Информационные системы и технологии

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ

Содержание

Информационные системы

• Общее представление

• Роль структуры управления в информационной системе

• Примеры информационных систем

Структура и классификация информационных систем

• Структура информационной системы

• Классификация информационных систем по признаку структурированности задач

• Классификация информационных систем по функциональному признаку и уровням управления

Информационные технологии

• Понятие информационной технологии

• Этапы развития информационных технологий

Виды информационных технологий

• Информационная технология обработки данных

• Информационная технология управления

• Автоматизация офиса

• Информационная технология поддержки принятия решений

• Информационная технология экспертных систем

Информационные системы

Общее представление

Понятие информационной системы

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединённая в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям.

Пример 3.1. Приведём несколько систем, состоящих из разных элементов и направленных на реализацию разных целей.

Система	Элементы системы	Главная цель системы
Фирма	Люди, оборудование Материалы, здания и др.	Производство товаров
Компьютер	Электронные и электро- механические элементы, линии связи и другое	Обработка данных
Телекоммуникационная система	Компьютеры, модемы, кабели, сетевое программное обеспечение и др.	Передача информации
Информационная система	Компьютеры, компьютерные сети, люди, информационное и программное обеспечение	Производство профессиональной информации

В информатике понятие "система" широко распространено и имеет множество смысловых значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических средств и программ. Системой может называться аппаратная часть компьютера. Системой может также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач, дополненных процедурами ведения документации и управления расчётами. Добавление к понятию "системы" слово "информационная" отражает цель её создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты. Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно её получение и представление.

Внимание! под организацией будем понимать сообщество людей, объединённых общими целями и использующих общие материальные и финансовые средства для производства материальных и информационных продуктов и услуг. В тексте на равноправных началах будут употребляться два слова: "организация" и " фирма ".

Необходимо понимать разницу между компьютерами и информационными системами. Компьютеры, оснащённые специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.

Этапы развития информационных систем.

История развития информационных систем и цели их использования на разных периодах представлены в табл. 3.1.

Таблица 3.1.Изменение подхода к использованию информационных систем

Период времени	Концепция использования информации	Вид информационных систем	Цель использования
1950- 1960 гг	Бумажный поток расчётных документов	Информационные системы обработки расчётных документов на электромеханических бухгалтерских машинах	Повышение скорости обработки документов
			Упрощение процедуры обработки счетов и расчёта зарплаты
1960- 1970гг	Основная помощь в подготовке отчётов	Управленческие ИС для производственной информации	Ускорение процесса подготовки отчётности
1970- 1980гг	Управленческий контроль реализации (продаж)	Системы поддержки принятия решений Системы для высшего звена управления	Выработка наиболее рационального решения

Первые информационные системы появились в 50 - х гг. В эти годы они были предназначены для обработки счетов и расчёта зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счётных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов.60 - е гг. знаменуются изменением отношения к ИС

Информация, полученная из них, стала применяться для периодической отчётности по многим параметрам. Для этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способное обслуживать множество функций, а не только обрабатывать счета и считать зарплату, как было раньше.

В 70 - х - н 80 - х гг. ИС начинают широко использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений.

К 80- х гг. концепция использования ИС вновь изменяется. Они становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации любого профиля. ИС этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнёров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое др.

Процессы в ИС

Процессы, обеспечивающие работу ИС любого значения, условно можно представить в виде схемы (3.1), состоящей из блоков:

• ввод информации из внешних или внутренних источников;

• обработка входной информации и представление её в удобном виде;

• вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему;

• обратная связь - это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.

ИС определяется следующими свойствами:

• любая ИС может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;

• ИС является динамичной и развивающейся;

• при построении ИС необходимо использовать системный подход;

• выходной продукцией ИС является информация, на основе которой принимаются решения

• ИС следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации.

В настоящее время сложилось мнение об ИС как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Хотя в общем случае ИС можно понимать и в некомпьютерном варианте.

Чтобы разобраться в работе ИС, необходимо понять суть проблем, которые она решает, а также организационные процессы, в которые она включена. Так, например, при определении возможности компьютерной ИС для поддержки принятия решений следует учитывать:

• структурированность решаемых управленческих задач;

• уровень иерархии управления фирмой, на котором решение должно быть принято;

• принадлежность решаемой задачи к той или иной функциональной сфере бизнеса;

• вид используемой информационной технологии.

