Використання інформаційних технологій в архівній справі України

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

Вступ

Розділ 1. Інформаційні технології на сучасному етапі

1.1 Аналітичний огляд джерел за темою дослідження

1.2 Поняття інформаційих технологій

1.3 Інформаційні системи

Розділ 2. Впровадження інформаційних технологій в архівну справу: сучасній стан та перспективи

2.1 Законодавче обґрунтування необхідності інформатизації архівної справи

2.2 Інформаційні технології в архівній справі. Сучасний стан і перспективи

2.3 Сучасні технічні засоби, що використовують для автоматизації інформаційно-управлінської діяльності в архіві

Висновки

Термінологічний словник

Список умовних скорочень

Cписок використаних джерел

Вступ

Актуальність дослідження. Організація управління за наших часів неможлива без застосування комп'ютерних технологій. Практично всі працівники галузі управління на підприємствах, в організаціях, установах, фірмах використовують у своїй діяльності персональні комп'ютери (ПК). Це спрощує та прискорює процес підготування документів, уможливлює зберігання й опрацювання великих обсягів інформації, доступ до певної інформації з будь-якої точки земної кулі.

Сьогодні ПК стає основним засобом створення, редагування документів, систематизації, пошуку, зберігання та передавання інформації.

Впровадження ПК у архівознавстві відкриває принципово нові можливості для документаційного забезпечення управління, дає змогу піднести архівну діяльність на сучасний рівень, кардинально підвищити продуктивність та якість роботи працівників служби архівознавтва.

У зв'язку з комп'ютеризацією управління виробництвом і переходом до зберігання інформації на нетрадиційних носіях сьогодні під документаційним забезпеченням управління розуміють створення документованої інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Робота з документами завжди вимагала значних затрат праці, що було пов'язане з необхідністю передруковування окремих сторінок або всього документа в разі внесення в нього змін чи виправлень. Із появою електронних друкарських машин, оснащених запам'ятовувальним пристроєм (ЗП), цю проблему вдалося вирішити, але тільки частково. І лише впровадження персональних комп'ютерів радикально змінило процес підготування документів і архівознавстві в цілому.

Персональні комп'ютери швидко поширились у галузі управління, оскільки з їхньою допомогою зручно готувати різні текстові документи. В цьому разі комп'ютер виконує роль «Розумної» друкарської машини, яка здатна «запам'ятати» все, що на ній було надруковано, якадає змогу внести в текст будь-які зміни й навіть знайти й виправити граматичні помилки, допущені під час складання.

Об'єктом дослідження є інформаційних технологій.

Предметом дослідження є передумови та засади використання інформаційних технологій у архівній справі.

Мета дослідження: розглянути та вивчити процес використання інформаційних технологій в архівній справі України. Досягнення поставленої мети передбачає розв'язання наступних завдань:

1. Вивчення інформаційної техноллогії в архівній справі;

2. Розгляд технічних засобів для автоматизації іформаційно-управлінської діяльності в архівній справі;

3. Введення інформаційних технологій в архівну справу на сучасному етапі;

4. Законодавче обґрунтування інформатизації архівної справи.

Стан дослідження. Потрібно зазначити, що дана тема ще ретельно не досліджена й не розроблена, хоча деякі автори, фахівці в цій галузі, такі як: Л. Дубровіна, О.Сохань, Т. Захарченко, Г. Боряк й інші у своїх наукових працях зробили спробу проаналізувати особливості використання інформаційних технологій у архівній справі України.

Для розв'язування поставлених завдань використано комплекс

Методів дослідження: теоретичні методи: системний аналіз літератури з теми дослідження; аналіз навчальних посібників, методичних рекомендацій; синтез, порівняння, узагальнення; обсерваційні методи: аналіз продуктів професійної діяльності; спостереження за діяльністю архівістів; емпіричні методи: збирання емпіричного матеріалу, спостереження, вивчення й узагальнення досвіду; опис процесу дослідження. Названі методи взаємодоповнюють один одного і їх використання забезпечує можливість комплексного пізнання предмета дослідження.

Теоретичне значення полягає в тому щоб вивчити особливості інформаційної технології в архівній справі студентами-документознавцями; у визначенні місця знань про неї при здійсненні професійної діяльності.

Практичне значення. Робота може бути використана для вивчення архівістами особливостей використання інформаційних технологій під час здійснення професійної діяльності.

Структура роботи. Робота складається зі вступу, двох розділів, загальних висновків, списку використаних джерел. Загальний обсяг курсової роботи 38 сторінок.

Ключові слова: «інформаційні технології», «архівна справа», «персональні комп'ютери», «операційна система», «технічні засоби».

Розділ 1. Інформаційні технології на сучасному етапі

У першому розділі проаналізуємо джерела за даною темою, розглянемо поняття інформаційних технологій та систем історію й особливості формування національної системи реферуванняв ахівознавстві, висвітлимо сучасні технічні засоби які використовують для автоматизації інформаційної - управлінської діяльності.

Ключові слова: «інформаційні технології», «архівна справа», «персональні комп'ютери», «операційна система», «технічні засоби».

1.1 Аналітичний огляд джерел за темою дослідження

Закон України «Про інформацію» від 06.04.2000 р. визначає право громадян України на iнформацiю, закладає правовi основи iнформацiйної дiяльностi. Грунтуючись на Декларацiї про державний суверенiтет України та Актi проголошення її незалежностi, Закон стверджує iнформацiйний суверенiтет України i визначає правовi форми мiжнародного спiвробiтництва в галузi iнформацiї [ 1 ].

Закон «Про бібліотеки і бібліотечну справу» [ 2 ]. від 27.01.1995 р. визначає статус бібліотек, правові та організаційні засади діяльності бібліотек і бібліотечної справи в Україні. Цей Закон гарантує право на вільний доступ до інформації, знань, залучення до цінностей національної та світової культури, науки та освіти, що зберігаються в бібліотеках.

