Текстовый редактор Word и редактор таблиц MS Excel

Вызов редактора формул Существует несколько вариантов запуска редактора формул. Первый вариант: Открыть редактор формул из текстового редактора Word как отдельное приложение. На вкладке Создание указать тип объекта Microsoft Equation 3.0. Следует обратить внимание на то, что флажок В виде значка должен быть снят, и нажать кнопку OK. После подачи этой команды будет запущена программа Редактор формул, вид окна документа Word изменится, появится новый объект-формула в виде прямоугольной области и пиктографическая панель инструментов Формула. Строка меню программы Word заменена на меню программы Редактор формул. Второй вариант: Для автономного запуска редактора формул следует предварительно поместить команду его вызова в одно из меню стартового меню Пуск. Для этого нужно щелкнуть по кнопке Пуск правой кнопкой мыши, выбрать строку Свойства, вкладку Меню “Пуск”, установить флажок Классическое меню “Пуск”, нажать кнопку Настроить. Откроется окно Настройка классического меню “Пуск”. Нажать кнопку Добавить, откроется окно Создание ярлыка. Программа редактора формул Eqnedt32.exe (Eqnedt32.exe при установке по сети) обычно находится в папке C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Equation. Нажав кнопку Обзор, следует выделить этот файл и нажать кнопку Далее. В новом окне Выбор папки указать местоположение ярлыка, например, Программы, нажать кнопку Далее. В окне Выбор названия программы задать название программы, например,Редактор формул, нажать кнопки Готово и ОК. Теперь в меню Программы появится строка вызова редактора. При автономном вызове редактора возникают трудности с внедрением формулы в документ, так как меню Файл не содержит команды сохранения формулы. Можно лишь скопировать формулу в буфер обмена, подав команду Выделить все из меню Правка, а затем вставить объект из буфера обмена обычным образом. Третий вариант: Если формула уже написана и требуется ее отредактировать, то нужно выделить формулу в текстовом документе, подать команду Правка -> Объект Формула -> Открыть. Редактор будет запущен как отдельное приложение, аналогично второму варианту, но в текстовом документе уже существует объект-формула, и при закрытии редактора обновленная формула остается в документе. Если просто дважды щелкнуть по формуле в документе, то редактор откроется аналогично первому варианту. Четвертый вариант: При частом использовании редактора формул целесообразно на панель инструментов редактора Word поместить кнопку вызова редактора формул . Для этого в меню Сервис следует открыть пункт Настройка и выбрать вкладку Команды. В левом окне Категории отметить пункт Вставка, после чего в правом окошке выбрать команду Редактор формул. Удерживая левую кнопку мыши, перенести кнопку вызова редактора формул на панель инструментов. Редактор запустится .

1.10 Подготовка документа к печати

Подготовка документа к печати. Практически любой документ на экране выглядит совсем не так, как на листе бумаги. Работая с документом, вы можете не обращать внимания на мелкий шрифт, устанавливая большой масштаб отображения. Если же распечатать такой документ, он будет плохо читаться. Подобных проблем может быть много. Например, на экране вам не нужны номера страниц и поля документа, а на бумаге эти элементы очень важны. По этой причине перед выводом документа на печать необходимо подготовить его соответствующим образом. Рассмотрим некоторые настройки. Поля документа - это расстояние между краем страницы и текстом. Соответственно, чем больше поле, тем меньше текста помещается на странице, и наоборот. В любом документе есть правое, левое, верхнее и нижнее поля. Более широкие поля могут придать документу респектабельный вид, а узкие поля позволят поместить большее количество информации. По умолчанию Microsoft Word устанавливает следующие размеры полей: левое - 3 см, правое 1 см, верхнее и нижнее - 2 см. На полях могут располагаться колонтитулы, примечания, графические объекты. Обычно размер полей устанавливают в пределах от одного до трех сантиметров. Требуемые размеры полей можно установить с помощью списка кнопки Поля в группе Параметры страницы вкладки Разметка страницы ленты (рис. 10.1). В этом списке приведены значения полей, а также образец того, как выглядит страница при указанных значениях. Если вас не устроят заданные значения полей, то вы можете настроить собственные. Для этого выберите из меню кнопки Поля команду Настраиваемые поля. Откроется окно Параметры страницы. В области Поля данного окна можно задать нужные значения полей. Поля страниц, как отступы и выступы, можно быстро задавать при помощи горизонтальной (для правого и левого полей) и вертикальной (для верхнего и нижнего полей) линейки. Размер поля показывают деления на синей части линейки. Чтобы изменить поле при помощи линейки, сделайте следующее.

1. Перейдите в режим Разметка страницы, для чего щелкните на одноименной кнопке в строке состояния.

2. Для отображения линейки щелкните на кнопке Линейка, расположенной над вертикальной полосой прокрутки.

3. Поместите указатель мыши на линейку таким образом, чтобы он принял вид - В зависимости от того, какое поле вы изменяете, появится соответствующая подсказка. редактор word форматирование excel

4. Переместите границу поля на нужное расстояние.

Нумерация страниц. Если документ состоит более чем из двух страниц, перед распечаткой желательно пронумеровать страницы. Таким образом в нем будет гораздо легче ориентироваться. Для некоторых типов документов, например научных работ, нумерация является необходимой. Если нужно настроить формат номера страницы, в меню кнопки Номер страницы выберите команду Формат номеров страниц. Появится окно Формат номера страницы, в котором можно задать нумерацию глав, а также указать формат номера (вместо арабских цифр можно выбрать римские, буквы алфавита и др.) Чтобы удалить номера страниц, выполните команду Удалить номера страниц в меню кнопки Номер страницы. Если нужно, чтобы на первой странице документа не было номера, то сделайте следующее.

1. Щелкните на кнопке в правом нижнем углу группы Параметры страницы вкладки Разметка страницы.

2. В открывшемся окне Параметры страницы перейдите на вкладку Источник бумаги.