Технология работы в компьютерной ИС доступна для понимания специалистам некомпьютерной области и может быть успешно использовано для контроля процессов профессиональной деятельности и управления ими.

Что можно ожидать от внедрения ИС

Внедрение ИС может способствовать:

• получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счёт внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д ;

• освобождению работников от рутинной работы за счёт её автоматизации;

• обеспечению достоверности информации;

• замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объёмов документов на бумаге;

• совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;

• уменьшению затрат на производство продуктов и услуг;

• предоставлению потребителям уникальных услуг;

• отысканию новых рыночных ниш;

• привязке к фирме покупателей и поставщиков за счёт предоставления им разных скидок и услуг.

Роль структуры управления в информационной системе

Общее положение

Создание и использование ИС для любой организации нацелены на решение следующих задач.

1. Структура ИС, её функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией. Например, в коммерческой фирме - эффективный бизнес ; в государственном предприятии- решение социальных и экономических задач.

2.Информационная система должна контролироваться людьми, ими пониматься и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами.

3.Производство достоверной, надёжной, своевременной и систематизированной информации.

Построение ИС можно сравнить с постройкой дома. Кирпичи, гвозди, цемент и прочие материалы, сложённые вместе, не дают дома. Нужны проект, землеустройство, строительство и др., чтобы появился дом.

Аналогично для создания и использования ИС необходимо сначала понять структуру, функции и политику организации, цели управления и принимаемых решений, возможности применяемой технологии. ИС является частью организации, а ключевые элементы любой организации - структура и органы управления, стандартные процедуры, персонал, субструктура.

Построение ИС должно начинаться с анализа структуры управления организацией.

Структура управления организацией

Координация работы всех подразделений организации осуществляется через органы управления разного уровня. Под управлением понимают обеспечение поставленной цели при условии реализации следующих функций : организационной, плановой, учётной, анализа, контрольной, стимулирования.

Рассмотрим содержание управленческих функций.

Организационная функция заключается в разработке организационной структуры и комплекса нормативных документов :штатное расписание фирмы, отдела, лаборатории, группы и т.п.с указанием подчинённости, ответственности, сферы компетенции, прав, обязанностей и т.п. Чаще всего это излагается в положении по отделу, лаборатории или должностных инструкциях.

Планирование (плановая функция ) состоит в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач. Например, бизнес-план для всей фирмы, план производства, план маркетинговых исследований, финансовый план, план проведения научно-исследовательской работы и т.д. на различные сроки (год, квартал, месяц, день).

Учётная функция заключается в разработке или использовании уже готовых форм и методов учёта показателей деятельности фирмы: бухгалтерский учёт, финансовый учёт, управленческий учёт и т. п. В общем случае учёт можно определить как получение, регистрацию, накопление, разработку и предоставление информации о реальных хозяйственных процессах.

Анализ или аналитическая функция связывается с изучением итогов выполнения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, изучением тенденции развития и т.д. Выполняется анализ различными специалистами в зависимости от сложности и уровня анализируемого объекта или процесса. Анализ результатов хозяйственной деятельности фирмы за год и более проводят специалисты, а на уровне цеха, отдела- менеджер этого уровня (начальник или его заместитель ) совместно со специалистом-экономистом.

Контрольная функция чаще всего осуществляется менеджером : контроль за выполнением планов, расходованием материальных ресурсов, использованием финансовых средств и т.п.

Стимулирование или мотивационная функция предполагает разработку и применение различных методов стимулирования труда подчинённых работников:

• финансовые стимулы - зарплата, премия, акции, повышение в должности и т.п.;

• психологические стимулы - благодарности, грамоты, звания, степени, доски почёта и т. п.

В последние годы в сфере управления всё активнее стали применяться понятия "принятие решения" и связанные с этим понятием системы, методы, средства поддержки принятие решении.

Принятие решений - акт целенаправленного воздействия на объект управления, основанный на анализе ситуации, определении цели разработки программы, достижения этой цели.

Структура управления любой организации традиционно делится на три уровня:

операционный, функциональный и стратегический.

