Повышение качества управления за счёт внедрения электронной системы управления информацией

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Роль электронных систем управления в деятельности современных предприятий и организаций

1.1 Понятие качества управления

1.2 Роль электронных форм представления и движения информации

1.3 Их связь и взаимовлияние

2. Основные процессы МУ «Управление культуры Нефтекамского муниципального района» с точки зрения системного подхода

2.1 Системные процессы

2.2 Процессы менеджмента и жизненного цикла

2.3 Поддерживающие процессы

3. Электронная система управления

3.1 Выбор средств представления и управления информацией

3.2 Интеграция в действующую систему управления

3.3 Оценка эффективности системы

Заключение

Список использованной литературы

Приложение

Введение

электронная система управление информация

Компьютеризация общества привела к тому, что электронные документы начинают заменять бумажные. Но такой переход не должен ограничиваться лишь экономией бумаги и картриджей для принтеров. Необходима система, которая могла бы автоматизировать делопроизводство и повысить уровень управления организацией.

По статистическим данным ежедневно по всему миру подшивается порядка 200 млн. бумаг. Поэтому возникает необходимость эффективной автоматизации документооборота, которая позволит получить быстрый и полный доступ к информации, и как следствие повысить качество управления организацией.

Первые попытки автоматизации делопроизводства тесно связаны с разработкой в 1970-е годы автоматизированных систем управления. Вначале автоматизация затрагивала отдельные задачи документационного обеспечения управления (регистрацию документов, контроль исполнения и т. д.), а затем по мере накопления практического опыта, углубления научной проработки и научно-технического прогресса автоматизация стала распространяться на документационное обеспечение в целом.

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т. к. они чаще всего остаются на сервере), а передача прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем. Главное назначение систем электронного документооборота - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска, как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемый процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена - документопоток.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля исполнения, формирования дел, организации хранения и т. д.

В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым ими ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

В связи с вышесказанным обуславливается актуальность темы дипломной работы.

Целью данной работы является: разработать электронную систему управления информацией.

Исходя из цели, в работе поставлены следующие задачи:

1. Проанализировать роль электронного управления информацией в повышении качества управления;

2. Проанализировать основные процессы Муниципального учреждения «Управление культуры исполнительного комитета Нефтекамского муниципального района Республики Татарстан» (МУ «Управление культуры Нефтекамского муниципального района») ;

3. Подготовить проект электронной системы управления информацией.

Объектом исследования в работе является МУ «Управление культуры Нефтекамского муниципального района».

Предметом исследования является повышение качества управления за счёт внедрения электронной системы управления информацией.

Теоретической и методологической основой дипломной работы послужили труды отечественных и зарубежных учёных. Среди них необходимо отметить работы отечественных авторов: Ю. В. Васильков, Н. Н. Аниськина, А. М. Алексеев и другие, а также работы зарубежных ученых: Т. Канэко, К. Клок, Г. Клейнер и другие, источники энциклопедического характера по вопросам управления качеством, государственные стандарты Российской Федерации.

Дипломная работа структурно состоит из введения, трёх глав и заключения.

В первой главе описана роль электронных систем управления в деятельности современных организаций. Рассмотрено понятие «качество управления». Определены электронные формы представления и движения информации, раскрыты их роль, связь и взаимовлияние.

Во второй главе описаны основные процессы МУ «Управление культуры Нефтекамского муниципального района» с точки зрения системного подхода, а именно: системные, процессы менеджмента, процессы жизненного цикла услуги, поддерживающие процессы. Для анализа процессов использовался государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества - Требования».

В третьей главе предложен проект электронной системы управления информацией применительно к МУ «Управление культуры Нефтекамского муниципального района». Представлены средства представления и управления информацией. Описана интеграция в действующую систему управления. Произведена оценка эффективности такой системы.

В заключении изложены главные идеи, выводы и предложения по повышению качества управления за счёт внедрения электронной системы управления информацией (на примере МУ «Управление культуры Нефтекамского муниципального района»).

1. Роль электронных систем управления в деятельности современных предприятий и организаций

1.1 Понятие качества управления

Вопросы формирования российских предпринимателей менеджеров систематизированных представлений о закономерностях функционирования развития систем управления, способах создания конкурентных преимуществ, повышения рыночных возможностей предприятий, экономически целесообразном управлении до сих пор остаются актуальными. Рассмотрим понятие «качество управления».

Качество управления - стержневое понятие современной управленческой парадигмы.

Получающий все большую популярность среди специалистов лозунг «От управления качеством к качеству управления» имеет глубокий смысл и знаменует собой смену приоритетов в деятельности предприятий. Главное в новой парадигме управления - это новое качество управления. Оно вызвано появлением новых требований к результативности, устройству и функционированию предприятий, сопровождающихся расширением состава, сложности и разнообразия подлежащих решению задач. Достижение нового качества управления всегда обеспечивается использованием передовых идей, более совершенных инструментов, приемов и организационных форм управления. Поскольку оно не может быть достигнуто разовыми, спорадическими мерами, качество управления сейчас выступает как фактор системной организации деятельности предприятия, обеспечивающий его конкурентоспособность и эффективность. Вместе с тем, моделируя траекторию и условия развития предприятия, рост его рыночных возможностей, качество управления следует рассматривать как стратегическую цель предприятия, достижение которой обеспечивает его экономическое «здоровье» [5].

