Автоматизация логистических расчетов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Республики Казахстан

Костанайский социально-технический университет имени академика Зулхарнай Алдамжар

Технический факультет

Кафедра инновационных технологий

Специальность Вычислительная техника и программное обеспечение

Дипломный проект

Автоматизация логистических расчетов

(на примере ТОО "Казхимволокно")

Дяглев

Олег Николаевич

Костанай

2009



Содержание

Аннотация

The Abstract

Введение

1. Обзор современного состояния логистических расчетов

1.1 Информационная логистика

1.1.1 История и развитие понятия логистики

1.1.2 Содержание понятия логистики

1.1.3 Аспекты логистики

1.2 Понятия и виды логистических систем

1.2.1 Принципы логистики и направления их реализации

1.2.2 Система логистики и состав входящих в нее подсистем

1.2.3 Понятие закупочной логистики

1.3 Понятие склада

1.3.1 Классификация и функции складов в логистике

1.3.2 Организация работы складов на предприятии

1.3.3 Выбор формы складирования

1.3.4 Расчет складских площадей

2. Автоматизация логистических расчетов склада

2.1 Система логистических расчетов на ТОО "Казхимволокно"

2.1.1 Структура подразделения "Склады"

2.1.2 Анализ документации подразделения "Склады"

2.1.3 Проблемы деятельности подразделения "Склады" и пути их преодоления

2.2 Процесс внедрения информационной системы

3. Программный продукт "Торговля Склад и Логистика"

3.1 Функциональные возможности программного продукта "Торговля Склад и Логистика"

3.2 Структура программного продукта "Торговля Склад и Логистика"

3.3 Организационно-технические мероприятия

4. Характеристика рабочего места

Заключение

Список использованной литературы

Аннотация

Программа разработана на основе системы программ "Клиент Расширяемых Пользовательских Интерфейсов" - Клиент РПИ в соответствии с нормативными актами и законодательством Республики Казахстан.

Конфигурация "Клиента РПИ" является русскоязычной, с возможностью многофирменного учета и легко расширяемым функционалом, и интерфейсом программы.

Программный продукт "Торговля, Склад и Логистика" предназначен для автоматизации ведения торгового, складского учета и складской логистики организаций, занимающихся оптовой и розничной торговлей, с использованием торгового оборудования, а также занимающихся производством.

Разработанный для ТОО "Казхимволокно" программный продукт Клиент РПИ "Торговля, Склад и Логистика" позволяет автоматизировать процесс закупки, хранения, распределения и перераспределения, реализации ТМЦ предприятия.

Программный продукт "Торговля, Склад и Логистика" дает возможность импорта-экспорта в MS Excell, MS Word, CSV, и многие другие существующие форматы документов путем подключения модулей и интуитивного расширения пользовательского интерфейса. Программа сетевая, с возможностью работы на любых платформах СУБД и РСУБД таких как Oracle, MSSQL, MySQL, ACCESS, Informix, DB2 и т.д. Кроме того, программный продукт дает возможность внесения изменений в конфигурацию пользователем, создавать полностью алгоритмы обработки информации, используя различные инструменты, насколько хватит фантазии. Имеется возможность использования различных языков программирования в одной конфигурации, таких как VisualBASIC, Java, С#, С++, (дополнительный набор языков может пополниться, если будет установлен в платформу NetFrameWork), т.е. разрабатывать конфигурации может любой специалист в независимости от его специализации.

The Abstract

The program is developed on the basis of system of programs "Client of Expanded User Interfaces" - Client EUI according to statutory acts and the Republic Kazakhstan legislation.

The configuration of "Client EUI " is Russian-speaking, with possibility of the multifirm account both easily expanded functions and the program interface.

The software product "Trade, the Warehouse and Logistics" is intended for automation of conducting the trading, warehouse account and warehouse logistics of the organisations which are engaged in wholesale and retail trade, with use of the trading equipment, and as engaged in manufacture.

Developed for TOO "Казхимволокно" software product Client EUI "Trade, the Warehouse and Logistics" allows to automate process of purchase, storage, distribution and redistribution, realisation ТМЦ of the enterprise.

The software product "Trade, the Warehouse and Logistics" gives the chance import-export in MS Excell, MS Word, CSV, and many other things existing formats of documents by connection of modules and intuitive expansion of the user interface. The program network, with work possibility on any platforms СУБД and РСУБД such as Oracle, MSSQL, MySQL, ACCESS, Informix, DB2 etc. Besides software product gives the chance modification of a configuration the user, to create completely algorithms of processing of the information, using various tools, the imagination how much will suffice. There is a possibility of use of various programming languages in one configuration such as VisualBASIC, Java, With #, С ++, (the additional set of languages can replenish if it will be established in platform NetFrameWork), i.e. develop configurations any expert in independence of its specialisation can.

Введение

Тема данного дипломного проекта посвящена разработке программного продукта "Торговля Склад и Логистика" на примере ТОО "Казхимволокно".

Актуальность темы. В настоящее время, когда большинство процессов организаций обеспечены в достаточном количестве оргтехникой, на первый план выходит вопрос разработки и внедрения программных продуктов, позволяющих автоматизировать эти процессы.

Как правило, программы для автоматизации складского учета и торговли (склада), позволяют:

· вести учет складских запасов (товаров и материалов) и их движения;

· учитывать комплектацию товаров;

· вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками;

· формировать необходимые первичные документы (счета-фактуры, книги продаж и покупок);

· учитывать закупку и продажу товаров;

· выполнять автоматический расчет цен списания товаров;

· вести учет товаров в различных единицах измерения, а денежных средств - в различных валютах;

· формировать разнообразные отчеты по результатам складской и торговой деятельности и многое другое.

