Автоматизация учета материалов в бухгалтерии предприятия на "1С: Предприятие"

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Для успешного функционирования различным организациям требуется развитая информационная система, реализующая автоматизированный процесс сбор, манипулирования и обработки данных. Трудно себе представить сколько-нибудь значимую информационную систему, которая не имела бы в качестве основы или составляющей базу данных.

Распространение информационных технологий в экономике и, в частности, в бухгалтерском учете принесло с собою масштабные революционные изменения. Информационные системы начали изменять обычную структуру управления. Если раньше считалось, что руководитель имеет достаточные знания для того, чтобы контролировать всю работу, то в информационной среде каждый работник имеет специфические, лишь ему присущие функции и знания. Кроме того, использование родственных информационных систем в управлении разными производственными системами приводит к единым методам ведения бизнеса, финансов, учета, делопроизводства и управления.

Вычислительная техника существенно повышает качество обработки учетной информации. При этом применение компьютеров изменяет содержание и организацию работы учетного персонала: уменьшается количество ручных операций по обработке первичных документов, систематизации учетных показателей, заполнению регистров и отчетных форм. Учетная работа становится творческой, направленной на организацию и усовершенствование учета.

Высококвалифицированный бухгалтер должен обладать не только знаниями бухгалтерского учета, но и владеть современными методами обработки данных на компьютерах. Он должен иметь представление об основах построения и функционирования автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета, понимать роль бухгалтера на всех стадиях жизненного цикла автоматизированной информационной системы бухгалтерского учета.

В течении последнего десятилетия десятки тысяч российских предприятий внедрили в практику управления автоматизированные системы бухгалтерского учета. Это стало возможности благодаря доступности персональных компьютеров и наличию на рынке широкого спектра программных продуктов, предназначенных для автоматизации учета.

Предметом исследования служит система организации бухгалтерского учета материалов на предприятии.

Субъектом исследования выбрано предприятие «Книга-Мир». Данное предприятие занимается печатью различной литературы и производством канцелярских товаров, имеет сеть магазинов, в которых реализует не только свою продукцию, но и продукцию других компаний.

Теоретической и методологической основой работы послужили:

- основные положения нормативно-законодательной базы Российской Федерации,

- новый план счетов бухгалтерского учета и инструкция по его применению,

- положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации,

- положения об организации материальной ответственности, письма Минфина,

Требования заказника к разрабатываемой системе:

- получение достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии;

- защищённость информации;

- корректность работы программы;

- удобство, простота и «дружественный» интерфейс;

- компактность размещения.

Пользователем создаваемой базы данных будет бухгалтер, ведущий учёт материалов на предприятии. Он будет иметь все права для внесения каких-либо изменений в базу данных.

К техническим средствам, предназначенным для функционирования системы, относятся:

- системный блок;

- монитор;

- клавиатура;

- мышь;

- принтер.

К системному обеспечению относятся:

- операционная система Windows (2000, XP);

- 1С: Предприятие 7.7

1. Описание предметной области

В процессе хозяйственной деятельности предприятия постоянно ведут расчеты с поставщиками за приобретенные у них основные средства, сырье, материалы и другие товарно-материальные ценности и оказанные услуги; с покупателями за купленные ими товары, с кредитными учреждениями по ссудам и другим финансовым операциям; с бюджетом и налоговыми органами по различного рода платежам, с другими организациями и лицами по разным хозяйственным операциям. Все вышеперечисленное представляет собой огромное количество информации, которую необходимо хранить, обрабатывать сортировать. Каждая совершенная предприятием бухгалтерская операция обязательно должна быть задокументирована в соответствии с принятыми на сегодняшний день нормами.

Автоматизированные информационные технологии в фазе учет позволяют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматическое получение данных, необходимых, как для ведения оперативного, синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской и статистической отчетности, а также для контроля за ходом производства. В условиях использования автоматизированных информационных технологий появляется возможность осуществлять посредством отчетной информации, иерархическую взаимосвязь различных уровней управления на предприятии.

Автоматизированные информационные технологии учета - система взаимодействия персонала, программных и технических средств обеспечивающая автоматизированное выполнение функций бухгалтерского учета.



Рисунок 1 - Бизнес процессы бухгалтерской информационной системы

Ведение бухгалтерского учета выполняется бухгалтерами, учетчиками и т.д. на основе учетной политики предприятия. Учетная политика предприятия - это совокупность правил ведения бухгалтерского учета, первичного наблюдения стоимостного измерения, группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.

В учетной политике организации утверждаются:

- план счетов бухгалтерского учета;

- формы документов, в том числе для внутренней бухгалтерской отчетности;

- порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;

- методы оценки активов и обязательств;

- правила документооборота и технология обработки учетной информации;

- порядок контроля за совершением хозяйственных операций и др.

На основе учетной политики предприятия строятся модели бухгалтерского учета.



Рисунок 2 - Документооборот учета материалов в бухгалтерии

Модель учета.

Модель учета строится на основе организации синтетического и аналитического учета и структурной организации рабочего плана счетов.

План счетов бухгалтерского учета - это систематизированный перечень синтетических счетов бухгалтерского учета. Стандартный план счетов бухгалтерского учета является основой для формирования рабочего плана счетов предприятия.

Производственные запасы - активы (имущество):

- Используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, выполнении работ и оказании услуг, предназначенных для продажи.

- Используемых для управленческих нужд организации.



Рисунок 3 - Основные бизнес процессы учета материалов в бухгалтерии

Основной целью бухгалтерского учета производственных запасов является:

- их рациональная оценка;

- соответствие складских запасов нормативам;

- выявление фактических затрат, связанных с заготовлением материалов;

- контроль за соблюдением норм производственного потребления;

- правильное распределение стоимости израсходованных в производстве материалов по объектам калькулирования.

