Информационные системы и технологии

* выделение дополнительного финансирования на увеличение численности работающих;

* отнесение срока окончания работы на более позднюю дату и т.д.

Как видно, в данной ситуации ИС может помочь человеку принять то или иное решение, если снабдит его информацией о ходе выполнения работ по всем необходимым параметрам.

Типы информационных систем, используемые для решения частично структурированных задач

Информационные системы, используемые для решения частично структурированных задач, подразделяется на два вида[9] (рис.3.5):

• создающие управленческие отчеты и ориентированные главным образом на обработку данных (поиск, сортировку, агрегирование, фильтрацию). Используя сведения, содержащиеся в этих отчетах, управляющий принимает решение;

Рис. 3.5 Классификация ИС по признаку структурированности решаемых задач

• разрабатывающие возможные альтернативы решения. Принятие решения при этом сводится к выбору одной из предложенных альтернатив.

ИС, создающие управленческие отчеты, обеспечивают информационную поддержку пользователей, т.е. предоставляют доступ к информации в базе данных и ее частичную обработку. Процедуры манипулирования данными в ИС должны обеспечивать следующие возможности:

• составление комбинации данных, получаемых из различных источников;

• быстрое добавление или исключение того или иного источника данных и автоматическое переключение источников при поиски данных;

• управление данными с использованием возможности систем управления базами данных;

• логическую независимость данных этого типа от других баз данных, входящих в подсистему информационного обеспечения;

• автоматическое отслеживание потока информации для наполнения баз данных.

ИС, разрабатывающие альтернативы решений, могут быть модельными или экспертными.

Модельные ИС представляют пользователю математические, статистические, финансовые и др. модели, использование которых облегчает выработку и оценку альтернатив решения. Пользователь может получить недостающую ему для принятия решения информацию путем установления диалога с моделью в процессе ее исследования.

Основными функциями модельной ИС являются:

• возможность работы в среде типовых математических моделей, включая решение основных задач моделирования типа "как сделать, чтобы?", "что будет, если?", анализ чувствительности и др.;

• достаточно быстрая и адекватная интерпретация результатов моделирования;

• оперативная подготовка и корректировка входных параметров и ограничений модели;

• возможность графического отображения динамики модели;

• возможность объяснения пользователю необходимых шагов формирования и работы модели.

Экспертные ИС обеспечивают выработку и оценку возможных альтернатив пользователем за счет создания экспертных систем, связанных с обработкой знаний. Экспертная поддержка принимаемых пользователем решений реализуется на двух уровнях.

Работа первого уровня экспертной поддержки исходит из концепции "типовых управленческих решений" в соответствии с которой часто возникающие в процессе управления проблемные ситуации можно свести к некоторым однородным классам управленческих решений, т.е. к некоторому типовому набору альтернатив. Для реализации экспертной поддержки на этом уровне создается информационный фонд хранения и анализа типовых альтернатив.

Если возникшая проблемная ситуация не ассоциируется с имеющимися классами типовых альтернатив, в работу должен вступать второй уровень экспертной поддержки управленческих решений. Этот уровень генерирует альтернативы на базе имеющихся в информационном фонде данных, правил преобразования и процедур оценки синтезированных альтернатив.

Классификация информационных систем по функциональному признаку и уровням управления

Что означает функциональный признак

Функциональный признак определяет назначение подсистемы, а также ее основные цели, задачи и функции. Структура ИС может быть представлена как совокупность ее функциональных подсистем, а функциональный признак может быть использован при классификации ИС.

В хозяйственной практике производственных и коммерческих объектов типовыми видами деятельности, которые определяет функциональный признак классификации ИС, являются: производственная, маркетинговая, финансовая, кадровая.

Производственная деятельность связана с непосредственным выпуском продукции и направлена на создание и внедрение в производство научно-технических новшеств.

Маркетинговая деятельность включает в себя:

• анализ рынка производителей и потребителей выпускаемой продукции, анализ продаж;

• организацию рекламной компании по продвижению продукции;

• рациональную организацию материально-технического снабжения.

Финансовая деятельность связана с организацией контроля и анализа финансовых ресурсов фирмы на основе бухгалтерской, статистической, оперативной информации.

Кадровая деятельность направлена на подбор и расстановку необходимых фирме специалистов, а также ведение служебной документации по различным аспектам.

Указанные направления деятельности определили типовой набор ИС:

• производственные системы;

• системы маркетинга;

• финансовые и учетные системы;

• системы кадров (человеческих ресурсов);

• прочие типы, выполняющие вспомогательные функции в зависимости от специфики деятельности фирмы.

