Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

1. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ КАДРОВЫХ АГЕНТСТВ

1.1 Роль ис в деятельности предприятия

1.2 Виды и классификация ИС

1.3 Обзор существующих ИС в сфере занятости населения

2. УСОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИС КАДРОВОГО АГЕНСТВА

2.1 Описание объекта исследования - ООО «Абрис»

2.2 Система управления и организационная структура предприятия

2.3 Бизнес процессы кадрового агентства

2.4 Обзор сувществующей ИС

2.5 Недостатки существующей ИС

2.6 Усовершенствование существующей информационной системы

3. РАЗРАБОТКА ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ КАДРОВОЕ АГЕНТСТВО

3.1. Выбор инструментальной среды

3.1.1. Обоснование выбора среды программирования

3.1.2. Обоснование выбора СУБД

3.1.3. Обоснование выбора генератора отчетов

3.2 Описание интерфейса ПО кадровое агентство

4. Расчет экономического эффекта от модернизации ИС

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

Введение

В последние годы в производственной и управленческой деятельности произошел ряд принципиальных изменений, связанных с усилением конкуренции на рынке товаров и услуг [16], а именно:

- возросла доступность товаров и услуг в любой точке мира;

- возросли требования потребителей к качеству товаров и услуг;

- уменьшился жизненный цикл товара или услуги на рынке.

Эффективная деятельность любого предприятия или организации сопровождается обработкой и перемещением большого количества информации. От скорости обработки и передачи информации напрямую зависит успех деятельности предприятия.

Решить проблему повышения эффективности управления бизнесом в современных условиях невозможно без внедрения информационных технологий и современных методов управления. По мере развития отечественных предприятий эффективность построения и использования информационных систем (ИС) предприятий различного масштаба становится чрезвычайно актуальной задачей.

При этом, имеющаяся ИС, как и бизнес, должна быть эффективной. Эффективность бизнеса во многом зависит от эффективности ИС. На сегодняшний день не найти крупное предприятие, которое не продвигает себя в сети Интернет. Тенденции роста числа пользователей можно легко увидеть и по постоянному расширению торговых Интернет-площадок, а также росту их количества [7].

В настоящее время количество пользователей Интернета в России насчитывает около 50 миллионов человек [12], что составляет третью часть от общего населения, в частности в Кемеровской области каждый пятый житель имеет доступ в Интернет.

В условиях усиления конкурентной борьбы и развития современных информационных систем больше шансов добиться успехов будет у тех организаций, которые смогут представить должным образом организованный Интернет-ресурс.

Любой сайт имеет свойство устаревать и терять актуальность. Задача сайта как информационного источника - привлечение новых посетителей, потенциальных клиентов, а также информирование существующих.

Модернизация сайта - это частичное или полное изменение его структуры, дизайна, функциональных возможностей []. Обычно вопрос о модернизации сайта встает в следующих случаях:

- изменения в бизнесе компании-владельца сайта (изменение коммерческой политики, расширение ассортимента и т.п.);

- низкая коммерческая эффективность существующего сайта;

- моральное устаревание дизайна, контента, необходимость внедрения новых сервисов с целью получения дополнительных конкурентных преимуществ.

Модернизация сайта может быть как незначительной (косметические изменения), так и глобальной (существенное изменение дизайна, перевод сайта на CMS, добавление новых сервисов).

В дипломной работе будет рассмотрена проблема усовершенствования информационной системы кадрового агентства. Несмотря на довольно длительную историю развития торгово-рыночных отношений проблема эффективного подбора персонала, а также учета клиентов кадрового агентства на сегодняшний день является актуальной.

В данной работе рассматривается усовершенствование информационной системы кадрового агентства на примере предприятия ООО «Абрис», которое решило улучшить качество подбора персонала, в связи с чем требуется внесение существенных изменений в процесс обработки действующий сайт предприятия.

Объектом исследования является информационная система предприятия.

Предмет исследования - процесс модернизации информационной системы предприятия.

Цель данной дипломной работы - усовершенствование информационной системы кадрового агентства.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

а) изучить основные направления деятельности и организационную структуру кадрового агентства;

б) провести анализ информационных систем кадровых агентств;

в) провести анализ существующей ИС кадрового агентства «как есть»;

г) определить недостатки ИС кадрового агентства;

д) спроектировать ИС кадрового агентства «как будет»;

е) реализовать спроектированную ИС кадрового агентства;

ж) оценить экономическую эффективность от реализации информационной системы.

1. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ КАДРОВЫХ АГЕНТСТВ

1.1 Роль ис в деятельности предприятия

Наиболее характерная черта нынешнего развития мировой экономики - колоссальные успехи и достижения в области техники и технологии, развитие наукоемких производств. Высокие темпы развития науки и технологий, а главное, масштабы и темпы их внедрения в производство и общественную жизнь превратили научно-техническую революцию в естественный процесс, она стала перманентной. Благодаря всепланетному масштабу коммуникаций и росту уровня образования "ноу-хау" сейчас практически сразу после изобретения становятся общечеловеческим достоянием. В условиях динамичного развития рынка, усложнения его инфраструктуры информация становится таким же стратегическим ресурсом, как и традиционные материальные и энергетические. Современные технологии, позволяющие создавать, хранить, перерабатывать и обеспечивать эффективные способы представления информации, стали важным фактором конкурентоспособности и средством повышения эффективности управления всеми сферами общественной жизнедеятельности. Уровень информатизации является сегодня одним из главных факторов успешного развития всякого предприятия.

