хронологический период работы (со ссылками на приказы о приеме на работу, переводе и увольнении), а так же при необходимости указывает смену фамилии и периоды рождения детей;

заявители, обратившиеся за архивными документами социально-правового характера от имени третьих лиц, а также для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляют документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством РФ (доверенность гражданина, от имени которого составлен запрос, оформленную в порядке, установленном законодательством РФ). При истребовании архивных сведений на умершего родственника заявитель предъявляет документы, подтверждающие степень родства и факт смерти;

1) тексты документов написаны разборчиво, фамилия, имя и отчества (при наличии) заявителя, его адрес места жительства, телефон (если есть) написаны полностью;

2) документы не исполнены карандашом;

3) документы, необходимые для получения услуги от архива колледжа предоставляются в копиях;

4) документы для предоставления услуги архива колледжа по желанию заявителя могут направляться по почте.

Результатом предоставления услуги является:

выдача (направление) заявителю архивной справки, архивной копии или архивной выписки;

письмо с уведомлением заявителя о направлении запроса по принадлежности в соответствующий орган или организацию, где могут храниться необходимые документы или заявителю дается соответствующая рекомендация;

письмо с просьбой указать необходимые или уточняющие сведения;

письмо о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения.

письмо в адрес заявителя с объяснением причин отказа в предоставлении муниципальной услуги либо об отсутствии запрашиваемых сведений.

При получении архивной справки, архивной выписки заявитель расписывается на их копиях, указывая дату их получения. При получении архивной копии документа заявитель расписывается на обороте сопроводительного письма к архивной копии, указывая дату получения.

Срок исполнения заявления не должен превышать 30 дней с момента регистрации заявления в архивном отделе. Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока исполнения считается следующий за ним рабочий день.

В исключительных случаях, когда для исполнения запроса требуются дополнительные сведения, заведующий отделом вправе продлить срок рассмотрения запроса не более чем на 15 дней, уведомив письменно, в том числе и посредством электронного письма, о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего обращение.

По заявлениям, поступившим в архивный отдел, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, устранения неточностей в заявлении, заявителю в течение 5 дней со дня их регистрации, направляется ответ с просьбой указать недостающие или уточняющие сведения.

Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их регистрации, которые входят в общий срок предоставления услуги организации, направляются по принадлежности в соответствующий орган или организацию, где могут храниться необходимые документы с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.

Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, отдел кадров рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством, либо в согласованные с ними сроки.

Срок исправления допущенных технических опечаток и ошибок в архивных справках в течение 5 дней со дня письменного уведомления об ошибке или возврата справки на исправление в архивный отдел.

Отказ в предоставлении услуги архива организации допускается в случаях:

отсутствие необходимых документов,

предоставляемых заявителем;

отсутствие документов в отделе по запрашиваемой тематике;

неудовлетворительное физическое состояние документов;

ограничение доступа к документам, содержащим персональные данные третьих лиц;

не указаны необходимые сведения для проведения поисковой работы;

заявление содержит вопрос, на который пользователю неоднократно давались письменные ответы по существу, при этом в запросе не приводятся новые доводы и обстоятельства;

в содержании запроса присутствуют ненормативная лексика и оскорбительные высказывания, мотивы угрозы жизни и здоровью специалистам отдела, а также членам их семей.

Предоставление документов через читальный зал

Пользователи допускаются в читальные залы на основании личных заявлений. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.

Разрешение на работу в читальных залах дается заведующим архивом нa необходимый пользователям срок, как правило, на один год со дня оформления. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководством архива или сотрудниками читальных залов.

Все пользователи знакомятся с правилами. Пользователям предоставляются имеющиеся в архиве справочники (описи, каталоги, обзоры), дела и документы.

Дела и другие материалы выдаются пользователям под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала.

Сроки выдачи описей, дел, документов и других материалов устанавливаются руководством архива, но не должны превышать 3 рабочих дней со дня оформления заказа.

Справочно-информационные и другие печатные издания, экземпляры описей, хранящиеся в читальных залах, выдаются пользователям в день заказа.

Описи, другие архивные справочники предоставляются на срок до 5 дней, несброшюрованные и особо ценные документы - до 5 дней.

Продление сроков хранения и использования в читальных залах описей, дел, документов, других материалов согласуется с сотрудниками читальных залов (кроме уникальных документов) продление сроков использования уникальных документов согласуется с руководством архива, при необходимости оформляется новый заказ.

Подлинные документы выдаются в исключительных случаях с разрешения руководства архива с учетом конкретных обстоятельств.

