Размещено на http://www.allbest.ru/

1

Министерство образования и науки Российской Федерации

ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра «Автомобильный транспорт»

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Выполнил студент группы АСз-10-1

Р.В Иванов

Нормоконтроль - Г.Г. Гришин

Иркутск 2014

СОДЕРЖАНИЕ

• ВВЕДЕНИЕ
• 1 Постановка задачи
• 2 Разработка базы данных
• 2.1 Таблицы
• 2.2 Организация связей в базе данных
• 2.3 Запросы
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ВВЕДЕНИЕ

База данных -- это совокупность записей различного типа, содержащая перекрестные ссылки.

Записи одного типа внутри базы данных хранятся в таблицах.

Файл -- это совокупность записей одного типа, в котором перекрестные ссылки отсутствуют.

Более того, в определении вообще нет упоминания о компьютерной архитектуре. Дело в том, что, хотя в большинстве случаев база данных действительно представляет собой один или (чаще) несколько файлов, физическая их организация существенно отличается от логической. Таблицы могут храниться как в отдельных файлах, так и все вместе. И наоборот, для хранения одной таблицы иногда используются несколько файлов. Для поддержки перекрестных ссылок и быстрого поиска обычно выделяются дополнительные специальные файлы.

В ряде случаев базы данных реализуются вообще без привлечения файловой системы. Это связано как с ее ограничениями (в ряде операционных систем размер файла не может превышать 2 Гигабайта), так и с необходимостью обеспечить максимально быструю работу с жестким диском. Например, некоторые системы работают с носителями, подвергнутыми простейшему форматированию, несовместимому со стандартами DOS или Windows и предназначенному исключительно для упрощения процесса доступа к данным. Есть программы, обрабатывающие данные на специализированных дисковых носителях RAID и множестве других периферийных устройств, назначение которых только одно: повысить скорость доступа к большим объемам сведений.

Поэтому при работе с базами данных обычно применяются понятия более высокого логического уровня: запись и таблица, без углубления в подробности их физической структуры.

Таким образом, сама по себе база данных -- это только набор таблиц с перекрестными ссылками. Чтобы универсальным способом извлекать из нее группы записей, обрабатывать их, изменять и удалять, требуются специальные программы, которые называются системами управления базами данных или сокращенно СУБД.

Функциональные возможности разных СУБД лежи в весьма широком диапазоне. В некоторые комплексы встроены специализированные языки программирования и даже целые системы визуальной разработки, генераторы сложных отчетов, аналитические модули. Они способны поддерживать одновременную работу с данными десятков тысяч пользователей. Другие СУБД обладают только базовым набором возможностей (хранение данных в таблицах и выполнение запросов). При их использовании разработчикам приходится самостоятельно программировать работу по созданию отчетов, удобному просмотру и редактированию содержимого базы данных и так далее. В зависимости от предоставляемых ими средств СУБД обычно сильно различаются по цене.

Данная курсовая работа выполняется в приложении Microsoft Access, которое входит в прикладной пакет MS Office 2000, на примере создания базы данных "Микросхемы памяти". Созданная программа обладает рядом достоинств и особенностей. Вот лишь часть из них:

1 Полная автоматизация всех расчётов

2 Простой и быстрый способ ввода или удаления наименования микросхемы

3 Удобный дизайн программы с понятным интерфейсом и оригинальными кнопоч-ными формами

4 Возможность просмотра или вывода на печать отчётов, наглядно демонстрирующих информацию по основным запросам

5 Наличие подробного описания предназначения и работы программы.

Представленная база данных, имеющая условное наименование «Продажа грузовых автомобилей», предназначена для работников по продаже автомобилей, чтобы они могли с её помощью автоматизировать процесс продажи автомобилей.

база данные access

1 Постановка задачи

Разработать базу данных для предметной области «Фирмы продажи грузовых автомобилей».

2 Разработка базы данных

Исходя из условий задания необходимо создать :

1. Количество таблиц в базе данных, не менее - 8

2. Количество запросов в базе данных, не менее - 4

3. Количество полей в запросе базы данных - 8

4. Количество строк в базе данных, не менее - 50

2.1 Таблицы

Таблицы -- основной объект Access. Список таблиц, составляющих базу данных приложения, появляется в окне базы данных при первом открытии приложения. Кроме этого, Access создает системные таблицы, в которых хранится информация обо всех объектах приложения, и эти таблицы при необходимости также могут отображаться в окне базы данных.

В Microsoft Access 2007 существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы (Datasheet View), режим Конструктора (Design View), режим Сводной таблицы (PivotTable View) и режим Сводной диаграммы (PivotChart View).

В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства. В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления. Существует также дополнительный режим -- режим Предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.

Для быстрого перехода из одного режима в другой служит кнопка Вид (View) на панелях инструментов Таблица в режиме таблицы (Table Datasheet), Конструктор таблиц (Table Design), Сводная таблица (PivotTable) и Сводная диаграмма (PivotChart). Чтобы перейти из режима в режим, достаточно нажать эту кнопку.

Открыть таблицу в режиме Таблицы можно несколькими способами:

Ш дважды щелкнуть мышью на имени таблицы в списке таблиц в окне базы данных;

Ш выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Открыть (Open) в верхней части окна базы данных;

Ш щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Открыть (Open).

В любом случае на экране появится окно с содержимым таблицы.

В верхней части таблицы располагаются имена полей (ячеек, находящихся в одном столбце таблицы), ниже следуют записи (строки таблицы), в которые вносятся данные. Одна запись всегда является текущей, и рядом с ней расположен указатель текущей записи (стрелка в поле выделения в левой части окна). В нижней части окна расположены кнопки навигации, позволяющие перемещать указатель текущей записи по таблице (на первую запись, на предыдущую запись, на следующую запись, на последнюю запись). Там же находятся поле номера текущей записи, кнопка создания новой записи и указатель общего количества записей в таблице. Для создания новой записи также служит последняя строка таблицы, отмеченная в поле выделения звездочкой.

Горизонтальная полоса прокрутки полей таблицы позволяет увидеть те поля таблицы, которые не поместились в окно таблицы. Аналогично вертикальная полоса прокрутки записей таблицы позволяет увидеть записи, находящиеся за пределами окна.

Открыть таблицу в режиме Конструктора можно одним из двух следующих способов:

выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Конструктор (Design) в верхней части окна базы данных;

щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Конструктор (Design).

После выполнения указанных действий на экране появится окно таблицы в режиме Конструктора, а также панель инструментов Конструктор таблиц (Table Design).

Окно таблицы в режиме Конструктора состоит из двух панелей.

Верхняя панель содержит таблицу из трех столбцов: Имя поля (Field Name), Тип данных (Data Type) и Описание (Description). В столбце Имя поля (Field Name) содержатся имена полей таблицы, в столбце Тип данных (Data Type) указывается тип данных для каждого поля. Заполнение двух первых столбцов является обязательным.

На нижней панели располагаются две вкладки свойств полей: Общие (General) и Подстановка (Lookup), а также область контекстной справки.

Ключевое поле таблицы помечается специальным значком -- ключик в поле выделения в левой части окна. Чтобы выделить поле, достаточно просто щелкнуть мышью по строке, в которой описывается данное поле. При этом в нижней части окна будут показаны параметры именно для этого поля. Перемещаться между столбцами в верхней панели окна можно с помощью клавиши <Таb>, а для перемещения по списку полей вверх и вниз пользуйтесь клавишами со стрелками. С помощью клавиши <F6> можно перемещаться между панелями.

База данных «Продажа грузовых автомобилей» состоит из 8 таблиц.

1 «Продажа грузовых автомобилей» содержит информацию обо всех автомобилях автомагазина. В режиме конструктора таблица представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Таблица "Автомобили"

Поле «Код автомобиля» является ключевым, в поле «Марка» выбираются данные из таблицы «Марки_авто», поле «Тип двигателя» является полем со списком (бензиновый либо дизельный, по умолчанию вводится бензиновый), «объем двигателя» является полем со списком поле «коробка» является полем со списком (автомат либо механика, по умолчанию вводится автомат), в поле «Цвет» выбираются данные из таблицы «Цвет_авто», в поле «Дата_прихода» по умолчанию выставляется текущая дата.

2 «Должности» содержит информацию и имеющихся должностях и окладах. В режиме конструктора таблица представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 - Таблица "Должности"

Поле «Должность_сотрудника» является ключевым.

3 «Клиенты» содержит информацию о клиентах. В режиме конструктора таблица представлена на рисунке 3.

Рисунок 3 - Таблица "Клиенты"

Поле «№_Клиента» является ключевым.

4 «Марки_авто» содержит информацию о марках автомобилях по производителям. В режиме конструктора таблица представлена на рисунке 4.

Рисунок 4 - Таблица "Марки_авто"

Поле «Марка» является ключевым, в поле «Название производителя» выбираются данные из таблицы «Производители».

5 «Продажа Авто» содержит информацию о совершенных сделкам по продаже автомобилей. В режиме конструктора таблица представлена на рисунке 5.

