Главная Коллекция "Revolution" Программирование, компьютеры и кибернетика Разработка автоматизированной системы управления администрацией Гиагинского сельского поселения

Разработка автоматизированной системы управления администрацией Гиагинского сельского поселения

Разработка автоматизированного рабочего места начальника общего отдела администрации муниципального образования "Гиагинское сельское поселение", предназначенного для автоматизации процесса контроля движения соответствующей документации в отделе.

Рубрика Программирование, компьютеры и кибернетика
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 11.02.2013
Размер файла 1,1 M
рефераты на заказ со скидкой

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Страница:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Целью дипломного проекта является разработка автоматизированного рабочего места начальника общего отдела администрации муниципального образования «Гиагинское сельское поселение», предназначенного для автоматизации процесса контроля движения соответствующей документации в отделе.

Эффективность управления современным предприятием напрямую зависит от оперативности сбора, обработки и анализа больших объёмов разнообразной информации, которая используется в процессе принятия управленческих решений. Эффективность можно повысить, используя автоматизированную систему управления (АСУ).

Основной задачей АСУ является обеспечение руководителей и управленческий персонал достоверной информацией, необходимой для повышения эффективности управления. При использовании АСУ повышается своевременность, научная обоснованность и объективность принимаемых решений за счёт повышения достоверности поступающей информации об имеющихся ресурсах, узких местах, текущем и планируемом состоянии организации и т.д. Это приводит к росту производительности труда, сокращению непроизводительных потерь и т.д.

Создание АСУ - это не только решение задач на ЭВМ, это внедрение принципиально нового подхода к совершенствованию системы управления предприятием. Поскольку АСУ - это человеко-машинная система, то на первом месте должны стоять интересы людей.

Проблемой исследования в данном проекте является разработка комплексной структуры автоматизированной системы управления администрацией МО «Гиагинское сельское поселение» с разработкой АРМ начальника общего отдела.

Объектом исследования является автоматизированная система управления администрацией МО «Гиагинское сельское поселение».

Предметом исследования является аппаратно-программное обеспечение, предназначенное для автоматизации рабочего места начальника общего отдела.

Теоретико-методологическим основанием являются основные понятия теоретических основ автоматизированного управления, проектирования АСОИУ, моделирования систем, системного анализа, экономико-математические методы.

Пояснительная записка дипломного проекта состоит из пяти глав.

Первая глава посвящена предпроектному исследованию администрации. Основной целью ее является проведение диагностического анализа системы управления. При этом выявляются структуры администрации, такие как функциональная и организационно-управленческая, существующие задачи и цели. Определяются стоящие перед организацией проблемы и методы их решения, и производится выбор для автоматизации.

Во второй главе описаны существующие в администрации средства автоматизации и предложена автоматизированная система управления, объединяющая все основные отделы.

Третья глава содержит оценку экономической эффективности разработки, постановку задачи, а так же выбор программных средств и построение информационной базы.

В четвертой главе пояснительной записки содержится описание программы «Общий отдел», предназначенной для установки на рабочее место начальника данного отдела.

В пятой главе представлены расчеты необходимые для безопасной работы при использовании ПЭВМ.

1. Диагностический анализ администрации МО «Гиагинское сельское поселение»

1.1 Общая характеристика

Гиагинское сельское поселение является муниципальным образованием в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Адыгея.

Статус и границы муниципального образования «Гиагинское сельское поселение» определены Законом Республики Адыгея № 249 от 22 октября 2004 года «О наделении муниципального образования «Гиагинский район» статусом муниципального района, об образовании муниципальных образований в его составе и об установлении их границ».

Гиагинское сельское поселение является сельским поселением в составе муниципального образования «Гиагинский район», расположенного на территории Республики Адыгея. В состав Гиагинского сельского поселения входят следующие населенные пункты:

ѕ станица Гиагинская;

ѕ поселок Гончарка;

ѕ хутор Черемушки;

ѕ хутор Первомайский;

Станица Гиагинская является административным центром муниципального образования «Гиагинское сельское поселение».

К вопросам местного значения Гиагинского сельского поселения относятся:

1) формирование, утверждение, исполнение бюджета Гиагинского сельского поселения и контроль за исполнением данного бюджета;

2) установление, изменение и отмена местных налогов и сборов Гиагинского сельского поселения;

3) владение, пользование и распоряжение имуществом, находящимся в муниципальной собственности Гиагинского сельского поселения;

4) организация в границах Гиагинского сельского поселения электро-, тепло-, газо- и водоснабжения населения, водоотведения, снабжения населения топливом;

5) содержание и строительство автомобильных дорог общего пользования, мостов и иных транспортных инженерных сооружений в границах населенных пунктов Гиагинского сельского поселения, за исключением автомобильных дорог общего пользования; мостов и иных транспортных и инженерных сооружений федерального и регионального значения;

6) обеспечение малоимущих граждан, проживающих в Гиагинском сельском поселении и нуждающихся в улучшении жилищных условий, жилыми помещениями в соответствии с жилищным законодательством, организация строительства и содержания муниципального жилищного фонда, создание условий для жилищного строительства;

7) создание условий для предоставления транспортных услуг населению и организация транспортного обслуживания населения в границах Гиагинского сельского поселения;

8) участие в предупреждении и ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций в границах Гиагинского сельского поселения;

9) обеспечение первичных мер пожарной безопасности в границах населенных пунктов Гиагинского сельского поселения;

10) создание условий для обеспечения жителей Гиагинского сельского поселения услугами связи, общественного питания, торговли и бытового обслуживания;

11) создание условий для массового отдыха жителей Гиагинского сельского поселения и организация обустройства мест массового отдыха населения;

12) формирование архивных фондов Гиагинского сельского поселения;

13) организация сбора и вывоза бытовых отходов и мусора;

14) организация благоустройства и озеленения территории Гиагинского сельского поселения, использования, охраны, защиты, воспроизводства городских лесов, лесов особо охраняемых природных территорий, расположенных в границах населенных пунктов поселения;

15) создание, развитие и обеспечение охраны лечебно - оздоровительных местностей и курортов местного значения на территории Гиагинского сельского поселения;

16) осуществление муниципального лесного контроля и надзора;

17) иные вопросы местного значения в соответствии с Федеральным Законодательством.

Органы местного самоуправления Гиагинского сельского поселения вправе заключать соглашения с органами местного самоуправления муниципального образования «Гиагинский район» о передаче органам местного самоуправления муниципального образования «Гиагинский район» осуществления части полномочий, органов местного самоуправления Гиагинского сельского поселения за счет субвенций, предоставляемых из бюджета Гиагинского сельского поселения в бюджет муниципального образования «Гиагинский район».

Органы местного самоуправления поселения имеют право на:

1) создание музеев поселения;

2) участие в организации и финансировании проведения на территории поселения общественных работ для граждан, испытывающих трудности в поиске работы, а также временной занятости несовершеннолетних граждан в возрасте от 14 до 18 лет;

3) совершение нотариальных действий, предусмотренных законодательством, в случае отсутствия в поселении нотариуса;

4) участие в осуществлении деятельности по опеке и попечительству

5) осуществление финансирования и софинансирования капитального ремонта жилых домов, находившихся в муниципальной собственности до 1 марта 2005 года;

6) создание условий для осуществления деятельности, связанной с реализацией прав местных национально-культурных автономий на территории поселения;

7) оказание содействия национально-культурному развитию народов Российской Федерации и реализации мероприятий в сфере межнациональных отношений на территории поселения.

Администрация отвечает по своим обязательствам находящимися в ее распоряжении денежными средствами. Администрация района при принятии на себя гражданско - правовых обязательств, превышающих суммы средств, выделенных администрации района по смете расходов, обязана согласовывать эти действия с администрацией республики.

Полномочия администрации района в сфере обеспечения законности и правопорядка:

ѕ обеспечивает на территории района соблюдение законов, актов государственной власти и управления, нормативных актов органов государственной власти республики Адыгея;

ѕ контролирует работу органов внутренних дел по охране общественного порядка и безопасности на территории района, привлекает другие общественные организации и объединения для решения вопросов охраны правопорядка и безопасности граждан, принимает меры по повышению роли общественных организаций в деле укрепления правопорядка и их участия в профилактике правонарушений на территории района;

ѕ оказывает содействие в исполнении законодательных актов о всеобщей воинской обязанности всеми должностными лицами и гражданами, а также предприятиями, учреждениями и общественными организациями;

ѕ принимает меры по обеспечению безопасности населения района при стихийных бедствиях, авариях, пожарах, массовых нарушениях правопорядка, ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций;

ѕ обеспечивает соблюдение федерального и краевого законодательства по вопросам гражданской обороны;

ѕ в пределах своих полномочий регулирует миграционные процессы.

Полномочия администрации района в сфере планирования, экономики, управления имуществом и финансами:

ѕ участвует в разработке концепций и целевых городских программ социально - экономического развития с учетом предложений органов территориального общественного самоуправления;

ѕ разрабатывает и представляет на утверждение программ социально - экономического развития района с учетом предложений органов территориального общественного самоуправления и населения района, организует их исполнение;

ѕ осуществляет координацию интересов предприятий, учреждений и общественных организаций с интересами населения района, заключает договоры об их участии в социально - экономическом развитии района;

ѕ участвует в разработке предложений по системе местных налогов, сборов и другим источникам финансовых поступлений в городской бюджет;

ѕ участвует в разработке предложений и реализации мер по развитию предпринимательской деятельности, содействует становлению малого бизнеса;

ѕ участвует в разработке предложений по программе приватизации муниципальной собственности на территории района;

ѕ участвует в прогнозировании деятельности предприятий различных форм собственности, готовит предложения по размещению производительных сил, а также по санации неэффективных производств, расположенных на территории района;

ѕ с учетом программ социально - экономического развития района и предложений органов территориального общественного самоуправления и граждан формирует и обосновывает объемы расходов по финансированию жилищно - коммунального хозяйства, благоустройства, социально - культурных мероприятий и социальной защиты населения при разработке бюджета города;

ѕ согласовывает документы, связанные с изменением имущественных прав и обязанностей в отношении муниципального имущества;

ѕ регистрирует хозяйствующие и иные субъекты.

Полномочия администрации района в сфере образования:

ѕ анализ состояния образования в районе, прогноз развития сети образовательных учреждений;

ѕ исполнение на территории района законодательства в области образования, соблюдение образовательных стандартов;

ѕ организация работ по рациональной загрузке подведомственных образовательных учреждений;

ѕ текущий, капитальный ремонт и реконструкцию образовательных учреждений;

ѕ укрепление материальной базы образовательных учреждений;

ѕ контроль и своевременное информирование комитета по управлению имуществом администрации города об использовании муниципального имущества образовательными учреждениями;

ѕ содействие образовательным учреждениям в решении вопросов социальной защиты детей и работников отрасли;

ѕ содействие образовательным учреждениям в организации горячего питания и медицинского обслуживания детей и работников этих учреждений;

ѕ реализация комплексно - целевых программ образования, утвержденных постановлениями администрации города.

Полномочия администрации района в области культуры и спорта:

ѕ разрабатывает программы развития культуры и спорта в районе, организует их исполнение;

ѕ организует проведение на территории района зрелищных и прочих культурных и спортивных мероприятий, создает условия для деятельности учреждений культуры и спорта на территории района;

ѕ содействует развитию самодеятельного художественного творчества;

ѕ обеспечивает сохранение памятников истории и культуры, находящихся на территории района;

ѕ участвует в организации и проведении общегородских культурно - массовых мероприятий;

ѕ оказывает содействие в проведении физкультурно - оздоровительной работы среди населения района, проводит работу по реализации городских и районных программ в области физической культуры;

ѕ содействует укреплению материальной базы учреждений культуры и спорта;

ѕ осуществляет контроль и информирует комитет по управлению имуществом администрации города об использовании муниципального имущества учреждениями культуры и спорта;

ѕ координирует загрузку использования спортивных сооружений на территории района;

ѕ организует на территории района работу культурно - просветительных учреждении с учетом национально - культурных традиций населения;

ѕ организует досуг детей и подростков;

ѕ обеспечивает сохранение функционирования детско - спортивных школ, детских клубов и секций по интересам.

Полномочия администрации района в области жилищной политики и жилищно - коммунального хозяйства:

ѕ организует работу по реализации жилищной политики республики;

ѕ обеспечивает выполнение жилищных программ;

ѕ организует и осуществляет учет потребности граждан в жилой площади и улучшении жилищных условий;

ѕ участвует в организации товариществ собственников жилья;

ѕ организует привлечение средств населения для жилищного строительства;

ѕ организует работу межведомственных комиссий (МВК) администрации района, утверждает акты указанных комиссий в установленном порядке;

ѕ представляет предложения по вопросам создания, реорганизации и ликвидации муниципальных унитарных предприятий, обслуживающих жилищно - коммунальное хозяйство на территории района;

ѕ представляет предложения администрации города по распределению жилой площади в домах новостройках и освобождающейся жилой площади.

Полномочия администрации района в области сельского хозяйства:

ѕ координирует работу предприятий агропромышленного комплекса, крестьянских и личных подсобных хозяйств, садоводческих товариществ на подведомственной территории, оказывает им практическую помощь в выполнении производственных программ и нормальном функционировании;

ѕ осуществляет контроль за состоянием плодородия почв, рациональным использованием земель сельскохозяйственного назначения, личного фонда, госземзапаса и других видов землепользований;

ѕ контролирует исполнение на подведомственной территории Земельного и Лесного кодексов, законов об охране окружающей среды и природных ресурсов;

ѕ принимает участие и разработке и реализации комплексных городских программ по развитию отраслей агропромышленного комплекса;

ѕ содействует работе научных учреждений отраслевой науки, опытных и племенных хозяйств, госсортучастков и химико - технологических лабораторий, осуществляющих научно обоснованное формирование сортовых и видовых ресурсов;

ѕ координирует деятельность сельскохозяйственных предприятий по вопросам уборки, переработки и реализации сельскохозяйственной продукции.

Ликвидация или реорганизация администрации района возможна только в случаях ликвидации района или изменения границ района.

1.2 Анализ функциональной структуры администрации

1.2.1 Построение функционально- иерархической структуры

Управление предполагает наличие управляемого объекта или группы объектов. Кроме управляемого объекта должен существовать некоторый управляющий орган, который воздействует на управляемый объект, изменяя состояние последнего в желательном направлении. Управление представляет собой воздействия, направленные на поддержание или улучшение функционирования управляемого объекта в соответствии с имеющейся программой или целью управления. Эти воздействия вырабатываются управляющим органом, в дальнейшем называемым системой управления.

Система управления администрации относится к классу вероятностных систем, где постоянно требуется участие человека в процессе принятия управленческих решений для нейтрализации возмущающих факторов, отклоняющих производственный процесс от заданного состояния. Целью системы управления является достижение эффективного функционирования всех подразделений администрации.

В системах управления с иерархической структурой, к которым относится и рассматриваемая администрация, характерной чертой является модель полного жизненного цикла управленческого решения, т. е. формирование структуры управления основано на специализации и разделении управленческого труда.

В состав иерархической функциональной структуры входят следующие подсистемы: обеспечивающая, производственная, организационная.

Обеспечивающая подсистема включает:

ѕ бухгалтерский учет. Сюда входят учет денежных средств, учет материалов, товаров и готовой продукции, взаиморасчеты с подотчетными лицами, учет основных средств, нематериальных активов и капитальных вложений, учет ценных бумаг, учет производственных затрат;

ѕ обеспечение кадрами. Ведение картотеки по учету кадров, ведение личных дел работников, формирование отчетов по кадрам, ведение архива.

Производственная подсистема включает:

ѕ разработка планов и программ развития района;

ѕ эксплуатацию муниципального жилого и нежилого фонда;

ѕ обеспечение бесперебойного коммунального обслуживания населения;

ѕ ведение учета граждан;

ѕ организацию утилизации и переработки бытовых отходов.

Организационная подсистема включает:

ѕ организация жизнедеятельности. Организация производства, организация обеспечения;

ѕ управление жизнедеятельностью. Управление производством, управление обеспечением.

Схема функциональной структуры администрации представлена на рисунке 1.1.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1.1 - Функциональная структура администрации

1.2.2 Изучение функциональных областей

Функционирование предполагает достижение заранее определенного множества целей путем решения множества задач, сгруппированных по определенному признаку в подмножества.

Для того чтобы иметь более полное представление о функционировании администрации, необходимо определить функциональные области и процессы, протекающие в этих областях. Каждая функциональная область включает в себя ряд процессов или функций.

В таблице 1.1 представлен перечень конкретных функциональных областей и протекающих в них процессов.

Таблица 1.1 Функциональные области и процессы их составляющие

Функциональная область

Код

Процессы, протекающие в функциональных областях

Код

1. Управление административным аппаратом

001

1.1. Управление процессом администрирования

1.2. Составление сводок о выполненных процессах

011

012

2. Управление функционированием организационно- кадрового отдела

002

2.1. Разработка стратегии развития района

2.2. Принятие решений в экстремальных ситуациях

021

022

3. Управление жилым и нежилым фондами

003

3.1. Определение потребности в жилищно - коммунальных услугах

3.2. Своевременный ремонт жилого фонда

031

032

4. Управление бухгалтерским учетом

004

4.1. Учет основных средств

4.2. Учет производственных затрат

4.3. Учет движение материальных и товарных ценностей

041

042

043

5.Управление финансами

005

5.1. Разработка и анализ исполнения финансовых бюджетов

5. 2 Ведение календаря платежей и его исполнение

5.3. Финансовый анализ устойчивости и платежеспособности

051

052

053

1.3 Анализ организационно - управленческой структуры

Для составления более полного представления о функционировании администрации необходимо провести анализ организационно-управленческой структуры.

Организационная структура управления - это состав, взаимосвязь и соподчиненность совокупности организационных единиц, выполняющих различные функции по управлению предприятием. Такая структура формируется исходя из состава, содержания и трудоемкости выполнения общих и специальных функций управления. Организационно-управленческая структура имеет пирамидальное строение, т. е. содержит несколько иерархических уровней. Иерархическое построение системы обеспечивает ее повышенную устойчивость внешним возмущениям, способствует локализации конфликтов, возникающих между отдельными элементами и согласует отдельные цели подсистем с общими целями всей системы.

Руководство администрацией района осуществляется Главой администрации Гиагинского сельского поселения.

Глава администрации района - высшее должностное лицо, возглавляющее деятельность администрации района, представляет ее в органах городского самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях в пределах предоставленных ему полномочий.

Глава администрации имеет заместителей, назначаемых Главой администрации республики по представлению Главы администрации района, которые обеспечивают исполнение полномочий Главы администрации района и органов самоуправления. Распределение обязанностей заместителей Главы администрации производится в соответствии с типовой структурой администрации района с учетом местных особенностей управления.

Глава администрации самостоятельно осуществляет подбор и расстановку кадров структурных подразделений администрации района, при взаимодействии с кадровой службой администрации республики.

Глава администрации несет персональную ответственность за выполнение возложенных на администрацию района полномочий и подотчетен в своей деятельности Главе администрации республики.

Глава администрации, а в его отсутствие - его первый заместитель, является распорядителем бюджетных и внебюджетных средств, находящихся в распоряжении администрации района, несет персональную ответственность за правильное расходование указанных средств.

Следующая ступень в иерархической структуре занимают: главы сельских округов, начальники отделов, главные и ведущие специалисты администрации.

В обязанности главного бухгалтера входит:

ѕ формирование в соответствии с законодательством учетной политики;

ѕ осуществление организации бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов;

ѕ организация учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, издержек производства и обращения, исполнение смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), а также учет финансовых, расчетных и кредитных операций;

ѕ обеспечение законности, своевременности и правильности оформления документов;

ѕ осуществление контроля за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, за проведением инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, за проверками организации бухгалтерского учета и отчетности;

ѕ участие в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности;

ѕ принятие мер по предупреждению недостач, незаконному расходованию денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушению финансового и хозяйственного законодательства;

ѕ принятие мер по накоплению финансовых средств для обеспечения финансовой устойчивости предприятия;

ѕ взаимодействие с банками по вопросам размещения свободных финансовых средств, контроль за проведением учетных операций с депозитными и кредитными договорами, ценными бумагами;

ѕ руководство работниками бухгалтерии.

В обязанности начальника организационно - кадрового отдела входит:

ѕ руководство работой по комплектованию администрации кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении;

ѕ принятие участия в разработке кадровой политики и кадровой стратегии;

ѕ обеспечение приема, размещения и расстановки молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, организация проведения их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности;

ѕ обеспечение подготовки документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представление их в орган социального обеспечения;

ѕ обеспечение составления установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами;

ѕ руководство работниками отдела.