В крупных фирмах основная информационная система функционального назначения может состоять из нескольких подсистем для выполнения подфункций. Например, производственная ИС имеет следующие подсистемы: управление запасами, управление производственным процессом, компьютерного инжиниринга и т.д.

Для лучшего понимания функционального назначения ИС в табл.3.2 приведены по каждому рассмотренному выше виду решаемые в них типовые задачи.

Таблица 3.2. Функции информационных систем

Типы информационных систем

Тип ИС зависит от того, чьи интересы она обслуживает и на каком уровне управления.

На рис.3.6 показан один из возможных вариантов классификации ИС по функциональному признаку с учетом уровней управления и уровней квалификации персонала (см. подразд.3.1 и рис.3.2 и 3.3).

Из рис.3.6 видно, что чем выше по значимости уровень управления, тем меньше объем работ, выполняемых специалистов и менеджеров с помощью ИС. Однако при этом возрастают сложность и интеллектуальные возможности ИС и ее роль в принятии менеджером решений

Любой уровень управления нуждается в информации из всех функциональных систем, но в разных объемах и с разной степенью обобщения.

Основные пирамиды составляют ИС, с помощью которых сотрудники-исполнители занимаются операционной обработкой данных, а менеджеры низшего звена оперативным управлением. Наверху пирамиды на уровне стратегического управления ИС изменяют свою и становятся стратегическими, поддерживающими деятельность менеджеров высшего звена по принятию решений в условиях плохой структурированности поставленных задач.

Рис 3.6 Типы информационных систем в зависимости от функционального признака с учетом уровней управления и квалификации персонала

Информационные системы оперативного (операционного) уровня

ИС оперативного уровня поддерживает специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях ( счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Назначение ИС на этом уровне - отвечать на запросы о текущем состоянии и отслеживать поток сделок в фирме, что соответствует оперативному управлению. Чтобы с этим справляться ИС должна быть легкодоступной, непрерывнодействующей и предоставлять точную информацию.

Задачи, цели и источники информации на операционном уровне заранее определены и в высокой степени структурированы. Решение запрограммировано в соответствии с заданным алгоритмом.

ИС оперативного уровня является связующим звеном между фирмой и внешней средой. Если система работает плохо, то организация либо не получает информации извне, либо не выдает информацию. Кроме того, система - это основной поставщик информации для остальных типов ИС организации, так как содержит и оперативную, и архивную информацию.

Отключение этой ИС привело бы к необратимым негативным последствиям.

Пример 3.14. Информационные системы оперативного уровня:

• бухгалтерская;

• банковских депозитов;

• обработки заказов;

• регистрации авиабилетов;

• выплаты зарплаты и т.д.

Информационные системы специалистов

ИС этого уровня помогают специалистам, работающим с данными, повышает продуктивность и производительность работы инженеров и проектировщиков. Задача подобных ИС - интеграция новых сведений в организацию и помощь в обработке бумажных документов.

По мере того как индустриальное общество трансформируется в информационное, производительность экономики все больше будет зависеть от уровня развития этих систем. Такие системы, особенно в виде рабочих станций и офисных систем, наиболее быстро развиваются сегодня в бизнесе.

В этом классе информационных систем можно выделить две группы:

• знаний ИС офисной автоматизации;

• ИС обработки.

ИС офисной автоматизации вследствие своей простоты и многопрофильности активно используются работниками любого организационного уровня. Наиболее часто их применяют работники средней квалификации: бухгалтеры, секретари, клерки. Основная цель - обработка данных, повышение эффективности их работы и упрощения канцелярского труда.

ИС офисной автоматизации связывает воедино работников информационной сферы в разных регионах и помогают поддерживать связь с покупателями, заказчиками, и др. организациями. Их деятельность в основном охватывает управление документацией, коммуникации, составление расписаний и т.д. Эти системы выполняют следующие функции:

• обработка текстов на компьютерах с помощью различных текстовых процессоров;

• производство высококачественной печатной продукции;

• архивация документов;

• электронные календари и записные книжки для ведения деловой информации;

• электронная и аудиопочта;

• видео- и телеконференции.

ИС обработки знаний, в том числе и экспертные системы, вбирают в себя знания, необходимые инженерам, юристам, ученым при разработке или создания нового продукта. Их работа заключается в создании новой информации и нового знания. Так, например, существующие специализированные рабочие станции по инженерному и научному проектированию позволяют обеспечить высокий уровень технических разработок.

Информационные системы для менеджеров среднего звена

ИС уровня менеджмента используются работниками среднего управленческого звена для мониторинга (постоянного слежения), контроля, принятия решений и администрирования. Основные функции этих ИС:

• сравнение текущих показателей с прошлыми;

• составление периодических отчетов за определенное время, а не выдача отчетов по текущим событиям, как на оперативном уровне;

• обеспечение доступа к архивной информации и т.д.

Некоторые ИС обеспечивают принятие нетривиальных решений. В случае, когда требования к информационному обеспечению определены не строго, они способны отвечать на вопрос: "что будет, если...?"

На этом уровне можно выделить два типа ИС: управленческие (для менеджмента) и системы поддержки принятия решений.

Управленческие ИС имеют крайне небольшие аналитические возможности. Они обслуживают управленцев, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в фирме и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов. Информация поступает из информационной системы операционного уровня.

• используются для поддержки принятия решений структурированных и частично структурированных задач на уровне контроля за операциями;

• ориентированный на контроль, отчетность и принятие решений по оперативной обстановке;

• опираются на существующие данные и их потоки внутри организаций;

• имеют малые аналитические возможности и негибкую структуру.

Системы поддержки принятия решений обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Они имеют более мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Информацию получают из управленческих и операционных ИС. Используют эти системы все, кому необходимо принимать решение: менеджеры, специалисты, аналитики и пр. Например, их рекомендации могут пригодиться при принятии решения покупать или взять оборудование в аренду и пр.

Характеристики систем поддержки принятия решений:

• обеспечивают решение проблем, развитие которых трудно прогнозировать;

• оснащены сложными инструментальными средствами моделирования и анализа;

• позволяют легко менять постановки решаемых задач и входные данные;

• отличаются гибкостью и легко адаптируются к изменению условий по несколько раз в день;

• имеют технологию, максимально ориентированную на пользователя.

Информационные технологии

Понятие информационной технологии

Определение информационной технологии

Технология при переводе с греческого (techne) означает искусство, мастерство, умение, а не что иное, как процессы. Под процессом следует понимать определённую совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели. Процесс должен определяться выбранной человеком стратегией и реализовываться с помощью совокупности различных средств и методов.

Под технологией материального производства понимают процесс, определяемый совокупностью средств и методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья или материала. Технология изменяет качество или первоначальное состояние материи в целях получения материального продукта.

Информация является одним из ценнейших ресурсов общества наряду с такими традиционными материальными видами ресурсов, как нефть, газ, полезные ископаемые и др., а значит, процесса её переработки по аналогии с процессами переработки материальных ресурсов можно воспринимать как технологию. Тогда справедливо следующее определение.

Информационная технология -процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового кач-ва о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Цель технологии материального производства - выпуск продукции, удовлетворяющей потребности человека или системы.

Цель ИТ - производство информации для её анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого - либо действия.

Известно, что, применяя разные технологии к одному и тому же материальному ресурсу, можно получить разные изделия, продукты. То же самое будет справедливо и для технологии переработки информации.

Пример 3.18. Для выполнения контрольной работы по математике каждый студент применяет свою технологию переработки первоначальной информации (исходных данных задач). Информационный продукт (результаты решения задач ) будут зависеть от технологии решения, которую выберет студент. Обычно используется ручная информационная технология. Если же воспользоваться компьютерной информационной технологией, способной решать подобные задачи, то информационный продукт будет иметь уже другое качество.

Для сравнения в таблице 3.3 приведены основные компоненты обоих видов технологий

Таблица 3.3 Сопоставление основных компонентов технологий

Новая информационная технология

ИТ является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов общества. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов, смена которых определялась главным образом развитием НТП, появлением новых технологических средств переработки информации. В современном обществе основным технологическим средством технологии переработки информации служит персональный компьютер, который сущ-венно повлиял как на концепцию построения и использования технологических процессов, так и на качество результатной информации. Внедрение персонального компьютера в информационную сферу и применение телекоммуникационных средств связи определили новый этап развития ИТ и, как следствие, изменение её названия за счёт присоединения одного из символов:

"новая", "компьютерная" или "современная".

Прилагательное "новая" подчёркивает новаторский, а не эволюционный характер этой технологии. Её внедрение является новаторским актом в том смысле, что она сущ-венно изменяет содержание различных видов деятельности в организациях. В понятие новой ИТ включены также коммуникационные технологии, которые обеспечивают передачу информации разными средствами, а именно - телефон, телеграф, телекоммуникации, факс и др. В табл. 3.4 приведены основные характерные черты новой ИТ.

Таблица 3.4 Основные характеристики новой ИТ

Прилагательное "компьютерная " подчёркивает, что основным техническим средством её реализации является компьютер.

Запомните! Три основных принципа новой (компьютерной) ИТ:

• интерактивный (диалоговый) режим работы с компьютером;

• интегрированность (стыковка, взаимосвязь) с другими программными продуктами;

• гибкость процесса изменения как данных, так и постановок задач.

По-видимому, более точным следует считать всё же термин новая, а не компьютерная ИТ, поскольку он отражает в её структуре не только технологии, основанные на использовании компьютеров, но и технологии, основанные на др. технических средствах, особенно на средствах, обеспечивающих телекоммуникацию.

Примечание. Появившийся сравнительно недавно термин НИТ постепенно начинает терять слово "новая", а под ИТ понимается тот смысл, который вкладывается в НИТ. В дальнейшем изложении мы для простоты отпустим прилагательное "новая", придавая её смысл термину " информационная технология".

Инструментарий ИТ

Реализация технологического процесса материального производства осуществляется с помощью различных технологических средств, к которым относятся: оборудование, станки, инструменты, конвейерные линии и т.п.

По аналогии для ИТ должно быть нечто подобное. Такими техническими средствами производства информации будет являться аппаратное, программное и математическое обеспечение этого процесса. С их помощью производится переработка первичной информации в информацию нового кач-ва. Выделим отдельно из этих средств программные продукты и назовём их инструментарием, а для большей чёткости можно его конкретизировать, назвав программным инструментарием ИТ. Определим это понятие.

Инструментарий ИТ - один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определённого типа компьютера, технология работы в котором позволяет достичь поставленную пользователем цель.

Как соотносятся ИТ и ИС

ИТ тесно связано с ИС, которые являются для неё основной средой. На первый взгляд может показаться, что введённые в учебнике определения ИТ и ИС очень похожи между собой.

ИТ является процессом, состоящим из чётко регламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах. Основная цель ИТ - в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить необходимую для пользователя информации.

ИС является средой, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технические и программные средства связи и т.д. Основная цель ИС - организация хранения и передачи информации. ИС представляет собой человеко - компьютерную систему обработки информации.

Реализация функций ИС невозможно без знания ориентированной на неё ИТ. ИТ может существовать и вне ИС.

Пример 3.19 ИТ работы в среде текстового процессора Word 6.0, который не является ИС. ИТ мультимедиа, где с помощью телекоммуникационной связи осуществляются передача и обработка на компьютере изображения и звука.

Таким образом, ИТ является более ёмким понятием, отражающим современное представление о процессах преобразования информации в информационном обществе.

В умелом сочетании двух ИТ - управленческой и компьютерной - залог успешной работы ИС.

Обобщая всё вышесказанное, предлагаем несколько более узкие, нежели введённые ранее, определения ИС и технологий, реализованных средствами компьютерной техники.

ИТ - совокупность чётко определённых целенаправленных действий персонала по переработке информации на компьютере.

ИС - человеко-компьютерная система для поддержки принятия решений и производства информационных продуктов, использующая компьютерную ИТ.

Составляющие ИТ

Используемые в производственной сфере такие технологические понятия, как норма, норматив, технологический процесс, технологическая операция и т. п., могут применятся и в ИТ. Прежде чем разрабатывать эти понятия в любой технологии, в том числе и в информационной, всегда следует начинать с определения цели. Затем следует попытаться провести структурирование всех предполагаемых действий, приводящих к намеченной цели, и выбрать необходимый программный инструментарий.

На рис. 3.11 технологический процесс переработки информации представлен в виде иерархической структуры по уровням:

1-й уровень - этапы, где реализуются сравнительно длинные технологические процессы, состоящие из операций и действий последующих уровней.

Пример 3.20 Как следует понимать этап ИТ.

Технология создания шаблона формы документа в среде текстового процессора Word 6.0 состоит из следующих этапов:

• этап 1 - создание постоянной части формы в виде текстов и таблиц;

• этап 2 - создание постоянной части формы в виде кадра, куда затем помещается рисунок;

• этап 3 - создание переменной части формы;

• этап 4 - защита и сохранение формы.

2-й уровень - операции, в результате выполнения которых будет создан конкретный объект в выбранной на 1-м уровне программной среде.

