Информатика как наука

3. Источник бумаги - позволяет из соответствующих списков выбрать источник бумаги принтера для первой и последующих страниц документа. Обычно источник бумаги автоматически определяется принтером, т.е. источник бумаги для первой и последующих страниц документа должен быть выбран По умолчанию (верхний лоток)

4. Макет - позволяет из раскрывающегося списка выбрать часть документа, с которого следует начать новый раздел, различать колонтитулы для четных и нечетных страниц, первой и последующих страниц, изменять вертикальное выравнивание текста на странице. Возможны несколько вариантов вертикального выравнивания: по верхнему краю, по центру и по высоте. Здесь же пользователь может пронумеровать строки в документе, нажав экранную кнопку Нумерация строк, а также установить обрамление страницы нажатием экранной кнопки Границы.

Диалоговое окно Параметры страницы также имеет Окно образца, в котором пользователь может наблюдать за производимыми изменениями. Экранная кнопка По умолчанию предназначена для того, чтобы при создании нового документа автоматически устанавливались введенные параметры страницы.

Если установленные параметры страницы полностью удовлетворяют пользователя, то для их применения следует нажать экранную кнопку ОК, иначе - Отмена.



Вопрос 4

Колонтитулы. Работа с колонтитулами

Из дополнительных возможностей форматирования наиболее часто используется возможность создания колонтитулов. Колонтитулы представляют собой области, расположенные на верхнем и нижнем полях страниц документа. В колонтитулах, как правило, размещается такая информация, как название документа, тема, имя автора, номера страниц или дата. При использовании колонтитулов в документе можно размещать в них различный текст для четных или нечетных страниц, для первой страницы документа, изменять положение колонтитулов от страницы к странице и проч.

Для работы с колонтитулами в Ворд 2007 предназначена панель "Колонтитулы" (лента "Вставка").

После вставки колонтитул доступен для редактирования, при этом появляется контекстная лента "Конструктор" (Работа с колонтитулами).

Отредактированный колонтитул можно добавить в галерею колонтитулов при помощи опции "Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию верхних/нижних колонтитулов".

Настройка колонтитула

Лента "Конструктор" контекстного инструмента "Работа с колонтитулами" позволяет быстро произвести такие настройки колонтитула, как:

- различные колонтитулы для четных и нечетных страниц;

- отдельный колонтитул для первой страницы;

- скрытие основного текста во время работы с колонтитулами;

- вставка и редактирование номера страницы;

- управление положением колонтитула;

- вставка в колонтитул различных объектов: текущие дата и время, рисунки, стандартные блоки, объекты ClipArt.

Колонтитулы можно настраивать отдельно для различных разделов. Но, для этого нужно разорвать между ними связь, т.к. по умолчанию все колонтитулы связаны между собой. Для этого надо перейти к тому колонтитулу, который надо оформить по-другому, и "отжать" кнопку "Как в предыдущем разделе".

Если же, наоборот, есть необходимость привести колонтитулы в разных разделах к одному виду, то кнопка "Как в предыдущем разделе" должна быть "нажата".

Быстрый переход между колонтитулами и основным текстом документа можно осуществлять двойным щелчком мыши на нужном элементе (верхнем/нижнем колонтитуле или на основном тексте).

Для удаления колонтитулов предназначен пункт "Удалить верхний/нижний колонтитул" соответствующих кнопок колонтитулов.

Нумерация страниц

Для нумерации страниц служит кнопка "Номер страницы" (лента "Вставка", панель "Колонтитулы").

Необходимо выбрать вариант размещения номера на самой странице и при необходимости настроить формат самого номера.

При необходимости элементы номеров страницы можно сохранять, добавляя в коллекцию стандартных блоков. Для этого, вставив и настроив номер, нажмите кнопку "Номер страницы" и выберите команду "Вверху/внизу страницы"-"Сохранить выделенный фрагмент как номер страницы".

Если возникнет необходимость убрать номер только с первой страницы, нужно сделать следующее:

- откройте ленту "Разметка страницы";

- откройте окно панели "Параметры страницы";

- на вкладке "Источник бумаги" установите флажок "Различать колонтитулы первой страницы".



Вопрос 5

Раздел. Форматирование разделов. Колонки

Для изменения разметки и форматирования одной или нескольких страниц документа используются разрывы раздела. Например, можно разметить часть страницы с одной колонкой как имеющую две колонки, разделить главы документа так, чтобы нумерация страниц для каждой из глав начиналась с 1, или задать разные колонтитулы для различных разделов документа.

Типы разрывов разделов

Разрывы разделов позволяют изменить разметку или формат части документа. Для изменения доступны следующие параметры:

- Поля

- Размер и ориентация бумаги

- Источник бумаги для принтера

- Границы страницы

- Вертикальное выравнивание текста на странице

- Колонтитулы

- Колонки

- Нумерация страниц

- Нумерация строк

- Сноски

Разрыв раздела определяет форматирование текста в предыдущем разделе. При удалении разрыва раздела вместе с ним удаляется форматирование текста в разделе перед ним. Этот текст становится частью следующего раздела и принимает соответствующее форматирование. Например, если разделить документ на главы с помощью разрывов разделов, а затем удалить разрыв раздела в начале главы 2, главы 1 и 2 будут объединены в один раздел с форматированием, заданным для главы 2.

Разрыв раздела, определяющий форматирование последней части документа, не отображается. Для изменения форматирования документа щелкните последний абзац документа.

В приведенных ниже примерах представлены типы разрывов разделов, которые можно вставить в документ. (На рисунках разрыв раздела отображается двойной пунктирной линией)

Для начала нового раздела со следующей страницы выберите команду Следующая страница. Такой тип разрыва раздела особенно полезен в тех случаях, когда требуется начать новую главу.

Для начала нового раздела на той же странице выберите команду Продолжить. Этот тип разрыва раздела используется для изменения форматирования на текущей странице, например, числа колонок.

Для начала нового раздела со следующей четной или нечетной страницы выберите команду С четной страницы или С нечетной страницы. Если необходимо, чтобы главы документа всегда начинались с четной или нечетной страницы, используйте параметры начала разделов С нечетной страницы или С четной страницы.

Изменение разметки и форматирования документа

Выберите место, с которого будет начинаться текст с другим форматированием.

Можно выбрать часть документа, вставив два разрыва раздела в ее начале и конце.

На вкладке Макет страницы в группе Параметры страницы выберите команду Разрывы.

В группе Разрывы разделов выберите тип разрыва раздела, соответствующий необходимым изменениям формата.

Например, при разделении документа на главы, может потребоваться начинать каждую из них с нечетной страницы. В этом случае в группе Разрывы разделов следует выбрать параметр С нечетной страницы.

Отмена изменений в разметке документа

Разрыв раздела определяет в документе то место, с которого начинается текст с другим форматирование. При удалении разрыва раздела вместе с ним удаляется форматирование текста в разделе, расположенном перед ним. Этот текст становится частью следующего раздела и принимает соответствующее форматирование.

Убедитесь, что представление Переход в обычный режим активно и что разрывы разделов отображаются в виде двойной пунктирной линии.

Выделите разрыв раздела, который следует удалить.

Нажмите клавишу DELETE.

Вопрос 6

Форматирование. Границы и заливка

В тексте можно изменять границы и заливку отдельных фрагментов текста. Для этой цели служит диалоговое окно Границы и заливка.

Чтобы вызвать это окно откройте меню Формат и щелкните по строке Границы и заливка.

В окне есть три вкладки.

Вкладка Границы предназначена для определения границ различных фрагментов текста, это может быть абзац или одно слово, или группа слов.

Вы можете выделить значимую часть текста, взяв ее в рамку. Причем имеется довольно большое количество линий, которые будут обрамлять выбранный фрагмент.

Для того чтобы применить выбранный тип линии, нужно сначала выбрать из списка подходящую линию, а затем щелкнуть мышью по иконке перед словом «рамка».

Здесь же можно выбрать цвет и толщину рамки. К рамке можно добавить различные эффекты: тень, объемная рамка и другие.

Если Вы захотите убрать рамку, то надо щелкнуть по иконке перед словом «нет».

Как будет выглядеть Ваша рамка, смотрите на Образец в правой части окна.

Обратите внимание: вокруг Образца находятся четыре кнопочки, которые позволяют включить или отключить отображение соответствующей границы.

Нажмите один раз на кнопку - граница исчезнет. Повторное нажатие - граница появится.

В правом нижнем углу окна в находится список "Применить к:".

С его помощью можно выбрать, на чем будет нарисована граница.

Если выделено несколько слов или одно слово, то можно выбрать "к тексту" и рамка появится вокруг выбранных слов.

Если выбрать "к абзацу", то появится граница вокруг всего абзаца, на котором находится курсор.

Вкладка Страница делает все то же самое, только применительно к странице или ко всему документу. Это настраивается в списке "Применить к:".

В открывшейся палитре щелкните по нужному цвету.

Для отмены заливки щелкните по кнопке «Нет заливки».

Вопрос 7

1. Форматирование списков

2. Форматирование нумерованных списков

3. Форматирование маркированных списков

Кроме стандартных средств (см. Редактор шаблонов документов (отчетов), а также Типовые инструменты редактирования и Типовые операции редактирования), для форматирования списков предусмотрены два диалога (Свойства списка и Свойства элемента списка), которые появляются на экране при выполнении команд Список и Элемент списка раздела Свойства меню Правка или контекстного меню.

Форматирование, заданное в диалоге Свойства списка, применяется ко всему списку. Форматирование, заданное в диалоге Свойства элемента списка, применяется к элементу списка.

Для преобразования списка в обычный текст используется команда Уменьшить отступ.

Каждый из диалогов включает две вкладки (Нумерованный и Маркированный).

Форматирование нумерованных списков

На вкладке Нумерованный задаются параметры нумерованных списков:

- при установке флага Стиль на вкладке доступны переключатели вида представления номера (без номера, десятичные числа, римские числа в нижнем регистре, римские числа в верхнем регистре, строчные латинские буквы, прописные латинские буквы);

- при установке флага Шрифт на вкладке доступны типовые инструменты форматирования номера (цвет, семейство, размер и вид начертания шрифта).

В нижней части вкладки расположено окно предварительного просмотра заданного форматирования.

Форматирование маркированных списков

На вкладке Маркированный задаются параметры маркированных списков.

При установке флага Стиль на вкладке доступны инструменты выбора картинки, используемой в качестве маркера: по умолчанию (в диалоге Свойства элемента списка этой опции нет), без маркера, квадрат, круг, диск, произвольный. При выборе произвольного маркера доступна кнопка. При ее нажатии на экране появляется диалог выбора картинки из библиотеки изображений или из файла. После выбора кнопка заменяется кнопкой.

- при ее нажатии использование выбранного рисунка в качестве маркера отменяется.

В нижней части вкладки расположено окно предварительного просмотра заданного форматирования.

Ненумерованный список

Пункт 1 списка

Пункт 2 списка

Пункт 3 списка

нумерованный список

Пункт 1

Пункт 2

Пункт 3

список с определениями

пункт 1

определение пункта 1

другое определение пункта 1

пункт 2

определение пункта 2

пункт 3

определение пункта 3

Вложенный список (не работает)

стол

красный твердый

стул

синий мягкий

Список типа DIR/L1

Пункт 1

Пункт 2

Пункт 3

Список типа MENU/L1

Пункт 1

Пункт 2

Пункт 3

Вопрос 8

Бланки, поля и формы. Работа с формами.

Форма -- это документ с незаполненными областями, в которые вводятся данные. Формы напоминают обыкновенные бумажные бланки. На любом бланке, кроме постоянного текста есть пустые графы, куда нужно вписывать конкретные сведения. Подобные графы - поля предусмотрены и в электронных формах: текстовое поле, поле-флажок, поле-список.

Формы бывают двух видов;

- печатная - для использования в печатном виде;

- электронная - для ввода данных в электронном виде.

К преимуществам электронных форм относятся автоматическая проверка введенных данных (например, табельного номера сотрудника), обновление зависимых полей (например, полей города и области при вводе почтового индекса) и наличие подсказок, которые облегчают заполнение формы.

Для создания формы набросайте ее примерный вид или используйте в качестве образца уже созданную форму. Для разработки формы лучше использовать шаблоны.

