Совершенствование управления финансовыми ресурсами муниципальных образований за счет внедрения информационных технологий

Состояние человеческих ресурсов обычно определяются уровнем общего и профессионального образования работников, профессиональной структурой рабочей силы, уровнем трудовой дисциплины и ответственности, степенью напряжения труда. При этом играет роль эффективность подготовки и переподготовки работников. (А.М. Воротников, Министр экономики Чувашской Республики Роль информационных технологий в экономическом развитии муниципальных образований).

3. Разработка предложений по совершенствованию управления финансовыми ресурсами муниципального образования «Суджанский район»

3.1 Анализ проблемных вопросов при использовании ИКТ

Осознав необходимость внедрения ИТ и возможный эффект от их применения, руководители МО сталкиваются с проблемой выбора конкретных программных продуктов, выбора между самостоятельной разработкой и покупкой готовых продуктов, выбором поставщиков и используемых технологий. Ситуация осложняется, что поставщики зачастую недобросовестно рекламируют свои продукты как окончательные и всеобъемлющие. Для осознанного подхода к решению этих проблем необходимо проектировать использование ИТ.

ИТ включают две компоненты:

Считается, что чем более технически развита организация, регион, страна, тем выше средств вкладывается в первый элемент и больше во второй. Пока в ОМСУ больше внимания уделяется укреплению аппаратной платформы. На ее формирование уходит 60-80% затрат, выделяемых на информатизацию.

Развитие ИТ в организации, в т.ч. в ОМСУ, осуществляется, как правило, в три этапа:

1. Оформление деятельности (документов, подготовка презентаций, слайдов и пр.).

2. Решение задач управления путем автоматизации обработки данных (БД, программы контроля).

3. Создание информационной поддержки принятия решений, предусматривающих использование традиционных методов и моделей (расчет и перерасчет стандартных показателей в электронных таблицах или с помощью программных продуктов - финансового анализа, анализа проектов).

Традиционно многие руководители считали, что для информационной системы достаточно решить три задачи: выбрать программное обеспечение (ПО), его поставщика и внедрить приобретенное. Однако опыт открыл многие минусы такого подхода: эффект от внедрения ПО нередко бывает ниже ожидаемого, сам этот процесс растягивается на длительное время, и, как следствие, проект создания информационной системы (и корпоративного хранилища данных) далеко выходит за рамки собственного бюджета.

Современные программные продукты содержат большое количество готовых решений, позволяющих разработчику кардинально сократить время формирования хранилища данных. Однако имеются проблемы, которые готовые продукты преодолеть не в состоянии.

Первая проблема - наследственность. Действительно, информационная система (даже ориентированная на самые передовые технологии) создается не на пустом месте. Как правило, в учреждении уже функционируют системы, автоматизирующие ключевые технологические процессы. Они в основном узко специализированы, реализованы на различных технологических платформах и т.д. Во многих случаях от них невозможно отказаться или заменить их на более продвинутые аналогичные комплексы без прерывания тех или иных бизнес-процессов.

Таким образом, стоит задача интеграции старых и новых систем. Под интеграцией понимается не только физическое слияние существующих в компании систем, при котором заинтересованные пользователи получают доступ к новым информационным базам. Она, как минимум, означает, что сведения, накапливаемые во всех работающих внутри этой хозяйствующей единицы системах, после очистки от лишнего и ошибок объединяются, а полученная выверенная информация помещается в новую структуру - хранилище данных. Уровень сложности шагов интеграции зависит от числа подсистем, размещающих информацию в хранилище данных, и степени различий между способами ее обработки.

Следовательно, необходимо:

для каждой интегрируемой подсистемы определить, какая информация должна стать общедоступной;

согласовать такие сведения по всем участвующим подсистемам (нормализовать, удалить избыточность, противоречивость и т.д.);

разработать структуры общедоступных витрин данных, формы и регламенты их заполнения.

Вторая проблема связана с корпоративным информационным стандартом.

В большинстве случаев используемые на уровне компании различные информационные подсистемы предшествующего поколения обеспечивали локальные нужды.

Они разрабатывались независимо друг друга, в них были заложены индивидуальные определения и правила, а этого не, статочно для проведения глобального планирования и анализа. Как следствие, информация, переносимая из локальных подсистем в общедоступные витрины данных, должна пройти согласование. Для этого нужно решить задачу стандартизации определений, правил и измерений (т.е. разработать корпоративные информационные стандарты), далее создать шаблоны данных и основных информационных процессов организации, а также шаблоны загрузки/выгрузки данных в хранилище регламенты и протоколы информационного взаимодействия отдельных его компонентов.

