Системы электронного документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Преддипломная (квалификационная) практика направлена на получение студентом-практикантов материала для написания дипломного проекта. Студент проходит практику на организации-базе практики и в процессе её прохождения выполняет три основные задачи:

1. Изучает состояние информационно-технической инфраструктуры на предприятии, даёт рекомендации по её сопровождению, обслуживанию и модернизации.

2. Собирает материал по теме дипломной работы, обосновывает актуальность темы дипломного проекта.

3. Производит анализ внедрения результатов разработки по теме дипломного проекта, прогнозирует экономический эффект.

Преддипломная практика по специальности 230105 организуется на предприятиях, осуществляющих производство и широкое использование вычислительной техники и информационных технологий, использующих вычислительную технику и компьютерные системы для производства продукции и услуг.

Объектами профессиональной деятельности студентов в период практики на предприятии являются технологические процессы сборки, тестирования и ремонта вычислительной техники и компьютерных систем, разработки программного обеспечения, настройка и техническое обслуживание вычислительных комплексов, систем, сетей и их функциональных устройств.

По результатам прохождения преддипломной практики студентом оформляется отчёт по преддипломной практике, который защищается перед комиссией в специально установленный день.



1. Теоретические вопросы сопровождения системы электронного документооборота и централизованного электронного хранилища на базе продукта Microsoft SharePoint

1.1 Электронный документооборот

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭДО) -- автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20--25%. В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220--250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

В рамках концепции ECM документооборот рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонником данного подхода являются в основном западные разработчики. И хотя в России спрос на подобные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты ECM: управление документами, управление образами документов, долговременное хранение документов, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами. Принципиально технологии ECM отличаются от СЭД более глубокой проработанностью вопросов управления веб-контентом и мультимедиа-контентом.

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);

2. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);

4. Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;

5. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».

Так как ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами. Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные подходы кавтоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей. Предприятия зачастую не могут ориентироваться даже на отраслевые практики (подобный подход хорошо себя зарекомендовал при выборе поставщика ИТ-систем класса ERP, CRM, HRM и др.). Правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний. Несколько простых примеров: работает ли предприятие по ГОСТам или нет? Насколько четко работа с документами соответствует ГОСТам? Готово ли высшее руководство работать в системе или за топ-менеджмент будут работать помощники и секретари? Используется ли на предприятии какая-нибудь из западных практик управления? Какие инструменты автоматизации сотрудники используют в работе? И хотя в целом комплекс задач электронного документооборота достаточно понятен, способы их реализации сильно разнятся. Получается, что одно из главных требований, предъявляемых к разработчикам современной СЭД, -- предложить адекватное по цене, качеству и срокам внедрения решение независимо от специфики работы заказчика (другими словами -- удовлетворяющее любой специфике).



1.2 Программные комплексы для организации электронного документооборота

Сравним две системы СЭД с принципиально разным подходом к организации электронного документооборота. Первая - это открытая система на базе Alfresco, вторая - полностью коммерческий продукт на базе Microsoft SharePoint.

Alfresco - open source система управления контентом уровня предприятия, с открытыми стандартами, для платформ Microsoft Windows и Unix. Система характеризуется дизайном с высокой степенью модульности и масштабируемой производительностью.

Alfresco относительно молодая ECM-система, проект возник в 2005 году. Сообщается, что команда, участвующая в создании Alfresco, имеет более чем 15-летний опыт разработки и эксплуатации подобных систем. Среди них - один из руководителей Documentum - John Newton (Джон Невтон) и Джон Повелл (John Powell), Chief Operating Officer Business Objects. Поэтому они четко представляют, слабые и сильные стороны альтернативных решений и главное, как должен выглядеть конечный результат.

Внедрение системы управления электронными документами на платформе Alfresco позволяет реализовать следующие возможности:

1. Упорядочить и автоматизировать внутренний организационно-распорядительный, договорной и финансовый документооборот.

2. Создать электронный архив файлов любых форматов.

3. Организовать совместную работу над документами.

4. Создать интернет- и интранет-порталы любой степени сложности.

Решаемые задачи

Основные функции системы:

1. Управление документами (Document Management) - виртуальная файловая система, система поиска, CIFS-синхронизации, защиты и аудита, оповещения об изменениях, преобразования основных форматов офисных пакетов в ODF/PDF (PowerPoint во Flash), контроля версий, одноразовой аутентификации (Single Sign-On) через NTLM или LDAP, jBPM-интеграция;

2. Управление веб-содержимым (Web Content Management) - полноценная CMS-система, построенная с применением Spring, Hibernate, Lucene и JSF, которую ставят в один ряд с Drupal/Joomla!. Поддерживается любое количество сайтов, автоматическая кластеризация, виртуализация, поддержка проектов, версий, слоев (изменение в файл, но основа остается постоянной, как в unionfs), развертывание копий сайта и многого другого.

