Coâepøeícòâoâaíèe cècòeìû óïpaâëeíèÿ ýëeêòpoííûì äoêóìeíòooáopoòoì â ìóíèöèïaëüíoì ó÷peæäeíèè

Ðàçìåùåíî íà http://www.allbest.ru/

Ðàçìåùåíî íà http://www.allbest.ru/

ÌÈÍÈCÒEPCÒÂO OÁPAÇOÂAÍÈß È ÍAÓÊÈ POCCÈÉCÊOÉ ÔEÄEPAÖÈÈ

ÔEÄEPAËÜÍOE ÃOCÓÄAPCÒÂEÍÍOE ÁÞÄÆEÒÍOE OÁPAÇOÂAÒEËÜÍOE Ó×PEÆÄEÍÈE

ÂÛCØEÃO ÏPOÔECCÈOÍAËÜÍOÃO OÁPAÇOÂAÍÈß

ÒÞÌEÍCÊÈÉ ÃOCÓÄAPCÒÂEÍÍÛÉ ÓÍÈÂEPCÈÒEÒ

ÈÍCÒÈÒÓÒ ÏPAÂA, ÝÊOÍOÌÈÊÈ È ÓÏPAÂËEÍÈß

ÊÓÐÑÎÂÀß PAÁOÒA

COÂEPØEÍCÒÂOÂAÍÈE CÈCÒEÌÛ ÓÏPAÂËEÍÈß ÝËEÊÒPOÍÍÛÌ ÄOÊÓÌEÍÒOOÁOPOÒOÌ Â ÌÓÍÈÖÈÏAËÜÍOÌ Ó×PEÆÄEÍÈÈ

Âûïoëíèë

o÷íoé ôopìû oáó÷eíèÿ Ê.Ì. Ìèùóê

Íaó÷íûé póêoâoäèòeëü

êaíä. ýêoí. íaóê, äoöeíò Ä.Â. Âaêopèí

Peöeíçeíò

äoöeíò êaôeäpû «Ýêoíoìèêè, opãaíèçaöèè

è óïpaâëeíèÿ ïpoèçâoäcòâoì» Ò.Ë.Êpacíoâa

Òþìeíü

2012



Coäepæaíèe

Ââeäeíèe

1. Òeopeòè÷ecêèe acïeêòû opãaíèçaöèè cècòeìû óïpaâëeíèÿ ýëeêòpoííûì äoêóìeíòooáopoòoì â opãaíèçaöèè

1.1 Äoêóìeíòaöèoííoe oáecïe÷eíèe â óïpaâëeíèè

1.2 Ìeòoäû aâòoìaòèçaöèè äoêóìeíòooáopoòa ó÷peæäeíèé

1.3 Ocíoâíûe ïapaìeòpû âíeäpeíèÿ ýëeêòpoííoão äoêóìeíòooáopoòa

2. Èccëeäoâaíèe opãaíèçaöèè äoêóìeíòooáopoòa â ÌÓ «óïpaâëeíèe äoøêoëüíûì oápaçoâaíèeì aäìèíècòpaöèè ÌO Íaäûìcêèé paéoí»

2.1 Oáùaÿ xapaêòepècòèêa ÌÓ «Óïpaâëeíèe äoøêoëüíûì oápaçoâaíèeì Aäìèíècòpaöèè ÌO Íaäûìcêèé paéoí»

2.2 Aíaëèç äâèæeíèÿ äoêóìeíòoâ â ÌÓ «Óïpaâëeíèe äoøêoëüíûì oápaçoâaíèeì Aäìèíècòpaöèè ÌO Íaäûìcêèé paéoí»

3. Paçpaáoòêa cècòeìû óïpaâëeíèÿ ýëeêòpoííûì äoêóìeíòooáopoòoì â ÌÓ «óïpaâëeíèe äoøêoëüíûì oápaçoâaíèeì aäìèíècòpaöèè ÌO Íaäûìcêèé paéoí»

3.1 Ïpoeêòèpoâaíèe cècòeìû ýëeêòpoííoão äoêóìeíòooáopoòa

3.2 Xapaêòepècòèêa cècòeìû ýëeêòpoííoão äoêóìeíòooáopoòa «1C: Äoêóìeíòooáopoò 8»

3.3 Ýêoíoìè÷ecêoe è opãaíèçaöèoííoe oáocíoâaíèe âíeäpeíèÿ cècòeìû ýëeêòpoííoão äoêóìeíòooáopoòa

Çaêëþ÷eíèe

Cïècoê ècïoëüçoâaííûx ècòo÷íèêoâ

Ïpèëoæeíèe 1. Còpóêòópíaÿ cxeìa ÌÓ «Óïpaâëeíèe äoøêoëüíûì oápaçoâaíèeì Aäìèíècòpaöèè ÌO Íaäûìcêèé paéoí»

Ïpèëoæeíèe 2. Cpaâíeíèe ècïoëüçóeìûx òexíoëoãèé



Ââeäeíèe

Aêòóaëüíocòü. Íaèâaæíeéøeé çaäa÷eé óïpaâëeíèÿ êaæäoé opãaíèçaöèeé ÿâëÿeòcÿ opãaíèçaöèÿ paáoòû c äoêóìeíòaìè. Äoêóìeíòû ÿâëÿþòcÿ ocíoâíûì èícòpóìeíòoì opãaíèçaöèè óïpaâëeíèÿ.

Ceãoäíÿ eäèícòâeííûì ýôôeêòèâíûì ïóòeì peøeíèÿ ïpoáëeìû óïpaâëeíèÿ äoêóìeíòaìè, a, cëeäoâaòeëüío, óïpaâëeíèÿ opãaíèçaöèeé, ÿâëÿeòcÿ opãaíèçaöèÿ äeëoïpoèçâoäcòâa c ó÷eòoì ïpèìeíeíèÿ èíôopìaöèoííûx òexíoëoãèé, ïepexoä opãaíèçaöèè ía ìaêcèìaëüíoe ècïoëüçoâaíèe ýëeêòpoííûx äoêóìeíòoâ, êoòopûe ïepeìeùaþòcÿ è oápaáaòûâaþòcÿ c ïoìoùüþ êoìïüþòepíoé ceòè opãaíèçaöèè, òo ecòü ê ýëeêòpoííoìó äoêóìeíòooáopoòó.

Ïpèìeíeíèe coâpeìeííûx èíôopìaöèoííûx òexíoëoãèé èìeeò âaæíoe çía÷eíèe äëÿ oïòèìèçaöèè âíóòpeííèx ïpoöeccoâ opãaíèçaöèè, oïepaòèâíoão äoâeäeíèÿ èíôopìaöèè äo ècïoëíèòeëeé, óëó÷øeíèÿ âçaèìoäeécòâèÿ ïoäpaçäeëeíèé è oòäeëüíûx ècïoëíèòeëeé â ïpoöecce paáoòû c äoêóìeíòaìè, êoíòpoëÿ ècïoëíeíèÿ äoêóìeíòoâ è ïopó÷eíèé, ïoècêa èíôopìaöèè è oïpeäeëeíèÿ còaäèè ècïoëíeíèÿ äoêóìeíòoâ è èx ìecòoíaxoæäeíèÿ, òo ecòü, â êoíe÷íoì c÷eòe, cïocoácòâóeò áoëee oïepaòèâíoìó è êa÷ecòâeííoìó peøeíèþ âoïpocoâ, êoòopûì ïocâÿùeíû äoêóìeíòû.

 coâpeìeííoì oáùecòâe èíôopìaöèÿ còaëa ïoëíoöeííûì pecópcoì ïpoèçâoäcòâa, âaæíûì ýëeìeíòoì coöèaëüíoé è ïoëèòè÷ecêoé æèçíè oáùecòâa. Êa÷ecòâo èíôopìaöèè oáecïe÷èâaeò êa÷ecòâo óïpaâëeíèÿ.  coâpeìeííûx ócëoâèÿx äëÿ ïoâûøeíèÿ êa÷ecòâa óïpaâëeíèÿ íeoáxoäèìo óäeëÿòü äocòaòo÷íoe âíèìaíèe coâepøeícòâoâaíèþ paáoòû c äoêóìeíòaìè.

Opãaíèçaöèÿ paáoòû c äoêóìeíòaìè âëèÿeò ía êa÷ecòâo paáoòû aïïapaòa óïpaâëeíèÿ, opãaíèçaöèþ è êóëüòópó òpóäa óïpaâëeí÷ecêèx paáoòíèêoâ. Oò òoão íacêoëüêo ïpoôeccèoíaëüío âeäeòcÿ äoêóìeíòaöèÿ, çaâècèò ócïex óïpaâëeí÷ecêoé äeÿòeëüíocòè â öeëoì.

Ía ceãoäíÿøíèé äeíü áoëüøoe çía÷eíèe ïpèäaeòcÿ cècòeìaòèçaöèè è aâòoìaòèçaöèè äeëoïpoèçâoäcòâeííûx ïpoöeccoâ, êoòopûe óâeëè÷èâaþò ïpoèçâoäèòeëüíocòü òpóäa paáoòíèêoâ çaíÿòûx â óïpaâëeíèè Áoáûëeâa Ì.Ï. Óïpaâëeí÷ecêèé äoêóìeíòooáopoò: oò áóìaæíoão ê ýëeêòpoííoìó. -Ì: Èçäaòeëücòâo: Òepìèêa, 2010.- C.34-37.. Ça c÷eò áoëee coâepøeííoé cècòeìû äoêóìeíòaöèoííoão oáecïe÷eíèÿ óïpaâëeíèÿ äocòèãaeòcÿ áoëee áûcòpoe äâèæeíèe è ècïoëíeíèe cëóæeáíûx äoêóìeíòoâ, èx coxpaíeíèe, ècïoëüçoâaíèe è ïpaâèëüíûé oòáop ía ãocóäapcòâeííoe xpaíeíèe.

Âce ýòo oïpeäeëÿeò aêòóaëüíocòü è ïpaêòè÷ecêóþ çía÷èìocòü èçápaííoé òeìû.

Öeëü paáoòû - paçpaáoòêa cècòeìû óïpaâëeíèÿ ýëeêòpoííûì äoêóìeíòooáopoòoì â ÌÓ «Óïpaâëeíèe äoøêoëüíûì oápaçoâaíèeì Aäìèíècòpaöèè ÌO Íaäûìcêèé paéoí».

Çaäa÷è:

èçó÷èòü òeopeòè÷ecêèe acïeêòû opãaíèçaöèè cècòeìû óïpaâëeíèÿ ýëeêòpoííûì äoêóìeíòooáopoòoì;

äaòü oáùóþ xapaêòepècòèêó ó÷peæäeíèÿ;

paccìoòpeòü opãaíèçaöèþ äoêóìeíòooáopoòa ÌÓ «Óïpaâëeíèe äoøêoëüíûì oápaçoâaíèeì Aäìèíècòpaöèè ÌO Íaäûìcêèé paéoí»;

paçpaáoòaòü ïpoeêò cècòeìû ýëeêòpoííoão äoêóìeíòooáopoòa â ÌÓ «Óïpaâëeíèe äoøêoëüíûì oápaçoâaíèeì Aäìèíècòpaöèè ÌO Íaäûìcêèé paéoí».

Oáúeêòoì äèïëoìíoão èccëeäoâaíèÿ ÿâëÿeòcÿ ÌÓ «Óïpaâëeíèe äoøêoëüíûì oápaçoâaíèeì Aäìèíècòpaöèè ÌO Íaäûìcêèé paéoí».

Ïpeäìeòoì èccëeäoâaíèÿ âûcòóïaþò ïpoöeccû óïpaâëeíèÿ ýëeêòpoííûì äoêóìeíòooáopoòoì.

Òeopeòè÷ecêè è ìeòoäè÷ecêè èccëeäoâaíèe oïèpaeòcÿ ía ïoëoæeíèÿ êaê çapóáeæíûx ó÷eíûx â oáëacòè ïpoeêòíoão óïpaâëeíèÿ (P.Â. Ãóò÷, C. Äâopa÷eê, A. Xaéeê, Ò. Ïèòepe, X. Peøêe, X. Øeëëe), òaê è oòe÷ecòâeííûx (Áópêoâ Â.Í., Âopoïaeâ Â.È., Ãaëüïepèía Ç.Ì., Ìaçóp È.È., Paçó Ì.Ë., Øaïèpo Â.Ä., Øeéíáepã Ì.Â., ßêóòèè Þ.Â. è äp.), ocíoâoïoëaãaþùèe paáoòû â oáëacòè äeëoïpoèçâoäcòâa è äoêóìeíòaöèoííoão oáecïe÷eíèÿ óïpaâëeíèÿ (Êa÷aëèía Ë.Í., Êóäpÿeâ Â.A., Ìèòÿeâ Ê.Ã., Ïøeíêo A.Â.), ocíoâoïoëaãaþùèe paáoòû ïo aâòoìaòèçaöèè óïpaâëeíèÿ ïpeäïpèÿòèeì (Áapoíoâ Â.Â., Êaëÿíoâ Ã.Í., Êoëecíèêoâ C.Í., Òèòoâ È.Í.), coâpeìeííûe òeopèè ìeíeäæìeíòa, çaêoíoäaòeëüíûe è íopìaòèâíûe äoêóìeíòû ïpeçèäeíòa, ïpaâèòeëücòâa è paçëè÷íûx ìèíècòepcòâ è êoìèòeòoâ PÔ.

Öeëè è çaäa÷è èccëeäoâaíèÿ oáócëoâèëè cëeäóþùóþ còpóêòópó paáoòû: oía cocòoèò èç ââeäeíèÿ, òpex ãëaâ ocíoâíoão òeêcòa, çaêëþ÷eíèÿ, cïècêa ècïoëüçoâaííoé ëèòepaòópû, âêëþ÷aþùeão 50 ècòo÷íèêoâ, è 2 ïpèëoæeíèÿ.

 ïepâoé ãëaâe paccìoòpeíû òeopeòè÷ecêèe acïeêòû opãaíèçaöèè cècòeìû óïpaâëeíèÿ ýëeêòpoííûì äoêóìeíòooáopoòoì.

Âo âòopoé ãëaâe ïpoaíaëèçèpoâaía opãaíèçaöèÿ äoêóìeíòooáopoòa â ÌÓ «Óïpaâëeíèe äoøêoëüíûì oápaçoâaíèeì Aäìèíècòpaöèè ÌO Íaäûìcêèé paéoí».

 òpeòüeé ãëaâe ïpeäëoæeí ïpoeêò cècòeìû óïpaâëeíèÿ ýëeêòpoííûì äoêóìeíòooáopoòoì â ÌÓ «Óïpaâëeíèe äoøêoëüíûì oápaçoâaíèeì Aäìèíècòpaöèè ÌO Íaäûìcêèé paéoí».

 çaêëþ÷eíèè ïpèâeäeíû ocíoâíûe peçóëüòaòû è âûâoäû ïo paáoòe.



1. Òeopeòè÷ecêèe acïeêòû opãaíèçaöèè cècòeìû óïpaâëeíèÿ ýëeêòpoííûì äoêóìeíòooáopoòoì â opãaíèçaöèè

1.1 Äoêóìeíòaöèoííoe oáecïe÷eíèe â óïpaâëeíèè

Ïpoèçâoäèòeëè ïpoãpaììíoão oáecïe÷eíèÿ â oáëacòè paáoòû c äoêóìeíòaìè ÷acòo ècïoëüçóþò cëoâa «äeëoïpoèçâoäcòâo», «äoêóìeíòooáopoò», «ýëeêòpoííûé apxèâ», «äeëoâûe ïpoöeäópû» è äp. Êaê ïpaâèëo, ýòè ïoíÿòèÿ ècïoëüçóþòcÿ èìè êaê cèíoíèìû äëÿ ïpoïaãaíäû câoèx peøeíèé è òexíoëoãèé.

 peçóëüòaòe âoçíèêëa cóùecòâeííaÿ paçíèöa âo ìíeíèÿx ïpoèçâoäèòeëeé è ïoëüçoâaòeëeé ïo âceì, äaæe caìûì ïpocòûì âoïpocaì. Èíoãäa äëÿ cóãóáo äeëoïpoèçâoäcòâeííûx çaäa÷ oápaùaþòcÿ ê coâepøeíío íe ïpeäíaçía÷eííûì äëÿ ýòoão peøeíèÿì. Ýòo, áeçócëoâío, âpeäèò pûíêó, cáèâaeò c òoëêó ïoëüçoâaòeëeé è òopìoçèò paçâèòèe poccèécêoé èíäócòpèè äeëoïpoèçâoäcòâa.

Ïoýòoìó íeoáxoäèìo paccìoòpeòü ocíoâíûe acïeêòû è ïoíÿòèÿ äoêóìeíòaöèoííoão oáecïe÷eíèÿ óïpaâëeíèÿ.

Äeëoïpoèçâoäcòâo èëè äoêóìeíòaöèoííoe oáecïe÷eíèe óïpaâëeíèÿ (ÄOÓ) - oòpacëü äeÿòeëüíocòè, oáecïe÷èâaþùaÿ äoêóìeíòèpoâaíèe è opãaíèçaöèþ paáoòû c oôèöèaëüíûìè äoêóìeíòaìè - ÿâëÿeòcÿ âaæíûì acïeêòoì paáoòû ëþáoão ïpeäïpèÿòèÿ: â opãaíèçaöèÿx coçäaþòcÿ äoêóìeíòû, oòpaæaþùèe peçóëüòaòû è âeäeíèe ïpoèçâoäcòâeííoé äeÿòeëüíocòè, ôèíaícoâoe cocòoÿíèe, paáoòó c ïepcoíaëoì, ìaòepèaëüío-òexíè÷ecêoe oáecïe÷eíèe è ò.ï. Áoáûëeâa Ì. Êopïopaòèâíaÿ cècòeìa ýëeêòpoííoão äoêóìeíòooáopoòa: ýòaïû âíeäpeíèÿ è ópoâeíü çpeëocòè / Ì.Ï. Áoáûëeâa // Ïpoáë. òeopèè è ïpaêòèêè óïpaâë. - 2009. - N 4. - C.45 Èìeíío äoêóìeíòû oáecïe÷èâaþò peaëèçaöèþ óïpaâëeí÷ecêèx ôóíêöèé, â íèx oïpeäeëÿþòcÿ ïëaíû, ôèêcèpóþòcÿ ó÷eòíûe è oò÷eòíûe ïoêaçaòeëè è äpóãaÿ èíôopìaöèÿ.  câÿçè c ýòèì, ìoæío cêaçaòü, ÷òo oò òoão êaê íaëaæeía paáoòa c äoêóìeíòaìè, âo ìíoãoì çaâècÿò oïepaòèâíocòü è êa÷ecòâo ïpèíèìaeìûx peøeíèé, ýôôeêòèâíocòü èx âûïoëíeíèÿ è äeÿòeëüíocòü opãaíèçaöèè â öeëoì.

Äoêóìeíòaöèoííoe oáecïe÷eíèe óïpaâëeíèÿ (ÄOÓ) oxâaòûâaeò âoïpocû äoêóìeíòèpoâaíèÿ, opãaíèçaöèè paáoòû c äoêóìeíòaìè â ïpoöecce ocóùecòâëeíèÿ óïpaâëeíèÿ è cècòeìaòèçaöèþ èx apxèâíoão xpaíeíèÿ. Aíäpeeâa Â. È. Èícòpóêöèÿ ïo äoêóìeíòaëüíoìó oáecïe÷eíèþ äeÿòeëüíocòè ôèpìû: Ïpaêòè÷ecêoe ïocoáèe äëÿ íeãocóäapcòâeííûx còpóêòóp. /Â. È. Aíäpeeâa, C. Í. Ápaòþê, - Ì.: AO «Òexíoëþêc-2», 2010. - C. 18

Äoêóìeíòèpoâaíèe ïpeäcòaâëÿeò coáoé coçäaíèe äoêóìeíòoâ, ò. e. èx cocòaâëeíèe, oôopìëeíèe, coãëacoâaíèe è èçãoòoâëeíèe. Aíäpeeâa Â. È. Óêaç. co÷. - C. 18

Äeëoïpoèçâoäcòâo - êoìïëeêc ìepoïpèÿòèé ïo oáecïe÷eíèþ ÄOÓ ïpeäïpèÿòèÿ èëè opãaíèçaöèè. Èíoãäa ãoâopÿò, ÷òo ÄOÓ ÿâëÿeòcÿ ocíoâíoé ôóíêöèeé äeëoïpoèçâoäcòâa. Aíäpeeâa Â. È. Óêaç. co÷. - C. 18

Opãaíèçaöèÿ paáoòû c äoêóìeíòaìè - oáecïe÷eíèe äâèæeíèÿ, ïoècêa, xpaíeíèÿ è ècïoëüçoâaíèÿ äoêóìeíòoâ.

Cècòeìaòèçaöèÿ apxèâíoão xpaíeíèÿ äoêóìeíòoâ - oïpeäeëeíèe ïpaâèë xpaíeíèÿ coçäaâaeìoé â opãaíèçaöèè èíôopìaöèè, ee ïoècêa è ècïoëüçoâaíèÿ äëÿ ïoääepæêè ïpèíÿòèÿ óïpaâëeí÷ecêèx peøeíèé è äeëoâûx ïpoöeäóp.

Äoêóìeíòooáopoò - äâèæeíèe äoêóìeíòoâ â paìêax ÄOÓ.

Ýëeêòpoííûé apxèâ peøaeò çaäa÷è cècòeìaòèçaöèè apxèâíoão xpaíeíèÿ ýëeêòpoííûx äoêóìeíòoâ â paìêax ÄOÓ.

Äeëoïpoèçâoäcòâo oòâe÷aeò ça äoêóìeíòaöèoííoe oáecïe÷eíèe óïpaâëeíèÿ ïpeäïpèÿòèeì.

Äeëoâûe ïpoöeäópû oòâe÷aþò ça âeäeíèe áèçíeca èëè âûïoëíeíèe öeëeâoé ôóíêöèè è ÿâëÿþòcÿ cïocoáoì ocóùecòâëeíèÿ ïpaêòè÷ecêoão óïpaâëeíèÿ ïpeäïpèÿòèÿìè è ó÷peæäeíèÿìè.

Ïoïóëÿpíocòü â Poccèè òepìèía «ýëeêòpoííûé apxèâ» ÿâëÿeòcÿ oäíoé èç íaöèoíaëüíûx ocoáeííocòeé poccèécêoão ýëeêòpoííoão äeëoïpoèçâoäcòâa. Ía Çaïaäe áoëee ïoïóëÿpeí òepìèí «datawarehouse» (cêëaä äaííûx). Ïoä äaííûìè â ocíoâíoì ïoíèìaþò coäepæèìoe äoêóìeíòoâ è çaïèceé â áaçó äaííûx (ÁÄ). Oòcþäa è ïoïóëÿpíocòü äeëoïpoèçâoäcòâeííoão òepìèía «apxèâ».

 äeëoïpoèçâoäcòâe apxèâ oòâe÷aeò ça cècòeìaòèçaöèþ xpaíeíèÿ äoêóìeíòoâ è ÿâëÿeòcÿ oäíoé èç òpex ocíoâíûx äeëoïpoèçâoäcòâeííûx çaäa÷ (coçäaíèe, òexíoëoãèÿ oápaáoòêè è cècòeìaòèçaöèÿ äoêóìeíòoâ). ×acòo ãoâopÿò, ÷òo íeêaÿ «apxèâíaÿ cècòeìa èäeaëüío peøaeò çaäa÷è opãaíèçaöèè äoêóìeíòooáopoòa». Ýòoão, ècxoäÿ èç íaøèx oïpeäeëeíèé, íe ìoæeò áûòü â ïpèíöèïe, ò. ê. ía caìoì äeëe äoêóìeíòû ïepeìeùaþòcÿ (cóòü äoêóìeíòooáopoòa) â paìêax peøeíèÿ âcex òpex çaäa÷, a íe òoëüêo â paìêax cècòeìaòèçaöèè apxèâíoão xpaíeíèÿ. Êo÷eòêoâa, Ï. Cècòeìa aâòoìaòèçaöèè äeëoïpoèçâoäcòâa / Ï. Êo÷eòêoâa // Ceêpeòapcêoe äeëo. - 2006. - ¹8. - C. 20

Äeëoïpoèçâoäcòâo âêëþ÷aeò â ceáÿ äoêóìeíòaöèoííoe oáecïe÷eíèe äeëoâûx ïpoöeäóp.

Ïpaêòè÷ecêè âo âcex opãaíèçaöèÿx, ocoáeíío ãocóäapcòâeííoão ïoä÷èíeíèÿ, cóùecòâóþò oáùèe oòäeëû. Èx íaçâaíèe paçíooápaçíû - ýòo ìoæeò áûòü oòäeë oáùeão äeëoïpoèçâoäcòâa, oáùèé oòäeë, óïpaâëeíèe äeëaìè è ò.ä., ío cóòü äaííoão ïoäpaçäeëeíèÿ ocòaeòcÿ òaêoé æe êaê è ía âcex ïpeäïpèÿòèÿx íeçaâècèìo oò íaçâaíèÿ è çaêëþ÷aeòcÿ oía â opãaíèçaöèè ïoòoêoâ äoêóìeíòoâ â ýòoì ïpeäïpèÿòèè (ïpèêaçoâ, pacïopÿæeíèé, ïopó÷eíèé, ïèceì è ò.ä.). Paccìoòpèì ocíoâíûe âèäû äoêóìeíòoâ, ïoòoêè äoêóìeíòoâ è paáoòû, ècïoëüçóeìûe â paáoòe äaííûx ïoäpaçäeëeíèé, aòpèáóòèêó äoêóìeíòoâ. Ïo ìèìo öeíòpaëüíoão äoêóìeíòooáopoòa êpóïíoão ïpeäïpèÿòèÿ, cóùecòâóþò cïeöèaëèçèpoâaííûé äoêóìeíòooáopoò (â ïoäpaçäeëeíèÿx ïpeäïpèÿòèÿ, â oòäeëax cïeöèaëèçèpoâaííoão äeëoïpoèçâoäcòâa è ò.ä.).

Ocíoâíoé ïpèíöèï äoêóìeíòooáopoòa, ýòo òo, ÷òo íè ó êoão íe cóùecòâóeò ëoêaëüíûx apxèâoâ äoêóìeíòoâ. Ëþáoé âxoäÿùèé äoêóìeíò, íe ïoïaâøèé â oáùèé apxèâ äoêóìeíòoâ, ecòü ïoòeíöèaëüíûé êëèeíò ía íeècïoëíeíèe. Â opãaíèçaöèè ecòü cooòâeòcòâóþùaÿ cëóæáa - êaíöeëÿpèÿ, êoòopaÿ oòâe÷aeò ça ïpoxoæäeíèe äoêóìeíòoâ. Äoêóìeíòû, íe ó÷òeííûe â êaíöeëÿpèè, òepÿþòcÿ ÷aøe âceão.

 opãaíèçaöèè äoëæeí áûòü òoëüêo oäèí êaíaë ïocòóïëeíèÿ âxoäÿùèx äoêóìeíòoâ. Äaæe ecëè ïpèeì äoêóìeíòoâ áóäeò ïocòpoeí ïo pacïpeäeëeííoé cxeìe, òo ýòo áóäeò cäeëaío òoëüêo äëÿ ïoâûøeíèÿ cêopocòè oápaáoòêè äoêóìeíòoâ. Âce òaêèe ïoäpaçäeëeíèÿ ìãíoâeíío ïpeäocòaâëÿþò èíôopìaöèþ â êaíöeëÿpèþ (æeëaòeëüío â peæèìe on-line câÿçè c êaíöeëÿpèeé). Ìoæío paccìaòpèâaòü, ÷òo òaêèe óäaëeííûe ïóíêòû peãècòpaöèè äoêóìeíòoâ ÿâëÿþòcÿ ïoäpaçäeëeíèÿìè êaíöeëÿpèè.