На должность руководителя общего отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж муниципальной службы не менее двух лет.

Должностные обязанности руководителя общего отдела:

ѕ осуществляет общее руководство работой отдела и выполняет связанное с этим организационные и контролирующие функции;

ѕ осуществляет распределение и перераспределение функциональных обязанностей между специалистами отдела;

ѕ осуществляет прием граждан по выдаче справок в приемные дни;

ѕ готовит постановления и распоряжения главы МО «Гиагинское сельское поселение», входящие в компетенцию руководителя общего отдела;

ѕ ведет регистрацию постановлений, распоряжений главы МО «Гиагинское сельское поселение» и доводит их до исполнителей;

ѕ заведует архивом, работает с архивными документами;

ѕ готовит документацию для сдачи в архив в конце года;

ѕ готовит отчеты по статистике.

ѕ осуществляет подписку периодики для нужд администрации;

ѕ работает с документами по запросам юридических инстанций (суд, прокуратура, адвокатура).

Организационно- управленческая структура администрации представлена на рисунке 1.2.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1.2 - Организационно - управленческая структура

1.4 Анализ целей администрации

Основной целью администрации является обеспечение выполнения соответствующих функций с целью создания условий для жизнедеятельности населения.

Администрация района обеспечивает:

ѕ защиту законных прав и представление интересов администрации района в судах общей юрисдикции, арбитражных судах, правоохранительных органах по вопросам, отнесенным к компетенции администрации района;

ѕ комплексное социально - экономическое развитие территории, разработку планов и программ развития района;

ѕ содержание, использование и эксплуатацию муниципального жилого и нежилого фонда на территории района, обеспечение бесперебойного коммунального обслуживания населения;

ѕ управление муниципальным имуществом, закрепленным за администрацией района, исходя из действующего законодательства, определяющего полномочия муниципального учреждения в отношении имущества, закрепленного за ним на праве оперативного управления;

ѕ контроль за содержанием дорог местного значения, благоустройством и озеленением территории района в соответствии с требованиями СНиПов и финансированием затрат в порядке, установленном Главой города;

ѕ социальная защита и содействие занятости населения, оказание помощи гражданам, нуждающимся в социальной защите;

Необходимая для работы нормативно-техническая, справочно-информационная документация приобретается в необходимых для работы объемах и своевременно актуализируется.

С появлением персональных вычислительных машин (ПЭВМ) было принято решение об их использовании в организационной деятельности администрации для автоматизации системы управления.

Для достижения основной цели администрации была определена задача обеспечения эффективного доступа к информационным ресурсам, с применением ПЭВМ, объединенных в локальную компьютерную сеть администрации.

В таблице 1.2 приведены цели функционирования администрации, а также средства их достижения и критерии эффективности.

Таблица 1.2 Основные цели функционирования

Цель

Средства достижения

Критерий эффективности

1. Повышение эффективности управления

1.1. Повышение качества работы органов

1.2 Оптимизация структуры управления.

1.3. Стимулирование труда

Рост качества выполняемых работ

2. Совершенствование управления информационными ресурсами

2.1. Обеспечение эффективного доступа к информационным ресурсам 2.2. Переход на новые компьютерные технологии 2.3. Построение разветвленной компьютерной сети

Повышение скорости переработки информации

В виду сложности целей, стоящих перед системой, возникает необходимость в их декомпозиции. Такую возможность создают методики построения дерева целей. Сущность метода дерева целей наиболее ярко проявляется посредством одного из этапов его применения - логического разделения совокупности целей. По существу это означает расчленение целей системы более высокого порядка на цели системы более низкого порядка, причем в результате такого расчленения получают дерево целей, которое показывает связь между целями разных порядков. При декомпозиции сложные цели и функции должны разбиваться на такие составляющие, которые отличались бы друг от друга по каким-либо из следующих факторов:

ѕ по требующемуся алгоритму управления;

ѕ по исполнителям (при сложившемся или проектируемом разделении труда в структуре предприятия);

ѕ по входам-выходам (т. е. по материалам и услугам, поступающим на вход функциям, и по продукции, услугам и т. п. - на ее выходе).

Для построения конечной, идеально-иерархичной и в тоже время максимально простой модели дерева целей, необходимо выполнение определенных принципов.

Принцип полноты: достижение совокупности возникающих при декомпозиции целей должно быть достаточным условием для реализации декомпозируемой цели.

Принцип суперпозиций подцелей: необходимо стремиться, чтобы при декомпозиции подцели одного уровня были относительно независимыми, т. к. это упрощает проектирование организации. В случае независимости декомпозируемая цель будет аддитивной суммой подцели;

Принцип конечности декомпозиции: результатом декомпозиции должно быть конечное дерево, т.е. алгоритм декомпозиции должен заканчиваться за конечное число шагов.

Результатом декомпозиции основной цели функционирования предприятия является дерево целей, компоненты которого приведены в таблице 1.3.

