Размещено на http://www.allbest.ru/

Табличный процессор MS Excel



Введение

Появление электронных таблиц было одним из важных событий в развитии компьютерных систем, так как позволило производить быстро и качественно расчеты на персональных ЭВМ.

Электронная таблица -- компьютерный эквивалент обычной таблицы, в ячейках которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа.

Табличными процессорами называют пакеты прикладных программ, предназначенные для создания электронных таблиц и манипулирования их данными.

Идея создания электронной таблицы возникла у студента Гарвардского университета (США) Дэна Бриклина (Dan Bricklin) в 1979 году. Выполняя скучные вычисления экономического характера с помощью бухгалтерской книги, он и его друг Боб Франкстон (Bob Frankston), который разбирался в программировании, разработали первую программу электронной таблицы, названную ими VisiCalc. VisiCalc скоро стала одной из наиболее успешных программ. Первоначально она предназначалась для компьютеров типа Apple II, но потом была трансформирована для всех типов компьютеров. В появившихся позже электронных таблицах-аналогах (например, SuperCalc) основные идеи VisiCalc были многократно усовершенствованы.

Новый существенный шаг в развитии электронных таблиц - появление в 1982 году на рынке программных средств Lotus 1-2-3. Lotus был первым табличным процессором, интегрировавшим в своем составе, помимо обычных инструментов, графику и возможность работы с системами управления базами данных. Успех компании Lotus привел к ужесточению конкуренции, вызванной появлением на рынке новых электронных таблиц, таких, как VP Planner компании Paperback Software и Quattro Pro компании Borland International, которые предложили пользователю практически тот же набор, но по значительно более низким ценам.

Следующий шаг - появление в 1987 году табличного процессора Excel фирмы Microsoft. Эта программа предлагала более простой графический интерфейс, значительно расширив при этом функциональные возможности пакета и повысив качество выходной информации.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования.

Табличный процессор Microsoft Excel, входящий в пакет Microsoft Office, предназначен для работы с различными данными, преимущественно числовыми. Форма представления данных может быть табличная (например, расчет себестоимости продукции, данные о правонарушениях по месяцам, изменение курса валют и т.д.), формализованная (например, счет-фактура, накладная, акт и т.д.) и неформализованная (например вариант отчета о финансовом состоянии фирмы за год, доклад о состоянии дел в фирме за определенный период, пояснительная записка и вообще любой документ, в котором наряду с текстом присутствуют и числовые данные, которые необходимо обрабатывать и определенным образом представлять в графическом виде).

Кроме того, табличный процессор Microsoft Excel поддерживает общие функциональные возможности табличных процессоров: использование макросов, построение диаграмм, автозамена и проверка орфографии, использование стилей, шаблонов, автоформатирование данных, обмен данными с другими приложениями, наличие развитой справочной системы, печать с настройкой параметров и другие сервисные возможности.



1. Запуск и выход из MS Excel

Запуск MS Excel. Существуют различные способы запуска, например: с помощью ярлыка на Рабочем столе, с помощью меню Пуск, с помощью открытия документа, созданного в MS Excel. Документы MS Excel - это файлы с типом XLSX.

Выход из MS Excel. Перед выходом из MS Excel следует сохранить и закрыть все открытые документы. Закрыть окно приложения можно с помощью кнопки Закрыть в строке заголовка, либо нажав иконку Office в левом верхнем углу и выбрать пункт закрыть.

Если в окне имеется не сохраненная таблица, то перед закрытием будет выдан дополнительный запрос о ее сохранении.



2. Основные элементы окна MS Excel

При запуске Excel появляется пустой документ.

Интерфейс Microsoft Excel 2007 кардинально отличается от предыдущих версий программы.

Стартовое окно текстового редактора Excel 2007 имеет следующий вид.

В новой версии отсутствуют привычные панели инструментов, которые можно было размещать в любом месте окна программы. Нет здесь и раскрывающихся меню, за исключением кнопки "Office", иконка которой расположена в левом верхнем углу окна.



Всю верхнюю часть окна занимает лента главного меню. Выбрав какой-либо его пункт, получаем в свое распоряжение необходимые инструменты, представленные в виде значков. Следует сказать, что добавить либо удалить значки на ленте главного меню не представляется возможным.

Кнопки меню сгруппированы по функциональным признакам. Например, Главное меню состоит из следующих групп: Буфер обмена, Шрифт, Выравнивание, Число, Стили, Ячейки, Редактирование. На панель вынесены наиболее часто используемые кнопки. Если нужной кнопки не оказывается на панели, то ее можно найти, нажав на небольшую стрелочку в правом нижнем углу определенной группы. При этом изначально показывается всплывающая подсказка, которая информирует о предназначении инструментов.

Подобные всплывающие подсказки высвечиваются при наведении на любую кнопку меню, что значительно упрощает знакомство с меню.

Кроме ленты и вкладок главного меню, во всех приложениях 2007 присутствует панель быстрого доступа. По умолчанию она расположена рядом с кнопкой "Office" выше ленты. На ней размещены кнопки часто выполнимых операций. По умолчанию это: Сохранить, Отменить ввод, Повторить ввод.

Настроить данную панель можно, нажав на небольшую стрелочку, справа от панели.



Чтобы изменить состав панели быстрого доступа, выберите пункт меню "Другие команды..". Откроется окно настроек Excel. Нужный раздел "Настройка" при этом будет выбран по умолчанию.

Для добавления нужной команды в панель быстрого доступа необходимо ее выделить в левой части списка и нажать кнопку "Добавить". Для удаления ненужной команды, ее надо выделить в правом списке и нажать кнопку "Удалить". Кроме того, здесь же можно указать, будет ли панель иметь заданный вид при открытии всех документов, выбрав из списка пункт "Для всех документов", или только для определенного документа.

В нижней части окна программы находится строка состояния.

Чтобы изменить набор отображаемых элементов, необходимо щелкнуть правой кнопкой мышки на строке состояния. Снимая или устанавливая флажки соответствующих пунктов меню, можно настроить вид строки состояния по своему желанию.