Закон України «Про науково-технічну інформацію» від 25.06.93 року

визначає основи державної політики в галузі науково-технічної інформації, порядок її формування і реалізації в інтересах науково-технічного, економічного і соціального прогресу країни. Метою Закону є створення в Україні правової бази для одержання та використання науково-технічної інформації.

Законом регулюються правові і економічні відносини громадян, юридичних осіб, держави, що виникають при створенні, одержанні, використанні та поширенні науково-технічної інформації, а також визначаються правові форми міжнародного співробітництва в цій галузі.

Дія Закону поширюється на підприємства, установи, організації незалежно від форм власності, а також громадян, які мають право на одержання, використання та поширення науково-технічної інформації. Дія Закону не поширюється на інформацію, що містить державну та іншу охоронювану законом таємницю [ 8 ].

А.М. Сукало «Нове галузеве бібліографічне видання» розглядає метод дослідження інноваційних технологій в архівній справі й аналізує сучасний стан інформатизації архівної галузі, зокрема засобами анкетування; розкривається методика впровадження сучасних технологій та окреслюються перспективи подальшого розвитку архівної справи [ 7 ].

В.А. Герасименко «Основи захисту інформації» висвітив захист інформації в автоматизованих системах опрацювання даних з вивченням способів зберігання, передавання й опрацювання інформації [ 5].

Г.А. Тіторенко «Автоматизовані інформаційні технології в економіці» розглядає Сучасні технології організації інформаційних процесів архіву управління, які пов'язані, перш за все, з використанням комп'ютерних технологій. Створення і функціонування інформаційних систем, сучасних технологій, що забезпечують фахівців інструментальними засобами для вирішення управлінських завдань. [ 4 ].

1.2 Поняття інформаційих технологій

А. Сукало розглядає розвиток архівної галузі як складової загальнодержавної та світової інформаційної техноллогії, без використання спеціальних методів архівознавства, які дозволяють на основі аналізу та синтезу документної бази обґрунтувати основні засади впровадження інноваційних технологій, визначити критерії їх залучення, зробити теоретичні узагальнення практичних досягнень, виокремити напрями подальшого використання комп'ютерних технологій для репрезентації архівних документів[9-13].

Згідно з визначенням, що прийняте ЮНЕСКО, інформаційна технологія - це комплекс взаємозалежних, наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації праці людей, зайнятих обробкою і збереженням інформації;обчислювальну техніку і методи організації і взаємодії з людьми і виробничим устаткуванням, їх практичні додатки, а також пов'язані з усім цим соціальні, економічні і культурні проблеми. Самі інформаційні технології вимагають складної підготовки, великих первісних витрат і наукомісткої техніки. Їх введення повинне починатися зі створення математичного забезпечення, формування інформаційних потоків у системах підготовки фахівців.

Зараз інформаційні технології впроваджуються на багатьох підприємствах, організаціях та різних органах влади. Розроблені концепції впровадження ІТ в наукові заклади, фабрики тощо. Наприклад Концепція впровадження інформаційних технологій у законодавчих органах влади передбачає як автоматизацію самого процесу, так і аналізу роботи, налагодження спілкуванням між різними органами влади та населенням в архівознавстві.

Види інформаційних технологій в архіві:

- Інформаційна технологія опрацювання даних;

-Інформаційна технологія керування;

-Інформаційна технологія підтримки прийняття рішень;

-Інформаційна технологія експертних систем.

Такі технологічні поняття, що використовуються у виробничій сфері, як норма, норматив, технологічний процес, технологічна операція тощо, можуть застосовуватися і в інформаційній технології. Перед тим, як розробляти ці поняття в будь-якій технології, у тому числі й в інформаційній, завжди варто починати з визначення мети. Потім варто спробувати провести структурування всіх дій, що призводять до наміченої мети, і вибрати необхідний програмний інструментарій [ 50 c.].

Необхідно розуміти, що освоєння інформаційної технології і подальше її використання повинні бути зведені до того, щоб було потрібно спочатку добре оволодіти набором елементарних операцій, кількість яких обмежена. З цієї обмеженої кількості елементарних операцій у різних комбінаціях складається дія, а з дій, також у різних комбінаціях, складаються операції, що визначають той або інший технологічний етап. Сукупність технологічних етапів утворить технологічний процес (технологію). Він може починатися з будь-якого рівня і не включати, наприклад, етапи або операції, а складатися тільки з дій. Для реалізації етапів технологічного процесу можуть використовуватися різні програмні середовища.

Інформаційна технологія, як і будь-яка інша, повинна відповідати таким вимогам:

- Забезпечувати високий рівень організації всього процесу опрацювання інформації на етапи (фази), операції, дії;

- Включати весь набір елементів, необхідних для досягнення поставленої мети;

- Мати регулярний характер. Етапи, дії, операції технологічного процесу можуть бути стандартизовані й уніфіковані, що дозволить більш ефективно здійснювати цілеспрямоване керування інформаційними процессами в архіві.

Реалізація технологічного процесу матеріального виробництва здійснюється за допомогою різноманітних технічних засобів, до яких відносяться: устаткування, верстати, інструменти, конвеєрні лінії тощо[35 с.].

За аналогією і для інформаційної технології повинно бути щось подібне. Такими технічними засобами виробництва інформації будуть апаратне, програмне і математичне забезпечення цього процесу. З їхньою допомогою відбувається переробка первинної інформації в інформацію нової якості. Виділимо окремо з цих засобів програмні продукти і назвемо їх інструментарієм, а для більшої чіткості можна його конкретизувати, назвавши програмним інструментарієм інформаційної технології в архіві. Інструментарій інформаційної технології в архіві - один або декілька взаємозалежних програмних продуктів для певного типу комп'ютера, технологія роботи в яких дозволяє досягти поставленої користувачем мети.

