Информационные технологии управления в администрации Каракулинского района

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

В современном обществе информацию рассматривают как один из основных ресурсов его развития, а информационные системы и технологии как одно из средств повышения эффективности работы людей.

Информация и знание становятся определяющим, экономическим фактором, а также важнейшим национальным ресурсом, который в определенном смысле подобен недрам, воде, лесам и т. п. И который в значительной степени определяет благосостояние государства. Сохранение, развитие и рациональное использование национального информационного ресурса является задачей государственного значения.

Значительная роль информационных технологий в совершенствовании общества состоит в ускорении процессов получения, распространения и использования гражданами новых знаний. Наращивая качество интеллектуальных ресурсов, информационные технологии улучшают качество жизни общества.

Использование современных информационных технологий в органах местного самоуправления, деятельность которых связанна с потребностью обработки и анализа существенного объема разнонаправленной информации, сегодня особенно актуальна. Муниципальное управление, в рамках рыночной экономики представляет собой тяжелый процесс, включающий выбор и реализацию определенного набора управленческих воздействий для решения стратегической задачи обеспечения стабильного финансового и социально-экономического развития объекта управления.

При правильном внедрении информационных технологий появляется возможность хранить, передавать и анализировать большие объемы данных. Выявлять закономерности и повышает эффективность работы системы муниципального управления. В результате чего сокращается срок, необходимый для принятия того или иного решения, при этом качество учета и управление повышается.

В результате реформы системы управления государством появилась единая структура государственных и муниципальных органов управления с четко прописанными функциями и полномочиями. Вследствие чего вопросы в рамках данной темы следует рассматривать в комплексе всех уровней власти.

Граждане, замещающие должности в государственных и муниципальных органах управления, получили нормативно установленный статус государственных или муниципальных служащих. Главной задачей, которых является обеспечение исполнения полномочий муниципальных и государственных органов управления. Нарастание социальных процессов, характерно для реформирующегося общества. Оно потребовало от российских чиновников овладения новыми, эффективными технологиями служебной деятельности. Которые применяются, прежде всего, для информационной и интеллектуальной поддержки и решения управленческих задач соответствующими государственными органами.

Совершенствование институтов государственной и муниципальной службы проходило и проходит в условиях информатизации. То есть: «организационного социально-экономического и научно-технического процесса, создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти на основе формирования и использования информационных ресурсов» См.: Об информации, информатизации и защите информации: Федеральный закон РФ от 20.02.1995 №24-ФЗ //Справочно-правовая система «Консультант плюс».

Применение информационных технологий, безусловно, вносит важные изменения в процедуры принятия управленческих решений.

В январе 2002 года была принята ФЦП «Электронная Россия (2002-2010 годы)» См.: Электронная Россия (2002-2010гг.): Федеральная целевая Программа, утв. Постановлением Правительства РФ от 28.01.2002 №65II // Справочно-правовая система «Консультант плюс». В которой указанно на недостаточное развитие информационных, компьютерных технологий в России:

- скудность развитие ИКТ в области государственного управления;

- не готовность органов государственной власти к применению эффективных технологий управления и организации взаимодействия с гражданами и хозяйствующими субъектами.

На сегодняшний день реализации программы подтвердила ее технократическую направленность. На основе данных анализа экспертами Высшей школы экономики (ВШЭ), Минэкономразвития и Минфина структуры расходов госучреждений на информатизацию, в рамках федеральной программы показал:

- более 70% средств расходуется на закупку компьютерной техники;

- около 18% - на создание локальных сетей;

- по 5% бюджетных денег тратится на подключение к Интернету и закупку программного обеспечения;

- и менее 1% - на обучение персонала См.: Грановский Ю. Вредная информатизация: «Электронная Россия» неэффективна //Ведомости. 2008. 22 ноября..

По данным ВШЭ переподготовки требовало около 800 000 госслужащих в год. Бюджет «Электронной России» позволял обучать не более 40 000 человек в год.

По итогам 2010 года эффективность исполнения программы оценивалась как низкая и имела ряд проблем:

- в полной мере электронный документооборот между государственными органами, а также электронные коммуникации между государственными органами и гражданами так и не функционировали;

- эффективность государственного управления в России, по оценке Всемирного банка, за эти годы практически не изменилась;

- первоначально планировалось направить на реализацию программы 77 млрд. руб. (в ценах 2002 года), фактически было израсходовано лишь 21 млрд. руб. См.: ЧАС ИКС-асоциальная сеть. Электронная версия газеты Ведомости url/ http://www.vedomosti.ru/newspaper/article/250727/asocialnaya_set

Стало очевидным, что информационное общество в России развивается гораздо медленнее, чем в других странах, и в существовавших условиях невозможно ожидать каких-либо заметных перемен. Вследствие чего государство приняло решение пересмотреть подход к своей политике в области информационных технологий. Пришло понимание того, что важны не сами по себе внедренные технологии и разработанные информационные системы, а то, какую пользу они приносят гражданам, бизнесу, всему обществу.

Для создания целостной и эффективной системы использования информационных технологий, при которой граждане получают максимум выгод, была разработана государственная программа «Информационное общество (2011-2020)».