3. Установите флажок первой страницы в области Различать колонтитулы.

Вертикальное выравнивание, в отличие от горизонтального (см. разд. 4.4), применяется не к строкам и абзацам, а к тексту целиком, поэтому относится к атрибутам, задающим компоновку страниц. Для установки параметров вертикального выравнивания сделайте следующее.

1. Щелкните на кнопке в правом нижнем углу группы Параметры страницы вкладки Разметка страницы.

2. В открывшемся окне Параметры страницы перейдите на вкладку Источник бумаги (см. рис. 10.8).

3. В списке Вертикальное выравнивание области Страница (рис. 10.9) установите один из типов выравнивания текста.

При работе с документами определенного типа (например, с юридическими договорами) иногда бывает необходимо нумеровать не только страницы, но и строки. В Microsoft Word есть возможность автоматической нумерации строк. Для этого сделайте следующее.

1. Щелкните на кнопке в правом нижнем углу группы Параметры страницы вкладки Разметка страницы.

2. В открывшемся окне Параметры страницы перейдите на вкладку Источник бумаги (см. рис. 10.8).

3. Нажмите кнопку Нумерация строк.

4. В окне Нумерация строк установите флажок Добавить нумерацию строк.

5. Укажите, с какого номера необходимо начать нумерацию в поле Начать с, а в поле Шаг - номера каких строк будут выводиться на печать. Строки можно пронумеровать через определенный интервал (например, через 5).

6. При помощи переключателя Нумерация нужно выбрать тип нумерации. Она может быть непрерывной на протяжении всего документа, начинаться с нового раздела или страницы.

Кроме того, для расстановки нумерации строк можно использовать меню кнопки Номера строк группы Параметры страниц вкладки Разметка страниц.

Выбор параметров бумаги: Когда вы приведете документ в порядок, необходимо также подумать, на какой бумаге он будет распечатан. Возможно, потребуется изменить некоторые настройки. Ориентация бумаги: Иногда бывает удобно распечатать документ, изменив ориентацию бумаги с книжной на альбомную. Например, когда в документе есть широкие таблицы или графические элементы, которые лучше разместить в ряд. Альбомная ориентация подходит также для вывода на печать объявлений. Если нужно изменить ориентацию бумаги не во всем документе, а лишь в его части, то сделайте следующее.

1. Установите курсор в том месте документа, начиная с которого вы желаете изменить ориентацию страницы.

2. Щелкните на кнопке в правом нижнем углу группы Параметры страницы вкладки Разметка страницы.

3. На вкладке Поля появившегося окна щелкните на нужном варианте в области Ориентация.

4. Из списка Применить выберите строку до конца документа .

Размер бумаги: Чтобы задать размер страницы, перейдите на вкладку Разметка страницы, в группе Параметры страницы щелкните на кнопке Размер и выберите в появившемся списке нужный вариант. Как правило, печатают на листах стандартного размера - А4, А3 и др. Если размер бумаги нестандартный, длину и ширину необходимо задать вручную в соответствующих полях окна Параметры страниц. Для его вызова выполните команду Другие размеры страниц меню кнопки Размер. Если нужно изменить размер бумаги не во всем документе, а лишь в его части, перед тем как вызвать окно Параметры страницы, установите курсор в том месте документа, начиная с которого вы желаете изменить размер бумаги. На вкладке Размер бумаги диалогового окна Параметры страницы в списке Применить выберите строку до конца документа. Настройка печати и вывод документа на печать: Чтобы вывести документ на печать с настройками, заданными по умолчанию, выполните команду Печать > Быстрая печать меню кнопки Office. При этом будет распечатан весь документ на принтере, выбранном по умолчанию. Гораздо чаще перед печатью все же необходимо выполнить некоторые настройки. Они делаются с помощью окна Печать, для вызова которого выполните одно из действий:

* воспользуйтесь командой Печать > Печать меню кнопки Office (рис. 10.20);

* нажмите сочетание клавиш Ctrl+P.

В появившемся диалоговом окне Печать. (из списка имя необходимо выбрать принтер, при помощи которого будет выведен на печать документ. Если у вас один принтер и его название отображается в списке имя, выбирать его не нужно.

1.11 Новые возможности программы: гиперссылки, документы как Web страницы, бегущая строка

Гиперссылкой является строка символов или картинка, позволяющие после клика по ним перейти к другому месту в том же (либо другом) документе, а также выполнить иное действие, предназначенное этой гиперссылке, например, запуск нужной программы. Первый вариант создания гиперссылки в Word. Самый простой способ сделать гиперссылку в Word - это ввести адрес существующей веб-страницы, например, напечатать адрес типа http://www.compgramotnost.ru/ и нажать после этого на пробел или на Enter. В результате автоматически появляется гиперссылка вида:http: //www.compgramotnost.ru. Второй вариант как можно сделать гиперссылку в Word. Рассмотрим создание гиперссылки такого типа: компьютерная грамотность. Для этого достаточно выделить необходимый текст. По выделенному тексту кликнуть правой кнопкой мышНам нужно текст «компьютерная грамотность» связать с веб-страницей то есть сделать так, чтобы после клика по приведенному тексту открывался указанный сайт. Поэтому кликаем по окошку «файлом, веб-страницей», а в поле адрес вводим. Нажимаем OK и в результате получаем гиперссылку в Word: компьютерная грамотность. Как удалить гиперссылку? Для удаления гиперссылки достаточно: выделить гиперссылку, ПКМ (правой кнопкой мыши) кликнуть по гиперссылке: и в выпадающем меню выбрать опцию «Гиперссылка»: В результате остается обычный текст без гиперссылки, а именно: компьютерная грамотность. Преимущества использования Word при создании веб-страниц. Для создания веб-страниц семейства узлов можно использовать документы Office Word 2007. У данного подхода есть несколько преимуществ. Быстрое создание Важные документы Word 2007 , например официальные документы или отчеты о состоянии, можно преобразовывать непосредственно в веб-страницы вместо того, чтобы повторно создавать соответствующие веб-документы. Автономная работа При создании веб-страницы в Word 2007 не требуется обязательного подключения к Интернету. Большой ряд возможностей Word 2007 обеспечивает значительно больше возможностей для работы с текстом, чем предлагается в Office SharePoint Server 2007. Гибкость документов Документы Word 2007 можно использовать также и для других целей. Например, можно создать извещение о выпуске новой продукции с использование Word, а затем разослать это извещение по электронной почте и разместить в Интернете. Создание веб-документов в Word. Чтобы создать документ Word, который планируется преобразовать в веб-страницу, необходимо использовать Word 2007. Документы, созданные в более ранних версиях Microsoft Office Word, не поддерживаются конвертерами документов, используемые Office SharePoint Server 2007 для преобразования документов Word в веб-страницы. При использовании Word 2007 для создания документов, которые в дальнейшем планируются преобразовывать в веб-страницы, примите к сведению следующее: Word 2007 обеспечивает интеграцию с возможностями публикации Office SharePoint Server 2007. Чтобы получить доступ к этим возможностям в Word 2007, нажмите кнопку Microsoft Office, выделите пунктОпубликовать, а затем выберите вариант Сервер управления документами. Дополнительные сведения об этих возможностях см. в справке Word 2007. При преобразовании документа в веб-страницу стили и форматирование документа Word может быть сохранено или потеряно в зависимости от параметров преобразования документов, которые установил администратор узла. Администратор узла может определить данные параметры для каждого типа содержимого или для всех документов Word в целом. Выясните у администратора узла, сохраняются ли стили и форматирование для документов Word, либо для конкретных типов содержимого. Объекты, например изображения, которые добавлены в документ Word, не будут отображаться на веб-странице, если они внедрены в документ. Для отображения таких объектов на веб-странице следует добавлять их в виде ссылок в документ Word. Объект, кроме того, должен находится в библиотеке документов семейства узлов. При добавлении объекта создается ссылка на копию объекта, находящуюся в библиотеке документов. Путешествуя по просторам Интернет, вы наверняка видели бегущую по экрану строку с текстовой информацией. Поскольку бегущая строка не может не привлечь внимание посетителя сайта, то иногда имеет смысл разместить в ней наиболее важную информацию. При этом не стоит забывать о том, что многих пользователей Интернет раздражает присутствие на сайтах излишне "подвижных" элементов оформления, к которым, безусловно относится и бегущая строка. Итак, если вы все же решили, что без бегущей строки никак не обойтись, то осталось только добавить ее в подходящее место. При помощи программы FrontPage 2003 вы сможете сделать это за считанные секунды. Чтобы добавить бегущую строку на Веб-страницу, необходимо предварительно установить курсор в том месте, где бегущая строка должна будет отображаться. Далее можно просто щелкнуть на значке Веб-компонент который расположен на панели инструментов Стандартная, либо в меню Вставка выбрать пункт Веб-компонент. В обоих случаях на экране должно появиться окно Вставка компонента веб-узла(см. рис). Т.к. по умолчанию в левом окне (Тип компонента) уже выбран вариант Динамические эффекты, а в левом Бегущая строка, то мы можем сразу нажать на кнопку Готово и перейти к окну настройки свойств бегущей строки . Для начала мы просто в поле Текст наберем какую-нибудь фразу и использовав настройки по умолчанию нажмем клавишу ОК. Вот, что у меня получилось. Ну что сказать, получилось как-то не очень выразительно. Давайте попробуем изменить фон строки с белого на зеленый, а шрифт с черного на желтый. А еще мы сделаем так, чтобы текст сперва перемещался справа на лево, а затем наоборот, слева на право. За одним я изменю и содержание бегущей строки.

2. Электронная таблица как MS Excel

Электронные таблицы Microsoft Excel очень мощное средство создания и ведения различных электронных документов. В Интернете встречаются еще такие названия: exel, excell, exsel, эксель,ексель. Интерфейс программы очень схож сMicrosoft Word. После запуска программы экран Excel содержит пять областей (по порядку сверху вниз):

· строка меню;

· панели инструментов;

· строка формул;

· окно книги;

· строка состояния.

Основным отличием от Word является присутствие вместо окна документа, так называемого окна книги, другими словами электронной таблицы. Книга Excel разбита на несколько листов (таблиц). Листы можно удалять или добавлять новые. Как и всякая таблица, лист Excel состоит из строк и столбцов, пересечения которых образуют ячейки. В нижней части окна книги находится несколько кнопок, с помощью которых можно переходить от одного листа к другому. Если видны не все ярлычки листов, то для просмотра содержания книги можно использовать четыре кнопки, расположенные в нижнем левом углу окна. Ячейки Excel являются основными строительными единицами рабочего листа. Каждая ячейка имеет свои строго определенные координаты, или адрес ячейки, где можно хранить и отображать информацию. Ячейка, находящаяся на пересечении столбца А и строки 1 имеет адрес А1. Зачастую границы данных таблицы выходят за пределы экрана монитора. В этом случае для просмотра содержимого листа надо использовать полосы прокрутки, расположенные вдоль правой и нижней сторон окна книги. В верхней части рабочей области Excel расположена строка меню. Ниже находятся панели инструментов с кнопками, выполняющими наиболее часто используемые функции. Работа с этой частью рабочей области Excel аналогична работе в Word. Ниже панели инструментов расположена строка формул. Содержимое активной (выделенной в данный момент) ячейки Excel всегда появляется в строке формул. В процессе ввода или редактирования данных в ячейке, в строке формул появляются три кнопки:

· кнопка отмены (красный крестик);

· кнопка ввода (зеленая галочка);

· кнопка изменения формулы (знак функции).

Информацию можно вводить как непосредственно в ячейку, так и в строку формул. В самом низу окна рабочей области находится строка состояния, показывающая режим работы программы. На этом первое знакомство с Excel закончим и перейдем к более детальному изучению возможностей программы.

2.1 Интерфейс программы

Программа это одна из самых распространенных и популярных программах Excel. Она создана для расчетов различных электронных документов. С этой программой мы можем быстро и качественно получить результаты. Программу находим у себя на компьютере. Нажимаем кнопку Пуск- все программы-Microsoft office и выбираем Microsoft Office Excel2007. У вас может быть установлена программа Excel 2010 Это в зависимости какой у вас установлен Microsoft office . Принципы работы между собой похожи. После запуска открывается окно Excel Окно у всех открывается одинаково и оно состоит из несколько частей.

1. Строка меню заголовка. Заголовок он автоматически присваивается как мы видим в верху заголовок- Книга1-Microsoft Excel. В правом углу мы видим три кнопки. Первая кнопка позволяет нам свернуть программу. Вторая развернуть. Третья - закрыть. Перейдем в левый угол , здесь мы видим так же три кнопки они отвечают , первая кнопка за сохранение документа, вторая отменить ввод который мы только что совершили, третья - ввернуть только что отмененное действие . Здесь же имеется настройка панели быстрого доступа, вы можете пометить кнопки которые будут отображаться на на строке меню заголовка. Допустим я хочу добавить кнопку орфография. Мышкой ставлю галочку на орфографии и мы видим , это действие у нас отобразилось.

2. Панель вкладок - представляющая собой ленту , которая идет по верху окна каждого приложения. Лента ,состоит из несколько вкладок. Каждая вкладка имеет свое название. К ним относится:

· главная

· вставка

· разметка страниц

· формулы

· данные

· рецензирование

· вид

Ниже находится строка имя и строка формул. В строке имя будет отображаться имя активного элемента, а в строку формул будут вводится разные формулы для операции вычисления. При пользовании этой программы , всегда активная вкладка главная. Нажимая на каждую вкладку, нам открывается панель инструментов. В свою очередь панели инструментов делятся вертикальные части, которые могут совершать те или иные действия. Каждая часть подписана, для того чтобы мы могли знать для чего они предназначены. Если мы нажали на вкладку главная, то мы видим панель инструментов и действия ,которые мы можем сделать относится к группе- шрифт. Здесь мы можем дать команду сделать наш текст, жирным, курсивом, подчеркнутым, выбрать размер, произвести выравнивание нашего текста, сделать его по левому, правому краю и середине. Здесь мы видим большую кнопку, при нажатии ,которой выходит меню , где мы можем задать команды. Сохранить файл. Окно книги- где производят все расчеты. Строка состояния. Здесь можно видеть видеть, на какой строке у нас находится ячейка. Рабочая область программы состоит из клеточек , если мы нажимаем на клетку то видим как подсвечивается столбец и строчка. Столбцы у нас обозначаются латинскими буквами а строки - нумеруются. В нижней части окна, расположена панель навигации рабочей книги, нажимая мышкой, мы можем переключаться между листами. Это значит, что мы можем составлять независимые друг от друга документы. Листы можно как добавлять так и удалять. В низу в правой части окна расположены команды для просмотра наиболее удобного документа, это может быть:

· Обычный

· Разметка страницы

· Страничный

Так же можете поменять масштаб документа передвигая ползунок.

Таким образом вы можете настроить работу с документами. И так подведем итоги, мы узнали что относится к интерфейсу. программы Microsoft Office Excel2007. Программа состоит 5 частей:

· Строка заголовка меню

· Панель вкладок - представляющая собой ленту

· Строка имя и строка формул

· Окно книги

· Нижняя часть окна

2.2 Объекты программы: книга-листы-ячейки

Окно табличного процессора Excel предназначено для ввода электронной таблицы и содержит следующие элементы:

· стандартные элементы окна Windows;

· поле имени содержит имя или адрес активной ячейки или диапазона ячеек;

· строка формул предназначена для отображения и редактирования содержимого активной ячейки;

· строка состояния выводит информацию о режиме работы, состоянии индикаторов режимов и клавиатуры.

В рабочей области окна расположена рабочая книга. Рабочая книга -- это файл, предназначенный для хранения электронной таблицы, имеет расширение .xls. Рабочая книга состоит из рабочих листов. По умолчанию во вновь создаваемой книге содержится 3 рабочих листа. Пользователь может управлять этим количеством с помощью установки значения параметра Листов в новой книге на вкладке Общие диалогового окна команды Параметры меню Сервис. Каждый рабочий лист имеет имя (ярлык рабочего листа). По умолчанию листы именуются Лист1, Лист2, ЛистЗ, Диаграмма1, они могут быть следующих типов:

рабочий лист -- электронная таблица;

лист диаграммы -- графическое представление данных электронной таблицы.

Рабочий лист представляет собой сетку из строк и столбцов. Максимальный размер рабочего листа -- 256 столбцов, 65536 строк. Столбцы именуются латинскими буквами от А до Z и от АА до IV. Строки именуются числами от 1 до 65536. На пересечении строки и столбцов рабочего листа расположены ячейки (клетки). Каждая ячейка имеет адрес, который образуется: <имя столбца><имя строки>, например А10. Ввод и редактирование данных производится в активной ячейке. Активная ячейка выделяется жирной рамкой Ее имя содержится в поле имени. Существует также понятие диапазона ячеек. Диапазон (блок, интервал) ячеек -- это прямоугольная область в таблице, содержащая несколько выделенных ячеек. Адрес диапазона образуется как: <адрес 1-й ячейки> : <адрес последней ячейки>, например А1:А10, A10:D20. В ячейки рабочего листа можно вводить данные двух типов: константы и формулы. Константы -- это значения, которые не изменяются до тех пор, пока их не изменяют преднамеренно. Константы могут быть следующих типов: числовые, текстовые (надписи), даты и времени суток, а также двух специальных типов -- логические значения и ошибочные значения. Число в Excel может состоять только из следующих символов: цифры от 0 до 9, +, -, (,), /, $, %, (.), Е, е. Запятая в числе интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Символ разделителя может быть изменен в приложении Язык и стандарты панели управления Windows. Существуют следующие правила ввода чисел: Если ввод числа начинается со знака «+» или «-», пиксел опускает «+» и сохраняет «-», интерпретируя введенное значение как отрицательное число. Числовые значения, заключенные в круглые скобки, интерпретируются как отрицательные. Например, (5) интерпретируется, как -5. Символ Е или е используется при вводе чисел в поненциальном представлении. Например, 1Е6 интерпретируется как 1 000 000 (единица, умноженная на десять в шестой степени). При вводе больших чисел позволяется вставлять робел для отделения сотен от тысяч, тысяч от миллионов и т. д. При таком вводе числа в ячейках появляются пробелами, а в строке формул без пробелов. Если ввод числа начать со знака денежной единицы, к ячейке будет применен денежный формат. Если ввод числа закончить знаком %, к ячейке будет применен процентный формат. Перед вводом рациональной дроби, чтобы Excel не интерпретировал ее как дату, следует ввести 0 и пробел, например 3/4 ввести 0 3/4. Числа можно вводить в различных форматах. В Excel имеется набор стандартных числовых форматов, которые ри желании могут быть изменены. Также можно создать собственные пользовательские форматы. Обычно ввод чисел осуществляется в общем числовом формате. В соответствии с ним числа в ячейке отражаются в привычном виде. Если длина числа не превышает ширину ячейки, то оно отображается в том виде, в котором вводится, если превышает, то число будет выведено в экспоненциальной форме. Если значение числа превышает допустимое по формату значение, то в ячейке выводится признак переполнения -- ####. Изменить, стандартный формат можно на вкладке Вид команды Ячейки меню Формат. Ввод текста аналогичен вводу числовых значений. Текст -- это произвольная последовательность символов, не воспринимаемая как число, дата, время суток или формула. При вводе длинного текста, который не может быть полностью отображен в одной ячейке, Excel способен вывести его, перекрывая соседние ячейки. Но при этом текст все равно будет храниться только в одной ячейке. При вводе текста в ячейку, которая перекрыта содержимым другой ячейки, перекрывающий текст обрезается. В строке формул при активизации ячейки с длинным текстом отображается весь хранящийся в ней текст. Длинный текст в ячейке можно увидеть, расширив столбец двойным щелчком на границе столбца в его заголовке. Ширина столбца настроится по максимальной ширине значений в этом столбце. Облегчить чтение длинных текстовых значений может также перенос текста. Этот режим позволяет вводить длинные текстовые значения с переносом на следующие строки без наложения текста на другие ячейки. При этом Excel увеличивает высоту строки, которая содержит ячейку с дополнительными строками. Чтобы установить этот режим, следует включить флажок Переносить по словам на вкладке Выравнивание команды Ячейки меню Формат. Иногда требуется ввести число со знаком «+» перед ним. При простом наборе «плюс число» Excel воспримет ввводимое значение как числовое, и знак «+» опустит. Чтобы заставить Excel обращаться со специальными символами, как с обычными, нужно ввести числовой текст. Числовой текст может состоять из текста и чисел или только из чисел. Если значение, вводимое в ячейку, будет состоять из текста и чисел, оно будет интерпретироваться как текстовое. Для того чтобы создать текстовое значение, состоящее целиком из числовых символов, следует начать ввод с апострофа или ввести сначала знак равенства, а затем значение, заключенное в кавычки. Знак равенства с кавычками или апостроф появляются в строчке формул, но не выводятся в ячейке. В то время как числовые значения по умолчанию выравниваются по правому краю, числовой текст, как и обычный, выравнивается по левому. В Excel дата и время суток интерпретируются как числа. Основной единицей измерения времени в Excel являются сутки. Они представляются последовательными десятичными значениями от 1 до 65380. Базовая дата, представляемая десятичным числом 1, -- это воскресенье, 1 января 1900 г. Максимальное десятичное значение даты ; 65380 представляет 31 декабря 2078 года. При вводе даты г Excel сохраняет ее в виде десятичного значения, которое равно количеству дней между заданной и базовой датой. Время суток -- это десятичная дробь, которая представляет часть суток между их началом (12:00 ночи) и заданным временем. Например, 12:00 дня представляется значением 0,5. Внешнее представление в ячейках рабочего листа зависит от формата, назначенного ячейке. В форматах даты и времени используются следующие разделители: «.», «/ », « -- » -- для даты; «> -- для времени. При вводе даты между 1920 и 2010 гг. можно указывать только две последние цифры года. При вводе даты вне этого диапазона год нужно записывать полностью. Чтобы ввести текущее время в ячейку или в формулу, следует одновременно нажать клавиши Ctrl, Shift и «:». Для ввода текущей даты в ячейку или формулу следует одновременно нажать клавиши Ctrl и «;». При вводе даты и времени нет различий между строчными и прописными буквами. При использовании 12-часового формата после ввода времени через пробел следует ввести АР (А) -- для ввода времени до полудня и РМ (Р) -- для ввода времени после полудня. Например, 3:00 РМ означает 15:00. Дату и время можно ввести в одну ячейку. Тогда их следует разделить пробелом. Данные типа даты и времени суток могут участвовать в вычислениях (сложение, вычитание), а также входить в состав формул в виде текста (тогда их необходимо заключить в двойные кавычки).

2.3 Применение формул и функций. Относительный, абсолютный и смешанный адреса ячеек

Формулы - это выражение, начинающееся со знака равенства и состоящее из числовых величин, адресов ячеек, функций, имен, которые соединены знаками арифметических операций. К знакам арифметических операций, которые используются в Excel относятся: сложение; вычитание; умножение; деление; возведение в степень. Некоторые операции в формуле имеют более высокий приоритет и выполняются в такой последовательности:

· возведение в степень и выражения в скобках;

· умножение и деление;

· сложение и вычитание.

