Організація автоматизованої форми обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Вступ

автоматизація обліковий малоцінний комп'ютер

Розвиток підприємницької діяльності в нашій країні, що відбувається в період переходу до ринкових відносин, визначив різке збільшення попиту на професію бухгалтера, що, в свою чергу, внаслідок бурхливого розвитку комп'ютерної техніки, викликало потребу забезпечення діяльності бухгалтерів новітніми програмними засобами, що дозволяють оптимізувати їх нелегку працю, звести до мінімуму рутинну роботу.

В наш час багато підприємств впроваджують автоматизовані системи бухгалтерського обліку (АСБО). Можна вважати, що всезагальна комп'ютеризація, в тому числі і облікової роботи, являється велінням часу.

Враховуючи темпи, з якими розширюється сфера використання персональних комп'ютерів, можна передбачити, що в недалекому майбутньому бухгалтер, який не володітиме технологіями автоматизованого обліку, виявиться зайвим.

Тенденція до посилення децентралізації управління тягне за собою розподілене опрацювання інформації з децентралізацією застосування засобів обчислювальної техніки й удосконаленням організації безпосередніх робочих місць користувачів.

Бухгалтерський облік будується відповідно до чинного господарського механізму, відображаючи економічні, правові, фінансово-кредитні та інші відносини. З переходом до ринкових умов змінюються і уточнюються^ завдання бухгалтерського обліку, його організація та методологічна побудова. На бухгалтерський облік покладена завдання з поліпшення інформаційного забезпечення управління і контролю за збереженням власності та зміцненням фінансового становища підприємства, запровадження суворого режиму економії та зміцнення ризику втрат через необдумані дії, пов'язані зі зміною умов виробництва, вкладення коштів у нові види діяльності.

Більшість організацій сьогодні приводять свою практику обліку і управління у відповідність з новою економічною дійсністю. Необхідність автоматизації робочого місця бухгалтера - це не просто данина моди чи спосіб підняти престиж підприємства. Переваги обліку за допомогою комп'ютера очевидні. Програмні засоби дозволяють не тільки знизити трудомісткість обліку, застрахуватися від арифметичних помилок, але і всебічно аналізувати накопичену інформацію. Рано чи пізно будь-яка серйозна організація встає перед проблемою автоматизації своєї фінансово-* господарської діяльності. Грамотно оброблена і систематизована документація є деякою мірою гарантією ефективного керування.

Об'єктом дослідження є комплекс питань, що охоплюють організацію автоматизованої форми обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів в СТОВ «Агрофірма Петродолинське» Овідіопольського району Одеської області.

Задачі, які вирішуються в курсової роботі:

дослідження питань теорії та практики використання персональних комп'ютерів для автоматизації облікової інформації;

проведення аналізу виробничо-господарської діяльності та організації обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів в СТОВ «Агрофірма Петродолинське»;

розробка та реалізація основних положень проекту автоматизації обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів в СТОВ «Агрофірма Петродолинське»;

розрахунок економічної доцільності автоматизації обліку на підприємстві.

Джерелами інформації є річні фінансові звіти первинні документи СТОВ «Агрофірма Петродолинське».

Для аналізу господарської діяльності обраний період досліджень із 2011 по 2013 рік.

1. Сучасний стан питань автоматизації обліку, аналізу і аудиту

На думку Завгороднего В.П. [9, с.186], раціональне використання матеріальних ресурсів і зниження матеріалоємності може бути забезпечено тільки в умовах функціонування сучасних засобів обчислювальної техніки з використанням АРМ бухгалтера.

АРМ бухгалтера по обліку матеріальних цінностей функціонально призначений для автоматизації обліку, контролю, аналізу й аудита, а також для прийняття управлінських рішень з питань матеріальних цінностей.

Для рішення задач по обліку матеріальних цінностей формується єдина база бухгалтерських записів, що дозволяє одержати в діалоговому режимі всю необхідну інформацію для аналітичного, синтетичного й управлінського обліку і звітності не тільки за місячний цикл, а за будь-які інші періоди (день, декаду і т.д.), а також за попередній період (місяць, рік) [9].

Сьогодні в Україні спостерігаються тенденції стрімкого застосування інформаційних технологій у всіх сферах суспільно-економічного середовища. Особливо швидкими темпами розвиваються інформаційні технології бухгалтерського обліку, аналізу і аудиту. Будь-який бухгалтер-практик працює на комп'ютері та не уявляє без нього своєї професійної діяльності.

Ринок програмних продуктів наповнений пакетами прикладних програм (ППП) для автоматизації функцій бухгалтерського обліку, є окремі ППП автоматизації аналітичних функцій або пропонуються окремі програмні модулі аналізу, вбудовані в автоматизовані інформаційні системи (АІС) обліку. Поряд із кількісною характеристикою, результатами багатьох досліджень? підтверджують, що практично немає якісних програмних продуктів автоматизації для цілей фінансово-економічного аналізу й внутрішнього аудиту (про автоматизацію зовнішнього аудиту взагалі не йдеться).

Найкращі можливості мають АІС бухгалтерського обліку, аналіз показників за допомогою персональних комп'ютерів (ПК) зводиться в основному до обчислення відхилень від бази порівняння показників фінансово-господарської діяльності підприємства. При такому підході не може бути й мови про економічний аналіз, що виявляє резерви, аргументує ситуацію, що склалася, і дає точні орієнтири подальшого розвитку для підтримки управлінських рішень. Витрати на проведення економічного аналізу автоматизованим шляхом можуть окупитися за умови застосування обчислювальної техніки для вирішення проблемних завдань аналізу. ППП економічного аналізу не повинні орієнтуватися на традиційне коло завдань, що вирішуються за даними періодичної звітності. Зіставним може бути висновок і про аудит.

На ринку програмних продуктів України повністю відсутні АІС для проведення зовнішнього аудиту і практично обмежений вибір ППП навіть невисокої якості для автоматизації внутрішнього аудиту.

Будь-який бухгалтер-практик чудово розуміє, що облікові дані є основою для проведення аналізу, тоді як дані аналізу є основою для проведення аудиту. Тому, на наш погляд, правильно зазначили автори Прокопенко І.Ф., Ганін В.І., Москаленко В.В., що "з погляду технології обробки інформації на ПК вирішення задач економічного аналізу найбільше ефективне тоді, коли воно логічно продовжує рішення задач нормування, планування, обліку." Враховуючи наші міркування та наведені посилання, виокремлюємо проблему побудови такої універсальної АІС, яка б об'єднала в єдиний контур автоматизоване розв'язання задач обліку, аналізу й аудиту. [24, с.ЗЗ]

Прийнято вважати, що програмний продукт "1С:Бухгалтерія 8 для України" використовується в основному для ведення бухгалтерського і податкового обліку. Однак його широкі функціональні можливості дозволяють вирішувати завдання, які виходять далеко за межі бухгалтерії -наприклад, автоматизація облікових завдань виробничого процесу, виготовлення товарів та надання послуг.

Використовуючи програму "1С:Бухгалтерія 8.0", можна враховувати виробничі процеси починаючи з моменту придбання сировини до випуску вже готової продукції. При цьому виробничі операції будуть автоматично відображатися як в бухгалтерському, так і в податковому обліку. Протягом місяця витрати, пов'язані з виробничою діяльністю підприємства, відображаються на рахунках обліку витрат.

Весь алгоритм дій бухгалтера з обліку операцій виробничого характеру візуалізовано в програмі в розділі "Виробництво". Послідовність облікових і операцій починається з заповнення документа "Вимога-накладна". Однак тут важливо зазначити наступне: запаси, використані для виробництва товарів, обов'язково повинні попередньо бути оприбутковані на складі, і тільки зі складу вони можуть бути передані у виробництво.

Готова продукція оприбутковується на складі за плановою собівартістю. Потім наприкінці місяця на підставі інвентаризації визначаються залишки незавершеного виробництва. І фінальною операцією обліку виробництва є розрахунок фактичної собівартості продукції, у вартість якої включаються загальновиробничі витрати.

До того як проводити першу завершальну операцію, вам необхідно буде встановити налаштування облікової політики. Тут визначається спосіб розподілу непрямих витрат і спосіб розрахунку собівартості виробництва [6].

Лаврєнов В. [15] доводе, що система програм "1С:Підприємство" - універсальний засіб автоматизації всіх видів обліку на підприємствах і в організаціях усіх галузей і видів власності, в тому числі і бюджетних організацій. В Україні, як правило, продається типова українська настройка (розробник - фірма "АБІ Україна"), схвалена Мінфіном України.

Програми постачаються як в однокористувальному, так і в мережному варіанті. Серед однокористувальних програм найпопулярнішою є "1С:Бухгалтерія 7.7" для України, за допомогою якої можна вести всі види обліку в єдиній інформаційній базі. У версії Проф. цієї програми можна робити зміни у конфігурації: створювати і змінювати документи, коригувати проведення, змінювати інтерфейс тощо. А за допомогою мережної версії "1С:Бухгалтерії" верс.7.7 - додатково організувати роботу потрібної кількості користувачів.

Для великих підприємств, у в системі управління яких зайнято чимало менеджерів і бухгалтерів, постачають так звані SQL-версії на основі архітектури "Клієнт-сервер", що дозволяють організувати роботу в комп'ютерній мережі десятків користувачів ("1С:Бухгалтерія" верс.7.7 для України для SQL).

Але "1С:Бухгалтерія" - тільки одна із компонентів системи "1С:Підприємство". Для ретельнішого ведення обліку товарно-матеріальних цінностей часто використовують "1С:Торгівля і склад" [15].

Створення комплексної автоматизованої інформаційної системи бухгалтерського обліку, аналізу та внутрішнього аудиту є перспективним напрямком у розвитку науки і практики управління. Практичне застосування цієї системи, на нашу думку, дало б можливість значно підвищити ефективність управління підприємством та результатів його діяльності загалом [19].

2. Організаційно-економічна характеристика СТОВ «АГРОФІРМА ПЕТРОДОЛИНСЬКЕ» та коротка характеристика організації обліку, аналізу та аудиту малоцінних та швидкозношуваних предметів

2.1 Аналіз основних показників виробничої та фінансової діяльності СТОВ «АГРОФІРМА ПЕТРО ДОЛИНСЬКЕ»

СТОВ «Агрофірма Петродолинське» розташоване в приміській зоні м. Одеса, в Овідіопольському районі. Центральна садиба господарства знаходиться в с.Петродолинське.

Землекористування СТОВ «Агрофірма Петродолинське» розташоване в Південно-Степовій підзоні Степової зони Одеської області, яке відноситься до Одеського приморського фізико-географічного району.

Район вважається дуже теплим, але недостатньо зволоженим. Тривалість безморозного періоду складає 205 днів, вегетаційного (з температурами вищими за 10°С)-190 днів. Сума активних температур знаходиться в межах 3300-3350°С.

Це обумовлює такий тепловий режим, який є сприятливий для вирощування районованих сортів сільськогосподарських культур, винограду і плодових насаджень. Менш сприятливо складається водний режим при відсутності зрошення, про що свідчить гідротермічний коефіцієнт, який менший за 1 і дорівнює 0,73.

Річна кількість опадів-370 мм в середньому за рік і з значними коливаннями в окремі роки. Максимальна кількість опадів 230 мм, припадає на вегетаційний період, однак у вигляд злив, що знижує їх ефективність і зашкоджує отриманню високих врожаїв. Мінімум опадів припадає на зимовий період. Всі наведені показники, гідротермічний коефіцієнт та кількість опадів, вказують на посушливий клімат. Відсутність стійкого снігового покриву (висота його не перевищує 10 см) в поєднанні з низькими температурами в окремі роки є причиною пошкодження і загибелі озимих.

За характером рельєфу місцевості землекористування СТОВ «Агрофірма Петродолинське» відноситься до менш еродованої Придунайської рівнини. В цілому злегка хвилясте акумулятивне плато, яке утворене чвертними відкладами лесами, в основі яких залягають червоно-бурі глини. Ґрунти, які сформувались на лесах, характеризуються сприятливими для вирощування сільськогосподарських культур та одержання продукції багаторічних насаджень фізико-хімічними властивостями. В структурі ґрунтів переважають (69%) чорноземи південні, з них - тяжко суглинкові на лесових породах.

Господарство забезпечене розвинутою мережею зовнішніх та внутрішньогосподарських доріг, по яких здійснюються регулярні рейси вантажних перевезень, що дає можливість господарству транспортувати продукцію у необхідних напрямках.

СТОВ «Агрофірма Петродолинське» розташоване у безпосередній близькості від великих ринків збуту виробленої продукції міст Одеса та Іллічівськ і туристично-курортних зон, які є головними споживачами сільськогосподарської продукції.

На основі виявлених позитивних природно-кліматичних характеристик господарства можна провести виявлення економічних умов господарювання даного підприємства.

В першу чергу розглянемо спеціалізацію СТОВ «Агрофірми Петродолинське» (табл. 2.2)

Дані таблиці свідчать, що товариство рівнозначно розвиває галузі рослинництва і тваринництва. Так рослинництво займає 43,4%, а тваринництво 51,6%, послуги в сільському господарстві займають 5,0%.

Найбільшу питому вагу серед всієї продукції, що виробляється та реалізується в товаристві займає продукція скотарства 50,3%, при цьому саме молоко займає 41,3%, технічні культури займають 21,2%, серед них соняшник займає 13,6%, зернові культури -15,0%, серед них найбільшу питому вагу займає озима пшениця - 7,8%,.

Господарство має широкий асортимент виробленої продукції, для детального представлення рівня спеціалізації необхідно доповнити ці дослідження визначенням коефіцієнту спеціалізації. Та на основі цих даних виявлення напряму спеціалізації сільськогосподарського товариства з обмеженою відповідальністю.

Таблиця 2.1

Склад і структура реалізованої продукції в СТОВ «Агрофірма Петродолинське»

Види продукції	2011 р.	2012 р.	2013 р.	В середньому за 3 роки
	тис.грн.	%	тис.грн.	%	тис.грн.	%	тис.грн.	%
Зернові та зернобобові, всього	2893,1	18,7	1919,9	13,3	2283,4	13,1	2365,5	15,0
у тому числі
? озима пшениця	1045,6	6,8	1321,0	9,2	1313,8	7,5	1226,8	7,8
? ячмінь озимий	1762,8	11,4	236,9	1,6	502,2	2,9	834,0	5,3
? ячмінь ярий			254,4	1,8	408,9	2,3	221,1	1,4
Технічні культури, всього	3134,8	20,2	2562,6	17,8	4328,1	24,9	3341,8	21,2
? соняшник	1093,8	7,1	2562,6	17,8	2756,3	15,8	2137,6	13,6
? ріпак озимий	2041,0	13,2			1571,8	9,0	1204,3	7,6
Овочі	1158,1	7,5	702,0	4,9	1269,3	7,3	1043,1	6,6
Ягоди	54,6	0,4	90,0	0,6	66,7	0,4	70,4	0,4
Інша продукція рослинництва	34,1	0,2	37,3	0,3	3,7	0,0	25,0	0,2
Всього по рослинництву	7274,7	47,0	5311,8	36,9	7951,2	45,7	6845,9	43,4
Продукція скотарства всього	7224,3	46,6	8097,8	56,2	8480,7	48,7	7934,3	50,3
у тому числі
? м'ясо великої рогатої худоби	1648,9	10,6	1394,5	9,7	1235,7	7,1	1426,4	9,0
? молоко	5575,4	36,0	6703,3	46,5	7245,0	41,6	6507,9	41,3
Продукція свинарства	40,6	0,3	49,9	0,3	63,1	0,4	51,2	0,3
Інша продукція тваринництва	278,0	1,8	180,0	1,2	7,9	0,1	155,3	1,0
Всього по тваринництву	7542,9	48,7	8327,7	57,8	8551,7	49,2	8140,8	51,6
Послуги у сільському господарстві	671,6	4,3	769,0	5,3	902,5	5,2	781,0	5,0
Всього по підприємству	15489,2	100,0	14408,5	100,0	17405,4	100,0	15767,7	100,0

Таблиця 2.2

Параметри визначення коефіцієнту спеціалізації СТОВ «Агрофірма Петродолинське»

Види продукції	Питома вага в структурі товарної продукції (Пв), %	Порядковий номер по ранжиру (N)
Продукція скотарства	50,3	1
Технічні культури	21,2	2
Зернові та зернобобові	15,0	3
Овочі	6,6	4
Послуги у сільському господарстві	5,0	5
Ягоди	0,4	6
Інша продукція рослинництва	0,2	7

При цьому коефіцієнт спеціалізацій товарного виробництва:

Кс=100?Пві(2Nі-1)

Де Пві - питома вага і-ї галузі у структурі товарної продукції, %;

Nі - порядковий номер і-ї галузі в ранжируваному ряді

Кс=100/287,1=0,348

Коефіцієнт показує, що рівень спеціалізації СТОВ «Агрофірма Петродолинське» середній. Господарство спеціалізується на продукції скотарства, при цьому розвинене виробництво та реалізація технічних культур та зернових.

Визначимось зі змінами, що відбулись в запасах господарства (табл. 2.3).

Таблиця 2.3

Склад та динаміка виробничих запасів в СТОВ «Агрофірма Петродолинське»

Види запасів	2011 р.	2012 р.	2013 р.	2013 р. до 2011 р., %
	тис.грн.	%	тис.грн.	%	тис.грн.	%
Сировина і матеріали	12	0,0	11	0,0	9	0,0	75,0
Купівельні напівфабрикати та комплектуючі вироби	1152	4,7	1322	5,0	1994	7,5	173,1
Паливо	229	0,9	223	0,8	132	0,5	57,6
Тара і тарні матеріали	673	2,7	859	3,3	1165	4,4	1,7 р.
Будівельні матеріали	456	1,9	539	2,0	832	3,1	1,8 р.
Запасні частини	103	0,4	58	0,2	66	0,2	64,1
Матеріали с/г призначення	2969	12,1	2802	10,6	3656	13,7	123,1
Поточні біологічні активи	3236	13,1	4117	15,6	4793	18,0	148,1
Малоцінні та швидкозношувальні предмети	133	0,5	137	0,5	103	0,4	77,4
Незавершене виробництво	2511	10,2	2289	8,7	2207	8,3	87,9
Готова продукція	13134	53,3	13945	53,0	11731	44,0	89,3
Товари	16	0,1	10	0,0	2	0,0	12,5
Всього	24624	100,0	26312	100,0	26690	100,0	108,4

Дані таблиці 2.3 свідчать, що загалом запаси підвищились. Так купівельні напівфабрикати та комплектуючі вироби зросли на 842 тис. грн. або 73,1%, тара і тарні матеріали - на 492 тис. грн. або у 1,7 рази, будівельні матеріали - на 376 тис. грн. або у 1,8 рази, матеріали сільськогосподарського призначення на 687 тис. грн. або 23,1%, поточні біологічні активи на 1557 тис. грн. або 48,1%. При цьому зменшення зазнали сировина і матеріали - на 3 тис. грн. або на 25%, паливо на 97 тис. грн. або на 42,4%, запасні частини на 37 тис. грн. або 35,9%, малоцінні та швидкозношувальні предмети - на 30 тис.грн. або на 22,6%, незавершене виробництво - на 304 тис.грн. або на 12,1%, готова продукція - на 1403 тис.грн. або на 10,7%, товари на 14 тис. грн. або 87,5%.

Всього запаси товариства збільшились на 2066 тис. грн. або на 8,4%.

При цьому на 2013р. основну питому вагу серед запасів займає готова продукція - 44,0%, поточні біологічні активи - 18,0%, матеріали сільськогосподарського призначення - 13,7%.

Проаналізуємо основні фінансові показники господарства та дізнаємось рівень рентабельності.

Таблиця 2.4

Динаміка основних фінансово-економічних показників СТОВ «Агрофірма Петродолинське», (тис. грн.)

Показники	Роки	2013 р. до 2011 р.,%
	2011 р.	2012 р.	2013 р.
Валовий доход (виручка) від реалізації	22806	20956	24918	109,3
Чистий доход (виручка) від реалізації	19005	17463	20765	109,3
Собівартість реалізованої продукції	13610	14836	16626	122,2
Валовий прибуток	5395	2627	4139	76,7
Інші операційні доходи	1595	1570	1786	112,0
Операційні витрати	2236	2184	1795	80,3
Фінансові доходи	347	1471	1066	307,2
Фінансові та інші витрати	86	399	422	490,7
Прибутки від звичайної діяльності до оподаткування	5015	3085	4774	95,2
Чистий прибуток	5015	3085	4774	95,2
Рівень рентабельності, %	36,8	20,8	28,7	Х

Дані таблиці 2.4 свідчать, що валовий дохід від реалізації в господарстві збільшився на 2112 тис. грн. або 9,3%, чистий дохід - на 1760 тис. грн. або 9,3%, а собівартість реалізованої продукції - на 3016 тис. грн. або 22,2%.

Собівартість продукції зростає швидше за чисті доходи, отже валовий прибуток досліджуваного господарства зменшуються. Так у 2013 р. в порівнянні з 2011 р. валові прибутки зменшились на 1256 тис. грн. або 23,3%.

Операційні доходи господарства зменшились на 191 тис. грн., а витрати зменшились на 441 тис. грн. , фінансові доходи зросли на 719 тис. грн. а фінансові витрати зросли на 336 тис. грн.

Чисті прибутки господарства у 2013р. склали 4774 тис. грн., що на 240 тис. грн. або 4,8% менше ніж у 2011р. Крім того рівень рентабельності склав 28,7% це високий рівень для сільськогосподарського підприємства, але в порівнянні з 2011 р. цей рівень зменшився на 8,1%.

2.2 Особливості організації облікової, аналітичної та аудиторської роботи з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів

В СТОВ «Агрофірма Петродолинське» бухгалтерський облік організовано відповідно до Закону України №996 "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність".

На підприємстві застосовують лінійний тип організаційної структури апарату бухгалтерського обліку: всі обліковці підпорядковуються безпосередньо головному бухгалтеру.

Ведення бухгалтерського обліку в СТОВ «Агрофірма Петродолинське» здійснює бухгалтерія під керівництвом головного бухгалтера.

Склад бухгалтерської служби складається з 5-ти бухгалтерів.

В СТОВ «Агрофірма Петродолинське» застосовують комп'ютерну форму обліку. В розпорядженні бухгалтерів є п'ять комп'ютерів на які встановлена програма «1С:Бухгалтерія 7.7».

Облік малоцінних та швидкозношуваних предметів в СТОВ «Агрофірма Петродолинське» ведеться в місцях зберігання і експлуатації за матеріально відповідальними особами в Книзі складського обліку.

Матеріально відповідальна особа (комірник) приймає предмети, порівнюючи фактичну кількість із даними, зазначеними у супровідних і платіжних документах. При цьому на супровідних документах ставлять відповідний штамп чи надпис або виписують накладну в двох примірниках, де зазначають фактично прийняту кількість цінностей кожної назви.

Щоб забезпечити збереження малоцінних предметів, їх маркують до відпуску в експлуатацію із зазначеною назвою підприємства чи його символу. Маркують фарбою (стійкою проти витирання та хімічного впливу).

На складах (у коморах) облік малоцінних предметів веде матеріально відповідальна особа (комірник) на картках складського обліку, які видають матеріально відповідальним особам під розписку і реєстрі видачі карток. Картки зберігають у спеціальних картотеках за обліковими групами, а всередині їх -- у порядку зростання номенклатурних номерів. Групи та підгрупи відокремлюють у картотеці роздільниками з проставленими на них номерами. На кожний номенклатурний номер відкривають окрему картку, на якій комірник вказує місце зберігання (стелаж, комірка тощо).

На складах (у коморах) із невеликою номенклатурою малоцінних предметів замість карток дозволяється ведення обліку в оформлених належним чином книгах. Записи в Книзі (картках) складського обліку завідуючий складом робить щодня по кожному разовому документу окремо і після кожного запису виводить залишок.

Матеріально відповідальні особи ведуть облік одержаного зі складу виробничого і господарського інвентарю на картках складського обліку.

В СТОВ «Агрофірма Петродолинське» встановлено контроль за строками перебування спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристосувань в експлуатації. Для цього на них ставлять штамп із зазначенням дати видачі працівникам. Спецодяг, спецвзуття і запобіжні пристосування, які видають працівникам, є власністю підприємства й підлягають поверненню: при звільненні особи, що одержала інструменти, при переведенні її на тому ж підприємстві на іншу роботу, для якої спецодяг, спецвзуття та запобіжні пристосування не передбачені інструкцією, а також по закінченні строку використання предметів.

Матеріально відповідальна особа, яка одержала зі складу предмети для використання веде кількісний облік руху їх на картках складського обліку.

Непридатність до подальшого використання малоцінних і швидкозношуваних предметів і неможливість чи неефективність їхнього ремонту визначає постійно діюча комісія, яка приймає й списує основні засоби.

Матеріали, одержані від ліквідації малоцінних предметів, за накладною здають на склад. їхню вартість визначають за цінами можливої реалізації (використання).

Предмети, що втратили своє призначення, але придатні для використання в народному господарстві, мають бути реалізовані у встановленому порядку.

По кожному зіпсованому чи втраченому малоцінному й швидкозношуваному предмету зазначають причини та винуватців. Якщо це сталося з вини працівника, то визначають розмір збитку і порядок його відшкодування відповідно до чинного законодавства. Акти на списання господарського інвентарю та малоцінних предметів із розпискою комірника про прийняті матеріали передають у бухгалтерію, де вони є підставою для відповідних записів.

Малоцінні та швидкозношувані предмети передаються від однієї матеріально відповідальної особи до іншої матеріально відповідальної особи на підставі Накладних (внутрігосподарського призначення) або Лімітно-забірних карток. Для визначення непридатності предметів для їх подальшого використання і оформлення необхідної документації на списання керівником підприємства створюється постійно діюча комісія. (Комісія складає Акт на списання малоцінних і швидкозношуваних предметів.

За наявності значної номенклатури МШП слід використовувати первинні документи, форми яких затверджені наказом Міністерства статистики України від 21.06.96р. №193 (форми №№ М-4, М-8, М-9, М-11, МІ2) , наказом Міністерства статистики України від 22.05.96р.№ І45 (форми №№ МШ-1, МШ-2, МШ-3, МШ-4, МШ-5, МШ-6, МШ-7, МШ-8).

Для забезпечення первинного обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів в господарстві використовують типові форми первинних документів:

Прибутковий ордер (типова форма М-4) - використовується на складі, заповнюється в день надходження МШП при відсутності розбіжностей з документами постачальника.

Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (типова форма М-11) - використовується для разового відпуску МШП для виробничих та господарських потреб.

Картка №_складського обліку матеріалів (типова форма М-12) -використовується для обліку МШП на складі

Акт на списання інструментів (пристроїв) та їх обмін на придатні (типова форма МШ-8) - Застосовується для оформлення списання морально застарілих, зношених і непридатних для подальшого використання інструментів (пристроїв, спецодягу, спецвзуття, запобіжних засобів після закінчення строку носіння, інших малоцінних та швидкозношуваних предметів і здавання їх до комори для утилю.

Малоцінні та швидкозношувані предмети МШП інвентаризують за місцями їх знаходження та особами, на відповідальному зберіганні яких вони знаходяться. В процесі інвентаризації встановлюється правильність віднесення господарських засобів до групи малоцінних і швидкозношуваних предметів.

При проведенні інвентаризації комісія повинна з'ясувати:

чи закріплені малоцінні і швидкозношувані предмети, що знаходяться на складі та в експлуатації, за особами, відповідальними за їх зберігання і використання;

чи здійснюється маркування спецодягу, спецвзуття, застережних пристроїв, виробничого і господарського інвентарю, столового посуду і приладдя до передачі їх в експлуатацію;

як організовано облік малоцінних і швидкозношуваних предметів в місцях їх експлуатації.

Інвентаризація проводиться шляхом огляду кожного предмету. В інвентаризаційні описи малоцінні та швидкозношувані предмети заносяться за найменуваннями у відповідності з номенклатурою, прийнятою в бухгалтерському обліку. В описах зазначається їх первісна вартість.

На малоцінні та швидкозношувані предмети, видані в індивідуальне користування, наприклад, спецодяг, спецвзуття тощо, допускається складання групових інвентаризаційних описів із зазначенням осіб, яким видані такі предмети. Обов'язковою умовою при цьому є ведення особистих карток на такі предмети і наявність в інвентаризаційному описі підписів осіб, які отримали ці предмети.

По малоцінних та швидкозношуваних предметах, які обліковуються в оперативному порядку, описи не складаються, а перевіряється фактична наявність цих предметів у матеріально відповідальних осіб шляхом зіставлення з відомістю оперативного обліку. Виявлена при цьому недостача предметів оформлюється актом.

Малоцінні та швидкозношувані предмети, які стали непридатними, але ще не списані, в інвентаризаційному описі не відображаються. На них складається акт із зазначенням часу експлуатації, причин непридатності, можливості використання цих предметів у господарських цілях.

Щомісяця матеріально відповідальні особи на основі первинних документів складають Звіт про рух матеріальних цінностей і подають його в 2 двох примірниках у бухгалтерію разом із документами, які підтверджують находження та витрачання предметів. До звіту включають тільки ті види цінностей, по яких був рух у звітному періоді. Залишки на початок місяця по кожному номенклатурному номеру переносять із звітів попереднього місяця (дані на кінець місяця). Надходження і вибуття матеріалів протягом місяця фіксують на підставі первинних документів, після чого підраховують оборот і визначають сальдо на кінець місяця. Ці дані порівнюють із записами в картках складського обліку. Облік предметів у бухгалтерії ведуть у тому ж порядку, що й інших видів цінностей.

Облік малоцінних та швидкозношуваних предметів ведуть на рахунку 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети". Цей рахунок призначено для обліку й узагальнення інформації про наявність та рух малоцінних та швидкозношуваних предметів, що належать підприємству та знаходяться у складі запасів.

За дебетом рахунка 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети" відображаються за первісною вартістю придбані (отримані) або виготовлені малоцінні та швидкозношувані предмети, за кредитом - за обліковою вартістю відпуск малоцінних та швидкозношуваних предметів в експлуатацію із списанням на рахунок обліку витрат, а також списання нестач і втрат від псування таких предметів.

Слід звернути увагу на те, що на малоцінні та швидкозношувані предмети, які передаються в експлуатацію знос не нараховується, а їх вартість повністю вилучається із складу активів (списується на витрати виробництва) з подальшою організацією оперативного кількісного обліку таких предметів за місцями експлуатації і відповідними особами протягом терміну їх фактичного використання.

Аналітичний облік малоцінних та швидкозношуваних предметів, що є на складі, в бухгалтерії підприємства здійснюють у Книзі обліку продуктів і матеріалів, записи в якій роблять за групами предметів, їх найменуванням і за матеріально відповідальними особами за кількістю, ціною і вартістю загалом по господарству.

Під час проведення аудиту МШП застосовуються ті самі процедури й методи, що й під час аудиту матеріальних цінностей.

Аудит МШП проводиться в кілька етапів. Спочатку аудитор перевіряє правильність організації обліку МШП; своєчасність складення первинних документів, дотримання правил під час приймання МШП на склад і відпуску їх в експлуатацію. На наступному етапі аудиту перевіряються віднесення придбаних предметів та засобів до МШП за критеріями, установленими законодавчими актами. Далі ретельно перевіряються правильність списання та облік списання МШП.

2.3 Постановка задачі автоматизації обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів

Автоматизоване оброблення даних з обліку виробничих запасів і малоцінних та швидкозношуваних предметів (МШП) на практиці може забезпечуватися різними способами:

розробленням спеціалізованою фірмою на замовлення управлінської інформаційної системи підприємства (у тому числі й інформаційної системи обліку);

придбанням універсального програмного комплексу (або його окремого модуля) на ринку програмного забезпечення;

автоматизацією облікового процесу силами фахівців підрозділу з автоматизованого оброблення даних підприємства;

використанням табличних процесорів обліковими працівниками для забезпеченням автоматизованого розв'язання окремих задач конкретної ділянки обліку.

При цьому повинно враховуватися, що облік виробничих запасів здійснюється на складах та в бухгалтерії підприємства. Після придбання відповідно до виписаних документів виробничі запаси доставляються на склад підприємства або матеріально-відповідальній особі. На складі здійснюється документоване оформлення операцій і первинне оброблення даних з обліку виробничих запасів, ведеться аналітичний облік у місцях зберігання матеріальних цінностей. Інформаційна база на цьому рівні -- це складська картотека, в якій відображається рух і залишки на конкретну дату або за конкретний період часу. Облік матеріалів у бухгалтерії ведеться в кількісному та вартісному вияві, у розрізі матеріально відповідальних осіб, балансових рахунків, субрахунків та облікових груп на основі зданих первинних документів зі складів та підрозділів підприємства. Здійснює розрахунок і формування вихідної інформації регламентного, контрольного і довідкового характеру. Виконується аналіз, прогноз, аудит і прийняття управлінських рішень у цілому по підприємству або структурному підрозділу.

Технологічний процес автоматизованого оброблення даних з обліку виробничих запасів полягає у виконанні всіх потрібних операцій введення, оброблення, збереження й надання потрібної інформації, групування даних на рахунках, із метою контролю за наявністю та витратами матеріальних засобів зі своєчасним складанням звітності.

Тому для забезпечення обліку виробничих запасів можуть використовуватися окремі програмні модулі, що обслуговують їх облік у місцях зберігання та в бухгалтерії, або створюватись різні рівні робочих місць автоматизованої ділянки обліку виробничих запасів. Останній спосіб передбачає використання комплексної системи організації первинної та вихідної інформації. Єдина база бухгалтерських записів забезпечує потрібною інформацією аналітичний, синтетичний та управлінський облік, формування конкретної звітності. Спільна інформаційна база дає можливість спільно використовувати таку нормативно-довідкову інформацію, як довідники: зовнішніх організацій; прізвищ працівників; структурних підрозділів; статей обліку; допустимої кореспонденції рахунків; номенклатура-цінник виробничих запасів; типових господарських операцій; постійних даних; груп матеріалів тощо. Для оперативного обліку на місцях експлуатації МШП підприємство розробляє графік документообігу, у якому визначається рух первинних документів на підприємстві.

Для обліку МШП використовуються основні первинні документи, які описують операції обліку матеріальних цінностей. Крім того, можливе формування специфічних документів:

повідомлення про здавання на склад (комору) інструмента, який втратив свою придатність до використання;

записка майстра цеху на видавання робітникам із комори інструмента;

акт на вибуття інструмента внаслідок зношування чи ламання.

3. Організація розрахунків на ЕОМ

3.1 Обґрунтування вибору програмного забезпечення автоматизації бухгалтерського обліку в СТОВ «АГРОФІРМА ПЕТРОДОЛИНСЬКЕ»

Поняття інформаційної технології нерозривно пов'язане з тим специфічним середовищем, в якому реалізується технічне і програмне забезпечення. Передусім це стосується програмного забезпечення персональних комп'ютерів, оскільки саме воно визначає способи взаємодії користувача з інформаційною системою.

Примусити технічне забезпечення виконувати операції з обробки інформації покликало програмне забезпечення.

Програмне забезпечення системи - це сукупність методів, правил, описів, інструкцій, математичних моделей і алгоритмів вирішення бухгалтерських завдань, переробки інформації і прийняття відповідних рішень.

Аналіз програмних засобів, що використовуються, дозволяє класифікувати їх за основними функціями:

- програми, що реалізують функції фінансового (систематичного) обліку і формування фінансової звітності: "Фінанси без проблем", "Мінібухгалтерія", "Бухгалтерія малого підприємства" тощо;

- програми, що реалізують функції фінансового і управлінського обліку для малих підприємств: "Бухгалтерія без проблем";

- програми, що реалізують функції окремих розділів обліку: комплекс "Abacus Professional".

Приведений перелік пакетів бухгалтерських програм, на жаль, не враховує особливості підприємницької діяльності в сільському господарстві.

Тому для автоматизованої обробки облікової інформації, зокрема про продукцію рослинництва, з урахуванням потреб сільськогосподарських підприємств, пропонується така програма, як "1С:Бухгалтерія 7.7" з конфігурацією "СПС.АгроКомплекс"

Спеціалізована конфігурація "СПС.Агрокомплекс" призначена для автоматизації усіх ділянок обліку на сільськогосподарських підприємствах. Конфігурація розроблена для роботи в середовищі компоненти "Бухгалтерський облік" системи програм 1 (^Підприємство. Конфігурація є універсальної і з успіхом може використовуватися як у дрібних фермерських господарствах, так і у великих агропромислових підприємствах.

Конфігурація розроблена таким чином, щоб в одній інформаційній базі охопити усі види обліку - від автоматизації операцій по касі і банку до обліку випуску і реалізації продукції, кадрового обліку і розрахунку заробітної плати.

Підсистема обліку виробничих запасів є складовою частиною загальної системи автоматизації обліку для сільськогосподарських підприємств «СПС.Агрокомплекс».

3.2 Підготовчі заходи впровадження управлінських інформаційних систем в обліку, аналізі та аудиті

Створення комп'ютерної системи бухгалтерського обліку підприємства в загальному випадку вимагає вирішення наступних основних завдань:

а) співвідношення вигод і витрат;

б) контролю та безпеки даних;

в) сумісності людського фактору і організаційних особливостей конкретного виробництва, наявних комп'ютерів та програм;

г) гнучкості системи.

Стадії і етапи розробки інформаційних систем визначені відповідним державним стандартом (ГОСТ 34.601-90). У конкретних умовах ці стадії і етапи можна об'єднувати або взагалі не виконувати, залежно від особливостей інформаційних систем, які створюються, а також від угоди, укладеної між розробником системи та її замовником.

Для того, щоб перехід бухгалтерії на комп'ютер був ефективний і дав результат починати необхідно з підготовки, що умовно можна розбити на п'ять етапів.

Етап І. Оптимізація бухгалтерського обліку. Перш ніж впроваджувати автоматизацію в бухгалтерський облік, його потрібно максимально впорядкувати (раціоналізувати). Тому спочатку проводиться аналіз наявної на підприємстві системи бухгалтерського обліку, а саме: використання конкретних рахунків, типові проводки для відображення господарських операцій, форми і зміст первинної документації, форми облікових реєстрів та ін. Далі здійснюється аналіз на предмет того, що можна змінити для поліпшення організації та технології бухгалтерського обліку. Лише після цього приймається рішення про комп'ютеризацію бухгалтерського обліку.

Етап II. Вибір масштабів автоматизації. Під вибором масштабів автоматизації розуміється те, в якому обсязі буде автоматизуватися бухгалтерія і в якій послідовності будуть переведені на комп'ютер розділи бухгалтерського обліку.

Якщо в автоматизованій бухгалтерії будуть працювати декілька працівників на декількох комп'ютерах, то комп'ютери обов'язково повинні бути об'єднані в мережу для того, щоб проводки які будуть вводити всі бухгалтери, вносилися в загальний журнал. Всі розповсюджені сьогодні програми мають мережеві версії. Вони коштують трохи дорожче від немережевих. Слід відмітити, робота автоматизованої великої бухгалтерії взагалі неможлива в немережевому режимі.

Етап III. Постановка задачі. Коли визначено, що буде змінюватися в бухгалтерського обліку (Етап І) і які розділи в якому порядку будуть автоматизуватися (Етап II), варто чітко визначити, що автоматизований бух бухгалтерський облік буде давати на виході.

Етап IV. Вибір програмного засобу. Починати потрібно з прийняття трьох рішень:

1. Малу чи велику програму купувати? До малих програм відносяться, наприклад, "Инфо-бухгалтер", "1С", програма "Skat" виробництва СКБ "Контур", "Парус-Підприємство". Програми для автоматизації великої бухгалтерії є "Бест", "Парус", RS-balance, програми СКБ "Контур" і "Бонус", систем "Галактика".

Для автоматизації обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів з програмного забезпечення можна скористатися різноманітними бухгалтерськими програмами. В даний час на Україні однією з кращих програм АРМ бухгалтера є програма "1С:Бухгалтерія 7.7» спеціалізована конфігурація «СПС.Агрокомплекс»".

2. Під якою операційною системою буде працювати програма? Варто вибирати Windows, оскільки це більш сучасне операційне середовище.

3. Мережна буде програма чи ні? Якщо працювати в автоматизованій бухгалтерії будуть кілька працівників на декількох комп'ютерах, то комп'ютери обов'язково повинні бути об'єднані в мережу щоб проводки, що уводяться всіма бухгалтерами попадали в один загальний журнал господарських операцій, і програма повинна бути теж мережною, тобто мати можливість працювати одночасно на декількох комп'ютерах.

Етап V. Питання техніки. При автоматизації бухгалтерського обліку важливо, щоб комп'ютери, на яких установлені програми, були досить потужні, щоб програма працювала швидко. Власне процес упровадження програми можна розбити на два етапи: етап настроювання й етап навчання.

3.3 Склад та характеристика машинної інформаційної бази з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів

Відображення бази даних програми "1С:Підприємство" є журнал операцій, що має вигляд списку господарських операцій, які відбулись на підприємстві. Кожному рядку журналу відповідає одна операція.

"Журнал проводок" є засобом перегляду введених господарських операцій у вигляді списку бухгалтерських проводок, якщо в журналі операцій можна переглянути основні дані по операціях в списку, а також проводки по поточній операції, то в журналі проводок відображаються проводки, що відповідають різним операціям.

"Журнал проводок" - це таблиця, кожен рядок якої є кореспонденцією рахунків, нагадаємо, що проводка може містити декілька кореспонденцій, у випадку чого рядок журналу проводок відображатиме лише частину проводки.

Якщо проводка є простою, рядок журналу містить безпосередньо проводку.

Для виведення на екран як журналу проводок, так і журналу операцій потрібно виконати дії:

"Журнали» - «Журнал проводок» або «Журнал операцій» або «Операції» - «Журнал проводок» або «Журнал операцій».

В «Журналі операцій» можна переглянути проводки, що відповідають поточній операції, можна відмовитися від відображення проводок у вікні журналу операцій. Також існує можливість одночасного відображення проводок в окремому вікні.

Операції в журналі зберігаються та виводяться на екран в хронологічній послідовності. Всередині дати операції упорядковані за часом їх введення.

Виконання облікових робіт починається з формування нормативно-довідкової інформації та первинних даних, після чого здійснюється рішення відповідної задачі.

Після підготовки вхідних даних, можна приступати до переносу їх у програму «СПС.Агрокомплекс». Ця процедура розбивається на два етапи. На першому етапі необхідно заповнити основні довідники програми, такі як «Відомості про підприємство», «Співробітники», «Контрагенти», «Запаси» і інші. Занести в довідник «Запаси» найменування і параметри обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів.

При роботі з системою слід скласти списки видів об'єктів, з яких ведеться аналітичний облік. В термінології даної програми кожен об'єкт аналітичного обліку називається "Субконто".

Облік наявності і руху малоцінних і швидкозношуваних предметів (МШП), що належать підприємству, ведеться в спеціалізованій конфігурації на рахунку 22 "Малоцінні і швидкозношувані предмети" в розрізі їх призначення (субконто "Запаси"), найменувань, видів (субконто "МБП").

Для введення даних про товарно-матеріальні запаси в програмі використовується довідник "Запаси".

Відкривається список запасів (меню «Довідники» - «Запаси»).

У цьому довіднику вже є чотири визначені групи запасів - «Готова продукція», «МБП», «Сировина і матеріали», «Товари». Крім цього в ньому є також і службовий елемент - «Авансовий платіж», який ні в якому разі не слід видаляти з довідника. Цей елемент використовується для виписки податкової накладної, що супроводжує одержання передоплати від покупців і замовників.

У групі «МШП» зберігаються відомості про малоцінні і швидкозношувані предмети, які у бухгалтерії підприємств враховуються в складі запасів.

В залежності від відношення того чи іншого найменування до відповідної групи залежить методологія його обліку. Основні параметри обліку для групи МШП відображені в приведеній нижче таблиці 3.1.

Таблиця 3.1.

Основні параметри обліку групи «МШП»

Група	Параметри обліку
	Рахунок бухгалтерського обліку	Ціна обліку	Рахунок віднесення доходів від реалізації	Рахунок віднесення собівартості реалізації
МШП	22	Середньозважена ціна	702	902

Ці параметри не є жорстко заданими. При необхідності можна змініти їх. Для цього слід вибрати групу і натиснути кнопку, яка має назву «Показати детальну інформацію про вибраний елемент довідника» в нижній частині вікна списку запасів. Відкривається форма для настроювання параметрів групи.

Інформація, занесена в ці довідники, використовується на другому етапі - етапі введення залишків по рахункам бухгалтерського обліку.

3.4 Технологічний процес обробки інформації з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів

Використання обчислювальної техніки для обробки економічної інформації передбачає послідовне виконання різних операцій, які в своїй сукупності складають певний технологічний процес.

Звичайно в технологічному процесі вирізняють три етапи: первинний, підготовчий та основний. На первинному етапі виконується збір, реєстрація інформації та передача її на обробку, на підготовчому етапі відбувається перенесення інформації на машинні носії та контроль такого перенесення. На основному етапі з допомогою ЕОМ обробляється інформація і видаються результатні зведення.

Реальні технологічні процеси можуть не мати окремих етапів (первинного і підготовчого), або суміщати деякі етапи. Наприклад, за наявності на складі АРМ одночасно з виписуванням прибуткового ордера формується машинний носій інформації, тому в технології обробки інформації за зведеним обліком матеріалів відсутній підготовчий етап -- він суміщається з первинним. При розгляді технології складання бухгалтерського балансу можна виявити відсутність первинного і підготовчого етапів технологічного процесу. Це пояснюється тим, що бухгалтерський баланс складається на підставі результатів обробки інформації на ЕОМ, які вже записані на машинному носії.

Операції кожного етапу технологічного процесу можуть розглядатися як окремий технологічний процес. Традиційно розглядають два технологічні процеси: 1) збору, реєстрації та передачі даних на обробку; 2) обробка даних. Це пояснюється тим, що здебільшого інформація обробляється не в місцях її виникнення. Такі два технологічні процеси розділені територіально і в часі. Наприклад, на складі інформація про рух матеріалів реєструється у первинних документах, а в бухгалтерії вона обробляється.

У вікні настроювання параметрів системи «1С:Підприємство» меню «Сервіс - «Параметри») параметр «Робоча дата» необхідно встановити день, що передує початку ведення обліку (наприклад, якщо, вирішили починати ведення обліку в СПС.Агрокомплекс із 01.01.2011 року, то як робоча дата повинне бути встановлене 31.12.2010).

При уведенні залишків, як кореспондуючий рахунок проводок; у системі використається допоміжний рахунок бухгалтерського обліку з кодом «00». Якщо всі залишки уведені правильно, то цей рахунок повинен бути закритий (звороти по дебету дорівнюють зворотам по кредиту). Для контролю стану рахунку «00» використаємо звіт «Оборотно-сальдова відомість» (меню «Звіти» - «Бухгалтерські» - «Оборотно-сальдова відомість»).

Для уведення залишків малоцінних та швидкозношуваних предметів необхідно відкрити документ «Уведення залишків необоротних активів» (меню «Документи» - «Уведення залишків» - «Залишки по запасах»).

Найбільш універсальним способом уведення будь-якого елемента є наступний. Відкриваємо загальний журнал документів (меню «Операції» -«Журнали документів..,» - «Загальні».

Натискаємо клавішу «Іпзегі» на клавіатурі або відповідній кнопці на панелі інструментів журналу або вибираємо пункт меню «Дії» - «Новий» з головного меню програми.

На екрані розгорнеться великий список, що містить всі види документів, наявні в конфігурації «СПС.Агрокомплекс». У цьому списку потрібно вибрати документ, що цікавить і нажати клавішу «ОК».

Обліковий працівник заповнює дані в електронну форму первинного документа, відображену на екрані дисплея. Помилкові дані коригуються. Одночасно інформація фіксується на машинному носії, і в разі потреби первинний документ може бути роздрукований у визначеному форматі. Надходження і прибуткування МШП на склад підприємства за обліковими цінами може бути оформлено документами "Приходна накладна" і "Авансовий звіт".

Оформлення запасів, що надходять на підприємство через підзвітних осіб, має свої особливості. Коли підзвітна особа купує матеріальні цінності за рахунок підзвітних сум, оформляється прибутковий ордер на матеріали, що надійшли на склад, та авансовий звіт працівника про витрачання сум, за рахунок яких вони були придбані. Проведення ж за рахунками матеріальних цінностей мають бути сформовані один раз: або прибутковою накладною, або авансовим звітом. Треба вибрати один зі способів і послідовно його дотримуватися.

Серед запасів через підзвітних осіб найчастіше надходять МШП. їх первісна вартість формується за дебетом рахунка 22, за кредитом цього рахунка відображається вибуття МШП в експлуатацію за об...