В настоящее время существует достаточно большое количество программ для ведения складского учета и торговли часто называемых "Торговля и склад", которые помогают с использованием компьютера организовать на предприятии торговый и складской учет. Те, кто решил использовать программы складского учета, сталкиваются с проблемой выбора той системы, которая позволит максимально автоматизировать участок "Торговля и склад". Прошло то время, когда любая торговая программа считалась подходящей для работы. Теперь основными требованиями к системе складского учета и торговли являются возможность работы в сетевом режиме, быстродействие, надежность, функциональная полнота, простота в использовании и доступная цена. Главное при выборе программы - точное определении своей цели: чего мы хотим добиться при автоматизации процессов? Для подбора решения необходимы профессиональные знания существующих программ автоматизации управления торговлей, складом и логистики, знание предмета автоматизации, опыт. программный складской торговля интерфейс

Объектом научного исследования и разработки настоящего дипломного проекта является разрабатываемый программный продукт "Торговля Склад и Логистика" для ТОО "Казхимволокно".

Предмет исследования - структура подразделения "Склады", деятельность всех подразделений ТОО "Казхимволокно" взаимодействующих со складами.

Цели и задачи исследования вытекают из актуальности и степени разработанности проблемы

Цель данного проекта - разработка программного продукта, позволяющего автоматизировать логистические расчеты подразделения "Склады" и документооборот предприятия ТОО "Казхимволокно".

В ходе разработки программного продукта предполагается решить следующие задачи:

· изучить и систематизировать теоретические аспекты, касающиеся автоматизации логистических расчетов на примере ТОО "Казхимволокно";

· дать экономико-организационную характеристику объекта исследования (подразделения "Склады"), предметную область, границы деятельности, организационное построение, основные экономические показатели;

· проанализировать фактическое состояние деятельности подразделения "Склады", уровень автоматизации процессов предприятия;

· разработать программный продукт "Торговля, Склад и Логистика";

· провести внедрение программного продукта на предприятии ТОО "Казхимволокно".

Практическая значимость дипломного проекта состоит в разработке конкретного программного продукта, внедрению его на предприятии, что в итоге будет способствовать оптимизации выполняемых в подразделении работ, повышению эффективности управленческих действий руководства предприятия.

Теоретической основой проекта явились труды теоретиков и практиков, рассматривающих различные аспекты разработки программ, обеспечивающих автоматизацию логистических расчетов.

Используя накопленный в области разработки различных программ опыт и учитывая специфику предприятия "ТОО Казхимволокно" в рамках данного проекта представлен весь цикл подготовительной работы по автоматизации логистических расчетов на примере подразделения "Склады" и ведения документооборота предприятия и процесс внедрения программного продукта на предприятии.



1. Обзор современного состояния логистических расчетов

1.1 Информационная логистика

Информационная логистика (ИЛ) - область логистики организации, изучающая и решающая проблемы организации и интеграции информационных потоков для принятия управленческих решений в логистических системах (ЛС) [14].

Принятие решений требует не только наличия обычной техники генерирования, сбора и обработки данных, но и создания информационной инфраструктуры, т. е. создания системы сбора и обработки данных в заранее определенных точках производственного процесса, обеспечивающей работу сети по обмену информацией между точками и для передачи информации всем, кто в ней нуждается.

Информационная инфраструктура создается для рационального обслуживания информационных потоков или потоков сообщений в речевой, документальной (бумажной и электронной) и других формах, генерируемых исходными потоками ресурсов в логистической системе. Разнообразные информационные потоки, циркулирующие внутри и между элементами ЛС, ЛС и внешней средой, образуют основу логистической информационной системы (ЛИС).

ЛИС - это гибкая, итеративная структура, состоящая из персонала, производственных объектов, средств вычислительной техники, различных справочников, программ, различных интерфейсов и процедур (технологий), объединенных связанной информацией, используемой в управлении организацией для планирования, контроля, анализа и регулирования функционирования ЛС [14].

На начальной стадии ИЛ рассматривалась как информационное обеспечение физического процесса материального потока. По мере распространения логистических систем во все большей мере стала ощущаться необходимость развития и внедрения в практику ЛИС. ЛИС позволила бы органически объединить все логистические подсистемы (логистику снабжения, производственную логистику, логистику распределения и т. д.), т. е. создать связующие "нити", на которые нанизывались бы все элементы логистической системы. При этом информационная сеть (структура) предполагает создание баз данных, коммуникаций внутри организации, наличие технических и программных средств по принятию управленческих решений.

ИЛ обеспечивает две стороны общего логистического процесса: оптимизацию и интеграцию каждого основного и его обслуживающих потоков по горизонтали, синхронизацию и интеграцию процессов управления по вертикали.

Горизонтальная интеграция материального потока и информационного обслуживания в логистической подсистеме дает возможность связать воедино информацию и обеспечить ею материальный поток в логистической цепи поступления товара и сырья, предварительной их обработки, монтажа, проверки и сбыта. Горизонтальная интеграция, кроме всего прочего, позволяет органично связать материальные и товарные потоки с общей системой планирования и управления на уровне организации. Наличие подобной связи в идеальном случае дает возможность добиться того, чтобы ни одно соответствующее решение о производственном процессе не могло быть принято и реализовано без соотнесения его с общей стратегией и целями организации.

Вертикальная интеграция логистической информационной системы заключается в связи и воздействии друг на друга различных уровней в иерархии управления организацией, начиная со структур стратегического планирования развития организации и кончая уровнем оперативного руководства отдельными производственными участками.

