средствами управления взаимодействия текста с параметрами страницы и графическими объектами, но имеют более слабые возможности по автоматизации ввода и редактирования текста. Их целесообразно применять к документам, которые предварительно обработаны в текстовых процессорах и графических редакторах.

Электронные таблицы. Основное назначение электронных таблиц -- обработка различных типов данных, представляющихся в табличной форме, например, планово-финансовые, бухгалтерские документы, небольшие инженерные расчеты (Excel -- разработка Microsoft, Lotus 1-2-3 -- разработка Lotus). Основное преимущество электронных таблиц, в сравнении с текстовыми процессорами (где тоже могут вестись таблицы, производиться небольшие вычисления и сортировка), в том, что содержание одних ячеек может меняться автоматически в соответствии с изменением содержания других. Иными словами, ячейки могут быть функционально зависимы. Кроме того, табличные процессоры имеют возможности ведения небольших баз данных и визуализации данных в виде различных таблиц, диаграмм и графиков, т.е. средства ведения таблиц, средства табличных расчетов подкрепляются возможностями создания наглядных отчетов.

Они находят широкое применение в бухгалтерском учете, анализе финансовых и торговых рынков, средствах обработки результатов научных и экономических экспериментов, т.е. в автоматизации

регулярно повторяемых вычислений больших объемов числовых и текстовых данных, представляющих табличные структуры.

Системы управления базами данных (СУБД). Программы этого класса (Access разработка Microsoft) позволяют работать с большими объемами структурированных данных -- базами данных (как правило, это табличные структуры). В функции СУБД входит: описание данных, доступ к данным, поиск, отбор данных по определенным критериям. Большинство современных СУБД позволяют создавать небольшие программы обработки данных на встроенных языках, имеют оформительские возможности, позволяющие на основе собранных и обработанных данных создать отчет. Множество СУБД, также как и текстовые процессоры, имеют своих представителей и в ППО общего и в ППО специального назначения. На уровне ППО общего назначения -- это настольные СУБД, на уровне специальном -- это большие СУБД, составляющие основу информационных систем и позволяющие работать в компьютерных сетях.

Графические системы. Это программы, предназначенные для работы с графическими изображениями. К ним относятся редакторы растровой и векторной графики, программы обработки трехмерной графики (ЗБ-редакторы). Растровые редакторы для представления изображений используют растры , т.е. совокупности точек, имеющих свой цвет и яркость. В них удобно обрабатывать фотографии и объекты, имеющие мягкие цветовые переходы. Основа

векторного представления -- линия (ее уравнение). Векторные редакторы удобны для работы с чертежами и рисованными картинками. Редакторы трехмерной графики используются для создания пространственных графических композиций, позволяют проследить взаимодействия трехмерных объектов между собой и трехмерных объектов с источником света.

Интегрированные программные средства. Отдельные программы, являясь мощным средством решения круга прикладных задач, не могут в полной мере удовлетворить пользователя. Например, выборку данных, предоставленную СУБД, бывает удобно обработать с помощью электронных таблиц, результаты, оформленные в виде наглядных таблиц, поместить в отчет, представляющий собой текстовый документ, который был составлен в текстовом процессоре. Для совместной работы нескольких программ требуется и унификация форматов обрабатываемых файлов. Такие программные пакеты называются интегрированными программными средствами. Наиболее распространенный продукт этого класса -- пакет MS Office (разработка Microsoft), который кроме текстового процессора MS Word, табличного процессора MS Excel и СУБД MS Access интегрирует в себе такие офисные программные средства, как система разработкипрезентаций MS Power Point, электронный организатор MS Outlook и др.

Программные средства для решения прикладных математических (статистических) задач позволяют производить математические расчеты: решение уравнений и систем уравнений и т.д., некоторые пакеты позволяют производить аналитические (символьные) вычисления: дифференцирование, интегрирование и т.д.

Переводчики. Игры. Развлечения. Это класс популярных программ, не требующий больших комментариев. Переводчики обычно работают резидентно, т.е. в любом тексте на иностранном языке можно выделить переводимый фрагмент и после нажатия определенной комбинации клавиш предъявляется окно с переводом или возможные варианты перевода слова.

Игры очень распространены, их создано огромное количество. Среди них можно выделить следующие типовые сценарии: игры на опережение (на мастерство), азартные игры, логические игры, обучающие игры.

Развлечения -- прикладные программы, позволяющие осуществлять просмотр слайдов, прослушивание звуковых файлов, видеофайлов.

3. Программные средства специального назначения

Разработчики создают специальные программные системы целевого назначения для специалистов в некоторой предметной области. Такие программы называют авторскими инструментальными системами.Авторская система представляет интегрированную среду с заданной интерфейсной оболочкой, которую пользователь может наполнить информационным содержанием своей предметной области.

^ Экспертная система - это программа, которая ведет себя подобно эксперту в некоторой узкой прикладной области. Экспертные системы призваны решать задачи с неопределенностью и неполными исходными данными, требующие для своего решения экспертных знаний.

Кроме того, эти системы должны уметь объяснять свое поведение и свое решение.

Принципиальным отличием экспертных систем от других программ является их адаптивность, т.е. изменчивость в процессе самообучения.

Принято выделять в экспертных системах три основных модуля:

* модуль базы знаний;

* модуль логического вывода;

* интерфейс с пользователем.

Экспертные системы, являющиеся основой искусственного интеллекта, получили широкое распространение в науке (классификация животных и растений по видам, химический анализ), в медицине (постановка диагноза, анализ электрокардиограмм, определение методов лечения), в технике (поиск неисправностей в технических устройствах, слежение за полетом космических кораблей и спутников), в политологии и социологии, криминалистике, лингвистике и т.д.

В последнее время широкую популярность получили программы обработки гипертекстовой информации. Гипертекст - это форма организации текстового материала не в линейной последовательности, а в форме указании возможных переходов (ссылок), связей между отдельными его фрагментами. В обычном тексте используется обычный линейный принцип размещения информации и доступ к нему осуществляется последовательно. В гипертекстовых системах информация напоминает текст энциклопедии, и доступ к любому выделенному фрагменту текста осуществляется произвольно по ссылке. Организация информации в гипертекстовой форме используется при создании справочных пособий, словарей, контекстной помощи (Help) в прикладных программах.

Расширение концепции гипертекста на графическую и звуковую информацию приводит к понятию гипермедиа. Идеи гипермедиа получили распространение в сетевых технологиях, в частности в Интернет-технологиях. Технология WWW (World Wide Web) позволила структурировать громадные мировые информационные ресурсы посредством гипертекстовых ссылок. Появились программные средства, позволяющие создавать подобные Web-странички. Стали развиваться механизмы поиска нужной информации в лабиринте информационных потоков. Популярными поисковыми средствами в Интернет являются Yahoo, AltaVista, Magellan, Rambler и др.

Мультимедиа (multimedia) - это взаимодействие визуальных и аудиоэффектов под управлением интерактивного программного обеспечения. Появление и широкое распространение компакт-дисков (CD-ROM) сделало эффективным использование мультимедиа в рекламной и информационной службе, сетевых телекоммуникационных технологиях,обучении.

Мультимедийные игровые и обучающие системы начинают вытеснять традиционные «бумажные библиотеки». Сегодня в библиотеках CD-ROM можно «гулять» по музеям, Московскому Кремлю и т.д. с помощью «электронного путеводителя».

Тема 12. Текстовые и табличные процессоры.

1. Текстовый редактор.

Работа с текстовыми документами в среде MS Word

ѕ общие сведения; экранный интерфейс, запуск и настройка;

ѕ создание документа; ввод текста и форматирование;

ѕ параметры страниц и печать документа;

Текстовый процессор Microsoft Word предназначен для создания, просмотра, редактирования и форматирования документов.

Важным преимуществом Microsoft Word является возможность получения в печатной копии в точности того, что изображено в окне документа на экране. Эта возможность реализуется на уровне операционных систем посредством технологии WYSIWYG. Кроме этого текстовый процессор поддерживает механизм связывания и внедрения объекта OLE-2.

Microsoft Word-2000 обеспечивает выполнение следующих функций:

§ огромный набор средства ввода, редактирование и форматирование текста;

§ широкие возможности работы с графической и иной информацией;

§ открытие и сохранение документов во множестве форматов;

§ компоновка в документе информации из различных источников;

§ объединение усилий при работе над сложным документом нескольких пользователей, работающих на разных машинах в локальной сети или Internet;

§ средства программирования и автоматизации действий пользователя.

Для работы с Microsoft Word-2000, согласно рекомендациям корпорации Microsoft, требуется:

§ IBM PC c процессором Pentium 75 MHz и выше;

§ операционная система Windows-9x;

§ 20 Mb оперативной памяти и 150 Мb на жестком диске;

§ для работы с полной справочной системой необходимо установить программу Internet Explorer 5.0 или выше;

§ для работы с электронной почтой необходимо установить программы Microsoft Outlook Express 5.0 и дополнительно обеспечить 8 Мb оперативной памяти.

Меню Word содержит пункты, которые обеспечивают большую часть действий и команд по управлению текстовым процессорам.

· File (Файл) - для управления документами, печатью и форматом страницы;

· Edit (Правка) - для редактирования документа;

· View (Просмотр) - для управления отображением документами и его элементами на экране;

· Insert (Вставка) - для вставки в документ различных объектов;

· Format (Формат) - для форматирования документа;

· Tools (Сервис) - для обслуживания документа;

· Table (Таблица) - для работы с таблицами;

· Window (Окно) - для работы со вторичными окнами;

· Help (Cправка) - для вызова встроенного справочника;

Основы работы с документами. В текстовом процессоре можно работать со следующими типами документов:

· обычный документ Word;

· Web-страница;

· шаблон;

· мастер.

Обычный документ Word. Обычный документ создается в случаях, когда требуется традиционный документ, предназначенный для распечатки. Обычный документ имеет расширение .doc.

Web-страница. Web-страница используется, чтобы ее содержимое было доступно пользователям внутренней сети или в Internet в окне броузера. Web-страница открывается в режиме Web-документа и сохраняется в формате HTML (Hypertext Markup Language).

Шаблон. Шаблоны используются в случаях, когда требуется использовать сохраненные ранее стандартные элементы текста, пользовательские панели инструментов, шрифты, настройки меню, макросы, клавиатурные комбинации и стили. Шаблон Normal содержит установки, которые будут доступны всем документам по умолчанию. Файлы шаблонов имеют расширение .dot (document template) и хранится в папке Templates (Шаблоны).

Мастер. Для упрощения процедуры создания стандартные документы в Word имеются специальные небольшие встроенные программы-мастера. Они предназначены для получения у пользователя требуемой информации, обработки ее и размещением в нужных местах документа с форматированием в соответствии с выбранным шаблоном.

Создание нового документа. При запуске Word автоматически открывает пустой документ, с которым можно начать работу. Иногда возникает необходимость открыть новый документ. Для этого надо выбрать команды меню File (Файл) New (Создать) или воспользоваться кнопкой - New (Создать) на панели инструментов Стандартная.

Открытие существующего документа. Для того чтобы открыть существующий документ, надо выбрать команды меню File (Файл) Open (Открыть) или воспользоваться кнопкой -Open (Открыть) на панели инструментов. При этом откроется стандартное окно запроса на ввод имени файла. В нем надо указать имя файла и при необходимости, его место-положение.

Сохранение документа на диске. Для сохранения документа на диске, надо выбрать команды меню File (Файл) Save (Сохранить) или воспользоваться кнопкой -Save (Сохранить) на панели инструментов. Если документ сохраняется впервые, то на экран будет выведен стандартный запрос на имя файла. В нем надо указать имя файла, в котором сохраняется документ, и при необходимости его местоположение.

