Автоматизированные системы обработки экономической информации

Размещено на http://www.allbest.ru/

«Автоматизированные системы обработки экономической информации»

1. Понятие экономической информации

Под экономической информацией понимается информация, характеризующая производственные отношения в обществе. К ней относятся сведения, которые циркулируют в экономической системе, о процессах производства, материальных ресурсах, процессом управления производством, финансовых процессах, а так же сведения экономического характера, которыми обмениваются между собой различные системы управления. Конкретизируем понятие экономической информации на примере системы управления промышленным предприятием. В соответствии с общей теорией управления, процесс управления можно представить как взаимодействие двух систем - управляющей и управляемой (рис. 1.1). Система управления предприятием функционирует на базе информации о состоянии объекта, его входов Х (материальные, трудовые, финансовые ресурсы) и выходов Y (готовая продукция, экономические и финансовые результаты) в соответствии с поставленной целью (обеспечить выпуск необходимой продукции). Управление осуществляется путем подачи управленческого воздействия 1 (план выпуска продукции) с учетом обратной связи - текущего состояния управляемой системы (производство) и внешней среды (2,3) - рынок, вышестоящие органы.

Рис. 1.1 Структура системы управления

Назначение управляющей системы - формировать такие воздействия на управляемую систему, которые побуждали бы последнюю принять состояние, определяемое целью управления. Применительно к промышленному предприятию с некоторой долей условности можно считать, что цель управления - это выполнение производственной программы в рамках технико-экономических ограничений; управляющее воздействие - это планы работ подразделений, обратная связь - данные о ходе производства: выпуске и перемещении изделий, состоянии оборудования, запасах на складе и т. п. Очевидно, что планы и содержание обратной связи - не, что иное, как информация. Поэтому процессы формирования управляющих воздействий как раз и являются процессами преобразования экономической информации. Реализация этих процессов и составляет основное содержание управленческих служб. Для того, чтобы в материальном мире происходил обмен информацией, ее преобразование и передача, должны быть носитель информации, передатчик, канал связи, приемник и получатель информации.

Рис. 1.2 Информационная система

К экономической информации предъявляются следующие требования: точность, достоверность, оперативность. Точность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями. Достоверность определяет допустимый уровень искажения как поступающей, так и результативной информации, при котором сохраняется эффективность функционирования системы. Оперативность отражает актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях.

2. Виды экономической информации

Экономическую информацию принято подразделять по следующим основным признакам: функциям управления; месту возникновения (уровню управления); По функциям управления экономическая информация разделяется на:

Плановая (директивная) информация включает в себя директивные значения планируемых и контролируемых показателей бизнес - планирования на некоторый период в будущем (5 лет, год, квартал, месяц, сутки). Например, выпуск продукции в натуральном и стоимостном выражении, планируемые спрос и прибыль от ее реализации и т. д. Учетная информация отражает фактические значения запланированных показателей за определенный период времени. В качестве учетной информации выступает информация натурального (оперативного) учета, бухгалтерского учета, статистического учета, финансового учета.

Оперативный учет - это своевременное отражение фактических результатов различных хозяйственных операций в ходе их совершенствования с целью принятия оперативных управленческих решений.

Бухгалтерский учет - это учет в целом по предприятию и его структурным подразделениям по всем хозяйственным операциям без исключения.

Финансовый учет - это бухгалтерский учет, т. е. Информация о хозяйственных операциях и конечных финансовых результатах деятельности предприятия.

Нормативно-справочная информация содержит различные справочные и нормативные данные, связанные с производственными процессами и отношениями. Это самый объемный и разнообразный вид информации (изготовления деталей, узлов, изделий в целом; стоимостные нормативы (расценки, тарифы, цены)). Отчетно-статистическая информация отражает результаты фактической деятельности фирмы для вышестоящих органов управления, органов государственной статистики, налоговой инспекции и т.д., например годовой бухгалтерский отчет о деятельности фирмы.

Статистический учет - учет данных в государственном масштабе. Он ведется с целью изучения и контроля массовых явлений для установления закономерности развития отдельных отраслей, административных районов государства.

Классификация экономической информации по уровням управления (месту возникновения) включает в себя входную и выходную информацию.

Входная информация -это информация, поступающая в фирму (структурное подразделение) извне и используемая как первичная информация для реализации экономических и управленческих функций и задач управления.

Выходная информация - это информация, поступающая из одной системы управления в другую. Одна и та же информация может быть входной для одного структурного подразделения как ее потребителя, так и выходной - для подразделения, ее вырабатывающего.

При этом форма представления экономической информации может быть: алфавитно-цифровой (текстовая) - в виде совокупности алфавитных, цифровых и специальных символов и графическая - в виде графиков, схем, рисунков; а физическим носителем информации - бумага, магнитный диск, изображение на экране дисплея.

По оценке информация имеет следующие аспекты: синтаксический, семантический, прагматический.

Синтаксический аспект, связан со способом представления вне зависимости от ее смысловых и потребительских качеств;

Семантический аспект передает смысловое содержание информации и соотносит ее с ранее имевшей информацией;

Прагматический аспект определяет возможность достижения поставленной цели с учетом полученной информации.

3. Требования, предъявляемые к экономической информации

1. Понятность

2. Уместность - информация уместна лишь в том случае, если она оказывает влияние на решение экономического характера ее пользователей.

3. Существенность -- информация существенна, если ее отсутствие, пропуск могут привести к неправильному выводу пользователя

4. Достоверность

5. Нейтральность -- чтобы быть достоверной информация должна быть нейтральной, то есть свободной от отклонений, выводы, которые делает пользователь на основе экономической информации не должны зависеть от инициативы организации, предоставляющей информацию

6. Полнота, то есть информация должна охватывать весь спектр деятельности предприятия

7. Сопоставимость -- сравнение экономических показателей через определенное время

8. Своевременность -- экономическая информация теряет, утрачивает актуальность в случае не предоставления ее в заданный срок.

4. Понятие реквизита. Виды реквизитов

Свойства, описывающие сущности информации называются реквизитами. Реквизит-это наименьшая неделимая частица информации. Реквизиты различаются:

по характеристике свойств (основания и признаки);

по значимости (обязательные и необязательные);

по стабильности (постоянные и переменные);

по индикации (алфавитные, цифровые, алфавитно-цифровые);

по назначению в технологическом процессе (специальные, справочные, группировочные);

Реквизиты подразделяются на реквизиты-основания и реквизиты признаки. Реквизиты-основания отражают количественные свойства явлений, процессов, хозяйственных операций, а реквизиты-признаки указывают к чему относится основание. Иначе говоря они указывают на обстоятельства при которых протекает процесс. Например, 25.01.1998г. поступило с молочно-товарной фермы №5 на склад №3 пять центнеров молока. Реквизит-основание указывает количество центнеров (пять), а реквизиты-признаки - когда (25.01.1998), откуда (МТФ №5), куда (Склад №3) и какая продукция (молоко) поступило.

Те реквизиты, которые описывают события, но в документе их отражение не обязательно, называют необязательными.

Постоянные реквизиты используются в процессе обработки информации на протяжении длительного периода времени.

Переменные реквизиты принимают одноразовое участие в процессе преобразование информации.

5. Понятие информационной системы

Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах поставленной цели.

Приведем примеры информационных систем, состоящих из разных компонентов и направленных на реализацию разных целей.

Система	Элементы системы	Главная цель системы
Фирма	Люди, оборудование, материалы, здания и др.	Производство товаров
Компьютер	Электронные и электромеханические элементы, сетевое ПО и др.	Обработка данных
Телекоммуникац. система	Компьютеры, модемы, кабели, сетевое ПО и др.	Передача информации
Информац. система	Компьютеры, компьютерные сети, люди, информационное и программное обеспечение	Производство профессиональной информации

Необходимо понимать разницу между компьютерами и информационными системами. Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем (ИС). Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.

Примеры ИС.

ИС по отысканию рыночных ниш. При покупке товаров в некоторых фирмах ИС регистрирует данные о покупателе, что позволяет: определять группы покупателей, их состав и запросы, а затем ориентироваться в своей стратегии на наиболее многочисленную группу; посылать потенциальным покупателям различные предложения, рекламу, напоминания; предоставлять постоянным покупателям товары и услуги в кредит, со скидкой, с отсрочкой платежа.

ИС, ускоряющие потоки товаров. Предположим, что форма специализируется на поставках продуктов в определенное учреждение, например в больницу. Как известно, иметь большие запасы продуктов на складах фирмы очень невыгодно, а не иметь их невозможно. Для того, чтобы найти оптимальное решение этой проблемы фирма устанавливает терминалы в обслуживаемом учреждении и подключает их к информационной системе.

ИС по снижению издержек производства. Эти ИС, отслеживая все фазы производственного процесса, способствуют улучшению управления и контроля, более рациональному планированию и использованию персонала и, как следствие, снижению себестоимости производимой продукции и услуг.

ИС автоматизации технологии. (менеджмент уступок) Суть этой технологии состоит в том, что если доход фирмы остается в рамках рентабельности, потребителю делаются различные скидки в зависимости от количества и длительности контрактов. В этом случае потребитель заинтересован во взаимодействии с фирмой, фирма тем самым привлекает дополнительное число клиентов.

6. Этапы развития информационных систем

Первые ИС появились в 50-хх годах. В эти годы они были предназначены для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских машинах.

60-е гг. Знаменуются изменением отношения к ИС. Информация, полученная из них стала применяться для периодической отчетности. Для этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способного обслуживать множество функций, а не только обрабатывать счета и считать зарплату, как было ранее. В 70-х годах -начале 80-х ИС начинают широко использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений.

К концу 80-х годов концепция использования ИС вновь изменяется. Они становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации производства. ИС этого периода, предоставляя вовремя нужную информации, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта.

7. Структура и состав информационной системы

Укрупненная структурная схема системы управления

Рис. 2

Практически все разновидности ИС независимо от сферы их применения включают один и тот же набор компонентов рис 1.2.:

функциональные компоненты;

компоненты системы обработки данных;

организационные компоненты;

Под функциональными компонентами понимается система функций управления - полный набор (комплекс) взаимоувязанных во времени и пространстве работ по управлению, необходимых для достижения поставленных перед предприятием целей.

Специфические особенности каждой функциональной подсистемы «содержатся» в так называемых «функциональных задача» подсистемы. Выбор состава функциональных задач функциональных подсистем управления осуществляется обычно с учетом основных фаз управления: планирования, учета, контроля и анализа; регулирования.



Рис. 3 Декомпозиция ИС

Планирование - это управленческая функция, обеспечивающая формирование планов, в соответствии с которыми будет организовано функционирование объекта управления. Обычно выделяют перспективное (5-10 лет), годовое (1 год) и оперативное (сутки, неделя, декада, месяц) планирование. Учет, контроль и анализ - это функции, обеспечивающие получение данных о состоянии управляемой системы за определенный промежуток времени; определение факта и причины отклонений фактического состояния, а также нахождение величин этого отклонения. Учет ведется по показателям плана в выбранном диапазоне (горизонте) планирования (оперативный, среднесрочный и т. д.). Регулирование (исполнение)-это функция, обеспечивающая сравнение планируемых и фактических показателей функционирования объекта управления и реализацию необходимых управляющих воздействий при наличии отклонений от запланированных в заданном диапазоне.

8. Функциональные компоненты информационных систем

Под функциональными компонентами понимается система функций управления - полный набор (комплекс) взаимоувязанных во времени и пространстве работ по управлению, необходимых для достижения поставленных перед предприятием целей.

Специфические особенности каждой функциональной подсистемы «содержатся» в так называемых «функциональных задача» подсистемы. Выбор состава функциональных задач функциональных подсистем управления осуществляется обычно с учетом основных фаз управления: планирования, учета, контроля и анализа; регулирования.

Планирование - это управленческая функция, обеспечивающая формирование планов, в соответствии с которыми будет организовано функционирование объекта управления. Обычно выделяют перспективное (5-10 лет), годовое (1 год) и оперативное (сутки, неделя, декада, месяц) планирование.

Учет, контроль и анализ - это функции, обеспечивающие получение данных о состоянии управляемой системы за определенный промежуток времени; определение факта и причины отклонений фактического состояния, а также нахождение величин этого отклонения. Учет ведется по показателям плана в выбранном диапазоне (горизонте) планирования (оперативный, среднесрочный и т. д.).

Регулирование (исполнение)-это функция, обеспечивающая сравнение планируемых и фактических показателей функционирования объекта управления и реализацию необходимых управляющих воздействий при наличии отклонений от запланированных в заданном диапазоне.

9. Кодирование экономической информации

Кодирование позволяет более экономно воспроизводить и систематизировать информацию. Кодирование - это образование и присвоение объекту классификации, признаку классификации и (или) классификационной группировке кодового обозначения. Кодовое обозначение - это обозначение объекта классификации, признака классификации и (или) классификационной группировки знаком или группой знаков в соответствии с принятым методом кодирования.

Существует четыре метода кодирования: Порядковый -метод кодирования, при котором кодовыми обозначениями служат числа натурального ряда (ГОСТ 17369-78). При порядковом методе каждой единице информации присваивается номер по порядку без какого-либо пропуска номеров. Новые элементы получают номера в конце имеющегося перечня. (Например: Миллиграмм-01, Грамм - 02, Килограмм - 03, центнер - 04, тонна - 05 и.т.д.) Удобство этого метода в простоте. А к недостаткам можно отнести отсутствие всякой классификации, невозможность вставить элемент внутрь.

Серийно-порядковый - это такой метод кодирования, при котором кодовыми обозначениями служат числа натурального ряда с закреплением отдельных диапазонов (серий) этих чисел за объектами классификации с одинаковыми признаками (ГОСТ 17369-78). Серийно-порядковый метод кодирования предполагает разделение информации по какому-либо признаку на отдельные части (серии). Для каждой серии отводится своя группа условных обозначений. Примером может служить кодирование цехов на предприятиях.

Пример кодирования серийно-порядковым методом

Присвоение кодовых обозначений наименованиям материалов

Последовательный - метод кодирования, при котором в кодовом обозначении последовательно указываются зависимые признаки классификации (ГОСТ 17369-78). Суть его в том, что каждый признак обеспечивается своей нумерацией в пределах всего признака. Здесь все элементы классифицируются по определенным признакам, и каждому из них отводится свое число позиций (разрядов). Например, класс - это основные материалы и вспомогательные материалы; подкласс - это черные металлы, цветные металлы и т.д.; группа (для черных металлов) - это чугун, сталь и т.д.; подгруппа (для стали) может быть: круглая, листовая и т.п.; и, наконец, всякий материал имеет сорт и размер.

Параллельный - это такой метод кодирования, при котором в кодовом обозначении объекта классификации или классификационной группировке указываются независимые признаки классификации (ГОСТ 17369-78). В качестве примера рассмотрим классификацию сотрудников предприятия. Здесь можно учитывать следующие классификационные признаки: пол, возраст, образование, семейное положение и др. Очевидно, что все эти признаки не зависят друг от друга. Структура кода может быть следующей: табельный номер сотрудника 3 символа; пол 1 символ; возраст 2 символа; образование 1 символ; семейное положение 1 символ.

10. Информационное обеспечение информационных систем

Важнейшей составляющей управленческой информации является информация экономическая, которая отражает социально-экономические процессы как в сфере производства, так и в непроизводственной сфере, во всех органах и на всех уровнях отраслевого и регионального управления. Классификация: 1. В зависимости от назначения и места возникновения различают входящую (информация, поступающая в информационную систему (например, информация, которая зафиксирована во входящих первичных документах), исходящую (информация, передаваемая за пределы данной системы, называется исходящей (например, отчетная информация о деятельности предприятия, предоставляемая вышестоящим, налоговым и статистическим органам), внутреннюю и внешнюю информацию. Если сведения поступают в информационную систему от объекта управления, то такая информация будет входящей внутренней, если из внешнего источника (например, из министерства, от других организаций), то информация называется входящей внешней. Аналогичным образом подразделяются и выходящие сведения. Входящую внутреннюю информацию в условиях предприятия называют первичной. Она возникает в процессе первичного учета хозяйственных операций - измерение и регистрация данных - в ходе производственной деятельности объекта управления.

2. По критерию соответствия отражаемым явлениям экономическая информация может быть отнесена к достоверной или недостоверной. К этому классификационному признаку примыкает оценка своевременности и несвоевременности информационного отображения производственных и хозяйственных операций, получение исходной и результатной информации в установленные сроки. 3. По отношению к процессам обработки и хранения различают следующие виды экономической информации: исходную производную, хранимую без обработки, результатную, промежуточную. 4. С точки зрения отражаемых функций управления экономическая информация подразделяется на плановую, прогнозную, нормативную, конструкторско-технологическую, учетную, финансовую. 5. В зависимости от степени стабильности подразделяют на постоянную (остается без изменений или же подвергается незначительным корректировкам в течение более или менее длительного периода времени (правочные сведения, нормативы, расценки)) и переменную ( отражает результаты выполнения производственно-хозяйственных операций, соответствует их динамизму и, как правило, участвует в одном технологическом цикле машинной обработки).

11. Программное обеспечение информационных систем

автоматизированный программный кодирование реквизит

Программное обеспечение делится на общее и прикладное. Общее - представляет собой совокупность программ, рассчитанных на широкий круг пользователей и предназначенных для организации процесса обработки данных и решения часто встречающихся задач. Общее программное обеспечение называют еще системным. Без него не может обойтись ни один пользователь.

В состав общего программного обеспечения входят операционные системы и их оболочки, сервисные системы, системы программирования и программы технического обслуживания. Операционные системы (ОС) -- управляет всеми процессами обработки информации и обеспечивает взаимодействие между аппаратными средствами и пользователем. Одной из важнейших функций ОС является автоматизация процессов ввода-вывода информации, управления выполнением прикладных задач, решаемых пользователем. ОС загружает программу в память ЭВМ, следит за ходом ее выполнения, анализирует сбойные ситуации и предлагает пользователю возможные варианты их устранения, обеспечивает организацию файловой подсистемы.

Сервисные программы -- программные продукты, предоставляющие пользователю дополнительные услуги в работе с компьютером и расширяющих возможности ОС: улучшают пользовательский интерфейс; защищают данные от разрушения и несанкционированного доступа; восстанавливают данные; ускоряют обмен данными между диском и ОЗУ; осуществляют архивацию-разархивацию данных; антивирусные средства. По способу организации и реализации сервисные средства могут быть представлены: оболочками, утилитами и автономными программами.

Системы программирования -- комплекс средств, обеспечивающих создание новых программных продуктов посредством перевода текста программы с языка программирования в машинные коды (Delphi, Visual Basic, Java).

Под программами технического обслуживания понимается совокупность программно-аппаратных средств для диагностики и обнаружения ошибок в процессе работы компьютера или вычислительной системы в целом. Они включают в себя: средства диагностики и тестового контроля правильности работы ЭВМ и ее отдельных частей; специальные программы диагностики и контроля вычислительной среды информационной системы в целом.

Прикладное программное обеспечение предназначено непосредственно для процесса решения конкретных. Наиболее широко распространены: текстовые процессоры, табличные процессоры, системы управления базами данных, пакеты презентационной графики и графические редакторы.

Текстовые процессоры предназначены для создания текстовых документов (MS Word, WordPerfect, Word Pro и.т.д.). Системы управления базами данных (СУБД) -- включают в себя два главных компонента -- базу данных (реляционную базу данных) (БД) и систему управления базой данных (MS Access, MS FoxPro, Corel Paradox, Lotus Approach, Oracle, Informix). Реляционная база данных представляет собой совокупность нескольких таблиц, связь между которыми устанавливается с помощью связующих полей. Пакеты презентационной графики (Microsoft PowerPoint, Lotus ScreenCam) позволяют создавать слайды и прозрачные пленки для проведения семинаров, конференций и т.д. Графические редакторы предназначены для обработки графических документов, иллюстраций, чертежей (Paintbrush, Corel DRAW, Adobe Photoshop). Допускают формирование любых изображений.

Все перечисленные виды прикладного программного обеспечения общего назначения широко используются бухгалтерами, но особое место и значение отводится табличным процессорам (MS Excel, Lotus 1-2-3, QuattroPro). Среди табличных процессоров наиболее распространенным и популярным является Microsoft Excel. Достоинства Microsoft Excel: - выдаваемая на экран таблица удобна для электронного моделирования различных первичных документов и регистров синтетического и аналитического учета, таких как: журналы-ордера, ведомости и т.д - легко выполняются любые операции с цифровой информацией;

легко сортируются любые данные, как числовые, так и текстовые; - легко исправлять ошибочную информацию, добавляя, удаляя или заменяя строки или столбцы; - облегчает работу система контроля правильности работы и выдачи сообщений об ошибках; - имеется защита информации от непрофессионально и несанкционированного доступа и другие особенности системы; - многие специализированные бухгалтерские пакеты совместимы с Microsoft Excel.

Особое внимание следует обратить внимание на следующие возможности Microsoft Excel: графические средства; специальный набор встроенных функций, облегчающих процедуры контроля и анализа; статистические функции корреляции, т.е. определение связи между двумя множествами; определение максимального значения из списка; определение наиболее часто встречающегося значения; прогнозирование данных на основе известных значений в прошлом; нахождение среднего арифметического и др. А также функции для работы с датой и временем.

12. Техническое обеспечение информационных систем

Под техническим обеспечением АРМ бухгалтера понимается комплекс технических средств, обеспечивающий эффективное функционирование АРМ. В комплекс технических средств входят средства сбора, регистрации, накопления, обработки, передачи, вывода и представления информации и устройства управления ими, а также средства оргтехники, предназначенные для длительного хранения информации и осуществления информационного обмена между различными техническими средствами. Количество различных технических средств, входящих в АРМ, их номенклатура и технико-эксплуатационные характеристики определяют эксплуатационные возможности соответствующей автоматизированной системы. Современное техническое обеспечение АРМ - это уже не одна отдельная ЭВМ, а вычислительный комплекс, состоящий из нескольких вычислительных машин, чаще всего объединенных в локальную сеть.

АРМ бухгалтера может функционировать в различных типах локальных сетей: звездообразной, кольцевой, комбинированный, с общей шиной.

Звездообразный способ организации сети. При такой организации одна из ЭВМ образует центр звезды и работает как ведущая (управляющая), которая связана с ПЭВМ, подчиненными ей.

Управляющая ЭВМ обеспечивает ведение централизованной базы данных синтетического и аналитического учета, а также подключение ПЭВМ. На рабочих местах бухгалтеров, где установлены ПЭВМ, осуществляется обработка первичных документов, т.е. формируются данные первичного учета с последующей передачей их в ведущую ЭВМ по каналам связи для более глобальной обработки и хранения.

Кольцевое подключение ПЭВМ через общую шину. Такая сеть объединяет несколько ПЭВМ, между которыми происходит обмен информацией. Каждая из этих ПЭВМ имеет свой уникальный адрес. Между соединенными в сеть ПЭВМ происходит обмен как учетными данными, так и результатами обработки информации.

ПЭВМ кольцевой сети может выступать в качестве ведущей ПЭВМ.

При обработке больших объемов первичной информации или же предоставлении результатной информации нескольким работникам возможна организация дополнительных рабочих мест путем подключения к кольцевой сети нескольких ПЭВМ по звездообразной схеме.

Взаимодействие ПЭВМ рабочих мест в сети на основе общей шины осуществляется с помощью информационных сообщений с содержанием собственных адресов, принадлежащих конкретным ПЭВМ. При этом в общей шине одновременно может находиться несколько информационных сообщений, которые по мере готовности ПЭВМ рабочего места к приему достаются из общей шины и обрабатываются.

Появление персональных ЭВМ (ПЭВМ) позволяет перестраивать организацию и технологию ведения бухгалтерского учета, а именно: ПЭВМ позволяет осуществить децентрализованную обработку данных на АРМ бухгалтера по различным участкам учета. Появляется возможность решения отдельных учетных задач на АРМ бухгалтера и передачи полученных результатов на ЭВМ более высокого уровня для составления сводных регистров бухгалтерского учета и отчетности. Такая процедура, как регистрация, ввод, передача данных, получение выходных документов, которые при ручном варианте выполнялись отдельно, при автоматизации могут осуществляться на одном рабочем месте. Это повышает ответственность бухгалтера за результаты, т.к. позволяет контролировать ему весь процесс обработки учетных данных.

13. Правовое обеспечение информационных систем

Автоматизация системы бухгалтерского учета приводит обычно к изменению существующих, а порой и к появлению новых организационно-производственных отношений в процессе разработки проекта системы учета, его внедрения, приобретения вычислительной техники, хранения и передачи учетной информации и т. п. Эти отношения закрепляются в соответствующих правовых нормах и нормативных актах, которые и составляют правовое обеспечение АРМ бухгалтера.

Правовое регулирование обеспечивает направленность информационных потоков, унификацию носителей информации, обеспечивает директивную форму управления, поддерживает его заданный ритм, предусматривает меры ответственности за его нарушение. Всю совокупность юридических документов, составляющих правовое обеспечение, можно разделить на четыре группы: - обеспечение порядка и организации создания АРМ; - обеспечение статуса подразделения и работников АРМ; - информационные процессы в АРМ; - взаимодействие АРМ бухгалтера с другими подразделениями и/или другими АРМ.

Первый вид правового обеспечения включает нормативные акты, регулирующие вопросы порядка разработки планов внедрения вычислительной техники, проектирования и внедрения автоматизированной системы учета. Другие виды правового обеспечения регулируют организацию функционирования системы внутри предприятия. Основополагающими нормативными документами для создания и функционирования АРМ являются постановления Совета Министров, законы, указы и постановления правительства конкретного государства. На предприятии, внедряющем АРМ, формируются локальные нормативные акты, закрепляющие и регламентирующие конкретные отношения по созданию и функционированию конкретной системы учета. В этих нормативных актах должны быть закреплены следующие основные вопросы: - приказ о создании АРМ бухгалтера; - список участников этого процесса; - процесс создания системы учета на разных стадиях: предпроектной, технорабочего проекта, экспериментирования, сдачи в промышленную эксплуатацию; - договорные и финансовые вопросы приобретения вычислительной техники и ее внедрения; - система экономического стимулирования за разработку и внедрение системы учета; - правовые положения реализации учетного процесса в целом и отдельных его стадий (этапов); - взаимоотношения бухгалтерии с другими функциональными подразделениями, аппаратом управления предприятия; - регламентация условий и организация труда работников учета и персонала, обслуживающего вычислительную технику в условиях автоматизации учета; - порядок создания, обработки, использования и хранения учетной информации и ее носителей; - правовые положения использования вычислительной техники и средств связи; - оценка эффективности автоматизированной системы учета. Решение перечисленных вопросов, составляющих основу правового обеспечения автоматизированной системы учета, позволит осуществить внедрение системы на предприятии и обеспечить надлежащий уровень ее функционирования.

14. Лингвистическое обеспечение информационных систем

К лингвистическому обеспечению следует относить систему терминов и определений, используемых в процессе разработки и использования АРМ бухгалтера. В его состав входят: языки для описания документов, показателей, реквизитов, языковые средства систем автоматизации проектирования и другие специализированные языки. Прежде вся проектная документация и выдаваемые распечатки оформлялись на русском языке. В настоящее время в связи с принятием Закона о языках часть документов может оформляться на белорусском языке.

Для регламентации процесса создания и эксплуатации АРМ бухгалтера необходим комплекс юридических документов, составляющих правовое обеспечение АРМ. Оно затрагивает процессы внедрения и функционирования АРМ, в которых участвуют специалисты заказчика и разработчика.

АРМ - это результат совместных усилий предприятий, организаций и разработчиков, деятельность которых регламентируется специальным договором, календарным планом, сметами, мероприятиями с другими документами. В настоящее время элементы автоматизации обработки информации, а именно: комплекс компьютеров, программной документации и программ, -- отнесены к промышленной продукции, т. е. изготовленному продукту. В этих условиях большая юридическая ответственность ложится на разработчиков этих элементов. Эта ответственность особенно велика, т. к. в настоящее время еще до конца не выработаны юридические положения этого процесса и не определен порядок защиты авторских прав на данный вид продукции.

15. Учет основных средств и нематериальных активов

К основным средствам относятся машины, оборудование, инструменты, производственный и хозяйственный инвентарь, другие орудия производства, при помощи которых совершается производственный процесс. Нематериальные активы, в отличие от основных средств, не имеют материально-вещественной формы и включают в себя: права на изобретения, права пользования природными ресурсами, зданиями, сооружениями, оборудование, программное обеспечение, права на промышленные образцы, авторские права и иные аналогичные объекты промышленной и интеллектуальной собственности. Роль основных средств и нематериальных активов, особенности их воспроизводства обусловливают особые требования к информации об их наличии, движении, состоянии и использовании. Полнота, оперативность и достоверность такой информации достигается лишь в условиях применения АРМ, осуществляющего учет основных средств и нематериальных активов, примерный состав автоматизированных задач которого, может быть следующим: - учет наличия и движение основных средств и нематериальных активов в натуральном и стоимостном измерении в разрезе подразделений, материально ответственных лиц и др.; - учет износа (амортизации) основных средств и нематериальных активов; - индексация амортизации; - учет ремонта основных средств; - учет объектов основных средств, сданных в аренду; и т.д.

Работу АРМ учета основных средств, например, могут обеспечивать пять основных режимов: “Настройка системы”, “Ведение картотеки”, “Расчеты, документы”, “Отчеты”, “Сервис”.

Режим “Настройка системы” предназначен для адаптации системы к условиям конкретного предприятия, формирования структуры рабочих массивов, настройки типовых хозяйственных операций, управления отчетными периодами и т.д. Режим “Ведение картотеки” обеспечивает создание картотеки: ввод начальных остатков, расчет контрольных итогов по группам, просмотр и нормирование данных, формирование классификаторов подразделений, материально ответственных лиц, норм амортизационных отчислений и др. Режим “Расчеты, документы” предназначен для осуществления расчета амортизации (износа) за отчетный период, индексации амортизационных отчислений, переоценки основных средств, а также формирования первичных документов: актов (накладных) приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств ф. OC-1, актов на списание основных средств ф. ОС-3 и др. Режим работы “Отчеты” предусматривает формирование различных видов внутренних и внешних отчетов: - журнала хозяйственных операций; - ведомости амортизационных отчислений (по предприятию, субсчетам, подразделениям, в разрезе статей затрат); - справки о наличии в объектах основных средств драгоценных металлов; - формы № 11 “Отчет о наличии и движении основных средств и других нефинансовых активов” и др. Режим “Сервис” позволяет получить инструкцию по работе с АРМ, обеспечивает ведение архивных (резервных) копий информации и восстановление баз данных при аварийном завершении работы, а также позволяет использовать встроенный калькулятор и систему паролей, осуществлять настройку конфигурации принтера и т.д.

16. Учет материальных ресурсов

Материальные ресурсы являются предметами, на которые направлен труд человека с целью получения готового продукта. Одни из них полностью потребляются в производственном процессе (сырье, материалы, покупные полуфабрикаты и т.п.), другие - изменяют только свою форму (смазочные материалы, лаки, краски), третьи - входят в состав изделий без каких-либо внешних изменений (комплектующие изделия, конструкции, детали). В целях рациональной организации учета и контроля за использованием материалов в производстве и в связи с их широким ассортиментом предприятия, наряду с детальной экономической классификацией их, используют вычислительную технику и специализированные АРМ учета материальных ресурсов, которые могут быть предназначены для решения следующих задач: - учет поступления материальных ценностей по складам и материально ответственным лицам; - учет расхода материальных ценностей на производство, в порядке внутреннего перемещения и реализации на сторону; - учет остатков материальных ценностей на складах в разрезе материально ответственных лиц; - учет использования горюче-смазочных материалов (ГСМ), спецодежды и спецобуви; - учет драгоценных металлов в составе узлов, деталей и изделий; - расчет лимитов материалов; - составление сличительных ведомостей для проведения инвентаризации; - учет переоценки материальных ценностей;- формирование синтетического учета по счетам и формам отчетности.

В число решаемых задач данного комплекса входит также учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП). Кроме решения указанных задач составляются расчеты для задач учета затрат на производство, сводного учета и отчетности а также расчетных операций.

Работу АРМ учета материальных ресурсов могут обеспечивать пять основных режимов: “Настройка системы”, “Ведение картотеки”, “Расчеты, документы”, “Отчеты”, “Сервис”. Режим “Настройка системы” предназначен для адаптации системы к условиям конкретного предприятия, настройки типовых хозяйственных операций, управление отчетными периодами и т.д. Режим “Ведение картотеки” обеспечивает ввод и корректировку информации по поступлению и отпуску материалов. Для оформления выходной информации о движении может использоваться шаблон карточки складского учета, а ввод информации осуществляться по двум шаблонам: приходного ордера и счета за поступившие материалы. Режим “Расчеты, документы” может предусматривать проведение переоценки товарно-материальных ценностей, распределение транспортно-заготовительных расходов, начисление износа МБП, составление инвентаризационных описей и т.д. Режим “Отчеты” обеспечивает получение ряда внутренних и внешних отчетов: - о движении материальных ценностей в разрезе наименований товарно-материальных ценностей, материально ответственных лиц, структурных подразделений, сальдовых ведомостей, справок об остатках материалов на складах, МБП, числящихся за материально ответственными лицами; - ведомостей расхода материальных ценностей в разрезе корреспондирующих счетов, заказов; - ведомостей отклонений от норм расхода материалов по причинам и виновникам;- форм статистической отчетности № 1-СН, 3-СН ”Отчет об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов”, 4-СН “Отчет об остатках, поступлении и расходе топлива, сборе и расходовании нефтепродуктов” и т.д.

Режим “Сервис” позволяет получить инструкцию по работе с АРМ, обеспечивает ведение архивных (резервных) копий информации и восстановление баз данных при аварийном завершении работы, а также позволяет использовать встроенный калькулятор и систему паролей, осуществлять настройку конфигурации принтера и т.д.

17. Учет труда и заработной платы

Труд является необходимой составной частью процесса производства.

Расчет заработной платы, удержаний из заработной платы и от фонда оплаты труда является трудоемкой задачей, эффективное решение которой возможно лишь в условиях применения АРМ учета труда и заработной платы. Функциональная структура АРМ должна предполагать решение следующих задач: - начисление сдельной заработной платы по данным об индивидуальной или коллективной выработке; - расчет начислений по данным табельного учета; - расчет доплат, премий, надбавок и т.д., заработной платы за первую половину месяца (аванса), отпускных; - расчет удержаний: подоходного налога, отчислений в Пенсионный фонд, добровольному страхованию, профсоюзных взносов, удержаний по исполнительным листам, подотчетных сумм, по которым не представлены оправдательные документы; - расчет взносов по социальному страхованию и обеспечению, отчислений в установленные налоговым законодательством фонды; - формирование расчетно-платежной документации: расчетных ведомостей, расчетных листков, лицевых счетов по табельным номерам работников, платежных ведомостей аванса за месяц и др.;и. т.

Работу АРМ учета материальных ресурсов могут обеспечивать следующие режимы: “Настройка системы”, “Штатное расписание”, “Табель учета рабочего времени”, “Расчеты”, “Расчетно-платежная документация”, “Отчеты”, “Сервис”.

Режим “Настройка системы” наряду с функциями настройки типовых хозяйственных операций, управления отчетными периодами и др. призван обеспечивать ведение классификаторов видов оплат, удержаний (с настройкой ставок удержаний), налогов на фонд оплаты труда (с настройкой ставок налогов), норм времени и расценок за единицу продукции. Среди специальных функций может быть реализована функция установки минимальной заработной платы, контроля совокупного годового дохода, замена кодов оплат и удержаний.

Режим “Штатное расписание” может обеспечивать ведение штатного расписания предприятия, где в разрезе профессий рабочих и должностей руководителей, специалистов и служащих ведутся лицевые счета работников, указываются их соответствующие тарифные ставки и оклады. В режиме “Табель учета рабочего времени” составляется плановый табель и учитывается фактически отработанное время. В режиме “Расчеты” непосредственно осуществляется расчет заработной платы, доплат и сумм удержаний за отчетный период, индексация заработной платы, отражается погашение подотчетных сумм, обрабатываются путевые листы. Режим “Расчетно-платежная документация” предназначен для формирования расчетных листков, лицевых счетов по табельным номерам работников, платежных и расчетно-платежных ведомостей аванса за первую половину месяца и зарплаты за месяц. Режим “Отчеты” должен обеспечивать формирование различных внутренних и внешних отчетов:

о наличии и движении работников: по наличию -- наличие и движение личного состава по категориям персонала, наличие вакантных должностей, использование рабочего и нерабочего времени; по принятым, по выбывшим и т.д.; Отчета о средствах фонда социальной защиты населения (ф. №1-Фонд); Отчета по труду (ф. № 1-т) и др.

Режим “Сервис” позволяет получить инструкцию по работе с АРМ, обеспечивает ведение архивных (резервных) копий информации и восстановление баз данных при аварийном завершении работы, а также позволяет использовать встроенный калькулятор и систему паролей, осуществлять настройку конфигурации принтера и т.д.

18. Учет готовой продукции

Готовая продукция является конечным продуктом производственного процесса, а ее реализация - завершающей стадией процесса кругооборота средств предприятия. Процесс реализации -- совокупность хозяйственных операций, связанных со сбытом и продажей продукции (работ, услуг) покупателям, которому предшествует стадия отгрузки. АРМ учета готовой продукции, ее отгрузки и реализации должен обеспечивать автоматизацию процессов учета выпуска продукции ее отгрузки и реализации. Комплекс предназначен для решения следующих задач: организация учета готовой продукции; организация аналитического учета отгрузки и реализации продукции в разрезе видов продукции; определение фактической себестоимости реализованной продукции.

Кроме решения указанных задач составляются расчеты для задач учета расчетов с покупателями.

Работу АРМ учета готовой продукции могут обеспечивать следующие режимы: “Настройка системы”, “Картотека”, “Договора, рекламации”, “Отгрузка”, “Реализация”, “Отчеты”, “Сервис”. Режим “Настройка системы” позволяет производить настройку типовых хозяйственных операций, управлять отчетными периодами, организовывать справочники готовой продукции, складов, материально ответственных лиц, дебиторов. Режим “Договора, рекламации” может быть предназначен для организации расчетов с покупателями в разрезе заключенных договоров и предъявления штрафных санкций покупателям за несвоевременную оплату. Режим “Отгрузка” обеспечивает учет отгрузки продукции и ведение учета на счете 45 “Товары отгруженные”, учет коммерческих расходов, формирование счетов-накладных на отпуск готовых изделий, приказов-накладных на отпуск взамен брака и т.д. Режим “Реализация” обеспечивает учет реализованной продукции и выявление результатов от реализации продукции на счете 46 “Реализация продукции (работ, услуг)”. Режим “Отчеты” должен обеспечивать формирование различных внутренних и внешних отчетов: ведомостей движения готовых изделий, их отгрузки и реализации; ведомостей отгрузки, отпуска и реализации продукции; ведомость остатков готовой продукции в разрезе складов, материально ответственных лиц; расчетов фактической себестоимости реализованной продукции в разрезе наименований; справки о выполнении договоров; ведомость состояния расчетов по рекламациям; годового Отчета предприятия (объединения) по продукции (ф. №1-П) и др.

Режим “Сервис” позволяет получить инструкцию по работе с АРМ, обеспечивает ведение архивных (резервных) копий информации и восстановление баз данных при аварийном завершении работы, а также позволяет использовать встроенный калькулятор и систему паролей, осуществлять настройку конфигурации принтера и т.д.

19. Учет денежных средств, расчетных и кредитных операций

АРМ служит для автоматизации учета денежных средств в кассе, на расчетных и других счетах предприятия, расчетов с подотчетными лицами, поставщиками и покупателями. Основные функции АРМ: подготовка и печать кассовых документов, исходящих платежных документов; ведение реестра кассовых и платежных документов; таксировка кассовых и платежных документов; формирование вкладных листов кассовой книги, ведомостей операций по счетам.

Работа АРМ может быть организована с помощью шести основных режимов: “Настройка системы”, “Кассовые документы”, “Платежные документы”, “Книга учета операций”, “Отчеты”, “Сервис”. Режим “Настройка системы” должен обеспечивать корректировку условно-постоянной информации в платежных документах (банковских реквизитов предприятия), ведение справочника типовых операций и описаний оснований оплаты. Режим “Кассовые документы” предусматривает возможность подготовки, сохранения в архиве и печати приходных и расходных кассовых ордеров, а также авансовых отчетов. В режиме “Платежные документы” предусматривается подготовка и печать основных банковских платежных документов: платежных поручений, платежных требований, требований-поручений, реестров чеков и т.д. Аналогично режиму “Кассовые документы” здесь должна вестись картотека платежных документов. Кроме того, в данном режиме также должна быть предусмотрена возможность обработки выписок банка. Режим “Книга учета операций” может быть предназначен для отражения и редактирования всех операций по счетам в АРМ автоматизация учета денежных средств, расчетных и кредитных операций. Режим “Отчеты” предназначен для формирования: журналов-ордеров и ведомостей по счетам 50 ”Касса”, 51 ”Расчетный счет”, 52 “Валютный счет”, 55 “Специальные счета в банках”, 90 “Краткосрочные кредиты банков”, 92 “Долгосрочные кредиты банков” и др. в разрезе дат и контрагентов; ведомостей аналитического учета расчетов с контрагентами, разными дебиторами и кредиторами; Отчета о движении денежных средств предприятия (ф. №1-ф); Отчета о задолженности предприятия (ф. №6-ф) и др. Режим “Сервис” позволяет получить инструкцию по работе с АРМ, обеспечивает ведение архивных (резервных) копий информации и восстановление баз данных при аварийном завершении работы, а также позволяет использовать встроенный калькулятор и систему паролей, осуществлять настройку конфигурации принтера и т.д.

20. Учет финансово-расчетных операций

Комплекс задач АРМ финансово-расчетных операций охватывает автоматизацию той части операций бухгалтерского учета, которая связана с движением средств на финансирование капитальных вложений, формирование фондов и резервов, использование прибыли и т.п. Специфика учета операций по данной группе задач позволяет организовать учет финансово-расчетных операций на базе книги учета операций, куда вносится каждая операция вручную. Специальные режимы могут предусматривать автоматическое закрытие счетов по окончании месяца и составления:

ведомостей движения средств на счетах учета финансовых результатов, фондов и резервов;

ведомостей аналитического учета прибылей и убытков;

Отчета о финансовых результатах (ф. №5-ф) и др.

21. Учет затрат. Сводный учет, отчетность и анализ

Учет затрат. Комплекс автоматизированных решений задач АРМ учета затрат должен обеспечивать обобщение данных о затратах по синтетическим и аналитическим счетам, в том числе по хозрасчетным подразделениям, объектам учета затрат, статьям калькуляции; учет незавершенного производства; формирование различных отчетных данных и выходных форм, характеризующих обороты и остатки по синтетическим и аналитическим счетам затрат в разрезе корреспондирующих счетов, величину материальных затрат по отдельным объектам учета и отчетных калькуляций. Реализация перечисленных выше функций в АРМ учета затрат обеспечивается гибкой настройкой структуры аналитического учета производственных затрат на материальные и нематериальные, по экономическим элементам; гибкой настройкой механизмов распределения затрат в соответствии с особенностями производства на конкретном предприятии.

...