Используемые классификаторы и системы кодирования

При проектировании системы классификации и кодирования были учтены следующие требования:

1) Коды должны быть едиными для всех подразделений предприятия, стабильными - для кодируемой номенклатуры, быть минимальными о значимости и иметь одинаковую длину;

2) Должны обладать способностью однозначно идентифицировать каждый объект;

3) Должны обеспечивать удобство и эффективность автоматизированной обработки, в частности, автоматизированную группировку и получение итогов нужных ступеней по соответствующим классификационным признакам;

4) Коды должны располагать резервом свободных номеров для включения в номенклатуру новых позиций без нарушения ее структуры.

Характеристика выходной информации

Выходная информация задачи «АРМ экономиста по планированию» представлена в виде отчетов и форм (см. «Руководство пользователя» рис. 2.52-2.58).

В качестве выходных документов выступают следующие документы:

1. «Отчет по доходным актам», содержащий следующие данные:

- Период учета доходов;

- Наименование службы;

- Номер акта;

- Сумма акта без НДС;

- Источник финансирования;

- Номер договора;

- Наименование контрагента;

- Наименование работ;

- Сумма актов по службе (вычисляемое поле- суммирование);

- Сумма актов в месяце (вычисляемое поле- суммирование).

Форма представления: бумажный носитель (требуется для отчетности), электронная форма.

Периодичность поступления: еженедельно или по мере поступления, обновления входных данных, по требованию.

2. «Отчет по затратным актам», содержащий следующие данные:

- Период учета расходов;

- Наименование службы;

- Номер акта;

- Сумма акта с НДС;

- Контрагент;

- Номер договора;

- Предмет договора;

- Наименование затрат;

- Сумма актов по службе (вычисляемое поле- суммирование);

- Сумма актов в месяце (вычисляемое поле- суммирование).

Форма представления: бумажный носитель (требуется для отчетности), электронная форма.

Периодичность поступления: еженедельно или по мере поступления, обновления входных данных, по требованию.

3. «Отчет по остатку резервов с итогами», содержащий следующие данные:

- Период учета доходов;

- Контрагент;

- Номер акта;

- Сумма акта без НДС;

- Наименование работ;

- Остаток запланированных средств;

- Сумма актов по контрагенту (вычисляемое поле- суммирование);

- Сумма актов в месяце (вычисляемое поле- суммирование).

Форма представления: бумажный носитель (требуется для отчетности), электронная форма.

Периодичность поступления: ежемесячно или по мере поступления, обновления входных данных, по требованию.

4. Отчет «Диаграмма доходов предприятия», содержит график доходов предприятия по учтенным месяцам.

Форма представления: бумажный носитель (требуется для отчетности), электронная форма.

Периодичность поступления: по требованию.

5. Отчет «Диаграмма себестоимости предприятия», содержит график расходов предприятия по учтенным месяцам.

Форма представления: бумажный носитель (требуется для отчетности), электронная форма.

Периодичность поступления: по требованию.

6. Отчет «Выполнение плана службой за месяц», содержащий следующие данные:

- Период учета доходов;

- Служба;

- План-факт (вычисляемое поле- вычитание).

Форма представления: бумажный носитель (требуется для отчетности), электронная форма.

Периодичность поступления: по требованию.

Выходные документы не имеют унифицированной формы, являются внутренними документами предприятия.

Макеты документов утверждались и разрабатывались совместно со специалистами и руководством планово-экономического отдела.

2.1.2 Внутримашинная реализация комплекса задач. Формализация расчетов

Весь процесс разработки можно условно разделить на несколько этапов, к выполнению которых можно приступить после определения информационных и рабочих потребностей пользователя.

В процессе разработки важно понимать, что хотя данные действия и представляются последовательными, но процесс разработки в действительности является итерационным. При разработке приходится часто возвращаться к предыдущему шагу и проводить изменения по мере того, как задачи приложения становятся более отчетливыми.

На первом этапе разработки программы по организации автоматизированного рабочего места экономиста по планированию был проведен анализ требований к данным и связей между элементами, а также созданы таблицы, определены индексы, ключевые поля.

Разработанная база данных по учету организации автоматизированного рабочего места экономиста по планированию состоит из ряда взаимосвязанных таблиц (см. «Руководство пользователя» рис. 2.14).

Каждая из таблиц имеет ключевое поле, по которому происходит взаимосвязь таблиц. На Рис.2.14 показаны типы связей, которые существуют между созданными таблицами разработанной программы.

Разработанная программа состоит из таблиц, которые являются основными таблицами, где хранятся основные данные, а также из таблиц-справочников.

Таблицы-справочники необходимы для создания экранных форм, где посредством интерактивных кнопок предусмотрена корректировка сведений хранящихся в этих таблицах. Подобная организация работы формы позволяет сократить время ввода данных при работе с базами.

Длина имени таблицы может достигать символов. Это имя должно быть уникальным и нести определенную смысловую нагрузку, а также не быть слишком длинным, чтобы облегчить его ввод с клавиатуры.

