Команды выбирают одним из следующих способов:

1) щелкнув определенную кнопку на ленте;

2) вызвав контекстное меню;

3) нажав «быструю клавишу», т.е. комбинацию клавиш, за которой закреплена данная команда.

В MICROSOFT WORD, как и в других приложениях для Windows, предусмотрены два вида команд: одни выполняют операцию сразу, другие предварительно запрашивают дополнительную информацию. Например, дополнительную информацию для некоторых команд можно задать, если вызвать выпадающие меню-списки, на которые указывают маленькие значки в виде «стрелки», расположенные на ленте на кнопках с названиями групп команд.

Сохранение документа

Щелкните по кнопке с изображением дискеты на панели инструментов в левом верхнем углу окна WORD или, щелкнув по кнопке «Office», откройте меню и выберите там кнопку с надписью «Сохранить как». При первом сохранении программа выведет окно с текущей папкой и списком ранее сохраненных в ней файлов (если сохранение производилось ранее, то измененный документ будет записан на место прежнего без запросов о месте сохранения измененного документа). Обычно программа указывает папку Мои документы.

Если необходимо сохранить документ в ранее созданной папке, то ее нужно разыскать в иерархическом дереве папок и файлов. Для этого можно подниматься по дереву выше (щелкнуть на кнопке, которая называется Переход на один уровень выше) или углубляться внутрь текущей папки (щелкнуть в списке папок и файлов на нужной папке), если она содержит в себе внутренние папки.

Далее, нужно войти в выбранную папку (дважды щелкнуть на ней) и ввести в окошке имя файла для хранения подготовленного документа. После этого для сохранения документа в файле с выбранным именем нужно нажать кнопку Сохранить.

Перемещение по тексту

При вводе текста с клавиатуры часто возникает необходимость перемещать курсор, потому что добавления необходимы то там, то тут. Для этого можно пользоваться клавишами управления курсором (стрелки < ^ > v ) или мышью. Если нужно “пролистать” текст на экране, удобно использовать клавиши РageUр и РageDown. Чтобы переместить курсор в начало текущего документа, следует одновременно нажать клавиши Ctrl и Home, а для перемещения в конец документа - одновременно нажмите клавиши Ctrl и End. Такие сочетания клавиш, выполняющие определенную функцию, называются “горячими” или «быстрыми». Для переноса курсора в начало строки следует нажать кнопку Home, а в конец строки -- кнопку End.

Прокрутка текста

Для перемещения текста на одну строку вверх или вниз можно также щелкнуть на одной из кнопок прокрутки, расположенной на вертикальной полосе справа от листа. Если кнопку удерживать нажатой, то текст “побежит” в заданном направлении. Для быстрой прокрутки нужно нажать на бегунок, расположенный между этими кнопками, и вести его в нужном направлении. Для листания текста страницами используйте кнопки листания (кнопки с двойными стрелками).

Для горизонтальной прокрутки широких текстов используйте аналогичные кнопки, расположенные в нижней части экрана.

Исправления и замены

При вводе текста с клавиатуры часто вкрадываются ошибки и неточности, которые следует исправить. Клавиша < BackSрace удаляет символ, находящийся слева от курсора. Клавиша Delete удаляет символ, расположенный справа от курсора.

Чтобы удалить целое слово слева от курсора нажмите “горячие” клавиши Ctrl + < BackSрace, для удаления слова справа от курсора - Ctrl + Delete.

Если при вводе текста НЕОЖИДАННО СТАЛИ ПОЯВЛЯТЬСЯ ТОЛЬКО ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ, видимо, случайно была нажата клавиша CaрsLock. Достаточно снова нажать на неё, чтобы текст набирался в обычном режиме.

Если текст стал удивительным образом исчезать под движущимся на него курсором, то, скорее всего, была случайно нажата клавиша Insert, включающая режим замены текста. Нажмите эту клавишу вновь, чтобы вместо режима замены вернуть режим вставки.

Клавишей Enter разделяются абзацы. Каждый новый абзац начинается с нажатия этой клавиши. Следует особо отметить, что клавиша Enter не должна использоваться в конце каждой строки.

Клавиша Пробел предназначена для расстановки пробелов между словами. Общепринято ставить один пробел после каждого слова или знака препинания; перед знаками препинания (за исключением тире и открывающих скобок и кавычек) пробел не ставится. Необходимо следить, чтобы между словами проставлялся только один знак пробела, иначе такой неаккуратный набор текста может быть заметен при распечатке.

Не стоит использовать пробелы для помещения фрагмента текста в желаемое место на странице, например, для центрирования заголовков. Для этого есть другие способы, о которых будет сказано далее.

При наборе текстов необходимо различать дефис (напр., социально-экономический); соединительное тире (напр., 1941-1945 гг.), которое вводится сочетанием клавиш Ctrl + знак минуса на дополнительной клавиатуре; типографское тире (напр., это -- типографское тире), которое вводится сочетанием клавиш Ctrl + Alt + знак минуса на дополнительной клавиатуре.

Абзацы в Microsoft Word

Необходимо учитывать, что абзац в Microsoft Word - это не только привычный для нас смысловой фрагмент текста, но и фрагмент, к которому может быть применены приемы оформления текста, или форматирования. Технически в Microsoft Word абзац - это фрагмент текста, заканчивающийся знаком конца абзаца - "¶". Этот знак виден, если на панели инструментов нажата кнопка отображения непечатаемых знаков, к которым относится и знак конца абзаца "¶". Эта кнопка расположена на вкладке «Главная» в группе команд «Абзац».

