ЧП «Карабеков» информация о предприятии.

Основная деятельность - производство и реализация ювелирных изделий из серебра с добавлением золота и полудрагоценных камней под торговой маркой «ЧП «Карабеков»».

Структурно предприятие состоит из головного офиса, который занимается закупкой и распределением сырья и продажей готовой продукции, и четырех производственных цехов, которые занимаются непосредственно изготовлением продукции.

Общая численность сотрудников - 55 чел.

Состояние учета на конец 2009 г.

Бухгалтерский учет велся по упрощенной схеме. Во-первых, производственные цеха ведут обособленный учет, не как подразделения фирмы, а как независимые партнеры - покупатели сырья и поставщики готовой продукции. Таким образом, головной офис ведет следующие операции: закуп сырья - лома драгоценных металлов и камней; распределение (продажа) сырья между цехами; получение (покупка) готовых изделий от цехов; продажа в розницу и оптом; учитываются движения и остатки по следующим регистрам: касса; товарно-материальные запасы; расчеты с поставщиками и покупателями; расчеты с партнерами (цехами); расчеты с сотрудниками (зп)

На предприятии использовалась конфигурация «1С:Торговля и склад» по учету товарно-материальных запасов, реализации и покупкам.

Типовая конфигурация - это вариант реализации задачи автоматизации

торговой деятельности на базе системы " 1С:Торговля ".

Краткая характеристика конфигурации. Типовая конфигурация реализует следующую модель торгового предприятия (компании):

1. Торговое предприятие состоит из нескольких фирм, которые фактически представляют собой единую компанию, просто торговое предприятие может выступать под именем любой из нескольких фирм. Все фирмы, представляющие компанию описываются в Справочнике "Фирмы". Собственность компании (товары, склады, касса, кредиты, взаиморасчеты с клиентами) не разделяется по принадлежности к конкретной фирме, т.е. все фирмы работают "на один карман". В компании может быть произвольное число фирм, но хотя бы одна должна быть обязательно.

2. Торговля и учет товаров ведется на складах компании. Все склады, имеющиеся в компании описываются в Справочнике "Склады". В компании может быть произвольное число складов, но хотя бы один должен быть обязательно.

3. Клиенты компании - это общее понятие, куда включаются покупатели, поставщики, дилеры, дистрибьюторы, партнеры, частные лица и т.п. Справочник "Клиенты" сделан двухуровневым, так что в нем можно завести соответствующие группы клиентов для удобства поиска. Компания может иметь дела с произвольным числом клиентов, но хотя бы двух - покупателя и поставщика желательно иметь с самого начала.

4. Типовая конфигурация поддерживает многовалютность. Описания валют ведется в Справочнике "Валюты". Каждая валюта поддерживает свой текущий курс (который желательно вводить при каждом его изменении). Компания может иметь дела с произвольным числом валют, но хотя бы две - Базовую и Основную необходимо завести с самого начала. Под Базовой валютой (для КР это сом) понимается та валюта, курс которой всегда равен 1.00, т.е. курсы всех других валют выражаются в единицах Базовой валюты. Основная валюта (чаще всего это доллары) - это мировая валюта, курс которой некоторым образом характеризует индекс цен.

Следует обратить внимание, что в типовой конфигурации документы, учитывающие движение денег по б/н расчету (платежные поручения, Счета, Приход денег на счет) реализованы только в Базовой валюте.

5. Каталог товаров в типовой конфигурации реализован трехуровневым, т.е. для товаров можно завести группы и подгруппы товаров. Описания товаров ведется в Справочнике "Товары". Товар имеет четыре цены: три из них - цены реализации: розничная цена, мелкооптовая цена, оптовая цена. Приходная цена товара используется как цена по умолчанию для первоначальной подстановки в графу "Цена" при выписке закупочных накладных. При описании товара можно указать три значения валюты: валюту реализации, валюту закупки и валюту учета товара. Эти значения учитываются при пересчетах цен и стоимостей товаров. Кроме того, товар характеризуется базовой единицей измерения. Базовая единица измерения - это единица, в которой ведется учет наличия товара. Кроме базовой единицы измерения товар может иметь много других единиц измерения. Например, изделия могут иметь следующие единицы: штуки, граммы, партии и т.д. Каждая единица измерения товара имеет свой коэффициент пересчета к базовой единице. Таким образом, в типовой конфигурации товары можно выписывать в документах в любой единице измерения, которую завели для данного товара. Описания единиц измерения для товаров ведется в подчиненном Справочнике "Единицы".

6. В типовой конфигурации реализованы следующие виды торговой деятельности: торговля за наличный расчет; торговля по б/н расчету; торговля по товарному кредиту; торговля на реализации.

6.1. Самый простой вид торговой деятельности (с точки зрения автоматизации) - торговля за наличный расчет. Здесь предполагается, что продажа или закупка товара производится по накладным, причем расчет с клиентом производится немедленно и наличными деньгами. Данный вид торговли оформляется специальными видами документов: "РасходнаяНал" и "ПриходнаяНал" - расходной и приходной накладными. При проведении данных документов кроме учета изменения остатков товара на складе автоматически формируется соответственно приход или расход наличности по кассе. Эти документы не оказывают влияния на взаиморасчеты с клиентами, поскольку предполагается, что расчеты производятся немедленно и полностью.

6.2. Несколько сложнее вид торговли - торговля по б/н расчету. Здесь предполагается, что продажа или закупка товара производится по накладным, но расчет с клиентом разнесен по времени с моментом отпуска товара, причем расчет производится в основном б/н деньгами. (Как будет описано ниже, расчет может быть проведен и наличными деньгами через Кассовые ордера). Данный вид торговли оформляется специальными видами документов: "РасходнаяБН" и "ПриходнаяБН" - расходной и приходной накладными. При проведении данных документов учитываются изменения остатков товара на складе и, кроме того, - изменения во взаиморасчетах с клиентами (Регистр "Взаиморасчеты").