Строка формул расположена под лентой вкладок главного меню. Отключение или включение строки формул выполняется командой Строка формул во вкладке Вид.

Строка формул

Она предназначена для ввода формул в ячейки. В виде формулы может быть записано арифметическое выражение - последовательность чисел или ссылок на ячейки, объединенных знаками арифметических операций или функциями.

В левой части строки формул может отображаться адрес ячейки, куда вводится формула, адрес выделенной области. Для некоторых областей могут быть заданы имена областей. Их можно просмотреть путем нажатия кнопки открытия списка.

При вводе и редактировании содержимого ячейки в левой части строки формул отображается список функций, который можно использовать при формировании формулы. Кроме того, строка формул имеет следующие кнопки действий: - отмена последнего действия (аналог кнопки Esc), - подтверждение вводы формулы в ячейки (или нажать Enter), Х - вызов Мастера функций для ввода более сложных формул. В правой части строки формул отображается содержимое ячейки ввода.

По умолчанию, после фиксации формулы в ячейке отображается результат вычислений по заданной формуле. Формула вводится в ячейку и одновременно в строку формул. Дальнейшее редактирование формулы возможно в обоих местах.

Курсор ячейки, а также вертикальная и горизонтальная полосы (линейки) прокрутки используются для перемещения по таблице.

Перемещения по листам таблицы осуществляется с помощью ярлыков листов или кнопок ярлыков листов.



3. Архитектура MS Excel

Минимальной единицей информации в Excel является ячейка. Совокупность ячеек образуют лист, который представляет собой двумерный массив строк и столбцов, на пересечении которых находится ячейка. Лист - это электронная таблица, которая хранится в памяти компьютера. Рабочая книга - это набор листов. В понятии Excel рабочая книга - это файл. Рабочая область - это набор файлов или книг. Для удобства работы несколько книг со связанными рабочими областями можно объединить в рабочую область и возникнет ощущение одного файла.

Основным документом Excel является Рабочая книга. Она хранится в файле с произвольным именем и расширением xlsx(Office2007). При создании или открытии рабочей книги, ее содержимое представлено в отдельном окне.

Рабочая книга, открываемая при запуске программы, имеет временное имя Книга 1. Если создается новая рабочая книга, ей присваивается новое имя Книга 2.

Каждая рабочая книга состоит из 255 листов. По умолчанию рабочую книгу составляют 3 листа с именами Лист1, Лист2 и Лист3. То, что все листы находятся в одном файле, облегчает установку информационных связей между ними. Листы предназначены для создания и хранения таблиц, диаграмм и макросов. Название листа (не более 31 символа) отображается на ярлычке листа. Листы можно удалять, переименовывать, вставлять новые, копировать и перемещать с помощью соответствующих команд контекстного меню ярлыка листа или команд меню Правка или Вставка.

Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и двухбуквенными комбинациями (от A до ZZ). Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, Строки последовательно нумеруются арабскими цифрами от 1 до 65 536.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных (текста, чисел, формул и т.д.). Адрес ячейки всегда начинается с латинской буквы. Ячейка имеет свой уникальный адрес, например: А5, С27.

Диапазон одна или несколько ячеек, выделенные для редактирования, удаления, форматирования, печати или использования в формуле в качестве аргумента. Диапазон (блок) ячеек -- это группа смежных ячеек. Адрес блока ячеек задается указанием адреса левой верхней ячейки и адреса правой нижней ячейки, между которыми ставится разделительный символ - двоеточие, например: А1: F1 - часть строки, В1:В10 - часть столбца, D4:F5 - прямоугольный блок ячеек. Чтобы работать с диапазонами было легче, им присваивают имена.



4. Работа с файлами

Сохранение рабочей книги. Программа Excel при сохранении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка А1) и содержащую все заполненные ячейки.

Сохранить рабочую книгу можно следующими способами:

· с помощью команды Сохранить,

· с помощью команды Сохранить как…,

· с помощью команды Автосохранение,

· с помощью команды Сохранить рабочую область.

Команда Сохранить в кнопке "Office", или одноименная кнопка на панели быстрого запуска в виде дискеты используется для перезаписи отредактированного документа под тем же именем в том же месте.

Команда Сохранить как… в кнопке "Office", используется в следующем случае: для первоначальной записи документа; для записи документа под другим именем или в другом месте (диске, папке), для задания дополнительных параметров записи, например, паролей, создания резервной копии файла и других.

Чтобы задать дополнительные параметры записи в диалоговом окне Сохранить как… выберите на панели инструментов кнопку Сервис, а затем команду Общие параметры…. В диалоговом окне Параметры сохранения задайте необходимые параметры и закройте диалоговые окна.

В MS Excel при записи используются три способа защиты документов:

· пароль защиты - весь документ может быть вновь открыт только после ввода защиты, то есть пароля;

· пароль разрешения записи - в этом случае без указания пароля файл может быть открыт только для чтения;

· рекомендовать только для чтения - позволяет открывать записанный с этим флажком документ только для его чтения.

Можно использовать два первых способа парольной защиты одновременно, но при этом необходимо указывать разные пароли.

Назначение команды Автосохранение такое же как и команды Сохранить. Различие заключается в том, что пользователь может задать промежуток времени, через который будет происходить автоматическое сохранение рабочей книги.

Для задания параметров автосохранения необходимо в "Office" - параметры Excel, затем вкладку Сохранение.

Сохранение рабочей области. Excel позволяет сохранять не только отдельные файлы, но и запоминать конфигурацию открытых рабочих книг и окон, возникшую во время работы с программой, в файле рабочего области. Этот файл имеет расширение *.xlw, и по умолчанию программа предлагает для него имя Resume. Он содержит перечень всех рабочих книг, которые были открыты. Одновременно в файле рабочего пространства сохраняется информация о размещении рабочей книги на экране.

Создавать файл рабочей области лучше всего при завершении сеанса работы с программой. В начале следующего сеанса работы для воспроизведения рабочей обстановки, которая существовала в момент сохранения, достаточно только открыть файл рабочего пространства - при этом сразу открываются все нужные рабочие книги.

Для сохранения рабочей области выберите вкладку Вид - Сохранить рабочую область. Укажите имя файла, тип .xlw и папку для сохранения.

Закрытие рабочих книг. Файл рабочей книги, который больше не нужен для работы, следует закрыть, так как он занимает место в оперативной памяти.

Чтобы закрыть файл одной рабочей книги, выберите команду Закрыть в меню Файл или дважды щелкните системного меню окна рабочей книги или щелкните по кнопке Закрыть в правом углу строки заголовка.

Для одновременного закрытия всех рабочих книг нажмите клавишу Shift, и не отпуская в меню Файл выберите команду Закрыть все.

Если изменения в рабочей книге не были сохранены, на экране появится запрос на подтверждение сохранения.

Открытие существующих документов. Для работы с файлом в Excel, его следует открыть. Каждый файл открывается в отдельном окне рабочей книги.

Для открытия одного документа выберите команду Открыть… в "Office", или нажмите Ctrl+O. Затем в диалоговом окне Открыть откройте папку, где располагается документ и откройте любым способом документ.

Кроме того, при нажатии на кнопку "Office", появляются имена файлов, которые открывались последними. Мышью можно выбрать нужный документ из этого списка для открытия.

При одновременном открытии нескольких документов их следует предварительно выделить, используя клавиши: Shift - для выделения последовательно расположенных документов, Ctrl - для выделения отдельных документов.

В одном сеансе работы с программой можно открыть несколько рабочих книг. Выбрав вкладку Вид - Окно. С помощью команд меню Окно -- Расположить можно отобразить на экране все открытые книги.

Создание новой рабочей книги. При запуске Excel, как правило, открывается новая рабочая книга. Однако часто в процессе работы необходимо бывает создать новую рабочую книгу. Для этого необходимо выбрать команду Создать… кнопке "Office".



5. Типы ссылок

В Excel используются различные типы ссылок: относительная, абсолютная и смешанная.

Относительная ссылка - адрес ячейки в формуле, определяемый на основе расположения этой ячейки относительно ячейки, содержащей ссылку. Относительные ссылки задаются в форме А1 (без символов доллар).

Абсолютная ссылка - точный адрес ячейки в формуле, ссылающийся на данную ячейку независимо от положения ячейки с формулой. Абсолютный адрес ячейки имеет формат $А$1 (с двумя символами доллар).

Символ доллар $ указывает на неизменяемый адрес (строки или столбца), перед которым он стоит.

Смешанная ссылка - включает в себя элементы абсолютной и относительной адреса. Имеет вид $А1, либо А$1 (с одним символом доллар).

При копировании, перемещении заполнении формулы с относительной ссылкой, её адрес изменяется при новом местоположении формулы, абсолютная ссылка при этом не изменяет свой полный адрес.

Для изменения типа ссылки необходимо ввести символ доллар вручную или выделить в формуле ячейку и многократно нажать клавишу F4.



6. Способы перемещения по ячейкам таблицы и листам

Существует несколько способов перемещения по таблице.

Наиболее простой способ перемещения - с помощью щелчка мыши по ячейке. Второй способ - перемещение с помощью навигационных клавиш на клавиатуре. Третий способ - с помощью линеек прокруток.

Другой способ - перемещение с помощью клавиатуры. При этом используются комбинация клавиш: Home или End -переход в начало/конец текущей строки; Ctrl+Home - в ячейку А1, Ctrl+End - в последнюю заполненная ячейку таблицы, PgUp/PgDn - перемещение на один экран вверх/вниз. Alt+PgUp/PgDn - перемещение на экран влево/вправо. Ctrl+/ - следующая заполненная ячейка вверх/вниз от текущей в данном столбце, Ctrl+-/ следующая заполненная клетка вправо/влево от текущей в данной строке.

Для быстрого перехода в удаленную ячейку следует нажать кнопку F5 или в меню Правка выбрать команду Перейти…. Затем в диалоговом окне Перейти в поле Ссылка указать адрес ячейки для перехода. Кроме того, адрес для перехода в ячейку можно ввести в левой части строки формул.

Переход по листам рабочей книги можно выполнить щелчком мыши по ярлыку листа, либо с помощью кнопок ярлыков: - соответственно переход на первый, предыдущий листы, следующий и последний листы.



7. Выделение объектов в MS Excel

Выделение ячеек необходимо для того, чтобы выполнить команду для этих ячеек или включить данную область в функцию как аргумент. Выделенная область ячеек всегда имеет прямоугольную форму.

Выделение одного (диапазона) блока ячеек осуществляется несколькими способами. В первом способе щелкните левой кнопкой мыши по первой ячейке области, и при нажатой кнопке мыши переместите указатель в последнюю ячейку блока. Во втором способе щелкните мышью по первой ячейке области, и при нажатой клавише Shift щелкните по последней ячейке диапазона. В третьем способе при нажатии Ctrl+*(Num) выделяется область вокруг активной ячейки, которая простирается до первой пустой строки/столбца. Кроме того, для выделения блока ячеек можно использовать клавишу F8. При этом в строке состояния включатся индикатор ВДЛ.

Для отмены выделения области достаточно щелкнуть мышью вне области либо нажать одну из клавиш управления курсором.

Для выделения нескольких блоков ячеек сначала выделите любым способом первый блок ячеек, затем при нажатой клавише Ctrl, добавляют следующие блоки ячеек.

Для выделения строк или столбцов сначала следует щелкнуть мышью по первому заголовку строки или столбца. Затем с помощью клавиши Shift выделяются рядом стоящие строки или столбцы, с помощью клавиши Ctrl - отдельно расположенные строки, столбцы.

Выделение всего рабочего листа выполняется с помощью кнопки выделения листа, которая расположена в верхнем левом углу рамки таблицы, на пересечении заголовков строк и столбцов, либо комбинацией клавиш Ctrl+А, а также Ctrl+ Shift+Spacebar.

Выделение ячеек по заданным критериям. В некоторых случаях необходимо выделить ячейки по заданному критерию, например ячейки, содержащие только текст, константы, формулы, пустые ячейки, ошибки и т.д. Для этого в Excel есть функция автоматического выделения ячеек. При использовании этой функции следует предварительно выделить область таблицы, в которой будет производиться поиск нужных ячеек. В противном случае поиск будет выполняться для всего листа. Затем в меню Правка выберите команду Перейти, в диалоговом окне нажмите кнопку Выделить и установите флажки необходимых критериев.



8. Ввод данных в таблицу

Порядок ввода данных: установите курсор ячейку для ввода; введите данные в ячейку; завершите ввод данных одним из следующих способов: нажмите клавишу Enter, щелкните по кнопке в строке формул , нажмите любую навигационную клавишу или клавишу Tab. Отмена ввода осуществляется нажатием клавиши Esc или кнопки в строке формул.

В ячейки можно вводить 2 типа данных: константы и формулы.

Константы. Константы бывают 5 видов: числовые значения; текстовые значения; значения дат и времени; логические значения; ошибочные значения.

Числовые значения могут содержать только цифры от 0 до 9 и специальные символы: + - , . Е е ( ) . % /. Например: 1,23, 34 -567, 1%, 1,23Е+02, 2 1/7.

Стоящий перед числом знак плюс (+) игнорируется, а запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус (-) или заключать его в круглые скобки ( ).

Символы Е е используется при вводе больших или маленьких чисел, и отражают число в экспоненциальном формате. До символа Е указывается мантисса числа, после - порядок числа. Например, 1,23 Е +02, означает, что 1,23 следует умножить на 10 в степени 2, то есть число, которое хранится в ячейке равно 123. При вводе дробных чисел следует после целой части ставить пробел, если целой части нет, то обязательно ввести символ 0, например, 0 1/4.

Текстовые значения. Текстом является любая последовательность, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов, например, № 236, таблица 23. Порядок ввода текста аналогичен вводу чисел. Если вводится длинный текст, который не может быть полностью отображен в одной ячейке, Excel выводит текст, перекрывая пустые соседние ячейки. Но текст, при этом хранится в одной ячейке. Если длина введенного в ячейку превышает значение ширины этой ячейки, а смежная с ней ячейка содержит информацию, то длинный текст будет урезан по правому краю вводимой ячейки. При вводе длинного текста в одну ячейку таблицы удобно использовать опцию Перенос по словам, который можно задать во вкладке главная - выравнивание.

Числовой текст может состоять из текста и чисел или только из чисел.

Если текст состоит из текста и чисел, то Excel его воспринимает как текст и он вводится обычным образом. Если текст содержит только числа, или числа и знаки арифметических операций, то его следует вводить следующим образом: = "12-34-55"

Первоначально, числа прижимаются к правому, а текст к левому краю ячеек.

Значения дат и времени. Основной единицей измерения времени в MS Excel являются сутки. Каждые сутки представляются последовательными десятичными значениями от 1 до 65380. 1 января 1900 - это число 1. 31 декабря 2078 - 65380.

Время суток - это десятичная дробь, которая представляет часть суток между их началом (24) и заданным временем. Например, время 12 представляет значение 0,5. Для отображения времени суток в 12-часовом формате следует вводить букву а или р, отделенную пробелом от значения времени, например 9:00 р. В противном случае время будет интерпретировано на основе 24 - часового формата.

При вводе дат в ячейки таблицы в качестве разделителя используются следующие символы: точка, например, 01.04.99 или 01.04.1999; дефис, например, 01-04-99 или 01-апр-1999; косая черта с наклоном вправо, например, 01/04/99 или 01/04/1999.

С датами и временем можно производить вычисления: складывать, вычитать, использовать в функциях. Правила составления формул и использования функций, оперирующих с числами в формате Дата, точно такие же, как при работе с обычными числами.

Логические значения. Логическими являются значения True - истина, False - ложь, которые могут быть получены в результате выполнения логических функций.

Ошибочные значения. Если при задании формулы были допущены ошибки, результатом ее вычисления является значение ошибки, которое будет представлено в ячейке.

В Excel определено 7 ошибочных значений:

#ДЕЛ/О - Значение ошибки возникает при делении на 0.

#ИМЯ? - Неправильно задано имя функции.

# ЗНАЧ! - Введена математическая формула, которая ссылается на текстовое значение, или был указан аргумент недопустимого типа. Например, =ОКРУГЛ (В1;С1). Второй аргумент должен быть число (количество знаков округления), а не ссылка.

#ССЫЛКА! - отсутствует диапазон ячеек, на который ссылается формула или заданна ссылка на несуществующие ячейки. Такие ошибки могут возникать при задании ссылок на др. листы рабочей книги или др. файл.

#Н/Д - нет данных для вычислений.

#ЧИСЛО! - задан неправильный аргумент функции или нарушено правило задания операторов, принятых в математике, например, если функция КОРЕНЬ будет иметь отрицательный аргумент, или значение формулы слишком велико/мало и не может быть представлено на листе.

#ПУСТО! - в формуле указанно пересечение диапазонов, но эти диапазоны не имеют общих ячеек.

Отображаемые и хранимые значения. В ячейку можно ввести число до 255 символов. Числовое значение отображается в ячейке не более чем с 15 цифрами. Если в ячейке отображается символы ##, то ширина ячейки меньше, чем требуется для отображения значения. Значит, следует увеличить ширину ячейки.

Значения, которые хранятся в ячейке и появляются в строке формул, называются хранимыми. Значения, которые отображаются в ячейке, называются отображаемыми. Отображаемые значения могут внешне отличаться от хранимых. Вид отображения данных зависит от его Формата, который задается в одноименном пункте меню.

Ввод формул. Формула выполняет вычисления соответствующих значений и отображает на листе окончательный результат. По умолчанию формулы на экране не отображаются, но при выборе необходимой ячейки она отразится в строке формул.

Формула может вводиться в одну или несколько ячеек и состоять из констант (числовых или текстовых), переменных, знаков математических операций и функций. Значения в формулах вычисляются слева направо с учетом скобок и приоритета математических операций. После ввода в ячейку формулы результат вычислений отображается в ячейке. Ввод формулы в ячейку должен начинаться с символов: =, +, - , , . Например: = А1+В1, =В5/С10. В ней не должно быть пробелов. При вводе формулы используются символы латинского алфавита. Формулу в ячейке можно редактировать в строке формул или непосредственно в ячейке, нажав клавишу F2.

Операторами обозначаются операции, которые следует выполнить над операндами формулы. В Excel включено четыре вида операторов: арифметические, операторы сравнения, текстовые, ссылки (связи).

Арифметические операторы

Оператор	Назначение	Пример
+ (знак плюс)	сложение	= A12 + B12
- (знак минус)	вычитание	= С1 - 5
* (звездочка)	умножение	= R1*K1
/ (косая черта)	деление	= D1/C1
% (знак процента)	процент	20%
^ (крышка)	Возведение в степень	= H4 ^ 5



Операторы сравнения Операторы сравнения используются для обозначения операций сравнения двух чисел. Результатом выполнения операции сравнения является логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Операторы сравнения

Оператор сравнения	Назначение	Пример
=	равно	A1 = B1
>	больше	C1 > D1
<	меньше	C2 < D2
>=	больше или равно	А1>=F3
<=	меньше или равно	R5<=D5
<>	неравно	N5<>G8

Операторы ссылки (связи) объединяют диапазоны ячеек и используются как аргументы функций в формулах.

Текстовый оператор соединения "&" (амперсант) - соединение текстов (сцепления). Данный оператор используется для обозначения операции объединения последовательностей символов в единую последовательность. Например, результатом выполнения выражения "Среднее" & " " & "значение" будет "Среднее значение".

Последовательность операторов. Формула включает функции и математические операторы, порядок вычисления которых соответствует принятому в математике.

Операторы связи

Операторы ссылки	Назначение	Пример
: (двоеточие)	Определяет диапазон ячеек (с первой по последнюю)	= СУММ(A1 : A10)
; (точка с запятой)	Отделяет один аргумент функции от другого при их перечислении	= СУММ(A1 : A10; C1; D1 : D5)
пробел	Оператор пересечения множеств, служит для ссылки на общие ячейки двух диапазонов	B7:D7 C6:C8



Работа с функциями. Функция состоит из 2-х частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции - описывает операцию, которую выполняет функция.

Аргументы задают значения ячейки, используемые функцией. Аргументы можно вводить вручную, но лучше выделять их мышью из таблицы. Список аргументов может состоять из чисел, текста, логических величин (например, ИСТИНА или ЛОЖЬ), массивов, значений ошибок (например, #Н/Д), функций или ссылок. Необходимо следить за соответствием типов аргументов. Аргументы перечисляются в круглых скобках после имени функции, отделяясь, друг от друга точкой с запятой.

В функции можно использовать до 30 аргументов, но при этом общая их длина не должна быть больше 1024 символов. В качестве аргументов можно использовать ссылки на ячейки др. листов и др. рабочие книги, например,

= СУММ(C7:C9;лист2!B3:B15;[table.xls]лист1!$A$5).

Аргументами могут быть другие функции, такие функции называются вложенными =МАКС (МИН (В4:В10);МИН (С4:С10); МИН (Д4:Д10)).

Ввод функций можно выполнить вручную (если функция простая), с помощью функции Автосуммы , расположенной во вкладках Формулы, Главная.

Функция Автосуммы служит для автоматического вычисления суммы, среднего арифметического, максимального или минимального чисел в выделенных ячейках или их количества.

Для простоты работы используется Мастер Функций, выполняющий по шагам диалоговую процедуру задания имени функции, и ее аргументов. Вызвать Мастер Функции можно разными способами: выбрать значок fx (Фомулы) или в строке ввода формул; нажать SHIFT+F3.

Функции могут быть встроенными или определяться пользователем.

Все функции разбиты на категории. Передвигаясь по категориям, можно просматривать функции, которые входят в эти категории. Встроенные функции Excel делятся на следующие категории: математические, логические, тригонометрические, статистические, финансовые, информационные, текстовые, функции даты и времени, инженерные, функции для работы с базой данных, функции просмотра и ссылок.

При отсутствии ошибок в строке формул будет содержаться формула с заданной функцией, а в ячейке -- значение, рассчитанное по этой формуле.



9. Операции форматирования данных

Каждая ячейка имеет формат. Форматирование включает много параметров: отображение данных, задание цвета текста и фона, выравнивание, обрамление. Для того чтобы изменить формат ячеек, или просмотреть текущий нужно сначала ячейки выделить. Задание параметров форматирования можно выполнить несколькими способами:

· выбрать команду формат ячейки в или контекстном меню;

· использовать кнопки на вкладке Главная;

Диалоговое окно Формат ячеек, которое имеет следующие вкладки: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид, Защита.

Вкладка Число позволяет задать способ отображения в выделенных ячейках текста, чисел и дат. Следует иметь в виду, что данные, которые введены в ячейки, при задании формата отображения не изменяет своего значения.

Вкладка Число также применяется для задания выделенным ячейкам Стандартного или Пользовательского формата, который создается по маске с помощью специальных символов. Пользовательский формат расширяет возможности отображения различных текстовых данных, дат и времени, чисел по желанию разработчика. Для создания произвольного формата используется пункт Все форматы, а затем ввести с помощью специальных символов маску формата данных в поле Тип.

Существуют следующие стандартные числовые форматы: Общий, Числовой, Денежный, Финансовый, Дата, Время, Процентный, Дробный, Экспоненциальный, Текстовый, Дополнительный.

Например, если в ячейку введено число 125, то в процентном формате оно отобразится как 12500% (число умножается на 100 и ставится знак процента), в экспоненциальном формате - как 1,25Е +02 (мантисса числа 1,25 умножается на 10 в степени 2), в денежном формате - 125р (после числа указывается знак валюты).

Изменить числовые форматы можно также с помощью кнопок на панели число(главная вкладка): для отображения разделителей групп разрядов ,, денежный формат - , процентный формат - , уменьшить разрядность - , увеличить разрядность - .

Вкладка Выравнивание используется для задания способов выравнивания данных в ячейке: по горизонтали и вертикали, изменения ориентации данных в ячейке путем изменения их направления. При вводе длинного текста в ячейку можно задать параметр Переносить по словам, а также объединять несколько ячеек в одну и т.д. Кроме того, для выравнивания данных по горизонтали можно использовать кнопки панели Форматирования:

которые соответственно означают - выравнивание по левому краю, по центру, по правому краю, объединить ячейки и расположить данное по центру. таблица процессор microsoft excel

Параметры шрифта (вид шрифта, начертание, размер и другие) можно изменить с помощью вкладки Шрифт

Границы ячейкам (положение линий границ, нужный цвет рамки, толщину линий) задают во вкладке Граница или кнопки .

Вкладка Вид позволяет изменить цвет фона (или кнопка - цвет заливки) и узор выделенным ячейкам.

С помощью вкладки Защита защищают от редактирования необходимые объекты (ячейки, строки, столбцы, лист). Обычно вводят защиту ячейкам, в которых введены формулы.

Команда Автоформат в меню Формат включает в себя 18 Автоформатов, то есть готовых вариантов оформления. В них входят различные сочетания фоновых цветов и узоров, образцы оформления чисел, атрибутов, а также рамок.

К другим операциям форматирования относятся операции, позволяющие задавать или изменять параметры выделенным строкам, столбцам, листам. Для задания форматов строкам или столбцам - вкладка ячейки - формат

Изменять ширину столбца или высоту строк удобно с помощью мыши. Для этого следует установить соответственно указатель мыши на правую границу заголовка столбца или на нижнюю границу заголовка строки (чтобы появился символ в виде двунаправленной стрелки), а затем переместить указатель мыши в нужном направлении.

Автоподбор высоты строк, как правило, выполняется автоматически по размеру шрифта данных ячейки. Для автоподбора ширины столбца следует дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по правой границе заголовка столбца. Автоподбор задает ширину столбца по самому длинному значению данного, введенного в ячейку этого столбца.



10. Редактирование листов

К основным операциям редактирования можно отнести:

· редактирование содержимого ячейки;

· очистка ячеек;

· заполнение, копирование и перемещение ячеек;

· вставка и удаление ячеек, строк, столбцов;

· поиск и замена данных;

· проверка орфографии;

· закрепление областей таблицы;

· выявление зависимостей и другие.

Редактирование содержимого ячейки. Наиболее простым и удобным способом редактирования является ввод новых данных поверх старых. При этом предыдущее содержимое автоматически удаляется и записывается новое.

Если необходимо произвести некоторые изменения данных (изменить текст или формулу), то сначала следует выделить ячейку, а затем отредактировать содержимое ячейки либо в строке формул, либо в самой ячейке, предварительно нажав клавишу F2 или дважды щелкнув мышкой по ячейке. При редактировании используются клавиши Del, Backspace .

Очистка ячеек. Ячейка имеет многослойную структуру: в верхнем слое хранится содержимое ячейки (число, текст, формула), затем форматы и примечания. Очищать можно отдельные слои ячейки или все сразу. Операция очистки ячеек напоминает работу с ластиком, то есть после ее очистка ячейки остаются на рабочем листе.

Для очистки только содержимого ячейки следует нажать клавишу Delete или выбрать одноименную команду в контекстном меню.

Заполнение ячеек. Команды заполнения позволяют скопировать данные в смежные ячейки. Наиболее простым является автозаполнение ячеек с помощью маркера заполнения (маленький черный квадрат), который находится в нижнем правом углу выделенных ячеек. Если установить указатель мыши на маркер заполнения, то он будет представлен в виде жирного крестика. Для выполнения автозаполнения новых ячеек необходимо зацепить маркер заполнения исходной ячейки мышью и протянуть его в нужном направлении (вверх, вниз, влево, вправо).

Копирование и перемещение ячеек. Копирование и перемещение содержимого ячеек может выполняться как в пределах текущего рабочего листа, так и в пределах листов одной или нескольких рабочих книг. Отличие операции копирования от операции перемещения состоит в том, что при копировании содержимое ячеек в их исходном местоположении сохраняется, а при перемещении -- удаляется.

Переместить или скопировать содержимое ячейки можно с использованием буфера обмена или с использованием мыши.

При использовании буфера обмена необходимо выполнить следующие действия:

· выделить исходные блок ячеек для копирования (перемещения);

· выбрать соответственно команды Копировать (Вырезать) из контекстного меню.

· установить курсор в то место, куда идет копирование или перемещение;

· выполнить команду Вставить.

Специальная вставка. Иногда возникает необходимость перенести или скопировать только значение ячейки, или только формулы, или только форматы и т.д. Для этого в контекстном меню выделенной ячейки используется команда Специальная вставка.

Копирование и перемещение с помощью мыши осуществляется двумя способами: с использование левой либо правой кнопок мыши (для правшей).

В первом способе необходимо зацепить выделенные ячейки левой кнопкой мыши и перетащить их нужное место. Если при перетаскивании под указатель мыши отобразится символ "+" - плюс, то будет выполнена операция копирования, если символ перечеркнутая окружность - то перемещение. В ином случае, для принудительного выполнения операции копирования следует дополнительно нажать клавишу Ctrl, а для перемещения - Shift.

При использовании другого способа необходимо с помощью правой кнопки мыши перетащить выделенные ячейки в место назначения, затем отпустить правую кнопку и в открывшемся меню выбрать одну из команд - Копировать или Переместить.

Правила вырезания и вставки:

1. Выделенная область должна быть прямоугольным блоком ячеек. Если будет выделено несколько диапазонов, то появится сообщение об ошибке: Данная команда не применима для несвязных диапазонов. Выделите один диапазон и снова выполните команду.

2. При использовании команды Вырезать вставка осуществляется только один раз. Для вставки выделенных данных в несколько мест используется команда Копировать.

3. При выделении места, куда идет вставка, необязательно выделять весь диапазон. Достаточно указать верхнюю, левую ячейку, начиная с которой идет вставка. Если выделять область вставки, то она должна иметь тот же размер и форму, что и вырезанная область.

4. При использовании команды Вставить Excel замещает содержимое и форматы во всех ячейках области вставки, т.е. старая информация стирается.

Вставка и удаление ячеек, строк столбцов, листов. Перед вставкой сначала необходимо выделить ячейки, строки или столбцы. Затем выбрать команды Ячейка, Строка, Столбец во вставке Главная - Ячейки или команду Добавить ячейки в контекстном меню. При этом в диалоговом окне необходимо указать объект для вставки. Следует помнить, что вставка строк и столбцов производится выше и левее текущей ячейки.

Если вставляются ячейки, то в диалоговом окне Добавление ячеек задается направление смещения прилегающих ячеек (команды: добавить ячейки со сдвигом вправо или вниз).

Удаление выделенных объектов выполняется командой Удалить во вставке ячейки или контекстном меню. После этого в диалоговом окне Удаление ячеек выбирается объект для удаления и/или направление смещения прилегающих ячеек.

Команду удаления ячеек не следует отождествлять с командой удаление содержимого (очистка) ячеек. При очистке ячеек они остаются на рабочем листе, а при удалении - освободившееся в рабочем листе место заполняется прилегающими ячейками. Команды удалить напоминают работу ножниц.

Закрепление областей таблицы. Для удобства просмотра больших таблиц фиксируют неподвижно некоторые части таблицы. Чаще всего фиксируют шапку или/и боковик таблицы. Остальные части таблицы можно перемещать относительно неподвижных частей.

Для закрепления областей таблицы сначала устанавливаем курсор в ячейку и выбираем вкладка Вид - Окно команду Закрепить области. Закрепление области будет производиться левее и выше текущей ячейки. Закрепленная область остается неподвижной при перемещении курсора.

Для отмены закрепления областей следует вкладка Вид - Окно выбрать команду Снять закрепление областей.



11. Связывание и консолидация данных

Связывание - это использование ссылок на исходные ячейки, которые могут находиться на одном или разных листах одной или нескольких рабочих книг.

Консолидация - это комбинирование, накопление или объединение данных. Объединять можно данные, расположенные на одном или нескольких листах одной и той же рабочей книги, а также в разных рабочих книгах. Объединение данных выполнятся путем суммирования, умножения и других действий над данными. Чаще всего данные консолидируются путем их суммирования.

Консолидацию данных можно выполнить различными методами, в том числе, используя:

· формулы связи, содержащие внешние ссылки;

· формулы, содержащие функции связи;

· команду Консолидация в меню Данные.

Консолидация данных с помощью формулы связи. Для консолидации данных с помощью формулы связи необходимо выполнить следующие действия:

· установите курсор в итоговую ячейку;

· введите знак = (равно) для ввода формулы;

· введите формулу с использованием знаков арифметических операций, в которой с помощью мыши указываются ссылки на исходные ячейки.

Например, просуммировать значения из ячеек С5 листов 1, 2 и 3. Результат поместить в ячейку С5 листа 4 одной и той же рабочей книги.

В ячейку Лист4!С5 введена формула = Лист1!С5 + Лист2!С5 + Лист3!С5

Консолидация данных с помощью функции связи. Данный метод консолидации можно применять, если рабочие таблицы находятся в одной рабочей книге и способы размещения информации в них идентичны. При этом можно воспользоваться любыми стандартными функциями. Ввод формул значительно упрощается, если в рабочей книге исходные листы расположены рядом.

Например, решить задачу суммирования можно с помощью формулы:

= СУММ(Лист1! : Лист5!С5)

Для формирования формулы следует ячейки, которые необходимо просуммировать выделить на соответствующих листах при помощи мыши. Для этого сначала выделяем ячейку на первом листе, а затем, не отпуская Shift, выделяем последний лист.

Объединение данных с помощью команды Консолидация во вкладке Данные. При этом консолидация может выполняться двумя способами: без связи с исходными данными и со связью с исходными данными.

Правила выполнения консолидации:

1. Если используются два способа консолидации данных, расположенных в одних и тех же строках, но в разных ячейках, то сначала производится консолидация без связи с исходными данными, а затем - со связью с исходными данными.

2. Консолидировать можно блоки ячеек. При выполнении консолидации, сначала выделяется итоговый блок ячеек, а затем блоки ячеек с исходными данными.

3. При выполнении консолидации без связи с исходными данными в итоговых ячейках будет число. То есть результат консолидации не изменится, при вводе новых исходных данных.

4. При выполнении консолидации со связью с исходными данными, в итоговых ячейках будет автоматически введена формула. То есть при изменении исходных данных автоматически будет изменен результат консолидации. Кроме того, при данном способе слева от заголовков строк, должны появиться символы структуры в виде "+" - плюсов. Нажав на "+", раскрываются исходные данные, которые были консолидированы.

Порядок выполнения консолидации:

· выделите итоговые ячейки;

· в меню Данные выберите команду Консолидация;

· в диалоговом окне Консолидация задайте необходимые параметры.

Первоначально, очистите окно Список диапазонов, используя кнопку Удалить.

В раскрывающемся списке Функция выделите функцию для консолидации (Сумма, Среднее и т.д.).

В поле Ссылка с помощью мыши поочередно выделите исходные диапазоны и добавляйте их в список с помощью кнопки Добавить.

Включите или отключите флажок Создавать связи с исходными данными.

После указания всех параметров в окне Консолидация нажмите на кнопку ОК.



12. Работа со списком

Если данные представлены списком, Excel предоставляет различные возможности и функции их обработки.

Список - это упорядоченный набор данных. Обычно список состоит из строки заголовков и дополнительных строк данных, которые могут быть числовыми, текстовыми, датами и т.д.

Данные, организованные в список, часто называют Базами Данных табличного типа.

Столбцы списка называют полями. Поля имеют свои названия (заголовки). Поля бывают простые и вычисляемые. Строки списка называются записями.

К основным операциям, которые можно выполнять со списком относятся:

· ввод данных в список и редактирование;

· фильтрация списков по определенным критериям, с целью выборочного отображения строк;

· сортировка списка;

· вставка формул для подведения промежуточных итогов;

· создание с помощью сводной таблицы итоговой таблицы данных списка.

Основные правила создания списка

Заголовки (по одному для каждого столбца) следует помещать в первую строку списка. Она называется строкой заголовков. Если заголовки длинные, необходимо использовать опцию Переноса по словам, чтобы не расширять столбец.

В каждом столбце должна содержаться однотипная информация. Например, не следует смешивать в одном столбце даты и обычный текст.

Нельзя использовать пустые строки в списке. Пустая строка означает конец списка.

Желательно помещать список на отдельном листе.

Используйте команду Вид - Окно - Закрепить области,

чтобы заголовки были всегда видны при прокручивании листа списка.

Данные в столбцах должны иметь один формат отображения (формат Дата, Общий, Числовой и т.д.).

12.1 Ввод, редактирование, поиск данных в списке

Данные можно ввести 3 способами: вручную, используя стандартные методы ввода данных, с помощью диалогового окна, которое вызывается командой Форма (Настройка панели быстрого доступа - Другие команды - Все команды - Форма) , с помощью импорта или копирования данных из другого файла.

Редактирование данных осуществляется либо вручную, либо с помощью команды Форма. При этом открывается диалоговое окно, в котором выполняются необходимые действия для ввода, редактирования, поиска данных, добавления или удаления записей списка.

Для поиска данных следует в диалоговом окне использовать кнопку Критерии.

Перед выполнением поиска следует сделать текущей первую запись списка.

Поиск идет от текущей записи вниз.

Для просмотра всех записей, которые выбраны в результате поиска, необходимо использовать кнопки Далее или Назад.

При поиске можно применять символы * и ?, а также операторы сравнения: =, < >, >, <, < =, >=.

Чтобы задать несколько критериев поиска, следует их указать в различных полях. Задание нескольких критериев позволяет ограничить область поиска.

Например: в поле ФИО введено М* -, то есть фамилия начинается на букву М, в поле Год рождения - < 31.12.91.

12.2 Использование фильтров

Отфильтровать список - это значит, скрыть все строки за исключением тех, которые удовлетворяют заданным условиям отбора. В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать.

Строки, отобранные при фильтрации можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк и не перемещая их.

Фильтрацию данных можно выполнять с помощью Автофильтра и Расширенного фильтра. Автофильтр применяется для простых условий отбора; Расширенный фильтр - для более сложных условий отбора.

Работа с автофильтром. Первоначально следует выделить любую ячейку внутри списка. Затем в меню Данные - Сортировка и фильтр выбрать команду Фильтр. MS Ехсе1 выведет рядом с каждым заголовком столбцов кнопки Автофильтров в виде стрелок. После щелчка по кнопке Автофильтра откроется список команд с помощью, которых можно задать условия отбора данных.

Команда Первые 10 позволяет найти заданное число или процент наибольших или наименьших элементов в списка.

Команда Условия предназначена для фильтрации списка одновременно только по двум критериям отбора, которые задаются в диалоговом окне. Для соединения условий используется логические операции И и ИЛИ. Логическая операции И используется очень часто для задания числового диапазона, например, от 10 до 100.

Строки, которые удовлетворяют условиям фильтра, отображаются в этом же списке. Результат автофильтрации отображается голубым цветом в номерах записей и в поле, по которому осуществлялся автофильтр.

Отменить автофильтр можно двумя способами: выбрать команду Все в раскрывающемся списке Автофильтра, либо с помощью команды Данные - Фильтр - Отобразить все.

Автофильтр можно применить к любому количеству столбцов. Для этого сначала надо отфильтровать список по одному столбцу, затем полученный список отфильтровать по другому столбцу и т.д.

Работа с Расширенным фильтром. Расширенный фильтр предоставляет следующие возможности:

· задать условия, соединенные логическим оператором ИЛИ для одного или нескольких столбцов;

· задать вычисляемые условия,

· перемещать копии строк, отвечающих определенному критерию, в другое место от списка.

Недостатки Расширенного фильтра. Для использования Расширенного фильтра требуется выполнять больше подготовительных действий, а именно: создавать блок ячеек с критериями отбора (блок критериев отбора).

Порядок создания Расширенного фильтра:

· создать диапазон критериев;

· в меню Данные выбрать команду ;

· в диалоговом окне задать необходимые параметры (исходный диапазон, диапазон условий и другие).

Блок критериев (диапазон условий) - это специально отведенная область листа рабочей книги, отвечающая следующему требованию:

· диапазон критериев должен состоять, по крайней мере, из двух строк, первая из которых должна содержать все или некоторые заголовки полей списка.

· остальные строки должны содержать условия (критерии) фильтрации.

В диапазоне критериев можно ввести любое количество условий, MS Ехсеl их понимает в соответствии со следующими правилами:

· условия на одной строке в разных столбцах считаются соединенными логическим оператором И;

· условия на разных строках считаются соединенными логическим оператором ИЛИ;

· пустая ячейка в диапазоне критериев означает любое значение для соответствующего столбца;

· в Расширенный фильтр нельзя включать пустые строки.

Типы критериев. Элементы, которые указываются в диапазоне критериев, можно разделить на текстовые или числовые критерии. При фильтрации используется сравнение с числом или строкой с помощью операторов сравнения: =, < >, >, <, >=, <=. Например, <500, > К - слова, начинающиеся на Л до Я, <> С - все слова, кроме слов, начинающихся на С. В критериях допускается использование символов * и ?. В текстовых сравнениях не различаются строчные и прописные буквы. Например, Сильный, сильный.

Виды критериев отбора. Различают два вида критериев отбора - простые и вычисляемые. Вычисляемые условия отличаются от обычных условий сравнения тем, что позволяют использовать формулы для вычисления условий. Например, выбрать из списка товары, цена которых выше средней.

...