Для оценки программного продукта необходимо знать свойства обрабатываемой информации и возможные характеристики ИТ. Для этого может быть использована, например, следующая классификация ИТ:

1. По типу обрабатываемой информации: для данных - системы управления БД, табличные процессоры, для текста - текстовые процессоры, для графики - специальные графические процессоры, для знаний - экспертные системы, для изображения и звука - мультимедийные средства.

2. По универсальности среди ИТ выделяются:

2.1. 0беспечивающие (ОИТ) - технология обработки информации, которая используется как инструментарий для решения задач в различных предметных областях (например, электронные таблицы).

2.2. Функциональные (Фит) - модификация обеспечивающих ИТ, при которой реализуется одна предметная технология (например, только для анализа бюджетных показателей плановым отделом местной администрации).

3. По типу пользовательского интерфейса:

3.1. Операционной системы (ОС):

3.1.1. Однозадачная ОС (в каждый момент времени выполняется не более одной программы), многозадачная ОС, многопользовательская ОС.

3.1.2. Командный интерфейс ОС обеспечивает взаимодействие пользователя и информационной системы с помощью команд, вводимых с клавиатуры (например, DOS), WIMP (Windows image mепи point) - окно с пиктограммами доступных программ (MS Windows), SILK (Speech Image Language Knowledge) - распознавание речевых команд.

3.2. Прикладного интерфейса фит:

3.2.1. Пакетная (пользователь после запуска программы уже не вмешивается в ее работу) - применяется, если алгоритм решения задачи формализован и процесс не требует вмешательства человека, имеется большой объем входных, выходных и промежуточных данных, длительное время решения задачи обусловлено большими объемами данных, регламентированность.

3.2.2. Диалоговая (является дополнением пакетной, когда отсутствует жесткая последовательность операций обработки данных).

3.2.3. Сетевая обеспечивает взаимодействие многих пользователей, что позволяет децентрализовать процесс обработки информации, обеспечить одновременную работу над большими документами, коллективно использовать данные.

По степени взаимодействия различаются сети:

- локальные вычислительные сети (ЛВС) и глобальные с использованием средств телекоммуникации;

- по режиму взаимодействия: оперативное в режиме оп-linе или неоперативное в режиме off-line, через электронную почту;

- по распределению технологий: в сети распределена только информационная база и/или обработка данных (выделяются узлы, где хранятся и узлы, в которых обрабатывается информация).

4. Другие критерии оценки ИТ: безопасность, устойчивость, совместимость с другими прикладными программами (возможность экспорта данных в различные табличные и текстовые программы), адаптированность к конкретному объекту (например, МО), гибкость и сложность настройки, возможность обновления («upgrade»), надстройки новых функций и условий (техническая осуществимость и стоимость), быстродействие (время ответа на запрос, ожидания обслуживания, решения задачи), подсказывание пользователю возможных действий в случае возникновения непредвиденных ситуаций, простота в эксплуатации и др.

В любом случае, приобретая или разрабатывая технические задания для конкретного прикладного программного продукта, необходимо не только ясно определить задачу, но и дать характеристику входной и выходной информации, задать желаемые параметры информационных технологий.

К наиболее распространенным проблемам, связанным с внедрением информационных систем в компании, можно отнести увеличение сроков и стоимости проекта, появление дополнительных требований к информационной системе, ранее не описанных в договоре. Избежать перечисленных проблем можно, если правильно составить пакет договоров, регламентирующих обязательства сторон на различных этапах внедрения, и техническое задание.

Можно выделить три основные стратегии проведения переговоров с представителями поставщика, которые используются компаниями на практике:

1. Требовать от представителей поставщика четкого определения даты завершения работ, их объема и стоимости. Если в результате таких переговоров требования предприятия будут удовлетворены и контракт подписан, то это исключит вероятность затягивания сроков проекта и увеличения его стоимости. Однако существует риск, что компания, внедряющая информационную систему, не согласится на такие условия и откажется от проекта или же проект не будет завершен из-за нереалистично составленных бюджетов и неосуществимых сроков.

2. Разработать (самостоятельно или с привлечением консалтинговой компании, не участвующей в конкурсе требования к программному обеспечению до начала проекта. Это наименее рискованный вариант, так как в данном случае появляется возможность зафиксировать в контрактах обоснованную стоимость и объем работ. Однако сложность заключается в том что с требованиями к системе нужно определиться заранее, до того как будут получены все предложения от поставщиков.