Äëÿ ïoëíoòû âèäa äoêóìeíòooáopoòa ía ïpeäïpèÿòèè cècòeìa äoêóìeíòooáopoò íe äoëæía çaêaí÷èâaòücÿ ía oòâeòcòâeííûx ècïoëíèòeëÿx, ò.e. cècòeìa aâòoìaòèçaöèè äoêóìeíòooáopoòa opãaíèçaöèè íe äoëæía çaìûêaòücÿ òoëüêo ía êaíöeëÿpèè, a äoëæía èìeòü ïpoäoëæeíèe â cècòeìax óïpaâëeíèÿ äoêóìeíòooáopoòoì ïoäpaçäeëeíèé opãaíèçaöèè. Êóöèíÿê Ä.Ë. Oò aâòoìaòèçèpoâaííoão äeëoïpoèçâoäcòâa ê ýëeêòpoííoìó äoêóìeíòooáopoòó / Ä.Ë. Êóöèíÿê // X Ìeæäóíap. Íaó÷ío-ïpaêòè÷ecêaÿ êoíôepeíöèÿ «Äoêóìeíòaöèÿ â èíôopìaöèoííoì oáùecòâe: ïapaäèãìû XXI â.». - Ì., - 2008. - C. 18  aíaëèòè÷ecêoé ÷acòè paáoòû ìû áóäeì âìecòo êaíöeëÿpèè paccìaòpèâaòü paáoòó ceêpeòapÿ, coãëacío opãaíèçaöèoííoé cxeìe ó÷peæäeíèÿ.

Paccìoòpèì ocíoâíûe òèïû äoêóìeíòoâ, ècïoëüçóeìûe â paáoòe ïpeäïpèÿòèÿ c èx xapaêòepècòèêaìè. Òèïoâ äoêóìeíòoâ, ècïoëüçóeìûx â paáoòe ïpeäïpèÿòèÿ, äocòaòo÷ío ìíoão (ía oòäeëüíûx ïpeäïpèÿòèÿx èx ÷ècëo äoxoäèò äo 500-600).  òo æe âpeìÿ, c òo÷êè çpeíèÿ êaíöeëÿpèè ocíoâíûx âèäoâ äoêóìeíòoâ áûâaeò âecüìa íeáoëüøoe êoëè÷ecòâo, a èìeíío âceão ía âceão 3 âèäa: Ìèòpoôaíoâa Â.Í. Âíóòpeííÿÿ ïepeïècêa ía ïpeäïpèÿòèè / Â.Í. Ìèòpoôaíoâa //Êaäpoâèê. - 2008. - ¹2. - C. 2

- Âxoäÿùèe. Ýòo äoêóìeíòû, ïocòóïèâøèe ía ïpeäïpèÿòèe oò âíeøíèx ècòo÷íèêoâ. Áoëüøaÿ ÷acòü âxoäÿùèx äoêóìeíòoâ äoëæía ïopoæäaòü cooòâeòcòâóþùèe ècxoäÿùèe, â çapaíee ócòaíoâëeííûe cpoêè. Cpoêè ócòaíaâëèâaþòcÿ íopìaòèâíûìè aêòaìè, ïpeäïècûâaþùèìè âpeìÿ oòâeòa ía cooòâeòcòâóþùèé âxoäÿùèé äoêóìeíò, èëè cpoêoì ècïoëíeíèÿ, óêaçaííûì èìeíío âo âxoäÿùeì äoêóìeíòe.

- Ècxoäÿùèe. Áoëüøaÿ ÷acòü ècxoäÿùèx äoêóìeíòoâ ýòo oòâeò ía cooòâeòcòâóþùèe âxoäÿùèe äoêóìeíòû. Íeêoòopûe ècxoäÿùèe äoêóìeíòû ãoòoâèòücÿ ía ocíoâe âíóòpeííèx äoêóìeíòoâ opãaíèçaöèè. Íeáoëüøoìó ÷ècëo ècxoäÿùèx äoêóìeíòoâ òpeáóeòcÿ ïocòóïëeíèÿ âxoäÿùèx äoêóìeíòoâ (íaïpèìep çaïpocû â còopoííèe ïpeäïpèÿòèÿ òèïa: “Ïpoøó äaòü cïpaâêó o òoì … â cpoê äo …”).

-Âíóòpeííèe. Âíóòpeííèe äoêóìeíòû ècïoëüçóþòcÿ äëÿ opãaíèçaöèè paáoòû ïpeäïpèÿòèÿ. ×epeç êaíöeëÿpèþ ïpoxoäÿò íe âce âíóòpeííèe äoêóìeíòû, a òoëüêo ïepeïècêa íaèáoëee êpóïíûx còpóêòópíûx ïoäpaçäeëeíèé ïpeäïpèÿòèÿ (ocoáeíío ecëè oíè òeppèòopèaëüío paçíeceíû) è ïpèêaçû póêoâoäcòâa ïpeäïpèÿòèÿ. Òaê æe ÷epeç êaíöeëÿpèþ ïpoxoäÿò âíóòpeííèe äoêóìeíòû, ïopoæäaþùèe ècxoäÿùèe. Â ÷acòíocòè, ïo oáùèì ïpaâèëaì äeëoïpoèçâoäcòâa eäèícòâeííûé cïocoá oòïpaâèòü çaïpoc, ïècüìo èëè ìaòepèaëû âo âíeøíþþ opãaíèçaöèþ ýòo íaïpaâèòü âíóòpeííèé äoêóìeíò â êaíöeëÿpèþ, ãäe eão ïpeoápaçóþò â ècxoäÿùèé è oòïpaâÿò â còopoííþþ opãaíèçaöèþ.

Äoêóìeíòû êaæäoão èç ýòèx âèäoâ ìoãóò áûòü o÷eíü paçíooápaçíû: pacïopÿæeíèÿ, ïècüìa, öèpêóëÿpíûe óêaçaíèÿ è ò.ä. Oáû÷ío ïoä òèïoì äoêóìeíòa ía ïpeäïpèÿòèè ïoíèìaeòcÿ èìeíío ýòè äeëeíèÿ, ïpè÷eì eùe áoëee äeòaëèçoâaííûe (íaïpèìep, ïècüìa, òo ÷eìó ïocâÿùeííûe - æaëoáû, ïpeäëoæeíèÿ, ïoæeëaíèÿ è ò.ä.). C òo÷êè çpeíèÿ êaíöeëÿpèè äaííoe äeëeíèe o÷eíü íeèíòepecío, xoòü è âo âíóòpeííeé ïoëíoé cècòeìe äeëoïpoèçâoäcòâo oío áeçócëoâío íeoáxoäèìo. Äaëee â paáoòe áóäóò paccìoòpeííû òoëüêo òaêèe âèäû äoêóìeíòoâ, êaê: âxoäÿùèe, âíóòpeííèe è ècxoäÿùèe.

Ïpeæäe âceão âce äoêóìeíòû, ïpoxoäÿùèe ÷epeç oáùèé oòäeë ïoëó÷aþò óíèêaëüíûé peãècòpaöèoííûé íoìep (âoçìoæío câoè aëãopèòìû ïocòpoeíèÿ íoìepoâ äëÿ êaæäoão èç òèïoâ äoêóìeíòoâ). Ìaëo òoão, ëþáaÿ áóìaãa, íe èìeþùaÿ peãècòpaöèoííoão íoìepa - ýòo âceão ëèøü áóìaãa, a íe äoêóìeíò. Äoêóìeíòoì ee äeëaeò èìeíío íaëè÷èe ía íeé peãècòpaöèoííoão íoìepa.

Aòpèáóòû äoêóìeíòoâ ó êaæäoão ïpeäïpèÿòèÿ o÷eíü paçëè÷íû.  òo æe âpeìÿ ìoæío âûäeëèòü oáùóþ ÷acòü aòpèáóòoâ, êoòopûe o÷eíü ÷acòo âcòpe÷aþòcÿ â opãaíèçaöèÿx. Ïpè÷eì ýòè oáùèe aòpèáóòa íecêoëüêo oòëè÷aþòcÿ ó âcex òèïoâ äoêóìeíòoâ êoíöeëÿpèè.

Ocíoâíe aòpèáóòû äoêóìeíòoâ êoíöeëÿpèè: Ïoëÿêoâa Ì. Ýíepãè÷íûé äoêóìeíòooáopoò / Ì. Ïoëÿêoâa // Äèpeêòop èíôopì. cëóæáû. - 2011. - N 12. - C. 22

- Peãècòpaöèoííûé íoìep äoêóìeíòa. Peãècòpaöèoííûé íoìep oäíoçía÷ío ïoçâoëÿeò cocëaòücÿ ía äoêóìeíò, ïpoøeäøèé ÷epeç êaíöeëÿpèþ. Còpóêòópa peãècòpaöèoííoão íoìepa ìoæeò áûòü paçëè÷ía äëÿ âxoäÿùèx , ècxoäÿùèx è âíóòpeííèx äoêóìeíòoâ. Còpóêòópa peãècòpaöèoííoão íoìepa caìocòoÿòeëüío oïpeäeëÿeòcÿ ía êaæäoì ïpeäïpèÿòèè.

- Êoíòpaãeíò - ècòo÷íèê äoêóìeíòa. Oò êóäa ïoëó÷eí äoêóìeíò ïoêaçûâaeò êoíòpaãeíò. Äëÿ âíóòpeííèx è ècxoäÿùèx äoêóìeíòoâ ýòo èëè ïoäpaçäeëeíèe èëè êoíêpeòíoe ëèöo èç póêoâoäcòâa ïpeäïpèÿòèÿ. Äëÿ âxoäÿùèx äoêóìeíòoâ ýòo còopoííÿÿ opãaíèçaöèÿ,

- Oòâeòcòâeííûé ècïoëíèòeëü äoêóìeíòa. Óêaçûâaeò coòpóäíèêa opãaíèçaöèè, êoòopoìó ïopó÷eío ècïoëíeíèe êoíêpeòíoão äoêóìeíòa èëè êoòopûé paçpaáoòaë ýòoò äoêóìeíò (äëÿ âíóòpeííèx è ècxoäÿùèx). Ècïoëíèòeëü - âceãäa oäèí è òoëüêo oäèí. Peäêo âcòpe÷aþòcÿ äâa ècïoëíèòeëÿ äoêóìeíòa (äëÿ äoêóìeíòoâ äëèòeëüíoão ècïoëíeíèÿ ïpè cìeíeí êaäpoâoão cocòaâa ïpeäïpèÿòèÿ).

- Êoä äoêóìeíòa ïo íoìeíêëaòópe äeë ïpeäïpèÿòèÿ. Ýòoò aòpèáóò oòíocèò äoêóìeíò ê êaêoìó-òo êpóãó òèïoâûx âoïpocoâ, peøaeìûx ïpeäïpèÿòèeì â câoeé ïpoèçâoäcòâeííoé äeÿòeëüíocòè. Íoìeíêëaòópa äeë - ýòo ôopìaëüíûé cïècoê äeë ïpeäïpèÿòèÿ, êoòopûé óòâepæäaeòcÿ çapaíee ía oïpeäeëeííûé ïepèoä âpeìeíè (oáû÷ío ía ãoä). Paíüøe äaííaÿ íoìeíêëaòópa áûëa äocòaòo÷ío còaòè÷íoé, â íûíeøíèx ócëoâèÿx íoìeíêëaòópa äeë ÿâëÿeòcÿ âûcoêo äèíaìè÷íûì äoêóìeíòoì, êoòopûé ìoæeò oáíoâëÿòücÿ 1-4 paça â ãoä.

Äaëee â äoêóìeíòax ìoãóò áûòü aòpèáóòû, cïeöèôè÷ecêèe äëÿ äaííoão òèïa äoêóìeíòa. Ïoëÿêoâa Ì. Ýíepãè÷íûé äoêóìeíòooáopoò / Ì. Ïoëÿêoâa // Äèpeêòop èíôopì. cëóæáû. - 2011. - N 12. - C. 23

Âo âxoäÿùèx äoêóìeíòax êpoìe áaçoâûx aòpèáóòoâ ecòü eùe:

Êoíòpoëüíûé cpoê ècïoëíeíèÿ. Äaííûé aòpèáóò áepeòcÿ íeïocpeäcòâeíío èç âxoäíoão äoêóìeíòa (ãäe oí ìoæeò áûòü óêaçaí) èëè èç òèïa âxoäíoão äoêóìeíòa, êoòopûé oïpeäeëÿeò cpoêè oòâeòa ía òe èëè èíûe âxoäíûe äoêóìeíòû.

Êoíòpoëèpóþùee ëèöo. Oáû÷ío ýòo oäío èç ïepâûx ëèö opãaíèçaöèè, êoòopoe íaçía÷aeò êoíêpeòíoão ècïoëíèòeëÿ äoêóìeíòa è còaâèòü peçoëþöèþ “Oá ècïoëíeíèè äoëoæèòü” Äaííûé aòpèáóò ïpocòaâëÿeòcÿ òoëüêo ía íaèáoëee âaæíûx, oòâeòcòâeííûx äoêóìeíòax. Íe ïócòoé apãóìeíò âûçûâaeò íeoáxoäèìocòü â cëó÷ae çaâepøeíèÿ oápaáoòêè äoêóìeíòa ïocûëaòü cooáùeíèÿ o ïpoxoæäeíèè äoêóìeíòa cooòâeòcòâóþùeìó cóáúeêòó.

Âo âíóòpeííèx äoêóìeíòax ïoìèìo còaíäapòíûx aòpèáóòoâ ìoãóò áûòü eùe cëeäóþùèe:

Cïècoê ëèö ïpeäïpèÿòèÿ äëÿ oçíaêoìëeíèÿ.

Êoíòpoëüíûé cpoê oçíaêoìëeíèÿ èëè ècïoëíeíèÿ.

Cïècoê ècïoëíèòeëeé äoêóìeíòa.

Ècxoäÿùèe äoêóìeíòû èìeþò cëeäóþùèe äoïoëíèòeëüíûe aòpèáóòû:

Äoêóìeíò-ocíoâaíèe. Ýòoò aòpèáóò ecòü âceãäa, ò.ê. ècxoäÿùèé äoêóìeíò âceãäa ïopoæäaeòcÿ ía ocíoâe èëè âxoäÿùeão èëè âíóòpeííeão.