3. Управление записями (Records Management) - единый репозиторий для управления всеми форматами контента, поддерживающий стандарт DOD 5015.2, который используется в министерстве обороны США (у нас другой - ГОСТ ИСО 15489-1-2007/ISO 15489:2001). Реализованы автоматическое извлечение и классификация данных, архивирование в ODF/PDF, аудит и управление доступом, упрощенный экспорт, работа в кластере, быстрый поиск, создание разнообразных отчетов.

4. Управление изображениями (Image Management) - единый репозиторий для управления всеми форматами документов, в том числе «оцифровка» входящей информации (бумажный носитель, факс, электронная почта и так далее). Доступны автоматический сбор метаданных и классификация, преобразование во многих форматах (TIFF, JPEG, GIF, PNG, MS Office, PDF и Flash), поиск, автоматическое уведомление.

5. Хранилище данных (Content Repository) включает функции защиты, разграничения доступа, аудита, поиска, поддерживает множество стандартов (Web Services, JSR 168, JSR 170 Level 2, MyFaces, WebDAV, SQL, RSS, ODF, OpenSearch), доступ ко всем действиям через гиперссылку, доступ по протоколам CIFS, FTP, WebDAV и CMIS, комбинированный поиск по многим параметрам.



1.3 Архитектура системы

Система Alfresco разработана с использованием Java-технологий, и в состав рабочей среды входит еще ряд стандартных компонентов: Apache Tomcat, OpenOffice.org (для конвертации документов), Java SE Development Kit (JDK), SWF Tools (утилита pdf2swf необходима для предпросмотра PDF-документов в Flash) и другие. В качестве сервера приложений вместо Apache Tomcat, который предлагается по умолчанию, может быть использован - JBoss или Weblogic. Для работы Alfresco потребуется наличие СУБД - Apache Derby, MySQL, PostgreSQL и HSQL. Разработчики рекомендуют использовать Derby (он предлагается во время установки по умолчанию) в основном при тестировании Alfresco. В рабочей среде лучше выбрать MySQL или PostgreSQL. Alfresco может быть установлен в любой операционной системе, для которой существуют все указанные компоненты - Windows, Linux, Solaris и Mac OS X.

Рисунок 1 - Модульная структура Alfresco

Alfresco включает в себя такие модули, как репозиторий контента, готовый к использованию веб-портал, фреймворк для управления и использования стандартным содержимым портала, интерфейс CIFS, предоставляющий совместимость с файловыми системами Microsoft Windows и Unix ОС через интернет, систему управления веб-контентом с возможностью виртуализации веб-приложений и статичных сайтов через Apache Tomcat, а также предлагает механизм индексирования и поиска Lucene и jBPM workflow.

Alfresco построен исключительно на открытых стандартах, в разработке используется принцип свободного ПО, доступен исходный код системы. Модульный дизайн позволяет при необходимости выбирать между нужной функциональностью и производительностью.

1.4 Преимущества системы

Решения на платформе Alfresco ECM ориентированы на средний и малый бизнес. Внедрение Alfresco позволяет заказчикам сократить операционные издержки за счет:

Быстрого поиска документов и файлов.

Отсутствия потерь документов и необходимости дублирования контента.

Оперативного редактирования и утверждения документов.

Разграничения персональной ответственности сотрудников на разных этапах работы с документами.

Соблюдения политики разграничения доступа пользователей к файлам.

Обеспечения безопасности и защищенности базы данных.

Отсутствия лицензионных отчислений за программное обеспечение.

Ключевые особенности Alfresco ECM:

1. Система виртуальных “интеллектуальных” пространств для хранения и работы с данными. Работать с документами не сложнее, чем с общими ресурсами в локальной сети, но гораздо продуктивнее.

2. Alfresco ECM является свободным программным продуктом. Исходные коды программы открыты, что позволяет изменять функциональность в зависимости от потребностей заказчика. В архитектуре Alfresco ECM используются только открытые технологии, что упрощает работу над системой сторонним разработчикам.

3. Владение системой в варианте Community Edition не требует лицензионных отчислений (любое количество серверов и пользователей)ю.

4. Предоставлены полные права заказчику на модификацию системы.

5. Заказчикам предоставляются бесплатные обновления версий системы.

6. Неограниченное количество рабочих мест: работать в системе Alfresco могут все сотрудники заказчика и внешние контрагенты.

7. Высокая производительность. Тесты в benchmark-центре показали среднюю скорость загрузки - 140 файлов в секунду. Всего было загружено 107 млн. файлов. Производительность системы в процессе тестирования не изменилась.

8. Кросс-платформенность. Система может быть установлена на сервер MS SQL или MySQL. Партнерами Alfresco являются производители ключевых свободных технологий с открытым исходным кодом - MySQL, SugarCRM, Novell, JBoss, Liferay - что позволяет обеспечить высокую степень интеграции платформы Alfresco с этими решениями.

