Информационные технологии в управлении организацией
Основные тенденции развития информационных технологий. Характеристика систем автоматизации управления предприятием. Проблема выбора информационной системы. Внедрение компьютеризации в рабочий процесс. Изучение систем Enterprise Resources Planning.
| Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 15.01.2014 |
| Размер файла | 598,4 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Информационные технологии в управлении организацией
1. Основные тенденции развития ИТУ
"Управление" применяется во всех сферах человеческой деятельности:
ь в технике (управление машинами, техническими процессами);
ь в производственно-хозяйственной деятельности (управление производственными процессами).
Целью "Управления" является повышение эффективности функционирования подразделений, предприятий, организаций.
В связи с экономической конъюнктурой "Управление" должно основываться на современных информационных технологиях.
Понятие "информационные технологии" можно определить как совокупность программно-аппаратных средств и систем, обеспечивающих комплексное и эффективное решение разнородных задач.
Информационные технологии управления - это методы и способы взаимодействия управляющей и управляемой подсистем производства на основе использования современного инструментария.
Современный инструментарий для управления единым информационным полем во всём жизненном цикле существования организации состоит из:
ь электронно-вычислительные машины,
ь системы коммуникаций и вычислительных систем,
ь банки данных и знаний,
ь программно-информационные средства,
ь экономико-математические методы и модели,
ь экспертные системы.
Сегодня положение дел в рассматриваемой области характеризуется крайней неопределенностью. Во-первых, это связано с непрерывным увеличением объема технологических предложений, требующих высоких инвестиций, и соответственно с усилением зависимости от внешних услуг (например, от поставщиков программного обеспечения). Внутрифирменные ассигнования на нужды ИТ растут опережающими темпами по сравнению с другими затратами предприятия. При этом высший менеджмент мало осведомлен об общих расходах в сфере ИТ. Так, компетентные решения фирменного руководства охватывают примерно лишь 5% соответствующих затрат.
Во-вторых, изменяется роль ИТ в хозяйственной деятельности многих предприятий. При выполнении внутрифирменных процессов функция ИТ перестала быть вспомогательной, превратившись в важнейшую составную часть продукта или производственных мощностей. Хозяйственные риски в настоящее время во многом определяются рисками в данной сфере. Реализация же современных высокопроизводительных организационных проектов (например, "виртуальных организаций" без жесткой привязки производственных участков к определенному месту), требует полного использования потенциала ИТ с помощью телекоммуникационных средств.
Не способствует стабилизации быстрый рост издержек в сфере ИТ. Чтобы контролировать их увеличение и добиться большей гибкости в решении информационно-технологических проблем, многие предприятия идут в основном двумя путями. Первый заключается в том, что фирма создает внутрифирменный информационно-технологический участок, который предлагает услуги и внефирменному рынку, доказывая тем самым возможность рентабельного использования своих мощностей.
Чаще предприятия выбирают другой путь, когда большая часть собственного информационно-технологического персонала переводится в распоряжение вновь создаваемых дочерних компаний или совместных со специализированными информационно-технологическими партнерами предприятий, также самостоятельно выступающих на рынке. На материнском предприятии остается небольшая группа сотрудников, на которую возлагаются функции информационного менеджмента.
Высший менеджмент начинает осознавать, какое важное воздействие оказывают информационно-технологические решения на сам хозяйственный процесс и культуру предприятия. Поэтому он чувствует себя все более ущемленным в том плане, что вынужден делегировать соответствующие вопросы внутрифирменным подразделениям или внешним организациям. К тому же первый опыт работы внефирменных информационно-технологических служб не дает особых поводов для оптимизма относительно эффективности решения указанных проблем. В этой связи возникают следующие ключевые вопросы:
ь каково отношение ведущего персонала к ИТ, какие последствия вытекают из более эффективной ее организации и использования в производстве новых товаров и услуг;
ь что должно знать высшее руководство фирмы в области ИТ, чтобы принимать компетентные решения, в частности в отношении инвестиций;
ь в какой мере допустимо делегирование функций в сфере ИТ;
ь какова должна быть роль высшего менеджмента в управлении информационно-технологическим потенциалом.
Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере ИТ:
ь высшее руководство, которое должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия;
ь специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;
ь менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;
ь менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия:
ь поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;
ь собственное информационно-технологическое подразделение.
На многих предприятиях подобные группы интересов не получают признания. Высшее руководящее звено часто делегирует соответствующие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений, постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере.
В связи с ростом значения ИТ в обеспечении успеха фирмы подобная политика неприемлема. Общефирменное руководство должно в настоящее время найти ответы на следующие два вопроса.
Во-первых, нужно точно определить, какой вклад должна внести ИТ в процесс производства товаров и услуг. Внимания здесь заслуживают главным образом три аспекта: 1) ИТ как функция обеспечения производственного процесса, например в области коммуникаций или автоматизации производства, а также при генерации и передаче управленческих знаний и информации для управления хозяйственными операциями;
2) ИТ как интегральная составная часть продукта;
3) ИТ как организационный инструмент для создания виртуальных форм предприятия.
Во-вторых, кто должен выполнять перечисленные и другие функции. На первый план выдвигается вопрос о координационном механизме для отдельных видов информационно-технологических услуг. Решение может быть найдено в использовании указанных выше специализированных внутрифирменных подразделений и внефирменных филиалов. Возможно и промежуточное решение в виде создания стратегических альянсов между собственным подразделением и внешними партнерами. В двух последних случаях предприятие теряет прямой контроль над своим информационно-технологическим потенциалом. Следует отметить, что подобные услуги могут быть эффективны только при тесном сотрудничестве с их поставщиками. Общефирменный менеджмент должен искать пути устранения или компенсации слабых мест в своей работе.
1.1 Функциональные изменения в сфере использования ИТ
Рассмотренные изменения требований к группам интересов в сфере ИТ обусловлены динамикой развития предприятий и внешней среды. Основные аспекты этого развития и их влияние на роль ИТ в управлении предприятием состоят в следующем.
