Автоматизация кадрового документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Теоретико-методические основы штатного расписания

1.1 Основные понятия штатного расписания

1.2 Методика составления штатного расписания

1.3 Кадровый документооборот и его формирование

2. Обоснование выбора проектируемой задачи в формировании штатного расписания

2.1 Характеристика проектируемой задачи

2.2 Обоснование мероприятий автоматизации кадрового делопроизводства

2.3 Информационное обеспеченье ведения штатного расписания в автоматизированном режиме

3. Программная реализация СУБД «Штатного расписания»

3.1 Базовое программное обеспечение для построения СУБД

3.2 Алгоритм создания базы данных

3.3 Формирование структуры базы данных

3.4 Результат работы информационной системы

Заключение

Список использованной литературы

Приложения



Введение

В настоящее время особое значение придается повышению уровня работы с кадрами, постановке этой работы на прочный научный фундамент, использованию накопленного в течении многих лет отечественного и зарубежного опыта.

Социальные реформы Российской Федерации ставят перед собой задачи повышения результативности труда, трудовой активности, развития предприимчивости и деловой инициативы, а так же внедрения надежных механизмов соблюдения предпринимателями всех форм собственности правовых гарантий, представляемых работникам наемного труда.

Все выше изложенное конкретным образом определяет важность и актуальность темы данной курсовой работы.

Целью работы является - исследования особенностей формирования штатного расписания.

Предметом курсовой работы является автоматизация кадрового документооборота.

Теоретической основой работы является как труды отечественных специалистов, так и западных.



1. Теоретико-методические основы штатного расписания

1.1 Основные понятия штатного расписания

Штат - это состав работников организации, определяемый руководством на определенный период.

Различные источники дают различные определения понятию «штатное расписание», но, в принципе, суть их сводится к следующему: штатное расписание -- это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.

Штатное расписание - локальный нормативный акт, в котором в сводном виде фиксируется сложившееся на предприятии разделение труда между работниками, отраженное в должностных (рабочих) инструкциях, а также указывается фонд заработной платы.

Штатное расписание является весьма удобным инструментом для работодателя, выполняющим сразу несколько функций. Так, штатное расписание:

-позволяет четко проследить организационную структуру компании ее

структурные подразделения;

-закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);

-позволяет проследить систему оплаты труда для работников структурных подразделений;

-устанавливает и закрепляет размеры надбавок;

-облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии.

Штатное расписание, как правило, группирует должности по подразделениям и позволяет сравнивать эти подразделения по численности занятых в них работников, набору должностей и квалификационных групп (т.е. по их квалификационному составу), уровню оплаты одноименных должностей и квалификационных групп. Данная группировка позволяет осуществлять анализ загрузки работников, объем и качество выполняемых ими работ, целесообразность разделения труда, а так же вопросы нормирования и качества труда.

Штатное расписание -- кадровый документ, который есть в большинстве организаций.

В ТК РФ штатное расписание упоминается в ст. 15, содержащей определение трудовых отношений и в ст. 57, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.

Штатное расписание используется не только для определения уровня оплаты труда, но и для закрепления структуры управления предприятием; нормирования численности работников, в том числе в профессионально-квалификационном разрезе; контроля за административно-управленческими расходами, как основание для установления доплаты за увеличение объема работ. Как нормативный документ штатное расписание может выполнять функцию социальной защиты: индивидуальные условия оплаты по трудовому договору с работниками не должны быть ниже предусмотренных штатным расписанием и коллективным договором.

Целесообразно в разрабатываемое штатное расписание закладывать возможное совмещение профессий работников с выплатой вознаграждений (персональных надбавок) в размере от 50 до 100% от гарантированного размера заработной платы по совмещаемой должности. Это гарантированно дает экономию затрат на содержание рабочих мест. Штатное расписание с учетом инфляции и ротации кадров необходимо корректировать 1-2 раза в год, путем индексации окладов и тарифных ставок. Существуют три самых распространенных способа индексации заработной платы сотрудников:

-путем установления заработной платы и персональных надбавок в долларах с расчетом рублевого эквивалента ежемесячно по среднему курсу ЦБ РФ;

-путем привязки заработной платы к минимальному размеру оплаты труда работников бюджетной сферы с помощью коэффициентов по различным должностям;

-путем установления заработной платы в рублях с введением индексного коэффициента на уровень инфляции. Например, если годовая инфляция 5%, то размер коэффициента - 1,05 для всех работников.

В целях сохранения коммерческой тайны (размера заработной платы и перечня должностей) штатное расписание (форма Т-3) обычно составляется в двух экземплярах для директора и главного бухгалтера. Во все остальные подразделения доводятся только соответствующие части штатного расписания, а в отделы кадров - информация по вакантным должностям.

Необходимо отметить, что формирование штатного расписания достаточно сложный процесс, состоящий из нескольких этапов и требующий привлечения не только специалистов службы персонала, но и экономистов. В разных организациях функции по составлению штатного расписания выполняются разными структурными подразделениями. Возлагая на работников какого-либо структурного подразделения ответственность за формирование штатного расписания, руководство нередко отталкивается от размера организации. На сегодняшний день в России существуют как большие организации с численностью персонала свыше 500 человек, так и малые предприятия, численность которых не превышает 50 сотрудников. Есть также предприниматели без образования юридического лица, у которых работают наемные работники. Поскольку в большинстве малых предприятий и у индивидуальных предпринимателей нет ни отделов кадров, ни отделов организации и оплаты труда, то составлением штатного расписания занимаются сотрудники бухгалтерии, руководители или сами предприниматели. В средних предприятиях (от 100 человек), как правило, присутствует отдел кадров или служба персонала и, соответственно, функции составления и внесения изменений в штатное расписание передаются им (но нередки случаи, когда составлением и изменением штатного расписания опять же занимаются сотрудники бухгалтерии). В крупных компаниях, имеющих в своем составе как отделы кадров или службы персонала, так и отделы организации и оплаты труда, разработкой штатного расписания занимаются названные подразделения.