Менеджер любого уровня, принимая решения, основывается лишь на доступной ему информации о предмете управления, поэтому от качественных характеристик этой информации, таких как адекватность, полнота, достоверность, своевременность, непротиворечивость и т. п., непосредственно зависит эффективность его работы. В современных условиях информационные системы играют, и будут играть все большую роль и в достижении стратегических целей компаний. Это влечет за собой новые требования к информационным системам и их функциям. Они не могут оставаться просто инструментом, обеспечивающим обработку информации для отделов и конечных пользователей внутри предприятия. Теперь они должны предоставлять новые изделия и услуги, основанные на информации, которые обеспечат бизнесу конкурентное преимущество на рынке.

Применяемые на предприятии информационные технологии поддерживают реализацию тех или иных решений менеджеров. Однако, в свою очередь, новые системы и технологии диктуют свои специфические условия ведения бизнеса, изменяют компании. И каких бы консультантов в этой области руководитель ни привлекал, окончательные решения необходимо принимать ему лично! Менеджер должен уметь извлекать максимальную выгоду из потенциальных преимуществ информационных технологий. Он обязан обладать достаточными знаниями для того, чтобы осуществлять общее руководство процессом применения и развития информационных технологий в компании и понимать, когда требуются дополнительные затраты ресурсов в этой области или помощь сторонних специалистов.

Основными критериями успеха в бизнесе стали профессиональное управление, умение обеспечить эффективную работу персонала, правильно идентифицировать, проектировать, реализовывать и совершенствовать бизнес-процессы, эффективно вести организационно-административную и хозяйственную деятельность. В этих условиях современные информационные технологии и создаваемые на их основе интегрированные информационные системы становятся незаменимым инструментом в обеспечении достижения стратегических целей и устойчивого развития компаний и организаций.

Влияние информационных технологий на менеджмент, на культуру управления, на общество трудно переоценить. Стремительное развитие вычислительной и телекоммуникационной техники, накопление колоссальных объемов информации и чрезвычайно высокая скорость информационного обмена сформировали к концу ХХ века новое понятие - глобальное информационное общество. Это привело к коренной ломке прежних социальных понятий: фокус деятельности компаний переместился с технологий на потребителя.

Информационные технологии изменили не только способ работы - они изменили способ делового стратегического мышления. Первые быстродействующие компьютеры использовались предпринимателями в основном для автоматизации процессов, которые раньше выполнялись вручную большим числом сотрудников невысокой квалификации; типичный пример - обработка данных. Сегодня новая техника и технологии применяются не только для автоматизации сбора и обработки данных, но и для реализации новых идей, новых способов получения конкурентного преимущества. Распределенные информационные системы и сетевые технологии сузили мир до размеров рабочего стола и экрана монитора, безгранично увеличив деловые возможности за счет быстрого и простого доступа к огромным объемам информации и инструментам работы с ней.

Новые менеджеры делают ставку на осознанный выбор стратегий и целей на базе информационной оценки ситуации и компьютерного моделирования, на целевые команды исполнителей, объединяющих профессионалов высокого класса, на оптимальную координацию проектных и рабочих групп, ориентируются на запросы и ожидания потребителя. Аналитики с помощью экспертов и консультантов, используя математические методы и соответствующие программные приложения, тщательно исследуют ситуации, разрабатывают варианты деловых решений с оценкой рисков и вероятности успешной реализации, проводят деловые игры, проверяя построенные модели. Именно информационные технологии и информационные системы широкого профиля делают возможным такой стиль гибкого и эффективного управления и всячески стимулируют его развитие.

Информационные технологии,[4] (ИТ) - широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям формирования и управления процессами работы с данными и информацией, в том числе с применением вычислительной, компьютерной и коммуникационной техники.

В настоящее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для сбора, преобразования, обработки, хранения, защиты, передачи информации заинтересованному пользователю.

Информационная система,[4] ИС (Information System - IS) - система, предназначенная для реализации и ведения информационной модели какой- либо области человеческой деятельности. Эта система должна обеспечивать следующие средства для протекания информационных процессов:

· сбор информации,

· преобразование и обработка,

· анализ,

· хранение и защита,

· передача для использования.

Под системой понимают объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как совокупность разнородных элементов, объединенных в интересах достижения поставленных целей. Системы различаются как по составу, так и по главным целям. В таблице 1 приведены примеры систем, состоящих из разных элементов и направленных на реализацию разных целей.

Добавление к понятию "система" слова "информационная" отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают процессы по сбору, хранению, обработке, поиску, выдаче информации, необходимой в процессе принятия решений задач в любой области. Они помогают анализировать проблемы, осуществлять стратегическое планирование и создавать новые продукты.

Таблица 1 - примеры систем и их назначение

Система	Элементы системы	Назначение системы
Компания	Структура, персонал, финансы, помещения, оборудование, материалы	Производство товаров и услуг
Компьютерная вычислительная система	Компьютеры, архитектура, конфигурация, электронные и электромеханические элементы, программное обеспечение, линии связи, порты	Ввод, обработка, хранение и вывод данных
Телекоммуникационная система	Компьютеры, модемы, кабели, сетевое программное обеспечение, персонал	Передача информации
Информационная система	Компьютеры, компьютерные сети, информационное и программное обеспечение, персонал	Сбор, обработка, анализ, передача, хранение, обеспечение безопасности информации

Информацией [4] (от лат. informatio - "научение", "сведение", "оповещение") называется опосредованный формами связи результат отражения изменяемого объекта, изменяющийся с целью сохранения их системной целостности. Информация первична и содержательна - это категория, поэтому в категориальный аппарат науки она вводится портретно - описанием, через близкие категории: материя, система, структура, отражение. В материальном мире (человека) информация материализуется через свой носитель и благодаря ему существует. Сущность материального мира предстает перед исследователем в единстве формы и содержания. Передается информация через носитель. Материальный носитель придает информации форму. В процессе формообразования производится смена носителя информации. Определения термин "информация" не имеет, так как не является понятием. Существует информация в каналах связи систем управления. Не следует путать категорию "информация" с понятием "знание". Знание определяется через категорию "информация".