Децентрализация и рост информационных потребностей
Ориентация на максимальное сближение с клиентом потребовала от предприятий перехода к горизонтальным, децентрализованным структурам. Принятие решений в условиях децентрализации привело к резкому росту потребностей в информации относительно процесса производства товаров и услуг. Возникла необходимость в более подробном ознакомлении третьей стороны с состоянием дел в соответствующих хозяйственных областях. В новой обстановке обеспечение информацией по всем направлениям должно функционировать безупречно.
Использование ИТ призвано нивелировать организационную сложность предприятия. Ранее это достигалось благодаря возложению на компьютеры сложных вычислений и обработки документации в очень больших объемах. Сейчас речь идет о том, чтобы непрерывно усложняющиеся горизонтальные и вертикальные модели взаимосвязей (структуры которых в свою очередь постоянно меняются) совершенствовались с помощью новой коммуникационной технологии.
Ранее на предприятиях устанавливались мощные обрабатывающие системы, готовившие огромное количество цифровых отчетов, на базе которых в последующем осуществлялось управление хозяйственной деятельностью. Сейчас вопрос стоит о том, чтобы разработать такую технологию, с помощью которой можно было бы постоянно держать в курсе событий менеджеров и их партнеров, принимающих решения в условиях децентрализации. Новые информационно-технологические системы должны обеспечивать не какую-то абстрактную хозяйственную систему, а конкретных партнеров, которые в разнообразных формах участвуют в хозяйственном процессе.
От обработки данных через информационные системы к управлению знаниями
Уже давно отпала необходимость рассматривать ИТ как средство обработки данных. С помощью этой технологии из данных надо извлекать информацию для нужд пользователя, а возникающая в этой связи проблема "информационных перегрузок" требует массивных средств отбора, дальнейшей обработки и обновления информации. При этом следует продумать вопрос о коммерчески выгодных интерфейсах и сжатии внутрифирменной и внешней информации, а также о трансфере совместно используемых знаний между организационными подразделениями и партнерами по кооперации.
Быстрое развитие сетей локальных систем с сверхрегиональной и даже интернациональной структурой приводит к отказу от классических рабочих полей информатики и широкому привлечению средств телекоммуникаций. Организационно это ведет к ликвидации границ предприятия. Все труднее становится определить, где оно начинается и где кончается. Создание и эксплуатация соответствующей коммуникационной структуры для подобных "виртуальных предприятий" относятся к задачам информационного менеджмента, так же как и классическая функция обеспечения производственного процесса или разработки товаров и услуг на базе ИТ. Дело при этом состоит не только в обработке информации, но и рациональном распределении знаний.
Кроме того, организация должны учитывать на профессиональном уровне все новые и важные для ИТ аспекты. Примером может служить вопрос о технологическом и хозяйственном значении системы "Интернет". Именно на информационно-технологической службе лежит ответственность за создание здесь платформы, на которой станет возможной квалифицированная психологическая подготовка персонала, включая общефирменный менеджмент.
Интеграция децентрализованных систем
Сейчас информация на предприятиях обрабатывается в рамках самых разнообразных систем. Обеспечение их широкой доступности для всех сотрудников (а также внешних партнеров) и облегчение тем самым принятия творческих решений может стать критически важным фактором успеха для многих предприятий. Вместе с тем объединение по вертикали и горизонтали информационно-технологических систем, возникших в условиях децентрализации, кажется почти невозможным. Во всяком случае в классических областях ИТ опыт на этот счет отсутствует. Тем не менее интеграция должна произойти.
Постановка подобной цели необходима высшему менеджменту для управления изменениями. Организационным рычагом в ее достижении могут стать виртуальные, сверхотраслевые предпринимательские интеграционные группы. Возможно, такие группы смогут даже управлять функцией ИТ. Целью в этом случае мог бы стать интеграционный подход к взаимосвязанным технологическим, социальным, функциональным и хозяйственным процессам.
Будущие зависимости
Капиталовложения в ИТ сегодня влекут за собой многочисленные последствия. С одной стороны, они открывают определенные перспективы, а с другой - могут лишить предприятие некоторых возможностей в будущем из-за зависимостей, связанных с быстрыми технологическими изменениями. Поэтому решения о капиталовложениях в ИТ не должны приниматься, пока не получен ответ на вопрос, по какому пути пойдет развитие следующего поколения технологии.
Психологический фактор
Естественно, что новая технология повышает производительность, помогает фирме добиться лучших хозяйственных результатов. Наряду с этим менеджеры должны знать о том, как мыслят и как работают люди, использующие новую технологию. Фирмам, которым это удается лучше, могут надеяться на большую отдачу от средств, вложенных в ИТ.
Языковые уровни
Изготовители информационной техники должны научиться делать предложения не только в узкоспециальных терминах. На переговорах партнер будет ставить вопросы, имеющие принципиальное значение для высшего менеджмента. Здесь важно, чтобы обе стороны вышли на новый переговорный уровень, на котором стороны говорили бы на одном языке. Речь в этом случае идет скорее не о качестве техники, а о качестве услуг в сфере ИТ. Техника, разумеется, должна хорошо работать, быть на высоком уровне. Вместе с тем ее изготовитель должен почувствовать себя на месте менеджера, который с помощью ИТ стремится добиться конкурентных преимуществ. Чистый продавец в системе сбыта ИТ уходит в прошлое.
Таким образом, можно резюмировать, что сегодня между рассмотренными группами интересов отсутствует необходимое взаимодействие. Из-за различий в "языках" и "культурах" возникают проблемы кооперации и коммуникации. Властные устремления и профессиональный эгоизм мешает принятию решений по существу. К кооперации и интеграции информационно-технологические отделы подготовлены слабо. Часто устанавливаются критерии, которые напрямую не связаны с успехом предприятия. Общие цели ставятся (если это имеет место) на крайне ограниченную временную перспективу. Управление реализацией общих проектов организуется очень плохо. Сферы компетенций и ответственности за решение задач распределяются нечетко. Очевидно, что в сфере управления ИТ необходимы новые правила игры.