1.2 Методика составления штатного расписания

Прежде чем приступить к составлению штатного расписания, необходимо определиться с организационной структурой предприятия. Организационная структура -- это схематическое отображение структурных подразделений. В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности. В организационной структуре также можно отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.

Однозначно обозначить, где лежит граница ответственности за составление штатного расписания проблематично, но разграничить некоторые этапы составления штатного расписания, а заодно заполнить унифицированную форму № Т-3 -- попробуем.

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением).

Заполнение унифицированной формы Т-3 «Штатное расписание» следует начинать с наименования организации -- оно должно указываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого наименования. Для того чтобы не возникало вопросов и спорных ситуаций, желательно закрепить правила заполнения реквизитов в локальном нормативном акте о документации и документообороте (положении, инструкции).

Далее проставляется номер документа. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например -- «шр»).

Дата документа проставляется в специально отведенной графе в виде «дд.мм.гггг.» Дата штатного расписания не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа «Штатное расписание на «____»_______ 20 года, т.е. на определенную дату, с которой штатное расписание вступает в действие.

Постановлением Госкомстата России, которым введена унифицированная форма № Т-3, предусмотрено утверждение штатного расписания приказом руководителя организации. Для этого в отдельной графе проставляются дата и номер приказа, количество штатных единиц и месячный фонд заработной платы.

Первая колонка унифицированной формы называется «Наименование структурного подразделения». Если речь идет о коммерческой организации то, как правило, в наименованиях структурных подразделений нет никаких ограничений, не считая требований к терминологии и общепринятым понятиям и определениям (нежелательно называть структурные подразделения малопонятными иностранными словами). Однако существуют организации, в которых от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит ряд льгот, предоставляемых работникам по выходе на пенсию (например, медицинские и образовательные учреждения, предприятия, в состав которых входят производства с вредными условиями труда). Поэтому задача правильного отражения в штатном расписании наименований структурных подразделений ложится на отдел кадров или отдел организации и оплаты труда. Для облегчения работы в данном направлении существуют отраслевые классификаторы вредных производств или номенклатуры наименований структурных подразделений, а также тарифно-квалификационные справочники, общероссийские классификаторы. Список № 1 производств, работ, профессий, должностей и показателей на подземных работах, на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях. Список № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.

Наименования подразделений указываются по группам:

-руководство или административная часть (к таким подразделениям относятся дирекция, бухгалтерия, отдел кадров, др.);

-производственные подразделения;

-вспомогательные или обслуживающие подразделения.

К вспомогательным подразделениям обычно относят отдел снабжения, ремонтные службы и т.д.

Код структурного подразделения обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он также присваивается для удобства ведения документооборота (особенно это касается крупных предприятий). Посредством кодирования обозначается место более мелких подразделений в структуре крупных. Например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений -- отделы, в составе отделов -- группы. Если департамент обозначается цифровым кодом 01, то управление в составе департамента, соответственно, будет иметь нумерацию 01.01. Таким же образом обозначаются отделы и группы.

Графа «Профессия (должность)». Наименование должностей руководителей, специалистов и других служащих должны соответствовать тарифно-квалификационным характеристикам (требованиям) по общеотраслевым должностям служащих, а профессий рабочих - единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий рабочих (ЕТКС).

Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Как правило, сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее -- ведущих и главных специалистов, потом должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, затем -- рабочих.

Графа «Количество штатных единиц».

Как правило, количество штатных единиц организаций, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями. Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения и экономической целесообразностью.

При заполнении графы 4 штатного расписания, количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 0,75 и прочее.

Нормативные материалы по труду, применяемые для расчета штатной численности, утверждаются в установленном порядке или руководителем организации. По сфере применения нормативные материалы подразделяются на межотраслевые, отраслевые (ведомственные) и местные.

Межотраслевые нормативные материалы по труду разрабатываются исходя из организационно-технических условий, типичных для организаций нескольких ведомств. Отраслевые нормативные материалы по труду разрабатываются исходя из организационно-технических условий, типичных для предприятий одной отрасли.

Местные нормативные материалы разрабатываются на отдельные виды работ в тех случаях, когда отсутствуют соответствующие межотраслевые или отраслевые (ведомственные) нормативные материалы, а также при создании в организации более прогрессивных организационно-технических условий по сравнению с учтенными при разработке действующих межотраслевых и отраслевых (ведомственных) нормативных материалов для нормирования труда. Местные нормативные материалы утверждаются администрацией организации по согласованию с профсоюзным комитетом. Разработка их может осуществляться как самой организацией, так и на договорной основе специализированными организациями. Может быть сформировано специальное подразделение (бюро, группа). В организациях следует создавать библиотеки нормативных материалов, банки алгоритмов и программ. Кроме межотраслевых и отраслевых нормативных материалов по труду в базу включаются и местные нормативы.