Рисунок 5 - Таблица "Продажа Авто"

Поле «№_сделки» является ключевым, в поле «Код автомобиля» выбираются данные из таблицы «Автомобили», в поле «№_клиента» выбираются данные из таблицы «Клиенты», в поле «Код_сотрудника» выбираются данные из таблицы «Сотрудники».

6 «Производители» содержит информацию о производителях и стране производителя. В режиме конструктора таблица представлена на рисунке 6.

Рисунок 6 - Таблица "Производители"

Поле «Название_производителя» является ключевым.

7 «Сотрудники» содержит информацию о сотрудниках. В режиме конструктора таблица представлена на рисунке 7.

Рисунок 7 - Таблица "Сотрудники"

Поле «Код_сотрудника» является ключевым, в поле «Должность_сотрудника» выбираются данные из таблицы «Должности».

8 «Цвет_авто» содержит информацию о возможных цветах автомобилей. В режиме конструктора таблица представлена на рисунке 8.

Рисунок 8 - Таблица "Цвет_авто"

Поле «Краска» является ключевым.

Выше неоднократно упоминалось понятие ключевого поля. Ключевое поле -- это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

2.2 Организация связей в базе данных

Для того чтобы было удобно просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется схема данных (Relationships).

Структура представленных таблиц с наличием ключевым полей обеспечивает целостность, непротиворечивость и не избыточность данных. Эти таблицы связаны между собой, схема данных приведена на рисунке 9.

Рисунок 9 - Схема данных

Одним из семи стандартных объектов Microsoft Access является запрос. Запросы используются для просмотра, анализа и изменения данных в одной или нескольких таблицах. Например, можно использовать запрос для отображения данных из одной или нескольких таблиц и отсортировать их в определенном порядке, выполнить вычисления над группой записей, осуществить выборку из таблицы по определенным условиям. Запросы могут служить источником данных для форм и отчетов Microsoft Access. Сам запрос не содержит данных, но позволяет выбирать данные из таблиц и выполнять над ними ряд операций. В Microsoft Access существует несколько видов запросов: запросы к серверу, которые используются для выборки данных с сервера; запросы на автоподстановку, автоматически заполняющие поля для новой записи; запросы на выборку, выполняющие выборку данных из таблиц; запросы на изменение, которые дают возможность модифицировать данные в таблицах (в том числе удалять, обновлять и добавлять записи); запросы на создание таблицы, создающие новую таблицу на основе данных одной или нескольких существующих таблиц, а также другие типы запросов.

В базе данных «Продажа грузовых автомобилей» содержится 4 запроса.

1 «Автомобили по рабочему объему» является простым запросом на выборку. Выводит информацию о том, сколько автомобилей каждого рабочего объема имеется в магазине. Строится на основе всех восьми таблиц. В режиме конструктора запрос выглядит следующим образом (см.
рисунок 10).

Рисунок 10 - Запрос "Авто по производителям"

В режиме SQL:

SELECT DISTINCTROW Марки_авто.Название_производителя, Count(*) AS [Count - Автомобили]

FROM Марки_авто INNER JOIN Автомобили ON Марки_авто.Марка = Автомобили.Марка

GROUP BY Марки_авто.Название_производителя;

2 «Остаток автомобилей» является простым запросом на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице. Отбирает автомобили, которые не проданы. Строится на основе трех таблиц: «Марки_авто», «Автомобили», «Продажа Авто». Из таблицы «Автомобили» выбираются записи которых нет в подчиненной таблице «Продажа Авто». В режиме конструктора выглядит следующим образом (см. рисунок 11)

Рисунок 11 - Запрос "Остаток автомобилей"

В режиме SQL:

SELECT Автомобили.Код_Автомобиля, Марки_авто.Название_производителя, Автомобили.Марка, Автомобили.Год_выпуска, Автомобили.[Объем двигателя], Автомобили.Цена, Автомобили.[Тип двигателя], Автомобили.Коробка, Автомобили.Цвет, Автомобили.Дата_прихода, Автомобили.№_ПТС

FROM Марки_авто INNER JOIN (Автомобили LEFT JOIN [Продажа Авто] ON Автомобили.Код_Автомобиля = [Продажа Авто].Код_Автомобиля) ON Марки_авто.Марка = Автомобили.Марка

WHERE ((([Продажа Авто].Код_Автомобиля) Is Null))

ORDER BY Автомобили.Код_Автомобиля;

3 «Проданые автомобили» Является запросом на выборку с параметрами. Выводит подробную информацию по проданным автомобилям. В качестве параметров запрашиваются: «Фамилия сотрудника», продавшего автомобиль (если не указана, то выводится по всем сотрудникам); «Начальная дата» (если не указана, то дата = 01.01.1900); «Конечная дата» (если не указана, то дата = 01.01.3000). Строится на основе всех восьми таблиц. В режиме конструктора выглядит следующим образом (см. рисунок 12).

