Текстовый редактор Word и редактор таблиц MS Excel

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Текстовый редактор Word

1.1 Назначение программы

1.2 Интерфейс.

1.3 Формирование документов. Способы форматирования.

1.4 Дополнительные функции: поиск и замена текста, автотекст, проверка правописания, тезаурус

1.5 Установка полей межстрочного интервала, красная строка, выравнивание документов

1.6 Работа с колонками и списками

1.7 Созание и форматирование страниц

1.8 Добавление в документ графических объектов: автофигуры и объекты из файлов

1.9 Работа с математическими формулами MS Equation

1.10 Подготовка документа к печати

1.11 Новые возможности программы: гиперссылки, документы как Web страницы, бегущая строка

2. Электронная таблица как MS Excel

2.1 Интерфейс программы

2.2 Объекты программы: книга-листы-ячейки

2.3 Применение формул и функций. Относительный, абсолютный и смешанный адреса ячеек

2.4 Создание сводных страниц

2.5 Построени диаграмм



1. Текстовый редактор Word

1. Текстовый редактор Microsoft Word является одним из распространенных текстовых редакторов. Это обусловлено его многочисленными преимуществами, к которым в первую очередь относятся широкие функциональные возможности. Трудно найти такую задачу при работе с документами, которую нельзя было бы решить средствами Microsoft Word. Текстовый редактор Microsoft Word входит в группу программ Microsoft Office. Кроме текстового редактора, эта группа включает электронную таблицу Excel и систему управления базой данных Access, то есть основные программы, которые могут использоваться для форматирования документооборота в учреждениях. Широкому использованию Microsoft Word способствуют также встроенные в него средства преобразования файлов, созданных другими редакторами, в файлы формата Word. Существует несколько версий Microsoft Word для Windows, каждая следующая версия, как правило, совместима с предыдущими версиями и имеет дополнительные возможности. Для запуска Microsoft Word следует выполнить команду Пуск /Программы /Microsoft Word, после чего на экране появится окно редактора. Microsoft Word имеет мощные средства для адаптации к требованиям конкретного пользователя. С их помощью можно изменить внешний вид экрана редактора, параметры редактирования, просмотра, хранения и печати документов. Эти средства реализуются командами меню. Команда Сервис /Параметры выводит на кран окно диалога параметры. Окно имеет ряд вкладок. Развернув определенную вкладку, можно установить соответствующие параметры. В любой момент работы с Microsoft Word пользователь может получить помощь несколькими способами. Для получения справки о команде или элемент окна следует нажать кнопку? стандартной панели инструментов, установить курсор мыши (который при этом примет форму знака вопроса) на выбранный элемент и нажать левую кнопку мыши. Краткое описание кнопок панели инструментов отображается в строке состояния при установке на них курсора мыши. Каждое окно диалога также содержит кнопку?. Ш ирокие возможности открываются при использовании пункта? основного меню. Команда? /Вызов справки /Содержание позволяет ознакомиться с содержанием справки Microsoft Word. Команда? /Вызов справки /Указатель позволяет получить доступ к предметному показателя справочной системы, в котором можно выбрать нужную тему. При использовании этих команд на экран выводится окно справки. Окно справки включает в себя вкладку Поиск, которая позволяет вести тематический поиск по введенным критериям. Показ предыдущего выбранного справочного текста осуществляется нажатием кнопки назад. Панель инструментов Стандартная содержит кнопку Мастер подсказок. В случае нажатия этой кнопки на экране появляется строка, в который мастер, следя за действиями пользователя, дает контекстуальную подсказку о выполнении следующих действий. Справочная система включает в себя также наглядные примеры, которые помогают учиться в работе с Microsoft Word, а также учебную программу.

1.1 Назначение программы

1.1. Для того чтобы работать с текстами на персональном компьютере или ноутбуке обычно используют специальные программные средства, которые принято называть текстовыми редакторами. Стоит отметить, что на сегодняшний день существует довольно большое разнообразие подобных программ, которые различаются своими возможностями и функциями, но наиболее популярным (по числу использования пользователями) остается MS Word 2010. Вообще, основным назначением текстовых редакторов является создание текстовых файлов, редактирование уже готовых (или недоделанных) текстов с возможностью просматривать их на экране, изменять их формат, а также распечатывать на принтере. Кстати, следует уточнить, что Блокнот и другие аналогичные редакторы предназначены только для обработки несложных текстовых файлов, но никак не для работы с большим текстом.

Самым большим по своим возможностями до сих пор считается MS Word -- текстовый редактор от компании Microsoft. В нем так же, как и во многих его аналогах можно:

· форматировать символы, абзацы;

· оформлять страницы;

· "строить" указатели и оглавления;

· включать в тесты графические объекты: фотографии, диаграммы, рисунки;

· создавать таблицы, проверять правописание и т. д.

В современном мире существует уже много версий MS Word, наиболее популярными среди них считаются версии 2003, 2007, 2010 и 2013 года выпуска. Современный текстовый процессор Microsoft Word предназначен для просмотра, создания, печати и модификации текстовых документов. Он предусматривает выполнение многих операций, как над текстовой, так и над графической или табличной информацией. Благодаря MS Word стало возможно быстро, а также с высоким качеством подготовить любой документ, причем от сложного до простого.

1. Word 2010 дает возможность осуществлять все традиционные операции над текстом (без исключений), которые предусмотрены в компьютерной современной технологии. С его помощью можно:

o модифицировать набор неформатированной цифровой и алфавитной информации;

o форматировать символы, применяя множество шрифтов разных размеров и начертаний;

o форматировать страницы (сюда также входят сноски, колонтитулы);

форматировать документ в целом (составлять оглавление, причем автоматическое, а также разные указатели);

o подбирать синонимы, проверять правописание, использовать автоматический перенос слов.

2. В этой программе реализованы возможности новых технологий связывания, внедрения объектов, благодаря которым можно в документ включать таблицы, текстовые фрагменты и иллюстрации.

3. Это одна из первых общедоступных программ, с помощью которой можно выполнять операции верстки, которые порой необходимы издательским профессиональным системам, а также с ее помощью можно подготавливать полноценные оригинал-макеты для их последующего тиражирования в типографии.

4. Данная программа является уникальной коллекцией технологических оригинальных решений, благодаря которым нудная и кропотливая работа по отделке и редактированию текста превращается в увлекательное, а порой и успокаивающее занятие. В число таких решений входит система готовых стилей оформления и решений, изящные приемы по модификации и созданию таблиц, функции автозамены и автотекста, а также копирование формата, макроязык, пользовательские панели инструментов и многое другое.

1.2 Интерфейс

Интерфейс программы Word2007--стандартен для графической операционной среды Windows, однако имеет свои особенности.

(1) Кнопка Microsoft Office. Меню Файл было заменено в Microsoft® Office Word 2007 кнопкой Microsoft Office.Нажмите эту кнопку, расположенную в левом верхнем углу окна программы, чтобы отобразить команды для открытия, сохранения,печати документов и изменения параметров Word. Там же находиться список последних открытых файлов.

(2) Панель быстрого доступа. Это небольшая область в левом верхнем углу. Она содержит команды, которые многократно используются каждый день: Сохранить, Отменить и Повторить. На эту панель можно также поместить другие команды, которые будут доступны независимо от того, какая вкладка активна.

Лента--основа интерфейса Word2007.

Три элемента ленты.

Лента состоит из трех основных элементов: вкладки, группы, команды.

Вкладки. В верхней части ленты расположены шесть вкладок. Во вкладку объединяются команды, представляющие определенную область деятельности, сценарий или задачу.

Группы. На каждой вкладке имеется несколько групп, состоящих из связанных общим назначением команд.

Команды. Командой называется любой элемент управления, например, кнопка, раскрывающийся список или поле для ввода данных.

На первый взгляд, некоторые команды из предыдущей версии приложения Word не отображаются. Однако в правом нижнем углу некоторых групп имеется небольшая диагональная стрелка.

Эта стрелка называется кнопкой вызова диалогового окна. При нажатии на нее будут отображены дополнительные возможности, связанные с этой группой. Как правило, эти возможности отображаются в виде диалогового окна, подобного диалоговым окнам предыдущей версии Word, либов виде привычной области задач. В новой версии Word некоторые появляются только по мере необходимости в зависимости от выполняемой в данный момент задачи. Это контекстные вкладки и вкладки приложения. Например, в документ был вставлен рисунок и требуется произвести с ним некоторые действия. Например, обрезать или изменить стиль обтекания рисунка текстом. Где расположены эти команды? Необходимо выделить рисунок, после чего на ленте появится контекстная вкладка Работа с рисунками. Если щелкнуть мышью вне рисунка, вкладка Работа с рисунками исчезнет. При работе с другими объектами, например с таблицами, изображениями, диаграммами и графиками, на ленте также появляются временные вкладки. Вкладки приложения заменяют стандартный набор вкладок при переходе из одного режима просмотра документа в другой.

Элементами окна также являются полосы прокрутки и горизонтальная, вертикальная масштабные линейки. Горизонтальные и вертикальные линейки в приложении Word используются для выравнивания текста, рисунков, таблиц и других элементов документа. Чтобы отобразить или скрыть горизонтальные и вертикальные линейки, щелкните значок вывод линейки в верхней части полосы прокрутки. На горизонтальной линейке, изображенной ниже:

Движок или слайдер, позволяющий выставить отступ абзаца слева.

Отступ абзаца справа.

Отступ первой строки абзаца.

В правом нижнем углу находятся инструменты, позволяющие выбрать: вид просмотра документа(1), масштаб(2), объект перехода(3).

Рассмотрим подробнее Кнопку Microsoft Office. Кликните её, чтобы открылось окно, изображенное ниже. В левой части окна находятся простые команды по открытию, сохранению и печати файла, как в Меню Файл прошлых версий Microsoft Office. Однако в Кнопку Microsoft Office добавлено больше команд, например, команды Подготовить и Опубликовать.

1. Создайте Новый документ. 2. Сохраните и закройте его. 3.Откройте созданный документ. 4. Сохраните документ как Документ Word 97-2003и закройте его. Обратите внимание на сохранение в формате 97-2003. Если над документом надо работать на компьютерах с разными версиями Word, то пользуйтесь именно этим сохранением. Но при этом не все возможности Word2007 будут доступны. Например, если документ содержит формулы, созданные в редакторе формул 2007, то при сохранении в старых форматах они превратятся в не редактируемые картинки. В правой части окна --список последних открывавшихся документов. Нажмите кнопку Параметры Word, расположенную в нижней части окна. В этом окне находятся команды, входившие в предыдущих версиях Word в команду Параметры меню Сервис. Они разбиты по категориям, расположенным в левой части окна. Обратите внимание на содержание каждой категории. А теперь займемся настройкой Панели быстрого доступа. Нажмите кнопку, как на рисунке справа. В появившемся списке приведены команды, которые можно добавить на панель, поставив галочку. Чтобы добавить на панель быстрого доступа команду, отсутствующую в этом списке, нажмите кнопку Другие команды. Появиться окно, изображенное внизу. В списке справа отображены команды: Сохранить, Отменить, Вернуть, т.е. только те, которые имеются сейчас на Панели быстрого доступа. Чтобы добавить нужную команду на Панель быстрого доступа, выделите её в левом списке и нажмите кнопку Добавить > >. Если нужная команда в левом списке отсутствует, необходимо открыть список Выбрать команды из: и вместо элемента Часто используемые команды установить элемент Все команды.

1. Выберите элемент Все команды.

2. В левом списке найдите команду Справка, выделите ее и нажмите кнопку Добавить > >.

3. Закройте окно кнопкой ОК. На Панели быстрого доступа должна появиться команда Справка.

4. Откройте Настройку панели быстрого доступа и удалите Справку .В группе Буфер обмен чаще всего используются команды Копировать, Вставить. Обратите внимание, что у команды Вставить имеется раскрывающийся список, в котором очень полезна команда Специальная вставка. При выполнении этой команды открывается диалоговое окно, изображенное ниже.

Содержание списка в этом окне зависит от источника копирования. При выполнении команды Вставка Word делает вставку в формате исходного документа. Специальная вставка позволяет выбрать формат, в котором будет вставлено скопированное. Вставка Как: Неформатированный текст означает, что скопированное будет вставлено в формате конечного документа. Запомните эту команду. В дальнейшем будем её использовать. В последующем самостоятельном изучении программы существенную помощь вам окажет Справка(клавиша F1).Упражнение на форматирование окна.

Установите:

1. Ориентация страницы >Альбомная.

2. Поля: Верхнее, Нижнее, Левое, Правое >1,5 см.

3. Отобразите горизонтальные и вертикальные линейки.

4. Установите масштаб --120%.

5. Установите вид просмотра документу --Разметка страницы.

6. Выполните команду --отобразить все знаки.

7. Настройте панель быстрого доступа в соответствии с рисунком.

1.3 Формирование документов. Способы форматирования

Форматирование документа - это изменение его внешнего вида. WORD обеспечивает форматирование документов на пяти различных уровнях: на уровне символов (изменение гарнитуры, начертания, размера и цвета шрифта, меж буквенного интервала в слове, анимации и т.д.) на уровне абзацев (выравнивание по левому краю, по правому краю, по центру и по ширине; отступы справа и слева; отступ первой строки; отступы до и после абзаца; межстрочный интервал, управление разбивкой на страницы и т.д.) на уровне страниц (параметры страниц, ориентация страниц, рамка, колонтитулы первой страницы, четных и нечетных страниц и т.д.) на уровне разделов (формирование разделов со следующей страницы или на текущей странице, разбиение текста на колонки и т.д.) на уровне документа (номера страниц, оглавление и т.д.).

Абзац - это фрагмент текста, который заканчивается непечатаемым символом или фрагмент текста, процесс ввода которого заканчивается нажатием на клавишу ввода Enter. К абзацу относятся: абзац основного текста, заголовки, оглавление, списки (нумерованные и маркированные) и т.д. Для форматирования символов применяется диалоговое окно Шрифт (Формат / Шрифт) или команды на панели инструментов форматирования. Форматирование абзацев осуществляется с помощью окна диалога Абзац, которое открывается командой Формат / Абзац. Посмотреть форматирование выделенного текста можно в области задач, выполнив команду Формат / Показать форматирование.

Стили предназначены для внешнего оформления документа и его абзацев, т.е. стили используются для форматирования документа. Стиль - это набор форматирующих команд, сохраняемый под уникальным именем для многократного использования. Форматирование текста с помощью стиля значительно быстрее, чем форматировать вручную каждый элемент текста, так как одна команда (стиль) автоматически форматирует группу параметров текста.

Существует три основных типа стилей: Стиль символа содержит параметры форматирования символов, включая шрифт, размер, начертание, положение и интервалы. Стиль абзаца содержит параметры форматирования абзацев, такие как междустрочные интервалы, отступы, выравнивание и позиции табуляции. Стили абзацев также могут содержать стили или параметры форматирования символов. Большинство стилей, используемых в Word, являются стилями абзацев. Стиль таблицы содержит параметры форматирования таблиц (при вставке таблицы, ей по умолчанию назначается стиль - сетка таблицы). При создании нового документа "Документ 1" на базе шаблона Обычный, он получает копию набора стилей из базового набор стилей общего назначения (из встроенных стилей): Обычный, Заголовки 1, 2, 3. После того как ввод текста в документ завершен, и текст отредактирован, целесообразно воспользоваться командой Авто формат для изменения внешнего вида всего документа. При автоматическом форматировании документа каждому абзацу назначается один из стилей Word. Например, заголовку может быть назначен стиль Заголовок 1 или Заголовок 2 , абзацу основного текста - стиль Основной текст, а абзацу, входящему в список - стиль Список. Примечаниям назначается стиль Текст Примечание, верхним колонтитулам - стиль Верхний колонтитул, а номерам страниц - стиль Номер страницы и т.д. Назначение абзацам документа стандартных стилей Word обеспечивает быстрое изменение внешнего вида созданного документа за счет применения стилей из библиотеки стилей. Встроенные стили обеспечивают форматирование заголовков различных уровней и позволяют просматривать иерархическую структуру документа в режиме структура, а также быстро строить оглавление. Кроме того, если для большинства абзацев документа используется стиль Основной текст, а не Обычный, вы сможете легко переформатировать только стиль основного текста, не затрагивая при этом стиль остального текста.

Операции со стилями в области задач Стили и форматирование. Стили можно изменять и создавать новые. Кроме того, можно применить другой стиль (наложить стиль) к уже отформатированному тексту, т.е. переформатировать его.

Для этого необходимо выбрать команду Формат / Стили и форматирование, появится область задач в режиме «Стили и форматирование». Установите курсор в текст, который необходимо переформатировать, и в области задач в разделе «Выберите форматирование для применения» щелкните на требуемый стиль, абзац под курсором переформатируется на выбранный стиль. Если необходимо изменить стиль или создать новый стиль, то установите курсор в текст, стиль который необходимо изменить, в области задач в разделе «Форматирование выделенного текста» будет отображаться стиль текста под курсором. Далее необходимо подвести указатель мыши к названию стиля и щелкнуть на появившейся справа стрелке, откроется список команд: Очистить формат, Изменить стиль, Создать стиль. Выберите требуемую команду (изменить или создать стиль), появится соответствующее окно диалога, в котором можно осуществить изменение или создание стиля. Стиль Обычный является основой для большинства других стилей абзаца, поэтому при изменении стиля Обычный изменятся все основанные на нем стили. Стиль Обычный не основан ни на одном из стилей. Элементы текстовых документов, которые вводятся в документ в процессе его редактирования и форматирования:

Колонтитулы (Вид / Колонтитулы)

Символ (Вставка / Символ)

Ссылка (сноски; названия рисунков, таблиц, формул; перекрестные ссылки; оглавление и указатели). Вызывается командой Вставка / Ссылка

Примечание (Вставка / Примечание)

Гиперссылка (Вставка / Гиперссылка)

Закладка (Вставка / Закладка)

Фоны, подложки и темы (Формат / Фон, Формат / Тема).

Колонтитул -- это текст или рисунок (номер страницы, дата печати документа, название документа, фамилия автора, рисунок и т. д.), который печатается внизу или вверху каждой страницы документа. В зависимости от места расположения (на верхнем или на нижнем поле страницы) колонтитулы бывают верхними и нижними. Для создания колонтитула необходимо выполнить команду Вид / Колонтитулы. Колонтитулы, как и фон документа, а также поля, размер и ориентация страниц, номера страниц, разрывы страниц и разделов относятся к изменению внешнего вида страниц и документа. Проверка правописания (орфографии и грамматики) в Word. Проверка орфографии (правописание) - это средство редактора, позволяющее проверить и исправить написание слов в документе. Редактор сравнивает слова в проверяемом документе со словарем, причем неизвестные слова при этом выделяются. После этого можно пропустить слово, откорректировать его или занести в словарь. Проверка грамматики - это проверка грамматических и стилистических правил письма (несогласованность подлежащего и сказуемого, неверные предложные сочетания). Существуют несколько способов проверки правописания:

Проверка правописания и грамматики при вводе текста

Ручная проверка орфографии и грамматики.

Чтобы установить автоматическую проверку правописания и грамматики, выполните следующее: Выберите команду Сервис/параметры и в появившемся окне щелкните на вкладке Правописание. Установите флажок автоматически проверить орфографию и автоматически проверить грамматику.

Для ручной проверки орфографии и грамматики необходимо выбрать команду Сервис/Правописание, появится окно диалога Правописание, с помощью которого можно выполнить требуемую проверку. Просмотр и печать документа. В зависимости от выполняемых задач в Microsoft Word 2003 можно выбирать различные режимы просмотра документов:

· Режим макетов

· Режим просмотра

· Просмотр.

Режимы макетов используются при работе над документом, к этому режиму относятся: Разметка страницы, Веб-документ, Обычный, Структура. Режимы просмотра используются для чтения документа и перемещения в нем, к этому режиму относятся: Режим чтения, Эскизы, Схема документа. Просмотр используется для отображения внешнего вида документа в форме публикации, к этому режиму относятся: Предварительный просмотр веб-страницы, Предварительный просмотр. Режим предварительного просмотра удобно использовать для просмотра нескольких страниц документа в уменьшенном виде. В этом режиме можно просматривать разрывы страниц и подложку, а также изменять содержимое или форматирование документа до его вывода на печать. Перед печатью документа следует проверить его внешний вид, выдав команду Файл - Предварительный просмотр или щелкнув кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов. Чтобы выйти из режима предварительного просмотра нажмите кнопу «Закрыть». Чтобы напечатать документ с использованием принятых по умолчанию параметров принтера и настроек печати, нажмите кнопку Печать в окне предварительного просмотра или на стандартной панели инструментов. Для выбора принтера и настроек параметров печати выполните команду Печать из меню Файл, появится диалоговое окно Печать. В области принтер следует выбрать требуемый принтер из предлагаемого списка. В области Страница, следует задать какую часть документа печатать: весь документ; текущую страницу; выделенный фрагмент или несколько страниц с указанными номерами. Количество копий задается в поле Число копий. Выбрать опцию Включить: все страницы диапазона или сначала печатаются все страницы с нечетными номерами, а затем - с четными. Группа опций масштаб позволяет задать печать нескольких страниц текста на одном листе бумаги. Ряд дополнительных параметров печати можно указать, нажав кнопку Параметры.

1.4 Дополнительные функции: поиск и замена текста, автотекст, проверка правописания, тезаурус

При оформлении однотипных документов иногда требуется поменять только несколько слов в существующем документе. Это может быть название организации, товара, срок реализации и т. п. Эти операции могут быть выполнены с помощью команд Найти и Заменить в меню Правка. Команда Найти (Find) используется для нахождения слов и фраз в документе.

1. Выберите Правка, Найти (Edit, Find), чтобы открыть диалоговое окно.

2. Введите текст в поле Найти (Find What). Выберите нужные опции для поиска.

3. Выберите Найти далее (Find Next), чтобы найти следующее искомое употребление.

4. Выберите Отмена (Cancel), когда операция поиска завершена.

Когда произведен поиск по всему документу, на экране появляется информационное окно с надписью Просмотр документа окончен. Word завершил поиск текста.

Параметр поиска	Описание
Учитывать регистр	Производится поиск примеров, буквы которых в точности соответствуют буквам (прописным или строчным) в поисковом тексте
Только слово целиком	Осуществляется поиск целых слов, которые соответствуют словам в поисковом тексте
Подстановочные знаки	Для поиска используются специальные символы
Произносится как	Для поиска слов близких по произношению
Все словоформы	Осуществляется поиск слов, которые образованы от данного слова
Направление	Осуществляется изменение направления

Комбинация клавиш Shift+F4 используется для повторения поиска после закрытия диалогового окна "Найти". Команда Заменить (Replace) используется для поиска слов и фраз и замены их в документе на заданные слова и фразы .

1. Выберите Правка, Заменить (Edit, Replace). Появляется диалоговое окно.

2. Введите текст для поиска, например конференция, в строку Найти (Find) и текст для его замены, например семинар, в строку Заменить на (Replace).

3. Выберите Найти далее (Find Next), чтобы начать поиск, и найдите первое употребление поискового текста.

Когда поисковый текст найден, Word выделяет его. Выберите один из следующих вариантов, чтобы продолжить операцию замены:

1. Выберите Найти далее (Find Next), чтобы, не производя замены, перейти к поиску второго употребления поискового текста.

2. Выберите Заменить (Replace), чтобы сначала заменить выделенный текст, а затем перейти к поиску следующего употребления.

3. Выберите Заменить все (Replace All), чтобы найти и заменить сразу все употребления поискового текста.

После завершения операции замены закройте окно. Когда произведен поиск по всему документу, на экране появляется информационное окно с надписью о том, что Word завершил поиск по документу и было сделано определенное количество замен.

Проверка правописания. По мере приближения срока сдачи работы часто не остается времени для того, чтобы проверить документ на наличие ошибок правописания и грамматики. Программа пакета Microsoft® Office предоставляет средства, способные помочь быстро исправить эти ошибки. При желании можно настроить программу пакета Microsoft® Office так, чтобы она указывала потенциальные ошибки в ходе работы. Если же волнистые красные и зеленые линии отвлекают, можно проверить документ по окончании работы над ним. Предполагаемое действие: Автоматическая проверка правописания и грамматики (волнистые красные, синие и зеленые линии) Одновременная проверка правописания и грамматики. Исправление ошибок с помощью средства проверки правописания и грамматики Принцип работы автоматической проверки правописания. При автоматической проверке правописания в ходе набора документа можно быть уверенным в том, что к моменту вывода документа удалось исправить значительное количество ошибок правописания. Программа пакета Microsoft® Office помечает правильно написанные слова, так что их можно легко увидеть в ходе работы, как показано в следующем примере. Можно щелкнуть правой кнопкой неправильно написанные слова, чтобы увидеть варианты исправления. В зависимости от используемой программы пакета Microsoft® Office щелчок правой кнопкой мыши может предоставить и другие возможности, например, добавление слова в пользовательский словарь.

Тезаурус представляет собой словарь синонимов и родственных слов (рис. 3.14). В программе Microsoft Word эта функция доступна для нескольких языков. Нужное слово иногда бывает очень трудно подобрать, а тезаурус может значительно сэкономить время при редактировании текста документа. Выбрать синоним для слова можно, щелкнув правой кнопкой мыши по слову и установив в открывшемся меню указатель мыши на команду Синонимы (Synonyms). В появившемся подменю будут представлены на выбор варианты замены слова синонимом. При выборе в подменю команды Тезаурус (Thesaurus) в окне программы открывается панель со справочными материалами, в которой присутствуют различные варианты слова. Кроме того, тезаурус можно вызвать следующими способами: первый способ доступен лишь в том случае, если у вас открыта панель Справочные материалы (Research). Просто введите в поле ввода нужное слово и выберите в раскрывающемся списке, расположенном в нижней части группы элементов управления Искать (Search for), значение Тезаурус: русский (Thesaurus:Russian) или любое другое, в зависимости от языка. После этого нажмите кнопку Начать поиск (Start searching) или клавишу Enter; установить текстовый курсор на нужное слово или выделить фрагмент текста, а затем нажать сочетание клавиш Shift+F7; установить текстовый курсор на нужное слово или выделить фрагмент текста, а затем нажать кнопку Тезаурус (Thesaurus), расположенную в группе элементов Правописание (Proofing) на вкладке Рецензирование (Review) ленты управления. Поле вывода результатов панели Справочные материалы (Research) для поиска синонимов отличается от того же поля при работе со справочниками. При работе с тезаурусом оно содержит примеры, которыми можно заменить исходное слово. Выбрав подходящую замену, установите указатель мыши на слово. Справа от выбранного слова появится кнопка со стрелкой вниз. Нажмите ее и выберите подходящий вариант действия с синонимом. Команда Вставка (Insert) вставит слово в содержание документа, команда Копировать (Copy) скопирует синоним в буфер обмена, а команда Искать (Find) активирует функцию поиска синонимов и родственных слов для выбранного варианта.

1.5 Установка полей межстрочного интервала, красная строка, выравнивание документов

Междустрочный интервал определяет расстояние по вертикали между строками текста в абзаце. Размер свободного места перед абзацем и после него определяется параметрами интервалов между абзацами. Самый простой способ изменения междустрочных интервалов во всем документе -- это применение набора экспресс-стилей с нужными интервалами. Чтобы изменить междустрочный интервал для части документа, выделите нужные абзацы и измените для них параметры междустрочных интервалов. Изменение междустрочных интервалов для всего документа с помощью набора стилей. На вкладке Главная в группе Стили выберите команду Изменить стили. Выберите пункт Набор стилей и наводите указатель мыши на разные наборы стилей. С помощью функции динамического просмотра наблюдайте, как меняется междустрочный интервал при переходе от одного набора стилей к другому. Например, в наборах стилей "Традиционные" и "Word 2003" используется одинарный интервал, а в наборе стилей "Рукописные" -- двойной. Найдя подходящий интервал, щелкните название соответствующего набора стилей. Изменение междустрочных интервалов для части документа. Выделите абзацы, для которых требуется изменить междустрочный интервал. На вкладке Главная в группе Абзац выберите пункт Междустрочный интервал. Выполните одно из указанных ниже действий. Выберите нужное число интервалов между строками. Например, выберите параметр 1,0, чтобы задать одинарный интервал, который используется в более ранних версиях Word. Выберите параметр 2,0, чтобы задать для выделенного абзаца двойной интервал. Выберите параметр 1,15, чтобы задать одинарный интервал с расстоянием между строками как в Word 2010. Щелкните пункт Другие варианты междустрочных интервалов, а затем выберите нужные параметры в разделе Интервал. Ниже для справки приведен список доступных вариантов.

Варианты междустрочных интервалов

Одинарный. Определяется наибольшим размером шрифт в данной строке, к которому добавляется дополнительное пространство. Размер такого дополнительного пространства зависит от используемого шрифта.

1,5 строки. Превышает одинарный междустрочный интервал в полтора раза.

Двойной. Превышает одинарный междустрочный интервал в два раза.

Минимум. Соответствует минимальному междустрочному интервалу, необходимому для того, чтобы на строке поместился самый крупный из знаков или графических объектов.

Точно. Задает фиксированный междустрочный интервал, выраженный в пунктах. Например, если шрифт имеет размер 10 пунктов, для междустрочного интервала можно указать значение 12 пунктов.

Множитель . Задает междустрочный интервал, который может быть выражен числами, большими единицы. Например, если задать для междустрочного интервала значение 1,15, интервал увеличится на 15 процентов, а если задать значение 3 -- на 300 процентов (тройной интервал). ПРИМЕЧАНИЕ Если в строке имеются знаки большого размера, графика или формулы, междустрочный интервал для этой строки автоматически увеличивается. Чтобы в пределах абзаца интервалы между всеми строками были одинаковы, необходимо задать точное значение междустрочного интервала, достаточное для того, чтобы самые крупные знаки или графические объекты полностью отобразились на строке. Если некоторые знаки или графические объекты отображаются не полностью, междустрочный интервал необходимо увеличить.

Красная строка в Word используется для отделения абзацев друг от друга. Если в тексте документа есть несколько абзацев подряд, то без красной строки они сольются в один сплошной текст и читать его будет сложно. http://www.autoaf.ru/picz/docs_office/krasnaya-stroka/word-otstup-krasnoy-stroki-probelami.pngПользователи, мало знакомые с Word, привыкли отступы красной строки в документе устанавливать лишними пробелами. Делать этого нельзя - при малейшем изменении форматирования документа весь текст смещается в разных направлениях и отформатировать его заново становится сложной задачей. Попробуйте включить непечатные знаки в таком документе (значок на панели задач), тогда пробелы будут показаны точками. Не волнуйтесь, текст выглядит так только на экране, на печати он получится как надо. К тому же, показ непечатных знаков можно так же отключить. Как видите, в каждом абзаце требуется точно рассчитать количество пробелов. Всего этого можно избежать, если оформлять текст правильно. Есть два способа отделения абзацев друг от друга - традиционный отступ красной строки и более современный - интервалы до и после абзаца. Последний способ получил особо широкое распространение в интернете. Совмещение обоих способов не рекомендуется - либо то, либо это. Перед изменением отступа красной строки выделите абзацы. Если требуется изменить параметры только одного абзаца, достаточно, чтобы текстовый курсор стоял в любом месте нужного абзаца. Рассмотрим выделение отступов в Ворде. Для этого есть три способа.

1 способ. Сдвиньте на горизонтальной линейке маркер «Отступ первой строки» до нужного положения. Да, в Word красная строка называется первой. Если линейка отсутствует, выберите меню Вид | Линейка. При перетаскивании мышью положение маркера меняется прыжками. Чтобы установить его точно, держите нажатой клавишу Alt. При этом Word ещё и точное значение отступа будет показывать.

2 способ. Выберите меню Формат | Абзац… На первой вкладке «Отступы и интервалы» в поле «Первая строка» выберите значение «Отступ». Word сам подставит значение «1,25 см». Традиционно в делопроизводстве и при оформлении работ требуется отступ «1,27 см». Измените предложенное Вордом значение вручную.

3 способ. Поставьте текстовый курсор в начало строки и нажмите клавишу Tab. В этом случае Word автоматически заменит символ табуляции на отступ строки. Если этого не произошло, выберите меню Сервис | Параметры автозамены…. На вкладке «Автоформат при вводе» в группе «Автоматически при вводе» поставьте галочку «Установка отступов клавишами». Теперь если вы начнёте новый абзац после текущего, то Word для нового абзаца отступ выставит такой же, как у текущего - 1,27 см. Когда Вы печатаете текст в программе Microsoft Word, он печатается по левому краю. Но довольно часто требуется сместить текст в другую сторону. Например, для печати заголовка принято смещать текст в центр страницы, а чтобы напечатать шапку документа, зачастую нужно сместить текст вправо. Эта процедура называется выравнивание. Выравнивание текста -- это то, как текст расположен на странице. Он может быть расположен по центру, по левому и правому краю, по ширине. Для этого в программе Word есть специальные кнопки вверху. О них мы поговорим чуть позже. А пока несколько слов о том, как не нужно выравнивать текст. Неправильное выравнивание текста: Многие люди по незнанию выравнивают текст неправильно - при помощи кнопки пробел на клавиатуре или кнопки Tab. В одном из уроков мы говорили о том, что текст печатается в том месте, где мигает палочка. И многие думают, что для печати текста в другом месте листа (по центру или по правому краю) нужно эту палочку сместить. Для этого они нажимают кнопку пробел на клавиатуре много раз или же щелкают два раза левой кнопкой мышки в нужном месте. И первый, и второй способ смещения текста неправильный. Это грубейшее нарушение правил оформления документа и текста. За такое на курсах секретарей значительно снижают оценку. Такое выравнивание (смещение) текста неправильно по нескольким причинам. Этот способ неудобен - приходится много раз нажимать кнопку пробел или Tab на клавиатуре. Но это не самое главное. Дело в том, что таким способом очень сложно сместить текст правильно. То есть можно случайно сделать расстояние большим, чем требуется. А если Вы таким способом выровняете текст по правому краю, то возникнет масса проблем при его редактировании. Чем это грозит? Например, потеряй деловой репутации. Ведь можно очень быстро проверить оформление текста. Для этого достаточно нажать вот на эту кнопку вверху программы Word: В тексте появятся точки и непонятные значки. Вот точками в программе Microsoft Word показываются пробелы. То есть, если Вы неправильно выровняете текст в документе, при такой проверке это сразу же будет видно по множеству точек перед текстом, который Вы сместили. Чтобы вернуть все обратно - убрать точки и непонятные значки, - еще раз нажмите на кнопку Как выровнять текст? А сейчас научимся правильно выравнивать текст. Кстати, сделать это можно уже после того, как текст напечатан. Рекомендую именно так и поступать - это и проще, и быстрее. Для того, чтобы выровнять текст, в программе Word есть четыре кнопки. Находятся они вверху программы.