Результатом выполнения формулы является значение, которое выводится в ячейке, а сама формула отображается в строке формул. Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, изменяются, то результат изменится автоматически. Внесение изменений в формулу: Для внесения изменений в формулу щелкните мышью на строке формул или клавишу F2. Затем внесите изменения и нажмите кнопку Ввода в строке формул или клавишу Enter. Если вы хотите внести изменения в формулу непосредственно в ячейке, где она записана, то дважды щелкните мышью на ячейке с этой формулой. Для отмены изменений нажмите кнопку Отмена в строке формул или клавишу Esc.

Использование ссылок: Ссылка однозначно определяет ячейку или группу ячеек рабочего листа. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах рабочего листа, а также значение одной и той же ячейки в нескольких формулах. Можно также ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах рабочей книги, в другой рабочей книге, или даже на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других рабочих книг называются внешними. Ссылки на данные в других приложениях называются удаленными. Перемещение и копирование формул: После того как формула введена в ячейку, вы можете ее перенести, скопировать или распространить на блок ячеек. При перемещении формулы в новое место таблицы ссылки в формуле не изменяются, а ячейка, где раньше была формула, становится свободной. При копировании формула перемещается в другое место таблицы, при этом абсолютные ссылки не изменяются, а относительные ссылки изменяются. При копировании формул можно управлять изменением адресов ячеек или ссылок. Если перед всеми атрибутами адреса ячейки поставить символ “$” (например, $A$1), то это будет абсолютная ссылка, которая при копировании формулы не изменится. Изменятся только те атрибуты адреса ячейки, перед которыми не стоит символ “$”, т.е. относительные ссылки. Для быстрой установки символов “$” в ссылке ее необходимо выделить в формуле и нажать клавишу F4. Для перемещения формулы подведите указатель мыши к тому месту границы ячейки, где изображение указателя мыши изменяется с белого крестика на белую стрелку. Затем нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, перемещайте ячейку в нужное место таблицы. Завершив перемещение, отпустите кнопку мыши. Если в записи формулы есть адреса ячеек, они при перемещении формулы не изменяются. Для копирования формулы подведите указатель мыши к тому месту границы ячейки или блока, где изображение указателя изменяется с белого крестика на белую стрелку. Затем нажмите клавишу Ctrl и левую кнопку мыши и перемещайте ячейку в нужное место таблицы. Для завершения копирования отпустите кнопку мыши и клавишу Ctrl. Если в записи формулы есть относительные адреса ячеек, при копировании формулы они изменятся. Распространение формул: Помимо копирования и перемещения формулу можно распространить на часть строки или столбца. При этом происходит изменение относительных ссылок. Для распространения формулы необходимо выполнить следующие действия:

1. Установите курсор в ячейку с формулой.

2. Подведите указатель мыши к маркеру заполнения. Изображение указателя изменяется на черный крестик.

3. Нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, перемещайте курсор до нужного места. Для завершения распространения формулы отпустите кнопку.

Необходимо отметить, что Excel выводит в ячейку значение ошибки, когда формула для этой ячейки не может быть правильно вычислена. Если формула содержит ссылку на ячейку, которая содержит значение ошибки, то эта формула также будет выводить значение ошибки. Функции Excel -- это специальные, заранее созданные формулы для сложных вычислений, в которые пользователь должен ввести только аргументы. Функции состоят из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции описывает операцию, которую эта функция выполняет, например, СУММ. Аргументы функции Excel - задают значения или ячейки, используемые функцией, они всегда заключены в круглые скобки. Открывающая скобка ставится без пробела сразу после имени функции. Например, в формуле «=СУММ(A2;A9)», СУММ -- это имя функции, а A2 и A9 -- ее аргументы. Эта формула суммирует числа в ячейках A2, и A9. Даже если функция не имеет аргументов, она все равно должна содержать круглые скобки, например функция ПИ(). При использовании в функции нескольких аргументов они отделяются один от другого точкой с запятой. В функции можно использовать до 30 аргументов. Ввод функций в рабочем листе: Вы можете вводить функции в рабочем листе прямо с клавиатуры или с помощью команды Функция меню Вставка. Если вы выделите ячейку и выберете команду Вставка/Функция, Excel выведет окно диалога Мастер функций - шаг 1 из 2. Открыть это окно можно также с помощью кнопки Вставка функции на строке ввода формул. В этом окне сначала выберите категорию в списке Категория и затем в алфавитном списке Функция укажите нужную функцию. Excel введет знак равенства (если вы вставляете функцию в начале формулы), имя функции и круглые скобки. Затем Excel откроет второе окно диалога мастера функций, в котором необходимо установить аргументы функции (в нашем случае ссылки на A2 и A9). Второе окно диалога Мастера функций содержит по одному полю для каждого аргумента выбранной функции. Справа от каждого поля аргумента отображается его текущее значение (21 и 33). Текущее значение функции отображается внизу окна диалога (54). Нажмите кнопку ОК или клавишу Enter, и созданная функция появится в строке формул. Ссылки в Excel бывают 3-х типов:

* Относительные ссылки (пример: A1);

* Абсолютные ссылки (пример: $A$1);

* Смешанные ссылки (пример: $A1 или A$1, они наполовину относительные, наполовину абсолютные) .

Знак $ здесь никакого отношения к денежным единицам не имеет, это лишь способ указать Excel тип ссылки. Различия между разными типами ссылок можно увидеть, если потянуть за маркер авто заполнения активной ячейки или диапазона ячеек, содержащих формулу со ссылками.