У якості інструментарію можна використовувати такі поширені види програмних продуктів для персонального комп'ютера як текстовий процесор (редактор), настільні видавничі системи, електронні таблиці, системи керування базами даних, електронні записні книжки, електронні календарі, інформаційні системи функціонального призначення (фінансові, бухгалтерські, для маркетингу ), експертні системи тощо.

1.3 Інформаційні системи

В.Ф.Ситник розглядає проблеми розвитку і застосування інформаційних систем (IС) обробки даних на об'єктах управління різного рівня, подано ретроспективний аналіз еволюції цих систем. В умовах сучасної інформаційної технології найбільш перспективним напрямком застосування обчислювальної техніки є створення і впровадження інформаційних систем нового покоління .

Інформаційна система, як система управління, тісно пов'язується, як з системами збереження та видачі інформації, так і з іншої - з системами, щозабезпечують обмін інформацією в процесі управління. Вона охоплює сукупність засобів та методів, що дозволяють користувачу збирати, зберігати, передавати і обробляти відібрану інформацію. Інформаційні системи існують з моменту появи суспільства, оскільки на кожній стадіїйого розвитку існує потреба в управлінні. Місією інформаційної системи є виробництво потрібної для організації інформації, потрібної для ефективного управління всіма її ресурсами, створення інформаційного та технічного середовища для управління її діяльністю. Інформаційна система може існувати і без застосування комп'ютерної техніки - це питання економічної необхідності.

Загальна схема інформаційних систем:

Вхідні дані - Обробка - Кінцева інформація

У розряд ІС входять також і джерела інформації. Це можуть бути різні довідники, розробки в тому числі і виконані на лазерних дисках. Але найбільший об'єм даних може надати глобальна мережа «Інтернет».

Федеральна служба комп'ютерних мереж США 24 жовтня 1995 року дала наступне визначення термінові Інтернет.

Інтернет відноситься до глобальної інформаційної системи що:

1. Логічно пов'язана між собою адресними простором на основі протоколу Інтернет (IP) або його похідних.

2. Здатна підтримувати зв'язок за допомогою протоколу TCP/IP або його похідних і/або сумісних з ним;

3. Надає, використовує або робить доступним привселюдно або для обмеженого кола осіб високий рівень послуг пов'язаних з комунікаціями і суміжними видами діяльності описаними вище.

Це - формальне визначення. У спрощеному вигляді мережі Інтернет можна описати так: це глобальна комп'ютерна мережа, окремі частини якої субсидуються різними державними установами. Ця мережа підтримує величезну кількість інформаційних потоків. Оскільки Інтернет є ні що інше як об'єднання місцевих мереж, то говорити про якийсь орган керування в ньому не можна - усі в мережі рівні між собою. Існують різні підходи до класифікації інформаційних систем. Але Найбільш поширенішими є розподіли ІС за видами виконуваних робіт.

Тип ІС	Призначення	Характеристика
СПФО	підтримка фінансових операцій	деталізоване, стандартизоване опрацювання фінансових даних
УІС	підтримка управління	регулярні, повторювані операції зі статичною структурою та стабільною технологією
СППР	підтримка прийняття рішень	надає більше можливостей ніж звичайна ІС, більш гнучкіша та налагоджується під конкретні потреби
САРО	автоматизація роботи офісу	робота з діловою кореспонденцією
СПДАВМ	підтримка діяльності апарата вищого менеджменту	системи структурування високого рівня, висока надійність і вірогідність

Розглянемо ці системи докладніше.

Система підтримки фінансових операцій (СПФО) підтримує щоденні операції фірми, так чи інакше пов'язані з фінансовими питаннями. Це можуть бути системи резервування квитків, системи опрацювання чеків, системи опрацювання замовлень.Усі вони допомагають організації контролювати фінансові операції. Це найстаріший тип ІС. Вперше вони з'явилися наприкінці 50-х років у бухгалтерських відділах великих корпорацій. Саме з них починається розвиток індустрії інформаційних систем[ 26- 38 C.].

Управлінські інформаційні системи (УІС) інакше ці системи можна назвати системами підтримки керування.Вони регулярно створюють структуровані і коротковикладені звіти про різні аспекти діяльності організації. УІС концептуально знаходяться вище систем підтримки фінансових операцій. У їх задачу входить не проведення різних операцій, а їх оцінка і створення на її основі звіту. Звичайно УІС обробляють дані, що “поставляються” фінансовими системами. Користувач передає запит на створення повідомлення системі підтримки керування. Вона у свою чергу обробляє дані СПФО, структуруючи її , і потім видає звіт. Ці звіти можуть бути відображені на екрані або роздруковані.

Деякі системи підтримки керування можуть генерувати звіти в автоматичному режимі. Наприклад, можна задати системі наприкінці кожного робочого дня роздруковувати звіти про діяльності різних підрозділів фірми або ж знаходити протягом дня деякі значення заздалегідь визначених параметрів.

Системи підтримки прийняття рішень (СППР). Класичні теоретики менеджменту вважали прийняття рішень однієї знайважливіших задач, що стоять перед керівником. Звичайно, існують і інші задачі, такі як формування команди, лідерство, поширення інформації. Але так чи інакше, прийняття рішень залишається важливою частиною управлінського процесу.

За останні 20 років уже багато разів починалися спроби підтримати цей процес. Сьогодні вже можна стверджувати, що ці спроби увінчалися успіхом. Щоб краще зрозуміти механізм дії цих систем необхідно розібратися в самому процесі ухвалення рішення.

Системи автоматизації роботи офісу (САРО) створють, зберігають, змінють, відображують і здійснють ділову кореспонденцію. Як уже відзначалося вище, розвиток комп'ютерної техніки та засобів зв'язку значно видозмінив технічне оснащення офісів.

Сьогодні, мабуть, не існує фірми, яка б не мала своєї електронної адреси (e-mail), а деякі досить активно використовують і інші можливості глобальної комп'ютерної мережі Інтернет, наприклад, пошук інформації або проведення відеоконференцій. Наявність в офісі факсу-машини уже ввійшло у культуру роботи сучасної фірми. Таким чином, офіс перетворився в досить серйозний аналітичний центр організації, службовці якого можуть виконати практично будь-які запити менеджерів.

