Використання інформаційних технологій в архівній справі України

Отже, Інформаційні технології в архівознавстві - безумовно, є інструментом, який полегшує життя і економить час, як простим людям, так і цілим організаціям. Адже раніше, щоб відшукати людину або простежити якусь інформацію про попередні місця роботи і т.д., необхідно було підняти купу архівів і зробити сотні запитів - відповіді на які, можна було очікувати місяцями. Автоматизація та комп'ютеризація цього процесу, призводить до більш простого і спрощеного алгоритму дій. Варто підкреслити, що прогрес в частині використання сучасних інформаційних технологій в архівознавстві - в наявності, але межі досконалості немає і впевненість в тому, що скоро пошук тих чи інших архівних даних, здійснюватиметься, що називається «одним кліком».

2.3 Сучасні технічні засоби, що використовують для автоматизації інформаційно-управлінської діяльності в архіві

Сучасний період розвитку цивілізованого суспільства характеризує процесс інформатизації. Інформатизація суспільства - це глобальний соціальний процес, особливість якого полягає в тому, що домінуючим видом діяльності в сфері суспільного виробництва є збір, накопичення, продукування, обробка, зберігання, передача та використання інформації, здійснювані на основі сучасних засобів мікропроцесорної та обчислювальної техніки, а також на базі різноманітних засобів інформаційного обміну.

Повна інтегрована автоматизація менеджменту передбачає охоплення таких інформаційно - управлінських процесів зв'язок, збір, збереження і доступ до необхідної інформації, аналіз інформації, підготовка тексту, підтримка необхідної інформації, підтримка індивідуальної діяльності, програмування і розв'язання спеціальних задач [61 c.].

Основні напрями автоматизації інформаційно-управлінської діяльності компаній наступні: автоматизація процесу обміну інформацією, включаючи «електронну пошту». До сучасних технічних засобів автоматизації інформаційно - управлінської діяльності відносять:

1. персональні комп'ютери, об'єднані в мережі;

2. електронні друкарські машинки;

3. тексто опрацювання системи (проблемноорієнтованні комп'ютерні

системи, що мають великі функціональні можливості);

4. копіювальні машини;

5. комунікаційні засоби, телефонна техніка;

6. засоби для автоматизації введення архівних документів і пошуку

інформації (до них відносять нетрадиційні носії інформації: магнітні

диски і стрічки, мікрофільми, диски з оптичними записами);

7. засоби для обміну інформацією -- «електронна пошта»;

8. відеоінформаційні системи;

9. локальні комп'ютерні мережі;

10. інтегровані мережі установ.

Стрімке зростання та диференціація попиту на усі види інформації, у

тому числі наукову, технічну й у більшому ступені економічну, а також підвищення вимог до змісту і форм подання даних є серйозними стимулами розвитку ринку інформаційних і комунікаційних технологій. Саме володіння достовірною й актуальною інформацією разом з умінням ефективно застосовувати адекватні методи та засоби її збирання, перетворення і передавання є основою успішної діяльності будь - яких підприємств і організацій, незалежно від їх організаційно - правової форми.

Докорінні перетворення в економічному середовищі, перехід від адміністративно-командних до економічних методів керування, розвиток підприємницької діяльності і ринкових структур, а також необхідність швидкого прийняття рішень призвели до істотних змін у потоках інформації, організаційних формах і методах опрацювання подання даних.

Більшість користувачів відмовилися від послуг, наданих великими інформаційними центрами. З появою персональних комп'ютерів, зручної та компактної оргтехніки їх послуги виявилися незатребуваниими в силу ряду причин, у тому числі організаційних, технічних і економічних.

У роботі менеджера в даний час усе частіше та частіше можна зустріти предмети, що складають поняття нова інформаційна технологія. Під нею розуміється сукупність впроваджуваних у системи організаційного керування принципово нових засобів і методів опрацювання даних, що являють собою цілісні технологічні системи й забезпечують цілеспрямоване створення, передавання, зберігання та відображення інформаційного продукту (ідей, знань) з найменшими витратами і відповідно до закономірностей того соціального середовища, де розвивається ця технологія. Перехід на нові інформаційні технології виправданий, якщо він є наслідком фундаментального переосмислення та радикального перепланування діяльності корпорації з метою різкого поліпшення критичних стосовно витрат показників-якості, обслуговування і швидкості виробничих процесів.