Эти документы не оказывают влияния на кассу наличности, поскольку предполагается, что расчеты и отпуск товара разнесены во времени. Оплата товара может оформляться при помощи банковских и кассовых документов ("Платежка", "ПриходДенегНаСчет", "РасходныйКассовый", "ПриходныйКассовый"), которые также проводят изменения во взаиморасчетах с клиентами (взаиморасчеты с клиентами учитываются в Базовой валюте и дополнительно в выбранной заранее Валюте Взаиморасчетов).

6.3. Торговля по товарному кредиту - довольно часто используемый вид торговых отношений между торговыми партнерами. Предполагается, что компания заключает с клиентом договор о предоставлении кредитной линии, которая характеризуется суммой кредита, валютой кредита и глубиной кредита. Кредит предоставляется товарами. Суммарная стоимость товаров, полученных по кредиту (по неоплаченным накладным), не должна превышать сумму предоставляемого кредита. Кроме того, срок задолженности по кредиту, который исчисляется от даты выписки первой неоплаченной накладной до текущей даты не должен превышать глубину кредита (глубина кредита измеряется в днях). Кредитуемый должен вовремя оплачивать (погашать) задолженность по кредиту, при этом погашение задолженности производится от наиболее ранних неоплаченных накладных, уменьшая таким образом как сумму так и срок задолженности. Таким образом, при своевременной оплате кредитная линия может длиться бесконечно долго.

Описание торговых кредитов ведется в Справочнике "Кредиты". С каждым конкретным клиентом может быть заключен только один договор о торговом кредите, но самих кредитов может быть столько, сколько клиентов у компании. Если сумма кредита <0, то это значит клиент предоставил кредит компании. В противном случае - если сумма кредита >0, то это значит компания дает торговый кредит клиенту. Кредит и Долг клиента имеют один знак, т.е. если Долг <0 - компания должна клиенту, если Долг >0 - Клиент должен компании. Таким образом, если СуммаКредита=Долг, значит кредит исчерпан.

Если клиент предоставил кредит компании, то значит при продаже ему товара (по кредиту) компания как бы делает проплату товаром и Погашает этим свой Долг, а при закупке товара (по кредиту) компания начисляет свой Долг (увеличивает).

Если компания дает торговый кредит клиенту, то значит при продаже товара (по кредиту) компания начисляет Долг на клиента, а при закупке товара у клиента (по кредиту) компания как бы принимает проплату товаром и погашает Долг клиента.

Продажа или закупка товара по кредиту оформляется накладными, расчет с клиентом разнесен по времени с моментом отпуска товара, причем расчет производится в основном б/н деньгами. (Однако расчет может быть проведен и наличными деньгами через Кассовые ордера).

Данный вид торговли оформляется специальными видами документов: "РасходнаяКредит" и "ПриходнаяКредит" - расходной и приходной накладными. При проведении данных документов учитываются изменения остатков товара на складе, изменения во взаиморасчетах с клиентами (Регистр "Взаиморасчеты") и, кроме того - изменения в отдельном учете кредита (Регистр "УчетКредита").

Эти документы не оказывают влияния на кассу наличности. Оплата товара может оформляться при помощи банковских и кассовых документов ("Платежка", "ПриходДенегНаСчет", "РасходныйКассовый", "ПриходныйКассовый"), которые также проводят изменения во взаиморасчетах с клиентами и, если есть задолженность клиента по кредиту, то погашают задолженность начиная с самых ранних имеющихся неоплаченных накладных. Таким образом, в Регистре "Взаиморасчеты" всегда хранятся общие взаиморасчеты с клиентами, а в Регистре "УчетКредита" - только взаиморасчеты по операциям с торговым кредитом.

6.4. Торговля на реализации - вид торговли, который предполагает, что компания заключает с клиентом договор о предоставлении товаров на реализацию. Отношения торговых партнеров в данном случае следующие: реализатор имеет право вернуть непроданный товар поставщику; реализатор должен расплатиться за проданный товар после его реализации; непроданные товары, числящиеся за реализатором, составляют его долг поставщику; проплата проданного товара может осуществляться в любой форме (б/н, Нал), причем любыми порциями (не обязательно суммами, кратными ценам на предоставленные товары).

Список торговых партнеров по реализации товаров ведется в Справочнике "Реализаторы".

С каждым конкретным клиентом может быть заключен только один договор о реализации, но реализаторов может быть столько, сколько клиентов у компании. Прием, возврат или выдача товара на реализацию оформляется специальными видами документов: "РасходнаяРеализ" и "ПриходнаяРеализ" - расходной и приходной накладными.

Расчет с клиентом разнесен по времени с моментом отпуска товара, причем расчет может производиться как в б/н форме так и наличными деньгами (через Кассовые ордера).

При проведении накладных по реализации учитываются изменения остатков товара на складе, изменения во взаиморасчетах с клиентами (Регистр "Взаиморасчеты") и, кроме того - изменения в отдельном учете реализации (Регистр "УчетРеализации") в разрезе каждого клиента и по каждому виду товаров.

Эти документы не оказывают влияния на кассу наличности. Оплата товара может оформляться при помощи банковских и кассовых документов ("Платежка", "ПриходДенегНаСчет", "РасходныйКассовый", "ПриходныйКассовый"), которые проводят изменения во взаиморасчетах с клиентами. Таким образом, в Регистре "Взаиморасчеты" всегда хранятся общие взаиморасчеты с клиентами, а в Регистре "УчетРеализации" - только взаиморасчеты с клиентами по реализации каждого конкретного товара. Существенное значение имеет знак Долга клиента, если Долг <0 - компания должна клиенту, если Долг >0 - Клиент должен компании. Долг клиента ведется в количестве единиц выданного товара и в деньгах по расходной цене в Валюте взаиморасчетов.

Поскольку проплата проданного реализатором товара может осуществляться не обязательно суммами, кратными ценам на предоставленные товары, то списание задолженности клиентов по Регистру "УчетРеализации" не осуществляется автоматически (при проводке банковских и кассовых документов). Для этой цели в типовой конфигурации реализован специальный вид документа - "ОтчетРеализатора". Данный документ заполняется менеджером компании, который ведет работу с реализаторами. В нем отмечаются товары и количество, за которые реализатор полностью расплатился и отчитался. Проводка этого документа списывает долги клиента по Регистру "УчетРеализации".

