Размещено на http://www.allbest.ru/

2

Содержание

• Введение
• 1. Предпроектное обследование автоматизации основных средств
• 1.1 Описание предметной области решаемой задачи
• 1.2 Функции предметной области реализуемой задачи
• 1.3 Организационно-экономическая сущность задачи
• 2. Разработка информационного обеспечения задачи
• 2.1 Описание входных документов
• 2.2 Описание выходных документов
• 2.3 Описание систем классификации и кодирования
• 3. Описание технологии и алгоритмов решения задачи и их машинная реализация
• 3.1 Описание технологии ввода в базу данных входной информации задачи
• 3.2 Обобщенный алгоритм решения задачи
• Заключение
• Список использованной литературы
• автоматизация информационный алгоритм задача

Введение

Занять лидирующее положение на рынке, повысить эффективность работы персонала, создать оптимальную структуру управления - вот первоочередные задачи руководителя предприятия. В бухгалтерской и банковской деятельности это особенно важно, что обуславливает широкое применение бухгалтерских пакетов и программ, благодаря внедрению которых повышается оперативность обработки данных и достоверность деловой информации, принимаются более объективные финансовые и управленческие решения.

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные.

Целью работы является изучение сущности и автоматизации учета основных средств в банке.

В соответствии с поставленной целью предстоит решить следующие задачи:

1) рассмотрение сущности автоматизации основных средств и их классификации;

2) исследование функций автоматизации основных средств;

3) описание организационно-экономической сущности задачи;

4) описание входных документов;

5) описание выходных документов;

6) описание систем классификации и кодирования;

7) описание технологии ввода в базу данных входной информации задачи;

8) представление обобщенного алгоритма решения задачи;

Объектом исследования является автоматизация учета основных средств.

Предметом исследования является учет основных средств в банке.

Курсовая работа содержит 45 страниц, 7 рисунков, 9 таблиц, 48 литературных источников.

1. Предпроектное обследование автоматизации основных средств

1.1 Описание предметной области решаемой задачи

На современном этапе развития экономики важнейшее место в системе управления хозяйственного субъекта занимает бухгалтерский учет. При этом с увеличением трудоемкости учетных процедур возрастает необходимость совершенствования методологии бухгалтерского учета и его автоматизации.

Неотъемлемой частью жизни современного общества является персональный компьютер с программным обеспечением, реализующим хранение, поиск, обработку и выдачу информации по запросам пользователя. Экономическая деятельность любого предприятия всегда связана с такими функциями управления, как учет, контроль, планирование, анализ и регулирование, в процессе выполнения которых формируется информация о ходе работы предприятия, сопоставляются фактические показатели и нормативные, формулируются глобальные и локальные направления деятельности, разрабатываются предложения по установлению причин отклонений и корректировке результатов.

Информация -- это сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний. Под экономической информацией следует понимать все те сведения в сфере экономики, которые необходимо фиксировать, передавать, хранить и обрабатывать для использования в управлении как хозяйством страны в целом, так и отдельными его объектами.

Основные средства (ОС) - это средства труда, которые неоднократно участвуют в производственном процессе, сохраняя при этом свою натуральную форму, а их стоимость переносится на производимую продукцию частями по мере снашивания [24, с.34].

Согласно п.4 ПБУ 6/01 при принятии к бухгалтерскому учету активов в качестве основных средств необходимо единовременное выполнение следующих условий:

а) объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для предоставления организацией за плату во временное владение и пользование или во временное пользование;

б) объект предназначен для использования в течение длительного времени, т.е. срока, продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;

в) организация не предполагает последующую перепродажу данного объекта;

г) объект способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем [8].

На основе данных бухгалтерского учета и технической документации в организации осуществляется контроль за использованием основных средств.

К числу показателей, характеризующих использование основных средств, могут относиться, в частности:

1) данные о наличии основных средств с подразделением их на:

а) собственные или арендованные;

б) действующие и неиспользуемые;

2) данные о рабочем времени и простоях по группам основных средств;

3) данные о выпуске продукции (работ, услуг) в разряде объектов основных средств и др.

По степени использования основные средства подразделяются на находящиеся:

1) в эксплуатации;

2) в ремонте;

3) в запасе (резерве);

4) в стадии достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации и частичной ликвидации;

5) на консервации.

Основные средства в зависимости от имеющихся у организации прав на них подразделяются на:

1) основные средства, принадлежащие на праве собственности (в том числе сданные в аренду, переданные в доверительное управление);

2) основные средства, находящиеся у организации в хозяйственном ведении или оперативном управлении (в том числе сданные в аренду, переданные в доверительное управление);

3) основные средства, полученные организацией в аренду;

4) основные средства, полученные организацией в безвозмездное пользование;

5) основные средства, полученные организацией в доверительное управление [26, с.19].

По функциональному назначению основные фонды делятся на производственные и непроизводственные. К производственным основным фондам относятся те средства труда, которые непосредственно участвуют в производственном процессе (машины, оборудование и т.п.), создают условия для его нормального осуществления (производственные здания, сооружения, электросети и др.) и служат для хранения и перемещения предметов труда.

Непроизводственные основные фонды - это основные фонды, которые непосредственно не участвуют в производственном процессе (жилые дома, детские сады и ясли, школы, больницы и др.), но находящиеся в ведении промышленных предприятий. Непроизводственные основные фонды, находящиеся на балансе предприятия, не воспроизводят свою стоимость, она утрачивается; амортизационные начисления не начисляются на них. Их содержание и развитие осуществляется в основном из прибыли. Поэтому учет, планирование и финансирование производственных и непроизводственных основных средств на предприятии ведется раздельно, как и вся другая деятельность этих принципиально различных сфер экономики.

