Разработка элементов информационной системы мини-отеля

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Анализ предметной области

1.1 История развития гостиничного бизнеса

1.2 Перспективы развития мини-отелей в Санкт-Петербурге

1.3 Характеристика предприятия

1.4 Организационно-правовая и производственная деятельность отеля

1.5 Информационные потоки отеля

2. Разработка структуры информационной системы отеля

2.1 Внешняя организация отеля «RA»

2.2 Внутренняя структура отеля

2.3 Архитектура АСУ отелем «RA»

3. Выбор и обоснование средств разработки и аппаратных средств

3.1 Выбор и обоснование средств проектирования

3.2 Проектирование базы данных

4. Разработка информационной системы

4.1 Разработка реляционной модели

4.2 Разработка интерфейса программы

5. Оценка финансовых показателей разработки

5.1 Экономические аспекты внедрения ИС

5.2 Назначение ресурсов

5.3 Отчисления в фонды социального страхования и обеспечения

5.4 Амортизационные отчисления

5.5 Итоговая оценка затрат

6. Безопасность и санитарно-гигиенические условия труда на рабочем месте пользователя ПЭВМ

6.1 Характеристика санитарно-гигиенических условий труда

6.2 Требования к освещению помещений и рабочих мест

6.3 Требования к шуму и вибрации

6.4 Воздухообмен и наличие вентиляции

6.5 Электрическая безопасность

6.6 Пожарная безопасность (ССБТ Гост 12.1.033-81)

6.7 Организация рабочих мест пользователей ПЭВМ

6.7 Защита от электромагнитных излучений

6.8 Организации труда и отдыха в течение рабочего дня

Заключение

Список использованных источников

Список сокращений

Введение

С каждым годом растет число желающих приехать по работе или отдохнуть в Северную столицу нашей Родины. В связи с тяжелой экономической ситуацией в нашей стране в последние годы, не каждый турист или сотрудник в командировке может себе позволить снять квартиру, или жить в гостинице премиум класса. Но приехать хочется или просто нужно. У каждого свои причины, но хочется остановиться не в просто дешевом отеле, но и хорошего качества. И такой отель есть. Но число посетителей большое, а сотрудника всего два. Приходится заполнять бумажную волокиту, а это занимает время. Поэтому администрацией отеля было принято решения разработать базу данных. Она в свою очередь должна отвечать требованиям, простотой в использовании и легкостью, чтобы не тормозить работу компьютера.

Эффективность функционирования предприятия или организации любой отрасли и сферы деятельности напрямую зависит от скорости, точности и своевременности обмена данными как внутри этого предприятия между его составляющими частями, так и вне его, то есть взаимодействие и обмен данными этой организации с другими. И чем больше, масштабнее предприятие, тем серьезнее перед его управляющими встает проблема организации и контроля потоков огромного количества информации предприятия.

Для качественного решения таких проблем на предприятиях используются автоматизированные системы управления (АСУ).

Автоматизированная система управления - это человеко-машинная система, обеспечивающая автоматизированный сбор и обработку информации, необходимой для оптимизации управления в различных сферах человеческой деятельности.

В данном дипломном проекте проводится подробный анализ разрабатываемой информационной системы отеля для последующей ее реализации.

Задачей проекта является организация системы регистрации посетителей по приезду/отъезду, быстрый подбор подходящего номера, расчет стоимости проживания, организация и проведения качественного обслуживания.

Актуальность темы работы обоснована тем, что сама сфера деятельности, в которой реализуется данный проект, ориентирована на широкой круг потенциальных постояльцев. Так как целью является оказание качественных гостиничных услуг в максимально доступной ценовой категории, реализация механизмов позволяющих предельно сократить издержки, особо важна. В условиях ограниченности персонала, создания многофункциональной базы данных является эффективным элементом повышения производительности труда и уменьшения времени затрачиваемого на проведение операций.

Объектом исследования является мини-отель «RA»

Целью работы является разработка элементов информационной системы мини-отеля, являющегося одновременно объектом исследования. Предмет исследования - автоматизация существующих информационных потоков.

Практическая ценность определяется разработанной структурой информационной системы, которая может быть доведена до практического применения в отеле.

гостиничный информационный финансовый

1. Анализ предметной области

1.1 История развития гостиничного бизнеса

Понятие гостеприимство появилось еще на заре человеческой цивилизации. Веками совершенствуясь и обретая новые функции, понятие гостеприимство дошло и до наших дней, превратившись в сильную и значительную отрасль, приносящую существенный доход, как владельцам, так и государству. Сегодня гостиничный бизнес не только способствует экономическому росту отдельных государств, но и играет важную роль в улучшении быта людей, становящихся все более мобильными в условиях глобализации. Россия в этом процессе не исключение. В последнее десятилетие отечественный рынок туристских услуг и, соответственно, индустрия гостеприимства развиваются быстрыми темпами, особенно в крупных промышленных и финансовых центрах страны, однако, надо отметить, значимость этого сегмента для отечественной экономики в целом пока существенно ниже, чем это имеет место в развитых странах.

Само понятие "гостиница" происходит от латинского эквивалента этому слову "hostеl", а также англо-саксонского "hospitality", что значит гостеприимство (от старофранцузского «хоспис», что значит странно-приемный дом). Позднее данное название модернизировалось уже в более привычное нам, имеющее французские корни - "hotel".