9. Открытая трехзвенная архитектура. Исходные коды программы открыты, что позволяет изменять функциональность в зависимости от потребностей заказчика. Полностью J2EE-приложение. Сервер приложений - JBoss, веб-сервер - Apache Tomcat.

10. Интеграция. Система интегрируется в любую IT-инфраструктуру организации, поддерживает работу с любыми типами файлов, обладает возможностью гибкой настройки любых требуемых функций системы электронного документооборота, хранения/обмена файлами, веб-портала. Языки скриптов JavaScript и PHP позволяют легко создавать новые модули на основе имеющейся системы.

11. Удобство работы для любого числа пользователей. Легкий доступ к системе из любых источников - офисный пакет, корпоративный портал, Web. Возможность доступа для внешних пользователей. Веб-ориентированность приложений позволяет добиться неограниченной масштабируемости и независимости от используемого на рабочем месте программного обеспечения.

Рассмотрим СЭД на базе Microsoft SharePoint. Схема организации процесса представлена на рисунке ниже.

Рисунок 2 - Организация документооборота в СЭД SharePoint

Как видно из диаграммы, при поступлении входящего документа заводится карточка в СЭД, а сам входящий документ сканируется-распознаётся, либо уже приходит в электронном виде.

На текущий момент многие ИТ-директора поняли преимущества портальных и платформенных решений, в том числе и для автоматизации электронного документооборота.

Наиболее популярным трендом последних 2-3 лет является использования платформы Microsoft SharePoint для решения подобных задач.

Если посмотреть на рынок систем автоматизации документооборота на SharePoint в России, то можно насчитать порядка 10-15 решений от разных поставщиков: как от мелких, которые ранее занимались аутсорсингом разработки программного обеспечения и созданием корпоративных порталов, так и от крупных, специализацией которых на 100% как раз и является разработка СЭД.

1.5 Виды и подвиды

Если нарисовать схему видов и подвидов решения для автоматизации документооборота на SharePoint, получится следующая картина.

Рисунок 3 - Виды документооборота



Вид первый - с внешним сервером приложений

Разберем первый вид - СЭД на SharePoint с внешними серверами приложений, т. е. с внешней СЭД.

С технической точки зрения выглядит это так: есть некая внешняя СЭД, есть корпоративный портал на SharePoint, на котором подключены специальные веб-части, они подключаются к внешней системе и берут оттуда данные, т. е. работают как некий шлюз. Фактически на самом портале ничего не происходит, вся работа ведется во внешней СЭД.

Основной и большой минус подобного подхода - система сложна и во внедрении, и в поддержке, и в последующей доработке ее функционала, так как кроме настроек SharePoint придется проводить основные настройки именно на внешней СЭД.

Соответственно придется задействовать разных специалистов: не только SharePoint-специалистов, но еще и специалистов, которые разбираются во внешней СЭД, что, согласитесь, увеличивает и стоимость внедрения, и стоимость последующей поддержки. Более того, любой технический специалист понимает, что чем больше систем или разных шлюзов задействовано, тем выше риски, больше вероятность сбоя. При таком подходе требования к серверной архитектуре также увеличиваются как минимум в 2 раза. Кроме того, подобные системы не являются кроссбраузерными и поддерживают работу клиентов лишь на Internet Explorer.

На текущий момент систем такого вида не так много, их выпустили два крупных вендора СЭД как дополнение к своим основным системам. По понятным причинам популярность подобные решения на рынке так и не нашли.

Перейдем к основному виду решений - к системам, построенным на базе технологий самой платформы Microsoft SharePoint. Самый большой и самый сложный вид, где потенциальные клиенты как раз и начинают путаться в выборе.

Но прежде чем перейти к ним, хотелось бы затронуть не очень приятный для многих момент - производительность самой платформы Microsoft SharePoint 2010.

О производительности SharePoint Платформа Microsoft SharePoint по праву завоевала пьедестал мирового ECM-рынка благодаря своему функционалу, гибкости и возможностям, которые она предоставляет. Именно поэтому она успешно используется в качестве решения для построения корпоративных порталов, в том числе в крупных территориально-распределенных международных организациях с численностью пользователей более чем 100 тыс.

Но нагрузки на корпоративный портал и на СЭД все-таки сильно отличаются. В СЭД сотрудники создают новые документы, система проверяет права доступа, запускает одновременно несколько процессов по одному документу, пользователи выполняют назначенные им задачи, используют поиск по документам и пр. А увеличение объемов хранимых в системе данных с течением времени только увеличивает общую нагрузку и усугубляет проблемы с производительностью. Единственный способ решения этой проблемы - серьезная переработка и оптимизация внутренних технологических процедур и компонентов платформы SharePoint, используемых в рамках СЭД.