Штатную численность работников бюджетных организаций рекомендуется установить на основе межотраслевых, отраслевых и местных нормативных материалов по труду, позволяющих определить необходимую численность работников функциональных подразделений организации или отдельных исполнителей.

Под необходимой численностью работников понимается численность, позволяющая эффективно и качественно выполнять конкретную работу при обеспечении условий научно обоснованных режимов труда и отдыха.

Для установления штатной численности работников организации

применяются следующие виды нормативных материалов - норма времени, выработки (нагрузки), управляемости, норма времени обслуживания, численности, типовые штаты.



1.3 Кадровый документооборот и его формирование

Входные документы:

Заявление о приеме на работу;

Заявление об увольнении с работы;

Иные заявления.

Выходные документы:

1. Штатное расписание;

2. Отчет по выбранному сотруднику;

3. Отчет о движении документов каждого сотрудника.

Информационная структура

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис.1. Информационная структура организации

Основные бизнес-процессы предметной области

К основным кадровым функциям можно отнести:

-прием на работу новых сотрудников;

-увольнение сотрудников;

-кадровое перемещение (изменение категории, изменение должности, изменение разряда, изменение графика работы, перевод на другой объект);

-оформление отпусков;

-оформление больничных листов;

-ведение штатного расписания;

-отчетность (перед бухгалтерией, перед Пенсионным фондом, перед статистическими органами, перед руководством).

Входящие и исходящие документы составляют 95% работы отдела кадров. Также отдел кадров обязан вести личную карточку на каждого сотрудника.

1. Прием на работу

При приеме на работу нового сотрудника на основании его заявления начальником предприятия подписывается "Приказ о приеме на работу".

Последовательность событий при приеме на работу такова:

-прием на работу нового сотрудника устно согласуется с начальником предприятия и начальником объекта, на который принимается сотрудник, также определяется его должность, специальность и оклад, если он отличен от положенного по штатному расписанию;

-сотрудник пишет заявление о приеме на работу;

-отдел кадров подготавливает приказ о приеме на работу;

-сотрудник подписывает приказ о приеме ("с приказом ознакомлен");

-приказ о приеме направляется на подпись начальнику;

-начальник подписывает приказ и возвращает его в отдел кадров.

Приказ о приеме подготавливается в отделе кадров и направляется на подпись начальнику. После того, как приказ подписан начальником и сотрудником, документ приобретает юридическую силу и сотрудник считается работающим, начиная с даты приема.

Категория -- присваивается в соответствии с принятой на предприятии классификацией. Классификация по категориям утверждается руководством предприятия приказом. Перечень категорий может меняться примерно раз в год.

Список категорий:

-руководители и специалисты;

-линейные ИТР;

-рабочие постоянные;

-рабочие временные;

-совместители;

-учащиеся.

2. Увольнение

Увольнение сотрудника оформляется "Приказом об увольнении". Сотрудник может инициировать приказ своим заявлением об увольнении.

3. Кадровое перемещение

Приказ о кадровом перемещении выпускается при изменении у сотрудника оклада, разряда (а значит, тарифа), категории, должности/специальности, объекта, графика работы и т.д.

Перемещение может быть временное, т.е. на определенный срок.

Документ Кадровое перемещение очень похож на документ Приказ о приеме на работу. Фактически сотрудник "принимается" на новое место работы, следовательно, действуют все те деловые правила, которые относятся к приказу о приеме.

4. Кадровые данные о сотруднике

При приеме на работу сразу заполняется "Личная карточка" сотрудника. Личная карточка содержит наиболее полную информацию о сотруднике и рассчитана на ее ведение в течение периода работы сотрудника.

5. Приказ по отпуску

Данный документ выпускается в случае, если сотрудник уходит в отпуск по какой-либо причине и формируется на основе заявления сотрудника на отпуск.

Приказ по отпуску подписывается сотрудником ("с приказом ознакомлен"), начальником объекта и руководителем предприятия.

6. Больничный лист

Больничный лист -- это документ, который подтверждает болезнь сотрудника. Во время его болезни ему выплачивается заработная плата, рассчитанная с учетом процента оплаты.

Документ больничный лист выпускается медицинским учреждением на специальной бумаге. Задача отдела кадров, рассчитать процент оплаты, зависящий от стажа, и направить этот документ в бухгалтерию.

7. Анкета застрахованного лица

Заполняется на вновь принятых сотрудников, у которых еще нет страхового номера пенсионного фонда. Затем "Анкета застрахованного лица" направляется в Пенсионный фонд, который присваивает лицу страховой номер и возвращает его обратно (карточка пенсионного страхования и сопроводительная ведомость).

Программа Пенсионного фонда ОАЗИС позволяет сформировать анкету, напечатать ее на бумаге и сформировать пачки документов для передачи в ПФ на дискете.

8. Индивидуальные сведения

Ежегодно в Пенсионный фонд сдаются индивидуальные сведения по застрахованным лицам.

9. Заявление на присвоение ИНН

Заполняется на вновь принятых сотрудников, у которых еще нет Идентификационного Номера Налогоплательщика (ИНН). Затем заявление направляется в Налоговую инспекцию, которая присваивает лицу номер и возвращает его обратно на предприятие.