Основные требования для создания формы:

- определение содержания, т.е. для каких целей будет вводиться информация в форму;

- выбор вида формы - печатная или электронная:

- постоянная часть - исходные данные неизменяемые при различных использованиях формы, например, поясняющий текст;

- изменяемая часть - поля для ввода конкретных данных.

- проведение анализа и структурирование информации, предназначенной для размещения в форме. В форме должна присутствовать постоянная и изменяемая часть.

- проектирование разметки формы с выделением следующих структурных областей:

- заголовок формы располагается, как правило, в начале документа (необязательная часть формы);

- область незменяемой части данных предназначена для размещения в форме постоянной информации;

- область изменяемой части предназначена для разных вариантов заполнения формы;

- примечание формы используется для размещения инструкций по заполнению формы;

- верхний и нижний колонтитулы используются для размещения на каждой странице формы постоянной информации.

После проектирования формы для ее реализации выполните следующие действия:

Создайте новый шаблон для формы.

Разместите в шаблоне базовую структуру формы (постоянный текст).

Вставьте поля подходящего типа. Для каждого поля задайте размер, значение по умолчанию, справочную информацию.

Защитите форму.

Сохраните шаблон.

Вопрос 9

Работа с таблицей. Выделение элементов. Вставка пустых строк и столбцов. Изменение ширины строк и столбцов. Объединение ячеек.

К созданной на листе таблице Microsoft Office Excel можно легко добавлять строки и столбцы. Можно быстро добавить пустую строку в конец таблицы, включить в таблицу смежные строки или столбцы листа, вставить строки и столбцы таблицы в любое место.

При необходимости строки и столбцы можно удалить. Можно также быстро удалить строки, содержащие одинаковые данные.

ПРИМЕЧАНИЕ. Процедуры добавления и удаления строк и столбцов для таблиц и листов различаются. Дополнительные сведения о добавлении и удалении строк и столбцов листа см. в статье Вставка и удаление ячеек, строк и столбцов.

Предполагаемое действие:

Добавление пустой строки в конец таблицы

Добавление строки или столбца листа в таблицу

Изменение размеров таблицы

Вставка строки или столбца в таблицу

Удаление строк и столбцов из таблицы

Удаление одинаковых строк из таблицы

Удаление пустых строк из таблицы

Добавление пустой строки в конец таблицы

Чтобы добавить пустую строку в конец таблицы, в последней ячейке последней строки нажмите клавишу TAB.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если в таблице есть строка итогов, то при нажатии клавиши TAB в последней ячейке строки итогов новая строка добавлена не будет.

Добавление строки или столбца в таблицу

Выполните одно из следующих действий.

Чтобы добавить в таблицу строку, введите значение или текст в ячейку, расположенную непосредственно под таблицей.

Чтобы добавить в таблицу столбец, введите значение или текст в ячейку, расположенную справа от таблицы.

Чтобы добавить строки или столбцы с помощью мыши, переместите метку изменения размера, находящуюся в нижнем правом углу таблицы, вниз (будут добавлены строки) или вправо (будут добавлены столбцы).

Изменение размеров таблиц

Вставка строки или столбца в таблицу

Выполните одно из следующих действий.

Чтобы вставить одну или несколько строк, выделите одну или несколько строк таблицы, над которыми будут размещены пустые строки.

СОВЕТ. Если в последней строке выделена ячейка или диапазон, вставить строку можно как над этой строкой, так и под ней.

Чтобы вставить один или несколько столбцов, выделите один или несколько столбцов, слева от которых будут размещены пустые столбцы таблицы.

СОВЕТ. Если в последнем столбце выделена ячейка или диапазон, вставить столбец можно как слева, так и справа от него.

На вкладке Главная в группе Ячейки щелкните стрелку рядом с кнопкой Вставить и выполните одно из следующих действий.

Выполните одно из следующих действий.

Чтобы вставить строки, выберите команду Вставить строки таблицы сверху.

Чтобы вставить строку под последней строкой, выберите команду Вставить строки таблицы снизу.

Чтобы вставить столбцы, выберите команду Вставить столбцы таблицы слева.

Чтобы вставить столбец справа от последнего столбца, выберите команду Вставить столбцы таблицы справа.

СОВЕТ. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши строки или столбцы таблицы, выбрать в контекстном меню команду Вставить и выбрать нужное действие в списке. Кроме того, можно щелкнуть правой кнопкой мыши одну или несколько ячеек в строке или столбце таблицы, выбрать команду Вставить, а затем -- пункт Строки таблицы выше или Столбцы таблицы слева.

К НАЧАЛУ СТРАНИЦЫ

Удаление строк и столбцов из таблицы

Выделите строки или столбцы таблицы, которые требуется удалить.

СОВЕТ. Можно просто выделить одну или несколько ячеек в строках или столбцах таблицы, которые требуется удалить.

На вкладке Главная в группе Ячейки, щелкните стрелку рядом с кнопкой Удалить, а затем выберите команду Удалить строки таблицы или Удалить столбцы таблицы.

Удаление одинаковых строк из таблицы

Дубликаты удаляются из таблицы также легко, как и из любых выбранных данных в приложении Excel.

Щелкните в любом месте таблицы.

СОВЕТ. Появится окно Работа с таблицами с вкладкой Конструктор.

На вкладке Конструктор в группе Сервис выберите команду Удалить повторы.

В диалоговом окне Удалить дубликаты в группе Столбцы выберите столбцы, содержащие дубликаты, которые требуется удалить.

СОВЕТ. Можно также нажать кнопку Снять выделение и выбрать нужные столбцы или нажать кнопку Выделить все, чтобы выделить все столбцы.

ПРИМЕЧАНИЕ. Дубликаты будут удалены с листа. Чтобы восстановить случайно удаленные нужные данные, нажмите кнопку Отменить в инструменте Панель быстрого доступа. Для выделения одинаковых значений перед их удалением можно использовать условные форматы. Дополнительные сведения см. в разделе Добавление, изменение и отмена условного форматирования.

Удаление пустых строк из таблицы

Убедитесь, что активная ячейка находится в столбце таблицы.

В заголовке столбца щелкните стрелку .