Мы привыкли употреблять словосочетания «качество труда», «качество планирования», «качество сервиса». Меньше распространены понятия «качество управления предприятием», «качество управления персоналом», «качество управления маркетингом», «качество управления производством». Причина кроется в их многозначности и методологической сложности установления смысловых границ. По мере накопления знаний происходит постоянное уточнение этих понятий.

Качество управления предприятием - сложное, универсальное понятие. В современном менеджменте отсутствует общепринятое его определение, и содержание его четко не установлено. На практике о качестве управления судят косвенно - по достигнутым результатам деятельности. Поэтому часто в публикациях качество управления отождествляется с эффективностью, результативностью управления. Конечно, эти понятия сопряжены, но все же это различные понятия.

Обычно, трактуя качество менеджмента, авторы руководствуются положениями и определениями, которые установлены МС ИСО 9000: 2000.

Суть этого понятия применима не только к предметам, но и к сферам деятельности (производственной, научной), элементам системы управления (техническому обеспечению, информации) и результатам деятельности.

Качество управления имеет двойственную природу. С одной стороны, качество управления определяет режимы функционирования предприятия в границах его возможностей и эффективность протекающих процессов. Его можно рассматривать как функцию многочисленных и разнообразных внутренних факторов: профессионализма менеджеров, эффективности коммуникаций, системы принятия управленческих решений, оснащенности современными техническими средствами. С другой стороны, оно проявляется в уровне рыночных возможностей предприятия, что выражается в степени достижения целевой функции и зависит от удовлетворения общественной потребности, потребительской полезности выпускаемых товаров. С экономической точки зрения рассматривать качество управления предприятием вне системы отношений производства, реализации и потребления продукции невозможно. Поэтому качество управления всегда связано с такими базовыми понятиями, как рыночные результаты деятельности и управленческий потенциал. Должного качества управления нельзя достичь без знания сфер ключевой компетентности (областей деятельности, где предприятие имеет или может получить конкурентные преимущества) и умения воплотить эти знания в результаты: объем продаж, прибыль, рентабельность. Качество управления воспроизводит сильные стороны предприятия, создает ключевые факторы успеха. Не реализованные в конкурентной борьбе преимущества не являются преимуществами, поскольку не воплотились в новые результаты деятельности, не привели к новому состоянию предприятия. Они лишь свидетельствуют о недостатках качества управления. При этом главным требованием управления выступает организация устойчивого и эффективного функционирования, достижение динамического (текущего и перспективного) соответствия величины и структуры, составляющих потенциала предприятия величине и структуре потенциала рынка в условиях конкурентного противодействия [33].

Достижение соответствия - довольно сложная проблема, поскольку требует решения многочисленных оперативных и стратегических задач, связанных с определением рыночных (внешних) целей, установления состава и объемов необходимых ресурсов (материальных и нематериальных) и их комбинирования в зависимости от рыночных условий и макроэкономических факторов, организации многочисленных материально-вещественных и информационных процессов. Можно считать, что выбор линии поведения на рынке, применение инновационных стратегий, осуществление инвестиционных программ и прочая работа, направленная, в конечном счете, на создание конкурентных преимуществ предприятия, - это способы обеспечения соответствия, достигаемые через формирование и постоянное совершенствование механизмов управления, качественное выполнение управленческих функций: прогнозирование, планирование, организацию регулирования, мотивации, контроля. Качественное выполнение функций управления требует создания условий: должной квалификации работников, соответствующего состояния материально-технической базы управления, применения современных технологий (факторы управления качеством). Если рассматривать технологическую сторону, соответствие означает поддержание равновесия между целями деятельности, состоянием потенциала (ресурсов) предприятия, конкурентными преимуществами, позицией на рынке и меняющимися во времени и по важности факторами внешнего окружения.

Поскольку в практической деятельности соответствие достигается в разной степени, то управление будет обладать разным качеством.

Важно уяснить: качество управления - это не только качество протекающих в системе управления информационных, трудовых и других процессов, но и проявление того, насколько результативна деятельность предприятия на рынке, в какой степени установленные цели деятельности соответствуют состоянию внешней среды, выпускаемая продукция - запросам потребителей, используемые стратегии - действиям конкурентов. Это значительно усложняет содержание понятия, а также проведение оценки качества управления и подтверждает невозможность использования для этой цели какого-либо одного критерия.

Качество управления - это состояние и мера; состояние потенциала управления и мера его использования, отраженная в результатах (в т. ч. и рыночных) деятельности предприятия и его составляющих [29].

