2. Табличный процессор

ѕ Основы работы с табличным процессором Excel:

ѕ понятия и общая характеристика интерфейса;

ѕ технология ввода данных, формулы, функции Excel;

ѕ функциональные возможности, характеристика режимов и команд, графические возможности.

Табличный процессор Microsoft Excel предназначен для подготовки и обработки электронных таблиц. Электронная таблица - информационная технология для обработки данных, требующих арифметических вычислений и представляемых в табличном виде. Она представляет собой прямоугольную сетку на экране, ячейки которой могут содержать числа, текст и формулы. Пользователь может просматривать, задавать и изменять значения ячеек. Изменение ячейки приводит к автоматическому изменению зависящих от нескольких ячеек с замедленным отображением на экране. После создания электронной таблицы, содержащиеся в ней данные, могут быть представлены в виде диаграммы различного типа.

Важным преимуществом Microsoft Excel является возможность реализации технологии WYSIWYG. Кроме этого текстовый процессор поддерживает технологию связывания и внедрения объекта OLE-2.

Microsoft Excel-2000 обеспечивает выполнение следующих функций:

§ огромный набор средства ввода, редактирования и форматирования табличных данных;

§ автоматическое проведение вычислений по заданным формулам;

§ наглядность и естественную форму таблицы, представляемой на экране;

§ построение различного рода диаграммы и графиков на основе табличных данных;

§ оформление и печать табличных данных;

§ организация обмена данными с другими программными средствами;

§ средства программирования и автоматизации действий пользователя.

Для работы с Microsoft Excel-2000, согласно рекомендациям корпорации Microsoft, требуется:

§ IBM PC c процессором Pentium 75 MHz и выше;

§ операционная система Windows-98;

§ 20 Mb оперативной памяти и 150 Мb на жестком диске;

§ для работы с полной справочной системой необходимо установить программу Internet Explorer 5.0 или выше;

Документом Excel является файл с расширением .xls. В терминах Excel такой документ называется рабочей книгой.

Рабочая книга (work book) представляет собой файл, используемый для обработки и хранения табличных данных. В каждой рабочей книге может размещаться до 256 электронных таблиц, каждая из которых называется рабочим листом. Книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи.

Рабочий лист (work sheet) служит для организации и анализа данных. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. При создании диаграммы ее можно поместить на лист с соответствующими данными. Имена листов отображаются на вкладках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует выбрать соответствующую вкладку.

В представлении пользователя электронная таблица состоит из 65536 строк (row) и 256 столбцов (column), размещенных в памяти компьютера. Строки пронумерованы целыми числами от 1 до 65536, а столбцы обозначены латинскими буквами А, В, С ...Х, Y, Z, AA, AB ... IV. Ширину столбца и высоту строки можно изменять.

Рис . Ячейка с адресом A1.

На пересечении столбца и строки располагается структурный основной элемент - ячейка (cell). В ячейку можно ввести текстовые и числовые данные, формулы и диаграммы. Для указания на конкретную ячейку таблицы используется адрес, который состоит из обозначения столбца и номера строки, на пересечении которых эта ячейка находится.

Например: A1, AB25, F5.

Ввод формулы. Формулы - это выражения, состоящие из числовых величин, адресов ячеек и функции, соединенных знаками арифметических операций. Для ввода формулы, строку надо начинать с символа =. Если в формуле есть ссылка на другую ячейку, то необходимо задать ее адрес.

Примеры формулы:

=(А3 + В4)/2

=А4*(С8 +Н3)

Если ячейка содержит формулу, то в ней самой выводится посчитанное значение, увидеть же непосредственно формулу можно в Строке формул.

Функции. Функция представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов, стоящих в скобках после ее имени. Функцию можно считать частным случаем формулы. Пример функции:

СУММ (C2:С8) - функция вычисления суммы чисел, находящихся в ячейках С2, С3, С4, С5, С6, С7 и С8.

Абсолютная ссылка - это не изменяющейся при копировании и перемещении формулы адреса ячейки, содержащей исходное данное. Для указания абсолютной адресации вводится символ $. Различают два типа абсолютной ссылки:

§ полная;

§ частичная.