Использование информационной технологии (ИТ) относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации. Хозяйственные риски, связанные с ИТ, постоянно растут, и неясно, до каких пор руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегический ресурс. Правда, в последнее время высший менеджмент стал внимательнее относиться к ИТ. Именно от него должны исходить решающие инициативы по изменению ситуации в данной сфере.
2. Характеристика систем автоматизации управления предприятием
2.1 Системы начального уровня
Системы начального уровня широко распространены среди предприятий небольшого размера, которые успешно используют их в своей повседневной деятельности. Отличительной чертой таких информационных систем является ограниченный охват бизнес-процессов предприятия.
Программные продукты данного класса могут сильно отличаться друг от друга по целевому назначению: сюда можно отнести как бухгалтерские, так и складские и торговые системы. Но, тем не менее, эти системы имеют много общих черт:
ь невысокая требовательность к выделяемым ресурсам. Системы данного класса могут работать под управлением современных промышленных СУБД, однако могут эксплуатироваться и на небольших предприятиях. Количество возможных пользователей такой системы колеблется от 1 до нескольких десятков.
ь подразумевается, что пользователь может приобрести, установить и начать эксплуатацию самостоятельно, однако разработчики стараются делать программы с как можно более широкими возможностями, что позволяет интегрировать такие системы с другими системами этого и более высокого классов.
2.2 Системы среднего уровня
Появление систем среднего уровня обусловлено потребностью в программном продукте с более широкими возможностями, нежели системы начального уровня. Таким образом, некоторые производители на основе современных способов и средств разработки создали готовые решения для довольно широкого круга потребностей предприятия. В состав таких систем обычно входят следующие подсистемы:
ь бухгалтерский учет
ь управление производством
ь материально-техническое снабжение и сбыт
ь планирование
ь производство.
Несмотря на способность таких систем вести учет практически по всем направлениям деятельности предприятия, некоторые подсистемы реализованы в них в весьма усеченном виде. Тем не менее, количество различных параметров настройки у такой системы достигает значительного числа, что приводит потребителя к неспособности самостоятельно установить продукт. Зачастую, большую часть стоимости программного продукта среднего уровня составляют услуги по установке и настройке системы, сервисное обслуживание. Дороговизна таких систем делает их недоступными для небольших фирм.
Немаловажным минусом подобной системы является то, что успех внедрения системы среднего уровня во многом зависит от качества выполнения анализа деятельности предприятия.
2.3 Системы высшего класса
Современные версии систем высшего уровня обеспечивают планирование и управление всеми ресурсами организации. Количество различных параметров настроек достигает десятков тысяч. Однако одновременно возрастает и стоимость внедрения подобной системы.
Следует также учитывать следующий набор минусов, возникающих при введение в строй подобной системы:
ь может потребоваться привлечение внешних консультантов, что приведет к значительному росту затрат;
ь внедрение сложной системы зачастую требует некоторой реорганизации деятельности;
ь необходимо наличие специального подразделения, которое бы перенастраивало систему под требования бизнеса.
С другой стороны, руководители организации и ее персонал получают великолепный инструмент, позволяющий планировать и управлять производством.
3. Выбор, внедрение и эксплуатация системы
3.1 Проблема выбора информационной системы
3.1.1 Информационная инфраструктура предприятия
Информационная инфраструктура (ИИ) - это организация взаимодействия информационных потоков (при этом несущественно какой носитель).
Создание ИИ, использующей компьютерные технологии подразумевает комплекс мероприятий который включает в себя:
ь организационные мероприятия (определение структуры документов и маршрутов их движения, определение ответственности за виды проводимых мероприятий, определение правил организации разработки программ и структуры базы данных, способы финансирования и другие);
ь технические мероприятия (приобретение, установка и техническое обеспечение эксплуатации оборудования, создание кабельной системы);
ь определение системного программного обеспечения которое будет использоваться в организации и создание LAN как программно-технического комплекса (установка системного программного обеспечения, организация маршрутизации между подсетями, администрирование сети и работа с пользователями сети);
ь обучение сотрудников организации;
ь использование при работе с документами стандартного программного обеспечения, организация почтовой службы, организация доступа к Internet;
ь проектирование и разработку программных продуктов и создание информационно-аналитической системы (ИАС);
ь обеспечение безопасности информации;
ь работу службы эксплуатации и внедрения;
ь наполнение базы данных;
Обеспечением создания ИИ, использующей компьютерные технологии, должны заниматься следующие службы (отделы или лаборатории):
1. Техническая служба. Функции - работы по монтажу LAN, установка оборудования, ремонт и замена оборудования.
2. Служба эксплуатации и внедрения. Функции - работа с Заказчиком приложений ИАС по постановке задачи, установка приложений ИАС, подготовка заданий для группы разработки программного обеспечения, обучение персонала.
3. Группа разработки программного обеспечения.
Информационно-аналитическая система (ИАС) как часть программной поддержки информационной структуры организации.
ИАС - это часть программной поддержки информационной инфраструктуры организации, обеспечивающая специальные задачи управления.
При разработке любых программных продуктов существует проблема устаревания программы на момент ее создания и как следствие этого необходимость модификации ее сразу после окончания разработки. Поэтому важными становятся два требования к разрабатываемым в настоящее время программным продуктам и ИАС в частности. Первое - система должна быть открыта, а не являться “вещью в себе”, изменения в которую могут внести только люди, ее разработавшие. Второе - технологии, которые используются во время разработки должны быть по крайней мере современными, а еще лучше учитывать тенденции развития программного обеспечения. Этот пункт относиться как к механизмам, которые реализуются разработчиками программного продукта, так и к тем средствам, которые используются во время разработки.
Во-вторых, популярностью в настоящее время пользуются программные продукты которые либо несут в себе средства модификации программ, либо являются настолько простыми и универсальными, что не требуется их доработка. Разработка сред со своими собственными средствами и языками модификации данных является несколько усложненным и невыгодным при использовании поскольку сомнительно, что собственный язык будет настолько лучше уже существующих, чтобы имело смысл его изучать и использовать в качестве стандартного на данном предприятии. Кроме того, проблема “запаздывания” разработки, очевидно, в этом случае увеличивается.