Пример 3.21 Как следует понимать операцию ИТ.

Рассмотрим этап 2 технологии создания постоянной части формы документа в виде кадра в среде текстового процессора Word 6.0, который состоит из следующих операций:

• операция 1- создание кадра;

• операция 2 - настройка кадра;

• операция 3 - внедрение в кадр рисунка.

3-й уровень - действия - совокупность стандартных для каждой программной среды приёмов работы, приводящих к выполнению поставленной в соответствующей операции цели. Каждое действие изменяет содержание экрана.

Пример 3.22. Как следует понимать действие ИТ.

Рассмотрим операцию 3 - внедрение в кадр рисунка в среде текстового процессора Word 6.0, которая состоит из следующих действий :

• действие 1 - установка курсора в кадре;

• действие 2 - выполнение команды вставка, рисунок ;

• действие 3 - установка значений параметров в диалоговом окне.

4 - й уровень - элементарные операции по управлению мышью и клавиатурой.

Пример 3.23. Как следует понимать элементарную операцию ИТ. Ею может быть: ввод команды, нажатие правой кнопки мыши, выбор пункта меню и т.д.

Необходимо понимать, что освоение ИТ и дальнейшее её использование должны свестись к тому, что вы должны сначала хорошо овладеть набором элементарных операций, число которых ограничено. Из этого ограниченного числа элементарных операций в разных комбинациях составляется действие, а из действий, также в разных комбинациях, составляются операции, которые определяют тот или иной технологический этап. Совокупность технологических этапов образует технологический процесс (технологию).

Примечание. Технологический процесс необязательно должен состоять из всех уровней, представленных на рис.3.11. Он может начаться с любого уровня и не включать, например, этапы или операции, а состоять только из действий.

Для реализации этапов технологического процесса могут использоваться разные программные среды.

ИТ, как и любая другая, должна отвечать следующим требованиям:

• обеспечивать высокую степень расчленения всего процесса обработки информации на этапы, операции, действия;

• включать весь набор элементов, необходимых для достижения поставленной цели;

• иметь регулярный характер. Этапы, действия, операции технологического процесса могут быть стандартизированы и унифицированы, что позволит более эффективно осуществлять целенаправленное управление информационными процессами.

Этапы развития информационных технологий

Существует несколько точек зрения на развитие ИТ с использованием компьютеров, которые определяются различными признаками деления.

Общими для всех изложенных ниже подходов является то, что с появлением персонального компьютера начался новый этап развития ИТ. Основной целью становится удовлетворение персональных информационных потребностей человека, как для профессиональной сферы, так и для бытовой.

Признак деления - вид задач и процессов обработки информации

1 - й этап (60 - 70-е гг.) - обработка данных в вычислительных центрах в режиме коллективного пользования. Основным направлением развития ИТ явилась автоматизация операционных рутинных действий человека.

2 - й этап (с 80-х гг. ) - создание ИТ, направленных на решение стратегических задач.

Признак деления - проблемы, стоящие на пути информатизации общества

1 - й этап (до конца 60-х гг.) характеризуется проблемой обработки больших объёмов в данных условиях ограниченных возможностей аппаратных средств.

2 - й этап ( до конца 70-х гг. ) связывается с распространением ЭВМ серии IBM/360. Проблема этого этапа - отстаивание программного обеспечения от уровня развития аппаратных средств.

3 - й этап (с начала 80-х гг. ) - компьютер становиться инструментом непрофессионального пользователя, а ИС - средством поддержки принятия его решений. Проблемы - максимальное удовлетворение потребностей пользователя и создание соответствующего интерфейса работы в компьютерной среде.

4 - й этап ( с начала 90-х гг. ) - создание современной технологии межорганизационных связей и ИС. Проблемы этого этапа весьма многочисленны. Наиболее существенными из них являются:

• выработка соглашений и установление стандартов, протоколов для компьютерной связи;

• организация доступа к стратегической информации;

• организация защиты и безопасности информации.

Признак деления - преимущество, которое приносит компьютерная технология

1 - й этап (с начала 60-х гг.) характеризуется довольно эффективной обработкой информации при выполнении рутинных операций с ориентацией на централизованное коллективное использование ресурсов вычислительных центров. Основным критерием оценки эффективности создаваемых ИС была разница между затраченными на разработку и сэкономленными в результате внедрения средствами. Основной проблемой на этом этапе была психологическая - плохое взаимодействие пользователей, для которых создавались ИС, и разработчиков из-за различия их взглядов и понимания решаемых проблем. Как следствие этой проблемы, создавались системы, которые пользователи плохо воспринимали и, несмотря на их достаточно большие возможности, не использовали в полной мере.

2 - й этап (с середины 70-х гг. ) связан с появлением персональных компьютеров. Изменился подход к созданию ИС - ориентация смещается в сторону индивидуального пользователя для поддержки принимаемых им решений. Пользователь заинтересован в проводимой разработке, налаживается контакт с разработчиком, возникает взаимопонимание обеих групп специалистов. На этом этапе используются как централизованные обработка данных, характерная для первого этапа, так и децентрализованная, базирующаяся на решении локальных задач и работе с локальными базами данных на рабочем месте пользователя.

3 - й этап ( с начала 90-х гг. ) связан с понятием анализа стратегических преимуществ в бизнесе и основан на достижениях телекоммуникационной технологии распределённой обработки информации. ИС имеют своей целью не просто увеличение эффективности обработки данных и помощь управленцу. Соответствующие ИТ должны помочь организации выстоять в конкретной борьбе и получить преимущество.

Признак деления - виды инструментария технологии

1 - й этап ( до второй половины XIX в ) - " ручная " ИТ, инструментарий которой составляли: перо, чернильница, книга. Коммуникации осуществлялись ручным способом путём переправки через почту писем, пакетов, депеш. Основная цель технологий - представление информации в нужной форме.

2 - й этап (с к. XIX в.) - " механическая" технология, инструментарий которой составляли: пишущая машинка, телефон, диктофон, оснащённая более совершенными средствами доставки почта. Основная цель технологий - представление информации в нужной форме более удобными средствами.

3- й этап ( 40-е - 60-е гг. XX в ) - "электрическая" технология, инструментарий которой составляли: большие ЭВМ и соответствующее программное обеспечение, электрические пишущие машинки, ксероксы, портативные диктофоны.

Изменяется цель технологии. Акцент в ИТ начинает перемещаться с формы представления информации на формирование её содержания.

4 - й этап (с н. 70-х гг. ) - "электронная" технология, основным инструментарием которой становятся большие ЭВМ и создаваемые на их базе автоматизированные системы управления (АСУ) и информационно-поисковые системы (ИПС), оснащённые широким спектром базовых и специализированных программных комплексов. Центр тяжести технологий ещё более смещается на формирование содержательной стороны информации для управленческой среды различных сфер общественной жизни, особенно на организацию аналитической работы. Множество объективных и субъективных факторов не позволили решить стоящие перед новой концепцией ИТ поставленные задачи. Однако был приобретён опыт формирования содержательной стороны управленческой информации и подготовлена профессиональная, психологическая и социальная база для перехода на новый этап развития технологий.

5 - й этап (середина 80-х гг.) - "компьютерная" ("новая") технология, основным инструментарием которой является персональный компьютер с широким спектром стандартных программных продуктов разного назначения. На этом этапе происходит процесс персонализации АСУ, который проявляется в создании систем поддержки принятия решений определёнными специалистами. Подобные системы имеют встроенные элементы анализа и интеллекта для разных уровней управления, реализуются на персональном компьютере и используют телекоммуникации. В связи с переходом на микропроцессорную базу с существенным изменением подвергаются и технические средства бытового, культурного и прочего назначений. Начинают широко использоваться в различных областях глобальные и локальные компьютерные сети. Проблемы использования ИТ

Устаревание ИТ

Для ИТ является вполне естественным то, что они устаревают и заменяются новым.

Пример 3.24 На смену технологии пакетной обработки программ на большой ЭВМ в вычислительном центре пришла технология работы на персональном компьютере на рабочем месте пользователя. Телеграф передал все свои функции телефону. Телефон постепенно вытесняется службой экспресс - доставки. Телекс передал большинство своих функций факсу и электронной почте.

При внедрении новой ИТ в организации необходимо оценить риск отставания от конкурентов в результате её неизбежного устаревания со временем, так как информационные продукты, как никакие другие виды материальных товаров, имеют чрезвычайно высокую скорость сменяемости новыми видами или версиями. Периоды сменяемости колеблются от нескольких месяцев до одного года.

Если в процессе внедрения новой ИТ этому фактору не уделять должного внимания, возможно, что к моменту завершения перевода фирмы на новую ИТ - она уже устареет и придётся принимать меры к её модернизации. Такие неудачи с внедрением ИТ обычно связывают с несовершенством технических средств, тогда как основной причиной неудач является отсутствие или слабая проработанность методологии использования ИТ.