Система підтримки діяльності апарата вищого менеджменту (СПДАВМ) . Дана система призначена для підтримки роботи керівників вищої ланки. Вона систематизує і представляє дані найвищою мірою стисло і структуровано. Зазвичай вони використовуються для створення звітів у стандартних форматах, у яких можуть зустрічатися графіки.

СПДАВМ є наймолодшими з розглянутих систем. І дотепер вони не одержали великого поширення. Це відбувається через те, що менеджери вищої ланки рідко є професіоналами в області комп'ютерної техніки. Але ситуація змінюється. Структура цієї системи схожа на структуру системи підтримки прийняття рішень. Власне саме вона і стоїть в її центрі, а робоча станція менеджера є генератором запитів і приймачем відповідей. фактор часу, тобто час витрачений на обробку запиту і точність виведеного результату є основоположними характеристиками даної системи.

Отже, Інформаційна технологія тісно зв'язана з інформаційними системами, що є для неї основним середовищем. На перший погляд може здатися, що введені в підручнику визначення інформаційної технології й системи дуже схожі між собою. Однак це не так.

Інформаційна технологія є процесом, що складається з чітко регламентованих правил виконання операцій, дій, етапів різного ступеня складності над даними в архівах, що зберігаються в комп'ютерах. Основна мета інформаційної технології - у результаті цілеспрямованих дій з переробки первинної інформації одержати потрібну для користувача інформацію.

Інформаційна система є середовищем, що складовими елементами якої є комп'ютери, комп'ютерні мережі, програмні продукти, бази даних, люди, документація, різного роду технічні й програмні засоби зв'язку тощо. Основна мета інформаційної системи - організація збереження й передачі інформації. Інформаційна система являє собою людино-комп'ютерну систему обробки інформації.

Розділ 2. Впровадження інформаційних технологій в архівну справу: сучасній стан та перспективи

У другому розділі проаналізуємо законодавче обгрунтування необхідності інформатизації архівної справи та відображення архівних посібників в архівній справі. Дослідимо стан розвитку інформаційних технологій в архівній справі, проаналізуємо досвід організацій в діяльності інформаційних систем, опишемо положення, покладені в основу Державної програми розвитку архівної справи.

Ключові слова: «архівна справа», «державна політика», «інформаційні технології», «збереження документів», «Національно архівній фонд», «страхоий фонд».

2.1 Законодавче обґрунтування необхідності інформатизації архівної справи

Інформатизацією архівної справи є комплексна система організаційних, науково-методичних і технологічних заходів, які забезпечують створення єдиних методологічних та методичних основ функціонування архівної галузі із залученням комп'ютерних технологій. Процес інформатизації складається з:

- розроблення взаємопов'язаних інформаційних технологій комплектування, експертизи документів, їх описування та обліку, використання документної інформації;

- формування різних архівних інформаційних ресурсів, створення локальних баз даних (БД) в архівних установах та централізованих БД галузі;

- створення мережі локальних та централізованих БД і єдиної міжвідомчої національної архівної інформаційної системи (НАІС).

Таким чином забезпечується перспектива створення взаємопов'язаної мережі БД та інформаційних систем архівної галузі.

Кабінет Міністрів України Постановою від 1 лютого 2006 року № 92:

«Про затвердження Державної програми розвитку архівної справи на 2006 - 2010 роки» постановляє:

1. Затвердити Державну програму розвитку архівної справи на 2006-2010

роки.

2. Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласним, Київській і Севастопольській міським державним адміністраціям розробити та затвердити регіональні програми розвитку архівної справи на 2006-2010 роки, забезпечити їх виконання й інформувати щороку до 10 лютого наступного періоду Державний комітет архівів про стан справ.

3. Державному комітетові архівів подавати щороку до 1 березня наступного періоду Кабінетові Міністрів України звіт про хід виконання

Програми.

Архівна справа є важливою складовою інформаційної та культурної життєдіяльності суспільства, що охоплює наукові,організаційні, правові, технологічні, економічні та інші питання, пов'язані з нагромадженням, обліком, зберіганням юридичними та фізичними особами архівних документів і використанням відомостей, що в них містяться. Реалізацію державної політики архівної справи і діловодства забезпечують 789 архівних установ, із них 642 - державної та 147 - комунальної форми власності. Стан архівної сфери потребує вжиття кардинальних заходів. Матеріально - технічна база державних архівних установ не відповідає сучасним стандартам і потребам, внаслідок чого реальною стала загроза втрати частини Національного архівного фонду. У сховищах державних архівних установ не вистачає засобів пожежогасіння і протипожежної сигналізації. Відсутність систем кондиціювання у неможливлює забезпечення у сховищах оптимально вологотемпературному режиму, дотримання нормативних фізико-хімічних показників збереженості документів. Протягом багатьох років не проводиться робота із створення копій для страхового фонду та фонду користування документами, зокрема переведення інформації на інші носії з метою її зберігання у разі втрати або пошкодження оригіналів, та з відновлення згасаючих текстів, а також якісна реставрація документів.

Значну кількість державних архівних установ не забезпечено постами позавідомчої охорони, не оснащено сучасними системами охоронної сигналізації. Недостатність фінансування у неможливлює планомірне та повноцінне поповнення Національного архівного фонду документами культурної спадщини, у тому числі такими, що перебувають за кордоном, та іноземного походження, що стосуються історії України, а також проводити роботу з їх виявлення, взяття на облік, копіювання.