В новых условиях хозяйствования многие организации непроизводственной сферы преобразованы в коммерческие предприятия, отраслевое деление средств перестало отражать эту пропорцию. Группировка по секторам экономики: отрасли, производящие товары (промышленность, сельское хозяйство и строительство), и отрасли, оказывающие рыночные и нерыночные услуги (все другие сектора экономики) [33, с.18].

По принадлежности основные фонды подразделяются на собственные и арендованные.

По принципу вещественно-натурального состава они подразделяются на: здания, сооружения, передаточные устройства, рабочие и силовые машины и оборудование, измерительные и регулирующие приборы и устройства, вычислительная техника, транспортные средства, инструмент, производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности, рабочий и продуктивный скот, многолетние насаждения, внутрихозяйственные дороги и прочие основные средства, а также земельные участки, находящиеся в собственности предприятия, учреждения.

Основные производственные фонды в зависимости от степени их воздействия на предмет труда разделяют на активные и пассивные.

К активным относятся такие основные фонды, которые в процессе производства непосредственно воздействуют на предмет труда, видоизменяя его (машины и оборудование, технологические линии, измерительные и регулирующие приборы, транспортные средства).

Все остальные основные фонды можно отнести к пассивным, так как они непосредственно не воздействуют на предмет труда, а создают необходимые условия для нормального протекания производственного процесса (здания, сооружения и др.) [33, с.22].

Классификация основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденная постановлением Правительства РФ «О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы» [3], состоит из десяти амортизационных групп и предназначается для обязательного использования всеми организациями независимо от форм собственности при начислении амортизации и износа основных средств на основе Классификации. Классификация основных средств была разработана на основе статьи 258 Налогового кодекса Российской Федерации.

Организация должна присвоить каждой единице амортизируемых основных средств код, соответствующий нижнему уровню классификационного деления.

Амортизируемые основные средства (имущество) объединяются в следующие амортизационные группы:

первая группа - все недолговечное имущество со сроком полезного использования от 1 года до 2 лет включительно;

вторая группа - имущество со сроком полезного использования свыше 2 лет до 3 лет включительно;

третья группа - имущество со сроком полезного использования свыше 3 лет до 5 лет включительно;

четвертая группа - имущество со сроком полезного использования свыше 5 лет до 7 лет включительно;

пятая группа - имущество со сроком полезного использования свыше 7 лет до 10 лет включительно;

шестая группа - имущество со сроком полезного использования свыше 10 лет до 15 лет включительно;

седьмая группа - имущество со сроком полезного использования свыше 15 лет до 20 лет включительно;

восьмая группа - имущество со сроком полезного использования свыше 20 лет до 25 лет включительно;

девятая группа - имущество со сроком полезного использования свыше 25 лет до 30 лет включительно;

десятая группа - имущество со сроком полезного использования свыше 30 лет.

Классификация основных средств, включаемых в амортизационные группы, утверждается Правительством Российской Федерации.

Для тех видов основных средств, которые не указаны в амортизационных группах, срок полезного использования устанавливается налогоплательщиком в соответствии с техническими условиями или рекомендациями организаций-изготовителей [3].

Амортизационные отчисления на полное восстановление активной части основных фондов (машин, оборудования, транспортных средств) производятся только до полного перенесения их балансовой стоимости на себестоимость продукции и издержки обращения. Для учета амортизационных отчислений и накопления суммы износа предназначен счет 02 "Износ основных средств". Ежемесячные отчисления по кредиту счета 02 и дебету счетов по учету издержек производства и обращения отражают сумму амортизационных отчислений.

Основные средства и расчеты по капитальным вложениям коммерческих банков подлежат отражению на балансовых счетах первого и второго порядка, входящих в состав раздела 6 Плана счетов «Средства и имущество», подраздела «Имущество банков».

Перечень наиболее важных счетов раздела 6, операции по которым носят наиболее массовый характер представлен в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Номер балансового счета	Наименование счета	Характеристика счета: А - активный П - пассивный
604	Основные средства банков
60401	Категория 1 -- здания и сооружения	А
60402	Категория 2 -- легковой автотранспорт и легкий грузовой автотранспорт, конторское оборудование и мебель, компьютерная техника, информационные системы и системы обработки данных	А
60403	Категория 3 -- Оборудование, транспортные средства и другие основные средства, не включенные в 1 и 2 категории	А
60404	Земля	А
60405	Долгосрочно арендуемые основные средства	А
605	Основные средства, переданные в пользование организациям банков	А
606	Износ (амортизация) основных средств	П
607	Капитальные вложения
60701	Собственные капитальные вложения	А
60702	Капитальные вложения, осуществленные сверх имеющихся источников	А
608	Лизинговые операции	А
609	Нематериальные активы
60901	Нематериальные активы	А
60903	Износ нематериальных активов	П
610	Хозяйственные материалы
61001	Канцелярские принадлежности	А
61002	Запасные части, включая шины для автотранспорта, а также средства вычислительной техники	А
61003	Оборудование, требующее монтажа	А
61006	Другие материалы	А
611	Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы
61101	Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы	А
61103	Износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов	П
612	Реализация (выбытие) имущества банков
61201	Реализация (выбытие) имущества банков	П
61202	Реализация (выбытие) имущества банков	А

К основным средствам банка относится его материально-техническая база: здания (помещения), вычислительная и организационная техника, мебель, сейфовое оборудование и другой хозяйственный инвентарь, который согласно установленной в бухгалтерском учете классификации средств может относиться к основным средствам или к малоценным и быстроизнашивающимся предметам.