В-третьих, при разработке ИАС должен соблюдаться модульный принцип организации приложений и данных поскольку в этом случае могут производиться дополнения и изменения с меньшими затратами и гарантировано отсутствие изменений в частях, которые не затрагиваются при модификации других частей.
Таким образом:
1. ИАС - это открытая, модульная система, использующая архитектуру клиент-сервер с реализацией правил бизнес логики как COM объектов сервера транзакций.
2. Уточнение свойств объектов, которыми оперирует ИАС может быть произведено пользователем на описательном уровне. Для этого могут быть написаны компоненты системы, использующие Wizard технологию.
3. Модули, реализующие новые объекты и функции системы должны создаваться в основном на уровне сервисов и объектов сервера.
4. Рабочие места специалистов (АРМы) должны компоноваться как контейнеры, содержащие модули (экранные формы и процедуры обработки отчетов) работы с отдельными объектами ИАС и, возможно, создаваться на уровне описаний того, что включает в себя данный АРМ.
5. Должны использоваться готовые программные продукты, поддерживающие работу с базами данных. Например, генератор отчетов Crystal Report или MS Excel.
6. Существуют компоненты ИАС, которые обладают подобной структурой и используют одинаковые методы обработки данных для всех предприятий и учреждений (“структурный инвариант ИАС”), например, бухгалтерия (АРМ главного бухгалтера), которая вследствие того, что принципы ведения бухгалтерского учета едины для любых организаций (принцип двойных проводок и журнально-ордерная система отчетности). Например, организационную структуру учреждения или персонал организации. Другим типом задач (“функциональным инвариантом ИАС”) являются компоненты ИАС, которые выполняют одинаковые функции, но исходя из различных соображений и используя, быть может, различные исходные данные. К функциональным инвариантам можно отнести задачу расчета заработной платы. Функциональные инварианты должны быть реализованы как библиотека COM объектов. Важным в данном случае является то, что интерфейсы COM объектов такой библиотеки могут быть определены один раз и в дальнейшем не меняться.
Очевидно, что для описания специфики деятельности предприятия и уточнения содержания компонент-инвариантов потребуются дополнительные данные и функции их обработки. К уточняющим компонентам можно отнести, например, ученые степени сотрудников института. Как правило, уточняющие данные связаны с основными как многие к одному. Обеспечение связности данных производится на уровне объектов базы (связи и триггера). Удаление или перенос в архив основных данных должны производится вместе со всеми уточняющими записями. При этом работа с записями одной уточняющей таблицы реализуется на уровне хранимых процедур SQL сервера, а COM объект сервера транзакций обеспечивает последовательный вызов хранимых процедур для каждого объекта. Добавление, изменение и удаление уточняющих компонент не может привести, таким образом, к изменению структуры ИАС в целом, а только изменить содержание некоторых отчетов.
Кроме вышеперечисленных есть модули, реализующие частные задачи и взаимодействующие с инвариантами системы и дополнительными модулями. Если рассматривать учет материальных ценностей и проекты организации, то задачи обработки заявок и получения материалов являясь дополнительным сервисом связывает эти инварианты. Дополнительными модулями являются, модули, обеспечивающие функции статистической и другой обработки информации хранящейся в одной базе данных и экспорт уже обработанного в другую базу. Примером такой задачи будет “оплата за обучение в вузе”, которая связывает оплату каждого студента и кассу института, как часть АРМа главного бухгалтера. Другим примером является экспорт данных о выпускниках ВУЗа в базу выпускников всех учебных заведений России. Очевидно, что дополнительные модули могут не содержать никаких данных. В этом случае их реализация может заключаться в программировании COM объектов сервера транзакций и добавлением его вызова в программе клиента. Если для работы дополнительного модуля требуется хранение какой-то информации, таблицы могут создаваться в другой базе данных.
Поскольку любая ИАС содержит большое количество разнообразных данных, а одним из основных принципов реляционных баз данных является то, что в системе не должно быть дублирования данных, вопрос связей между компонентами один из основных. Некоторые связи являются атрибутами структуры данных отдельных компонент. Например, ссылка на сотрудника в таблице отпусков. Другие - это отдельные таблицы, реализующие отношения многие ко многим. Например, таблица назначений на должности, которая содержит две ссылки: на человека и на должность. Таблицы связей в этом случае могут содержать дополнительные данные, которые уточняют характеристики конкретной связи между экземплярами двух и более объектов (в случае люди - должности такой характеристикой может быть размер ставки, т.е. 0.5, 1, 1.25). Такие таблицы являются основой для определения правил бизнес логики ИАС. Некоторые связи между данными системы могут быть временными и содержать только две ссылки. Назовем такой вид связи объединением. Очевидно, процесс создания таблиц связи, установления связей между записями и удаления связи можно автоматизировать поскольку необходимой для этого информацией являются только имена таблиц, которые необходимо связать, и полей этих таблиц, которые будут ключами связи и тех, в которых будет находиться содержательная информация (характеристики записей). Для определения конкретной связи достаточно двух списков в клиентском приложении, содержащих характеристики связываемых записей, и собственно механизма установления и удаления связи.
Таким образом, в информационно-аналитической системе (ИАС) предприятия или учреждения должны быть компоненты различной степени уникальности (имеется ввиду возможность их использования без изменений или с небольшими изменениями другой организацией). Различные части ИАС имеют различный “вес”. Одни должны быть обязательно в любой системе; другие могут быть, а могут и не быть; третьи, описывающие временные связи, возникают в системе и исчезают из нее во время ее эксплуатации. Кроме того, некоторые объекты могут быть созданы только как часть других объектов.
3.1.2 Требования к информационной системе
Информационная система управления для промышленного предприятия не должна замыкаться только в рамках управления бизнес-процессами. Данная система должна объединить в себе все три уровня управления процессами происходящими на предприятии:
ь управление бизнес процессами
ь управление проектно-конструкторскими разработками
ь управление технологическим процессом производства.