А началось все с появления первых прообразов гостиниц, как и самой профессии по обслуживанию людей, останавливающихся на ночлег, уходит своими корнями в далекое прошлое. Гостиные дома располагались в городах и на дорогах, ведущих из одних стран в другие. Помимо путешественников услугами гостиных домов пользовались гонцы, курьеры, правительственные служащие. Здесь людям предоставляли ночлег, убежище, пищу, там же кормили и меняли лошадей. В средние века в Европе постоялые дворы начинали создаваться при монастырях. Церковь обязывала организовывать “госпиции” для путешественников, паломников, священников, путешествующих по святым местам. Со временем из бесплатного приюта они становятся предприятиями, рассчитанными на получение дохода.

Прообразы гостиниц имелись и на Ближнем Востоке, и в Средней Азии, и в Закавказье. Купцы с караванами товаров путешествовали по пустыням и предгорьям. Ночевали они обычно в шатрах, но иногда останавливались в караван-сараях - своеобразных гостиничных комплексах, включавших в себя загон для верблюдов и помещения для ночлега людей, окруженные крепостной стеной.

В XVIII-XIX вв. с ростом экономических и политических связей между государствами начинается бурное развитие гостиничного хозяйства, особенно в городах Европы. Гостиничное дело превращается в важную отрасль, приносящую большую прибыль. Развитие предприятий гостеприимства XIX в. связано с развитием туризма. На морских побережьях, возле источников с минеральной водой, в живописных местах развертывается строительство крупных и мелких гостиниц. Постепенно совершенствуется их техническое оборудование, создаются комфортабельные условия для гостей, меняются формы и методы обслуживания. В этой области экономики возникают компании, акционерные общества, корпорации и синдикаты. Такие крупные объединения стали руководить гостиничным хозяйством своих стран, а также строить гостиницы в других государствах. В Лондоне создается синдикат гостиниц, во Франции - “Союз хозяев гостиниц”. Эти организации частных владельцев устанавливали цены на номера, готовили кадры гостиничных работников, способствовали развитию туризма. В 1906 г. был создан “Международный союз владельцев гостиниц”, объединивший владельцев 1700 гостиниц в различных странах мира. В крупных европейских городах гостиницы начинают использовать и для других целей. В них устраивают казино, проводят пресс-конференции, приемы.

Бурное развитие гостиничного хозяйства продолжалось в XX в. Этому способствовало резкое качественное и количественное увеличение автомобильного, авиационного и железнодорожного транспорта, оживление торговых, культурных, научно-технических и спортивных контактов между государствами. Туризм и возрастающая с каждым годом гостиничная база превратились в “индустрию услуг”, которая в сочетании с “индустрией развлечений” стала источником крупных доходов, получения прибыли. Современная “индустрия гостеприимства” включает в себя отели, рестораны, бары, курорты, игорные дома, казино, оздоровительные комплексы.

На Руси постоялые дворы, предшественники первых гостиниц, появляются в XII -XIII вв. В них отдыхали и меняли лошадей. Эти постоялые дворы - “ямы”, как их называли, располагались один от другого на расстоянии конного перехода. В XV в. создаются многочисленные почтовые станции, которыми ведает Ямской приказ. По велению Ямского приказа открывались новые станции, ему же подчинялись и ямщики. В это же время строятся многочисленные гостиные и постоялые дворы. В гостиных дворах не только торговали, в них жили и совершали коммерческие операции.

В связи с ростом промышленного производства и расширением торговых связей в XVIII -XIX вв. растет население городов, открываются новые гостиницы. В 1818 г. в Москве функционирует 7 гостиниц. В Петербурге в 1900 г. насчитывалось уже 325 гостиниц. В 1910 г. в России было 4685 гостиниц, не считая постоялых дворов и трактиров с номерами. Все они принадлежали частным лицам и были чисто коммерческими предприятиями.

После Октябрьской революции декретом Советского правительства все гостиницы были национализированы, гостиничное хозяйство подверглось коренной перестройке.

К 1940 г. гостиницы были построены в 669 городах. В годы Великой Отечественной войны был нанесен огромный ущерб всему народному хозяйству, в том числе и гостиничному. В послевоенные годы развернулись большие работы по восстановлению, реконструкции и строительству новых гостиниц. Уже к 1960 г. в 1364 городах Советского Союза гостей обслуживали в 1476 гостиницах.

Дальнейший рост материальной и технической гостиничной базы в стране определили следующие факторы: развитие существующих городов и появление новых; рост промышленности, науки, культуры и искусства; увеличение материального благосостояния людей. Все это создало предпосылки для развития внутреннего туризма, обмена делегациями, увеличения числа командированных и отпускников.

В 1980 г., в канун московской Олимпиады, гостиничное хозяйство СССР насчитывало 7000 гостиниц общей вместимостью 700 тыс. мест. Было построено много крупных, комфортабельных гостиниц.

Достигнув определенных высот и занимая одну из важных ролей в экономике и повседневной жизни людей, гостиничный бизнес не стоит на месте. Ежегодно открываются новые отели, идет реконструкция старых, обновляются номера, совершенствуются стандарты обслуживания. По данным Федеральной службы государственной статистики на конец 2008 года в Санкт-Петербурге насчитывалось 110 гостиниц, в то время как в 2005 году эта цифра равнялась 72 объектам. Количество мини-гостиниц на конец 2007 года по данным Центра развития малых отелей составило 500 объектов, тогда как в 2003 году их было всего 25. Эти цифры довольно красноречиво говорят о том, что рынок гостиничных услуг продолжает развиваться и причем довольно активно. Мировой экономический кризис немного притормозил строительство многих крупных сетевых объектов в крупных городах России. Но, по мнению многих отельеров, это дает мини-отелям шанс использовать свой потенциал. Поэтому в ближайшие годы прогнозируется рост мини-отелей в городах России и увеличение роли этого типа гостиничных предприятий в гостиничной отрасли.



1.2 Перспективы развития мини-отелей в Санкт-Петербурге

По данным Федеральной Службы Государственной Статистики на конец 2009 года в Санкт-Петербурге насчитывалось 110 гостиниц, в то время как в 2005 году эта цифра равнялась 72 объектам. Количество мини-гостиниц на конец 2007 года по данным Центра развития малых гостиниц составило 500 объектов, тогда как в 2003 году их было всего 25. Активный рост числа малых отелей связывают в первую очередь с празднованием трехсотлетия Санкт-Петербурга в 2003 году, когда особо остро чувствовался недостаток номерного фонда, а так же с последующим ростом активности въездного туризма в 2004 году. Быстрое развитие гостиниц, рост числа мини-отелей за прошедшие годы привел к тому, что почти тридцать процентов всех средств размещения в нашем городе сегодня приходится на малые отели. Такие цифры говорят о признании малых отелей как конкурентоспособной единицы на рынке гостиниц Петербурга.

Последние годы, помимо значительного роста малых гостиниц, на рынок Санкт-Петербурга вышли такие крупные гостиничные представители мировых цепей, как Sokos, Mariott. Novotel, Reval, Holiday Inn и многие другие. Часть объектов уже завершено, но часть до сих пор находится в стадии строительства и будет сдано в ближайшие годы. Но, не смотря на столь бурный рост числа гостиничных предприятий, Санкт-Петербург до сих пор испытывает недостаток в номерном фонде, что особо заметно в период высокого сезона. Остро ощущается недостаток номеров среднего и эконом класса. Именно поэтому Санкт-Петербург по-прежнему остается привлекательным для инвесторов, готовых вложить средства как в строительство крупных гостиничных объектов, так и малых отелей.

Появление больших сетевых отелей сильно изменило ситуацию на гостиничном рынке Петербурга. Как когда-то быстро возросшее количество мини-отелей потеснило рынок посуточной аренды квартир, так теперь крупные гостиничные сети создают серьезную угрозу для рынка малых отелей. Ведь большинство работающих сегодня мини-гостиниц относятся к категории бизнес-отелей, а новые гостиничные объекты, построенные в Петербурге, также стремятся занять эту нишу. И теперь перед многими малыми отелями стоит серьезный вопрос о выживании в условиях возросшей конкуренции, усугубившейся и спадом потока туристов в результате тяжелой экономической ситуации в мире.

Но эксперты прогнозируют, что, не смотря на появление крупных мировых лидеров в области гостеприимства в Петербурге, рост мини-отелей продолжится, хотя уже и не так стремительно. Прогнозируется, что продажа гостиничного бизнеса для некоторых владельцев станет единственным выходом из обострившейся конкурентной борьбы, но в большинстве своем рынок малых отелей ожидает радужное будущее. Существуют различные стратегии развития гостиницы, как отдельного объекта, так и стратегии развития всего рынка малых отелей. Инвестировать в гостиничный бизнес по-прежнему выгодно. При грамотном управлении малый отель способен не только в значительно более короткий срок, чем крупный гостиничный комплекс, окупить себя, но и начать приносить прибыль уже через четыре пять лет.

Но, планируя открыть мини-отель, нужно понимать, что сегодня малые отели претерпели сильные изменения по сравнению с аналогичными отелями, открывавшимися пять лет назад. Формат мини-отеля изменился, превратившись в уменьшенную копию крупной гостиницы. Гость стал более требователен и желает получать не только комфортное размещение, но и ряд дополнительных услуг, таких как экскурсионное обслуживание, трансферы, и др. И здесь уже перед владельцем встает серьезный вопрос, как предоставить все необходимое гостю, при этом уложившись в бюджет, доступный мини-отелю.



1.3 Характеристика предприятия

Объектом исследования является отель сети мини-отелей «РА». Отель представляет собой трех этажное здание способное вместить более 40 гостей. Достоинством отеля является гостеприимный персонал, спокойная атмосфера, выгодное месторасположение, возможность заранее и бесплатно забронировать номер на желаемый период, так же предлагаются различные дополнительные услуги.

В отеле работают 3 администратора, 3 помощника администратора, 3 горничных и 1 техник.

Основной концепцией реализованной в данной сети отелей является возможность для гостей проживание в центральной части города в уютной домашней атмосфере по доступной цене.

Деятельность данного предприятия служит достижению одной, но бесспорно важнейшей цели - повышению эффективности работы, а именно: повышение качества предоставляемых услуг, расширение спектра дополнительных услуг, качества автоматизации и увеличения доходности для покрытия материальных затрат.

Управленческая структура отеля «РА» состоит из: генерального директора, исполнительного директора, службы по работе с персоналом; бухгалтера, юриста. Два менеджера по бронированию консультируют клиентов по интересующим вопросам и помогают выбрать номер для бронирования. Кроме вышеперечисленных персон работает инженер, который отвечает за ИС всей сети отелей

Таким образом, объектом исследования выступает реально существующее учреждение в сфере туристических услуг.



1.4 Организационно-правовая и производственная деятельность отеля

Отель «РА» частное учреждение осуществляющее свою деятельность в сфере услуг. Данная сеть отелей является полностью частным проектом основанным на частных инвестициях. Индивидуальным предпринимателем является Соловьев который осуществляет свою деятельность на основании закона Гражданского кодекса Российской Федерации. Соловьев А.П. является так же ответственным лицом в вопросах касающихся организации санитарной и пожарной безопасности и несет полную налоговую ответственность установленную ГК РФ для Индивидуальных предпринимателей ведущих коммерческую деятельность. В учреждении используется наемный труд согласно трудовому кодексу РФ. Правовым актом, регулирующим социально-трудовые отношения в сети мини-отелей «РА» является Коллективный Договор, утвержденный общим собранием коллектива и зарегистрированным в Управлении труда и соц. защиты населения. Предметом настоящего договора являются взаимные обязательства между работодателем и работниками по вопросам, включающим условия труда, в том числе социальные выплаты и гарантии, оплату труда, режим труда и отдыха, социальное и жилищно-бытовое обслуживание, а также гарантии и льготы, предоставляемые работодателем работникам учреждения, условия и охрана труда. В настоящем Договоре воспроизводятся положения законодательства о труде, имеющие существенное значение для работников учреждения. Это основные правовые аспекты организации деятельности учреждения.

Отличительным моментом данного проекта является: предоставление недорогого и уютного пребывания гостей города и иностранных граждан. Среди других многочисленных учреждений предоставляющих схожие услуги сеть отелей «РА» выделяет сочетание удобного расположения в центральной части города, максимально уютную домашнюю атмосферу, достойный уровень сервиса по приемлемой цене. Вышеперечисленных преимуществ сети мини-отелей «РА» удалось добиться за счет следующих факторов:

* Низкая стоимость услуг данной сети достигнута в первую очередь за счет того, что недвижимость использующаяся в организации деятельности учреждения является не специально отстроенное здание и не арендованная площадь, а выкупленные и полностью реконструированные коммунальные квартиры старого фонта в центральной части Санкт-Петербурга. Во вторых сервис отеля включает основные максимально востребованные услуги.

* Достойный уровень сервиса обеспечивается путем того, что сотрудниками отеля являются исключительно квалифицированные специалисты, т.к. сеть отелей обслуживается небольшим количеством персонала, руководство учреждения уделило особое внимание подбору и обучению персонала.

* В организации жилого пространства постояльцев используются только профессиональные для данной сферы дизайнерские решения. Материалы и предметы интерьера подобраны для организации максимально: экологичной, теплой, светлой и уютной атмосферы. Основная палитра интерьеров включает в себя пастельно нежно бежевые оттенки. В обеденной зоне преобладают терракотовые тона, что способствует аппетиту. Все эти приёмы в организации интерьера использованы для создания исключительно уютной непринужденной домашней атмосферы.

* Так же отдельно можно выделить то, что все вышеперечисленные достоинства плюс оригинальный этнический стиль древнего Египта реализованы в центральной части города, что определенно порадует гостей Северной Столицы.

Отель сотрудничает с фирмами предоставляющими туристические услуги и с удовольствием принимает группы туристов прибывающих в город на Неве. Так же частыми гостями являются участники научных, деловых конференций и спортивных соревнований.

Питание проживающих осуществляется в специально оборудованном кафе, которое соответствует всем основным стандартам заведения общепита. Так же каждый номер оборудован телефонным аппаратом с бесплатной междугородней и международной связью. У постояльцев отеля имеется возможность насладиться прекрасно оборудованной сауной выдержанной в общем энто стиле.

Учреждение в полном объеме ведёт обязательную отчётную документацию, своевременно продляет сертификаты на разрешение деятельности, в плане санитарного и пожарного состояния, планомерно отчитывается перед налоговыми государственными службами.

Структура сети отелей включает в себя: два отеля по 30 номеров, из которых 15 номеров двухместные 10 одноместных и 5 люксов, и два отеля более высокого уровня по 10 номеров люксов и офис руководства отеля и бухгалтерии: в которые входят следующие структурные подразделения: приёмная с комнатой для администрации отеля, подсобное помещение для горничных, кафетерий с кухонным помещением и бухгалтерский и административный отдел сети в офисе. Так же отель обслуживается технической и охранной службой. Каждое структурное подразделение и служба отеля строго выполняет свои функциональные обязанности предписанные Положением о подразделении.

1.5 Информационные потоки отеля

Для оптимизации работы сети в подразделениях входящих в её состав организованна общая внутренняя информационная сеть, через которую так же имеется доступ к единой базе данных отеля, основное преимущество организации внутренней информационной сети это возможность своевременного информирования потенциальных постояльцев о возможности бронирования и наличии мест по всей сети отелей, также несомненным преимуществом можно считать значительное упрощение ведения отчётной и финансовой документации.

Данные о состоянии наличии мест в сети отелей постоянно обновляются в реальном времени сразу же после того как в базу данных попадает анкета, заполненная новым гостем. Для иногородних гостей существует возможность оформления регистрации в городе в течении двух суток которая распространяется на период проживания.

В администрации отеля постоянно ведется статистика работы сети которая использует практически исключительно данные внутренних информационных потоков плюс некоторые данные из сторонних источников, касающихся в основном положения дел на рынке услуг в целом.

Таким образом в отеле организованна сложная система информационных потоков которая значительно повышает качество и скорость работы сети, упрощает предоставление отчётности в государственные налоговые и контролирующие санитарные службы, облегчает работу со страхованием клиентов на период проживания, и значительно упрощает ведение статистики и бухгалтерского учёта.

Циркуляция информационных потоков

Рассматривая потоки информации (а именно ее получение, хранение, обработка, анализ и отображение лежит в основе АСУ), выделим следующие звенья в цепочке (Рис. 1):

Рис. 1 Потоки информации в отеле «RA»

Этот список далеко не полон, однако представляет основные функции системы, более чем достаточные для успешного функционирования отеля.

Специфичность средства размещения заключается в минимизации предоставляемых услуг, вся совокупность которых зачастую сводится к проживанию, и небольшом количестве гостей. Это в первую очередь отель бюджетного типа. Здесь основное внимание уделяется контролю за номерным фондом, радушному принятию гостей, а потому к средствам автоматизации такой гостиницы предъявляется намного меньше требований, чем к АСУ полносервисной гостиницы. Часто АСУ такого отеля представляет собой простейшую компьютерную базу данных с набором фильтров для отображения информации и инструментов для ее изменения. Функции системы часто ограничиваются контролем текущего состояния номерного фонда и бронированием. При желании любой грамотный сотрудник может сам построить такую АСУ и с успехом ее эксплуатировать.

Простейшая самодельная или заказная АСУ может честно служить отелю на протяжении долгих лет, если нет планов на расширение фондов.

Анализ предметной области показал, что объектом исследования является оригинальное по концепции учреждение гостиничного бизнеса, услуги которого находятся в приемлемой ценовой категории при этом учреждение находится в центральной части города и в нем организован достойный выбор дополнительных услуг. В организационном плане учреждение представляет собой довольно сложную, но при этом оптимально организованную систему информационных потоков, которая основывается на подробной и объемной в рамках этого учреждения базе данных.

2. Разработка структуры информационной системы отеля

Процесс автоматизации предприятия включает в себя следующие стадии:

1. предпроектная стадия;

2. технический и рабочий проекты;

3. ввод в эксплуатацию (внедрение) АСУ.

Предпроектная стадия подразделяется на этапы:

* обследование автоматизируемого предприятия;

* диагностический анализ.

Обследование автоматизируемого предприятия - это тщательный и всесторонний анализ предприятия - его взаимодействия с окружающей средой, а также его внутреннего устройства. Основными показателями внутренней организации предприятия являются его структурная и функциональная схемы, а также циркуляция информационных (в т.ч. документальных), материальных, экономических и энергетических ресурсов между подразделениями предприятия.

Диагностический анализ - процесс выявления недостатков внешней организации и внутренней структуры предприятия и предложение мер по их устранению. То есть необходимо предложить способы по усовершенствованию предприятия с трех позиций (аспектов): структурный, функциональный аспекты и аспект управления.

Затем на основе результатов всего обследования предприятия необходимо выделить подсистемы предприятия, которые необходимо автоматизировать в первую очередь, и обозначить их в качестве объектов автоматизации .

Осуществим все этапы предпроектной стадии процесса автоматизации отеля «RA».



2.1 Внешняя организация отеля «RA»

Основная целевая клиентская база сети отелей находится в среднем ценовом сегменте сферы гостиничных услуг. Все отели сети находятся в зоне пешей досягаемости от Московского железнодорожного вокзала. В отеле периодически проводятся разнообразные акции с ценными подарками и скидками на услуги отеля. Так же имеется возможность заблаговременно бесплатно забронировать подходящий номер через интернет.

С позиции концептуального метода анализа и проектирования информационных систем, анализируемый информационный объект можно рассматривать с различных точек зрения или страт, т.е. плоскостей, на которые мы проецируем этот объект для его подробного и всестороннего анализа. При системно-комплексном анализе объект автоматизации рассматривается как концептуальная модель вида:

S_o=(S^u, S^м, S^эн, S^ек, S^орг), где

S^u - информационная страта;

S^м - материальная страта;

S^эн - энергетическая страта;

S^ек - экономическая страта;

S^орг - организационная страта.

Сеть отелей всегда взаимодействует с окружающей его средой, из которой, в соответствии с представленной выше концептуальной моделью, можно выделить вышеперечисленные плоскости анализа или страты.

Системное представление отеля «Ra» изображена на рис. 2.

Рис.2 Системное представление отеля «RA»: 1 - доставка продуктов питания, хозяйственных товаров, индивидуальных средств гигиены; 2 - утилизация продуктов питания, хозяйственных товаров, индивидуальных средств гигиены; 3 - предоставляемые отелем услуги; 4 - отзывы, предложения гостей по усовершенствованию и расширению перечня услуг предлагаемых услуг; 5 - оплата отелем услуг по обеспечению своего функционирования (коммунальные платежи, оплата продуктов питания, хозяйственных товаров, индивидуальных средств гигиены, инвентаря и других услуг); 6 - оплата гостя за пребывание в отеле; 7, 8 - взаимодействие отеля и окружающей природной среды; 9 - энергетические потоки в отель из окружающей среды (электроэнергия, газоснабжение и др.); 10, 11 - обмен информационными ресурсами между отелем и субъектами окружающей среды (отчеты по функционированию отеля направляются в органы налогообложения, финансовые структуры и т.д.; обновляющиеся законодательные документы, формы, нормы и т.д. из административных и законодательных органов поступают в санаторный комплекс)

Отеля постоянно осуществляет связь с поставщиками. Поставщики осуществляют поставку продуктов питания, средств личной гигиены (тапочки, халаты, шампуни, бритвы и т.д.), оборудования, приборов освещения и другого. Отель, в свою очередь, производит оплату за доставленный товар.

2.2 Внутренняя структура отеля

Структуру отеля «RA» можно представить состоящей из трех основных компонент:

· Ресепция - ведение информации о свободных и занятых номерах, подбор номера и расселение гостей.

· Жилая зона - зона, которая обеспечивает проживание гостей в отеле.

· Зона питания - эта часть отеля предназначена для приема пищи гостями.

· Культурно-развлекательный комплекс - занимается культурно-развлекательными программами для посетителей отеля.

Общий вид структурной схемы отеля «RA» представлен на рис. 3.

Рис.3 Общий вид структурной схемы отеля «RA»

Кроме основных составляющих в отеле имеется бухгалтерия, архив для хранения данных о посетителях, камера хранения багажа, помещения для хранения продуктов питания, хозяйственных товаров и инвентаря, подсобные помещения для сотрудников, помещения прачечной и т.д.

Организационная структура отеля

Организационная структура средства размещения в ее каноническом понимании состоит комплекса отделов (служб, департаментов), которые условно можно разделить на две группы. Функция служб первой состоит в непосредственном контактировании с гостями и оперативном их обслуживании. В английском варианте эту группу удачно называют «front-office». Если мысленно проследовать за прибывающим гостем, можно составить представление о структуре этой части организационной структуры отеля. Первой точкой контакта является сотрудник регистрирующий гостя, идентифицируя бронь гостя (если таковая имеется), заполняя карточку гостя, получая и оплачивая номер. Чистоту и спокойствие тем временем поддерживает служба горничных и дежурные на этажах. Цепочка невелика, но поскольку первые впечатления самые важные, и исправить их шанса не представится, координация здесь чрезвычайно важна. О приезде гостя необходимо знать заранее, иметь свободный и полностью подготовленный и функционирующий жилой номер. Процедура идентификации и регистрации должна проходить быстро и без ошибок. Именно в упрощении и ускорении этого процесса и состоит основная функция АСУ отеля.

Несколько иная ситуация имеет место в группе отделов, работа которых посвящена функционированию внутренних механизмов предприятия, а именно: отделе маркетинга, бухгалтерии (финансовый отдел), администрации. Именно сюда стекается большая часть информации, где она систематизируется, анализируется и экстраполируется. Это так называемый back-office средства размещения.

Теперь изобразим графически все подразделы отелей. На рис. 4 представлена схема организационной структуры отеля «RA».

Рис. 4 Организационная структура отеля «RA»

К высшему уровню управления в данной организационной структуре относятся: генеральный директор и исполнительный директор.

К среднему уровню управления относятся: службы номерного фонда, управления персоналом, отдел маркетинга, бухгалтерия.

К низшему уровню управления относятся: горничные, техники, служба производства.

Таким образом, мы видим, что организационная структура отеля вполне позволяет разрабатывать и внедрять автоматизированную систему без кардинальных изменений внутренней структуры предприятия, так как все уровни управления приблизительно равноправны и соизмеримы по количеству сотрудников. Наиболее удачной считается такая организационная структура, в которой средний уровень управления превышает по численности высший и низший уровни.

Функциональная структура отеля «RA»

Каждое из вышеописанных подразделений имеет свою функцию и свое множество процессов, которые оно выполняет.

Эти функции и процессы можно представить в виде «черных ящиков», будут известны только входные и выходные потоки, а также ограничения (условия) и ресурсы, необходимые для их выполнения. Такое представление функциональной структуры объекта автоматизации (предприятия) в виде

связанных между собой «черных ящиков», отражающих процессы в ОА, и входящий и исходящий дуг называется функциональной моделью ОА. Общий вид функциональной модели отеля «RA» изображен на рис. 5.

Рис. 5 Общий вид функциональной модели отеля «RA»

2.3 Архитектура АСУ отелем «RA»

Автоматизация процесса управления имеет место в такой системе, где в процессе управления совместно участвуют люди и технические средства.

Автоматизированная система управления (АСУ) - это человеко-машинная система, обеспечивающая автоматизированный сбор и обработку информации, необходимой для оптимизации управления в различных сферах человеческой деятельности.

Одна из важных задач при создании АСУ - правильное распределение функций между человеком и ЭВМ (окончательное решение остается всегда за человеком). Совместное участие в АСУ человека и ЭВМ приводит к тому, что ее нельзя разрабатывать ни как чисто техническую систему, ни как административную, состоящую только из людей.

Разработка и введение в действие АСУ имеет свои специфические особенности. В технических системах основную роль играют характеристики оборудования, а в АСУ - человек. Разумеется, при неподходящем оборудовании невозможно получить эффективную АСУ, как и в технических системах, неудачный исполнитель сводит на нет высокие характеристики оборудования. Поэтому при разработке АСУ необходимо учитывать поведение человека в системе, так называемые «человеческие» факторы: моральные и материальные воздействия, групповую психологию, субъективные влияния и т. п. Большое значение приобретают алгоритмы и процедуры, выполняемые людьми.

АСУ всегда создается для конкретной организации и носит на себе отпечаток ее индивидуальности. Разработанную для одной отрасли народного хозяйства АСУ невозможно без изменений использовать для другой отрасли.

С самого начала разработки АСУ важно предусмотреть поэтапный ввод ее в эксплуатацию. Это позволяет при ограниченных ресурсах быстрее получить реальный эффект, обеспечивает более плавный переход сотрудников к работе в новых условиях, улучшает отработку и опробование отдельных частей системы, повышает уверенность в ее будущей успешной работе.

Разработка АСУ представляет собой комплекс научно-исследовательских, проектных, инженерно-технических и организационных работ, направленных на совершенствование существующей системы управления, на базе современных методов управления и использования вычислительной техники. Совершенствование системы управления означает переход к качественно новой ступени ее развития, сопровождающийся изменением организационной структуры управления и принципов функционирования системы.

Для подавляющего большинства систем установлены следующие стадии их создания: предпроектная, разработка технического и рабочего проектов и ввод в эксплуатацию. В отдельных особых случаях, при разработке сложных, уникальных систем, может быть выделена стадия разработки эскизного проекта, предшествующая техническому проекту; при разработке типовых решений для экспериментальных систем может быть установлена стадия «Анализ функционирования системы». Автоматизация отеля будет проходить поэтапно.

Функции АСУ отеля

АСУ можно представить состоящей из двух компонент: базовой и функциональной. В основу базовой компоненты входят информационное, техническое и математическое обеспечение. К функциональной компоненте относят набор взаимосвязанных программ, автоматизирующих конкретные функции управления (планирование, финансово-бухгалтерскую деятельность и другие).

Информационное обеспечение АСУ - это совокупность реализованных решений по объектам, размещению и формам организации информации, циркулирующей в АСУ в процессе ее функционирования.

Основа АСУ - это интегрированная обработка производственно-экономической информации, охватывающая решение задач прогнозирования, планирования и управления производством с использованием современных средств.

АСУ отеля «RA» решает следующие задачи:

· оперативное планирование и управление отелем;

· технико-экономическое планирование и учет материально-технического снабжения;

· учёт движения товарно-материальных ценностей внутри отеля, расчётов с поставщиками, кассовых операций отеля «RA».

В конечном итоге автоматизация отеля позволит:

· сократить время обработки информации за счет упрощения ведения электронных документов по сравнению с бумажными;

· увеличить скорость и качество обслуживания отдыхающих;

· повысить эффективность управления;

· расширить спектр предоставляемых отдыхающим услуг;

· усовершенствовать возможности долговременного планирования

и прогнозирования.

Проектируемая информационная система предназначена для работы в сети отелей «RA».

Необходимо заниматься автоматизацией регистрации посетителей отеля. Для более эффективной работы отеля, необходимо создание автоматизированной информационной системы.

Известна структура справочно-информационной системы отеля.

3. Выбор и обоснование средств разработки и аппаратных средств

3.1 Выбор и обоснование средств проектирования

Выбор системы управления баз данных (СУБД) представляет собой сложную многопараметрическую задачу и является одним из важных этапов при разработке приложений баз данных. Выбранный программный продукт должен удовлетворять как текущим, так и будущим потребностям компании, при этом следует учитывать финансовые затраты на приобретение необходимого оборудования, самой системы, разработку необходимого программного обеспечения на ее основе, а также обучение персонала. Кроме того, необходимо убедиться, что новая СУБД способна принести предприятию реальные выгоды. Вообще говоря, перечень требований к СУБД, используемых при анализе той или иной информационной системы, может изменяться в зависимости от поставленных целей.

MS Access 2003 является мощным приложением пакета прикладного ПО MS Office, который установлен практически в каждой компании Санкт-Петербурга. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами ОС Windows. Как реляционная СУБД Ms Access 2003 обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox, dBase или созданные в других средах.

Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с MS Access 2003 текстовые документы (Word) и электронные таблицы (Excel). С помощью новых расширений для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer, Netscape Navigator и т.д.

MS Access 2003 специально спроектирован для создания многопользовательских приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В MS Access 2003 реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам.

База данных храниться в одном файле, но профессиональные пользователи предпочитают разделять базу данных на два файла: в одном хранятся объекты данных (таблицы, запросы), в другом объекты приложения (формы, отчёты, макросы, модули).

В последних версиях MS Access представлен новый формат файла (MDE) -библиотеки, с помощью которого можно создавать приложения, не включая VBA-код.

Несмотря на то, что MS Access 2003 является мощной и сложной системой, его использование не сложно для непрофессиональных пользователей.

В MS Access 2003 пользователь может управлять выполнением приложении, например, изменить информацию в таблице или щелкнуть на командной кнопке. Используя в приложении макросы и процедуры, можно реализовать реакцию пользователя на эти действия. Для этого в MS Access 2003 предусмотрены характеристики событий для каждого элемента управления, который помещается в форму. Подключая макрос или процедуру к определенному событию элемента управления, можно не заботиться о последовательности действий, выполняемых пользователем в форме. Обработка событий представляет собой программный код, выполняемый при возникновении этого события. Код непосредственно присоединяется к форме или отчету, содержащему обрабатываемое событие.

Основные функции СУБД Ms Access 2003:

определение данных (описание структуры данных);

обработка данных (добавить, удалить, обновить, найти);

управление данными.

Ms Access настольная реляционная 32-разрядное СУБД. В реляционной модели данных объекты и взаимосвязи между ними представляются с помощью двумерных таблиц. Каждая таблица состоит из строк столбцов. Каждая таблица должна иметь первичный ключ- поле, которое единым образом определяет каждую строку в таблице. По полям одного типа возможно формировать запросы даже без установки связей, строки в реляционной модели не упорядочены.

Одним из основных принципов разработки реляционных баз данных является то, что все данные, содержащиеся в поле таблицы, должны иметь один и тот же тип. Для каждого поля таблицы необходимо задать тип данных. По умолчанию используется тип данных «Текстовый». При задании типа данных поля можно также указать размер, формат и другие параметры, влияющие на отображение значения поля и точность числовых данных.

Достоинства реляционной модели:

простота

удобство реализации на ЭВМ

удобная настройка при формирование запросов

рассчитан на программистов

используется для разработки БД среднего размера

Недостатками реляционной модели являются:

избыточность по полям (из-за создания связей)

при увеличение числа таблиц уменьшается скорость работы с БД

3.2 Проектирование базы данных

Проектирование баз данных - процесс решения класса задач, связанных с созданием баз данных. То есть база данных представляет набор таблиц, необходимых для хранения всех данных. Таблицы реляционной базы данных логически связаны между собой. Требования к проектированию реляционной базы данных в общем виде можно свести к нескольким правилам.

· Каждая таблица имеет уникальное в базе данных имя и состоит из однотипных строк.

· Каждая таблица состоит из фиксированного числа столбцов и значений. В одном столбце строки не может быть сохранено более одного значения,

· Ни в какой момент времени в таблице не найдется двух строк, дублирующих друг друга. Строки должны отличаться хотя бы одним значением, чтобы была возможность однозначно идентифицировать любую строку таблицы,

· Каждому столбцу присваивается уникальное в пределах таблицы имя; для него устанавливается конкретный тип данных, чтобы в этом столбце размещались однородные значения (даты, фамилии, телефоны, денежные суммы и т. д.),

· Полное информационное содержание базы данных представляется в виде явных значений самих данных, и такой метод представления является единственным. Например, связь между таблицами осуществляется на основе хранимых в соответствующих столбцах данных, а не на основе каких-либо указателей, искусственно определяющих связи,

· При обработке данных можно свободно обращаться к любой строке или любому столбцу таблицы. Значения, хранимые в таблице, не накладывают никаких ограничений на очередность обращения к данным.

Конструирование базы данных связано с построением ее логической структуры. В реляционной модели логическая структура базы абсолютно не зависит от ее физической структуры и способа хранения. Логическая структура также не определяется тем, что видит у себя на экране конечный пользователь (это могут быть виртуальные таблицы, созданные разработчиком или прикладными программами).

Недостатки реляционных баз данных - хранение только однородной информации, сложности в добавлении новых структур и взаимоотношений, информация хранящаяся в такой БД должна быть в нужной степени абстрагирована.

Преимущества - прежде всего очень высокая скорость поиска - по этому параметру у реляционных баз данных конкурентов нет, высокая стабильность, обилие софта для их поддержки и разработки, удобность для очень широкого круга задач.

Подход к проектированию базы данных

Существуют два основных подхода к проектированию систем баз данных: нисходящий и восходящий. При восходящем подходе работа начинается с самого нижнего уровня атрибутов (т.е. свойств сущностей и связей), которые на основе анализа существующих между ними связей группируются в отношения, представляющие типы сущностей и связи между ними. Например процесс нормализации представляет собой вариант восходящего подхода при проектировании баз данных. Нормализация предусматривает идентификацию требуемых атрибутов с последующим созданием из них нормализованных таблиц, основанных на функциональных зависимостях между этими атрибутами.

Восходящий подход в наибольшей степени приемлем для проектирования простых баз данных с относительно небольшим количеством атрибутов. Однако использование этого подхода существенно усложняется при проектировании баз данных с большим количеством атрибутов, установить среди которых все существующие функциональные зависимости довольно затруднительно. Поскольку концептуальная и логическая модели данных для сложных баз данных могут содержать от сотен до тысяч атрибутов, очень важно выбрать подход, который помог бы упростить этап проектирования. Кроме того, на начальных стадиях формулирования требований к данным в крупной базе данных может быть трудно установить все атрибуты, которые должны быть включены в модели данных.

Более подходящей стратегией проектирования сложных баз данных является использование нисходящего подхода. Начинается этот подход с разработки моделей данных, которые содержат несколько высокоуровневых сущностей и связей, затем работа продолжается в виде серии нисходящих уточнений низкоуровневых сущностей, связей и относящихся к ним атрибутов. Нисходящий подход демонстрируется в концепции модели "сущность-связь". В этом случае работа начинается с выявления сущностей и связей между ними, интересующих данную организацию в наибольшей степени.

Кроме этих подходов для проектирования баз данных могут применяться другие подходы, например, подход "от общего к частному" или "смешанная стратегия проектирования". Подход "от общего к частному" напоминает восходящий подход, но отличается от него тем, что вначале выявляется набор основных сущностей с последующим расширением круга рассматриваемых сущностей, связей и атрибутов, которые взаимодействуют с первоначально определенными сущностями. В смешанной стратегии сначала используются восходящий и нисходящий подходы для создания разных частей модели, после чего все подготовленные фрагменты собираются в единое целое.

Вот примерные этапы проектирования базы данных.

1. Определение цели создания базы данных На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц. База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.

2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных. Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы. При проектировании таблиц вовсе не обязательно использовать Microsoft Access. Сначала лучше разработать структуру на бумаге. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

o Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами. Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны клиентов.

o Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.

Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах.

3. Определение необходимых в таблице полей. Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

o Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

o Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.

o В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

o Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля "Имя" и "Фамилия", а не общее поле "Имя").

4. Задание индивидуального значения каждому полю с тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

5. Определение связей между таблицами. После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

6. Обновление структуры базы данных. После проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными. Для проверки необходимо создать несколько таблиц, определить связи между ними и ввести несколько записей в каждую таблицу, затем посмотреть, отвечает ли база данных поставленным требованиям. Рекомендуется также создать черновые выходные формы и отчеты и проверить, выдают ли они требуемую информацию. Кроме того, необходимо исключить из таблиц все возможные повторения данных.

...