-- эта кнопка выравнивает текст по левому краю

-- вот эта выравнивает по центру

-- по правому краю

-- по ширине (делает текст ровным с двух сторон)

А теперь попробуем выровнять текст. Для начала напечатайте несколько слов в программе Word. Затем выделите их. Для этого наведите курсор (стрелку или палочку) в самое начало или в самый конец текста. Затем нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, тяните в другой конец текста. Когда текст закрасится другим цветом (обычно черным или синим), это будет означать, что он выделен. А теперь нажмите по кнопке, которая выравнивает текст по центру. Напечатанные Вами слова должны сместиться в центр страницы. Вам может показаться, что это неправильный центр. На самом деле, все верно. Ведь поле (отступ) с левой стороны больше, чем с правой. Также попробуйте выровнять текст по правому краю. Хочу обратить Ваше внимание на кнопку «По ширине». Если у Вас немного текста (пару слов), то Вы не увидите отличий от кнопки «По левому краю» - слова так же сместятся влево. А вот если у Вас несколько абзацев текста, то разница, как говорится, «налицо». Если Вы выделите текст и нажмете на кнопку «По ширине», текст выровняется по двум сторонам листа - и по левой, и по правой. То есть он будет ровным с двух сторон.

1.6 Работа с колонками и списками

Для работы со списками служат пять верхних кнопок панели "Абзац". Списки - это фрагменты текста, пункты которого отмечены специальными знаками. Списки могут быть маркированными, нумерованными и многоуровневыми. Список можно создавать изначально, а можно из уже существующего текста. Если необходимо сделать список из уже существующего документа, то надо выделить фрагмент текста, который подлежит форматированию и выбрать тип списка. При этом выделенный текст будет разбит по пунктам списка согласно абзацам (каждый абзац - это новый пункт списка). Во время выбора типа списка при наведении курсора на соответствующий вариант выделенный текст будет сразу предварительно форматироваться, давая пользователю быстро оценить пригодность того или иного варианта. При формировании многоуровневого списка, чтобы задать создание маркеров очередного уровня можно использовать клавишу Tab (либо кнопку "Увеличить отступ" на панели "Абзац"). Вернуться к вводу данных предыдущего уровня можно, нажав сочетание Shift+Tab (либо кнопку "Уменьшить отступ" на панели "Абзац"). При работе с маркированными и нумерованными списками можно создавать свой стиль оформления. Для этого нужно в соответствующих диалоговых окнах (см. выше) выбрать пункт "Определить новый маркер" или "Определить новый формат номера". Иногда бывает необходимо в нумерованном списке начать список не с первого номера. Для этой цели служит пункт "Задать начальное значение". В появившемся окне в зависимости от поставленной задачи надо установить переключатель в одно из двух положений: "Начать новый список" или "Продолжить предыдущий список". В поле "Начальное значение" задайте номер первого пункта списка. При необходимости редактирования многоуровневого списка, щелкните кнопкой мыши на кнопке "Многоуровневый список" и в появившемся окне - "Определить новый многоуровневый список..". Здесь можно настроить формат номера, расстояние, тип шрифта и другие параметры списка. Если необходимо сформировать новый стиль списка, то необходимо воспользоваться пунктом "Определить новый стиль списка". В появившемся окне можно настроить все необходимые параметры стиля, а также задать область действия нового формата. Напоследок можно сказать, что Ворд автоматически создает новый нумерованный список, когда абзац начинается с цифры "один" с точкой.

1.7 Созание и форматирование страниц

В своей работе с текстовыми редакторами достаточно часто приходится сталкиваться с упорядоченной информацией. Наилучшим способом хранения такой информации в документах являются таблицы. Кроме этого можно пользоваться таблицами для представления разнообразных списков, перечней, финансовой информации и решения большого числа других задач. Таблицы могут даже содержать иллюстрации для улучшения восприятия информации, содержащейся в таблице. Например, перечень товаров помимо наименования товара и цены может содержать графическое изображение товара -- очень наглядно. MS Word предоставляет в ваше распоряжение широкий набор средств для работы с таблицами, упрощающих выполнение большинства практических задач. Команды, предназначенные для работы с таблицами, позволяют упростить создание и редактирование таблицы, а также упорядочить и отформатировать содержащиеся в ней данные. Таблица представляет сетку, образованную столбцами и строками. Пересечения столбцов и строк образуют ячейки таблицы. Каждая ячейка независима от других элементов таблицы, для нее вы можете установить требуемый размер и формат. Ячейки могут содержать текст, числа, графические изображения или формулы. Если вводится в ячейку текст, при достижении правого края он будет автоматически переноситься на следующую строку в соответствии с шириной ячейки. При изменении ширины столбца или ячейки текст автоматически будет переноситься на следующую строку (при уменьшении ширины) или возвращаться на предыдущую строку (при увеличении ширины) так, чтобы полностью заполнить ячейку нового размера.

Создание таблиц. Таблица может быть вставлена в произвольное место документа. Размер таблицы может превышать размер страницы, поэтому ее часть может размещаться на одной или нескольких последующих страницах. В таком случае можно определять заголовки для таблицы таким образом, что, если таблица будет размещена на нескольких страницах, в верхней части каждой страницы заголовки будут отображаться автоматически. Для создания таблицы можно воспользоваться командой вкладка Вставка - панель Таблицы - кнопка Таблица. В редакторе Word имеется возможность нарисовать сложную таблицу от руки. Для этого достаточно выбрать в меню Таблица команду нарисовать таблицу. Прежде чем приступить непосредственно к созданию таблицы, вы должны иметь хотя бы приблизительное представление о том, сколько столбцов и строк должна иметь таблица. На этом этапе не обязательно точно указывать параметры таблицы. После создания всегда можно добавить и/или удалить столбцы и строки по своему усмотрению. Ввод данных и перемещение по таблице. Если в своей работе вы предпочитаете пользоваться клавиатурой, для перемещения в следующую ячейку используется клавиша Tab. Для перехода к предыдущей ячейке нажмите Shift+Tab. Если клавиша Tab будет нажата в тот момент, когда курсор расположен в последней ячейке таблицы, Word вставит новую строку и переместит курсор в ее первую ячейку. В таблице представлены клавиши для перемещения по таблице. Для того чтобы покинуть таблицу, вы должны с помощью мыши или клавиш-стрелок переместить курсор за пределы таблицы. Форматирование таблиц. Использование команды Стили таблиц Команда Стили таблиц позволяет значительно сократить время, требуемое для придания вашей таблицы профессионального вида, за счет использования предопределенных стилей оформления таблицы. С их помощью можно быстро установить обрамление и заливку ячеек, параметры шрифта и цветовое оформление, а также автоматическое изменение размеров ячеек в соответствии с их содержимым.