Относительная ссылка - это изменяющейся при копировании и перемещении формулы адреса ячейки, содержащей исходное данное. Изменение адреса происходит по правилу относительной ориентации ячейки с исходной формулой и ячеек с операндами. Формы написания относительной ссылки совпадает с физической записью.

Диаграмма - это способ представления полученных результатов в графической форме. Она повышает наглядность для оценки результатов и показывает соотношение различных значений и динамику из изменения.

Окно программы

Файл Microsoft Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга состоит из рабочих листов, имена которых (Лист1, Лист2, …) выведены на ярлыках в нижней части окна рабочей книги. Щелкая по ярлыкам, можно переходить от листа к листу внутри рабочей книги. Для прокручивания ярлыков используются кнопки слева от горизонтальной координатной линейки:

Рабочий лист представляет собой таблицу, состоящую из 256 столбцов и 65536 строк. Столбцы именуются латинскими буквами, а строки - цифрами. Каждая ячейка таблицы имеет адрес, который состоит из имени строки и имени столбца. Например, если ячейка находится в столбце F и строке 7, то она имеет адрес F7.

Выделение элементов таблицы

Одна из ячеек таблицы всегда является активной. Активная ячейка выделяется рамкой. Чтобы сделать ячейку активной, необходимо клавишами управления курсором подвести рамку к этой ячейке или щелкнуть в ней мышью.

Для выделения нескольких смежных ячеек необходимо установить указатель мыши в одну из ячеек, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, растянуть выделение на всю область. Для выделения нескольких несмежных групп ячеек следует выделить одну группу, нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделить другие ячейки.

Чтобы выделить целый столбец или строку таблицы, необходимо щелкнуть мышью на его имени. Для выделения нескольких столбцов или строк следует щелкнуть на имени первого столбца или строки и растянуть выделение на всю область.

Для выделения нескольких листов необходимо нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкать на ярлыках листов.

Заполнение ячеек

Для ввода данных в ячейку необходимо сделать ее активной и ввести данные с клавиатуры. Данные появятся в ячейке и в строке редактирования. Для завершения ввода следует нажать Enter или одну из клавиш управления курсором. Процесс ввода данных закончится и активной станет соседняя ячейка.

Чтобы отредактировать данные в ячейке, необходимо:

сделать ячейку активной и нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть в ячейке мышью;

в ячейке появится текстовый курсор, который можно передвигать клавишами управления курсором;

отредактировать данные;

выйти из режима редактирования клавишей Enter.

Внимание! Перед выполнением любой команды Microsoft Excel следует завершить работу с ячейкой, т. е. выйти из режима ввода или редактирования.

Отмена операций

Для отмены последней операции над данными необходимо в меню Правка выбрать команду Отменить … или щелкнуть кнопку . Если щелкнуть на стрелке рядом с этой кнопкой, то откроется список операций, выполненных в текущем сеансе. Щелкнув на имени одной операции, можно отменить ее и все операции, выполненные после нее.

Чтобы вернуть последнюю отмененную операцию, следует в меню Правка выбрать команду Повторить … или щелкнуть кнопку . Для просмотра списка отмененных операций следует щелкнуть на стрелке рядом с этой кнопкой.

Создание рабочей книги

Для создания новой рабочей книги следует в меню Файл выбрать команду Создать. В открывшемся диалоговом окне (рис.9) выбрать вкладыш, а затем шаблон, на основе которого будет создана рабочая книга; после чего щелкнуть кнопку OK. Обычные рабочие книги создаются на основе шаблона Книга. Для создания рабочей книги на основе шаблона Книга можно щелкнуть кнопку .

Открытие рабочей книги

Для открытия существующей рабочей книги необходимо в меню Файл выбрать команду Открыть или щелкнуть кнопку , после чего откроется диалоговое окно Открытие документа. В поле списка Папка следует выбрать диск, на котором находится нужная рабочая книга. В списке, расположенном ниже, выбрать (двойным щелчком) папку с книгой и саму книгу.

По умолчанию в списке выводятся только файлы с книгами Microsoft Excel, которые имеют расширение xls. Для вывода других типов файлов или всех файлов необходимо выбрать соответствующий тип в поле списка Тип файлов.

