Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• 1. Стадия анализа предметной области
• 1.1 Общая характеристика экономического объекта
• 1.2 Выделение функциональной подсистемы ИС и описание бизнес-процесса
• 1.3 Функциональное моделирование бизнес-процесса
• 1.4 Техническое задание на разработку системы управления выделенным бизнес-процессом
• 2. Стадия проектирования
• 2.1 Постановка задачи на проектирование ИС
• 2.2 Разработка локального классификатора
• 2.3 Информационное моделирование предметной области
• 2.4 Разработка динамической модели работы подсистемы
• 3. Стадия реализации проектных решений
• 3.1 Выбор программного обеспечения для решения поставленной задачи методом анализа иерархии
• 3.2 Инструкция пользователя
• Заключение
• Список использованных источников
• Приложение

Введение

В настоящее время стал абсолютно очевидным тот факт, что успех бизнеса зависит не только от финансовых результатов. Правильное и полное документальное оформление дел имеет большое практическое значение. Важно уделять пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы - от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами.

Для документооборота современного бизнеса характерно большое разнообразие типов документов, различные маршруты их движения в процессе обработки, накопление и хранение огромных объемов информации. «Бумажный» документооборот сегодня становится малоэффективным, затрудняет работу исполнителей, занятых непосредственной обработкой документов, и ответственных лиц, управляющих деловыми процессами, а также ведет к увеличению расходов и снижает общую эффективность предприятия. бизнес процесс рограммный проектирование

Этим обусловлена актуальность темы курсового проекта, целью которого является проектирование функциональной подсистемы учета входящих документов в канцелярии.

1. Стадия анализа предметной области

1.1 Общая характеристика экономического объекта

Рекламное агентство ООО «Сидней» имеет офисы в городе Бирск (филиал) и в городе Уфа (головное предприятие).

Рекламное агентство создано в 2000 году для осуществления производственной деятельности с целью получения прибыли.

Основной деятельностью организации является создание рекламной продукции, такой как баннеры, штендеры, стенды, визитки, а также предоставляет услуги типографии.

В процессе коммерческой деятельности рекламное агентство ООО «Сидней» изучает места наиболее эффективного расположения рекламы, помогает клиентам выбрать наиболее эффективные вид рекламы, с наименьшим количеством финансовых затрат.

Несмотря на достаточно высокую конкуренцию, рекламное агентство имеет устойчивый спрос на свою продукцию. Также уже обеспечено контрактами с государственными учреждениями, что позволяет уверенно держаться на рынке рекламы и своевременно выплачивать заработную плату работникам.

Документ, регламентирующий процесс учета входящих документов в канцелярии представлен в приложении А.

1.2 Выделение функциональной подсистемы ИС и описание бизнес-процесса

1. Название бизнес-процесса: учет входящих документов в канцелярии.

2. Цель бизнес-процесса: регистрация и учет входящей документации в канцелярии компании. Канцелярия является структурным подразделением, которая взаимодействует со всеми другими подразделениями компаниями, и выполняет важную роль передачи входящей документации в подразделения компании. Учет входящей документации в канцелярии занимает важное место, так как в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам компании, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. При выполнении своих функций отдел канцелярии руководствуется: действующим законодательством, федеральными нормативными правовыми актами, Уставом компании, локальными нормативными актами.

3. Условия начала выполнения бизнес-процесса: входящий документ, присланный на адрес компании.

4. Документы и данные, необходимые для выполнения бизнес-процесса и их источники. Для выполнения бизнес-процесса необходим входящий документ, журнал для его регистрации, также данные об отправителе: ФИО директора, название организации.

5. Документы, создаваемые в результате выполнения бизнес-процесса и их получатели. Основным результатом работы канцелярии являются отчеты, которые она предоставляет руководству предприятия о потоке документов на предприятии. Два вида отчета: оперативные отчеты, служащие для получения объективной картины информации для оперативного управления, и аналитические отчеты, которые служат для анализа общей картины документооборота на предприятии.

6. Действующие лица, принимающие участие в выполнении бизнес-процесса. Директор, начальник отдела канцелярии, секретарь, получатель.

7. Материальные ценности, необходимые для выполнения бизнес-процесса, если таковые есть. Персональный компьютер.

8. Материальные ценности - результат выполнения бизнес-процесса, если таковые есть. Материальных ценностей нет.

9. Проблемы, возникающие при выполнении бизнес-процесса. Не указан отправитель или получатель входящей документации.

10. Нештатное завершение (выполнение) бизнес-процесса. Возврат входящих документов курьеру, так как название фирмы указано неверно, либо нет ФИО получателя, либо на письме не указаны данные об отправителе.

Мнемосхема процесса учета входящих документов в канцелярии представлена в приложении Б на Рисунке Б.1.

1.3 Функциональное моделирование бизнес-процесса

Курсовой проект предполагает построение процессной модели предметной области, начиная с третьего уровня. Контекстная диаграмма функциональной модели представляет собой описание системы управления бизнес-процессом.