Чтобы отфильтровать пустые строки, в верхней части списка значений в меню "Автофильтр" снимите флажок (Выделить все), а в нижней части списка значений установите флажок (Пустые).

ПРИМЕЧАНИЕ. Флажок (Пустые ячейки) можно установить только в случае, если диапазон ячеек или столбец таблицы содержит хотя бы одну пустую ячейку.

Выделите пустые строки в таблице и нажмите клавиши CTRL+- (дефис).

СОВЕТ. Аналогичную процедуру можно использовать для фильтрования и удаления пустых строк листа. Дополнительные сведения о том, как отфильтровать пустые строки на листе, см. в статье Фильтрация данных в диапазоне или таблице.

Вопрос 10

Создание серийных писем.

Серийные письма - это однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. Для их создания в Word существует команда "Слияние" меню "Сервис", которая соединяет основной документ, содержащий неизменные данные с источником данных, содержащий переменные данные. Команда "Слияние" позволяет изготавливать адресные наклейки, конверты, каталоги. При создании серийного письма создаются два файла: основной текстовый файл и управляющий файл. Управляющий файл содержит информацию, которая различна в разных экземплярах серийного письма (имена, адреса). Файл основного документа содержит неизменную часть с указанием мест, в который вставляется информация из управляющего файла. В результате совместной обработки основного и управляющего файлов получается готовое серийное письмо.

Word позволяет:

· создавать предметные указатели, ссылки;

· делать подписи к рисункам, таблицам, формулам;

· размещать текст в несколько колонок (газетный формат).

РАЗДЕЛ 2.2

Вопрос 1

Основное назначение: обработка таблично организованной информации.

Главное достоинство - возможность мгновенного автоматического пересчёта всех данных, связанных формульными зависимостями. Возможности Excel:

1) Решает математические задачи: выполняет табличные вычисления, вычисляет значения функций, строит графики функций, решает уравнения, работает с матрицами.

2) Осуществляет математическое моделирование и численное экспериментирование.

3) Проводит статистический анализ, осуществляет прогнозирование и оптимизацию.

4) Реализовывает функции БД.

5) Вводит пароли и защиту на отдельные элементы таблицы.

6) Наглядно представляет данные в виде диаграмм и графиков.

7) Позволяет вводить и редактировать тексты и рисунки.

8) Осуществляет импорт-экспорт.

9) Осуществляет многотабличные связи.

10) Имеет встроенный режим презентаций.

2. Структура документа Excel

Структурно основанным объектом Excel является рабочая книга, которая сохраняется как целостный объект в едином файле. Книга делится на листы, а листы на ячейки. Связанная совокупность книг называется рабочим пространством или рабочей средой. Файл с данными Excel имеет расширение *.xls - если это таблица, и *.xlc - если это диаграмма. 1 файл -1 книга. В 1 книге - до 255 рабочих листов. Каждый рабочий лист может иметь несколько страниц. Переход между листами осуществляется выделением соответствующего ярлычка (кнопки навигации).

Лист имеет матричную структуру и содержит 256 столбцов с именами от А до IV и 65536 строк, с соответствующими номерами. Элементарной единицей данных в таблице Excel является ячейка (клетка). Она находится на пересечении строки и столбца, которые составят адрес ячейки (столбец+строка, А1, В2). Текущая (активная) ячейка - это та, в которой находится курсор.

Типы данных в ячейках электронной таблицы

Ячейки электронной таблицы могут содержать данные произвольного типа (по мере необходимости пользователь может загружать в них самую любую информацию - данные числового, логического типа, даты массивов OLE-объекты, формулы, финансовые, статистические и другие функции и т. д.) Действие с ячейками выполняется по однотипным данным, которые задаются в формате ячеек. Ячейки рабочего листа электронной таблицы могут содержать:

- исходные или первичные данные - константы;

- производные данные, которые рассчитываются с помощью формул или функций.

Ячейки, содержащие константы, называются влияющими, а ячейки с формулами - зависимыми.

В обычном режиме работы в ячейках с производными данными отображаются значения, а формулы можно увидеть лишь при активации (выделении) ячейки в строке ввода и редактирования.

Данные в ячейках таблицы могут относиться к одному из следующих типов: текст, числа, даты, формулы и функции. Тип данных подразумевает:

- допустимое множество значений, которые можно принимать константа или переменная;

- допустимое множество операций над этими данными.

1) Текст - последовательность букв, иногда цифр или некоторых специальных символов.

2) Числа могут включать цифры и различные символы: знак процента, знак мантиссы, круглые скобки, денежные обозначения, разделители и др.

Разделители в разных странах отличаются: десятичный - в США точка, а в России и многих других странах запятая; для обозначения тысяч - в России иногда ставят пробел, в США - запятая, во многих странах -точка.

3) Дата и время. Вводятся как числа и выравниваются по правому краю. Дата и время могут быть использованы в качестве аргументов для формул. Вид и тип написания даты определяются в формате ячейки.

4) Формула. Формулой в электронной таблице называют арифметические и логические выражения. Формула всегда начинается со знака равенства (=) и вводится по латинскому регистру. Формулы могут содержать константы - числа или текст (в двойных кавычках), ссылки на ячейки, знаки арифметических, логических и других операций, встроенные функции, скобки, закладки и др. Сохраняется принятый в математике порядок выполнения операций.

5) Функция. Представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретное значение аргументов.

Все функции имеют одинаковый формат записи и включают имя функции и находящийся в круглых скобках перечень аргументов.

Excel содержит более 400 встроенных функций, условно разделенных на несколько категорий, (с ними познакомимся отдельно).

Вопрос 2

Для активизации листа нужно нажать на его название в группе ярлыков листов, либо на кнопки со стрелками для перехода к нужному листу.

Листы можно добавлять, удалять, перемещать, копировать, переименовывать, выделять, задавать цвет для ярлыка. Для этого можно воспользоваться соответствующей командой из контекстного меню по нажатию правой кнопки мыши на ярлыке листа (рис. 4.2).

Замечание. Выделение ярлычков листов при нажатой клавише Shift позволяет выделить несколько листов подряд, при нажатой клавише Ctrl - несколько вразброс.

Контекстное меню для работы с листами

Лист может быть разделен на несколько частей по горизонтали или вертикали для удобства просмотра с помощью двойного нажатия мышью по маркерам разделения листа.