Относительные ссылки : Если вы ставите в какой то ячейке знак "=", затем щелкаете левой кнопкой мыши на какой то ячейке, Excel подставляет после "=" относительную ссылку на эту ячейку. Эта ссылка "запоминает", на каком расстоянии (в строках и столбцах) Вы щелкнули ОТНОСИТЕЛЬНО положения ячейки, где поставили "=" (смещение в строках и столбцах) . Например, вы щелкнули на ячеку 3-мя столбцами левее и на 2 строки выше. Если после нажатия Enter потянуть вниз за маркер автозаполнения, эта формула скопируется во все ячейки, через которые мы протянули. И в каждой ячейке эта ссылка будет указывать на ячейку, расположенную на 3 столбца влево и 2 строки вверх ОТНОСИТЕЛЬНО положения ссылки. Это можно проверить, дважды щелкнув на одной из скопированных формул, или выделив ее, и нажав F2. Для лучшего понимания вспомните, как ходит шахматный конь. Он ходит буквой "Г» и из центра доски бьёт 8 клеток. «Упростим» немного правило хода коня: представим, что он может ходить только одной буквой «Г» -- 2 клетки вперед и одну вправо. На какую бы клетку доски мы не поставим коня, каждый раз он ОТНОСИТЕЛЬНО своего положения отсчитывает смещение в строках и столбцах -- 2 строки вверх и один столбец влево. Точно таким же образом работают относительные ссылки, только правило их «хода» задает пользователь. Каждый раз, когда мы тянем за маркер авто заполнения формула, содержащую относительные ссылки, Excel пересчитывает адреса всех относительных ссылок в ней в соответствии с их «правилом хода» (у каждой относительной ссылки в формуле может быть свое «правило») .

Абсолютные ссылки: Как было сказано выше, если потянуть за маркер авто заполнения формулу, содержащую относительные ссылки, Excel пересчитает их адреса. Если же в формуле присутствуют абсолютные ссылки, их адрес останется неизменным. Проще говоря -- абсолютная ссылка всегда указывают на одну и ту же ячейку. Чтобы сделать относительную ссылку абсолютной, достаточно поставить знак «$» перед буквой столбца и адресом строки, например $A$1. Более быстрый способ -- выделить относительную ссылку и нажать один раз клавишу «F4», при этом Excel сам проставит знак «$». Если второй раз нажать «F4», ссылка станет смешанной такого типа A$1, если третий раз -- такого $A1, если в четвертый раз -- ссылка опять станет относительной. И так по кругу.

Смешанные ссылки: Смешанные ссылки являются наполовину абсолютными и наполовину относительными. Знак доллара в них стоит или перед буквой столбца или перед номером строки. Это самый сложный для понимания тип ссылки. Например, в ячейке записана формула «=A$1». Ссылка A$1 относительная по столбцу A и абсолютная по строке 1. Если мы потянем за маркер автозаполнения эту формулу вниз или вверх, то ссылки во всех скопированных форумулах будут указывать на ячейку A1, то есть будет вести себя как абсолютные. Однако, если потянем вправо или влево -- ссылки будет вести себя как относительные, то есть Excel будет пересчитывать ее адрес. Таким образом, формулы, созданные авто заполнением, будут использовать один и тот же номер строки ($1), но изменится номер столбца (A, B, C...).

2.4 Создание сводных страниц

Для создания сводной таблицы перейдите на вкладку Вставка, где в группе Таблицы выберите команду Сводная таблица. Откроется следующее диалоговое окно. В этом окне Excel предлагает нам указать исходную таблицу или диапазон значений, на основании которых будет строиться сводная таблица. Если Вы выполнили команду Сводная таблица, предварительно установив курсор на листе, где находятся любые данные, Excel автоматически заполнит это поле. Если же на листе данные отсутствуют, Вам нужно будет указать адрес диапазона данных вручную. Будьте внимательны - первая строка указанного диапазона не должна быть пустой - в этом случае Excel сообщит об ошибке. Также мы советуем Вам обязательно создать заголовки для каждого столбца базовой таблицы - это сделает настройку сводной таблицы намного удобней. Помимо выбора исходной таблицы Excel предоставляет возможность использовать в качестве источника данных базы данных и таблицы, созданные в других программах (Access, SQL Server и других). И последняя опция, которую нужно установить в этом окне - выбрать место расположения сводной таблицы: в новом окне или на этом же листе. В последнем случае нужно указать диапазон адресов, где должна располагаться сводная таблица. Нажав кнопку Ок после настройки нужных нам условий, мы получаем следующий рабочий лист. В левой части находится область размещения сводной таблицы. Справа мы видим окно настройки сводной таблицы под названием "Список полей сводной таблицы". Если Вы случайно закрыли это окно, Вам достаточно кликнуть по области размещения - и окно настройки снова откроется. Для нашего примера попробуем создать таблицу, которая будет суммировать данные Объем продаж, шт. и Сумма выручки для каждого значения в столбцеДата и для каждой Точки продажи. Для этого нужно выполнить следующие действия:

а) в верхней части окна настроек отмечаем все названия необходимых нам столбцов: Excel распределяет данные из отмеченных столбцов по областям действий, которые находятся в нижней части окна настроек. Теперь нам необходимо их правильно распределить.

б) Поле Точка продажи перетаскиваем в область Фильтр отчета. В этом случае Excel добавляет на рабочий лист фильтр, с помощью которого мы устанавливаем условие для выведения общих данных. Выбрав в нашем примере точку продажи, мы сможем выводить итоги по продажам для отдельного магазина.

в) Поле Дата перетаскиваем в область Названия строк. Excel использует значения из столбца Дата для того, чтобы озаглавить строки нашей таблицы. Таким образом, мы будем суммировать нужные нам поля по каждой дате нашего отчета.