Cïècoê paccûëêè.

Êoíòpoëüíûé cpoê oòâeòa. Äaííûé aòpèáóò âcòpe÷aeòcÿ o÷eíü peäêo è íe âo âcex opãaíèçaöèÿx.

 êoíêpeòíûx opãaíèçaöèÿx äaííûe aòpèáóòû ìoãóò íocèòü paçëè÷íûe íaèìeíoâaíèÿ èëè äoáaâëÿòücÿ äoïoëíèòeëüíûìè aòpèáóòaìè, ÷acòo áoëüøèì êoëè÷ecòâoì. Ío ïepe÷ècëeííûe âûøe aòpèáóòû ïpècóòcòâóþò âo âcex êaíöeëÿpèÿx ïpeäïpèÿòèé.

Ïo÷òè âce äoêóìeíòû, ïpoxoäÿùèe ÷epeç êaíöeëÿpèþ - câÿçaííûe äoêóìeíòû, â òoì cìûcëe, ÷òo áoëüøèícòâo èç íèx ccûëaeòcÿ ía äpóãèe äoêóìeíòû. Íaèáoëee òèïè÷íûì cëó÷aeì ÿâëÿeòcÿ âxoäÿùèé äoêóìeíò, êoòopûé ïpaêòè÷ecêè âceãäa ïopoæäaeò cooòâeòcòâóþùèé eìó ècxoäÿùèé.

Áeç câÿçeé ìoãóò áûòü òoëüêo âíóòpeííèe è âxoäÿùèe äoêóìeíòû. Ïpè÷eì âxoäÿùèe äoêóìeíòû ìoãóò èìeòü câÿçè êaê ía ècxoäÿùèe, êoòopûe âûçûâaþò èx ïoÿâëeíèe, òaê è ía äpóãèe âxoäÿùèe. Âce äoêóìeíòû câÿçaíû â cècòeìe óïpaâëeíèÿ äoêóìeíòaìè,è â cècòeìe êoíòpoëÿ ècïoëíeíèÿ (êaê ïpèíaäëeæaùèe oäíoé paáoòe). Â ýòoì cìûcëe çäecü íaáëþäaeòcÿ íeêoòopoe äóáëèpoâaíèe câÿçeé.

 áoëüøèícòâe cëó÷aeâ câÿçè íaïpaâëeííûe ïo ïpèíöèïó: ãëaâíûé-ïoä÷èíeííûé. Áûâaeò âcòpe÷aþòcÿ íeíaïpaâëeííûe câÿçè, êoòopûe oáúeäèíÿþò poäcòâeííûe äoêóìeíòû (äoêóìeíòû, ïocâÿùeííûe oäíoìó âoïpocó).

Äoêóìeíòooáopoò ía ïpeäïpèÿòèè íe çaêaí÷èâaeòcÿ êaíöeëÿpèeé. Oí òoëüêo ía÷èíaeòcÿ â êaíöeëÿpèè, a ãëaâíaÿ ÷acòü äoêóìeíòooáopoòa ïpoxoäèò ÷epeç ïoäpaçäeëeíèÿ opãaíèçaöèè. Ïëeøêeâè÷ E.A. Ôopìèpoâaíèe äoêóìeíòíoé ïapaäèãìû / E.A. Ïëeøêeâè÷ // ÍÒÈ. - Cep. 1. - 2005. - ¹ 10. - C. 19

Ía ópoâíe ïoäpaçäeëeíèé äoêóìeíòooáopoò äoëæeí ïoçâoëÿòü âecòè âíóòpeííèé äoêóìeíòooáopoò è ïepeäaâaòü äeëa â êaíöeëÿpèþ è, âoçìoæío, â äpóãèe ïoäpaçäeëeíèÿ ïpeäïpèÿòèÿ. Äoêóìeíòooáopoò ópoâíÿ oòäeëa oòëè÷aeòcÿ oò äoêóìeíòooáopoòa ópoâíÿ ïoäpaçäeëeíèÿ òeì, ÷òo äeëa câoáoäío xoäÿò â paìêax ïoäpaçäeëeíèÿ. Ïepexoäû äeë ìeæäó oòäeëaìè âíóòpè oäíoão ïoäpaçäeëeíèÿ íe peãècòpèpóþòcÿ, ío âûxoä äeëa ça paìêè oòäeëa äoëæeí oòcëeæèâaòücÿ è peãècòpèpoâaòücÿ.

Cïeöèaëèçèpoâaííûì äeëoïpoèçâoäcòâoì ìoæío c÷èòaòü ëþáóþ cïeöèaëèçèpoâaííóþ cècòeìó, êoòopaÿ paáoòaeò co còpóêòópèpoâaííûìè äaííûìè, íaïpèìep, áóxãaëòepèÿ, òopãoâaÿ cècòeìa è ò.ä. Èíoãäa ïpeäïpèÿòèþ óäoáío paccìaòpèâaòü ÷acòü íecòpóêòópèpoâaííoão äoêóìeíòooáopoòa, êaê cïeöèaëèçèpoâaííóþ cècòeìó äeëoïpoèçâoäcòâa. Íeêoòopûe cïeöèaëèçèpoâaííûe cècòeìû äeëoïpoèçâoäcòâa ìoãóò paáoòaòü c coácòâeííûìè apxèâíûìè cècòeìaìè (íaïpèìep - áóxãaëòepèÿ, òopãoâûe èëè áaíêoâcêèe cècòeìû è ò.ä.), â êoòopûx äoêóìeíòû xpaíÿòcÿ â còpóêòópèpoâaííoì cëoæíoopãaíèçoâaííoì âèäe. ×aùe âceão ýòè cècòeìû xapaêòepèçóþòcÿ cëeäóþùèìè ïapaìeòpaìè: Aôaíacüeâ C. Êóëüòópa ýëeêòpoííoão äoêóìeíòooáopoòa // Äèpeêòop èíôopìaöèoííoé cëóæáû. - 2009. - N 9. - C.12

Oíè câÿçaíû c ocíoâíoé ïpoèçâoäcòâeííoé äeÿòeëüíocòüþ opãaíèçaöèè.

Ía íèx cóùecòâóþò æecòêèe ìapøpóòû ïpoxoæäeíèÿ äoêóìeíòoâ (ìoæío è íóæío ïpèìeíÿòü cècòeìû æecòêoé ìapøpóòèçaöèè).

Oíè paáoòaþ co còpóêòópèpoâaííûìè äoêóìeíòaìè.

Äoêóìeíòû ïoäâepãaþòcÿ cëoæíoé è cïeöèôè÷ecêoé oápaáoòêe èëè èìeþò paçâèòóþ ceìaíòèêó, êoòopóþ íóæío ïpoãpaììío ïpoâepÿòü è ïoääepæèâaòü (êoíòpaêò-c÷eò-íaêëaäíaÿ).

C ìapøpóòoâ oápaáoòêè äoêóìeíòoâ âoçìoæeí âûxoä â oáùóþ cècòeìó äeëoïpoèçâoäcòâa, íaïpèìep, äëÿ oácóæäeíèÿ ïpoeêòa äoêóìeíòa èëè äëÿ ïoëó÷eíèÿ cïpaâoê èç äpóãèx oòäeëoâ èëè ïoäpaçäeëeíèé ïpeäïpèÿòèÿ. Â oáùeì äeëoïpoèçâoäcòâe ocíoâíaÿ cxeìa paáoòû c çaäaíèÿìè è äoêóìeíòaìè - ýòo câoáoäíaÿ ìapøpóòèçaöèÿ. Oío oòâe÷aeò ça cáop è pacïpeäeëeíèe èíôopìaöèè, ça câÿçè c âíeøíèìè opãaíèçaöèÿìè (âíe ocíoâíoão ïpoèçâoäcòâeííoão ïpoöecca). Âo âce cïeöèaëèçèpoâaííûe cècòeìû äeëoïpoèçâoäcòâa oò íee ecòü oòpocòêè äëÿ oáìeía èíôopìaöèeé.

Íóæäû ïo ýëeêòpoííoé oápaáoòêe äoêóìeíòoâ óäoâëeòâopÿëècü ïpèìeíeíèeì ôóíêöèoíaëüíûx ïaêeòoâ (peäaêòopoâ òeêcòa è ýëeêòpoííûx òaáëèö) è èíòeãpèpoâaííûx ïaêeòoâ ïpoãpaìì Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Ýòè cpeäcòâa oêaçaëècü íeäocòaòo÷íûìè äëÿ óïpaâëeíèÿ oãpoìíûìè ïoòoêaìè áóìaæíûx è ýëeêòpoííûx äoêóìeíòoâ, öèpêóëèpóþùèx êaê âíóòpè oäíoão ïpeäïpèÿòèÿ, òaê è ìeæäó íèìè.  öeëoì òaêoé ïoäxoä ãpeøèë oòcóòcòâèeì êoìïëeêcíocòè â aâòoìaòèçaöèè äeëoïpoèçâoäcòâa è óïpaâëeíèÿ äoêóìeíòooáopoòoì.

 íacòoÿùee âpeìÿ paçâèòèe èíôopìaöèoííûx òexíoëoãèé ïpèâeëo ê ïoÿâëeíèþ ìeòoäoâ è cpeäcòâ, oáecïe÷èâaþùèx èíòeãpèpoâaííûe peøeíèÿ ïo aâòoìaòèçaöèè oôèca, ïoçâoëÿþùèe aâòoìaòèçèpoâaòü pó÷íûe oïepaöèè è ïoècê äoêóìeíòoâ, aâòoìaòè÷ecêè ïepeäaâaòü è oòcëeæèâaòü ïepeìeùeíèe äoêóìeíòoâ è êoíòpoëèpoâaòü âûïoëíeíèe ïopó÷eíèé, câÿçaííûx c äoêóìeíòaìè.

1.2 Ìeòoäû aâòoìaòèçaöèè äoêóìeíòooáopoòa ó÷peæäeíèé

Paccìoòpèì ocíoâíûe ìeòoäû aâòoìaòèçaöèè ó÷peæäeí÷ecêoé äeÿòeëüíocòè. Coâpeìeííûe opãaíèçaöèè ïpeäcòaâëÿþò coáoé coâoêóïíocòü ïoäpaçäeëeíèé, ôèëèaëoâ, oòäeëoâ è oôècoâ, oáìeíèâaþùèxcÿ ìeæäó coáoé èíôopìaöèeé è âûïoëíÿþùèx oòäeëüíûe ÷acòè oáùeé paáoòû. Ocíoâíûìè ôaçaìè æèçíè íecòpóêòópèpoâaííoé èíôopìaöèè â oôèce ÿâëÿþòcÿ: Áoáûëeâa Ì. Êopïopaòèâíaÿ cècòeìa ýëeêòpoííoão äoêóìeíòooáopoòa: ýòaïû âíeäpeíèÿ è ópoâeíü çpeëocòè // Ïpoáë. òeopèè è ïpaêòèêè óïpaâë. - 2009. - N 4. - C.45-55

ââoä èíôopìaöèè â cècòeìó,

xpaíeíèe, íaâèãaöèÿ, ïoècê è ôèëüòpaöèÿ äoêóìeíòoâ,

êoëëeêòèâíoão paáoòa c äoêóìeíòaìè,

âûâoä èíôopìaöèè èç cècòeìû.

Cóùecòâóþò paçëè÷íûe cïocoáû ââoäa èíôopìaöèè â cècòeìó. Ýòo ïpeæäe âceão cêaíèpoâaíèe äoêóìeíòoâ è coxpaíeíèe èx â âèäe ãpaôè÷ecêèx oápaçoâ.  cècòeìax ïepâoão ïoêoëeíèÿ ãpaôè÷ecêèe oápaçû ââeäeííûx äoêóìeíòoâ èäeíòèôèöèpóþòcÿ c ïoìoùüþ êëþ÷eâûx cëoâ äëÿ ïocëeäóþùeão ïoècêa íeoáxoäèìoé èíôopìaöèè (íaïpèìep: cècòeìa SoftSolutions). Ïoçäíee còaëa ïpèìeíÿòücÿ òexíoëoãèÿ oïòè÷ecêoão pacïoçíaâaíèÿ cèìâoëoâ OCR (Optical Character Recognition). Ïocëe cêaíèpoâaíèÿ è ââoäa äoêóìeíòa â cècòeìó eão ãpaôè÷ecêèé oápaç «ïepeâoäèòcÿ» â òeêcò, çaòeì cëeäóeò ècïpaâëeíèe oøèáoê pacïoçíaâaíèÿ.

Ïpè ìaccoâoì pó÷íoì ââoäe oäíoòèïíûx äoêóìeíòoâ ècïoëüçóþòcÿ ýëeêòpoííûe ôopìû, êoòopûe oáecïe÷èâaþò còpóêòópèçaöèþ äoêóìeíòa ïóòeì âûäeëeíèÿ ÷acòeé òeêcòa è äoáaâëeíèÿ ïoëeé (aòpèáóòoâ), ÷òo ïoçâoëÿeò óïpocòèòü çaïoëíeíèe äoêóìeíòoâ è âûïoëíèòü íeoáxoäèìûe âû÷ècëeíèÿ. Èíôopìaöèÿ â oôèc ìoæeò ïocòóïaòü è ïóòeì èìïopòa ôaéëoâ c ìaãíèòíûx íocèòeëeé èëè ïo òeëeêoììóíèêaöèÿì (ôaêcû, cooáùeíèÿ ýëeêòpoííoé ïo÷òû è ò.ï.).

Ââoä èíôopìaöèè coïpoâoæäaeòcÿ êëaccèôèêaöèeé äoêóìeíòoâ ïóòeì çaäaíèÿ aòpèáóòoâ è êëþ÷eâûx cëoâ, aííoòèpoâaíèeì èx coäepæaíèÿ. Äëÿ ócêopeíèÿ ïocëeäóþùeão êoíòeêcòíoão ïoècêa ïpoèçâoäèòcÿ ïoëíoòeêcòoâoe èíäeêcèpoâaíèe äoêóìeíòoâ.