Списанные с долга товары считаются проданными, поэтому предполагается, что они уже не будут возвращены поставщику. Документ - "ОтчетРеализатора" реализован так, что он может быть заполнен только на основании расходной или приходной накладной по реализации - во избежание путаницы с товарами (нельзя включить в спецификацию документа произвольный товар из каталога).

В спецификации данного документа подлежат редактированию только поля количества и единиц товара (можно удалить строку товара целиком). Поля Цена и Сумма играют только справочную роль, т.к. отмеченные в документе товары списываются с реализатора целиком и не зависимо от цены.

7. Кроме упомянутых выше типов документов в типовой конфигурации реализованы следующие вспомогательные документы, используемые в торговой деятельности:

- Перемещение;

- ВводОстатковТоваров;

- Счет.

8. Типовая конфигурация имеет следующие виды отчетов:

- Остатки товаров на складах;

- Оборотная ведомость движения товаров;

- Отчет по кассе;

- Взаиморасчеты с клиентами;

- Отчет по кредитам;

- Отчет по реализации.

Конфигурация "Бухгалтерский учет для Кыргызстана" предназначена для автоматизации бухгалтерского учета в хозрасчетных организациях Кыргызской Республики. В конфигурации реализована стандартная методология бухгалтерского и налогового учета для организаций, использующих "План счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности субъектов" рекомендованный к применению постановлением Государственной комиссией при Правительстве Кыргызской Республики по стандартам финансовой отчетности и аудиту от 18.11.2002 года №28.

Данная конфигурация включает: план счетов, содержащий типовые настройки аналитического, валютного и количественного учета; справочник валют, используемый для валютного учета; набор справочников для ведения списков объектов аналитического учета; набор документов, предназначенных для ввода, хранения и печати первичных документов и для автоматического формирования бухгалтерских операций; набор констант, используемых для настройки общих параметров ведения учета в конкретной организации; набор стандартных отчетов, позволяющих получать данные бухгалтерского учета в различных разрезах по любым счетам, любым объектам аналитики; специализированные отчеты по конкретным разделам бухгалтерского учета; набор налоговых отчетов; специальные режимы обработки документов и операций, выполняющие сервисные функции; план счетов и настройка аналитического учета реализованы практически для всех разделов бухгалтерского учета.

Набор документов, автоматизирующих ввод бухгалтерских операций, рассчитан на ведение наиболее важных разделов учета: учет операций по кассе, учет операций по банку, учет основных средств, учет нематериальных активов, учет МБП, учет товарно-материальных ценностей, учет расчетов с подотчетными лицами, учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями, учет расчетов с сотрудниками по заработной плате, учет расчетов с Социальным Фондом КР, учет расчетов с госбюджетом по налогам и сборам, расчет финансового результата деятельности предприятия.

Некоторые особенности конфигурации:

Учет товарно-материальных ценностей ведется методом "Средневзвешенной стоимости".

Учет амортизации основных средств может вестись одним из методов: линейный, по сроку службы (прямолинейный), по сумме чисел лет срока полезного использования, уменьшаемого остатка.

Учет амортизации нематериальных активов ведется методом "По сроку службы (прямолинейный)".

Начисление заработная плата сотрудников производится согласно установленных сотрудникам окладов и количеству отработанных дней по табелю.

Учет амортизации основных средств, в целях отнесения к вычетам при начислении налога на прибыль, ведется на забалансовых счетах группы "ОС".

Учет поставок в разрезе видов поставок (облагаемые по стандартной ставке, облагаемые по нулевой ставке, освобожденные) ведется на забалансовых счетах группы "ПС".

2.2 Учетная политика для ЧП «Карабеков»

В процессе автоматизации бухгалтерского учета была разработана учетная политика для предприятия.

Было решено разделить учет в головном офисе и учет в цехах как в независимых хозяйствующих субъектах.

Операции головного офиса.

Производственный цикл головного офиса представляет собой следующую последовательность операций.

Таблица 1.

Проводки хозяйственных операций головного офиса

Операция	Дебет	Кредит
Закуп сырья (лома)	1610	3110, 1110, 1120, 1210
Передача сырья в цеха	1410, 7110	1610, 6110
Получение готовой продукции от цехов	1610	3110
Реализация покупателям	1410, 7110	1610, 6110
Расчет с поставщиками	3110	1110, 1120, 1210
Получение денежных средств от покупателей	1110, 1120, 1210	1410
Прочие расходы (канцтовары, обед, транспортные, электроэнергия…)	7500, 8000, 9000	1110, 1120
Зарплата начисление	8000	3520
Зарплата выдача	3520	1110

Как видно из указанных проводок, закуп сырья и получение готовой продукции представляют собой одну проводку, при этом и сырье и готовая продукция выступают как товар для перепродажи. Если головной офис не перерабатывает сырье и не занимается производством, такой принцип учета отражает действительность.

Производственный учет - остается на долю цехов. Ниже приведены хозяйственные операции производственных цехов и их отражение в учете.

Таблица 2.

Проводки хозяйственных операций производственных цехов

Операция	Дебет	Кредит
Закуп сырья (лома)	1620	3110, 1110, 1120, 1210
Передача в производство	1630	1620
Включение накладных расходов в стоимость готовой продукции	1630	7000
Выпуск готовой продукции	1640	1630
Передача готовой продукции головному офису	1410, 7100	1640, 6110
Расчет с поставщиками	3110	1110, 1120, 1210
Получение денежных средств от покупателей	1110, 1120, 1210	1410
Прочие расходы (канцтовары, обед, транспортные, электроэнергия…)	7500, 8000, 9000	1110, 1120
Зарплата начисление	8000	3520
Зарплата выдача	3520	1110

Как видно из перечисленных проводок, здесь используется счета 1620, 1630, 1640, то есть отражается в учете производственный цикл.