Сохранение рабочей книги

Для сохранения рабочей книги необходимо вызвать команду Сохранить меню Файл или щелкнуть кнопку . При первом сохранении появляется диалоговое окно Сохранение документа. В поле списка Папка следует выбрать диск, а в списке, расположенном ниже - папку, в которой необходимо сохранить книгу. В поле списка Тип файла - формат, в котором будет сохранена книга. В поле Имя файла ввести имя книги и щелкнуть кнопку Сохранить.

При повторном сохранении диалоговое окно Сохранение документа не выводится, книга автоматически сохраняется в том же файле. Чтобы сохранить книгу под другим именем или в другой папке, следует в меню Файл выбрать команду Сохранить как, после чего появляется окно Сохранение документа.

Закрытие рабочей книги

Для закрытия рабочей книги необходимо выбрать в меню Файл команду Закрыть или щелкнуть кнопку окна книги.

Завершение работы с Microsoft Excel

Для завершения работы с Microsoft Excel необходимо закрыть окно программы (щелкнуть кнопку окна программы или нажать комбинацию клавиш Alt + F4).

Работа с формулами

Основные сведения

Вычисления в таблицах выполняются с помощью формул. Формула может состоять из математических операторов, значений, ссылок на ячейку и имена функций. Результатом выполнения формулы есть некоторое новое значение, содержащееся в ячейке, где находится формула. Формула начинается со знака равенства "=". В формуле могут использоваться арифметические операторы + - * / Порядок вычислений определяется обычными математическими законами.

Примеры формул: =(А4+В8)*С6, =F7*С14+B12.

Константы - текстовые или числовые значения, которые вводятся в ячейку и не могут изменяться во время вычислений.

Ссылка на ячейку или группу ячеек - способ, которым указывается конкретная ячейка или несколько ячеек. Ссылка на отдельную ячейку - ее координаты. Значение пустой ячейки равно нулю.

Ссылки на ячейки бывают двух типов:

относительные - ячейки обозначаются относительным смещением от ячейки с формулой (например: F7).

абсолютные - ячейки обозначаются координатами ячеек в сочетании со знаком $ (например: $F$7).

Комбинация предыдущих типов (например: F$7).

При копировании формул относительные ссылки изменяются на размер перемещения.

Для обращения к группе ячеек используются специальные символы:

: (двоеточие) - формирует обращение к блоку ячеек. Через двоеточие указывается левая верхняя и правая нижняя ячейки блока. Например: С4:D6 - обращение к ячейкам С4, С5, С6, D4, D5, D6.

; (точка с запятой) - обозначает объединение ячеек. Например, D2:D4;D6:D8 - обращение к ячейкам D2, D3, D4, D6, D7, D8.

Для ввода формулы в ячейку следует ввести знак '=' и формулу для вычисления. После нажатия клавиши Enter в ячейке появится результат вычисления. При выделении ячейки, содержащей формулу, формула появляется в строке редактирования.

Функции

=СУММ(А5:А9) - сумма ячеек А5, А6, А7, А8, А9;

=СРЗНАЧ(G4:G6) - среднее значение ячеек G4, G5, G6.

Функции могут входить одна в другую, например:

=СУММ(F1:F20)ОКРУГЛ(СРЗНАЧ(H4:H8);2);

Для введения функции в ячейку необходимо:

выделить ячейку для формулы;

вызывать Мастер функций с помощью команды Функция меню Вставка или кнопки ;

в диалоговом окне Мастер функций, выбрать тип функции в поле Категория, затем функцию в списке Функция;

щелкнуть кнопку ОК;

в полях Число1, Число2 и др. следующего окна ввести аргументы функции (числовые значения или ссылки на ячейки);

Массивы формул удобно использовать для введения однотипных формул и обработки данных в виде таблиц. Например, для вычисления модуля от чисел, размещенных в ячейках B1, C1, D1, E1, вместо ввода формул в каждую ячейку можно ввести одну формулу - массив для всех ячеек. Microsoft Excel добавляет вокруг массива формул фигурные скобки { }, по которым его можно отличить.

Для создания массива формул необходимо:

выделить ячейки, в которых должен находиться массив формул;

ввести формулу обычным способом, указав в качестве аргументов группу ячеек-аргументов;

в последнем окне вместо кнопки ОК нажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+Enter.