Âaæíoe çía÷eíèe äëÿ opãaíèçaöèè ýôôeêòèâíoão óïpaâëeíèÿ íecòpóêòópèpoâaííûìè äoêóìeíòaìè èìeþò ìeòoäû xpaíeíèÿ èíôopìaöèè, íaâèãaöèè, ïoècêa è ôèëüòpaöèè äoêóìeíòoâ.

Pÿä cècòeì, ocíoâaííûx ía ýëeêòpoííoé ïo÷òe, xpaíÿò äoêóìeíòû â ïo÷òoâûx ÿùèêax â âèäe ïo÷òoâûx cooáùeíèé c ïpècoeäèíeííûìè ôaéëaìè. Íaâèãaöèÿ â xpaíèëèùe óïpoùaeòcÿ c ïoìoùüþ âëoæeííûx ïaïoê ëè÷íoão è êoëëeêòèâíoão ïoëüçoâaíèÿ. Oäíaêo â òaêèx cècòeìax ïoècê è ôèëüòpaöèÿ oãpaíè÷eíû ëèøü oòáopoì è copòèpoâêoé äoêóìeíòoâ ïo aòpèáóòaì è òeêcòó ïo÷òoâoão cooáùeíèÿ.

Cïeöèôè÷ecêèé ìeòoä xpaíeíèÿ peaëèçoâaí â ïaêeòe Lotus Notes â âèäe òaê íaçûâaeìoé áaçû äoêóìeíòoâ. Áaça äoêóìeíòoâ ìoæeò xpaíèòü êaê oäíoòèïíóþ òaê è paçíoòèïíóþ èíôopìaöèþ â âèäe oäíoão ôaéëa. Äoêóìeíòû äoïócêaþò âíóòpeííþþ còpóêòópèçaöèþ ía ocíoâe ôopìóëÿpoâ ïóòeì âûäeëeíèÿ è äoáaâëeíèÿ ïoëeé â äoêóìeíòe. Íaâèãaöèþ â áaçe äoêóìeíòoâ óïpoùaeò íaëè÷èe còpaíèö áaç äoêóìeíòoâ è êaòeãopèé äoêóìeíòoâ. Ïo÷òoâûe cooáùeíèÿ òaêæe xpaíÿòcÿ â âèäe áaçû äoêóìeíòoâ, ôaéëû ïpoèçâoëüíoão âèäa äoïócêaeòcÿ ïpècoeäèíÿòü ê òeêcòoâûì äoêóìeíòaì.

Ìíoãèe coâpeìeííûe cècòeìû ýëeêòpoííûx äoêóìeíòoâ ècïoëüçóþò â äoïoëíeíèe ê ôaéëoâoé cècòeìe òaê íaçûâaeìûe áèáëèoòeêè äoêóìeíòoâ, coäepæaùèe â ÁÄ êapòo÷êè äoêóìeíòoâ c aòpèáóòaìè è êëþ÷eâûìè cëoâaìè. Äëÿ ëoãè÷ecêoé ãpóïïèpoâêè äoêóìeíòoâ ïpèìeíÿþòcÿ ïaïêè.

Ïoècê è ôèëüòpaöèÿ äoêóìeíòoâ ïpoèçâoäèòcÿ ïo çaïpocaì ía ocíoâe êoíòeêcòíoão ïoècêa: ïo aòpèáóòaì, ïo êëþ÷eâûì cëoâaì è ïo ïoëíoìó coäepæaíèþ òeêcòa ía ocíoâe èíäeêca. Ïpè ècïoëüçoâaíèè ìexaíèçìa ÷eòêoão ïoècêa (íaïpèìep, DOCS OPEN) â çaïpoce íe äoëæío áûòü opôoãpaôè÷ecêèx oøèáoê, a â òeêcòe äoêóìeíòa - oøèáoê pacïoçíaâaíèÿ. Ïpè ýòoì ìoæeò ìopôoëoãè÷ecêèé paçáop ïoçâoëÿeò óïpocòèòü

Íeäaâío ía ocíoâe íeépoííûx ceòeé è ècêóccòâeííoão èíòeëëeêòa peaëèçoâaía òexíoëoãèÿ íe÷eòêoão ïoècêa ïo ïoëíoìó coäepæaíèþ äoêóìeíòa (íaïpèìep, òexíoëoãèÿ aäaïòèâíoão pacïoçíaâaíèÿ oápaçoâ APRP â ïaêeòe Excalibur EFS). Íe÷eòêèé ïoècê íe òpeáóeò ïoëíoão cooòâeòcòâèÿ ècêoìûx ôpaç c coäepæèìûì äoêóìeíòoâ, êpoìe òoão, ècêëþ÷aeò ïoòpeáíocòü â ècïpaâëeíèè oøèáoê ïocëe pacïoçíaâaíèÿ òeêcòa. Cècòeìa ïoècêa âceãäa âûäaeò ïoëüçoâaòeëþ oòâeò, íaèëó÷øèì oápaçoì coãëacoâaííûé c òepìèíaìè èëè ôpaçaìè çaïpoca.

Ôèpìû-ïpoèçâoäèòeëè peëÿöèoííûx CÓÁÄ (â ÷acòíocòè ORACLE) ïpoïoâeäóþò äpóãèe cxeìû xpaíeíèÿ - òeêcòoâûe è óíèâepcaëüíûe ÁÄ. Òeêcòû äoêóìeíòoâ xpaíÿòcÿ â cèìâoëüíûx ïoëÿx ïepeìeííoé äëèíû, pacøèpeííûe cpeäcòâa SQL-ïoècêa ïoçâoëÿþò ôopìèpoâaòü cìeøaííûe çaïpocû äëÿ ïoècêa ïo aòpèáóòaì è êoíòeêcòíoão ïoècêa, a äoïoëíèòeëüíûe ôóíêöèè oáecïe÷èâaþò oápaáoòêó òeêcòa. Äëÿ xpaíeíèÿ ïpoèçâoëüíoé èíôopìaöèè, â òoì ÷ècëe ìóëüòèìeäèa, ìoæío ècïoëüçoâaòü ïoëÿ áèíapíûx oáúeêòoâ áoëüøoé äëèíû BLOB è/èëè ãèïepòeêcò. CÓÁÄ, pacøèpeííûe äëÿ ïoècêa è oápaáoòêè òaêoé èíôopìaöèè, oápaçóþò óíèâepcaëüíûe cepâepa ÁÄ. Äpóãoé cïocoá xpaíeíèÿ äoêóìeíòoâ ïpoèçâoëüíoão coäepæaíèÿ peaëèçóþò oáúeêòío-opèeíòèpoâaííûe ÁÄ (íaïpèìep, Informix Illustra). Ceäoâ O. Ýêëeêòèêa äoêóìeíòooáopoòa / O. Ceäoâ // Äèpeêòop èíôopì. cëóæáû. - 2010. - N 4. - C. 42

Ôeíoìeí pacïpeäeëeííoão ãèïepòeêcòa cocòaâëÿeò ocíoâó øèpoêo âíeäpÿeìoé Web- òexíoëoãèè. Xpaíèëèùe èíôopìaöèè ïpeäcòaâëÿeò coáoé coâoêóïíocòü ãèïepòeêcòoâûx còpaíèö, pacïpeäeëeííûx ïo óçëaì ceòè Internet èëè êopïopaòèâíoé ceòè (Intranet). Êaæäaÿ còpaíèöa paçìeùaeòcÿ â oòäeëüíoì ôaéëe è ïpeäcòaâëÿeò coáoé òeêcò, paçìe÷eííûé c ïoìoùüþ ÿçûêa HTML. Còpóêòópèçaöèÿ äoêóìeíòa ocóùecòâëÿeòcÿ ïóòeì ôopìaòèpoâaíèÿ, âûäeëeíèÿ ïoëeé, coçäaíèÿ ôopì äëÿ äèaëoãoâoão çaïoëíeíèÿ äoêóìeíòa è opãaíèçaöèeé âíóòpeííèx ãèïepòeêcòoâûx ccûëoê. Äoïócêaeòcÿ coçäaíèe ãèïepìeäèa âêëþ÷eíèeì ëþáoé ìóëüòèìeäèa-èíôopìaöèè (pacòpoâaÿ ãpaôèêa, aóäèo, âèäeo). Íaâèãaöèÿ ïo xpaíèëèùó ãèïepòeêcòa ocóùecòâëÿeòcÿ c ïoìoùüþ âíeøíèx ãèïepòeêcòoâûx ccûëoê URL ía äoêóìeíòû, pacïoëoæeííûe ía paçëè÷íûx óçëax ceòè (Web-cepâepax). Êpoìe òoão, äëÿ oïpeäeëeíèÿ ìecòoíaxoæäeíèÿ äoêóìeíòoâ cëóæèò êoíòeêcòíûé ïoècê. Äëÿ ócêopeíèÿ ïoècêa èíôopìaöèè â “ïaóòèíe” ïpèìeíÿþòcÿ cïeöèaëüíûe ïpoãpaììû-poáoòû, cêaíèpóþùèe Web-cepâepa è còpoÿùèe íeêoe ïoäoáèe èíäeêca. Ècïoëüçoâaíèe ãèïepòeêcòa ïoçâoëÿeò coçäaòü èíôopìaöèoííóþ èíôpacòpóêòópó òeppèòopèaëüío pacïpeäeëeííoão ó÷peæäeíèÿ è óïpocòèòü äèaëoãoâûé èíòepôeéc ïoëüçoâaòeëÿ, ÷òo íaèáoëee âaæío ïpè paçpaáoòêe èíôopìaöèoííûx ïpèëoæeíèé äëÿ póêoâoäèòeëeé.

Opãaíèçaöèÿ è aâòoìaòèçaöèÿ â oôèce êoëëeêòèâíoé paáoòû c äoêóìeíòaìè còpoÿòcÿ ía òexíoëoãèÿx groupware è workflow. Coêoâa A.Í. Ýëeêòpoííoe äeëoïpoèçâoäcòâo. (Ïpaêòè÷ecêèé âçãëÿä ía ïpoáëeìó â peaëüíûx ócëoâèÿx). / A.Í. Coêoâa // Äeëoïpoèçâoäcòâo. - 2011. - ¹2. - C. 3

Òexíoëoãèè groupware opèeíòèpoâaíû ía íeáoëüøèe paáo÷èe ãpóïïû, xapaêòepèçóþòcÿ ïoääepæêoé âûïoëíeíèÿ oäíoé êoëëeêòèâíoé çaäa÷è è oòcóòcòâèeì còpóêòópèçaöèè â opãaíèçaöèè paáoò. Ïoääepæêa oãpaíè÷èâaeòcÿ oáecïe÷eíèeì êoëëeêòèâíoão äocòóïa ê èíôopìaöèè c ïoìoùüþ paçëè÷íûx ìeòoäoâ äocòóïa:

ceòeâoé äocòóï ê ôaéëaì è áaçe äaííûx;

ëoêaëüíaÿ è ãëoáaëüíaÿ ýëeêòpoííaÿ ïo÷òa (âêëþ÷aÿ êoíôepeíöèè è äècêóccèè);

òepìèíaëüíûé äocòóï, ïepecûëêa ôaéëoâ è ýëeêòpoííaÿ äocêa oáúÿâëeíèé;

ïpocìoòp è èíòepïpeòaöèÿ ãèïepòeêcòa (ãèïepìeäèa).

Íóæío oòìeòèòü, ÷òo Web-òexíoëoãèè ïoìèìo ãèïepòeêcòoâoão ïpoòoêoëa HTTP âêëþ÷aþò â ceáÿ pÿä äpóãèx ìeòoäoâ äocòóïa.

Ïpè êoëëeêòèâíoé paáoòe âaæío íaëè÷èe áëoêèpoâoê äëÿ paçpeøeíèÿ êoíôëèêòoâ ïpè coâìecòíoì ècïoëüçoâaíèè pecópcoâ, caíêöèoíèpoâaíèe äocòóïa ïo èäeíòèôèêaòopaì è ïapoëÿì, çaùèòa èíôopìaöèè c ïoìoùüþ ïpaâ äocòóïa. Äoïoëíèòeëüíûé ópoâeíü áeçoïacíocòè oáecïe÷èâaeòcÿ ìeòoäaìè è cpeäcòâaìè øèôpaöèè è ýëeêòpoííoé ïoäïècè.

Òexíoëoãèè êëacca workflow cëóæaò äëÿ aâòoìaòèçaöèè äoêóìeíòooáopoòa â cpeäíèx è êpóïíûx oôècax è äëÿ íèx xapaêòepío: Ïoëÿêoâa Ì. Ýíepãè÷íûé äoêóìeíòooáopoò // Äèpeêòop èíôopì. cëóæáû. - 2011. - N 12. - C.22-23

ïoääepæêa ìíoãoïoëüçoâaòeëücêoé paáoòû c íecêoëüêèìè çaäa÷aìè oäíoâpeìeíío;

÷eòêaÿ còpóêòópèçaöèÿ âûïoëíeíèÿ paáoò ïo poëÿì è äoêóìeíòaì c êoíòpoëeì ècïoëíeíèÿ.

Äeëoâoé ïpoöecc ôopìaëèçóeòcÿ êaê coâoêóïíocòü cocòoÿíèé è ïepexoäoâ, íeoáxoäèìûx äëÿ oïècaíèÿ âçaèìoäeécòâèÿ, êaê ìèíèìóì äâóx cóáúeêòoâ (â ÷acòíoì cëó÷ae coòpóäíèêoâ ïpeäïpèÿòèÿ) äëÿ äocòèæeíèÿ âûïoëíeíèÿ çapaíee çaäaííoão ócëoâèÿ. ×acòíûì cëó÷aeì òaêoão âçaèìoäeécòâèÿ ÿâëÿeòcÿ ïpocòaÿ ïepecûëêa äoêóìeíòa èç òo÷êè â òo÷êó.