10. Прочие документы и отчеты

К прочим кадровым документам и отчётам относятся [6]:

-кадровая часть справки о доходах;

-кадровая часть налоговой карточки;

-отчеты руководству;

-отчеты в органы статистики;

-прочие документы и отчеты (в банк, военкоматы, юбиляры, премии, благодарности, путевки, профсоюз, субботы, ведомости по б/л, внутр. док. и отчеты, табели учета рабочего времени, трудовые книжки и так далее).



2. Обоснование выбора проектируемой задачи в формировании штатного расписания

2.1 Характеристика проектируемой задачи

Штатное расписание - это важнейшая часть кадрового делопроизводства, которая должна обеспечиваться HR-системой, причем она должна быть легко настраиваемая под любую организационную структуру, та как именно с ней связаны кадры предприятия.

Объектом изучения данного курсового проекта является персонал организации, а также проект автоматизации учета персонала организации.

Задача проекта:

Формирование штатного расписания и ведение личного досье персонала в организациях с использованием средств интегрированного пакета прикладных программ или на основе профессиональных прикладных информационно-ориентированных систем.

Трудоемкость выполнения задачи:

Задача может быть выполнена посредством задействования двух сотрудников: программиста и менеджера по персоналу. В задачи программиста или системного администратора входит установка программного пакета и его настройка под нужды организации. Задачей менеджера по персоналу является заполнение личных карточек сотрудников и оформление сопутствующей документации посредством программного пакета.

Характеристика задачи:

Решение данной задачи начинается с формирования справочника информации об организации, в которой формируется штатное расписание, учитывая требования унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Потом перечня должностей, которые определяют кадровый контур системы управления организации.

Каждая должность характеризуется: ключевыми областями, находящимися в ее компетенции; схемой позиционирования служебных взаимосвязей; выполняемыми функциями; деловыми контактами; используемой информацией; требованиями к работнику, видом ставки оплаты труда, минимальной и максимальной её величиной, графиком работы. Ключевые или предметные области соответствуют разделу “Должен знать” типовой формы должностной инструкции, структура которых приводится в тарифно-квалификационных характеристиках.

2.2 Обоснование мероприятий автоматизации кадрового делопроизводства

Обоснование мероприятий автоматизации - это изучение экономической выгодности, анализ и расчет экономических показателей проекта. Проектом может быть создание технического объекта или предприятия, строительство здания или реконструкция, модернизация процессов путем внедрения новых программ (что в нашем случае и происходит).

Технико-экономическое обоснование процесса внедрения ПО для автоматизации кадрового документооборота организации:

1. Сокращение расходов в административном секторе организации

2. Увеличение качества выполняемых работ сотрудниками офиса

3. Появление согласованности действий звеньев всей структуры.

Начнем с оценки прямой экономии средств. Пусть она включает стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому посчитаем расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать, исходя из возможностей, одного сотрудника прочитать и усвоить определенное количество страниц документов в месяц. Предположим, что на одного сотрудника средней организации приходится 20 страниц в день и один напечатанный в организации лист стоит 0,5 руб.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить сложнее, она складывается экономия усилий за счет повторного использования существующих документов и экономии времени на поиск нужных документов за счет систематизации в их хранении и эффективности поиска.

Для расчёта примем коэффициент повторного использования в 20%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего, то общая экономия времени сотрудников составит примерно 6% (0,2*0,30)от их полного рабочего времени.

Экономию времени на поиск документа для определенности возьмем 5%. Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 11% (6%+5%).

Ускорение бизнес-процессов - наиболее очевидная выгода от внедрения процессов автоматизации с учетом этого документ, который обычно исполняется не менее трех дней, может быть исполнен в один-два дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько раз. Другими словами, это еще 10-30% экономии рабочего времени (для нашей задачи примем величину равную 10%).

Таким образом, наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат составила величину около 21%.

2.3 Информационное обеспеченье ведения штатного расписания в автоматизированном режиме

В проектируемой системе каждая из представленных функций реализована соответствующим программным модулем, каждый из которых имеет возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов. Процессы заполнения, корректировки и поиска данных реализованы однотипным способом во всех модулях. При добавлении и редактировании данных применяется контроль правильности ввода пользователем информации, путем ее сравнения с необходимым типом, диапазоном изменения возможных значений, маской ввода и т.д. Поиск информации можно производить как по отдельным полям таблиц, так и по совокупности полей, на частичное, либо полное совпадение условий поиска, без учета регистра букв для удобства пользователя, для численных полей и полей типа “дата” реализована возможность указания диапазонов изменения значений и т. д. В каждом из программных модулей системы предполагается наличие всех необходимых отчетных форм для формирования и печати документов установленной формы. Все отчеты генерируются автоматически, используя выборки информации из БД.

Разработка информационного обеспечения решаемой задачи управления персоналом включает в себя:

1) описание входной информации;

2) организацию структуризации и сбора информации, учитывая требования унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД);

3) описание промежуточной информации и информации, хранимой для связи с другими задачами;

4) схему информационных потоков;

5) описание входной и выходной информации.

Для решения поставленной задачи необходимо сформировать справочник об организации, в которой формируется штатное расписание, учитывая требования УСОРД. Потом справочник персонифицированных данных физических лиц, справочник должностей, которые определяют кадровый контур системы управления организации, справочник приказов (распоряжений) о приеме работников на работу по форме Т-1 (Т-1а).