Основные средства -- это материально-вещественные ценности, стоимостью равной или более, чем установленная Правительством РФ предельная сумма, и сроком службы более одного года.

1.2 Функции предметной области реализуемой задачи

Автоматизированное рабочее место учета основных средств бухгалтера (АРМ УОСБ) автоматизирует учет основных фондов и обеспечивает:

· обработку и хранение информации в разрезе объектов ОС и подразделений предприятия;

· выписку первичных документов (активов на ликвидацию ОС, накладных и др.);

· получение выходной информации в виде экранных и печатных форм и печать отчетных сводок (включая и формы годового отчета);

· расчет и печать ведомостей амортизационных отчислений.

Входная информация АРМ УОСБ поступает из АРМ УОСК, и частично вводится бухгалтером с первичных документов в ходе решения задач.

Основными задачами учета основных средств являются:

· правильное и своевременное документирование и отражение операций по продвижению основных средств, переоценке их стоимости;

· контроль за сохранностью основных средств;

· правильное и своевременное начисление амортизации (износа) для включения в затраты банка.

1.3 Организационно-экономическая сущность задачи

Экономическая информация в основном дискретна и состоит из отдельных сообщений, т.е. комплексов значений, характеризующих конкретные факты, предметы, явления, хозяйственные операции и т.п. Каждое сообщение может быть представлено в виде чередования импульсов, букв, цифр или других символов [35].

Способы передачи информации подразделяются на традиционный, с использованием бумажных носителей, и электронный, который характеризуется применением локальной вычислительной сети (ЛВС), аналоговых и цифровых каналов связи, например через модем или выделенные цифровые линии связи. До недавнего времени электронную информацию разделяли на символьную (таблица ASCII, включающая 256 символов) и графическую. Однако значение символьной информации несколько уменьшилось с широким внедрением в повседневную жизнь программных средств, ориентированных на графический экранный интерфейс обмена информацией между пользователем и компьютером (операционная система Windows и программные продукты функционирующие из-под нее, такие как, Microsoft Word и Excel, инструментарий для электронной почты: Mail и т.д.).

Количество информации в сообщении представляет собой определенный объем и может измеряться в различных единицах: бит (двоичная), бодо (телеграфная), нит (натуральная), сообщение, слово, строка, показатель, разряд.

Экономическая информация подвергается передаче, хранению и преобразованию по определенным правилам. Эти процессы можно представить схематически (рис. 1.1).

Эффективность автоматизации бухгалтерского учета характеризуется рядом показателей, основными из которых являются: повышение производительности труда учетных работников, сокращение трудоемкости и стоимостных затрат на ведение учета; улучшение качества обработки учетной информации, сокращение сроков составления отчетности.

Опыт использования персональных компьютеров показывает, что производительность труда учетных работников повышается в два и более раза по сравнению с ручной техникой ведения учета. Автоматизация учетных работ способствует внедрению передовых форм и методов учета, позволяет сократить количество работников, занятых на учетных операциях, или высвободить их для выполнения других работ. Улучшение качества учета достигается благодаря ускорению документооборота, применению действенного контроля на всех операциях обработки, применению более совершенных технических средств, улучшению форм документов и возможности составлять на машинах за один прием две-три различные отчетные формы.

Персональный компьютер является универсальным средством автоматизации операций по переработке информации и позволяет выполнять различные арифметические и логические действия, составлять накопительные, группировочные и аналитические регистры, решать экономические, в том числе учетные, задачи и т.п. Персональный компьютер, оснащенный совокупностью профессионально ориентированных функциональных и обеспечивающих информационных технологий и размещенный на рабочем месте, стали называть автоматизированным рабочим местом, назначение которого -- информационная поддержка принимаемых решений. Другими словами, АРМ является некоторой частью информационной системы, обособленной в соответствии со структурой управления объектом и существующей системой целераспределения. Оно и оформляется в виде самостоятельного программно-аппаратного комплекса.

Под АРМ специалиста следует понимать его рабочее место, оснащенное персональным компьютером и представляющее собой самостоятельный программно-технический комплекс индивидуального или коллективного пользования, который позволяет в диалоге или пакетном режиме вести обработку информации и получать все необходимые выходные данные в виде экранных или печатных форм (рис. 1.2).

Рис. 1.2 Структура АРМ специалиста

Экономический эффект от внедрения автоматизации определяется путем сопоставления затрат труда и себестоимости учетной работы при автоматизации и при выполнении ее ручным способом. Общая себестоимость слагается из следующих элементов: суммы заработной платы, амортизационных отчислений, стоимости вспомогательных материалов и суммы косвенных расходов.

Данные о трудовых затратах дополняют данными о денежных расходах, после чего рассчитывают экономическую эффективность автоматизации учета.

2. Разработка информационного обеспечения задачи

2.1 Описание входных документов

Носителями исходной информации по основным средствам являются первичные документы типовых форм. Согласно ФЗ «О бухгалтерском учете», организации должны применять формы первичной документации, утвержденные в альбоме унифицированных форм первичной документации. Для документального оформления операций по наличию и движению объектов ОС, предусмотрены следующие формы первичных документов:

1. Акт приемки-передачи (накладная) ОС (ф. № ОС-1) - используется для оформления внутреннего перемещения, выбытия, а также поступления объектов ОС.