- Установите курсор в пределах таблицы.

- Выберите команду вкладка Конструктор - панель Стили таблиц. Из списка предопределенных форматов выберите формат, в наибольшей степени отвечающий вашим требованиям.

Для форматирования содержимого ячеек можно воспользоваться приемами форматирования обычного текста. Добавление рамки ко всей таблице или ее отдельным ячейкам По умолчанию в качестве обрамляющей линии в таблицах используется сплошная тонкая. Для изменения обрамления таблицы выполните следующие действия:

- Выберите ячейки, которые вы хотите заключить в рамки (или целиком всю таблицу).

- вкладка Конструктор - панель Стили таблиц - кнопка Границы.

1.8 Добавление в документ графических объектов: автофигуры и объекты из файлов

В Word'е можно работать с графическими объектами следующими образами: Вставка графического объекта, созданного в каком-либо графическом редакторе (Paint, Photoshop,…). Вставка готового объекта Clipart из стандартной коллекции Word. Изменение вставленного объекта Clipart. Рисование объекта при помощи панели инструментов “Рисование”. Как создавать рисунки в графических редакторах - мы не проходим.

Вставка готового рисунка.

Меню=>Вставка=>Рисунок=>Из файла… Находим файл, который надо вставить. Если хотим вставить стандартный объект Clipart, выберите стандартную папку (часто C:/Program Files/Microsoft Office/Clipart/). Готовый объект Clipart удобнее вствлять по-другому. Меню=>Вставка=>Рисунок=>Картинки. Затем выбрать картинку, которая больше нравится. Внимание! Готовый рисунок вы можете вставить двумя способами: как символ текста (т.е. весь рисунок будет вести себя как одна обычная буква) и как рисунок (в таком случае этот рисунок можно использовать как фон, можно обтекать текстом и т.д.). Чтобы вставить графический объект как рисунок, при вставке поставьте галочку “Поверх текста”. Чтобы вставить как символ текста, отмените эту галочку.

Редактирование вставленного рисунка.

Кликните по рисунку 2 раза. Откроется новое окно - окно этого рисунка. При помощи панели “Рисование” рисунок можно менять. Как - см. ниже. После всех необходимых изменений закройте окно рисунка.

Создание художественной надписи: выберите инструмент “Добавить объект WordArt”, в диалоговом окне “Коллекция WordArt” выберите тип объекта, в диалоговом окне “Изменение текста WordArt” введите текст надписи, при выделении объекта WordArt активизируется панель инструментов “WordArt”,чтобы изменить внешний вид объекта WordArt воспользуйтесь инструментами этой панели.

Рисование объектов произвольной формы: выберите инструмент Полилиния (на панели инструментов “Рисование” список “Автофигуры” пункт “Линии”), для проведения криволинейных отрезков используйте перетаскивание. для проведения прямолинейного отрезка щелкните начало и конец отрезка. для рисования произвольной кривой используйте инструмент Рисованная кривая (на панели инструментов “Рисование” список “Автофигуры” пункт “Линии”), чтобы оставить кривую незамкнутой, дважды щелкните любую ее точку, для замыкания фигуры щелкните около ее начальной точки.

Преобразование простого рисованного объекта в объемный: выделите объект, который необходимо преобразовать, на панели инструментов “Рисование” выберите кнопку “Объем”, в раскрывшемся списке выберите подходящий вид объемной фигуры, задайте параметры объемной фигуры (глубину, цвет, освещение, поверхность), для этого на панели инструментов “Рисование” выберите кнопку “Объем”, в раскрывшемся списке выберите пункт “Настройка объема…”. Преобразование объемного рисованного объекта в простой: выделите объект, который необходимо преобразовать, на панели инструментов “Рисование” выберите кнопку “Объем”, в раскрывшемся списке выберите пункт “Нет объема”.

Группировка.

После создания рисунка рекомендуется все отдельные рисованные объекты рисунка сгруппировать в один сложный рисованный объект. При необходимости, сложный объект можно разгруппировать и отформатировать каждый отдельный его элемент, а также добавить новые простые рисованные объекты, после чего группировку повторить. Группировка объектов удобна тем, что позволяет работать с большим количеством объектов как с одним. Например, перетаскивать надо будет один объект, а не несколько и т.д.

1.9 Работа с математическими формулами MS Equation

Редактор формул Microsoft Equation на самом деле является разработкой компании Design Science. Создаваемые редактором формулы можно использовать в приложениях корпорации Microsoft, прежде всего в текстовом редакторе Word, а также в программе презентаций PowerPoint, табличном процессоре Excel. Панель содержит более 150 математических символов и более 120 шаблонов дробей, сумм, пределов и т.д. Шаблоны можно вкладывать один в другой, создавая многоступенчатые формулы. Формулы имеют исключительно иллюстративный характер, фактически они являются стилизованными рисунками, и поэтому по ним нельзя проводить вычисления. Формулы в процессе создания оформляются в соответствии с принятыми в редакторе правилами записи математических выражений, но стили и размеры можно изменить по желанию пользователя. Формула, созданная в Microsoft Equation, является “объектом”, который занимает в документе прямоугольную область и может располагаться либо поверх текста, либо внутри текста.

...