Уровни управления (вид управленческой деятельности ) определяются сложностью решаемых задач. Чем сложнее задача, тем более высокий уровень управления требуется для её решения. При этом следует понимать,что простых задач, требующих немедленного (оперативного ) решения, возникает значительно большее кол - во, а значит, и уровень управления для них нужен другой - более низкий, где принимаются решения оперативно. При управлении необходимо также учитывать динамику реализации принимаемых решений, что позволяет рассматривать управление под углом временного фактора. На рис. 3.2 отображены три уровня управления, которые соотнесены с такими факторами, как степень возрастания власти, ответственности, сложности решаемых задач, а также динамика принятия решений по реализации задач.

Операционный (нижний) уровень управления обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входной текущей информации. На этом уровне достаточно велики как объём выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений. Этот уровень управления часто называют оперативным из - за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. На уровне оперативного (операционного) управления большой объём занимают учётные задачи.

Пример 3.2.Некоторые учётные задачи:

• учёт кол-ва проданной продукции;

• учёт затрат времени, сырья и материалов при выполнении отдельных производственных операций;

• учёт произведённой продукции;

• бухгалтерский учёт и т.д.

Функциональный (тактический) уровень управления обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне. На этом уровне большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объём решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегда удаётся выработать нужное решение оперативно, требуется дополнительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих сведений и т. п. Управление связано с некоторой задержкой от момента поступления информации до принятия решений и их реализации, а также от момента реализации решений до получения реакции на них.

Пример 3.3 На основании анализа статистических данных по спросу на продукцию, о ценах конкурентов и пр. прогнозируется прибыль и разрабатывается план выпуска продукции на ближайший период (неделю, месяц, квартал). Результаты принимаемых управленческих решений пропускаются спустя некоторое время.

Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Поскольку результаты принимаемых решений проявляются спустя длительное время, особое значение на этом уровне имеет такая функция управления, как стратегическое планирование. Прочие функции управления на этом уровне в настоящее время разработаны недостаточно полно. Часто стратегический уровень управления называют долгосрочным планированием. Правомерность принятого на этом уровне решения может быть подтверждена спустя достаточно длительное время. Могут пройти месяцы или годы. Ответственность за принятие управленческих решений чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и профессиональной интуицией менеджеров.

Пример 3.4 На основании анализа финансового состояния фирмы принимаются решения об увеличении (уменьшении, снятия с продажи) производимой продукции, о привлечении дополнительных работников или об их сокращении.

Персонал организации

Персонал организации - сотрудники разной степени квалификации и уровней управления - от секретарей, выполняющих простейшие типовые операции обработки, до специалистов и менеджеров, принимающих стратегические решения. На рис.3.3 показано соответствие разных уровней квалификации персонала уровням управления:

• на верхнем, стратегическом, уровне управления - менеджеры высшего звена руководства организации ( глава фирмы и его заместители ).Основная их задача - стратегическое планирование деятельности фирмы на рынке и координация внутрифирменной тактики управления;

• на среднем, функциональном, уровне - менеджеры среднего звена и специалисты ( начальники служб, отделов, цехов, начальник смены, участка, научные сотрудники и т. п. ). Основная задача - тактическое управление фирмой при решении основных функций в заданной сфере деятельности;

• на нижнем, операционном, уровне - исполнители и менеджеры низшего звена (бригадиры, инженеры, ответственные исполнители, мастера, нормировщики, техники, лаборанты и т. п.). Основная задача - оперативное реагирование на изменение ситуации.

На всех уровнях управления работают как менеджеры, осуществляющие только общие функции, так и менеджеры-специалисты, которые реализуют функции управления в сфере своей компетенции.

Пример 3.5 Главный инженер организации (менеджер-специалист ) передал часть своих функций менеджерам среднего уровня, например главному энергетику, главному механику, главному электрику, оставив за собой общие функции управления этими службами, не вмешиваясь в их деятельность на оперативном уровне.

Прочие элементы организации

Стандартные процедуры в организации - точно определённые правила выполнения заданий в различных ситуациях. Они охватывают все стороны функционирования организации, начиная от технологических операций по составлению документов на производимую продукцию и кончая разбором жалоб потребителей.

Субкультура любой организации - совокупность представлений, принципов, типов поведения. Особую роль играет важная её составляющая - информационная культура специалиста. Это также должно найти отражение в информационной системе:

Пример 3.6 В фирме, предоставляющей туристические услуги, принято следующее правило - клиент обслуживается в порядке очерёдности. Значит, и ИС должна обрабатывать и выдавать информацию, анализируя время поступления заявки клиента.

Существует взаимозависимость между стратегией, правилами, процедурами организации и аппаратной, программной, телекоммуникационной частями ИС.

Поэтому очень важно на этапе внедрения и проектирования ИС активное участие менеджеров, определяющих круг предполагаемых для решения проблем, задач и функций по своей предметной области.

Следует заметить также, что ИС сами по себе дохода не приносят, но могут способствовать его получению. Они могут оказаться дорогими и, если их структура и стратегия использования не были тщательно продуманы, даже бесполезными. Внедрение ИС связано с необходимостью автоматизации функций работников, а значит, способствует их высвобождению. Могут также последовать большие организационные изменения в структуре фирмы, которые, если не учтён человеческий фактор и не выбрана правильная социальная и психологическая политика, часто проходят очень трудно и болезненно.

Примеры информационных систем

Информационная система по отысканию рыночных ниш. При покупке товаров в некоторых фирмах ИС регистрирует данные о покупателе, что позволяет:

• определять группы покупателей, их состав и запросы, затем ориентироваться в своей стратегии на наиболее многочисленную группу;

• посылать потенциальным покупателям различные предложения, рекламу, напоминания;

• предоставлять постоянным покупателям товары и услуги в кредит, со скидкой, с отсрочкой платежей.

ИС, ускоряющие потоки товаров. Предположим, фирма специализируется на поставках продуктов в определённое учреждение, например в больницу.

Как известно, иметь большие запасы продуктов на складах фирмы очень невыгодно, а не иметь их невозможно. Для того чтобы найти оптимальное решение этой проблемы, фирма устанавливает терминалы в обслуживаемом учреждении и подключает их к ИС. Заказчик прямо с терминала вводит свои пожелания по предоставляемому ему каталогу. Эти данные поступают в ИС по учёту заказов.

Менеджеры, делая выборки по поступившим заказам, принимают оперативные управленческие решения по доставке заказчику нужного товара за короткий промежуток времени. Таким образом, экономятся огромные деньги на хранение товаров, ускоряется и упрощается поток товаров, отслеживаются потребности покупателей.

ИС по снижению издержек производства. Эти ИС, отслеживая все фазы производственного процесса, способствуют улучшению управления и контроля, более рациональному планированию и использованию персонала и, как следствие, снижению себестоимости производимой продукции и услуг.

Пример 3.7 ИС, установленная в фирме по сдаче автомашин в наём, отслеживает местонахождение, стоимость и техническое состояние парка прокатных машин. Это позволяет минимизировать потери от простоя и пустого прогона для каждой автомашины, перераспределяя предложение согласно спросу.

ИС автоматизации технологий ("менеджмент уступок"). Суть этой технологии состоит в том, что, если доход фирмы остаётся в рамках рентабельности, потребителю делаются разные скидки в зависимости от кол-ва и длительности контрактов. В этом случае потребитель становится заинтересованным во взаимодействии с фирмой, а фирма тем самым привлекает дополнительное число клиентов. Если же клиент не желает взаимодействовать с данной фирмой и переходит на обслуживание к другой, то его затраты могут возрасти из-за потери предоставляемых ему ранее скидок.

Пример 3.8 ИС по продаже авиабилетов позволяет проанализировать архивные данные за многие годы, оценить перспективы наполнения салона, назначить разумную цену на каждое место, снизить кол-во непроданных билетов и пр. Она резервирует каждое место на самолёт в США за три месяца до полёта 1,5 раза, т.е. два места резервируются за тремя пассажирами.

Пример 3.9 ИС банка обеспечивает все виды оплат по счетам его клиентов. Она умышленно сделана несовместимой с ИС других банков. Таким образом, клиент попадает в круг услуг банка, из которого ему трудно выйти. В обмен банк предлагает ему различные скидки и бесплатные услуги.

СИСТЕМА КОДИРОВАНИЯ

Общие понятия

Система кодирования применяется для замены названия объекта на условное обозначение (код) в целях обеспечения удобной и более эффективной обработки информации.

Система кодирования - совокупность правил кодового обозначения объектов.

Код строится на базе алфавита, состоящего из букв, цифр и других символов. Код характеризуется:

• длиной- число позиций в коде;

• структурой- порядок расположения в коде символов, используемых для обозначения классификационного признака.