Данные [4] (от лат. data) - это представление фактов и идей в формализованном виде, пригодном для передачи и обработки в некотором информационном процессе. Данные - это выделенная (из системы, благодаря обособленности существования носителя) информация.

Знание [4]- в философском смысле: понимание осознанного чувства; в широком смысле: совокупность понятий, теоретических построений и представлений, адекватно отражающих объективные закономерности реального мира.

Знание [3] - это закономерности предметной области (принципы, связи, законы), полученные в результате практической деятельности и профессионального опыта, позволяющие специалистам ставить и решать задачи в этой области.

Знание [3] - проверенный практикой результат познания действительности, адекватное её отражение в сознании человека. Знание противоположно незнанию, то есть отсутствию проверенной информации о чем-либо.

Приведем несколько важных характеристик информации, делающих ее объектом использования в бизнесе []:

· информация достоверна, если она не искажает истинного положения дел во внешней и внутренней бизнес-среде;

· информация полна, если она достаточна для понимания ситуации и принятия решения пользователем;

· качество информации, ее ценность состоит в мере расширения полезной совокупности сведений и смысловых связей между ними, которыми располагает пользователь или система;

· ценность одной и той же информации относительна - она зависит от конкретного временного периода, конкретной ситуации и конкретного пользователя;

· информация адекватна, если уровень соответствия информационного образа реальному объекту, процессу, системе адекватен заданному.

Экономическая информация [4] - это совокупность сведений о реальных социально-экономических процессах в обществе, которая служит основой для изучения и управления этими процессами и людьми, объединенными в социальные и производственные организации.

Для экономической информации характерны следующие параметры []:

· многообразие источников и потребителей;

· нарастающие значительные объемы и большой удельный вес рутинных процедур при их обработке;

· многократное повторение циклов получения и отправки в установленные временные периоды (декада, месяц, квартал, год);

· необходимость обеспечения конфиденциальности в использовании отдельных ее частей;

· чрезвычайная важность в подготовке и принятии деловых решений.

Информация осознана современным обществом как необходимое условие прогресса. Наибольший экономический успех сегодня сопутствует тем предприятиям, которые активно используют современные средства коммуникаций, информационные технологии и их приложения. Новые информационные технологии и связанные с ними прикладные задачи требуют создания новой среды - информационной, а также систем управления информационными ресурсами.

Вопросом особой значимости является отношение информации и знания, первичности одного к другому. Понятия "знание" и "информация" часто отождествляются. В то же время знание рассматривают как высшую форму отражения действительности, а информацию - как особое фундаментальное свойство материи. Говоря, что объект (или субъект) А отражает объект В, имеют в виду определенные изменения в А, которые соответствуют определенным изменениям в В и вызываются ими. Говоря об информации, подразумевают прежде всего особый способ взаимодействия, через который осуществляется передача изменения от В к А в процессе отражения, - способ, который реализуется через поток сигналов, идущих от объекта к субъекту и особым образом в нем преобразуемых.

Уровень сложности и формы информации зависят, следовательно, от качественных характеристик объекта и субъекта, от типа передающихся сигналов, которые на самом высоком уровне реализуются в форме языковых знаковых систем. Наконец, говоря о знании, мы имеем в виду именно высший уровень информации, функционирующий в человеческом обществе. При этом в качестве знания выступает не вся информация, идущая от В и воспринимаемая А, а лишь та ее часть, которая преобразована и переработана А (в данном случае - человеком) особым образом.

В процессе переработки информация должна приобрести знаковую форму и выразиться в ней с помощью других знаний, хранящихся в памяти; она должна получить смысл и значение. Следовательно, знание - это всегда информация, но не всякая информация - знание. В превращении информации в знание участвует целый ряд закономерностей, включающих знание в систему общественных связей, в культурный контекст определенной эпохи. Благодаря этому знание становится достоянием общества, а не только отдельных индивидов [2].

В то же время информация - не просто результат отражения, не просто данные или знание. Только взаимодействуя с потребителем, данные или знание приобретают характер сообщения, сведения, т. е. становится информацией. Информация - это данные, находящиеся в постоянном обороте и движении, это знания, которые собираются, хранятся, перерабатываются, передаются и используются развивающейся системой. Знание только тогда приобретает качество информации, когда оно действует или может действовать как основа регуляции, управления. Информация есть только там, где есть движение, преобразование, использование и управление.

Относительность информации проявляется в том, что системы с различным уровнем организации извлекают из одного и того же источника различную, но всегда соответствующую своему уровню информацию. Положение об извлечении и использовании информации для построения определенных программ поведения и действия - принципиально. Именно оно является основой функциональной концепции информации, связывая последнюю с процессами управления. В связи с этим, Н.И. Жуков отмечает, что "информация является не субстанциональным свойством всей материи, а функциональным свойством систем управления, связью управляющих систем с управляемыми" [5].

Между информацией и ее значением (смыслом) можно установить четкое различие. Информация [5] - это неотъемлемая данность любых систем, взаимодействующих с человеком. Значение (смысл) достигается только тогда, когда обретенная информация помещается в определенный контекст, то есть информация становится значимой лишь после анализа, сравнения и интеграции с другой, уже существующей в воспринимающей системе информацией [4].

