Проектирование подсистемы электронного документооборота "Учебно-методический комплекс" филиала МЭСИ

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

Список условных сокращений

МЭСИ - Московский государственный университет экономики, статистики и информатики;

АРМ - автоматизированное рабочее место;

ЭВМ - электронно-вычислительная машина;

УМК - учебно-методический комплекс;

ПО - программное обеспечение;

ВТ - вычислительная техника;

БД - база данных;

АИС - автоматизированная информационная система;

ИС - информационная система.



Введение

На сегодняшний день повсюду встречаются компьютеры, как неотъемлемая часть рабочего процесса. Автоматизация рабочего процесса набирает широкий оборот во многих сферах жизнедеятельности человека:

образование;

медицина;

производство продуктов питания и одежды;

военное дело и т.д.

Современное общество не стоит на месте и пытается как можно больше упростить и облегчить труд человека с помощью информационных технологий.

Темой данной дипломной работы является Проектирование подсистемы электронного документооборота «Учебно-методический комплекс» филиала МЭСИ.

В ходе проведения анализа темы дипломной работы, решено поставить следующие цели:

обобщение полученных знаний и навыков в программировании за пройденное время обучения;

создание автоматизированной информационной подсистемы по выбранной теме работы.

Также определены следующие задачи:

проведение анализа предметной области по теме работы;

формирование технического задания;

разработка функциональной диаграммы SADT;

разработка диаграммы потоков данных DFD;

разработка реляционной базы данных и схемы базы данных;

программирование информационной системы в среде разработки прикладных программных средств Delphi 7;

сбор необходимой информации и заполнение готовой автоматизированной информационной подсистемы.

В ходе работы предполагается решить такие вопросы, как автоматизация хранения и доступа к информации, разделение прав доступа для нескольких пользователей и присвоение пользователям логинов и паролей.



1.Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области

1.1.1 Характеристика предприятия

В качестве предметной области для данной выпускной квалификационной работы выступает Алтайский филиал МЭСИ.

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Московский государственный университет экономики, статистики и информатики», основанное 13 августа 1932 года, - один из ведущих вузов России с богатым опытом и традициями подготовки высококвалифицированных специалистов в области экономики, статистики, информационных технологий, менеджмента и маркетинга.

МЭСИ является первым российским вузом, успешно прошедшим процедуру внешней экспертизы на соответствие европейским стандартам гарантии качества образования (ESG-ENQA). Восемь образовательных программ, реализуемых в МЭСИ, признаны лучшими, по версии справочника «Лучшие образовательные программы инновационной России 2011». Описание используемого программного обеспечения

Университет активно развивает науку и проводит различные научные мероприятия: Форум SMART E-Learning Россия, ежегодную Неделю науки, расширенное заседание УМО. МЭСИ является одной из площадок традиционного Московского Фестиваля науки и вузом-партнером Олимпиады «IT-Планета» в Москве. Ежегодно в вузе проходят Недели студенческой науки, создано и активно работает студенческое научное общество, два Научных центра. Студенты принимают участие в российских и международных конкурсах, олимпиадах, викторинах.

МЭСИ стал первым университетом в России, прошедшим международную сертификацию всех направлений деятельности на соответствие международным стандартам качества ISO 9001:2000. В 2011 году университет получил международный сертификат по новой версии.

МЭСИ двенадцать лет занимается законотворчеством в сфере электронного обучения. В 2011 году были приняты изменения в Федеральный закон «Об образовании», которые регламентируют применение электронных технологий и электронных форм обучения. У истоков этого проекта стоял МЭСИ.

Алтайский филиал МЭСИ был основан на базе Славгородского техникума механизации и учета, в 2006 году.

В течении всей истории, как Славгородского техникума механизации и учета, так и филиала коллектив был дружен, а общий уровень преподавателей соответствовал лучшим высшим учебным заведениям, об этом свидетельствует огромное количество наград, как преподавателей, так и студентов.

Отличительной чертой техникума является отличное оснащение ЭВМ и другой учебной техникой, год от года растет доля новейшего оборудования в учебном процессе, благодаря присоединению к МЭСИ студенты получили доступ к видео лекциям лучших преподавателей головного ВУЗа, а так же лучших профессоров мира, одна из лучших электронных библиотек России открыта для студентов.

Данная организация является учебным заведением, предоставляющим возможность получения среднего специального образования. Данное учебное заведение предоставляет возможность обучения в очной и заочной форме с использованием технологии интернет и дистанционного обучения.

В филиале линейная структура управления, где во главе филиала находится директор, который является непосредственным начальником для заведующих учебной частью, частью по работе со студентами, хозяйственной частью, а также методической частью, в непосредственном подчинении у заведующих директора находятся преподаватели и работники (уборщики, слесари, электрики и т.п.).

Рисунок 1 - Линейная структура управления филиалом.

Алтайский филиал МЭСИ занимается образовательной деятельностью как на бюджетной основе (за счет средств государства), так и на внебюджетной основе (за счет средств обучающихся). А также в филиале осуществляется коммерческая деятельность, направленная на предоставление платных курсов желающим получить навыки по таким направлениям, как 1С: Предприятие, 1С: Конфигуратор, курсы английского языка, курсы по освоению Adobe Photoshop и т.п.

В данном учебном заведении установлена локальная сеть, которая связывает все компьютеры, находящиеся в филиале, что упрощает обмен данными и электронными копиями документов в стенах заведения. Также предоставляется доступ к электронной почте МЭСИ посредством программы Microsoft Office Outlook, с помощью которой можно легко передавать сообщения, а также необходимые данные.