Таблица 1.3 Компоненты дерева целей

Компоненты

Содержание компонента

С0

Обеспечение функций администрации района

С1

Повышение качества услуг

С1.1

Повышение качества работы органов

С1.2

Повышение квалификации кадров

С1.2.1

Переподготовка кадров

С1.2.2

Привлечение наиболее квалифицированных кадров извне

С1.3

Стимулирование труда

С1.3.1

Повышение заработной платы

С1.3.2

Улучшение условий труда

Компоненты

Содержание компонента

С2

Совершенствование управления информационными ресурсами

С2.1

Обеспечение эффективного доступа к информационным ресурсам

С2.1.1

Применение ПЭВМ

С2.1.2

Объединение ЭВМ в локальную компьютерную сеть

С2.2

Переход на новые компьютерные технологии

С2.2.1

Переход на более современную технику

С2.2.2

Внедрение современных информационных систем

С2.2.3

Внедрение наиболее эффективного ПО

С2.3

Построение разветвленной компьютерной сети

С2.3.1

Подключение к общей информационной базе

С3

Повышение эффективности управления

С3.1

Использование новых информационных технологий

С3.1.1

Внедрение наиболее экономически эффективных технических средств

С3.1.2

Качественное и своевременное обучение персонала работе с новыми информационными технологиями

С3.2

Оптимизация структуры управления

С3.2.1

Своевременное изменение структуры управления

С3.2.2

Контроль качества управления

Используя таблицу 1.3, строится дерево целей, которое представлено на рисунке 1.3.

Рисунок 1.3 - Дерево целей

1.5 Анализ проблемных ситуаций

Определение путей совершенствования процесса организации невозможно без выявления, анализа и решения существующих проблемных ситуаций. К последним могут относиться противоречия в исследуемом объекте (по вертикали и по горизонтали), трудности (помехи, нехватки), неопределенность целей, связей и т. д. Проблемные ситуации проявляются резко каждая в отдельности. Как правило, это взаимосвязанное множество проблем, затрагивающих различные сферы деятельности учреждения. Выделение и решение глобальных проблем всегда содействует устранению многих второстепенных проблем.

На основании проведенного анализа можно выделить ряд проблемных ситуаций выявленных в организационно - кадровом отделе, устранение которых должно способствовать повышению уровня функционирования администрации (или определенного отдела).

Таблица 1.4 Проблемы и методы их разрешения

Проблемы

Методы разрешения

1. Устаревшее оборудования

1.1 Закупка и установка нового оборудования

1.2 Обучение специалистов

2. Некачественный учет материальных средств

2.1 Инвентаризация средств

2.2.Создание БД для инвентаризации материальных средств

2.3 Автоматизация процесса начисления амортизации и переоценки

2.4 Автоматизация создания и выпуска отчетной документации

3. Некачественный учет расчетов и учреждениями с организациями

3.1 Создание БД учета расчетов.

3.2 Автоматизация процесса учета расчетов с организациями и учреждениями

4. Слабая автоматизация всех отделов

4.1 Создание автоматизированных рабочих мест управленческого и обслуживающего персонала

4.2 Объединение всех отделов с помощью локальной сети в единое информационное поле

4.3 Обучение персонала работе с подсистемой

5. Трудности подбора высококвалифицированных кадров

5.1 Привлечение высококвалифицированных кадров

5.2 Подготовка кадров

5.3 Повышение квалификации сотрудников отдела

6. Трудности с развитием социальной инфраструктуры района

6.1 Ремонт и модернизация зданий, сооружений и оборудования

6.2 Рациональная организация труда и отдыха населения

6.3 Изыскание средств на материальные поощрения

В основу эффективного решения этих проблем положено создание системы интегрированных автоматизированных рабочих мест (АРМ). Автоматизированное рабочее место представляет собой проблемно-ориентированный программно-технический комплекс, включающий технические и программные средства, информационное и методическое обеспечение для решения задач пользователя непосредственно на его рабочем месте.

1.5.1 Выбор проблемы для автоматизации

Практически во всех учреждениях, особенно государственного подчинения, существуют общие отделы. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов в данной организации (приказов, распоряжений, поручений, писем и т.д.).

Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на неисполнение. В администрации есть соответствующая служба, а именно общий отдел, которая отвечает за прохождение документов. В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все подразделения мгновенно предоставляют информацию в общий отдел. Для полноты картины документооборота в учреждении система документооборот не должна заканчиваться на ответственных исполнителях, т.е. система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на общем отделе, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.

В связи с этим было принято решение создания автоматизированного рабочего места начальника общего отдела.

1.5.2 Анализ информационных потоков по выбранной проблеме

Изучение информационных потоков позволяет определить информационные связи как всего учреждения в целом, так и его подразделений.

Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе администрации с их характеристиками. Типов документов, используемых в работе, достаточно много. В то же время, с точки зрения документооборота основных видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего на всего три вида.

1). Входящие. Это документы, которые поступили в администрацию из внешней среды. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

2). Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов учреждения. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в сторонние организации типа: "Прошу дать справку по вопросу ... в срок до ...").

3). Внутренние. Данные документы используются для организации работы администрации. Через общий отдел проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства. Так же через общий отдел проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства, единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию, это направить внутренний документ в общий отдел, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, циркулярные указания и т.д.

Все документы, проходящие через общий отдел, обладают уникальным регистрационным номером (возможны свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов документов). Мало того, любая бумага не имеющая регистрационного номера - это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера.

Атрибуты документов у каждого партнера весьма разнообразны. В то же время можно выделить общую часть атрибутов, которые встречаются практически во всех организациях. Причем эти общие атрибута несколько различны у всех типов канцелярских документов.