При анализе сущности информации важно избежать двух крайних точек зрения:

1. Информацию, как одно из объективных свойств развивающейся системы, рассматривают в отрыве от других свойств системы (от организации и управления) или от самой системы.

2. Информацию напрямую отождествляют со знанием, опытом, сведениями субъекта, что придает ей антропоморфный характер.

Важным шагом к пониманию сути информации является изучение информационных технологий. Информационные технологии возникли вместе с появлением человеческого общества, но до ХХ века они не были предметом специального изучения, ибо настолько естественно выполняли свою роль в жизни людей, что просто не было необходимости в выделении их в специальную сферу рассмотрения.



Рис. 1 - Соотношение скоростей накопления информации, знаний и развития экономики

За пятьдесят предыдущих лет мир изменился так, как он не изменялся за последние 500 лет, причем скорость этих изменений нарастала в экспоненциальном масштабе. С появлением компьютеров и с началом их использования для сбора, обработки и хранения данных скорость накопления информации во много раз стала превышать динамику развития знания и практической экономики (рис. 1, верхняя пунктирная граница).

Внимание к этой проблеме стало особенно велико именно в современный период, когда наиболее отчетливо проявился разрыв между объемом информации в обществе и возможностями отдельного человека в ее освоении.

Впервые в истории человечества большинство социальных процессов приобрели ярко выраженную особенность информационных, то есть не просто связанных с операциями извлечения информации, ее трансляции в пространстве и времени, переработки, а в большей степени - с избирательным отношением человека к информации, с потребностью в специальных инструментах, обеспечивающих необходимую избирательность.

1.2 Виды и классификация ИС

Информационные системы могут значительно различаться по типам объектов, характером и объемом решаемых задач и рядом других признаков.

Общепринятой классификации ИС до сих пор не существует, поэтому их можно классифицировать по разным признаками, что вызвало существование нескольких различных классификаций ИС.

Согласно общепринятой классификации ИС - информационные системы - подразделяются:

· по масштабам применения - настольные и офисные;

· по признаку структурированности задач - структурированные (формализуемые), не структурируемые (не формализуемые), частично структурируемые. Частично-структурированные делятся на: ИС репортинга и ИС разработки альтернативных решений (модельные, экспертные). Экспертные в свою очередь делятся на:

o централизованные, децентрализованные и коллективного использования;

o с интеграцией по уровням управления, по уровням планирования и т.д.;

· по функциональному признаку - производственные, маркетинговые (анализа рынка, рекламные, снабженческие и т.п.), финансовые (бухгалтерские, статистические, и т.п.), кадровые;

· по квалификации персонала и уровням управления - стратегические (топ-менеджеров), функциональные (менеджеров среднего звена) и оперативные (специалистов);

· по характеру обработки информации: системы обработки данных, системы управления, система поддержки принятия решений;

· по оперативности обработки данных - пакетной обработки и оперативные;

· по степени автоматизации - ручные, автоматические, автоматизированные;

· по характеру использования информации - на информационно-поисковые, информационно-справочные, информационно-решающие, управляющие, советующие и т.п.;

· по степени централизации обработки информации -- на централизованные, децентрализованные, информационные системы коллективного использования;

· по характеру использования вычислительных ресурсов - на локальные и распределенные;

· по сфере деятельности - на государственные, территориальные (региональные), отраслевые, объединений, предприятий или учреждений, технологических процессов;

· по классу реализуемых технологических операций - на системы с текстовыми редакторами, системы с табличными редакторами, СУБД, СУБЗ, системы с графикой, мультимедиа, гипертекстом;

· по месту в процессе управления предприятия - на АРМ; специалиста, ИС руководителя, ИС внешнего контролера, интегрированные системы, объединяющие в себе часть или все из этих функций;

· по концепции построения - файловые, автоматизированные банки данных, банки знаний, ХД;

· по режиму работы - на пакетные, диалоговые и смешанные.



Рис. 2 - Классификация информационных систем

1.2.1 Классификация информационных систем по степени автоматизации

В зависимости от степени автоматизации информационных процессов ИС определяются как ручные, автоматические, автоматизированные.



Рис. 3 - Классификация ИС по степени автоматизации информационных процессов.

Ручные ИС

Ручные ИС характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком. Например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС.

Автоматические ИС

Автоматические информационные системы выполняют все операции по переработке информации без участия человека.

Автоматизированные информационные системы - АИС

Автоматизированные ИС (АИС) предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру. В современном толковании в термин "ИС" вкладывается обязательно понятие автоматизируемой системы.

Автоматизированные ИС, учитывая их широкое использование в организации процессов управления, имеют различные модификации и могут быть классифицированы, например, по характеру использования информации и по сфере применения.

1.2.2 Классификация информационных систем по функциональности

Функциональный признак определяет назначение системы, а также ее основные цели, задачи и функции. Структура ИС может быть представлена как совокупность ее функциональных подсистем, поэтому функциональный признак может быть использован при классификации ИС.

Тип ИС зависит от того, чьи интересы она обслуживает и на каком уровне управления. На рисунке показан вариант классификации ИС по функциональному признаку с учетом уровней управления и уровней квалификации персонала.

