Автоматизация управления документооборотом

Размещено на http://www.allbest.ru

Содержание

Введение

1 Понятие электронного документа

1.1 Электронный документ

2 Документ в СЭД

3 Жизненный цикл документа в СЭД

3.1 Рождение

3.2 Становление

3.3 Публикация

3.4 Архивирование

4 Поддержка жизненного цикла в СЭД

4.1 Компоненты СЭД

4.2 Хранилище атрибутов документа

4.3 Хранилище документов

5 Бизнес уровень

6 Технологии СЭД. Место СЭД в информационной системе предприятия

7 СЭД на российском рынке

8 Степень эффективности СЭД

9 СЭД и управление знаниями

10 Тенденции

11 Типовые требования к СЭД

12 Стандарты для систем управление В СЭД

Заключение

Список литературы



Введение

Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота СЭД, позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом. Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организации, создающим кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием информационно-коммуникационных технологий ИКТ, с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой - заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов. Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота ОРД, другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов.



1. Понятие электронного документа

1.1 Электронный документ

Электронный обмен данными - это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта - вот далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в электронном виде. В последнее десятилетие появились и получили распространение новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. Здесь прежде всего следует упомянуть программное обеспечение классов системы управления документами и системы управления деловыми процессами.

Такие системы представляют собой программные комплексы, применимые для решения ряда задач, в том числе и для построения корпоративных систем электронного документооборота. В рамках автоматизации процесса обработки документа в организации с момента его создания или получения до момента отправки корреспонденту или завершения исполнения и списания в дело должно быть обеспечено решение следующих функций:

1) Регистрация входящих в организацию документов, исходящих из организации документов и внутренних документов.

2) Учет резолюций, выданных по документам руководством организации документов и внутренних документов.

3) Централизованный контроль исполнения документов.

4) Списание документов в дело.

5) Ведение информационно-справочной работы

6) Формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.

Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что качественно меняет организацию контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централизованно документов с резолюциями руководства рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их резолюциями по исполнению документов, выдаваемыми руководителями структурных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения документов эти данные вносятся в систему. При этом система автоматически отслеживает наступление даты предварительного уведомления о приближении срока исполнения и наступление самого этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о названных сроках.

Также значительно видоизменяется процесс согласования проектов документов, в рамках которого сотрудники, участвующие в процессе согласования, получают возможность обмениваться электронными версиями согласуемых проектов. Такая технология позволяет сократить время, затрачиваемое на передачу проектов в бумажном виде. Система электронного документооборота обязательно включает текущий электронный архив, который решает проблемы оперативного доступа к информации и наличия возможности одновременного использования документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает вероятность потери информации и повышает оперативность работы за счет сокращения времени поиска нужного документа. Хранение текстов документов в электронном виде позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает принципиально новые возможности при ведении информационно-справочной работы, например, позволяет делать тематические подборки документов по их содержанию. Использование электронного архива избавляет от необходимости создавать фонд пользования архивных документов, так как по запросу в любой момент может быть выдана электронная копия документа.

С юридической точки зрения понятие электронного документооборота отличается от понятия электронного обмена данными. В основе первого лежит легитимность процессуальная допустимость и доказательственная сила электронных документов. Поэтому наряду с совершенствованием информационных технологий важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота должна сыграть его законодательная поддержка, суть которой состоит в придании данным, создаваемым и передаваемым электронным способом, юридического статуса документа.

Основной функцией традиционного документа является удостоверение некоторой информации. При составлении и использовании документа присутствуют два аспекта: во-первых, некоторая информация, а во-вторых, - сам документ как материальная вещь, которую можно предъявить или передать. Наличие этой материальной вещи позволяет подтвердить истинность информации, содержащейся в документе. Возможно, для подтверждения истинности необходимо проделать некую процедуру - экспертизу по проверке подлинности документа.

Саму информацию, содержащуюся в документе, тоже можно разделить на две части. Первая часть - непосредственно содержание, вторая - вспомогательная информация, которая дает возможность установить его аутентичность подлинность. К ней относятся реквизиты типа исходящего номера, подписей и печатей .В состав информации, как содержательной, так и о носителе, могут входить и данные о времени, условиях и месте составления документа. Необходимо также отметить, что в случае бумажного документа оригинал существует в ограниченном, известном заранее количестве экземпляров. Например, может быть указано, что договор совершен в трех экземплярах, имеющих равную силу. Любой дополнительный экземпляр явится копией, что в принципе может быть проверено путем проведения соответствующей экспертизы. В ряде случаев существенно наличие именно оригинала документа. Например, продажа акции, выпущенной в документарной форме, вовсе не равносильна продаже копии ее сертификата, даже заверенной нотариально.

Таким образом, документ выполняет следующие функции:

1) Фиксация некоторой содержательной информации.

2) Фиксация лица, подписавшего документ.

3) Фиксация условий составления документа.

4) Доказательство в судебном разбирательстве.

5) Функция оригинала, обеспеченная его уникальностью.

С точки зрения традиционного документооборота можно выделить две основные функции бумажного документа: информационную и доказательственную т. е. возможность использовать его в качестве допустимого доказательства. Главной причиной, по которой именно бумажные документы выполняют эти функции, является то, что именно бумага была на протяжении многих столетий наиболее распространенным материальным носителем, используемым для передачи и хранения информации. В последние десятилетия ситуация резко изменилась, объемы передаваемых в электронном виде данных стремительно растут. Как отмечалось ранее, системы безбумажного документооборота получают все более широкое распространение в самых разных областях.

В связи с этим важное значение приобретает определение правового статуса электронного документа - очерчивание областей, где возможно и допустимо его применение. Документ - письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный определенными и компетентными учреждениями, предприятиями, организациями, должностными лицами, а также гражданами для изложения сведений о фактах или удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и обязанностей. Требования к документу, вытекающие из приведенного определения, можно разделить на три группы.

Первая отражает информационную функцию документа: документом может быть не любая информация, зафиксированная на бумажном носителе, а только сведения определенного характера это требование согласуется с приведенным ранее определением ЭДО.

Вторая ,требования к форме, группа - это, по существу, требования, обеспечивающие доказательственную функцию документа реквизитами формы могут служить наличие печати и подписи определенного лица, персональные данные о лице, издавшем документ, а также требования к бумажному носителю, например, бумага с защитными знаками и т. п.

Третья группа ,компетентность источника документа, как бы связывает первые две, придает юридическую значимость документу. Документ, изданный некомпетентным органом, подписанный не уполномоченным на то лицом либо анонимный, не может служить подтверждением изложенных в нем сведений о фактах, удостоверять факты или подтверждать права и обязанности.

Очевидно, легко обеспечить для данных, записанных в компьютерном формате, выполнение условий первой и третьей групп. Некоторые из требований к форме документа например, соблюдение определенной последовательности изложения содержания и расположения текста тоже могут быть соблюдены. Другие требования второй группы наличие печати организации, собственноручной подписи лица, специальный тип бумаги принципиально неприемлемы для электронных документов вследствие специфической природы компьютерных носителей информации. Именно физические характеристики электронных документов долгое время были объектом критики противников безбумажных систем документооборота. В частности, в качестве одного из аргументов приводилось следующее утверждение: то, что написано на бумаге, трудно удалить и оно остается навечно; данные же на компьютерных носителях могут быть легко уничтожены, они недолговечны. Но, во-первых, сохранность бумажных документов в значительной мере зависит от качества бумаги и для их длительного хранения необходимо применение специальных мер, а во-вторых, современные носители компьютерных данных позволяют хранить информацию достаточно долго и при осуществлении соответствующих мер безопасности в том числе и периодическое копирование их надежность не ниже, чем у традиционных. Кроме того, когда речь идет о деловой информации, обычно существуют определенные сроки хранения такой информации, исчисляемые годами или десятилетиями, а в течение указанных сроков возможна сохранность даже магнитных носителей, не говоря уже о дисках CD-ROM.

Еще один аргумент, приводимый в пользу бумажного документа, заключается в том, что он осязаем т. е. любой может физически проверить наличие документа, каждый грамотный человек может прочитать такой документ. То, что электронный документ не может быть не посредственно воспринят человеком, не является непреодолимой сложностью. Теоретически, конечно, можно предположить, что создана система ЭДО, в которой один участник вносит в документ Manchester, а другой получает на экране монитора или при распечатке Live rpool. Однако данная проблема легко решается, если предположить, что существует согласованная участниками или определенная нормативным актом уполномоченного органа процедура изготовления по электронному оригиналу традиционной бумажной копии документа. Более подробно об этом мы поговорим, когда будем рассматривать процедуры разрешения конфликтов, связанных с использованием ЭДО. И, наконец, пожалуй, самый существенный аргумент. Бумажный документ почти невозможно изменить, в электронный же документ легко внести поправки, и очень трудно потом доказать факт их внесения. Можно, конечно, отметить, что подделка традиционных документов имеет, наверное, не меньшую историю, чем история письменности, но это не снимает проблемы идентификации электронных документов.



2. Документ в СЭД

Документ - основная единица информации, и все существование системы документооборота посвящено хранению документа, его свойств и истории его жизни, а также собственно обеспечению его жизнедеятельности.

В свое время в Microsoft ввели для всех файлов, сохраняемых своими офисными приложениями, стандартную шапку, в которой задавались бы свойства, такие, как заголовок и автор. Однако на практике эта возможность не прижилась; редкий документ содержит что-то осмысленное в разделе свойств. Ознакомиться с СЭД можно из рисунка 1.

Рисунок 1- СЭД

Не получил широкого применения и механизм сохранения различных версий документа в одном файле. Причина проста: без системных организационных мер и единства подхода наличие частных механизмов в конкретных продуктах не дает результата. Очевидно, что такие средства, как описание атрибутов документа, сохранение его версий и т.д., должны быть поддержаны в рамках информационной среды безотносительно к типу документа и приложению, с помощью которого этот документ создан.

Система электронного документооборота СЭД - компьютерная программа программное обеспечение, система, которая позволяет организовать работу с электронными документами создание, изменение, поиск, а также взаимодействие между сотрудниками передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п. Также СЭД называют EDMS Electronic Document Management Systems - система управления электронными документами.

Документ -- логическая единица. Способ его хранения зависит от того, как с ним удобнее работать. Ваш документ может состоять из текста, чертежей, рисунков и таблиц. Механизм COM позволяет организовать в одном файле подобие файловой системы, состоящей из аналогов папок и файлов. Этот механизм используется, например, в Word для того, чтобы обеспечить возможность вставки в текст объектов, созданных другими приложениями. Но это не всегда удобно; проще и практичнее хранить все части документа в отдельных файлах, каждый из которых редактируется.