Госпрограмма охватывает все отрасли и сферы деятельности. Она должна повысить прозрачность и управляемость, обеспечить устойчивость и конкурентоспособность экономики в целом. Работа ведется по множеству направлений:

- создание электронного правительства;

- преодоление цифрового неравенства;

- развитие новых технологий связи.

Основной принцип программы:

- результаты должны приносить реальную, ощутимую пользу людям

Повышение качества жизни должно выражаться в простых и доступных сервисах, которыми граждане пользуются почти ежедневно: запись на прием к врачу через интернет, оплата штрафов с мобильного телефона, недорогой широкополосный доступ в интернет Информационное общество, Материалы сайта Минкомсявязь России url/http://minsvyaz.ru/ru/directions/?direction=41.

5 марта 2012 года ООН опубликовала рейтинг развития электронного правительства за 2011 год (E-Government Development Index), в соответствии с которым Россия поднялась с 59 на 27 место и вплотную приблизилась к лидерам из развитых стран. При этом Российская Федерация заняла первое место в рейтинге среди стран Восточной Европы и стран Содружества. В исследовании оценивалось готовность госорганов 193-ех стран к использованию информационно-коммуникационных технологии (ИКТ) для предоставления гос. услуг От электронной России к информационному обществу: Доклад Минкомсявязь России. М:.2012. С12..

В другом исследовании Россия также вошла в десятку «новых лидеров» по темпам развития электронного правительства (Emerging leaders in egovernment development), заняв седьмое место после Австрии, Дании, Испании, Бельгии, Словении и Монако. Авторы исследования подчеркнули, что страны из этого списка приложили немало усилий за последние несколько лет в области развития электронного правительства: расширили инфраструктуру для дальнейшего устойчивого развития информационных технологий и их использования гражданами для коммуникаций с госслужбамиСм.: От электронной России к информационному обществу, Доклад Минкомсявязь России. М:.2012. С12..

Однако в ходе заседания правительства, которое прошло в сентябре 2013 года выяснилось, что запланированные на 2013 г. средства ФЦП «Информационное общество» израсходованы лишь на 1%См.: Левашов А. ФЦП «Информационное общество» замерла. Медведев требует наказать виновных, материалы сайта Издание новых технологий C-news url/http://www.cnews.ru/top/2013/09/12/fcp_informacionnoe_obshhestvo_zamerla_medvedev_trebuet_nakazat_vinovnyh_542837, что наводит на мысль:

- программа начинает тормозить;

- уровень исполнения данной программы слишком низкий;

- данные показатели могут отобразиться на выше упомянутых рейтингах.

Важность социальной составляющей информатизации подчеркивается во многих научных работах, в которых содержатся и достаточно категоричные суждения например, И.В. СоколоваСм.: Соколова И.В. Структура и функции социологии информатизации как новой специальной социологической теории url// http://www.di.iis.ru/arc/ifosoc/emag.nsf/bpa/e950a.html. считает, что социальные проблемы информатизации столь важны, что требуют своего изучения в рамках специальной социологической теории - социологии информатизации. Между тем, надо отметить, что социальные аспекты применения информационных технологий государственными и муниципальными служащими имеют во многом специфический характер. Который обусловленн личностными особенностями контингента и условиями их профессиональной деятельности. Именно социальные проблемы применения ИКТ государственными и муниципальными служащими выходят на первое место при создании эффективных информационных систем управления государством, а их решение становится определяющим для достижения поставленной цели. Поэтому следует актуализировать разработку и применение современных методов управления процессом информатизации, основу которых составляют эффективные социальные технологии.

Научная разработанность:

-исследования и теоретические работы, которые в полной мере раскрывали бы содержание данной темы, в настоящие время практически отсутствует.

Цель выпускной квалификационной работы:

- выявление проблем и путей их решения в области информационных технологий муниципального управления в МО «Каракулинский район».

Задачи исследования:

- определить роль и сущность информации в управленческих процессах;

- рассмотреть концепцию управления органов МСУ с использованием ИТ;

- изучить применение современных информационных технологий в государственном и муниципальном управлении;

- определить порядок внедрения ИТ управления в органы МСУ;

Предметом исследования является:

- стратегия внедрения и усовершенствования имеющихся ИТ управления в органах муниципального управления.

Объектом исследования являются:

- информационные технологии управления в администрации Каракулинского района.

Выпускная квалификационная работа состоит из трех глав, введения и заключения.

В первой главе рассматриваются:

- Роль и сущность информации в управленческих процессах, характеристики управленческой информации;

- современные информационные технологии как средство оптимизации управленческих процессов;

- значение коммуникаций в разработке принятия управленческих решений.

Во второй главе:

- общие элементы информационно-технологического обеспечения состав и порядок их ввода в действие;

- специализированные прикладные системы;

- концепция использования информационных технологий в деятельности органов власти;

-государственная научно-техническая политика в сфере ИТ;

- организация управления с внедрением информационных технологий;

- нормативно-правовое обеспечение ИТ управления.

В третьей главе:

- обеспеченность информационными технологиями в Каракулинском районе;

- источники финансирования информатизации;

- анализ проблем внедрения информационных технологий управления;

- разработка рекомендации по их совершенствованию.

