Автоматизация кадрового документооборота

2. Нажмите пиктограмму Поле со списком () на панели инструментов. Переместите указатель мыши в Область данных, прижав левую клавишу мыши нарисуйте прямоугольник. В открывшемся диалоговом окне Создание полей со списком, выберите пункт «Объект будет использовать значения из таблицы или запроса» и нажмите кнопку «Далее». Выберите таблицу Штатное_расписание и нажмите кнопку «Далее». Выберите поле Название должности и нажмите кнопку «Далее». Выберите порядок представления данных в списке и нажмите кнопку «Далее». Наследующем этапе можно изменить ширину столбца с выбором данных. Нажмите «Далее». Выберите «Сохранить в поле Код_должности» и нажмите кнопку «Далее». Задайте подпись «Должность». Нажмите «Готово». Откорректируйте размер, расположение полей и подписей на форме. Сохраните форму с именем «Принятие на должность», закройте форму.

Е. Создайте запрос, выводящий на экран информацию о сотруднике, его должности, окладе и дате приказа о назначении

Ход выполнения:

1. Загрузите программу Access и откройте базу данных Отдел кадров. Выбрав вкладку Запросы, щелкните кнопку «Создание запроса» в режиме конструктора.

2. В окне Добавление таблицы, выделяя таблицы Сотрудники, затем Штатное расписание и Принятие на должность и щелкая кнопку «Добавить», добавьте все таблицы базы данных Отдел кадров. Щелкнув кнопку «Закрыть», закройте окно Добавление таблицы.

3. Перетаскивая поля из таблиц Сотрудники, Штатное расписание, Принятие на должность в бланк запроса, определите поля таблиц для запроса, порядок их размещения. В строке Вывод на экран включите флаг отображения полей. В строке Условие отбора в столбце поля Фамилия, которое предполагается использовать как параметр, введите в ячейку строки Условие отбора текст приглашения [Введите фамилию сотрудника]. Сохраните запрос, задав ему имя Запрос фамилии сотрудника.

4. Для проверки действия запроса выберите в меню Вид опцию Режим таблицы. В открывшемся окне с надписью «Введите значение параметра» введите значение искомой фамилии, например, Иванов. Для поиска фамилии других сотрудников закройте окно запроса и, выбрав Режим таблицы (дважды щелкнуть левой клавишей мышь по названию запроса), задайте новый параметр поиска.

5. Создайте запросы с параметром которые выводят информацию по сотрудникам, запрашивая: должность, фамилию, дату приказа или оклад.

Ход выполнения:

1. Загрузите программу Access и откройте базу данных Отдел кадров. Выбрав вкладку Запросы, щелкните кнопку «Создание запроса» в режиме конструктора.

2. В окне Добавление таблицы, выделяя таблицы Сотрудники, затем Штатное расписание и Принятие на должность и щелкая кнопку «Добавить», добавьте все таблицы базы данных Отдел кадров. Щелкнув кнопку «Закрыть», закройте окно Добавление таблицы.

3. Перетаскивая поля из таблиц Сотрудники, Штатное расписание, Принятие на должность в бланк запроса, определите поля таблиц для запроса, порядок их размещения. В строке Вывод на экран включите флаг отображения полей. В строке Условие отбора в столбце поля Должность, которое предполагается использовать как параметр, введите в ячейку строки Условие отбора текст приглашения [Введите должность сотрудника]. Сохраните запрос, задав ему имя Запрос по должности.

4. Для проверки действия запроса выберите в меню Вид опцию Режим таблицы. В открывшемся окне с надписью «Введите значение параметра» введите значение искомой должности, например, бригадир. Для поиска должности других сотрудников закройте окно запроса и, выбрав Режим таблицы (дважды щелкнуть левой клавишей мышь по названию запроса), задайте новый параметр поиска.

Аналогично создаются запросы по фамилии, дате приказа и окладу.

З*. Создайте запрос с вычисляемым полем «Стаж работы на должности». (Воспользуйтесь для этого функцией Date).

Ход выполнения:

1. Для запроса с вычисляемым полем, выбрав вкладку Запросы, щелкните кнопку «Создание запроса в режиме конструктора». В окне Добавление таблицы, выделяя таблицы Сотрудники, затем Штатное расписание и Принятие на должность и щелкая кнопку «Добавить», добавьте все таблицы базы данных Отдел кадров. Щелкнув кнопку «Закрыть», закройте окно Добавление таблицы. Щелкнув кнопку «Закрыть», закройте окно Добавление таблицы. Перетаскивая поля из таблицы Сотрудники в бланк запроса, определите поля для запроса, порядок их размещения. В строке Вывод на экран включите флаг отображения полей. В строке Поле в пустом столбце, который предполагается использовать как вычисляемое поле, введите формулу для вычисления: стаж на должности:(Date()]-[дата приказа])/365. (Для удобства ввода нажмите одновременно клавиши Shift+F2, при этом раскроется окно для редактирования формулы.)

2. Перейдем в режим таблицы и просмотрим записи с вычисленным полем. Закроем окно запроса, сохранив макет запроса под именем запрос стажа. Закройте окно таблицы-запроса и завершите работу программы MS Access.

3.4 Результат работы информационной системы

Разработка информационно справочной системы вполне осуществима, так как на многих предприятиях подобная система в отделе кадров успешно работает. Наше предприятие принципиально ничем не отличается от других подобных предприятий.

Внедрение данной системы позволит:

-повысить производительность труда (в десятки и сотни раз);

-повысить качество и достоверность кадрового учета;

-перейти от учета к анализу кадров предприятия;

-привести кадровый учет предприятия в порядок и в соответствие с законодательными документами.