2.3 Организация документооборота

Документальная регистрация хозяйственных фактов, отражаемых в учете, являются одним из основополагающих принципов ведения бухгалтерского учета. Поэтому все записи в регистрах бухгалтерского учета ведутся на основе документов. При осуществлении любой производственно-хозяйственной или финансовой операции формируется первичный оправдательный документ, подтверждающий ее совершение, законность и достоверность. Он является основанием для отражения хозяйственной операции в информационной базе учета.

Как носитель информации первичный документ представляет собой бланк установленной формы, заполненный необходимыми данными и подписанный должностными лицами, что придает ему юридическую силу.

С формальной точки зрения документы, обрабатываемые в компьютерных системах, можно разделить на операционные и полнотекстовые.

Полнотекстовыми называются слабоструктурированные документы, обычно не подлежащие сколько-либо формализованной обработке - законы, нормативные акты, приказы, договоры, письма, протоколы совещаний и т.д.

Операционные документы качественно и количественно характеризуют осуществляемые предприятием хозяйственные операции и обычно содержат определенный набор реквизитов, позволяющих выполнять их формализованную вычислительную обработку, в частности, формировать записи на счетах бухгалтерского учета. Для этого они определенным образом структурируются. Обычно во все экземпляры документов одного типа включается один и тот же набор реквизитов.

Элементы компьютерной системы. В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета ТМЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.

№	Наименование	Цена без НДС	Цена	Кол-во	Ед.	Сумма без НДС	Сумма НДС
1	Обеды	300,00	300,00	1		300,00
2	Серебро лом	23,52	23,52	6037	гр	142 000,00
3	Серебро лом	22,00	22,00	340	гр	7 480,00
					Итого без НДС:		149 780,00	сом
					Итого НДС:		0,00	сом
					Всего:		149 780,00	сом
Всего наименований 3, на сумму: Сто сорок девять тысяч семьсот восемьдесят сомов 00 тыйынов
	М.П.		Отпустил____________			Получил___________

Рис. 4. Печатная форма документа «Покупка»

Документ «Покупка» формирует следующие проводки:

Операция	Дебет	Кредит
Закуп сырья (лома)	1610	1110
Прочие расходы - обед	8000	1110

Рис. 5. Экранная форма документа «Покупка»

Также есть в головном офисе документ «Покупка с формированием штрих кода», приведенный на рисунке. Автоматически формирует штрих код и выполняет печать этикеток. Формирует следующие проводки.

Операция	Дебет	Кредит
Закуп готовой продукции	1610	1110

Рис. 6. Экранная форма документа «Покупка с формированием штрих кода»

08:000:00082802000:008:0	БМ 1
1071	8 000,2	10 410

Рис. 7. Печать этикеток со штрих кодом формируется документом «Покупка с формированием штрих кода»

№	Наименование		Кол-во	Ед.	Цена без налогов	Сумма без налогов	Сумма НДС
1	кольца с золотом		1000	гр	120,00	120 000,00	0,00
					Итого без налогов:		120 000,00	сом
					Итого НДС:		0,00	сом
					Итого к оплате:		120 000,00	сом

Всего наименований 1, на сумму: Сто двадцать тысяч сомов 00 тыйынов

М.П.

Руководитель______________

Гл.бухгалтер_______________

Документ «Реализация» формирует следующие проводки:

Операция	Дебет	Кредит
Реализация покупателям	1410, 7110	1610, 6110

№	Наименование	Кол-во	Ед.	Цена без налогов	Сумма без налогов	Сумма НДС
1	кольца с золотом	1000	гр	120,00	120 000,00	0,00
				Итого без налогов:		120 000,00	сом
				Итого НДС:		0,00	сом
				Итого к оплате:		120 000,00	сом
				Получил___________________
	М.П.	Гл.бухгалтер_______________

Рис. 9. Печатная форма документа «Реализация» - Накладная

Рис. 10. Экранная форма документа «Реализация»

Глава 3. Внедрение и эксплуатация программных технологий бухгалтерского учета на примере ЧП «Карабеков»

Жизненный цикл автоматизированной информационной системы бухгалтерского учета включает три основные стадии:

приобретение /создание системы;

ввод системы в эксплуатацию;

эксплуатация, сопровождение и развитие системы.

Различные стадии следует рассматривать во взаимосвязи, поскольку они тесно переплетены друг с другом. Это связано с тем, что часто АИС-БУ создается и вводится в эксплуатацию поэтапно. В этом случае создание и внедрение новых модулей проводится совместно с эксплуатацией уже существующих. Порядок ввода в эксплуатацию зависит от состава используемых технических средств и выбранного программного обеспечения, а развитие системы предполагает преемственность технологии эксплуатации.

3.1 Разработка и внедрение автоматизированной системы бухгалтерского учета

Создание Автоматизированной информационной системы бухгалтерского учета (АИС-БУ) требует приобретения, установки, наладки и обеспечения нормального функционирования:

технических средств;

системного и вспомогательного программного обеспечения;

специализированного программно обеспечения.

Помимо этого уже на этапе внедрения должны быть выработаны регламентные работы сотрудников бухгалтерии с компьютерной системой.

АИС-БУ может создаваться как:

1) система автоматизации решения бухгалтерского учета;

2) система комплексной автоматизации бухгалтерского учета;

3) составная часть интегрированной системы автоматизации управления предприятием.

Первый вариант. На рабочие места устанавливаются разрозненные программы, обеспечивающие решение отдельных задач учета. Сроки и затраты на создание такой компьютерной системы минимальны. При несистемном подходе к внедрению отдельных компонент АИС-БУ в ходе эксплуатации может возникать ряд проблем по взаимоувязке учетных данных. Прежде всего, они связаны с возможными рассогласованиями при введении общих справочников, поскольку один и тот же объект учета на разных рабочих местах может кодироваться по-разному.

Того при объединении данных программа будет рассматривать один и тот же объект как два разных. Часто такие ошибки очень трудно обнаружить и исправить.