1.6 Вид второй и его подвиды

Наибольшее количество решений для автоматизации электронного документооборота на SharePoint относятся как раз к данному виду, т. е. к системам, созданным на основе технологий самой платформы SharePoint.

Условно их также можно поделить на два подвида: корпоративные порталы с функцией автоматизации ряда задач по документообороту и коробочные полнофункциональные СЭД.

Наибольшее количество решений относятся к первому типу. Это чаще всего системы от мелких вендоров, но есть также решения от системных интеграторов. Подобные системы решают лишь отдельные задачи документооборота, как то согласования документов, ведения журналарегистрации документов и выдачи задач сотрудникам. Чаще всего это проектные, а не коробочные решения, так как система имеет минимум функционала для решения задач документооборота, необходимый для продажи системы, остальное решается уже при внедрении под конкретного заказчика, что опять же негативно сказывается на рисках.

Отличительной особенностью подобных систем является отсутствие собственного функционала для маршрутизации процессов (workflow), а также нерешенная проблема производительности платформы SharePoint.

Вторая система из данного подвида использует совершенно другой подход к решению поставленной задачи. Эту систему по праву можно назвать полнофункциональной СЭД, так как она была разработана одним из крупнейших российских игроков рынка СЭД при участии Microsoft. Система изначально создавалась на основе требований российского законодательства и требований ГСДОУ.

1.7 Выбор и обоснование выбора продукта Microsoft Sharepoint

Выбор программного решения для создания ИТ-системы предприятия необходим с целью обеспечения поддержки бизнес-задач предприятия, удовлетворяющего концепции развития предприятия и отвечающего требованиям по стоимости и функциональности.

Сравнение решений и выбор осуществляется на основании системы критериев предлагаемых для наиболее полного описания потребностей предприятия (быстродействие, отказоустойчивость, доступность, мобильность и т.д.).

Задача сравнения и выбора систем автоматизации предприятий может решаться в комплексе задач по разработке ИТ-стратегии и формированию ИТ-архитектуры предприятия, а также в качестве самостоятельного проекта.

Как должна быть построена система документооборота, чтобы ее внедрение приводило к безусловным результатам для компании?

Ответ на вопрос можно найти в работах Пола Страссмана - одного из ведущих специалистов в области оценки эффективности инвестиций в информационные технологии.

Пол Страссман исследовал открытую финансовую отчетность более 500 американских компаний, пытаясь найти взаимосвязь между объемом затрат в информационные технологии и экономическими показателями деятельности компаний. Результаты исследований П.Страссмана показали, что прямой зависимости между ИТ-бюджетами компаний и целевыми показателями экономической эффективности бизнеса - нет. На рисунке показана характерная картина статистической связи между уровнем затрат на ИТ (отношение ИТ-бюджета к выручке компании) и уровнем фондоотдачи бизнеса (Return on Assets). Аналогичная картина наблюдалась и в отношении других экономических показателей.

Рисунок 4 - Исследование Поля Страссмана



При этом, Пол Страссман обнаружил показатель, имевший положительную корреляцию с затратами в ИТ. Им оказалась группа затрат на управление, администрирование и поддержку продаж -- Sales, General&Administrative (SG&A). В состав SG&A входят зарплата менеджмента, административного персонала и продавцов, затраты на маркетинг и сбыт, а также на услуги третьих фирм в области управления. Выяснилось, что увеличение затрат на управление и продажи сопровождается (прямо пропорционально!) увеличением затрат на информационные технологии.

Из исследований Пола Страссмана следует, что информационные технологии, в первую очередь, востребованы в областях управления и маркетинга. А это значит, что ИТ должно быть направлено на повышение эффективности управления и продаж. Соответственно и системы электронного документооборота должны решать задачи снижения издержек в деятельности компании и повышения эффективности системы управления. Очевидно, в этом случае мы должны наблюдать положительный эффект от внедрения СЭД.

Соответственно, делаем вывод о том, что нам более подходит система SharePoint, так как она в большей мере ориентирована на повышение эффективности управления, чем Alfresco, поэтому для автоматизации СЭД в филиале ЗАО «Гидромашсервис» будем использовать именно её.



2. Анализ it инфраструктуры филиала ЗАО «Гидромашсервис»

2.1 Энергосбережение в сервисных организациях

Все сервисные организации в своей работе должны руководствоваться Федеральным законом РФ от 23 ноября 2009 года № 261-ФЗ «Об энергосбережении и о повышении энергетической эффективности» и о внесении изменений в отдельные законодательные акты российской федерации.

Запрет на оборот энергорасточительных товаров

Возможность введения запретов или ограничения производства и оборота товаров, имеющих низкую энергетическую эффективность, при наличии достаточного предложения энергоэффективных товаров-заменителей.