Из рисунка видно, что чем выше по значимости уровень управления, тем меньше объем работ, выполняемых специалистом и менеджером с помощью ИС. Однако при этом возрастают сложность и интеллектуальные возможности ИС, и ее роль в принятии менеджером решений. Любой уровень управления нуждается в информации из всех функциональных систем, но в разных объемах и с разной степенью обобщения

Основание пирамиды составляют ИС, с помощью которых сотрудники-исполнители занимаются операционной обработкой данных, а менеджеры низшего звена -- оперативным управлением. Наверху пирамиды на уровне стратегического управления ИС изменяют свою роль и становятся стратегическими, поддерживающими деятельность менеджеров высшего звена по принятию решений в условиях плохой структурированности поставленных задач

В хозяйственной практике производственных и коммерческих объектов типовыми видами деятельности, которые определяют функциональный признак классификации ИС, являются:

· Производственная

Связана с непосредственным выпуском продукции и направлена на создание и внедрение в производство научно-технических новшеств;

· Маркетинговая

Включает в себя:

o анализ рынка производителей и потребителей выпускаемой продукции, анализ продаж;

o организацию рекламной кампании по продвижению продукции;

o рациональную организацию материально-технического снабжения;

o финансовая. Связана с организацией контроля и анализа финансовых ресурсов фирмы на основе бухгалтерской, статистической, оперативной информации;

· Кадровая

Направлена на подбор и расстановку необходимых фирме специалистов, а также ведение служебной документации по различным аспектам.

Указанные направления деятельности определили типовой набор ИС: производственные системы; системы маркетинга;финансовые и учетные системы; системы кадров (человеческих ресурсов); прочие типы, выполняющие вспомогательные функции в зависимости от специфики деятельности фирмы.

В крупных фирмах основная ИС функционального назначения может состоять из нескольких подсистем для выполнения подфункций. Например,

Подсистемы производственной ИС - информационной системы

· конструкторской подготовки производства;

· технологической подготовки производства;

· управления материально-техническим снабжением;

· управления производственным процессом;

· компьютерного инжиниринга и т. д.

Для лучшего понимания функционального назначения ИС в таблице ниже приведены по каждому рассмотренному выше виду, решаемые в них типовые задачи.

Рис 4 - Типы информационных систем

Таблица 2 - Функции информационных систем

Система маркетинга	Производственные системы	Финансовые и учетные системы	Система кадров (человеческих ресурсов)	Прочие системы, (например ИС руководства)
Исследование рынка и прогнозирование продаж	Планирование объемов работ и разработка калндарных планов	Управление портфелем заказов	Анализ и прогнозирование потребности в трудвых ресурсах	Контроль за деятельностью фирмы
Управление продажами	Оперативный контроль и управление производством	Управление кредитной политикой	Ведение архивов записей о персонале	Выявление оперативных проблем
Рекомендации по производству новой продукци	Анализ работы оборудования	Разработка финансвого плана	Анализ и планирование подготовки кадров	Анализ упраленческих и стратегических ситуации
Анализ и установленицены	Участие в формировании заказов поставщикам	Финансовый анализ и прогнозирование		Обеспечение процесса выработки стратегических решений
Учет заказов	Управление	Контроль бюджета
	запасами
		Бухгалтерский учет и расчет зарплаты

1.3 Обзор существующих ИС в сфере занятости населения

Многие кадровые агентства в своей работе используют автоматизированную обработку данных. Мелкие агентства предпочитают пользоваться стандартным приложением Microsoft Office, где все данные можно обрабатывать в табличном редакторе Excel, а также вести БД в Access, не утруждая себя разработкой специального пользовательского интерфейса. Крупные корпоративные агентства содержат штат обслуживающего персонала по автоматизации своей работы, который занимается разработкой программных продуктов предусмотренных только для данного предприятия.

Существует несколько вариантов программ по автоматизации работы кадрового агентства.

1) Центр автоматизации учета ООО «Дельта Ай-Ти» предлагает программу автоматизации работы кадрового агентства - «Дельта: Кадровое агентство». Решение предназначено для организации ввода, хранения и обработки банка данных, используемого в работе кадрового агентства: анкеты (резюме) потенциальных работников, моделей рабочих мест. Реализован также широкий спектр сервисных функций.

Программа позволяет хранить предопределенные анкетные данные о потенциальном работнике. Кроме данных, ввод которых изначально заложен в программе, пользователю предоставляется возможность самостоятельно определять произвольную структуру и тип дополнительных данных, присутствующих в анкете. Таким образом, достигается полнота анкетных данных, необходимых для работы кадрового агентства на сегодняшний день. При этом пользователь остается независим от разработчика программы, что повышает удобство работы, оперативность решения новых задач.

Предусмотрена функция сканирования и хранения цифрового образа фотографических изображений и прочих документов. Т.е. программа позволяет сопроводить анкету работника фотографией, а также «прицепить» к анкете копии документов, затребованных работодателем и необходимых для участия в конкурсе (копия диплома, аттестаты и пр.). Анкета может быть выведена на принтер. Кроме предопределенных печатных форм, заложенных разработчиками программы, предусмотрена возможность распечатки анкеты с выбором полей базы данных, выводимых на печать. Доступна функция распечатки анкет (резюме) соискателей по произвольной выборке из базы данных программы. Предусмотрена печать как заполненной анкеты (для предоставления работодателю), так и «пустого» бланка (для последующего заполнения анкеты работником и ввода данных в программу).

В программе реализована функция подбора по банку данных:

- подбор анкет работников, удовлетворяющих требованиям конкретной модели рабочего места;

- подбор моделей рабочего места, требованиям которых удовлетворяет конкретный работник.

Функция подбора работает с учетом вариации требований к кандидатам по приоритету (обязательные, желательные). Специалисты (модели рабочего места) в выборке также сортируются по приоритету (сперва выводятся наиболее подходящие). Кроме этого программа позволяет сформировать и вывести на печать произвольную выборку анкет работников и моделей рабочего места, хранимых в банке данных.