Для найбільш ефективнішого упрвління роботою підприємства необхідно мати достатню інформацію про положення справ на підприємстві та можливість оперативного реагування на зміни ситуації. Для цього керівник підприємства та інші відповідальні особи повинні постійно мати вірну і достовірну інформацію. Виникає необхідність організації керування роботою підприємства таким чином, щоб забезпечити швидкий і надійний зв'язок між різними службовцями для їх найбільш чіткішого злагодженої взаємодії.

Пропоновані сучасними умовами вимоги до систем управління можуть бути задоволені лише за допомогою сучасних засобів автоматизації управління . Досвід показує, що в наш час для рішення цих задач не обійтися без допомоги комп'ютерної техніки, що дозволяє в зручніші формі зберігати та представляти користувачам службову інформацію, що їх цікавить.

Для найбільш злагодженої роботи різних служб підприємства комп'ютери зручно поєднувати в так звані локальні інформаційної мережі, що дозволяють здійснювати зв'язок між різними користувачами, що знаходяться на деякій відстані один від одного (зазвичай, у різних приміщеннях одного будинку). Однак, такі мережі вимагають для своєї роботи відповідного программного забезпечення, що необхідне для забезпечення робіт узагалі подібної мережі й відображає специфіку роботи даного підприємства. Крім того, до такого програмного забезпечення пред'являються такі вимоги як зручність доступу до необхідної інформації, простота у звертанні та захист зручність доступу до необхідної інформації, а також, захист від псування різного роду програмними вірусами. Комп'ютерні мережі, периферійне устаткування та програмне забезпечення разом є складовими частинами інформаційної системи.

В узагальненому вигляді інформаційна система - це набір пов'язаних

між собою компонентів, що збирає, обробляє, зберігає та поширює інформацію для підтримки діяльності організації. На рівень інформаційних

систем впливає два фактори:

1. Рівень науково-технічного розвитку в організації, тобто наскільки сучасні технології, що використовують;

2. Люди й існуюча в організації культура.

Останній фактор є визначальним, оскільки саме від нього буде залежати перший. Дійсно, ускладнення інформаційних систем зростає пропорційно росту формалізації культури і збільшенню розміру організації. Наприклад, на малій фірмі з обмеженим колом задач, де присутні прості і неформальні відносини рядових співробітників з її керівниками найчастіше відсутня потреба в складних ІС. І навпаки, у великих організаціях із сильно розгалуженою структурою такі системи є життєвою необхідністю. Основна задача ІС для менеджера - підтримка прийняття рішень і керування потоками вхідної/вихідної інформації.

Отже, впровадження інформаційних систем в архів дозволяє менеджеру отримувати оперативний доступ до довільної нагромадженої інформації з тим, щоб в подальшому ефективно її використовувати для вирішення поставлених задач (в сферах аналізу маркетингу, фінансів, тощо).

Інформаційна система, як система управління, тісно пов'язується, як з системами збереження та видачі інформації, так із іншої - з системами, що забезпечують обмін інформацією в процесі управління. Вона охоплює сукупність засобів та методів, що дозволяють користувачу збирати, зберігати, передавати і обробляти відібрану інформацію.

Висновки

На підставі проведених досліджень і отриманих результатів можна зробити наступні висновки:

1. Історія інформатизації архівної справи в Україні нараховує понад 10 років. Формальною точкою відліку на цьому шляху стало рішення колегії

Головархіву України про створення автоматизованої інформаційної системи на базі Центрального фондового каталогу (1989). Принципове рішення щодо пофондового рівня представлення інформації про склад і зміст документів Державного архівного фонду як базового в централізованій базі даних,як показала подальша практика, виявилося правильним. Виправданим було й рішення про інформатизацію в першу чергу масиву даних, що представляли систему державних архівних установ; "позаархівна" частина ДАФ (бібліотеки і музеї) залишалася не охопленою програмою, оскільки централізований облік документальної частини їхніх фондів перебував у зародковому стані. Відсутність спеціалістів, коштів і власне комп'ютерної техніки не дозволили тоді розгорнути роботи в загальнодержавному масштабі[1].

2. Серйозним етапом в розробці теоретико - методологічних засад інформатизації стала Державна програма "Національна архівна інформаційна система (НАІС) "Архівна та рукописна Україніка" (1991-1996), ініційована групою спеціалістів з Національної академії наук України (Інститут рукопису Національної бібліотеки України ім. В.І. Вернадського та Інституту української археографії та джерелознавства ім. М.С. Грушевського). Программа розроблялася за безпосередньою участю Головного архівного управління України, Міністерства культури та інших відомств.