Лист может быть скрыт от просмотра в книге по команде Скрыть контекстного меню и вновь отображен по команде Отобразить.

Для листа может быть задана защита от изменений его определенных элементов, она задается через команду Рецензирование>Изменения> Защитить лист.

Выделение

Перед выполнением каких-либо действий (копирование, перемещение и удаление данных, размещение ссылок на ячейки в формулах и т. д.) с ячейками, строками, столбцами необходимо их выделить.

Чтобы выделить ячейки, установите курсор в нужную позицию и выделите смежные ячейки при помощи левой кнопки мыши. Чтобы выделить диапазон ячеек, установите курсор в левый верхний угол диапазона, удерживая клавишу Shift, установите курсор в правый нижний угол диапазона. Блок ячеек между этими позициями будет выделен. Чтобы выделить несмежные ячейки, производите выделение нужных ячеек при нажатой клавише Ctrl.

Чтобы выделить строку/столбец, установите курсор на заголовок строки/столбца. Чтобы выделить несколько смежных строк/столбцов, установите курсор на заголовок строки/столбца начала диапазона, удерживая клавишу Shift, переместите курсор на заголовок строки/столбца конца диапазона. Чтобы выделить несмежные строки/столбцы, начинайте выделение нужных строк/столбцов при нажатой клавише Ctrl.

Чтобы выделить все ячейки листа, примените комбинацию клавиш Ctrl+A, либо нажмите на кнопку на пересечении заголовков строк и столбцов.

Для выделения текста внутри ячейки нужно войти в режим редактирования (по клавише F2 или дважды щелкнуть мышью по ячейке) и выделить нужный текст.

В Excel 2010 возможно выделение ячеек, отвечающих определенным требованиям. Для этого используйте команду Главная>Редактирование> Найти и выделить>Выделение группы ячейки задайте в диалоговом окне нужные параметры выделения.

Возможно одновременное выделение ячеек нескольких листов, для этого выделите нужные ячейки и щелкните на ярлыках листов, где вы хотите их выделить.

Копирование и перемещение

Чтобы скопировать данные из ячейки/строки/столбца, нужно выделить необходимый элемент и вызвав контекстное меню по нажатию правой кнопки мыши выбрать пункт Копировать, а затем Вставить, переместив курсор и выделив нужное для вставки место. Также можно воспользоваться сочетаниями клавиш Ctrl+Insert или Ctrl+C (для копирования) и Shift+Insert или Ctrl+V (для вставки), либо с помощью левой кнопки мыши с нажатой одновременно клавишей Ctrl «перетащить» элемент в нужное место для получения там его копии, либо воспользоваться соответствующими кнопками группы Буфер обмена вкладки Главная.

Чтобы переместить данные из ячейки/строки/столбца, нужно выделить необходимый элемент и по контекстному меню по нажатию правой кнопки мыши выбрать пункт Вырезать, затем Вставить, переместив курсор и выделив нужное для вставки место. Также можно воспользоваться сочетаниями клавиш Shift+Delete или Ctrl+X (для вырезания) и Shift+Insert или Ctrl+V (для вставки), либо просто перетащить на новое место элемент левой кнопкой мыши, либо воспользоваться соответствующими кнопками группы Буфер обмена вкладки Главная.

Замечание. Данные, которые были скопированы, могут быть вставлены в новое место на листе с определенными параметрами. Для этого при вставке скопированных данных используйте команду Специальная вставка контекстного меню. В открывшемся диалоговом окне можно выбрать нужные параметры вставки. В этом же окне можно задать транспонирование ячеек, т. е. изменение расположения данных в них с горизонтального на вертикальное и наоборот.

Добавление и удаление.

Чтобы добавить новую ячейку на лист, нужно выделить место вставки новой ячейки, в контекстном меню выбрать команду Вставить и в появившемся окне Добавление ячеек выбрать нужный вариант.

Чтобы добавить новую строку/столбец, нужно выделить строку/столбец, перед которой будет вставлена новая/новый, и в контекстном меню командой Вставить осуществить вставку элемента, либо использовать команду Главная>Ячейки >Вставить>Вставить строки на лист/Вставить столбцы на лист.

Чтобы удалить строку/столбец, нужно выделить данный элемент, и по контекстному меню командой Удалить, выполнить удаление, либо применить команду Главная >Ячейки>Удалить>Удалить строки с листа/ Удалить столбцы с листа. При удалении строки произойдет сдвиг вверх, при удалении столбца - сдвиг влево.

Для удаления ячеек со сдвигом следует выбрать из контекстного меню команду Удалить и указать способ удаления.

Для удаления данных из ячеек можно воспользоваться командой контекстного меню Очистить содержимое. Также в группе Редактирование вкладки Главная существует кнопка Очистить



,

позволяющая выбрать, что именно вы хотите очистить в ячейке (все, формат, содержимое, примечания).

Скрытие

Чтобы другие пользователи не могли увидеть часть информации находящейся на листе, можно выполнить скрытие его определенных строк/столбцов. Для этого нужно выделить необходимые строки/столбцы и выполнить команду Скрыть контекстного меню, либо команду Главная>Ячейки>Формат>Скрыть или отобразить> Скрыть строки (столбцы). Заголовки скрытых строк/столбцов не отображаются на экране.

Для отображения скрытых элементов нужно выделить область, включающую их в себя, и выполнить команду контекстного меню Отобразить, либо команду Главная>Ячейки>Формат>Скрыть или отобразить >Отобразить строки (столбцы).

Вопрос 3

При работе с электронными таблицами особое значение имеет формат ячейки. Он индивидуален для каждой ячейки и от него зависит способ обработки данных и их вид. Формат ячейки не отображается на экране, устанавливается отдельно и сохраняется, даже если ячейка пустая.

Для формата ячейка существует специальная команда меню Формат=>Ячейки, либо соответствующая команда контекстного меню. Диалоговое окно Формат ячеек имеет несколько вкладок.

1. Режимы работы табличного процессора

Режим, в котором находится табличный процессор в каждый конкретный момент, отражается в Строке состояния (внизу окна, слева).