Багато проблем виникає з розширенням електронного документотворення та документообігу. Не впроваджують в архівну справу новітні інформаційно-комунікаційні технології. Внаслідок цього величезний інформаційний потенціал Національного архівного фонду мінімально використовується для задоволення зростаючого попиту громадян, держави та суспільства на інформацію, а також стає реальною загроза безповоротної втрати значної частин сучасної цінної інформації-документів у електронному вигляді. Потребує державної підтримки робота з підготовки кадрів для архівних установ і проведення наукових досліджень у галузі архівознавства, документознавства та інформатизації[ 46 c.].

Через нестачу матеріально - технічних, фінансових і трудових ресурсів архівні установи неможуть створити працівникам і користувачам необхідні умови для роботи з документами. Розв'язання перерахованих та інших проблем передбачається Державною програмою розвитку архівної справи на 2006-2010 роки .

Мета Програми : полягає у створенні належних умов для зберігання збільшення та використання Національного архівного фонду, сприяння інтеграції архівної справи України в європейський і світовий інформаційний та науковий простір.

Основними завданнями Програми є:

- зміцнення матеріально-технічної бази державних архівних установ для створення умов гарантованого зберігання документів Національного архівного фонду;

- внесення до Національного архівного фонду усіх цінних архівних документів, що є надбанням української нації; удосконалення законодавства з архівної справи та діловодства;

- організація централізованого зберігання електронних документів і інформаційних ресурсів;

- повернення в Україну незаконно вивезених архівних цінностей;

- сприяння поповненню Національного архівного фонду архівними цінностями, що перебувають за межами України, та документами іноземного походження, що стосуються її історії;

- організація централізованого державного зберігання документів, що

надійшли від української діаспори;

- поглиблення міжнародної співпраці у архівної справи, розширення участі архівних установ у міжнародних культурних і наукових проектах;

- створення умов для більш ефективнішого впровадження в архівних установах сучасних інформаційних технологій;

- генерування інформаційної продукції на рівні міжнародних стандартів;

- розвиток галузевих фундаментальних і прикладних наукових досліджень,методики та технології архівної справи;

- підвищення рівня економічних і соціальних гарантій для професійної самореалізації працівників архівних установ.

Для виконання завдань Програми передбачається здійснити заходи згідно з додатком. Программа забеспечує можливість сконцентрувати зусилля центральних, місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, громадськості на виконанні визначених завдань та забезпечити ефективне проведення державної політики в архівній справі та реалізації середньострокової стратегії та її розвитку на 2006-2010 роки.

Фінансове забезпечення виконання програми здійснюється у межах коштів, передбачених центральним і місцевим органам виконавчої влади та органам місцевого самоврядування, відповідальним за виконання програми, у державному і місцевих бюджетах, а також за рахунок інших джерел.

Орієнтовний обсяг фінансування завдань програми становить 456.7773 тис. гривень, у тому числі з державного бюджету - 435.7081 тис., місцевих бюджетів - 21.0692 тис. гривень.

Виконання програми забеспечить можливість:

- створити умови для гарантованого зберігання документів Національного архівного фонду;

- забезпечити повноцінний захист усіх цінних архівних документів що є надбанням української нації;

- з матеріально-технічну базу архівних установ та поліпшити умови роботи їх працівників;

- наблизитися до європейських стандартів рівня зберігання та користування документами Національного архівного фонду;

- створити засади для вдосконалення фінансово-економічного забезпечення архівних установ;

- уніфікувати законодавство з питань архівної справи і діловодства;

- запровадити сучасні інформаційні технології, створити систему інформаційних ресурсів, інтегровану у світовий інформаційний простір;

- задовольняти у необхідних обсягах потребу громадян, суспільства і держави в інформації;

- забезпечити створення мережі архівних установ для централізованого

тимчасового зберігання архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудові архіви);

- поповнити Національний архівний фонд документами культурної спадщини, у тому числі такими, що перебувають за кордоном, та іноземного походження, що стосуються історії України.

Координація роботи і контроль за виконанням Програми здійснює Держкомархів. Для організації виконання Програми Держкомархів утворює міжвідомчу робочу групу.

Отже, інформатизацією архівної справи є комплексна система організаційних, науково-методичних і технологічних заходів, які забезпечують створення єдиних методологічних та методичних основ функціонування архівної галузі із залученням комп'ютерних технологій.

Архівна справа є важливою складовою інформаційної та культурної життєдіяльності суспільства, що охоплює наукові,організаційні, правові, технологічні, економічні та інші питання, пов'язані з нагромадженням, обліком, зберіганням юридичними та фізичними особами архівних документів і використанням відомостей, що в них містяться.

2.2 Інформаційні технології в архівній справі. Сучасний стан і перспективи

У сучасному суспільстві немає необхідності говорити про місце і значення автоматизації інформаційних технологій для архівної справи. архівна документація - є дуже важливим джерелом достовірної інформації практично у всіх можливих областях еволюції нашого суспільства. Відмінною рисою архівного фонду і одним з його основних переваг є те, що його обсяг постійно зростає за рахунок нових надходжень та накопичення інформації, що зберігається і даних про ті чи інші події і шукані об'єкти.

На рубежі тисячоліть світова цивілізація вступила у нову фазу свого розвитку. На зміну так званому «паперовому суспільству» прийшло «інформаційне суспільство», основу якого складає всесвітня електронна мережа Інтернет. Останнім часом майже в усіх країнах світу до неї інтенсивно входять архівні установи, представляючи в ній національні архівні інформаційні ресурси: на сьогодні у мережі нараховується понад 4500 сайтів архівів, бібліотек і музеїв, що зберігають документальні джерела та писемні пам'ятки. Не залишилася осторонь цього глобального

процесу й Україна.

Мережа протягом кількох лише років докорінно змінла обличчя архівних служб світу, позначила на діяльності архівних установ. За спостереженнями спеціалістів, у світі пересічно на одного дослідника в читальному залі архіву припадає сто відвідувачів у мережі. Національний архів Канади нещодавно зафіксував мільйонного відвідувача свого Web-сайту у мережі.