Вертикальная интеграция охватывает все уровни как прямыми (сверху вниз), так и обратными (снизу вверх) связями, позволяя верхнему уровню иметь достаточную информацию о состоянии отдельных элементов производства и оперативно реагировать на происходящие изменения.

На современном этапе развития ИЛ ставится следующая задача: на базе повсеместного внедрения информационных логистических систем создать интегрированные автоматизированные системы управления логистическим процессом и тем самым обеспечить гибкое реагирование производства на потребности рынка, минимизировать издержки и получить дополнительные преимущества в конкурентной борьбе.

1.1.1 История и развитие понятия логистики

Логистика - наука о планировании, управлении, контроле и регулировании движения материальных и информационных потоков в пространстве и во времени от их первичного источника до конечного потребителя [2].

Логистика, хотя и имеет глубокие исторические корни, тем не менее, сравнительно молодая наука. Особенно бурное развитие она получила в период второй мировой войны, когда была применена для решения стратегических задач и четкого взаимодействия оборонной промышленности, типовых и снабженческих баз и транспорта с целью своевременного обеспечения армии вооружением, ГСМ и продовольствием. Постепенно понятия и методы логистики стали переносить из военной области в гражданскую область вначале как новое научное направление рационального управления движением материальных потоков в сфере обращения, а затем и управления в производстве.

1.1.2 Содержание понятия логистики

В логистике термин "понятие" обозначает мысль, в которой обобщаются и выделяются предметы некоторого класса по определенным общим и в совокупности специфичным для них признакам.

Если рассматривать круг проблем, которые затрагивает логистика, то общими для них будут вопросы управления разными потоками.

1.1.3 Аспекты логистики

1. Наиболее рациональная организация пространственного размещения и материального потока.

2. Формирование хозяйственных связей (внутри- и внепроизводственных).

3. Изучение рынка и прогнозирование спроса.

4. Определение потребностей в материальных ресурсах (определение объемов и направления перевозок, требуемого количества и видов транспорта, количество и объем складов и т.д.)

1.2 Понятия и виды логистических систем

Логистическая система - адаптивная система с обратной связью, выполняющая те или иные логистические функции или операции, состоящая из подсистем, имеющая развитые связи с внешней средой.

Логистические информационные системы представляют собой соответствующие информационные сети, начинающиеся с дневных требований заказчиков (представляющих чисто стохастическую величину), распространяющиеся через распределение и производство до поставщиков. Эти системы обычно разделяются на три группы. [3, 25]

· Информационные системы для принятия долгосрочных решений о структурах и стратегиях (так называемые плановые системы). Они служат главным образом для создания и оптимизации звеньев логистической цепочки. Для плановых систем характерна пакетная обработка задач.

· Информационные системы для принятия решений на среднесрочную и краткосрочную перспективу (так называемые диспозитивные или диспетчерские системы). Они направлены на обеспечение отлаженной работы логистических систем. Речь идет, например, о распоряжении (диспозиции) внутризаводским транспортом, запасами готовой продукции, обеспечении материалами и подрядными поставками, запуске заказов в производство. Некоторые задачи могут быть обработаны в пакетном режиме, другие требуют интерактивной обработки (on-line) из-за необходимости использовать как можно более актуальные данные. Диспозитивная система подготавливает все исходные данные для принятия решений и фиксирует актуальное состояние системы в базе данных.

· Информационные системы для исполнения повседневных дел (так называемые исполнительные системы). Они используются главным образом на административном и оперативном уровнях управления, но иногда содержат также некоторые элементы краткосрочной диспозиции. Особенно важны для этих систем скорость обработки и фиксирование физического состояния без запаздывания (т.е. актуальность всех данных), поэтому они в большинстве случаев работают в режиме on-line. Речь идет, например, об управлении складами и учете запасов, подготовке отправки, оперативном управлении производством, управлении автоматизированным оборудованием. Управление процессами и оборудованием требует интеграции информационных систем коммерческого характера и систем управления автоматикой.

Создание информационных систем требует системного мышления. Структура логистической системы предприятия, материальный поток, обеспечивающие логистические, информационные системы взаимосвязаны и взаимозависимы. Чтобы логистические информационные системы могли обеспечить требуемую эффективность логистических процессов, их надо интегрировать вертикально и горизонтально.

Вертикальная интеграция - связь плановых, диспозитивных и исполнительных систем. Под горизонтальной интеграцией понимается связь отдельных комплексов задач в диспозитивных и исполнительных системах. Главную роль во всей архитектуре логистических систем играют диспозитивные системы, которые определяют требования к соответствующих исполнительным системам.

1.2.1 Принципы логистики и направления их реализации

1. Саморегулирование (сбалансированность производства).

2. Гибкость (возможность внесения изменений в график закупки материалов, изменение в сроках поставки).

3. Минимизация объемов запасов.

4. Моделирование товародвижения.

5. Компьютеризация (управление материальными потоками).

6. Надежность в обеспечении ресурсами.

7. Экономичность (сокращение уровня запасов продукции у потребителя до 30-45%, повышение уровня информационного обслуживания, транспорт)

1.2.2 Система логистики и состав входящих в нее подсистем

Среди многообразия поисков путей развития рынка, средств производства, новых направлений деятельности коммерческо-посреднических организаций и предприятий вызывают значительный интерес научные исследования и практические новации, объединяемые понятием логистики.

В течение последних лет бурно развиваются основанные на информатике новые логистические технологии. [10] Информационные системы занимают в этих технологиях центральное положение.

Логистические информационные системы подразделяются на три группы:

* плановые;

* диспозитивные (или диспетчерские);

* исполнительные (или оперативные).

Логистические информационные системы, входящие в разные группы, отличаются как своими функциональными, так и обеспечивающими подсистемами. Функциональные подсистемы отличаются составом решаемых задач. Обеспечивающие подсистемы могут отличаться всеми своими элементами, т.е. техническим, информационным и математическим обеспечением. Остановимся подробнее на специфике отдельных информационных систем.

Плановые информационные системы. Эти системы создаются на административном уровне управления и служат для принятия долгосрочных решений стратегического характера. Среди решаемых задач могут быть следующие:

* создание и оптимизация звеньев логистической цепи;

* управление условно-постоянными, т.е. малоизменяющимися данными;

* планирование производства;

* общее управление запасами;

* управление резервами и другие задачи.

Диспозитивные информационные системы. Эти системы создаются на уровне управления складом или цехом и служат для обеспечения отлаженной работы логистических систем. Здесь могут решаться следующие задачи:

* детальное управление запасами (местами складирования);

* распоряжение внутрискладским (или внутризаводским) транспортом;

* отбор грузов по заказам и их комплектование, учет отправляемых грузов и другие задачи.

Исполнительные информационные системы. Создаются на уровне административного или оперативного управления. Обработка информации в этих системах производится в темпе, определяемом скоростью ее поступления в ЭВМ. Это так называемый режим работы в реальном масштабе времени, который позволяет получать необходимую информацию о движении грузов в текущий момент времени и своевременно выдавать соответствующие административные и управляющие воздействия на объект управления. Этими системами могут решаться разнообразные задачи, связанные с контролем материальных потоков, оперативным управлением обслуживания производства, управлением перемещениями и т.п.

Выше рассмотрены особенности информационных систем различных видов в разрезе их функциональных подсистем. Но, как уже отмечалось, различия имеются и в обеспечивающих подсистемах. Остановимся подробнее на характерных особенностях программного обеспечения плановых, диспозитивных и исполнительных информационных систем.

Создание многоуровневых автоматизированных систем управления материальными потоками связано со значительными затратами, в основном в области разработки программного обеспечения, которое, с одной стороны, должно обеспечить многофункциональность системы, а с другой - высокую степень ее интеграции. В связи с этим при создании автоматизированных систем управления в сфере логистики должна исследоваться возможность использования сравнительно недорогого стандартного программного обеспечения, с его адаптацией к местным условиям.

В настоящее время создаются достаточно совершенные пакеты программ. Однако применимы они не во всех видах информационных систем. Это зависит от уровня стандартизации решаемых при управлении материальными потоками задач.

Наиболее высок уровень стандартизации при решении задач в плановых информационных системах, что позволяет с наименьшими трудностями адаптировать здесь стандартное программное обеспечение. В диспозитивных информационных системах возможность приспособить стандартный пакет программ ниже. Это вызвано рядом причин, например:

* производственный процесс на предприятиях складывается исторически и трудно поддается существенным изменениям во имя стандартизации;

* структура обрабатываемых данных существенно различается у разных пользователей.

В исполнительных информационных системах на оперативном уровне применяют, как правило, индивидуальное программное обеспечение.

1.2.3 Понятие закупочной логистики

Закупочная логистика есть процесс обеспечения предприятий материальными ресурсами, размещения ресурсов на складах предприятия, их хранения и выдачи в производство.

Целью логистики закупок является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью.

Эта цель достигается решением ряда задач, которые можно сгруппировать следующим образом:

1. Выдерживание обоснованных сроков закупки сырья, материалов и комплектующих изделий.

2. Обеспечение точного соответствия количества поставок потребностям в них.

3. Соблюдение требований производства по качеству сырья, материалов и комплектующих изделий.

Без закупочной логистики невозможна нормальная деятельность предприятия. Она является связующим звеном между разными товаропроизводителями и координаторами их работы.

Логистика закупок выполняет следующие функции:

* формирование стратегии приобретения материальных ресурсов и прогнозирование потребности в них;

* получение и оценка предложений от потенциальных поставщиков;

* выбор поставщиков;

* определение потребностей в материальных ресурсах и расчет количества заказываемых материалов и изделий;

* согласование цены заказываемых ресурсов и заключение договоров на поставку;

* контроль за сроками поставки материалов;

* входной контроль качества материальных ресурсов и их размещение на складе;

* доведение материальных ресурсов до производственных подразделений;

* поддержание на нормативном уровне запасов материальных ресурсов на складах.

Охарактеризованные функции реализуются службой материально-технического снабжения (отдел закупок) в тесной взаимосвязи с другими подразделениями предприятия: отделом маркетинга, производством, службой подготовки производства, бухгалтерией, финансовым и юридическим отделами.

1.3 Понятие склада

Под складом понимаются здания, сооружения и разнообразные устройства, оснащенные специальным технологическим оборудование, для осуществления всего комплекса операций по приемке, хранению, размещению и распределению поступивших на них товаров.

Основное назначение склада - концентрация запасов, хранение и обеспечение бесперебойного и ритмичного снабжения заказов потребителей.

Склад или совокупность складов вместе с обслуживающей инфраструктурой образует складское хозяйство. Основные задачи складского хозяйства на промышленном предприятии состоят в организации нормального питания производства соответствующими материальными ресурсами, в обеспечении их сохранности и максимальном сокращении затрат, связанных с осуществлением складских операций.

1.3.1 Классификация и функции складов в логистике

Перемещение материальных потоков в логистической цепи невозможно без концентрации в определенных местах необходимых запасов, для хранения которых предназначены соответствующие склады. Движение через склад связано с затратами живого и овеществленного труда, что увеличивает стоимость товара. В связи с этим проблемы, связанные с функционированием складов, оказывают значительное влияние на рационализацию движения материальных потоков в логистической цепи, использование транспортных средств и издержек обращения.

Современный крупный склад - это сложное техническое сооружение, которое состоит из многочисленных взаимосвязанных элементов, имеет определенную структуру и выполняет ряд функций по преобразованию материальных потоков, а также накоплению, переработке и распределению грузов между потребителями. При этом в силу многообразия параметров, технологических решений, конструкций оборудования и характеристик разнообразной номенклатуры, перерабатываемых грузов склады относят к сложным системам. В то же время склад сам является всего лишь элементом системы более высокого уровня - логистической цепи, которая и формирует основные и технические требования к складской системе, устанавливает цели и критерии ее оптимального функционирования, диктует условия переработки груза.

Поэтому склад должен рассматриваться не изолированно, а как интегрированная составная часть логистической цепи. Только такой подход позволит обеспечить успешное выполнение основных функций склада и достижение высокого уровня рентабельности. При этом необходимо иметь в виду, что в каждом отдельно взятом случае, для конкретного склада, параметры складской системы значительно отличаются друг от друга, так же как ее элементы и сама структура, основанная на взаимосвязи этих элементов. При создании складской системы нужно руководствоваться следующим основным принципом: лишь индивидуальное решение с учетом всех влияющих факторов может сделать ее рентабельной. Предпосылкой этого является четкое определение функциональных задач и основательный анализ переработки груза как внутри, так и вне склада. Любые затраты должны быть экономически оправданными, т.е. внедрение любого технологического и технического решения, связанное с капиталовложениями, должно исходить из рациональной целесообразности, а не из модных тенденций и предлагаемых технических возможностей на рынке.

Основное назначение склада - концентрация запасов, их хранение и обеспечение бесперебойного и ритмичного выполнения заказов потребителей. К основным функциям склада можно отнести следующие:

1. Преобразование производственного ассортимента в потребительский в соответствии со спросом - создание необходимого ассортимента для выполнения заказов клиентов. Особое значение данная функция приобретает в распределительной логистике, где торговый ассортимент включает огромный перечень товаров различных производителей, отличающихся функционально, по конструктивности, размеру, цвету и т.д. Создание нужного ассортимента на складе содействует эффективному выполнению заказов потребителей и осуществлению более частых поставок и в том объеме, который требуется клиенту.

2. Складирование и хранение позволяет выравнивать временную разницу между выпуском продукции и ее потреблением и дает возможность осуществлять непрерывное производство и снабжение на базе создаваемых товарных запасов. Хранение товаров в распределительной системе необходимо также и в связи с сезонным потреблением некоторых товаров.

3. Унитизация и транспортировка грузов. Многие потребители заказывают со складов партии "меньше чем вагон" или "меньше чем трейлер", что значительно увеличивает издержки, связанные с доставкой таких грузов. Для сокращения транспортных расходов склад может осуществить функцию объединения (унитизацию) небольших партий грузов для нескольких клиентов, до полной загрузки транспортного средства.

4. Предоставление услуг. Очевидным аспектом этой функции является оказание клиентам различных услуг, обеспечивающих фирме высокий уровень обслуживания потребителей. Среди них:

- подготовка товаров для продажи (фасовка продукции, заполнение контейнеров, распаковка и т.д.);

- проверка функционирования приборов и оборудования, монтаж;

- придание продукции товарного вида, предварительная обработка (например, древесины);

- транспортно-экспедиционные услуги и т.д.

1.3.2 Организация работы складов на предприятии

Первый вопрос, который должен быть рассмотрен фирмой при решении проблемы обеспечения складской площадью, - это владение складом. Существуют две основные альтернативы: приобретение складов в собственность или использование складов общего пользования (СОП). Возможна и третья альтернатива - лизинг, т.е. взятие в аренду здания и оборудования за определенную ежегодную плату. Однако этот вариант близок к приобретению склада и в данном случае может рассматриваться как первая альтернатива.

Выбор между этими вариантами или их комбинацией - одна из самых главных проблем в складировании. Комбинация собственного склада и СОП особенно привлекательна и экономически оправдана, если фирма реализует свою продукцию во многих различных регионах и в случае сезонного спроса на товар. Это решение должно быть направлено на поиск компромисса. Оба случая имеют и преимущества, и недостатки. При выборе одного из них обычно решающим является условие минимума затрат.

Критическим фактором экономичности склада фирмы (собственного склада) является стабильно высокий оборот. В пользу выбора собственного склада можно отнести постоянный спрос с насыщенной плотностью рынка сбыта на обслуживаемой территории. На собственных складах лучше поддерживаются условия хранения и контроля продукции. Руководству фирмы в таких условиях легче корректировать стратегию сбыта и расширять перечень предлагаемых клиенту услуг, что дает ему возможность укреплять свои позиции в конкурентной борьбе.

Складам общего пользования следует отдавать предпочтение при низком объеме оборота фирмы или сезонности хранимого товара. К выбору СОП прибегают в случаях, когда фирма внедряется на новый рынок, где уровень стабильности продаж либо неизвестен, либо непостоянен. СОП не требуют инвестиций фирмы в развитие складского хозяйства. К тому же сокращаются финансовые риски от владения собственными складами, увеличивается гибкость использования складской площади (можно изменять арендованные складские мощности и сроки их аренды).

Малые и средние фирмы, ограничивающие сбыт своей продукции одним или несколькими близлежащими регионами, имеют, как правило, один склад. Для крупных же фирм с большим национальным и межнациональным рынком этот вопрос оказывается очень сложным, в его решении приходится преодолевать значительные трудности. Здесь должен применяться метод поиска компромисса и анализ потребности складской площади в различных регионах сбыта. При этом наиболее распространены два варианта размещения складской сети - централизованное (наличие в основном одного крупного склада) и децентрализованное - рассредоточение ряда складов в различных регионах сбыта. Естественно, вопрос об увеличении числа складов связан с изменением затрат.

Территориальное размещение складов и их количество определяются мощностью материальных потоков и их рациональной организацией, спросом на рынке сбыта, размерами региона сбыта и концентрацией в нем потребителей, относительным расположением поставщиков и покупателей, особенностями коммуникационных связей и т.д. Следует иметь в виду, что задача размещения и формирования складской сети, как и почти любая логистическая задача, - оптимизационная, поскольку, с одной стороны, строительство новых и покупка действующих складов и их эксплуатация связаны со значительными капиталовложениями, а с другой стороны - нужно обеспечить (наряду с повышением уровня обслуживания потребителей) сокращение издержек обращения за счет максимального приближения складов к клиентам. При увеличении числа складов в системе транспортные затраты и упущенная выгода от продаж уменьшаются пропорционально увеличению загрузки транспортного средства. Увеличение числа складов приближает их к потребителю, а значит, сокращается расстояние доставки, что и приводит к уменьшению транспортных расходов. Стоимость складирования возрастает, так как расходы на эксплуатацию при хранении груза на складе будут увеличиваться пропорционально числу складов. Аналогично происходит и увеличение общих запасов, хранящихся на складах, и связанных с этих затрат.

При максимальном приближении складов к потребителям появляется возможность более четко выполнять заказы клиентов, быстрее реагировать на изменения их потребностей, что в итоге позволяет сократить расходы от упущенных продаж.

При определении складских мощностей необходимо учитывать требования, предъявляемые к условиям и срокам хранения конкретного вида сырья, материалов, готовой продукции и т.д. Для хранения таких видов сырья, как уголь или песок, требования к складским мощностям могут быть удовлетворены предоставлением открытой площадки, содержание которой связано с незначительными затратами. При этом учитывается, что ущерб, который может быть нанесен сырью, оценивается в соответствии с тем, что стоимость самого сырья ниже стоимости готовой продукции. В то же время для хранения комплектующих, незаконченной и готовой продукции, стоимость которых высока, требуются специальные складские здания и сооружения, обеспечивающие их сохранность от внешних атмосферных воздействий, порчи, кражи. Естественно, что эксплуатация таких площадей обходится во много раз дороже.

Точность в расчетах складского пространства во многом зависит от правильного прогноза спроса на продукцию данного склада и определения необходимых запасов (выраженных в натуральных величинах). Эта задача достаточно просто решается с помощью существующих компьютерных программ, которые анализируют множество возможных ситуаций.

При выборе места расположения склада из числа возможных вариантов оптимальным считается тот, который обеспечивает минимум суммарных затрат на строительство и дальнейшую эксплуатацию склада и транспортных расходов по доставке и отправке грузов.

Затраты на транспорт включают первоначальные капиталовложения на развитие транспортной сети (на строительство и реконструкцию подъездных дорог, приобретение подвижного состава, строительство гаражей, объектов ремонтного хозяйства и т.д.) и эксплуатационные расходы по доставке и отправке грузов (расходы, связанные с транспортировкой груза, содержанием и ремонтом транспортных средств, устройств и объектов). Расходы на строительство и эксплуатацию складов включают в первую очередь затраты на строительство здания (сооружения) и приобретение оборудования, а также затраты, связанные с их дальнейшей эксплуатацией (содержание и ремонт здания и оборудования, расходы на заработную плату, электроэнергию и т.д.). При увеличении мощности и размеров складов удельные капитальные затраты на 1т грузооборота и запасы хранения сокращаются, что говорит в пользу строительства более крупных складов. Однако, с другой стороны, это чаще всего влечет за собой сокращение числа складов, а, следовательно, увеличение транспортных расходов при доставке



1.3.3 Выбор формы складирования

Общая концепция решения складской системы в первую очередь должна быть экономичной. Экономический успех обеспечивается в случае, если планирование и реализация складской системы рассматриваются с точки зрения интересов всей фирмы, являясь лишь частью общей концепции склада. А рентабельность склада и будет, в конечном счете, основным критерием выбранной общей концепции.

Система складирования (СС) предполагает оптимальное размещение груза на складе и рациональное управление им. При разработке системы складирования необходимо учитывать все взаимосвязи и взаимозависимости между внешними (входящими на склад и исходящими из него) и внутренними (складскими) потоками объекта и связанные с ними факторы (параметры склада, технические средства, особенности груза и т.д.). Разработка СС основывается на выборе рациональной системы из всех технически возможных систем для решения поставленной задачи методом количественной и качественной оценки. Этот процесс выбора и оптимизации предполагает выявление связанных между собой факторов, систематизированных в несколько основных подсистем. Итак, система складирования включает следующие складские подсистемы:

- складируемая грузовая единица;

- вид складирования;

- оборудование по обслуживанию склада;

- система комплектации;

- управление перемещением груза;

- обработка информации;

- "здание" (конструктивные особенности зданий и сооружений).