1) режим готовности - в Строке состояния появляется индикатор Готово;

2) режим ввода данных - в Строке состояния появляется индикатор Ввод;

3) режим редактирования - индикатор Правка;

4) командный режим - в Строке состояния появляются подсказки;

5) запись макроса - подключение микропрограммы на Visual Basic.

После сохранения рабочей книги можно вводить данные в ячейки электронной таблицы. Ввод данных в ячейки таблицы Excel 2007 осуществляется в три этапа. Первый этап - выделение ячейки. Второй этап - ввод данных с клавиатуры или из буфера обмена. Третий этап - подтверждение ввода данных нажатием клавиши Enter. К данным, которые можно вводить в ячейки рабочих листов, относятся: числа, даты, время, последовательные ряды данных, формулы и символьные данные (текст).

Обычно данные вводятся в ячейки электронных таблиц Excel 2007 в одном из числовых форматов. Если данные введены без учета формата ячейки, то им по умолчанию Excel 2007 присваивает формат - Общий.

Ввод символьных данных или текста

Ввести текст в ячейку можно двумя способами: набрать текст с клавиатуры или вставить с буфера обмена. Текст в ячейке выравнивается по левому краю. Если текст не помещается в ячейку, то он перемещается в следующую ячейку при условии, что она свободна. Чтобы поместить текст только в одной ячейки, необходимо увеличить ширину столбца или разрешить перенос по словам.

Ввод чисел

Числа в ячейке выравниваются по правому краю. Как правило, числа в ячейку вводятся в одном из встроенных форматов.

Ввод длинной последовательности значений или последовательных рядов данных

К операциям ввода длинной последовательности относятся: Автозаполнение и Заполнение ряда. Для применения автозаполнения надо ввести в ячейку первое значение из распознаваемой последовательности и выделить эту ячейку.

Затем подвести указатель мыши к маркеру заполнения (черный квадратик внизу слева выделенной ячейки), нажать левую кнопку мыши и удерживая ее протянуть вдоль строки или столбца, а затем отпустить кнопку мыши. В результате выделенная область заполнится данными. Например, январь, февраль, март, апрель.

Для заполнения ряда надо заполнить два значения ряда, затем выделить их и воспользуясь маркером заполнения расширить ряд.

После заполнения ряда, справа от ряда будет отображаться кнопка "Параметры автозаполнения"

При щелчке на кнопке открывается список команд, которые можно выполнить над ячейками ряда: копирование ячейки; заполнить; заполнить только форматы и заполнить только значения.

Для заполнения ряда арифметической или геометрической прогрессией используется инструмент "Заполнить", который помещен в группе "Редактирование" на вкладке "Главная"

При щелчке на команде "Прогрессия..." откроется окно диалога "Прогрессия".

Установите требуемые параметры (расположение, тип, шаг и предельное значение) на нажмите кнопку ОК.

Редактирование в рабочей книге

К операциям редактирования относятся:

редактирование данных в ячейках;

перемещение и копирование ячеек и блоков ячеек;

вставка и удаление ячеек, строк, столбцов, и листов;

поиск и замена данных.

Для редактирования данных в ячейках необходимо дважды щелкнуть на редактируемой ячейки, и когда в ней будет отображаться курсор, выполнить требуемые операции.

Перемещение и копирование ячеек и блоков ячеек. При перемещении ячейки или блока ячеек надо выделить эту ячейку (блок ячеек) вокруг ее будет отображаться полужирная рамка. Необходимо отметить, что имя выделенной ячейки отображается в поле имени.

Затем подвести указатель мыши к маркеру ячейки и когда изображение указателя изменится с белого крестика на четырех направленную стрелку черного цвета, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, переместить указатель мыши к требуемой ячейке. Для завершения операции надо отпустить кнопку мыши.

Вставка и удаление ячеек, строк и столбцов осуществляется несколькими способами. Первый - выделяем требуемые объекты, а затем щелкаем правой кнопкой мыши на выделенном объекте. Откроется контекстное меню, в котором выбираем операцию: Удалить или Вставить. При выборе операции "Удалить", откроется окно диалога "Удаление ячеек"

В рабочую книгу можно добавить электронные таблицы или удалить их. Вставка и удаление электронных таблиц осуществляется командами из контекстного меню при щелчке правой кнопкой мыши на ярлычке листа. Кроме того, вставить рабочий лист можно щелкнув левой кнопкой на пиктограмме "Вставить лист", которая расположена справа от ярлычков рабочих листов.

Найти и заменить

Рабочий лист может содержать множество строк. Найти и при необходимости заменить данные в ячейках электронной таблицы можно с помощью окна диалога "Найти и заменить". Это окно диалога вызывается командой "Найти и выделить" в группе "Редактирование" на вкладке "Главная".

Вопрос 4

Понятие диапазона. Выделение ячеек и диапазонов. Присвоение имён ячейкам и диапазонам.

Многие команды Excel работают как с отдельными ячейками, так и с их наборами, называемыми диапазонами. Обозначение диапазона состоит из имени (адреса) начальной ячейки, за которым следует двоеточие (:), и имени (адреса) конечной ячейки. Например, обозначение А1:А5 соответствует вертикальному ряду из 5 ячеек.

Ячейка выделяется щелчком мыши или клавишами со стрелками. Для выделения диапазона нужно выделить мышью первую ячейку в диапазоне и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащить указатель мыши по остальным ячейкам диапазона. При этом выделенные ячейки, кроме первой окрасятся в контрастный цвет.

Для выделения несмежных (т.е. несоприкасающихся) диапазонов, нужно выделить один диапазон, как описано выше, а затем при нажатой клавише Ctrl, выделить следующие диапазоны.

Для выделения диапазона с помощью клавиатуры нужно указать клавишами перемещения первую ячейку из диапазона и при нажатой клавише Shift нажимать клавиши со стрелками для выделения оставшихся ячеек диапазона. Для выделения несмежных диапазонов ячеек нужно нажать Shift + F8 (в строке состояния появится индикатор ДОБ) и описанным выше способом выделить новый диапазон.

Для выделения полной строки (столбца) нужно щелкнуть мышью по номеру заголовка строки (букве заголовка столбца). Для выделения строки можно также выделив любую ячейку в данной строке нажать Shif+Spacebar (Пробел), а для выделения столбца - Ctrl+Spacebar (Пробел).

