Период реализации	Мероприятия	Ответственный
май-июнь 2014 года	1. Разработка должностных инструкций секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению делопроизводства	Менеджер по персоналу
июль -август 2014 годы	2. Разработка Положения о функциональной службе ДОУ	Менеджер по персоналу
сентябрь 2014 года	3.Создание инструкции по делопроизводству	бухгалтер
октябрь декабрь 2014 года	4. Внедрение системы электронного документооборота	Директор

1. Должностная инструкция - это документ определяющий правовое положение работников фирмы. В ней устанавливаются задачи и функции работников, их права, обязанности и ответственность.

Должностная инструкция секретаря оформляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов, подписывается работником, составившим эту инструкцию, и утверждается директором фирмы. Должностная инструкция составляется в соответствии с унифицированной формой должностной инструкции.

2. Положение о функциональной службе - это документ предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности службы и определяющий ее роль и место в системе управления организации.

Положение должно разрабатываться руководителем функциональной службы, им подписывается, согласовываться с юрисконсультом (если он есть на предприятии) и утверждаться руководителем предприятия. Основанием для внесения изменений в положение является приказ директора ОАО «Ошмянский сыродельный завод».

3. Для регламентации ведения делопроизводства, составления и оформления документов в ОАО «Ошмянский сыродельный завод» необходимо создание инструкции по делопроизводству.

Инструкция должна состоять из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Правила составления и оформления документов.

3. Составление и оформление основных видов документов.

4. Организация документооборота.

4.1. Порядок движения и обработки входящих документов.

4.2. Порядок движения и обработки исходящих документов.

4.3. Порядок движения и обработки внутренних документов.

5. Регистрация документов.

6. Контроль исполнения документов.

7. Систематизация документов.

7.1. Разработка номенклатуры дел.

7.2. Формирование дел.

8. Подготовка документов к архивному хранению.

8.1. Экспертиза ценности документов.

8.2. Описание документов постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения.

8.3. Обеспечение сохранности дел.

8.4. Передача дел в архив.

Таким образом, содержание данной инструкции должно охватывать весь делопроизводственный процесс в ОАО «Ошмянский сыродельный завод». Любой сотрудник при работе с документами сможет руководствоваться конкретными и четкими требованиями и рекомендациями по осуществлению каждой делопроизводственной операции.

Инструкция по ведению делопроизводства должна быть оформлена на общем бланке ОАО «Ошмянский сыродельный завод», подписана секретарем-референтом и утверждена приказом директора.

Комплекс организационно-нормативных документов, подготовленный по представленной методике, будет способствовать более рациональному распределению функций и должностных обязанностей между сотрудниками, повышению производительности труда, снижению трудозатрат и более четкому и эффективному функционированию данного структурного подразделения.

4. Наиболее разнообразны и многофункциональны информационные технологии, предназначенные для хранения информации, организации к ней доступа и выполнения справочно-информационной работы. Наиболее простая технология, не требующая специального программного обеспечения, базируется на возможностях, предоставляемых системой Windows. Она позволяет создать систему папок для хранения документов в соответствии с номенклатурой дел организации, организовать доступ к документам.

Хранение документов в памяти компьютера предполагает электронную форму представления документа. Основной технологией перевода бумажных документов в электронную форму является сканирование. Сканирование - это технологический процесс, в результате которого создается графический образ бумажного документа. Для преобразования графического образа бумажного документа в текстовый документ используют технологию распознавания образов. Наиболее широко известна и распространена программа Fine Reader, способная обеспечить высокое качество распознавания и удобство применения.

Для организации хранения большого объема информации, доступа к ней и выполнения справочно-информационной работы используется технология баз данных. Также технология баз данных позволяет автоматизировать выполнение различных делопроизводственных функций: регистрацию документов и контроль их исполнения, осуществление справочной работы по документам организации, составление описей документов длительного срока хранения перед сдачей в архив, получение по истечении делопроизводственного года выборки в виде акта о выделении документов, сроки которых истекли, к уничтожению и другие. Наряду с этим, базы данных позволяют получить справку по законодательной базе, по системе нормативно-методических документов, определяющих порядок решения рассматриваемого вопроса. Самое большое распространение для организации баз данных получила система Access пакета Ms Office. Это объясняется ее простотой в освоении, удобством в эксплуатации, большим спектром функциональных обязанностей.

Делая вывод из вышесказанного, можно выделить два подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности ОАО «Ошмянский сыродельный завод»:

1) через регламентацию документационного обеспечения;

2) на основе использования современных информационных технологий.

В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:

- на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;

- какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

- какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисом и производством эффективность сетевого взаимодействия;

- определиться с финансовыми затратами.

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей.

Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ОАО «Ошмянский сыродельный завод». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

1.Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

2. Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

3. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

4. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

5. Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

6. Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

7. Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и производства, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система «Дело» или «Босс-референт») также позволит:

1. Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;

2. При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

3. Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний:

- по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией.

В конечном счете, при внедрении системы электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

Известно, что оценка эффективности проекта внедрения системы электронного делопроизводства может быть выражена через отношение результата проекта к его затратам. Предлагаемая модель прогноза организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом основана на Методических рекомендациях по оценке эффективности инвестиционных проектов и построена в последовательности этапов инвестиционного цикла от замысла до его практической реализации.

Возрастающий объем документооборота, в случае отказа от внедрения системы электронного ДОУ, в итоге приведет руководство ОАО «Ошмянский сыродельный завод» к решению о приеме второго секретаря.

После внедрения ИС ДОУ в ОАО «Ошмянский сыродельный завод» за счет автоматизации системы документационного обеспечения удается снизить потребность в количестве сотрудников, и тем самым сэкономить на фонде оплаты труда.

Планируется, что проект будет реализован с помощью команды из двух сотрудников: менеджера по управлению персоналом и специалиста по разработке программного продукта - программиста.

При этом план затрат проекта будет складываться из затрат на заработную плату, затрат на материалы, затрат на оплату аренды помещения, затрат на оплату электроэнергии, затрат на косвенные расходы.

Экономия (Э) проекта, формируется в процессе его реализации.

Экономия денежных, материальных или людских ресурсов возникает за счет автоматизации процесса обработки потока входящих, исходящих и внутренних документов, связанных с управлением персоналом.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Эта экономия может так же рассматриваться как источник возврата инвестиционных затрат.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом:

Э = Бпл - Бф, (1)

где Э - размер экономии;

Бпл - плановый бюджет расходов на систему ДОУ;

Бф - фактический бюджет расходов на систему ДОУ.

Бюджет расходов на систему ДОУ в ОАО «Ошмянский сыродельный завод» включает - расходы по зарплате, затраты на создание второго рабочего места оператора и расходы по хранению документов.

1) Без внедрения ИС электронного документооборота для обработки данных в 2014 году может потребоваться труд двух человек с заработной платой по 4500 тыс. руб. в месяц (оператор) и 5500 тыс. руб. - бухгалтер.

Расходы по зарплате исполнителей Ззп определяются по формуле расчета фонда заработной платы:

Фзп = Зосн*(1+Кдоп)*(1+Кс.ф.), (2)

где Зосн - основная заработная плата работников;

Кдоп, Кс.ф.- коэффициенты, учитывающие дополнительную заработную плату и отчисления в социальные фонды.

Значения Кдоп, Кс.ф. можно принимать в размере Кдоп = 0,08 ч 0,1; Ксф.= 0,35.

Тогда, расходы на заработную плату 2-х исполнителей за время эксплуатационного периода (12 месяцев) рассчитаем по формуле (2):

ФЗП = 10000 * 1,1 * 1,35 * 12 = 178200 тыс. руб.

2) Затраты на создание второго рабочего места оператора составят:

- компьютерная техника - 15000 тыс. руб. (компьютер, монитор, принтер, сканер, телефон, программное обеспечение, осветительные приборы);

- офисная мебель - 3000 тыс. руб. (стол офисный с приставкой, стул, шкаф для хранения документов);

- затраты на электроэнергию:

Затраты на энергоносители Зэн определяются по формуле:

Зэн = Р * tдн * Тразр. * Wэ (3)

где Р - суммарная мощность потребителей электричества, кВт;

tдн - продолжительность работы электроприемников в течение дня, час;

Тразр. - продолжительность работы в рабочих днях;

Wэ- тариф на электроэнергию, руб./кВтч. В настоящее время для коммерческих организаций: Wэ=1330 руб./кВт,

Тогда затраты на энергоносители равны:

Зэн = 1,5 * 8 * 250 * 1,33 = 3990 тыс. руб.

4) расчет расходов на материалы представлен в таблице 10.

Таблица 10 - Расчет затрат на материалы

Наименование затрат на материалы	Кол-во	Сумма, тыс. руб.
1. Бумага, пач.	24	960
2. Канцелярские товары, компл.	4	400
3. Расходные материалы (картриджи), шт.	6	1800
Всего	-	3160

Таким образом, плановые расходы на создание и содержание второго рабочего места оператора составят:

15000+3000+3990+3160= 25150 тыс. руб.

3) Расходы на хранение архива:

- площадь архива - 15м2

- стоимость аренды 1 м2 - 150 тыс. руб./ м2, включая НДС.

Расходы на хранение архива планируются на 2011 год в размере:



15*150 * 12 = 27000 тыс. руб.

Расчет затрат на отопление архива осуществляется по следующей формуле:

Зот = Sпл * (T.кален./365) * Wтепл , (6)

где W тепл - тариф на тепловую энергию, руб./кв.м. в мес.

W тепл = 25 тыс.руб./кв.м. в мес.

Тогда затраты отопление будут равны:

Зот = 15 * 200/365 *50*12 = 4931 тыс. руб.

Таким образом, расходы на хранение архива планируются на 2011 год в размере: 27000+4931 = 31931 тыс. руб.

Планируемый бюджет расходов на систему ДОУ в 2014 с учетом принятия на работу оператора и расходов на содержание бумажного архива представлен в таблице 11.

Таблица 11 - Планируемый бюджет расходов на систему ДОУ в 2014

Наименование статьи расходов	Сумма затрат, тыс. руб.
1. Расходы по зарплате исполнителей, в т. ч.:	178200
1.1 Основная заработная плата	120000
1.2 Дополнительная заработная плата	12000
1.3 Отчисления в социальные фонды	46200
2. Материальные затраты	25150
3. Арендная плата за помещение	27000
4. Затраты на освещение и отопление	4931
5. Общая сумма расходов	235281



Фактический бюджет расходов на систему ДОУ в 2014 году при внедрении электронной системы документационного обеспечения может составить:

1) инвестиционные затраты на внедрение электронного документооборота;

2) расходы на содержание оператора на уровне 2013 года с учетом ставок 2014 года во внебюджетные фонды.

Затраты на внедрение системы электронного документооборота представлены в таблице 12.

Таблица 12 - Затраты на внедрение электронного документооборота

Наименование затрат	Сумма, тыс. руб.
1. Программное обеспечение	17030
2. Аппаратное обеспечение внутренней локальной сети (локальный сервер)	3520
3. Перевод документов на бумажных носителях в электронный вариант	4400
4. Программа Fine Reader	3080
5. Материальные затраты (электронные накопители)	150
Всего затрат	28180

После внедрения ИС электронного документооборота в 2014 году может потребоваться труд только одного человека - оператора с заработной платой 5500 тыс. руб. в месяц.

(5500*1,1*1,35*12=98010 тыс. руб. в год)

Фактические затраты после внедрения электронного документооборота

Бф=28180+98010=126190 тыс. руб.

Затраты без внедрения электронного документооборота:



Бпл=235281 тыс. руб.

Таким образом экономический эффект от проекта составит:

Э = Бпл - Бф=235281-126190=109091 тыс. руб. в год

На основании вышеизложенного можно предложить следующие пути совершенствования использования информационных ресурсов на ОАО «Ошмянский сыродельный завод»:

1) Внедрение информационной системы электронного документооборота. Таким образом экономический эффект от проекта составит 109091 тыс. руб. в год.

2) Так же можно порекомендовать внедрение мероприятия по автоматизации закупок, склада, логистики и торговли (часто применяют термин - управление цепочками поставок). Автоматизация этих направлений позволяет с одной стороны избежать простоев из-за отсутствия сырья и комплектующих (в случае торговли - отсутствия товара на складе), а с другой, значительно сократить объем склада, повысить скорость оборачиваемости финансовых средств. Все это достигается за счет автоматически рассчитываемого программой графика закупок и расчетом наиболее экономичных объемов закупок и способа доставки. При расчете принимается во внимание как календарный план производства/продаж, так и скидки, сроки поставки, стоимости различных видов доставки, возможности и стоимости хранения закупаемых позиций на своем складе.

3) Мероприятие по автоматизация работы отделов продаж и маркетинга позволит компании, во-первых, выйти на новый уровень сервиса по отношению к клиентам, когда клиент поучает в любой момент полную и точную информацию по своему заказу, независимо от того, кто ведет его заказ, с другой стороны - позволит более целенаправленно проводить маркетинговые мероприятия и отслеживать их эффект.

Автоматизация компании ОАО «Ошмянский сыродельный завод» сегодня в основном развивается в сторону внедрения управленческого и складского учета, управление закупками, интеграция направлений на основе ERP. Это позволит руководителям с одной стороны наладить более четкое движение материальных и финансовых средств, уменьшить простой товара на складах, оптимизировать закупки и производство, а с другой - всегда иметь оперативную управленческую информацию по всем интересующим показателям деятельности предприятия в реальном времени.

ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ

Таким образом, основным преимуществом системы, построенной на базе ключевых показателей, является ее универсальность. Она нацелена и на то, чтобы повысить заинтересованность персонала в результатах деятельности компании. При разработке автоматизированной программы по управлению персоналом на предприятии (KPI) учитывают специфику деятельности организации. Применять же KPI можно для оценки работы, как всей компании, ее отдельных подразделений, так и конкретных работников. Кроме того, система KPI позволяет сопоставить однородные процессы, которые протекают в различных условиях. Также она дает возможность сравнить показатели по нескольким подразделениям за один и тот же период.

Простота расчетов финансовых показателей обеспечивается прозрачной формой представления финансовой или управленческой отчетности. Все необходимые данные содержатся в балансе и Отчете о прибылях и убытках. Руководство может получить информацию за любой период настолько быстро, насколько это позволяет делать используемая система учета. На практике данное время составляет от трех-пяти дней до 20. Такой срок вполне приемлем для того, чтобы своевременно осуществлять управленческое воздействие.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ОАО «Ошмянский сыродельный завод» в целом.

информационный экономический делопроизводство автоматизированный



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1) Абдикеев, Н.М. Корпоративные информационные системы управления [Текст] / Н.М. Абдикеев. - М.: ИНФРА-М, 2011. - 463 с.

2) Александров, Д.В. Инструментальные средства информационного менеджмента. CASE-технологии и распределенные информационные системы [Текст] / Д.В. Александров. - М.: Финансы и статистика, 2011. - 223 с.

3) Гиляревский, Р.С. Информационный менеджмент: управление информацией, знанием, технологией: [Текст] / Р.С. Гиляревский. - Санкт-Петербург: Профессия, 2009. - 303 с.

4) Гринберг, А.С. Информационный менеджмент [Текст] / А.С. Гринберг, И.А. Король. - М.: Юнити, 2007. - 415 с.

5) Дзюба, С.А. Эффективность системы управления: информационный подход [Текст] / Дзюба С.А. // Менеджмент в России и за рубежом. - 2010. - № 4. - С. 3-10.

6) Друкер П. Задачи менеджмента в ХХI веке. - М.: Издательский дом «Вильямс», 2007. -346 с.

7) Косова, Л.Н. (кандидат экономических наук). Влияние информационного обеспечения на качество менеджмента организации [Текст] / Л.Н. Косова // Научно-техническая информация. - 2011. - № 10. - С. 20-24.

8) Котлер Ф., Келлер К.Л. Маркетинг менеджмент.12-е изд - СПб.: Питер, 2006. - 816 с.

9) Костров, А.В. Методы и модели информационного менеджмента [Текст] / А.В. Костров. - М.: Финансы и статистика, 2007. - 334 с.

10) Клюев, В.К. Менеджер информационных ресурсов: учебно-методическое пособие / В.К. Клюев. - М.: Литера, 2009. - 315 с.

11) Осин, А.А. К вопросу об использовании информационных технологий в управлении персоналом [Текст] / А.А. Осин // Социально-гуманитарные знания. - 2011. - № 5. - С. 121-129.

12) Пьявченко, А.Н. О качестве предоставления услуг информационных технологий [Текст] / А.Н. Пьявченко // Методы менеджмента качества. - 2012. - № 2. - С. 42-45.

13) Скопин, И.Н. Основы менеджмента программных проектов: курс лекций / И.Н. Скопин. - М.: Интернет-Университет Информационных Технологий, 2009. - 333 с.

14) Уилсон С., Мэйплс Б., Лэндгрейв Т. Принципы проектирования и разработки программного обеспечения. - М.: Издательско-торговый дом «Русская Редакция», 2009. - 736 с.

15) Уткин, Э.А. Общий и стратегический менеджмент [Текст] / Э.А. Уткин, Т.В. Бутова. - М.: Экмос, 2011. - 256 с.

16) Цыганов, В.В. Информационный менеджмент: механизмы управления и борьбы в бизнесе и политике: словарь-справочник / В.В. Цыганов, С.Н. Бухарин. - М.: Академический Проект, 2009. - 506 с.

17) Шлепанов, И. Оценка эффективности информационной системы [Текст] / И. Шлепанов // Консультант. - 2012. - № 3. - С. 86-89.

18) Экономический анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия:Учебно-практическое пособие/под ред. ЛЛ. Ермолович. - Мн.: БГЭУ, 2009.-915 с.

Размещено на Allbest.ru

...