Методология использования ИТ

Централизованная обработка информации на ЭВМ вычислительных центров была первой исторически сложившейся технологией. Создавались крупные вычислительные центры (ВЦ) коллективного использования, оснащённые большими ЭВМ (в нашей стране - ЭВМ ЕС). Применение таких ЭВМ позволяло обрабатывать большие массивы входной информации и получать на этой основе различные виды информационной продукции, которая затем передавалась пользователям. Такой технологический процесс был обусловлен недостаточным оснащением вычислительной техникой предприятий и организаций в 60-70 -е гг.

Достоинства методологии централизованной технологии:

• возможность обращения пользователя к большим массивам информации в виде баз данных к информационной продукции широкой номенклатуры;

• сравнительная лёгкость внедрения методологических решений по развитию и совершенствованию ИТ благодаря централизованному их принятию.

Недостатки такой методологии очевидны:

• ограниченная ответственность низшего персонала, который не способствует оперативному получению информации пользователем, тем самым препятствуя правильности выработки управленческих решений;

• ограничения возможностей пользователя в процессе получения и использования информации.

Децентрализованная обработка информации связана с появлением в 80-е гг. персональных компьютеров и развитием средств телекоммуникаций. Она весьма сущ-венно потеснила предыдущую технологию, поскольку даёт пользователю широкие возможности в работе с информацией и не ограничивает его инициатив.

Достоинствами такой методологии являются:

• гибкость структуры, обеспечивающая простор инициативам пользователя;

• усиление ответственности низшего звена сотрудников;

• уменьшение потребности в пользовании центральным компьютером и соответственно контроля со стороны ВЧ;

• более полная реализация творческого потенциала пользователя благодаря использованию средств компьютерной связи.

Однако эта методология имеет свои недостатки:

• сложность стандартизации из-за большого числа уникальных разработок;

• психологическое неприятие пользователями рекомендуемых ВЧ стандартов и готовых программных продуктов;

• неравномерность развития уровня ИТ на локальных местах, что в первую очередь определяется уровнем квалификации конкретного работника.

Описанные достоинства и недостатки централизованной и децентрализованной ИТ привели к необходимости придерживаться линии разумного применения и того, и др. подхода. Такой подход назовём рациональной методологией и покажем, как в этом случае будут распределяться обязанности:

• ВЧ должен отвечать за выработку общей стратегии использования ИТ, помогать пользователям как в работе, так и в обучении, устанавливать стандарты и определять политику применения программных и технических средств;

• Персонал, использующий ИТ, должен придерживаться указаний ВЧ, осуществлять разработку своих локальных систем и технологий в соответствии с общим планом организации.

Рациональная методология использования ИТ позволит достичь больше гибкости, поддерживать общие стандарты, осуществить совместимость информационных локальных продуктов, снизить дублирование деятельности и др.

Выбор вариантов внедрения ИТ в фирме

При внедрении ИТ в фирму необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации.

Первая концепция ориентируется на существующую структуру фирмы. ИТ приспосабливается к организационной структуре, и происходит лишь модернизация методов работы. Коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Происходит распределение функций между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой ИТ минимальна, т.к. затраты незначительны и организационная структура фирмы не меняется.

Основной недостаток такой стратегии - необходимость непрерывных изменений формы представления информации, приспособленных к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое оперативное решение "вязнет" на различных этапах ИТ.

К достоинствам стратегии можно отнести минимальные степень риска и затраты.

Вторая концепция ориентируется на будущую структуры фирмы. Существующая структура будет модернизироваться.

Данная стратегия предлагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, т.к. рационально распределяются архивы данных, снижается объём циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами.

К основным её недостаткам относятся:

• существенные затраты на первом этапе, связанном с разработкой общих концепций и обследованием всех подразделений фирмы;

• наличие психологической напряжённости, вызванной предлагаемыми изменениями структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.

Достоинствами данной стратегии являются:

• рационализация организационной структуры фирмы;

• максимальная занятость всех работников;

• высокий профессиональный уровень;

• интеграция профессиональных функций за счёт использования компьютерных сетей.

Новая ИТ в фирме должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, её обрабатывающие, связывались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления.

Виды информационных технологий

Информационная технология обработки данных

Характеристика и назначение

ИТ обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач,

По которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительной) деятельности (см. рис. 3.3) персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение ИТ и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведёт к необходимости сокращения численности работников.

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

• обработка данных об операция, производимых фирмой;

• создание периодических контрольных отчётов о состоянии дел в фирме;

• получение отчётов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчётов.

Пример 3.25 Примеры рутинных операций:

• операция проверки на соответствие нормативу уровня запасов указанных товаров на складе. При уменьшении уровня запаса выдаётся заказ поставщику с указанием потребного кол-ва товара и сроков поставки;

• операция поддержки товаров фирмой, в результате которой формируется выходной документ для покупателя в виде чека или квитанции. Пример контрольного отчёта: ежедневный отчёт о поступлениях и выдача наличных средств банком, формируемый в целях контроля баланса наличных средств.

Пример запроса: запрос к базе данных по кадрам, который позволит получить данные о требованиях, предъявляемых к кандидатам на занятие определённой должности.

Существует несколько особенностей, связанных с обработкой данных, отличающих данную технологию от всех прочих:

• выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме предписано законом иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержки контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть ИС обработки данных и разработана соответствующая ИТ;

• решение только хорошо структруированных задач, для которых можно разработать алгоритм;

• выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;

• выполнение основного объёма работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;

• использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;

• акцент на хронологию событий;

• требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.

Основные компоненты

Представим основные компоненты ИТ обработки данных (рис. 3.12) и переведём их характеристики.

Сбор данных. По мере того как фирма производит продукцию или услуги, каждое её действие сопровождается соответствующими записями данных. Обычно действия фирмы, затрагивающие внешнее окружение, выделяются особо как операции, производимые фирмой.

Обработка данных. Для создания из поступающих данных информации, отражающей деятельность фирмы, используются следующие типовые операции:

• классификация или группировка. Первичные данные обычно имеют вид кодов, состоящих из одного или нескольких символов. Эти коды, выражающие определённые признаки объектов, используются для идентификации и группировки записей.

Пример 3.26 При расчёте зарплаты каждая запись включает в себя код (табельный номер) работника, код подразделения, в котором он работает, занимаемую должность и т.п. В соответствии с этими кодами можно произвести разные группировки.

• сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей;

• вычисление, включающие арифметические и логические операции. Эти операции, выполняемые над данными, дают возможность получать новые данные;

• укрепление или агрегирование, служащее для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчётов итоговых или средних значений.

Хранение данных. Многие данные на уровне операционной деятельности необходимо сохранять для последующего использования либо здесь же, либо на другом уровне. Для их хранения создаются базы данных.

Создание отчётов (документов). В ИТ обработки данных необходимо создавать документы для руководства и работников фирмы, а также для внешних партнёров. При этом документы могут создаваться как по запросу или в связи с проведённой фирмой операцией. Так и периодически в конце каждого месяца. Квартала или года.

Информационная технология обработки данных

Характеристика и назначение

Целью ИТ управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы. имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

Эта технология ориентирована на работу в среде ИС управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью ИТ обработки данных.

ИС управления идеально подходит для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем или вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчётов.

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так. Чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

• оценка планируемого состояния объекта управления;

• оценка отклонений от планируемого состояния;

• выявление причин отклонения;

• анализ возможных решений и действий.

ИТ управления направлена на создание различных видов отчётов.

Регулярные отчёты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.

Специальные отчёты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.

И те, и другие виды отчётов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчётов.

В суммирующих отчётах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

Сравнительные отчёты содержат данные, полученные из различных источников, или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

Чрезвычайные отчёты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Использование отчётов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонения.

Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемым менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчётам предъявляются следующие требования:

• отчёт должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;

• сведения в отчёте должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя;

• все отклонения желательно показать вместе. Чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь;

• в отчёте необходимо показать количественное отклонение от нормы.

Основные компоненты

Основные компоненты ИТ управления показаны на рис.3.13

Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчётов в удобном для принятия решений виде.

Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчёты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

1) данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;

2) планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы)

Автоматизация офиса

Характеристика и назначение

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса (рис 3.14.) призвана не существующую традиционную систему коммуникаций персонала (с её совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить её. Используясь совместно, обе эти системы обеспечивают рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что представляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объёмом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовые процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телекоммуникации, видеотекст, хранение изображения, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Так широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Основные компоненты

База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Пример 3.27 В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья. Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в т.ч. и акции этой фирмы, которые ежедневно корректируются соответствующим массиве базы данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом или др. фирмами.

Полученная из баз данных информация может быть использована и внекомпьютерных технологических средствах для передачи, тиражирования, хранения.