Язык и автоматическая расстановка переносов

Ввод текста часто осуществляется на различных языках. Для быстрого перехода с одного языка на другой необходимо правильно установить требующиеся языки в ОС Windows. Обычно переход с одного языка на другой происходит при помощи “горячих” клавиш Alt + Shift, либо Ctrl + Shift.

При вводе текста удобно также использовать автоматическую расстановку переносов (вкладка «Разметка страницы» команда «Расстановка переносов»).

Форматирование текста

Форматирование -- это оформление текста. Прежде чем выполнять с фрагментом текста какие-либо действия, его необходимо выделить. Это одна из самых важных операций при работе с документами. Выделение можно производить как с помощью мыши, так и с помощью клавиш.

Выделение фрагмента текста с помощью клавиш. Установите курсор в начало выделения. Одновременное нажатие клавиш Shift и клавиш перемещения курсора позволяет произвести выделение фрагмента текста.

Выделение фрагмента текста с помощью мыши. Установите указатель мыши в начало выделения и, удерживая нажатой левую кнопку, протащите мышь до конца выделяемого фрагмента. Выделение отдельного слова производится двойным щелчком левой кнопки мыши. Выделение абзаца -- тройным щелчком левой кнопки мыши в произвольном месте абзаца. Выделение объекта (рисунка, формулы, диаграммы) - одинарным щелчком левой кнопки мыши на объекте. Выделение текста всего документа осуществляется нажатием клавиш Ctrl+A т.е. нажатием клавиши Ctrl и нажатием клавиши А (латинской буквы А), не отпуская клавишу Ctrl.

Теперь рассмотрим два других аспекта форматирования - это шрифтовое оформление текста и оформление внешнего вида абзацев.

Шрифтовое оформление

Основные понятия

* Гарнитура - это общий стиль оформления букв. Например, вот так называются и выглядят три популярных гарнитуры:

Times New Roman, Arial, Courier

* Размер шрифта, измеряемый в пунктах. Один пункт = 1/72 дюйма, но эта информация вряд ли имеет большое практическое значение для рядового пользователя текстового редактора. Достаточно знать, что для документов, подготовленных на компьютере, размер шрифта основного текста, равный 12-14 пунктам, являет оптимальным.

* Начертания шрифта: полужирный, курсив, подчеркнутый. Начертания могут использоваться в сочетаниях, например, текстовой фрагмент может одновременно быть полужирным, подчеркнутым и выделенным курсивом. Существуют и более сложные варианты оформления.

Порядок действий при изменении шрифта

а) Выделить фрагмент текста, в котором нужно изменить шрифт.

б) Для изменения шрифта проще всего воспользоваться командами группы «Шрифт» на вкладке «Главная»:

На этой панели инструментов находятся поля с выпадающими списками для выбора гарнитуры шрифта, установки размера шрифта, а также графические кнопки для выбора начертания: Ж - полужирный, К - курсив, Ч - подчеркнутый и другие.

Некоторые видоизменения шрифтов можно делать также при помощи следующих клавиатурных комбинаций

Комбинация клавиш	Назначение
Ctrl+B	Устанавливает полужирное начертание
Ctrl+I	Устанавливает курсив
Ctrl+U	Устанавливает обычное подчеркивание
Ctrl+Shift+W	Устанавливает подчеркивание только слов
Ctrl+Shift+D	Устанавливает двойное подчеркивание
Ctrl+Shift+K	Отображает малые прописные
Ctrl+Shift+A	Отображает все прописные
Ctrl+Shift+H	Устанавливает скрытый текст
CtrL+Shift+=	Устанавливает верхний индекс
Ctrl+=	Устанавливает нижний индекс
Ctrl+Shift+Z	Отменяет форматирования
Shift+F3	Изменяет регистр
Ctrl+Shift+F	Изменяет шрифт
Ctrl+Shift+Р	Изменяет размер шрифта
Ctrl+Shift+>	Увеличивает размер шрифта до следующего размера из списка
Ctrl+Shift+<	Уменьшает размер шрифта до предыдущего размера из списка
Ctrl+]	Увеличивает размер шрифта с шагом в 1 пункт
Ctrl+[	Уменьшает размер шрифта с шагом в 1 пункт
Ctrl+Shift+*	Отображает/прячет непечатаемые символы
Ctrl+Shift+Q	Устанавливает шрифт Symbol

Отмена полужирного, курсивного или подчеркнутого написания.

Выделите фрагмент текста и нажмите одну из кнопок Ж, К, Ч, которая к моменту отмены находится в нажатом состоянии.

Форматирование абзацев

Общие принципы форматирования абзацев

* Перед тем, как отформатировать абзац, в него необходимо перевести курсор. Полностью выделять абзац не требуется.

* Если нужно отформатировать несколько абзацев, их необходимо выделить. Однако выделять абзацы полностью не требуется, достаточно, чтобы выделение лишь затронуло форматируемые абзацы.

* На ленте меню, команды относящиеся к форматированию абзацев находятся на вкладке «Главная» («Абзац»).

Основные приемы форматирования абзацев

Для создания левых и правых отступов абзаца от границ текста или страницы используйте маркеры абзацных отступов (бегунки) горизонтальной линейки.

* Выравнивание абзацев. Для этой цели проще всего воспользоваться графическими кнопками на панели форматирования, но полезны также следующие клавиатурные комбинации

Клавиатурная комбинация	Действие с абзацем
Ctrl+L	Выравнивание по левому краю
Ctrl+J	Растяжение по ширине
Ctrl+R	Выравнивание по правому краю
Ctrl+E	Центрирование

Оформление первой строки абзаца удобнее всего сделать, переместив верхний маркер на горизонтальной линейке.

Межстрочный интервал для абзаца устанавливается в группе команд «Абзац» или вызовом соответствующего контекстного меню («Отступы и интервалы»).

Обычно начинающие пользователи предпочитают, чтобы непечатаемые знаки не отображались на экране и поэтому оставляют выключенной кнопку отображения непечатаемых знаков. Однако бывают ситуации, когда отображение непечатаемых знаков рекомендуется включать. Чаще всего это бывает полезным, если при форматировании абзацев почему-то не удается достигнуть желаемого эффекта, хотя, на первый взгляд, все необходимые действия были выполнены правильно. Отображение знака конца абзаца помогает точно увидеть, к какому фрагменту текста применяется форматирование, и избежать ошибок.

Создание таблиц

Для создания таблицы установите курсор клавиатуры в начало будущей таблицы. В ленте меню на вкладке «ВСТАВКА» нажать значок Таблица и в выпавшем меню выбрать требуемое число строк и столбцов, например, таблицу из 4-х строк и 3-х столбцов. Для установки клавиатурного курсора в таблицу щелкнуть на нужной ячейке. Ввести в ячейки таблицы текст. Перемещать курсор между ячейками можно клавишами его перемещения или мышью, щелкнув на нужной ячейке. После вставки таблицы в текст и установки курсора внутрь таблицы на ленте меню возникают две дополнительные вкладки: «Конструктор» и «Макет».

Чтобы выделить всю таблицу или ее часть нужно провести по ним мышью с нажатой левой клавишей.

Для изменения ширины столбца следует установить курсор мыши на линию разделения столбцов (при этом курсор привет вид двунаправленной стрелки). После этого нужно нажать левую клавишу мыши и в таком состоянии передвинуть её вместе с линией на нужное место. Аналогично можно менять высоту ячеек.

Текст внутри ячеек таблицы может делиться на абзацы, к которым применимы те же виды форматирования, что и к абзацам обычного текста. Текстовый редактор сам регулирует высоту строки из ячеек по мере ввода текста в ячейку таблицы.

В таблицах существует возможность выравнивания текста относительно границ ячейки. Это помогает придать таблице более красивый вид. Виды вертикального выравнивания доступны на вкладке «Макет», которая, напомним, появляется после вставки таблицы в текст и становится доступной, когда курсор находится в одной из ячеек таблицы.

Чтобы установить оптимальную ширину столбцов нужно выделить таблицу, а затем, воспользоваться командами из группы «Размер ячейки» в меню на вкладке «Макет», или вызвать соответствующее контекстное меню и щелкнуть на команде Автоподбор. При этом ширина столбцов будет установлена в зависимости от длины текста в ячейках.

Чтобы вставить дополнительный столбец нужно выделить столбец, который будет его соседом справа. Для этого выделите столбец, затем на вкладке меню Макет выбрать одну из команд в группе «Строки и столбцы». Аналогично производится вставка новой строки.

Чтобы очистить строку, столбец или отдельную ячейку нужно их выделить и нажать клавишу Delete.

Чтобы удалить строку, столбец или отдельную ячейку нужно их выделить и, щелкнув на вкладке меню Макет кнопку «Удалить», выполнить операцию.

Важно помнить, что все команды, относящиеся к таблицам, доступны, только если курсор расположен внутри таблицы.

Вставка математических формул

Нередко при формировании документа возникает необходимость вставить в него математическую формулу. Для этого нужно установить клавиатурный курсор в место вставки формулы, затем в ленте меню на вкладке Вставка щелкнуть на команде Объект, либо на команде «Формула». В случае выбора команды Объект, в появившемся окне нужно щелкнуть на строке Microsoft Equation 3.0 и закончить выбор, щелкнув на кнопке ОК.

После этого в окне ввода появится панель инструментов Формула и заготовка формулы в виде прямоугольника с обрамлением. Внутри прямоугольника находится клавиатурный курсор. Чтобы не потерять заготовку формулы сразу введите внутрь ее несколько символов и щелкните вне прямоугольника. При этом выделение области ввода формулы исчезнет, а на экране будут видны только введенные символы.

Нумерация страниц

Правильная и аккуратная нумерация страниц - обязательное требование оформления текстового документа, поданного преподавателю. В программе Word не нужно бояться пропустить страницу и сбить нумерацию, номера страниц расставляются автоматически. Сделать это можно, выбрав на вкладке «Вставка» ленты меню команду «Номер страницы» в группе «Колонтитулы».

В появившемся меню «Номера страниц» можно выбрать положение и выравнивание номера страницы, а также задать некоторые другие параметры формата номеров.

Предварительный просмотр документа

Внешний вид подготовленного документа можно увидеть до того, как он будет напечатан. Для этого необходимо нажать кнопку «Предварительный просмотр», которую рекомендуется поместить на панели быстрого доступа в левом верхнем углу окна программы. Поместить команду «Предварительный просмотр» на панель быстрого доступа можно с помощью команды «Настройка» главного меню. Кнопка (команда) перейдет из меню на панель быстрого доступа.

Чтобы выйти из режима предварительного просмотра и вернуться в предыдущий режим, надо нажать на графическую кнопку «Закрыть» в окне просмотра или на клавишу Esc на клавиатуре.

Поиск и замена

Часто в большом тексте, насчитывающем десятки и сотни страниц, требуется найти слово, словосочетание, имя собственное или какой-то другой фрагмент. Для этого следует выбрать команду «Найти» (можно использовать комбинацию клавиш Ctrl + F). Эта команда расположена на вкладке «Главная» в группе «Редактирование».

В поле «Найти» диалогового окна надо ввести искомый фрагмент текста и нажать на кнопку «Найти далее».

Таким же образом можно провести замену одного слова в тексте другим. Для этого в в той же группе команд надо выбрать команду «Заменить» (или нажать комбинацию Ctrl + H).

Например, можно заменить по всему тексту слово "пишем" словом "читаем". Можно заменять слова как по одному (пользуясь командами «Найти далее» и «Заменить»), так и все сразу (выбрав команду «Заменить все»). Полезно помнить, что команда «Заменить все» может дать некорректные результаты по итогам выполнения, так как эта команда может исправить слово в ненужном для исправления контексте.



Вставка символов

Часто в работе возникает ситуация, когда в обычный текст необходимо добавить либо специальный символ, либо термин, состоящий из символов, например, греческого алфавита. Для того чтобы выполнить такую задачу, следует на вкладке «Вставка» выбрать команду «Символ». Перед вами появится окно «Символ», в котором можно выбрать все необходимые символы, как говорится, от альфы до омеги.

Списки

В Microsoft Word можно создавать маркированные и нумерованные списки. Списки могут быть многоуровневыми. В качестве маркера может использоваться любой символ.

Простейший нумерованный или маркированный список создать легко. Нужно выделить абзацы, который должны входить в список, и нажать на вкладке «Главная» ленты меню программы нужную кнопку.

Если необходимо сделать многоуровневый список, проще всего воспользоваться клавишей Tab, которая вводит непечатаемый символ табуляции.

Ввод производится в такой последовательности:

текст

текст

текст

Затем набранный текст выделяется и нажимается графическая кнопка нумерованного списка. После этого выделяется второй элемент полученного списка и нажимается клавиша Tab. После этого выделяется оставшийся элемент и клавиша Tab нажимается дважды. В результате получится многоуровневый список следующего вида

1. текст

a. текст

i. текст

Сложнее обстоит дело, если необходимо отредактировать список. В этом случае придется воспользоваться выпадающим меню «Список» в группе команд «Абзац» и далее выбирать команду «Определить новый многоуровневый список». Абзацы, которые нужно отредактировать, разумеется, сначала следует выделить.

Вставка рисунков

Достаточно часто в тексте реферата или доклада вполне уместным оказывается графический материал, например, рисунок. Для выполнения этой задачи обратимся к команде «Рисунок» раздела меню «Вставка».

Важно правильно выбрать, откуда именно будет вставлен рисунок. Этот вопрос уже излагался при описании технологического принципа OLE. Напомним, что Word позволяет не только вставлять рисунки, но и редактировать их. Если щелкнуть левой кнопкой мыши по рисунку, вокруг него появятся специальные значки, указывающие границы контура. С их помощью рисунок можно увеличить или уменьшить в размерах.

Щелкнув по рисунку правой клавишей мыши и выбрав в контекстном меню команду «Формат рисунка», можно точно задать его характеристики (цвет, размер, яркость). Также важно правильно расположить рисунок в тексте, для чего в диалоговом окне «Формат рисунка» служит вкладка «Положение».

Границы и заливка

Microsoft Word позволяет выделять отдельные элементы текста, применяя к ним оформление в виде цвета шрифта и фона, а также рамок.

Рассмотрим в связи с этим функции настройки элементов рамки и цвета фона внутри нее. Соответствующие команды находятся в на вкладке «Главная» в группе «Абзац».

Границами и заливками могут быть выделены различные фрагменты текста (символы, слова, абзацы и др.), таблицы и ячейки таблиц, графические объекты и рисунки.

Например:

Если нужно установить границы для одного абзаца, в него необходимо перевести курсор. Выделять абзац полностью не требуется.

Если нужно установить границы для нескольких абзацев, их необходимо выделить. Однако выделять абзацы полностью не требуется, достаточно, чтобы выделение лишь частично затронуло форматируемые абзацы.

Для того чтобы воспользоваться этими возможностями, нужно выбрать в группе команд Абзац значок с изображением ведра («заливка») и/или значок с изображением элементов рамки («границы»). Затем установить нужный вид рамки, ее цвет и толщину, а также цвет заливки.

Границы и заливка в таблицах

Все функции границ и заливок, которые можно применить к абзацу, применимы и по отношению к абзацам, расположенным внутри таблиц, хотя при оформлении текстов такая потребность возникает редко.

В таблицах работа с границами и заливками, разумеется, ведется внутри ячеек. При этом “работают” те же кнопки и разделы меню, что для границ и заливок текста. Кроме того, с помощью тех же команд можно применить оформление границ как к таблице в целом, так и к каждой ячейке в отдельности.



Microsoft Excel. Основы работы с электронными таблицами

Интерфейс среды Excel

Все функции Excel доступны через Главное горизонтальное (или центральное) меню системы. Кроме того, многие средства управления продублированы также в форме, экранных кнопок-пиктограмм, содержащихся в панелях управления. Наиболее популярные из них вынесены на экран, но выведены могут быть и другие, если воспользоваться средствами настройки Excel.

Строка формул. Следующая строка интерфейса называется строкой формул и состоит из следующих компонент.

Поле имени служит для выполнения нескольких функций. В обычном состоянии (в режиме Готово) здесь отображается адрес текущей клетки рабочего листа. При выделении блока в поле отображается число захватываемых строк и столбцов. В этом поле можно непосредственно ввести адрес нужной клетки. Тогда после нажатия клавиши Enter мы окажемся в указанном месте листа.

Кнопка просмотра списка имен служит для быстрого перемещения в любую поименованную область книги, открывая меню, содержащее перечень (если есть) всех таких блоков. Щелчок по нужному имени перенесет нас в желаемую область.

Поле ввода (собственно строка формул) используется для ввода данных. Для управления вводом здесь доступны три кнопки:

Отмена ввода (действует аналогично клавише Escaрe).

Ввод - кнопка подтверждения ввода (аналогична клавише Enter).

Изменить формулу. Кнопка вызывает Мастер функций, облегчающий правильный ввод функций. В частности, в процессе ввода формул, можно видеть последовательно получаемые результаты, что позволяет уменьшить число ошибок ввода.

Кнопки отмены/подтверждения ввода появляются в строке формул только в режиме ввода/редактирования клетки.

Ниже строки формул находится рабочее пространство Excel, называемое рабочим листом. Лист обрамлен бордюром, где указаны номера строк и буквенные обозначения столбцов. Поля бордюра являются кнопками, с помощью которых щелчком мыши можно выделять целые строки/столбцы. В левом верхнем углу листа находится кнопка Выделить все, применяющаяся в случае необходимости обработать лист целиком.

Непосредственно под пространством рабочего листа отображены вкладки листов, позволяющие быстро вызвать любой из имеющихся в рабочей книге листов, щелкнув по нему мышью.

Средства управления Excel

В Excel управление данными может осуществляться четырьмя альтернативными способами: через меню, с помощью пиктограмм, с Помощью закрепленных клавиш и мышью.

Перечислим важнейшие "горячие" клавиши.

Клавиши перемещения

Клавиши со стрелками - переход на одну позицию (строку, столбец) в выбранном направлении.

Ноmе - переход в первую ячейку текущей строки.

Ctrl+Home-переход в начало листа (в ячейку А1).

Ctrl+End - переход в последнюю (нижнюю правую) ячейку занятой рабочей области.

End - активизация режима End ("В конец") быстрого перемещения, при котором последующее нажатие клавиш со стрелками перемещает курсор через пустые клетки к первой занятой или через занятые - к первой свободной клеткам.

Ctrl+стрелки - вызывают аналогичные перемещения курсора.

Ctrl+Рage Uр - переход на следующий лист в рабочей книге.

Ctrl+Рage Down - переход на предыдущий лист рабочей книги.

Tab - перемещение к следующей клетке в выделенной области.

Shift+Tab - перемещение к предыдущей клетке выделенной области.

Ctrl+Backsрace - быстрое возвращение к активной области/клетке. Удобно для возврата назад в случае, если вы переместились в отдаленное место листа с помощью мыши и полос прокрутки и хотите быстро вернуться.

Scroll Lock-устанавливает режим, где действие навигационных клавиш влечет не перемещение курсора, а перемещение экрана.

Клавиши помощи

F1 - вызов справочной системы по работе в Excel (Помощника).

Shift+F1 - контекстно-зависимая (ориентированная на стуацию) справка.

Клавиши редактирования

Enter - завершение ввода/редактирования клетки. Курсор перемещается к следующей нижней клетке.

Escaрe - отмена текущего ввода (возможна до нажатия клавиши Enter и, вообще, до того, как покинута редактируемая клетка),

Home -переход в начало строки.

End -переход в конец строки.

Ctrl+< и Ctrl+ > -перемещение на одно слово влево/вправо.

F2-переход в режим редактирования непосредственно в ячейке. Аналогичный эффект вызывает двойной щелчок в клетке.

F4 - B режиме ввода/редактирования формулы преобразует ссылку из относительной в абсолютную и наоборот.

Shift+Delete - копирование выделенного фрагмента в данных в буфер обмена с изъятием его из таблицы.

Ctrl+lnsert - копирование выделенного фрагмента в буфер без изъятия оригинала.

Shift+lnsert -извлечениес одержимого буфера в таблицу.

Alt+Enter - начать новый абзац в текущей ячейке (создать новую строку внутри клетки).

Ctrl+Delete - удалить символы от курсора до конца строки.

Shift+стрелки - выделение фрагментов строки.

Манипулирование данными

Выделение.

Выделение клетки осуществляется простым переходом внес с помощью клавиатуры или щелчком мыши. Выделенная (она же текущая) клетка будет обрамлена жирной линией с маленькой квадратной точкой в нижнем правом её углу - маркером заполнения.

Выделение строки/столбца произойдет, если щелкнуть мышью на соответствующем элементе бордюра - на цифре-номере строки или букве-номере столбца.

Выделение всего листа целиком осуществляется щелчком мыши на экранной кнопке выделения листа (кнопка "выделить все"), находящейся на пересечении бордюра строк и столбцов.

Выделение нескольких листов книги может быть выполнено последовательными щелчками мыши на вкладках нужных листов с удержанием клавиши Shift. Для несмежных листов - с удержанием клавиши Ctrl.

Выделение блока из нескольких клеток начинается с установки курсора в любом из четыре углов блока. Далее, удерживая нажатой клавишу Shift, с помощью клавиш перемещения следует выделить остальную часть блока. Если вам кажется утомительным процесс буксировки или требуется выделить большой блок, удобнее сначала выделить клетку в одном углу блока, найти (возможно, с помощью полосы прокрутки) клетку в противоположном углу и, нажав клавишу Shift, щелкнуть на ней мышью. Блок будет выделен целиком.

Выделение несмежных областей листа может осуществляться мышью аналогичным образом при нажатой клавише Ctrl.

Перемещение

Перемещение клетки/блока удобно выполнять с помощью мыши. Для этого курсор следует приблизить к любой границе выделенного блока (при этом курсор превратится в пустотелую стрелку) и, нажимая и удерживая кнопку мыши, отбуксировать блок на новое место.

Копирование

Копирование в несмежные области осуществляется похожим образом, но при нажатой клавише Ctrl (при этом рядом с курсором-стрелкой появляется маленький знак плюс). Далее выделенный блок может быть скопирован в любое другое место.

Если, как часто бывает, требуется "размножить" данные сразу в несколько или даже во много смежных ячеек, используется механизм заполнения. Курсор мыши фиксируется на квадратной точке (маркере заполнения) в правом нижнем углу блока (курсор превращается в значок +) и при нажатой кнопке мыши буксируется по горизонтали или по вертикали. Если при этом еще нажать клавишу Ctrl, то получится не копирование, а формирование числовой арифметической прогрессии. При такой операции курсор будет иметь вид двух знаков плюс - большого и маленького.

Копирование/перемещение данных на другие листы выполняется аналогичным образом, но при нажатой клавише Alt. Так, для перемещения выделенного блока нужно отбуксировать его на вкладку нужного листа (что повлечет открытие этого листа) и установить на желаемое место. Для копирования следует сделать тоже самое, но еще и принажатой клавише Ctrl.

При перемещении на другой лист клетки содержащей формулу, имеющиеся в ней адреса получат Приставку, указывающую на имя листа-источника данных.

Автозаполнение

Положим, в некоторой ячейке содержится числовая константа. Если при ее буксировке за маркер заполнения удерживать клавишу Ctrl, то копируемая числовая константа в каждой следующей клетке получит единичное приращение. Пусть в размножаемой указанным образом ячейке находится число 5. Скопировав ее вправо (или вниз), получим значения 6, 7, 8 и т.д. Копирование вверх и влево даст убывающую последовательность (4, 3, 2 и т.д.).

Очистка и удаление

Эти термины в Excel имеют различный смысл.

Очистка освобождает блок от находящихся в нем данных. Очистка выделенной области осуществляется нажатием клавиши Delete. При этом, однако, не происходит освобождения ячеек от занесенных в них форматов и элементов оформления (рамок, заливки, объединения ячеек и др.). Чтобы наряду сданными убрать все это, следует в меню Правка выбрать пункт Очистить и в открывшемся вспомогательном меню - пункт Все.

Удаление означает физическое удаление самого объекта. Можно удалить блок клеток, строки, столбцы и т.п. При этом удаленные объекты замещаются соседними.

Удаление предварительно выделенной клетки/блока выполняется нажатием клавиш Ctrl+Минус. При этом предъявляется окно диалога Удаление ячеек, где можно выбрать вид удаления и способ замещения удаляемых ячеек.

Вместо Ctrl+Минус можно воспользоваться контекстным меню (пункт Удалить).

Удаление строк и столбцов осуществляется выделением нужных строк/столбцов и нажатием клавиши Ctrl+Минус или вызовом правой кнопкой мыши контекстного меню (пункт Удалить).

Вставка элементов таблицы

Вставка пустой строки/столбца производится так: выделяется строка/столбец (курсор мыши фиксируется на номере строки/столбца на бордюре) и нажимаются клавиши Ctrl+Плюс. Новая строка будет вставлена сразу над текущей строкой, новый столбец - справа от текущего столбца. Если необходимо вставить сразу несколько смежных строк/ столбцов, то и выделить следует сразу несколько соответствующих элементов бордюра.

Вставка клетки/блока выполняется аналогично - выделяется блок нужного размера и положения и нажимается Ctrl+Плюс. В ответ предъявляется окно диалога управления вставкой, где следует указать, куда именно следует сдвинуть фрагмент таблицы, чтобы принять добавляемый блок.

Тоже самое можно сделать, используя только мышь. После выделения нужного объекта (строки, столбца, блока) щелчком правой кнопки вызывается контекстное меню со всеми доступными функциями, из которых следует выбрать пункт Вставка.



Управление размером строк и столбцов

Подгонка ширины столбцов под фактический размер данных необходима для более экономного представления информации на экране и бумаге.

"Ручная" подгонка выполняется буксировкой границы столбца мышью после установки ее курсора (принимающего вид двунаправленной стрелки), на бордюре таблицы (на вертикальной линии, отделяющей клетки бордюра). Такой метод применим для индивидуальной подгонки столбцов. Он не слишком удобен для массовых действий. Имеется быстрый способ задания минимально возможной ширины столбца/столбцов.

Для этого следует выполнить следующее:

· Мышью выделяются соответствующие заголовки столбцов на бордюре

· рабочей области.

· Курсор мыши устанавливается на границе любого столбца внутри выделенного диапазона и принимает вид двунаправленной стрелки.

· Делается двойной щелчок мыши

· Столбцы, не содержащие данные, остаются без изменения.

Операции с рабочими листами

Вставка/удаление листа может быть осуществлена с помощью меню Правка/Удалить лист или Вставка/Лист.

Переименование листа. Самый простой способ переименования листов реализуется мышью для чего следует дважды щелкнуть на вкладке листа внизу экрана навести новое имя непосредственно сюда. Другой способ - щелчок правой кнопкой для вызова контекстного меню.

Перемещение листа. Это легко сделать, просто отбуксировав вкладку любого листа в новое место среди других имеющихся вкладок. Будущее положение перемещаемого листа показывает маленький треугольник под буксируемым листом.

Копирование листа. Создание копии листа может быть осуществлено при выполнении цепочки команд: Выделить все+Копировать+Перемещение в, предварительно созданный, пустой лист+Вставить, но самый простой способ копирования листа внутри данной книги реализуется мышью при нажатой клавише Ctrl. Новый лист получает прежнее имя, но с очередным номером (2, 3 и т.д.).

Ввод и редактирование

Ввод данных может производиться как в строке формул, так и непосредственно в текущей клетке, если предварительно нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть мышью.

Множественный ввод. Имеется способ ввода данных, совмещенный с копированием. В этом случае сначала выделяются все (не обязательно смежные) ячейки, которые должны содержать одинаковую информацию. После ввода данных в одну текущую клетку и нажатия клавиш Ctrl+Enter, ее содержимое будет автоматически повторено во всех ячейках выделенных областей.

Ввод повторяющихся данных. При заполнении таблицы часто возникает ситуация когда нужно вносить уже введенные ранее данные. Это легко осуществить, нажав клавиши Alt+v. При этом под курсором возникает список из всех ранее введенных данных, где можно выбрать нужное значение щелчком мыши.

Наряду с перечисленными средствами копирования/перемещения данных, в панели инструментов имеются соответствующие пиктограммы:

кнопка Вырезать. Удаление данных из таблицы с сохранением их в буфере обмена.

кнопка Копировать. Копирование данных из таблицы в буфер обмена.

кнопка Вставить. Извлечение данных из буфера в таблицу.

Использование пиктограмм особенно удобно в случае необходимости перемещения/копирования данных на значительные расстояния или на другой лист (другую книгу). В любом случае нужный блок сначала выделяется, а затем берется в буфер (с изъятием или без) из таблицы. Затем находится нужное место, где и извлекается его содержимое.

Копирование/перемещение может быть соединено с преобразованием данных, если для этого воспользоваться не пиктограммой Вставить, а меню Правка+Специальная вставка или контекстным меню (пункт Специальная втавка).

Создание формул

Все формулы должны начинаться со знака "=" и могут включать константы, знаки операций, функции, адреса клеток.

Арифметические операторы (перечислены в порядке приоритетов):

- -инвертирование (умножение на минус 1);

%- операция процента (применяется к отдельному числу);

^ - возведение в степень;

*,/ - умножение, деление;

+, - - сложение, вычитание.

Операции выполняются слева направо в порядке их приоритетов, которые могут быть изменены круглыми скобками.

Замечания к знаку %

Если вы введете в ячейку число со знаком %, фактическое его значение будет в 100 раз меньше. Например, если введено 5%, запомнится число 0,05. Таким образом, вводится процент, а хранится коэффициент. Такое действие эквивалентно установлению процентного формата клетки для числа 0,05.

Ввод процентов в формулу (т.е. в выражение, начинающееся со знака равно) может иметь смысл для придания наглядности. Положим, вам нужно получить 5% от числа 200. Можно записать так =0,05*200, а можно ==5%*200 или =200*5%. В обоих случаях результат будет одинаковым - 10. Знак процента может применяться и к ячейкам, например =Е4%. Результатом будет одна сотая часть содержимого Е4.

Текстовый оператор - &. Оператор используется для сцепления двух строк в одну. Так, например, результатом применения оператора сцепления в формуле ="Петр"&* Кузнецов" будет фраза "Петр Кузнецов".

Операторы отношения: =, <, >,<=, >=,<>. Операторы могут использоваться как с числовыми, так и текстовыми данными.

В панели инструментов Excel имеются специальные средства, облегчающие ввод формул. Они доступны через пиктограммы Мастер функций и Автосуммирование (для суммирования).

При ручном вводе адресов ячеек и ключевых слов в формулах можно использовать как прописные, так и строчные буквы, но по завершении ввода такие элементы все равно будут отображаться прописными буквами. Можно посоветовать использовать здесь именно строчные буквы. Это позволит быстрее заметить ошибки - ошибочные вводы не будут преобразованы в верхний регистр и легко обнаруживаются. Так, типичная ошибка -ввод адресов русскими буквами вместо латинских (например, буквы А, В, С имеются в обоих языках). Если ввести адрес а4, используя латинский алфавит, он позже превратится, в А4, а если русский - так и останется а4.

Форматирование чисел

Следующие кнопки в панели инструментов предоставляют простейшие средства форматирования числовых данных.

1. Кнопки увеличения/уменьшения количества выводимых дробных знаков чисел. Округляется только экранный образ числа. Фактическое содержимое клетки остается неизменным

2. Кнопка установления денежного формата. Число отображается с двумя дробными разрядами, пробелом-разделителем между каждыми тремя разрядами целой части числа и обозначением рубля, например 123400,50р.

3. Кнопка установления процентного формата. Действие формата состоит в том, что фактически введенное число умножается на 100 и снабжается знаком процента. Например, оригинальное значение 0,25 будет отображено как 25%, т.е. вводится коэффициент, а отображается процент.

4. Кнопка финансового формата (вставка пробела через каждые три разряда в целой части числа, например 12 308 201,45). Аналогичен денежному формату, но не указывается денежная единица.

Пиктограммы реализуют лишь самые простые числовые форматы, которых во многих случаях совершенно недостаточно. В этом случае следует обратиться к меню Формат+Ячейки+вкпадка Число.

Для образования других (пользовательских) форматов применяются специальные символы шаблона, которые указывают, что именно, будет предъявлено на их месте в клетке таблицы. Кроме этих символов, внутри шаблона можно вставлять любые собственные символы, и даже слова. Не допускается использовать только знаки ! ^ & ` ~ { } = < >. Если все-таки возникает потребность вставить их в шаблон, следует заключить их в двойные кавычки.

Так, если в поле Тип ввести, например, формат.

[Красный] 000,00"км/час"

то в текущей клетке числовые данные будут отображаться символами красного цвета обязательно с тремя целыми и двумя дробным разрядами (независимо от фактического наличия этих значений в данных) и с текстом км/час.



Числовые форматы

Для форматирования чисел используются следующие символы шаблона:

0 - отображает цифру форматируемого числа, в том числе и если это ведущие и концевые нули.

# - действует аналогично, но не показывает ведущие и концевые нули.

? - действует аналогично, но ведущие и концевые нули замещаются на пробелы. Это позволяет выравнивать числа в столбце, несмотря на отсутствие/наличие нулей.

, - десятичная запятая (разделитель целой и дробной частей) внутри числа.

Е-,е-,Е+,е+ -экспоненциальный формат. Если используется формат Е+ (или е+), знак минус выводится перед отрицательным показателем, а знак плюс - перед положительным. Если используется формат Е- (или е-), знак минус выводится перед отрицательным показателем, знак плюс перед положительным показателем не отображается. Здесь символы Е и е - только латинские буквы.

" " - используются для включения в формат любых символов (сами кавычки при этом не выводятся. По краям формата кавычки можно не использовать.

/- шаблон дроби. Выводит нецелое число в виде обыкновенной дроби с числителем и знаменателем.

% - шаблон процента. Введенное число умножается на 100 и выводится со знаком процента.

_ - знак подчеркивания. Используется для того, чтобы выравнивать данные. Вставляет пробел, равный ширине следующего символа, например, пара знаков _) вставляет в формат пробел, равный ширине скобки.

;; - содержимое числовой клетки не отображается на экране и не выводится на бумагу (но, конечно, остается в клетке).

;;; - не отображается содержимое любой клетки.

* - символ повтора (устанавливается перед числовым шаблоном). Следующий за звездочкой знак будет предшествовать самому числу столько раз, сколько нужно, чтобы заполнить всю клетку. Используется для заполнения возможных пробелов перед числом, чтобы избежать подделки (дописывания цифр слева).

пробел (внутри шаблона) - устанавливает разделитель. тысяч в целой части числа, если пробел находится в шаблоне между знаками 0 или #. Вводится для удобочитаемости длинных числовых данных.

пробел (в конце шаблона)-- каждый такой пробел масштабирует число, округляя его до тысяч. Например, формат вида #,# с двумя пробелами в конце выведет число, округленное до миллионов. Так, число 55781250 будет отображено в виде 55,8.

Обобщение данных

Сортировка.

Самая простая сортировка может быть выполнена с помощью двух пиктограмм-кнопок сортировки (по возрастанию и по убыванию).

Здесь следует обратить внимание на заголовок таблицы. Верхняя строка не участвует в сортировке, т.е. .остается заголовком, если формат или та данных в ней отличается от этих параметров для основных данных таблицы. Если таких различий не наблюдается, верхняя строка заголовка будет отсортирована вместе с другими данными.

Универсальное средство сортировки содержится в меню Данные+Сортировка. Здесь вызывается окно диалога, позволяющее сразу указать иерархию сортировок (до трех уровней вложенности), а также определить, включается или нет верхняя строка в область сортировки (раздел Идентифицировать поля по). Если установлен переключатель по подписям -заголовки остаются неприкосновенными, если по обозначениям столбцов - они включаются в сортировку.

По умолчанию предлагается Обычный порядок.

Фильтрация

Аппарат фильтрации позволяет выделить нужные данные среди имеющихся. Средства фильтрации доступны через меню Данные+Фильтр, которое вызывает вспомогательное меню.

Автофильтрация. Самым простым является использование автофильтра (пункт Автофильтр). При выборе этого пункта слева от него изображается галочка, а в заголовке каждого столбца появится khoi треугольник выбора фильтра для данного поля.

Щелчок по любой из кнопок выбора повлечет предъявление ниспадающего меню, содержащего список всех имеющихся значений поля.

Итоги

Использование функции Итоги из меню Данные позволяет выполнить детальный анализ сводных показателей для групп данных, объединенных каким-либо общим признаком. Чтобы формирование итогов имело смысл, необходимо предварительно отсортировать исходные данные по желаемому признаку, например, нужно найти суммарную выручку каждого из работников организации.

Размещено на Allbest.ru

...