Автоматизация складского учета предприятия на примере ОАО "Магистральные нефтепроводы Дружба"

3.1 Разработка технического задания проекта

При разработке программного обеспечения следует использовать стратегию проектирования, которая в литературе носит название "сверху вниз".

Суть метода заключается в том, чтобы представить поставленную задачу в виде совокупности более мелких задач (функций).

Параллельно с этим надо стремиться к такому разбиению задач на элементарные подзадачи, чтобы получить наибольшее количество однотипных задач, которые в дальнейшем могли бы быть оформлены в виде отдельных программных модулей. Такой метод программирования дает следующие преимущества:

· минимизация общего объема программного продукта (далее ПП) за счет обращения к общим процедурам со стороны различных функциональных программ;

· программа представляется в виде хорошо продуманной логической структуры;

· увеличение надежности программирования в смысле того обстоятельства, что проще обеспечить безошибочность работы нескольких маленьких программ, чем одной большой, равной по объему их сумме;

· увеличение производительности труда программиста и уменьшение временных затрат, поскольку отпадает необходимость повторного программирования повторяющихся задач.

Предварительная структура входных данных.

Данные о клиенте:

· наименование организации (ФИО физического лица);

· тип клиента (юридическое или физическое лицо);

· адрес;

· контактное лицо(а);

· контактные телефоны;

· адрес электронной почты (e-mail);

· комментарий.

Данные о договоре:

· тип договора (внедрение, системотехническое обслуживание, комплексное и т.п.);

· количество часов обслуживания;

· сумма договора;

· дата заключения договора;

· срок его действия;

· процент, получаемый сотрудником с договора.

Данные о рабочем месте:

· наименование (краткое описание РМ);

· ответственное лицо;

· телефон;

· расположение РМ;

· комментарий.

Данные о комплектующих ПК:

· тип комплектующей;

· описание комплектующей;

· серийный номер комплектующей.

Данные о программном обеспечении (ПО):

· наименование;

· версия (релиз, редакция и т.п.);

· пароль (на вход, авторизацию, конфигурацию и т.п.);

· признак приобретения ПО во франчайзинговой фирме;

· список возможных изменений в программе.

Данные о сотрудниках фирмы:

· ФИО сотрудника;

· должность;

· домашний адрес;

· домашний телефон;

· сотовый телефон;

· пейджер.

Предварительная структура выходных данных. В системе не предполагается выходная информация в виде файлов. Сформированная на выходе информация - это различные отчеты, отражающие разнообразную аналитическую информацию, которые могут быть представлены в твердой копии.

Поставленная задача относится к типу задач организации вычислительного процесса (планирование, контроля, учета, доступа и т.п.). Второстепенным, но также немаловажным моментом является требование по созданию простого и удобного интерфейса. Таким образом, решать задачу нужно, воспользовавшись средой разработчика, предоставляющей современные средства для проектирования и создания баз данных и интерфейса пользователя.

Входные данные уже разбиты на группы. Необходимо установить связи между этими группами. По способу установления связей между данными различают реляционную, иерархическую и сетевую модели данных.

Опыт применения ЭВМ для построения прикладных систем обработки данных показывает, что самым эффективным инструментом здесь являются не универсальные алгоритмические языки высокого уровня, а специализированные языки для создания систем управления данными. Такие средства обычно включаются в состав СУБД, но они могут существовать и отдельно. СУБД дают возможность пользователям осуществлять непосредственное управление данными, а программистам быстро разрабатывать более совершенные программные средства их обработки. Характеристики готовых прикладных пакетов определяются прежде всего принятой в СУБД организацией данных и типом используемого транслятора. По способу установления связей между данными различают:

· реляционную;

· иерархическую;

· сетевую модели.

Реляционная модель является простейшей и наиболее привычной формой представления данных в виде таблицы. В теории множеств таблице соответствует термин отношение (relation), который и дал название модели.

Для нее имеется развитый математический аппарат - реляционное исчисление и реляционная алгебра, где для баз данных (отношений) определены такие хорошо известные теоретико-множественные операции, как объединение, вычитание, пересечение, соединение и др. Достоинством реляционной модели является сравнительная простота инструментальных средств ее поддержки, недостатком - зависимость скорости ее работы от размера базы данных. Для многих операций, определенных в такой модели, может оказаться необходимым просмотр всей базы. Иерархическая и сетевая модели предполагают наличие связей между данными, имеющими какой-либо общий признак. В иерархической модели такие связи могут быть отражены в виде дерева-графа, где возможны только односторонние связи от старших вершин к младшим. Это облегчает доступ к необходимой информации, но только если все возможные запросы отражены в структуре дерева. Никакие иные запросы удовлетворены быть не могут.

Указанный недостаток снят в сетевой модели, где, по крайней мере теоретически, возможны связи "всех со всеми". Но, поскольку на практике это невозможно, приходится прибегать к некоторым ограничениям. Использование иерархической и сетевой моделей ускоряет доступ к информации в базе данных. Но поскольку каждый элемент данных должен содержать ссылки на некоторые другие элементы, требуются значительные ресурсы как дисковой, так и основной памяти ЭВМ. Недостаток основной памяти, конечно, снижает скорость обработки данных. Кроме того, для таких моделей характерна сложность реализации СУБД. Хотя известны попытки создания СУБД, поддерживающих сетевую модель для персональных компьютеров, в настоящее время реляционные системы лучше соответствуют их техническим возможностям и вполне удовлетворяют большинство пользователей. Скоростные характеристики этих СУБД поддерживаются специальными средствами ускоренного доступа к информации индексированием баз данных.

Реляционные БД имеют мощный теоретический фундамент, основанный на математической теории отношений. Он был разработан доктором Эдгаром Коддом. Для построения запросов к реляционным БД был также применен язык SQL (Structured Query Language, язык структуризированных запросов). Он приобрел характер промышленного стандарта в реляционных системах управления базами данных. Поэтому, переходя с одной реляционной базы на другую, пользователь и разработчик имеют дело с одним и тем же языком. Другим важным плюсом SQL является то, что этот язык ориентирован на высокоуровневые операции с данными. Выдавая запрос, можно не беспокоиться о низкоуровневых проблемах доступа к данным, специфичных для каждой БД, поскольку интерпретация запросов в команды низкого уровня лежит в ведении конкретной СУБД.

Таким образом, входные данные программы будут представлены реляционной моделью.

Входные данные будут представлены в виде справочников. Документы будут заполняются из формы. При разработке форм должно учитываться то что, работник может являться неквалифицированным пользователем, поэтому нужно уделить внимание разработке дружественного интерфейса.

В результате анализа требований технического задания и различных способов представления данных можно сделать вывод о целесообразности использования реляционной СУБД для разработки системы автоматизации учетной деятельности организации. Для более наглядного представления разработанной функциональной структуры применяется программный комплекс BPwin.

3.2 Разработка обеспечивающих подсистем автоматизации складского учета

При проведении предварительного выбора методов решения задачи был сделан вывод о целесообразности использования реляционной системы управления базами данных. Теперь осталось аргументировать выбор конкретной реляционной СУБД.

Выбор однозначно пал на систему комплексной автоматизации “1С: Торговля и склад”. Это объясняется большим количеством причин, которые характеризуют 1C:Торговля и склад как наиболее подходящую среду разработки дипломного проекта.

Основной особенностью системы «1С:Торговля и склад» является ее конфигурируемость. Собственно система представляет собой совокупность механизмов, предназначенных для манипулирования различными типами объектов предметной области. Конкретный набор объектов, структуры информационных массивов, алгоритмы обработки информации определяет конкретная конфигурация. Вместе с конфигурацией система выступает в качестве уже готового к использованию программного продукта, ориентированного на определенные типы предприятий и классы решаемых задач.

Конфигурация создается штатными средствами системы. Конфигурация обычно поставляется фирмой «1С» в качестве типовой для конкретной области применения, но может быть изменена, дополнена пользователем системы, а также разработана заново.

Компьютеры, эксплуатируемые на складе ОАО «МН «Дружба» удовлетворяют системным требованиям программ, которыми пользуются служащие. Хотя часть эксплуатируемых компьютеров уже морально устарела, но, тем не менее, вычислительной мощности данных компьютеров хватает для решения поставленных задач.

Для функционирования автоматизированной системы “1С: Торговля и склад” необходимо наличие следующих технических средств:

· компьютер, оснащенный Intel-совместимым процессором;

· процессор не менее Pentium 300 МГц;

· объем оперативной памяти не менее 64 Мбайт;

· видеокарта 100% совместимая с VGA;

· разрешение экранной системы не менее 800*600;

· свободного дискового пространства от 50 Мбайт ;

· клавиатура;

· манипулятор типа «мышь»;

· для работы в многопользовательском режиме необходимо наличие сетевой карты.

Необходимо наличие следующих программных средств:

· операционная система Microsoft Windows XP, Wista;

· версия системы «1С:Торговля и склад» не ниже 7.70.010;

· вариант установки системы «1С:Торговля и склад» - локальный, сетевой, клиент-серверный;

· наличие установленных компонент - «Оперативный учет».

Вся вычислительная техника, находящаяся на предприятии соответствует системным требованиям необходимым для работы с 1С: Торговля и Склад. Перечислим основные типы объектов, поддерживаемых системой.

Константы. Для работы с постоянной и условно постоянной информацией в системе используются объекты типа «Константа». Наиболее часто используют такие константы, как «Наименование предприятия», «Ставка НДС», «ФИО директора» и др.

В системе может быть описано неограниченное количество констант. На этапе конфигурирования задается список констант и описываются их характеристики. Константы могут иметь признак периодичности для отслеживания истории изменения значения константы.

Справочники. Для работы с постоянной и условно постоянной информацией с некоторым множеством значений в системе используются объекты типа «Справочник».

Обычно справочниками являются списки материалов, товаров, организаций, валют, сотрудников и др.

Механизм поддержки справочников позволяет спроектировать и поддерживать самые различные справочники. На этапе конфигурирования можно описать, какими свойствами обладает каждый конкретный справочник. К настраиваемым свойствам относятся, например, длина и тип кода, количество уровней, поддержка уникальности кодов, набор реквизитов справочника.

Помимо кода и наименования, механизм работы со справочниками позволяет создавать набор реквизитов для хранения любой дополнительной информации об элементе справочника. Для реквизитов справочника возможно указание типа «Периодический» для отслеживания истории изменения значений реквизитов.

Для каждого справочника может быть задано несколько форм просмотра и редактирования. Для описания соподчиненных сущностей можно использовать не многоуровневость справочника, а подчиненность справочников. В этом случае в подчиненном справочнике каждый объект относится к определенному объекту справочника-хозяина.

В конкретной конфигурации создается необходимое количество справочников, для хранения данных об объектах, используемых при автоматизации данной предметной области. Например, это могут быть справочники «Организации», «Товары», «Сотрудники» и т. д.

Перечисления. Перечисления используются в системе 1С:Предприятие для описания постоянных наборов значений, не изменяемых для конкретной конфигурации.

На этапе конфигурирования можно описать практически неограниченное количество видов перечислений. В отличие от справочника, значения перечислений задаются на этапе конфигурирования, и не могут быть изменены на этапе исполнения.

Типичными примерами перечислений являются виды оплаты (наличная, безналичная, бартер), статус клиента (постоянный, разовый).

Одним из главных особенностей перечислений является то, что конфигурация сама использует существующие значения перечислений. Например, алгоритм конфигурации может быть ориентирован на то, что каждый клиент имеет один из двух статусов -- либо «постоянный», либо «разовый», в этом случае указание статуса клиента выполняется путем выбора одного из значений перечисления. Для справочников конфигурация обычно не использует конкретных значений (например, наименования товаров или организаций).

Документы. Документы предназначены для хранения основной информации обо всех событиях, происходящих на предприятии, и, разумеется, имеющих смысл с точки зрения экономики. При помощи документов отражаются и платежи с расчетного счета, и операции, но кассе, и кадровые перемещения, и движения по складу, и прочие подобные события.

В процессе конфигурирования настраивается произвольное количество видов документов. Типичными примерами видов документов являются такие документы, как «Платежное поручение», «Счет», «Приходная накладная», «Расходная накладная», «Накладная на внутреннее перемещение», «Приходный кассовый ордер» и так далее. Каждый вид документа предназначен для отражения своего типа событий. Это определяет его структуру и свойства, которые описываются в конфигурации.

Каждый вид документа может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части. Для документа создается форма ввода -- экранный диалог. При настройке для документа задаются также общие характеристики: длина номера документа, условия поддержки уникальности номеров и другие. Все документы характеризуются номером, датой и временем.

Система автоматически поддерживает журналы перекрестных ссылок по документам.

Документы играют центральную роль для основных механизмов, реализуемых компонентами системы. Все документы (вне зависимости от вида) образуют единую последовательность. Фактически, эта последовательность отражает последовательность событий -- так, как они происходили реально. Внутри даты последовательность документов определяется их временем, при этом время документа является не столько средством отражения реального (астрономического) времени ввода документа, сколько средством, позволяющим четко упорядочить документы внутри одной даты. Данные, вводимые в документ (реквизиты документа), обычно содержат информацию о происшедшем событии: например, в накладной -- информацию о том, с какого склада, каких товаров и сколько отгружено; в приказе о приеме на работу -- информацию о сотруднике, оклад, другие сведения. Кроме собственно записи, для документа весьма важным свойством является его проведение. При проведении документ может отразить зафиксированное им событие в механизмах, реализуемых компонентами. Например, если установлена компонента «Бухгалтерский учет», документ может записать бухгалтерскую операцию, отразив в виде проводок в бухгалтерском учете информацию, содержащуюся в документе.

Журналы документов. Журналы документов предназначены для просмотра документов. Каждый вид документа может быть отнесен к определенному журналу. Сам журнал документов не добавляет новых данных в систему, а служит только как средство просмотра списка документов одного или нескольких видов.

Например, может быть создан журнал «Складские документы», который будет содержать все приходные накладные и накладные на внутреннее перемещение.

Для журнала могут быть определены графы журнала, для удобства просмотра реквизитов различных видов документов, отнесенных к данному журналу.

Для журнала может быть описано несколько форм его визуального представления.

Отчеты и обработки. Для описания отчетов и процедур произвольной обработки на этапе конфигурирования может быть создано неограниченное количество форм отчетов. Каждая форма имеет свой диалог настройки, который позволяет определить набор параметров формирования отчетов. Например, для выдачи складской справки -- выбрать конкретный склад.

Алгоритм получения отчета описывается с использованием встроенного языка, при этом может быть задействован встроенный язык запросов. Для вывода отчетов может быть использован как текстовый формат, так и специализированный табличный формат отчетов.

Система также поддерживает возможность разработки внешних отчетов (обработок), хранящихся не в самой конфигурации, а в отдельных файлах.

Исходя из требований, определенных в техническом задании, программа имеет следующую структуру:

· интерфейс, который объединяет все части программы;

· глобальный модуль, содержащий процедуры и функции, к которым нужен доступ из различных компонент;

· справочники, хранящие всю необходимую для работы информацию;

· документы, предназначенные для хранения основной информации о всех событиях, происходящих на предприятии, и, разумеется, имеющих смысл с точки зрения экономики;

· журналы документов, предназначенные для просмотра документов;

· отчеты, необходимые для получения разнообразной аналитической информации;

· обработки, предназначенные для процедур произвольной обработки данных.

Каждый справочник, документ, журнал документов, отчет или обработка предоставлены в виде отдельного модуля, имеющего одну или несколько форм визуального представления, программный модуль, одну или несколько таблиц для вывода необходимых данных, модуль проведения (только для документов).

Справочник может иметь три вида представления:

· форма элемента;

· форма группы;

· форма списка (может быть несколько).

Для ведения складского учета необходимо не так уж и много:

1. Ввод товаров на склады - это осуществляется путем ввода в базу приходных накладных.

2. При выдаче товаров необходимо руководствоваться расходными накладными.

Для того чтобы ввести товар на склад нам необходимо ввести сам товар в каталог товаров. Товар можно распределить по некоторым группам, например, по фирме изготовителя. Заходим в указатель «Операции», находим товары (рисунок - 2).



Рисунок 2 - Каталог товаров

Для создания любого нового документа или введение информации в любой из каталогов программы есть одна кнопка на всех активных окнах.

Журнал приходные накладаные. В ссылке «Журналы» хранятся все журналы документов. В журнале хранятся и редактируются приходные накладные. В заголовке окна журнала выдается интервал видимости документов, который можно изменить при работе с журналом. Интервал видимости документов сразу во всех журналах можно установить в пункте меню "Сервис", пункт "Параметры", закладка "Журналы".

Самая левая графа журнала - служебная. В ней различными значками обозначается состояние документа. По значениям реквизитов, которые выводятся в графах журнала, можно осуществлять произвольный поиск.

В нижней части журнала отображается содержимое поля "Комментарий" выделенного документа.

В журнале есть кнопка "Действия". При нажатии этой кнопки рядом открывается меню: "Структура подчиненности", "Движения документа" и "Ввести на основании". Все производимые по этой кнопке действия будут относиться к тому документу в журнале, на котором находится выделение.

Приходные накладные предназначены для оформления операций, связанных с оприходованием товаров, получаемых от контрагентов в порядке обычной торговой деятельности, связанной с закупкой товаров. С помощью этих документов оформляются также операции по возврату товара покупателем. Операция возврата может оформляться на основании документа, с помощью которого была оформлена отгрузка товара (расходная накладная). Возврат обозначается в заголовке формы накладной и в самой форме.

Приходные накладные создаются, хранятся и редактируются в специальном журнале "Приходные накладные". Новый документ вызывается также с помощью меню "Документы" / "Приходные" / "Приходная накладная".

На основании приходной накладной можно выписать следующие подчиненные документы:

· "Расходный кассовый ордер" - для наличной оплаты полученного товара. Безналичная оплата фиксируется документом "Движение денежных средств";

· "Расходная накладная" - для оформления возврата отгруженного поставщику товара;

· "Регистрация счета-фактуры" - для того, чтобы зарегистрировать получаемый счет-фактуру.

· "Доверенность" - для получения товара;

· "Корректировка остатков по ГТД" - учета остатков по ГТД.

Основанием для выписки приходной накладной на возврат может являться документ "Расходная накладная" для оформления операции возврата товара от покупателя. - При этом если приходная накладная оформляется по расходной накладной (возврат от покупателя), ее товарный состав копируется (поскольку, если возвращается не весь товар, легче затем удалить лишние строчки или уменьшить количество товара, чем заполнять заново).

Если приходная накладная оформляется как возвратная, но не по расходной накладной, а как самостоятельный документ, она рассматривается программой как приходная накладная при покупке товара у покупателя (проводится по регистру "Взаиморасчеты с покупателями"). Начального заполнения состава не производится.

Ввели товар на склад, и теперь необходимо отпустить со склада продукцию для покупателя. Для этого нам необходимо оформить расходную накладную и остальные документы для заключения сделки, такие как:

· расходная накладная;

· счет-фактура;

· кассовый ордер.

Заходим в программный модуль «Документы» и с помощью мыши выделяем нужный нам пункт программы меню, в нашем случае расходная накладная и открываем форму чистый документ (рисунок 3). Нумерация документов автоматическая, в порядке оформления присваивается номер и дата, причем дату документа можно менять, а номер документа остается уникальным. Формы всех документов, которые оформляются с помощью 1С, соответствуют формам, которые утверждены соответствующими органами.

Рисунок 3 - Расходная накладная

Первая графа, которую необходимо заполнить «Фирма» - эта графа указывает фирму, продающую данный товар. Вторая графа - цены. Здесь Вы выбираете валюту расчета. Третья графа - покупатель. Мы можем выбрать из каталога «Покупатели», который мы так же формируем самостоятельно.

Следующие графы - товар. Выбираем товар из каталога, дальше ставим количество, цену. Для выбора следующего товара нажимаем кнопку на клавиатуре “Insert” или кнопку ввести новую строку, она во всех папках и документах одинаковая.

Наглядно как выглядит Расходная накладная можно посмотреть на рисунке 4 , а также как формируется журнал расходные накладные.

Рисунок 4 - Наглядный пример Расходной накладной

В журнале хранятся и редактируются расходные накладные и расходные розничные.

Кроме вызова из меню "Журналы", этот журнал можно вызвать специальной кнопкой на панели "Инструменты Администратора".

В заголовке окна журнала выдается интервал видимости документов, который можно изменить при работе с журналом. Интервал видимости документов сразу во всех журналах можно установить в пункте меню "Сервис", пункт "Параметры", закладка "Журналы".

Самая левая графа журнала - служебная. В ней различными значками обозначается состояние документа. По значениям реквизитов, которые выводятся в графах журнала, можно осуществлять произвольный поиск.

В нижней части журнала отображается содержимое поля "Комментарий" выделенного документа.

В журнале есть кнопка "Действия". При нажатии этой кнопки рядом открывается меню: "Структура подчиненности", "Движения документа" и "Ввести на основании".Все производимые по этой кнопке действия будут относиться к тому документу в журнале, на котором находится выделение.

?товара1= кол-во Товара 1 * Цена Товара 1

?товара2= кол-во Товара 2 * Цена Товара 2

?Итого = ?товара1 + ?товара2

Расходные накладные могут иметь признак "Возврат". Признак "Возврат" автоматически устанавливается при вводе нового документа на основании приходной накладной. Если расходная накладная на возврат выписывается на основании приходной накладной, ее интерфейс приближен к интерфейсу приходной накладной: в составе такого документа показываются (и редактируются) ставки и суммы налогов.

Новая расходная накладная на возврат может быть вызвана из меню "Документы" / "Приходные" / "Расходная накладная (возврат)".

В форме расходной накладной имеется дополнительная кнопка "Предварительно" для предварительного проведения документа.

На основании расходной накладной можно выписать следующие подчиненные документы:

· "Приходный кассовый ордер" - для наличной оплаты отгруженного товара. Безналичная оплата фиксируется документом "Движение денежных средств";

· "Приходная накладная (возврат)" - для оформления возврата отгруженного покупателю товара;

· "Счет-фактура" - для оформления счета-фактуры и выдачи его покупателю.

Основанием для выписки расходной накладной может являться один из следующих документов:

· "Приходная накладная" - для оформления операции возврата товара поставщику;

· "Ввод партий товаров" - для оформления операции возврата товара поставщику в случае, когда документ (приходная накладная) уже удален и заменен документом "Ввод партий" при выполнении процедуры "Завершение периода";

· "Счет на оплату" - если предназначенные к продаже товары были зарезервированы с помощью счета.

Начальное заполнение состава расходной накладной предусмотрено, во-первых, в том случае, если она выписывается на основании счета. Тогда ее состав заполняется всеми зарезервированными по счету, но еще не отгруженными товарами. Далее в самой накладной, можно редактировать состав и количество товаров. Таким образом, на основании счета может быть выписано несколько накладных, если, например, клиент решил получать товар несколькими партиями, или если накладные выписываются с разных складов.

Начальное заполнение состава расходной накладной не зависит от того, к какому договору она относится, основанием для начального заполнения в любом случае будут являться товары, выписанные в счете. При проведении расходной накладной автоматически снимается резерв по отгруженным по счету товарам. Другим случаем автоматического заполнения состава расходной накладной является случай возврата купленного товара поставщику. - Если расходная накладная на возврат оформляется по приходной накладной, ее товарный состав копируется (поскольку, если возвращается не весь товар, легче затем удалить лишние строчки или уменьшить количество товара, чем заполнять заново).

Документ "Счет-фактура" предназначен для выписки счетов-фактур покупателям (эта операция связана с отгрузкой товаров и расчетами за отгруженные товары). Ввод счетов-фактур на авансовые выплаты вручную делать не рекомендуется, поскольку это может привести к неточному учету, т.к. доля денежных средств, поступившая в качестве авансовой выплаты, а не оплаты за ранее отгруженные товары, вычисляется системой автоматически. Счета-фактуры по авансовым выплатам автоматически формируются самой системой в момент формирования книги продаж.

Документ "Счет-фактура" не имеет средств редактирования спецификации, кроме установки значения ставки НДС.

Документы "Счет-фактура" хранятся в специальном журнале выдаваемых счетов-фактур. Можно редактировать их в этом журнале, однако не прямо, изменяя реквизиты вызванного из журнала документа, а следующим косвенным образом. Нужно из формы счета-фактуры с помощью кнопки "Основание" вызвать окно "Задание основания документа". Из него по кнопке "…" документа-основания вызвать форму документа-основания. Произвести в ней требуемое редактирование. Вернуться в счет-фактуру с сохранением сделанных изменений ("ОК" или "Закрыть" и "Да" в ответ на вопрос о сохранении изменений). Нажать в форме счета-фактуры кнопку "Заполнить" для отображения произведенных изменений в счете-фактуре.

Если отредактировать документ, являющийся основанием счета-фактуры, то при проведении отредактированного документа программа спросит, внести ли соответствующие изменения в счет-фактуру.

Счет-фактуру можно переоформить в соответствии со сделанными изменениями, нажав кнопку "Да" в окне этого запроса. С той же целью можно впоследствии, после изменений в документе-основании, нажать кнопку "Заполнить" в форме самого счета-фактуры.

Документы "Счет-фактура" хранятся в специальном журнале выдаваемых счетов-фактур. Но их нельзя редактировать в этом журнале, прямо изменяя реквизиты вызванного из журнала документа.

Можно сказать о том, что с помощью всех вышеперечисленных документов, возможно создать любые виды отчетов, которые может выдавать данная версия программы (рисунок - 5, 6).

Рисунок - 5 Выбор отчета

Рисунок - 6 Виды отчетов

Для анализа остатков и движений средств в системе «1С: Торговля и склад» используются регистры.

Регистр представляет собой многомерную систему хранения остатков или оборотов. Каждый регистр на этапе конфигурации описывается набором измерений и ресурсов.

Под измерением понимается набор значений, которые детализируют движения средств, и в разрезе которых хранятся остатки; под ресурсом -- числовая величина, которая является количественным или суммовым значением, отражающим размер движения (остатка). Например, для складского запаса товаров может быть создан регистр «Товарный запас» с двумя измерениями -- «Товар» и «Склад» и одним ресурсом -- «Количество». В этом случае система будет поддерживать остатки товаров в разрезе складов в количественном выражении.

Изменение остатков и оборотов по регистрам производится движениями регистров. Движения регистров записываются документами в момент проведения и имеют четко определенное место на оси времени, определяемое датой и временем документа. Каждый документ может порождать неограниченное количество движений по регистрам любых видов. Движения, записанные документом, принадлежат ему и будут автоматически удаляться или изменяться при удалении или перепроведении документа.

Для работы в реальном времени система поддерживает точку актуальности итогов. Она может быть установлена принудительно, но ее могут изменять проводимые в потоке документы.

Проводимые в потоке документы получают мгновенный доступ к актуальным итогам по всем регистрам, например, для контроля складских остатков. Хотя, разумеется, существует возможность проведения документа задним числом, с одной стороны, и получения итогов на любой момент -- с другой.

Итоги по регистрам могут быть построены с любым набором разрезов исходя из измерений регистра. Так, в приведенном примере можно построить отчет о движении по товарам в разрезе складов или по складам в разрезе товаров.

Функционирование системы делится на два процесса -- конфигурирование (описание модели предметной области средствами системы) и исполнение (обработку данных предметной области).

Результатом конфигурирования является конфигурация, которая представляет собой модель предметной области.

На этапе конфигурирования система оперирует такими универсальными понятиями (объектами), как «Документ», «Журнал документов», «Справочник», «Реквизит», «Регистр» и другие. Совокупность этих понятий и определяет концепцию системы.

На уровне системы определены сами понятия и стандартные операции но их обработке. Средства конфигурирования позволяют описать структуры информации, входящей в эти объекты, и алгоритмы, описывающие специфику их обработки, для отражения различных особенностей учета.

При конфигурировании максимально используются визуальные средства настройки, а для описания специфических алгоритмов используются языковые (программные) средства.

В процессе конфигурирования формируется структура информационной базы, алгоритмы обработки, формы диалогов и выходных документов. Информационная структура проектируется на уровне предусмотренных в системе типов обрабатываемых объектов предметной области (константы, справочники, документы, регистры, перечисления, журналы расчетов, бухгалтерские счета, операции, проводки и др.).

В процессе исполнения система уже оперирует конкретными понятиями, описанными на этапе конфигурирования (справочниками товаров и организаций, счетами, накладными и т. д.).

При работе пользователя в режиме исполнения конфигурации обработка информации выполняется как штатными средствами системы, так и с использованием алгоритмов, созданных на этапе конфигурирования.

3.3 Обоснование экономической эффективности

Эффективность - одно из наиболее общих экономических понятий, не имеющих пока, по-видимому, единого общепризнанного определения. По распространенному мнению, это одна из возможных характеристик качества системы, а именно ее характеристика с точки зрения соотношения затрат и результатов функционирования системы.

В дальнейшем будет пониматься под экономической эффективностью мера соотношения затрат и результатов функционирования программного продукта (ПП). К основным показателям экономической эффективности относятся:

· экономический эффект;

· срок окупаемости капитальных вложений.

Экономический эффект - результат внедрения какого-либо мероприятия, выраженный в стоимостной форме, в виде экономии от его осуществления. Так, для организаций (предприятий), использующих ПП, основными источниками экономии являются:

· улучшение показателей их основной деятельности, происходящее в результате использования ПП;

· сокращение сроков освоения новых ПП за счет их лучших эргономических характеристик;

· сокращение расхода машинного времени и других ресурсов на отладку и сдачу задач в эксплуатацию.

Экономическая эффективность оценивается трудовыми и стоимостными показателями, которые позволяют измерить экономию от внедрения предлагаемого проекта машинной обработки информации относительно базового варианта (ручная обработка информации).

Для оценки степени полезности внедрения системы складского учета на предприятии рассчитаем годовой эффект, коэффициент экономической эффективности и срок окупаемости затрат на решение задачи.

Годовой эффект Э от внедрения складской системы на предприятии определяется по формуле:

Э = СР1 - СР2 + Дпд +Днд, (1)

где СР1 - годовые эксплуатационные расходы до внедрения системы, руб.; СР2 - годовые эксплуатационные расходы после внедрения системы, руб.; Дпд - доход от снижения потерь от факторов прямого действия, руб.; Днд - доход от снижения потерь от факторов непрямого действия, руб.;

Годовые эксплуатационные расходы до внедрения системы определяются по формуле:

СР1 = С1 + С2, (2)

где С1 - годовые затраты машинного времени на решение задачи, руб.; С2 - годовые затраты на заполнение документов, анализ и корректировку данных, руб.

Годовые затраты машинного времени на решение задачи определяются по формуле:

, (3)

где Sg - себестоимость часа работы оборудования g при решении задачи, руб.; Tg - время работы оборудования g при решении задачи в течение месяца до внедрения складской системы, маш./час. n - количество месяцев в течение года, в которые выполнялись данные работы;

Себестоимость часа работы оборудования при решении задачи определяется по формуле:

Sg = Амсвт+Эн, (4)

где Амсвт - амортизация средства вычислительной техники, руб.; Эн - стоимость потребляемой электроэнергии, руб.;

Эн = МпотрЧКиспЧСэл, (5)

где Сэл - стоимость 1 кВт/час электроэнергии, руб.; Мпотр - максимальная потребляемая мощность ЭВМ, кВт; Кисп - коэффициент использования ЭВМ по мощности;

Годовые затраты на заполнение документов, анализ и корректировку данных определяются по формуле:

, (6)

где Зl - среднемесячная основная заработная плата работника l, руб.; n - количество месяцев в течение года, в которые выполнялись данные работы; Tl - среднемесячные трудовые затраты работника, чел./час; б - коэффициент накладных расходов; в - единый социальный налог, %; Q - среднее количество рабочих часов в месяце, час.

В настоящее время в ОАО «МН «Дружба» осуществляется формирование только производственного бюджета и бюджета доходов и расходов с помощью табличного редактора MS Excel. Данную работу осуществляют начальник ПЭО и экономист ПЭО на двух ЭВМ. Учитываю данный факт и сводя (5)(4); (4)(3); (3),(6)(2) и подставляя исходные данные, получим годовые эксплуатационные расходы до внедрения системы равные:

Годовые эксплуатационные расходы после внедрения системы определяются по формуле:

СР2 = С1бюд + С2бюд + С3бюд, (7)

где С1бюд - годовые затраты машинного времени на решение задачи после внедрения системы складана предприятии, руб.; С2бюд - годовые затраты на ввод, анализ и корректировку данных после внедрения системы складана предприятии, руб. С3бюд - годовые затраты на настройку оборудования, руб.

Годовые затраты машинного времени на решение задачи после внедрения системы склада на предприятии определяются по формуле:

, (8)

Исходя из формулы (4) и исходных данных о времени на выполнение работ по складскому управлению и количестве рабочих мест в бюджетном комитете получаем:

Годовые затраты на ввод, анализ и корректировку данных после внедрения складской системы на предприятии определяются по формуле (6):

Годовые затраты на настройку оборудования при решении складской задачи определяются по формуле:

, (9)

где К3 - единовременные затраты на обучение персонала, адаптацию, настройку оборудования при решении задачи, руб.; - коэффициент настройки оборудования.

К3 = К31 + К32 + К33, (10)

где К31 - единовременные затраты по заработной плате персонала на обучение, адаптацию, настройку оборудования на решение задачи, руб., определяются по формуле (6); К32 - единовременные затраты машинного времени на обучение персонала, адаптацию, настройку оборудования при решении задачи, руб., определяются по формуле (3); К33 - прочие единовременные расходы, тыс. руб.

К33 = (К31 + К32) h, (11)

где h - коэффициент прочих расходов по обучению и настройке оборудования.

Сводя (11)>(10)>(9) и подставляя исходные данные получим:

Таким образом получаем, годовые эксплуатационные расходы после внедрения системы равные:

СР2 =1872 руб. +122453,76 руб. + 9884,4 руб. = 134210,16 руб.

Доход от снижения потерь от факторов прямого действия определяется по формуле:

Дпд = Дсбыт + Дсклад + Дснабж + Дфин.уп+ Дуч.затр, (12)

где Дсбыт - доход от снижения потерь в сфере сбыта, руб. Дсклад - доход от снижения потерь в сфере управления складскими запасами руб. Дснабж - доход от снижения потерь в сфере снабжения руб. Дфин.уп - доход от снижения потерь от несовершенного финансового учета руб. Дуч.затр - доход от снижения потерь в системе учета затрат руб.

, (13)

где Сб1 - экспертная оценка снижения потерь сбыта от срывов поставок продукции из-за сбоев и ошибок в планировании номенклатуры производства, % (0,1%); Сб2 - экспертная оценка снижения потерь сбыта из-за низкой скорости прохождения заявки по службам, % (0,05%); Сб3 - экспертная оценка снижения потерь сбыта из-за невысокой гибкости учета потребностей заказчика, % (0,2); Vпродаж - годовой объем продаж, руб.

, (14)

где Ск1 - экспертная оценка снижения потерь от искаженной информации по уровню складских запасов сырья и материалов, % (0,1%); Ск2 - экспертная оценка снижения потерь от ошибок ведения учета перемещений МТЦ между подразделениями, % (0,1%); Vсклад - объем общих запасов на складе и в производстве, руб.

, (15)

где Сн1 - экспертная оценка снижения потерь от неэффективного выбора поставщиков, % (0,1%); Сн2 - оценка снижения потерь от закупок по невыгодным ценам связи с бартерными операциями, % (0,1%); Сн3 - экспертная оценка снижения потерь от низкой скорости прохождения заявок по службам, % (0,1%); Сн4 - оценка снижения потерь от ошибок в объемах закупок, % (0,1%); Vснабж - годовой объем закупок сырья материалов, руб.

, (16)

где Ф1 - экспертная оценка снижения потерь от несвоевременного отражения в учете в финансовых документах, % (0,05%); Ф2 - экспертная оценка снижения потерь от низкой оперативности контроля финансовых обязательств, % (0,01%); Vфин.уп - годовой объем расчетов предприятия, руб.

, (17)

где З1 - экспертная оценка потерь от невозможности соотнесения затрат с центрами ответственности, % (0,05%); З2 - экспертная оценка потерь от неточного определения действительной эффективности работы конкретных подразделений, % (0,05%); З3 - экспертная оценка потерь от неполного учета накладных и прочих расходов и мест их возникновения, % (0,05%); Vуч.затр - годовой объем затрат предприятия, руб.

Таким образом, сводя (17),(16),(15),(14),(13)>(12), и подставляя данные, получаем доход от снижения потерь от факторов прямого действия равный:

Доход от снижения потерь от факторов непрямого действия определяется по формуле:

, (18)

где Н1 - снижение потерь от ошибок в управленческих решениях, % (0,15%); Н2 - снижение потерь от утраты значимой информации, % (0,05%); Н3 - снижение потерь от неэффективного использования времени высшего руководства, % (0,05%); Н4 - снижение потерь от ошибок финансового планирования, % (0,15%);

Подставляя данные, получаем:

Таким образом, годовой эффект от внедрения складской системы на предприятии равен:

Э = 45 886,36 руб. - 134 210,16 руб. +2 017 000 руб. +800 000 руб. =2 728 676,14 руб.

Расчетный коэффициент экономической эффективности определяется следующим образом:

, (19)

, (20)

где ЕН - нормативный коэффициент эффективности затрат; К - единовременные капитальные затраты, руб.

К = К1 + К2, (21)

где К1 - стоимость программно-методического комплекса "1С: Торговля и склад", руб. К2 - единовременные затраты на обучение персонала, адаптацию, настройку оборудования при решении задачи, руб. рассчитываются по формуле (10).

Таким образом, подставляя исходные данные, получаем единовременные капитальные затраты равные:

Получаем расчетный коэффициент экономической эффективности равный:

Коэффициент экономической эффективности больше нормативный коэффициент эффективности затрат, следовательно, капиталовложения экономически целесообразны.

Срок окупаемости затрат определяется по формуле:

, (22)

где T - срок окупаемости затрат, лет.

Учитывая, что экономический эффект от внедрения складской системы на предприятии возможен только при окончании бюджетного цикла (в данном случае 1 год), срок окупаемости затрат принимается 1 год.

Годовая экономия от внедрения автоматизированной системы управления персоналом «Отдел кадров» составила 225 тыс. руб.

Заключение

складской автоматизация реляционный

Все большее число организаций используют современные средства вычислительной техники и самое разнообразное программное обеспечение. Каждый пользователь может выбрать программное обеспечение, соответствующее потребностям и возможностям предприятия. В комплексных информационных системах важно то, что они увязывают в единое целое все информационные потоки предприятия, хранят всю информацию в единой базе. Благодаря этому существенно снижается трудоемкость выполнения многих процедур решения задач складского учета.

В результате выполнения дипломного проекта была реализована система автоматизации складского учета, а также были решены следующие задачи:

· раскрыты теоретико-правовые основы автоматизации складского учета;

· дана организационно-экономическая характеристика предприятия;

· дан анализ основных экономических показателей деятельности предприятия;

· обоснована необходимость автоматизации складского учета;

· разработано техническое задание с предъявляемыми требованиями к системе;

· разработан проект автоматизации складского учета;

· рассчитаны показатели экономической эффективности от внедрения проекта.

Разработанная система позволит упростить и автоматизировать ведение складского учета и хранение необходимой для работы информации, учитывая всю ее специфику. Система на данный момент полностью работоспособна и может внедряться в организациях.

Список использованной литературы

1. Государственный стандарт союза ССР ГОСТ 34.602-89. Техническое задание на создание автоматизированной системы.

2. Государственный стандарт союза ССР ГОСТ 34.601-90. Автоматизированные системы. Стадии создания.

3. Межгосударственный стандарт ГОСТ 7.32-2001. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления.

4. Окинавская Хартия глобального информационного общества от 22 июля 2000 г.

5. Руководящий документ по стандартизации РД 50-31.698-90. Методические указания. Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов.

6. Указ Президента Российской Федерации "О государственной политике по развитию и использованию сети Интернет в РФ".

7. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 206 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

8. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" (с изменениями от 10 января 2003 г.).

9. Федеральный закон от 4 июля 1996 г. N 85-ФЗ "Об участии в международном информационном обмене" (с изменениями от 30 июня 2003 г., 29 июня 2004 г.).

10. Агейкин Д.И., Ицкович Э.Л., Клоков Ю.Л. и др. Эффективность внедрения ЭВМ на предприятиях. - М.: Финансы и статистика, 2007. - 278с.

11. Атре Ш. Структурный подход к организации баз данных / Пер. с англ. - М.: Финансы и статистика. 2006. - 453с.

12. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 258с.

Размещено на Allbest.ru

...