Второй вариант. При создании комплексной системы автоматизации бухгалтерского учета, помимо установки компьютеров и программного обеспечения на рабочие места всех или большей части сотрудников, необходима выработка регламентов коллективной работы бухгалтерии. Эти документы должны определять порядок работы с общими данными, правила и сроки выполнения регламентных работ, операций объединения данных и т.д. Регламентирование сроков, условий и порядка выполнения отдельных операций нужны потому, что некоторые действия можно выполнять только в определенной последовательности. Например, нельзя выполнять только операций формирования проводок по списанию себестоимости материалов на производство, если не введены или не обработаны должным образом все документы по приходу материальных ценностей, списание которых производится, поскольку себестоимость определяется данным прихода. До ввода всех проводок по начислению общепроизводственных расходов нельзя выполнять их распределение по объектам аналитического учета счета основного производства и т.д. перечень регламентных работ может быть очень велик, а его конкретное содержание в значительной степени зависит от используемых программных средств и порядка разделения служебных функций между сотрудниками бухгалтерии.

Третий вариант. При создании АИС-БУ как составной части интегрированной системы автоматизации управления предприятием требуется выработка еще большего числа регламентов, в особенности, по выполнению работ обмена данными с подразделениями, решающими задачи оперативно-технического учета, планирования, анализа и т.д. при этом, чем крупнее предприятие и чем больше его сотрудников занято в системе управления, тем сложнее задача составления регламентов, обеспечивающих их согласованную работу.

Например, для того, чтобы разным объектам учета разные сотрудники не присвоили один и тот же код, каждому из них выделяют диапазон значений кодов, которые они могут использовать. Для того чтобы избежать присвоения разных кодов к одним объектам, заносимым в справочник, отдельные копии которого ведутся на различных рабочих местах, в регламенте оговариваются определенные правила присвоения кодов новым элементам справочников, определяются порядок и периодичность выполнения процедур информационного обмена между рабочими местами и т.д.

Иногда формирование единой информационной среды при внедрении комплексной автоматизированной системы бывает не желательно. Это связано с тем, что цели и задачи бухгалтерского и оперативного учета существенным образом различаются, а менеджеры и бухгалтерия часто интерпретируют одну и ту же хозяйственную операцию по-разному. Например, взаимоотношения с одним и тем же покупателем бухгалтерия может отражать на разных счетах, но в целом, без особой детализации, а менеджеру нужно знать состояние взаиморасчетов по каждому договору, контракту. Поэтому, если бухгалтерия выполняет исключительно функции финансового учета и составления регламентированной отчетности, то ей нередко бывает целесообразным работать автономным программным обеспечением и вести автономные информационные массивы.

В идеале компьютерная система предприятия должна быть комплексной и охватывать все функции управления. Однако внедрение системы комплексной автоматизации управления - весьма длительный и достаточно дорогостоящий процесс. Кроме того, внедрение систем комплексной автоматизации управления «с нуля», когда отдельные подразделения не имеют достаточного опыта работы со средствами вычислительной техники и специализированным программным обеспечением, не всегда бывает гарантировано успешным. Это связано с тем, что применение комплексных систем, пронизывающих все функции управления, часто требует очень существенной перестройки привычной технологии функционирования бизнеса. А к этому сразу готовы не все предприятия.

Важно отметить и то, что во многих малых предприятиях не всегда требуется автоматизировать все, без исключения, управленческие функции. В то же время, финансовый учет и составление отчетности, представляемой государственным органам, учредителям, кредиторам, инвесторам - везде достаточно сложны, и потому создание АИС-БУ необходимо практически всем, даже относительно небольшим предприятиям.

Практика показывает, что внедрение компьютерных систем обычно осуществляется поэтапно. Сначала автоматизируется решение отдельных, наиболее сложных задач бухгалтерского и оперативного учета. Далее, автоматизация начинает охватывать учет в целом. И, конец, после накопления необходимого опыта работы с различными программами, производится их интеграция в комплексную систему, увязывающую воедино все или основные функции бухгалтерского и оперативного учета, планирования и анализа хозяйственной деятельности.

Для малых предприятий, где численность сотрудников бухгалтерии составляет 1-3 человека, наиболее целесообразным представляется применение программного обеспечения АИС-БУ, основанного на концепции универсальной модели учетных данных и построенного в виде единой программной системы. Этот вывод можно обосновать тем, что здесь обычно отсутствует значительная специализация сотрудников по участкам учета и ввод данных фактически ограничивается формированием расширенных проводок с минимальной аналитической информацией. Кроме того, использование набора специализированных модулей требует постоянного переключения между ними и нередко выполнения технологических процедур вспомогательного характера, связанных с обменом информацией. Такой порядок использования системы представляется менее эффективным, чем применение единой программной среды.

С другой стороны, при наличии явной специализации сотрудников бухгалтерии, ведущих различные участки учета, более адекватным представляется использование программных комплексов, включающих специализированные по функциям и данным модули, каждый из которых, вследствие их специфики, дает более технологичные решения по обслуживанию информационных потоков, возникающих на каждом участке. Кроме того, обычно в бухгалтериях более крупных предприятий выше потребность в разграничении прав пользователей по доступу к информации, которая бывает более выраженной и проще достигается при применении комплексов узкоспециализированных АРМ.

Для ввода АИС-БУ в эксплуатацию должны быть созданы соответствующие условия: гарантировано надежное функционирование технических средств, укомплектовано системное и прикладное программное обеспечение, подготовлена информационная база, разработан технологический процесс, составлены должностные инструкции учетного персонала и т.д. персонал бухгалтерии должен пройти специальную подготовку к работе на компьютере.

Помимо адаптации программ к особенностям ведения учета на предприятии, при внедрении АИС-БУ в эксплуатацию должны быть выполнены:

аудиторская проверка ведения бухгалтерского учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей и расчетов;

установка программного обеспечения;

создание и заполнение справочников условно-постоянной информации;

ввод остатков по синтетическим и аналитическим счетам.