В заключении приведены выводы и рекомендации по совершенствованию ИТ управления в муниципальном образовании «Каракулинский район».

В работе использовались материалы интернет ресурсов, периодических изданий, доклады руководителей министерств и ведомств, «послание» Президента Российской Федерации, научных работников, региональные, федеральные нормативно-правовые акты, локальные нормативные акты органов местного самоуправления, материалы конференций и т.д.

1. Роль и сущность информации в управленческих процессах

1.1 Сущность и требование к информации

Информация требуется всем: сотрудникам предприятий, общественным организациям, всем государственным муниципальным служащим, и учреждениям в которых они работают. Безуспешно доверять судьбу организации только на интуицию и на практический опыт.

Необходимо получать и уметь применять нарастающие объемы информации, для решения возникающих вопросов в процессе управления.

Сегодня информацию относят к одной из первостепенных ресурсов, значение которой не меньше, чем значение материальных, сырьевых и или др. ресурсов. В отличие от большего количества ресурсов, для которых свойственно истощаться, информационный потенциал можно использовать много раз, как группой работников, так и сотрудником работающим индивидуально. При этом потенциал постоянно приумножается, накапливается и обогащается.

Управление целиком использует объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую, и передаваемую современными научными методами, при помощи технических средств. В наше время это объективная необходимость. В данном случаи обусловленная требованиями рынка, своевременно и адекватно реагировать на возникающие и развивающейся в динамичной обстановке проблемы. Нужно располагать не только своевременной и точной информацией, но и суметь осмыслить ее, сделать необходимые выводы, и результативно воплощать их в управленческих решениях. Отсюда потребность присутствия информационной составляющей в управлении весьма очевидна, поскольку она есть основа всего управленческого процесса.

Процесс обмена информацией делят на четыре базисных элемента СМ.: Пирогова Е. В.. Управленческие решения: учебное пособие. Ульяновск: УлГТУ, 2010. С. 31:

1) отправитель - это лицо генерирующие идеи для дальнейшего их накопления и преобразования в информацию, с последующей передачей;

2) сообщение - это информация, зашифрованная с помощью символов;

3) канал - это способы и методы передачи информации;

4) получатель - это лицо, которое принимает интересующею его информацию, в необходимом ему объеме.

При информационном обмене получатель и отправитель протекают
несколько этапов связанных между собой. Их главная задача составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы
обе стороны смогли понять и разделить исходную идею Н.Д. Эриашвили. МАРКЕТИНГ - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.с.291.

Предлагается следующая классификация информации СМ.: Пирогова Е. В..Управленческие решения: учебное пособие. Ульяновск: УлГТУ, 2010. С. 32:

1) по объекту - это данные о качества услуг или товара, их ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и организационно-технического уровня производства др.;

2) по отношению к уровням системы управления информация принадлежит к целевой подсистеме, функциональной и обеспечивающей подсистемам, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, управляющей подсистеме, внешней среде системы;

4) по отношению к времени - условно-переменная (недолговечная) и условно-постоянная;

5) по форме передачи - вербальная информация и невербальная;

6) по методу передачи - спутниковая, электронная (цифровая), телефонная (аналоговая), письменная и друг.;

7) по режимам передачи - в неопределенные сроки, принудительно в определенные сроки, по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую;

8) по направлению - техническая, организационная, экономическая, социальная, и др.;

9) по стадии жизненного цикла объекта - стадия стратегического маркетинга, организационно-технологическая подготовка производства и т.д. до полного списания;

10) по отношению объекта управления к субъекту - между организацией и внешней средой, между отделами внутри организации по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями, неформальные коммуникации.

Основные требования к качеству информации:

- актуальность информации;

- правовая корректность информации;

- достоверность;

- своевременность;

- надежность;

- комплексность системы информации;

- достаточность;

- адресность;

- многократность использования;

- высокая скорость сбора, обработки и передачи;

- возможность кодирования.

Организация массива информации. Информационный массив - это организованная по определенным критериям совокупность всех видов информации, для ее использования и выработки управляющего воздействия, органами управления. Цель создания массива информации: повысить эффективность управления за счет разумной систематизации информации, правильного ее перераспределения по уровням управления в соответствии сложности и характером решаемых задач.

Информационный массив должен обеспечивать:

- прямое обращение пользователей к хранимой информации и возможность повторного ее использования;

- качественное удовлетворение информационных потребностей структур управления на всех уровнях;

- быстрый поиск и выдачу информации по запросу;

- защиту информации от коллизий;

- и защиту от авторизованного доступа к информации.

Организация потоков информации. Потоком информации - адресное движение информации от источников до ее потребителей. Рациональное разделение потоков информации имеет цель исключить дублирование информации, сократить маршруты ее прохождения и обеспечить разумный обмен информацией между органами управления. Информационный поток характеризуется адресностью (наличием потребителя и источника информации), порядком (регламентом) передачи от источника до потребителя и объемом передаваемой информации.