Ограничения на оборот ламп накаливания

Введен запрет на производство, импорт, продажу с 1 января 2011 года ламп накаливания мощностью 100 Вт и более. Введен запрет закупок для государственных и муниципальных нужд ламп накаливания всех типов для целей освещения с 1 января 2011 года. Указывается ориентировочный срок возможного запрета на производство, импортирование, продажу - с 2013 года ламп накаливания мощностью 75 Вт и более, а с 2014 года - мощностью 25 Вт и более. Требования к осветительным приборам утверждены Постановлением Правительства РФ от 20.07.2011 № 602

Маркировка товаров по энергоэффективности

Вводится требование для производителей и импортеров маркировать продукцию по классам энергоэффективности: с 2011 г. - все бытовые энергопотребляющие устройства; с 2012 г. - компьютерную и оргтехнику; иные товаров с даты, установленной Правительством РФ.

Требования по переходу на расчеты за энергоресурсы по приборам учета

До 1 января 2011 г. все юридические лица, госучреждения должны быть оснащены приборами учета энергетических ресурсов и не позднее, чем через месяц после их установки рассчитываться за потребленный ресурс на основании данных приборов учета. До 01 июля 2012 г. все собственники жилых домов и квартир в многоквартирных домах должны иметь приборы учета как для дома в целом, так и для каждой квартиры (кроме газа - до 01 января 2015) с правом обратиться в ресурсоснабжающую за установкой приборов учета на условиях рассрочки платежа на 5 лет. Для всех ресурсоснабжающих организаций вводится требование об организации с 1 июля 2010 г. деятельности по установке и эксплуатации приборов учета поставляемого ими ресурса для обслуживаемых ими потребителей. Если потребитель в срок не установил прибор учета, ресурсоснабжающая организация в течение года обязана установить такой прибор учета, а потребитель оплатить связанные с этим расходы равными долями в течение 5 лет.

Требования по энергоэффективности к новым зданиям, строениям, сооружениям

Все здания, строения, сооружения (кроме индивидуального строительства, культовых зданий и малых зданий), вводимые в эксплуатацию после нового строительства, должны соответствовать требованиям по энергоэффективности как в момент ввода в эксплуатацию, так и в процессе эксплуатации здания и быть оснащены приборами учета энергоресурсов. Требования по энергоэффективности утверждаются федеральным органом исполнительной власти (Минрегионразвития России) в соответствии с Правилами, утверждаемыми Правительством Российской Федерации. В целях обеспечения скорейшего перехода к энергоэффективным технологиям Правительство Российской Федерации вправе установить первоочередные требования по энергоэффективности в самих Правилах. В отношении новых многоквартирных домов вводится также требование определения класса его энергоэффективности и размещения информации о классе на фасаде многоквартирного дома.

Требования к содержанию общего имущества многоквартирных домов, рекомендации к садоводческим, огородническим и дачным объединениям граждан

В Правила содержания общедомового имущества собственниками квартир в многоквартирном доме добавляются обязательные мероприятия по энергосбережению и энергоэффективности. Такие мероприятия утверждаются органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации на основании принципов, установленных Правительством Российской Федерации и могут включать, например: наличие двойной входной двери в подъезде, имеющей доводчик, наличие устройств, регулирующих освещение в подъезде, наличие уплотнителей на окнах, входных дверях. Для общего имущества садоводческих, огороднических и дачных объединений граждан федеральный орган исполнительной власти - Минрегионразвития России устанавливает перечень рекомендуемых мероприятий, который может быть дополнен органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Обязательное энергетическое обследование

Органы государственной власти и местного самоуправления, регулируемые организации, организации с не менее, чем контрольным участием государства или муниципального образования, предприятия ТЭК, организации, ежегодные затраты которых на потребление энергоресурсов составляют более десяти миллионов руб., обязаны до 31.12.2012 и далее не менее 1 раза в 5 лет проводить энергетическое обследование. Энергетическое обследование проводится специализированными организациями - членами СРО по энергообследованиям. Цели - сбор и обработка данных об использовании энергоресурсов, расчет потенциальной экономии и составление необходимых мероприятий по энергосбережению и энергоэффективности. По результатам энергообследования специализированная организация предоставляет заказчику паспорт, а копию направляет в уполномоченный федеральный орган исполнительной власти (Минэнерго России), который устанавливает требования к паспорту. Информацию не указанную в паспорте, исполнитель передает заказчику энергообследования в форме отчета.

Бюджетные учреждения и закупки для государственных и муниципальных нужд (далее - госзакупки)

Вводится требование для всех бюджетных учреждений с 2010 года ежегодно в течение 5 лет сокращать на 3% по отношению к уровню 2009 г. потребляемые ими энергетические ресурсы. С 1 января 2011 года запрещено для государственных и муниципальных нужд закупать лампы накаливания любой мощности, используемые в целях освещения. Федеральный орган исполнительной власти утверждает список товаров, работ, услуг, при проведении госзакупок которых должны учитываться характеристики энергоэффективности. В части госзакупок Правительство РФ должно утвердить минимальные требования по энергоэффективности к закупаемым товарам, работам, услугам (например, покупка бытовой и оргтехники классом энергоэффективности не ниже первого), а также требования к условиям заключаемых государственными и муниципальными заказчиками энергосервисных контрактов.