Процедура присвоения объекту кодового обозначения называется кодированием. Можно выделить две группы методов, используемых в системе кодирования (рис.2.7.), которые образуют:

• классификационную систему кодирования, ориентированную на проведение предварительной классификации объектов либо на основе иерархической системы, либо на основе фасетной системы;

• регистрационную систему кодирования, не требующую предварительной классификации объектов.

Рассмотрим представленную на рис. 2.7. систему кодирования.

Классификационное кодирование применяется после проведения классификации объектов. Различают последовательное и параллельное кодирование.



Последовательное кодирование используется для иерархической классификации структуры. Суть метода заключается в следующем: сначала записывается код старшей группировки 1-го уровня, затем код группировки 2-го уровня, затем код группировки 3-го уровня и т.д. В результате получается кодовая комбинация, каждый разряд которой содержит информацию о специфике выделенной группы на каждом уровне иерархической структуры. Последовательная система кодирования обладает теми же достоинствами и недостатками, что и иерархическая система классификации.

Пример.2.15. Проведем кодирование информации, классифицированной с помощью иерархической схемы (см. рис.2.4.). Количество кодовых группировок будет определяться глубиной классификации и равно 4. Прежде чем начать кодирование, необходимо определиться с алфавитом, т.е. какие будут использоваться символы. Для большей наглядности выберем десятичную систему счисления-10 арабских цифр. Анализ схемы на рис.2.4. показывает, что длина кода определяется 4 десятичными разрядами, а кодирование группировки на каждом уровне можно записать как XXXX, где X-значение десятичного разряда. Рассмотрим структуру кода, начиная со старшего разряда:

1-й (старший) разряд выделен для классификационного признака "название факультета" и имеет следующие значения:1- коммерческий; 2-информационные системы; 3- для следующего названия факультета и т.д.;

2-й разряд выделен для классификационного признака "возраст" и имеет следующие значения:1-до 20 лет; 2-от 20 до 30 лет; 3- свыше 30 лет;

3-й разряд выделен для классификационного признака "пол" и имеет следующие значения: 1-мужчины; 2- женщины;

4-й разряд выделен для классификационного признака "наличие детей у женщин" и имеет следующие значения: 1-есть дети; 2-нет детей, 0- для мужчин, так как подобной информации не требуется.

Принятая система кодирования позволяет легко расшифровать любой код группировки, например: 1310-студенты коммерческого факультета, свыше 30 лет, мужчины; 2221- студенты факультета информационных систем, от 20 до 30 лет, женщины, имеющие детей.

Параллельное кодирование используется для фасетной системы классификации. Суть метода заключается в следующем: все фасеты кодируются независимо друг от друга; для значений каждого фасета выделяется определенное количество разрядов кода. Параллельная система кодирования обладает теми же достоинствами и недостатками, что и фасетная система классификации.

Пример.2.16. Проведем кодирование информации, классифицированной с помощью фасетной схемы ( см.рис.2.6.). Количество кодовых группировок определяется количеством фасетов и равно 4. Выберем десятичную систему счисления в качестве алфавита кодировки, что позволит для значений фасетов выделить один разряд и иметь длину кода, равную 4. В отличии от последовательного кодирования для иерархической системы классификации в данном методе не имеет значения порядок кодировки фасетов. В общем виде код можно записать как XXXX, где X-значение десятичного разряда. Рассмотрим структуру кода начиная со старшего разряда:

1-й (старший) разряд выделен для фасета "пол" имеет следующие значения:1-мужчины;2-женщины;

2-й разряд выделен для фасета "наличие детей у женщин" и имеет следующие значения :1-есть дети;2-нет детей, 0-для мужчин, т.к. подобной информации не требуется;

3-й разряд выделен для фасета "возраст" и имеет следующие значения:1-до 20 лет;2-от 20 до 30 лет;3-свыше 30 лет;

4-й разряд выделен для фасета "наименование факультета" и имеет следующие значения: 1-радиотехнический, 2-машиностроительный, 3- коммерческий;4-информационные системы;5-математический и т.д.

Принятая система кодирования позволяет легко расшифровать любой код группировки, например: 2135-женщины в возрасте свыше 30 лет, имеющих детей и являющиеся студентами математического факультета; 1021- мужчины возраста от 20 до 30 лет, являющиеся студентами радиотехнического факультета.

Регистрационное кодирование

Регистрационное кодирование используется для однозначной идентификации объектов и не требует предварительной классификации объектов. Различают порядковую и серийно-порядковую систему.