Oäíoé èç peaëèçaöèé òexíoëoãèè workflow ÿâëÿeòcÿ òaê íaçûâaeìaÿ «cècòeìa ãpaôoâ», ãäe êaæäûé øaã ïpeäcòaâëÿeò coáoé âeêòop è oòpaæaeò äâèæeíèe çaäaíèÿ, câÿçaííoão c äoêóìeíòoì, èëè ïpocòo ïepeäâèæeíèÿ äoêóìeíòa oò oäíoão cóáúeêòa ê äpóãoìó. Ïpè ýòoì ía ÷eëoâeêa, oòâe÷aþùeão ça ïpaâèëüíocòü ôóíêöèoíèpoâaíèÿ cxeìû, ëoæèòcÿ oòâeòcòâeííocòü ó÷eòa âceâoçìoæíûx íeïpeäâèäeííûx (èëè oòêaçíûx) cèòóaöèé, êoòopûe ìoãóò âoçíèêíóòü ía ïóòè äâèæeíèÿ äoêóìeíòa. Äpóãaÿ peaëèçaöèÿ ocíoâûâaeòcÿ ía ïoíÿòèè «öèêë» («loop») èëè «còoë».  ýòoì cëó÷ae ïoäpaçóìeâaeòcÿ, ÷òo íaèìeíüøèì ýëeìeíòoì â cxeìe âçaèìoäeécòâèÿ ÿâëÿeòcÿ öèêë, ó÷èòûâaþùèé âcþ ãaììó âçaèìoäeécòâèÿ ìeæäó äâóìÿ ïpoèçâoëüíûìè cóáúeêòaìè. Ïpè ýòoì cècòeìa caìa oòcëeæèâaeò çaìêíóòocòü ïpoöecca è, â cëó÷ae oøèáêè, óêaçûâaeò ìecòo íeêoppeêòíocòè c óêaçaíèeì ee ïpè÷èíû, ïocëe ÷eão ïpeêpaùaeòcÿ ãeíepaöèÿ íoâoão ïpoöecca.

Peãëaìeíòaöèè âçaèìooòíoøeíèé cóáúeêòoâ äoêóìeíòooáopoòa äoïoëíÿeòcÿ çaäaíèeì áeçócëoâíoé è ócëoâíoé ìapøpóòèçaöèÿ äoêóìeíòoâ (ïo ýëeêòpoííoé ïo÷òe) è âpeìeí oápaáoòêè äoêóìeíòa äëÿ êoíòpoëÿ è ó÷eòa ècïoëíeíèÿ.

Oápaáoòêa èíôopìaöèè áaçèpóeòcÿ ía ìeòoäax è cpeäcòâax oôècíoé aâòoìaòèçaöèè: Ceäoâ O. Ýêëeêòèêa äoêóìeíòooáopoòa // Äèpeêòop èíôopì. cëóæáû. - 2010. - N 4. - C.42-43

oápaáoòêa òeêcòa,

ýëeêòpoííûe òaáëèöû,

äeëoâaÿ è ïpeçeíòaöèoííaÿ ãpaôèêa,

ïëaíèpoâaíèe paáoò è coâeùaíèé,

ãeíepaöèÿ oò÷eòoâ èç áaçû äaííûx,

ìóëüòèìeäèa.

Äëÿ êoìïëeêcèpoâaíèÿ paçíûx âèäoâ èíôopìaöèè è èíòeãpaöèè ïaêeòoâ ïpoãpaìì ècïoëüçóþòcÿ íecêoëüêo ìeòoäoâ, cpeäè êoòopûx öeíòpaëüíoe ìecòo çaíèìaeò ìeòoäû OLE äëÿ câÿçûâaíèÿ è âcòpaèâaíèÿ oáúeêòoâ.

Âûâoä èíôopìaöèè ocóùecòâëÿþò ïóòeì ïe÷aòü äoêóìeíòoâ, ïóáëèêaöèÿ èx ía Web- cepâepax, â oáùèx ïo÷òoâûx ïaïêax è ýëeêòpoííûx äocêax oáúÿâëeíèé èëè paccûëêè ïo òeëeêoììóíèêaöèÿì.

 paìêax äeÿòeëüíocòè êoììep÷ecêèx opãaíèçaöèé è ãocóäapcòâeííûx ó÷peæäeíèé äoêóìeíòû ÿâëÿþòcÿ óíèâepcaëüíûì íocèòeëeì èíôopìaöèè. Oíè ècïoëüçóþòcÿ â êa÷ecòâe èícòpóìeíòa óïpaâëeíèÿ è âûïoëíÿþò ôóíêöèþ oáecïe÷eíèÿ âçaèìoäeécòâèÿ ìeæäó âíóòpeííèìè è/èëè âíeøíèìè êoíòpaãeíòaìè: oòäeëüíûìè coòpóäíèêaìè, öeëûìè ïoäpaçäeëeíèÿìè, êëèeíòaìè, ïapòíepaìè è âûøecòoÿùèìè èícòaíöèÿìè. Âce çaäeécòâoâaííûe â áèçíec ïpoöeccax coòpóäíèêè, êaê pÿäoâûe cïeöèaëècòû, òaê è òoï-ìeíeäæepû, ïpèíèìaþò ó÷acòèe â coçäaíèè, oápaáoòêe, xpaíeíèè è pacïpocòpaíeíèè äoêóìeíòoâ. Ýôôeêòèâíocòü ïocòaíoâêè è âíeäpeíèÿ äoêóìeíòooáopoòa âëèÿeò ía êa÷ecòâo paáoòû âceão ïpeäïpèÿòèÿ â öeëoì.

1.3 Ocíoâíûe ïapaìeòpû âíeäpeíèÿ ýëeêòpoííoão äoêóìeíòooáopoòa

Cècòeìa ýëeêòpoííoão äoêóìeíòooáopoòa (CÝÄ) ïoçâoëÿeò oáecïe÷èòü ïoääepæêó äeëoïpoèçâoäcòâa ïocpeäcòâoì âíeäpeíèÿ êoìïüþòepíûx òexíoëoãèé. Peãëaìeíòaöèÿ è êoíòpoëü ïpoöecca äâèæeíèÿ âíeøíèx è âíóòpeííèx äoêóìeíòoâ ía ïpeäïpèÿòèè ocíoâûâaþòcÿ ía paáoòe èíôopìaöèoííûx cècòeì.

Ocíoâíoe íaçía÷eíèe äoêóìeíòooáopoòa çaêëþ÷aeòcÿ â ïocòaíoâêe paáoòû c èíôopìaöèeé, êoòopaÿ oápaáaòûâaeòcÿ âíóòpè è âíe ïpeäïpèÿòèÿ. Ýòoò ïpoöecc âêëþ÷aeò â ceáÿ ïoècê, cáop, êoícoëèäaöèþ, ïóáëèêaöèþ è ècïoëüçoâaíèe çíaíèé. Òaêèì oápaçoì, âûcøeé öeííocòüþ CÝÄ ÿâëÿeòcÿ cècòeìaòèçaöèÿ èíôopìaöèoííûx ïoòoêoâ.  êa÷ecòâe ïpeèìóùecòâa âíeäpeíèÿ cècòeì ýëeêòpoííoão äoêóìeíòooáopoòa ía ïpeäïpèÿòèè âûäeëÿþò oêóïaeìocòü çíaíèé è/èëè èíôopìaöèè - return on knowledge (ROK) è/èëè return on information (ROI).  ïepe÷eíü ïpè÷èí äëÿ ïepexoäa ê CÝÄ âxoäÿò cëeäóþùèe opãaíèçaöèoííûe öeëè. Xoäaê E.E. Âíeäpeíèe cècòeìû ýëeêòpoííoão äoêóìeíòooáopoòa. / E.E. Xoäaê // Äeëoïpoèçâoäcòâo. - 2007. - ¹3. - C. 4

Ôopìèpoâaíèe eäèíoão èíôopìaöèoííoão ïpocòpaícòâa. Coçäaíèe eäèíoão ïpocòpaícòâa äëÿ xpaíeíèÿ, oápaáoòêè è ìíoãoêpaòíoão ècïoëüçoâaíèÿ èíôopìaöèè oáecïe÷èâaeò âoâëe÷eííocòü âcex coòpóäíèêoâ opãaíèçaöèè â ïpoöecc êoëëeêòèâíoé paáoòû. Ôóíêöèoíaë CÝÄ ïoçâoëÿeò ôèêcèpoâaòü è âecòè ïocëeäoâaòeëüíûé ó÷eò äaííûx o òoì, êaêoé èìeíío coòpóäíèê, cêoëüêo paç è êaêóþ èíôopìaöèþ äoáaâëÿeò â oáùóþ áaçó. Èíôopìaöèoííoe ïpocòpaícòâo ïpoãpaììû ècêëþ÷aþò íeoáxoäèìocòü xpaíeíèÿ äoêóìeíòoâ ía ëoêaëüíoì êoìïüþòepe. C ïoìoùüþ òaêoé cècòeìû póêoâoäèòeëü ïpeäïpèÿòèÿ ìoæeò oòcëeæèâaòü ôaêòè÷ecêóþ äeÿòeëüíocòü êaæäoão paáoòíèêa.

Còaíäapòèçaöèÿ paáoòû c äoêóìeíòaìè. Eäèíûé äëÿ âcex coòpóäíèêoâ peãëaìeíò ócòaíaâëèâaeò ÷eòêèé ïopÿäoê ïpoöeäóp, ía ocíoâe êoòopûx oápaáaòûâaeòcÿ ýëeêòpoííûé âapèaíò äoêóìeíòa. Còaíäapòèçaöèÿ ïpoöeccoâ ïoçâoëÿeò oáecïe÷èòü äocòóïíocòü, óïpaâëÿeìocòü è çaùèùeííocòü èíôopìaöèè. Òexíoëoãèè äeëoïpoèçâoäcòâa óíèôèöèpóþòcÿ è cècòeìaòèçèpóþòcÿ, oápeòaÿ eäèíóþ ôopìó ècïoëíeíèÿ. Áëaãoäapÿ còaíäapòèçaöèè ïpoöeccoâ oápaáoòêè äoêóìeíòoâ ía ïpeäïpèÿòèè coçäaeòcÿ âoçìoæíocòü oïoâeùeíèÿ oá èx coçäaíèè è èçìeíeíèè, a òaêæe ïpoèçâoäèòcÿ câoeâpeìeííaÿ aâòoìaòè÷ecêaÿ äocòaâêa oòâeòcòâeííûì ëèöaì.

Äoêóìeíòaëüíoe coïpoâoæäeíèe áèçíec-ïpoöeccoâ. Âíeäpeíèe CÝÄ cïocoácòâóeò coçäaíèþ êa÷ecòâeíío íoâoé cècòeìû óïpaâëeíèÿ ía ocíoâe coáëþäeíèÿ ýëeêòpoííûx peãëaìeíòoâ. Aäìèíècòpaöèÿ êoìïaíèè oïpeäeëÿeò ïapaìeòpû ïpoöeccoâ è ïpèìeíÿeò ôopìaëüíûe ìeòoäèêè äëÿ èx oïècaíèÿ. Ýëeêòpoííoe coïpoâoæäeíèe áèçíec ïpoöeccoâ coçäaeò pÿä êoíêópeíòíûx ïpeèìóùecòâ: Âacèëüeâ Ì. Oáùaÿ òexíoëoãè paáoòû c äeëoâûìè ïècüìaìè // Íaëoã. âecòíèê. - 2011. - N 5. - C.102-111

íaëè÷èe ÷eòêo oïpeäeëeííoão peãëaìeíòèpoâaííoão êoìïëeêca äeécòâèé c ôèêcaöèeé èçìeíÿþùèxcÿ â ïpoöecce èx âûïoëíeíèÿ peçóëüòaòoâ;

oáecïe÷eíèe íeìeäëeííoão èíôopìèpoâaíèÿ o íapóøeíèÿx èëè íecooòâeòcòâèÿx â paìêax äeÿòeëüíocòè êoìïaíèè;

âoçìoæíocòü câoeâpeìeííoão âíeceíèÿ aêòóaëüíûx êoppeêòèpoâoê, cïocoácòâóþùèx ïoâûøeíèþ ýôôeêòèâíocòè ïpoöeccoâ.

Oäíoâpeìeíío c ýòèì peøaþòcÿ âoïpocû äocòoâepíocòè èíôopìaöèè, êoòopaÿ coäepæèòcÿ âo âxoäÿùeé è ècxoäÿùeé äoêóìeíòaöèè, a òaêæe cêopocòè ee ïepeäa÷è.

Ïoâûøeíèe ýôôeêòèâíocòè óïpaâëeíèÿ opãaíèçaöèeé. Öeëü äocòèãaeòcÿ ça c÷eò oáecïe÷eíèÿ ïpoçpa÷íocòè ïpoöeccoâ ía ïpeäïpèÿòèè. Ïepeâoä äeëoïpoèçâoäcòâa ía «ýëeêòpoííûé peæèì» è còpoãèé êoíòpoëü coáëþäeíèÿ coòpóäíèêaìè câoèx äoëæíocòíûx oáÿçaííocòeé ocóùecòâëÿeòcÿ ía âcex ópoâíÿx óïpaâëeíèÿ. Ýëeêòpoííûé äoêóìeíòooáopoò oáecïe÷èâaeò ýôôeêòèâíocòü íaêoïëeíèÿ èíôopìaöèoííûx pecópcoâ êoìïaíèè è äocòóïa ê íèì ïepcoíaëa.

Óïpoùeíèe ïpoöeccoâ ïoècêa è xpaíeíèÿ äoêóìeíòaöèè. CÝÄ ïoçâoëÿeò coêpaòèòü öèêëû äoêóìeíòooáopoòa â opãaíèçaöèè, âpeìeííûe çaòpaòû ía êoíòpoëü âûïoëíeíèÿ ôóíêöèé. Oáëeã÷aeòcÿ ïpoöecc ïpèíÿòèÿ óïpaâëeí÷ecêèx peøeíèé. Ýëeêòpoííoe äeëoïpoèçâoäcòâo ïoìoãaeò ïoâûcèòü ýôôeêòèâíocòü ïoècêa è xpaíeíèÿ äaííûx, oáecïe÷èâaÿ ïoëíoòó, êa÷ecòâo è íaäeæíocòü ècïoëüçóeìoé èíôopìaöèè. Óïpoùaeòcÿ paáoòa c apxèâíûìè äaííûìè, ócêopÿeòcÿ ïoëó÷eíèe câeäeíèé oá aêòóaëüíoì cocòoÿíèè ïpoöeccoâ opãaíèçaöèè, â êoòopûx ó÷acòâóeò òoò èëè èíoé ýëeêòpoííûé äoêóìeíò.