Чтобы выделить весь рабочий лист надо щелкнуть кнопку Выделить все (эта кнопка без надписи расположена в верхнем левом углу листа) или нажать клавиши Ctrl+Ф.

Для того, чтобы выделить диапазон ячеек, который не умещается на экране, необходимо нажать Ctrl+G или щелкнуть поле ввода Имя в строке формул, а затем набрать адрес диапазона, который нужно выделить. Например, чтобы выделить диапазон от R100 до T250, нужно набрать R100:T250.Для отмены выделения достаточно щелкнуть мышью в любой части рабочего листа.

Вопрос 5

Форматирование ячеек и диапазонов.

Форматирование в Excel применяется для облегчения восприятия данных, что играет немаловажную роль в производительности труда.

Назначение формата

Выделите ячейку (диапазон ячеек).

Выберите команду "Формат"-"Ячейки" (Ctrl+1).

В появившемся окне диалога (подробно окно будет рассмотрено позже) введите нужные параметры форматирования.

Нажмите кнопку "Ок"

Форматированная ячейка сохраняет свой формат, пока к ней не будет применен новый формат или не удален старый. При вводе значения в ячейку к нему применяется уже используемый в ячейке формат.

Удаление формата

Выделите ячейку (диапазон ячеек).

Выберите команду "Правка"-"Очистить"-"Форматы".

Для удаления значений в ячейках надо выбрать команду "Все" подменю "Очистить".

Следует учитывать, что при копировании ячейки наряду с ее содержимым копируется и формат ячейки. Таким образом, можно сберечь время, форматируя исходную ячейку до использования команд копирования и вставки.

Форматирование с помощью панелей инструментов

Наиболее часто используемые команды форматирования вынесены на панель инструментов "Форматирование". Чтобы применить формат с помощью кнопки панели инструментов, выделите ячейку или диапазон ячеек и затем нажмите кнопку мышью. Для удаления формата надо нажать кнопку повторно.

Для быстрого копирования форматов из выделенных ячеек в другие ячейки можно использовать кнопку "Формат по образцу" панели "Форматирование".

Форматирование отдельных символов

Форматирование можно применять к отдельным символам текстового значения в ячейке так же, как и ко всей ячейке. Для этого выделите нужные символы и затем в меню "Формат" выберите команду "Ячейки". Установите нужные атрибуты и нажмите кнопку "Ок". Нажмите клавишу Enter, чтобы увидеть результаты своего труда.

Применение автоформата

Автоматические форматы Excel - это заранее определенные сочетания числового формата, шрифта, выравнивания, границ, узора, ширины столбца и высоты строки.

Чтобы использовать автоформат, надо выполнить следующие действия:

Введите нужные данные в таблицу.

Выделите диапазон я



Вопрос 6

Понятие «ссылка» (адресация). Абсолютная и относительная адресация. Смешанная адресация.

1. Понятие адресации.

Одной из самых важных тем при рассмотрении TCP/IP является адресация IP. Адрес IP -- числовой идентификатор , приписанный каждому компьютеру в сети IP и обозначающий местонахождение в сети устройства, которому он приписан. Адрес IP -- это адрес программного, а не аппаратного обеспечения, закодированный в плате компьютера. IP-адрес узла идентифицирует точку доступа модуля IP к сетевому интерфейсу, а не всю машину.

При записи формулы с целью её дальнейшего копирования нужно определить способ автоматического изменения адресов ячеек, входящих в неё. Для этого в ЭТ определены понятия относительной и абсолютной адресации.

Адрес ячейки относителен, если при копировании формулы он автоматически меняется, «подстраиваясь» под новое положение формулы. Например, когда в ячейку В4 вводится формула

=В1+В2,

это означает, что в ней к содержимому ячейки, расположенной тремя ячейками левее, прибавится содержимое ячейки, расположенной двумя ячейками левее. И если скопировать эту формулу в ячейку С4, то формула примет вид

=С1+С2.

Обычно, все адреса в ЭТ заданы относительными.

Абсолютный адрес ячейки при копировании формулы не изменяется. Для его обозначения в ЭТ Excel используется знак $. Например, формула

=$В$1+$В$2

при копировании не изменит адресов (а значит, и содержимого) ячеек, входящих в её состав. Допустимо использование и смешанной адресации: $B1, B$2. Это означает, что при копировании один элемент адреса меняется, а другой - нет.

Смешанная адресация. Символ «$» ставится только там, где он необходим. Например: B$4 или $C2. Тогда при копировании один параметр адреса изменяется, а другой - нет (не изменяется тот параметр, перед которым стоит знак «$»).

Вопрос 7

Вычисления в таблицах. Автозаполнение. Ввод и копирование формул.

Вычисление в таблицах.

Формула - это математическое выражение, которое создается для вычисления результата и которое может зависеть от содержимого других ячеек. Формула в ячейке может содержать данные, ссылки на другие ячейки, а также обозначение действий, которые необходимо выполнить.

Использование ссылок на ячейки позволяет пересчитывать результат по формулам, когда происходят изменения содержимого ячеек, включенных в формулы.

В Excel формулы начинаются со знака =. Скобки ( ) могут использоваться для определения порядка математических операций.

Excel поддерживает следующие операторы:

Арифметические операции:

сложение (+);

умножение (*);

нахождение процента (%);

вычитание (-);

деление (/);

экспонента (^).

Операторы сравнения:

= равно;

< меньше;

> больше;

<= меньше или равно;

>= больше или равно;

<> не равно.

Автосуммирование

Кнопка Автосумма (AutoSum) - ? может использоваться для автоматического создания формулы, которая суммирует область соседних ячеек, находящихся непосредственно слева в данной строке и непосредственно выше в данном столбце.

Выберите ячейку, в которую надо поместить результат суммирования.

Щелкните кнопку Автосумма - ? или нажмите комбинацию клавиш Alt+=. Excel примет решение, какую область включить в диапазон суммирования, и выделит ее пунктирной движущейся рамкой, называемой границей.

Нажмите Enter для принятия области, которую выбрала программа Excel, или выберите с помощью мыши новую область и затем нажмите Enter.

Функция "Автосумма" автоматически трансформируется в случае добавления и удаления ячеек внутри области.

Тиражирование формул при помощи маркера заполнения

Область ячеек (ячейка) может быть размножена при помощи использования маркера заполнения. Как было показано в предыдущем разделе, маркер заполнения представляет собой контрольную точку в правом нижнем углу выделенной ячейки.

Часто бывает необходимо размножать не только данные, но и формулы, содержащие адресные ссылки. Процесс тиражирования формул при помощи маркера заполнения позволяет колировать формулу при одновременном изменении адресных ссылок в формуле.

Выберите ячейку, содержащую формулу для тиражирования.

Перетащите маркер заполнения в нужном направлении. Формула будет размножена во всех ячейках.

Обычно этот процесс используется при копировании формул внутри строк или столбцов, содержащих однотипные данные. При тиражировании формул с помощью маркера заполнения меняются так называемые относительные адреса ячеек в формуле (подробно относительные и абсолютные ссылки будут описаны далее).

Относительные и абсолютные ссылки

Формулы, реализующие вычисления в таблицах, для адресации ячеек используют так называемые ссылки. Ссылка на ячейку может быть относительной или абсолютной.

Использование относительных ссылок аналогично указанию направления движения по улице - "идти три квартала на север, затем два квартала на запад". Следование этим инструкциям из различных начальных мест будет приводить в разные места назначения.

Обычно ссылки на ячейки описываются и используются как относительные (формат записи А1). Когда формула, содержащая эти ссылки, копируется, происходит изменение формулы для поддержания относительности ссылок.

Например, формула, которая суммирует числа в столбце или строке, затем часто копируется для других номеров строк или столбцов. В таких формулах используются относительные.

Абсолютная ссылка на ячейку .иди область ячеек будет всегда ссылаться на один и тот же адрес строки и столбца. При сравнении с направлениями улиц это будет примерно следующее: "Идите на пересечение Арбата и Бульварного кольца". Вне зависимости от места старта это будет приводить к одному и тому же месту. Если формула требует, чтобы адрес ячейки оставался неизменным при копировании, то должна использоваться абсолютная ссылка (формат записи $А$1). Например, когда формула вычисляет доли от общей суммы, ссылка на ячейку, содержащую общую сумму, не должна изменяться при копировании.

Абсолютная ссылка может быть создана только при наборе формулы, перед адресом строки и столбца вводится знак доллара - $.

Для создания абсолютной ссылки удобно использовать клавишу абсолютной ссылки F4, которая осуществляет преобразование относительной ссылки в абсолютную и наоборот.

Знак доллара ($) появится как перед ссылкой на столбец, так и перед ссылкой на строку (например, $С$2), Последовательное нажатие F4 будет добавлять или убирать знак перед номером столбца или строки в ссылке (С$2 или $С2 - так называемые смешанные ссылки).

Имена в формулах

Имена в формулах легче запомнить, чем адреса ячеек, поэтому вместо абсолютных ссылок можно использовать именованные области (одна или несколько ячеек). Необходимо соблюдать следующие правила при создании имен:

· имена могут содержать не более 255 символов;

· имена должны начинаться с буквы и могут содержать любой символ, кроме пробела;

· имена не должны быть похожи на ссылки, такие, как ВЗ, С4;

· имена не должны использовать функции Excel, такие, как СУММ, ЕСЛИ и т. п.

В меню Вставка, Имя существуют две различные команды создания именованных областей: Создать и Присвоить.

Команда Создать позволяет задать (ввести) требуемое имя (только одно), команда Присвоить использует метки, размещенные на рабочем листе, в качестве имен областей (разрешается создавать сразу несколько имен).

Функции в Excel

Более сложные вычисления в таблицах Excel осуществляются с помощью специальных функций (рис. 90). Список категорий функций доступен при выборе команды Функция в меню Вставка (Insert, Function).

Финансовые функции осуществляют такие расчеты, как вычисление суммы платежа по ссуде, величину выплаты прибыли на вложения и др.

Функции Дата и время позволяют работать со значениями даты и времени в формулах. Например, можно использовать в формуле текущую дату, воспользовавшись функцией СЕГОДНЯ.

Математические функции выполняют простые и сложные математические вычисления, например вычисление суммы диапазона ячеек, абсолютной величины числа, округление чисел и др.

Статистические функции позволяют выполнять статистический анализ данных. Например, можно определить среднее значение и дисперсию по выборке и многое другое.

Функции Ссылки и массивы позволяют осуществить поиск данных в списках или таблицах, найти ссылку на ячейку в массиве. Например, для поиска значения в строке таблицы используется функция ГПР.

Функции работы с базами данных можно использовать для выполнения расчетов и для отбора записей по условию.

Текстовые функции предоставляют пользователю возможность обработки текста. Например, можно объединить несколько строк с помощью функции СЦЕПИТЬ.

Логические функции предназначены для проверки одного или нескольких условий. Например, функция ЕСЛИ позволяет определить, выполняется ли указанное условие, и возвращает одно значение, если условие истинно, и другое, если оно ложно.

Функции Проверка свойств и значений предназначены для определения данных, хранимых в ячейке. Эти функции проверяют значения в ячейке по условию и возвращают в зависимости от результата значения ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Для вычислений в таблице с помощью встроенных функций рекомендуется использовать мастер функций. Диалоговое окно мастера функций доступно при выборе команды Функция в меню Вставка или нажатии кнопки, на стандартной панели инструментов. В процессе диалога с мастером требуется задать аргументы выбранной функции, для этого необходимо заполнить поля в диалоговом окне соответствующими значениями или адресами ячеек таблицы.

Автозаполнение

Функция Автозаполнение позволяет заполнять данными область ячеек по определенным правилам. Excel осуществляет поиск правила заполнения введенных данных для того, чтобы определить значения пустых ячеек. Если вводится одно начальное значение образца заполнения, то выделяется одна ячейка, если список с интервалом изменения данных, то необходимо выделить две ячейки, заполненные соответствующими данными.

Ввод и копирование формул

Перемещение формулы

Выделите ячейку с формулой, которую необходимо перенести.

На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вырезать.

Формулы можно скопировать и путем перетаскивания границы выделенной ячейки в левую верхнюю ячейку области вставки. Все имеющиеся данные будут заменены.

...