3. Жизненный цикл документа в СЭД

3.1 Рождение

В один прекрасный день на свет появляется новый документ. Этот праздничный для документа день в современных системах хранения фиксируется и хранится, однако в стихии обычных файловых систем можно легко потерять предысторию файла. Достаточно, например, просто переписать на его место новый файл с тем же именем, и никто уже не вспомнит о предшественнике, не говоря уже о том, что файл, полученный из Сети, вообще не имеет «ни рода ни племени»: датой его создания всегда будет момент, когда он оказался на жестком диске вашего компьютера. В СЭД документ не может возникнуть, если у него нет «паспорта» -- карточки учета, которая может быть разной для различных типов документов: документ нельзя просто так удалить, переименовать или переписать поверх. Все эти действия протоколируются, их следы останутся. В случае необходимости, система сохранит все предыдущие варианты и даже удаленные документы. Все действия, которые могут быть проделаны над документами, определяются правами, которые даны пользователям, что позволяет задать стратегию работы с документами.

3.2 Становление

Любой документ непременно проходит этап своей жизни, который называется «черновиком» -- неокрепший документ в этот период переходит из рук в руки, его меняют и переделывают. Качество результирующего документа во многом зависит от того, насколько успешно и организованно он прошел через эту «черную» полосу своей жизни. В СЭД для организации коллективной работы над документом применяется техника блокировки редактируемых документов «check-out, check-in». Система берет на себя заботу о том, чтобы в каждый момент документ мог редактировать только один человек. Благодаря этому механизму исключается возможность того, что два сотрудника создадут у себя две локальные копии документа и одновременно внесут в него изменения. Когда в СЭД один из сотрудников забирает документ для редактирования, остальные увидят это и не смогут изменить документ до тех пор, пока первый не вернул его обратно. При этом возвращенному документу автоматически присваивается новый номер подверсии. Прежняя подверсия документа сохраняется, ее можно открыть, посмотреть и редактировать. Все действия всех участников процесса документируются, поэтому никакой путаницы не возникнет.

3.3 Публикация

Это день, ради которого документ создавался и доводился до ума. Публикация - это момент, после которого документ «умирает». Благодаря наличию механизма публикации вы можете быть уверены, что всегда будете иметь в электронном виде в точности то же самое, что было, например, подписано, или отправлено в печать, или выслано партнеру. А что если потребовалось что-то изменить в документе после публикации? Для этого на основе опубликованной версии создается новый вариант документа и начинается новый жизненный цикл. В различных системах эта функция поддержана по-разному. Где-то создается полностью новый документ, а где-то просто новая версия.

3.4 Архивирование

После публикации документ отправляется в электронный архив, где ему предстоит пробыть столько времени, сколько это предусмотрено распорядком вашей организации. Есть документы, которые хранятся вечно. Есть документы, которые нужно хранить несколько дней. Создание архива - задача непростая, зависящая от потребностей организации. Например, документы, к которым часто обращаются, нужно хранить на быстрых носителях, а неактуальные документы, которые редко используются, можно положить на менее дорогие, но медленные носители. Для решения таких задач применяются технологии управления иерархическим хранением HSM «Hierarchical Storage Management», которые создают из всевозможных разнородных средств хранения «виртуальную файловую систему» сколь угодно большого размера, при этом управляя переносом информации с одного носителя на другой. Базовые средства HSM, однако существуют и другие технологии, обеспечивающие более сложную и эффективную функциональность.



4. Поддержка жизненного цикла в СЭД

Практически все современные системы электронного документооборота поддерживают все этапы жизненного цикла документа. Вопрос только в том, насколько полна эта поддержка. Перечислять СЭД, в которых та или иная функциональность не поддержана, задача неблагодарная: к моменту появления этой статьи может выйти новая версия, где эта функция уже имеется. Часть систем не поддерживает механизм блокировки редактируемых документов, что делает коллективную работу с документами невозможной. Есть системы, ориентированные на делопроизводство, и в них не реализовано эффективное хранение документов, а актуально выполнение всех процедур работы с документами, регламентированных существующими нормами. А сами документы могут лежать в папках в шкафу. Некоторые системы ориентированы на эффективную поддержку движения электронных документов внутри структуры, но при этом не имеют собственного электронного архива -- хранилище, реализованное в этих системах, предназначено только для оперативного хранения документов в процессе их жизненного цикла. После опубликования документы выходят из системы и возвращаются в типовую для них среду хранения, например, в файловую систему. К такой системе можно «пристыковать» электронный архив, где сохраняется документ вместе с его историей и сопроводительной карточкой. Например, компания «Электронные Офисные Системы» предлагает состыковать свой продукт «Дело» с электронным архивом, созданным компанией на основе сервера «Кодекс-Intranet/Internet». Тот же самый сервер компании «Кодекс» применяет и компания «Гранит-Центр» в качестве электронного архива к своей системе «ГранДок». Прежние версии обеих систем поставлялись без электронного архива.



4.1 Компоненты СЭД

Все СЭД содержат обязательные типовые компоненты: хранилище карточек атрибутов документов; хранилище документов; компоненты, осуществляющие бизнес-логику системы.

4.2 Хранилище атрибутов документов

Хранилище атрибутов документов предназначено для хранения «карточки» -- набора полей, характеризующих документ. Обычно в СЭД имеется понятие типа документов ,например, договор, спецификация, письмо и т.д. и для каждого типа заводится своя собственная карточка. Карточки разных типов имеют обязательные поля, общие для всех документов, и специальные поля, относящиеся к документам данного типа. Например, общими полями может быть уникальный номер документа, его название, автор, дата создания. При этом документы типа «договор» могут содержать такие поля, как дата подписания, срок действия, сумма договора. Типы документов, в свою очередь, могут иметь подтипы, имеющие общий набор полей, который они наследуют от основного типа, и при этом дополнительные поля, уникальные для подтипа. Наиболее развитая система управления документами может поддерживать большую вложенность таких подтипов. Типизация документов, выстраивание их иерархии, и проектирование карточек для них является одним из наиболее важных этапов в процессе внедрения СЭД.

Кроме понятия типа документов, возможно присваивание документам категорий, причем один документ может принадлежать одновременно к нескольким категориям. Категории могут быть выстроены в дерево категорий. Например, можно иметь категорию «Юридические документы» с подкатегориями «Законы», «Договоры», «Приказы» и т.д. При этом можно иметь параллельную структуру по отделам, например, категорию «Документы отдела продаж», а в ней подкатегории «Договоры на продажу», «Счета» и т.д. Договор на продажу может быть одновременно отнесен к подкатегориям «Договоры» и «Договоры на продажу», относящимся к разным ветвям в иерархии категорий. Таким образом, появляется возможность поиска документа в таком дереве на основе его классификации, причем один и тот же физический документ может встречаться любое число раз в разных узлах этой иерархии.

Для организации хранилища карточек возможны три варианта решения: использование собственного хранилища, стандартной СУБД или средств среды, на основе которой построена СУБД.

Собственное хранилище атрибутов документов позволяет оптимизировать его под задачу хранения карточек, гибко реализовать функции создания сложных карточек имеющих, например, большую вложенность типов, а также использовать эффективные алгоритмы поиска информации в карточках. К системам, имеющим собственное хранилище, относятся, например, Documentum, «Евфрат» компании Cognitive Technologies и «Гарант-Офис» компании «Гарант Интернейшнл». Очевидным недостатком такого подхода является невозможность использовать стандартные ресурсы имеющейся информационной среды, а также зависимость критически важной информации от поставщика СЭД. В случае, если вы используете стандартную СУБД, всегда есть возможность миграции данных на СУБД от другого поставщика. Здесь же выбор жестче -- придется отказаться от использования конкретной СЭД вообще, а миграция данных из одной СЭД в другую на порядок сложнее, чем в случае СУБД.

При использовании стандартных СУБД для хранения документов данная проблема решается. К такого рода системам относятся, например, системы «Дело» от ЭОС, «1С:Архив» и DocsFusion компании Hummingbird. Однако такой подход имеет свои слабые стороны -- реляционная модель, реализованная в большинстве СУБД, не удобна для модели данных, используемой в СЭД. Достаточно сложно обеспечить необходимую гибкость при создании карточек документов, особенно, если нужна сложная структура. Разработчики СЭД при этом оказываются перед дилеммой: разработать простую, но эффективную структуру хранения данных, при этом отказаться от гибкости при создании карточек, либо иметь громоздкую структуру, которая обеспечивает необходимую гибкость за счет эффективности, прозрачности и надежности работы системы. Вторая неприятная проблема состоит в том, что при использовании внешней СУБД возникают некоторые трудности как при миграции с одной версии СЭД на другую, так и при переходе с одной версии СУБД на другую. Чаще всего такая ситуация приводит к определенному консерватизму пользователей в вопросе перехода на новые версии.

Если СЭД построена на основе какой-либо информационной среды, то грех не воспользоваться ее ресурсами. Большинство систем такого типа, популярных в России, построено на основе Lotus Notes/Domino. Это позволяет использовать все механизмы, заложенные в эту среду, в том числе средства резервного копирования, репликации, поиска и т.д. Проблемы такого подхода лежат в самой необходимости наличия определенной среды для работы системы управления документами, а также в тех ограничениях, которые накладывает конкретная среда на структуру ее баз данных.

4.3 Хранилище документов

Для реализации хранилища документов, опять же, существует два подхода: хранение в файловой системе или в специализированном хранилище СЭД. С точки зрения прагматичного пользователя между этими подходами, если оценивать их в целом, большой разницы нет. Но некоторые особенности все же имеются. Хранение в файловой системе понижает степень безопасности при разграничении доступа, так как файловая система может не поддерживать ту модель безопасности, которая реализована в самой СЭД. Поэтому приходится наделять СЭД своими правами доступа, так что файлы, сохраненные ею, будут недоступны ни одному из пользователей напрямую. А СЭД поддерживает свою систему списка пользователей с правами доступа, организуя доступ к файлам через эти права. Система доступа при этом становится сложной в сопровождении и не вполне безукоризненной с точки зрения информационной безопасности. Для обеспечения дополнительной надежности часто используется шифрование файлов при хранении. Кроме того, практически все СЭД используют случайное именование файлов, что сильно усложняет поиск нужного файла при попытке доступа в обход системы. Надо сказать, что большинство СЭД осуществляют хранение файлов в файловой системе.

При работе с файловой системой большинство СЭД требуют перемещения файлов в специально организованные каталоги. Но есть и исключения. Например, системы «Евфрат» и Microsoft SharePoint позволяют регистрировать в системе файлы, не требуя их физического перемещения в хранилище. Понятно, что такой подход опасен с точки зрения целостности данных, но зато очень удобен в «переходный период» внедрения СЭД.

Системы, имеющие свое собственное хранилище файлов или использующие хранилище среды, на основе которой построены например, Lotus Notes/Domino или Microsoft Exchange, могут гарантировать более эффективное управление доступом к документам и более надежное решение проблемы разграничения доступа. Так устроены, например, Documentum и системы на основе Lotus Notes «БОСС-Референт», CompanyMedia. Но при этом возникают вопросы, связанные с целостностью данных, наличием эффективных средств резервного копирования и интеграцией со средствами архивного хранения на медленных носителях. В большинстве систем они так или иначе решены, однако можно пользоваться только инструментами, доступными в самой системе, в то время как в случае файлового хранения вы всегда имеете выбор.



5. Бизнес-уровень

На уровне бизнес-логики обнаруживаются существенные различия между разными СЭД. Собственно, все описанные компоненты, хотя и могут быть устроены по-разному, отличаться степенью сложности, но при этом функционально аналогичны. Бизнес-логика же различных систем может отличаться кардинально, и это как раз то, что должно интересовать более всего при ознакомлении с системой электронного документооборота. Можно выделить ряд фундаментальных компонентов, из которых, как из кубиков, складывается функциональность любой СЭД.

Управление документами в хранилище. Включает процедуры добавления и изъятия документов, сохранения версий, передачи на хранение в архив, поддержания архива и т.д.

Поиск документов. Состоит из поиска по атрибутам, визуального поиска по различным деревьям, в которые уложены документы, поиска по полному тексту, смыслового поиска и т.д.

Маршрутизация и контроль исполнения. Обеспечивает доставку документов в рамках бизнес-процедур в организации. Собственно, от этой функциональности и пошел термин электронный документооборот. Маршруты документов могут быть гибкими и жесткими. В случае гибкой маршрутизации следующий получатель документа определяется сотрудником, в ведении которого документ находится в данный момент. В случае жесткой маршрутизации путь прохождения документов определяется заранее на основе некоторой логики. В реальной жизни применяется смесь из этих двух подходов: для одних документов и структур в организации уместнее жесткая маршрутизация, для других гибкая. Функция маршрутизации присутствует не во всех СЭД. Обычно, чтобы не путаться, системы без средств маршрутизации называют электронными архивами. Контроль исполнения является неотъемлемой частью маршрутизации. Если у документа появились ноги, то нужен контроль того, куда он идет и где сейчас находится. Фактически, маршрут определяется в терминах пути прохождения и временных интервалов на исполнение документа каждым из участников процесса прохождения. Под исполнением документа подразумевается выполнение действия, связанного с документом, каждым из участников в рамках его должностных полномочий. Проще говоря, кому-то нужно его просто прочитать, а кто-то, возможно, будет уволен.

Отчеты. Служат аналогом конторских журналов учета документов. Используя различные отчеты, можно посмотреть, например, общее время, потраченное сотрудниками на работу над конкретным документом, скорость прохождения документов по подразделениям и т.д. Отчеты - отличный материал для принятия управленческих решений.

Администрирование. Поддержика работы самой системы, настройки ее параметров и т. д.



6. Технологии СЭД. Место СЭД в информационной системе предприятия

С точки зрения технологий системы электронного документооборота мало отличаются от любых других распределенных информационных систем. По принципу построения архитектуры они пытаются по возможности следовать современным тенденциям и требованиям рынка. Сейчас наиболее популярна концепция открытой среды, максимально подверженной адаптации под конкретные нужды, но при этом несложной в установке и сопровождении, с «тонким» клиентом и выделенным сервером приложений, по возможности многоплатформным. Все существующие системы в той или иной мере приближаются к этому идеалу. Однако еще достаточно распространены системы, основанные на полнофункциональном клиенте, привязанном к конкретной платформе. Иногда в этих случаях для удаленного доступа предлагается отдельный Web-клиент с ограниченной функциональностью. Например, в системе «ГранДок» компании «Гранит-центр», полная функциональность доступна только при использовании клиентского приложения, но при этом пользователь может осуществлять поиск и просмотр документов, находящихся в архиве, с помощью обычного браузера.

Важно отметить, что описанный «идеал» не является еще тем ориентиром, который может стать приоритетом при выборе системы. Это только один из факторов. Если какая-то система вас устраивает по соотношению цены и функциональности, то вовсе не обязательно, чтобы она полностью соответствовала последним веяниям в области построения информационных систем. На переднем крае все быстро меняется, и все новое завтра станет старым. Проверенные надежные решения зачастую ничем не уступают системам, построенным по последнему слову технологии. Основные функции СЭД: обеспечение управляемости и прозрачности деятельности предприятия, а также накопление знаний и управление знаниями. В современном мире эти две задачи становятся все более критическими. Например, в себестоимости автомобиля «Мерседес» лишь 30% -- непосредственные издержки производства, а остальное -- компенсация стоимости разработки автомобиля, т. е. стоимости деятельности инженеров и управленцев, поэтому в оптимизации их деятельности и лежит основной ресурс снижения себестоимости данного продукта на рынке.



7. СЭД на российском рынке

Рынок систем и программ документооборота становится все более насыщенным. Обилие предложений со стороны поставщиков может поставить в тупик любую организацию - кажется, что любая из систем сможет решить все проблемы. Но не всякая программа документооборота, способна решить специфические задачи организации. Тем более, не всякая система или программа документооборота может похвастаться динамичным развитием и удовлетворением все возрастающих требований потребителей. Именно поэтому важно понимать в каком состоянии сейчас находится рынок систем электронного документооборота и что ждет его в будущем.

Так как СЭД находят все более активное применение, то встает проблема анализа как рынка предложения, так и рынка потребления СЭД. Подобный анализ, данный в исследовании, проведенном Департаментом консалтинга РБК, поможет лучше ориентироваться среди представленных СЭД и понять перспективы их развития как потребителям, так и производителям. электронный документ атрибут информационный

Основным параметром, характеризующим рынок, является его объем. РБК оценивает его в сумму, равную $20 млн. В данную сумму не входят поставки оборудования, но включаются некоторые консалтинговые услуги. Следует отметить, что при реализации некоторых проектов затраты на консалтинговые услуги могут составлять от 30% до 50%.

На данный момент рынок систем СЭД находится в стадии, предшествующей бурному росту. Несомненно, именно электронный документооборот будет одним из самых быстрорастущих сегментов ИТ-отрасли в России. Сейчас на рынке работает более 20 ИТ-компаний, представляющих более 20 различных систем, как собственного производства, так и западные разработки. Впрочем, вскоре можно ожидать, что в России появятся новые системы и новые компании, что также будет способствовать развитию рынка. Сами производители и поставщики СЭД отмечают, что в России уже существующие СЭД не могут обеспечить все потребности рынка и особенности заказчика. Так, в мире присутствует более 100 систем электронного документооборота, которые находят постоянных заказчиков в различных отраслях.

В дальнейшем, в ближайшее два-три года, рынок СЭД будет переживать довольно быстрый рост около 100% в год, но уже через три-четыре года произойдет его относительное наполнение, впрочем, рост и после этого не прекратится, только будет менее бурным.

На данный момент основными потребителями СЭД являются государственные органы власти и крупный российский бизнес. Но, со временем, и эта тенденция будет только увеличиваться, доля среднего и малого бизнеса будет возрастать, как показано на рисунке 2.

Рисунок-2 Распределение СЭД по количеству установленных рабочих мест на территории России за 2008 год.

Региональная структура потребления СЭД также будет подвержена изменениям. На данный момент основные потребители сосредоточены в Московском регионе, но уже через пять лет основные потребители будут находиться в регионах. Во многом такое перераспределение будет связано с тем, что в Московском регионе рынок в основном будет заполнен.

Важной проблемой дальнейшего развития отрасли будет ее государственное регулирование. В этой связи большое значение имеет ФЦП «Электронная Россия». Все программы, связанные с документооборотом, выиграла компания «Техносерв А/С». Именно эта компания будет выполнять все работы, связанные с созданием СЭД для государственных и муниципальных органов. Также эта компания будет выполнять работы по созданию единых стандартов для СЭД.

Помимо «Техносерв А/С» работы в рамках «Электронной России» в рамках субподряда будут выполнять несколько известных ИТ-компаний: «ИнтерТраст», «Когнитивные Технологии». Тем не менее, любое положительное развитие ФЦП «Электронная Россия» в области электронного документооборота даст сильный толчок развитию данной ИТ-области.

Впрочем, помимо «Электронной России» государство оказывает влияние на рынок СЭД изданием законов, ГОСТов и различных инструкций. К сожалению, пока законодательное регулирование, без которого ИТ-отрасль не может активно развиваться.

По мнению авторов исследования, есть несколько факторов, влияющих на рынок помимо государственного регулирования и «Электронной России». Среди факторов, отрицательно влияющих на развитие СЭД в России, следует, прежде всего, отметить:

1) Финансовый фактор.

2) Фактор персонала.

3) Реклама СЭД.

4) Структура компаний- потребителей.

5) Уровень понимания задач СЭД.

А среди факторов, которые способствуют развитию СЭД, прежде всего, следует отметить:

1) Общую потребность в создании систем хранения и управления данными.

2) Увеличение предприятий, сертифицированных по ISO 9000.

3) Стимулирование спроса на СЭД.

4) Появление новых систем электронного документооборота.

5) Создание гильдии управляющих документацией.

Особо необходимо отметить, что государство может оказывать как положительное, так и отрицательное влияние.

Как уже говорилось выше, на данный момент в России представлено более 20 систем, многие из которых создавались как системы автоматизированного делопроизводства. Такой системой, например, являлась «ДЕЛО» компании ЭОС. В последнее время наметилась тенденция к тому, что системы делопроизводства постепенно переделываются под полноценные системы документооборота. Также уже существующие СЭД постепенно уходят от специализации только на хранилище данных или на workflow, начинают создаваться универсальные системы документооборота, в которых одинаково хорошо представлены все составные части систем документооборота.

Именно такие полномасштабные системы в скором времени начнут доминировать на рынке. Хотя, несомненно, сохранится некоторая специализация, связанная скорее с объектом применения самих СЭД. Так, появится специализация по отраслям. Уже сейчас некоторые системы находят свое большее применение в государственных органах ЭОС или в телекоммуникациях ИнтерТраст. С появлением все новых систем их специализация будет становиться все более отчетливой.

На данный момент существующие на рынке системы, основываясь на технологиях, лежащих в их основе, можно условно разделить на три группы:

1) Системы западного производства. Среди разработок.

2) Российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes.

3) Полностью российские разработки.

Пока на российском рынке полноценно представлено только три западные системы среды разработок:

1) Documentum.

2) DOCS Open/DOCSFusion.

3) Lotus Domino.Doc.

При этом на данный момент только Documentum и DOCS Open/DOCSFusion активно продвигаются в России.

Основными партнерами Documentum в России являются следующие компании: «РБК СОФТ», IBS, TopS Business Integrator, «АСК», «Весть-МетаТехнология», корпорация «Галактика», «Деком Компьютерные системы», «ИКТ», «Кворум», «КРОК», «Рексофт», «ТехноСерв А/С», «Фобос Плюс».

Основными партнерами DOCSFusion и DOCS Open являются компании «Весть-МетаТехнология» и HBS.

Основным партнером по продвижению Lotus Domino.Doc является компания ComputerAge.

На данный момент наибольшим количеством внедрений в России обладают системы Documentum и DOCS Open. Именно эти системы претендуют на весь рынок крупных решений. Так, в планах Documentum завоевание 20% всего рынка, под которым она подразумевает практически все решения для крупного бизнеса. DOCSFusion и DOCS Open также претендуют на лидирующие позиции.

Остальные западные системы пока мало знакомы в России, Filenet практически не представлен, другая система, Opentext, вообще не имеет партнеров в России и не планирует приходить сюда.

Ко второй группе можно отнести следующие компании и системы:

1) CompanyMedia-ИнтерТраст.

2) OfficeMedia-ИнтерТраст.

3) БОСС-Референт-Айти.

4) ЗОЛУШКА НТЦ-ИРМ.

5) Эскадо Интерпромком-ЛАН.

По некоторым данным, НТЦ ИРМ также разрабатывает свой продукт «ЗОЛУШКА» и на других технологиях.

Следует отметить, что системы, основанные на Lotus Domino/Notes, довольно популярны в России. Это доказывают их многочисленные внедрения, а сами компании являются лидерами в своих сегментах, большинство внедрений данных систем было успешным. Хотя, если компания уже имеет разветвленную информационную структуру, основанную на других технологиях, то переход на Lotus связан с некоторыми проблемами. Правда, как отмечает Александр Савельев, директор по консалтингу компании «ИнтерТраст», «в рамках проектов внедрения систем на базе LN достаточно часто реализуется задача интеграции с существующими системами, в том числе и с MS Exchange».

Все остальные системы, представленные в России, можно отнести к третьей группе:

1) 1C:Архив - 1C.

2) RBC Docs - РБК СОФТ.

3) DocsVision - Digital Design.

4) IIG Intravert - IIG.

5) IT -Inco - IncoFlow.

6) LanDocs - Ланит.

7) Optima-WorkFlow - Optima.

8) VisualDoc - ЦентрИнвест Софт.

9) Гран Док - Гранит.

10) Дело - ЭОС.

11) ДокМенеджер - СофтИнтегро.

12) Евфрат Cognitive - Technologies.

13) Эффект-Офис ИКК - «Гарант Интернэшнл.

Данные системы в целом имеют в своей основе российские разработки. Следует отметить, что пока именно российские системы, к которым можно отнести и системы, основанные на Lotus Domino/Notes, контролируют большую часть рынка. Пока именно эти системы отвечают особенностям российского документооборота и делопроизводства. Даже в случае активного прихода в Россию западных систем, они вряд ли займут более 20%-30% рынка. В отличие от ERP и других управленческих систем, российские системы документооборота вполне конкурентоспособны и вполне отвечают всем современным требованиям. Пока западные системы занимают менее 10% от всего рынка. Во многом именно рост российских разработок обеспечит развитие СЭД, так как именно они будут наиболее востребованными.

В дальнейшем именно компании среднего, малого бизнеса и государственные органы будут основными потребителями отечественных систем. Предприятия крупного бизнеса будут использовать как зарубежные, так и отечественные СЭД. Именно на предприятия крупного бизнеса рассчитывают западные компании, но и в этом сегменте им придется конкурировать с отечественными СЭД. Уже через несколько лет выход в Россию новых западных систем будет сильно ограничен, так как эту нишу займут уже представленные западные и отечественные СЭД, чей функционал со временем будет только совершенствоваться.



8. Степень эффективности СЭД

Степень эффективности использования СЭД определяется тем, насколько документы неструктурированная информация определяют информационное наполнение деятельности предприятия. Очевидно, например, что для чисто торговой организации основное информационное наполнение -- это структурированные данные, заключающиеся в базах данных. Возможно, такой организации и нужно хранить договоры, но вряд ли дело дойдет до внедрения СЭД. Однако если торговая организация дорастет до торгового монстра с сетью магазинов в десятках городов и сложной логистикой, собственным производством полуфабрикатов, то рано или поздно придется подумать о внедрении системы ERP. На следующем этапе количество оптовых покупателей и крупных заказчиков может вырасти до таких масштабов, что придется подумать о внедрении CRM. И только если при этом аппарат управления разрастется до сотни человек, появятся параллельные непрофильные проекты, возникнут задачи диверсификации, встанет задача внедрения СЭД. При этом какие-то системы, возможно, придется интегрировать, чтобы система CRM имела ссылки на письма, договоры и на копии входящих заказов, которые хранятся в СЭД.

В некоторых случаях интеграция этих систем еще более тесная -- СЭД может служить интегрирующим транспортом для передачи документов между системами, которые их порождают, и системами, которые их потребляют, в случае, когда прямая связь на уровне структурированных данных между этими системами не нужна. Предположим, предприятие имеет системы CRM и ERP, причем требуется, чтобы в CRM фиксировались ежеквартальные отчеты из ERP о поставках товара конкретному клиенту, дополненные, возможно, комментариями экспертов. Понятно, что такие отчеты удобнее всего хранить в СЭД. Благодаря интеграции ERP и СЭД документ будет автоматически создан и сохранен. Благодаря интеграции СЭД и CRM возможно автоматическое прикрепление документа к карточке конкретного клиента. И все эти операции могут происходить автоматически. Подчеркнем, что приведенный пример является чисто умозрительным и на самом деле может не иметь практического смысла; интеграция любых информационных систем имеет смысл только тогда, когда четко понятна ее цель.



9. СЭД и управление знаниями

Задачу управления знаниями на сегодняшний день в полной мере решенной назвать нельзя. Утверждение, что СЭД эффективно решают эту задачу, является некой натяжкой: СЭД лишь позволяют хранить информацию и представлять ее в виде, удобном для анализа. К сожалению, имеющиеся средства управления знаниями малоэффективны. Проблема в том, что применяемые сегодня алгоритмы работы с текстовыми данными, основанные на статистических методах, являются слишком грубым инструментом. Будущее за системами, которые смогут содержательно анализировать смысл текста. Пока таких систем нет, об управлении знаниями в различных системах СЭД можно говорить только условно.



10. Тенденции

Очевидно, что функциональность систем управления документами в части решения вопросов управления практически полностью удовлетворяет сегодняшние запросы, и здесь особого развития в ближайшие годы не будет. Основное направление развития систем документооборота -- повышение эффективности поиска информации, интеграция со средствами публикации информации в сетях, автоматическая сортировка и рубрикация документов.

Развитие систем управления документами получит второе дыхание с появлением средств, позволяющих осуществлять смысловой поиск информации и интеллектуальное автоматическое реферирование текстов на основе смысла. К сожалению, пока никто не может сказать, как быстро такие технологии станут коммерчески доступными.

Как утверждают эксперты, в плане внедрения систем электронного документооборота мы отстаем от стран Западной Европы примерно на 5 лет. Западный опыт показывает, что при массовом внедрении возникает спрос на весь спектр продуктов -- от самых простых до сложных, распределенных и интегрированных решений. Поэтому у нас, похоже, в ближайшее время будет в большей степени превалировать тема внедрения уже имеющихся систем, нежели их дальнейшее развитие.



11. Типовые требования к СЭД

Если следовать букве стандарта на составление технического задания, требования, которые типовой пользователь может предъявить к типовой системе электронного документооборота, можно описать следующим образом.

Система электронного документооборота должна:

1) Обеспечивать надежное хранение документов и их описаний.

2) Обеспечивать жизненный цикл документа его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве.

3) Допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них.

4) Поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа.

5) Осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста.

6) Обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации.

7) Поддерживать технологию HSM.

8) Протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы.

9) Необходимо наличие развитых средств администрирования.

Продвинутые системы должны поддерживать:

1) Кластерные технологии для обеспечения бесперебойной работы.

2) Территориально распределенные организации.

3) Алгоритмы шифрования при хранении и передаче данных.

4) Цифровую подпись.

Требования к архитектуре:

1) Наличие выделенного сервера приложений.

2) Наличие тонкого клиента.

3) Поддержка доступа к документам с использованием браузера.

4) Многоплатформность для обеспечения масштабируемости.

Требования к открытости и интеграции с другими системами:

1) Интеграция со средствами потокового ввода документов.

2) Интеграция с офисными приложениями.

3) Интеграция с электронной почтой.

4) Наличие развитого программного интерфейса API.

5) Интеграция со стандартными службами каталогов к примеру, LDAP для ведения и синхронизации списка пользователей системы.

6) Возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи.

7) Возможность дополнения системы собственными различными специализированными компонентами.

В случае использования внешней базы данных для хранения атрибутов документов необходимо наличие подробного описания структуры данных и средств работы с разными СУБД.



12. Стандарты для систем управления документами

Стандартизация в области систем управления документами в основном заключается в выработке спецификаций взаимодействия систем от различных производителей, а также внешних приложений. Стандартизируются как сами протоколы, так и форматы данных, передаваемых между системами. На данный момент наиболее популярным универсальным стандартом взаимодействия с внешними приложениями офисными приложениями, средствами потокового ввода стал ODMA. Этот стандарт существует с 1994 года, и его поддерживают многие производители ПО. Однако, как все универсальное, ODMA содержит определенные ограничения и всегда оказывается «запасным» вариантом взаимодействия с СЭД, когда, по какой-то причине, нет возможности реализовать более полноценную интеграцию. К примеру, несмотря на то, что начиная с версии Office 97 в продуктах Word и PowerPoint поддерживается ODMA, практически все производители СЭД поставляют специальные макросы для интеграции с MS Office.

...