Таблица 1 - Пример «Справочник организации»

Краткое Наименование	ОАО «Текмаш»
Сокращенное наименование	Текмаш
Полное наименование
Юр./физ.лицо:	Юридическое лицо
ИНН	458972654459
КПП	12589745612365
Префикс
Основной банковский счет
Контактная информация
Юридический адрес	125171, Орел, Комсомольская 25
Фактический адрес	125171, Орел, Комсомольская 25
Почтовый адрес	125171, Орел, Комсомольская 25
Дополнительная информация
ОГРН	52429165
Дата гос. регистрации	15.09.12
Код ИФНС	код налогового органа, где организация состоит на учете
Наименование ИФНС
Дата выдачи	15.09.12
Серия	4212
Код	626363627
Наименование
Коды
ОКПО	52429165
ОКОНХ	52429165
Организационно-правовая форма	НПО
Фонды
Регистрационный № ПФР	1111111
Территориальные условия	Город
Регистрационный номер в ФСС	52637384

Данные вносятся в базу

После вносятся личные данные сотрудников:

СУБД позволяет работать в нескольких режимах: список сотрудников, личные карточки сотрудников, штатное расписание, калькуляция.

После исследования предметной области можно выделить следующие информационно-справочные объекты:

1. Справочник табельных номеров - табельный номер, ФИО сотрудника;

2. Справочник по видам отпуска - Виды отпуска;

3. Отпуск - Табельный номер, вид отпуска, период работы с, период работы по, количество дней отпуска, Дата начала -Дата окончания отпуска, основание для отпуска.

4. Послужной список - Табельный номер, Наименование награды, Наименование документа, Номер, Дата.

5. Приём и переводы на другую работу - Табельный номер, Дата приёма на работу, Структурное подразделение, Профессия, должность, разряд квалификация, Оклад (тарифная ставка надбавка), Основание, Подпись владельца трудовой книжки.

6. Профессиональная переподготовка - Табельный номер сотрудника, Начало переподготовки, Окончание переподготовки, Специальность(направление, профессия), Наименование документа, Номер документа, Дата получения, Основание переподготовки.

7. Состав семьи - Табельный номер, Ближайшие родственники, ФИО, Год рождения.

8. Социальные льготы - Табельный номер, Наименование льготы, Документ о наличии льгот, Дата выдачи док, Номер д-та, Основание для льгот.

9. Личные карточки сотрудников - № п/п, Дата составления, Табельный номер, ИНН, № страхового св-ва пенсионного страхования, Алфавит, Характер работы, Вид работы, Пол, Наличие классного руководства, Класс, Информация о классе, Номер личной карточки, Дата карточки, ФИО, Дата рождения, Место рождения по ОКАТО, Гражданство по ОКИН, Знание иностранного\степень звания, Образование, Наименование образовательного учреждения, Год окончания, Квалификация по диплому, Направление или специальность по диплому\Код по ОКСО, Послевузовское образование, Наименование образовательного, научного учреждения, Удостоверение, номер, дата выдачи, Год окончания, Специальность, Профессия основная\ другая, Стаж работы по состоянию на, Общий\ непрерывный, Дающий право на выслугу лет, Состояние в браке, Серия паспорта, № паспорта, Дата выдачи, Кем выдан, Адрес места жительства по паспорту, Адрес места жительства фактический, Дата регистрации по указанному месту жительства, № телефона, № мобильного, Категория запаса, Воинское звание, Полное кодовое обозначение ВУС, Категория годности к ВС, Состав (профиль), Наименование военного коммесариата по месту жительства, Состоит на воинском учете, а) общем(номер команды, партии), б) специальном, Дата приказа, Дополнительные сведения, Основные увольнения, Дата увольнения, № приказа.

После регистрации личных карточек и их сохранения в базе можно начать формирование штатного расписания.



3. Программная реализация СУБД «Штатного расписания»

3.1 Базовое программное обеспечение для построения СУБД

Современная жизнь немыслима без эффективного управления. Важной категорией являются системы обработки информации, от которых во многом зависит эффективность работы любого предприятия ли учреждения. Такая система должна: штатный расписание информационный система

-обеспечивать получение общих и/или детализированных отчетов по итогам работы;

-позволять легко определять тенденции изменения важнейших показателей;

-обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенных задержек;

-выполнять точный и полный анализ данных.

Современные СУБД в основном являются приложениями Windows, так как данная среда позволяет более полно использовать возможности персональной ЭВМ, нежели среда DOS. Снижение стоимости высокопроизводительных ПК обусловил не только широкий переход к среде Windows, где разработчик программного обеспечения может в меньше степени заботиться о распределении ресурсов, но также сделал программное обеспечение ПК в целом и СУБД в частности менее критичными к аппаратным ресурсам ЭВМ.