Объем информации количественная характеристика, которую можно измерить условными единицами информации (биты, сообщения, знаки, слова, буквы, листы и др.). Объем информации использует для определения информационной нагрузки на органы управления и принятия решений по автоматизации процедур управления.

Ценность полученной информации зависит от точности формулировки задачи, так как правильно поставленная задача определяет потребность в конкретной информации для принятия решения.

1.2 Управление как информационный процесс

В управленческом аспекте, где управление рассматривается как информационный процесс. Информацию определяют как сведенье об объектах, явлениях и процессах, их свойствах, параметрах и состояниях. Это совокупность разнородных сообщений об изменениях, происходящих в системе управления. Где информационный процесс - это реализация информационного взаимодействия объектов Песоцкая Е.В. и др. Основы менеджмента: Учебное пособие. СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2004, С.87,88.. Управленческая информация всегда адресована на обработку, сбор и анализ сведений для принятия управленческого решения. В качестве объекта, на который может быть направлено решение, могут выступать муниципальное образование, предприятия, процессы производства отдельного цеха (отдела) предприятия, социальные процессы внутри организации (например, текучесть кадров). Все вышеупомянутые процессы включены в информационную систему управления, основной задачей которой является принятие эффективных решений на основе достоверной информации. Здесь информация включена в информационную систему управления в качестве центрального компонента и предназначена для обработки и принятия управленческих решений Информационные технологии управления: Учебное пособие для вузов/Под ред. проф. Г.А. Титоренко. М.: ЮНИТА-ДАНА, 2003, С.8..

Одними из основных принципов организации систем, в том числе информационных, являются принципы централизации и децентрализации Информационные технологии управления: учебник [Электронный ресурс] Региональный финансово-экономический инс-т. Курск, 2010. С55..

В централизованной системе легче обеспечить сбалансированную деятельность подсистем, направленную на достижение единой цели. Централизованная система обладает большой живучестью за счет оперативного перераспределения функций и ресурсов. Однако централизованные системы большого размера имеют ряд недостатков:

- задержки передачи информации между уровнями (вызывают снижение оперативности принятия и реализации управленческих решений);

- противоречия в работе системы, связанные с естественным стремлением подсистем к самостоятельности, что не согласуется с принципом централизации. Поэтому в многоуровневых централизованных организационно-административных системах управления, как правило, присутствуют элементы децентрализации.

В децентрализованных одноуровневых системах сбор информации о состоянии системы, оценка текущей ситуации, реализация управленческих решений осуществляются более оперативно. Сбалансированное сочетание элементов централизации и децентрализации предполагает организацию информационных потоков таким образом, чтобы информация использовалась в основном на том уровне, где она создается, т.е. необходимо стремиться к уменьшению числа передач информации между уровнями системы.

Управление - это процесс целенаправленной переработки информации, и роль информационных систем в этом процессе очень велика. В общем виде ее можно показать, воспользовавшись классической структурной схемой, приведенной на рис. 1 См: Бройдо В.Л. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации. 2-е издание. СПб.: Питер, 2004.С.36..

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис 1. Укрупненная схема структуры процесса управления

Целевая функция управления:

- это количественно измеряемая величина, являющаяся функцией входных и выходных переменных, параметров объекта управления и времени. Система управления представляет собой совокупность объекта управления (например, организация) и субъекта управления (управленческого аппарата). Задачей объекта управления является реализация целей, поставленных управленческим аппаратом. Оба главных компонента системы связаны прямой и обратной связью.

Прямая связь -- это поток информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления. Обратная связь представляет собой поток информации о выполнении принятых решений, идущий в обратном направлении. Если обратная связь увеличивает влияние входа системы на ее выход, то она называется положительной обратной связью, если уменьшает влияние, то отрицательной. Отрицательная обратная связь способствует восстановлению равновесия в системе, когда оно нарушается внешним воздействием. Методика управления, основанная на использовании обратной связи, нашла широкое применение в системах управления техническими объектами, в организационно-административных системах. Сотрудники, выполняющие операции по переработке информации, и совокупность информационных потоков, средств обработки, передачи и хранения информации представляют информационную систему управления объектом Информационные технологии управления: учебник [Электронный ресурс] Региональный финансово-экономический инс-т. Курск, 2010. С55-56.. управленческий каракулинский информатизация

1.3 Современные информационные технологии как средство оптимизации управленческих процессов

Важнейшим этапом формирования информационного обеспечения является организация технологического процесса переработки информации с помощью новых информационных технологий (НИТ) Фатхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения: Учебник для вузов. -3-е изд., доп. М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999. С.45.

Новые информационные технологии включают:

- новые технологии коммуникаций на основе локальных и распределительных сетей ЭВМ;

- новые технологии обработки информации на основе персональных компьютеров (ПЭВМ) и специализированных рабочих мест;

- технологии, исключающие бумагу как основной носитель информации;

- новые технологии принятия решений на основе средств искусственного интеллекта, экспертных систем, баз знаний, систем моделирования с различными формами представления моделируемых ситуаций и т.п.

Внедрение новых информационных технологий в управленческую деятельность преследует не только автоматизацию однообразных методов обработки информации, но и представление информационно-коммуникативного процесса на качественно новом уровне.