Программа дополнительно позволяет:

- вести учет долгов клиентов КА и соискателей, получать баланс взаиморасчетов с контрагентами;

- печатать акт выполненных работ по факту подбора работников под конкретную модель рабочего места;

- хранить и обрабатывать результаты профессиональных и психологических тестов, предлагаемых работнику;

- хранить историю контактов и взаимодействий как с работниками, так и с работодателями (программа «помнит» когда была заполнена анкета, кто ее заполнил, когда и в каких собеседованиях участвовал работник, куда он устроен на испытательный срок, почему «не подошел» и т.д.);

Универсальность решения достигается также довольно простой адаптацией его под пожелания конкретного пользователя. На этом этапе могут быть изменены и диалоговые формы, предназначенные для ввода данных, и сама структура данных, и печатные формы, генерируемые программой. При необходимости на программу может быть «возложено» решение дополнительных задач, актуальных для конкретного кадрового агентства.

«Дельта: Кадровое агентство» не является самостоятельной программой и предназначено для использования с любой компонентой системы программ «1С: Предприятие 7.7».

На сегодняшний день конфигурация «Дельта: Кадровое агентство» внедрена и используется в нескольких кадровых и рекрутинговых агентствах, среди которых: Кадровое агентство «Вектор» (г. Самара), Информационно-кадровое агентство «Дельта» (г. Ижевск), Международный кадровый центр «Фаворит» (г. Ижевск).

2) программа «Кадровое агентство» версия 1.0.

Программа позволяет вести две базы данных - вакансий и вакантов. Возможны два режима работы: Администратор и Оператор. Администратору доступно производить любые действия (в т.ч. добавление, исправление, удаление). Оператору доступны лишь просмотр и фильтрация клиентов. Режим Администратор - Оператор выбирается при вводе пароля при входе в программу.

Ведутся карточки анкетных данных клиентов, где разрешено редактирование, добавление и удаление записей. При ведении карточки используются справочники Семейное положение, Образование, Дополнительное образование, Водительское удостоверение, Знание программ, профессия и т.д. Ведение данных справочников облегчает работу специалиста. Каждый справочник ведется по усмотрению Агентства. В справочнике возможно добавление (кнопка «плюс»), удаление (кнопка «крестик») и редактирование (кнопка «открытая папка») элементов.

Также в программе предусмотрен удобный поиск вакантов, используется фильтрация по многим параметрам. Результат поиска выдается как на экран, так и на печать в виде таблицы.

Нажатие на кнопку «Работодатель (вакансии)» позволяет получить доступ к окну со списком работодателей. Ведение этих карточек аналогично карточкам вакансий.

К каждой карточке привязан список вакансий. Количество вакансий не ограничено. Для добавления новой вакансии нажать на кнопку «Плюс», удалить вакансию - кнопка «Крестик», Редактировать вакансию - кнопка «Открытая папка».

Существуют сервисные функции программы:

- Переиндексирование данных - восстановление индексов (связей), например, в случае аварийного завершения программы.

- Архивные копии - позволяет создать / восстановить архивную копию программы. Создается файл в форме сжатия ZIP. Имя файла «число_месяц_год.zip» (например 11_08_03.zip - архив за 11 августа 2011 г.). Путь, куда можно записать данный файл выбирает пользователь, например на гибкий магнитный диск.

- Регистрация программы позволяет зарегистрировать программу, то есть снять ограничения с режима Демо.

- Установка пароля - позволяет установить / изменить пароль для доступа к программе.

Программа разработана с помощью Borland Delphi с использованием библиотеки доступа к базам данных Borland Database Engine. «Кадровое агентство 1.0» является самостоятельной программой и после регистрации устанавливается на компьютер клиента.

3) Конфигурация «АИСТ: Кадровое Агентство»» предназначена для автоматизации деятельности кадрового агентства по учету анкет от кандидатов и заявок от клиентов-работодателей. Производитель ООО «АИСТ Ай Ти».

Основные функциональные возможности конфигурации «АИСТ: Кадровое Агентство»:

- Ввод и хранение анкет от кандидатов. Анкета содержит персональные (личные) сведения кандидата, образование, трудовую деятельность, знания и навыки, пожелания к будущей работе и т.д.

- Ввод и хранение заявок на подбор персонала от клиента-работодателя кадровому агентству. Заявка содержит сведения о клиенте-работодателе, требования к кандидату, должностные обязанности, пожелания и т.д.

- Получение оперативного доступа к единой корпоративной базе анкет и заявок;

- Оперативный поиск анкет и заявок по любому заданному критерию, включая полнотекстовый поиск по ключевому слову.

Дополнительные функциональные возможности конфигурации:

- Вывод на печать анкет и заявок;

- Подбор анкет, удовлетворяющих заявке;

- Отслеживание отработанных анкет и закрытых заявок;

- Ввод информации в заявки и анкеты с использованием классификаторов (Учебные заведения, Языки, Компьютерные программы и т.д.).

Конфигурация «АИСТ: Кадровое Агентство» не является самостоятельной программой и предназначена только для совместного использования с любой из компонент системы программ «1С: Предприятие 7.7» (реализована на базовых объектах).

Конфигурация «АИСТ: Кадровое Агентство» может работать как самостоятельная конфигурация, так и в составе любой типовой или нетиповой конфигурации (например, в составе управленческой или бухгалтерской системы).