Среди наиболее ярких представителей систем управления базами данных можно отметить: Lotus Approach, Microsoft Access, Borland dBase, Borland Paradox, Microsoft Visual FoxPro, Microsoft Visual Basic, а также баз данных Microsoft SQL Server и Oracle, используемые в приложениях, построенных по технологии «клиент-сервер». Фактически, у любой современной СУБД существует аналог, выпускаемый другой компанией, имеющий аналогичную область применения и возможности, любое приложение способно работать со многими форматами представления данных, осуществлять экспорт и импорт данных благодаря наличию большого числа конвертеров. Общепринятыми, также, являются технологи, позволяющие использовать возможности других приложений, например, текстовых процессоров, пакетов построения графиков и т.п., и встроенные версии языков высокого уровня (чаще - диалекты SQL и/или VBA) и средства визуального программирования интерфейсов разрабатываемых приложений. Поэтому уже не имеет существенного значения на каком языке и на основе какого пакета написано конкретное приложение, и какой формат данных в нем используется. Более того, стандартом «де-факто» стала «быстрая разработка приложений» или RAD (от английского Rapid Application Development), основанная на широко декларируемом в литературе «открытом подходе», то есть необходимость и возможность использования различных прикладных программ и технологий для разработки более гибких и мощных систем обработки данных. Поэтому в одном ряду с «классическими» СУБД все чаще упоминаются языки программирования Visual Basic 4.0 и Visual C++, которые позволяют быстро создавать необходимые компоненты приложений, критичные по скорости работы, которые трудно, а иногда невозможно разработать средствами «классических» СУБД. Современный подход к управлению базами данных подразумевает также широкое использование технологии «клиент-сервер».

Таким образом, на сегодняшний день разработчик не связан рамками какого-либо конкретного пакета, а в зависимости от поставленной задачи может использовать самые разные приложения. Поэтому, более важным представляется общее направление развития СУБД и других средств разработки приложений в настоящее время.

Рассмотрим более подробно программные продукты компании Microsoft, а именно Visual FoxPro 3.0, Visual Basic 4.0, Visual С++, Access 7.0, SQL Server 6.5. Наиболее интересной чертой этих пакетов являются их большие возможности интеграции, совместной работы и использования данных, так как данные пакеты являются продуктами одного производителя, а также используют сходные технологии обмена данными.

Visual FoxPro отличается высокой скоростью, имеет встроенный объектно-ориентированный язык программирования с использованием xBase и SQL, диалекты которых встроены во многие СУБД. Имеет высокий уровень объектной модели. При использовании в вычислительных сетях обеспечивает как монопольный, так и раздельный доступ пользователей к данным. Применяется для приложений масштаба предприятия для работы на различных платформах: Windows 3.x, Windows 95, Macintosh... Минимальные ресурсы ПК: для Visual FoxPro версии 3.0 - процессор 468DX, Windows 3.1, 95, NT, объем оперативной памяти 8 (12) Мб, занимаемый объем на ЖМД 15-80 Мб, а для Visual FoxPro версии 5.0 (выпущена в 1997 году) - Windows 95 или NT, 486 с тактовой частотой 50 МГц, 10 Мб ОЗУ, от 15 до 240 Мб на ЖМД.

Access входит в состав самого популярного пакета Microsoft Office. Основные преимущества: знаком многим конечным пользователям и обладает высокой устойчивостью данных, прост в освоении, может использоваться непрофессиональным программистом, позволяет готовить отчеты из баз данных различных форматов. Предназначен для создания отчетов произвольной формы на основании различных данных и разработки некоммерческих приложений. Минимальные ресурсы ПК: процессор 468DX, Windows 3.1, 95, NT, объем оперативной памяти 12 (16) Мб, занимаемый объем на ЖМД 10-40 Мб.

Access - мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.

Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBase. Работая в среде Microsoft Office , пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы (Word), электронные таблицы (Excel) , презентации (PowerPoint). С помощью новых расширений для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator.

Access специально спроектирован для создания многопользовательских приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам.

База данных храниться в одном файле, но профессиональные пользователи предпочитают разделять базу данных на два файла: в одном хранятся объекты данных (таблицы, запросы), в другом объекты приложения (формы, отчёты, макросы, модули).

В последних версиях Access представлен новый формат файла (.MDE) - библиотеки, с помощью которого можно создавать приложения, не включая VBA-код.

Несмотря на то, что Access является мощной и сложной системой, его использование не сложно для непрофессиональных пользователей.

Visual Basic - это универсальный объектно-ориентированный язык программирования, диалекты которого встроены в Access, Visual FoxPro. Преимущества: универсальность, возможность создания компонентов OLE, невысокие требования к аппаратным ресурсам ЭВМ. Применяется для создания приложений средней мощности, не связанных с большой интенсивностью обработки данных, разработки компонентов OLE, интеграция компонентов Microsoft Office. Минимальные ресурсы ПК: процессор 368DX, Windows 3.1, 95, NT, объем оперативной памяти 6 (16) Мб, занимаемый объем на ЖМД 8-36 Мб.

Visual C++ - наиболее мощный объектно-ориентированный язык программирования, обладает неограниченной функциональностью. Предназначен для создания компонентов приложений для выполнения операций, критичных по скорости.

SQL Server - сервер баз данных, реализует подход «клиент-сервер» и взаимодействует с указанными пакетами. Главные достоинства: высокая степень защиты данных, мощные средства для обработки данных, высокая производительность. Область применения: хранение больших объемов данных, хранение высокоценных данных или данных, требующих соблюдения режима секретности. Минимальные ресурсы ПК: процессор 468DX-33МГц, Windows NT, объем оперативной памяти 16 (32) Мб, занимаемый объем на ЖМД 80 Мб.

Указанные программные продукты имеют возможности визуального проектирования интерфейса пользователя, то есть разработчик из готовых фрагментов создает элементы интерфейса, программирует только их изменения в ответ на какие-либо события.