В зависимости от назначения производственные запасы подразделяются на следующие группы:

- сырье и основные материалы - предметы труда, из которых изготовляют продукт;

- вспомогательные материалы - материалы используемые для придания продукту определенных потребительских свойств или для обслуживания и ухода за средствами труда и облегчения процесса производства;

- покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия - материалы прошедшие определенные стадии обработки, но не являющиеся еще готовой продукцией;

- конструкции и детали - специфические производственные запасы строительных организаций, приобретаемые в порядке производственной комплектации строительных объектов;

- строительные материалы - это материалы, используемые организациями застройщиками в процессе строительных и монтажных работ;

- возвратные отходы производство - это остатки сырья и материалов, образовавшиеся в процессе их переработки в готовую продукцию, утратившие полностью или частично потребительские свойства исходного сырья и материалов;

- топливо - подразделяется на технологическое, двигательное, и хозяйственное;

- тара и тарные материалы - составляют предметы, используемые для упаковки, транспортировки, хранения различных материалов и продукции;

- запасные части - материалы используемые для ремонта и замены износившихся деталей машин и оборудования;

- инвентарь и хозяйственные принадлежности - производственные запасы, используемые, как правило, для хозяйственных и управленческих нужд.

Рисунок 4 - Движение документов в системе учета материалов в бухгалтерии

Производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Фактическая себестоимость производственных запасов это сумма фактических затрат организации на их приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов.

Для программной реализации алгоритмов бухгалтерского учета используются следующие признаки счетов:

- тип сальдо для балансовых счетов (активны, пассивны, активно - пассивный);

- периодичность, алгоритм закрытия счета (ежемесячно, ежеквартально, один раз в год);

- количественный учет на счете;

- структура кода счета;

- принадлежность к группе, подгруппе счетов или разделу плана и т.д.

Автоматизированные системы учета позволяют использовать различные рабочие планы счетов, программным способом устанавливая между счетами различных планов соответствие.

Технология обработки информации по учету производственных запасов производится в строгом соответствии с имеющимися инструктивными материалами бухгалтерского учета. При этом решаются задачи контроля за сохранностью материальных ценностей в местах их хранения и на всех стадиях обработки, правильного и своевременного документирования всех операций по движению материальных ценностей, расчета остатков материальных ценностей по местам их хранения и статьям баланса.

Для отражения в учете операций поступления материалов за плату от поставщиков предназначен документ «Поступление материалов». Поступление материалов оформляется с помощью документа «Приходный ордер».

Передача материалов в производство осуществляется документом «Требование-накладная».

Структура счета.

Счет 10 «Материалы» предназначены для обобщения информации о наличии и движении сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары и т.п., ценностей организации (в том числе находящихся в пути и переработке). Счет является активным и имеет количественный признак.

Материалы учитываются на счете 10 «Материалы» по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам. При учете материалов по учетным ценам (плановая себестоимость, средние покупные цены и др.) разница между стоимостью ценностей по этим ценам и фактической себестоимостью приобретения (заготовления) ценностей, отражается на счете 16 «Отклонение в стоимости материалов».

Счет 10 «Материалы» согласно инструкции по применению плана счетов имеет следующие субсчета:

Субсчет 10.1 «Сырье и материалы» предназначен для учета наличия и движения сырья и основных материалов, входящих в состав вырабатываемой продукции а также вспомогательных материалов, которые участвуют в производстве продукции или потребляются для хозяйственных нужд, технических целей, содействия производственному процессу.

Субсчет 10.2 «Полученные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали» предназначен для учета наличия и движения покупных полуфабрикатов, готовых комплектующих изделий, приобретенных для комплектования выпускаемой продукции (строительства), которые требуют затрат по их обработке или сборке. Изделия приобретенные для комплектации, стоимость которых не включается в себестоимость продукции, учитываются на счете 41 «Товары».

Субсчет 10.3 «Топливо» предназначен для учета наличия и движения нефтепродуктов и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства, выработки энергии и отопления, твердого и газообразного топлива. При использовании талонов на нефтепродукты учет их ведется также на субсчете 10.3.

Субсчет 10.4 «Тара и тарные материалы» предназначен для учета наличия и движения всех видов тары (кроме используемой как хозяйственный инвентарь), а также материалов и деталей, предназначенных для изготовления тары и её ремонта. Предметы, предназначенные для дополнительного оборудования, вагонов, барж, судов и других транспортных средств для обеспечения сохранности отгружаемой продукции, учитываются на субсчете 10.1 «Сырье и материалы». Организации, осуществляющие торговую деятельность, учитывают тару под товарами и тару порожнюю на счете 41 «Товары».

Счет 10.5 «Запасные части» предназначен для учета наличия и движения приобретенных или изготовленных для нужд основной деятельности запасных частей, предназначенных для производства, ремонтов, замены изношенных частей машин, оборудования, транспортных средств и т.п., а также автомобильных шин в запасе или обороте. Здесь же учитывается движение обменного фонда полнокомплектных машин, оборудования, двигателей, узлов, агрегатов, создаваемого в ремонтных подразделениях организаций, на технических обменных пунктах и ремонтных заводах.

Субсчет 10.6 «Прочие материалы» предназначен для учета наличия и движения отходов производства, неисправимого брака, материальных ценностей, полученных от выбытия основных средств, которые не могут быть использованы как материалы и др. Отходы производства и вторичные материальные ценности, используемые как твердое топливо, учитываются на субсчете 10.3 «Топливо».

Субсчет 10.7 «Материалы, переданные в переработку на сторону» предназначен для учета наличия и движения материалов, переданных в переработку на сторону, стоимость которых в последующем включается в затраты на производство полученных из них изделий.

Субсчет 10.8 «Строительные материалы» используется организациями - застройщиками. На нем учитывается движение и наличие материалов, используемых непосредственно в процессе строительных и монтажных работ, для изготовления строительных деталей, для возведения и отделки конструкций и частей зданий и сооружений, строительные конструкции и детали, а также другие материальные ценности, необходимые для нужд строительства (взрывчатые вещества и др.).