Таблица может содержать неограниченное количество записей, но её суммарный объем не может превышать одного гигабайта. Так предел в один гигабайт установлен для размера всей базы данных, в том случае, когда одна таблица имеет такой размер, в базе данных может храниться только эта таблица.

В некоторых вычислительных системах может не оказаться столь большого объема дискового пространства для хранения или достаточного количества памяти для открытия такой таблицы. В этом случае необходимо разбить таблицу на несколько более мелких таблиц.

Кроме того, налагается ограничение на количество полей в одной записи. Оно не может превышать 255.

Каждая форма также имеет ряд управляемых кнопок, при помощи которых можно переходить к подчиненным формам, которые расширяют сведения о заинтересовавшем объекте. Результатом работы разработанной программы является формирование выходных документов.

Перечень форм, содержащихся в данном программном комплексе для автоматизации рабочего месте экономиста по планированию (см. «Руководство пользователя» рис. 2.26-2.38):

§ Форма, содержащая информацию о подробной прибыли предприятия;

§ Форма, содержащая информацию об отклонении факта от плана в части запланированных работ по кварталам 2011 г. Информация представленная в данной форме свидетельствует о выполнении работ в соответствии с утвержденным наряд-заказом, либо об отклонении от плана.

§ Форма, содержащая информацию о заключенных договорах и решениях, на основании которых составляются и подписываются затратные и доходные акты;

§ Форма, содержащая информацию о подписанных и принятых к учету доходных актах;

§ Форма, содержащая информацию о подписанных и принятых к учету затратных актах;

§ Форма, содержащая информацию о стоимости работ выполненных по факту и стоимости работ, содержащихся в плане с итогами остатка запланированных доходов за 2011 г. полностью;

§ Форма, содержащая информацию об контрагентах, услуги (работы) для которых оказывает, либо принимает;

§ Форма, содержащая информацию о службах (структурных подразделениях) на предприятии;

§ Форма, содержащая вычисляемую информацию о план-фактном анализе службы по видам работ;

§ Форма, содержащая информацию об выполнении плана службой за месяц;

§ Форма, которая является главной и стартовой в данном программном комплексе, является «Главная форма». В данной форме содержатся кнопки, при нажатии на которые открываются описанные выше отчеты - выходную информацию, а также кнопки, при нажатии на которые открываются справочники. Кроме того, существует кнопка, с помощью которой производится экспорт информации из запроса в формат dBASE IV, который поддерживает специализированная программа SAP R/3. Данная операция помогает уменьшить трудозатраты экономиста по планированию, т.к. прежде приходилось дважды вводить данную информацию - для общего учета и непосредственно в SAP R/3 для отчетности предприятия перед исполнительным аппаратом ОАО «ТГК-9». Кнопка «Экспорт реестров актов в Excel» экспортирует информацию из таблиц «Доходы» и «Затраты» в электронную таблицу MS Excel «Реестр актов», расположенную на сервере.

Для управления экранных форм разработанного приложения, а также для взаимодействия с отчетами был создан ряд макросов, которые определяют работу приложения.

Макросы в приложении выполняют следующие задачи:

§ осуществляют перемещение между экранными формами, при помощи кнопок;

§ устанавливают перемещение между записями при помощи кнопок;

§ управляют печатью из соответствующих экранных форм;

§ выполняют действия при запуске и закрытию форм;

§ экспортируют данные при помощи кнопок.

Любая многократно выполняемая задача может быть реализована посредством макроса. Макрос запускается в ответ на событие, например, нажатие кнопки мыши или обновление поля. Каждое действие в макросе выполняется последовательно. Для запуска макроса необходимо указать его имя, присоединить его к соответствующему свойству события формы, элемента управления или отчета.

Рис. 2.2. Макросы «ARM экономиста по планированию.mdb»зачем показывать формы, которые вы в работе не описываите

Макросы экспорта данных:

Рис. 2.3. Группа макросов, осуществляющих экспорт таблиц

Рис. 2.4. Макрос, осуществляющий экспорт данных в файл dBASE IV

Расчет, группировка и выборка большинства параметров производится в запросах MS Access. В запросах просматривается информация. Редактированию она не подлежит.

§ Запрос, который является базовым в отношении доходных актов;

Рис.2.5. Запрос «Базовый запрос - Доходы» в режиме SQL

Запрос, который является базовым в отношении учета затрат предприятия;

Рис. 2.6. Запрос «Базовый запрос - Расходы» в режиме SQL

§ Запрос, в котором производится выборка данных для последующего экспорта в формат dBASE IV;

Рис. 2.7. Запрос «Данные для отчета» в режиме SQL

§ Запрос, информация которого свидетельствует о доходах предприятия, с подитогом по месяцам;

Рис. 2.8. Запрос «Доходы предприятия по месяцам» в режиме SQL

§ Запрос, в котором рассчитана сумма выполненных работ и остаток на 2011 г.;

Рис. 2.9. Запрос «Остаток запланированных средств на 2011 год» в режиме SQL

§ Запрос, в котором расписан долг предприятия за квартал, с целью ликвидации долга в последующем квартале, либо остаток средств в квартале;

Рис. 2.10. Запрос «Отклонение факта от плана за квартал» в режиме SQL

Запрос, в котором производится расчет итоговой прибыли предприятия по месяцам;

Рис. 2.11. Запрос «Прибыль предприятия» в режиме SQL

§ Запрос, в котором производится расчет итоговой себестоимости предприятия по месяцам;

Рис. 2.12. Запрос «Себестоимость предприятия» в режиме SQL

2.2 Технологическое обеспечение задачи

Технологическое обеспечение задачи характеризует взаимосвязанную совокупность технологических операций обработки данных, реализующих цели функционирования системы. К таким технологическим операциям относятся:

- сбор данных;

- ввод и контроль правильности ввода данных;

- корректировка данных;

- обработка информации;

- формирование, просмотр и выдача выходных документов.

Данные для решения задачи по созданию автоматизированного рабочего места экономиста поступают из нескольких источников:

1) Акты в бумажной/электронной форме, поступающие от сторонних предприятий, либо в ИТЦСО, свидетельствующие о выполнении работ и оплате суммы за работу. Данные документы собираются на рабочем месте экономиста и информация, содержащаяся в актах, учитывается и записывается в электронном виде.

2) Информация о счетах, которые является затратами предприятия. Данная информация поступает в ПЭО как в электронном виде - в виде бухгалтерских проводок в программе SAP R/3, так и в бумажном виде - в форме актов.

Задача учета любого вида затрат, их анализа и контроля требует применения достоверных и своевременных данных, что в свою очередь предполагает оперативное внесение информации в систему, а также своевременное изменение записей.

3) Информация о договорах и решениях предприятия. Данная информация поступает в ПЭО от юридического отдела в бумажном виде - в отксерокопированной форме и в оригинале (решения с наряд-заказами).

Корректировка информации - процесс, позволяющий поддерживать базу данных в актуальном состоянии. При корректировке выполняются действия: добавление, исключение, изменение. При корректировке баз данных осуществляется автоматический контроль целостности связей, согласно правилам, установленным при проектировании базы данных. Обеспечение целостности данных имеет решающее значение для поддержания точности и согласованности данных.

Технология процесса обработки экономической информации можно разделить на следующие классы типовых операций:

§ сбор и регистрация информации;

§ перенос на машинные носители;

§ ввод, компоновка и контроль;

§ накопление;

§ сортировка;

§ обработка;

§ корректировка;

§ вывод;

§ реструктуризация.

Конкретно можно дать характеристику каждой типовой технологической операции в виде следующих определений:

Сбор и регистрация данных.

Сущность этого этапа заключается в определении и регистрации на носителе данных количественных и качественных значений показателей, отражающих состояние объекта управления. При этом могут выполняться измерения, подсчет, взвешивание.

Этап сбора и регистрации информации отличается большей трудоемкостью, требует участия многих специалистов. Эти операции могут выполняться как вручную, так и с использованием техники.

В реализуемом комплексе задач сбор и регистрация данных производится традиционным путем при помощи бумажных носителей, т.е. вся информация регистрируется в установленном порядке и после этого передается для ввода в базу данных.

Ввод данных.

Под вводом данных понимают совокупность операций, включающих:

§ перенос данных на машинный носитель;

§ ввод, компоновку и контроль данных.

При переносе данных на машинный носитель контролируется достоверность информации.

В разработанной программе ввод в базу производится при помощи экранных форм, которые обеспечивают удобство и наглядность ввода информации, а также сокращают вероятность возникновения ошибок при вводе, так как в каждое поле возможен ввод только соответствующего значения.

Отработка данных.

Операции внутримашинной обработки данных - сортировка, корректировка, накопление и собственно обработка являются основными в процессе функционирования системы.

Различают следующие виды сортировки при обработке:

§ упорядочение;

§ распределение (процесс разнесения записей сортируемого файла по группам);

§ объединение.

Сортировки подразделяют также на внутренние и внешние. Но с введением виртуальных систем такое деление теряет свою актуальность. Обычно сортировки входят в состав операционных систем.

Корректировка - процесс, позволяющий поддерживать файлы в актуальном состоянии. При корректировке могут выполняться следующие действия: добавление, исключение, изменение.

Объектами корректировки могут быть записи файлов или отдельные поля записи. Корректировка автономных файлов существенно отличается от корректировки базы данных. Во втором случае корректировка идет по соответствующим связям файлов. Корректировка производится по принципу исходный файл и файл корректуры, и откорректированный файл. Защита информации от несанкционированного доступа производится путем введения системы паролей и ключей защиты.

Накопление данных включает в себя добавление новой информации.

Собственно обработка информации это выполнение арифметических операций.

При обработке информации наибольший удельный вес имеет таксировка и получение итогов.

Вывод информации

По способу отражения информации различают:

§ вывод данных на бумагу;

§ вывод данных на машинные носители;

§ вывод данных на видеотерминалы.

В настоящее время идет тенденция к переходу на безбумажную технологию, однако, отход от бумажных документов пока невозможен.

Технологический процесс сбора, передачи, обработки и выдачи информации применительно к актированию, поступлению счетов, договоров и решений представлен на рис. 2.13.

2.3 Программное обеспечение задачи