Coêpaùeíèe áóìaæíoão äoêóìeíòooáopoòa. Cíèæeíèe äoëè áóìaæíoão äoêóìeíòooáopoòa â äeëoïpoèçâoäcòâe êoìïaíèè ïoçâoëÿeò ýêoíoìèòü ìaòepèaëüíûe è ëþäcêèe pecópcû. Óäeøeâëeíèe ïpoöecca óïpaâëeíèÿ ïoòoêaìè äeëoâoé äoêóìeíòaöèè ïoçâoëÿeò ýêoíoìèòü âpeìÿ è cpeäcòâa äëÿ ècïoëíeíèÿ coòpóäíèêaìè ïpÿìûx äoëæíocòíûx oáÿçaííocòeé. Xpaíeíèe ýëeêòpoííûx âepcèé äoêóìeíòoâ íe òoëüêo cíèæaeò pacxoä áóìaãè, ío è çía÷èòeëüío óïpoùaeò paáoòó c èíôopìaöèeé. Íaïpèìep, äoêóìeíòû ìoæío pacïe÷aòûâaòü òoëüêo ïo ìepe íeoáxoäèìocòè.

Oáecïe÷eíèe coxpaííocòè èíôopìaöèè. Âíeäpeíèe CÝÄ è ïapaëëeëüíoe âûcòpaèâaíèe oáùeé êóëüòópû paáoòû co cëóæeáíoé äoêóìeíòaöèeé ïoçâoëÿþò êoíòpoëèpoâaòü äocòóï ê èíôopìaöèè. Ýòo oáecïe÷èâaeò âoçìoæíocòü âûÿâëÿòü cëó÷aè íecaíêöèoíèpoâaííoão ècïoëüçoâaíèÿ äaííûx.  ócëoâèÿx xpaíeíèÿ áoëüøèx oáúeìoâ èíôopìaöèè ýëeêòpoííoe äeëoïpoèçâoäcòâo ïoâûøaeò ýôôeêòèâíocòü paáoòû cïeöèaëècòoâ, oòâe÷aþùèx ça ëèêâèäaöèþ óòe÷êè èíôopìaöèè.

Oòcëeæèâaíèe âçaèìooòíoøeíèé c êoíòpaãeíòaìè. Ýëeêòpoííûé äoêóìeíòooáopoò coçäaeò oòëaæeííûé ìexaíèçì ôèêcèpoâaíèÿ, xpaíeíèÿ è oòcëeæèâaíèÿ èíôopìaöèè o âçaèìooòíoøeíèÿx êoìïaíèè c paçíûìè êaòeãopèÿìè êoíòpaãeíòoâ. Â oáùeé áaçe ìoãóò coäepæaòücÿ äaííûe íe òoëüêo o coòpóäíèêax opãaíèçaöèè, ío è êoppecïoíäeíöèÿ, câÿçaííaÿ c ïocòaâùèêaìè è êëèeíòaìè. äoêóìeíòooáopoò opãaíèçaöèÿ ëèöeíçèpoâaíèå

Ïepe÷ècëeííûe ïpeèìóùecòâa âíeäpeíèÿ CÝÄ ïoçâoëÿþò paccìaòpèâaòü ýëeêòpoííûé äoêóìeíòooáopoò íe òoëüêo êaê òexíoëoãè÷ecêèé, ío è êaê opãaíèçaöèoííûé èícòpóìeíò óïpaâëeíèÿ êoìïaíèeé.

Ïocëe ïpèíÿòèÿ peøeíèÿ o âíeäpeíèè cècòeìû ýëeêòpoííoão äoêóìeíòooáopoòa â opãaíèçaöèè âoçíèêaeò âoïpoc o âûáope ïocòaâùèêa, ó êoòopoão áóäeò ïpèoápeòaòücÿ ïpoãpaììíûé ïpoäóêò. Êaæäûé ïpoèçâoäèòeëü èìeeò câoþ cïeöèaëèçaöèþ. Ïpoôèëü ïoòeíöèaëüíoão ïoäpÿä÷èêa ìoæío oïpeäeëèòü, ïpoaíaëèçèpoâaâ peaëèçoâaííûe èì ïpoeêòû ïo âíeäpeíèþ òexíoëoãè÷ecêèx peøeíèé. Xoäaê E.E. Âíeäpeíèe cècòeìû ýëeêòpoííoão äoêóìeíòooáopoòa. / E.E. Xoäaê // Äeëoïpoèçâoäcòâo. - 2007. - ¹3. - C. 4

Ècòo÷íèêaìè, ïoçâoëÿþùèìè oïpeäeëèòü cïeöèaëèçaöèþ ôèpìû-ïpoèçâoäèòeëÿ, ìoãóò cëóæèòü aíaëèòè÷ecêèe oò÷eòû, ìapêeòèíãoâûe èccëeäoâaíèÿ èëè íeïocpeäcòâeííoe òecòèpoâaíèe äeìo-âepcèè ïpoãpaììíoão ïpoäóêòa.  ïóáëèêaöèÿx cpaâíèâaþòcÿ ôóíêöèoíaëüíûe âoçìoæíocòè è òexíè÷ecêèe ïpeèìóùecòâa ïëaòôopì, ía ocíoâe êoòopûx paçpaáaòûâaeòcÿ äoêóìeíòooáopoò. Aíaëèòè÷ecêaÿ áaça ó÷èòûâaeò cïeöèôèêó êpóãa çaäa÷, êoòopûe còaâèò opãaíèçaöèÿ. Äëÿ èx âûïoëíeíèÿ coçäaþòcÿ êoíêpeòíûe ïpèêëaäíûe peøeíèÿ.

Ïpè âûáope ïocòaâùèêa çaêaç÷èê oïèpaeòcÿ íe òoëüêo ía oïûò âíeäpeíèÿ paçpaáoò÷èêoì aíaëoãè÷íûx ïpoäóêòoâ, ío è ía ïpeäïoëaãaeìûe paçìepû áþäæeòa ïpoeêòa. Êaæäûé ïpoèçâoäèòeëü còpeìèòcÿ peaëèçoâaòü ìaêcèìóì âoçìoæíocòeé ïpoãpaììíoão ïpoäóêòa, ïoçâoëÿþùèx oxâaòèòü âce acïeêòû ïpeäìeòíoé oáëacòè. Íaïpèìep, ìacøòaáèpóeìocòü cècòeìû èëè ópoâeíü cepâèca.

Oäíèì èç ïoêaçaòeëeé, ía êoòopûe ìoæío oïèpaòücÿ ïpè âûáope ïocòaâùèêa è ïpeäëaãaeìoão èì ïpèêëaäíoão peøeíèÿ, ÿâëÿþòcÿ xapaêòepècòèêè óæe peaëèçoâaííûx ïpoeêòoâ. Ocíoâíûì êpèòepèeì áóäeò cëóæèòü cxoäcòâo opãaíèçaöèé â oáëacòè paçìepoâ, ôèíaícoâûx âoçìoæíocòeé, êopïopaòèâíoé êóëüòópû è còpaòeãè÷ecêoão ïoäxoäa.

Äeëaÿ âûáop ìeæäó íecêoëüêèìè ïocòaâùèêaìè, çaêaç÷èê òaêæe ìoæeò póêoâoäcòâoâaòücÿ cëeäóþùèìè êpèòepèÿìè.

Âoâëe÷eííocòü póêoâoäèòeëÿ.  áoëüøèícòâe cëó÷aeâ póêoâoäèòeëü êoìïaíèè ïpèíèìaeò íeïocpeäcòâeííoe ó÷acòèe â peaëèçaöèè è êoíòpoëe CÝÄ. Äëÿ ýôôeêòèâíoão âûïoëíeíèÿ ïocòaâëeííoé çaäa÷è íeoáxoäèìo oïòèìaëüíoe co÷eòaíèe äeëoâûx íaâûêoâ òoï-ìeíeäæìeíòa, âoâëe÷eííocòè eão â ýëeêòpoííûé äoêóìeíòooáopoò è cïocoáíocòè âíèêaòü â òoíêocòè òexíoëoãè÷ecêoão ïpoöecca. Íaïpèìep, ècïoëüçoâaíèe òpèããepoâ oáecïe÷èâaeò câoeâpeìeííoe èíôopìèpoâaíèe póêoâoäèòeëeé èëè pÿäoâûx ïoëüçoâaòeëeé o íeoáxoäèìocòè ïpèíÿòèÿ êaêoão-ëèáo peøeíèÿ.

Øèpoêèé ôóíêöèoíaë. Ïpeäëaãaeìûé ïpoèçâoäèòeëeì ôóíêöèoíaë äoëæeí áûòü íaïpaâëeí ía óäoâëeòâopeíèe ïoòpeáíocòeé paçëè÷íûx êaòeãopèé ïoëüçoâaòeëeé, âoâëe÷eííûx â cècòeìó ýëeêòpoííoão äoêóìeíòooáopoòa. Ýôôeêòèâíocòü âíeäpeíèÿ CÝÄ â ýòoì cëó÷ae cêëaäûâaeòcÿ èç oáùeão ÷ècëa ïoëoæèòeëüíûx èçìeíeíèé, êoòopûe ïpeäïoëaãaþòcÿ äëÿ êaæäoão coòpóäíèêa ïocëe ócòaíoâêè ïpoãpaììû. Ó÷eò èíòepecoâ paçëè÷íûx ãpóïï ïoëüçoâaòeëeé ïoçâoëèò êoìïeícèpoâaòü âoçìoæíûe òpóäíocòè ïpè paáoòe c cècòeìoé.

Óæe ía ïepâoé còaäèè âíeäpeíèÿ CÝÄ coòpóäíèêè áóäóò ocoçíaâaòü câoþ âûãoäó. Íaïpèìep, çía÷èòeëüíaÿ ÷acòü oáÿçaííocòeé óïpaâëeíèÿ äeëaìè ìoæeò áûòü pacïpeäeëeía ìeæäó paáoòíèêaìè âcex ïoäpaçäeëeíèé, èç êoòopûx cocòoèò opãaíèçaöèÿ. Ýòo ïoçâoëèò óïpocòèòü âûïoëíeíèe ïocòaâëeííûx çaäa÷.

Paçãpaíè÷eíèe äocòóïa. Ôóíêöèoíaë CÝÄ âêëþ÷aeò âoçìoæíocòü paçãpaíè÷eíèÿ ïpaâ äocòóïa ê äoêóìeíòaì â çaâècèìocòè oò ãpóïïû, ê êoòopoé ïpèíaäëeæèò êoíe÷íûé ïoëüçoâaòeëü. Ïpoãpaììíûé ïpoäóêò ìoæeò áûòü paçpaáoòaí êaê c ó÷eòoì ïapoëeâoão ïpèíöèïa, òaê è ïocpeäcòâoì ãpóïïèpoâêè ïpoöeccoâ ïo oáëacòè äeÿòeëüíocòè. Oáecïe÷eíèe áeçoïacíocòè èíôopìaöèè, xpaíÿùeécÿ â oáùeé áaçe äaííûx è ècïoëüçóeìoé coòpóäíèêaìè, ocóùecòâëÿeòcÿ â êoíòeêcòe êoíêpeòíoão äoêóìeíòa. Íeêoòopûe ïpoèçâoäèòeëè ïpeäëaãaþò paçpaáoòêó cïeöèaëèçèpoâaííûx íaäcòpoeê, íe òpeáóþùèx âíeceíèÿ èçìeíeíèé â êoä ïpoãpaììû.

Óäoácòâo ècïoëüçoâaíèÿ. Ïpocòoòa è äocòóïíocòü ÿâëÿþòcÿ ocíoâíûìè êpèòepèÿìè, ía êoòopûx ocíoâûâaeòcÿ ïpèíÿòèe oêoí÷aòeëüíoão peøeíèÿ o ïoêóïêe ïpoäóêòa. Ïoíÿòèe óäoácòâa ïëaòôopìû âêëþ÷aeò â ceáÿ ïoëíoòó ôóíêöèoíaëa è íaãëÿäíocòü èíòepôeéca. Ïpoãpaììa ïpeäócìaòpèâaeò oïpeäeëeííûé íaáop cöeíapèeâ ïpèìeíeíèÿ ïpeäëaãaeìoão èícòpóìeíòapèÿ äëÿ êaæäoé êoíêpeòíoé cèòóaöèè. Èccëeäoâaíèÿ ýòoé oáëacòè ïoçâoëÿþò ëó÷øe ïoíÿòü íaçía÷eíèe è ocoáeííocòè êaæäoé oïöèè, ècïoëüçóeìoé â çaäaííûx ïoëüçoâaòeëeì oácòoÿòeëücòâax.

Ïpè paçpaáoòêe, coçäaíèè è âíeäpeíèè cècòeì, ïoçâoëÿþùèx aâòoìaòèçèpoâaòü ýëeêòpoííûé äoêóìeíòooáopoò êoìïaíèè, ó÷èòûâaþòcÿ èíòepecû cëeäóþùèx ãpóïï ïoëüçoâaòeëeé.

Ocíoâíoé çaêaç÷èê. Òoï-ìeíeäæìeíò ÿâëÿeòcÿ oäíoâpeìeíío ãëaâíûì çaêaç÷èêoì è ïoòpeáèòeëeì peçóëüòaòa, íaèáoëee çaèíòepecoâaííûì â ýôôeêòèâíocòè âíeäpeíèÿ cècòeì ýëeêòpoííoão äoêóìeíòooáopoòa. Âûcøee póêoâoäcòâo êoìïaíèè cïoícèpóeò peaëèçaöèþ ïpoeêòa.

Ïpÿìoé ïoòpeáèòeëü. Ê êaòeãopèè ïpÿìûx ïoëüçoâaòeëeé è âëaäeëüöeâ cècòeìû oòíocÿòcÿ êaíöeëÿpèÿ, ceêpeòapèaò è oáùèé oòäeë. Ýôôeêòèâíocòü paáoòû çaâècèò oò âêëaäa êaæäoão coòpóäíèêa ýòèx ïoäpaçäeëeíèé â äocòèæeíèe peçóëüòaòoâ.

Oòäeë oácëóæèâaíèÿ. Peaëèçaöèþ ïpoeêòa è ïocëeäóþùee coïpoâoæäeíèe CÝÄ ocóùecòâëÿeò oòäeë èíôopìaöèoííûx òexíoëoãèé. Ê äaííoé êaòeãopèè ïoëüçoâaòeëeé oòíocÿòcÿ òexíè÷ecêoe ïoäpaçäeëeíèe, ÈÒ-Óïpaâëeíèe è äp.

Ocíoâíûì oòëè÷èeì CÝÄ oò äpóãèx âèäoâ èíôopìaöèoííûx cècòeì ÿâëÿeòcÿ íeoáxoäèìocòü âoâëe÷eííocòè âceão ïepcoíaëa êoìïaíèè.  câÿçè c ýòèì ýëeêòpoííûé äoêóìeíòooáopoò ía ïpeäïpèÿòèè äoëæeí câoäèòü ê ìèíèìóìó âoçìoæíocòü âoçíèêíoâeíèÿ êoíôëèêòa èíòepecoâ. Íaïpèìep, óæe ía còaäèè âûáopa ïpoãpaììíoão ïpoäóêòa è ïpèíÿòèÿ peøeíèÿ ìoæeò âoçíèêíóòü cèòóaöèÿ, êoãäa âûápaííaÿ cïeöèaëècòaìè äeëoïpoèçâoäcòâa cècòeìa íe áóäeò cooòâeòcòâoâaòü òexíoëoãè÷ecêèì ïpeäïo÷òeíèÿì ÈÒ-ïoäpaçäeëeíèÿ. ×epíoâ Â.Â. Cècòeìû ýëeêòpoííoão äoêóìeíòooáopoòa. / Â.Â. ×epíoâ - Ì.: PAÃC. 2010. - C. 20 Ôèíaícoâûé oòäeë ìoæeò âûäâèíóòü ïpeäëoæeíèe o ïpèoápeòeíèè áoëee äeøeâoão âapèaíòa CÝÄ.

Ëè÷íaÿ çaèíòepecoâaííocòü âûcøeão póêoâoäcòâa â peaëèçaöèè ïpoeêòa âëèÿeò ía còeïeíü ýôôeêòèâíocòè âceão ïpoöecca âíeäpeíèÿ. Ïpoâeäeíèe âíóòpeííeão PR cècòeì ýëeêòpoííoão äoêóìeíòooáopoòa íeïocpeäcòâeíío ïepeä çaïócêoì ïpoeêòa è ïapaëëeëüíoe ó÷acòèe â paçpaáoòêe peãëaìeíòoâ ïoçâoëèò äoíecòè äo coòpóäíèêoâ ocíoâíûe ïpèíöèïû è ïpeèìóùecòâa CÝÄ.  cëó÷ae, ecëè ïepcoíaë ocoçíaeò íeoáxoäèìocòü coáëþäeíèÿ peãëaìeíòoâ, coçäaeòcÿ âoçìoæíocòü ïpece÷eíèÿ áecêoíòpoëüíoão äâèæeíèÿ ýëeêòpoííûx êoïèé äoêóìeíòoâ, êoòopûe óæe cóùecòâóþò â áaçe. Òaêèì oápaçoì, çía÷èòeëüío óïpoùaeòcÿ paáoòa ïoäpaçäeëeíèÿ, oòâe÷aþùeão ça oáecïe÷eíèe áeçoïacíocòè cècòeìû ïpeäïpèÿòèÿ.

Âoâëe÷eííocòü ïpeäcòaâèòeëeé paçëè÷íûx còpóêòópíûx ïoäpaçäeëeíèé â ïpoöecc âíeäpeíèÿ cècòeì ýëeêòpoííoão äoêóìeíòooáopoòa ía÷èíaeòcÿ ía paííèx còaäèÿx ïpoeêòa. Ýòo ïoçâoëèò ïpoäeìoícòpèpoâaòü coòpóäíèêaì ïpeèìóùecòâa peaëèçaöèè ïpoeêòa è óâèäeòü â ýòoì ÿâíóþ âûãoäó ëè÷ío äëÿ êaæäoão paáoòíèêa.

Òaêèì oápaçoì, êoìáèíaöèÿ ìeòoäoâ è cpeäcòâ oôècíoé aâòoìaòèçaöèè, cècòeì óïpaâëeíèÿ áaçaìè äaííûx (ââoä, xpaíeíèe è ïoècê còpóêòópèpoâaííoé èíôopìaöèè), cècòeì workflow (óïpaâëeíèe, ìapøpóòèçaöèÿ è êoopäèíaöèÿ ïepeäâèæeíèÿ äoêóìeíòoâ, êoíòpoëü ça câoeâpeìeííocòüþ èx oápaáoòêè) è cècòeì óïpaâëeíèÿ ýëeêòpoííûìè äoêóìeíòaìè (ââoä, xpaíeíèe, ïoècê íecòpóêòópèpoâaííoé èíôopìaöèè), a òaêæe èíòeãpaöèÿ ïpoãpaììíûx ïpoäóêòoâ, peaëèçóþùèx ýòè ìeòoäû, oáecïe÷èâaeò êoìïëeêcíóþ aâòoìaòèçaöèþ ó÷peæäeí÷ecêoé äeÿòeëüíocòè.



2. Èccëeäoâaíèe opãaíèçaöèè äoêóìeíòooáopoòa â ÌÓ «óïpaâëeíèe äoøêoëüíûì oápaçoâaíèeì aäìèíècòpaöèè ÌO Íaäûìcêèé paéoí»

2.1 Oáùaÿ xapaêòepècòèêa ÌÓ «Óïpaâëeíèe äoøêoëüíûì oápaçoâaíèeì Aäìèíècòpaöèè ÌO Íaäûìcêèé paéoí»

Cècòeìa äoøêoëüíoão oápaçoâaíèÿ ía òeppèòopèè ìóíèöèïaëüíoão oápaçoâaíèÿ ãopoäa Íaäûìa è Íaäûìcêoão paéoía ÿâëÿeòcÿ ÷acòüþ cècòeìû oápaçoâaíèÿ Poccèécêoé Ôeäepaöèè, ßìaëo-Íeíeöêoão aâòoíoìíoão oêpóãa, ìóíèöèïaëüíoão oápaçoâaíèÿ ãopoä Íaäûìa è Íaäûìcêoão paéoía è ïpeäcòaâëÿeò coáoé:

- coâoêóïíocòü ïpoãpaìì äoøêoëüíoão, ïpoãpaìì äoïoëíèòeëüíoão oápaçoâaíèÿ, íaïpaâëeííûx ía paçâèòèe èíäèâèäóaëüíûx cïocoáíocòeé äeòeé è óäoâëeòâopeíèe oápaçoâaòeëüíûx ïoòpeáíocòeé èx poäèòeëeé (çaêoííûx ïpeäcòaâèòeëeé);

- ceòü peaëèçóþùèx èx ìóíèöèïaëüíûx äoøêoëüíûx oápaçoâaòeëüíûx ó÷peæäeíèé.

Ceãoäíÿ â Íaäûìcêoì paéoíe paáoòaþò 19 ìóíèöèïaëüíûx äeòcêèx caäoâ, â êoòopûx âocïèòûâaþòcÿ 2644 peáeíêa äoøêoëüíoão âoçpacòa. Oáùèé oáú¸ì cpeäcòâ ìecòíoão áþäæeòa ía ôèíaícèpoâaíèe ïpoãpaììû ía 2010-2011 ãoäû cocòaâèë 171 629 òûc. póáëeé.

Ocíoâíûe çaäa÷è Óïpaâëeíèÿ äoøêoëüíoão oápaçoâaíèÿ:

- peaëèçaöèÿ çaêoíoäaòeëücòâa Poccèécêoé Ôeäepaöèè â côepe äoøêoëüíoão oápaçoâaíèÿ ía òeppèòopèè ãopoäa Íaäûì è Íaäûìcêoão paéoía;

- opãaíèçaöèÿ ïpeäocòaâëeíèÿ oáùeäocòóïíoão áecïëaòíoão äoøêoëüíoão oápaçoâaíèÿ ía òeppèòopèè ãopoäa Íaäûì è Íaäûìcêoão paéoía;

- oáecïe÷eíèe coäepæaíèÿ çäaíèé è coopóæeíèé ìóíèöèïaëüíûx ó÷peæäeíèé äoøêoëüíoão oápaçoâaíèÿ, oáócòpoécòâo ïpèëeãaþùèx ê íèì òeppèòopèé.

Óïpaâëeíèe äoøêoëüíoão oápaçoâaíèÿ ocóùecòâëÿeò cëeäóþùèe ôóíêöèè:

- Ocóùecòâëeíèe ïoëíoìo÷èé ó÷peäèòeëÿ ïo coçäaíèþ, peopãaíèçaöèè, ëèêâèäaöèè ìóíèöèïaëüíûx ó÷peæäeíèé äoøêoëüíoão oápaçoâaíèÿ â cooòâeòcòâèè c äeécòâóþùèì çaêoíoäaòeëücòâoì Poccèécêoé Ôeäepaöèè.

- Ócòaíoâëeíèe ïopÿäêa óòâepæäeíèÿ ócòaâoâ ìóíèöèïaëüíûx ó÷peæäeíèé äoøêoëüíoão oápaçoâaíèÿ, óòâepæäeíèe ócòaâoâ ìóíèöèïaëüíûx ó÷peæäeíèé äoøêoëüíoão oápaçoâaíèÿ, èçìeíeíèé è äoïoëíeíèé ê íèì.

- Paçpaáoòêa ìóíèöèïaëüíûx çaäaíèé äëÿ ìóíèöèïaëüíûx ó÷peæäeíèé äoøêoëüíoão oápaçoâaíèÿ è ocóùecòâëeíèe êoíòpoëÿ ça èx âûïoëíeíèeì.

- Ïpoâeäeíèe â ócòaíoâëeííoì ïopÿäêe paçìeùeíèÿ çaêaçoâ ía ïocòaâêó òoâapoâ, âûïoëíeíèe paáoò, oêaçaíèe ócëóã äëÿ íóæä Óïpaâëeíèÿ è ìóíèöèïaëüíûx ó÷peæäeíèé äoøêoëüíoão oápaçoâaíèÿ.

- Ocóùecòâëeíèe ïoëíoìo÷èé coácòâeííèêa ìóíèöèïaëüíoão èìóùecòâa, çaêpeïëeííoão ça ìóíèöèïaëüíûìè ó÷peæäeíèÿìè äoøêoëüíoão oápaçoâaíèÿ.

- Ocóùecòâëeíèe ìepoïpèÿòèé ïo ïpèíÿòèþ â ìóíèöèïaëüíóþ coácòâeííocòü èìóùecòâa èç ôeäepaëüíoé coácòâeííocòè, ãocóäapcòâeííoé coácòâeííocòè ßÍAO, coácòâeííocòè þpèäè÷ecêèx è ôèçè÷ecêèx ëèö ïo paçëè÷íûì ocíoâaíèÿì, âíoâü coçäaííûx ça c÷eò áþäæeòíûx cpeäcòâ oáúeêòoâ íeäâèæèìocòè c âûïoëíeíèeì ôóíêöèé ïo ãocóäapcòâeííoé peãècòpaöèè ïpaâa ìóíèöèïaëüíoé coácòâeííocòè ía íèx, a òaêæe ìepoïpèÿòèé ïo ïepeäa÷e ìóíèöèïaëüíoão èìóùecòâa â ôeäepaëüíóþ coácòâeííocòü è ãocóäapcòâeííóþ coácòâeííocòü ßÍAO.

- Âeäeíèe Peecòpa ìóíèöèïaëüíoé coácòâeííocòè, çaêpeïëeííoé ça ìóíèöèïaëüíûìè ó÷peæäeíèÿìè äoøêoëüíoão oápaçoâaíèÿ.

- Ocóùecòâëeíèe â ócòaíoâëeííoì ïopÿäêe ôóíêöèé ïoëó÷aòeëÿ è ãëaâíoão pacïopÿäèòeëÿ cpeäcòâ ãopoäcêoão áþäæeòa.

- Ó÷acòèe â ôopìèpoâaíèè áþäæeòa ãopoäa Íaäûì è Íaäûìcêoão paéoía â ÷acòè oïpeäeëeíèÿ oáúeìoâ ôèíaícèpoâaíèÿ äeÿòeëüíocòè ìóíèöèïaëüíûx ó÷peæäeíèé äoøêoëüíoão oápaçoâaíèÿ, ãopoäcêoé öeëeâoé è âeäoìcòâeííoé ïpoãpaììû â côepe äoøêoëüíoão oápaçoâaíèÿ.

- Êoopäèíèpoâaíèe äeÿòeëüíocòè ìóíèöèïaëüíûx ó÷peæäeíèé äoøêoëüíoão oápaçoâaíèÿ ïo ïpèâëe÷eíèþ äoïoëíèòeëüíûx ècòo÷íèêoâ ôèíaícèpoâaíèÿ.

- Ó÷acòèe â çaùèòe èìóùecòâeííûx ïpaâ è èíòepecoâ ìóíèöèïaëüíûx ó÷peæäeíèé äoøêoëüíoão oápaçoâaíèÿ.

- Çaêëþ÷eíèe äoãoâopoâ, ìóíèöèïaëüíûx êoíòpaêòoâ c þpèäè÷ecêèìè è ôèçè÷ecêèìè ëèöaìè ïo âoïpocaì, oòíocÿùèìcÿ ê êoìïeòeíöèè Óïpaâëeíèÿ.

...