Система управления базами данных Microsoft Access

6. Выделите поле для ввода даты, с помощью правой клавиши мыши войдите в пункт меню Свойства и в графе Данные, используя Построитель выражений, наберите имя переменной [День приезда].

7. В области Примечание отчета создайте пустое поле, куда, как и в предыдущем пункте, используя Построитель выражений, введите формулу для вычисления суммы по полю СтоимостьПутевки. В графе пункта меню Свойства - Формат поля задайте формат поля как Денежный.

8. В области Примечание отчета создайте поле для ввода даты составления отчета. Для ввода даты используйте встроенную функцию возвращения системной даты Now().

9. Для отделения заголовков полей и итоговых значений можно воспользоваться Мастером линий из Панели элементов.

Общий вид отчета в Конструкторе отчетов представлен на рис. 29, а вид отчета - на рис. 30.

Практическая работа № 5

Создание макросов

Макрос - объект Access, позволяющий автоматически выполнять определенные действия или совокупность действий. Выполнение прикладной задачи можно представить как результат последовательного выполнения ряда действий, каждое из которых может быть записано командой на языке Visual Basic, или VBA.

Например, с помощью макроса можно имитировать выбор команды меню или перемещение мыши. Макросы выполняют особые заданные пользователем задачи, открытие формы или запуск отчета.

В макросах в Access используются специальные команды, называемые макрокомандами.

Макрос создается в окне макросов (рис. 31). В столбце Макрокоманда задаются имена макрокоманд, которые можно выбрать из раскрывающегося списка макрокоманд в той последовательности, в которой они должны выполняться. В столбец Примечание можно вводить необходимые пояснения, которые описывают соответствующую макрокоманду.

Рис.31

При выборе команды Вид - Имена макросов или Вид - Условия появляются два дополнительных столбца: Имя макроса и Условие.

Для задания условий, при которых должен выполняться макрос, можно пользоваться Построителем выражений. В нижней части окна находится область Аргументы макрокоманды. В данной области можно задавать необходимые аргументы (свойства) для соответствующих макрокоманд.

Многие макрокоманды требуют введения дополнительной информации, например, над каким объектом следует произвести указанное действие. Запускается макрос после ввода его характеристик во вкладке События окна свойств форм или отчета.

Понятие «событие» в Access - это некоторое действие пользователя, например открытие формы или отчета, изменение данных записи, выбор кнопки, закрытие формы или отчета, перемещение данных между таблицами и т. д.

В Access для распознавания того или иного события используются свойства форм и отчетов, поскольку каждому событию соответствует определенное свойство. В качестве параметра свойства какого-то события можно назначить макрос, который будет автоматически запускаться при возникновении данного события.

Макросы можно разбить на четыре основные группы:

* макросы форм;

* макросы отчетов;

* макросы импорта/экспорта;

* макросы горячих клавиш.

Макросы форм могут выполняться в ответ на два типа событий: событий формы, происходящих на уровне формы, например открытие формы, удаление или обновление записей, и событий элементов управления, которые происходят на уровне отдельных элементов управления, например полей, переключателей, командных кнопок и т. д.

Макросы отчетов могут быть связаны с двумя типами событий: событиями отчетов и событиями разделов. Первые выполняются на уровне всего отчета, а вторые - на уровне отдельных разделов (областей) отчета.

Задание 1

Создайте макрос, позволяющий открывать форму Регистрация клиентов с новой записи.

Примечание. Такое открытие формы необходимо прежде всего для того, чтобы при регистрации клиентов не было возможности испортить предыдущие записи. Для справочного просмотра записей этой таблицы можно создавать запросы, которые формировались бы на основании задания какого-либо параметра: фамилии, номера комнаты, дня заезда и т. д.

Порядок работы

1. Щелкните мышью вкладку Макросы.

2. Щелкните мышью кнопку Создать. Откроется окно Макрос.

3. Откройте список макрокоманд и выберите макрокоманду На запись.

4. Перейдите в область Аргументы макрокоманды.

5. В строке Тип объекта введите Форма.

6. В строке Имя объекта выберите из раскрывающегося списка имя формы Регистрация клиентов.

7. В строке Запись выберите из раскрывающегося списка Новая.

8. Сохраните макрос, введя его имя, например Новая_рег_кл.

9. Теперь необходимо вставить запуск макроса в форму Регистрация клиентов. Для этого откройте форму в режиме Конструктора.

10. Откройте Свойства формы.

11. В пункте свойств Текущая запись установите вызов макроса Новая_рег_кл.

Задание 2

Самостоятельно создайте макрос, позволяющий открывать форму Регистрация дополнительных услуг с новой записи.

Примечание. Для того чтобы программа имела законченный вид и позволяла связать воедино все частные задачи, которые ставились при постановке задачи, необходимо создать единую форму, позволяющую с помощью кнопок запускать частные задачи.

Задание 3

Самостоятельно создать форму Главная, предназначенную для запуска частных задач, вида рис. 32.

Для запуска такой формы Главная при входе в Access, а также при выходе из программы (выход из Access) используются макросы.

Задание 4

Создать макрос для запуска формы Главная при входе в Access.

Порядок работы

1. Щелкните мышью вкладку Макросы.

2. Щелкните мышью кнопку Создать. Откроется окно Макрос.

3. Откройте список макрокоманд и выберите макрокоманду Открыть форму.

4. Перейдите в область Аргументы макрокоманды.

5. В строке Имя формы введите Главная.

6. В строке Режим введите Форма.

7. В строке Режим окна введите Обычное.

8. Сохраните макрос, введя его имя обязательно AutoExec.

Задание 5

Создать макрос для выхода из программы.

Порядок работы

Щелкните мышью вкладку Макросы.

Щелкните мышью кнопку Создать. Откроется окно
Макрос.

Откройте список макрокоманд и выберите макрокоманду
Выход.

Сохраните макрос, введя его имя, например Выход.

Практическая работа № 6

Создание программы «Учет продуктов на складе»

Постановка задачи

Создать программу, позволяющую вести учет поступления продуктов на склад ресторана с выдачей итогового отчета по приходу, расходу и остаткам продуктов.

Порядок работы

1. Создайте базу данных с именем файла Склад_имя_имя_.mdb.

2. Создайте, используя Конструктор, таблицы:

* Наименование продуктов - для ввода номенклатуры продуктов;

* Приход - для регистрации поступающих на склад продуктов;

* Расход - для регистрации расхода продуктов. Структура таблиц приведена на рис. 33-35.

3. Создайте связи между таблицами, как показано на рис. 36.

4. Создайте форму Приход, используя Конструктор форм. Вид формы приведен на рис. 37. Поле Стоимость вычисляется по формуле:

Стоимость = Количество * Цена

(для создания формулы используйте Построитель выражений).

5. Так как данные в вычисляемых полях формы не записываются в таблицу непосредственно, необходимо создать запрос Стоимость по приходу на обновление поля Стоимость в таблице Приход. Вид запроса приведен на рис. 38.

В запросе в поле Обновление введите формулу:

[Приход]![Количество] * [Приход]![Цена]

Сохраните запрос под именем Стоимость по приходу.

Рис.33

6. Для запуска запроса Стоимость по приходу создайте кнопку Обновление в форме Приход.

7. Создайте макрос Вых_прих для закрытия формы Приход.

8. Создайте кнопку Выход для запуска макроса Вых_прих.

9. Для того чтобы форма Приход открывалась на новой записи, создайте макрос Нов_прих подобно тому, как это делалось в практической работе № 5 (задание 1), подключив его для запуска в пункте Текущая запись свойств формы Приход.

Окончательный вид формы Приход приведен на рис. 39.

Особенностью программы является то, что для правильного проведения расхода надо иметь информацию об остатках продуктов на складе. Поэтому сначала определим остаток продуктов на складе, а затем оформим расход. Для вычисления остатка надо сгруппировать информацию о продуктах на складе по номенклатуре, отдельно для таблиц Приход и Расход.



10. Создайте запрос Приход, позволяющий проводить группировку по номенклатуре продуктов. Вид запроса приведен на рис. 40.

11. Создайте запрос Расход, позволяющий проводить группировку по номенклатуре продуктов. Вид запроса приведен на рис. 41.

12. Создайте запрос Остаток. Для этого в Конструктор запроса добавьте таблицу Наименование, а также запросы Приход и Расход. Создайте связи между полем Наименование из таблицы Наименование и полями Наименование из запросов Приход и Расход. Определите Параметры объединения, для чего щелкните мышью на линии связи, выделите ее, а затем, нажав правую клавишу мыши, откройте контекстное меню и войдите в пункт Параметры объединения. Выберите в качестве параметра объединения пункт 2.

В качестве расчетной формулы для вычисления остатка по количеству используйте формулу:

Ост_кол: IIf(Приход Запрос]![Sum-Количество]>0;

[Приход Запрос]![Sum-Количество];0)-

IIfРасход Запрос]![Sum-Количество]>0;

[Расход Запрос]! [Sum-Количество] ;0),

где Sum_Количество - поле, содержащее данные о количестве продуктов, сформированное в результате запросов на группировку по номенклатуре.

В качестве расчетной формулы для вычисления остатка по стоимости используйте формулу:

Ост_ст: IIf([Приход Запрос]![Sum-Стоимость]>0;

[Приход Запрос]! [Sum-Стоимость] ;0)-

IIfРасход Запpoc]![Sum-Cтоимocть]>0;

[Расход Запрос]! [Sum-Стоимость] ;0)

Цена: IIf([Ост_кол]>0;[Ост_ст]/[Ост_кол];0),

где Sum_Стоимость - поле, содержащее данные о стоимости продуктов, сформированное в результате запросов на группировку по стоимости.

Примечание. Для построения этого выражения используйте функцию IIF, которая находится в папке Функции - Встроенные функции.

Вид запроса приведен на рис. 42.

13. Создайте форму для регистрации расхода таким образом, чтобы в ней с помощью поля со списком выбиралось наименование продукта, по которому проводится расход, высвечивалась информация о наличии этого продукта на складе и открывались поля для оформления расхода. Для этого:

* создайте форму Остаток на основе запроса Остаток;

* войдите в конструктор формы и, удалив поле Наименование, создайте его в разделе Заголовок формы в виде поля со списком. При создании поля со списком в качестве способа получения значения укажите Поиск записи в форме на основе значения, которое содержит поле со списком;

* создайте подчиненную форму Расход, используя, например, Мастер создания форм. В качестве источника данных выберите запрос Остаток, а в качестве источника данных для подчиненной формы - таблицу Расход, включив туда все поля. Выберите вид представления данных Подчиненная форма. Созданная подчиненная форма будет иметь название Расход подчиненная форма.

Для того чтобы Расход подчиненная форма открывалась на новой записи, а в качестве наименования продукта и цены подставлялись, соответственно, наименование продукта из поля со списком и цена из поля Цена, создайте макрос Рас_новая_зп (рис. 43), который отрабатывает последовательное выполнение следующих команд: ОткрытьФорму, НаЗапись, Задать-Значение.

Рис.43

При написании команды НаЗапись в аргументе макрокоманды Запись укажите Новая.

При написании команды ЗадатьЗначение в первом случае в аргументе макрокоманды Элемент указать:

[Forms]![Расход подчиненная форма]![Наименование],

а в аргументе макрокоманды Выражение:

[Forms]![Остаток]![ПолеСоСписком6],

во втором случае, в аргументе макрокоманды Элемент указать:

[Forms]![Расход подчиненная форма]![Цена],

а в аргументе макрокоманды Выражение:

[Forms]! [Остаток]! [Цена].

Для того чтобы можно было оформить расход после получения справки об остатках, выполните следующее:

* откройте форму Остаток в режиме конструктора;

* сделайте активным Примечание формы и войдите в пункт меню Свойства;

* войдите в пункт меню События, и в поле Нажатие кнопки подключите макрос Рас_новая_зап.

Теперь при нажатии левой кнопки мыши в области примечания формы Остаток будет открываться Расход подчиненная форма (рис. 44).

Рис.44

14. Поле Стоимость в форме Расход подчиненная форма сделайте вычисляемым, так как это делалось в пункте 4, и создайте запрос на обновление Стоимость по расходу (рис. 45). В поле Обновление введите формулу:

Расход!Колво*Расход!Цена.

15. Для того чтобы после регистрации расхода обновлялась информация в таблице Расход и, соответственно, обновлялся остаток, создайте макрос Обновл_ост (рис. 46). По команде ОткрытьЗапрос происходит запуск запроса на обновление Стоимость по расходу, по команде Закрыть - закрывается форма Остаток, а по команде ОткрытьФорму она вновь открывается.

Выполнение этого макроса включите в момент закрытия Расход подчиненная форма, для чего войдите в пункт Свойства формы и в поле Закрытие подключите созданный макрос.

16. Для выхода из формы Остаток создайте макрос Закр_форм (рис. 47), включив в него две команды Закрыть. По первой команде закрывается Расход подчиненная форма, а по второй - форма Остаток. Создайте кнопку Выход для запуска этого макроса (рис. 44).

17. Создайте итоговый отчет по движению продуктов на складе. Для этого создайте запрос Оборотная ведомость, объединяющий сведения о приходе, расходе и остатке продуктов на складе. Включите в него поле Наименование из таблицы Наименование, поля Sum-Колво, Sum-Стоимость, соответственно, из запросов Гр_приход и Гр_расход, а поля Ост_кол и Ост_ст сделайте вычисляемыми по формулам пункта 12. Вид запроса приведен на рис. 48.

На основании этого запроса создайте отчет Оборотная ведомость, вид отчета приведен на рис. 49. При создании отчета укажите ориентацию листа Альбомная.

18. Для удобной работы программы создайте форму Главная, вид которой приведен на рис. 50. При нажатии кнопки Приход происходит запуск формы Приход. При нажатии кнопки Расход происходит запуск формы Остаток. При нажатии кнопки Оборотная ведомость запускается отчет Оборотная ведомость. По кнопке Выход осуществляется выход из программы. Запуск формы Главная должен осуществляться автоматически при запуске файла Склад_имя_.mdb.

Методические рекомендации по написанию курсовой работы

Основной целью курсовой работы является проверка знаний, умения самостоятельно ставить и решать прикладные задачи на компьютере с использованием приложений Microsoft Office -электронных таблиц Excel, СУБД Access, текстового редактора Word.

В состав работы должны входить:

* разработанная студентом программа, предназначенная для автоматизированного выполнения конкретной задачи, записанная на дискете;

* описательная часть работы, выполненная в текстовом редакторе Word.

Основные требования к содержанию курсовой работы

Курсовая работа должна включать три основных раздела:

* анализ задания и обоснование метода его реализации;

* описание программы с распечаткой основных выходных форм;

* инструкцию для пользователя.

Анализ задания должен включать следующее:

* назначение программы;

* входные и выходные параметры;

* выходные документы;

* требования к составу технических средств. Описание программы должно содержать:

* общую структуру программы (блок-схему программы) и основные принципы, положенные в разработку программы;

* структуру рабочих листов программы;

* назначение, форматы и формулы для вычисления содержимого основных ячеек программы;

* вид окончательно оформленных бланков (или листов) программы.

Инструкция для пользователя должна содержать:

* назначение программы;

* состав программы (файлы, в которых хранится программа);

* порядок вызова программы;

* основные режимы работы с программой, порядок работы в этих режимах.

Основные требования к оформлению курсовой работы

Программы должны быть созданы с использованием электронных таблиц Excel 97/2000 либо СУБД ACCESS 97/2000.

Курсовая работа должна быть оформлена с помощью текстового процессора Word 97/2000 с использованием шрифта не более 14. При оформлении рекомендуется использовать возможности OLE-технологии по связыванию и внедрению объектов из разных приложений Microsoft Office.

Темы курсовых работ

Задание № 1.

Создать программу «Расчет с клиентами в гостинице». Программа должна выполнять следующие функции:

* регистрация клиента;

* регистрация пользования дополнительными услугами;

* регистрация оплаты;

* выдача отчета по оплате по каждому клиенту.

Задание № 2.

Создать программу «Управление номерным фондом».

Программа должна выполнять следующие функции:

* регистрация клиентов;

* регистрация номеров, занятых на уборку и ремонт;

* выдача информации о занятости номеров на любую заявленную администратором дату.

Задание № 3.

Создать программу «Учет основных фондов».

Программа должна выполнять следующие функции:

* регистрация первоначальной стоимости основных средств предприятия по группам основных средств;

* получение восстановительной стоимости основных средств в случае переоценки;

* установка процента амортизационных отчислений в соответствии с группой основных средств;

* расчет амортизационных отчислений и остаточной стоимости на любой заданный отчетный период.

Задание № 4.

Создать программу «Учет имущества на складах». Программа должна выполнять следующие функции:

* регистрация материально ответственных лиц;

* учет движения имущества на складе;

« ведение оборотной ведомости по каждому из материально ответственных лиц (складу);

* получение сводной ведомости по приходу, расходу и остатку на складе за месяц.

«Калькуляция» для составления меню

Задание № 5.

Создать программу в ресторане.

Программа должна выполнять следующие функции:

* вести справочник по нормам продуктов, приходящихся на одну порцию, и справочник по ценам на основные продукты;

* формировать меню на завтрак, обед и ужин с выдачей стоимости как по каждой отдельной порции, так и общей стоимости дневного рациона ресторана.

Задание № 6.

Создать программу «Главная книга - баланс». Программа должна выполнять следующие функции:

* формировать сводные данные по 10 журналам-ордерам за каждый квартал с переносом сальдо по дебету - кредиту на следующий квартал;

* формировать баланс на основании данных, полученных в главной книге.

Задание № 7.

Создать программу «Кадры».

Программа должна выполнять следующие функции:

* проводить регистрацию сотрудников со вставкой фотографии сотрудника и с заполнением анкетных данных;

* вести поиск сотрудников по фамилии, по подразделениям;

* получать фонд заработной платы сотрудников по подразделениям и по всей организации.

Задание № 8.

Создать программу «Учет нагрузки преподавателей». Программа должна выполнять следующие функции:

* вести справочник по часовым ставкам преподавателей;

* регистрировать часовую нагрузку преподавателей;

* получать сумму заработной платы по всем преподавателям с учетом отработанных часов и заданной стоимости часа.

Задание № 9.

Создать программу «Бар - буфет».

Программа должна выполнять следующие функции:

* вести учет поступления продуктов и расхода продуктов на складе;

* получать итоговый отчет по приходу, расходу и остаткам продуктов на складе.

Задание № 10.

Создать программу «Расчет стоимости путевки». Программа должна выполнять следующие функции:

* подсчитывать фонд оплаты труда;

* вести учет затрат на обслуживание клиентов;

* выдавать отчет по затратам;

* вести учет туристов по месяцам;

* определять себестоимость путевки и выводить стоимость путевок с учетом питания в различных типах номеров.

Задание № 11.

Создать программу «Расчет стоимости тура». Программа должна выполнять следующие функции:

* вести справочники по каждому из маршрутов, предлагаемых турагентством, с указанием основных составляющих их стоимости (оформление визы, авиабилет, проживание в отеле, трансфер, экскурсии и т. д.);

* ввод выбранного маршрута и набора услуг;

* расчет стоимости тура по выбранному маршруту с выбранным набором услуг.

Список литературы

1. Праг К., Иркин М. Библия пользователя Access. - М.: Диалектика, 1996.

2. СУБД Access в менеджменте туризма и гостеприимства: Учеб. пособие / Ф. А. Гурьянова, Л. А. Зуева, И. С. Карели и др. - М.: РИБ «Турист», 2001.

3. Харитонова И., Михеева В. Access 2000. Разработка приложений. - СПб.: БХВ-Петербург, 2000.

Размещено на Allbest.ru

...