Аудиторская проверка ведения бухгалтерского учета. На этапе ввода системы в эксплуатацию следует провести аудиторскую проверку ведения бухгалтерского учета и инвентаризацию материальных ценностей и расчетов. Это позволит еще раз убедиться в правильности выбранной учетной политики предприятием и обеспечит правильную настройку параметров и справочников программы, а также избавит от ввода лишних и неправильных данных.

Установка системы. Программные продукты обычно поставляются на одной или нескольких дискетах или на компакт- диска. Порядок установки всегда подробно описывается в документации. В процессе инсталляции его необходимо неукоснительно соблюдать.

Для предотвращения возможности незаконного копирования программных продуктов разработчиками используются различные методы защиты: ключевые дискеты, регистрационные номера, электронные ключи и другое.

Защита программ с помощью электронных ключей более надежна, чем другие методы. Возможно создание неограниченного числа резервных копий, но использовать можно только одну, работающую с ключом.

Некоторые программы позволяют вести на одном компьютере бухгалтерский учет нескольких фирм в разных директориях, что также требует соответствующей настройки.

Создание и заполнение справочников условно-постоянной информации. Работа любой бухгалтерии строится на использовании как оперативной (переменной), так и нормативно-справочной (условно-постоянной) информации. Если оперативная информация вводится в компьютер в процессе повседневной работы, то организация нормативно- справочной информации выполняется на этапе внедрения системы автоматизированного учета. Эта процедура связана с созданием справочников, классификаторов, словарей, предназначенных для использования в повседневной работе бухгалтера при решении различных задач. Справочники нормативно-справочной информации могут пополняться и в процессе повседневной работы. Справочники подразделяются на пользовательские и системные.

Пользовательские справочники обеспечивают хранение условно-постоянной информации, необходимой при решении задач учета. Они настраиваются и модифицируются непосредственно самим бухгалтером применительно к собственным условиям работы. Например, справочник синтетических счетов - план счетов, справочники объектов аналитических учета - подразделений предприятия, подотчетные лица, контрагенты.

Системные справочники используются разработчиками для обеспечения функционирования системы. К ним относятся справочники со значениями параметров, определяющие технические стороны ее функционирования, справочник базы данных, групп пользователей и их полномочий. Они не могут быть удалены и скорректированы бухгалтером.

Ввод начальных остатков по синтетическим и аналитическим счетам. При внедрении АИС-БУ для обеспечения преемственности данных ручного и машинного учета необходимо ввести остатки по всем счетам (входящее сальдо) на начало того периода, с которого предполагается вести компьютерный учет, и сформировать вступительный баланс. Эта работа выполняется после или одновременно с созданием всех необходимых справочников.

Ввод начальных остатков в программах реализован, как правило, одним из следующих двух способов. Первый способ предполагает простое редактирование сальдо счета/субсчета. Когда по какому-то счету открыты аналитические счета, программа откроет их список и для каждого из них надо будет задать начальный остаток. При этом способе обычно в процессе ввода ведется контроль равенства суммы дебетовых и кредитовых сальдо по всем счетам. Если сальдо не сбалансировано, то программа выдаст предупредительное сообщение и не позволит выйти из режима работы с таблицей ввода сальдо.

При втором способе начальные остатки вводятся в виде так называемых фиктивных проводок. В такой проводке в качестве основного указывается счет, по которому вводится остаток, а в качестве корреспондирующего вводится фиктивный счет. Сумма проводки определяет сумму начального остатка. Если к счету были заведены аналитические счета, то программа выдаст список аналитических объектов и заставит ввести сальдо по каждому из них также в форме фиктивных проводок. По аналитическим объектам, для которых предусмотрен количественный учет, программа предложит ввести не только сумму, но и количество. Проверить правильность ввода начальных остатков при этом способе можно, составив оборотную сальдовую ведомость, в которой конечное сальдо по фиктивному счету должно быть нулевым, а дебетовый и кредитовый обороты равны.

Важно правильно установить дату ввода начального сальдо. При первом способе дата ввода остатков соответствует первому числу начала года или квартала (месяца) внедрения системы. При втором способе - остатки необходимо вводить «задним числом», т.е. в период, предшествующий внедрению системы. Часто в этом случае требуется закрыть предшествующий период. При закрытии периода в качестве рабочего автоматически устанавливается следующий период (начало года, квартал)- тот, с которого начинается внедрение системы. Все введенные остатки переносятся на его начало.

Независимо от способа ввода в программах должно быть обеспечено автоматическое формирование сальдо по цепочке: аналитические счета субсчета счет. Это означает, что при вводе остатков по объектам аналитического учета не следует вводить остатки по субсчету или счету, а при вводе остатков по субсчету - по счету, так как они будут рассчитаны автоматически. Если программа позволяет вводить данные, как по субсчету, так и по счету, а аналитические остатки заводятся в карточках каждого участка учета, то она должна обеспечивать контроль сходимости данных на всех указанных уровнях.

После того, как корректность ввода остатков не вызывает сомнений, можно сформировать и распечатать вступительный баланс на момент перехода на автоматизированный учет.

На этом ввод АИС-БУ в эксплуатацию заканчивается, и бухгалтер может приступить к повседневной текущей работе.

Помимо перечисленных работ на этапе внедрения выполняется ряд процедур технического характера для адаптации программных средств к конкретным техническим и операционным средам. Многие системы автоматизации учета предлагают пользователю разнообразные средства эргономической настройки, в числе которых установка желаемой цветовой палитры экранных форм, функции переопределения структуры меню системы, «горячих» клавиш, звуковых сигналов и некоторые другие. Эти вопросы хотя и важны, но носят частный характер.

Эксплуатация и сопровождение АИС-БУ

При использовании АИС-БУ бухгалтеров выполняется определенная последовательность действий, направленных на получение полной и достоверной информации о фактическом состоянии производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, необходимой и достаточной для принятия решения внутренними и внешними пользователями.