г) Поля Сумма по полю Объем продаж, шт. и Сумма по полю Сумма выручки перетаскиваем в область Значения. Данные всех столбцов из этой области Excel просуммирует и отобразит в строках сводной таблицы. Настройка нашей таблицы должна измениться. Тогда наша сводная таблица будет иметь соответствующий вид. Теперь мы сразу можем узнать в объемы продаж мобильных телефонов в денежном и количественном выражении на любую нужную нам дату как в общем по сети, так и по отдельному магазину. Excel автоматически обновляет макет и данные сводной таблицы. Если Вам необходимо сначала настроить макет, а потом вывести результат, воспользуйтесь опцией в окне настроек Отложить обновление макета. Установите галочку, и Вы самостоятельно будете обновлять сводную таблицу, нажимая кнопку Обновить в нужный Вам момент. Рассмотрим дополнительную задачу. Допустим, нам нужно узнать данные по объемам продаж не только в разрезе магазинов, но и в разрезе торговых марок, и даже отдельных моделей. Для этого достаточно в окне настройки отметить галочками два дополнительных поля - Марка телефона и Модель телефона, и перетянуть эти поля в область Фильтр отчета. Excel добавить в сводную таблицу два новых фильтра, которые помогут нам быстро узнать нужную информацию.

2.5 Построени диаграмм

В программе Excel термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение графического изображения производится на основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных. Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может располагаться на том же листе, на котором находятся данные, или на любом другом листе (часто для отображения диаграммы отводят отдельный лист). Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид. Для построения диаграммы обычно используют Мастер диаграмм, запускаемый щелчком на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов Часто удобно заранее выделить область, содержащую данные, которые будут отображаться на диаграмме, но задать эту информацию можно и в ходе работы мастера

Тип диаграммы: На первом этапе работы мастера выбирают форму диаграммы. Доступные формы перечислены в списке Тип на вкладке Стандартные. Для выбранного типа диаграммы справа указывается несколько вариантов представления данных (палитра Вид), из которых следует выбрать наиболее подходящий. На вкладке Нестандартные отображается набор полностью сформированных типов диаграмм с готовым форматированием. После задания формы диаграммы следует щелкнуть на кнопке Далее.

Выбор данных: Второй этап работы мастера служит для выбора данных, по которым будет строиться диаграмма. Если диапазон данных был выбран заранее, то в области предварительного просмотра в верхней части окна мастера появится приблизительное отображение будущей диаграммы. Если данные образуют единый прямоугольный диапазон, то их удобно выбирать при помощи вкладки Диапазон данных. Если данные не образуют единой группы, то информацию для обрисовки отдельных рядов данных задают на вкладке Ряд. Предварительное представление диаграммы автоматически обновляется при изменении набора отображаемых данных.

Оформление диаграммы: Третий этап работы мастера (после щелчка на кнопке Далее) состоит в выборе оформления диаграммы. На вкладках окна мастера задаются:

* название диаграммы, подписи осей (вкладка Заголовки);

* отображение и маркировка осей координат (вкладка Оси);

* отображение сетки линий, параллельных осям координат (вкладка Линии сетки);

* описание построенных графиков (вкладка Легенда);

* отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике (вкладка Подписи данных);

* представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы (вкладка Таблица данных).

В зависимости от типа диаграммы некоторые из перечисленных вкладок могут отсутствовать.

Размещение диаграммы: На последнем этапе работы мастера (после щелчка на кнопке Далее) указывается, следует ли использовать для размещения диаграммы новый рабочий лист или один из имеющихся. Обычно этот выбор важен только для последующей печати документа, содержащего диаграмму. После щелчка на кнопке Готово диаграмма строится автоматически и вставляется на указанный рабочий лист.

Редактирование диаграммы: Готовую диаграмму можно изменить. Она состоит из набора отдельных элементов, таких, как сами графики (ряды данных), оси координат, заголовок диаграммы, область построения и прочее при щелчке на элементе диаграммы он выделяется маркерами, а при наведении на него указателя мыши -- описывается всплывающей подсказкой Открыть диалоговое окно для форматирования элемента диаграммы можно через меню Формат (для выделенного элемента) или через контекстное меню (команда Формат) Различные вкладки открывшегося диалогового окна позволяют изменять параметры отображения выбранного элемента данных. Если требуется внести в диаграмму существенные изменения, следует вновь воспользоваться мастером диаграмм. Для этого следует открыть рабочий лист с диаграммой или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными. Запустив мастер диаграмм, можно изменить текущие параметры, которые рассматриваются в окнах мастера, как заданные по умолчанию. Чтобы удалить диаграмму, можно удалить рабочий лист, на котором она расположена (Правка Удалить лист), или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными, и нажать клавишу DELETE

Построение диаграмм: Практически во всех современных табличных "процессорах имеются встроенные средства деловой графики. Для этого существует графический режим работы табличного процессора. В графическом режиме можно строить диаграммы различных типов, что придает наглядность числовым зависимостям. Диаграмма -- это средство наглядного графического изображения информации, предназначенное для сравнения не скольких величин или нескольких значений одной величины, слежения за изменением их значений и т.п. Большинство диаграмм строятся в прямоугольной системе координат. По горизонтальной оси Х откладываются значения независимой переменной (аргумента), а по вертикальной оси Y -- значения зависимой переменной (функции). На один рисунок может быть выведено одновременно несколько диаграмм. При графической обработке числовой информации с помощью табличного процессора следует:

1) указать область данных (блок клеток), по которым будет строиться диаграмма;

2) определить последовательность выбора данных (по строкам или по столбцам) из выбранного блока клеток.

При выборе по столбцам Х - координаты берутся из крайнего левого столбца выделенного блока клеток. Остальные столбцы содержат Y- координаты диаграмм. По количеству столбцов определяется количество строящихся диаграмм. При выборе по строкам самая верхняя строка выделенного блока клеток является строкой Х - координат, остальные строки содержат Y- координаты диаграмм. Рассмотрим диаграммы 5 различных типов. В разных книгах они носят разные названия. Будем их называть: круговые диаграммы, столбчатые, ярусные, линейные и областные (или диаграммы площадей). На самом деле типов диаграмм гораздо больше, но эти -- самые распространенные.

Размещено на Allbest.ru