Единство информационной системы управления предприятием состоит в том, что данные, полученные или введённые на любом уровне системы, должны быть доступны всем её компонентам (принцип однократного ввода).
Мировой опыт применения информационных технологий говорит что структура такой единой информационной системы управления предприятием должна быть следующей:
“Становым хребтом” единой информационной системы управления предприятием является система управления бизнес процессами предприятия - система класса ERP (Enterprise Resources Planning - Планирование ресурсов предприятия). Необходимым элементом являются системы автоматизации проектно конструкторской деятельности и технологической подготовки производства (САПР/АСТПП - CAD/CAM/CAE/PDM), обеспечивающие снижение времени производственного цикла и повышения качества продукции. Третий элемент - системы управления технологическим процессом производства. Связующее программное обеспечение обеспечивает взаимодействие всех ранее описанных решений в рамках единой информационно - аналитической системы управления предприятием.
Система управления бизнес процессами промышленного предприятия.
Классические системы ERP обеспечивают управление следующими задачами:
ь Управление финансами.
ь Планирование и управление производством.
ь Управление размещением и распределением запасов.
ь Управление реализацией и маркетингом.
ь Управление снабжением.
ь Управление проектами.
ь Управление сервисным обслуживанием.
ь Управление процедурами обеспечения качества продукции.
ь Современная автоматизированная система управления должна сочетать в себе максимально возможный комплекс функций для управления всеми бизнес-процессами предприятия: управления маркетингом и продажами, управления снабжением, управление финансами, жизненный цикл изделия от конструкторских разработок до массового производства и сервисного обслуживания.
ь В системе должна быть реализована стратегия производства, ориентированного на потребителя, независимо от того, разрабатывает предприятие продукцию под заказ, производит на склад, ведет единичное, мелкосерийное или крупносерийное производство.
ь Система должна управлять производственным процессом и непрерывно контролировать его параметры на отклонение от допустимых значений, начиная со стадии планирования заказа на реализацию до отгрузки готовой продукции потребителю
ь Система должна реализовывать методику управления затратами и центрами затрат. Такая методика требует планирования себестоимости изделий, утверждения плановых нормативов и контроль отклонений фактических затрат от их нормативов для своевременного принятия мер. Учет затрат должен осуществляться по местам их возникновения и позволять управленческому персоналу вести анализ.
ь На основе производственного плана и нормативной себестоимости система должна рассчитать смету затрат на производство. Система должна обеспечить единство данных финансового и управленческого учета.
ь В современных условиях функционирования предприятия совершенно необходимо, чтобы данные, введенные в систему, были доступны сразу после регистрации хозяйственной операции всем, кто испытывает в них потребность: от учетчика в цеху до управляющего предприятием. Например, единство данных финансового и управленческого учета. Финансово-хозяйственные операции должны регистрироваться в системе сразу после их совершения. Это позволит осуществлять контроль за производством на уровне производственных смет.
3.1.3 Проблемы выбора
Сталкиваясь с потребностями во внедрении на предприятии информационных систем, руководство оказывается перед проблемой выбора. Разрабатывать самим или покупать, и если покупать - то что.
Объективно оценивая вероятность самостоятельной разработки современной системы управления, можно смело сказать что она равна нулю. То что разработано или разрабатывается сейчас на российских предприятиях является отражением вчерашних взглядов управленческого персонала предприятия и требует постоянной переработки. И это не вина отделов АСУ, это объективный процесс.
Если предприятие решило ориентироваться на готовые системы - то ему нужно решить, с кем ему работать, какую систему выбрать - с российскими разработчиками или с поставщиков готовых систем ведущих западных производителей.
При всем уважении к нашим разработчикам можно сказать с уверенностью, что если они и смогут разработать систему управления предприятиями, то очень не скоро. История развития наиболее популярных современных систем управления имеет 20-25 лет и многие тысячи работающих установок. А ведь каждая установка системы - это не только деньги на новые разработки, это в первую очередь обратная связь с потребностями клиента.
Российским разработкам еще очень далеко до уровня полнофункциональной системы. Выросшие из автоматизации рабочих мест советских бухгалтеров, они несут в себе эти следы. Решив функции автоматизации бухгалтерии они только пытаются двинуться в направлении производства, а это задача по объемам несравнимая с бухгалтерским учетом.
По моему мнению, крупным предприятиям следует ориентироваться на западные системы. И следующий вопрос, на который необходимо дать ответ - какую западную систему выбрать?
Для российского пользователя выбор таких систем ограничен. Не так уж много западных фирм вышли на российский рынок. Реально это SAP, Computer Associates, BAAN и ISF. Попытки выйти делали ORACLE, JDEdvards, SSA, JBA и QAD. Причем реальные внедрения имеются только у продуктов SAP и Computer Associates. Кроме того, различные системы предназначены для разных предприятий. Одни, такие как SAP или CA-Masterpiece, ориентированны на корпоративный рынок, другие, как BAAN или MK Enterprise (ранее MANMAN/X) на рынок промышленных предприятий или компаний. И предприятию нужно сделать правильный выбор, чтобы в результате ошибки не оказаться обладателем системы не подходящей для него.
3.2 Критерии выбора системы
Руководству компании необходим инструментарий, который позволил бы наполнить процесс принятия решения адекватной и достаточной информацией. Такими инструментами являются система ключевых показателей эффективности (КПЭ) и система сбалансированных показателей, получившие широкое распространение в практике управления западных компаний.
Под системой КПЭ понимается система финансовых и нефинансовых показателей, влияющих на количественное или качественное изменение результатов по отношению к стратегической цели (или ожидаемому результату). Система сбалансированных показателей включает КПЭ, необходимые для каждого объекта контроля (производственное или структурное подразделение), и методику их оценки. Данные системы или методики составляют основу при принятии решений, базируются на оценке эффективности деятельности предприятия и направлены на достижение стратегических целей организации.