2. Акт приемки-сдачи модернизированных, отремонтированных, реконструируемых объектов ОС (ф. № ОС - 3) - служит для оформления операций по ремонту ОС.

3. Акт о списании ОС (ф. № ОС - 4) - операции по ликвидации ОС.

4. Акт о списании автотранспорта (ф. № ОС - 4а) - ликвидация автотранспорта.

5. Инвентарная карточка учета объектов ОС (ф. № ОС - 6) - учет ОС по объектам.

6. Акт на приемку оборудования (ф. № ОС - 14) - учет принятого оборудования, которое предназначено для капстроительства.

7. Акт о выявленных дефектах оборудования (ф. № ОС - 16) - учет оборудования, по которому необходимо составить рекламацию поставщику.

8. Акт приемки-передачи оборудования в монтаж (ф. № ОС 15) - операции по сдаче оборудования, которое требует монтажа, строительным организациям.

При отсутствии в альбоме унифицированных форм необходимой формы первичной документации организация вправе самостоятельно решить вопрос о содержании такой формы.

2.2 Описание выходных документов

В условиях использования персональных компьютеров инвентарная картотека может быть заменена ее электронным аналогом. Компьютерная инвентарная карточка, как правило, включает большее количество реквизитов, чем ее традиционный бумажный носитель. Организация и ведение электронной картотеки требуют от создателя программного комплекса развитого сервиса, позволяющего вводить данные, контролировать их, просматривать в различных группировках, корректировать и т.д. В связи с этим при автоматизации учета основных средств логично будет выделить комплекс программ по созданию и ведению электронной картотеки (АРМ УОСК). Все остальные действия по учету основных средств осуществляются в рамках рабочего места бухгалтера (АРМ УОСБ). Конструктивно разделенные и обособленные эти два АРМ на самом деле представляют собой информационно связанные и взаимодействующие программные комплексы, которые, однако, могут работать и самостоятельно, но выполнять меньше функций.

В ходе выполнения режимов АРМ УОСК формируются также файлы состояния субсчетов счета 01 и состояния корреспондирующих счетов (табл. 2.1 и 2.2).

Таблица 2.1

Состояние субсчетов счета 01 (S1)

Позиции	Тип	Длина знака
Номер месяца расчета Номер года расчета Субсчет Код подразделения Дата последней записи Сальдо на начало месяца Сальдо текущее Дебет с начала месяца Кредит с начала месяца Месячные дебетовые работы по операциям выбытия Сальдо на начало года Годовой кредитовый оборот Годовой дебетовый оборот Годовые дебетовые обороты по операциям поступления Годовые кредитовые обороты по операциям выбытия Износ ОС Амортизация с начала года Амортизация последнего месяца	N N C C C N N N N N N N N N N N N N	2 2 5 4 8 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2

Таблица 2.2

Состояние корреспондирующих счетов

Позиции	Тип	Длина знака
Дата последней записи Субсчет Вид счета Код подразделения Сальдо на начало месяца Сальдо текущее Дебет с начала месяца Кредит с начала месяца Сальдо на начало года Дебет с начала года	D C C C N N N N N N	8 5 1 4 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2

Строго говоря, эта информация является производной и может быть получена путем расчетов в ходе формирования выходных документов. При проектировании систем обработки информации всегда возникает проблема выбора: хранить промежуточные итоги (т.е. занимать лишнюю дисковую память, делать пересчет в случае внесения изменений в исходную информацию и т.д.) или каждый раз проводить необходимые расчеты при формировании выходных документов (т.е. тратить время, которое требуется ЭВМ на выполнение определенного комплекса работ). Чтобы избежать этого, можно получать в АРМ УОСК и АРМ УОСБ промежуточные файлы, повышая тем самым оперативность проведения расчетов, а на основе этих файлов иметь не один, а несколько выходных документов.

2.3 Описание систем классификации и кодирования

При автоматизированной обработке учетной информации широко используются различные классификаторы, которые позволяют улучшить организацию учета и повысить его качество.

Классификатором называется совокупность отдельных номенклатур, построенных по определенной системе кодирования. Обозначение позиции классификатора с помощью условного символа - это шифр (код). Системы кодирования бывают буквенные, цифровые и буквенно-цифровые (при автоматизации учетных работ наиболее целесообразно пользоваться цифровыми). На практике наибольшее распространение получили следующие системы кодирования: порядковая, серийная, десятичная, шахматная, натуральная (повторения) и комбинированная.

Для целей классификации используются справочники подразделений, бухгалтерских счетов, норм амортизационных отчислений, кодов затрат для отнесения амортизации и кодов операции движения ОС (табл. 2.3) и справочник - визитная карточка (табл. 2.4).

Классификаторы создаются и ведутся по обычной схеме, а по мере поступления новой информации пополняются и корректируются в режиме диалога. Их используют в качестве справочников, носящих вспомогательный характер. Пользователь обращается к классификаторам в диалоговом режиме в масштабе реального времени и по мере необходимости, однако их функции можно значительно расширить. Дело в том, что существует много действий, традиционно осуществляемых пользователем и не включаемых при проектировании в сферу автоматизации. Примером может служить необходимость корректировки норм амортизации в инвентарной картотеке в соответствии с кодами норм, содержащихся в соответствующем справочнике. Введение такого режима связано с дополнительными затратами, поскольку включает не только собственно корректировку, но и ряд сопутствующих функций; просмотры картотеки в различных разрезах вперед и назад, получение протоколов и др. Очевидно, что введение дополнительных режимов расширяет возможности пользователя, делает систему удобнее в эксплуатации.

Таблица 2.3

Справочники

Позиции	Тип	Длина знака
Справочник подразделений предприятия
Код подразделения Наименование подразделения ФИО материально ответственного лица Код материально ответственного лица	C C C C	4 15 20 2
Справочник корреспондирующих счетов
Месяц расчета Год расчета Код подразделения Субсчет Наименование счета Признак активности (пассивности)	N N C C C C	2 2 4 5 20 1
Справочник норм амортизационных отчислений
Код норм амортизационных отчислений Норма амортизации Правовой коэффициент или норма от пробега	C N N	5 5,2 5,2
Справочник кодов операции движения ОС
Наименование операции Вид операции	C C	20 3
Справочник кодов затрат для отнесения амортизации
Код подразделения Субсчет Шифр затрат Амортизационные отчисления Год выбытия Год поступления Месяц выбытия	C C C N N N N	4 5 3 12,2 2 2 2
Справочник субсчетов счета 01
Месяц расчета Год расчета Код подразделения Субсчет Наименование счета Указатели на положение в ф.№5	N N C C C C	2 2 4 5 20 3

Таблица 2.4

Визитная карточка

Позиции	Тип	Длина знака
Наименование предприятия ФИО руководителя предприятия Собственный код руководителя Дата начала эксплуатации	C C C D	50 20 3 8

3. Описание технологии и алгоритмов решения задачи и их машинная реализация

3.1 Описание технологии ввода в базу данных входной информации задачи

АРМ УОСБ автоматизирует учет основных фондов и обеспечивает обработку и хранение информации в разрезе объектов ОС и подразделений предприятия, выписку первичных документов (активов на ликвидацию ОС, накладных и др.), получение выходной информации в виде экранных и печатных форм и печать отчетных сводок (включая и формы годового отчета), расчет и печать ведомостей амортизационных отчислений. Входная информация АРМ УОСБ поступает из АРМ УОСК, и частично вводится бухгалтером с первичных документов в ходе решения задач.

Меню АРМ УОСБ включает режимы учета основных средств, ведения классификаторов и получения отчетов, а также специальные режимы (рис. 3.1).

Первая функция выполняется ежемесячно и включает режимы регистрации различного рода поступлений, выбытия и перемещения. При этом могут активизироваться режимы внесения изменений в инвентарную картотеку и выполнения нестандартных проводок.

При регистрации поступления ОС и внесения изменений в инвентарную картотеку данные вводятся в электронный макет, который высвечивается на экране монитора. Помимо картотеки, записи появляются в журнале бухгалтерских проводок и пополняют списки поступивших или переместившихся объектов. При вводе выполняется контроль на дублирование инвентарных номеров, а данные о наименованиях подразделений и значениях норм амортизации по вводимому объекту берутся из соответствующих классификаторов. В случае отсутствия данных в классификаторе он пополняется.

Размещено на http://www.allbest.ru/

2

Любое выбытие оформляется на основе сообщаемых пользователем данных о коде подразделения и инвентарном номере. По этим данным высвечивается инвентарная карточка и происходит расчет износа объекта. Если он превышает первоначальную стоимость, то фиксируется износ, ей равный. Пользователь имеет возможность откорректировать данные. Если в объекте присутствуют ДКМ, об этом выдается соответствующее сообщение, а по требованию пользователя предоставляется справка об их наличии. В этом режиме возможны два варианта продолжения: первый - печать акта (ф. ОС-1 или ОС-4) для его дальнейшего оформления без записи проводок с последующим возвратом к оформлению выбытия и без записи необходимых проводок в журнале проводок; второй - оформление заранее акта (ф. ОС-1 или ОС-4) и выполнение записи проводок в журнале с печатью акта или без нее. В любом случае пользователь должен ввести номер акта. Если по такому акту записи в журнале уже имеются, он должен подтвердить необходимость проводки. При этом объект попадает в список выбывших, а в журнале появляются соответствующие записи.

Режим выбытия ликвидации отличается от описанного тем, что перед записью проводок в журнале учета пользователь вводит данные о затратах и поступлениях, связанных с ликвидацией объекта, заполняя экранную таблицу. При этом в журнале проводок могут появиться дополнительные записи.

Выбытие продажа оформляется в два этапа. На первом учитывается собственно выбытие: печатаются, если это необходимо, акт и справка о наличии ДКМ, а в журнале учета делаются записи о проводках, связанных с выбытием объекта. На втором этапе учитывается оплата проданного объекта, для чего пользователь должен ввести номер счета и сумму. После этого делаются записи в журнале.

Итак, основным результатом учета поступления и выбытия являются список поступивших (выбывших) ОС и записи в журнале проводок. После каждой учетной операции на экране появляются сообщения о созданных в журнале записях, и в этот момент бухгалтер может их исправить и дополнить. Кроме того, в режиме просмотра журнала можно вносить необходимые коррективы.

Вторая функция включает работу с классификаторами (норм амортизационных отчислений, подразделений, аналитических и синтетических счетов, бухгалтерских проводок, операций движения), которая заключается в выполнении стандартных действий по их своевременной актуализации и получению их описей.

Третья функция позволяет проанализировать состояние электронной картотеки и получить справки о состоянии счетов. Ведомость синтетического учета по счету 01 по подразделению за месяц содержит сальдо на начало года, дебетовый и кредитовый обороты, текущее сальдо в разрезе корректирующих счетов. Она дополняется ведомостью оборотов по предприятию по счету 01 за месяц. В ней имеются те же реквизиты основания, но в разрезе субсчетов. Режим дает возможность получить сведения о журнале бухгалтерских проводок, начисленных амортизационных отчислениях, наличии ДКМ в составе ОС в подразделениях предприятия, а также о данных ОС (инвентаризационная ведомость) и журнале-ордере №13.

Специальные режимы обеспечивают закрытие месяца или года, копирование данных, настройку системы.

Очень важен для бухгалтера режим "Закрытие месяца (года)". Прежде всего необходимо на экране или по распечаткам проверить результаты учета движения ОС в течение прошедшего года, исправить все выявленные ошибки и, убедившись в правильности ввода за прошедший месяц, рассчитать обороты счетов по данным журнала бухгалтерских записей. После этого надо сформировать и распечатать необходимую отчетную документацию, предусмотренную пунктом "Отчетность прошлого месяца".

Получение отчетности прошлого месяца предполагает просмотр, печать и учет данных журнала бухгалтерских проводок, которые выполняются в соответствии с пунктами меню: просмотр (печать) протокола бухгалтерских записей и итогов ввода; просмотр (печать) оборотов по протоколу; пересчет оборотов по протоколу проводок.

Первый пункт этого меню позволяет на экране или по распечатке проверить содержание бухгалтерских записей, отражающих движение ОС за прошедший месяц, итоги по их вводу и выводу. Второй пункт позволяет эти же итоги представить в форме корреспонденции всех счетов с итогами по дебету и кредиту. Третий пункт выполняется только в том случае, если итоги предыдущих пунктов проверены. В этом случае обороты по счетам заносятся в массив, где рассчитываются сальдо и годовые обороты по всем субсчетам счета 01 и корреспондирующим счетам.

Далее выборочно, по усмотрению пользователя, осуществляется просмотр или печать информации, предусмотренной следующими пунктами: счет 01; обороты по субсчетам (предприятие); обороты по субсчетам (подразделения); ведомость синтетического учета; обороты по подразделениям и МОЛ; счет 02; обороты (предприятие, подразделения); корреспондирующие счета; обороты по счетам (предприятие); обороты по счетам (подразделения); справка о движении ОС.

Далее осуществляется закрытие счетов. В этом режиме обороты по всем счетам за месяц добавляются к оборотам за год, рассчитываются новые сальдо на начало месяца, месячные обороты "обнуляются". Это последняя операция, после которой исправлять обороты прошедшего месяца уже нельзя, поскольку исчезает протокол бухгалтерских проводок. Для закрытия месяца следует использовать дату следующего месяца. Но пока счета не закрыты, можно вернуться к прошедшему месяцу (дата, с которой бухгалтер начинает работать, может не соответствовать реальному календарю - она отражает месяц, которому соответствует учитываемое движение ОС или расчет их амортизации).

Расчеты и получение отчетных форм по амортизации ОС выполняются только после закрытия счетов и являются первой учетной операцией наступившего месяца. Пользователь может делать расчет амортизации автотранспорта и других ОС, а также последние пункты следующего меню:

· расчет амортизации автотранспорта (от пробега);

· расчет амортизации ОС;

· печать ведомости "Счет/статья/подразделение";

· печать ведомости "Подразделение/субсчет":

· печать ведомости "Предприятие/субсчет";

· печать ведомости "Подразделение/статья";

· печать справки АО по статьям затрат;

· учет месячной амортизации в годовой.

Расчет амортизации автотранспорта от пробега для удобства пользователя вынесен отдельным режимом. Сначала выполняется расчет амортизации автотранспорта. В экранную форму вводится пробег предыдущего месяца для всех имеющихся в наличии транспортных средств (можно просматривать и корректировать записи). После окончания визуального контроля выполняется расчет контрольных сумм (суммарная балансовая стоимость, суммарный пробег), которые выводятся на экран с вопросом "Все верно?". В случае отрицательного ответа ввод данных повторяется. При продолжении работы выполняется расчет амортизационных отчислений автотранспортных средств и печать документа "Расчет амортизации автотранспорта". Затем информация заносится в картотеку, по которой рассчитываются все итоговые показатели по амортизации ОС, имеющихся в наличии на начало расчетного месяца. Пользователь может по своему усмотрению выбрать для печати нужные ему отчетные формы. Но последний пункт меню нужно выполнить обязательно, только тогда в конце года можно будет иметь амортизацию ОС за год.

В режиме "Закрытие месяца" нужно последовательно выполнять все предусмотренные расчеты с проверкой результатов на каждом этапе. Нельзя исправить обороты прошедшего месяца, если выполнено "Закрытие счетов", исправить амортизацию за месяц, если выполнен "Учет месячной амортизации в годовой". Закрытие месяца в январе отличается от описанного выше тем, что необходимо выполнить расчеты по ф. №5, а также закрыть год, что предусмотрено меню, появляющимся в январе. При закрытии года по всем счетам рассчитывается сальдо на начало года, "обнуляются" все годовые обороты, накапливается амортизация, из картотеки удаляются записи о выбывших в прошедшем году объектах (предполагается занести их список в архив), удаляются списки ОС поступивших, выбывших, переместившихся в течение прошедшего года.

Режим "Работа бухгалтера" предусматривает получение различных видеограмм и машинограмм. Практически любые данные, выводимые на экран, могут быть получены и в печатных формах.

Режим "Учет ОС" предоставляет возможность вывести на печать акт ф. ОС-1 (при учете выбытия, передачи, продажи), акт ф. ОС-4 (при учете выбытия-ликвидации), справку о наличии в объекте драгоценных металлов (при учете выбытия), инвентарную карточку. По специальным режимам печатаются все справки и отчеты.

При реализации режима "Закрытие месяца, года" печатается вся отчетная документация за месяц: журнал учета бухгалтерских проводок и итоговые сводки по нему; ведомость амортизации автотранспорта; ведомость амортизационных отчислений (по предприятию, субсчетам и подразделениям с расчетом изменений, а также в разрезе статей затрат на амортизацию по предприятию и подразделениям); обороты по учету 01 по видам ОС (по предприятию, подразделениям); ведомость синтетического учета по счету 01 по предприятию; обороты по счету 02 (по предприятию и подразделениям); обороты по другим счетам; ф. №5 годового отчета (в январе); журнал-ордер 13; ведомость учета движения драгоценных металлов.

3.2 Обобщенный алгоритм решения задачи

Концептуальная модель обработки данных в автоматизированной информационной системе бухгалтерского учета представлена на рис. 3.2. Она реализует процедуру бухгалтерского учета, под которой понимается строгая последовательность выполнения бухгалтерских действий в процессе регистрации, накопления и обработки учетных данных с целью формирования финансовой отчетности и управленческих сводок.

Процедура бухгалтерского учета, как известно, предполагает выделение бухгалтерских действий, выполняемых единовременно в момент создания предприятия и текущих бухгалтерских действий, осуществляемых в каждом отчетном периоде. Аналогичное происходит и при внедрении и функционировании компьютерной системы бухгалтерского учета с поправкой на то, что часто система внедряется на действующем предприятии. Здесь также выделяют два этапа: подготовительный и текущий.

Подготовительный этап связан с вводом системы автоматизации учета в эксплуатацию. Работы, выполняемые на этом этапе, носят единовременный, разовый характер. Наряду со специальными подготовительными работами, относящимися к области компьютеризации, такими как установка системы, настройка отдельных параметров, организация справочников и других, выполняются работы, составляющие процедуру бухгалтерского учета - ввод начальных остатков счетов на основе инвентаризационных описей имущества и обязательств, составление вступительного баланса на момент ввода системы в эксплуатацию. Среди специальных подготовительных работ выделяют организацию справочников и, прежде всего, справочников бухгалтерских счетов, субсчетов, аналитических счетов. Построение справочников счетов, субсчетов - компьютерного плана счетов, реализованная в программном средстве модель аналитического учета, организация связи синтетических и аналитических счетов влияют на технологию обработки учетных данных.

При функционировании системы автоматизации учета процесс обработки информации сводится к циклически повторяемой в каждый отчетный период последовательности действий. Здесь выделяются три основные этапа, соответствующие трем стадиям учетного процесса:

1. документирование хозяйственных операций и формирование внутримашинной базы учета;

2. обобщение учетных данных и формирование текущих учетных регистров и внутренних отчетов;

3. завершение отчетного периода и формирование регламентированной внешней отчетности: бухгалтерской, налоговой, отчетности во внебюджетные фонды и др.

Рис. 3.2 Концептуальная модель обработки данных в АИС-БУ

Совершившиеся факты производственно-хозяйственной и финансовой деятельности находят отражение в первичных документах, которые подтверждают их законность и достоверность. Бухгалтерские действия по обработке данных документов включают стоимостную оценку фактов, идентификацию их по времени, классификацию в номенклатуре плана счетов конкретного экономического субъекта. Естественно, в системах компьютерного учета первичные бухгалтерские действия автоматизированы (за исключением идентификации фактов по времени) и зависят от реализуемой в системе технологии первой стадии учетных работ. В результате этих действий в информационной базе учета формируются и регистрируются входящие данные АИС БУ - бухгалтерские записи, относящиеся к каждому отдельному факту хозяйственно-производственной и финансовой деятельности предприятия. В дальнейшем факты хозяйственно-производственной и финансовой деятельности предприятия, оказывающие влияние на финансовое положение предприятия, будем именовать хозяйственными операциями.

В системах компьютерного учета в состав бухгалтерской записи наряду с основными реквизитами проводки входят дополнительные классификационные и идентификационные характеристики, подчеркивающие индивидуальность хозяйственной операции. Такую запись называют "расширенной проводкой". В общем случае она включает:

1. дебетуемый счет;

2. кредитуемый счет;

3. основания проводки;

4. классификационные реквизиты;

5. идентификационные реквизиты.

Основания проводки - поля записи, отводимые под стоимостные значения показателей, характеризующих хозяйственную операцию (сумма операции в национальной и иностранной валюте), а иногда и под натуральные показатели.

Классификационные реквизиты - поля записи, используемые под аналитические счета, группировочные реквизиты (например, структурные подразделения предприятия, вид операции и др.), расшифровывающие реквизиты (например, коды единицы измерения, код валюты и др.).

Идентификационные реквизиты - поля записи, используемые под дату совершения операции, номер документа, т.е. под реквизиты, которые не являются ключами группировки данных при расчетах.

В ряде программных продуктов используются многострочные проводки, в которых бухгалтерская запись может состоять из взаимосвязанных нескольких записей, в каждой из которых дебетуется или кредитуется один счет. Этот же принцип может использоваться при формировании записей на забалансовых счетах.

Хозяйственная операция в учете может отражаться одной или несколькими проводками. Совокупность проводок, полностью отражающих хозяйственную операцию в учете, в компьютерных системах получила название "бухгалтерская операция". Бухгалтерская операция с одной проводкой это лишь частный случай общего определения.

Бухгалтерская операция отличается от бухгалтерской записи тем, что в компьютерных системах она часто имеет структурированное представление (рис. 3.3). Как правило, бухгалтерская операция представляется двумя уровнями: заголовок операции и одна или несколько расширенных проводок. В заголовок операции выносятся реквизиты общие для всех проводок бухгалтерской операции. Это идентификационные реквизиты: вид, номер и дата документа или документов, характеризующих хозяйственную операцию, а также часть классификационных реквизитов: субъекты операции, сумма операции, комментарий (краткое содержание) хозяйственной операции и др.

Рис. 3.3 Двухуровневая структура бухгалтерской операции

В информационной базе учета данные обо всех хозяйственных операциях предприятия с момента начала эксплуатации хранятся в массиве информации о хозяйственных операциях. Информация в этом массиве может храниться как в виде расширенных проводок, так и в виде бухгалтерских операций, в хронологическом порядке. Этим компьютерная технология учета отличается от ручной технологии, при которой регистрация учетных записей выполняется в журналах, являющихся хронологическими регистрами. Компьютерный журнал регистрации хозяйственных операций рассматривается как выходной документ, который позволяет просмотреть данные о хозяйственных операциях, зарегистрированных в массиве. При этом данные о хозяйственных операциях могут быть представлены за любой временной интервал, а также фрагментарно в заданном срезе.

В компьютерных системах учета реализована разная технология работы с документами, разные способы формирования бухгалтерских записей, разные способы хранения данных в массивах хозяйственных операций, методы поиска и выборки данных, их представления в журналах хозяйственных операций.

Записи массива информации о хозяйственных операциях, зарегистрированные на входе системы, дают импульс движению информации. В процедуре бухгалтерского учета движение учетной информации рассматривается как отражение учетных записей в регистрах. Регистры, их связь, способы обобщения и группировки в них информации являются одними из важнейших элементов формы бухгалтерского учета. И именно здесь проявляются наиболее существенные различия в формах учета и реализации бухгалтерской процедуры.

В компьютерных системах основным регистром, служащим для группировки и обобщения учетной информации в систематическом разрезе, является бухгалтерский счет. Информационная база включает массив остатков и оборотов счетов, субсчетов, объектов аналитического учета, который актуализируется либо в автоматическом режиме, по мере регистрации бухгалтерских записей о совершившихся хозяйственных операциях, либо по запросу пользователя. Информационная база учета, хранящая информацию о хозяйственных операциях и об остатках и оборотах на счетах, является основным источником формирования любых аналитических регистров, а также синтетических регистров - журналов-ордеров и ведомостей по счетам, главной книги, оборотной ведомости. При этом учетные регистры, называемые в компьютерном учете стандартными отчетами, могут быть получены в произвольной последовательности, неоднократно в отчетном периоде в любой момент времени, могут отображать фрагментарную информацию по заданным учетным объектам. Форма представления регистров, как правило, отличается от традиционной формы, так как ориентирована на удобство восприятия информации на экране монитора компьютера. Данный этап лишь условно может соответствовать бухгалтерской процедуре Главная книга, так как и технология обобщения данных, и технология формирования и форма представления учетных регистров имеют значительные отличия.

Описанные работы относятся к этапу обобщения и формирования текущих бухгалтерских регистров - стандартных отчетов.

В конце отчетного периода выполняется окончательный расчет итогов по всем счетам: рассчитываются итоговые обороты и конечное сальдо. Затем реализуются процедуры закрытия месяца и отчетного периода, которые регламентируются действующей нормативной базой, отраслевыми инструкциями и во многом зависят от учетной политики предприятия. Степень автоматизации данных процедур в компьютерных системах очень различается. Однако при любой технологии при выполнении процедур завершения месяца и отчетного периода создаются необходимые бухгалтерские записи, регистрируемые в информационной базе учета. Только после этих процедур выполняется окончательный расчет итогов оборотов и сальдо по счетам, а затем формируется заключительный баланс, другие формы бухгалтерской отчетности, регламентированные отчеты для налоговых и статистических органов, а также отчеты во внебюджетные фонды. В контрольных целях до и после составления баланса компьютерная система обеспечивает получение оборотной ведомости или ее аналогов. После составления баланса в случаях обнаружения ошибок системы компьютерного учета позволяют использовать интерактивную технологию работы с отчетами, когда непосредственно из баланса можно выйти на оборотную ведомость, а из нее последовательно пройдя ряд отчетов выйти на бухгалтерские записи и вновь вернуться к балансу, обновив его показатели.

Данные работы относятся к третьему этапу - завершению отчетного периода и формированию регламентированной внешней бухгалтерской и налоговой отчетности, а также отчетности во внебюджетные фонды и др. Они соответствуют бухгалтерской процедуре формирования оборотной ведомости и заключительного баланса.

При переходе к новому отчетному периоду конечные остатки на счетах автоматически переносятся в новый период и становятся начальными остатками нового отчетного периода.

Таким образом, концептуальная модель обработки учетной информации полностью реализует бухгалтерскую процедуру на технологическом уровне, соответствующем современной компьютерной базе.

Заключение

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные. Все это обуславливает широкое применение САБУ в современной России.

...