Основным атрибутами канцелярского документа являются:

- регистрационный номер документа;

- источник документа (контрагент);

- ответственный исполнитель документа;

- код документа по номенклатуре дел учреждения.

Регистрационный номер документа однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через общий отдел. Структура регистрационного номера может быть различна для исходящих, входящих и внутренних документов. Структура регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно.

Источник документа (контрагент) указывает, откуда получен документ. Для входящих документов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов это или подразделение или конкретное лицо из руководства предприятия.

Ответственный исполнитель документа указывает сотрудника, которому поручено исполнение данного документа или который разработал данный документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда один и только один. Иногда встречаются два исполнителя документа (для документов длительного исполнения при смене кадрового состава предприятия).

Код документа по номенклатуре дел относит документ к тому или иному кругу типовых вопросов, решаемых администрацией в своей производственной деятельности. Номенклатура дел - это формальный список дел, который утверждается заранее на определенный период времени (обычно на год). Ранее данная номенклатура являлась достаточно статичной, в современных условиях номенклатура дел является высоко динамичным документом, который может обновляться 1-4 раза в год.

Выводы

В первой главе дипломного проекта были представлены результаты выполнения предпроектного обследования администрации муниципального образования «Гиагинское сельское поселение». В результате этого исследования были проделаны следующие действия:

- дана общая характеристика администрации (общие положения, основные задачи, основные функции);

- произведен анализ функциональной структуры (построена иерархическая функциональная структура организации);

- был произведен анализ целей администрации;

- построена организационно-управленческая структура организации;

- был произведен анализ проблемных ситуаций и выбрана проблема для ее разрешения путем автоматизации;

- произведен анализ информационных потоков в выбранном отделении методом инвентаризации.

Для разрешения путем автоматизации выбрана проблемная ситуация на рабочем месте начальника общего отдела.

2. Концептуальный план создания АСУ администрации

2.1 Общее описание автоматизированной системы управления

Автоматизированная система управления (АСУ) - это человеко-машинная система, обеспечивающая автоматизированный сбор и обработку информации, необходимой для оптимизации управления в различных сферах человеческой деятельности [3].

В настоящее время существуют три концепции разработки АСУ:

Традиционная, состоящая из функциональных подсистем, автоматизирующих работу различных функциональных подразделений в составе организации. Реализуется на базе центральной ЭВМ.

АРМ - технология, реализуемая в виде системы интегрированных АРМ на базе ПЭВМ (для организаций с небольшим количеством структурных подразделений).

Смешанная, в которой в состав функциональных подсистем включаются АРМ для наиболее ответственных или слабо поддающихся регламентации функций, выполняемых специалистами различных подразделений[4].

Система управления администрации представляет из себя систему, в которой реализуется процесс управления путем взаимодействия объекта управления и управляющей части.

Автоматизированное рабочее место представляет собой проблемно-ориентированный комплекс технических, программных, лингвистических (языковых) и др. средств, установленный непосредственно на рабочем месте пользователя и предназначенный для автоматизации операций взаимодействия пользователя с ЭВМ в процессе проектирования и реализации задач [5].

Необходимость в построении единой АСУ заключается в повышении эффективности работы организации, за счет уменьшения затрат времени на обработку информации и повышения оперативности принятия управленческих решений. Создание АСУ позволит решить проблемы возникающие при накоплении информации. Объединение всех основных отделов в единую систему, работающую с общей информационной базой, позволит достаточно просто отслеживать потоки информации и получать необходимые данные как главе администрации, так и руководителям отделов.

2.2 Описание функциональной структуры АСУ

При изучении уже существующей АСУ организации или построении новой вначале необходимо определить её внутреннюю структуру. При этом система разделяется на части, имеющие меньшую сложность, подсистемы и их элементы.

Структуру АСУ можно представить в виде совокупности обеспечивающих и функциональных подсистемы. Применение такого подхода обеспечивает наиболее полное представление о структуре АСУ. Взаимодействие этих подсистем строится на основе общего информационного фонда, который формируется в процессе работы функциональных подсистем на основе единой методологии решения задач и образования взаимосвязанного комплекса показателей, с использованием единых средств и методов описания данных. Программные средства обеспечивают машинное ведение информационного фонда и взаимодействие с этим фондом пользователей всех категорий [1].

Функциональные подсистемы АСУ представляют собой комплекс программных и технических средств, предназначенных для решения задач планирования, учёта, анализа показателей, и принятия на основе этих данных управленческих решений.

Описание существующих функциональных подсистем и автоматизированных рабочих мест, а также разрабатываемых и планируемых к разработке подсистем и АРМ-ов представлено в таблице 2.1.

Таблица 2.1 Существующие, разрабатываемые и планируемых к разработке подсистемы и рабочие места

Наименование подсистемы или АРМ

Назначение

Цель функционирования

Отделы пользователей

Примечания

1. Подсистема управления «Общий отдел»

1.1 АРМ -«Начальник».

1.2 АРМ-

«Письма».

1.3 АРМ-

«ТОСы».

1.4 АРМ-

«Кадры».