Порядковая система кодирования предполагает последовательную нумерацию объектов числами натурального ряда. Этот порядок может быть случайным или определяться после предварительного упорядочения объектов, например по алфавиту. Этот метод применяется в том случае, когда количество объектов невелико, например кодирование названий факультетов университета, кодирование студентов в учебной группе.

Серийно-порядковая система кодирования предусматривает предварительное выделение групп объектов, которые составляют серию, а затем в каждой серии производится порядковая нумерация объектов. Каждая серия также будет иметь порядковую нумерацию. По своей сути серийно-порядковая система является смешанной: классифицирующей и идентифицирующей. Применяется тогда, когда количество групп невелико.

Пример.2.17. Все студенты одного факультета разбиваются на отдельные группы (в данной терминологии - серии), для которых используется порядковая нумерация. Внутри каждой группы производится упорядочение фамилий студентов по алфавиту и каждому студенту присваивается номер.

КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ ПО РАЗНЫМ ПРИЗНАКАМ

Любая классификация всегда относительна. Один и тот же объект может быть классифицирован по разным признакам или критериям. Часто встречаются ситуации, когда в зависимости от условий внешней среды объект может быть отнесен к разным классификационным группировкам. Эти рассуждения особенно актуальны при классификации видов информации без учета ее предметной ориентации, так как она часто может быть использована в разных условиях, разными потребителями, для разных целей.

На рис. 2.8. приведена одна из схем классификации циркулирующей в организации ( фирме) информации. В основу классификации положено пять наиболее общих признаков: место возникновения, стадия обработки, способ отображения, стабильность, функция управления.

Место возникновения. По этому признаку информацию можно разделить на входную, выходную, внутреннюю, внешнюю.

Входная информация- это информация, поступающая в фирму или ее подразделения.

Выходная информация-это информация, поступающая из фирмы в другую фирму, организацию (подразделение).

Одна и та же информация может являться входной для одной фирмы, а для другой, ее вырабатывающей, выходной. По отношению к объекту управления ( фирма или ее подразделение: цех, отдел, лаборатория) информация может быть определена как внутренняя, так и внешняя.

Внутренняя информация возникает внутри объекта, внешняя информация- за пределами объекта.

Пример.2.18. Содержание указа правительства об изменении уровня взимаемых налогов для фирмы является, с одной стороны, внешней информацией, с другой стороны - входной. Сведения фирмы в налоговую инспекцию о размере отчислений в госбюджет являются, с одной стороны, выходной информацией, с другой стороны - внешней по отношению к налоговой инспекции.

Стадия обработки. По стадии обработки информация может быть первичной, вторичной, промежуточной, результатной.

Первичная информация - это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируются на начальной стадии.

Вторичная информация - это информация, которая получается в результате обработки первичной информации и может быть промежуточной и результативной. Промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих расчетов.

Результатная информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и используется для выработки управленческих решений.

Пример.2.19. В художественном цехе, где производится роспись чашек, в конце каждой смены регистрируется общее количество произведенной продукции и количество расписанных чашек каждым работником. Это первичная информация. В конце каждого месяца мастер подводит итоги первичной информации. Это будет, с одной стороны, вторичная промежуточная информация, а с другой стороны- результатная. Итоговые данные поступают в бухгалтерию, где производится расчет заработной платы каждого работника в зависимости от его выработки. Полученные расчетные данные- результатная информация.

Способ отображения. По способу отображения информация подразделяется на текстовую и графическую.

Текстовая информация - это совокупность алфавитных, цифровых и специальных символов, с помощью которых представляется информация на физическом носителе (бумага, изображение на экране дисплея).

Графическая информация - это различного рода графики, диаграммы, схемы, рисунки и т.д.

Стабильность. По стабильности информация может быть переменной (текущей) и постоянной (условно-постоянной).

Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно - хозяйственной фирмы. Она может меняться для каждого случая как по назначению, так и по качеству. Например, количество производственной продукции за смену, еженедельные затраты на доставку сырья, количество станков и т.п.