Для редактирования массива формул необходимо:

выделить ячейки, в которых находится массив;

щелкнуть мышью внутри строки редактирования и отредактировать формулу;

нажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+Enter.

Сообщения об ошибках

Если формула в ячейке не может быть правильно вычислена, Microsoft Excel выводит в ячейку сообщение об ошибке. Если формула содержит ссылку на ячейку, которая содержит значения ошибки, то вместо этой формулы также будет выводиться сообщение об ошибке. Значение сообщений об ошибках следующее:

#### - ширина ячейки не позволяет отобразить число в заданном формате;

#ИМЯ? - Microsoft Excel не смог распознать имя, использованное в формуле;

#ДЕЛ/0! - в формуле делается попытка деления на нуль;

#ЧИСЛО! - нарушены правила задания операторов, принятые в математике;

#Н/Д - такое сообщение может появиться, если в качестве аргумента задана ссылка на пустую ячейку;

#ПУСТО! - неверно указано пересечение двух областей, которые не имеют общих ячеек;

#ССЫЛКА! - в формуле задана ссылка на несуществующую ячейку;

#ЗНАЧ! - использован недопустимый тип аргумента.

Операции с элементами таблицы

Вставка элементов таблицы

Для вставки ячеек следует выделить ячейки, на месте которых будут вставлены новые, и вызвать команду Ячейки из меню Вставка. В появившемся диалоговом окне выбрать тип вставляемого элемента:

ячейки, со сдвигом вправо - вставить ячейки, сдвинув все вправо;

ячейки, со сдвигом вниз - вставить ячейки, сдвинув все вниз;

строку - вставить строку;

столбец - вставить столбец.

Щелкнуть ОК.

Для вставки строк или столбцов необходимо:

выделить строки или столбцы, на месте которых будут вставлены новые;

в меню Вставка выбрать пункт Строки или Столбцы.

Удаление элементов таблицы

Для удаления элементов таблицы следует выделить их и в меню Правка выбрать команду Удалить. Столбцы и строки удаляются без запросов, а при удалении ячеек появляется диалоговое окно, в котором необходимо выбрать вариант удаления элемента:

ячейки, со сдвигом влево - удалить ячейки, сдвинув все влево;

ячейки, со сдвигом вверх - удалить ячейки, сдвинув все вверх;

строку - удалить строку;

столбец - удалить столбец.

Удаление содержимого элементов таблицы

Для удаления содержимого ячеек без удаления их самих следует:

выделить группу ячеек, которые необходимо очистить;

выбрать пункт Очистить из меню Правка, а затем один из пунктов:

Все - очистить все;

Форматы - устанавливается формат ячеек по умолчанию;

Содержимое - очистка только содержимого ячеек;

Примечание - очистка ячеек от примечаний.

Для удаления только содержимого ячеек также можно выделить их и нажать клавишу Delete.

Копирование и перемещение данных

Для перемещения и копирования содержимого ячеек используется буфер промежуточного хранения информации (Clipboard), позволяющий перемещать данные как в пределах таблицы, так и в другие Windows-программы.

Для копирования содержимого ячеек необходимо:

выделить ячейки, содержимое которых следует скопировать;

вызвать команду Копировать меню Правка или щелкнуть кнопку (вокруг группы ячеек появится пунктирная линия, указывающая, что фрагмент помещен в буфер);

выделить ячейки, в которые следует вставить данные;

вызвать команду Вставить меню Правка или щелкнуть кнопку .

Фрагмент из буфера скопируется в указанное место.

При копировании ячеек, содержащих формулы с относительными ссылками, координаты ячеек аргументов изменяются автоматически. Например, при копировании формулы =А1+А2 из ячейки А3 в ячейку В3 ее содержимое изменится на =В1+В2. Эта формула как и ранее вычисляет сумму двух ячеек слева от ячейки с формулой. При копировании ячеек, содержащих формулы с абсолютными ссылками, адреса ячеек-аргументов не изменяются.

Для перемещения содержимого ячеек необходимо:

выделить ячейки, содержимое которых необходимо переместить;

вызвать команду Вырезать меню Правка или щелкнуть кнопку ;

выделить левую верхнюю ячейку области, в которую необходимо вставить фрагмент;

вызвать команду Вставить меню Правка или щелкнуть кнопку .

Фрагмент из буфера будет вставлен в указанное место.