Движение документов; распоряжений; писем от граждан; писем из городского, краевого и государственного центра; обработка информации по сотрудникам;

Обеспечение своевременного исполнения распоряжений, заполнение всей документации по проводимым мероприятия, создание отчетной документации

Организационно -кадровый отдел

1.1 АРМ планируется к разработке.

1.2 АРМ существует.

1.3 АРМ существует.

1.4 АРМ существует

2. Торговый отдел

2.1 АРМ - «начальник торгового отдела»

2.2 АРМ - «главный специалист»

Прием и обработка распоряжений, подготовка отчетов; выписки квитанций предпринимателям; внесение, хранение, изменение, информации по мониторингу цен.

Своевременная обработка информации по ценам, и предоставление ее главе, своевременный сбор платежей с предпринимателей.

Торговый отдел

2.1 АРМ уже существует

2.2 АРМ уже существует

3. Подсистема ЖКХ и Архитектура

3.1 АРМ - «Начальник отдела ЖКХ»

3.2 АРМ - «Главный архитектор»

Прием и обработка распоряжений, подготовка отчетов;

внесение, хранение, изменение, информации по Жилищному фонду и земле

Своевременное реагирование на аварийные участки дорог, аварийные дома, быстрое оформление земли.

ЖКХ и Архитектура

3.1 АРМ уже существует

3.2 АРМ уже существует

Наименование подсистемы или АРМ

Назначение

Цель функционирования

Отделы пользователей

Примечания

4.Подсистема отдел доходов бюджета

4.1 АРМ -«начальник отдела доходов»

движение денежной наличности, производственный учёт, анализ

прибылей, начисление заработной платы.

Обеспечение качественного и своевременного учёта и подготовки всех форм денежной отчётной документации.

отдел доходов городского бюджета

4.1 АРМ уже существует

5. Подсистема общий отдел

5.1 АРМ- «секретарь»

5.2 АРМ - «руководитель аппарата»

Разработка стратегии развития, управление предприятием путём принятия управленческих решений.

Повышение надёжности принимаемых решений.

Общий отдел

АРМ разрабатывается

Для наглядности деятельности администрации покажем функциональную модель Гиагинского сельского поселения с применением средств визуального моделирования BP Win.

Рисунок 2.1 - Общая схема функционирования администрации

Рисунок 2.2 - Декомпозиция общей структуры

2.3 Описание информационного обеспечения АСУ

Информационное обеспечение АСУ представляет собой совокупность данных, языковых средств описания данных, методов организации, хранения, накопления и доступа к информационным массивам, обеспечивающих выдачу всей информации, необходимой в процессе решения функциональных задач АСУ и справочной информации абонентам системы[2].

Подсистема информационного обеспечения укрупнено включает:

- методы и средства описания, моделирования и представления данных, разнообразные структуры на домашинном логическом уровнях, а так же методические и инструктивные материалы, определяющие порядок применения и развития средств описания данных;

- систему внедрения средств описания данных;

- подразделения подсистемы информационного обеспечения.

Основными функциями подсистемы являются:

- организация контроля правильности использования средств описания данных и обеспечения достоверности на различных уровнях описания;

- обеспечение непротиворечивости описания данных и их информационной сопоставимости;

- разработка необходимых методических и инструктивных материалов определяющих порядок использования средств моделирования и описания данных;

- организация автоматизированного ведения средств информационного обеспечения;

- участие совместно с другими обеспечивающими подсистемами в формировании информационного фонда [3].

Подсистема информационного обеспечения постоянно взаимодействует с другими подсистемами. С одной стороны она обеспечивает решение информационных задач и комплексов, а с другой, она сама использует программные средства для ведения этих средств, использует соответствующие методические материалы, определяющие систему показателей, состав объектов и их атрибутов, систему документации и т.д.

2.4 Описание математического обеспечения АСУ

Математическое обеспечение строится на основе типизации алгоритмов по классам задач и унификации методов решения родственных задач независимо от подсистем, в которых они находятся. Такая группировка задач позволяет удешевить их математическое обеспечение, а также создать единые модели для решения различного класса задач. Можно выделить следующие классы задач [2]:

- задача первичного учёта - являющееся, как правило, массовыми, эффективность включения в АСУ которых, зависит от автоматизации получения машиночитаемой информации;

- учетно-статистические задачи - характеризуются большим числом логических операций при небольшом объёме простых математических операций;

- бухгалтерские задач - характеризуются большим числом операций сложения, вычитания, логических операций (сортировка, группировка, сравнение) и формирование таблиц в заданной форме;

- информационно-справочные задачи;

- задачи сложных не экстремальных расчётов - для решения задач данного типа целесообразно применять методы математического моделирования; это позволяет сократить трудность не только самих расчётов, но и работ, необходимых для сбора исходной информации;

- оптимизационные задачи - наиболее эффективно используют методы моделирования; в машине могут быть «разыграны» любые варианты и ситуации и получена оценка каждого варианта во всех возможных ситуациях;

- задачи оперативного управления - производственными процессами;

- логические задачи.

Математическое обеспечение принято делить на общее и специальное. Общее математическое обеспечение (ОМО) является машинно-ориентированным и реализуется в виде программ операционной системы, управляющих всеми участвующими в решении задач узлами машины и сними устройствами, а также тестовых и диагностических программ, проверяющих исправность и выявляющих неисправные узлы и блоки оборудования.

...

Страница:


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены