Характеристика основных элементов операционной системы Windows и программного пакета Microsoft Office

Нельзя удалить лист, если он является единственным в книге.

Работа с элементами листа.

Ширина столбцов в Microsoft Excel устанавливается количеством знаков стандартного шрифта, помещающихся в ячейке.

В тех случаях, когда не требуется точная установка ширины столбца, можно использовать перетаскивание правой границы между заголовками столбцов.

Для точной установки ширины выделите ячейку столбца и выполнить команду Формат-Столбец-Ширина. Можно также выбрать команду контекстного меню Ширина столбца. В диалоговом окне Ширина столбца установливаем требуемую ширину.

Для подбора ширины столбца по наибольшему содержимому какой-либо ячейки достаточно дважды щелкнуть по правой границе этого столбца между заголовками столбцов. Можно также выделить столбец или столбцы, для которых необходимо подобрать ширину, и выполнить команду Формат-Столбец-Автоподбор ширины.

Высота строк в Microsoft Excel устанавливается в специальных единицах - пунктах. 1 пункт (пт.) равен примерно 0,35 мм.

В тех случаях, когда не требуется точная установка высоты строки, можно использовать перетаскивание нижней границы между заголовками строк.

Для точной установки высоты выделите ячейку строки (или нескольких строк) и выполнить команду Формат-Строка-Высота. Можно также выбрать команду контекстного меню Высота строки. В диалоговом окне Высота строки установливаем требуемую высоту.

Для подбора высоты строки по наибольшему содержимому какой-либо ячейки достаточно дважды щелкнуть по нижней границе этой строки между заголовками строк. Можно также выделить любую ячейку строки или ячейки строк, для которых необходимо подобрать высоту, и выполнить команду Формат-Строка-Автоподбор высоты.

Копирование автозаполнением.

Автозаполнение можно использовать для копирования данных ячейки на рядом расположенные ячейки по строке или столбцу. Для копирования необходимо выделить ячейку с копируемыми данными и перетащить маркер автозаполнения по строке или столбцу.

Чтобы при перетаскивании маркера автозаполнения при копировании календарных данных произошло именно копирование, а не заполнение последовательным рядом значений, следует щелкнуть по значку автозаполнения и в меню выбрать команду Копировать ячейки.

Установка границ ячеек.

Границы ячеек можно устанавливать различными способами. Независимо от способа установки границ следует обратить внимание на два обстоятельства:

· Граница по краю листа на экране не отображается.

· Для ячеек, оформленных с поворотом содержимого, вертикальная граница будет повернута на тот же угол.

Установка границ с помощью панели инструментов Форматирование Это самый простой и быстрый способ установки границ.

Для установки границ следует выделить на листе обрамляемые ячейки, щелкнуть по стрелке в правой части кнопки Границы панели инструментов Форматирование и в появившейся панели выбрать тип устанавливаемых границ. Некоторые типы границ можно совмещать.

Установка границ с помощью диалогового окна "Формат ячеек".

Для установки границ необходимо выделить обрамляемые ячейки, выполнить команду Формат-Ячейки или щелкнуть по выделенной области правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Формат ячеек, после чего перейти во вкладку Граница диалогового окна Формат ячеек.

В списке тип линии следует выбрать тип линии, в раскрывающемся списке цвет - установить цвет линии обрамления, а затем, используя кнопки групп Все и Отдельные, установить требуемые границы.

Кнопки группы Отдельные позволяют устанавливать границы не только вокруг выделенной области и между ячейками, а также диагональные границы. Эта возможность используется при работе с одиночной ячейкой, так как в выделенном диапазоне диагональные линии будут установлены во всех ячейках.

Заливка ячеек.

Заливка ячеек цветным фоном используется для разделения данных на листе. В этом случае устанавливают заливку всего столбца или всей строки листа. Можно выполнить заливку и отдельных ячеек.

Для установки цвета заливки ячеек достаточно раскрывающейся кнопки Цвет заливки панели инструментов Форматирование. Необходимо выделить заливаемые ячейки, щелкнуть по стрелке в правой части кнопки Цвет заливки и выбрать цвет.

На фон заливки можно наложить различные штриховки. Для этого необходимо выделить обрамляемые ячейки, выполнить команду Формат-Ячейки или щелкнуть по выделенной области правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Формат ячеек, после чего перейти во вкладку Вид диалогового окна Формат ячеек. Если ранее не был установлен цвет заливки, то его можно выбрать в палитре Цвет. Затем можно открыть список Узор и выбрать тип штриховки и ее цвет.

Для удаления заливки ячеек необходимо их выделить, щелкнуть по стрелке в правой части кнопки Цвет заливки панели инструментов Форматирование и выбрать Нет заливки.

Относительные и абсолютные адреса ячеек.

Относительные ссылки.

Большинство ссылок в формулах записываются в относительной форме - например, С3 (столбец)(строка) .

Относительными называются ссылки, которые при копировании в составе формулы в другую ячейку автоматически изменяются.

При копировании формулы с относительной ссылкой (столбец)(строка) на n строк ниже и на m столбцов правее ссылка изменяется на (столец+m)(строка+n). В большинстве случаев это очень удобно, но иногда этого не требуется. Поясним это на следующем примере.

Необходимо вычислить стоимость каждой модели принтеров на складе. Т.к. курс $ периодически изменяется, ячейка B11 будет использоваться для хранения текущего значения. При изменении кура достаточно внести новое значение в ячейку С11 и стоимость будет автоматически пересчитана.

1. Вставим необходимые для расчета формулы:

В ячейку F14 =В14*E14.

В ячейку G14 =F14*B11.

2. Выделим ячейки F14 и G14.

3. При помощи автозаполнения скопируем в нижележащие строки

4. Обратите внимание на возникшие ошибки в столбце G.

5. Перейдем в режим отображения формул при помощи меню Сервис - Параметры.

6. При копировании формулы из 14 в 15 строку Excel изменил адрес ячейки с B11 на B12, что в нашем случае делать не следовало.

Для того чтобы избежать подобной ошибочной ситуации , необходимо заменить адрес ячейки с относительного B11 на абсолютный $B$11, т.е. не подлежащий изменению при копировании формул.

7. Дважды щелкните мышью по ячейки G14 (перейдите в режим редактирования).

8. Нажмите клавишу <F4>. Теперь в формуле участвует абсолютный адрес $B$11.

9. Введите формулу, нажав <Enter>.

10. Скопируйте в нижележащие ячейки.

11. Отмените режим отображения формул (Сервис - Параметры).

Абсолютные ссылки.

Некоторые ссылки в формулах записываются в абсолютной форме - например, $С$3.

Абсолютными называются ссылки, которые при копировании в составе формулы в другую ячейку не изменяются.

Абсолютные ссылки используются в формулах тогда, когда нежелательно автоматическое изменение ссылки при копировании.

Изменение типа ссылки.

Для того, чтобы превратить относительную ссылку в абсолютную, достаточно в режиме редактирования формулы установить курсор непосредственно за ссылкой и нажать клавишу <F4>.

Впрочем, можно вставить в ссылку знаки доллара и при помощи обычных приемов редактирования.

При помощи символа абсолютной адресации Вы можете гибко варьировать способ адресации ячеек. Например: $B11 обозначает, что при копировании формул будет изменяться только адресация строки ячейки, а при обозначении B$11 - только столбца. Такая адресация называется смешанной.

При вводе формулы в строке формул, можно быстро перебрать по кругу относительный , смешанный и абсолютный адреса. Просто укажите на какой-нибудь адрес и нажимайте <F4>, чтобы по кругу перебрать все четыре варианта.

Использование имен для абсолютной адресации.

Другой способ абсолютной адресации заключается в назачении имен ячейкам и использовании их в формулах.

Например назначив ячейки B11 имени курс можно ввести следующую формулу =F14*курс. При копировании этой формулы будет соблюдаться абсолютная адресация ячейки. Для того, чтобы назначить имя ячейки необходимо

1. Выделить ячейку.

2. Выполнить команду меню Вставка - Имя - Присвоить.

3. Введите имя в стоке имя ячейки, например курс.

4. Нажмите кнопку OK.

5. Введите формулу.

Смешанные ссылки.

Смешанные ссылки являются наполовину абсолютными и наполовину относительными. Иногда возникает необходимость закрепить адрес ячейки только по строке или только по столбцу. В таких случаях на помощь приходят смешанные ссылки. Рассмотрим их подробнее.

Например, нам требуется рассчитать отпускную стоимость товара при различных наценках, с учетом, что закупочная цена фиксирована.

Расчет значений в таблице с использованием смешанных ссылок; цена за штуку - закупочная цена; в столбцах С, D и E показаны отпускные цены при различных наценках.

Нам необходимо записать в ячейку D4 такую формулу, которая бы при копировании в ячейки диапазона D4:F6 рассчитывала стоимость с учетом разных значений наценки.

При «протаскивании» формулы по столбцам нам необходимо, чтобы столбец С был зафиксирован. Аналогично, при «протаскивании» формулы по строкам, нам необходимо зафиксировать строку 3. В ячейке D4 таким образом получилась формула =$C4*(1+D$3); абсолютные ссылки я выделил жирностью и цветом. При протаскивании по диапазону D4:F6 такая формула дает правильные значения в каждой ячейке диапазона.

Перенос текста в ячейках, объединение и поворот ячеек.

По умолчанию содержимое ячейки отображается в одну строку. В тех случаях, когда ширина ячейки (столбца) не позволяет поместить текст в одну строку, можно распределить текст в несколько строк в одной ячейке.

Для отображения нескольких строк текста внутри ячейки необходимо выполнить команду Формат-Ячейки или щелкнуть по выделенной области правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Формат ячеек. Во вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек следует установить флажок переносить по словам.

При установке переносов по словам обычно автоматически устанавливается автоподбор строки по высоте. Если этого не произошло, высоту строки можно подобрать обычными способами.

Содержимое ячейки, для которой установлен перенос по словам, можно выравнивать по любому краю ячейки, например по левому, по центру или по правому.

Выравнивание по центру диапазона.

Объединение ячеек.

Для выравнивания содержимого одной ячейки по центру произвольного диапазона можно использовать кнопку Объединить и поместить в центре панели инструментов Стандартная. Для этого необходимо ввести данные в крайнюю левую верхнюю ячейку диапазона, затем выделить этот диапазон и нажать кнопку Объединить и поместить в центре панели инструментов Форматирование.

Следует отметить, что в объединенную ячейку помещаются только данные из левой верхней ячейки выделенного диапазона. Данные из других ячеек уничтожаются, о чем будет выведено соответствующее предупреждение.

Объединенная ячейка приобретает адрес крайней левой верхней ячейки объединяемого диапазона. Остальные ячейки объединенного диапазона пропадают.

Содержимое объединенной ячейки можно выравнивать по горизонтали и вертикали, поворачивать точно так же, как и содержимое обычной ячейки.

Следует отметить, что наличие на листе объединенных ячеек может привести к некоторым проблемам при выделении элементов листа, автозаполнении, сортировках и т. д.

Для разделения объединенной ячейки следует ее выделить, а затем нажать кнопку Объединить и поместить в центре панели инструментов Стандартная.

Поворот содержимого ячеек.

Для поворота содержимого ячейки следует выполнить команду Формат-Ячейки или щелкнуть по выделенной области правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Формат ячеек. Во вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек в группе Ориентация можно выбрать способ поворота и требуемый угол.

Содержимое ячейки можно повернуть на любой угол в пределах ± 90 градусов с точностью 1 градус. Для этого следует щелкнуть по метке нужного угла поворота в поле, где написано слово Надпись, или установить значение в счетчике градусов.

Microsoft Office PowerPoint.

Запуск программы.

* ПУСК - Программы - Офис… - Power Point.

* С помощью ярлыка на Рабочем столе.

Способы создания презентации.

1. С помощью Мастера автосодержания, который на основе полученных от пользователя ответов создает типовую презентацию на базе одного из имеющихся шаблонов.

2. На основе шаблона оформления, предлагающего готовый дизайн слайдов презентации. Содержание же презентации определяет сам пользователь.

3. На основе Пустой презентации, в которой пользователь самостоятельно определяет и дизайн и содержание слайдов.

Далее будет рассмотрен способ создания презентации на основе Пустой презентации, т.к. из всех перечисленных способов он является самым творческим.

Научившись создавать презентацию этим способом, Вам не составит труда изучить первый и второй способы, более легкие в исполнении.

Режимы просмотра презентаций.

Переключение между режимами производится в меню Вид, либо кнопками в левой части горизонтальной полосы прокрутки.

Режим Обычный - основной рабочий режим для создания презентации… В левой панели отображается список слайдов для быстрого перехода между ними, в центре экрана находится макет слайда, нижняя панель используется для ввода комментариев и заметок к слайду.

Режим Сортировщик слайдов позволяет оценить вид презентации в целом. На экране в уменьшенном масштабе отображаются все слайды презентации. В этом режиме удобно перемещать и копировать слайды в пределах данной презентации.

Режим Показ слайдов используется для предварительного просмотра, репетиции готовой презентации, а также для реального просмотра готовой презентации.

Режим Страницы заметок предназначен для внесения заметок докладчика.

Последовательность действий при создании презентации

Часть 1. Создание слайдов презентации.

1. Меню Файл - Создать.

2. В Области задач (появившаяся справа на экране панель) выбрать Новая презентация - Применить разметку слайда - Пустой слайд.

3. Если при запуске программы на экране автоматически не появился листок слайда или если нужно поменять макет слайда на другой вид разметки - выполните команду: Меню Формат - Разметка слайда - справа на экране в области задач выбрать нужный макет разметки.

4. Сохранить презентацию в своей рабочей папке.

5. Периодически сохранять изменения в файле презентации!!! (во избежание сбоев электропитания, зачастую влекущих за собой потерю несохраненной информации).

6. Если нужно - примените шаблон оформления (готовые образцы оформления фона слайдов): Меню Формат - Оформление слайда - в области задач выбрать Шаблоны оформления - щелкнуть подходящий шаблон оформления.

7. Для изменения цветовой схемы (заданных для данного фона цветов шрифта заголовков и текста): Меню Формат - Оформление слайда - в Области задач выбрать Цветовые схемы - подходящую схему.

8. Для изменения цвета фона: Меню Формат - Фон - Выбрать цвет - Применить (или Применить ко всем).

9. С помощью Меню Вставка - рисунок добавить в слайд картинки, фигурные надписи Word Art и прочие графические объекты.

10. С помощью Меню Вставка - Надпись добавить текстовые блоки.

11. С помощью Меню Вставка - Фильмы и звук добавить звуковые эффекты или музыку.

12. Создать следующий слайд с помощью Меню Вставка - Создать слайд. Оформить его, повторив шаги 9-12.

Часть 2. Настройка анимации объектов слайдов.

1. Для настройки анимации объектов слайда вывести в Область задач панель настройки анимации: Меню Показ слайдов - Настройка анимации.

2. Выделить первый слайд.

3. Выделить первый объект слайда.

4. В области задач щелкнуть по кнопке Добавить эффект - из списка выбрать подходящий.

5. Настроить параметры Изменения (Начало, Направление, Скорость) проявления эффекта.

6. Для более тонкой настройки эффекта (добавления звука к эффекту, настройки времени проявления эффекта, анимации текста) в списке объектов в области задач щелкнуть по объекту правой кнопкой мышки и выбрать Параметры эффектов. В появившемся диалоговом окне выполнить настройку эффекта.

7. Настроить остальные объекты слайда.

8. Если необходимо изменить порядок следования объектов, то в списке объектов выделить тот, который нужно передвинуть, и щелкать по одной из зеленых стрелок под списком.

9. Перейти ко второму слайду. Выполнить настройку объектов, повторив шаги 4-8.

10. Настроить объекты остальных слайдов.

Часть 3. Настройка смены слайдов.

1. В область задач вывести панель настройки смены слайдов: Меню Показ слайдов - Смена слайдов…

2. Выделить первый слайд. В области задач выбрать эффект появления слайда (поле Применить к выделенным слайдам), указать Скорость и Звук, с которыми будет появляться данный слайд.

3. В блоке Смена слайда указать причину появления слайда: по щелчку мыши или автоматически (лучше отметить галочкой оба пункта - тогда слайды будут сменяться автоматически, но щелчком мышки можно будет ускорить появление некоторых слайдов).

4. Если нужно, чтобы все слайды презентации сменялись в соответствии с указанными вами параметрами, то щелкнуть по кнопке Применить ко всем слайдам. Иначе перейти ко второму слайду для настройки смены слайда.

5. Настроить параметры смены слайдов для всех остальных слайдов презентации.

Часть 4. Создание управляющих кнопок.

Для обеспечения возможности просмотра слайдов презентации в произвольном порядке в слайды вставляют управляющие кнопки. Нажатие на такую кнопку во время показа позволяет перейти не на следующий за данным слайд, а на какой-либо другой (в зависимости от настроек кнопки: на первый, на последний, вперед, назад, на слайд № 3 и т.д.).

Для создания управляющей кнопки необходимо:

Ш Перейти на нужный слайд.

Ш Выполнить команду Меню Показ слайдов - Управляющие кнопки - выбрать нужную.

Ш На слайде в нужном месте растянуть кнопку.

Ш В открывшемся окне Настройки действия выбрать одну из вкладок: По щелчку мыши (тогда кнопка будет срабатывать только после щелчка мышки по ней) или по наведении указателя (для срабатывания кнопки будет достаточно навести на нее указатель мышки).

Ш Выбрать в окне нужный пункт (в зависимости от того, какое действие вы ожидаете от этой кнопки: переход на другой слайд или запуск другой программы, - и указать тот самый слайд или программу).

Ш Нажать ОК.

Ш Можно также отформатировать саму кнопку.

Если в дальнейшем возникнет необходимость изменить действие, назначенное данной кнопке, то:

ь Выделить кнопку

ь Воспользоваться командой Настройка действия… в меню Показ слайдов или в КЗМ самой кнопки.

Часть 5. Отладка презентации

1. Произвести тренировочный запуск презентации с помощью Меню Показ слайдов - Начать показ.

2. Во время просмотра уточнить детали.

3. При необходимости остановить показ презентации воспользоваться контекстным меню экрана, выбрав команду Завершить показ.

4. По результатам предварительного просмотра устранить неточности и неполадки.

Часть 6. Показ презентации.

· Для запуска показа презентации можно воспользоваться командой Меню Показ слайдов - Начать показ или нажать клавишу F5.

· Для запуска показа готовой презентации не обязательно открывать файл презентации. Достаточно щелкнуть по значку правой кнопкой мышки и выбрать пункт Показать.

Размещено на Allbest.ru

...