Использование системы Microsoft Project Standard для управления проектами

которая будет действовать до даты, смещенной от даты начала проекта на 15 дней.

После этой даты установите стандартную ставку -12,50 р./ч., что будет соответствовать 100 р./д. Ставку необходимо указать со знаком минус, так как эта сумма будет вычитаться из затрат проекта.

Рисунок 38 - Штраф за несвоевременное изготовление блока

Аналогично можно внести в план проекта информацию о штрафах, которые надо выплачивать заказчику, если будет задержан срок сдачи работ. В этом случае стандартная ставка будет указываться со знаком плюс, так как сумма такого штрафа увеличивает затраты проекта.

3.4 Анализ стоимости проекта

Чтобы оценить общую стоимость проекта, достаточно открыть таблицу Затраты, например, в представлении диаграмма Ганта или Использование задач. Общая стоимость проекта указана в столбце Общие затраты для суммарной задачи проекта (рис. 39).

Помимо общей стоимости проекта часто требуется проанализировать соотношение затрат по фазам проекта. Для решения этой задачи воспользуемся настраиваемыми полями Общая стоимость и % от общей стоимости, которые добавим в таблицу Затраты.

Задание 28. Создадим настраиваемые поля. Выполним команду Сервис\ Настройка\Поля. В окне с помощью кнопки Переименовать переименуем поле Затраты2, выбрав тип Затраты как показано на Рисунке 39.

Рисунок 39 - Создание настраиваемого поля Общая стоимость

Для создания второго поля изменим тип Затраты на тип Число переименуем поле Число1 в % от общей стоимости (рис. 40). Для поля % от общей стоимости зададим формулу, нажав кнопку Формула, и записав эту формулу в окне Формула для % от общей стоимости. Обратите внимание на то, что в окне Настройка полей в разделе Настраиваемые атрибуты включить флаг Формула и в разделе Расчет для суммарных строк задач и групп должен быть выставлен переключатель Использовать формулу (рис. 40).

Рисунок 40 - Создание настраиваемого поля % от общей стоимости

Задание 29. Добавим созданные поля в таблицу Затраты. Для этого переключимся в представление диаграмма Ганта. Выполним команду Вид\Таблица\Другие таблицы. В окне выберем таблицу Затраты и нажмем Изменить. Созданные поля вставим перед полем Базовые затраты (рис. 41).

После настройки таблицы выведем ее в диаграмме Ганта. Обратите внимание, что в столбце % от общей стоимости выдается сообщение об ошибке. Это связано с тем, что в формуле, введенной в ячейки этого столбца, происходит деление на Общую стоимость, а столбец Общая стоимость содержит пока нулевые значения (рис. 42). Скопируем общую стоимость проекта из строки суммарной задачи во все строки, заменив нулевые значения.

Рисунок 41 - В таблицу Затраты вставляются два новых поля Общая стоимость и % от общей стоимости

Рисунок 42 - Таблица Затраты после добавления двух новых полей



В итоге получим следующее распределение затрат по фазам и задачам проекта: 69% затрат приходится на фазу Изготовление и установка мачты на блок, 8,7% - на Изготовление и доставка блока, и 22% - Подготовка фундамента (рис. 43).

Рисунок 43 - Таблица Затраты с данными о стоимости

3.5 Анализ рисков

Риски определяются для трех аспектов проекта: расписания, ресурсов и бюджета.

3.5.1 Риски в расписании

Риски в расписании связаны с наличием в проекте следующих задач:

1) Задачи с предварительными длительностями. Такие задачи можно выявить с помощью стандартного фильтра Задачи с оценкой длительности.

2) Слишком короткие задачи (менее 1 дня). Такие задачи можно выявить с помощью автофильтра.

3) Слишком длинные задачи и задачи с большим числом ресурсов. Такие задачи можно выявить, переключившись в представление Использование задач, где приведен список задач с перечислением всех ресурсов, занятых в задачах. Для выявления «длинных» задач можно использовать автофильтр.

4) Задачи с большим числом зависимостей. Такие задачи можно выявить с помощью настраиваемого фильтра.

5) Задачи с внешними зависимостями. Обычно такие задачи может определить менеджер при анализе плана проекта и т.д.

Задание 30. Создание фильтра для задач с большим числом зависимостей. Перейдем в представление диаграмма Ганта. Выполним команду Проект\Фильтр\Другие фильтры. В окне нажать кнопку Создать и указать параметры, как показано на Рисунке 44.

Все задачи-предшественники перечисляются для текущей задачи через точку с запятой. Этот фильтр выберет задачи, у которых есть хотя бы два предшественника.

Примените настроенный фильтр к проекту и проанализируйте полученные результаты.

Самостоятельно осуществите фильтрацию для оценки рисков по пунктам 1, 2 и 3 и проанализируйте полученные результаты.

Рисунок 44 - Фильтр для выделения задач с большим числом зависимостей

3.5.2 Ресурсные риски

Причинами возникновения ресурсных рисков могут быть:

1) Привлечение в проект неопытных сотрудников.

2) Ресурсы с большим объемом работ.

3) Ресурсы со сверхурочной работой.

4) Сотрудники с уникальными навыками и т.д.

Задание 31. Выделите сотрудников без опыта работы. Для этого переключитесь в представление Лист ресурсов и добавьте поле Опыт работы, которое должен заполнить менеджер.

Выполните команду Сервис\ Настройка\Поля. В окне выберите поле ресурсов и тип поля Флаг. Поле Флаг1 переименуйте в поле Опыт работы.

Затем добавьте настроенное поле в Лист ресурсов перед полем Стандартная ставка и заполните это поле для каждого ресурса (рис. 45).

Рисунок 45 - Таблица Ввод представления Лист ресурсов с новым полем Опыт работы

Задание 32. Чтобы определить ресурсы с большим объемом назначений переключитесь в представление Использование ресурсов. Откройте в этом представлении таблицу Трудозатраты. С помощью стандартного фильтра Ресурсы - трудовые отберите только трудовые ресурсы и, используя контекстное меню, отсортируйте информацию по значению поля Трудозатраты по убыванию. Ресурсы с наибольшей нагрузкой будут отображаться в конце списка (рис. 46).

Для выявления ресурсов со сверхурочной работой можно воспользоваться стандартным фильтром Ресурсы и назначения со сверхурочными.

Задание 33. Для выделения ресурсов с уникальными навыками необходимо добавить настраиваемые поля Описание риска и Вероятность риска в таблицу Ввод представления Лист ресурсов. Оба поля будут иметь тип Текст. Выполните команду Сервис\Настройка\Поля. В открывшемся окне выберите поле ресурсов и тип поля Текст. Поле Текст1 переименуйте в Описание риска. Поле Текст2 переименуйте в Вероятность риска. Для поля Вероятность риска задайте список значений кнопкой Подстановка: низкая, средняя, высокая.

Добавьте созданные поля в таблицу Ввод представления Лист ресурсов и заполните их для ресурса контролер качества. Описание риска - уникальный сотрудник, вероятность риска - средняя. Для ресурса бетон: описание риска - срыв поставки, вероятность риска - средняя (рис. 47).

Рисунок 46 - Представление Использование ресурсов для выявления ресурсов с большим объемом работ



Рисунок 47 - Представление Лист ресурсов с новыми полями для оценки рисков

3.5.3 Бюджетные риски

В результате оценки рисков и их учета возможно увеличение объема работ по проекту, что приведет к росту затрат на него. Риск увеличения бюджета имеет смысл рассматривать, когда бюджетные рамки проекта ограничены.



Занятие 4. Отслеживание проекта и его дальнейший анализ

Процесс отслеживания проекта заключается в сборе фактических данных о ходе выполнения проекта и последующем сравнении фактических данных с плановыми.

Можно проводить сравнение календарного, бюджетного и ресурсного планов проекта. Чтобы такое сравнение было возможным, перед началом выполнения работ необходимо зафиксировать (сохранить) базовый план проекта.

Помимо базового плана можно сохранять промежуточные планы. Промежуточный план отличается от базового количеством сохраняемой информации, в нем сохраняются лишь даты начала и окончания задач.

При сохранении базового плана в него перемещаются данные из текущего плана. Ввод фактических данных для задачи означает, что она началась. Исходя из фактических данных, определяется момент, разделяющий задачу на две части: выполненную и невыполненную. В выполненной части задачи данные текущего плана и фактические всегда совпадают.

В план проекта можно и должно вносить изменения, но при этом не надо изменять базовый план. Отклонения, возникающие во время выполнения проекта - это нормальная ситуация. Задача руководителя проекта заключается в том, чтобы фиксировать их для последующего анализа и принятия управленческих решений.

Для задания базового и промежуточного планов служит команда: Сервис\Отслеживание\Задать базовый план (рис. 48).

Чтобы при сохранении базового плана для отдельной задачи обновлялись базовые планы суммарных задач, необходимо установить флажок: Во все суммарные задачи.

Если при обновлении базового плана суммарной задачи надо учесть изменения только вложенных непосредственно в нее задач, то необходимо установить флажок: Из подчиненных в выбранные суммарные задачи.

Для удаления базового плана служит команда: Сервис\Отслеживание\Очистить базовый план.

Задание 34. Сохраните базовый план проекта, выполнив команду Сервис\Отслеживание\Задать базовый план для всего проекта.

Рисунок 48 - Диалоговое окно для задания базового плана

Для отслеживания проекта используется представление Диаграмма Ганта с отслеживанием. В этом представлении каждой задаче соответствует по два отрезка, один из них соответствует базовому плану, а второй - текущему.

Рисунок 49 - Диаграмма Ганта с отслеживанием с таблицей Базовый план



Для просмотра данных базового плана в виде таблицы предназначена таблица Базовый план. MS Project есть три типа полей, определяющих основные характеристики задачи (рис. 50):

1) Поля содержат данные базового плана задачи. Например, Базовые трудозатраты.

2) Поля содержат данные текущего плана. Например, Трудозатраты.

3) Поля содержат данные о фактическом выполнении работы. Например, Фактические трудозатраты.

Рисунок 50 - Представление Диаграмма Ганта с отслеживанием и таблицей Трудозатраты

Поля этих типов (1-3) могут быть повременными, т.е. относиться к определенному временному периоду, так и сводными, т.е. относиться к задаче в целом.

4.1 Методы отслеживания

Чтобы вовремя заметить отклонение фактического хода от запланированного, надо вводить в план проекта фактическую информацию. В MS Project существует три метода ввода фактической информации:

1) Ввод информации о проценте выполнения задач - самый простой и наименее точный метод отслеживания.

2) Ввод информации о фактической длительности задачи.

3) Ввод в план проекта данных о повременных трудозатратах, например, часов, потраченных на выполнении задачи за каждый день работы.

Вводить любые из перечисленных данных можно как для задачи, так и для ее назначений. Выбранный метод должен соответствовать цели отслеживания. Если целью является контроль календарного плана, то применяют метод 1. Если требуется отслеживать бюджет проекта и ресурсы, то применяют более точные методы 2-3.

Прежде чем начать отслеживание, необходимо настроить параметры MS Project. Настройка параметров расчетов производится с помощью команды: Сервис\Параметры\Расчет.

В открывшемся окне (рис. 51) можно установить следующие параметры:

Флажок - Обновлять состояние ресурса при обновлении состояния задачи определяет, будут ли обновляться данные о ресурсах, когда вводится процент завершения задачи.

Флажок - Фактические затраты всегда вычисляются MS Project определяет, будут ли фактические затраты задачи рассчитываться автоматически MS Project, или эти данные будут вводиться вручную. Если этот флажок установлен, то изменить значение поля Фактические затраты для задачи можно будет лишь после ее выполнения.

Флажок - Распределять изменения итоговых фактических затрат до даты отчета о состоянии позволяет связать повременные данные о фактических затратах со сводными. Если он сброшен, то сводные данные о фактических затратах переводятся в повременные пропорционально фактическим повременным трудозатратам. Если этот флажок установлен, то сводные затраты будут распределяться равномерно от даты начла задачи (или последнего ввода о фактических затратах) до даты отчета (на рис. 51 этот флажок не активен).



Рисунок 51 - Настройка параметров MS Project перед отслеживанием

Флажок - Распределять изменения итогового % завершения для задач до даты отчета о состоянии. Если флажок отключен, то процент завершения за период соответствует проценту фактических трудозатрат за период от общих трудозатрат задачи. Если флажок включен, то MS Project фактический % завершения (указанный нами) распределит равномерно с момента начала задачи (или последнего ввода процента завершения) до даты отчета.

4.1.1 Ввод процента завершения

Задание 35. Откройте свой файл проекта. В представлении диаграмма Ганта установите таблицу Отслеживание. Установите для задач Заказ блока, Изготовление блока % завершения - 100%. Для задачи Установка блока - 35%. Обратите внимание на то, что фактическая длительность и оставшаяся длительность будут пересчитаны автоматически.

Переключитесь в представление диаграмма Ганта с отслеживанием, проследите, какие произошли изменения. Для задачи Установка блока и Земляные работы установите % завершения - 100%.



Рисунок 52 - Представление Диаграмма Ганта, ввод % завершения задач

4.1.2 Ввод фактической длительности

Задание 36. В представлении диаграмма Ганта установите таблицу Отслеживание. Для задачи Изготовление мачты - установите фактическую длительность 7 дней. Обратите внимание, что % завершения и оставшаяся длительность пересчитываются автоматически.

Рисунок 53 - Представление Диаграмма Ганта с отслеживанием

4.1.3 Ввод фактических трудозатрат

Задание 37. Переключитесь в представление Использование задач и выберите таблицу Отслеживание. Выполните команду Формат\Подробности\Фактические трудозатраты. Установите курсор на задачу Устройство опалубки. В строку Фактические трудозатраты для этой задачи установить значение 1д.

Рисунок 54 - Ввод фактических трудозатрат

В результате будут вычислены фактические трудозатраты для ресурсов Разнорабочий и Плотник будут рассчитаны автоматически. Также будут автоматически пересчитаны % процент завершения, фактическая длительность и оставшаяся длительность.

Можно задавать фактические трудозатраты не только для задачи в целом, но и для ресурсов.

Тогда автоматически будет пересчитана фактическая длительность и трудозатраты задачи.

В MS Project имеются специальные панели инструментов:

1) Отслеживание, которую удобно использовать для быстрого ввода данных о ходе выполнения работ по проекту.

2) Настраиваемые формы, которую удобно использовать для отслеживания работ по проекту.

4.2 Анализ хода проектных работ

4.2.1 Анализ хода проектных работ по методу освоенного объема

В ходе отслеживания нужно уметь определять, укладывается ли проект в запланированный бюджет, будет ли он завершен в запланированные сроки.

В методе освоенного объема для анализа состояния проекта используются три величины:

1) Базовая стоимость запланированных работ (БСЗР) - это затраты на проект на текущий момент времени по базовому плану.

2) Фактическая стоимость выполненных работ (ФСВР) - определяет, сколько фактически потрачено на проект к текущему моменту.

3) Базовая стоимость выполненных работ (БСВР) - определяет, сколько изначально планировалось потратить на фактически выполненные работы.

Если БСВР<БСЗР, то ход работ отстает от расписания. В противном случае ход опережает расписание (или соответствует расписанию).

Если ФСВР > БСВР, то проект превышает бюджет. В противном случае - средства расходуются экономно.

Для настройки параметров анализа освоенного объема служит команда: Сервис\Параметры\ Расчет\Освоенный объем, где надо выбрать базовый план, на основании которого производится расчет освоенного объема

При анализе по методу освоенного объема используются индикаторы, позволяющие определить, как ход работ соотносится с планом. Индикаторы распределены в MS Project по трем таблицам:

1) Освоенный объем.

2) Показатели затрат (освоенный объем).

3) Показатели календ. Плана (освоенный объем).

Таблица 3 (индикаторы метода освоенного объема)

Название	Обозначение	Формула вычисления	Значение	Трактовка
Отклонение от календарного плана	ОКП (SV)	ОКП=БСВР-БСЗР	<0 =0 >0	Отставание от плана Выполнение в срок Опережение плана
Относительное отклонение от календарного плана	ООКП (SV%)	ООКП=(ОКП/БСЗР)*100	<0 =0 >0	Отставание от плана Выполнение в срок Опережение плана
Индекс отклонения от календарного плана	ИОКП (SPI)	ИОКП=БСВР/БСЗР	<1 =1 >1	Отставание от плана Выполнение в срок Опережение плана
Отклонение от стоимости	ОПС (CV)	ОПС=БСВР-ФСВР<0	=0 >0	Превышение затрат Затраты по плану Экономия средств
Относительное отклонение по стоимости	ООПС (CV%)	ООПС=ОПС/БСВРх100	<0 =0 >0	Превышение затрат Затраты по плану Экономия средств
Индекс отклонения стоимости	ИОС (CPI)	ИОС=БСВР/ФСВР<1	=1 >1	Превышение затрат Затраты по плану Экономия средств
Предварительная оценка по завершении	ПОПЗ (EAC)	ПОПЗ= ФСВР+ (БПЗ-БСВР)/ИОС	<БПЗ =БПЗ >БПЗ	Экономия средств Затраты по плану Превышение затрат
Отклонение по завершении	ОПЗ (VAC)	ОПЗ=БПЗ-ПОПЗ <0	=0 >0	Превышение затрат Затраты по плану Экономия средств
Показатель эффективности выполнения	ПЭВ (TCPI)	ПЭВ=(БПЗ-БСВР)/ (БПЗ-ФСВР)	<1 =1 >1	Экономия средств, повысить качество Ход работ по плану Возможно повышение затрат

Задание 38. Проведите анализ проекта по методу освоенного объема. Для этого переключитесь в представление диаграмма Ганта. Установите таблицу Освоенный объем. Проведите анализ и сделайте соответствующие выводы (рис. 55). Аналогичным образом установите для диаграммы Ганта таблицы Показатели затрат (освоенный объем) и Показатели календарного плана (освоенный объем) и продолжите анализ.

Рисунок 55 - Таблица Освоенный объем диаграммы Ганта

4.2.2 Анализ календарного плана проекта

Фильтры являются эффективным средством быстрого выявления проблем в проекте. Для анализа календарного плана могут быть использованы следующие стандартные фильтры:

1) Должны начаться к …

2) Должны начаться или закончиться к …

3) Запаздывающие задачи.

4) Запаздывающие и с задержкой.

5) Задачи с задержкой/превышение бюджета для…

6) Задачи с крайними сроками.

7) Задачи с назначенным календарем.

4.2.3 Анализ бюджета проекта

Для анализа бюджета проекта используются стандартные фильтры:

1) Затраты превышают.

2) Затраты сверх бюджета.

3) Задачи с задержкой/превышение бюджета для…

4) Трудозатраты сверх бюджета.

Задание 39. Построить фильтры для анализа календарного плана и анализа бюджета проекта. Проанализировать полученные результаты.

4.3 Подготовка отчетов по проекту

Отчет - это средство представления проектных данных, предназначенных для распечатки. В состав MS Project входит набор стандартных отчетов, которые можно использовать в готовом виде или настроить. Выбор отчета осуществляется командой Отчет/Наглядный отчет (рис. 56)

Обзорные отчеты включают:

1) Сводку по проекту.

2) Задачи верхнего уровня.

3) Критические задачи.

4) Вехи.

5) Рабочие дни.

Отчеты по текущей деятельности включают:

1) Не начатые задачи.

2) Задачи, которые скоро начнутся.

3) Выполняющиеся задачи.

4) Завершенные задачи.

5) Задачи, которые должны были начаться.

6) Запаздывающие задачи.

Рисунок 56 - Окно для выбора вида отчета

Отчеты о затратах включают:

1) Движение денежных средств.

2) Бюджет.

3) Задачи с превышением бюджета.

4) Ресурсы с превышением бюджета.

5) Освоенный объем.

Отчеты о назначениях включают:

1) Дела по исполнителям.

2) Дела по исполнителям и времени.

3) Список дел.

4) Ресурсы с превышением доступности.

Отчеты по загрузке включают:

1) Использование задач.

2) Использование ресурсов.

Задание 40. Создайте отчеты для проекта, содержащие:

- список завершенных задач;

- список выполняющихся задач;

- распределение денежных затрат во времени;

- список задач, в которых занят ресурс разнорабочий.

Размещено на Allbest.ru

...