Оценка эффективности - именно тот инструмент, который позволяет определить, насколько управление организацией соответствует уровню достижения стратегических целей, в частности укреплению и росту рыночной стоимости компании. Стоит отметить, что эта методика - лишь инструмент, облегчающий процесс принятия управленческих решений за счет обеспечения руководства полноценной информацией, но она отнюдь не является панацеей при решении системных проблем компании. Данная методика позволяет идентифицировать факт и область возникновения проблемы, но не дает готовых решений.
Почему речь идет об управлении, основанном на эффективности? Наращивание темпов и масштабов производства, повышение качества продукции в настоящее время уже недостаточны для достижения конкурентного преимущества на рынке, и поэтому многие компании переходят на новые прогрессивные методы корпоративного управления. Эти методы позволяют своевременно реагировать на изменение условий на рынке, и иностранные фирмы, конкурирующие с российскими, успешно их применяют.
Задача системы КПЭ и сбалансированных показателей состоит в переводе стратегии компании в комплексный набор показателей ее деятельности, определяющий основные параметры системы измерения и управления. Набор показателей задает основу для формирования стратегии компании и включает количественные характеристики для информирования сотрудников об основных факторах успеха в настоящем и будущем. Формулируя ожидаемые результаты, компания ставит цель и создает условия для ее реализации, а высшее руководство направляет энергию, способности и знания сотрудников на решение задач долгосрочной перспективы.
Информации должно быть ровно столько, сколько необходимо для анализа; гораздо важнее, чтобы она была объективной, точной и поступала в срок
Базовая установка концепции сбалансированных показателей состоит в том, что традиционные финансово-экономические показатели являются недостаточными для определения стратегического успеха компании и обеспечения обратной связи. Для решения этих задач необходимо иметь более "сбалансированный" набор показателей деятельности компании в различных плоскостях, позволяющий контролировать факторы, влияющие на эти показатели, а не просто отслеживать результаты. Для успешного мониторинга прогресса в достижении стратегических целей не следует все внимание заострять на оценках прошлой деятельности. Необходимо рассматривать те показатели, которые будут влиять на результаты компании в будущем.
Ориентир на показатели, характеризующие лишь одну область деятельности, может негативно отразиться на конечном результате. Поэтому система сбалансированных показателей включает четыре основных аспекта:
ь Финансовую деятельность.
ь Отношения с потребителем.
ь Внутреннюю производственную деятельность.
ь Обучение и развитие.
В целом, оценивают пять основных аспектов, влияющие на выбор информационной системы предприятия. К ним относятся:
ь Функциональные возможности системы
ь Стоимость владения системой
ь Перспективы развития системы
ь Технические характеристики системы
ь Минимизация рисков внедрения и эксплуатации.
3.2.1 Функциональные возможности
Под функциональными возможностями системы понимается ее соответствие тем бизнес-функциям, которые уже существуют или только планируются к внедрению в организации. Например, если целью организации является снижение финансовых потерь за счет уменьшения брака, то выбранная система должна обеспечивать автоматизацию процесса контроля качества.
Обычно для определения соответствия системы выдвигаемым функциональным требованиям достаточно иметь четкое представление о стратегии развития бизнеса, контекстного описания бизнеса и формализованного описания деятельности предприятия. Если все эти компоненты, необходимые для выбора системы отсутствуют, то их включают в этап по подготовке исходных данных для выбора системы. Для осуществления подобного масштаба работ необходимо наличие довольно большого числа сотрудников, но поскольку содержать такой штат на предприятии постоянно не имеет смысла, то наиболее целесообразным представляется приглашение внешних консультантов.
Четко структурированное понимание бизнес процессов собственной организации, полученное в результате взаимодействия с внешними консультантами, помогает не только в построении информационной системы предприятия, но и высшему руководству лучше представить себе работу своей организации, а также позаимствовать опыт других организаций.
3.2.2 Совокупная стоимость владения
Совокупная стоимость владения - сравнительно новое понятие. Под ним понимается сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец системы за период ее жизненного цикла.
Необходимо четко определить жизненный цикл каждой из предложенных систем, куда входит время жизни существующей системы, время на проектирование новой, время на закупку компонентов и внедрение новой системы, время эксплуатации, которое ограничивается сроком, когда возвращается 90% стоимости системы от результата ее работы, и сумму всех прямых и косвенных затрат.
3.2.3 Перспективы развития
Перспективы развития закладываются в систему поставщиком системы и комплексом стандартов, которым она удовлетворяет.
Очевидно, что на перспективу развития также огромное влияние оказывает и устойчивость поставщика системы на рынке. Для определения устойчивости необходимо четко знать какова форма собственности на систему у поставщика, какую долю он занимает на рынке, сколько он существует на рынке.
3.2.4 Технические характеристики
Понимание технических характеристик в наибольшей степени гарантирует соответствие системы поставленным перед ней задачам. К техническим характеристикам можно отнести:
ь архитектуру системы,
ь надежность,
ь масштабируемость,
ь способность к восстановлению,
ь наличие средств резервного копирования,
ь средства защиты от технических нападений,
ь возможность интеграции с другими системами.
3.2.5 Минимизация рисков
Под риском обычно понимается вероятность того, что при внедрении информационной системы управления какие-то цели так и не будут достигнуты. Очевидно, что в этом случае организацию может ожидать как единовременная потеря денег, что существенно влияет на жизненный цикл системы, так и долгосрочная и постоянная утечка средств.
Для снижения такой вероятности проводится комплексный анализ факторов риска и поэтапное воплощение решения. Каждый этап предваряется новой оценкой действительности и решение модифицируется определенным образом.
Для минимизации инвестиционных рисков выделяют следующие объекты затрат:
ь процесс создания системы
ь оборудование
ь программное обеспечение
ь персонал
ь управление задачами
Для каждого объекта затрат выдвигается целый ряд характеристик, которому он должен удовлетворять с целью снижения рисков.
3.3 Методы внедрения системы
Отдельного рассмотрения заслуживает и проблема внедрения ERP-систем на российских предприятиях. Как уже отмечалось, ERP-системы ориентированы на обслуживание бизнеса. Многие ли предприятия имеют сформулированные стратегии развития бизнеса, корпоративные стандарты в области информационных технологий и стратегию развития ИТ? Ответ достаточно очевиден. Выбор и внедрение системы в этих условиях становится зачастую просто бессмысленным, а инвестиции в ИТ - омертвленным капиталом.
Другим существенным препятствием при внедрении ERP-систем становится уровень организации управления. На российских предприятиях в основной массе отсутствует традиция детально документировать управленческие решения. Необходимо понимать, что одним из основных конкурентных преимуществ, которое дает ERP-система, является возможность представления консолидированной информации высшему управленческому персоналу. А это требует ввода информации в систему, причем регулярно и на всех уровнях управления. Т.е. менеджер любого уровня должен документировать свои действия. Естественно, что это повышает загрузку низшего и среднего звена управленцев, которое просто не привыкло работать подобным образом и зачастую может оказывать существенное сопротивление процессу внедрения системы. И, наконец, в условиях слабой конкуренции оперативное представление консолидированной информации высшему управленческому персоналу может просто не понадобиться.
Кроме того, существенно затрудняет процесс внедрения таких систем и отсутствие у нас школы управления (базовое образование и навыки), основанной на западных подходах, в первую очередь на стандартах управления производством и запасами.
Итак, какие же рекомендации по формированию стратегии внедрения ИТ на российских предприятиях можно дать в сложившейся ситуации? Прежде всего - это решение только тех проблем, которые необходимо решить. Т.е. необходимо правильно идентифицировать проблемы, стоящие перед предприятием, и существующие возможности для их решения. Например, если годовой оборот предприятия составляет 50 млн. долларов США, то оно вряд ли нуждается в системе с годовой стоимостью владения более миллиона долларов. Кроме того, если предприятие действует в слабо конкурентной среде, ему также не требуется и возможность быстрого принятия решений в области смены линии выпускаемых продуктов или системы продаж.
Однако, если все-таки принято решение о создании или внедрении автоматизированной системы управления предприятием, то, так же как и на Западе, начинать внедрение таких систем следует с автоматизации критичных бизнес-функций. К таким функциям в России, как правило, следует отнести подготовку внешней отчетности и оптимизацию налогообложения, что требует внедрения регулярных процедур учета с последующей их автоматизацией.
Второй задачей, которую необходимо решать, является задача подготовки управленческих кадров, способных не только воспринимать подходы к управлению, реализованные в ERP-системах, но и готовых внедрять их на практике. Как известно, менеджеры не появляются мгновенно. Таким образом нам требуется повторить путь, который прошли западные корпорации, только намного быстрее.
Хорошей стартовой платформой при этом могут стать корпоративные системы управления, создаваемые российскими производителями. Они значительно дешевле западных систем, и в них учтены все особенности российского бухгалтерского учета. Желательно выбирать те системы, которые характеризуются следующими качествами:
ь по своим возможностям приближаются к западным стандартам управления производством (например, стандарту MRPII) или мигрируют в этом направлении
ь при их создании использованы наиболее совершенные технические решения. Это гарантирует защиту сделанных инвестиций.
Таким образом, возможно, что для многих российских предприятий наилучшей стратегией внедрения ИТ может стать одна из следующих:
ь Использовать какую-либо развивающуюся российскую систему, получая соответствующие скидки на обновленные версии и подготавливая управленческий персонал к ее возрастающим функциональным возможностям. В этом случае остается надеяться, что грань в подходах, лежащих в основе построения отечественных и зарубежных систем, со временем сотрется.
ь Внедрить относительно недорогую российскую учетную систему, что позволит достичь полного соответствия российскому законодательству, и со временем интегрировать ее с системой управления предприятием типа ERP. Следует отметить, что по этому пути пытались пойти некоторые поставщики ERP-систем на нашем рынке, предпочтя доработке собственной системы ее интеграцию с качественными российскими продуктами.
Важно отметить, что как покупка, так и внедрение ERP-системы часто осуществляются помодульно (например, только модуль управления персоналом). И здесь поставщики решений на базе российских систем управления участвуют в тендерах наравне с западными компаниями, часто побеждая их. Так, компания АйТи, поставщик решений на базе программного продукта БОСС-КОРПОРАЦИЯ, победила в ряде тендеров на создание как полной системы автоматизации финансово-хозяйственной деятельности (например, выиграла тендер на создание системы для Красноярского алюминиевого завода у SAP, совместно с Oracle и ее системой Oracle Applications вышла во второй тур тендера, объявленного Иркутскэнерго), так и на автоматизацию отдельных участков деятельности (например, модули управления персоналом, управления финансами: для МГУ у SAP, для Иркутского авиационного производственного объединения и Иркутского алюминиевого завода - у компании BAAN).
Компания, собирающаяся внедрить компьютерную систему управления, как правило, дает следующую установку: система должна начать действовать как можно скорее, в срок и в рамках бюджета.
Некоторые организации избегают внедрять подобные системы, опасаясь, что ее не будут использовать, а если будут, то неэффективно. К тому же сотрудники, которые приобретут новые навыки в процессе внедрения системы, покинут компанию, и тогда будет трудно найти технические ресурсы для поддержания ee функционирования. Не получится ни экономии ресурсов, ни реализации функционального предназначения внедренной системы.
Эти опасения вполне оправданны. Проекты по внедрению систем и в самом деле терпят неудачу, даже в компаниях с эффективным в остальных отношениях управлением. В тех же случаях, когда все идет более или менее нормально, зачастую не выполняются сроки начала промышленной эксплуатации и не удается остаться в рамках выделенного бюджета. Тем не менее, описанные ниже методы при их правильном применении могут способствовать сведению риска неудачного внедрения к минимуму. При надлежащем планировании и управлении вполне можно соблюсти намеченные сроки и остаться в рамках бюджета.
С самого начала необходимо убедиться, что проект правильно организован.
Необходимо:
1. Добиться веры в успех и преданности делу со стороны тех, кто играет ключевую роль в реализации проекта.
2. Определить, кто будет штатным руководителем проекта по внедрению системы. Этот человек должен обладать необходимыми навыками для выполнения такой работы, желательно, чтобы он имел опыт внедрения систем.
3. Четко определить и отразить в документах функции и обязанности, а также сферу компетенции каждого члена группы специалистов по работе над проектом.
4. Убедиться, что люди, выполняющие эти функции, обладают необходимыми навыками.
5. Разработать подробный план работы, разбить его на этапы, определите сроки выполнения задач и придерживаться их.
Прежде чем приступить к внедрению системы, необходимо продумать организационную структуру и бизнес-процессы:
1. Убедиться, что правила и процедуры бухучета зафиксированы в документах по установленной форме и понятны работникам бухгалтерии.
...Подобные документы
Роль структуры управления в информационной системе. Примеры информационных систем. Структура и классификация информационных систем. Информационные технологии. Этапы развития информационных технологий. Виды информационных технологий.
курсовая работа [578,4 K], добавлен 17.06.2003Современное состояние информационных систем и технологий и их роль в управлении предприятием. Экономическая информация на предприятиях и способы ее формализованного описания. Стадии создания автоматизированных систем. Классы информационных технологий.
курс лекций [146,8 K], добавлен 16.11.2009Классификация автоматизированных информационных систем. Классические примеры систем класса А, B и С. Основные задачи и функции информационных систем (подсистем). Информационные технологии для управления предприятием: понятие, компоненты и их назначение.
контрольная работа [22,9 K], добавлен 30.11.2010Теоретические основы информационных технологий, их значение во всех сферах жизни современного человека и общества. Изучение информационной системы для автоматизации службы управления персоналом в рамках предприятия. Отдельные программы автоматизации.
реферат [22,3 K], добавлен 12.01.2012Основные характеристики и принцип новой информационной технологии. Соотношение информационных технологий и информационных систем. Назначение и характеристика процесса накопления данных, состав моделей. Виды базовых информационных технологий, их структура.
курс лекций [410,5 K], добавлен 28.05.2010Информационные системы, их цели и задачи на предприятии. Требования к информационным системам, их области применения. Проблемы и критерии выбора информационной системы. Интерактивные электронные технические руководства в управлении бизнес процессами.
дипломная работа [3,0 M], добавлен 19.03.2012Характеристика информационных систем управления предприятием. Виды информационных систем управления предприятием, их применение. Специфика систем управления торговым предприятием класса ERP и применение данной системы в деятельности торговой компании.
дипломная работа [1,8 M], добавлен 15.09.2012Предмет и основные понятия информационных систем. Базовые стандарты корпоративных информационных систем. Характеристика входящих и исходящих потоков информации. Основные понятия искусственного интеллекта. Обеспечение безопасности информационных систем.
курс лекций [295,6 K], добавлен 11.11.2014Классификация информационных систем и технологий в организационном управлении. Методы и организация создания ИС и ИТ. Состав, структура, внутримашинного информационного обеспечения. Информационные технологии и процедуры обработки экономической информации.
контрольная работа [28,9 K], добавлен 25.07.2012Изучение понятия информационных технологий, истории их развития, классификации и структуры. Определение направлений развития информационных систем в экономике. Анализ технологий, используемых в АКБ "Фора-Банк" (ЗАО), рекомендации по их совершенствованию.
курсовая работа [615,0 K], добавлен 18.01.2015Задачи и преимущества использования автоматизированных информационных систем. Внедрение программного обеспечения в эксплуатационную деятельность на железнодорожном транспорте. Классификация систем управления по степени автоматизации управляющего объекта.
реферат [98,1 K], добавлен 09.11.2010Сущность и этапы развития информационных технологий, их функции и составляющие. Характеристика информационных технологий управления и экспертных систем. Использование компьютерных и мультимедийных технологий, телекоммуникаций в обучении специалистов.
курсовая работа [48,6 K], добавлен 03.03.2013Характеристика информационных технологий (ИТ) управления бюджетом муниципального образования. Основные цели и задачи реализации федеральной целевой программы "Электронная Россия 2002-2010 гг.". Этапы развития информационных систем управления в России.
контрольная работа [53,5 K], добавлен 19.05.2010Понятие информационных технологий, этапы их развития, составляющие и основные виды. Особенности информационных технологий обработки данных и экспертных систем. Методология использования информационной технологии. Преимущества компьютерных технологий.
курсовая работа [46,4 K], добавлен 16.09.2011Автоматизированные поисковые системы. Информационные технологии в делопроизводстве и документообороте. Компьютерные сети и гипертекстовые технологии. Использование систем управления базами данных. Обработка информации на основе электронных таблиц.
контрольная работа [2,9 M], добавлен 15.12.2013Главные аспекты развития предприятий и внешней среды и их влияние на роль информационных технологий в управлении предприятием: интеграция децентрализованных систем, психологический фактор и языковые уровни. Основные тенденции развития IT-индустрии.
курсовая работа [1,1 M], добавлен 21.08.2011Обзор новых информационных технологий в обучении в высших учебных заведениях. Методы и способы применения мультимедиа технологий при чтении лекций. Внедрение информационных систем в классические библиотеки. Характеристика обучающих систем в ДонТУ.
реферат [216,9 K], добавлен 10.02.2012Осмысление и переработка информационных данных, которые используются для решения управленческих задач. Общая схема информационной системы, ввод данных, их обработка, хранение и распределение полученной информации. Характеристики информационных систем.
контрольная работа [59,8 K], добавлен 03.10.2010Характеристика предприятия ГКУ ТО "Центр информационных технологий Тюменской области. Структура и функционирования системы, комплекса технических средств автоматизации. Основные методы обслуживания систем при эксплуатации технологических установок.
контрольная работа [2,7 M], добавлен 12.09.2012Информационные системы и технологии в экономике: основные понятия и определения. Составляющие информационных технологий, их классификация. Особенности систем ведения картотек, обработки текстовой информации, машинной графики, электронной почты и связи.
реферат [14,7 K], добавлен 06.10.2011