На субсчете 10.9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» учитывается наличие и движение инвентаря, инструментов, хозяйственных принадлежностей и других средств труда, которые включаются в состав средств в обороте. При отнесении имущества к основным средствам стоимостный критерий не используется (раньше этот лимит составлял 100 МОТ). Если организация планирует приобретаемое оборудование использовать более года, то оно будет относиться к основным средствам, иначе - к инвентарю и хозяйственным принадлежностям. При этом стоимость инвентаря и хозяйственных принадлежностей списывается с кредита субсчета 10.9 полностью в момент их передачи в производство или на управленческий нужды.

Аналитический учет обычно ведется в двух независимых разрезах: номенклатурных материалов и мест хранения. При этом необходимо помнить, что аналитически учет в разрезе номенклатурных материалов ведется как в количественном, так и в стоимостном выражении. Учет по местам хранения ведется только в количественном выражении.

2. Факторы, определяющие принятое решение по созданию ИС

2.1 Обзор существующих программных средств

Программа «1С Бухгалтерия» является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам. Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того, данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме. Кроме того, программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

Становление рыночных отношений в экономике и успех экономических реформ в значительной степени зависят от масштаба использования новых высокоэффективных технологий во всех сферах деятельности, создания информационных систем, эффективно поддерживающих функционирование любой экономической, организационной, социальной структуры. Одной из сфер применения информационных технологий является бухгалтерский учет.

В современных автоматизированных системах широко используются автоматизированных рабочие места (АРМ) - совокупность методических, языковых, аппаратных и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно отражать его информационные и вычислительные запросы. В данном курсовом проекте создается автоматизированное место для работы бухгалтера, занимающегося ведением учета материалов на предприятии. Учет материалов - это неотъемлемая часть бухгалтерского учета, в котором ведется приход и расход, списание материалов на складе предприятия.

На рынке компьютерных программ в России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерских программ, предназначенных для различных предприятий, фирм, организации. Разработка программных продуктов ведется многочисленными отечественными фирмами, наиболее известные из них: «1С бухгалтерия», «Парус», и др. Основной классификации функциональных пакетов бухгалтерского учета может служить ориентация на малое, среднее или крупное предприятие.

2.2 Экономическая целесообразность создания ИС

Нахождение оптимальных вариантов построения компьютерной информационной базы (ИБ) невозможно без применения экономических оценок. Игнорирование экономического фактора приводит к непроизводительному расходу материальных, трудовых и временных ресурсов.

Известно, что величина общего эффекта от внедрения и эксплуатации базы данных складывается из прямого и косвенного эффекта. Причем первый проявляется в процессах преобразования информации, а второй - в процессе производства материальных благ и услуг. Величина прямого эффекта может быть достаточно просто определена. Этого нельзя сказать о показателях косвенной эффективности применения БД. Степень достоверности расчетов косвенного эффекта, как правило, использующих экспертные оценки для расчета влияния применения БД на производственно-хозяйственные показатели объекта, очень низка. Представляется, что косвенный эффект от применения БД проявляется на объекте управления в виде изменения информационных свойств системы. Предлагается в качестве информационных показателей, связанных с величиной косвенного эффекта, использовать такие показатели, отражающие основные потребительские свойства ИБ, как содержание и полнота информации в базе, достоверность, форма представления, мощность хранения, временные характеристики получения результата на запрос пользователя. Безусловно, что этот перечень не может является полным. Он отражает лишь потребительский аспект ИБ.

Содержание и полноту информации в базе характеризует, прежде всего, атрибутный состав экономических показателей, необходимый для реализации определенного круга функциональных задач, а также отражает требования определенной логической структуры БД.

Достоверность информации в базе определяется своевременностью внесения изменений в БД и объемом актуализируемых данных, а также простотой и временем проведения этой работы.

Основная форма представления информации в большинстве БД - фактографические форматированные данные. Все большую роль начинают играть ИБ с гипертекстовой технологией, включая мультимедийные данные.

Мощность хранения ИБ (Wбд) может быть определена аналитически. Она включает в себя максимально возможный объем основных массивов (So), массивов вспомогательных (или организационных) данных (Sв) и объем программных средств организации и ведения БД (Sп):

Wбд = Sо + Sв + Sп

Этот параметр, прежде всего, может быть использован при выборе технических средств обработки информации.

Допустимые временные характеристики на получение результата по запросу пользователя является основным показателем, характеризующим эксплуатационные свойства системы управления базами данных (СУБД). Время получения результата по запросу к ИБ функционально зависит от языка программирования, модели данных, физической организации данных в памяти, объема, анализируемой для реализации запроса, информации, а также технических характеристик компьютера. Аналитически такую зависимость выразить достаточно сложно.

Подводя итоги можно отметить, что сложности на пути определения косвенного эффекта от применения ИБ на объекте еще достаточно велики. Поэтому сосредоточим внимание на вариантах определения прямого эффекта при применении автоматизированного банка банных (АБД).

Основные факторы эффективности применения АБД являются:

- уменьшение затрат на ввод данных и поддержание их в актуальном состоянии по отношению к другим способам хранения и использования данных;

- уменьшение предпроизводственных затрат за счет уменьшения единовременных расходов на разработку программного обеспечения, в том числе на разработку новых задач, для решения которых используется имеющаяся в АБД информация;

- уменьшение затрат на выдачу сведений из АБД по запросам за счет использования языков запросов высокого уровня и генераторов отчетов;

- увеличение объемов информационных работ в условиях функционирования АБД за счет нерегламентированных запросов, прироста производной аналитической информации и, как следствие, возрастание уровня загрузки активной части основных фондов (вычислительной техники).

Анализ методик расчета эффективности применения АБД показал, что каждая из них имеет тот или иной недостаток. Основное - это отсутствие общепризнанной оценки эффективности применения АБД.

Годовая экономия от применения АРМа представляет собой разницу текущих затрат на обработку информации до внедрения АРМа (базовый вариант) и после внедрения АРМа (новый вариант):

Э = Зб - Зн ,

где Э - годовая экономия прямых текущих затрат на объекте;

Зб, Зн - годовые затраты на обработку информации в базовом и новом вариантах соответственно.