Качество управления, в конечном счете, отражается в способности управления генерировать и реализовывать конкурентные преимущества. Разнообразие факторов качества управления обусловливает разнообразие источников и природу конкурентных преимуществ предприятия и обстоятельств их реализации. Будем считать, что качество управления - это совокупность свойств, присущих управлению и определяющих его состояние, возможность создавать надлежащие условия путем выбора, интегрирования и комбинирования факторов внутренней и внешней среды для обеспечения требуемой конкурентоспособности предприятия.

Повышение качества управления достигается организационными изменениями, которые можно объединить в следующие группы:

- количественные изменения в рамках существующего управленческого потенциала, за счет лучшего использования имеющихся ресурсов;

- структурные изменения в составе сфер деятельности, рынков, продаваемых товаров, используемых технологий;

- инновации в товарах, системах, технологиях производства и управления, позволяющие повысить ценность товара для покупателя, снизить удельные значения показателей издержек;

- лучшее взаимодействие элементов системы управления, взаимодействие системы управления и элементов внешней среды для достижения эффекта системности, а также комбинирование вышеуказанных направлений.

В зависимости от целей деятельности и производственных, инновационных, инвестиционных, технологических возможностей предприятия приоритет будет отдаваться тем или иным организационным изменениям.

Определяя содержание категории «качество управления», следует использовать принцип многоуровневого описания объекта исследования, представив его в виде следующей иерархической структуры:

Таблица 1. 1. 1.

Составляющие качества управления предприятием

1. Качество управления предприятием
2. Качество функционирования	2. Качество роста	2. Качество развития
3. Качество системы управления	3. Качество управления объектом
4. Качество управления функциональными областями: исследованиями и разработками, производством, сбытом, обслуживанием, финансами и др.
5. Качество управления ресурсами: материальными, трудовыми, информационными
6. Качество труда групп исполнителей
7. Качество труда отдельных исполнителей
8. Ситуационные факторы управления качеством

Качество управления следует рассматривать и оценивать по уровням, и, соответственно, критерии оценки по своей природе и масштабности будут различными. Одни будут характеризовать качество самой управленческой деятельности (принятые решения, управленческие технологии и т. д.), другие - качество управления предприятием как единым целым (адаптивность, прибыльность и др.), третьи - качество управления различными видами ресурсов и т. д.

Качество управления - динамическая характеристика. Ее изменение во времени обусловлено как процессами, протекающими во внешней среде, так и переменами в использовании внутренних факторов управления. Она связывается с формированием и переводом потенциала управления и всего предприятия в новое состояние, сопровождающееся ростом рыночных возможностей предприятия. Принимая во внимание нарастающую сложность, динамичность и неопределенность внешней среды, формирование перспективной (стратегической) модели поведения компании на рынке представляется весьма трудным делом и опирается на концепцию стратегического управления, которая определяется некоторыми специалистами как вершина менеджмента [6].

Качество управления относительно, поскольку может быть оценено только сравнением с образцом. Базой для сравнения могут быть требования, качество управления на предприятиях-конкурентах, номенклатура и значение показателей, задаваемых менеджментом предприятия.

Качество управления необходимо оценивать, поскольку оно выступает главным условием, определяющим текущее состояние и перспективы развития предприятия.

В настоящее время распространение получила методика оценки качества управления на основе критериев, учитываемых при премировании предприятий за качество. Известная Американская национальная премия имени Малкольма Болдриджа учитывает семь критериев, премия Правительства РФ по качеству включает девять критериев, которые оцениваются в баллах: лидирующая роль руководства; политика и стратегия в области качества; персонал; партнерство и ресурсы; процессы, осуществляемые организацией; удовлетворенность потребителей; удовлетворенность персонала; влияние организации на общество; результаты работы организации. Эти критерии используются для оценки достижений предприятий в отдельных областях деятельности (стратегическом планировании, управлении персоналом, управлении процессами) и успешности работы предприятия в целом, а также для сравнительной оценки работы предприятий.

1.2 Роль электронных форм представления и движения информации

В простейшем бытовом понимании с термином «информация» обычно ассоциируются некоторые сведения, данные, знания и т. п. Информация передается в виде сообщений, определяющих форму и представление передаваемой информации. Примерами сообщений являются: музыкальное произведение, телепередача, команды регулировщика на перекрестке, текст, распечатанный на принтере, данные, полученные в результате работы составленной вами программы и т. д. При этом предполагается, что имеются «источник информации» и «получатель информации» [8].

Сообщение от источника к получателю передается посредством какой-нибудь среды, являющейся в таком случае «каналом связи». Так, при передаче речевого сообщения в качестве такого канала связи можно рассматривать воздух, в котором распространяются звуковые волны, а в случае передачи письменного сообщения (например, текста, распечатанного на принтере) каналом сообщения можно считать лист бумаги, на котором напечатан текст.

Рис. 1. 2. 1. Схема передачи информации

Человеку свойственно субъективное восприятие информации через некоторый набор ее свойств: важность, достоверность, своевременность, доступность и т. д. В этом смысле одно и то же сообщение, передаваемое от источника к получателю, может передавать информацию в разной степени.