При перемещении ячеек, содержащих формулы, координаты ячеек аргументов не изменяются. Например, при перемещении формулы =А1+А2 из ячейки А3 в ячейку В3 формула останется =А1+А2.

Щелчок правой клавишей мыши на любом объекте таблицы вызывает контекстное меню, содержащее команды для обработки данного объекта.

Буфер обмена

В Microsoft Excel 2000 существует буфер обмена на 12 ячеек, с помощью которого можно копировать фрагменты таблицы не только в пределах Excel но и в другие приложения, например, в Microsoft Word. Для выведения панели буфера обмена необходимо в меню Вид выбрать - Панели инструментов, потом - Буфер обмена. Для копирования фрагмента в буфер его необходимо выделить и клацнуть по кнопке . Для вставки фрагмента из буфера необходимо клацнуть по значку фрагмента. Например, если фрагмент скопирован из Microsoft Excel, то он будет иметь значок . Для вставки всех фрагментов из буфера одновременно используется кнопка . Для очистки буфера следует нажать кнопку . При копировании двух фрагментов подряд панель Буфер обмена появляется автоматически.

Поиск данных

Чтобы найти некоторую текстовую строку или число, необходимо:

в меню Правка выбрать пункт Найти;

в поле Что диалогового окна Найти указать, что необходимо найти;

для того, чтобы Microsoft Excel учитывал при поиске регистр символов (нижний - строчная буква, верхний - прописная), введенных в поле Что, следует установить флажок Учитывать регистр;

для того, чтобы Microsoft Excel искал только те ячейки, все содержимое которых отвечает шаблону поиска, следует установить флажок Ячейка целиком;

в поле Просматривать необходимо выбрать направление поиска по срокам или по столбцам;

в поле Область поиска следует выбрать формулы, значения или примечания (поиск будет вестись только в указанных компонентах ячеек);

щелкнуть кнопку Найти далее (после чего будет выделено первое слово, отвечающее условиям поиска);

для поиска следующего фрагмента, отвечающего условиям, повторно щелкнуть кнопку Найти далее;

для замены выделенных символов необходимо щелкнуть кнопку Заменить, после чего появится диалоговое окно Заменить.

Зaменa данных

Команда Заменить меню Правка аналогична команде Найти, но она позволяет найденные данные заменять на другие. В поле Что следует указать, что нужно искать, а в поле Заменить на указать, на что необходимо заменить найденный фрагмент. После нажатия кнопки Найти далее будет выделено первое слово, отвечающее условиям поиска. Для его замены следует щелкнуть кнопку Заменить.

Операции с листами рабочих книг

Для копирования или перемещения листов рабочей книги необходимо:

открыть рабочую книгу-источник, листы которой необходимо скопировать, и рабочую книга-приемник;

выбрать лист, который нужно скопировать;

выбрать команду Переместить/ скопировать лист меню Правка;

в поле в книгу следует выбрать рабочую книгу-приемник (для того, чтобы переместить листы в середине рабочей книги, необходимо выбрать имя текущей рабочей книги);

в поле Перед листом следует выбрать лист, перед которым необходимо вставить перемещаемый лист;

для копирования листа необходимо установить флажок Создавать копию;

щелкнуть кнопку ОК.

Для перемещения листа в пределах одной рабочей книги можно перетянуть его ярлык на ярлык того листа, перед которым его необходимо вставить. Если при этом нажимать клавишу Ctrl, то лист будет скопирован.

Для удаления листа необходимо сделать его активным и в меню Правка выбрать команду Удалить лист.

Для вставки листа следует сделать активным лист, на месте которого будет вставлен новый, и выбрать команду Лист меню Вставка.

Нажатие правой клавишей мыши на ярлыке листа вызывает контекстное меню для листа .

Формат данных. Формат чисел

Каждое число в таблице можно представить в разных форматах (с различным количеством десятичных позиций, незначащих нулей и пр.). Для изменения формата содержимого ячейки необходимо:

выделить ячейки;

выбрать команду Ячейки меню Формат;

в диалоговом окне Формат ячеек выбрать вкладыш Число;

в списке Числовые форматы выбрать тип формата содержимого ячейки, а в полях справа - параметры формата;

в поле Образец будет отображаться пример содержимого ячейки в выбранном формате;

чтобы ввести новый формат, следует выбрать пункт все форматы, а затем в поле Тип ввести новый формат;

щелкнуть ОК.

Маски форматов

Маски форматов чисел позволяют управлять отображением значений в ячейках. Значение масок следующее.

Основной - числа выводятся в том формате, в котором они были введены.

# - если число имеет справа от десятичной запятой большее количество цифр, чем указано знаков # в правой части формата, то число округляется до указанного количества десятичных знаков после запятой. Если число имеет слева от запятой большее количество десятичных знаков, чем знаков # в левой части формата, то выводится большее количество цифр.

0 (нуль) - тоже что и #, но если в числе меньшее количество цифр, чем указано знаков 0 в шаблоне, выводятся отсутствующие нули.

? - тоже что и знак 0, за исключением того, что Microsoft Excel выводит пробел вместо незначащих нулей с обеих сторон от десятичной запятой, таким образом, что число оказывается выровненным по десятичной запятой. Можно также использовать этот символ для рациональных дробей, которые имеют различное число десятичных знаков.

, (запятая) - этот символ определяет, сколько цифр (соответственно количеству символов 0 и #) выводится справа и слева от десятичной запятой. Можно также использовать запятую в шаблонах времени дня для того, чтобы создать форматы времени дня, отображающие части секунды.

%% - число умножается на 100 и добавляется знак %.

(пробел) - разделитель тысяч. Тысячи разделяются пробелами, если шаблон содержит пробелы, окруженные с обеих сторон знаками # или 0. Пробел, который идет вслед за знаком шаблона, масштабирует число, округляя его до тысяч. Шаблон, в котором за символами 0,0 следуют два пробела, будет отображать число

43 500 000 как 43,5.

E+00 - экспоненциальный формат числа.

грн. - + / ( ) : - отображаются эти символы.

\ - отображается следующий за ним символ формата. Сам символ "обратная косая черта" не отображается. Действует так же, как если бы следующий за ним символ был заключен в двойные кавычки.

Выравнивание содержимого ячеек

Содержимое ячеек может быть выровнено по левому краю, по правому краю или по центру. На новом рабочем листе все ячейки имеют формат Обычный, в котором числа, даты и время выравниваются по правому краю ячейки, текст - по левому, а логические значения ИСТИНА и ЛОЖЬ - центрируются. Изменение выравнивания не влияет на тип данных. Для выравнивания содержимого ячеек необходимо:

выделить ячейки, которые следует отформатировать;

в меню Формат выбрать команду Ячейки;

выбрать вкладыш Выравнивание;

в поле списка по горизонтали выбирается тип выравнивания по горизонтали:

по значению - выравнивание по умолчанию в зависимости от типа данных;

по левому краю (отступ) - содержимое ячейки выравнивается по левому краю с отступом, указанным в поле справа;

по центру - содержимое ячейки центрируется;

по правому краю - содержимое ячейки выравнивается по правому краю;

с заполнением - содержимое выделенного диапазона заполняется символами, указанными в левой ячейке выбранного диапазона;

по ширине - содержимое ячейки разбивается на несколько строк, а пробелы между словами устанавливаются так, чтобы ширина строк соответствовала ширине ячейки;

по центру выделения - содержимое левой ячейки выделенного диапазона выравнивается по центру диапазона (все другие ячейки выделенного диапазона должны быть пустыми);

в поле списка по вертикали выбирается тип выравнивания по вертикали:

по верхнему краю - содержимое ячейки выравнивается по верхнему краю;

по центру - по центру;

по нижнему краю - по нижнему краю;

по высоте - содержимое ячейки разбивается на несколько строк, первая и последняя строки выравниваются по верхней и нижней границе ячейки;

в группе флажков Отображение можно включить следующие режимы:

переносить по словам - по достижению правой границы ячейки текст будет переноситься на новую строку;

автоподбор ширины - размер символов уменьшается так, что содержимое ячейки помещается в границах ячейки;

объединение ячеек - выделенные ячейки объединяются в одну;

в рамке Ориентация выбирается направление расположения текста в ячейке - текст можно расположить вертикально или под углом.

Для быстрого выравнивания данных в ячейках используются кнопки .