Каждая подсистема включает в себя целый ряд возможных элементов. При этом число элементов, составляющих основные подсистемы, может быть достаточно значительным, а сочетание их в различные комбинации еще более увеличивает многовариантность системы. Это означает, что альтернативный выбор всех конкурентных вариантов должен осуществляться в определенной последовательности с учетом технико-экономической оценки каждого из них.

Выбор рациональной системы складирования должен осуществляться в следующем порядке:

1) определяется место склада в логистической цепи и его функции;

2) устанавливается общая направленность технической оснащенности складской системы (механизированная, автоматизированная, автоматическая);

3) определяется задача, которой подчинена разработка системы складирования;

4) выбираются элементы каждой складской подсистемы;

5) создаются комбинации выбранных элементов всех подсистем;

6) осуществляется предварительный выбор конкурентных вариантов из всех технически возможных;

7) проводится технико-экономическая оценка каждого конкурентного варианта;

8) осуществляется альтернативный выбор рационального варианта.

Выбор элементов складских подсистем ведется с помощью схем и диаграмм или разработанных программ на ЭВМ. Это обеспечивает методический подход с учетом всех возможных вариантов.

1.3.4 Расчет складских площадей

Основным показателем, характеризующим то или иное складское помещение, является размер общей площади склада.

Общая площадь склада подразделяется на следующие составляющие:

- грузовую или полезную, занятую непосредственно материальными ценностями или устройствами для их хранения:

- оперативную, занятую приемными, сортировочными, комплектовочными и отпускными площадками, а также штабелями и стеллажами;

- конструктивную, занятую перегородками, колоннами, лестницами и т.п.

- служебную, занятую под конторы и бытовые помещения.

Определение размера грузовой (полезной) площади склада может производиться двумя методами:

1. по удельным нагрузкам;

2. с помощью объемных измерителей.

По первому методу [5] размер полезной площади определяется по формуле (1):

(1)

где - полезная площадь в м^2; - максимальный размер запасов, подлежащих хранению, т; - допустимая нагрузка на 1 м^2 полезной площади склада, т.

В этом случае общая площадь определяется по формуле (2):

(2)

где - коэффициент использования общей площади склада.

Второй метод более точный [7]. Полезная площадь склада определяется по формуле (3):

(3)

где - площадь, занимая одним стеллажом, м ^2; - количество стеллажей для хранения, шт. Для расчета количества стеллажей для хранения используется формула (4):

(4)

где - общее количество ячеек стеллажей, необходимое для хранения максимального запаса, -количество ячеек в данном стеллаже, шт. По формуле (5) производится расчет общего количества стеллажей, необходимого для хранения максимального запаса:

(5)

где - объем ячейки стеллажа, м^2; - удельный все хранимого материала, т/м^; - коэффициент заполнения объема ячейки.

2. Автоматизация логистических расчетов склада

Как уже было сказано, использование готового стандартного программного пакета в диспозитивных информационных системах имеет малую эффективность. Исполнительные информационные системы вообще целесообразно рассматривать только в том случае, если автоматизация расчетов производится с помощью специально разработанного программного продукта.

2.1 Система логистических расчетов на ТОО "Казхимволокно"

Была изучена сложившаяся система логистических расчетов на ТОО "Казхимволокно" в структурном подразделении "Склады". По результатам необходимо выделить следующие моменты:

· Предприятие ТОО "Казхимволокно" - предприятие первой категории опасности;

· Доставка, хранение и объемы запасов ингредиентов, необходимых в производстве нити Arnix, обусловлены повышенными требованиями к обеспечению безопасности для окружающей среды;

· Заводская территория достаточно большая и на ней находятся семь многоэтажных зданий, задействованных в производственном процессе. В связи с этим, расположение и количество складских помещений обеспечивает такой способ хранения запасов ингредиентов и товарно-материальных ценностей (далее ТМЦ), который позволяет повышать эффективность производства;

· Склад готовой продукции расположен отдельно от всех других помещений. Для обеспечения удобства отгрузки готовой продукции, предназначенной заказчикам, к этому помещению подходит железнодорожный тупик.



2.1.1 Структура подразделения "Склады"

Для хранения оборудования, запасов химических веществ, продуктов незавершенного производства, готовой продукции на ТОО "Казхимволокно" в подразделении "Склады" задействовано семь складских помещений:

1. склад химических реактивов;

2. склады цехов № 1 и № 2, на которых хранятся инструменты и оборудование, комплектующие к машинам ВК и ПВ;

3. склад с лабораторным оборудованием, необходимым для функционирования четырех химических лабораторий;

4. склад котельной, на котором хранится катионит и специальное оборудование котельного цеха;

5. склад спецодежды;

6. склад готовой продукции.

Нормальное функционирование этого подразделения обеспечивает штат сотрудников, состоящий из заведующих складами, технологов, складских рабочих, водителей электрокар, грузчиков. Всего по штатному расписанию - 45 человек. Кроме того, на этапах планирования, закупки, доставки материалов, оборудования, реактивов, отгрузке готовой продукции задействованы еще около 17 сотрудников.

2.1.2 Анализ документации подразделения "Склады"

Для организации и проведения автоматизации логистических расчетов выполнен анализ используемой в подразделении "Склады" и смежных с ним подразделениях документации. Выявлено, что на этапе организации закупки используются такие виды документов (на бумажных носителях), как:

· "Заявка на приобретение товарно-материальных ценностей (далее ТМЦ)",

· "Счет-фактура",

· "Акт получения ТМЦ",

· "Журнал приема ТМЦ",

· "Доверенность на получение ТМЦ" и другие.