Так, например, вы хотите сообщить о неисправности компьютера. Для инженера из группы технического обслуживания сообщение «компьютер сломался» явно содержит больше информации, чем для вахтера. Но, в свою очередь, для системного администратора сообщение «не включается дисплей» содержит информации больше, чем первое, поскольку в большей степени снимает неопределенность, связанную с причиной неисправности компьютера. Как видно, одно и то же сообщение для различных пользователей несет различную информацию.

С интенсивным внедрением вычислительной техники и автоматизированных систем управления (АСУ) в различные отрасли производства, существенно увеличилась роль систем и средств сбора, обработки и отображения информации (СОИ). С помощью этих средств осуществляется оперативное взаимодействие людей с объектами контроля и управления, происходит диалог операторов с электронными вычислительными машинами (ЭВМ) и другими техническими средствами сложных человеко-машинных систем (ЧМС).

Одним из основных звеньев ЧМС являются средства отображения информации, выполняющие функции звена связи в системе человек-машина. В первых системах управления в качестве СОИ использовались электронно-лучевые приборы. Однако все усложняющиеся требования, предъявляемые к АСУ и соответственно к средствам отображения, потребовали разработки других эффективных средств, решающих эти задачи.

Развитие микроэлектроники позволило разработать такие дискретные устройства отображения, как матричные индикаторы, газоразрядные панели, лазерные проекционные приборы, обладающие необходимыми параметрами для создания СОИ коллективного пользования.

Средствами отображения информации создаются динамические информационные модели управляемых объектов. Оператор взаимодействует не с самими объектами, а через СОИ с информационными моделями реальных объектов, которые позволяют представить образ реальной действительности, производить анализ и оценку обстановки, наблюдать и оценивать результаты управляющих воздействий, принимать решения.

Особое место в общении оператора АСУ с техническими средствами занимает форма диалога. Ручной ввод требует значительного зрительного внимания и является медленным, утомительным процессом.

Предпочтительным является устная форма диалога, которая дает большие преимущества. Это оперативность и естественность, не нужна специальная подготовка, допускается одновременное использование других способов обмена информацией. Речевой ввод-вывод информации освобождает глаза и руки оператора для других целей. В настоящее время системы речевого общения успешно внедряются в ЧМС и бытовую технику (компьютерные игры и т. п.).

Для грамотной разработки ЧМС необходимо знать технические характеристики СОИ, учитывать способы взаимодействия человека с ЭВМ, закономерности психических процессов, физиологические, антропометрические и другие характеристики человека, относящиеся к области инженерной психологии.

В настоящее время все средства массовой информации говорят об ускорении научно-технического процесса, который характеризуется постоянно растущим потоком информации.

Для быстрого нахождения необходимой информации, экономии труда и времени человека создаются автоматизированные информационные системы (АИС) и банки информации на базе современных мощных ЭВМ.

В промышленности получили широкое распространение автоматизированные системы управления производством (АСУП) и технологическими процессами (АСУ ТП). АИС, АСУП и АСУ ТП представляют собой человеко-машинные системы. В них за человеком оставлена высшая функция - принятия решения, а техника через средства отображения информации снабжает его необходимыми данными.

Перечисленные системы широко применяются для управления крупными производствами, технологическими процессами, для информационного обеспечения различных директивных органов, ученых и специалистов.

Информация человеку-оператору в АСУ ТП представляется в основном символами и зрительными образами, сформированными на тех или иных устройствах отображения информации.

Устройства отображения информации обеспечивают связь человека с техническими средствами и переводят машинные языки в языки знаков, известных человеку (дисплеи, принтеры, большие экраны, графопостроители, синтезаторы речи и т. п.).

Можно на примере структурной схемы АСУ ТП раскрыть задачи, решаемые подсистемой сбора, обработки и отображения информации в автоматизированных системах.

Основу АСУ ТП составляют ЭВМ, способные решать математические и логические задачи с заданной точностью, принимать, обрабатывать, запоминать, хранить и выдавать различную информацию.

В информационных процессах важную роль играют способы представления информации человеку-оператору. Это индикация, регистрация, воспроизведение, размножение, отображение информации [37].

Процессы представления информации тесно связаны с вопросами психологии человека-оператора. Без их взаимодействия невозможно построить ни одной информационной системы управления, так как на человека возлагаются не только функции контроля работы устройств, но и оценка обстановки о ходе процесса, принятие и корректировка решения.

Под информацией понимают любые сведения о каком-либо событии или объекте.

- устройство управления процессом

Получение информации связано с восприятием и оценкой объекта или процесса.

Передача информации состоит в переносе ее на расстояние посредством сигналов различной физической природы по механическим, оптическим, акустическим, электромагнитным и другим каналам связи. Чаще всего используются электрические и электромагнитные каналы связи.

Обработка информации заключается в машинном решении задач, связанных с преобразованием информации. Обработка производится при помощи устройств, осуществляющих аналоговые или цифровые преобразования поступающих величин или функций. Промежуточным этапом обработки является хранение информации в запоминающих устройствах.