Рисунок 12 - Запрос "Проданые автомобили"

В режиме SQL:

SELECT [Продажа Авто].№_сделки, Автомобили.Код_Автомобиля, Производители.Название_производителя, Марки_авто.Марка, Автомобили.Год_выпуска, Автомобили.№_ПТС, Цвет_авто.Цвет_для_документов, Автомобили.Цена, Должности.Должность_сотрудника, Сотрудники.Фамилия_сотрудника, Клиенты.Фамилия_клиента, [Продажа Авто].Дата_сделки

FROM Цвет_авто INNER JOIN ((Должности INNER JOIN Сотрудники ON Должности.Должность_сотрудника = Сотрудники.Должность_сотрудника) INNER JOIN (Производители INNER JOIN (Марки_авто INNER JOIN (Клиенты INNER JOIN (Автомобили INNER JOIN [Продажа Авто] ON Автомобили.Код_Автомобиля = [Продажа Авто].Код_Автомобиля) ON Клиенты.№_Клиента = [Продажа Авто].№_клиента) ON Марки_авто.Марка = Автомобили.Марка) ON Производители.Название_производителя = Марки_авто.Название_производителя) ON Сотрудники.Код_сотрудника = [Продажа Авто].Код_сотрудника) ON Цвет_авто.Краска = Автомобили.Цвет

WHERE (((Сотрудники.Фамилия_сотрудника) Like "*" & [Фамилия сотрудника] & "*") AND (([Продажа Авто].Дата_сделки) Is Not Null And ([Продажа Авто].Дата_сделки) Between nz([НачальнаяДата],#1/1/1900#) And nz([КонечнаяДата],#1/1/3000#))).

4 «Суммарные продажи сотрудников» подсчитывает общую сумму всех совершенных сделок для каждого сотрудника. Строится на основе таблиц «Сотрудники», «Продажа Авто» и запроса «Проданые автомобили». Так, как запрос связан с запросом «Проданые автомобили», то он также является запросом на выборку с параметрами. Параметры запрашиваются те же, что и в запросе «Проданые автомобили». В режиме конструктора выглядит следующим образом (см. рисунок 13).

Рисунок 13 - Запрос "Суммарные продажи сотрудников"

В режиме SQL:

SELECT DISTINCTROW Сотрудники.Фамилия_сотрудника, Sum([Проданые автомобили].Цена) AS [Sum - Цена]

FROM Сотрудники INNER JOIN ([Проданые автомобили] INNER JOIN [Продажа Авто] ON [Проданые автомобили].№_сделки = [Продажа Авто].№_сделки) ON Сотрудники.Код_сотрудника = [Продажа Авто].Код_сотрудника

GROUP BY Сотрудники.Фамилия_сотрудника;

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Автоматизированная работа с базами данных очень удобна. Такая база имеет много функций и возможностей, она понятна и проста в обращении.

Цель и задачи, поставленные в работе, выполнены - создана база данных «Продажа грузовых автомобилей». Была изучена сфера деятельности компании, собрана необходимая информация. В работе были составлены таблицы и запросы на основе данных компании.

Данная база должна работать с оперативными данными, накопление этих данных позволит проводить анализ деятельности предприятия за любой период времени. Это является одной из задач внедрения системы.

Назначение данной базы данных состоит в регистрации товара, сотрудников, клиентов. Есть возможность корректировки, хранения и обработки информации с целью поиска и выдачи ответов на стандартные запросы пользователей.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Официальный сайт Microsoft Office - http://office.microsoft.com/ru-ru/CTT=97.

2. В. Е. Кошелев Access 2003. Практическое руководство/ В. Е. Кошелев. - М.: Издво: Бином-Пресс, 2008г. - 464 с.

3. А. В. Голышева, И. А. Клеандрова, Р. Г. Прокди Access 2007 без воды. Все, что нужно для уверенной работы / А. В. Голышева, И. А. Клеандрова, Р. Г. Прокди. - М.: Наука и техника, 2008. - 192 с.

5. Электронная библиотека: http://ru.wikipedia.org.

6. Информатика. Учебное пособие под редакцией В.Г. Кирия. - Иркутск: ИрГТУ, 1998г.

7. Татарников А.Н. Офисные технологии: электронные таблицы и основы баз данных: учебное пособие.- Томск, 2005.

Размещено на Allbest.ru