3.2 Алгоритм создания базы данных

После запуска программы Microsoft Access выбираем во вкладке “Файл” пункт “создание новой базы данных”. На экране появляется окно выбора объектов для создания. В появившемся окне открываем вкладку “Таблицы”. Выбираем пункт “Создание таблицы с помощью мастера”. Следуя указаниям Мастера составляем список строк и столбцов, необходимых в нашей таблице. В ходе создания мы можем сразу дать название таблице, колонкам, указать тип данных, которые будут заноситься в эти столбцы. Данные могут вводиться непосредственно в таблицу, а могут вводится через форму, создаваемую мастером.

После создания таблицы можно перейти в режим конструктора при помощи специальной кнопки “Вид” и откорректировать содержащуюся в таблице информацию.

Таким образом, схема данных будет выглядеть следующим образом:



Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2- Схема данных

3.3 Формирование структуры базы данных

Для формирования структуры БД в начале необходимо создать таблицу сотрудники:

Таблица 2- Сотрудники

Поле	Тип данных
Табельный_номер	числовой	Целое, Ключевое
Фамилия	Текстовый	20 символов
Имя	Текстовый	20 символов
Отчество	Текстовый	20 символов
Дата_рождения	Дата/время	Краткая дата, маска ввода 99.99.99
Телефон	Текстовый	6 символов,маска ввода 99-99-99
Адрес	Текстовый	50

Для создания базы данных запустите Microsoft Access и выберите в меню Файл команду Создать, затем в панели задач Создание файла выберите вариант Новая база данных. После этого в окне Файл новой базы данных откройте или создайте нужную папку, например Моя база данных, и задайте имя создаваемого файла базы данных «Отдел кадров.MDB». Пример создания таблиц представлен в Приложении 1.

Для создания таблицы выберите в списке вкладок в левой части окна базы данных вкладку Таблица. После этого в окне базы данных будут отображены ярлыки вариантов создания таблицы: в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Дважды щелкнув мышью по строке «Создание таблицы в режиме конструктора», откройте окно таблицы в режиме конструктора.

В режиме конструктора таблицы в столбце Имя поля введите имя Табельный_номер. В столбце Тип данных оставьте тип Числовой. Перейдите в бланк Свойства поля в нижней части окна и задайте значение Размер поля: целое. Действуя аналогично, задайте названия, укажите тип и свойства данных для остальных полей.

После ввода описания всех полей таблицы укажите ключевое поле, для чего, щелкнув область выделения строки с записью поля Табельный_номер, нажмите кнопку «Ключевое поле» на панели инструментов или щелкните правой клавишей мыши область выделения строки с записью поля Табельный_номер и в контекстном меню выберите пункт «Ключевое поле». После этого в области выделения поля Табельный_номер появится знак ключевого поля - ключ.

Сохраните структуру таблицы командой Файл-Сохранить как. В диалоговом окне Сохранение задайте имя таблицы Сотрудники, в поле Как выберите вариант Таблица и щелкните кнопку «ОК» для сохранения и закройте окно конструктора таблицы. После этого в окне базы данных Отдел кадров на вкладке Таблицы появится новый объект - таблица Сотрудники.

Выбрав объект Таблица, выделите таблицу Сотрудники, щелкните по кнопке «Открыть» и введите данные, как показано в таблице №3 (для перехода к следующему полю нажимайте клавишу Tab, в конце каждой записи нажимайте Enter).

Таблица 3- Сотрудники

Табельный номер	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рождения	Телефон	Адрес
1	Иванов	Иван	Иванович	01.01.1989	78-90-65	г. Орел
2	Петров	Петр	Петрович	04.11.1983	67-54-23	г. Орел
3	Сидоров	Иван	Иванович	15.08.1979	45-87-65	г. Орел
4	Сорокин	Фома	Игнатьевич	23.05.1945	69-73-45	г. Орел
5	Прохоров	Сергей	Сергеевич	31.12.1961	91-23-67	г. Орел

Сохраните таблицу, щелкнув кнопку «Сохранить» на панели инструментов, и закройте ее.

Б. Создать таблицу штатное расписание

Таблица 4 - Штатное расписание

Поле	Тип данных
Код_должности	Числовой	Целое, Ключевое
Название_должности	Текстовый	30 символов
Оклад	Числовой	Целое

Ход выполнения:

Для создания таблицы выберите в списке вкладок в левой части окна базы данных «Отдел кадров.МDB» вкладку Таблица. После этого в окне базы данных будут отображены ярлыки вариантов создания таблицы: в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Дважды щелкнув мышью по строке «Создание таблицы в режиме конструктора», откройте окно таблицы в режиме конструктора.

В режиме конструктора таблицы в столбце Имя поля введите имя Код_должности. В столбце Тип данных оставьте тип Числовой. Перейдите в бланк Свойства поля в нижней части окна и задайте значение Размер поля: целое. Действуя аналогично, задайте названия, укажите тип и свойства данных для остальных полей.

После ввода описания всех полей таблицы укажите ключевое поле, для чего, щелкнув область выделения строки с записью поля Код_должности, нажмите кнопку «Ключевое поле» на панели инструментов или щелкните правой клавишей мыши область выделения строки с записью поля Код_должности и в контекстном меню выберите пункт «Ключевое поле». После этого в области выделения поля Код_должности появится знак ключевого поля - ключ.

Сохраните структуру таблицы командой Файл-Сохранить как. В диалоговом окне Сохранение задайте имя таблицы Штатное расписание, в поле Как выберите вариант Таблица и щелкните кнопку «ОК» для сохранения и закройте окно конструктора таблицы. После этого в окне базы данных «Отдел кадров» на вкладке Таблицы появится новый объект - таблица Штатное расписание.