3. Определить стоимость и объем работ после подписания контракта, включающего разработку технического задания, покупку лицензии и внедрение информационной системы. На практике это один из широко распространенных вариантов контрактов, предлагаемых поставщиками информационных систем. Однако он менее выгоден заказчику, так как после разработки технического зaдaния ранее обсуждаемые стоимость и сроки проекта могyт значительно увеличиться - например, вместо ожидавшихся шести месяцев на внедрение системы потребуется полтора года.

При почасовой оплате труда специалистов компании-поставщика отсутствие предельного срока составления технического задания может привести к значительному увеличению стоимocти всего проекта. Компании-поcтавщику выгодны такие условия работ, когда в договоре по различным причинам не указываются сроки.

В качестве альтернативы контракту, предлагаемому поставщиками информационной системы, лучше разработать четыре договора:

- на разработку технического задания;

- на поставку программного обеспечения и лицензий;

- на внедрение информационной системы;

- на сервисное обслуживание.

3.2 Централизация бухгалтерского учета и отчетности бюджетной сферы

При централизации бухгалтерского учета и отчетности бюджетной сферы, задачи внедрения новых процедур бухгалтерского учета и модификации существующих решаются за короткое время с минимальными затратами, благодаря централизованному управлению.

В настоящее время это можно реализовать, используя коммуникационные возможности локальных и глобальных сетей (Интернет) и АSР-технологии (работа с программами, используя удаленный доступ).

Типовая схема работы с централизованными информационными ресурсами:

1. Централизованным ресурсом становится сервер администрации; на нем размещаются программные продукты автоматизации бухгалтерского, кадрового и прочих видов учета, а также БД всех бюджетных учреждений.

2. Сервер администрации и каждое бюджетное учреждение соединяются каналами связи с поставщиком услуг Интернета.

3. В учреждениях устанавливаются терминалы конфигурации со стандартным программным обеспечением для работы в Интернете.

4. Бюджетные учреждения ведут бухгалтерский, кадровый и другие виды учета на центральном сервере, там же формируется необходимая отчетность, которая сразу же становится доступной для сведения распорядителям средств (работающим на том же сервере администрации).

5. Центральный сервер соединяется каналом связи с информационной системой казначейства (в случае собственного муниципального казначейства оно работает на этом же сервере, а канал связи объединяет его с банком).

6. Бюджетные учреждения взаимодействуют через Интернет с информационной системой казначейства, передавая ей бюджетные обязательства, платежные документы и получая выписки с лицевого счета.

Данная схема обладает следующими преимуществами:

1. Оптимизация эксплуатационных расходов на поддержание системы (администрирование, настройки, обновление версий, резервирование и т.п.) как результат - снижение совокупной стоимости владения.

2. Концентрация финансовых ресурсов на автоматизацию: вместо множества копий локальных продуктов приобретается масштабируемая система более высокого класса, способная обеспечить текущие и перспективные потребности возможность приобретения более мощной техники для центра за счет снижения требований к компьютерам на местах; переход от «латания дыр» к планируемому развитию ИТ-ресурсов.

3. Концентрация наиболее квалифицированных ИТ-специалистов в единой службе администрации, поднятие их статуса и заинтересованности, освоение ими передовых технологий.

4. Методическое руководство и регулярный внутренний аудит финансово-хозяйственной деятельности подведомственных бюджетных учреждений со стороны профильных отделов администрации; оперативное выявление и устранение ошибок и злоупотреблений; унификация учетных процедур; ускоренное приведение в соответствие с изменениями в законодательстве.

5. Сокращение сроков формирования отчетности об исполнении бюджета, оперативное получение справок, проведение анализа деятельности бюджетных учреждений в реальном времени.

Таким образом, применение современных ИТ в сочетании с грамотным управлением финансовыми потоками способно значительно увеличить эффективность использования последних.

3.3 Автоматизация управления муниципальными закупками

Сэкономить бюджетные средства, выбрать лучших поставщиков, снизить вероятность нецелевого использования средств возможно при применении ИТ.

Несколько лет назад Россия вступила на путь переориентации государственных закупок в направлении широкого применения Интернета и современных информационных технологий.

Оперативность закупок и снижение операционных издержек достигается за счет применения ИТ: заявки регистрируются организациями через Интернет на центральном сервере администрации; сводные заказы размещаются на сайте администрации; с помощью программного обеспечения торговых площадок проводятся тендеры и заключаются контракты; централизованная оплата через казначейство также осуществляется электронным способом.

Рис. 3.1. Осуществление закупок через электронные торговые площадки