Причем, эта документация обеспечивает весь процесс закупки, т.е.:

* Подготовка и оформление заявки на материал

- Определение потребности в материале

- Подготовка заявки на материал

- Оформление заявки на материал

- Согласование заявки на материал

* Выбор поставщиков

- Подготовка списка возможных поставщиков

- Отправка запроса, в соответствии с заявкой на материал

* Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками

* Подготовка и оформление запроса в соответствии с заявкой на материал

* Отправка запроса на материал

* Регистрация отправки запроса возможным поставщикам

- Выбор поставщиков

* Получение коммерческих предложений от возможных поставщиков

* Согласование полученных предложений

* Регистрация полученных предложений

* Выбор наиболее подходящих поставщиков

* Обработка заказов

- Оформление и отправка заказа

* Подготовка заказа

* Проверка на наличие долгосрочных договоров с Поставщиком

* Оформление или продление договора с Поставщиком

* Оформление заказа

* Отправка заказа выбранному Поставщику

* Регистрация отправки заказа

- Выполнение обязательств по оплате заказа

* Получение инвойса в соответствии с заказом

* Согласование полученного инвойса

* Выполнение обязательств по оплате заказа

* Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате

* Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке

* Контроль выполнения условий договора

- Отслеживание местонахождения груза в процессе доставки

- Регистрация отступлений от контрольных дат по условиям поставки

* Поступление материала

- Организация приёма груза в установленном месте

- Сопоставление характеристик и качества полученного материала с заявленными Поставщиком

- Выставление претензий по факту отступления от условий договора

* Оприходование материала

* Контроль счетов

* Приложения

- Типовой контракт купли - продажи

- Типовой контракт купли-продажи партии продукции

- Типовой контракт многократной купли-продажи продукции

Как уже было отмечено, технологией проведения бизнес-процесса закупки, подготовкой, анализом всей этой документации занимается достаточно большое количество сотрудников организации. Бумажные носители информации накапливаются, загромождая шкафы и другое пространство рабочих кабинетов, периодически списываются и подлежат уничтожению.

Основная работа в ходе подготовки к автоматизации логистических расчетов была проведена в подразделении "Склады".



2.1.3 Проблемы деятельности подразделения "Склады" и пути их преодоления

В организации цепочек поставок - идет ли речь о снабжении из единого распределительного центра, об оптимизации поставок сырья и материалов на предприятие или о работе крупного дистрибьютора - четкая организация функционирования склада, а также организация документооборота, имеют огромное значение.

Именно здесь - например, при приеме товара или комплектации заказа, - зачастую нерационально тратится огромное количество времени. Как этого избежать? Как наладить работу сложного складского механизма?

Заведующий складом знает, что проблемы, возникающие периодически, весьма разнообразны:

· злоупотребления персонала (или подозрения о том, что они имеют место);

· постоянная неопределенность с реальными материальными остатками, приводящая к неполной ясности о том, какой товар и в каком количестве надо заказать поставщику;

· наличие "потерянных" ТМЦ на большом складе (заставленных другими ТМЦ или задвинутых в малодоступные места);

· регулярно возникающая пересортица (следствие "человеческого фактора" - спешки, невнимательности, недостаточной квалификации, а иногда - и злого умысла), касающаяся не только разных артикулов, но и одноименных товаров с разными сроками хранения (партии с бульшим сроком хранения отпускаются раньше, т.к. должны быть ближе расположены к месту отгрузки);

· наконец, недостаточная оперативность при приеме и отпуске товара со склада, что приводит к низкой эффективности работы.

Кроме того, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее (организация документооборота), подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. К тому же, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. На ТОО "Казхимволокно" был изучен процесс документооборота после чего выделен ряд проблем, общих для всех организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

· большое количество дублирующей документации (личная карточка сотрудника, журнал выдачи ТМЦ, журнал принятия ТМЦ на склад, цеховой журнал регистрации ТМЦ и другие);

· документы теряются;

· накапливается множество документов, назначение и источник которых недостаточно ясны;

· документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

· тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

· создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

· на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Именно специальная информационная система (ИС) с элементами внутренней логистики, определяющая технологии размещения товаров, комплектации заказов и отгрузки поможет справиться с подобными проблемами или исключить их изначально. Благодаря этой технологии удастся свести к минимуму "человеческий фактор" и отладить процессы учета и движения товаров на складе.

Внедрение системы электронного документооборота, к тому же, позволит решить многие проблемы, такие как:

· обеспечит слаженную работу всех подразделений;

· упростит работу с документами, повысит ее эффективность;

· повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

· повысит оперативность доступа к информации;

· позволит разграничить права доступа сотрудников к информации;

· способствует прохождению сертификации по системе качества ISO 9001:2000.

Прежде чем такая система сможет заработать, на складах рекомендовано было провести некоторые подготовительные работы:

· разбить их на зоны (например, зона приемки товара, зона длительного хранения, зона комплектации заказов, зона отгрузки; и т.д.);

· разметить места хранения (на стеллажах, полках и других поверхностях) - каждой такой ячейке был присвоен свой "адрес", который в виде специальной этикетки размещен рядом с данной ячейкой и занесен в систему (вместе с другими характеристиками ячейки - объемом, грузоподъемностью, температурой и пр.). "Адрес" содержит информацию и в виде штрих-кода (далее ШК) и в "человекочитаемой" форме.

Специальным образом была организована и маркировка прибывающего товара - кроме артикула и индивидуального штрих-кода, используется еще и кодирование упаковки разного объема: так, на коробку наносится один ШК (отличный от ШК товара), на паллету - другой. Эти коды несут в себе информацию о самом товаре, его количестве в данной упаковке, ее объеме (если надо - весе и пр.).

...