Годовые затраты на обработку информации в базовом варианте определим следующим образом:

Зб = (Qвх,б + Qвых,б) Ср / Нв,б ,

где Qвх,б, Qвых,б - объем входной и выходной обрабатываемой информации в базовом периоде соответственно;

Ср - стоимость одного человеко-часа работы;

Нв,б - норма выработки работающего в базовом периоде.

Годовые затраты по новому варианту определим как:

Зн = Зосн + Забд ,

где Зосн - основные текущие затраты на обработку информации;

Забд - затраты, связанные с эксплуатацией АРМа.

Зосн = (Qвх,н + Qвых,н) (Ср + См) Тз ,

где Qвх,н, Qвых,н - объем входной и выходной обрабатываемой информации в новом варианте соответственно; Тз - среднее количество часов для обработки 1000 знаков информации с использованием АРМа; См - стоимость машино-часа работы компьютера.

Сабд = Qакт (Ср + См) / Нв,н ,

где Qакт - годовой объем актуализируемой информации в АРМ;

Нв,н - норма выработки работника при подготовке информации на машинные носители.

Дополнительные капитальные вложения в АРМ (Кабд) определим по формуле:

Кабд = Кпр + Ктс + Кзд,

где Кпр - единовременные затраты на предпроизводственные работы по созданию и внедрению АРМа;

Ктс - капитальные вложения на приобретение, монтаж и наладку комплекса технических средств;

Кзд - капитальные вложения на реконструкцию (строительство) помещений, установку защиты и другое.

Кпр = Кп + Кбд,

где Кп - затраты на проектирование, разработку и отладку программного обеспечения;

Кбд - затраты на формирование информационной базы данных.

Затраты на проектирование, разработку и отладку программного обеспечения определяется как суммы заработной платы разработчиков (с начислениями и накладными расходами на нее) или приравнивается к рыночной стоимости АРМа.

Затраты на формирование информационной базы данных могут быть определены как сумма заработной платы работников (с начислениями и накладными расходами на нее), занятых ее созданием.

Капитальные вложения на приобретение, монтаж и наладку комплекса технических средств определяются по рыночной стоимости оборудования и работ, с учетом доли загрузки оборудования для реализации годового объема запросов к АРМ и актуализации информации в базе.

Срок окупаемости (Ток) дополнительных капитальных вложений на создание АРМа определяется как:

Ток = Кабд / Э.

Внедрение АРМа будет эффективно, если расчетный коэффициент эффективности капитальных вложений (Ер) будет больше выбранного его граничного значения (Егр):

Ер = Э / Кабд = 1 / Ток Егр.

Необходимо произвести оценку прямого эффекта от применения АРМа для реализации расчетов по учету и анализу основных средств.

Основные исходные данные приведены в таблице 1.

Таблица 1 - Основные исходные данные для расчета

Наименование показателя	Базовый	Новый
Годовой объем входной информации (Qвх), в т. зн.	250	450
Годовой объем выходной информации (Qвых), в т. зн.	50	230
Годовой объем актуализируемой информации в БД (Qакт), т. зн.		32,7
Норма выработки при ручной обработке информации (Нвб), зн./час	600
Норма выработки при подготовке данных на машинные носители (Нвн), т.зн./час		5
Среднее количество часов для обработки 1000 знаков информации с использованием АРМа (Тз), час		0,2
Стоимость одного человеко-часа работы (Ср), руб	50	60
Стоимость машино-часа работы компьютера (См), руб		60
Единовременные затраты на создание и внедрение АРМа (Кпр), т. руб		9
Капитальные вложения на приобретение технических средств (Ктс), т. руб		0
Капитальные затраты на реконструкцию помещения и установку защиты (Кзд), т. руб		0
Граничное значение коэффициента эффективности капитальных вложений (Егр)		0,33

Расчет прямого эффекта от применения АРМ

Зб = (250 + 50) * 50 / 600 = 25000 руб

Зосн = (450 + 230)*(60 + 15) * 0,2 = 10200 руб

Забд = 32,7 (60 + 15) / 5 = 490 руб

Зн = 490,5 + 10200 = 10695,5 руб

Э = 25000 - 10695,5 = 14304,5 руб

Кабд = 9000 + 0 + 0 = 9000 руб

Ток = 9000 / 14304,5 = 0,62 года

Ер = 14304,5 / 9 = 1,6 0,33, значит внедрение АРМа эффективно.

3. Технико-экономическое обоснование создания ИС

3.1 Обоснование цели создания ИС

Для реализации программы сбора материалов предпроектного обследования был выбран метод проведения обследования.

Из всего многообразия существующих методов были выбраны следующие:

по цели обследования выбран метод организации системного обследования объекта, применяемый для изучения всего объекта с целью определения и формулирования имеющихся проблем;

по числу исполнителей, проводящих обследование, выбрано индивидуальное обследование, осуществляемое одним проектировщиком;

по степени охвата предметной области применен метод сплошного обследования, охватывающего все подразделения информационной системы;

по степени одновременности выполнения работ первого и второго этапов предпроектного обследования стадии выбран метод параллельного выполнения работ, когда одновременно со сбором происходит изучение полученных материалов обследования, что значительно сокращает время на проведение работ на предпроектной стадии и повышает качество получаемых результатов.

Оперативный бухгалтерский метод учета материалов применяется широко в бюджетных учреждениях, имеющих большую учетную номенклатуру материалов, и централизованных бухгалтериях. Такой метод учета позволяет улучшить учет материалов и контроль за их использованием; сократить количество бухгалтерских записей по учету материалов; устранить двойной количественный учет на складах и в бухгалтерии. Все это повышает оперативность и точность бухгалтерского учета материалов, улучшает эффективность труда счетных работников.

Опыт работы учреждений любых сфер деятельности показывает, что оперативный бухгалтерский учет товарно-материальных ценностей позволяет при меньших трудовых затратах улучшить качество складского и всего материального учета и обеспечивает повышение реальности бухгалтерских баланса.

3.2 Обоснование и выбор видов обеспечения

"1С: Предприятие" является системой программ для автоматизации различных областей экономической деятельности. В конкретный программный продукт, входящий в систему программ "1С: Предприятие", включаются те функции и возможности, которые отвечают назначению этого продукта. Все составляющие системы программ "1С: Предприятие" можно разделить на Технологическую платформу и Конфигурации. Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности и не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета. Конфигурации являются собственно прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности и, разумеется, отвечает принятому законодательству. Система "1С" имеет несколько Конфигураций, с помощью которых возможно вести все участки бухгалтерии в различных областях бизнеса и экономики. Комплексная поставка "Бухгалтерия; Зарплата и Кадры; Производство и Услуги; Торговый и складской учет" Система программ "1С: Предприятие" предоставляет широкие возможности ведения автоматизированного учета на предприятиях, в организациях и учреждениях, независимо от их вида деятельности и формы собственности, с различным уровнем сложности учета. "1С: Предприятие" позволяет организовать эффективный бухгалтерский, кадровый, оперативный торговый, складской и производственный учет, а также расчет заработной платы. В комплексную поставку входят основные компоненты системы программ "1С: Предприятие": - "Бухгалтерский учет", - "Оперативный учет", - "Расчет", а также основные конфигурации: - "Бухгалтерский учет" -"Торговля +Склад" -"Зарплата + Кадры" -"Производство + Услуги + Бухгалтерия" -"Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата + Кадры" Пользователи могут применять конфигурации, входящие в новую комплексную поставку, как по отдельности, так и совместно, подобрав для себя подходящий вариант работы с системой. Выбор конфигурации зависит, прежде всего, от решаемых задач, от типа деятельности и структуры конкретного предприятия, уровня сложности ведения учета и других условий. Пользователи могут вести учет в комплексной конфигурации или решать разные задачи учета в отдельных конфигурациях, пользуясь средствами обмена данных, или же начать с автоматизации одного из направлений учета, используя отдельную конфигурацию. "1С: Торговля и склад" предназначена для учета любых видов торговых операций. Благодаря гибкости и настраиваемости, система способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.

Модель «сущность - связь».

Один из наиболее известных и получивших широкое распространение методов семантического моделирования является метод построения модели «сущность-связь» или ER- модели.

Основными понятиями метода сущность-связь являются следующие:

- сущность,

- атрибут сущности,

- ключ сущности,

- связь между сущностями,

- степень связи,

- класс принадлежности экземпляров сущности,

- диаграммы ER-экземпляров,

- диаграммы ЕR-типа.

На основе анализа диаграммы ЕR-типа формируется отношения проектируемой БД. При этом учитывается степень связи сущностей и класс их принадлежности, которые в свою очередь определяются на основе анализа диаграмм ЕR-экземпляров соответствующих сущностей.

Рисунок 5 - Логическая модель БД

При проектировании БД информацию обычно размещают в нескольких таблицах. Таблицы при этом связаны семантикой информации. В реляционных СУБД для указания связей таблиц производят операцию их связывания.

Многие СУБД при связывании таблиц автоматически выполняют контроль целостности вводимых в базу данных в соответствии с установленными связями. В конечном итоге это повышает достоверность хранимой в БД информации.

Кроме того, установление связи между таблицами облегчает доступ к данным. Связывание таблиц при выполнении таких операций, как поиск, просмотр, редактирование, выборка и подготовка отчетов, обычно обеспечивает возможность обращения к произвольным полям связанных записей. Это уменьшает количество явных обращений к таблицам данных и число манипуляций в каждой из них. При связывании двух таблиц выделяют основную и дополнительную (подчиненную) таблицы. Логическое связывание таблиц производится с помощью ключа связи.

Ключи связи, по аналогии с обычным ключом таблицы, состоит из одного или нескольких полей, которые в данном случае называются полями связи (ПС).

Суть связывания состоит в установлении соответствия полей связи основной и дополнительной таблиц. Поля связи основной таблицы могут быть обычными и ключевыми. В качестве полей связи подчиненной таблицы чаще всего используют ключевые поля. В зависимости от того, как определены поля связи основной и дополнительной таблиц, между двумя таблицами могут устанавливаться следующие четыре основных вида связи:

Связь один - один (1:1).

Связь вида 1:1 образуется в случае, когда все поля связи основной и дополнительной таблиц являются ключевыми. Поскольку значения в ключевых полях обеих таблиц не повторяются, обеспечивается взаимно-однозначное соответствие записей из этих таблиц. Сами таблицы, по сути, здесь становятся равноправными.

Связь один - много (1:М).

Связь 1:М имеет место в случае, когда одной записи основной таблицы соответствует несколько записей вспомогательной таблицы.

Связь много - один (М:1).

Связь типа М:1 имеет место в случае, когда одной или нескольким записям основной таблицы ставится в соответствие одна запись дополнительной таблицы. Связь много - много (М:М или М:N).

Самый общий вид связи. Возникает в случаях, когда нескольким записям основной таблицы соответствует несколько записей дополнительной таблицы.

4. Информационное обеспечение

4.1 Входная информация

Информационное обеспечение включает в себя все документы, правила, справочники, входную информацию и др.

Входная информация является неотъемлемой частью всей системы. Она включает в себя различного рода информацию о материалах, поступающих на склад, их количестве, цене.

Входные данные:

приходный ордер;

расходный ордер;

оборотная ведомость по складу.

4.2 Выходная информация

К выходной информации относятся документы, создаваемые для печати.

Выходные документы:

требование - накладная;

оборотная ведомость по материалам за период.

Рисунок 6 - Документооборот в учете материалов в бухгалтерии предприятия

4.3 Используемые классификаторы

В разрабатываемой системе используются следующие классификаторы:

- классификатор счетов, предназначенный для хранения информации о счетах;

- классификатор номенклатуры, для хранения информации о товарах, находящихся на складе;

- справочник склада, находится информация о складе и об ответственном лице;

- классификатор контрагентов, предназначен для хранения информации о поставщиках товара;

- классификатор покупателей, информация о покупателях того или иного товара, находящегося на складе;

- справочник статей затрат, хранит информацию о видах затрат.

4.4 Подготовка технического обеспечения

Для решения этой задачи необходимо использовать персональный компьютер уровня вычислительной мощности AMD Athlon 850Мгц либо Intel Celeron 1000Мгц, с объемом оперативной памяти от 256 Мб.

Для печати документов должно присутствовать соответствующее оборудование. А для обеспечения сохранности данных при аварийном отключении электропитания персональный компьютер должен быть оборудован блоком бесперебойного питания.

5. Машинная реализация задачи

5.1 Описание структуры базы данных

Для успешной разработки системы необходимо располагать описанием выбранной предметной области, которое должно охватывать реальные объекты и процессы, иметь всю необходимую информацию для удовлетворения предполагаемых запросов.

Используемая база данных состоит из девяти таблиц. В рамках каждой из них хранятся наборы записей одинаковой структуры.

В первой таблице Post будет храниться информация обо всех поставках товара, во второй - Namenkl - список номенклатуры, количество, цена, НДС и сумма; в третьей - Kontragent-- информация об организациях поставляющих товар; в четвертой - Postav - информация о покупателях; в пятой -Dvigen- прослеживается приход и расход товаров; в шестой - Schet - список счетов; в седьмой -Zatrati- список затрат; в восьмой - Prov- отображаются все проводки; в девятой -Sklad- информация о складе и об ответственном лице.

Таблица 2 - Характеристика структуры таблиц

Название таблицы	Описание поля	Название поля
Dvigen	Код движения	ID_Dvigen
	Номер документа	N_Dok
	Дата	Date
	Вид деятельности	Vid_Deyat
	Вид движения	Vid_Dvigen
	Код счета	ID_Schet
	Код статей затрат	ID_stati_zatr
	Код плучателя	ID_Post
Kontragent	Код контрагента	ID_Kontragent
	Наименование организации	Kontragent
	Номер договора	N_Dogovor
	Договор	Dogovor
	Адрес	Adres
Namenkl	Код номенклатуры	ID_ Namenkl
	Наименование	Naimen
	Количество	Kol
	Вид измерения	V_Izm
	Цена	Cena
	Код движения	ID_Dvigen
Post	Код поступления	ID_Post
	Дата	Date
	Номер входного документа	N_Vhod_dok
	Дата входного документа	Dat_Vhod_dok
	Тип цен	Tip_cen
	Код склада	Sklad
	Код номенклатуры	ID_Namenkl
	Код поставщика	ID_Kontr
Postav	Код покупателя	ID_Post
	Наименование фирмы	Post
	Договор	Dogovor
	Номер договора	N_Dog
	Адрес	Adres
Prov	Код проводки	ID_Prov
	Код счета	ID_Schet
	Дебет	Dt
	Кредит	Kt
	Субконото по дебету	SubD
	Субконото по кредиту	SubK
	Количество	Kol
	Цена	Cena
	Код номенклатуры	ID_Nam
	Код контрагента	ID_Kontr
Schet	Код счета	ID_Schet
	Номер счета	Schet_N
	Наименование счета	Naimen
Sklad	Код склада	ID_Sklad
	Наименование склада	Naimen_skl
	Тип склада	Tip_skl
	МОЛ	MOL
	Должность	Dolgnost
Zatrati	Код статей затрат	ID_stat_zatrat
	Наименование	Naimen

5.2 Программная реализация

В этом разделе будет подробно описана программная реализация задачи, описаны главные экранные формы. Так же будет описан вызов программ, будут представлено подробное описание создания отчётов, используемых компонентов.

Поставленная задача будет решаться при помощи программы «1С: Предприятие 7.7.». Программа «1С: Предприятие 7.7.» - это универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности. Это готовое решение для ведения учета в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (в том числе субкомиссию), оказание услуг, производство и т.д.

Опишем создание справочника номенклатуры. В данном справочнике будет храниться вся информация об имеющейся продукции на складе. Опишем порядок действий для создания справочника:

- Создаем справочник номенклатуры. Для этого установив курсор на раздел "Справочники" в дереве метаданных и создадим новый справочник;

- Появляется окно конструктора справочников;

- Идентификатор - Номенклатура, Комментарий - справочник товаров;

- Субконто не создаем - тут нужна компонента Бухгалтерия;

- Вставляем команду в пользовательское меню;

- Вот появилось окно свойств справочника. Доопределим свойства. Количество уровней ставим - 3, длина кода - 8, длина наименования - 50, группы сверху - Да, автоматическая нумерация - не нужна, контроль уникальности - не нужен, серии кодов - все равно, тип кода - текстовый, основное представление - в виде кода (может быть товар с одинаковым наименованием, но разным артикулом), одна форма для элемента и группы - Нет, редактировать - в диалоге;

- Добавим реквизиты;

- ЕдИзм - основная единица измерения, тип - П.ЕдИзм (П - здесь Перечисление), для элемента;

Здесь уместно поговорить про различие между периодическими и непериодическими элементами справочника. Периодический элемент справочника хранит историю своего изменения. Он позволяет определить, какое значение он имел в интересующий нас момент времени. И это очень удобно. Но за удобство приходится платить. Код, использующий периодические элементы более сложен, и в списке справочника нельзя сортировать и отбирать по значениям периодических реквизитов.

- ЦенаР - цена реализации, тип число 7.2, неотрицательное, периодический, для элемента, изменяется документом и вручную;

- Теперь создаем форму элемента справочника. Мы особыми украшательствами заниматься не будем, нам сейчас главное функциональность; При нажатии на (Форма элемента) появилось окно редактирования формы элемента и диалог с перечнем реквизитов элемента справочника. Пометим все и нажмем (Вставить). Форма заполнится элементами диалога и подписями к ним. Расставим их поудобнее и изменим подписи; Если мы будем каждый раз создавать новый элемент справочника, нам придется вводить много раз одну и туже единицу измерения. Это не есть хорошо. Выход из этой ситуации таков. Мы создаем константу в которой будем хранить единицу измерения по умолчанию;

- Создаем константу "ЕдИзмПоУмолчанию". Для этого переключимся в окно с деревом метаданных, и в раздел "Константы" введем новую константу. Наименование - "ЕдИзмПоУмолчанию", Комментарий - "единица измерения по умолчанию", Тип - П.ЕдИзм;

- Возвращаемся в форму элемента справочника; Переключаемся на закладку "Модуль". Сюда мы напишем код:

Процедура ВводНового()

ЕдИзм=Константа.ЕдИзмПоУмолчанию;

КонецПроцедуры

- Нам еще не нравится, что при вводе цены прихода цена реализации остается неизменной. Для того чтобы цена реализации была равна цене прихода плюс наценка процентом, с возможностью редактирования цены реализации;

- Вводим константу "ПроцентНаценки", Комментарий - "процент наценки на приходную цену", тип - число 5.2;

- Переключаемся на закладку "Модуль". В свойствах поля ЦенаП на закладке "Дополнительно" напишем формулу ЦенаП();

- В модуле формы элемента напишем следующую процедуру:

Процедура ЦенаП()

ЦенаР=ЦенаП*(1+(Константа.ПроцентНаценки/100));

КонецПроцедуры

Работа с элементом справочника закончена. Можем закрыть его;

- Возвращаемся в окно со свойствами справочника;

- Начинаем редактировать форму группы;

- Закрываем окно редактирования формы группы справочника;

- Возвращаемся в окно со свойствами справочника;

- Будем редактировать форму списка справочника. У справочника может быть несколько форм списка, для разных случаев, содержащих разные наборы реквизитов. В данном случае пока обойдемся одной формой;

- В окне свойств справочника выберем по кнопке (Формы списка) из выпавшего меню пункт "Форма списка";

- Появится диалог с перечнем реквизитов похожий на предыдущие, отметим, что нам еще нужно дерево групп и нажмем (Вставить);

- Отредактируем размеры формы и элементов диалога и добавим две кнопки;

- Первая кнопка Заголовок - Закрыть, Формула - #Закрыть. Эта кнопка будет закрывать форму списка. Команда #Закрыть - напрямую закрывает форму, без написания какого-либо еще кода;

- Вторая кнопка Заголовок - Печать, Формула - Печать(). Эта кнопка позволит нам распечатать справочник. Но надо писать код;

- Переключимся на закладку "Модуль" окна редактирования формы списка справочника. Впишем код:

Процедура Печать()

СпрТов=СоздатьОбъект("Справочник.Номенклатура");

СпрТов.ПорядокКодов();

СпрТов.ВыбратьЭлементы();

Таб=СоздатьОбъект("Таблица");

Таб.ИсходнаяТаблица("Таблица");

Таб.ВывестиСекцию("Шапка");

Пока СпрТов.ПолучитьЭлемент()=1 Цикл

ТЭ=СпрТов.ТекущийЭлемент();

Если ТЭ.ЭтоГруппа()=1 Тогда

Код=ТЭ.Код;

Наз=ТЭ.Наименование;

Таб.ВывестиСекцию("Группа");

Иначе

Код=ТЭ.Код;

Наз=ТЭ.Наименование;

ЕдИ=Строка(ТЭ.ЕдИзм);

ЦенаП=ТЭ.ЦенаП.Получить(ТекущаяДата());

ЦенаР=ТЭ.ЦенаР.Получить(ТекущаяДата());

Таб.ВывестиСекцию("Элемент");

КонецЕсли;

КонецЦикла;

Таб.ТолькоПросмотр(1);

Таб.ПараметрыСтраницы(1,100,1);

Таб.Показать("");

КонецПроцедуры

- Теперь переключаемся в закладку "Таблица". Табличных частей у одной формы может быть несколько, но это так, для справки;

- Рисуем шаблон нашей печатной формы. В секции "Шапка" все поля текстовые, в секциях "Группа" и "Элемент" - выражения. Оформление - по желанию. Главное - названия полей. Интерфейс печатной формы справочника представлен в приложениях.

- Закрываем форму списка;

- Закрываем окно свойств справочника;

- Сохраняем конфигурацию;

- Нас спрашивают про анализ изменений... (Да);

- Нам сообщают, что были внесены следующие изменения. Жмем (Принять);

- Подтверждаем сообщение о конце реорганизации данных.

Остальные справочники создаём аналогичным образом.

Опишем создание документов на примере документа приходная накладная. Данный документ необходим для учёта поступления готовой продукции на склад. Опишем порядок действий:

- Создадим форму документа, в модуль формы добавим процедуру:

Процедура Товар()

Если Товар.Выбран()=1 Тогда

Если Сорт.Выбран()=0 Тогда

Сорт=Константа.СортПоУмолчанию;

КонецЕсли;

Если Кол=0 Тогда

Кол=1;

КонецЕсли;

СпрЕд=СоздатьОбъект("Справочник.Единицы");

СпрЕд.ИспользоватьВладельца(Товар);

СпрЕд.ВыбратьЭлементы();

Пока СпрЕд.ПолучитьЭлемент()=1 Цикл

Если СпрЕд.Ед=Товар.ЕдИзм Тогда

Ед=СпрЕд.ТекущийЭлемент();

Прервать;

КонецЕсли;

КонецЦикла;

КолО=Окр(Кол*(Ед.Коэффициент),2,1);

Цена=Окр(Товар.ЦенаП.Получить(ДатаДок)*(Сорт.Процент/100),2,1);

Сумма=Окр(КолО*Цена,2,1);

КонецЕсли;

КонецПроцедуры

- Теперь нам надо по выбору сорта менять цену и соответственно сумму. В свойствах колонки "Сорт" на закладке "Дополнительно" напишем формулу Сорт(); В модуль формы добавляем процедуру:

Процедура Сорт()

Если Сорт.Выбран()=1 Тогда

Цена=Окр(Товар.ЦенаП.Получить(ДатаДок)*(Сорт.Процент/100),2,1);

Сумма=Окр(КолО*Цена,2,1);

КонецЕсли;

КонецПроцедуры

- Теперь нам надо, если изменится значение в колонке "Кол", то менялись бы "КолО" и "Сумма". В свойствах колонки "Кол" на закладке "Дополнительно" напишем формулу Кол();

- В модуль формы добавляем процедуру:

Процедура Кол()

КолО=Окр(Кол*(Ед.Коэффициент),2,1);

Сумма=Окр(КолО*Цена,2,1);

КонецПроцедуры

- Теперь нам надо, если изменим единицу измерения, то пересчитывалось бы "КолО" и "Сумма". В свойствах колонки "Ед" на закладке "Дополнительно" напишем формулу Ед();

- В модуль формы добавляем процедуру:

Процедура Ед()

КолО=Окр(Кол*(Ед.Коэффициент),2,1);

Сумма=Окр(КолО*Цена,2,1);

КонецПроцедуры

- При изменении цены накладной должна пересчитываться сумма. В свойствах колонки "Цена" на закладке "Дополнительно" напишем формулу Цена();

- В модуль формы добавляем процедуру:

Процедура Цена()

Сумма=Окр(КолО*Цена,2,1);

КонецПроцедуры

- Добавим в форму документа, ниже табличной части, элемент диалога Текст. В свойствах текста на закладке "Общие" очистим содержимое поля "Заголовок". На закладке "Дополнительно" в поле "Формула" пишем: Итог ("КолО"). Функция Итог() вернет итог по указанной колонке таблицы если для реквизита табличной части документа была указана опция "Итог по колонке - да";

- Добавим в форму документа, рядом с предыдущим полем, еще один элемент диалога Текст. В свойствах текста на закладке "Общие" очистим содержимое поля "Заголовок". На закладке "Дополнительно" в поле "Формула" пишем: Итог("Сумма");

- Экранная форма почти готова. Давайте добавим в документ печатную форму. В остальные документы мы печатные формы добавлять не будем. Но если появится желание, то никто не запрещает;

- Добавим в форму документа, правее кнопки [Закрыть], элемент диалога Кнопка;

- Заголовок ей дадим "Печать". Формула Печать() в модуль формы добавим процедуру:

Процедура Печать()

Таб=СоздатьОбъект("Таблица");

Таб.ИсходнаяТаблица("Таблица ");

Таб.ВывестиСекцию("Шапка");

ВыбратьСтроки();

Пока ПолучитьСтроку()=1 Цикл

НС=НомерСтроки;

Таб.ВывестиСекцию("Строка");

КонецЦикла;

ИтогПр=Формат(Итог("Сумма"),"ЧПДС");

Таб.ВывестиСекцию("Подвал");

Таб.ТолькоПросмотр(1);

Таб.ПараметрыСтраницы(1,100,1);

Таб.Показать("");

КонецПроцедуры

- Перейдем на закладку "Таблица" формы документа;

Создадим шаблон таблицы, интерфейс шаблона представлен в приложениях.

- Строка 10 - Тип "Выражение", Строки 1, 3-6, 13, 14 - Тип "Шаблон";

- Перейдем в модуль документа;

- Напишем процедуру проведения документа:

Процедура ОбработкаПроведения()

Регистр.Взаиморасчеты.Контрагент = Поставщик;

Регистр.Взаиморасчеты.Договор = Договор;

Регистр.Взаиморасчеты.Сумма = Итог("Сумма");

Регистр.Взаиморасчеты.ФлагДвижения = 1;

Регистр.Взаиморасчеты.ДвижениеПриходВыполнить();

ВыбратьСтроки();

Пока ПолучитьСтроку() = 1 Цикл

Регистр.ОстаткиТоваров.Склад = Склад;

Регистр.ОстаткиТоваров.Товар = Товар;

Регистр.ОстаткиТоваров.Сорт = Сорт;

Регистр.ОстаткиТоваров.Партия = ТекущийДокумент();

Регистр.ОстаткиТоваров.Количество = КолО;

Регистр.ОстаткиТоваров.СуммаП = Сумма;

Регистр.ОстаткиТоваров.СуммаД = Сумма;

Регистр.ОстаткиТоваров.ФлагДвижения = 1;

Регистр.ОстаткиТоваров.ПривязыватьСтроку(НомерСтроки);

Регистр.ОстаткиТоваров.ДвижениеПриходВыполнить();

Регистр.ОборотыТоваров.Склад = Склад;

Регистр.ОборотыТоваров.Товар = Товар;

Регистр.ОборотыТоваров.Сорт = Сорт;

Регистр.ОборотыТоваров.Количество = КолО;

Регистр.ОборотыТоваров.СуммаУ = Сумма;

Регистр.ОборотыТоваров.ФлагДвижения = 1;

Регистр.ОборотыТоваров.ПривязыватьСтроку(НомерСтроки);

Регистр.ОборотыТоваров.ДвижениеВыполнить();

КонецЦикла;

КонецПроцедуры

- Перейдем теперь к журналу "Накладные";

- Добавим графу. Назовем ее "Кол". Для графы выберем значение Документ.ПриходнаяНакладная.КолО. Как мы видим в списке доступных реквизитов из табличной части присутствуют только те, которые помечены итогом по колонке. В журнал в дополнительную графу тоже попадут значения итога по указанной колонке;

- Добавим еще графу - "Сумма".

- Документ.ПриходнаяНакладная.Сумма;

- Создадим форму журнала;

- Отредактируем размеры и расположение граф;

- Сохраним конфигурацию.

Все остальные документы созданы аналогичным образом.

Далее опишем создание отчётов на приме отчёта «остатки товаров на складе».

Создаём новый отчёт с названием «остатки товаров на складе», вставим в экранную форму два элемента диалога:

- Первый: поле ввода "ВыбДата" тип Дата;

- Второй: поле ввода "ВыбСклад" тип С.Склады.

Соответственно приставим к ним текстовые поля с надписью, что есть что (вообще это удобно делать через меню Вставить командой "Элемент диалога...", либо аналогичной кнопкой из панели инструментов). В модуле формы пропишем процедуру:

...