Информационная технология бухгалтерского учета на компьютере - это совокупность четко регламентированных человеко-машинных операций, выполняемых в определенной последовательности от создания первичных документов до формирования управленческих сводок и финансовой отчетности.

В работе бухгалтера на протяжении отчетного периода, выделяются четыре основные этапа:

формирование и обработка первичных документов, регистрация хозяйственных операций в базе учетных данных;

обобщение учетных данных;

получение выходной информации - справок, учетных регистров и отчетности;

завершение отчетного периода и переход к новому отчетному периоду.

При ведении компьютерного учета нужно хорошо понимать технологию решения конкретных учетных задач в используемой программе, порядок ее применения при отражении тех или иных фактов хозяйственной деятельности. Кроме того, бухгалтеру необходима оперативная информация об изменениях в нормативной базе учета. Все это требует непрерывной методической и правовой поддержки пользователей систем компьютерного учета, а также своевременного обновления программ.

3.2 Разработка программного обеспечения для производственных подразделений ЧП «Карабеков»

Для производственных подразделений ЧП «Карабеков» была разработана конфигурация Производство, содержащая такие документы как «Перемещение в производство», «Технологическая норма», «Выпуск готовой продукции». Данные документы позволяют рассчитывать фактическую себестоимость выпущенной продукции.

весь учетный цикл состоит из следующих шагов.

1. закуп сырья (у головного офиса)

оформляется документ «Покупка», который формирует следующие проводки:

Дт 3110 Кт 1620

Рис. 11. Экранная форма документа Покупка

Рис. 12. Экранная форма документа «Технологическая норма»

Приходный ордер № 000001 от 04 марта 2010 г.
	Поставщик:	ЧП «Карабеков»
	Склад / МОЛ:
№	Наименование	Цена без НДС	Цена	Кол-во	Ед.	Сумма без НДС	Сумма НДС
1	Золото лом	700,00	700,00	300	гр	210 000,00
2	Серебро лом	50,00	50,00	700	гр	35 000,00
					Итого без НДС:		245 000,00	сом
					Итого НДС:		0,00	сом
					Всего:		245 000,00	сом
Всего наименований 2, на сумму: Двести сорок пять тысяч сомов 00 тыйынов
	М.П.		Отпустил____________			Получил___________

Рис. 13. Печатная форма документа Покупка

Карточка калькуляционных норм на продукцию - серьги с золотом Э-10 на дату 04.03.10
№ п/п	Сырье	Ед. изм.	Брутто
1	Золото лом	гр	0,100
2	Серебро лом	гр	0,920
	ФИО ______________________________________ Подпись __________________________

Рис. 14. Печатная форма Документа «Технологическая норма»

2. закладка норм расхода сырья на единицу готовой продукции

оформляется документ «Технологическая норма», не формирующий проводок. В рассмотренном примере документ закладывает норму расхода 0,1 г золота и 0,92 г серебра на 1 г готовой продукции «Кольцо с золотом Э-10».

3. Перемещение в производство

Оформляется документом «Перемещение в производство», формируются следующие проводки:

Дт 1630 Кт 1620

Перемещается фактическое количество перемещенного сырья

Рис. 15. Экранная форма документа «Перемещение в производство»

3. выпуск готовой продукции

оформляется документ «Выпуск готовой продукции», формирующий проводки:

Дт 1640 Кт 1630

Данный документ рассчитывает количество израсходованного сырья согласно документа «Технологическая норма» и переводит на стоимость готовой продукции стоимость использованного сырья.

Также данный документ позволяет включить в себестоимость готовой продукции накладные расходы, такие как оплата труда рабочих, электроэнергия, и т.п. на рассматриваемом предприятии данные расходы не включают в себестоимость готовой продукции, так как основную долю составляет стоимость сырья, и, во-вторых, основной момент, требующий контроля и учета - расход сырья.

Рис. 16. Экранная форма документа «Выпуск готовой продукции»

Выпуск готовой продукции на дату 04.03.10
№ п/п	Наименование	Ед. изм.	Кол-во	Цена	Сумма
1	кольцо с золотом Э-10	гр	20,000	116,00	2 320,00
2 ...

Страница:

•  1 
•  2 
•  3 

дипломная работа "Организация автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии" скачать

Подобные документы

• Разработка программного обеспечения для автоматизации документооборота в фонде жилого дома

  Понятие и специфика автоматизированных систем. Описание методики разработки программы для автоматизации. Ее тестирование и отладка. Внедрение АС в работу предприятия. Расчет экономического эффекта от разработки и реализации программного продукта.
  
  дипломная работа [1,4 M], добавлен 23.06.2015
  

• Проектирование базы данных в Microsoft Access для учета товародвижения на складе ООО "Петроспецпродукт"

  Роль оптовой торговли в рыночной экономике. Сортовой и партионный способы учета товаров. Организация бухгалтерского учета и документооборота на предприятии. Разработка базы данных для автоматизации учета переоценки стоимости товаров на оптовом складе.
  
  дипломная работа [2,8 M], добавлен 15.01.2012
  

• Теория автоматизации бухгалтерского учета

  Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России. Требования к бухгалтерской системе. Использование электронно-вычислительной техники в учете. Назначение комплексов автоматизации учета. Кадровые документы учета рабочего времени. Расчетная ведомость.
  
  контрольная работа [2,3 M], добавлен 01.02.2009
  

• Организация бухгалтерского учетного процесса в программе "1С: Бухгалтерия 8.3"

  Организация бухгалтерского, налогового, управленческого учета и отчетности на предприятии средствами информационных систем. Порядок финансового и управленческого учета с помощью программы "1С: Бухгалтерия 8.3". Формирование регламентированной отчетности.
  
  реферат [639,5 K], добавлен 14.09.2015
  

• Автоматизация бухгалтерского учета на предприятиях

  Система автоматизации бухгалтерского учета. Этапы и средства бухучета в 1С. Системы управления базами данных, их определения и основные понятия. Свойства СУБД и технология использования. Разработка структуры базы данных. Процесс поэтапного внедрения.
  
  контрольная работа [28,4 K], добавлен 26.07.2009
  

• Процесс автоматизации бухгалтерского учета

  Автоматизированная обработка экономической информации. Методы и средства технологического контроля обработки экономической информации. АИС в области бухгалтерского учета с использованием 1: С Бухгалтерия. Программное обеспечение бухгалтерского учета.
  
  контрольная работа [39,4 K], добавлен 07.12.2010
  

• Информационные системы и технологии в бухгалтерском учете

  Сущность и принципы ведения бухгалтерского учета. Программные продукты ИС бухгалтерского учета. Классы программных продуктов ИС бухгалтерского учета. Технологический прогресс и перспективы его развития. Сетевая технология обработки бухгалтерских задач.
  
  контрольная работа [37,1 K], добавлен 31.05.2015
  

• Разработка информационной системы для учета компьютерной техники на предприятии ООО "Дельта"

  Развитие информационных систем. Современный рынок финансово-экономического прикладного программного обеспечения. Преимущества и недостатки внедрения автоматизированных информационных систем. Методы проектирования автоматизированных информационных систем.
  
  дипломная работа [1,5 M], добавлен 22.11.2015
  

• Автоматизация складского учета на предприятии быстрого питания ООО "Курочка рядом"

  Описание складского учета ООО "Курочка рядом". Проведение инвентаризации на предприятии и возможности его автоматизации. Разработка программного обеспечения подсистемы складского учета. Описание задач разработанной подсистемы и средств ее взаимодействия.
  
  дипломная работа [3,8 M], добавлен 12.04.2012
  

• Автоматизация учета услуг сервисного центра по ремонту компьютерной техники

  Изучение компьютерных систем бухгалтерского учета на примере комплексных систем масштаба крупного предприятия (типа 1C:Предприятие). Разработка конфигурации для автоматизации фирмы ООО "Профессионал". Создание справочника, документа, регистров и отчетов.
  
  курсовая работа [1,9 M], добавлен 05.02.2013
  

• Проблемы и перспективы автоматизации бухгалтерского учета

  Компьютерные системы бухгалтерского учёта, возможности и проблемы их развития в России. Классы систем автоматизации учёта, выбор вариантов; роль и задачи бухгалтера. Разработка специализированных программных продуктов; использование пластиковых карт.
  
  курсовая работа [318,8 K], добавлен 21.05.2015
  

• Создание автоматизированной инфоpмационно-спpавочной системы расписания движения поездов и продажи билетов

  Современные программные продукты для автоматизации ведения бухгалтерского учета. Описание автоматизированной системы для учета выбранного вида деятельности на предприятии в среде 1С. Технология инсталляции, запуска и работы с программным изделием.
  
  курсовая работа [3,4 M], добавлен 14.01.2013
  

• Разработка системы информационной поддержки учета взаимоотношений с корпоративными клиентами ООО "Омега"

  Организация документооборота корпоративного отдела. Описание состава задач, подлежащих автоматизации, входной и выходной информации. Разработка состава и структуры базы данных, описание пользовательского интерфейса. Экономический эффект автоматизации.
  
  дипломная работа [2,9 M], добавлен 05.12.2011
  

• Автоматизация бухгалтерского учета и учета товарооборота на предприятии (на материалах фирмы, реализующей ювелирные изделия)

  Проектирование программного продукта. Разработка базы данных средствами Microsoft Access. Разработка прикладных решений для информационной системы 1С: Предприятие 8.2. Изучение первичной, вторичной документации. Автоматизация учета и управление компанией.
  
  курсовая работа [1,4 M], добавлен 14.12.2017
  

• Разработка программного обеспечения поддержки процессов учета хранения товаров на складе

  Описание и схема информационного взаимодействия элементов системы, выходная и входная информация. Технологические процесс функционирования системы в автоматизированном режиме. Разработка информационного обеспечения системы, алгоритмы программного модуля.
  
  дипломная работа [1,0 M], добавлен 30.08.2010
  

• Автоматизация деятельности предприятии ООО "Торговый дизайн"

  Постановка задачи компьютерного моделирования. Разработка автоматизации процессов документооборота, складского учета и инвентаризации, обмена данными между главным офисом компании и его складом. Тестирование аппаратного и программного обеспечения.
  
  дипломная работа [1,7 M], добавлен 13.05.2013
  

• Проектирование программного обеспечения учета автоматизированных рабочих мест сотрудников МУП "Теплоэнергия" г. Череповца

  Процесс выбора технологий и инструментальных средств. Анализ требований и построения спецификаций создаваемого программного обеспечения. Контекстная и детализированная диаграмма "AS-IS". Разработка алгоритмов и структур данных для хранения информации.
  
  курсовая работа [3,3 M], добавлен 04.06.2014
  

• Автоматизация системы учета заказов на предприятии

  Разработка программного обеспечения для автоматизации процесса учета поступления и формирования заказов. Построение реляционной базы данных средствами Microsoft Access. Методы повышения эффективности организации информационных потоков на предприятии.
  
  дипломная работа [1,9 M], добавлен 02.12.2012
  

• Сравнительный анализ программного обеспечения для ведения бухгалтерского учета на предприятиях внешнеэкономической деятельности

  Изучение теоретических аспектов внешнеэкономической деятельности страны. Рассмотрение практического применения информационных технологий для ведения бухгалтерского учета. Определение области применения, функций и целей бухгалтерской программы SAP.
  
  дипломная работа [2,7 M], добавлен 06.09.2017
  

• Разработка подсистемы документооборота в системе управления проектами сервисной компании

  Сущность логистического бизнес-процесса. Функциональная, инфологическая и даталогическая модели предметной области. Выбор языка и средства программирования. Разработка и описание программного обеспечения для автоматизации закупок на предприятии.
  
  дипломная работа [4,8 M], добавлен 29.06.2012
  

Другие документы, подобные "Организация автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии"

• главная
• рубрики
• по алфавиту
• вернуться в начало страницы
• вернуться к началу текста
• вернуться к подобным работам