Декомпозиция контекстной диаграммы описывает перечень задач, решаемых сотрудниками предприятия при выполнении бизнес-процесса.

На следующем уровне декомпозиции рассматриваются логически взаимосвязанные элементарные технологические операции, детально описывающие выполнение бизнес-функции (решение экономической задачи). Нотация EPC является наиболее удобной для детального представления решения задачи.

Контекстная диаграмма функциональной модели представлена в приложении В на Рисунке В.1, декомпозиция 1 уровня - на рисунке В.2 и декомпозиция 2 уровня на рисунке В.3.

1.4 Техническое задание на разработку системы управления выделенным бизнес-процессом

Общие сведения

Полное наименование системы и ее условное обозначение

Полное наименование: Единая автоматизированная система учета входящей документации в канцелярии «АС Входящая документация».

Краткое наименование: АС Входящая документация.

Наименование предприятий разработчика и заказчика системы, их реквизиты

Перечень документов, на основании которых создается ИС

Основанием для разработки АС "Входящая документация" является задание на курсовой проект.

При разработке автоматизированной системы и создании проектно-эксплуатационной документации Исполнитель должен руководствоваться требованиями ГОСТ 34.602-89 Техническое задание на создание автоматизированной системы.

Плановые сроки начала и окончания работ

Плановый срок начала работ по созданию Единой автоматизированной системы учета входящей документации в канцелярии «АС Входящая документация» - 12 февраля 2014 года.

Плановый срок окончания работ по созданию Единой автоматизированной системы учета входящей документации в канцелярии «АС Входящая документация» - 1 июня 2014 года.

Источники и порядок финансирования

Инициативная разработка.

Порядок оформления и предъявления заказчику результатов работ по созданию системы

Система передается в виде функционирующего комплекса на базе средств вычислительной техники Заказчика и Исполнителя в сроки, установленные в положении курсового проектирования.

Назначение и цели создания системы

Назначение системы

АИС "Входящая документация" предназначена для обеспечения выполнения перечисленных ниже процессов:

- Регистрация входящих документов;

- Составление оперативного отчета о зарегистрированных документах;

- Оперативного учета движения входящих документов.

Цели создания системы

Основными целями создания АИС "Входящая документация" являются:

- Замещение существующей организации ведения учета входящей документации;

- Повышение эффективности исполнения процессов, перечисленных выше, путем сокращения непроизводительных и дублирующихся операций, операций, выполняемых «вручную», оптимизации информационного взаимодействие участников процессов.

- Повышение качества принятия управленческих решений за счет оперативности представления, полноты, достоверности и удобства форматов отображения информации.

Для реализации поставленных целей система должна решать следующие задачи:

- Ввод данных о входящей документации;

- Редактирование данных о входящей документации;

- Построение аналитических отчетов.

В результате внедрения АИС «Входящая документация» будут достигнуты следующие значения показателей:

- Стоимость выполнения процесса «Регистрация входящего документа» снизится с 80 руб. до 40 руб.

- Время подготовки типового отчетного документа снизится с 1 часа до 5 мин.

Критериями оценки достижения целей создания системы считается способность АИС «Входящая документация» обеспечить возможность решения задач по своему назначению.

Характеристика объекта автоматизации

Объектом автоматизации являются процесс учета входящих документов, а также контроль эффективности выполнения указанного процесса.

Процесс учета входящих документов включает в себя:

- Прием и первоначальная обработка входящего документа;

- Сортировка документов;

- Регистрация входящего документа;

- Передача зарегистрированных документов получателю;

- Составление отчетов.

Данные процессы осуществляются следующими специалистами:

- Секретарем канцелярии;

- Директором предприятия;

- Начальником отдела канцелярии.

Характеристика входных и выходных материальных потоков

Входные, выходные и внутренние данные рассматриваемой системы, включающими документы, сведения, информационные и управляющие воздействия, которые поступают в процессе функционирования системы, формируются в ней и передаются в другие, представлены в Таблице 1.1.

Таблица 1.1 - Входные, выходные и внутренние данные

Тип данных	Перечень данных
Входящие	Входящий документ, данные об отправителе, информация о получателе.
Внутренние	Регистрационная карточка
Выходные	Нерегистрируемые документы, зарегистрированные документы, оперативный отчет, аналитический отчет, документ возвращенный отправителю

Требования к АИС «Входящая документация»

Требования к системе в целом

Требования к структуре и функционированию системы

Перечень подсистем, их назначение и основные характеристики

В состав АИС «Входящая документация» должны входить следующие подсистемы:

- Подсистема хранения данных;

- Подсистема управления нормативно-справочной информацией;

- Подсистема формирования отчетности.

Подсистема хранения данных предназначена для хранения оперативных данных системы, данных для формирования аналитических отчетов, документов системы, сформированных в процессе работы отчетов.

Подсистема управления нормативно-справочной информацией предназначена для централизованного ведения классификаторов и справочников, используемых для обеспечения информационной совместимости подсистем.