Представление (отображение) информации требуется в тех случаях, когда в процессе управления принимает участие человек. Отображение заключается в демонстрации изображений, содержащих качественные и количественные характеристики информации, циркулирующей в системе. Для этого используются различные устройства отображения информации и регистрирующие устройства. Например, цифробуквенные индикаторы, мнемосхемы, табло, графические регистрирующие приборы - графопостроители и т. д.

Управляющее воздействие состоит в том, что несущий информацию сигнал осуществляет регулирование или управление, вызывая изменения в объекте управления.

Информацию, фиксированную в определенной форме, называют сообщением. Сообщение может иметь самое различное содержание, но независимо от этого всегда отображается в виде сигнала (электрического, звукового, светового и др.). Сообщение - это форма представления информации.

Формирование любого сигнала связано с передачей сообщения от отправителя (источника) к получателю (приемнику), которые разделены пространством и временем. Поэтому сигнал можно характеризовать как средство перенесения информации в пространстве и времени. Это определение, однако, не учитывает строение сигнала как объекта исследования. Хотя сигнал всегда связан с материальным объектом, большинство конкретных свойств этого объекта несущественно. Например: при ознакомлении с печатным текстом нам неважно, какого сорта бумага или какого цвета чернила. Различие текстов (в общем случае - сигналов) в первую очередь определяется по различию описаний, то есть по различию состояний объекта. Следовательно, можно сказать, что в качестве сигналов используются не сами сигналы, а их состояния. Образование сигнала происходит за счет изменения состояния объекта [31].

Чтобы было соответствие между сообщением и сигналом, т. е. была возможность получения сообщения из сигнала, сигнал должен формироваться по определенным правилам. Построение сигнала по определенным правилам называют кодированием.

Таким образом, в материально-энергетической форме информация всегда проявляется в виде сигналов.

1.3 Их связь и взаимовлияние

Одной из важнейших задач, практически всегда стоявшей перед человечеством, является сохранение информации с целью ее передачи во времени и/или пространстве. После возникновения книгопечатания основной формой фиксации и распространения информации являются печатные издания, а главными средствами хранения и доступа к информации стали библиотеки.

Стремительное развитие и активное использование современных информационных и коммуникационных технологий позволило приступить к широкомасштабному переводу накопленной человечеством информации в электронную форму и созданию новых электронных информационных ресурсов [20].

Эта новая форма представления информации позволяет на качественно ином уровне организовать процессы производства, хранения и распространения информации.

Обеспечение публичного (в том числе удаленного) доступа пользователей к информационным ресурсам стало одной из первоочередных задач обслуживания науки, культуры и образования.

Электронная форма обеспечивает надежное и компактное хранение информации, более оперативное ее распространение.

Кроме того, существующие вычислительные средства предоставляют намного больше возможностей по управлению электронными ресурсами, по сравнению с традиционными библиотеками и печатной формой информации. Основными средствами для реализации этих возможностей являются электронные библиотеки.

Электронные библиотеки - распределенные информационные системы, позволяющие надежно сохранять и эффективно использовать разнообразные коллекции электронных документов (текст, графика, аудио, видео и др.), доступных через глобальные сети передачи данных в удобном для конечного пользователя виде.

Основная задача электронных библиотек - интеграция информационных ресурсов и предоставление доступа к ним, обеспечиваемое эффективной навигацией [23].

Единое информационное пространство чаще всего реализуется посредством виртуального объединения разнородных распределенных ресурсов.

Эффективная навигация в электронных библиотеках понимается как возможность пользователя находить интересующую его информацию с наибольшей полнотой и точностью при наименьших затратах усилий во всем доступном информационном пространстве. При таком подходе информационный поиск, используемый в информационных системах и базах данных, является частным случаем навигационных средств.

Очевидно, что электронные библиотеки должны предоставлять доступ к полнотекстовым ресурсам, а, следовательно, иметь развитые поисковые средства.

Также в электронных библиотеках должны быть предусмотрены возможности ввода или удаления информационных объектов, их интеграции, реструктуризации и другие подобные операции.

Далее, к основным особенностям электронных библиотек также следует отнести:

- профильность хранимой информации, то есть наличие определенной концепции формирования информационного пространства, доступного пользователю;

- инвентаризацию, в частности, каталогизацию объектов и различных их объединений, образующих это информационное пространство.

Реализация электронных библиотек и основные принципы их функционирования во многом зависят от требований, предъявляемых к представлению информации. Информация в электронных библиотеках должна быть представлена совокупностью самостоятельных объектов - электронных документов.

Документы играют важную роль в передаче и накоплении информации, управлении социальными и техническими системами. В процессе эволюции человечество породило и продолжает порождать огромное количество бумажных документов.

Жизненный цикл документа включает порождение, хранение, правку, передачу, просмотр и уничтожение. Применение электронных документов значительно упрощает все эти процессы, поэтому концепция безбумажного документооборота является ключевой для информационного общества.

Уже в ближайшее время мы станем свидетелями исчезновения бумажных версий многих документов. Рано или поздно среди них окажутся газеты, журналы, письма, финансовые и государственные документы, техническая документация и даже книги. Именно поэтому люди должны стремиться понимать основные принципы электронного документа и уметь с ним работать [25].

Конечной целью построения любой информационной системы является получение пользователем некоторой информации. В этой связи немаловажную роль играет форма подачи этой информации.

Для того чтобы пользователь мог легче воспринимать большие объемы информации, разработано множество методов ее представления. Все эти разработки учитываются при проектировании пользовательского интерфейса, то есть той части программного комплекса, информационной системы, которая непосредственно будет взаимодействовать с пользователем.

Гипертекст - это способ записи текста с учетом нелинейной (непоследовательной) структуры идей. Гипертекстовая информационная система состоит из узлов данных и смысловых связей между ними. Более поздний термин гипермедиа подчеркивает, что в узлах может присутствовать нетекстовая информация.

При написании обычного текста, автор вынужден преобразовывать сеть идей в линейную последовательность. Человек, воспринимающий текст, проделывает обратное преобразование. При этом читатель движется по предначертанному пути и почти не управляет процессом восприятия.

Гипертекстовый подход позволяет автору отображать сеть идей наиболее адекватным способом, в то время как воспринимающий, может свободно перемещаться по смысловой сети, отбирая интересную ему информацию.

Такой способ, хотя и требует от автора и воспринимающего приобретения новых навыков, является наиболее эффективным и перспективным с точки зрения передачи знаний.

Традиционные информационные среды не позволяли в полной мере использовать преимущества гипертекстового подхода, так как процесс перехода по ссылкам в книге, а тем более между книгами, требует больших затрат.

Идея гипертекста стала актуальной только после массового внедрения электронных систем, отличительной особенностью которых является быстрый переход по ссылкам, быстрый доступ к удаленным источникам данных, проста генерации новых информационных блоков и ссылок [42].

Каково же место документа в гипермедиа системе? Современное определение гласит: гипермедиа - это нелинейная информационная среда, состоящая из узлов данных (информационных единиц) и смысловых (семантических) связей между ними. В качестве информационных единиц могут выступать самые различные объекты. Электронный документ подходит на роль обобщенной единицы информации гипермедиа системы и на этом уровне абстракции им можно оперировать как единым целым.

Самой известной и крупномасштабной гипермедиа системой является Всемирная Паутина (World Wide Web), построенная на основе Интернет. Идея «Web» была предложена учеными в 1990 году, однако по-настоящему популярной система стала только к 1995 году. За столь короткий срок Всемирная Паутина успела стать одним из самых заметных технических и культурных феноменов XX века. В настоящее время система объединяет сотни тысяч серверов, предоставляющих доступ к десяткам миллионов документов [12].

Для бумажных документов уже существует определенная классификация (книга, статья, отчет, заявление, накладная) и это должно соответствующим образом отражаться на электронных документах. В идеале, класс документа определяется разработчиком исходя из общих требований, а конкретное наполнение экземпляра создается автором. В большинстве случаев, автор, он же разработчик, создает документ, используя обобщенный класс. Применение специализированных классов целесообразно в крупных проектах и ведет к повышению эффективности.

Итак, по сравнению с бумажным, электронный документ это гораздо более сложный и обобщенный объект.

Его отличительные черты - это:

- универсальность (может описывать более широкий класс объектов) ;

- динамичность (в силу своей электронной природы легок в модификации) ;

- интерактивность (может быть модифицирован в ответ на действия обозревающего) ;

- виртуальность (может быть сгенерирован из базы данных по запросу пользователя).

Как показывает практика, можно выделить три основные области применения электронных документов:

- создание электронных аналогов бумажных документов (книги, газеты, письма, финансовые бумаги) ;

- использование в качестве основы для интерактивных веб-приложений;

- формальное (машинно-ориентированное) описание сложных информационных объектов (схемы данных, интерфейсы, словари).

В соответствии с этим создаются классы электронных документов и наборы их элементов. В основе современных информационных систем лежит архитектура клиент-сервер.

С точки зрения обработки документа в системе выделяется сервер и клиентское приложение доступа (пользовательский агент, браузер, редактор), которые взаимодействуют через сеть по определенному протоколу (во Всемирной Паутине это HTTP).

Документ хранится на сервере в виде файла или генерируется из базы данных согласно запросу. Клиентское приложение запрашивает документ у сервера в соответствии с командами пользователя. Пересылка осуществляется через сеть. В процессе пересылки и обработки документ проходит разные уровни. Современные протоколы позволяют, при наличии соответствующих прав, сохранять внесенные изменения прямо на сервере.

Архитектура клиент-сервер позволяет создавать многопользовательские интерактивные системы (вэб-приложения). Пользователь может входить в такие системы в качестве анонимного посетителя, пользователя или администратора и осуществлять соответствующие его роли операции. Все это осуществляются через стандартный интерфейс документа [36].