Программы по энергосбережению и повышению энергоэффективности

Программы по энергосбережению и повышению энергоэффективности составляются всеми государственными компаниями, бюджетными учреждениями и регулируемыми организациями, а также регионами и муниципалитетами. Законом установлены минимальные требования к программам регионов и муниципалитетов. В программах указываются целевые показатели повышения энергоэффективности и меры по их достижению.



Энергосервисные договора (контракты)

Закон описывает энергосервисные договора (контракты), позволяющие физическим и юридическим лицам достичь экономии энергоресурсов без вложения собственных средств, за счет средств энергосервисной компании. Оплата по энергосервисному контракту - часть стоимости сэкономленных ресурсов. Допускается применение энергосервисных договоров (контрактов), совмещенных с договорами поставки энергоресурсов (для всех, кроме государственных и муниципальных заказчиков). Закон устанавливает обязательные условия энергосервисных контрактов, Правительство Российской Федерации устанавливает требования к условиям энергосервисных контрактов для государственных и муниципальных нужд, уполномоченный федеральный орган исполнительной власти утверждает примерные условия энергосервисных контрактов, совмещенных с договорами поставки энергетических ресурсов. Закон вводит обязательства для ресурсоснабжающих организаций и управляющих организаций предлагать населению меры по энергосбережению и энергоэффективности, в том числе путем реализации энергосервисных договоров (контрактов).

Переход к долгосрочному тарифному регулированию

Одним из основных стимулов к повышению энергоэффективности естественных монополий, организаций коммунального комплекса является применение долгосрочных (на срок от 3х лет и далее) методов тарифного регулирования, включая в первую очередь метод доходности инвестированного капитала с одновременным закреплением обязательств компаний по качеству и развитию предоставляемых услуг. При таком регулировании у компаний возникают стимулы сокращать затраты, в том числе на энергоресурсы, повышать эффективность использования ресурсов, так как полученная в результате экономия сохраняется у компании и может быть использована на любые цели. Законом вводится возможность перехода на долгосрочное тарифное регулирование всех предприятий коммунального комплекса и предусматривается обязательный переход на долгосрочное регулирование в следующие сроки.

Создание единой (межведомственной) государственной информационной системы по энергоэффективности

В целях методологической и информационно поддержки всего процесса повышения энергетической эффективности и энергосбережения создается Государственная информационная система. К ее задачам относится: систематизация сбора и обмена информацией о потреблении энергоресурсов с федерального, регионального и муниципального уровней, получение аналитических данных о потреблении энергоресурсов и потенциале энергосбережения, и информирование субъектов, населения о возможностях энергосбережения и лучших доступных практиках энергосбережения и повышения энергетической эффективности.

Формы государственной поддержки энергосбережения и повышения энергетической эффективности

Закон предусматриваются такие формы господдержки, как налоговые льготы в виде возможности применения повышающих коэффициентов к норме амортизации, инвестиционного налогового кредита, а также возмещения процентов по кредитам на реализацию проектов в области энергосбережения и повышения энергетической эффективности.

Связь положений закона с техническим регулированием

Закон устанавливает ряд требований, содержание которых относится к техническому регулированию (требования к зданиям, к обороту продукции, маркировка, утилизация). Для обеспечения связи с законодательством о техническом регулировании предусматривается схема, когда нормы закона, принятые в его исполнение подзаконные акты, а равно ранее принятые и не противоречащие закону ГОСТы, СНИПы действуют до момента принятия соответствующих технических регламентов. При этом, если вступивший в силу технический регламент покрывает не все сферы, которые покрывал закон и подзаконные нормативные акты, то в указанных сферах действие норм закона и подзаконных актов в качестве обязательных сохраняется. Это обеспечивает оперативность принятия требований, отработку их на практике и базу для разработки технических регламентов.

2.2 Определение степени автоматизации управляющих процессов в организации

Общее количество работающих в отделе ОИТ филиала составляет 22 человека. Общее количество единиц вычислительной техники представлено в таблице.

Таблица 1 - состав ВТ и АТ в отделе ОИТ на 2011 год

Название оборудования	Количество
Сервер контроллера домена	1
Сервер баз данных	2
Прокси сервер	1
Компьютер персональный	21
Ноутбук	3
Средства сетевой телефонии Cisco Systems	6
Итого	34

Рассчитаем коэффициент автоматизации управляющих процессов в отделе ОИТ:

KUP = = 155 %,

Что вполне характерно для отделов, связанных с обслуживанием информационно-технической инфраструктуры на современном промышленном предприятии.



2.3 Изучение используемого для автоматизации вычислительного оборудования

Вычислительное оборудование, используемое при работе в филиале, представлено очень широким набором конфигураций как персональных компьютеров, так и серверов и ноутбуков.

