Лингвистическое обеспечение библиотечных информационных ресурсов

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

На сегодняшний день введение компьютерных и телекоммуникационных технологий в работу библиотек является настоятельным требованием к повышению производительности и качества труда библиотечно-информационных работников на основе автоматизированного взаимного использования и интеграции электронных ресурсов. Сегодня количество автоматизированных библиотек достигло нескольких тысяч. В настоящее время под влияние распространения Internet и развития операционных систем MS Windows 9x, Windows XP и UNIX совершенствовались все современные отечественные информационные системы “АС-Библиотека” (ГИВЦ МК РФ), “ИРБИС” (ГПНТБ Казахстана и международная ассоциация ISIS), “Библиотека 4.0” (ООО “БКС”), “МАРК” (НПО “Информсистема”), АС “Наука” (БЕН РАН). В силу высокой стоимости данных продуктов требуется их эффективное использование, что означает их ориентированность на крупные библиотеки, региональные межбиблиотечные онлайновые центры и библиотечно-информационные системы, в которых риск потери информации должен быть сведен к минимуму. вычислительный access лингвистический библиотечный

Автоматизированная информационная библиотечная система предназначена для эксплуатации в библиотеке колледжа и должна быть установлена на рабочем месте библиотекаря. Установка разработанной системы требует реорганизации рабочего места библиотекаря. Для функционирования разработанной системы требуется установка на рабочем месте библиотекаря персональной ЭВМ, в которой будет храниться разработанная система и будут выполняться все библиотечные процессы по комплектованию фонда, поиска и управлению системой, для взаимодействия пользователя с ЭВМ необходимы клавиатура, монитор, манипулятор типа “мышь”. Для ввода аннотаций и статей в автоматизированную систему можно предусмотреть установку сканера.

Основное преимущество автоматизации для данной отрасли заключается в предоставлении читателю более полной и достоверной информации о состоянии библиотечного фонда, возможности быстрой и эффективной ориентации в довольно больших объемах информации. В настоящее время основным направлением развития автоматизации всех библиотек является разработка каталога библиографических описаний. Перспективным направлением - переход к электронным библиотекам. Как правило, внедрение любой автоматизированной системы влечет за собой изменение существующих организационных структур и методов управления, требует более четкой регламентации документооборота и процедур управления, упорядочения используемых и создание новых нормативов, совершенствование условий труда.

Представленная в данной работе автоматизированная информационная библиотечная система разработана с целью обеспечения информативности и ускорения ориентации в объемах библиотечного отдела.

Глава 1. Организация вычислительных процессов в автоматизированной информационной библиотечной системе. MS Access

Ежегодное возрастание потоков студентов, связанное с увеличением набора контингента, приводит к перегрузке работников библиотеки, связанной с обслуживанием увеличивающегося потока читателей. Задача разгрузки библиотечных работников на текущих обязанностях обслуживания может быть успешно решена созданием автоматизированной библиотечной системы. Данная проблема охватывает прежде всего разработку теории автоматизированной информационной библиотечной системы, разработку технических средств, обеспечивающих накопление, хранение, обновление, поиск, преобразование и выдачу информации, разработку методов автоматического поиска и преобразования информации.

Разрабатываемая система упрощенно может быть представлена как упорядоченное хранилище состояния предоставляемой информации.

Целесообразно выделить в автоматизированной информационной системе следующие элементы:

а) информируемое звено;

б) информирующее звено.

В роли информируемого звена системы выступает читатель - студент или преподаватель колледжа. В роли органа, предоставляющего информационные ресурсы - библиотека. Информирующее звено является ответственным за состояние информационных ресурсов, информируемое звено ответственно перед информирующим за возврат.

Информационная система является замкнутой, так как происходит обмен между процессами информирования о состоянии и работой с читателями.

Информационная система не может существовать без мощной программной поддержки. Программное обеспечение информационной системы должно обеспечивать функционирование в соответствии целевым назначение системы.