Щодо України, то нині щомісяця фіксується 2,5-3 тис. візитів до офіційного Web-сайту Держкомархіву, на якому представлено архівні ресурси; кількість запитів до останніх варіюється від 50 до 500 на годину. Це - вражаючі цифри. Таким є співвідношення того, що ми бачимо на власні очі і того, щовідбувається у віртуальному архівному середовищі.

Історія інформатизації архівної справи в Україні нараховує понад 10 років. Формальною точкою відліку на цьому шляху стало рішення колегії

Головархіву України про створення автоматизованої інформаційної системи на базі Центрального фондового каталогу (1989). Принципове рішення щодо пофондового рівня подання інформації про склад і зміст документів Державного архівного фонду як базового в централізованій базі даних, як показала подальша практика, виявилося правильним. Виправданим було й рішення про інформатизацію в першу чергу массиву даних, що представляли систему державних архівних установ; «позаархівна» частина ДАФ (бібліотеки та музеї) залишалася не охопленою програмою, оскільки централізований облік документальної частини їхніх фондів перебував у зародковому стані [ 58 c.].

Відсутність спеціалістів, коштів і власне комп'ютерної техніки не дозволили тоді розгорнути роботи в загальнодержавному масштабі. Серйозним етапом в розробцітеоретико-методологічних засад інформатизації стала Державна програма «Національна архівна інформаційна система» (НАІС) «Архівна та рукописна Україніка» (1991-1996), ініційована групою спеціалістів з Національної академії наук України (Інститут рукопису Національної бібліотеки України ім. В. І. Вернадського й Інституту української археографії та джерелознавства ім. М. С. Грушевського). Программу розробляли за безпосередньою участю Головного архівного управління України, Міністерства культури та інших відомств[100- 150 C.].

Важливим кроком стала розробка вихідних дефініцій для програми, що передбачали розширене трактування поняття «архівна Україніка». До останньої було віднесено:

- матеріали, що безпосередньо стосуються всіх сторін життя населення в Україні в минулому та зафіксовані різними системами письма на будь-яких матеріальних носіях;

- матеріали, що побічно пов'язані або якимось чином дотичні до України та її історії;

- матеріали, що не стосуються історії України, але виникли чи побутували (або побутують) на її території;

- матеріали про діячів України чи про певні періоди діяльності на українських землях діячів інших етнічних груп, земель та держав;

- матеріали з української тематики, що виникали і побутували поза межами України;

- відомості про архівні документи та рукописні книги зі сховищ, колекцій, зібрань України і поза її межами[2 с.].

Згодом ці принципові положення знайшли розвиток у поглибленій розробці поняття "зарубіжна Україніка", зокрема у першому сучасному підручнику «Архівознавство» (1998) [3 с.] і в останній монографії Патриції Кеннеді Грімстед (2001)[4 с.].

У ході реалізації програми було успішно узагальнено зарубіжний і

вітчизняний досвід, підготовлено технічне завдання проекту НАІС, опубліковано основну бібліографію з проблем дескриптивних стандартів,

правил архівної каталогізації [5с.]; проведено апробацію структури даних [6с.]; розроблено кодикологічну модель і структуру опису східнослов'янської рукописної книги для інформаційної системи[7 с.]. При Головархіві України було створено спеціальний міжвідомчий відділ архівної Україніки та НАІС для методичного супроводу і практичної реалізації проекту (1993); між співвиконавцями програми та Українським науковим інститутом Гарвардського університету (США) було підписано угоду про розробку міжнародного проекту «АрхеоБібліоБаза України (АББ)», що передбачав створення зведеної архівно - бібліографічної бази даних інституційного рівня на архівні і рукописні фонди в Україні як першого етапу НАІС. комп'ютер інформаційний технологія архів

В цілому, концепція НАІС базувалася на таких основних положеннях:

До документального архівного фонду як об'єкту НАІС залучаються не лише документи Національного архівного фонду, що зберігаються в Україні, але й усі архівні матеріали поза її межами, що мають прямее або опосередковане відношення до історії та культури України.

Система повинна виконувати як науково-пошукові, так і адміністративно-управлінські функції, тому слід приділяти увагу інтелектуалізації пошукових процесів і оперативному здійсненню комунікативних зв'язків джерельної бази з користувачами, оптимізації технологічних процесів у функціонуванні комунікативних структур, здійснювати облік та підготовку достовірних даних для управління архівною справою.

Система встановлює рівні каталогізації (описування) архівних матеріалів з метою вибору для НАІС відповідного об'єкта. Для НАІС обрано рівень колективного опису фонду й архівної колекції (або групи матеріалів). Рівні документа і одиниці зберігання (справи) визнані об'єктом локальних баз даних, що входять до компетенції кожного окремого архіву.

Стратегія НАІС передбачає розробку технології зв'язку НАІС з локальними базами даних у національній мережі інформаційної інфраструктури суспільства.

НАІС базується на спільних для всіх зацікавлених відомств науково -

методичних, технологічних і організаційних засадах, що передбачає впровадження єдиних галузевих нормативно- інструктивних документів, стандартизованих на державному рівні. Адміністрування, контроль, підтримку і супровід системи здійснює державна архівна служба України.

Логічним завершенням цього етапу стала авторська розробка концепції Археографічного реєстру національної архівної спадщини України (АРУ) (1996) [9с.] та Основних положень концепції комп'ютеризації архівної справи в Україні (1996-1998)[10 - 34 C.].

В основу концепції АРУ було запропоновано покласти колективний археографічний рівень описання: а) фонду; б) систематизованої групи документів у складі фонду; в) будь-якого іншого логічно організованого і пов'язаного походженням масиву документів.Таким чином, АРУ розглядався як археографічний довідник, що передбачав предметне описання групи документів. Це в свою чергу дозволяло б використовувати вертикальний зріз усіх форм описання інформації і всі можливі класифікації документальних систем і документної інформації, в залежності від принципу, покладеного в основу довідника. За браком реальних можливостей практичне впровадження цих амбітних положень не вдалося розпочати. Що стосується Основних положень концепції комп'ютеризації архівної справи в Україні, то вони вдало склали методологічний фундамент для подальших розробок.