Аппаратные конфигурации ВТ и АТ представлены в таблице.

Таблица 2 - Состав ВТ и АТ

Компонент	Характеристика
Сервер
Материнская плата	Intel 7200
Процессор	Intel Xeon E7200 LGA 711
ОЗУ	8 Gb DDR II 667 MGz
Накопители	RAID 4хWDS 12 000 80 Gb
Сетевой интерфейс	4x Gigabyte Lan
Рабочая станция
Материнская плата	Asus P5K
Процессор	Intel C2D E8400
ОЗУ	2 Gb DDR II 800 Mgz
Накопитель	320 Gb
Видеокарта	NVidia GF 8500
Монитор	19” LG
Ноутбуки
2 Ноутбука Aser 4820 TG
1 Ноутбук HP ProBook 4720

Динамика изменения состава программного обеспечения представлена в таблице.

Таблица 3 - динамика изменения состава ПО по годам

Наименование	Право использования	Кол-во рабочих мест
		2011	2012	2013	2014	2015
1 ОС Window's XP, операционная система	trial	9	9	3
2 ОС Window's 7, операционная система	trial	1	1	7
3 ОС Window's server, операционная система	trial	1	1	1
4 MS Office 2007, пакет офисных программ	trial	11	11	11
6 1C - Предприятие 8, автоматизация учета и управления	лицензионный договор	11	11	11
8 Dreamweaver, конструктор сайтов	лицензионный договор	2	2	2
9 Консультант +, справочно-правовая система	лицензионный договор	3	3	4
11 Программа сетевого планирования и управления	freeware	2	1	1

3. Актуальность сопровождения системы электронного документооборота и централизованного электронного хранилища на базе продукта Microsoft SharePoint

3.1 Обоснование актуальности сопровождения системы электронного документооборота

Проведём оценку эффективности и возврата инвестиций от внедрения системы документооборота

Это, возможно, наиболее сложно формализуемый аспект внедрения системы электронного документооборота. В первую очередь потому, что эта система, с одной стороны, не является осознанной крайней необходимостью (как, например, торговая система для супермаркета или база данных для реестра населения), а с другой, -- требует определенных расходов на внедрение и сопровождение.

Как для любой автоматизированной системы, эффект от СЭД делится на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.).

Эффект второго типа оценить в общем случае очень сложно. Сложность эта не в том, что его невозможно оценить, а в том, что, на мой взгляд, оценка всегда будет экспертной, а такую оценку можно очень легко поставить под сомнение. Парадокс состоит в том, что в действительности этот эффект существенно превышает непосредственную экономию от внедрения СЭД в виде неизрасходованной бумаги или уменьшения трудозатрат.

Все же попытаемся предложить хоть какую-то схему вычисления эффективности.

Схема вычисления расходов

Предположим, что имеется организация с N сотрудниками. Сначала подсчитаем все расходы на внедрение системы. Введем некоторые предположения и обозначения, выполним простейшие подсчеты.

Стоимость L одной лицензии ПО. Обычно эта цифра находится в диапазоне от 4500 до 45000 рублей на рабочее место и в существенной степени зависит от числа закупаемых лицензий, то есть - от количества рабочих мест в СЭД.

Стоимость H дополнительной техники, необходимой для внедрения СЭД (компьютеры, принтеры, сканеры и т. д.). Величина, в большинстве случаев практически пропорциональная N. Такая пропорциональность соблюдается, если не требуется закупка дорогой специализированной техники, например, промышленных сканеров или крупных роботизированных библиотек для электронного архива. Коэффициент пропорциональности, очевидно, зависит от текущей степени оснащенности техникой. Пусть до начала работ на одного сотрудника в современных условиях приходится техники примерно на 50000 рублей (берется стоимость техники, находящейся в среднем ценовом диапазоне). Коэффициент недооснащенности может быть от 10 до 40%, по большинству организаций эта цифра вряд ли больше.

Стоимость работ по внедрению системы V. Эта величина не пропорциональна размеру организации, но, естественно, находится в определенной зависимости от него. Стоимость внедрения в существенной степени зависит от того, как будет организовано внедрение, чьими силами оно будет проводиться, во сколько этапов. Чтобы внести какую-то определенность, можно считать, что стоимость внедрения равна следующей величине:

V=M*W + M*W*F(N)



где: M - это количество человеко-месяцев, нужное для осуществления работ по внедрению (обычно от 4 до 6 человеко-месяцев),

W - средняя стоимость 1 месяца работ (включающая работы по проработке требований, созданию проекта внедрения, доработке ПО, инсталляции и обучению). Второе слагаемое, зависящее от F -- функции характеристики размера организации, служит «поправкой», позволяющей учесть в расходах усложнение задачи за счет величины размера организации. Поведение этой функции качественно похоже на логарифм от величины

Еще одна статья расхода, которую необходимо учесть, это расходы на администрирование и сопровождение системы. Они могут составить до 15-20% от стоимости системы в год.