Сохранение документа под другим именем. Для сохранения документа под другим именем, надо выбрать команды меню File (Файл) Save As (Сохранить как). В появившимся запросе указывается новое имя и его место-положение. При этом старый файл не исчезает.

Ввод формул. Необходимость в наличии средства для ввода математических выражений в текстовый документ характерна для научно-технической документации. В программе Microsoft Word таким средством является редактор формул Microsoft Equation 3.0. Он позволяет создавать формульные объекты и вставлять их в текстовый документ. При необходимости вставленный объект можно редактировать непосредственно в поле документа.

Работа с диаграммами. Диаграммы являются удобным средством визуального представления данных и наряду с таблицами очень широко используются в научно-технической документации. Для создания диаграмм текстовый процессор Microsoft Word имеет подключаемое средство Microsoft Graph. Соответственно, для процессора Microsoft Word 2000 используется программа Microsoft Graph 2000.

Работа с графическими объектами. В документах Microsoft Word можно использовать два тип графических объектов: рисунки и изображения. Рисунки -- объекты векторной природы (линии, прямые и кривые, геометрические фигуры, стандартные и нестандартные). Простейшие средства для их создания есть в самом текстовом процессоре.

Изображения -- растровые объекты. Текстовый процессор не имеет средств для их создания, поэтому они вставляются как внешние объекты из файла, подготовленного другими средствами (графическим редактором, с помощью сканера, цифровой камеры, графического планшета).

Главное окно Word можно разделить на пять основных областей:

Строка заголовка

Строка меню

Панели инструментов

Рабочая область

Строка состояния

Строка заголовка помимо собственно заголовка содержит пиктограмму системного меню и кнопки управления окном

Строка меню содержит команды основного меню. Все команды являются иерархическими. Это означает, что при выборе одной из таких команд на экране появляется ее ниспадающее меню.

Панели инструментов предоставляют удобное средство для быстрого выполнения команд и процедур. Для того чтобы выполнить команду или процедуру, представленную на панели инструментов соответствующей кнопкой, достаточно нажать мышью эту кнопку. Панели инструментов доступны в любой момент, поскольку они располагаются поверх окон документа.

Под строкой меню располагаются панели инструментов: “Стандартная” и “Форматирование”. Помимо этих двух панелей MS Word содержит большое число других панелей. Настройка панелей осуществляется посредством опции «Панели инструментов» в меню «Вид». При включении «Панель инструментов» необходимо пометить щелчком мыши панели, которые должны отображаться на экране.

Строка состояния расположена в нижней части главного окна. В левой части строки состояния отображается информация о текущем документе.

Элемент	Описание
Стр 64	Номер текущей страницы
Разд 1	Номер текущего раздела. Информация, отображаемая этим элементом имеет смысл только для больших документов, разбитых на разделы
5/34	Количество страниц от начала документа до текущей страницы (5) и общее число страниц в документе (34)
7,2 см	Расстояние по вертикали между курсором и верхним краем страницы. Появляется, если текст, в котором находится курсор, является видимым
Ст 7	Количество строк от начала страницы до курсора. Появляется, если текст, в котором находится курсор, является видимым
Кол 44	Количество символов от левого поля до курсора, включая пробелы и символы табуляции. Появляется, если текст, в котором находится курсор, является видимым

Рабочая область

Основной областью является рабочая область MS Word, в которой могут быть одновременно открыты окна для нескольких документов.

Линейки (горизонтальная и вертикальная) позволяют визуально оценить текущее положение курсора в тексте. Однако в MS Word линейки выполняют и дополнительные, возможно, более важные функции.

Горизонтальная линейка позволяет визуально изменять:

Отступы абзацев

Поля на странице

Ширину колонок и столбцов таблиц

Устанавливать с помощью мыши позиции табуляции

При перемещении курсора маркеры отступов и позиции табуляции на горизонтальной линейке отражают установки для того абзаца, в котором находится курсор.

Вертикальная линейка отображается вдоль левого поля страницы. С ее помощью можно быстро регулировать верхние и нижние поля страницы.

Кнопки режимов просмотра. В левой части горизонтальной полосы прокрутки располагаются кнопки режима просмотра: Обычный режим ; Режим разметки страницы ; и Режим структуры .

Обычный режим -- этот режим просмотра принят по умолчанию. Режим позволяет включать или выключать просмотр форматирования текста. В этом режиме упрощается разметка страницы, что позволяет быстро вводить, редактировать и просматривать текст. Однако часть элементов оформления в этом режиме оказывается недоступна.

Режим разметки страницы. Режим разметки страницы позволяет получить адекватное представление о странице документа, и внести нужные уточнения в текст и форматирование. Это наиболее медленный режим работы.

Режим структуры. Режим структуры документа предоставляет удобные средства для работы со структурой. Позволяет свернуть документ до основных заголовков или развернуть какую-то часть под одним из заголовков, что упрощает просмотр, перемещение и копирование текста из разных частей документа, а также изменение структуры больших документов. Для того, чтобы эффективно пользоваться этим режимом, нужно создать структуру документа. Создание структуры осуществляется присвоением абзацам заголовков специальных стилей: "Заголовок 1", "Заголовок 2","Заголовок 3"..."Заголовок 9".

Режим предварительного просмотра - Позволяет увидеть документ в том виде, в котором он будет напечатан. Этот режим полезен для того, чтобы избежать ненужного расхода времени и бумаги на пробную печать. Редактировать документ в этом режиме нельзя.

В процессе работы можно изменять масштаб изображения: увеличить изображение до 200% -- для детальной работы или уменьшить -- для просмотра общего вида страницы. Кроме этого любой из перечисленных выше режимов можно отобразить "Во весь экран" (команда из меню Вид) - тогда с экрана убираются все элементы рабочего окна, а выводится только документ. Это позволяет опытному пользователю максимально использовать экранную область.

Контекстное меню позволяет выполнять многие из команд, не обращаясь к строке меню.

Для вызова контекстного меню следует щелкнуть правой кнопкой мыши в окне документа или Shift+F10 на клавиатуре. Оно содержит только самые необходимые команды меню Правка и Формат.

Создание документов

Предварительные сведения

При первом открытии MS Word, на экране открывается чистый документ. Можно сразу же начать вводить текст в этот документ. До тех пор пока файл не сохранен, результаты работы временно находится в оперативной памяти. Для сохранения документа его необходимо записать на жесткий диск, воспользовавшись командой Файл -> Сохранить. При первом сохранении документа необходимо указать в окне диалога “Сохранить как” имя файла, в котором будет храниться документ. В последующих сеансах работы файл можно оставить под тем же именем (Файл -> Сохранить) или под другим именем (Файл -> Сохранить как). Кроме того, для сохранения файла можно воспользоваться кнопкой Сохранить на стандартной панели инструментов или оперативной клавишей Shift+F12.

Набирая текст документа в MS Word, необходимо помнить следующие:

Нажимать на клавишу Enter нужно только тогда, когда надо начать новый абзац в тексте или вставить пустую строку. Не нужно использовать эту клавишу в конце каждой строки, слова сами переносятся на новую строку при достижении границы области печати

Параметры страницы.

Перед началом работы с документом следует установить параметры страницы. Для выполнения этой операции необходимо войти в меню «Файл» и выбрать опцию «Параметры страницы». После этого появится диалоговое окно, содержащее вкладки: поля, размер бумаги, источник бумаги, макет.

Вкладка «Поля» позволяет установить размер полей на листе. Размеры устанавливаются в сантиметрах.

Вкладка «Размер бумаги» позволяет установить ориентацию листа «книжная» или «альбомная». Для выбора нужной ориентации надо произвести щелчок в кружочке напротив нужной ориентации. Для установки размера листа надо произвести щелчок на кнопке раскрывающегося списка. После этого раскроется список размеров листов и форматов, поддерживающихся редактором. На нужном формате надо произвести щелчок.

Основные приемы редактирования

Элементарные операции редактирования сводятся к вставке или удалению символа. Вставка символа осуществляется его непосредственным вводом с клавиатуры. Для удаления символа используются клавиши Delete и Backspace в зависимости от того, требуется удалить символ справа или слева от курсора.

Более сложные операции предполагают работу с фрагментами документа, которые могут содержать рисунки, таблицы, кадры и другие объекты. В MS Word можно перемещать, копировать и удалять фрагменты документа. Однако прежде чем приступить к операциям с фрагментами, необходимо выделить фрагмент в документе.

Выделение текста Для выделения текста можно использовать по своему усмотрению мышь или клавиатуру.

Для выделения...	Выполните действие...
Выделение текста с помощью мыши. Мышь удобна при выделении небольших фрагментов текста.
Слова	Дважды нажмите мышью требуемое слово
Строки	Установите указатель мыши напротив выделяемой строки слева от документа, вне его пределов. Указатель изменит вид на наклонную стрелку, указывающую на нужную строку. Нажмите кнопку мыши
Абзаца	Установите указатель мыши напротив любой строки выделяемого абзаца слева от документа, вне его пределов. Дважды нажмите кнопку мыши
Фрагмента произвольного размера	Установите указатель мыши в начале фрагмента. Нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите указатель в конец фрагмента. Для завершения выделения отпустите кнопку мыши. В качестве фрагмента могут выступать единичный символ, слово, предложение и т.д.
Выделение текста с помощью клавиатуры
Слова	Shift+Ctrl+ (¬ или ® )
Текста до начала строки	Shift+Home
Текста до конца строки	Shift+End
Расширить (или сузить) выделение фрагмента на одну строку	Shift+ (­ или? )
Фрагмента до начала документа	Shift+Ctrl+Home
Фрагмента до конца документа	Shift+Ctrl+ End

Дополнительные средства выделения предоставляет клавиша F8. Каждое нажатие этой клавиши расширяет фрагмент выделения текста.

Удаление фрагмента документа. Довольно часто при редактировании документа приходится удалять фрагмент документа. При этом кроме текста фрагмент может содержать другие объекты (например, рисунки, таблицы, карды и т.д.).

Для удаления...	Нажмите
Символа справа от курсора	Delete
Символа слева от курсора	Backspace
Следующее слово	Ctrl+Delete
Предыдущее слово	Ctrl+Backspace

Для удаления фрагмента документа необходимо выделить его, а затем нажать клавишу Delete или Backspace.

Перемещение и копирование фрагмента документа. Наиболее простым способом перемещения и копирования фрагмента документа, содержащего текст и другие объекты, является способ называемый “перенести-и-вставить”. Этот способ предполагает выполнение следующей последовательности действий:

Выделить требуемый фрагмент.

Установить указатель мыши в пределах выделенного фрагмента.

Нажать кнопку мыши и, удерживая ее в нажатом состоянии, переместить фрагмент в требуемое место.

При нажатии кнопки мыши указатель мыши принимает вид наклонной стрелки, на нижнем конце которой расположен пунктирный прямоугольник. В процессе перемещения в документе отображается пунктирная вертикальная черта, указывающая то место, которое займет фрагмент, если в этот момент будет отпущена кнопка мыши.

Для завершения перемещения отпустить кнопку мыши.

Копирование фрагмента осуществляется аналогичным образом. Единственным отличием от приведенной выше процедуры перемещения является то, что перед нажатием мышью выделенного фрагмента необходимо нажать клавишу Ctrl и удерживать ее до тех пор, пока фрагмент не будет скопирован. Для того чтобы в процессе выполняемых действий можно было отличить перемещение от копирования, при копировании указатель мыши содержит дополнительный знак “+” (плюс).

Приведенные выше способы перемещения и копирования фрагмента целесообразно применять в тех случаях, когда действия выполняются в пределах одного экрана. Если фрагмент нужно перенести на большее настояние, этот способ становится неудобным.

Клавиши F2 и Shift+F2 позволяют перемещать и копировать фрагмент за границы текущего окна.

Выделите требуемый фрагмент (например, абзац текста).

Нажмите клавишу F2.

Установите указатель мыши в то место, куда вы предполагаете переместить фрагмент.

Нажмите Enter.

Копирование фрагмента отличается тем, что вместо клавиши F2 следует нажать Shift+F2.

Для копирования и перемещения текста можно воспользоваться буфером обмена. Буфер обмена является средством Windows и представляет собой область временного хранения информации. С его помощью можно:

Вырезать фрагмент документа, содержащий текст и другие объекты, из одного места и вставить в другое место

Перенести целый документ или его часть в другой документ

Скопировать фрагмент в буфер, не удаляя его из документа, что позволяет многократно использовать в различных местах документа

Для работы с буфером обмена можно использовать команды меню Правка, команды контекстного меню, кнопки стандартной панели инструментов и клавишные команды

Действие	Команда меню Правка	Команда контекстного меню	Клавишная команда
Удалить в буфер	Вырезать	Вырезать	Shift+Delete
Копировать в буфер	Копировать	Копировать	Ctrl+Insert
Вставить из буфера	Вставить	Вставить	Shift+Insert

Информация, помещенная в буфер обмена, сохраняется в нем до тех пор, пока не будет помещен в него новый фрагмент.

Отмена результатов редактирования

Для отмены результатов редактирования нужно воспользоваться командами меню Правка.

Открытие существующего документа

Для открытия уже существующего документа необходимо выполнить следующее:

Выбрать команду Файл | Открыть

Нажать Ctrl+О на клавиатуре

Нажать кнопку Открыть на стандартной панели инструментов

По умолчанию при открытии окно диалога “Открытие документа” содержит список документов MS Word. При первом открытии в окне отображается список документов, хранящихся в папке "Мои документы" (если таковые имеются). Если документ находится в другом месте, то необходимо в окне диалога указать его место расположения и имя.

Форматирование теста.

Форматирование текста подразумевает выбор типа шрифта, его начертания (жирный, курсив, подчеркнутый), а также его расположения (по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине листа). Эти операции выполняются с помощью панели «Форматирование» или меню «Формат».

Проверка правописания, расстановка переносов, выбор языка.

Автоматическая проверка орфографии.

Проверка орфографии в MS Word может осуществляться в процессе ввода текста. Для включения автоматической проверки орфографии следует воспользоваться вкладкой “Правописание” окна диалога “Параметры”.

Выберите команду Сервис | Параметры, откроется окно диалога “Параметры”.

Перейдите на вкладку “Правописание”.

Установите флажок Автоматически проверять орфографию.

Нажмите OK.

Теперь в процессе ввода текста MS Word будет автоматически выделять сомнительные слова, подчеркивая их волнистой линией.

Исправление ошибок.

Установите курсор на слове, подчеркнутом волнистой линией.

Нажмите правую кнопку мыши. При этом открывается контекстное меню проверки орфографии. Обычно MS Word предлагает слова для замены из встроенных словарей. Если подходит одно из предложенных MS Word слов, выберите его, тогда подчеркнутое слово будет заменено на указанное.

Если MS Word подчеркнул правильно написанное слово, то можно поступить следующим образом:

Если вы часто используете данное слово или выражение, выберите Добавить, в результате чего MS Word внесет это слово в имеющийся словарь

Если слово встречается несколько раз, но вы не хотите включать в его словарь, выберите Пропустить все

Проверка уже введенного текста

Всегда можете проверить орфографию уже введенного текста или его фрагмента, выполнив одно из следующих действий:

Выберите команду Сервис | Орфография

Нажмите кнопку Орфография на стандартной панели инструментов

Нажмите F7 на клавиатуре

MS Word осуществляет проверку орфографии достаточно быстро. Проверка сводится к сравнению слов, присутствующих в документе, со словами из словаря MS Word. Встречая слово, которое отсутствует в словаре MS Word, автоматически открывает окно диалога “Правописание”.

Не исключено, что нераспознанное слово написано правильно, но его нет в словаре MS Word. В таком случае, если слово используется часто, его следует ввести в существующий словарь.

Форматирование строк и абзацев.

Абзац -- это фрагмент текста или графики, ограниченный символом абзаца. Символ абзаца (или маркер абзаца) -- непечатаемый символ, который содержит все параметры форматирования соответствующего абзаца. С помощью форматирования абзаца устанавливается положения текста на экране, а, следовательно, и на листе.

При форматировании абзаца оперируют следующими понятиями:

Отступ - устанавливает расстояние текста абзаца (или только первой строки) от поля страницы:

Для абзаца можно задать левый и/или правый отступы

Для первой строки абзаца возможно задание отступа или выступа, которые задаются с помощью команды Формат | Абзац

Выравнивание текста - используется в зависимости от цели:

По левому краю - в основном тексте обычных документов, при этом правый край документа не выравнивается и образует как бы ступеньки.

По правому краю - в колонтитулах

По центру - при оформлении заголовков

По ширине - в основном тексте деловых писем и печатных изданий, левый и правый край документа абсолютно ровные.

Табуляция - применяется для создания фиксированного отступа в начале первой строки каждого абзаца, а так же позволяет оформить текст в несколько выровненных колонок.

Межстрочный интервал - позволяет установить расстояние между строками абзаца.

Кроме межстрочного интервала можно установить расстояние перед абзацем и после него.

Линии, рамки и штриховка - предназначены для создания дизайна абзаца.

Символ абзаца

При создании новых абзацев, на них распространяются все установленные параметры форматирования абзаца для данного стиля. Это происходит при каждом нажатии клавиши Enter. Дело в том, что клавиша Enter устанавливает символ абзаца, который, как уже говорилось, содержит все характеристики форматирования абзаца. При удалении символа абзаца, текст наследует все параметры предыдущего или последующего абзаца.

Определение размера и ориентации бумаги

При подготовке документа обычно требуется установить ориентацию и размер бумаги. В MS Word предусмотрено два типа ориентации бумаги - книжная и альбомная. Как правило, используется книжная ориентация, но возможны ситуации, когда приходится прибегать к альбомной ориентации и нестандартным размерам листа.

MS Word предлагает около десяти предопределенных размеров бумаги, включая letter (письмо), legal (юридический), конверты и т.д. В случае необходимости можно самостоятельно установить требуемые размеры страницы.

Для установки размера и ориентации страниц предназначена вкладка “Размер бумаги” окна диалога “Параметры страницы”. Для открытия этого окна диалога выберите Файл | Параметры страницы.

Вы можете указать, следует ли применять ли данные установки для всего документа или для его части. В зависимости от принятого решения, необходимо либо предварительно разбить его на разделы, либо выделить нужный фрагмент. После чего требуемый вариант выбирается из раскрывающегося списка Применить.

Колонтитулы

Колонтитулы -- обычный элемент оформления документа, расположенный либо в верхнем поле страницы (верхний колонтитул), либо в нижнем поле (нижний колонтитул).

В колонтитул может быть вынесено название документа, название глав, нумерация страниц, имя автора, дата создания, сноски и т.п. Колонтитул так же может содержать графику (например, логотип фирмы).

При использовании двусторонней верстки, правый и левый колонтитулы обычно отличаются друг от друга содержащейся в них информацией. Например, левый колонтитул содержит название книги и нумерацию четных страниц, правый - заголовок текущей главы и нумерацию нечетных страниц.

Для работы с колонтитулами предназначена одноименная панель инструментов. Для открытия этой панели выберите команду Вид | Колонтитулы, Режим создания колонтитулов не позволяет одновременно работать с основным документом.

Создавать и редактировать колонтитулы можно в любом режиме. Однако, просмотреть, как колонтитулы будут выглядеть в готовом документе можно только в режиме разметки страницы или предварительного просмотра.

В MS Word также имеется возможность создавать отдельный колонтитул специально для первой страницы документа.

Вставка даты и времени.

Для автоматически обновляемых даты и времени MS Word предоставляет в ваше распоряжения несколько средств:

Кнопки Дата и Время на панели инструментов “Колонтитулы”. В этом случае используется установленный по умолчанию формат даты и времени.

Команда Вставка | Дата и время. Именно этим средством мы воспользуемся для добавления в колонтитул текущие дату и время.

Команда Вставка | Поле позволяет выбрать наиболее приемлемые форматы даты и времени.

Разбивка документа на разделы

В MS Word разбивка на разделы осуществляется путем вставки символа разрыва раздела. В обычном режиме и в режиме разметки страницы этот символ представлен в виде двух пунктирных линий с надписью “Разрыв раздела”, но при печати эти линии не отображаются.

Символом раздела обозначается место, с которого начинается новый раздел в документе, который может иметь собственный формат. Например, вы можете установить новые параметры полей, изменить ориентацию страницы и определить новые колонтитулы.

Раздел, следующий за символом разрыва, может начинаться со следующей страницы, а также со следующей четной или нечетной страницы, что обычно характерно при делении на главы. Если главы начинаются с нечетной страницы и предыдущая глава также закончилась на нечетной странице, то следующая четная страница должна быть пропущена.

Вставка символов раздела осуществляется с помощью команды Вставка | Разрыв. В результате выполнения этой команды открывается окно диалога «Разрыв».

Стиль - это совокупность параметров форматирования, имеющая свое название.

С помощью стилей можно установить несколько параметров форматирования за один шаг. При этом для каждого из элементов оформления можно установить собственный стиль, который будет иметь уникальное наименование. В этом случае не придется при форматировании элементов устанавливать параметры с помощью команд меню Формат (Шрифт, Абзац и т.д.). Достаточно установить требуемые стили, а затем каждый раз просто выбирать из списка требуемый стиль.

Использование стилей позволяет повысить эффективность и ускорить выполнение вашей работы. Форматирование с помощью стилей сводится к выделению нужных фрагментов текста и выбору из списка требуемого стиля для данного фрагмента.

В MS Word стиль может быть применен как к целому абзацу, так и к нескольким символам. Принципиальное отличие заключается в том, что абзац, благодаря знаку конца абзаца, можно не выделять, достаточно установить в нем курсор, а стиль символов можно применить к фрагменту текста любой величины, но без знака абзаца, поэтому требуемый фрагмент обязательно должен быть выделен.

Самый простой способ установки стиля одного символа -- это выделить его и нажать нужную кнопку панели инструментов: полужирный, курсив, подчеркивание, и выделенный символ будет оформлен соответствующим образом. Что касается стиля абзаца, то его название появляется в поле Стиль панели инструментов “Форматирование” при установке курсора в пределах абзаца.

В качестве основного стиля, установленного по умолчанию используется стиль “Нормальный”. Этот стиль применяется для основного текста любого документа и служит основой для создания других стилей.

Таким образом, форматируя абзацы соответственно представлению о том, как должен выглядеть тот или иной элемент текста, не забывая при этом дать название новому виду форматирования, можно создать различные стили для разных целей.

Собственно назначение стилей состоит в удобстве их применения. Дело в том, что при наличии различных стилей не приходиться тратить время на форматирование отдельных элементов текста, достаточно установить курсор в пределах абзаца, стиль которого требуется поменять, открыть список стилей стандартной панели инструментов и выбрать нужный вам стиль из предложенного списка. В результате фрагмент будет оформлен соответствующим образом.

Параметры форматирования можно узнать из специального справочного окна, а так же из окон диалога “Стиль”, “Изменение стиля”, “Создание стиля”, “Организатор”. Все перечисленные выше окна диалога содержат раздел “Описание”, в котором представлены все параметры формата.

Получение информации о параметрах форматирования.

Выберите мышкой меню Справка команда Что это такое. Курсор примет вид пиктограммы (стрелки и знака вопроса).

Установите курсор на интересующем вас фрагменте текста. Появится специальное окно, содержащее все параметры форматирования данного фрагмента.

Перемещая видоизмененный курсор по тексту можно получить все сведения о параметрах форматирования любого фрагмента текста.

Особый вид документа, предоставляющий специальные средства для оформления итогового документа. Шаблон может содержать следующие элементы:

текст или формат, одинаковый для всех документов этого типа, например, для служебной записки или отчета;

стили;

элементы автотекста;

макросы;

меню и присвоенные сочетаниям клавиш операции;

панели инструментов.

Шаблоны и документы

По умолчанию все документы основаны на обычном шаблоне, который содержит определенный набор установок: стандартная настройка меню, клавиатуры, панелей инструментов, стандартные встроенные стили. Он не содержит макросов, элементов автотекста. Со временем, он может видоизменяться по мере ввода в него различных установок. Шаблон “Обычный” является общим шаблоном, так как он лежит в основе не только любого документа, но и любого шаблона. Создав документ, внеся в него установки форматирования, элементы автоматизации, вы в дальнейшем можете сделать его шаблоном. Создавая документы на основе созданного шаблона, вы получаете возможность использовать все сделанные ранее установки. Их не нужно делать выполнять, они успешно будут работать в документе также, как и в предыдущем документе, который вы сделали шаблоном.

Если вы собираетесь использовать созданный шаблон для какого-то определенного типа документов (например, только для создания определенных форм), то такой шаблон называется специальным. Как правило, специальные шаблоны имеют определенное форматирование текста, страницы, а также могут иметь элементы автоматизации, настройки меню, панелей.

При работе с шаблонами вы можете перенести из одного шаблона в другой шаблон или документ любые определенные в нем параметры. Эта возможность сэкономит время, затрачиваемое на разработку новых шаблонов и документов.

Для того чтобы предоставить возможность видоизменить специальный шаблон, а также созданные на его основе документы, в MS Word установлены следующие приоритеты:

Специальный шаблон имеет приоритет над общим

Документ имеет приоритет над специальным шаблоном

То есть установки в документе блокируют сделанные ранее установки в шаблоне, на основе которого создан документ, а установки специального шаблона блокируют установки шаблона “Обычный”. Это значит, что вы можете видоизменять шаблон, не опасаясь, что он в итоге примет установки шаблона “Обычный”.

Приступая к работе с шаблонами, мы рекомендуем вам набраться терпения и ознакомиться со всеми встроенными MS Word шаблонами. Если среди множества шаблонов вы найдете для себя полезный, сходный с требуемым документом, внесете в него некоторые изменения и дополнения. Вы все равно затратите меньше времени на доводку имеющегося шаблона, чем на создание нового.

Имейте в виду простое правило: делайте копию шаблона, давая ей другое имя, и работайте с ней, оставляя исходный шаблон неизменным. Он может вам еще пригодиться.

Обзор встроенных шаблонов

Как уже говорилось, Word содержит ряд встроенных шаблонов и мастеров для создания различных стандартных документов наиболее часто используемых в делопроизводстве.

Стандартные шаблоны MS Word

Шаблон - Характеристика

Общие

Обычный - Многоцелевой шаблон, предназначенный для документов разных типов

Письма и факсы

Факсы -Содержит три вида факсов: Изысканный, Современный, Стандартный

Письма

Три вида писем: Изысканное, Современное, Стандартное

Мастер писем -Позволяет в диалоговом режиме создать несколько стандартных типов факсов

Мастер факсов-Позволяет в диалоговом режиме создать несколько типов писем

Записки

Записки-Содержит три вида шаблона записок: Изысканная, Современная, Стандартная

Мастер записок

Позволяет в диалоговом режиме создавать несколько видов записок, для многостраничных записок устанавливает колонтитулы

Отчеты

Отчеты-Создает три вида отчетов: Изысканный, Современный, Стандартный. Содержит все возможные виды форматирования

Другие документы

Мастер повесток дня Создает различные формы повесток дня

Мастер грамот Создает четыре вида наградных листов

Мастер календарей Создает календарь на год

Мастер резюме Создает три вида резюме (Изысканное, Современное, Стандартное)

Мастер таблиц Создает различные типы таблиц

Резюме Создает три типа резюме

Счет Создает счет, автоматически вычисляет сумму

Табель Создает недельный табель учета рабочего времени

Заказ Создает заказ, автоматически вычисляет сумму

Публикации

Брошюра - Создает двухстороннюю, трехколоночную брошюру

Шаблон- Характеристика

Заявление для печати- Создает три типа заявлений для печати: Изысканное, Современное, Стандартное

Бюллетень-Создает информационный бюллетень

Мастер бюллетеней-Создает Классический или Современный бюллетень

Руководство-Создает инструкции, руководство, документацию с содержанием и алфавитным списком

Справочник-Создает адресные или телефонные справочники

Диссертация Шаблон для оформления диссертаций, со списком литературы, алфавитным указателем

Применение редактора формул.

Пользуясь редактором формул можно:

Вводить математические символы и операторы, дроби, интегралы, корни, матрицы и т.д.

Выбирать размер, расположение и формат различных элементов формулы

Большим достоинством является и то, что экранное изображение в точности воспроизводится при печати документа. Это значительно упрощает редактирование формул по сравнению с работой в символьных редакторах.