Наступний етап в історії інформатизації (1995-1998) пов'язаний із спробою практичної реалізації досвіду створення НАІС у новоствореному галузевому інституті архівної справи та документознавства. Спеціальний відділ автоматизованих інформаційно-пошукових систем вперше проводить моніторинг архівних установ, розробляє «Пропозиції з автоматизації архівної справи», публікує методичні рекомендації з програмно-апаратного забезпечення систем комп'ютерного діловодства, посібник із засобів захисту інформації в них. Намічено широку програму автоматизації ключових процесів в архівній справі:

- розробку стандарту описування архівного документа для комп'ютерної інформаційної системи; автоматизацію роботи з каталогом; комплексну програму автоматизації роботи архівної установи;

- пропозиції з роботи з текстовою і нетекстовою документацією, з фондами

підприємств і установ на електронних носіях тощо.

Спеціалістами з Центру розвитку і реконструкції економіки при Кабінеті Міністрів України готується проект Національної інформаційно-пошукової системи «Національний архівний фонд України: центральний рівень».Однак відсутність цільового фінансування не дозволило розгорнути роботи.

Оптимістичні плани молодого інституту заморожуються, а стрімкий розвиток технологій призводить до того рекомендації з програмно-апаратного забезпечення безнадійно застарівають; одночасно технічне забезпечення архівних установ залишається практично на нульовому рівні. Приходить розуміння неможливості створення всеохоплюючого документа, що регламентував би автоматизацію основних архівних процесів на тривалий період.

Недоцільними видаються також спроби розробки єдиного формату зберігання інформації. Значно ефективніш і перспективним напрямком виявилася стандартизація форматів обміну інформацією, побудови локальних і корпоративних мереж-однак до вирішення цих завдань ми підійшли вже на наступному, сучасному етапі.

Завершився етап, що розглядається, публікацією на сторінках інститутського видання «Студії з архівної справи та документознавства» вже згаданих Основних положень концепції комп'ютеризації архівної справи, розроблених за ініціативою інституту.

Паралельно з опрацюванням у першій половині 90-х років теоретико -методологічних засад системної інформатизації галузі, в Головному архівному управлінні України робляться енергійні кроки з їх практичної реалізації.

Цілком успішним можна вважати пілотний проект - створення діючої моделі архівної інформаційної системи на базі Центрального фондового каталогу (1992-1994). За основу формату описання взято основний обліковий документ архіву - картку фонду з 26 реквізитами інформації про фонд (колекцію).За об'єкт описування -Державний архів Київської області як типовий регіональний архів. Для реалізації проекту обраний пакет прикладних программ CDS/ISIS, рекомендований ЮНЕСКО (1987).

На сьогодні в базі повністю представлений вказаний архів (7,3 тис. фондів); база успішно функціонує (її застарілу програмну платформу незабаром буде замінено). Подальші роботи із створення електронної версії

фондового каталогу (введення даних про склад і зміст фондів решти архівів -

понад 180 тис. фондів) за браком коштів тоді довелося припинити. Проведені розрахунки переконливо довели неможливість продовження цієї роботи силами лише співробітників, що обслуговували Центральний фондовий каталог, - для введення цілого масиву пофондової інформації знадобилося б не менше 25 років.

Так поступово викристалізувався основний напрямок робіт, широко розгорнутих вже на сучасному етапі, - створення електронних версій фондових каталогів центральних і регіональних архівів силами самих архівів з подальшою інтеграцією їх у єдину інформаційну систему.

Наступним генеральним пілотним проектом інституційного рівня стала так звана "АрхеоБібліоБаза" (АББ), успішно реалізована П. Грімстед у Росії (по зібраннях Москви і Петербурга) [11 с.]. Український варіант її проекту (1992-1996) був менш успішним, нині незавершена англомовна версія бази наплатформі «4th Dimension» є доступною на одному з комп'ютерів Інституту рукопису Національної бібліотеки України ім. В. І. Вернадського [12 с.].

У модифікованому вигляді первісні ідеї цього проекту були реалізовані в 2000 році, спочатку у вигляді традиційного книжкового довідника «Архівні установи України» (К., 2000), згодом - в електронному вигляді на офіційному Web-сайті Державного комітету архівів України. Довідник, що склав інформаційне ядро сайту, отримав постійний бібліографічний супровід в режимі on-line; при цьому також систематично оновлюють облікові дані; готують до публікації нові анотації із складу і змісту документальних зібрань державних архівів, музеїв і бібліотек України.

З середини другої половини 90-х років розпочинається новий етап інформатизації галузі, що характеризується стрімким процесом «стихійної» автоматизації регіональних і деяких центральних архівів. Не очікуючи готових «рецептів» і рекомендацій з центру, не заглиблюючися в методологічні дискусії, архіви самостійно, на власний розсуд почали купувати комп'ютери, встановлювати програмне забезпечення, запрошувати спеціалістів для створення власних електронних інформаційних ресурсів. На сьогодні в 4 центральних і 15 обласних архівах створені і функціонують десятки баз даних як тематичного, так і облікового характеру[37 c.].

Облікові бази пофондового рівня підтримують у 14 архівах. Структурно майже всі вони базуються на основних облікових документах архіву - картках і аркушах фондів. В цілому в них подано близько 40 тис. фондів, тобто, приблизно 20% загальної кількості фондів у складі НАФ України. Повні електронні пофондові каталоги створено на документи Кам'янець - Подільського міського державного архіву і, як вже зазначалося, Державного архіву Київської області.

Що стосується тематичних баз, то в 20 архівних установах їх нараховується понад 40. Сумарний обсяг цих баз - бл. 1,5 млн. записів. За тематикою вони охоплюють переважно найбільш запитані сьогодні і, відповідно, ситуативно найбільш суспільно значимі фонди, за якими здійснюється виконання запитів соціально - правового характеру. Це бази на громадян, вивезених на примусові роботи до Німеччини під час Другої світової війни; не репресованих; «розкуркулених»; тих, що загинули на території тієї чи іншої області під час війни; тих, хто проживав на окупованій території. Інша категорія тематичних баз представляє результати опрацювання метричних книг і дозволяє оперативно проводити розшуки генеалогічного характеру.

Незважаючи на практично повну несумісність програмних засобів і форматів запису інформації, безумовно позитивним результатом стихійної автоматизації архівів слід вважати створення значного інформаційного масиву, який можна інтегрувати до створюваної нині системи; набуття архівістами досвіду застосування сучасних технологій. За кілька років цей етап було пройдено.

Початок нинішнього етапу системної інформатизації архівної справи пов'язаний із створенням у 2000 року Центру інформаційних технологій Державного комітету архівів України i відкриттям 24 грудня 2000 року офіційного Web-сайту комітету в Інтернеті. Потужним каталізатором цього процесу стала низка нормативних документів, спрямована на актуалізацію усіх національних інформаційних ресурсів: укази Президента України №887/2000 від 14 квітня 2000 року «Про вдосконалення інформаційно - аналітичного забезпечення Президента України та органів державної влади»; № 928/2000 від 31 липня 2000 року «Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні»; Розпорядження Президента України № 273/2000-рп від 2 вересня 2000 року «Про невідкладні заходи щодо розвитку архівної справи».

Отже, наприкінці 2000 року зустрічні ініціативи з місць знайшли, нарешті, серйозну методичну та програмну підтримку в Центрі інформаційних технологій, що визначило основний зміст сучасного етапу.В результаті реалізації програми системної інформатизації галузі архіви отримали новий програмний продукт «Архівні фонди України», що є достатньо гнучким, легко модифікується та відповідає сучасним вимогам обміну інформацією мережах. Програма працює в системі управління базами даних (СКБД) Microsoft Access 2000; інформацію з її таблиць згодом буде імпортовано у більш потужну СКБД, що працюватиме на серверах під керуванням операційної системи класу UNIX.

Програму розширено по державних архівах, а також запропоновано для використання в академічних, бібліотечних та музейних архівних установах і підрозділах; на спеціальних семінарах у Держкомархіві в травні та жовтні 2001 року було проведено її відповідну апробацію.

Концепційна програма передбачає створення на місцях окремих сегментів інформаційної системи з обліковими і довідково-пошуковими функціями-електронних фондових каталогів архівних установ - за єдиною методикою і на єдиній платформі, сумісній з Інтернет - технологіями, з наступною інтеграцією в єдину розподілену галузеву систему. Передбачено конвертацію вже існуючих облікових баз без жодних втрат інформації у нову програмну оболонку, а також інтеграцію численних локальних баз даних тематичного та видового характеру.

Створення інформаційної системи «Центральний фондовий каталог», за рішенням колегії Держкомархіву від 25 липня 2001 року визнане одним із пріоритетних напрямів галузі [19с.].

Паралельно в рамках Державної програми розвитку мережі Інтернет в Україні центром інформаційних технологій Держкомархіву розроблено программу створення мережі Інтернет-ресурсів державних архівів на 2000-2005 років. Вона передбачає: на першому етапі - створення центру Web-ресурсів галузі в Держкомархіві з побудовою локальної мережі, введенням в експлуатацію серверів і надання центральним і іншим архівам, розташованим у Києві, доступу через них до мережі; на другому етапі - впровадження поштових, Web-серверів і серверів баз даних у регіональних архівах; на третьому - побудову галузевої мережі передавання даних. При цьому потужний комунікаційний центр в Держкомархіві забезпечує супровід Web-серверів архівів, адміністровану надійну і швидку передачу інформації з галузевої мережі в Інтернет з розвинутою системою її захисту. Передбачається оренда міських і міжміських виділених каналів зв'язку для усіх архівів. Зрозуміло, ця програма вимагає серйозного цільового фінансування.

Концепція подання архівних ресурсів галузі у створюваній інформаційній системі передбачає кілька рівнів; по трьох із них з 2000 року ведеться інтенсивна робота.

Перший рівень- верхній, інституційний. Він представлений згадуваним вище опублікованим в мережі електронним довідником «Архівні установи України» і нараховує 56 об'єктів (центральних і регіональних державних архівів, галузевих державних архівів, архівних установ і підрозділів Національної академії наук України, наукових бібліотек і музеїв)[14 с.].

Другий рівень - пофондовий буде поданий створюваною Інформаційною системою «Центральний фондовий каталог» (понад 180 тис. фондів).

Третій, поглиблений рівень представлятиме дані про структурні частини фондів - описи (понад 600 тис. об'єктів описання). Зазначимо, що розгорнута з 2000 року програма підготовки анотованих реєстрів описів фондів (як у традиційному книжковому, так і в електронному вигляді), свого роду путівників нового покоління, також є одним з пріоритетних напрямків розвитку галузі[15-48 C.].

Низка інших галузевих довідників загальнонаціонального рівня, що готуються нині («Національний реєстр втрачених і переміщених архівних фондів», «Реєстр розсекречених архівних фондів», «Еліта України XVIII-XX ст.:Національний реєстр особових архівних фондів», «Празькі архіви: Зведений каталог архівів української еміграції в міжвоєнний період») в електронному вигляді також будуть інтегровані в загальноукраїнську інформаційну систему[16].

Більшість із зазначених програм і проектів вже реалізуються силами архівних установ. Серйозно ж прогнозувати розвиток інформаційних технологій в галузі можна лише за умови гарантованого фінансування технологічного фундаменту інформатизації - Програми створення Інтернет-ресурсів державних архівів. Без цього нам доведеться обмежитися програмою-мінімумом: побудовою електронної версії Центрального фондового каталогу.

...