Выбрав объект Таблица, выделите таблицу Штатное расписание, щелкните по кнопке «Открыть» и введите данные, как показано в таблице №5 (для перехода к следующему полю нажимайте клавишу Tab, в конце каждой записи нажимайте Enter).

Таблица 5 - Штатное расписание

Штатное расписание
Код должности	Название должности	Оклад
5	Бригадир	5000
10	Конструктор	6000
15	Зам.начальника	9000
20	Инжене-технолог	6000
25	Начальник отдела	8000

Сохраните таблицу, щелкнув кнопку «Сохранить» на панели инструментов, и закройте ее.

В. Создать таблицу принятие на должность:

Таблица 6 - Принятие на должность

Поле	Тип данных
Табельный_номер	Числовой	Целое
Код_должности	Числовой	Целое
Дата_приказа	Дата/время	Краткая дата, маска ввода 99.99.99

Ход выполнения:

Для создания таблицы выберите в списке вкладок в левой части окна базы данных «Отдел кадров.МDB» вкладку Таблица. После этого в окне базы данных будут отображены ярлыки вариантов создания таблицы: в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Дважды щелкнув мышью по строке «Создание таблицы в режиме конструктора», откройте окно таблицы в режиме конструктора.

В режиме конструктора таблицы в столбце Имя поля введите имя Табельный_номер. В столбце Тип данных оставьте тип Числовой. Перейдите в бланк Свойства поля в нижней части окна и задайте значение Размер поля: целое. Действуя аналогично, задайте названия, укажите тип и свойства данных для остальных полей.

Сохраните структуру таблицы командой Файл-Сохранить как. В диалоговом окне Сохранение задайте имя таблицы Принятие на должность, в поле Как выберите вариант Таблица и щелкните кнопку «ОК» для сохранения и закройте окно конструктора таблицы. После этого в окне базы данных «Отдел кадров» на вкладке Таблицы появится новый объект - таблица Принятие на должность.

Выбрав объект Таблица, выделите таблицу Принятие на должность, щелкните по кнопке «Открыть» и введите данные, как показано в таблице №4 (для перехода к следующему полю нажимайте клавишу Tab, в конце каждой записи нажимайте Enter).

Сохраните таблицу, щелкнув кнопку «Сохранить» на панели инструментов, и закройте ее.

Г. Создать схему данных, связав таблицы по одинаковым полям

Ход выполнения:

Для этого выберите команду Схема данных в меню Сервис. После этого раскроется пустое окно Схема данных, а в главном меню Access появится новый пункт меню Связи. Выбрав в меню Связи команду Добавить таблицу, в диалоговом окне Добавление таблицы выберите вкладку Таблицы. Выбирая из списка таблиц открытой базы данных Отдел кадров и щелкая кнопку «Добавить», добавьте в окно схемы данных таблицы Сотрудники, Штатное расписание, Принятие на должность. Закройте окно «Добавление таблицы», щелкнув кнопку «Закрыть».

Для установления связи между тремя таблицами методом «Drag-and-Drop» переместите имя поля с первичным ключом главной таблицы (Табельный номер) на поле Поставщик подчиненной таблицы. Как только вы отпустите левую кнопку мыши, на экране появится диалоговое окно Изменение связей. Для включения механизма поддержки целостности данных в связываемых таблицах установите флажок Обеспечение целостности данных.

Активизируйте флажок Обеспечение целостности данных, а затем включите переключатели каскадной модификации - обновления и удаления связанных записей. Завершите создание связи, щелкнув кнопку «Создать». После этого в окне Схема данных появится графическое изображение установленной связи. Пометки у концов линии связи 1 - ? означают, что одна запись таблицы Сотрудники может иметь сколько угодно связанных записей в таблице Принятие на должность.

Д. Создайте форму позволяющую вносить данные в таблицу «Принятие на должность» с автоматической подстановкой данных. Заполните таблицу данными.

Ход выполнения:

1. Откройте вкладку Формы, выберите пункт Создание формы с помощью мастера. Добавьте все поля таблицы Принятие на должность, кроме полей «Табельный_номер» и «Код_должности», и нажмите кнопку «Далее». Внешний вид формы выберите в один столбец и нажмите кнопку «Далее». Стиль для формы выберите по вашему вкусу и нажмите кнопку «Далее». Задайте имя для созданной формы, выберите «Изменить макет формы» и нажмите кнопку «Готово». Форма откроется в режиме конструктора и позволит изменить размеры элементов формы. Убедитесь, что на панели элементов нажата кнопка Мастера . Переставьте пониже все поля находящиеся на форме и нажмите пиктограмму Поле со списком () на панели инструментов. Переместите указатель мыши в Область данных, прижав левую клавишу мыши нарисуйте прямоугольник. В открывшемся диалоговом окне Создание полей со списком, выберите пункт «Объект будет использовать значения из таблицы или запроса» и нажмите кнопку «Далее». Выберите таблицу Сотрудники и нажмите кнопку «Далее». Выберите поля Фамилия, Имя, Отчество и нажмите кнопку «Далее». Выберите порядок представления данных в списке и нажмите кнопку «Далее». Наследующем этапе можно изменить ширину столбца с выбором данных. Нажмите «Далее». Выберите «Сохранить в поле Табельный_номер» и нажмите кнопку «Далее». Задайте подпись «ФИО». Нажмите «Готово».

...