Созданная в редакторе формула помещается в документ MS Word в качестве объекта, аналогично рисункам, диаграммам и другим графическим элементам. При необходимости можно быстро открыть редактор формул и отредактировать формулу прямо в документе. Внести изменения в формулу без помощи редактора в документе невозможно, но можно переместить и изменить ее размер.

Открытие редактора формул

Выделите в тексте место, предназначенное для вставки формулы.

Выберите команду Вставка | Объект.

В открывшемся окне диалога “Вставка перейдите на вкладку “Создание”.

В списке Тип объекта выберите Microsoft Equation 3.0.

Нажмите OK.

Вставка рисунков, звуковых и видео фрагментов в документы Word.

Работа с рисунками в документе

В комплект поставки Word входит коллекция рисунков в составе Clip Gallery. Clip Gallery содержит большое количество профессионально выполненных рисунков, предназначенных для оформления документов: от географических карт до изображений людей и от зданий до театральных занавесов.

Найти нужный рисунок очень просто. Для этого выберите команду Рисунок в меню Вставка, команду Картинки, а затем -- вкладку Clip Art или Pictures.

Также существует возможность вставки рисунков и отсканированных фотографий из других программ и файлов. Для вставки рисунка из другой программы необходимо выбрать команду Рисунок в меню Вставка, а затем -- команду Из файла. При выделении рисунка на экране появляется панель инструментов Настройка изображения, которую можно использовать для обрезки изображения, добавления границ, а также регулировки яркости и контрастности. Для вставки отсканированной фотографии выберите команду Рисунок в меню Вставка, а затем -- команду Со сканера. На экране появится рисунок в окне программы Microsoft Photo Editor, предназначенной для редактирования рисунков.

По умолчанию импортированные рисунки являются перемещаемыми, т. е. вставляются в графический слой, что позволяет задать их точное положение на странице и поместить впереди или позади текста и других объектов. Для преобразования перемещаемого рисунка во встроенный, т. е. рисунок, который вставляется непосредственно в позицию курсора и ведет себя как обычный текстовый символ, выделите рисунок, выберите команду Рисунок в меню Формат, а затем снимите флажок Поверх текста на вкладке Положение.

Диаграммы.

Для построения диаграмм в документах Office предназначено приложение MS Graph.

При построении диаграммы вам необходимы данные, которые вы предполагаете представить в графическом виде. Фактически MS Graph строит диаграммы из собственной таблицы данных. В эту таблицу данных для могут быть введены одним из следующих способов:

Выбраны из таблицы, содержащейся в документе MS Word.

Введены в таблицу данных MS Graph непосредственно.

Импортированы из MS Excel, Lotus 1-2-3 или из текстового файла.

Считаны из существующей диаграммы MS Excel.

Основные типы диаграмм

MS Graph позволяет создавать четырнадцать различных типов диаграмм:

· Линейчатая (двух- и трехмерная)

· Гистограмма (двух- и трехмерная)

· С областями (двух- и трехмерная)

· График (двух- и трехмерная)

· Круговая (двух- и трехмерная)

· Кольцевая

· Радар

· XY-точечная

· Трехмерная поверхность

У каждого типа диаграммы, как у плоской, так и у объемной существуют несколько форматов. Всего в MS Graph насчитывается более восьмидесяти встроенных форматов диаграмм.

Элементы диаграмм.

Все диаграммы строятся на основании следующего набора основных элементов:

Серии (ряды данных)

Оси координат

Деления

Подписи делении

Цена деления

Легенда

Заголовки

Ряд данных.

Набор связанных между собой элементов данных, соответствующий одному столбцу или одной строке таблицы данных. Каждому из рядов на диаграмме соответствует отдельный цвет и/или способ обозначения. Диаграммы всех видов, кроме круговой, могут содержать несколько рядов данных.

Ось

Линия, проходящая вдоль одной из сторон области построения и обеспечивающая возможность привязки точек диаграммы к числовым значениям, а также позволяющая сравнивать величины между собой. На большинстве диаграмм данные откладываются вдоль вертикальной оси (y), а категории -- вдоль горизонтальной (x).

Деления и подписи делении.

Деления выглядят как небольшие засечки на осях, аналогично делениям на обычной линейке. Их подписи определяют категории данных, значения или ряды. Подписи делении содержатся в специально предназначенных для них ячейках таблицы данных.

Цена деления.

Расстояние между делениями на координатной оси. Цена деления определяет масштаб диаграммы. Под масштабом диаграммы понимается диапазон изменения величин по одной из осей, а также цена деления.

Легенда.

Область, позволяющая сопоставить каждому из рядов данных на диаграмме цвет и стиль оформления.

Заголовки в диаграммах.

Описательный текст, располагающийся вдоль осей или по центру в верхней части диаграммы.

Подпись данных.

Подпись данных содержит дополнительные сведения об элементе данных. Подпись может быть сопоставлена отдельной точке, ряду данных или всем элементам диаграммы.

Маркер данных.

Полоса, область, точка, сегмент или другой объект на диаграмме, соответствующий одному значению или величине из одной ячейки таблицы данных. Набор связанных элементов данных составляет ряд диаграммы.

Область диаграммы.

Вся диаграмма целиком вместе со всеми элементами.

Область построения

Для двухмерных диаграмм область построения ограничена осями и содержит ряды данных. Для трехмерных диаграмм это область, ограниченная осями и содержащая ряды данных, названия категорий, подписи делений и осей.

Сетка

Линии сетки проводятся через деления на осях диаграммы и облегчают работу с данными.

Планки погрешностей

Графические полосы, размер которых отражает возможные ошибки (или степень неопределенности) для каждой точки в ряду данных. Вертикальные планки погрешностей могут быть добавлены на двумерные заполненные диаграммы, гистограммы, линейчатые диаграммы, графики и пузырьковые диаграммы. Графики и пузырьковые диаграммы также могут быть снабжены горизонтальными планками погрешностей. Планки погрешностей могут быть выделены и отформатированы как группа объектов.

...