Полем автоматизации в ходе данной выпускной квалификационной работы является методическая часть, где для хранения учебно-методических комплексов еще не продумано никакого электронного хранилища, за исключением обычной папки на жестком диске компьютера. А отчетные документы по комплексам создаются вручную с помощью средств Microsoft Office Word и Excel.

1.1.2 Краткая характеристика подразделения или видов его деятельности

В качестве объекта автоматизации выбрана методическая часть филиала, в которой реализуется непрерывная работа с учебными документами организации.

Методическая часть это отдел учебного заведения, который отвечает за обеспечение учебного процесса плановыми документами для проведения обучения студентов. В такие документы входят лекции, инструкционные карты, лабораторные задания, методические рекомендации и т.п.

Вся автоматизация на данном этапе работы заключается в том, что компьютер помогает создавать таблицы для отчетов, не утруждая пользователя от руки рисовать все таблицы и исправлять их на бумаге.

Информация поступает к пользователю непосредственно от преподавателей, в том числе электронные копии документации, которые сохраняются в папке на жестком диске компьютера. Таким образом, источником документации является преподаватель, а получателем является методист учебного заведения.

Отдел по методической работе является отдельным подразделением учебного заведения, который работает независимо от других подразделений. Его работа заключается в сборе, хранении и предоставлении доступа к архиву файлов, составляющих методический комплекс по дисциплинам (электронные копии лекций, лабораторно-практические задания, инструкционные карты и т.п.).

Заместитель директора по методической части является единственным работником этого отдела, который формирует отчетную документацию. Также преподаватели могут получить доступ к архиву с методическими комплексами, но только с целью получения краткой информации об архиве, формируя ведомость учета наличия УМК.

1.2 Экономическая сущность задачи

Реализованная программа сможет уменьшить затраты на работу с помощью использования бесплатных программ для работы в АИС. Созданное ПО будет совместимо с такими программами, как веб-обозреватель Internet Explorer 9 и выше, Блокнот, которые предоставляются совместно с операционной системой Windows и являются бесплатными программными компонентами.

Программный комплекс Microsoft Office, который используется в организации, является платным приложением, что уменьшает его рентабельность.

Таким образом, разрабатываемая программа является экономически-эффективной для учебного заведения.

Автоматизации подлежат такие этапы работы, как сбор документации, хранение, предоставление доступа и формирование отчетной документации. С разрабатываемой АИС может работать не только ведущий методист, но и преподаватели, уменьшая этим нагрузку на работника методической части филиала.

В качестве входной информации используется краткая характеристика находящихся в комплексе документов, дисциплин, преподавателей и специальностей, которые хранятся в базе данных и можно с легкостью изменить, используя для этого функционал программы.

Результативной информацией является отчет по учету наличия учебно-методических комплексов в архиве филиала. К формированию отчетов предоставляется доступ только заместителю директора по методической части.



1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи

В данный момент в методической части не используется автоматизация. Пользователю приходится самому вручную набирать данные об УМК и создавать отчеты и ведомости. Это может привести к недостоверности данных в случае допущения малейших ошибок.

С помощью автоматизации всего процесса учета УМК в филиале планируется обеспечить решение таких проблем, как:

недостоверность данных;

наличие орфографических ошибок;

сложность вычислений;

отсутствие доступа к электронным копиям документов.

В ходе проведения работ создана функциональная диаграмма SADT (см. Приложение 1), на которой наглядно показаны функциональные шаги программного обеспечения, входная и выходная информация, а также методы управления и пользователь.

На Рисунке 2 видно, входной информацией является краткое описание УМК (количество входных документов, его название, предмет, специальность и т.д.).

Рисунок 2 - Функциональная диаграмма SADT.

Выходной информацией является ведомость и отчет движения УМК. Учет движения УМК ведется посредством формирования ведомости движения УМК, которая наглядно показывает наличие документов, причину отсутствия и краткую информацию об УМК. Отчет формируется для более глубокого анализа и является документом для предоставления вышестоящему начальству. Отчет формируется как по движению, так и по наличию УМК.

Методом управления является закон об образовании и положение филиала.

Механизмом управления является ведущий методист учебного заведения.

При внедрении АИС предполагается:

осуществить разделение прав доступа для пользователей (разбиение на две группы пользователей: учитель и методист), тем самым обеспечить безопасность для ИС и сохранность информации;

обеспечить достоверность вводимой информации при создании выходной информации за счет создания дополнительных справочников, которые обеспечивают не ручной ввод данных, а выбор из предложенных списков (например, выбор специальности или учебного цикла);

обеспечить актуальность данных посредством создания календаря с наглядным выбором дат для формирования выходной информации;

создать автоматическое формирование отчетов тем самым сократить время работы и автоматизировать рабочий процесс.

1.4 Постановка задачи

1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи

АИС создается с целью:

обеспечения сбора и первичной обработки исходной информации, необходимой для подготовки отчетности;

создания единой системы отчетности;

повышения качества (полноты, точности, достоверности, своевременности, согласованности) информации.

В результате создания хранилища данных должны быть улучшены значения следующих показателей:

время сбора и первичной обработки исходной информации;

количество таблиц, используемых для подготовки аналитической отчетности;

время, затрачиваемое на информационно-аналитическую деятельность.

Таким образом, обобщив, можно выделить две категории целей:

с точки зрения получения косвенного эффекта в управлении организацией - достижения улучшения ряда показателей выполнения выбранной функции управления или работы рассматриваемого подразделения:

увеличение количества обработанных документов (УМК);

сокращение простоя ЭВМ за счет её постоянной работы;

уменьшение интервала времени на обработку и внедрение одного документа в архив;

с точки зрения достижения прямого эффекта - улучшения значений показателей качества обработки информации:

уменьшение времени, затрачиваемого на принятие управленческих решений;

увеличение качества обработанной информации (достоверность, актуальность, точность, полнота и т.п.);

создание безопасного хранилища данных.

1.4.2 Общая характеристика организации решения задачи на ПК

Для организации решения поставленной задачи на ПК пользователя планируется сформировать локальную архитектуру аппаратной платформы.

Для выполнения операций с локальными БД разрабатываются и используются так называемые локальные приложения.

Расположение БД в значительной степени влияет на разработку приложения, обрабатывающего содержащиеся в этой базе данные. Delphi-приложение осуществляет доступ к БД через BDE (Borland Database Engine -- процессор баз данных фирмы Borland).

BDE представляет собой совокупность динамических библиотек и драйверов, обеспечивающих доступ к данным. BDE должен устанавливаться на всех компьютерах, на которых выполняются Delphi-приложения, осуществляющие работу с БД. Приложение через BDE передает запрос к базе данных, а обратно получает требуемые данные.

Локальные БД располагаются на том же компьютере, что и работающие с ними приложения. В этом случае говорят, что информационная система имеет локальную архитектуру (Рисунок 3). Работа с БД происходит, как правило, в однопользовательском режиме. При необходимости можно запустить на компьютере другое приложение, одновременно осуществляющее доступ к этим же данным. Для управления совместным доступом к БД необходимы специальные средства контроля и защиты. Эти средства могут понадобиться, например, в случае, когда приложение пытается изменить запись, которую редактирует другое приложение. Каждая разновидность БД осуществляет подобный контроль своими способами и обычно имеет встроенные средства разграничения доступа.

Рисунок 3 - Локальная архитектура.



Для доступа к локальной БД процессор баз данных BDE использует стандарт­ные драйверы, которые позволяют работать с форматами БД dBase, Parаdox, FoxPro, а также с текстовыми файлами.

При решении поставленной задачи, функции методической части филиала останутся неизменными, и отдел продолжит свою работу в прежнем режиме, но уже с инновациями в сфере ИТ.

Источниками поступающей информации для работы подразделения служат документы учебного характера, которые оформляют преподаватели. Следовательно, методист работает непосредственно с педагогами, которые и являются источниками входной информации как постоянной, так и периодичной.

Типовая работа состоит из таких этапов разработки программного обеспечения, как:

анализ требований;

проектирование;

реализация;

тестирование продукта;

внедрение и поддержка.

Во время анализа требований формулируются цели и задачи работы, выделяются базовые сущности и взаимосвязи между ними. То есть, создается основа для дальнейшего проектирования системы.

В рамках данного этапа не только фиксируются требования заказчика, но и проводится их формирование - клиентам подбирается оптимальное решение их проблем, определяется необходимая степень автоматизации, выявляются наиболее актуальные для автоматизации бизнес-процессы.

При анализе требований определяются сроки и стоимость разработки ПО, формируется и подписывается техническое задание на разработку ПО.

На основе анализа требований проводится проектирование системы. Эта методология проектирования соединяет в себе объектную декомпозицию, приемы представления физической, логической, а также динамической и статической моделей системы.

Во время проектирования разрабатываются проектные решения по выбору платформы, где будет функционировать система языка или языков реализации, назначаются требования к пользовательскому интерфейсу, определяется наиболее подходящая СУБД. Разрабатывается функциональная спецификация ПО: выбирается архитектура системы, оговариваются требования к аппаратному обеспечению, определяется набор организационных мероприятий, которые необходимы для внедрения ПО, а также перечень документов, регламентирующих его использование.

Реализация разработки программного обеспечения организована в соответствии с моделями эволюционного типа жизненного цикла ПО. При разработке применяются экспериментирование и анализ, строятся прототипы, как целой системы, так и ее частей. Прототипы дают возможность глубже вникнуть в проблему и принять все необходимые проектные решения еще на ранних этапах проектирования. Такие решения могут затрагивать разные части системы: внутреннюю организацию, пользовательский интерфейс, разграничение доступа и т.д. В результате этапа реализации появляется рабочая версия продукта.

Тестирование тесно связано с такими этапами разработки программного обеспечения как проектирование и реализация. В систему встраиваются специальные механизмы, которые дают возможность производить тестирование системы на соответствие требований к ней, проверку оформления и наличие необходимого пакета документации.

Результатом тестирования является устранение всех недостатков системы и заключение о ее качестве.

Внедрения системы обычно предусматривает следующие шаги:

установка системы,

обучение пользователей,

эксплуатация.

К любой разработке прилагается полный пакет документации, который включает в себя описание системы, руководства пользователей и алгоритмы работы.

Первичная информация - информация (данные), которые являются входными и подлежат обработке в ИС.

Первичную информацию можно разделить на два типа:

статические данные (информация, которая меняется крайне редко, минимальное количество раз в большие промежутки времени - информация о преподавателях, предметах, специальностях и т.п.);

динамические данные (информация. которая подлежит частым изменениям - информация об УМК).

В качестве входных документов для создания статических справочников (преподаватели, предметы и т.п.) является учебная нагрузка преподавателя, учебная программа и положение учебного заведения.

В качестве входных документов для ввода динамической информации является документация УМК - лекции, инструкционные карты, комплект контрольно-оценочных средств, рабочая программа учебной дисциплины и т.д.

В качестве результативной информации пользователем формируются ведомость движения УМК и отчеты о наличии УМК. Эти документы после формирования пользователем выводятся на экран монитора для предварительного просмотра и анализа, после чего пользователь может распечатать нужный документ с помощью подключенного принтера к ЭВМ.

1.5 Обоснование проектных решений по видам обеспечения

1.5.1 По техническому обеспечению (ТО)

Техническое обеспечение - это комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Комплекс технических средств составляют:

компьютеры любых моделей;

устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

устройства передачи данных и линий связи;

оргтехника и устройства автоматического съема информации;

эксплуатационные материалы и др.

К настоящему времени сложились две основные формы организации технического обеспечения (формы использования технических средств) - централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное техническое обеспечение базируется на использовании в информационной системе больших компьютеров и вычислительных центров.

Децентрализованное техническое обеспечение предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах. Перспективным подходом следует считать, по-видимому, частично децентрализованный подход - организацию технического обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных и больших компьютеров для хранения баз данных, общих для любых функциональных подсистем.

Как известно, реализация каждого основного технологического процесса требует наличия вспомогательных (второстепенных) процессов, обеспечивающих эффективную деятельность по оказанию информационных услуг. Все планируемые мероприятия, процессы, комплексы технических и программных средств должны поддерживаться соответствующими службами, которые необходимо подготовить, организовать, обучить, что требует соответствующих финансовых затрат, определяемых факторами внешней среды.

Таким образом, оптимизационная модель на каждом уровне формирует соответствующие выходные параметры при минимизации экономических (финансовых) показателей с учетов внешних факторов.

Основными источниками финансирования учебного заведения являются:

бюджет;

хозрасчетная деятельность;

спонсорская помощь (индивидуальная, корпоративная, ассоциативная);

гранты;

целевое (ведомственное) финансирование.

Необходимо отметить, что соотношение между объемами данных видов финансирования зависит от экономической и социальной политики государства. В современных условиях бюджетное и целевое финансирование, направляемое на пополнение основных фондов, постоянно уменьшается. Поэтому для необходимого восполнения информационных ресурсов недостающая часть средств выделяется из хозрасчетных доходов. Финансирование на комплектование фондов по гранту не предусматривается правилами его предоставления.

Перечисленные источники финансирования не в равной мере используются для обеспечения тех или иных информационных процессов. Так, например, для пополнения информационных ресурсов используются бюджетные отчисления, хозрасчетные средства, спонсорская помощь, целевое финансирование. Источниками финансового обеспечения научно-практических, аналитических, методических разработок служат хозрасчетные доходы, средства, выделяемые по грантам, и спонсорская помощь.

Таким образом, применение оптимизационной модели программно-целевого планирования в системе управления информационным обменом позволяет осуществить рациональное распределение обобщенного финансового потенциала по основным видам деятельности филиала с учетом всех необходимых ресурсов. Выбор основных целевых функций (критериев) и система ограничений позволяют сформулировать согласно целям некоторое множество стратегий, определяющих поведение руководства при принятии решения. В результате формируется тот необходимый перечень мероприятий, обеспечивающих эффективную систему управления информационным обменом. Такая постановка оптимизационной задачи позволяет определить реальную потребность в ресурсах, необходимых для достижения поставленных целей, с учетом комплексной целесообразности или эффективности их реализации в зависимости от сроков и масштабов внедрения новых технологий и результатов научных разработок.

Таким образом, система управления информационным обменом является интегрированной иерархической системой, включающей в себя подсистемы с общими информационными базами экономических, технических, качественных показателей деятельности и их координационными связями. Очень важно соблюдение следующих требований:

Система должна обеспечивать каждого пользователя информацией, необходимой для анализа и планирования конечных результатов, а также действий, направленных на достижение этих конечных результатов и осуществления корректирующих воздействий.

Система должна обеспечивать сбор и обработку фактических данных.

Система должна соответствовать организационной структуре филиала.

Система должна быть интегрированной в такой степени, чтобы информация агрегировалась по уровням иерархии, т. е. информация на более низком уровне должна быть более конкретна, чем на более высоком.

Информационные данные, поставляемые системой, должны быть своевременными.

Система должна быть достаточно гибкой, чтобы обеспечить возможность оперативного управления новыми процессами и их контроль.

При выработке управляющих воздействий необходимо учитывать как информацию, поступающую в ходе реализации основных процессов, так и мнения руководителей, ее предоставляющих.

Отчетные материалы должны охватывать наиболее важные периоды времени и отражать движение материалов, содействовать проверке выполнения планов, включать в себя только реальные факты. Они должны быть также доступны для чтения и понимания, иметь четкое назначение, основываться на конкретных фактах, строиться в соответствии с технологией документооборота.

Должна существовать возможность улучшения и модернизации системы управления, но постоянная переделка по каждому незначительному поводу недопустима.

Проанализировав все собранные предпочтения, было решено, что наиболее рентабельным и эффективным решением поставленной задачи при выборе технического обеспечения станет компьютер, оснащенный такими характеристиками:

материнская плата Asus M4A77T со встроенным VGA видеоадаптером;

процессор AMD Phenom II X2 3,2 GHz или Intel Core i3;

жесткий диск Samsung объёмом 500 Gb;

дисковый привод Samsung;

монитор LG Flatron;

клавиатура и мышь;

принтер.

1.5.2 По информационному обеспечению (ИО)

Информационное обеспечение - это совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих на предприятии, методология построения баз данных.

Источниками информации служат: учебно-методические комплексы и документация учебного характера, которая предусмотрена учебным планом.

Информационное обеспечение включает в себя внутримашинное и внемашинное информационное обеспечение.

Внемашинное информационное обеспечение включает различные документы на бумажных носителях (договора, приказы, распоряжения, отчеты и др.).

Внутримашинное информационное обеспечение включает информационную базу на машинном носителе и средства ее ведения. Данное обеспечение должно реализоваться в режиме реального масштаба времени, где изменения в данных, произведенные одним пользователем, сразу должны становиться доступными другим пользователям системы.

Современные АИС предоставляют возможность получения информации в различных формах: в виде печатных документов, экранных форм, на машинных носителях; она может быть представлена в текстовом, графическом или табличном виде.

Поступление информации в организацию отражается в режиме сбора первичных данных, который можно свести к следующим вариантам:

централизованному приему данных, зафиксированных в документах или непосредственно на АРМ;

приему машиночитаемых документов;

децентрализованному сбору данных на местах их возникновения с последующей передачей по каналам связей ЭВМ.

Далее следует обработка и хранение информации. Выход информации происходит в режиме передачи данных:

передачи носителей различных форм и видов;

дистанционной передачей данных.



Рисунок 4 - Информационное обеспечение филиала.

1.5.3 По программному обеспечению (ПО)

Программное обеспечение - совокупность программ, управляющих работой компьютера или автоматизированной системы.

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также техническая документация.

Рисунок 5 - Программное обеспечение филиала.

К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированных на пользователей и предназначенных для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.

Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ, реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта.

Для решения поставленной задачи принято решение использования таких общесистемных программных продуктов, как Internet Explorer 9 и выше, а также Блокнот. Также решено использовать такое специальное программное обеспечение, как Delphi 7 и Microsoft Office Access.

Выбранные общесистемные программы являются общедоступными каждому пользователю и бесплатными. Эти программные продукты (Internet Explorer 9 и выше, а также Блокнот) выбраны для отображения в них отчетных документов (ведомость, отчеты), таким образом это обеспечивает наименьшее количество затрат уже готового ПО.

Выбор специального программного обеспечения для решения поставленных задач исходил из учебного плана, а также доступности пользователям.

Delphi 7 является средством разработки программных продуктов и находится в широком доступе в сети интернет, что облегчает затраты на поиск и установку программ подобного типа.

Microsoft Office Access является программным продуктом компании Microsoft для работы с БД. Данный продукт поставляется как в полном пакете установки ПО Microsoft Office Professional, так и с возможностью отдельной установки Microsoft Office Access, что облегчает дальнейшую работу с БД и уменьшает занимаемое программой место на жестком диске.



2.Практическая часть

2.1 Информационное обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ)

2.1.1 Информационная модель и ее описание

На этапе анализа необходимо подробное исследование, как будущих функциональных возможностей разрабатываемой системы, так и информации, необходимой для их выполнения. Поэтому особое внимание уделено как полноте информации, так и поиску противоречивой, дублирующей или неиспользуемой информации. Каждая сущность имеет неограниченное количество атрибутов, но, проведя анализ требований к системе и осуществив детализацию хранилищ данных, будущую модель можно представить в виде связанных между собой отношениями сущностей. В ходе анализа предметной области путем изучения вышеперечисленной информации, были выявлены следующие внешние сущности:

пользователь - человек, руководящий процессом работы программы;

УМК - комплекс учебных документов, по средством которого происходит руководство хода учебных занятий.

Накопителями данных в АИС являются справочники:

информация об УМК;

информация о предметах;

информация о преподавателях.

Информационная система разбита на четыре логические подсистемы:

сбор необходимой информации;

формирование промежуточного документа о ходе работы (ведомости учета);

формирование отчетности;

ведение файлового архива.

Рисунок 6 - Диаграмма потоков данных (DFD).

2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

При получении и обработке информации важно представить ее в более компактной и удобной форме - присвоить определенные кодовые обозначения или коды определенным объектам, т.е. закодировать.

Кодирование - это присвоение объекту кодового обозначения.

Необходимость кодирования информации обусловлена:

ее большими объемами;

высоким удельным весом алфавитной информации;

преобладанием логических операций в процессе обработки информации;

возрастанием объемов информации, подлежащей передаче по каналам связи.

Коды облегчают распознавание признаков объектов и возможность их контроля, упрощают и ускоряют запись информации на любом носителе и наведение всевозможных справок. Применение кодов значительно облегчает группировку информации.

Системой кодирования называется совокупность правил кодирования элементов экономической информации. При кодировании элементов экономической информации широко используются порядковая, серийно-порядковая, разрядная, повторения и комбинированные системы.

При порядковой системе кодирования каждому элементу кодируемого множества присваивается номер по порядку без какого-либо пропуска номеров, что обеспечивает сплошное использование емкости кода и его минимальную длину, но не оставляет резерва для включения дополнительных позиций.

Серийно-порядковая система применяется для кодирования элементов множеств, имеющих неглубокую классификацию, например, по двум признакам.

Разрядная система кодирования применяется для кодирования сложных номенклатур. Все элементы кодируемого множества классифицируются по определенным признакам, и каждому из них отводится определенное число разрядов в соответствии с количеством элементов данной группировки.

Система повторения применяется для кодирования отдельных номенклатур. При этом кодовые обозначения позиций включают в себя цифровые и буквенно-цифровые обозначения, непосредственно характеризующие данный объект.

Комбинированная система предусматривает четкое выделение всех признаков номенклатуры. Но при этом каждый признак может кодироваться по любой системе: порядковой, серийной или позиционной. Комбинированная система более гибкая и широко применяется при решении экономических задач, поскольку обеспечивает автоматическое получение всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками.

При разработке ИС кодированию подлежит специальность, на которую обучают в учебном заведении. Код специальности относится к разрядной системе кодирования, т.к. содержит в себе некоторую информацию о специальности.



Таблица 1 - Перечень кодовых обозначений для специальности.

№ п/п	Код специальности	Расшифровка кода
1	09.02.05	Прикладная информатика (по отраслям)
2	09.02.03	Программирование в компьютерных системах
3	38.02.01	Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)

2.1.3 Характеристика первичных документов

Для работы АИС, как и для работы любой другой программы, необходимы некоторые входные данные, которые берутся из первичной документации.

При работе с модулем первичной документацией является сам УМК, а входной информацией является краткое описание УМК (количество входящих в комплекс документов, преподаватель, предмет, специальность и т.п.).

Для работы программы с входной документацией в ней предусмотрена подсистема «Справочники», в которой содержится вся необходимая информация для дальнейшей работы ИС. Подсистема «Справочники» делится на три подраздела:

учебно-методический комплекс;

преподаватели;

предметы.

Каждый справочник хранит в себе информацию, которая изменяется крайне редко, что уменьшает затраты на ввод данных, при использовании информации из них. Справочник «УМК» является зависимым, т.е. при изменении информации или вводе новой строки используется информации из двух других справочников.

Для работы с каждым из трех справочников созданы три независимые формы, которые упрощают работу с ИС и создают дружественный интерфейс программы.

Рисунок 7 - Экранная форма справочника «Предметы».

Рисунок 8 - Экранная форма справочника «Преподаватели».

Рисунок 9 - Экранная форма справочника «УМК».

На трех вышеперечисленных рисунках хорошо виден интерфейс форм, который аналогичен для каждого из справочников. Функционал этих форм тоже аналогичен - добавление новых записей, удаление записей, редактирование уже присутствующих и поиск необходимой информации. Единственным отличием является наличие у справочника «УМК» дополнительной функции работы с архивом документов.

2.1.4 Характеристика базы данных

Использование БД в вычислительной технике широко распространилось еще с незапамятных времен.

База данных - организованная структура, предназначенная для хранения информации. Современные БД позволяют размещать в своих структурах не только данные, но и методы (т.е. программный код), с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или другими программно-аппаратными комплексами.

Разработка БД производится в программном модуле Microsoft Office Access.

Microsoft Office Access или просто Microsoft Access -- реляционная система управления базами данных корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

Основные компоненты MS Access:

* построитель таблиц;

* построитель экранных форм;

* построитель SQL-запросов (язык SQL в MS Access не соответствует стандарту ANSI);

* построитель отчётов, выводимых на печать.

Рисунок 10 - Реляционная база данных.

Для работы с ИС отдельно создана БД, которая содержит 6 таблиц:

учебно-методический комплекс;

предметы;

ведомость;

преподаватели;

специальность;

учебный цикл.

Рисунок 11 - Таблица «Специальность».

Рисунок 12 - Таблица «Учебный цикл».

Две вышеперечисленные таблицы («Специальность» и «Учебный цикл») скрыты в программе для пользователя и являются статическими справочниками, т.к. информация в них не подлежит изменениям.

Рисунок 13 - Таблица «Предметы».

Рисунок 14 - Таблица «Преподаватели».

Рисунок 15 - Таблица «УМК».

Рисунок 16 - Таблица «Ведомость».

2.1.5 Характеристика результатной информации

В ходе работы программа формирует по требованию пользователя отчеты, которые являются результатной информацией. Все отчеты аналогичны, но отличаются только типом формирования запроса, т.е. разная группировка, параметр поиска или поле поиска.

Таблицы, которые формируются при составлении отчетной документации, создаются на основе SQL-запросов, которые прописаны в программном коде программы. У отчетных таблиц одинаковый внешний вид, схожее количество столбцов и аналогичные названия колонок. Каждая таблица содержит 10 колонок:

номер по порядку;

наименование УМК;

наименование специальности;

код специальности;

ответственный преподаватель (вносится фамилия и инициалы преподавателя, который разработал УМК);

количество документов в УМК (отмечается общее количество входящих в состав комплекса документов);

дата регистрации УМК (дата первой регистрации УМК в программе);

дата последнего изменения УМК (дата, когда в УМК были добавлены изменения, документы и т.п.);

наличие УМК в архиве (наличие каких-либо документов комплекса в архиве);

причина отсутствия.

Созданные таблицы сохраняются в выходной документации, которая формируется в файлах формата HTML. Созданный файл хранится в корне установленной программы и хранится на протяжении всего существования программы, при каждом новом создании отчета этот файл перезаписывается и сохраняет уже новую информацию о новом отчете.

Рисунок 17 - Внешний вид отчета.

2.2 Программное обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ)

2.2.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

При разработке ИС решено разделить все множество функций на два типа: функции управления и функции обработки данных.

К функциям управления относятся функции регулирующие работу программы, например, проверка логина и пароля, разграничение доступа данных различным пользователям, предоставление организованного выхода из программы.

Функциями обработки данных служат функции, работающие непосредственно с БД и документацией: ввод информации, формирование промежуточной документации, формирование отчетов, ведение архива файлов.

Проведя анализ и классификацию функций программы, построено дерево функций, которое представлено на Рисунке 2.13.

Рисунок 18 - Дерево функций.

После запуска программы открывается диалоговое окно для ввода логина и пароля (Рисунок 2.14), которое реализует функцию проверки логина и пароля, а также реализует разграничение доступа пользователям.

Рисунок 19 - Окно авторизации пользователя.

Далее при входе в систему открывается главное меню программы (Рисунок 2.15), где расположены четыре подсистемы, каждая из которых в полной мере реализует свой функционал, определенный на ранних стадиях проектирования:

справочники;

документы;

отчеты;

выход.

Рисунок 20 - Главное меню программы.

Для более понятного представления о работе каждой из подсистем разработаны сценарии диалогов для каждой подсистемы, которые наглядно показывают функционал как отдельно взятой подсистемы, так и все АИС в целом.

Рисунок 21 - Сценарий диалога «Справочники».

Сценарий работы диалога «Справочники» заключается в том, что пользователю после входа в подсистему «Справочники» необходимо выбрать один из трех предложенных справочников: УМК, преподаватели и предметы. Далее необходимо выбрать действие, которое он хочет сделать в выбранном справочнике, а после необходимо завершить работу в подсистеме, выйдя из диалогового окна.

Рисунок 22 - Сценарий диалога «Документы».

Работа диалога «Документы» аналогична работе «Справочников», после выбора документа, который необходимо оформить (в нашей ИС существует один документ), необходимо выбрать действие. После выполненных работ с документом необходимо сформировать ведомость, а уже потом завершить работу в подсистеме аналогичным способом со «Справочниками».

Рисунок 23 - Сценарий диалога «Отчеты».



Сценарий работы диалога «Отчеты» заключается в выборе пользователем необходимого для работы отчета, выборе необходимого условия (период времени, наименование программного модуля или предмета) и формировании отчета. После окончания формирования пользователь может завершить работу.

2.2.2 Описание программных модулей

При разработке ИС решено создавать все программные модули в среде разработки программного обеспечения Delphi 7. Все программные модули взаимосвязаны друг с другом.

Модуль -- функционально законченный фрагмент программы, оформленный в виде отдельного файла с исходным кодом или поименованной непрерывной её части, предназначенный для использования в других программах. Модули позволяют разбивать сложные задачи на более мелкие в соответствии с принципом модульности.

Решено разделить программу на четыре программных модуля:

модуль предоставления доступа к программе;

модуль обработки данных программы;

модуль работы с файловым архивом АИС;

модуль создания отчетных данных.

Модуль предоставления доступа к программе является системой безопасности ИС, которая сохраняет отчетную документацию от проникновения злоумышленников.

Рисунок 24 - Модуль предоставления доступа к программе.

Рисунок 25 - Окно авторизации пользователей.

Модуль обработки данных программы отвечает за работу с табличными данными, которые хранятся в БД. Этот модуль включает в себя такие операции, как ввод данных, редактирование уже существующих данных, удаление устаревших данных, поиск необходимой информации.

Рисунок 26 - Модуль обработки данных.

Этот модуль разработан с помощью языка Pascal и обычных SQL-запросов, с помощью которых осуществляется обращение к БД.

Модуль работы с файловым архивом создан для прямой работы с текстовыми файлами, табличными файлами, а также с другими типами файлов, что обеспечивает облегчение поиска необходимых файлов пользователю.

Рисунок 27 - Модуль работы с файловым архивом.

Модуль создания отчетных данных разработан для формирование ведомости и отчетов, которые в последствии будут переданы руководству для принятия решений в данной сфере работы.

Рисунок 28 - Модуль создания отчетных данных.

2.3 Технологическое обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ)

Технологический процесс автоматизированной обработки информации представляет собой совокупность операций, выполняемых в определенной последовательности, - от сбора исходной информации до получения результатной информации.

Под операцией понимается комплекс действий, выполняемых над информацией на рабочем месте.

Разработка технологического процесса должна обеспечить максимальную автоматизацию процессов обработки информации при использовании различных технологических средств и высокую достоверность получения результатной информации при минимальных трудовых и стоимостных затратах.

Состав операций и последовательность их выполнения зависят от характера решаемых задач и имеющегося комплекса технических средств на каждом уровне обработки.

Характер задач в основном определяется объемами обрабатываемой информации, периодичностью решения, а также сложностью алгоритмов ее преобразования. Решение задачи на каждом уровне обработки может выполняться разными способами с применением различных вычислительных средств методов контроля.

При определении состава операций технологического процесса создается возможность выбора наиболее рационального способа обработки информации.

2.4 Описание контрольного примера реализации проекта

Запускаем готовую программу с помощью исполняемого файла приложений с типом *.exe. После запуска появится окно авторизации.

Рисунок 29 - Окно авторизации.

В зависимости от пользователя (в программе создано разделение на двух пользователей - учителей и методиста) необходимо ввести соответствующий логин и пароль. После успешного ввода данных появится соответствующее пользователю окно меню. Конкретный пример работы с программой будет рассмотрен на основе работы администратора (методиста организации), что позволит в полной мере увидеть весь функционал АИС.



Рисунок 30 - Окно меню администратора.

Далее для корректной работы программы необходимо выбрать справочники и заполнить их данными. Заполнение справочников данными необходимо начинать со справочника «Предметы», «Преподаватели», а после справочник «УМК».

Рисунок 31 - Окно меню администратора с выделением справочников.

Рисунок 32 - Справочник «Предметы».

Рисунок 33 - Справочник «Преподаватели».

Рисунок 34 - Справочник «УМК».

При заполнении справочника «УМК» помимо заполнения полей таблицы необходимо загрузить в архив все документы по заполняемому комплексу. Для этой цели создана кнопка работы с файловым архивом, которая открывает его.

Рисунок 35 - Файловый архив программы.

Далее, после заполнения всех справочников, необходимо создать документ «Ведомость учета», на основании которого формируются отчеты.

Рисунок 36 - Окно меню администратора с выделением документа.

Рисунок 37 - Окно документа «Ведомость учета».

После заполнения и создания ведомости, пользователь может вывести ее на экран и пользоваться ею для дальнейшей работы, как промежуточным документом, или как упрощенной неофициальной формой отчетного документа.



Рисунок 38 - Документ «Ведомость учета».

Далее, при заполненной ведомости, необходимо проследовать к формированию необходимых отчетов.

Рисунок 39 - Окно меню администратора с выделением отчетов.

Для примера мы оформим отчет по движению УМК за некоторый период времени.

Рисунок 40 - Окно отчета по движению УМК.

Рисунок 41 - Отчет по движению УМК.

Представленный пример работы АИС полностью показывает весь функционал программы. Рассмотрена работа всех подсистем программы, показаны виды промежуточной документации, а также выходной документации.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате выполнения выпускной квалификационной работы было спроектировано автоматизированное рабочее место ведущего методиста для учебной организации. Разработанная система относится к системам учетного типа и имеет некоторые признаки аналитической системы. Данная разработка улучшает качество обработки информации, автоматизирует процессы ввода данных, вывода результатов. В процессе разработки АРМ были получены следующие результаты:

проведен анализ предметной области решаемой задачи, в результате которого определены потоки входной, выходной, плановой и оперативно-учетной информации;

изучена структура организации;

определена цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи - снижение трудовых затрат;

проведен анализ существующих разработок и обоснован выбор технологии проектирования;

дана характеристика нормативно-справочной, входной оперативной информации и результатной информации;

организован сбор, передача, обработка и выдача информации посредством экранных форм, печатных отчетов.

В результате произведенных проектных мероприятий в данной работе спроектирована АРМ, лежащая в основе автоматизированного рабочего места методиста филиала МЭСИ. Спроектированная АРМ относится к информационным системам учетного типа.



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Базы данных и Delphi. Теория и практика: Учебник/ под ред. проф. Дмитрий Осипов, 2011. - 400 с. ISBN: 978-5-9775-0659-5.

2. Информационные системы в экономике: Учебник / под ред. проф. В.В. Дика - М.: Финансы и статистика, 1996.

3. Delphi. Программирование для Windows, OS X, iOS и Android /: ИНФРА-М, 2014. - 640 с. - (Серия «Высшее образование»).

4. Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 1999.

5. Разработка клиент-серверных приложений в Delphi. Рубанцев Валерий. 2011. 418стр.

6. Смирнова Г.Н. Проектирование экономических информационных систем. / под ред. Тельнова Ю.Ф. - М.: Финансы и статистика, 2001.

7. Справочная правовая система “Гарант”.

8. Справочная система “Консультант плюс”.

9. Технологии Delphi 2006. Новые возможности, Сергей Бобровский. 2006. 288стр.

10. Уткин В.Б., Балдин К.В. Информационные системы и технологии в экономике. Учебник. М.: ЮНИТИ, 2008.

11. Гайдамакин Н.А. Автоматизированные информационные системы, банки и базы данных. Вводный курс: учебное пособие. - М: Гелиос АРВ, 2002. - 368 с.

12. Емельянова Н.З., Партыка Т.А., Попов И. Основы построения автоматизированных информационных систем: учебное пособие для студ. СПО. - М: Форум; Инфра-М, 2005. - 416 с.

13. Методические указания к выполнению дипломного проекта по дисциплине «Проектирование информационных систем»

14. Моисеенко С. SQL: задачи и решения. - СПб: Питер, 2006. - 256 с.

15. Принципы построения автоматизированных информационных систем (АИС). Техническое и рабочее проектирование АИС: учеб.пособие для вузов / разраб. В.Н. Кузубовым. - М: Совр. Гум. Ун-т, 2000. - 102 с.

16. Создание компонентов в среде Delphi. Михаил Голованов, Евгений Веселов. 2004. 320стр.

17. http://www.lawmix.ru/ правовая информация

18. Delphi и Model Driven Architecture. Разработка приложений баз данных, Константин Грибачев, 2004, 352стр.

19. Программирование в Delphi для Windows. Версии 2006, 2007, Turbo Delphi, А.Я. Архангельский, 2007, 1248стр.

20. Справочная правовая система “Гарант”.

21. Справочная система “Консультант плюс”.

22. Delphi. Трюки и эффекты.А. Чиртик, В. Борисок, Ю. Корвель, 2007. 400стр.

23. "Сложные вопросы кадровой практики. Сборник статей и консультаций.

24. Базы данных в Delphi 7. Самоучитель, В. Понамарев, 2003, 224стр.

25. Delphi 7. Учебный курс, С.Бобровский,2004,736стр.

26. www.mesi.ru - Московоский государственный университет экономики, статистики и информатики;

27. www. altai.mesi.ru - Алтайский филиал МЭСИ;

28. Захаревич, В. Российское образование и вступление России в ВТО: возможные последствия [Текст] / В. Захаревич, В. Попов, В. Терешков // Высш. образование в России. - 2006. - № 4. - С. 20

29. Савицкий, Н. И. Экономическая информатика [Текст]: учеб. пособие для вузов / Н. И.

30. Савицкий. - М.: Экономистъ, 2004. - 429 с.: ил.

...