3. Важливим кроком стала розробка вихідних дефініцій для програми, що передбачали розширене трактування поняття "архівна Україніка". До останньої було віднесено:

- матеріали, що безпосередньо стосуються всіх сторін життя населення в

- Україні в минулому і зафіксовані різними системами письма на будь-яких матеріальних носіях;

- матеріали, що побічно пов'язані або якимось чином дотичні до України та її історії;

- матеріали, що не стосуються історії України, але виникли чи побутували (або побутують) на її території;

- матеріали про діячів України чи про певні періоди діяльності на матеріали про діячів України чи про певні періоди діяльності на

- українських землях діячів інших етнічних груп, земель та держав;

- матеріали з української тематики, що виникали і побутували поза межами України;

- відомості про архівні документи та рукописні книги зі сховищ, колекцій, зібрань України і поза її межами.

4. Інформатизацією архівної справи є комплексна система організаційних, науково-методичних і технологічних заходів, які забезпечують створення єдиних методологічних та методичних основ функціонування архівної галузі із залученням комп'ютерних технологій.

Архівна справа є важливою складовою інформаційної та культурної життєдіяльності суспільства, що охоплює наукові,організаційні, правові, технологічні, економічні та інші питання, пов'язані з нагромадженням, обліком, зберіганням юридичними та фізичними особами архівних документів і використанням відомостей, що в них містяться.

5. Інформаційні технології в архівознавстві - безумовно, є інструментом, який полегшує життя і економить час, як простим людям, так і цілим організаціям. Адже раніше, щоб відшукати людину або простежити якусь інформацію про попередні місця роботи і т.д., необхідно було підняти купу архівів і зробити сотні запитів - відповіді на які, можна було очікувати місяцями. Автоматизація та комп'ютеризація цього процесу, призводить до більш простого і спрощеного алгоритму дій. Варто підкреслити, що прогрес в частині використання сучасних інформаційних технологій в архівознавстві - в наявності, але межі досконалості немає і впевненість в тому, що скоро пошук тих чи інших архівних даних, здійснюватиметься, що називається «одним кліком».

6. Впровадження інформаційних систем в архів дозволяє менеджеру отримувати оперативний доступ до довільної нагромадженої інформації з тим, щоб в подальшому ефективно її використовувати для вирішення поставлених задач (в сферах аналізу маркетингу, фінансів, тощо).

Інформаційна система, як система управління, тісно пов'язується, як з системами збереження та видачі інформації, так із іншої - з системами, що забезпечують обмін інформацією в процесі управління. Вона охоплює сукупність засобів та методів, що дозволяють користувачу збирати, зберігати, передавати і обробляти відібрану інформацію.

Термінологічний словник

1. Архівна справа - діяльність з організації збереження, обліку і використання архівних документів.

2. Державна політика - відносно стабільна, організована та цілеспрямована діяльність органів державної влади стосовно певного питання чи комплексу питань, яка здійснюється ними безпосередньо чи опосередковано і впливає на життя суспільства.

3. Зберігання документів - це спосіб зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, їх оформлення і передачу до архіву.

4. Інформаційні технології - це сукупність методів, виробничих процесів і програмно-технічних засобів, інтегрованих з метою збирання, опрацювання, зберігання, розповсюдження, показу і використання інформації в інтересах її користувачів.

5. Операційна система - це базовий комплекс програмного забезпечення, що виконує управління апаратним забезпеченням комп'ютера або віртуальної машини; забезпечує керування обчислювальним процесом і організує взаємодію з користувачем.

6. Національно архівній фонд - це сукупність архівних документів, що відображають історію духовного і матеріального життя українського народу, та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української нації.

7. Персонамльний комп'ютер - це електронна обчислювальна машина, призначена для особистого використання, ціна, розміри та можливості якого задовольняють потреби багатьох людей.

8. Страховий фонд -- спеціальний фонд, створений для того, щоб убезпечити ризики певного кола осіб у певній галузі.

9. Технічні засоби - це система засобів, що складається з двох взаємопов'язанихчастин: специфічних навчальних посібників (носіїв інформації) і апаратури, за допомогою якої може бути подано інформацію, що містить певний дидактичний посібник.