2.3 Современные программы для обеспечения использования архивных документов

Работа в архиве БУ «Югорский политехнический колледж» ведется в традиционной (бумажной) форме, но есть архивы, которые используют информационные программные обеспечения, ведь благодаря им сокращается время на ту или иную работу и процесс становится более быстрым.

Исследуя некоторые системы электронного документооборота, можно обратиться к таким как:

Корпорация ЭЛАР предлагает решение «Электронный архив кадровых документов», которое представляет собой программно-аппаратный комплекс для загрузки, хранения и управления электронными и скан-копиями бумажных документов, интегрируемый с кадровой учетной системой предприятия. В рамках реализации решения выполняется массовая оцифровка кадровых документов прошлых лет и заполнение системы электронного архива созданным информационным ресурсом.

Основной целью внедрения решения является повышение эффективности работы кадровой службы за счет сокращения времени на обработку запросов по предоставлению документально подтвержденной информации, связанной с трудовой деятельностью сотрудников, и снижения частоты обращений в архив бумажной кадровой документации. (см. Приложение Г)

«Архивное дело» - юридическая значимость документа (Обмен документами с другими СЭД (на основе ГОСТ Р 53898-2013), интеграция с операторами ЭДО, предусмотрена возможность работы с несколькими операторами), электронный архив, долговременное хранение документов, интеграция с другими информационными системами, контроль сроков хранения, выделение к уничтожению, подготовка необходимых актов и отчетных форм, система обеспечивает максимально простую и удобную подготовку утвержденных отчетных форм. Цена за установку программного обеспечения 21000 рублей. (см. Приложение Д)

«Диалог» - эффективная автоматизация делопроизводства и управления организацией, мгновенная коммуникация с территориально удаленными подразделениями, минимизация времени поиска по архиву документов, защита информации и обеспечение безопасности потоков документов, соответствие отраслевым и государственным стандартам. (см. Приложение Е)

Расчет цены происходит от количества пользователей (от 2 - 100, цена от 39000 - 390000 в год);

«СБИС» (система бухгалтерского и складского учета) - редактирование и подписание документа на любом устройстве, архив электронных и бумажным документов (электронные документы сами «лягут» в архив, а бумажные загружаются в виде сканов (их принимает даже налоговая). СБИС печатает на бумажном документе QR-код, по которому быстро связывает скан с электронным документом. (см. Приложение Ж)

Хранить архив можно в защищенном облаке СБИС или на сервере организации, чтобы пользоваться в любое время без интернета.

Примерная цена шестнадцать тысяч рублей на три года за один пакет услуг.

Проанализировав данные программные обеспечения, лучше всего для БУ «Югорский политехнический колледж» подойдет программа «Архивное дело». Данная программа направлена напрямую с работой архивных документов и осуществление архивных функций. По цене и качеству программа однозначно подходит для БУ «Югорский политехнический колледж».

На второе место была выдвинута программа под названием «СБИС». Эта система электронного документооборота хорошо развита для современного мира, но единственный её минус- это цена.

Оставшиеся две программы подходят больше для небольших предприятий, индивидуальных предпринимателей. В тех программах больше идет акцент на само делопроизводство, чем на архивное дело.

Исследуя системы электронного документооборота, следует понять, что традиционное делопроизводство (бумажное) отнимает большое количество времени и усилий, а программные обеспечения, дают легкость в процессе, быстроту времени, эффективность труда на рабочем месте.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проходя практику в БУ «Югорский политехнический колледж» были достигнуты все поставленные цели и задачи. Ознакомление и изучение законов и правил связанных с использованием документов. Пересмотрены различные бланки на выдачу дел, на подачу заявления на выдачу из хранилища.

По данной теме сделаны выводы и их анализ. Архив, как это было уже сказано, играет множество функций в человеческой жизни. Он и хранит документы, и сохраняет их, реставрирует, для общего будущего организации, в архивах проводится анализ эффективности и интенсивности использования архивных документов. То есть частота обращений ее потребителя к делу, документу, в единицу времени (год). Показателями так же может служить общее количество использованных документов, дел.

Что касается эффективности использования, то под этим понимают результативность применения потребителем полученной им информации. Удовлетворение потребностей общества в документной информации - основная социальная функция архивов. [7, с. 245]

Изучение интенсивности использования документов, как правило, проводится по следующим направлениям:

количество обращений пользователей в архив за год;

количество обращений по целям использования;

категории потребителей информации (статус организации, отрасль, местоположение, образование, профессия, возраст, должность лица);

число обращений к хронологическим группам документов (разных исторических периодов);

число обращений по разным темам исследования;

число обращений к разным видам исторических источников;

число обращений к каждому фонду, группам фондов за год;

число обращений к фондам разных категорий;

число обращений по формам использования;

число обращений по формам реализации информации (выписки, копирование, публикации и т.д.)

Чтобы эти процессы протекали с легкостью, было проведено исследование по системам электронного документооборота, и выбраны программы, которые в большей мере подходят для БУ «Югорский политехнический колледж».

Исследуя системы электронного документооборота, следует понять, что традиционное делопроизводство (бумажное) отнимает большое количество времени и усилий, а программные обеспечения, дают легкость в процессе, быстроту времени, эффективность труда на рабочем месте.

В ходе данной работы были решены задачи, стоявшие перед началом работы:

изучить теоретические основы использования архивных документов

дать характеристику основных форм использования архивных документов;

раскрыть состав и структуру архива БУ «Югорский политехнический колледж»;

выявить роль архивов в современном обществе;

сравнить частоту использования архивных документов за последние 3 года в БУ «Югорский политехнический колледж».

Проанализировать и сделать предложения по использованию современного программного обеспечения для работы по использованию архивных документов архивом организации.

Исследовав многообразие форм и направлений использования документальных материалов, можно сделать вывод о необходимости и значимости дальнейшего всестороннего использования документов нашей страны с целью укрепления российской государственности и информационных потребностей общества, а также для обеспечения законных прав и интересов граждан.

В заключении дипломной работы хотелось дать рекомендации по улучшению работы архива Бюджетного учреждения «Югорского политехнического колледжа»:

Необходимо оснащение программного обеспечения архива;

Вести оцифровку документов архива;

Внедрение программного обеспечения;

Размещение информации об архиве в сети Интернет, для всеобщего доступа, и простаты нахождения информации.



СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Приказ Минкультуры России от 03.06.2013 N 635 (ред. от 03.12.2015, с изм. от 28.03.2016) «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах»

Приказ Министерства культуры РФ от 28.12.2009 № 894 «О введении в действие Административного регламента Росархива по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства»»

Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»

«Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера (утв. Росархивом)

Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД, 2018 г.)

Инструкция по делопроизводству бюджетного учреждения профессионального образования Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Югорский политехнический колледж»

УСТАВ бюджетного учреждения профессионального образования Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Югорский политехнический колледж»

ПОЛОЖЕНИЕ Об отделе кадрового и документационного обеспечения бюджетного учреждения среднего профессионального образования Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Югорский политехнический колледж» (БУ «Югорский политехнический колледж)

Основная литература

Бурова Е.М., Афанасьева Л.П., Родионова А.Е., Алексеева Е.В. организация архивной и справочно - информационной работы по документам организации Ч. 2- Вып. 3, М.: издательский центр Академия, 2019.- 393 стр.

Раскин Д.И. методика и практика архивоведения - М.: издательский центр Юрайт, 2019. - 338 стр.

Ульяницкий К. Б. Единая архивно-информационная среда в контексте информационного общества// Отечественные архивы.- 2019. - № 3 стр. 31-37

Дополнительная литература

Алексеева Е.В. архивоведение: учебник для нач. проф. Образования - М.: издательский центр Академия, 2009. - 272 стр.

Исакова Е. В. Использование архивных документов должно отвечать -требованию времени// Отечественные архивы.- 2001. - №4 стр.77-82

Караваева А.Г. Информационные потребности непрофессионального пользователя государственных архивов: ожидания и реальность// Отечественные архивы.- 2010. - №3.- стр.24-30



ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение А

(обязательное)

Структура организации



Приложение Б (справочное)

Заказ на выдачу дел

Наименование организации

Название архива

ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ) РАЗРЕШАЮ выдачу дел

Руководитель архива

____________ N ___________ (зав. читальным залом) (место составления) Подпись Расшифровка на выдачу документов подписи

Дата (фамилия и инициалы исследователя; работника структурного подразделения)(тема исследования)

Фонд N	Опись N	Ед. хр. N	Заголовок ед. хр.	Расписка пользователя в получении	Расписка сотрудника читального зала в приеме
1	2	3	4	5	6

Формат А5 (148 x 210 мм)

Форма заказа на выдачу дел (лицевая сторона)

1	2	3	4	5	6

Подпись исследователя

Приложение В

(справочное)

Книга выдачи документов



Приложение Г

(справочное)

СЭД «ЭЛАР»



Приложение Д

(справочное)

СЭД «Архивное дело»



Приложение Е

(справочное)

СЭД «Диалог»



Приложение Ж

(справочное)

СЭД «СБИС»

Размещено на Allbest.ru

...