Чтобы выровнять текст по центру нескольких столбцов, необходимо:

выделить ячейку, содержащую данные, которые необходимо выровнять по центру нескольких столбцов, и пустые ячейки, находящиеся справа;

щелкнуть кнопку .

Установление шрифта

выбрать вкладыш Шрифт;

в списке Шрифт выбирается тип шрифта;

в поле Начертание выбирается начертание шрифта:

обычный - обычное начертание;

курсив - курсивное начертание;

полужирный - жирное начертание;

полужирный курсив - жирное курсивное начертание.

в поле Размер - размер шрифта в пунктах (1 пункт = 0,375мм).

в поле Подчеркивание - тип линии подчеркивания:

Нет - подчеркивание не используется;

Одинарное, по значению - подчеркивание символов одинарной линией;

Двойное, по значению - подчеркивание символов двойной линией;

Одинарное, по ячейке - подчеркивание одинарной линией по ширине ячейки;

Двойное, по ячейке - подчеркивание двойной линией по ширине ячейки;

в поле Цвет - цвет символов;

в рамке Эффекты можно установить флажки:

зачеркнутый - зачеркивание текста одинарной линией;

верхний индекс - размер символов уменьшается, текст располагается выше;

нижний индекс - размер символов уменьшается, текст располагается ниже;

если установить флажок Обычный, то в ячейке установится шрифт по умолчанию;

щелкнуть ОК.

Для быстрого форматирования символов используется панель инструментов Форматирование.

Изменение размеров строк и столбцов

По умолчанию ячейки имеют стандартную ширину и высоту. Высота строки определяется размером шрифта. Для изменения высоты строки или ширины столбца можно перетянуть границу заголовка до необходимого значения (на границе заголовка указатель мыши примет вид двунаправленной стрелки). Для изменения размеров сразу нескольких столбцов или строк следует их выделить и перетянуть границу заголовка одного из выделенных элементов. Если на границе заголовков столбцов дважды щелкнуть мышью, то ширина столбца установится по ширине ячейки с самым длинным содержимым.

Для точного установления ширины столбцов необходимо:

выделить столбцы;

выбрать в меню Формат пункт Столбец, затем пункт Ширина;

ввести в поле Ширина столбца значение ширины столбца (число символов, которые могут поместиться в столбце при использовании стандартного шрифта);

щелкнуть кнопку ОК.

Команда Автоподбор ширины устанавливает ширину столбца по ширине ячейки с самым длинным содержимым. Команда Стандартная ширина предлагает изменить стандартную ширину для столбцов рабочего листа.

Для точного установления высоты строк необходимо:

выделить строку или несколько строк;

выбрать в меню Формат пункт Строка, а затем пункт Высота;

в поле Высота строки ввести значение высоты строки в пунктах;

щелкнуть ОК.

Чтобы спрятать строки или столбцы необходимо:

выделить строки или столбцы, которые следует спрятать;

выбрать в меню Формат команду Строка или команду Столбец соответственно, затем выбрать команду Скрыть.

Чтобы спрятать строку, можно перетянуть нижнюю границу заголовка строки за верхнюю границу. Чтобы спрятать столбец, можно перетянуть правую границу заголовка столбца за левую. Утолщенная рамка строки или столбца, а также пропущенная буква столбца или пропущенный номер строки указывают на наличие скрытых строк или столбцов.

Чтобы показать строки или столбцы необходимо:

выделить строки или столбцы с обеих сторон скрытой строки или столбца;

в меню Формат выбрать команду Строка или Столбец, затем выбрать команду Отобразить.

Рис.1

Чтобы показать строку, можно установить указатель мыши сразу под утолщенной границей заголовка строки и перетянуть ее вниз. Чтобы показать столбец, следует установить указатель мыши вплотную справа от утолщенной границы заголовка столбца и перетянуть ее вправо.

Оформление таблиц

выбрать вкладыш Граница;

в поле тип линии выбрать тип линии рамки;

в списке цвет - цвет линии;

для обрамления выделенных ячеек извне следует щелкнуть кнопку внешние;

для обрамления внутренних границ ячеек следует щелкнуть кнопку внутренние;

для снятия обрамления выделенных ячеек следует щелкнуть кнопку нет;

с помощью группы кнопок Отдельные можно устанавливать и убирать отдельные линии; это также можно делать щелчком мыши в образце обрамления, представленного в окне;

щелкнуть ОК.

Создавать рамки можно также с помощью скрытого списка Границы - :

выделить ячейки, которые необходимо обрамить;

щелкнуть на стрелке рядом с кнопкой Границы;

выбрать тип обрамления в палитре рамок.

Выбранный тип обрамления можно применить и для других ячеек, выделив эти ячейки и щелкнув на кнопке Границы. Для удобства использования палитру рамок можно вытянуть за заголовок с панели инструментов.

Элементы таблицы можно заштриховать различным цветом и узорами:

выделить ячейки;

выбрать в меню Формат команду Ячейки;

выбрать вкладыш Вид;

в палитре цветов выбрать цвет (в рамке Образец будет представлен образец с выбранными параметрами);

в списке Узор выбрать узор;

щелкнуть кнопку ОК.

Для оформления элементов таблицы различными цветами можно использовать панель инструментов Форматирование:

выделить нужные ячейки;

для изменения цвета фона щелкнуть по стрелке рядом с кнопкой и в палитре цветов выбрать цвет;

для изменения цвета символов щелкнуть по стрелке рядом с кнопкой и выбрать цвет.

Группирование элементов таблицы

Microsoft Excel позволяет группировать элементы в сводной таблице для того, чтобы создать один элемент. Например, для того, чтобы сгруппировать месяцы в кварталы для построения диаграммы или для печати.

Для группирования элементов таблицы необходимо:

выделить строки или столбцы, которые будут подчинены итоговой строке или столбцу (это будут строки или столбцы, которые необходимо сгруппировать);

в меню Данные выбрать пункт Группа и структура;

выбрать пункт Группировать.

Так можно создать все необходимые уровни структуры. Например, таблица на рис.27 содержит 3 уровня детализации. Третий уровень скрывает строки 2-4 и 6-8, второй - скрывает строки 2-9. Таким образом, первый уровень детализации содержит только строки 1 и 10. Для перехода между уровнями используются кнопки с соответствующими цифрами в верхнем левом углу таблицы.

Чтобы снять группирование, следует выделить необходимые элементы, выбрать пункт Группа и структура меню Данные, затем пункт Разгруппировать.

Работа с окнами

Разделение окон

Иногда необходимо одновременно просматривать различные части большой таблицы. Для этого следует разделить окно таблицы на подокна одним из следующих способов.

Установить указатель мыши на горизонтальную или вертикальную вешку разбиения (он примет вид двунаправленной стрелки) и перетянуть в нужное место. Размеры подокон можно изменять, перетягивая вешку разбиения.

Выделить столбец или строку, по которой следует разделить окно. Для разделения окна на 4 части необходимо выделить ячейку, по которой нужно выполнить разделение. Затем в меню Окно выбрать команду Разделить. Окно разделится горизонтально по строке над выделенной ячейкой и вертикально по столбцу слева от нее.

Чтобы отменить разделение окон, следует в меню Окно выбрать команду Снять разделение или дважды щелкнуть на вешке разбиения.

Создание нового окна

С помощью команды Новое меню Окно можно создать дополнительное окно для активной рабочей книги, чтобы просматривать различные части рабочей книги одновременно. В этом случае в заголовке окна после имени рабочей книги через двоеточие указывается номер нового окна. Например, второе окно рабочей книги Отчет будет названо Отчет:2.

Упорядочить окна рабочей книги можно следующим способом. В меню Окно выбрать команду Расположить. В диалоговом окне Расположение окон выбрать подходящий вариант:

рядом - окна будут занимать равные части экрана;

сверху вниз - упорядочение горизонтальными полосами;

слева направо - упорядочение вертикальными полосами;

каскадом - упорядочение каскадом.

Если установить флажок только окна текущей книги, то размещаться будут только окна активной рабочей книги.

Для возврата к однооконному изображению необходимо развернуть активное окно на весь экран, щелкнув на кнопке восстановления окна.

Фиксация подокон

Иногда необходимо зафиксировать одну часть таблицы. Например, зафиксировать заголовок таблицы, чтобы он всегда присутствовал на экране. Для фиксации только вертикальных или только горизонтальных заголовков следует: