Організація автоматизованої форми обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів

- Платіжне доручення (відповідна кнопка на панелі інструментів вікна «Рахунок вхідний»).

-Банківську виписку (командою Документи --> Банківські --> Банківська виписка) заповняємо на основі Платіжного доручення.

Сформуємо та проведемо Прибуткову накладну (командою Документи --> Облік руху запасів --> Оприбуткування запасів).

За допомогою кнопки «Друк» панелі інструментів вікна Оприбуткування запасів надрукуємо Прибуткову накладну (додаток А).

За допомогою кнопки «Ввести документ на підставі існуючого» панелі інструментів вікна Оприбуткування запасів надрукуємо Вхідну податкову накладну.

При внутрішнім переміщенні МШП можливо отримати Накладну-вимогу на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (додаток Б).

3.5 Вихідна інформація з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів, її зміст та призначення

В спеціалізовану конфігурацію програми входить велика кількість стандартних звітів, що дозволяють здійснювати всебічний аналіз і контроль звітної інформації. Дані звіти дозволяють виявляти помилки обліку, аналізувати господарську діяльність підприємства за будь-який період його існування.

Повний список звітів, передбачених конфігурацією, завжди можна знайти через меню: "Звіти" - "Бухгалтерські".

Звернення до нього призведе до появи підменю, яке містить список найважливіших і часто використовуваних звітів. Крім того, найпопулярніші з них виносяться у вигляді кнопок на панель інструментів.

Оборотно-сальдова відомість - містить для кожного рахунку інформацію про залишки на початок і на кінець періоду та обороти за дебетом і кредитом за встановлений період.

Оборотно-сальдова відомість за рахунком - розподіл залишків і оборотів за рахунком стосовно конкретних об'єктів аналітичного обліку.

Шахова відомість - містить табличне подання оборотів між рахунками за деякий період.

Аналіз рахунку - містить обороти рахунку з іншими рахунками за вибраний період, а також сальдо на початок і на кінець періоду (додаток В).

Головна книга - використовується для виведення оборотів і залишків рахунку за кожен місяць (додаток Г).

Картка рахунку - містить усі проведення з цим рахунком або проведення за цим рахунком за конкретним значенням об'єктів аналітичного обліку; залишки на початок і кінець періоду, обороти за період і залишки після кожного проведення.

"Журнал-ордер і Відомість по рахунку"- цей звіт по суті являє собою звіт по оборотах рахунку, деталізований по датах або по проводках. Таким чином, даний звіт містить зведення по рахунку про його початкове і кінцеве сальдо й обороти з іншими рахунками, деталізовані по датах або по проводках.

Конфігурація «СПС.Агрокомплекс» включає ряд звітів, призначених для надання користувачам аналітичної інформації за запасами.

Звіт «Залишки запасів за видами ТМЦ» показує залишки і ціни запасів на складах. Для формування звіту користуються меню «Звіти» «Запаси» «Залишки запасів за видами ТМЦ» (додаток Д).

Звіт «Рух запасів за найменуваннями» показує кількісні і сумові залишки запасів на початок і кінець обраного періоду, а також прихід та витрати. Для формування звіту користуються меню «Звіти» --> «Запаси» --> «Рух запасів за найменуваннями» (додаток Е).

4. Розрахунок економічної ефективності проекту автоматизованої обробки економічної інформації в СТОВ «АГРОФІРМА ПЕТРОДОЛИНСЬКЕ»

Економічна ефективність машинної обробки інформації визначається за допомогою трудових і вартісних показників. В основу розрахунків покладений метод співставлення витрат на обробку одного і того ж об'єму інформації при двох варіантах її розрахунку: ручному і машинному. В розрахунках враховуються витрати праці на коректування даних, фіксування даних, час виводу результатів, виконуваних при двох варіантах розрахунку.

Технічне забезпечення систем - це комплекс взаємопов'язаних технічних засобів, призначених для автоматизованого збирання, накопичення, обробки передачі, обміну та відображення облікової інформації.

Основними компонентами технічного забезпечення системи є: засоби обчислювальної техніки; периферійне обладнання (засоби накопичення і зберігання даних; засоби виведення результативної інформації); засоби автоматичного зчитування даних; торговельне обладнання (комп'ютерні касові апарати, сканери); засоби управління технологічними та виробничими процесами; комунікаційне обладнання; апаратура передачі та обміну даними; мережене обладнання.

Комплекс технічних засобів обчислювальної мережі включає в себе комп'ютери і системи зв'язку. Комп'ютери можуть бути одного типу (гомогенні) або різних типів (гетерогенні), але при об'єднанні в мережу вони повинні характеризуватись модульністю побудови, універсальністю функціонування, технічною сумісністю.

Значною складовою капітальних витрат являють витрати на купівлю програмного забезпечення, яке включає операційну систему, офісні програми, бухгалтерську програму та довідково-правову систему. Ці витрати залежать від рівня ринкових цін та кількості автоматизованих робочих місць.

Вартість запропонованої програми «1С:Бухгалтерія 7.7» спеціалізованої конфігурації «СПС.АгроКомплекс» дорівнює 8352,00 грн.

Впровадження автоматизованої системи обробки облікової інформації пов'язано з капітальними вкладеннями на придбання технічних засобів та програмного забезпечення, виконання підготовчих робіт, навчання персоналу, поточними витратами на підтримку на належному рівні всієї системи тощо. Тому необхідно економічно обґрунтувати доцільність такого заходу на підприємстві.

Визначення економічної ефективності автоматизації облікових задач включає розрахунок наступних показників:

загальні капітальні витрати на впровадження;

річні поточні витрати, пов'язані з автоматизацією облікових задач;

річна економія від використання автоматизованої системи обробки
облікової інформації;

термін окупності загальних капітальних витрат.

В табличному процесорі Ехсеї були розраховані основні показники визначення економічної ефективності автоматизації облікових задач.

Розрахунок загальної суми капітальних витрат на автоматизацію облікових задач представлено в таблиці 4.1.

Таблиця 4.1

Структура капітальних витрат на автоматизацію облікових задач в СТОВ «Агрофірма Петродолинське»

Дані таблиці 4.1 свідчать, що найбільшу питому вагу складають капітальні витрати на придбання бухгалтерської програми (КВбкп) - 35,4%. Значний відсоток складають капітальні витрати на організацію автоматизованого робочого місця бухгалтера (КВрм) - 21,6%. Інші капітальні витрати (КВін) складають 25,9% від загальних капітальних витрат.

Результати розрахунку загальних поточних річних витрат, пов'язаних з автоматизацією облікових задач на підприємстві представлено в таблиці наступного виду:

Таблиця 4.2

Структура поточних річних витрат, пов'язаних з автоматизацією облікових задач в СТОВ «Агрофірма Петродолинське»

Дані таблиці 4.2 свідчать, що найбільшу питому вагу складають витрати пов'язані з використанням комп'ютера (Вком) -- 91,5% від загальних поточних річних витрат.

Витрати, пов'язані з використанням допоміжного технічного обладнання автоматизованого робочого місця бухгалтера (Вдр) складають 7,3% в структурі поточних річних витрат.

Найменший відсоток складають інші поточні витрати, пов'язані з автоматизацією облікових задач - Він (витрати на папір, придбання витратних матеріалів до принтера тощо) - 0,2% від загальних поточних річних витрат.

По результатах розрахунку показників економічної ефективності впровадження автоматизації бухгалтерського обліку на підприємстві розглянемо таблицю 4.3.

Таблиця 4.3

Показники економічної ефективності впровадження автоматизації бухгалтерського обліку в СТОВ «Агрофірма Петродолинське»

Таким чином, при загальних капітальних витратах на автоматизацію 5-ти робочих місць в бухгалтерії - 23561,00 грн., при поточних витратах, пов'язаних з автоматизацією облікових задач - 208959,84 грн., річна економія від впровадження автоматизації бухгалтерського обліку складатиме - 14120,16 грн. Термін окупності капітальних витрат на автоматизацію дорівнює 1,67 років.

Дані показники свідчать про економічну доцільність впровадження комп'ютерних технологій в облік.

Висновки і пропозиції

Автоматизовані інформаційні технології (АІТ) здобувають усе більше значення. Вони дозволяють у межах функцій бухгалтерського обліку)цілком регламентувати автоматизоване одержання даних, необхідних як для ведення оперативного, синтетичного й аналітичного обліку, так і для складання форм бухгалтерської звітності, даних необхідних користувачам для вироблення й прийняття рішень, а також системного контролю за ходом виробничих процесів.

Автоматизована інформаційна технологія передбачає існування комплексу відповідних технічних засобів, що забезпечують реалізацію інформаційного процесу, і системи управління цим комплексом технічних засобів (як правило, це програмні засоби й організаційно-методичне забезпечення, що пов'язує дії персоналу і технічних засобів у єдиний технологічний процес). Оскільки істотну частину технічних засобів для реалізації інформаційних технологій становлять засоби комп'ютерної техніки, то часто під інформаційними технологіями, особливо під новими інформаційними технологіями (НТІ), мають на увазі комп'ютерні інформаційні технології (хоча поняття "інформаційна технологія" стосується будь-якого перетворення інформації, в тому числі й на паперовій основі).

Нова інформаційна технологія (комп'ютерна інформаційна технологія) - це інформаційна технологія з "дружнім" інтерфейсом роботи користувача, що використовує персональні комп'ютери і телекомунікаційні засоби. Інструментарієм нової інформаційної технології є один або декілька взаємопов'язаних програмних продуктів для певного типу комп'ютера, технологія роботи в якому дозволяє досягти поставленої користувачем мети.

Таким чином, автоматизована інформаційна технологія складається з технічних пристроїв, найчастіше -- комп'ютерів, комунікаційної техніки, засобів організаційної техніки, програмного забезпечення, організаційно-методичних матеріалів, персоналу, об'єднаних у технологічний ланцюжок. Цей ланцюжок забезпечує збір, передачу, накопичення, зберігання, опрацювання, використання і поширення інформації.

За своєю природою і призначенню малоцінні та швидкозношувані предмети є засобами праці, але на відміну від основних засобів їх вартість включають в запаси.

АРМ бухгалтера з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів функціонально призначені для автоматизації обліку, контролю і аудиту, а також для прийняття управлінських рішень по питанням виробничих запасів.

Використання автоматизованої форми обліку має такі переваги:

підвищується продуктивність та культура праці бухгалтера;

скорочуються витрати по веденню бухгалтерського обліку;

з'являється можливість упровадження без паперової технології;

здійснюється постійний контроль і аналіз за всіма ділянками урахування;

виникає можливість створення всередині організації автоматизованого управлінського обліку;

придбання та продаж запасів може здійснюватись через глобальні мережі за більш вигідні ціни.

Слід відмітити; що СТОВ «Агрофірма Петродолинське» Овідіопольського району Одеської області використовує комп'ютерну форму обліку. На нашу думку, для удосконалення обліку ефективно було б впровадити таку програму як "1С:Бухгалтерія 7.7" спеціалізовану конфігурацію «СПС.АгроКомплекс». Дана програма має такі переваги: дозволяє бухгалтеру одночасно працювати з декількома документами, маніпулюючи ними; у процесі перегляду бухгалтерського звіту можна вияснити походження будь-якого документа відображеного на інформації інших, пов'язаних з ним документів.

В бухгалтерії СТОВ «Агрофірма Петродолинське» працює 5 бухгалтерів.

Автоматизація обліку МШП вносить певні зміни до технології роботи бухгалтерії. Так один виконавець поєднує функції декількох суміжних ділянок обліку. При цьому одразу ж формуються відомості про витрати на виробництво. Всі операції може виконати одна людина, до того ж тільки вона відповідає за результати своєї роботи.

Сучасний рівень розвитку економіки характеризується комп'ютеризацією всіх сфер народного господарства, застосуванням автоматизованих систем управління, електронно-обчислювальних машин і автоматизованих робочих місць бухгалтера (АРМ), що дозволяє вирішувати принципово нові задачі обліку, аналізу, контролю і керування.

В даний час розвиваються безліч програм для автоматизації бухгалтерського обліку, серед яких найбільшою популярністю заслужено користується програма «1С:Бухгалтерія 7.7» конфігурація «СПС.Агрокомплекс».

Автоматизований облік відкрив перед обліковцями та керівниками доволі широкі можливості щодо оперативності та якості складання звітності.

Бухгалтери використовують звіти, які допомагають їм перевірити правильність ведення обліку, відшукати ймовірні помилки - це так звані системні внутрішні звіти: «Оборотна відомість», «Оборотно - сальдова відомість по рахунку», «Картка рахунка», звіт "Обороти рахунку", звіт ««Журнал-ордер и відомість по рахунку»», «Аналіз рахунка», «Шахова відомість».

Після здійснення проектних робіт по прив'язці програми «1С:Бухгалтерія 7.7» до конкретних умов у СТОВ «Агрофірма Петродолинське» був проведений розрахунок економічної ефективності використання комп'ютерної техніки із допомогою програмних розробок. Для визначення економічної ефективності були розраховані абсолютні і відносні показники.

Отримані нами результати свідчать про те, що використання комп'ютерної техніки і відповідного програмного забезпечення в бухгалтерії підприємства економічно вигідно і ефективно.

При автоматизації обліку МШП підвищується продуктивність праці і знижуються вартісні і трудові витрати на ведення облікових робіт, з'являється можливість використання без паперових робіт, підвищується контроль за правильністю ведення обліку.

Размещено на Allbest.ru