Примерами таких систем могут служить: общедоступная электронная почта, чат, электронный магазин, интерактивная игра, виртуальный мир и др.

Необходимость автоматизации документооборота продиктована проблемами, возникающими в работе компаний всех организационно-правовых форм, которые по сути своей идентичны:

- потеря документа, либо его долгий поиск (большой объем документации) ;

- поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации;

- задержки прохождения и исполнения документов (сложные схемы согласования документов и человеческий фактор) ;

- фактическая бесконтрольность исполнения (отсутствие информации об исполнении и исполнителе в реальном времени) ;

- проблемы контроля исполнения документа (отсутствие или плохая организация упреждающего контроля; неисполнение документов или задержка их исполнения) ;

- избыточность документооборота (в т. ч. дублирование документов) ;

- большой штат сотрудников, работающих с документами (рутинные технологические операции) и др.

В результате описанного положения дел управление организацией не может осуществляться в полном объеме. И выражается это в том, что руководитель организации (равно как и руководители всех ее уровней) самостоятельно (без помощи секретарей и помощников, ответственных за те или иные направления деятельности) не владеет информацией в режиме реального времени. И в случае необходимости он не сможет оперативно ответить даже на такие вопросы:

- какие документы, и по каким проблемам находятся в работе;

- какова предыстория и состояние решения конкретных вопросов и т. п.

А, следовательно, оперативно среагировать на изменившуюся внешнюю систему и принять верное решение.

Источник причин большинства проблем документооборота - изначальное противоречие между требованием централизованного управления документацией и децентрализованной технологией учета. Традиционный (каталожно-карточный, либо журнальный) учет работы с документами на бумажных носителях ведется автономно в каждом подразделении. При этом процедура выяснения состояния исполнения конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о нем на всех этапах, требует существенных трудозатрат и времени, а также зависит от квалификации сотрудников служб управления. Для обеспечения эффективного централизованного учета и контроля исполнения всех документов организации, службе документооборота необходимо оперативно отслеживать и дублировать информацию об исполнении и движении каждого документа в отдельности, получая ее из соответствующих подразделений и централизованно фиксировать (регистрировать) ее в своей службе. Это требует огромных накладных расходов, строгой регламентации работы всех структурных подразделений и ее сотрудников, наличия квалифицированного персонала, больших трудовых и временных затрат на проведение рутинных технологических операций по поиску, сбору, обобщению и анализу распределенной информации. На сегодняшний день, практически ни одна организация не может позволить себе проведение вышеперечисленных работ в полном объеме [11].

Учитывая существующую тенденцию увеличения объема документооборота вопрос об электронном управлении информацией, внедрения в работу новых информационных технологий встает весьма остро.

Таким образом, новые формы представления информации позволяют за счёт поиска информации и её структурирования легче находить необходимые документы, обмениваться мнениями или быстрее доводить до адресата данные, что эквивалентно повышению скорости и эффективности коммуникации.

2. Основные процессы МУ «Управление культуры Нефтекамского муниципального района» с точки зрения системного подхода

2.1 Системные процессы

Системный подход к менеджменту - это выявление, понимание и управление взаимосвязанными процессами как системой, что вносит вклад в результативность и эффективность организации при достижении её целей [1].

Чтобы осознать, как системный подход помогает лучше понять организацию, необходимо определить, что такое система.

Системой называется совокупность взаимозависимых элементов, образующих единое целое; целое выполняет некоторую функцию. Здесь существенно то, что элементы должны быть взаимозависимыми и/или взаимодействующими. Самые разные части могут быть объединены в «целое», но это «целое» еще не система, пока не сформирован, скажем, некий механизм. Любая система может рассматриваться как подсистема некоторой более крупной системы [12].

Системный подход - это подход к исследованию объекта (проблемы, явления, процесса) как к системе, в которой выделены элементы, внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов, исходя из общего предназначения объекта. Можно также сказать, что системный подход - это такое направление методологии научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной социально-экономической системы.

Процесс - последовательность действий, которые создают дополнительные ценности путем преобразования с помощью ресурсов входящих элементов в требуемые выходящие [2].

Прежде всего, о самом термине «процесс». Процесс определяется как «последовательность действий, которые создают дополнительные ценности путем преобразования с помощью ресурсов входящих элементов в выходящие», здесь четко отражается состав деятельности - последовательность действий, - требование к результатам деятельности - создавать дополнительные ценности - и, за счет чего входящие элементы превращаются в выходящие - с помощью ресурсов.

Ресурсы - материальные и нематериальные компоненты, необходимые для достижения целей процессов. Ресурсы не подлежат преобразованию в ходе процесса [7].

Рис. 2. 1. 1. Пример процессной модели организации

Данное МУ «Управление культуры Нефтекамского муниципального района» является некоммерческой организацией. Если основной целью коммерческих организаций является извлечение прибыли и ее распределение между участниками, то некоммерческие организации в свою очередь, создаются для достижения образовательных, научных, благотворительных целей, для удовлетворения духовных и иных нематериальных потребностей граждан и организаций, а также в иных целях, направленных на достижение общественных благ. Иначе говоря, они не преследуют цели извлечения прибыли.

МУ «Управление культуры Нефтекамского муниципального района» осуществляет реализацию на территории муниципального образования «Нефтекамский муниципальный район» Республики Татарстан политики в области культуры, искусства, кино, охраны и использования объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) местного значения, дополнительного образования в сфере культуры, музейного дела, кино, библиотечного дела, культурного досуга.

Учредителем Управления является Исполнительный комитет Нефтекамского муниципального района Республики Татарстан.

Действующее законодательство в сфере культуры предусматривает, что государство берет на себя обязательства по обеспечению доступности для граждан культурной деятельности, культурных ценностей и благ. С этой целью государство осуществляет бюджетное финансирование организаций культуры; устанавливает особый порядок налогообложения некоммерческих организаций культуры; способствует развитию благотворительности в области культуры [9].

В состав МУ «Управление культуры Нефтекамского муниципального района» входят следующие подразделения, являющиеся отдельными юридическими лицами:

- образовательные учреждения дополнительного образования детей в сфере вокала, музыки, хореографии, изобразительного искусства, актёрского мастерства и т. п. ;

- сельские, городские, детские библиотеки, библиотеки семейного чтения;

- музеи;

- клубные учреждения;

- сельские клубы;

- сельские дома культуры;

- театрально-зрелищные учреждения;

- централизованная бухгалтерия.



Рис. 2. 1. 2. Схема структуры управления

Системные процессы - это процессы, которые вносят системность и управляемость в деятельность компании, а именно: позволяют управлять производимыми в компании изменениями, осуществлять механизмы непрерывного улучшения деятельности, проводить внутренний контроль и анализ функционирования компании. Среди этих процессов стоит отметить: управление документацией, записями, управление внутренними аудитами, управление корректирующими и предупреждающими действиями, управление несоответствующей услугой [21].

Основными системными процессами является:

1. Управление документацией, записями (записи - специальный вид документов, регистрация данных о качестве).

В данном учреждении нет системы менеджмента качества, но для анализа процессов будем руководствоваться требованиями государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества - Требования» [1].

И так, стандарт требует, документами необходимо управлять. А именно для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура (сразу сделаем примечание, что в данном учреждении таковой нет), предусматривающая:

- проверку документов на адекватность до их выпуска. В нашем учреждении такая проверка происходит, но выглядит это разрозненно - каждый специалист проверяет выпуск своих документов, в соответствии с каким-либо постановлением, приказом лишь в том случае, когда это коснется его самого. При этом он не всегда задействует специальные программные комплексы, типа «Гарант», не всегда обращается к юристам, действует самостоятельно. И при этом возможно, что специалист из другого отдела уже нашёл и пользуется данным документом. Зачастую о новой редакции документа узнают с большим опозданием;

- анализ и актуализацию по мере необходимости и переутверждение документов. Анализа и актуализации документации нет, переутверждение происходит также разрозненно, зачастую как реакция на возникающие проблемы;

- обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов. Данный пункт встречается лишь в переписки с другими управлениями администрации города, но лишь в отношении важных документов: проектов постановлений, внешних заданий от министерств и т. п. ;

- обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения. Данная работа ведётся, но не системно, по мере надобности, после замечаний очередных проверок;

- обеспечение сохранения документов чёткими и легко идентифицируемыми. С данным пунктом работа отлажена в канцелярии учреждений, бухгалтерии. Но при этом поиск документа занимает длительное время. При этом каждое подведомственное учреждение ведёт собственный документооборот, наряду с этим некоторые специалисты ведут обособленный документооборот. Это ведёт к тому, что проследить движение документации сложно, а иногда не возможно. Существуют специальные штампы, которые позволяют определить принадлежность к тому или иному учреждению, но данный способ не гарантирует сто процентной идентификации документов;

- обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управления их рассылкой. Документы внешнего происхождения подлежат обязательной регистрации, но определить их идентификацию можно лишь по содержанию. Нет соответствующих штампов, применяется лишь способ отдельной подшивки данных документов от других. При этом под внешними документами принято понимать лишь документы с министерств. Рассылка осуществляется централизованно секретарями с помощью факсимильного аппарата, посредством передачи копии из рук в руки, реже посредством электронной почты. Здесь важную роль играет человеческий фактор;

- предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей. Идентификации устаревших документов в учреждениях нет, не используются элементарные штампы, что иногда влечёт использование не актуальной документации. Устаревшие документы уничтожаются лишь с течением установленного времени хранения.

Согласно данного ГОСТа, записи должны вестись и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества. Они должны оставаться чёткими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми. Должна быть разработана документированная процедура для определения средств управления, требуемых при идентификации, хранении, защите, восстановлении, определении сроков сохранения и изъятии записей.

Процедура - описание порядка выполнения деятельности и управления ею, должна составляться коллективно, приниматься занятыми в процессе сотрудниками и соблюдаться ими [2].

...