Главная Коллекция "Revolution" Программирование, компьютеры и кибернетика Проектирование функциональной подсистемы учета входящих документов в канцелярии рекламного агентства ООО "Сидней"

Проектирование функциональной подсистемы учета входящих документов в канцелярии рекламного агентства ООО "Сидней"

Функциональное моделирование бизнес-процесса, техническое задание на разработку системы управления выделенным процессом. Разработка локального классификатора и динамической модели работы подсистемы. Выбор программного обеспечения, инструкция пользователя.

Рубрика Программирование, компьютеры и кибернетика
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 23.09.2014
Размер файла 2,5 M
рефераты на заказ со скидкой

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Страница:

В перечень включаются не только поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, информация, присылаемая для сведения, но и все документы, проходящие через службу делопроизводства и подвергающиеся в отраслевых и функциональных структурных подразделениях и службах оперативному учету в специальных учетных формах. Например, бухгалтерские документы первичного учета регистрируются в бухгалтерии; месячные и квартальные отчеты подведомственных организаций учитываются в функциональных или отраслевых структурных подразделениях и др.

6. При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел; классификатор документов.

Индексация документов

1. Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

2. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа.

3. Исключение составляют индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и других), протоколов, а в отдельных случаях - предложений, заявлений и жалоб граждан. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы предложений, заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.

Формы регистрации документов и порядок их заполнения

1. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяется единая регистрационная карточка.

2. Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

3. В учреждениях с объемом документооборота до 500-600 документов в год допускается регистрация документов в журналах регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.

4. При регистрации писем на карточках, как правило, самостоятельно регистрировать следует только инициативный документ (запрос), составленный в данном учреждений или присланный из другого ведомства. Данные об ответном документе фиксируются в порядке дополнения к регистрационным записям на соответствующий инициативный документ. Заполнение граф журнала производится аналогично заполнению граф карточки.

5. Регистрационная карточка заполняется машинописным или рукописным способом.

6. Календарная шкала карточки должна использоваться для контроля за сроками исполнения документа; на ней отмечается дата, к которой должен быть исполнен документ. На карточке формата А6, в которой нанесены только нечетные числа, срок исполнения документа должен отмечаться днем раньше, если он приходится на четное число.

7. В графе "Корреспондент" пишется название организации, откуда поступил или куда направляется документ. При регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан пишется их фамилия, имя, отчество, место работы или домашний адрес.

8. В графе "Дата поступления и индекс документа" отмечается дата поступления документа и индекс, который ему присваивается в организации, в которую он поступил.

9. В графе "Дата и индекс документа" проставляется дата документа и индекс присвоенный документу организацией - автором документа.

10. В графе "Краткое содержание" указывается вид документа, его заголовок или краткое содержание.

11. При записи в карточку содержания резолюции указывается также ее автор и дата.

12. Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. Если не требуется составление письменного ответа, указывается конкретная запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе.

13. В графе "Контрольные отметки" фиксируются отметки о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. Графа может быть использована для записей, отражающих движение документа.

14. Графы регистрационной карточки "Фонд N", "Опись "N", "Дело N" заполняются в архиве.

15. Бланки регистрационной карточки должны изготовляться типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148 X 210 мм) и А6 (105 X 148 мм) по ГОСТ 9327-60. Допускается цветовое различие карточек.

16. В необходимых случаях, вызываемых спецификой деятельности организации, допускается введение дополнительных реквизитов в регистрационной карточке, например: "Количество листов", "Расписка в получении документа" и др. Расположение реквизитов произвольное.

Допускается также разделение сложных реквизитов карточки на составные части (например: "Дата поступления и индекс документа", "Дата и индекс документа").

Рисунок Б.1 - Мнемосхема процесса учета входящей документации

Рисунок В.1 - Контекстная диаграмма функциональной модели

Рисунок В.2 - Декомпозиция 1-го уровня

Рисунок В.3 - Декомпозиция 2-го уровняИнформационная модель бизнес-процесса

Рисунок Г.1 - Информационная модель

Размещено на Allbest.ru

...

Страница:


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены