Система управления базами данных Microsoft Access

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Спецификой программного обеспечения, применяемого в сфере туризма, будь то программы автоматизации работы турагентств или программы автоматизации ресторанов и гостиниц, является работа с большими массивами упорядоченных данных - базами данных. Для создания такого программного обеспечения применяются специальные программные средства, называемые системами управления базами данных (СУБД). К ним относятся СУБД Dbase, FoxPro, Paradox, Access и др.

Такие системы позволяют:

* создавать таблицы данных и осуществлять ввод и редактирование данных;

* проводить поиск и выборку данных по какому-либо признаку из таблиц; программный информация туризм

* осуществлять связь данных между таблицами;

* создавать экранные формы для удобного ввода данных;

* формировать отчеты и выводить данные на печать.

Данное пособие знакомит с одной из популярных СУБД Microsoft Access, которая входит в состав офисного пакета Microsoft Office Professional. Access считается очень хорошим инструментом при разработке приложений для небольших и средних фирм, а также для подразделений крупных фирм. Если структура баз данных не слишком сложна, для ее создания средствами пакета Access достаточно среднего или даже начального уровня подготовки. Персонал фирмы сможет управлять такой системой с помощью таблиц и запросов.

Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных и анализировать их, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.

Microsoft Access имеет прекрасно организованный интерфейс, имеющий много общего с интерфейсами текстового редактора Word и табличного процессора Excel, что позволяет быстро сориентироваться пользователям, имеющим опыт работы с этими приложениями.

Основные понятия

База данных - совокупность собранной информации, хранящейся в виде таблиц и связанной друг с другом. База данных обеспечивает не только хранение, но и быстрый и удобный доступ к информации. При работе в Access создается специальный файл базы данных, в котором хранится не только вся информация, но и формы для ее ввода и редактирования, часто используемые запросы, отчеты, макросы и модули для специальной обработки.

Таблица - хранящаяся информация в базе данных в Access. Каждый столбец таблицы, называемый полем, соответствует типу хранимых сведений, а каждая строка таблицы - записи сведений.

Связи позволяют соединить между собой данные из различных таблиц через общее поле данных таким образом, что обеспечивается целостность данных при изменении значений в связующих полях (например, удаление записи в одной таблице приведет к удалению записей в связанных таблицах).

Ключ (ключевое поле) - специальное поле, однозначно характеризующее каждую запись таблицы. При помощи ключа Access различает и упорядочивает записи таблицы. В качестве первичного ключа могут использоваться обычные поля таблицы, исключающие одинаковые записи.

Формы - специальные бланки с полями, позволяющие в заданном виде отобразить имеющуюся в таблицах информацию и предназначенные для ввода и корректировки информации в таблицах.

Запрос - критерий выбора из базы данных интересующей пользователя информации. Запрос может быть обращен сразу к нескольким таблицам. Результат запроса называют выборкой.

Отчет - специально отформатированные данные, организованные в соответствии с заданным описанием. Отчет придает данным наглядную форму и предназначен для вывода данных на печать.

Макросы - последовательность специальных директив, записанных с помощью макрокоманд и предназначенных для автоматизации отдельных действий без применения языка программирования. Если возможности макросов не позволяют выполнить какие-либо сложные действия (например, сложные вычисления в отчете), то в Access используется специальный язык программирования Visual Basic. Процедуры, написанные на Visual Basic, запоминаются в модуле.

Методические рекомендации по выполнению практических работ

Начальные сведения о программе ACCESS. Запуск и завершение работы

Программа Microsoft Access входит в состав пакета Microsoft Office Professional и, если он установлен на компьютере, находится в директории c:\Program Files\Microsoft Office. Ярлык программы (рис.1) в зависимости от установки может находиться либо на рабочем столе, либо в пункте меню «Программы» главного меню, открываемого с помощью кнопки Пуск. Файлы баз данных, создаваемые с помощью программы Access, имеют расширение .mdb, и рядом с ними находится значок (рис. 1) Для запуска программы достаточно щелкнуть два раза на ярлыке программы.

Рис. 1 окна других Windows-программ: в нем содержатся меню, панели инструментов, строка состояния и т д.

Окно программы Access (рис. 2) во многом похоже на



Рис. 2

При запуске Access появляется диалоговое окно, позволяющее создать или открыть базу данных. При открытии файла базы данных кнопки панелей инструментов становятся активными, причем в зависимости от того, с каким объектом в данный момент происходит работа (с таблицей, формой и т. д.), вид панели инструментов будет меняться.

Завершить работу с Access можно одним из следующих способов:

* нажав ALT+F4;

* используя команду Файл - Выход;

* щелкнув кнопку Закрыть (х), которая расположена в окне Access.

Ход выполнения практических работ

1. Приступайте к выполнению работы только после внимательного ознакомления с теоретической частью.

2. Прочитайте все пункты текущего задания.

3. Во время выполнения практической работы пользуйтесь справочной системой Access.

Выполнение практических работ будет проводиться на примере создания программы по регистрации клиентов, проживающих в гостинице.

Постановка задачи

Создать программу, позволяющую вести регистрацию клиентов, проживающих в гостинице. Гостиница имеет сеть фирм-поставщиков.

Программа должна позволять получать следующую информацию:

* о количестве свободных мест в гостинице на любой заданный промежуток времени;

* о денежной сумме, на которую фирмы-поставщики поставили клиентов в гостиницу;

* о виде и стоимости дополнительных услуг, которыми пользовался клиент.

Кроме того, программа должна позволять составлять отчеты:

* о клиентах, заехавших за день в гостиницу и выручке, полученной от них;

* об оплате дополнительных услуг, которыми пользовался клиент.

Практическая работа № 1

Планирование и создание базы данных. Создание таблиц. Установка связей между таблицами

Вся работа с базами данных основывается на работе с таблицами. Сначала, как правило, создается пустая база данных, а затем последовательно изготовляются все необходимые таблицы. На основе информации, хранящейся в таблице, строятся формы, запросы и отчеты. Поэтому перед тем как приступить к созданию баз данных, надо ответить на следующие вопросы:

* какие данные необходимо хранить и как их организовать наилучшим образом? Ответ на этот вопрос определит, какие таблицы потребуются для работы;

* какие действия с входными данными будут производиться в процессе выполнения задачи. Это определит, какие понадобятся формы;

* какую информацию нужно получить из хранимых в таблицах данных и в каком виде она должна быть представлена. Ответы на эти вопросы определят организацию необходимых запросов и виды отчетов.

При составлении таблиц необходимо исходить из нескольких простых принципов:

1. Каждая таблица должна содержать какую-то тему (например, «Оформление клиентов» или «Информация о сотрудниках»). Надо стараться не использовать в таблице больше одной темы.

2. Справочная информация должна быть размещена в отдельных таблицах.

3. Необходимо избегать повторения информации в разных таблицах (тогда при замене данных это нужно будет сделать только в одной таблице).

4. Там, где возможно, надо использовать коды, это поможет связать таблицы между собой и избежать ошибок при печати данных.

Каждому полю таблицы должен соответствовать определенный тип данных, чтобы программа Access знала, как обращаться с ее содержанием.

В Access определены следующие типы данных:

* Текстовый. Простой, обычно набранный текст, который включает числа, буквы и символы. Это поле может содержать до 255 символов;

* Числовой. Простое, обычное число;

* Поле MEMO. Обычный текст, который может содержать до 64 тыс. символов;

* Дата/время. Дата или время;

* Денежный. Число, имеющее денежный формат;

* Счетчик. В этом поле автоматически добавляется к каждой записи номер по порядку;

* Логический. В этом поле может находиться одно из двух значений: Да или Нет;

* Поле объекта OLE. Через это поле осуществляется связь с другой базой данных или с другим файлом;

* Гиперссылка. Ссылка на World Wide Web;

* Мастер подстановок. Позволяет создать список, из которого можно выбрать значения для каждой записи.

Каждому типу поля соответствуют свои параметры форматирования, которые можно устанавливать по своему усмотрению. Наиболее важными параметрами форматирования являются:

* Размер поля. Максимальное количество символов, которое пользователь может ввести в данное поле;

* Формат поля. Спускающийся список форматов, которые могут быть применены к данному типу поля;

* Число десятичных знаков. Определяется число разрядов справа от десятичного разделителя;

* Индексированное поле. Поле, предназначенное для ускорения операции поиска и сортировки.

При определении размеров поля следует иметь в виду, что небольшие поля быстрее обрабатываются и требуют меньшего объема памяти.

Задание 1

Создать новую базу данных Hotel_имя_.mdb, предназначенную для ведения учета клиентов в гостинице.

Порядок работы

1. Запустите Access.

2. В диалоговом окне Access (рис. 2) установите мышь на пункте Новая база данных и дважды щелкните мышью. Появится диалоговое окно Файл новой базы данных.

3. В поле ввода Имя файла введите название новой базы данных Hotel_имя_, где _имя_ - уникальное имя вашей работы.

4. В окне Папка выберите имя папки, в которой должна быть база данных. Нажмите кнопку Создать.

Следует иметь в виду, что Access автоматически сохраняет базу данных, если ей было дано название. Затем при вводе любых изменений Access либо автоматически их сохраняет, либо не дает закрыть объект, пока не получит подтверждение на сохранение.

Для того чтобы закрыть базу данных, необходимо в окне базы данных нажать кнопку Закрыть (х) либо выполнить команду Файл - Закрыть.

При загрузке своей базы данных необходимо в Access выполнить команду Файл - Открыть и в появившемся окне выбрать имя своей базы данных. Загруженная база данных будет иметь вид, приведенный на рис. 3.

Задание 2

На основании вышеизложенных принципов определить структуру таблиц, поля и типы данных, а также размеры полей, которые необходимы для решения задания 1.

Примечание. После определения структуры таблиц сравнить полученные результаты с таблицами, приведенными на рис. 4-8.

Задание 3

Создать в Access таблицу Фирмы-поставщики, используя Мастер таблиц.

Порядок работы

1. В окне базы данных щелкните мышью вкладку Таблицы, а затем щелкните Создать.

2. В появившемся окне Новая таблица выберите пункт Мастер таблиц. При этом должно появиться окно Создание таблиц.

3. В списке Образцы таблиц выберите таблицу Поставщики.

4. Из списка Образцы полей выберите поля, названия которых приведены на рис. 5, используя кнопку

Когда выбор полей будет закончен, нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить составление таблицы.

5. Задайте имя таблицы - Фирмы-поставщики.

6. При появлении вопроса о способе определения ключа, щелкните Самостоятельное определение ключа пользователем.

7. В качестве ключевого поля выберите поле Название поставщика (если появится вопрос о связях, его надо пропустить).

8. Нажмите кнопку Готово.

9. Нажмите кнопку (х) Закрыть.

Следует отметить, что при всем своем удобстве мастера не всегда дают такой свободы действий, как при выполнении тех же задач «с нуля». Поэтому в Access существует режим конструктора таблицы.

Задание 4

Используя режим конструктора таблицы, создать таблицы, перечисленные на рис. 3.

Порядок работы

1. В окне базы данных щелкните вкладку Таблица, а затем - Создать.

2. В появившемся окне Новая таблица выберите пункт меню Конструктор и нажмите кнопку ОК. При этом откроется окно конструктора таблицы.

3. Введите имя первого поля в первой пустой строке Имя поля и нажмите клавишу Tab, чтобы перейти к столбцу Тип данных.

Примечание. При написании имен полей желательно использовать короткие, легко запоминающиеся поля, которые не должны содержать символов «.», «!», «[», «]».

4. Откройте спускающийся список Тип данных и выберите в нем тип поля. Столбец Описание не является обязательным, поэтому его можно не заполнять.

5. При необходимости перейдите в секцию Свойства, отображающую свойства выбранного типа поля, и внесите необходимые изменения.

6. После того как все поля таблицы внесены, нажмите кнопку (х) Закрыть. В появившемся запросе на сохранение выберите кнопку Да. После этого появится диалоговое окно Сохранение.

7. В поле ввода Имя таблицы укажите имя таблицы и нажмите ОК.

Примечание. При выходе из режима конструктора появится сообщение о том, что не было назначено ключевое поле. Оно может быть назначено автоматически либо установлено самим пользователем. Для этого выделите то поле, которое будет использоваться в качестве ключевого, и выберите пункт меню Правка - Ключевое поле. Слева от имени поля появится символ ключа:

Чтобы в дальнейшем правильно расставить связи, ключевые поля должны быть расставлены так, как показано в таблицах на рис. 4-8.



Рис.7

Понятие о связях между таблицами

При создании форм, запросов, отчетов приходится пользоваться данными из нескольких таблиц. Для корректной работы программы необходимо организовать связи между полями таблиц, содержащих общую информацию.

Связи между таблицами очень важны, поскольку они указывают, как находить и размещать информацию из полей двух или более таблиц. Чаще всего связываются поле одной из таблиц, содержащее первичный ключ, с совпадающим полем другой таблицы. Существует четыре типа связей: один-ко-многим, многие-ко-многим, один-к-одному, многие-к-одному. Наиболее важным является первый тип, который позволяет связать одну запись в таблице с несколькими записями в другой таблице.

Наличие связей позволяет регулировать условия взаимодействия между таблицами, которые обеспечивают целостность данных. Целостность данных - это набор правил, которые защищают информацию от случайных изменений или удалений. Например, наличие связи между ключевым полем НазваниеПоставщики таблицы Фирмы-поставщики и полем ФирмыПо-ставщики таблицы Регистрация клиентов позволит при регистрации клиента избежать ошибок при вводе названия фирмы-поставщика.

Задание 5

Создайте связи между таблицами типа один-ко-многим:

* Фирмы-поставщики и Регистрация клиентов по полю ФирмыПоставщики;

* Стоимость дополнительных услуг и Регистрация дополнительных услуг по полю ВидУслуг;

* Регистрация клиентов и Регистрация дополнительных услуг по полю НомерРегистКарточки;

* Информация о номерах и Регистрация клиентов по полю ТипНомера.

Примечание. Для правильного функционирования связей необходимо, чтобы поля, по которым устанавливаются связи в первичной (родительской) таблице, были ключевыми.

Порядок работы

1. Щелкните команду Сервис - Схема данных. Откроется окно Схема данных, которое позволит создать связи между таблицами.

2. Если окно базы данных открывается впервые, то появится диалоговое окно Добавление таблицы.

3. Выберите все таблицы, для которых будут устанавливаться связи.

4. Щелкните на кнопке Закрыть. При этом появится окно Схема данных (рис. 9).

5. Для установки первой связи щелкните на поле Название-Поставщика таблицы Фирмы Поставщики.

6. Переместите его в поле ФирмыПоставщики таблицы Регистрация клиентов. При этом откроется диалоговое окно Связи (рис. 10).

7. Включите поддержку Обеспечение целостности данных и щелкните на кнопке Создать. Связь между таблицами будет отображена в виде линии с более толстыми окончаниями с символами «1» и «?».

8. Аналогичным образом установите связи между остальными таблицами. Результат сверьте со Схемой данных (рис. 9).



Практическая работа № 2

Создание форм

Форма - это наиболее гибкий способ просмотра, добавления, редактирования и удаления данных. Форма является вспомогательным средством для ввода данных. Можно использовать в форме поля из нескольких таблиц и легко вводить данные в эти поля, так как они будут одновременно отображены на экране.

Существует три способа создания форм:

1) автоформа, позволяющая быстро создать обобщенную форму, все поля которой сведены в одной таблице;

2) мастер форм, позволяющий создать форму, используя для этого несколько диалоговых окон. В этих окнах можно выбрать поля, которые будет содержать форма;

3) конструктор форм, позволяющий создать форму «с нуля». Этот способ обеспечивает наибольшую гибкость.

Элементы управления - любой объект формы или отчета. Например, Надпись или Поле. Элементы управления при работе с формами или отчетами создаются и используются почти одинаково. Для создания элементов управления используется Панель элементов (рис. 11).

Назначение каждого из этих элементов следующее:

* Надпись - для формирования надписей к другим элементам формы;

* Поле - для добавления в форму свободных полей, не связанных с полями таблицы базы данных;

* Группа - формирует рамку группы переключателей. Объединенные в группу переключатели обладают тем свойством, что включен может быть только один из них;

* Выключатель - для добавления кнопки, которая может находиться в двух состояниях: нажатом и отжатом;

* Переключатель - для выбора одного из взаимоисключающих параметров;

* Флажок - для выбора не исключающих друг друга параметров;

* Поле со списком - для формирования поля ввода с раскрывающимся списком. Выбор одного из элементов списка помещает соответствующее значение в поле ввода;

* Список - для формирования поля списка. Такой список всегда открыт, и его элементы видны. В случае, если не все строки помещаются в выделенном для списка поле, используется полоса прокрутки;

* Кнопка - для вызова макроса или запуска форм, отчетов, запросов и т.д.;

* Рисунок - для отображения неизменяемого рисунка в форме или отчете;

* Свободная рамка объекта - содержит объект OLE или рисунок, который не связан с полем таблицы. Может содержать диаграммы, звук, видеоизображение;

* Присоединенная рамка объекта - содержит объект OLE или рисунок, связанный с полем таблицы;

* Разрыв страницы - для начала нового экрана в форме, новой печатной страницы в печатной форме или новой страницы в отчете;

* Набор вкладок - для создания многостраничной формы (с переводом страницы);

* Подчиненная форма/отчет - для отображения еще одной формы или отчета в исходной форме или отчете;

* Линия - для создания линии, у которой можно менять цвет и толщину. Используется для разделения элементов формы;

* Прямоугольник - для создания прямоугольника, размеры и цвет которого можно изменить, а также для выделения элементов формы;

* Дополнительные элементы - позволяют добавить элемент ActiveX (специальный элемент управления OLE) к форме или отчету.

Примечание. При работе с Панелью элементов для запуска мастеров кнопка Мастер элементов обязательно должна быть включена.

Понятие о свойствах объектов баз данных

Свойствами называют параметры элементов управления, полей и объектов баз данных, которые определяют характеристики объектов, например размер, цвет и т. д. С помощью свойств можно изменять тип поведения объекта, определять, возможно ли редактирование объекта, определять вычисляемые поля, вид текущей записи и т. д. Свойства отображаются в окне свойств, первый столбец которого содержит имена свойств, а второй - их параметры. Просмотреть свойства элемента управления можно несколькими способами:

* выполнить команду Вид - Свойства;

* дважды щелкнуть на элементе управления;

* выбрать элемент управления, а затем открыть контекстное меню правой клавишей мыши. Выбрать пункт меню Свойства.

Вид окна свойств приведен на рис. 12.

Существует три основных типа полей формы: присоединенные; свободные; вычисляемые.

Присоединенные поля - это поля, связанные с полем таблицы. При вводе значения в такое поле формы значение поля таблицы в текущей записи автоматически обновляется.

Свободные поля сохраняют введенную величину, не обновляя при этом поля таблицы. Их можно использовать для отображения текста, значений, которые должны быть переданы макросам, для хранения объектов OLE и т. д.

Вычисляемые поля - такие поля, которые создают на основе выражений (функций, формул). Вычисляемые поля не присоединены к полям таблицы, а следовательно, не обновляют содержимое полей таблицы.

Для ввода в поле вычисляемой информации необходимо открыть окно свойств. В поле Данные нужно поместить формулу для вычислений. Выражение представляет собой комбинацию операторов и имен полей. Любая формула должна начинаться со знака равенства. При создании формулы Access автоматически заключает имена полей в квадратные скобки. Необходимо соблюдать следующее условие: для корректности вычислений имена полей в формуле должны совпадать с соответствующими именами полей таблицы. В противном случае поля, из которых берутся данные для вычислений, не будут обнаружены.

Для удобства создания формул в Access существует специальный Построитель выражений (рис. 13), который вызывается кнопкой с тремя точками, расположенной справа от поля Данные.

Задание 1

Создать формы Поставщики, Информация о номерах и Стоимость дополнительных услуг, используя Мастер форм.

Порядок работы

В окне базы данных откройте вкладку Формы.

Щелкните кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новая форма.

Выберите пункт Мастер форм.

Разверните спускающийся список Таблицы/Запросы и вы берите в нем таблицу Фирмы-поставщики.

В списке Доступные поля откройте поле, которое должно быть включено в форму и нажмите кнопку >, чтобы переместить его в список Выбранные поля. Проделайте то же самое со все ми полями, которые необходимо включить в форму.

Для продолжения действий нажимайте кнопку Далее. Вы берите внешний вид и стиль формы. Когда появится диалого вое окно с заданием имени формы, укажите название формы и щелкните кнопку Готово. Появится форма, готовая к вводу данных.

Аналогичным образом создайте формы Информация о номерах и Стоимость дополнительных услуг.

Задание 2

Создать форму Регистрация клиентов, используя Конструктор форм.

Порядок работы

1. В окне базы данных щелкните мышью вкладку Формы. Щелкните кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новая форма.

2. Выберите пункт Конструктор. В спускающемся списке в нижней части диалогового окна выберите таблицу Регистрация клиентов. Щелкните кнопку ОК. Появится экран конструктора формы. Основная идея экрана конструктора формы такова: есть экран, который похож на световое табло, куда помещаются элементы формы. Поля, которые добавляются к форме, размещаются в области данных (если в окне Конструктора нет поля Заголовок формы, подключите его, используя пункт меню Вид - Заголовок формы).

3. Нажмите дважды значок Список полей и перетащите поля из списка в область данных (рис. 14).

4. Отредактируйте поля в области данных. Наиболее частыми действиями в Конструкторе формы являются перемещения полей. Для того чтобы переместить поле на другое место, сначала выделите его, когда указатель мыши примет вид «открытой руки», перетащите. Если установить указатель мыши на верхнем левом маркере изменения размера, то он примет вид «указывающей руки», и тогда при перетаскивании надпись (в квадратной рамке на сером фоне) или область, где отображаются записи поля (в квадратной рамке на белом фоне), будут перемещаться независимо.

5. Добавьте заголовок «Регистрация клиентов» в область заголовка формы. Для этого воспользуйтесь Панелью элементов управления, изображенной справа на рис. 13. Щелкните на элементе управления Надпись, имеющем вид А б. Указатель мыши примет вид заглавной буквы А со стоящим рядом с ней знаком «плюс».

6. Установите курсор мыши на том месте в области заголовка формы, где необходимо поместить заголовок текста. Появится квадратик, который будет увеличиваться по мере ввода в него текста. Отформатируйте заголовок текста, используя панель Форматирование. С помощью этой панели можно также менять цвет фона, цвет текста, добавлять к выделенной области спецэффекты.

7. Для того чтобы переключиться в режим формы для просмотра, нажмите кнопку на панели инструментов.

При создании форм использовались простые поля ввода, связанные непосредственно с полями таблиц. Однако бывает не слишком удобно вводить, например в форме Регистрация клиентов, названия фирм-поставщиков, особенно, если таких фирм много и портье может допустить ошибки при написании названий. В Access имеется возможность при заполнении таких полей использовать раскрывающийся список, который будет использовать значения из таблицы Фирмы-поставщики.

Задание 3

В форме Регистрация клиентов создать поле с раскрывающимся списком Фирмы-поставщики.

Порядок работы

1. Установите курсор на форме Регистрация клиентов и войдите в режим Конструктора.

2. Удалите обычное поле ввода ФирмаПоставщик вместе с соответствующим полем подписей.

3. Вместо простого поля ввода добавьте поле ввода с раскрывающимся списком, для чего выберите на Панели элементов инструмент Поле со списком и установите его в нужном месте формы (при этом кнопка с изображением волшебной палочки на панели элементов должна быть нажата). Далее вступает в работу Мастер элементов управления.

4. В первом открывшемся окне будет предложено выбрать таблицу или запрос, которые содержат поле со списком. Выберите таблицу Фирмы-поставщики и нажмите кнопку Далее.

5. В следующем окне выберите поле НазваниеПоставщика, записи которого будут использоваться в качестве списка. Нажмите кнопку Далее.

6. В открывшемся окне задайте ширину столбца, который содержит поле со списком. Нажмите кнопку Далее.

7. Значение, выбранное в поле со списком, необходимо сохранить в поле ФирмаПоставщик таблицы Регистратдия клиентов. Нажмите кнопку Далее.

8. Задайте подпись поля со списком Фирмы-поставщики. Нажмите клавишу Готово.

9. Для проверки правильности работы поля со списком занесите несколько записей в таблиц)' Фирмы-поставщики и посмотрите, будет ли произведена запись выбранной фирмы в поле ФирмаПоставщик таблицы Регистрация клиентов.

Задание 4

В форме Регистрация клиентов самостоятельно создать поле с раскрывающимся списком Тип номера.

Задание 5

В форме Регистрация клиентов создать кнопку Выход для выхода из формы.

Порядок работы

1. Откройте форму Регистрация клиентов в режиме конструктора. На Поле элементов выберите элемент Кнопка.

Установите этот элемент в область данных на место расположения кнопки. При этом откроется окно мастера Создание кнопок.

Выберите категорию Работа с формой, а действие - Закрытие формы. Нажмите кнопку Далее.

В следующем окне можно выбрать обозначение кнопки (ввести текст или рисунок). Выбрав текст в окне, введите над пись Выход. Нажмите кнопку Готово.

Вид созданной формы Регистрация клиентов приведен на рис. 15.

Задание 6

Создать форму Регистрация дополнительных услуг.

Особенностью формы Регистрация дополнительных услуг является то, что в ней, во-первых, должны использоваться данные из нескольких таблиц (Регистрация дополнительных услуг и Стоимость дополнительных услуг), а во-вторых, поле СтоимостьУслуги должно быть вычисляемым.

Порядок работы

1. В окне базы данных щелкните мышью вкладку Формы.

2. Щелкните кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новая форма.

3. Выберите пункт Мастер форм.

4. В спускающемся списке в нижней части диалогового окна выберите таблицу Регистрация дополнительных услуг. Нажмите клавишу Далее.

5. В окне Создание форм выберите все поля для создания формы, кроме поля Код.

6. Затем в поле Таблицы выберите таблицу Стоимость дополнительных услуг. Поля Вид услуг и Стоимость Ед Услуги также переместите в окно Выбранные поля. Нажмите кнопку Далее.

7. В окне Внешний вид формы выберите вид в один столбец, а в следующем окне Стиль выберите стиль. Нажмите кнопку Далее.

8. В качестве имени формы введите Регистрация дополнительных услуг.

9. Нажмите кнопку Готово. При этом будет создана заготовка формы, в которой присутствуют два поля Вид услуг.

10. Переключитесь в режим Конструктора и удалите поле Вид услуг, принадлежащее таблице Стоимость дополнительных услуг.

11. В области Заголовка формы создайте поле с раскрывающимся списком Вид услуг подобно тому, как это делалось в задании 3 (если в режиме Конструктора отсутствует Заголовок формы, подключите его, войдя в пункт меню Вид - Заголовок формы). Если все выполнено правильно, то в режиме формы при выборе вида услуг в поле СтоимостьЕдУслуг значения стоимости единицы услуг также будут меняться.

12. Поле Вид услуг из таблицы Регистрация дополнительных услуг можно разместить после остальных полей формы и сделать невидимым. Для этого, сделав поле активным, откройте контекстное меню правой клавишей мыши и войдите в пункт Свойства. В пункте свойств Вывод на экран поставьте Нет.

13. Так как СтоимостьУслуги = СтоимостьЕд.Услуги * *ВремяПользованияУслугой, то поле СтоимостьУслуги можно сделать вычисляемым.

Для этого сделайте это поле активным и войдите в пункт Свойства. В пункте свойств Данные нажмите на кнопку с тремя точками, при этом откроется окно Построителя выражений. Наберите выражение, показанное на рис. 16. Для удобства в левом нижнем окне Построителя выражений можно открыть форму Регистрация дополнительных услуг, при этом в среднем нижнем столбце появятся поля из этой формы. Двойным нажатием левой клавиши мыши выбираются необходимые поля для подстановки в формулы для вычислений. Вид формы Регистрация дополнительных услуг приведен на рис. 17.

Рис.16

Примечание. Следует отметить, что при заполнении формы Регистрация дополнительных услуг данные полей СтоимостьЕдУслуги и СтоимостьУслуги не заносятся сразу в таблицу Регистрация дополнительных услуг. Такую запись можно сделать, используя Запрос на обновление, который выполняется при нажатии кнопки Регистрация. Организация такого запроса будет рассмотрена ниже.

Практическая работа № 3

Создание запросов

Запрос используется для выбора из базы данных интересующей пользователя информации. Результат запроса называется выборкой. Под выборкой понимается динамическая таблица с записями данных, которые удовлетворяют определенным условиям запроса. Динамическая таблица формируется всякий раз заново на основе реальных таблиц базы данных, а ее содержимое удовлетворяет условиям запроса.

Основные виды запросов:

¦ запрос на выборку;

¦ запрос на изменение.

Запрос на выборку позволяет выбрать информацию на основе заданных условий отбора из одной или нескольких таблиц. К таким запросам относятся:

¦ групповые запросы;

¦ перекрестные запросы;

¦ параметрические запросы.

Групповые запросы используются тогда, когда необходимо выполнение групповых операций, например определение количества занятых номеров в гостинице для каждого типа номеров. При создании группового запроса используется строка Групповая операция в режиме конструктора запросов (строка активизируется из меню Вид - Групповая операция).

Для выполнения групповых операций в Access имеется несколько функций, которые позволяют производить вычисления на основании значений полей. Можно выполнять групповые запросы для всех записей сразу или только для группы записей в одной или нескольких таблицах.

Чтобы выполнить вычисления, необходимо для каждого поля, включенного в запрос, выбрать соответствующую функцию из раскрывающегося списка в строке Групповая операция. Все функции делятся на четыре категории:

* группировка - эта категория состоит только из функции Группировка и используется для указания поля, которое будет применяться в качестве группирующего;

* итоговые функции - эта категория состоит из девяти функций: Sum, Avg, Min, Max, Count, StDev, Var, First, Last. Каждая из этих функций выполняет вычисления над полем;

* выражение - эта категория состоит из одной функции Выражение, предназначенной для указания на создание поля, значения которого будут вычисляться (например, в запросе можно создать поле, значения записей которого являются результатом каких-либо вычислительных действий над записями других полей, используемых в запросе);

* условие - эта категория состоит из одной функции Условие и предназначена для указания поля, записи которого выбираются на основании заданного условия отбора. При выполнении сложных вычислений и указания условия отбора в поле группировки рассматриваются только те записи, для которых выполняются эти условия.

Перекрестные запросы - это специальный вид группового запроса, представляющего собой выборку данных, записанных в виде двухмерной матрицы, где в качестве заголовков строк и столбцов используются сгруппированные значения заданных полей или выражения.

Параметрические запросы - это вид запросов, при котором выбор информации из таблиц производится на основании задания условий отбора записей (параметров). Например, при выполнении запроса о пользовании клиентом дополнительными услугами параметром будет являться регистрационный номер клиента. Вводимые параметры предварительно необходимо описать в окне, которое вызывается при выполнении пункта меню Запрос - Параметры (рис. 18).

Запрос на изменение - это запрос, который позволяет выполнять более сложные действия по сравнению с выборкой определенных групп записей. Этот запрос можно представить как запрос на выборку, который должен выполнять действия над выбранной группой записей.

Основными запросами на изменение являются:

* запросы на создание таблицы - позволяют создать новую таблицу с помощью условия отбора записей из других таблиц;

* запросы на добавление - позволяют добавить отобранные записи из таблицы или запроса текущей базы данных в конец другой таблицы;

* запросы на обновление - позволяют изменить в таблице группу записей данных, удовлетворяющих определенным условиям;

* запросы на удаление - позволяют удалить группу записей данных, удовлетворяющую заданным условиям.

Следует отметить, что в Access есть запросы, которые не могут быть созданы в режиме конструктора запроса. Эти запросы формируются с помощью специального языка структурированных запросов SQL (Structured Query Language).

Рис18

SQL-запрос представляет собой последовательность команд, выражений и вызовов функций. Существует три типа запросов SQL:

* запрос на объединение - объединяет поля (или столбцы) одной или нескольких таблиц или запросов в одно поле (или столбец) в результирующем наборе записей;

* запрос к серверу - передает SQL-инструкции непосредственно в базу данных сервера;

* управляющий запрос -- создает или изменяет объекты базы данных, такие как таблицы Microsoft Access или Microsoft SQL Server.

Работа с такими запросами выходит за рамки данного пособия.

Запросы могут быть созданы как с использованием Мастера запросов, так и с помощью Конструктора запросов, окно которого приведено на рис. 19.

Рис.19

Окно конструирования разделено на две части:

* область таблиц запроса;

* бланк запроса.

Область таблиц запроса - это место, где размещаются таблицы или запросы в форме списков полей и устанавливаются связи между ними.

Бланк запроса - предназначен для определения полей и условий, которые будут использованы для извлечения результирующего набора данных.

В каждом столбце бланка содержится информация об одном поле из таблицы или запроса в верхней части окна. Выбор полей осуществляется перетаскиванием их с помощью мыши из области таблиц запроса. Добавление столбца осуществляется с помощью пункта меню Вставка - Столбцы, а удаление - с помощью пункта меню Правка - Удалить столбцы. Ввод Условий отбора и Выражений можно осуществлять, используя Построитель выражений. Запуск запроса для проверки выполнения можно проводить с помощью кнопки Запуск.

Задание 1

Создайте простой запрос, позволяющий вывести список клиентов, проживающих в гостинице, с их регистрационными номерами.

Для создания такого запроса удобно воспользоваться Мастером запросов. Мастер простых запросов позволяет только выделить поля, которые необходимо отобразить.

Порядок работы

1. Щелкните мышью вкладку Запросы.

2. Щелкните кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новый запрос.

3. Выберите Простой запрос. Появится окно мастера создания простых запросов.

4. Выберите таблицу Регистрация клиентов в спускающемся списке Таблицы/Запросы.

5. Выберите названия полей Номер Регистр Карточки и ФИО клиента в списке Доступные поля и переместите их в список Выбранные поля. Нажмите кнопку Далее.

6. Выберите вид запроса Подробный. Нажмите кнопку Далее.

7. В поле ввода текста Задайте имя запроса введите заголовок запроса Список регистрационных номеров. Для отображения результатов запроса нажмите кнопку Готово.

Вид запроса приведен на рис. 20.

Задание 2

Создайте запрос, позволяющий определить сумму денег, на которую фирмы-поставщики поставили клиентов в гостиницу для каждого типа номеров. Для создания запроса используйте Мастер создания перекрестных запросов.

Порядок работы

1. Щелкните мышью вкладку Запросы.

2. Щелкните кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новый запрос.

3. Выберите Перекрестный запрос. Появится окно Создание перекрестных запросов.

4. Выберите таблицу Регистрация клиентов. Нажмите кнопку Далее.

5. Выберите названия поля ФирмаПоставщик в качестве заголовка строк в окне Доступные поля и переместите его в список Выбранные поля. Нажмите кнопку Далее.

6. Выберите название поля ТипНомера в качестве заголовка столбцов. Нажмите кнопку Далее.

7. В появившемся окне определите, какие вычисления надо провести для каждой строки. В данном случае это должна быть операция суммирования по полю Стоимость для каждой из фирм-поставщиков. Для этого в окне Поля выберите поле Стоимость, а в окне Функции выберите функцию Sum. Нажмите кнопку Далее.

8. В открывшемся окне Задайте имя запроса введите имя Сведения о поставках клиентов и нажмите кнопку Готово.

Вид запроса приведен на рис. 21.

Задание 3

Создайте запрос на обновление записей в полях СтоимостьЕдУслуги и СтоимостьУслуги в таблице Регистрация дополнительных услуг. Запуск запроса должен проводиться при нажатии кнопки Регистрация в форме Регистрация дополнительных услуг.

Порядок работы

1. Щелкните мышью вкладку Запросы.

2. Щелкните кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новый запрос.

3. Выберите Конструктор. Появится окно Добавление таблицы.

4. В окне Добавление таблицы выберите таблицы Регистрация дополнительных услуг и Стоимость дополнительных услуг, нажимая кнопку Добавить.

5. По окончании выбора нажмите кнопку Закрыть. Область таблиц запроса Конструктора запроса должна выглядеть при этом, как показано на рис. 22.

Рис.22

6. Войдите в пункт меню Запрос и выберите вид запроса Обновление.

7. В области Бланка запроса в столбцах укажите поля таблицы Регистрация дополнительных услуг, которые необходимо изменить. В первом столбце выберите поле СтоимостьЕдУслуги, а во втором столбце - поле СтоимостьУслуги.

8. В графе Обновление, используя Построитель выражений, наберите:

* для поля СтоимостьЕдУслуги:

[Стоимость дополнительных услуг]![СтоимостьЕдУслуги]

(данная запись означает, что в качестве обновленного значения берется выбранное значение из таблицы Стоимость дополнительных услуг);

* для поля СтоимостьУслуги:

[Регистрация дополнительных услуг] ! [СтоимостьЕдУслуги]* [ВремяПользованияУслугой]

(данная запись означает, что в качестве обновленного значения берется произведение записей из таблицы Регистрация дополнительных услуг).

9. При выходе из Конструктора запросов задайте имя запроса, например Услуги.

Для создания кнопки, позволяющей запускать запрос Услуги в форме Регистрация дополнительных услуг, сделайте следующее:

1. Откройте форму Регистрация дополнительных услуг в режиме Конструктора.

2. На Панели элементов выберите значок Кнопка и разместите его в Области данных формы, при этом откроется окно мастера Создание кнопок.

3. В окне Категории выберите пункт Разное, а в окне Действия - пункт Запуск запроса. Нажмите кнопку Далее.

4. В открывшемся окне в качестве запроса, выполняемого при нажатиикнопки, выберите запрос Услуги. Нажмите кнопку Далее.

5. Выберите текст для размещения на кнопке и введите название Регистрация. Нажмите кнопку Готово.

Задание 4

Создайте запрос, позволяющий получать информацию о количестве свободных мест в гостинице на любой заданный промежуток времени.

Данный запрос можно организовать как последовательное выполнение двух запросов. Первый запрос позволит определить количество занятых мест в заданный промежуток времени, а второй - количество свободных мест как разность между имеющимся количеством мест в гостинице (из таблицы Информация о номерах) и полученным в первом запросе количеством занятых мест.

Порядок работы

Определение занятых номеров

1. Щелкните мышью вкладку Запросы.

2. Щелкните кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новый запрос.

3. Выберите Конструктор. Появится окно Добавление таблицы.

4. В окне Добавление таблицы выберите таблицы Регистрация клиентов и Тип номера, нажимая кнопку Добавить.

5. По окончании выбора нажмите кнопку Закрыть. Область таблиц запроса Конструктора запроса должна выглядеть при этом, как показано на рис. 23.

6. Войдите в пункт меню Вид и выберите пункт Групповые операции.

7. В области Бланка запроса в столбцах нужно указать поля таблицы Регистрация клиентов, которые необходимы для создания запроса. В первом столбце выберите поле Тип номера, во втором столбце - поле Количество мест, в третьем столбце -День приезда, в четвертом столбце - День отъезда.

8. В графе Групповые операции необходимо правильно расставить вид действий, которые будут совершаться с каждым из выбранных полей. По полю Тип номера должна проводиться Группировка по каждому из типов номеров. По полю Количество мест должно проводиться суммирование мест для каждого типа номеров. Для этого в раскрывающемся окне выберите функцию суммирования Sum. По полям ДеньПриезда и День-Отъезда должны быть проверены условия отбора, поэтому выставите вид действий Условие.

9. В графе Вывод на экран определите, пометив галочкой, поля, значения которых будут выводиться на экран. Такими полями должны быть Тип номера и Количество мест.

10. В графе Условие отбора определите условие отбора для формируемого запроса. Для того чтобы занятые номера попали в заданный промежуток времени, необходимо выполнение следующих условий:

ДеньПриезда<=[ДеньОтьезда],

ДеньОтьезда>=[ДеньПриезда],

где переменные, стоящие в квадратных скобках, определяют заданный промежуток времени. Для ввода этих значений их необходимо описать в окне, которое открывается в пункте меню Запрос - Параметры (рис. 18).

Вид сформированного запроса Занятые номера приведен на рис. 23.

Определение свободных номеров

1. Щелкните мышью вкладку Запросы.

2. Щелкните кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новый запрос.

Рис.23

Выберите Конструктор. Появится окно Добавление таблицы.

В окне Добавление таблицы выберите таблицу Информация о номерах и запрос Занятые номера. По окончании на жмите кнопку Закрыть. Окно конструктора запросов примет вид, показанный на рис. 24.

Создайте связи между полями Тип номера из таблицы Информация о номерах и Тип номера из запроса Занятые номера. При этом надо определить Параметры объединения. Для этого, щелкнув мышью на линии связи, выделите ее, а за тем, нажав правую клавишу мыши, откройте контекстное меню и войдите в пункт Параметры объединения. Выберите в каче стве параметра объединения пункт 2.

В области Бланка запроса в столбцах необходимо указать поля, которые нужны для создания запроса. В первом столбце выберите поле Тип номера, а во втором столбце в качестве по ля надо взять вычисляемое поле Своб Номера. Название поля и выражение разделяются двоеточием.

Рис.24

7. Для создания выражения вызовите построитель выражений (нажав на кнопку на панели инструментов с изображением волшебной палочки) и наберите следующее выражение:

СвобНомера: [КоличествоМест]-ПF([Sum-КоличествоМест]>0;[Sum-КоличествоМест];0), где Sum-КоличествоМест - поле, содержащее данные о количестве занятых мест, сформированное в результате запроса.

Вид запроса приведен на рис. 25.

Примечание. Для построения этого выражения используйте функцию IIF, которая находится в папке Функции -Встроенные функции. Использование этой функции связано с доопределением значения Sum-КоличествоМест в случае, если по какому-либо из типов номеров номера не заполнялись, поэтому некоторые записи в поле Sum-КоличествоМест могут не иметь никакого значения.



Задание 5

Создайте запрос, позволяющий получать информацию о виде и стоимости дополнительных услуг, которыми пользовался клиент, проживая в гостинице. Поиск информации по клиенту должен проводиться по номеру регистрационной карточки.

Порядок работы

1. Щелкните мышью вкладку Запросы.

2. Щелкните кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новый запрос.

3. Выберите Конструктор. Появится окно Добавление таблицы.

4. В окне Добавление таблицы выберите таблицу Регистрация дополнительных услуг. Нажмите кнопку Закрыть.

5. В области Бланка запроса в столбцах нужно указать поля таблицы Регистрация дополнительных услуг, которые необходимы для создания запроса. В первом столбце выберите поле ВидУслуг, во втором столбце - поле ДатаОказУслуги, в третьем - ВремяПользованияУслугой, в четвертом - Стоимость-Услуги, в пятом - НомерРегистрКарточки.

6. В графе Вывод на экран определите, пометив галочкой поля, значения которых будут выводиться на экран. Такими полями должны быть ВидУслуг, ДатаОказУслуги, ВремяПользованияУслугой, СтоимостьУслуги.

7. В графе Условие отбора определите условие отбора записей для формируемого запроса. Должны быть отобраны только те записи, у которых номер, записанный в поле НомерРегистрКарточки, совпадает с заданным, описанным в переменной [Номер регистрационной карточки]. Для ввода номера регистрационной карточки переменную [Номер регистрационной карточки] необходимо описать в окне (рис. 18), которое открывается в пункте меню Запрос - Параметры.

Вид сформированного запроса Счет приведен на рис 26.

Практическая работа № 4

Создание отчетов

Отчеты используются для представления данных в удобном виде. Отчет можно вывести на экран или распечатать на принтере. В нем можно группировать и сортировать данные в любом порядке, получать итоговые значения, средние значения и другие статистические величины, а также помещать в него графические объекты.

Основными типами отчетов являются:

* ленточные отчеты - в них данные распечатываются в виде строк и столбцов с группировкой и итогами. Их разновидности включают отчеты с итоговым и групповым суммированием;

* отчеты в столбец - данные распечатываются в виде формы с возможным включением итогов и графиков;

* отчеты для рассылки - создаются как шаблоны писем;

* почтовые наклейки - создаются наклейки для конвертов.

Различия между формами и отчетами

Главное различие между формами и отчетами заключается в их назначении. Если формы задуманы для ввода данных, то отчеты - для просмотра данных. В формах можно использовать вычисляемые поля. В отчетах вычисляемые поля формируются на основе общей группы записей, страницы записей или всех записей отчета (итоги).

Все, что можно сделать с формой, можно сделать и с отчетом (за исключением ввода данных). Форму можно сохранить в виде отчета, а затем редактировать в окне конструктора отчетов.

Отчеты можно создавать, используя Мастер отчетов и Конструктор отчетов.

Записи в отчете обрабатываются последовательно. В зависимости от макета отчета элементы данных обрабатываются по-разному. Отчеты делятся на следующие разделы:

* заголовок отчета - печатается один раз в начале каждого отчета. Здесь же может быть размещена дата создания отчета;

* верхний колонтитул - печатается вверху каждой страницы. Обычно верхние колонтитулы служат в качестве заголовков столбцов для итоговых данных;

* заголовок группы - печатается перед обработкой первой записи группы;

* область данных - печатается каждая запись таблицы или динамического набора данных запроса;

* примечание группы - используется для отображения итоговых данных в записях текущей группы. Печатается после обработки последней записи группы;

* нижний колонтитул - обычно помещаются номера страницы и вычисляемые элементы управления. Иногда подводятся итоги по страницам и по группам. Печатается внизу каждой страницы;

* примечание отчета - печатается один раз в конце отчета после всех записей данных и примечаний групп. Обычно в примечании отчета отображается общий итог и другие статистические данные.

Вид Конструктора отчетов приведен на рис. 27.

Рис.27

Задание 1

Создать бланк счета об оплате дополнительных услуг, которыми пользовался клиент, проживая в гостинице.

Порядок работы

1. Щелкните мышью вкладку Отчеты.

2. Щелкните кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

3. Выберите Мастер отчетов. А в окне Выбор таблицы или

запроса выберите в качестве данных для создания отчета запрос Счет. Нажмите кнопку Далее.

4. В открывшемся окне Создание отчетов в качестве полей для отчета выберите все поля из списка. Нажмите кнопку Далее.

5. В открывшемся окне на вопрос о добавлении уровней группировки ответьте «нет». Нажмите кнопку Далее.

6. В следующем открывшемся окне определите порядок сортировки записей (например, по дате оказания услуги). Нажмите кнопку Итоги. В открывшемся окне Итоги определите итоговые значения, которые необходимо вычислить. Для этого поставьте галочку для вычисления Sum по полю СтоимостьУслуги. Нажмите кнопку ОК для возвращения в окно Создание отчетов. Нажмите кнопку Далее.

В открывшемся окне определите вид макета для отчета
(например, ступенчатый). Нажмите кнопку Далее.

Выберите стиль оформления отчета (например, строгий).
Нажмите кнопку Далее.

В качестве имени отчета введите имя Счет. Нажмите
кнопку Готово.

Вид созданного отчета приведен на рис. 28.

Задание 2

Создать отчет о клиентах, въехавших за день в гостиницу, и выручке, полученной от них.

Примечание. Для создания такого отчета надо предварительно создать запрос на выборку.

В запросе в качестве условия отбора в поле ДеньПриезда указать день, по которому необходимо получить сведения. Создайте такой запрос самостоятельно, дав ему имя Сведения о заезде, а в качестве выводимых полей возьмите: ФИО клиен-та, Номер Путевки, Фирма Поставщик, Стоимость Путевки.

Порядок работы

Щелкните мышью вкладку Отчеты.

Щелкните кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

Выберите Конструктор. В окне Выбор таблицы или запроса выберите в качестве данных для создания отчета запрос Сведения о заезде. Нажмите кнопку Далее.

В открывшемся окне Конструктора разместите в области данных поля данных, используемые в запросе (подобно тому, как это делалось в Конструкторе форм), а заголовки полей - в области Верхний колонтитул, в линию.

В области Заголовка отчета создайте заголовок Сведения о заезде и, используя Панель элементов, поле для ввода даты, для которой составляется отчет.

...