Постоянная (условно -постоянная) информация - это неизменная и многократно используемая в течение длительного периода времени информация. Постоянная информация может быть справочной, нормативной, плановой:

• постоянная справочная информация включает описание постоянных свойств объекта в виде устойчивых длительное время признаков. Например, табельный номер служащего, профессия работника, номер цеха и т.п.;

• постоянная нормативная информация содержит местные, отраслевые и общегосударственные нормативы. Например, размер налога на прибыль, стандарт на качество продуктов определенного вида, размер минимальной оплаты труда, тарифная сетка оплаты государственным служащим;

• постоянная плановая информация содержит многократно используемые в фирме плановые показатели. Например, план выпуска телевизоров, план подготовки специалистов определенной квалификации.

Функция управления. По функциям управления обычно классифицируют экономическую информацию. При этом выделяют следующие группы: плановую, нормативно-справочную, учетную и оперативную (текущую).

Плановая информация - информация о параметрах объекта управления на будущий период. На эту информацию идет ориентация всей деятельности фирмы.

Пример.2.20. Плановой информацией фирмы могут быть такие показатели, как план выпуска продукции, планируемая прибыль от реализации, ожидаемый спрос на продукцию и т.д.

Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные и справочные данные. Ее обновление происходит достаточно редко.

Пример.2.21. Нормативно-справочной информацией на предприятии являются:

• время, предназначенное для изготовления типовой детали (нормы трудоемкости);

• среднедневная оплата рабочего по разряду;

• оклад служащего;

• адрес поставщика или покупателя и т.д.

Учетная информация - это информация, которая характеризует деятельность фирмы за определенный прошлый период времени. На основании этой информации могут быть приведены следующие действия: скорректирована плановая информация, сделан анализ хозяйственной деятельности фирмы, приняты решения по более эффективному управлению работами и пр. На практике в качестве учетной информации может выступать информация бухгалтерского учета, статистическая информация и информация оперативного учета.

Пример.2.22. Учетной информацией являются: количество проданной продукции за определенный период времени; среднесуточная загрузка или простой станков и т.п.

Оперативная (текущая) информация - это информация, используемая в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий (данный) период времени. К оперативной информации предъявляются серьёзные требования по скорости поступления и обработки, а также по степени её достоверности. От того, насколько быстро и качественно проводится её обработка, во многом зависит успех фирмы на рынке.

Пример 2.23. Оперативной информацией являются:

• количество изготовленных деталей за час, смену, день;

• количество проданной продукции за день или определённый час;

• объём сырья от поставщика на начало рабочего дня и т.д.

Структура и классификация информационных систем

Структура информационной системы

Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

Подсистема - это часть системы, выделенная по какому-либо признаку.

Общую структуру ИС можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой ИС может быть представлен совокупностью подсистем (рис.3.4.).

Рис.3.4 Структура информационной системы как совокупность обеспечивающих подсистем

Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.

Информационное обеспечение

Назначение подсистемы информационного обеспечения в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схемы информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Примечание. Системы классификации и кодирования информации рассмотрены в гл.2.

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель - это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

• к унифицированным системам документации;

• к унифицированным формам документов различных уровней управления;

• к составу и структуре реквизитов и показателей;

• к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:

• чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

• одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

• работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от

• имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.

Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

Пример3.10.В качестве примера простейшие схемы потоков данных можно привести схему, где отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника - от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

• исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

• классификацию и рациональное представление информации.

При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления (см. рис. 3.2.). Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов:

1-ый этап - обследование всех функциональных подразделений фирмы с целью:

• понять специфику и структуру ее деятельности;

• построить схемы информационных потоков;

• проанализировать существующую систему документооборота;

• определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.

2-ой этап - построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1-ом этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.

Примечание. С теорией и технологией построения информационно-логической модели можно познакомиться в гл.15.

Для создания информационного обеспечения необходимо:

ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;

• выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;

• совершенствование системы документооборота;

• наличие и использование системы классификации и кодирования;

• владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;

• создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

Техническое обеспечение

Техническое обеспечение- комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Комплекс технических средств составляют:

• компьютеры любых моделей;

• устройства сбора, направления, обработки, передачи и вывода информации;

• устройства передачи данных и линий связи;

• оргтехника и устройства автоматического съема информации;

• эксплуатационные материалы и др.

Документацией оформляются предварительный выбор технических средств,

организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение. Документацию можно условно разделить на три группы:

• общесистемную, включающую государственные и отраслевые стандарты по техническому обеспечению;

• специализированную, содержащую комплекс методик по всем этапам разработки технического обеспечения;

• нормативно-справочную, используемую при выполнении расчетов по техническому обеспечению.

К настоящему времени сложились две основные формы организации технического обеспечения (формы использования технических средств): централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное техническое обеспечение базируется на использовании в информационной системе больших ЭВМ и вычислительных центров.

Децентрализация технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Перспективным подходом следует считать, по-видимому, частично децентрализованный подход- организацию технического обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров и большой ЭВМ для хранения баз данных, общих для любых функциональных подсистем.

Математическое и программное обеспечение

Математическое и программное обеспечение - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

К средствам математического обеспечения относятся:

• типовые задачи управления

• методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др.

• методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др.

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также техническая документация.

К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированных на пользователей и предназначенных для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.

Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ ( ППП), реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта.

Техническая документация на разработку программных средств должна содержать описание задач, задание на алгоритмизацию, экономико-математическую модель задачи контрольные примеры.

Организационное обеспечение

Организационное обеспечение-совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации.

Организационное обеспечение реализует следующие функции:

• анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться ИС, и выявление задач, подлежащих автоматизации;

• подготовку задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование ИС и технико-экономическое обоснование ее эффективности;

• разработку управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления.

Организационное обеспечение создается по результатам предпроектного обследования на первом этапе построения баз данных, с целями которого вы познакомились при рассмотрении информационного обеспечения.

Правовое обеспечение

Правовое обеспечение-совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование ИС, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации. Главной целью правового обеспечения является укрепление законности.

В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и др. нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти. В правовом обеспечении можно выделить общую часть, регулирующую функционирование любой информационной системы, и локальную часть, регулирующую функционирование конкретной системы.

Правовое обеспечение этапов разработки ИС включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика и правовым регулированием отклонений от договора.

Правовое обеспечение этапов функционирования ИС включает:

• статус ИС;

• права, обязанности и ответственность персонала;

• правовые положения отдельных видов процесса управления;

• порядок создания и использования информации и др.

Классификация информационных систем по признаку структурированности задач

Понятие структурированности задач

При создании или при классификации ИС неизбежно возникают проблемы, связанные с формальным - математическим и алгоритмическим описанием решаемых задач. От степени формализации во многом зависят эффективность работы всей системы, а также уровень автоматизации, определяемый степенью участия человека при принятии решения на основе получаемой информации.

Чем точнее математическое описание задачи, тем выше возможности компьютерной обработки данных и тем меньше степень участия человека в процессе ее решения. Это и определяет степень автоматизации задачи.

Различают три типа задач, для которых создаются ИС: структурированные (формализуемые), неструктурированные (неформализуемые) и частично структурированные.

Структурируемая (формализуемая) задача - задача, где известны все ее элементы и взаимосвязи между ними.

Неструктурированная (неформализуемая) задача - задача, в которой невозможно выделить элементы и установить между ними связи.

В структурированной задаче удается выразить ее содержание в форме математической модели, имеющий точный алгоритм решения. Подобные задачи обычно приходится решать многократно, и они носят рутинный характер целью использования ИС для решения структурированных задач является полная автоматизация их решения, т.е. сведение роли человека к нулю.

Пример 3.11. В информационной системе необходимо реализовать задачу расчета зарплаты. Это структурированная задача, где полностью известен алгоритм решения. Рутинный характер этой задач определяется тем, что расчеты всех вычислений и отчислений весьма просты, но объем их очень велик, так как они должны многократно повторяться ежемесячно для всех категорий работающих.

Решение неструктурированных из-за невозможности создания математического описания и разработки алгоритма связано с большими трудностями. Возможности использования здесь ИС невелики. Решение в таких случаях принимается человеком из эвристических соображений на основе своего опыта и, возможно, косвенной информации из разных источников.

Пример 3.12. Попробуйте формализовать взаимоотношения в вашей студенческой группе. Наверное, вряд ли вы сможете это сделать. Это связано с тем, что для данной задачи существен психологический и социальный факторы, которые очень сложно описать алгоритмически.

Заметим, что в практике работы любой организации существует сравнительно немного полностью структурированных или совершенно неструктурированных задач. О большинстве задач можно сказать, что известна лишь часть их элементов и связи между ними. Такие задачи называются частично структурированными. В этих условиях можно создать ИС. Получаемая в ней информация анализируется человеком, который будет играть определяющую роль. Такие ИС являются автоматизированными, так как в их функционировании принимает участие человек.

...