Список умовних скорочень

АББ - АрхеоБібліоБаза України

АРУ - Археографічного реєстру національної архівної спадщини України

ДАФ - Державний архівний фонд

НАІС - Національна архівна інформаційна система

ОС - операційна система

OCR (Optical Character Recognition System)

ПК - персональний комп'ютер

СППР - Системи підтримки прийняття рішень

СПДАВМ - Система підтримки діяльності апарата вищого менеджменту

СПФО - Система підтримки фінансових операцій

СУБД - система управл іння базами даних

САРО - Системи автоматизації роботи офісу

УІС - управлінські інформаційні системи

ЗП - запам'ятовувальний пристрій

Cписок використаних джерел

1. Закон України «Про бібліотеки і бібліотечну справу» від 27.01.1995р. [Текст] // Україна : Бібліотечний вісник. - 1995. - №2. - 350 с.

2. Закон України «Про інформацію» від 06.04.2000 // Україна : Голос України -1992. - 470 с.

3. Закон України «Про науково-технічну інформацію» від 25.06.93р. [Текст] //Україна : Голос України - 1993. - 450 с.

4. "Інформатизація архівної справи" [ Текст ] //Україна : (Вісник Державного комітету архівів України. - 2001. - № 1 (5). - 270 с.

5. Боряк, Г. В. Проект комп'ютерного довідника "Археобібліобаза" як складова "Архівної та рукописної Україніки" [Текст] // Україна: //Національна архівна інформаційна система "Архівна та рукописна Україніка" - 2001.- № 3 - 192 с.

6. Боряк Г. В. Національна архівна спадщина України та Державний Реєстр "Археографічна україніка":[Текст] // Україна:Архівні документальні ресурси та науково - інформаційні системи. - К., 1995. - 348 с.

7. Дубровіна Л. А. Основні положення концепції комп'ютеризації Архівної справи в Україні [Текст] // Україна: Студії з архівної справи та документознавства. - 1998.- Том 3. - 570 с.

8. Макарова Н. В., Матвєєва Л. А., Бройдо В. Л. Підручник Інформатика, Фінанси та статистика, [Текст] // Україна - 1997. - 200 с.

9. Багріновській, К.А., Хрусталєв Є.Ю. «Нові інформаційні технології» [Текст] // Україна - 1996. - 400 с.

10. Крилів, І. В. Інформаційні технології: теорія і практика, [Текст]: навч.посіб., 1996 р.- 250 с.

11. Малиновський Б.М. Історія обчіслювальної технікі,[Текст]: К.: "Лотус", 1995. - 150 с.

12. Кондрашова С.С. Учбовий посібник Інформаційні технології в управлінні [Текст], К.: МАУП. 1998.- 200 с.

13. Боряк Г. Електронні архівні публікації в Інтернеті: проблеми репрезентації інформаційних ресурсів //[Текст]:Архіви України - 2002. - № 4-6. - С.141-169.

14. Боряк, Г. Національна архівна спадщини України та державний реєстр Археографічна Україніка. Архівні документальні ресурсита науково-інформаційні системи / НАН України. Ін-т укр. Археографії та джерелознавства ім. М. С. Грушевського. Ін-т рукописів ЦНБ ім. В.І. Вернадського; ГАУ при Кабінеті Міністрів України. - К., 1995. - 348 с.

15. Боряк, Г. Проект комп'ютерного довідника "Археобібліобаза" як складова "Архівної та рукописної Україніки"//- С. 189-192.

16. Дубровіна, Л., Сохань О. Національна архівна інформаційна система: структура даних. Матеріали для обговорення. - К., 1994. - 46 с.

17. Закон України "Про захист інформації в автоматизованих системах" // ВВР. - 1994. - № 31. - ст. 286.

18. Маковська, Н. До концепції комп'ютеризації архівної справи в Україні //[Текст] Укр. архів-во: історія, суч. стан та перспективи. Наук. доп. Всеукр. конф. - К., 1996. - С. 342-343.

19. Платонова, Н. Сучасні методи репрезентації архівної інформації в Державному архіві МВС України // АУ. - 2002. - № 4-6. - С. 199- 206.

20. Архівні установи України: Довідник. - К., 2000 № 6 -8 .- 56 с.

21. Г.В. Боряк, І.Б. Матяш, Р.Я. Пиріг Хрестоматія з архівознавства: [Текст] Навч. посібник. - К., 2003.- 300 c.

Размещено на Allbest.ru