Это разнообразные программно-аппаратные комплексы поддержки принятия управленческих решений, в первую очередь системы автоматизации делопроизводства, документооборота и контроля исполнения документов, программы автоматизированного бухгалтерского учета и финансирования, программы офисного пакета, справочные информационные системы, специализированные базы данных и т.д.

О широких возможностях новых информационных технологий можно судить по перечню функций, которые обеспечиваются в результате их внедрения (таблица 1) Фатхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения: Учебник для вузов. -3-е изд., доп. М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999. С.45.

Внедрение НИТ в управленческую деятельность преследует цели не только автоматизации рутинных методов обработки информации, но и организации информационно-коммуникативного процесса на качественно новом уровне.

Таблица 1 Функции новых информационных технологий

№	Функция
1	Общая обработка документов, их верификация и оформление
2	Локальное хранение документов
3	Обеспечение сквозной доступности документов без их дублирования на бумаге, дистанционная и совместная работа служащих над документом
4	Поддержка способов общения, не покидая привычной обстановки рабочего места
5	Электронная почта
6	Персональная обработка данных
7	Составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов
8	Объединение электронной и вербальной коммуникации
9	Обмен информацией между базами данных
10	Ввод данных или форм
11	Ведение персональных баз данных
12	Генерация отчетов по обработке данных
13	Управление ресурсами
14	Контроль исполнения
15	Управление личным временем
16	Контроль автоматической корреспонденции
17	Поддержка технического и профессионального инструктажа служащих
18	Передача данных
19	Обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала
20	Обеспечение стилистического качества документов
21	Моделирование решений и имитация их принятия, информационная поддержка принятия решений
22	Автоматизированное обучение
23	Служба консультаций
24	Создание адаптируемых автоматизированных рабочих мест
25	Обмен локальной и персонализированной информацией
26	Служба видеотекста
27	Обмен и интеграция программных средств
28	Перенос документов с одного носителя на другой
29	Полиграфическое оформление документа
30	Телефонные и телевизионные совещания
31	Групповой контакт через терминалы

1.4 Значение коммуникаций в разработке принятия управленческих решений

Принятие решения это процесс целенаправленного преобразования исходной информации об объекте управления в информацию желательного состояния объекта управления в будущем. Здесь намеренно подчеркнут информационный аспект, который составляет основу принятия решений. В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие «коммуникация».

Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководство получает данные, необходимые для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации.

Коммуникация - это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов необходим для того, чтобы сделать мысли доступными и понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если допустить оплошность, смысл может быть утрачен.

Руководитель тратит на коммуникацию от 50 до 90% всего времени.

Среди основных видов коммуникаций выделяют СМ.: Пирогова Е. В.. Управленческие решения: учебное пособие. Ульяновск: УлГТУ, 2010. С. 30:

1. горизонтальные коммуникации - коммуникации между отделами;

2. между организацией и внешней средой;

3. вертикальные коммуникации - межуровневые коммуникации (между руководителями различных уровней, между руководителем и подчиненными, между руководителем и рабочей группой). Такие коммуникации бывают по нисходящей (с высших уровней управления на низшие) и восходящей (от низшего уровня управления к высшему);

4. неформальные коммуникации - канал распространения слухов (например: наказание за опоздание, сокращение рабочих, повышение или понижение по службе). По каналам распространения слухов информация передается быстрее и на 80-90% оказывается верной (по исследованиям Дэвиса).

В процессе коммуникации разбивают на 4 базовых элемента:

- отправитель;

- сообщение;

- канал;

- получатель.

Выделяют следующие взаимосвязанные этапы коммуникации:

- зарождение идеи (отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена). К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточно времени на обдумывание идеи;

- кодирование и выбор канала (прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела)). Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, то обмен информацией будем менее эффективным. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом;

- передача (доставка (физическая передача) сообщения получателю);

- декодирование (перевод символов отправителя в мысли получателя).

При осуществлении коммуникаций важно учитывать два основных

момента:

1. обратная связь, при которой отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который играет роль получателя;

2. шум - то, что искажает смысл. Источники шума могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования. И до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации. Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла.

Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне структуры управления. Эта проблема усложняется тем, что информация продолжает теряться и искажаться в процессе коммуникации, что сильно снижает качество управленческого решения.

Подводя итоги по главе можно сделать вывод: Необходимость информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку информация является основой процесса управления. Современные информационные технологии управления являются основным средством оптимизации и повышения эффективности в принятии управленческих решений. Правильный, и своевременный обмен информацией, позволяет избежать потери, искажения и коллизий информации в процессе принятия управленческих решений на любом этапе.

2. Информационные технологии управления в системе государственного и муниципального управления

2.1 Порядок и приоритетность задач

Одним из успешных условий внедрения ИТУ в деятельность органов власти является определение приоритетности отдельных задач, и порядка их выполнения. Понятная модель продвижения к целям должна учитывать логическую и технологическую взаимосвязь отдельных проектов, возможности и требования по их последовательной или параллельной реализации с учетом ожидаемой отдачи в тесной связи с общими задачами административной реформы. В соответствии с рамками этой модели государству необходимо обеспечить решение трех ключевых задач:

- довести развитие и использование общих элементов информационно-технологического обеспечения во всех органах власти до сбалансированного уровня;

- формирование ключевых информационных ресурсов федерального значения, в частности, на базе существующих информационных ресурсов ведомств с последующей интеграцией ведомственных информационных систем для обеспечения совместного использования информационных ресурсов;

- развитие специализированных прикладных систем и элементов электронного правительства в приоритетных областях.

При этом подход к реализации задач в различных областях должен быть дифференцирован с учетом их специфики, исходных условий, ожидаемой отдачи проектов и необходимого уровня сотрудничества между ведомствами. Об использовании современных информационных технологий в деятельности федеральных органов власти: Доклад Правительства РФ url/ http://cfo.allbusiness.ru/BPravo/DocumShow.asp?DocumID=89744

В среднесрочной перспективе базовые элементы информационно-технологического обеспечения (базовая сетевая инфраструктура, рабочие станции, стандартное прикладное программное обеспечение, типовые системы документооборота и управления ресурсами) должны быть сформированы во всех органах федеральной и региональной власти.

Формирование общих элементов информационно-технологического обеспечения во всех ведомствах принесет существенную отдачу за счет стандартизации решений, автоматизации общих функциональных процессов и облегчения межведомственного информационного взаимодействия.

С учетом того, что уровень развития отдельных ведомств существенно различается между собой, подход к формированию соответствующих систем должен включать в себя три этапа:

- в качестве первоочередной задачи (определение требуемого уровня общих элементов информационно-технологического обеспечения, которое необходимо сформировать во всех ведомствах);

- в среднесрочной перспективе (формирование соответствующих общих элементов информационно-технологического обеспечения во всех ведомствах). Расчеты показывают, что затраты на комплексную автоматизацию одного рабочего места (включая персональное и сетевое оборудование, а также необходимое программное обеспечение) в настоящее время составляют около 2-2,5 тыс. долларов США. Однако именно эти затраты принесут наибольшую экономическую отдачу;

- в долгосрочной перспективе ( дальнейшее повышение требований к общим элементам обеспечения до мирового уровня и их равномерное развитие во всех ведомствах.

Отдельной задачей в направлении работы в области формирования общих элементов информационно-технологического обеспечения является:

- создание и развитие элементов инфраструктуры: общих сетей передачи данных и средств межведомственной интеграции систем;

- создание элементов инфраструктуры общего пользования, целесообразно с точки зрения обеспечения экономии при росте масштаба и интеграции систем. Практика построения государственных информационных систем в других странах однозначно подтверждает это.

Работы по формированию общих элементов инфраструктуры уже ведутся: - построение интегрированной телекоммуникационной инфраструктуры в рамках реализации ФЦП “Электронная России” предусмотрено решением Государственной комиссии по информатизации при Минсвязи России (ГКИ), и далее это направление сохранит приоритетный характер.

В дополнение к базовым потребностям отдельным ведомствам также требуются специализированные информационно-аналитические системы для выполнения возложенных на них функций управления, таких как системы автоматизированной обработки данных, различные базы, и систем поддержки принятия решений. Для максимизации полезного эффекта создание и развитие таких систем должно происходить в соответствии с четкими принципами и приоритетами дательного отбора проектов на основе следующих критериев:

- соответствие среднесрочным стратегическим целям;

- количественная оценка ожидаемого социально-экономического эффекта и затрат для его достижения;

- учет качественных критериев, таких как степень готовности ведомства - “владельца” к его реализации , ожидаемое улучшение качества управления, количество ведомств - участников проекта, риски, связанные с возможной неудачей внедрения.

Применение четких критериев эффективности требует подробного анализа потребностей отдельных функциональных процессов в информационных технологиях. При этом специфика предметной области такова, что фискальная оценка ожидаемого эффекта возможна далеко не всегда. Тем не менее, мировая практика внедрения информационных технологий в деятельность государственных органов власти предлагает ряд подобных перечисленным выше относительно простых критериев и практических ориентиров для дательной проверки программ и проектов. Их использование поможет качественно перестроить процесс внедрения ИТ в российских реалиях.

Концепция реформирования системы государственной службы Российской Федерации уделяет особое внимание вопросам использования информационных технологий как основополагающего рычага реформирования государственной службы и обеспечения информационной открытости органов власти, эффективного информационного обмена с обществом. В современных условиях для успешной реализации целей информационного развития общества и административной реформы органов власти необходима единая и базовая концепция использования информационных технологий в деятельности федеральных органов власти, которая в настоящее время отсутствует.

Разработка единой концепции позволит согласовать общие цели и задачи внедрения информационных технологий в деятельность федеральных органов и обеспечит согласованный набора программ и проектов, направленных на достижение этих целей, а также необходимые организационно-управленческие механизмы.

Анализ международного опыта показывает, что подобные концепции разрабатывались и успешно применялись во многих развитых и развивающихся странах (Канаде; Италии; Малайзии; Польше; Ирландии).

Подобные концепции определяют, как применение информационных технологий во внутренних процессах органов государственной власти, так и вопросы обеспечения информационной открытости, взаимодействия с бизнесом и гражданами, а также механизмы планомерного и операционного управления внедрением информационных технологий на правительственном уровне.

Содержание вышеупомянутых документов может служить полезным вектором при определении целей применения информационных технологий в деятельности органов власти. См.: Электронная Европа .2010. URL/ http://www.eulaw.ru/

Концепция применения информационных технологий в деятельности органов власти также должна предусматривать:

- разработку и реализацию единой государственной научно-технической политики применения ИТ в деятельности органов власти;

- механизмы создания и корректировки общей стратегии использования ИТ;

- совершенствование механизмов управления процессом внедрения ИТ на ведомственном уровне;

- внедрение новейших механизмов финансового планирования;

- совершенствование мероприятий государственных закупок ИКТ;

- создания необходимого нормативно-правового обеспечения.

Единая государственная научно-техническая политика в области использования ИТ в деятельности органов власти является эффективным механизмом обеспечения устойчивости и масштабируемости государственных информационных систем. Такая политика направлена на обеспечение органического развития и межведомственной интегрируемости ИТ-решений, а также на повышение эффективности расходов бюджетных средств на информационные технологии, за счет стандартизации решений на основе единой информационно-технологической архитектуры федеральных органов власти.

В рамках такой архитектуры должны быть определены технические стандарты и технологические решения, обязательные к применению при использовании информационных технологий в деятельности федеральных органов власти. Такие архитектурные стандарты должны устанавливать:

- единую политику в области информационной безопасности;

- единую классификацию государственных функций и процессов;

- единые структуры данных и форматы их описания;

- единые стандарты в области информационно-технологической инфраструктуры;

- единые стандарты в области разработки и внедрения новых приложений.

Единые архитектурные стандарты должны включать в себя определение базовых информационных ресурсов и общих элементов инфраструктуры, разработка которых целесообразно для решения задач межведомственной интеграции и оптимизации затрат.

Внедрение информационных технологий в деятельность органов государственной власти является сложным процессом, требующего современного подхода в управлении со стороны государства.

Практика показывает, внедрение автоматизированных систем требует оптимизации процессов, проходящих внутри соответствующих административных структур и их реформирования. Это означает, что административная реформа должна самым тщательным образом учитывать задачи информатизации органов государственной власти и присоединить их в себя.

На межведомственном уровне процесс внедрения информационных технологий требует согласованность органов государственной власти для обеспечения эффективного разделения ресурсов по приоритетным направлениям, совместной выработки оптимальных решений при внедрении комплексных информационных технологий, а также объединение создаваемых систем на межведомственном уровне.

На ведомственном уровне разработка и внедрение ИТ-стратегий ведомств, грамотное формулирование задач, и контроль за их реализацией требуют не только высокой квалификации руководителей и исполнителей, но и организационно сильных структур управления. Наделенных достаточными полномочиями для внедрения информационных технологий и преобразования соответствующих административных процессов.

Для повышения эффективности управления внедрением информационных технологий в органах власти большинство развитых государств применяют подход основанный на построении единой организационной вертикали управления информационными технологиями. Предполагающий формирование над ведомственных, стратегических и исполнительных органов управления, создание стандартных структур управления внедрением информационных технологий в каждом ведомстве и применение современных механизмов управления реализацией отдельных проектов.

Для внедрения подобного подхода в России необходимо См: Вестник связи International . №9.2003.стр.1-8 URL/ http://www.vestnik-sviazy.ru/inter/arch/0903/info.html:

- обеспечить эффективное стратегическое руководство информатизацией федеральных органов власти. Реорганизовали Межведомственную комиссию по программам, содержащим задания по разработке и использованию ИКТ, в Совет при Президенте Российской Федерации по модернизации экономики и инновационному развитию России;

- обеспечить единое управление процессов внедрения информационных технологий в деятельность федеральных органов власти для реализации стратегических целей и задач. Для этого необходимо наделить Государственную комиссию по информатизации полномочиями координации ежегодного процесса планирования портфеля проектов, проведения экспертизы по важным проектам, и контроля за их реализацией. Также для этих целей необходимо укрепить постоянные структуры Комиссии, функции которых должны включать анализ проектов и вынесение вопросов на рассмотрение Комиссии;

- провести унификацию и укрепление структур управления внедрением информационных технологий на ведомственном уровне, так как в настоящее время они значительно различаются между ведомствами по уровню развития. Для этого необходимо создать в каждом ведомстве четкую организационную вертикаль под руководством управляющих по информационным технологиям, подчиненных первым лицам ведомств. В частности, такие управляющие должны отвечать за контроль реализации проектов и обеспечение ожидаемой отдачи на основе ключевых показателей эффективности.

2.2 Нормативно-правовое обеспечение

Основными целями правового обеспечения внедрения и функционирования ИТУ являются:

- создание системно организованной нормативно-правовой основы регулирования деятельности и отношений в сфере ИТ;

- определение порядка реализации полномочий субъектов ИТ в области создания, поиска, получения, передачи, использования и распространения информации в целях, не противоречащих правам и свободам личности, интересам государства и общества, предусмотренных и гарантированных законодательством РФ.

Нормативно правовая база регулирования вопросов создания, развития и применение информационных ресурсов в Российской Федерации в целом характеризуется слабым согласованием правового регулирования в данной сфере. В настоящее время законодательство России, регулирующее применение ИКТ в целом, характеризуется, с одной стороны, большим количеством НПА разного уровня, отсутствием данных актов которые согласованны между собой, а с другой, несоответствием содержащихся в них норм реальным потребностям участников правоотношений. Не простое положение дел объяснится тем, что и в мировой практике данная сфера регулирования возникла сравнительно недавно и многие проблемы не решены до нашего времени. То же относится и к разделению прав и ответственности между органами власти субъектов РФ и ОМСУ. Данная проблема особенно актуальна в связи с тем, достаточно много информационных ресурсы формируются на основе иерархии потоков информации с нижнего уровня, к верхнему уровню. От ОМСУ к органам власти субъектов РФ и далее к федеральным органам.

Исходя из этого, правовое регулирование формирования и использования объединенных информационных ресурсов должно осуществляться системой правовых норм, включающей:

- законодательство Российской Федерации;

- нормативно-правовые акты субъектов РФ;

- нормативные акты органов местного самоуправления субъекта РФ.

Приоритет в правовом регулировании должен принадлежать федеральному законодательству. Осуществлять принятие правовых норм, отражающих специфику региона, необходимо только при наличии существенных для этого причин, чтобы не вступить в противоречие с требованиями создания и существования общероссийского информационного пространства.

Правовое регулирование системы ИТ управления осуществляется в соответствии со следующими правовыми и нормативными актами Российской Федерации:

- Конституция Российской Федерации (ст.29 ч.4).

системообразующие (базовые) законы в области разработки и применения информационно-коммуникационных технологий, в частности:

- Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21.07.1993 г. № 5485-1;

-Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ.

видовые законы в сфере информационно-коммуникационных технологий, в частности:

- Закон Российской Федерации «О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных» (1992 г.);

- Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ;

- Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 27.07.2010 № 210-ФЗ;

- Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

нормативные акты Правительства Российской Федерации, в частности:

- постановление Правительства Российской Федерации «Об обеспечении доступа к информации о деятельности федеральных органов исполнительной власти» от 12 февраля 2003 г. № 98;

- постановление Правительства РФ "О единой системе межведомственного электронного взаимодействия" от 08.09.2010 № 697;

- временное положение "О государственном учете и регистрации баз и банков данных", утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 28 февраля 1996 г. № 226;

- распоряжение Правительства Российской Федерации «О государственной программе Российской Федерации "Информационное общество (2011-2020 годы)"» от 20 октября 2010 г. N 1815-р г. Москва

- руководящие документы Федеральной службы по техническому и экспортному контролю по технической защите информации.

Основу республиканской нормативно-правовой базы системы составляют:

- Законом Удмуртской Республики от 11 апреля 1996 года N 167-I "О республиканских целевых программах";

- Постановление Правительства УР "Об утверждении Республиканской целевой программы "Развитие информационного общества в Удмуртской Республике (2011 - 2015 годы)" от 01.11.2010 № 322;

- иные постановления и распоряжения Правительства Удмуртской республики, регламентирующие функционирование информационно-коммуникационных технологий и использование информационных ресурсов.

Правовое регулирование создания, формирования и использования информационных ресурсов местного самоуправления осуществляется их собственными нормативными актами, в частности:

- устав муниципального образования "Каракулинский район" (в ред. решений каракулинского районного совета депутатов от 15.06.2006 n 31/9-06, от 15.03.2007 n 5/4-07, от 23.05.2008 № 15/5-08, от 14 .05.2009 №21/1-09,от 17.12.2009 №25/4-09);

- постановление Администрации Каракулинского района «Об утверждении Перечня информации о деятельности органов местного самоуправления МО «Каракулинский район», размещаемой в информационно-телекоммуникационной сети Интернет» от 17 сентября 2012 года № 998;

- распоряжение Администрации Каракулинского района «О создании и администрировании сайта Администрации Каракулинского района» от 25 января 2010 года №2.

Включение информационных ресурсов местного самоуправления Удмуртской республики осуществляется на основе соответствующих соглашений между субъектами информационного взаимодействия. В этом случае поддержка и использование информационного ресурса осуществляется в соответствии с нормативными актами, регламентирующими функционирование системы.

2.3 Ожидаемые эффекты от внедрения информационных технологий

С ростом цивилизованности российских рыночных отношений и профессионализма российского менеджмента стали формироваться некоторые критерии оценки необходимость в ИТ - затратах. Наиболее часто встречающимся оказывается критерий достаточности размера затрат на ИТ. По аналогии с развитыми государствами получают распространение показатель ИТ-затрат как доля от оборота компании и показатель доли ИТ-затрат на одного сотрудника. Однако в этом случае ИТ остается затратной областью и средства на нее "выпрашиваются" См.: Кадушин А.М. Методика оценки экономической эффективности ИТ .ООО "ИФ-КОНСАЛТ, 2008 url/ http://www.iteam.ru/publications/it/section_53/article_1949/.

...