4) «Система автоматизации работы кадрового агентства». Автоматизирует работу сотрудников кадрового агентства: секретаря, менеджеров, руководителей групп, отдела продаж, ведёт учёт услуг средств массовой информации и производит оценку их эффективности, анализирует качество и эффективность работы сотрудников, формирует полную финансовую и функциональную отчётность по работе агентства для руководства компании:

· Хранение и поиск информации о кандидатах, заказчиках, вакансиях, СМИ, сотрудниках агентства и их персональной работе, хранение любых сопутствующих документов в их исходном формате (договоры, счета, схемы проезда, фотографии, портфолио и т.д.) размером до 50 Мб и более;

· Автоматическое размещение отмеченных вакансий на сайте агентства, приём, сортировка и распознавание ответной почтовой корреспонденции, занесение данных в систему;

· Автоматическая обработка и сортировка всей почтовой корреспонденции;

· Поиск по тексту резюме и любым полям анкеты кандидатов;

· Поиск кандидатов, заказчиков, вакансий сотрудников, собеседований, документов и писем по совокупному множеству условий и всем полям, включая пользовательские;

· Планирование и контроль работы менеджеров (контакты, собеседования и т.д.);

· Формирование документов для представления заказчику, контроль прохождения испытательного срока кандидатом;

· Распределение прав доступа по группам пользователей и рабочим местам; кроме доступа к полям данных и действий над ними, права определяют состав функций системы для рабочих мест и групп пользователей;

· Формирование отчётов по финансовой, кадровой и функциональной деятельности агентства;

· Ведение и учёт переписки при помощи встроенного почтового клиента с кандидатами, заказчиками, СМИ, а также сотрудниками внутри компании;

· Массовая рассылка персональных писем по выделенным позициям списка кандидатов, заказчиков, сотрудников, СМИ;

· Групповая модификации данных над выделенными позициями списка.

Система ориентирована на групповую работу с данными для повышения качества и скорости обслуживания клиентов. Сюда входит хранение карточек работников агентства (Ф.И.О., эл. адрес, телефон), внутренняя переписка, напоминания (отложенные сообщения). К функциям групповой работы также относится передача в рамках системы (с оповещением) новых, неприкрепленных файлов соискателей. Данная система предусмотрена для работы крупного, структурированного кадрового агентства, работа которого не ограничивается только автономным режимом.

Существует несколько вариантов программ по автоматизации работы кадрового агентства. Каждая программа включает в себы определенный набор функций, сравнительная характеристика программ представлена в Таблице 3.

Таблица 3 - сводная таблица информационных систем и их функций

Функции	Информационные системы
	Дельта: Кадровое агентство	«Кадровое агентство» версия 1.0	АИСТ: Кадровое Агентство	Система автоматизации работы КА
Ввод, хранение и поиск информации о кандидатах, заказчиках, вакансиях	+	+	+	+
Производственная выборка	+	+	+	+
Вывод на печать произвольную выборку	+	+	+	+
Сканирование и хранение цифрового образа фотографических изображений и прочих документов	+	-	-	+
Формирование отчётов по финансовой, кадровой и функциональной деятельности агентства	+	-	-	+
Хранение истории контактов и взаимодействий, как с работниками, так и с работодателями	+	-	-	+
Хранение и обрабатка результатов профессиональных и психологических тестов, предлагаемых работнику	+	-	-	+
Создание архивных копий	-	+	-	-
Получение оперативного доступа к банку данных	+	+	+	+
Переиндексирование данных- восстановление индексов	-	+	-	-
Отслеживание отработанных анкет и закрытых заявок	-	+	+	+
Автоматическое размещение отмеченных вакансий на сайте агентства, приём, сортировка и распознавание ответной почтовой корреспонденции, занесение данных в систему	-	-	-	+
Автоматическая обработка и сортировка всей почтовой корреспонденции	-	-	-	+
Работа в Демо режиме без регистрации	-	+	-	-
Разграничение прав доступа	-	+	+	+
Работа в режиме Администратора	+	+	-	-
Независимость пользователя от разработчика программы	+	-	-	-

В результате анализа информационных систем кадровых агентств и их функций можно сделать вывод, что наиболее функционально наполненной системой является «Система автоматизации работы кадрового агентства».

2. УСОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИС КАДРОВОГО АГЕНСТВА

В данной главе подробно разбирается действующая информационная система ООО «Абрис» и ее усовершенствование.

2.1 Описание объекта исследования - ООО «Абрис»

Деятельность кадрового агентства складывается из трех основных составляющих: поиск, оценка и подбор персонала на определенные вакансии, имеющиеся у работодателей. Особое внимание уделяется соответствию профессиональных и личностных компетенций кандидата требованиям клиента.

Кадровое агентство выясняет профессиональный уровень кандидата и его психологические характеристики - мотивацию, гибкость и способность адаптироваться в коллективе. Также агентство берет на себя и задачи по проверке рекомендаций.

Кадровые агентства могут подбирать как квалифицированных рабочих или дешевую рабочую силу, так и директоров предприятий. Все зависит от специализации оказываемых услуг.

ООО «Абрис» оказывает услуги:

* Подбор персонала:

- Подбор специалистов, менеджеров среднего и топ - уровней.

- Отбор кандидатов соответствующих требованиям работодателя:

Предоставление списка кандидатов с указанием личных данных.

- Подбор уникальных специалистов:

Подбор специалистов для решения персональных задач, с возможностью консультирования в индивидуальном порядке на дому по графику заказчика.

* Эксклюзивная психологическая диагностика деловых и личных отношений:

- Профориентация: Выявление профессиональной направленности личности.

- Психологическая консультация деловых и личных союзов с применением психодиагностики: Решение проблем общения и взаимопонимания, вопросов совместимости.

- Коррекционная работа с применением метода аудио - визуальной стимуляции:

- оперативное восстановление работоспособности;

- активизация рабочего процесса и творческих возможностей,

- повышение интеллектуальной активности,

-снижение стрессовых влияний и быстрой релаксации,

-снижение симптомов депрессии; и др.

- Экспертная оценка деловых и личностных качеств кандидата на вакантное место: получение объективной характеристики (полной информации о деловых и личностных качествах кандидата) при отборе персонала на этапе найма.

* Бизнес-консультирование:

- Комплексные виды услуг, включающие финансовый анализ, управленческое и кадровое консультирование. Разработка индивидуальных схем оптимизации и минимизации налогообложения, налоговый аудит, аудит бухгалтерской отчетности и финансовых результатов.

- Разработка мотивационных пакетов. Обзоры заработных плат.

Одним из направлений деятельности компании является проведение современных тренингов по индивидуальным программам:

- Бизнес - тренинги.

- Тренинги личностного роста.

- Тренинги для семейных пар.

- Тренинги для женщин.

- Тренинги для детей.

Специалистами агентства успешно реализовано более 20 проектов в сфере консультирования и разработки эффективных систем управления предприятием - Таблица 1.

Таблица 1 - Предложения по корпоративным и открытым тренингам

Тема и формат тренинга	Содержание тренинга
УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ КОМПАНИИ (корпоративный)	Задача современного руководителя: организовать работу так, чтобы она подходила каждому отдельно взятому человеку, а людей организовать таким образом, чтобы каждый человек достигал на своем рабочем месте максимальной эффективности и производительности. Путь участников тренинга - от управления собой к управлению персоналом компании.
ЭФФЕКТИВНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ КЛИЕНТОВ: ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ И СПЕЦИФИКА ПРОДАЖ (КОРПОРАТИВНЫЙ)	Чтобы совершать удачные сделки склиентами, важно сначала понять, кто они такие, и как найти к ним правильный подход. На данном тренинге вы познакомитесь с психологическими особенностями разных типов клиентов, отработаете на практике эффективные приемы взаимодействия, узнаете, какие технологии нужно использовать для успешной продажи.
ИСКУССТВО ЭФФЕКТИВНЫХ ПРОДАЖ (корпоративный)	Программа тренинга предназначена для менеджеров по продажам. В результате тренинга участники овладеют: пошаговой моделью продаж, умением доминировать в разговоре с клиентом, фокусировать внимание покупателя на преимуществах товара, своевременно задавать нужные вопросы и распознавать желания покупателя.
КОМАНДООБРАЗОВАНИЕ И УПРАВЛЕНИЕ КОМАНДОЙ (корпоративный)	Программа тренинга предназначена для менеджеров всех уровней и менеджеров среднего звена, являющихся кандидатами в топ менеджеры (управленческий кадровый резерв). В ходе обучения участники: сформируют и разовьют умения оптимизации эффективного взаимодействия в команде за счет распределения ролей и синергии.
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ. УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ И СОБСТВЕННЫМИ РЕУРСАМИ (корпоративный)	Программа тренинга предназначена для владельцев бизнеса, топ менеджеров и линейных менеджеров среднего звена Умение планировать время - это навык, которому можно научиться и построить личную и корпоративную систему управления временем. Цель тренинга: Развитие практических навыков личной эффективности и эффективного управления временем.
КОММУНИКАТИВНАЯ КОМПЕТЕНТНОСТЬ (корпоративный)	Формирование и развитие гибкого и конструктивного поведения и навыков эффективной коммуникации. Основы эффективного взаимодействия. Развитие навыков активного слушания, преодоление коммуникативных барьеров и тренировка вербальной и невербальной коммуникации.
ОСНОВЫ КОУЧИНГА В МЕНЕДЖМЕНТЕ. ОРИЕНТАЦИЯ НА РЕЗУЛЬТАТ (корпоративный)	Участники тренинга: собственники бизнеса, топ-менеджеры, специалисты по работе с персоналом. Что такое коучинг, и как его можно использовать в личном и профессиональном росте, в современном лидерстве, в отношениях и других сферах вашей жизни? Как выйти за рамки собственных ограничений и найти решение там, где, казалось бы, его нет?
ИНДИВИДУАЛЬНОЕ КОНСУЛЬТИРОВАНИЕ МЕНЕДЖЕРОВ СРЕДНЕГО ЗВЕНА И ТОП - МЕНЕДЖЕРОВ КОМПАНИЙ	Для тех, кто желает научиться решать управленческие задачи, для тех, кто постоянно занят, кому не хватает времени, для тех, кто любит комфортное обучение, кто неудобно чувствует себя на групповых тренингах, не может выбрать жесткое время для занятий, не готов обсуждать свои проблемы с другими ( Личное планирование. Искусство публичного выступления. Преодоление стрессовых ситуаций. Управление персоналом компании. И.т.д. )

2.2 Система управления и организационная структура предприятия

ООО «Абрис» построена по принципу матричной структуры - Рисунок 1.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1 - Организационная структура кадрового агентства

В кадровом агентстве проводится работа с соискателями, подавшими свои анкеты и работодателями, разместившими свои заявки на подбор персонала. Сотрудники агентства проводят отбор кандидатов отвечающих требованиям работодателя, организуют проведение собеседований с нанимающимися на работу. Если подобранный персонал удовлетворяет требованиям заявителя, то происходит закрытие заявки(«Аннулирование»). Агентство осуществляет свою деятельность на платной основе. Составляются бухгалтерские документы (шахматная ведомость, оборотно-сальдовая ведомость, отчет о прибылях и убытках).

Основными инструментами найма персонала являются: отбор по резюме и анкетам, отбор в процессе интервью. После тщательного отбора, проведенного директором и менеджером, клиенту предоставляется короткий список претендентов.

...