Некоторые задачи (особенно отчетность) вместо нескольких недель можно будет решать в несколько минут. Снизится количество ошибок пользователей в связи с тем, что функции контроля возлагаются на программу. Повысится обоснованность принимаемых руководством решений на основе отчетов отдела кадров, так как повысится достоверность и полнота кадрового учета.

Данная система позволит перейти от простого учета кадров на более высокий уровень. Будет возможно производить анализ движения кадров по разным аспектам, на основе исходных данных легко получать нужную управленческую информацию. Всё вышеизложенное позволяет сделать вывод о целесообразности разработки.

Результатом разработки на данном этапе является отчеты:

-отчет общих сведений о сотрудниках (Приложение 2)

-отчет о сотрудниках находящихся в том или ином подразделении (Приложение 3)

Заключение

В курсовой работе разработана база данных сотрудников предприятия. Для это использовались программы MS Office: Excel и Access. С помощью этого была создана база данных «Штатное расписание».

Можно выделить следующие функции базы данных:

-хранение штатных расписаний и должностных инструкций организации.

-ведение учёта вакансий организации

-хранение и учет результатов оценки кандидатов.

-формирование отчетов по персоналу.

Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководство и персонала кадровых служб предприятия(помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений) играет большую роль в повышении производительности их труда. В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовки и учете приказов (существуют оценки, что только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени). Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации так же позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников.

Подводя итог можно сказать, что автоматизация входящей и выходящей информации одела кадров, облегчило работу и ускорило процесс подбора и отбора претендентов на вакансии, и многие другие процессы в организации и на предприятии.

Список использованной литературы

1. Вейскас Дж. "Эффективная работа с MS Access 97". [Электронный ресурс]. - URL: http://www.piter.com.

2. Голицына О.Л. Базы данных / Голицына О.Л., Максимов Н.В., - М.: Форум, 2003. - 352 с.

3. Гончаров А.Ю. Access 2003. Самоучитель с примерами - М.: КУДИЦ - ОБРАЗ, 2004. - 272с.

4. Грекул В.И. "Проектирование информационных систем". [Электронный ресурс]. - URL: http://www.intuit.ru.

5. Дейт К.Дж. Введение в системы баз данных (седьмое издание). Издательство "Вильямс", 2001. - 1072 с.

6. Джеффри Д. Ульман, Дженнифер Уидом. Основы реляционных баз данных. Издательство "Лори", 2006. - 382 с.

7. Джон Кауфельд. Access 2002 для "чайников". - Издательство "Диалектика", 2002. - 304 с.

8. Диго С.М. Базы данных: проектирование и управление: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 592с.

9. Диго С.М. Учебное пособие по курсу "Базы данных" / Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права. - М., 2004. - 177с.

10. Ефимов Е.Н., Патрушина С.М., Панферова Л.Ф., Хашиева Л.И. Информационные системы в экономике. - Москва: ИКЦ "МарТ"; Ростовн/Д: издательский центр "МарТ", 2004. - 352 с.

11. Житкова О., Журина М., Кудрявцева Е. Проектирование в СУБД Access. М.: "Интеллект-Центр", 2006. - 64 с.

12. Захаров, В.П. Информационные системы: учеб. пособие / В.П. Захаров. - СПб., 2002. - 187 с.

13. Зирка М.О., Бухтоярова В., Коробкина Е., Кручинин Р., Базы данных. Расчетно - графические работы по информационным системам / Под общ. ред. Зирка М.О. Учебно - методическое пособие для студентов высших учебных заведений (Специальность 080801 "Прикладная информатика в экономике"). - Егорьевск: ЕФ МГГУ им. М.А. Шолохова, 2007. - 69 с.

14. Игумнов Е. "Спецификация каркаса информационной системы с распределенной архитектурой". [Электронный ресурс]. - URL: http://www.citforum.ru.

15. Избачков Ю.С., Петров В.Н. "Информационные системы: Учебник для вузов". [Электронный ресурс]. - URL: http://www.fictionbook.ru.

16. Информатизация образования в Иркутске. [Электронный ресурс]. - URL: http://ikt. irkutsk.ru.

17. Информационные технологии. "Основы информационной культуры". [Электронный ресурс]. - URL: http://www.ssti.ru.

18. Карепова Е.Д. Реляционная модель данных: Методические указания / Краснояр. гос. ун-т; Сост. Е.Д. Карепова. - Красноярск, 2004. - 45 с.

19. Ким М.Ш. "Экономическая эффективность разработки и использования ПО". [Электронный ресурс]. - URL: http://www.kimmsh.ru.

20. Кириллов В.В. Учебное пособие. "Основы проектирования реляционных баз данных". [Электронный ресурс]. - URL: http://www-sbras. nsc.ru.

21. Коннолли Т., Бегг К. Базы данных. Издательство "Вильямс", 2003. - 1440 с.

22. Критерии выбора СУБД. [Электронный ресурс]. - URL: http://forum. vingrad.ru/.

23. Кузин А.В. Базы данных: Учебное пособие для студ. высш. учеб. заведений / А.В. Кузин, С.В. Левонисова. - М.: Издательский центр "Акадамия", 2005. - 302с.

24. Максимов Н.В., Алешин Л.И. Информационные технологии. Учебное пособие. Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права, М. - 2004.

25. Малыхина М.П. Базы данных: основы, проектирование, использование. Издательство "Финист", 2004. - 512 с.

Приложения

Приложение 1. Примеры создания таблицы в режиме конструктора

Приложение 2

Приложение 3

Размещено на Allbest.ru