Подсистема формирования отчетности предназначена для создания и формирования отчетов в виде удобном для вывода на печатающие устройства на основе данных АИС «Входящая документация», проектирования и разработки форм регламентированной отчетности, формирования и предоставления по запросам пользователей аналитических и статистических отчетов, вывода подготовленных отчетных форм на печать.

Требования к способам и средствам связи для информационного обмена между компонентами системы

Требования не предъявляются.

Требования к характеристикам взаимосвязей создаваемой системы со смежными системами

Требования не предъявляются.

Требования к режимам функционирования системы

Для АИС «Входящая документация» определены следующие режимы функционирования:

- Нормальный режим функционирования;

- Аварийный режим функционирования.

Основным режимом функционирования АИС является нормальный режим.

В нормальном режиме функционирования системы:

- клиентское программное обеспечение и технические средства пользователей и администратора системы обеспечивают возможность функционирования в течение рабочего дня (с 09:00 до 18:00) пять дней в неделю;

- исправно работает оборудование, составляющее комплекс технических средств;

- исправно функционирует системное, базовое и прикладное программное обеспечение системы.

Для обеспечения нормального режима функционирования системы необходимо выполнять требования и выдерживать условия эксплуатации программного обеспечения и комплекса технических средств системы, указанные в соответствующих технических документах (техническая документация, инструкции по эксплуатации и т.д.).

Аварийный режим функционирования системы характеризуется отказом одного или нескольких компонент программного и (или) технического обеспечения.

В случае перехода системы в предаварийный режим необходимо:

- завершить работу всех приложений, с сохранением данных;

- выключить рабочие станции операторов;

- выключить все периферийные устройства;

- выполнить резервное копирование БД.

После этого необходимо выполнить комплекс мероприятий по устранению причины перехода системы в аварийный режим.

Требования по диагностированию системы

Требования не предъявляются

Перспективы развития, модернизации системы

Требования не предъявляются

Требования к численности и квалификации персонала системы

Численность персонала должна:

- быть достаточной для реализации функций системы во всех режимах ее работы;

- обеспечивать полную занятость персонала при реализации автоматизированных функций системы.

Квалификация персонала должна обеспечивать эффективное функционирование технических и программных средств системы во всех режимах ее работы. Пользователи АСУ должны иметь базовые навыки работы с ОС Microsoft Windows, офисным программным обеспечением Microsoft Office. Все администраторы АСУ должны иметь квалификацию «инженер».

Режим работы: Все специалисты должны работать с нормальным графиком работы не более 8 часов в сутки.

Требования к функциям (задачам), выполняемым системой

Подсистема хранения данных

Подсистема хранения данных должна осуществлять хранение оперативных данных системы, данных для формирования аналитических отчетов, документов системы, сформированных в процессе работы отчетов.

Подсистема должна обеспечивать периодическое резервное копирование и сохранение данных на дополнительных носителях информации.

Подсистема управления нормативно-справочной информацией

В число функций подсистемы должны быть включены функции ведения справочной информации. Справочники и классификаторы, входящие в состав подсистемы, должны проектироваться и разрабатываться в соответствии с действующими общероссийскими и международными справочниками и классификаторами, где это представляется возможным. Подсистема должна предоставлять пользователю удобные инструменты для поиска и применения необходимой справочной информации.

Все справочники, входящие в состав НСИ системы, должны обладать следующей основной функциональностью:

- Постоянное хранение данных справочников;

- Добавление новых элементов;

- Редактирование элементов;

- Удаление;

- Просмотр элементов;

- Фильтрация и сортировка списка элементов.

Подсистема управления нормативно-справочной информацией должна обеспечивать ведение следующих справочников и реестров:

- Реестр «Сотрудники»;

- Реестр «Адреса»;

- Регистрационная карточка.

Реестр «Сотрудники»:

Реестр «Сотрудники» должен обеспечивать возможность обработки необходимого набора атрибутов, включая:

- Фамилия;

- Имя;

- Отчество;

- Должность.

Модуль должен реализовывать следующие основные функции по обработке данных реестра:

- Постоянное хранение данных реестра;

- Добавление данных в реестр;

- Удаление данных реестра;

- Фильтрация и сортировка элементов реестра;

- Просмотр данных элемента реестра;

- Печать выписки из реестра «Список сотрудников».

Реестр «Адреса»:

Реестр «Адреса» должен обеспечивать возможность обработки необходимого набора атрибутов, включая:

- Город;

- Улица;

- Дом;

- Корпус.

Регистрационная карточка должна обеспечивать возможность обработки необходимого набора атрибутов, включая:

- Регистрационный номер входящего документа;

- ФИО отправителя;

- Адрес отправителя;

- ФИО получателя;

- Адрес получателя;

- ФИО заполнителя;

- Дата заполнения.

Подсистема формирования отчетности

Подсистема должна обеспечивать возможность формирования сводных отчетных форм.

Подсистема формирования отчетности должна включать механизмы гибкой настройки, а также инструментарий по формированию новых отчетных форм.

Требования к видам обеспечения

Требования к математическому обеспечению системы

Программное обеспечение, реализующие математические методы и алгоритмы должно быть сертифицировано уполномоченными организациями.

Требования к информационному обеспечению системы

Информационное обеспечение АС «Входящая документация» должно обеспечивать:

- ввод, обработку, накопление и хранение информации, необходимой для реализации функций АС;

- представление информации в форме, удобной для работы пользователя, в соответствии с его функциональными обязанностями и установленным разграничением доступа;

- актуальность и достоверность информации в базах данных, ее хранение с необходимой избыточностью, а также контроль полноты и непротиворечивости вводимой информации;

- адаптируемость к возможным изменениям информационных потребностей пользователей.

Требования к лингвистическому обеспечению системы

Все прикладное программное обеспечение системы для организации взаимодействия с пользователем должно использовать русский язык.

Требования к программному обеспечению системы

Используемое при разработке программное обеспечение и библиотеки программных кодов должны иметь широкое распространение, быть общедоступными и использоваться в промышленных масштабах. Базовой программной платформой должна являться операционная система MS Windows.

Требования к техническому обеспечению

В состав комплекса должны входить следующие технические средства:

- Серверы БД;

- Серверы приложений;

- ПК пользователей;

- ПК администраторов.

Серверы БД, серверы приложений и сервер системы формирования отчетности должны быть объединены одной локальной сетью, с пропускной способностью не менее 100 Мбит/с.

Требования к техническим характеристикам ПК пользователя и ПК администратора:

Процессор - IntelPentium 1.5 ГГц;

Объем оперативной памяти - 256 Мб;

Дисковая подсистема - 50 Гб;

Устройство чтения компакт-дисков (DVD-ROM);

Сетевой адаптер - 100 Мбит.

Требования к организационному обеспечению

Документация организационного обеспечения системы должна входить в состав комплекта документов, разрабатываемой на систему.

Организационное обеспечение системы должно быть достаточным для эффективного выполнения персоналом возложенных на него обязанностей при осуществлении автоматизированных и связанных с ними неавтоматизированных функций системы.

К работе с системой допускаются сотрудники, имеющие навыки работы на персональном компьютере, ознакомленные с правилами эксплуатации и прошедшие обучение работе с системой.

Инструкции организационного обеспечения должны определять действия персонала, необходимые для выполнения каждой автоматизированной функции, во всех режимах функционирования системы, а также содержать конкретные указания о действиях в случае возникновения аварийных ситуаций или нарушения нормальных условий функционирования системы.

Требования к методическому обеспечению

В состав нормативно-правого и методического обеспечения системы должны входить следующие законодательные акты, стандарты и нормативы:

- Кодекс законов о труде;

- Порядок регистрации входящих документов.

Состав и содержание работ по созданию системы

Разработка должна быть проведена в три стадии:

- предпроектное обследование;

- рабочее проектирование;

- внедрение.

На стадии предпроектного обследования должен быть выполнен этап разработки, согласования и утверждения настоящего технического задания.

На стадии рабочего проектирования должны быть выполнены перечисленные ниже этапы работ:

- Разработка АИС «Входящая документация»

- Разработка рабочей документации.

На этапе разработки технического задания должны быть выполнены перечисленные ниже работы:

- Определение и уточнение требований к техническим средствам;

- Определение требований к АИС «Входящая документация»;

- Определение стадий, этапов и сроков разработки АИС «Входящая документация» и документации на нее;

- Согласование и утверждение технического задания.

На этапе разработки АИС «Входящая документация» должна быть выполнена работа по программированию и отладке АИС «Входящая документация».

На этапе разработки программной документации должна быть выполнена разработка программных документов в соответствии с требованиями к составу документации.

Таблица 1.2 - Сроки выполнения отдельных этапов работ

Этап	Срок окончания выполнения
Описание предметной области	10 марта 2014 года
Описание бизнес-процесса	31 марта 2014 ода
Функциональная модель бизнес-процесса	7 апреля 2014 года
Техническое задание	14 апреля 2014 года
Постановка задачи	21 апреля 2014 года
Информационная модель, локальный классификатор	28 апреля 2014 года
Динамическая модель работы ИС	5 мая 2014 года
Выбор проектного решения	8 мая 2014 года
Инструкция пользователя ИС	15 мая 2014 года

2. Стадия проектирования

2.1 Постановка задачи на проектирование ИС

Организационно-экономическая сущность задачи

Название: Регистрация документов

Место решения: отдел канцелярии ООО «Сидней»

Цель: Своевременное оформление входящей документации для оперативного составления отчета.

Назначение (уточнение области применения): Канцелярия

Периодичность: По мере поступления входящей документации в реальном времени

Сроки решения: 10 минут для регистрации одного документа

Информационная взаимосвязь подразделений объекта (Рисунок 2.1)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2.1 - Информационная взаимосвязь подразделений объекта

- Начальник отдела канцелярии - отчет зарегистрированных документов

Информационная связь с другими задачами:

- Присвоение документу регистрационного номера

- Подготовка отчета о зарегистрированных документах

Перечень входной и выходной информации (Таблица 2.1)

Таблица 2.1 - Входная и выходная информация

Входная информация	Выходная информация
- Данные об отправителе - Данные о получателе - Информация о виде входящего документа	- Запись в журнале регистрации входящих документов - Отчет о зарегистрированных документах

Рисунок 2.2 - Регистрация входящего документа

Рисунок 2.3 - Отчет о зарегистрированных документах

Таблица 2.2 - Структура выходного документа «Регистрация входящего документа»

Наименование реквизита	Идентификатор	Тип данных	Разрядность
Регистрационный номер документа	Register_nomer_documenta	Integer	6
Наименование реквизита	Идентификатор	Тип данных	Разрядность
Вид документа	Vid_documenta	String	255
ФИО	FIO	String	255
Адрес	Address	String	255
Должность	Doljnost	String	255
ФИО	FIO1	String	255
Дата заполнения	Date_zapolneniya	Date	15

Таблица 2.3 - Структура выходного документа «Отчет о зарегистрированных документах»

Наименование реквизита	Идентификатор	Тип данных	Разрядность
Дата	Date	Date	15
Дата1	Date1	Date	15
Вид документа	Vid_documenta	String	255
Отправитель	FIO	String	255
Количество	Kolichestvo	Integer
Секретарь	FIO1	String	255
Дата составления	Date_sostavleniya	Date	15

Описание алгоритма решения задачи:

Поля в выходном документе «Регистрация входящего документа» заполняются согласно входящему документу.

После того как секретарь получил документы, подлежащие регистрации, он обязан присвоить им регистрационные номера. После присвоения регистрационного номера нужно заполнить поля в журнале регистрации:

1. Вид документа

2. Информация об отправителе:

- ФИО

- Адрес

3. Информация о получателе:

- Должность

- ФИО

4. Дата заполнения

После заполнения всех полей, секретарь должен проверить все ли поля заполнены верно, если есть ошибки, то нужно их исправить.

Поля в выходном документе «Отчет о зарегистрированных документах» заполняется исходя из данных в журнале регистрации документов.

Один раз в месяц секретарь составляет отчет о зарегистрированных документах.

Описание условно-постоянной (нормативно-справочной) информации

1. Локальный классификатор определения регистрационного номера входящего документа.

2. Справочник «Вид документа» (Таблица 2.4)

Таблица 2.4 - Справочник «Вид документа»

Наименование реквизита	Идентификатор	Тип данных	Разрядность
Код	Kod	Integer	2
Вид документа	Vid_documenta	String	255

Таблица 2.5 - Справочник «Должность»

Наименование реквизита	Идентификатор	Тип данных	Разрядность
Код	Kod	Integer	2
Должность	Doljnost	String	255

2.2 Разработка локального классификатора

Классификатор - это систематизированный свод однородных наименований, объектов, предметов, явлений по классификационным признакам (номенклатура) и их кодовых обозначений. Код - условное обозначение объекта цифровым или алфавитно-цифровыми знаками по определенным правилам, установленным системами кодирования.

Объектами классификации в работе являются:

1 Должности служащих

2 Входящий документ

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) используется для классификации должностей служащих. Каждая позиция классификатора состоит из трех блоков:

· блока идентификации;

· блока наименования объекта классификации;

· информационного блока.

Блок идентификации построен с использованием серийно-порядковой системы кодирования объектов классификации. Идентификационный блок объекта классификации включает пять цифровых десятичных знаков и контрольное число. Контрольное число рассчитано в соответствии с действующей Методикой расчета и применения контрольных чисел.

Структура кодового обозначения профессии рабочего (должности служащего) в классификаторе

Блок наименования объекта классификации представляет собой унифицированную запись наименования конкретной профессии рабочего или должности служащего.

Информационный блок должностей служащих включает фасетные коды, соответствующие категории должности (один знак) и также определенным позициям ОКЗ (четыре знака). Три фасета характеризуют должности по следующим признакам:

· категории должностей - один знак, фасет 10;

· производные должности - два знака, фасет 11;

· категории (классы) квалификации - один знак, фасет 12.

Особенностью фасетов 11 и 12 является альтернативность их применения для различных должностей, так как в производных должностях не предусмотрены категории квалификации. Таким образом, в зависимости от должности выбирают фасет 11 или 12.

Пример кодирования по ОКПДТР должности начальника отдела по управлению кадрами и трудовыми отношениями:

24696 6 1 1232 04,

где:

2 - должность;

4695 - начальник отдела (управления кадрами и трудовыми отношениями);

6 - контрольное число;

1 - категория руководителей;

1232 - базовая группа по ОКЗ (Руководители подразделений (служб) управления кадрами и трудовыми отношениями);

04 - производная должность - главный.

Вторым объектом в курсовой работе является входящий документ. Классификатор для данного объекта предназначен для решения задач, связанных с учетом передвижения входящего документа по отделам предприятия. Фасетами для данного объекта являются: вид входящего документа, секретарь, получатель, организация.

Таблица 2.6 - Фасеты объекта «Входящий документ»

Вид входящего документа	Секретарь	Получатель	Организация
Приказы	Иванова О.А.	Ген. Директор - Назаров В.А.	Авеста-Проект
Распоряжение	Петрова А.Ю.	Начальник отдела маркетинга - Назмутдинов Ф.Ф.	Bosch-сервис
Вид входящего документа	Секретарь	Получатель	Организация
Договор	Назарова В.О.	Начальник отдела бухгалтерии - Сметанин С.В.	buknanotech
Докладная записка			Эксперт
Запрос
Инструкция
Требование

После этого необходимо закодировать данные по входящим документам. Цель кодирования: однозначное обозначение объектов, обеспечение необходимой достоверности кодируемой информации. В данной работе используется параллельный (позиционный) метод кодирования, код объекта классификации образуется с использованием независимых группировок, полученных при фасетном методе классификации. Признаки объекта кодируются независимо друг от друга.

Исходные данные: вид входящего документа - 7, необходимо только 1 число для кодирования; секретарь - 3, необходимо 1 число для кодирования; получатель - необходимо 2 числа для кодирования; организация - необходимо 2 числа для кодирования и Дата - необходимо 8 чисел.

Пример: 3 01 05 01 15.05 - это означает, что секретарь Иванова О.А. зарегистрировала Договор, присланный Начальнику отдела маркетинга Назмутдинову Ф.Ф. от организации «Авеста-Проект» 15 мая.

Таблица 2.7 - Метод кодирования

Вид входящего документа	Код	Секретарь	Код	Получатель	Код	Организация	Код
Приказы	1	Иванова О.А. Петрова А.Ю. Назарова В.О.	01 02 03	Ген. Директор - Назаров В.А.	04	Авеста-Проект	01
Распоряжение	2			Начальник отдела маркетинга - Назмутдинов Ф.Ф.	05	Bosch-сервис	02
Договор	3			Начальник отдела бухгалтерии - Сметанин С.В.	06	buknanotech	03
Докладная записка	4					Эксперт	04
Запрос	5
Инструкция	6
Требование	7

Структура кода:

Размещено на http://www.allbest.ru/

2.3 Информационное моделирование предметной области

На основе информационной модели формируется база данных информационной системы. Модель отражает информационную структуру предлагаемого процесса. В информационной модели представлены необходимые данные для процесса учета входящих документов в канцелярии.

Модель разработана по методологии IDEF1X и реализована в программе Microsoft Visio 2007.

Информационная модель представлена в приложении Г на рисунке Г.1.

2.4 Разработка динамической модели работы подсистемы

Динамическая модель работы функциональной подсистемы выполнена в нотации BPMN 2.0 и реализована в программе ARIS Express.

Данная модель позволяет отражать роль каждого пользователя в ходе выполнения бизнес-процесса с использованием ИС.

Динамическая модель существующего процесса «Регистрация документов» представлена в приложении Д на рисунке Д.1.

3. Стадия реализации проектных решений

3.1 Выбор программного обеспечения для решения поставленной задачи методом анализа иерархии

Из представленных на рынке систем автоматизации документооборота, разработанных в России, выбрал такие, как «БОСС-Референт», «CompanyMedia», «Дело».

Данные взяты из источников:

· Система автоматизации документооборота «Дело»:

Ш http://www.doc-online.ru/software/delo/

Ш http://www.docva.ru/docflow/sys_review/8.php

Ш http://www.junicsoft.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=23&Itemid=170

· Система автоматизации документооборота «БОСС-Референт»:

Ш http://www.boss-referent.ru/about/

Ш http://www.docva.ru/docflow/sys_review/7.php

Ш http://www.galaxyit.ru/tax-laws/article_full.php?id=155&id_prev=156&id_next=157

· Система автоматизации документооборота «CompanyMedia»:

Ш http://ru.wikipedia.org/wiki/CompanyMedia

Ш http://www.docva.ru/docflow/sys_review/1.php

Критерии оценки с точки зрения разработчика:

· Затраты на внедрение;

· Длительность внедрения.

Критерии оценки с точки зрения заказчика:

· Функциональная полнота ТПР;

Таблица 3.1 - Исходные данные

Критерий	Дело	CompanyMedia	БОСС-Референт
Затраты на внедрение	9500 руб.	6900 руб.	5900 руб.
Длительность внедрения	1 месяц	3-6 месяцев	3 месяца
Функциональная полнота ТПР	10	8	8
Степень интеграции с другими программными средствами	Средняя	Макс	Макс

Таблица 3.2 - Матрица согласованности критериев

Критерий	Затраты на внедрение	Длительность внедрения	Функциональная полнота ТПР	Степень интеграции с другими программными средствами
1	2	3	4	5	6	7	8
Затраты на внедрение	1	1/3	1/3	1/5	0,39	0,08	0,97
Длительность внедрения	3	1	3	3	2,28	0,47	0,95
Функциональная полнота ТПР	3	1/3	1	1	1,00	0,21	1,11
Степень интеграции с другими программными средствами	5	1/3	1	1	1,14	0,24	1,23
Сумма	12,00	2,00	5,33	5,20	4,80	1,00	4,26

(1)

Нормализуем вектор по формуле:

(2)

Вычисляем максимальное собственное число матрицы:

,(3)

(4)

Вычисляем индекс согласованности по формуле:

(5)

Значение случайной согласованности (СС) берем из Таблицы 3.3.

Таблица 3.3 - Значения случайной согласованности для матриц разного размера

Размер матрицы	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
СС	0	0	0,58	0,9	1,12	1,24	1,32	1,41	1,45	1,49

СС=0,9

Отношение согласованности (ОС), дающее представление о верности сделанных суждений, вычисляем по формуле:

(6)

При этом, если:

- матрица, безусловно, согласована;

- согласованность матрицы приемлема;

- согласованность матрицы не приемлема.

- матрица согласована

Таблица 3.4 - Матрица согласованности по критерию затраты на внедрение

Альтернативы	Дело	CompanyMedia	БОСС-Референт
Дело	1	1/3	1/5	0,41	0,10	0,94
CompanyMedia	3	1	1/3	1,00	0,26	1,12
БОСС-Референт	5	3	1	2,47	0,64	0,98
Сумма	9,00	4,33	1,53	3,87	1,00	3,04

Вычислим вектор значений альтернатив по формуле (1):

Нормализуем вектор по формуле (2):

Вычисляем максимальное собственное число матрицы по формуле (3) и (4):

Вычисляем индекс согласованности по формуле (5):

Значение случайной согласованности (СС) берем из таблицы 1.

СС=0,58

Отношение согласованности (ОС), дающее представление о верности сделанных суждений, вычисляем по формуле (6):

- матрица согласована

Таблица 3.5 - Матрица согласованности по критерию длительность внедрения

Альтернативы	Дело	CompanyMedia	БОСС-Референт
Дело	1	5	3	2,47	0,64	0,98
CompanyMedia	1/5	1	1/3	0,41	0,10	0,94
БОСС-Референт	1/3	3	1	1,00	0,26	1,12
Сумма	1,53	9,00	4,33	3,87	1,00	3,04

Вычислим вектор значений альтернатив по формуле (1):

Нормализуем вектор по формуле (2):

Вычисляем максимальное собственное число матрицы по формуле (3) и (4):

Вычисляем индекс согласованности по формуле (5):

Значение случайной согласованности (СС) берем из Таблицы 1.

СС=0,58

Отношение согласованности (ОС), дающее представление о верности сделанных суждений, вычисляем по формуле (6):

- матрица согласована

Таблица 3.6 - Матрица согласованности по критерию функциональная полнота ТПР

Альтернативы	Дело	CompanyMedia	БОСС-Референт
Дело	1	3	3	2,08	0,60	1,00
CompanyMedia	1/3	1	1	0,69	0,20	1,00
БОСС-Референт	1/3	1	1	0,69	0,20	1,00
Сумма	1,67	5,00	5,00	3,47	1,00	3,00

Вычислим вектор значений альтернатив по формуле (1):

Нормализуем вектор по формуле (2):

Вычисляем максимальное собственное число матрицы по формуле (3) и (4):

Вычисляем индекс согласованности по формуле (5):

Значение случайной согласованности (СС) берем из таблицы 1.

СС=0,58

Отношение согласованности (ОС), дающее представление о верности сделанных суждений, вычисляем по формуле (6):

Таблица 3.7 - матрица согласованности по критерию степень интеграции с другими программными средствами

Альтернативы	Дело	CompanyMedia	БОСС-Референт
Дело	1	1/3	1/3	0,48	0,14	1,00
CompanyMedia	3	1	1	1,44	0,43	1,00
БОСС-Референт	3	1	1	1,44	0,43	1,00
Сумма	7,00	2,33	2,33	3,37	1,00	3,00

Вычислим вектор значений альтернатив по формуле (1):

Нормализуем вектор по формуле (2):

Вычисляем максимальное собственное число матрицы по формуле (3) и (4):

Вычисляем индекс согласованности по формуле (5):

Значение случайной согласованности (СС) берем из таблицы 1.

СС=0,58

Отношение согласованности (ОС), дающее представление о верности сделанных суждений, вычисляем по формуле (6):

- матрица согласована

Таблица 3.8 - Определение глобальных приоритетов

Альтернативы	Критерии	Глобальные приоритеты
	Затраты на внедрение	Длительность внедрения	Функциональная полнота ТПР	Степень интеграции с другими программными средствами
	Нормализованный вектор приоритетов критериев
	0,08	0,47	0,21	0,24
Дело	0,10	0,64	0,60	0,14	0,4684
CompanyMedia	0,26	0,10	0,20	0,43	0,213
БОСС-Референт	0,64	0,26	0,20	0,43	0,3186

Глобальный приоритет вычисляется по формуле:

(7)

В результате проведенного МАИ на основе выбранных критериев лучшей является система автоматизации документооборота «Дело».

3.2 Инструкция пользователя

Вход в базу данных Канцелярия

Выбрать пункт меню: Открыть - Приложения - Открытие приложения



Рисунок 3.2 - Открытие приложения

Выбираем базу данных Канцелярия

Рисунок 3.3 - Выбор базы данных

Рисунок 3.4 - Открытая база данных



Рисунок 3.5 - Создание регистрационной карточки

Заполнить поля:

Необязательные поля:

Ш Прим.;

Ш Рубр.(0);

Ш Связки(0);

Ш Прим.:

Автоматически заполняемые поля:

Ш № входящего документа;

Ш От «Текущее число»;

Ш План «Текущее число+14 дней»;

Ш Факт «Текущее число+14 дней»;

Ш Автор «Соответствует»;

Ш Текст «К исполнению».

Поле «№ входящего документа» формируется при сохранении результирующего документа: состоит из Кода вида входящего документа, Кода секретаря регистрирующего документ, Кода сотрудника, которому прислали документ, Кода организации отправляющего документ, Текущее число и месяц (без года).



Рисунок 3.6 - Регистрационная форма

Рисунок 3.7 - Продолжение регистрационной формы

Рисунок 3.8 - Заполненная регистрационная форма

Рисунок 3.9 - Продолжение заполненной регистрационной формы

Рисунок 3.10 - Справочник «Вид входящего документа»

Рисунок 3.11 - Справочник «Организации»

Рисунок 3.12 - Справочник «Сотрудники»

После заполнения регистрационной формы проверить все ли обязательные поля заполнены верно, если есть ошибки исправить их.

Нажимаем кнопку Сохранить.

Создание отчета

На заполненной регистрационной форме нажать кнопку Составить отчет. Отчет формируется автоматически.

Рисунок 3.13 - Отчет

Заполняем поля:

Ш Отчет №

Нажимаем кнопку Сохранить.

Все созданные отчеты и зарегистрированные документы можно увидеть в представлении Отчеты и Входящие документы соответственно.

Рисунок 3.14 - Унифицированный вид формы

Заключение

Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением. Деятельность любого учреждения неразрывно связана с документацией. Документы важны, т.к. объединяют учреждение с другими организациями и, конечно, органом власти.

В ходе выполнения курсового проекта была разработана информационная система для составления регистрационной карточки входящего документа. В графической части курсового проектирования была сформирована мнемосхема, функциональная модель, модель EPC, динамическая модель, а также информационная модель предлагаемого процесса по методологии IDEF1X.

При выполнении курсового проекта были закреплены умения и навыки типового автоматизированного проектирования с применением современных методологий и инструментальных средств, а также углублены и систематизированы знания, полученные в ходе изучения дисциплины «Проектирование экономических информационных систем».

Список использованных источников

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: учебник / под ред. проф. Г. А. Титоренко. - М.: ЮНИТИ, 2005. - 412 с.

2. ГОСТ 34.602-89 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на разработку автоматизированной системы. - М.: Стандартинформ, 2005. 12 с.

3. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-2010 Информационная технология. Системная инженерия. Процессы жизненного цикла программных средств. - М.: Стандартинформ, 2011. - 46 с.

4. Проектирование функциональной подсистемы системы управления бизнес-процессами предприятия: Методические указания к выполнению курсового проекта по дисциплине «Проектирование информационных систем» / Уфимск. гос. авиац. техн. ун-т; Сост.: Н.О. Никулина. - Уфа, 2014. - 58 с.

5. http://docs.cntd.ru/document/901932680

Приложение

Единая государственная система делопроизводства

Порядок прохождения и исполнения входящих документов

1. Прием и первоначальная обработка поступающей корреспонденции в учреждении осуществляется в централизованном порядке экспедицией или специально выделенным работником канцелярии (секретарем учреждения) .

В дальнейшем вместо слов "экспедиция или специально выделенный работник канцелярии (секретарь учреждения)" употребляется слово "экспедиция".

Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа в учреждение и подготовке корреспонденции к передаче по назначению.

2. Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, вскрываются. При этом проверяется целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложения к ним необходимо сообщить об этом отправителю. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и время поступления документа в учреждение. Место проставления штампа определено ГОСТ 6.39-72 (п.2.1).

3. Документы в экспедиции сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (в соответствии с перечнями нерегистрируемых документов).

Нерегистрируемые документы, документы в адрес общественных организаций и с пометкой "лично" непосредственно передаются по назначению.

Регистрируемые документы передаются по назначению после их рассмотрения и регистрации. Для этого документы на имя руководства учреждения и документы без указания конкретного адресата передаются в канцелярию, документы в адрес структурных подразделений - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все указанные документы поступают в канцелярию.

4. В канцелярии и структурных подразделениях производится предварительное рассмотрение поступивших документов. При этом устанавливается должностное лицо или подразделение, которому следует передать на рассмотрение или исполнение поступивший документ.

Передача документов на рассмотрение или исполнение производится исходя из содержания и важности документа и в соответствии с функциями и компетенцией подразделений или должностных лиц, которым документ направляется.

Документы, адресованные должностным лицам, как правило, следует направлять непосредственно им. Если установлено, что документы адресованы неправильно, то их необходимо передать по назначению (согласно содержанию).

Руководству учреждения передаются документы пар...