Мы учли практически все основные расходы на внедрение системы. Перейдем теперь к «доходной части».

Схема оценки прямого эффекта

Начнем с оценки прямой экономии средств. Пусть она включает только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому посчитаем расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости. Эти расходы существенно варьируются в зависимости от вида деятельности организации, и расчеты будут носить существенно априорный характер усредненных оценок.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить определенное количество страниц документов в месяц. На основе простого эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает один сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного документа, то есть 4-5 страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами, а значит, не представляет интереса с точки зрения внедрения СЭД. Разброс получается большой, поэтому для практического подсчета лучше получить данные по закупке писчей бумаги из вашей бухгалтерии. Но для нашей грубой схемы (тем более что этот фактор явно не будет значимым в общем балансе доходов и расходов) положим, что на одного сотрудника средней организации приходится 25 страниц в день.

Если P -- стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать), то месячные расходы на бумагу составят 21*25* P*N.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить еще сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов.

Экономия усилий за счет повторного использования существующих документов.

Экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации.

Ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.

Попытаемся перевести эти факторы в конкретные оценки. Давайте сделаем экспертные оценки.

Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование - устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю. Давайте исходить из того, что практически для любого документа в достаточно давно существующей организации всегда найдется прототип. Чаще всего от прототипа можно будет «взять» от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам на создание), остальное - специфика отдельного случая, которая требует продумывания и принятия решений. Поэтому будем исходить из коэффициента повторного использования в 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени (этот параметр нигде не измерялся, но, по мнению автора, является достаточно близким к истине), то общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5% от их полного рабочего времени.

Экономия времени на поиск документа достаточно хорошо измерена адептами внедрения СЭД. В рекламных целях называют цифры, доходящие до 30% рабочего времени сотрудника. В реальности, конечно же, эта цифра меньше, и скорее всего находится в диапазоне 5-10%. Для определенности возьмем 5%. Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 12%.

Ускорение бизнес-процессов - наиболее очевидная выгода от внедрения СЭД. Она тяжело поддается априорной оценке, но попробуем все же какую-то оценку произвести. При бумажном документообороте почта сотрудникам обычно разносится канцелярией два раза в день. Таким образом, в зависимости от списка согласования документ может проходить инстанции от трех дней до месяца и более. Любая задержка исполнения только увеличивает этот срок. Контроль задержки исполнения по отдельным документам невозможен, а комплексный контроль исполнительской дисциплины отдельного сотрудника осложняется непрозрачностью его деятельности. При внедрении СЭД документы передаются в следующую инстанцию сразу же после исполнения. При любых задержках кем-либо из исполнителей можно видеть как сроки задержки, так и загрузку исполнителя другими работами, и соответственно можно принять меры. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее трех дней, может быть исполнен в один-два дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько раз. При расходах на одного сотрудника S экономия может составить величину Но проверить это можно будет только на практике. Другими словами, это еще 10-30% экономии рабочего времени.

Пример оценки эффективности

Давайте теперь попытаемся применить указанные цифры для условий какого-нибудь предприятия. Все числа, которые приведены ниже, являются условными и в реальной жизни способны отличаться в несколько раз, но для большого числа реальных типичных случаев оценки могут быть достаточно близкими.

Предположим, мы рассматриваем организацию, в которой работает 50 чиновников различного ранга. Сначала оценим стоимость внедрения.

Допустим, что стоимость лицензии ПО в пересчете на рабочее место при данном объеме L=9000 рублей. Стоимость ПО составит 450 000 рублей.

Допустим, требуется дооснащение техникой на 20%. Стоимость дополнительного оборудования в этом случае составит примерно

H=0,2*450 000 рублей.*50= 450 000 рублей.

Предположим, что у организации есть собственный штат сотрудников, способных организовать внедрение системы, и ей нужно только привлечь консультанта для решения наиболее сложных проблем. Типовой объем работ по внедрению информационных систем такого класса, как мы уже говорили, порядка пяти человеко-месяцев. Из них примерно два человеко-месяца - работа консультанта, которая стоит дороже. Добавим еще два человеко-месяца с учетом достаточно большого количества сотрудников в организации. Средняя стоимость собственного персонала типичного ведомства - примерно 12000 рублей в месяц. Стоимость консультанта в зависимости от условий предоставления услуг - от 60000 до 180000 рублей в месяц. Для определенности положим, что она равна 150000 рублей. Итого получаем оценку стоимости работ по внедрению: около 360 000 рублей.

Таким образом, суммарные расходы по внедрению такой системы при разумной организации процесса могут составить 1 200 000 рублей. Стоимость сопровождения составит еще около 430 000 рублей за два года.

...