Вычислительные процессы автоматизированной информационной библиотечной системы должны предусматривать автоматизацию текущих библиотечных работ. Прежде всего, необходимо освободить библиотекаря от рутинных библиографических операций и операций комплектации, операций поиска литературы по запросам читательских интересов в объеме библиотечного фонда, заполнения читательских формуляров. Автоматизация этих процессов возможна в результате создания электронной базы данных на библиотечный фонд и на читателей. В базе данных должна быть предусмотрена обратная связь между литературой, содержащейся в фонде, и литературой, находящейся на руках у читателя. Процессы в автоматизированной библиотечной системе должны быть реализованы следующим образом. Библиотекарь заносит библиографические описания поступившей литературы, распределенные по полям, в электронный каталог и присваивает инвентарные номера книгам (данный процесс автоматизирован) по количеству этгемпляров данного наименования. Система предоставляет функции печати инвентарной книги и библиографической карточки на отобранное подмножество.

Процесс обслуживания читателей для данной системы заключается в поиске требуемой литературы (причем число обращений в книгохранилище значительно сократиться), и занесении инвентарного номера книги, выдаваемой читателю в формуляр. При возврате литературы ставиться отметка о возвращении литературы. Структура реализации библиотечных процессов в автоматизированной информационной библиотечной системе приведена на плакате “Организация библиотечных процессов.”

Microsoft Office Access или просто Microsoft Access -- реляционная система управления базами данных (СУБД)корпорации Microsoft. Входит в состав пакета Microsoft Office. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

Состав программного продукта

Основные компоненты MS Access:

· построитель таблиц;

· построитель экранных форм;

· построитель SQL-запросов (язык SQL в MS Access не соответствует стандарту ANSI);

· построитель отчётов, выводимых на печать.

Они могут вызывать скрипты на языке VBA, поэтому MS Access позволяет разрабатывать приложения и БД практически «с нуля» или написать оболочку для внешней БД.

Microsoft Jet Database Engine (англ.), которая используется в качестве движка базы данных MS Access является файл-серверной СУБД и потому применима лишь к приложениям, работающим с небольшими объёмами данных и при небольшом числе пользователей, одновременно работающих с этим данными. Непосредственно в Access отсутствует ряд механизмов, необходимых в многопользовательских базах данных, таких, например, как триггеры.

Взаимодействие с другими СУБД

Встроенные средства взаимодействия MS Access со внешними СУБД с использованием интерфейса ODBC снимают ограничения, присущие Microsoft Jet Database Engine. Инструменты MS Access, которые позволяют реализовать такое взаимодействие, называются «связанные таблицы» (связь с таблицей СУБД) и «запросы к серверу» (запрос на диалекте SQL, который «понимает» СУБД).

Корпорация Microsoft для построения полноценных клиент-серверных приложений на базе MS Access рекомендует использовать в качестве движка базы данных СУБДMS SQL Server. При этом имеется возможность совместить с присущей MS Access простотой инструменты для управления БД и средства разработки.

Известны также реализации клиент-серверных приложений на базе связки Access 2003 c другими СУБД, в частности, MySQL.

Совместимость Access со сторонними источниками данных

СУБД (Источник данных)	Версия Access	Драйвер	Обновляемые запросы
Файлы Excel	все	встроенный	Нет
SQLite			Да
MySQL	2000-2003	MyODBC v.3.51.X, 5.1.X	Да
PostgreSQL			Да
Firebird			Да
1C v.7.7 (dbf)	2003	Visual FoxPro ODBC driver v.6.01.8629.01	Нет
Paradox
Oracle
Текстовые файлы	все	встроенный	Нет
Таблицы html	все	встроенный	Нет

Access, при работе с базой данных, иначе взаимодействует с жёстким (или гибким) диском, нежели другие программы.

В других программах, файл-документ, при открытии, полностью загружается в оперативную память, и новая редакция этого файла (изменённый файл) целиком записывается на диск только при нажатии кнопки «сохранить».

В Access новая редакция содержимого изменённой ячейки таблицы записывается на диск (сохраняется) сразу, как только курсор клавиатуры будет помещён в другую ячейку (или новая редакция изменённой записи записывается на диск сразу, как только курсор клавиатуры будет поставлен в другую запись (строку)). Таким образом, если внезапно отключат электричество, то пропадёт только изменение той записи, которую не успели покинуть.

Целостность данных в Access обеспечивается также за счёт механизма транзакций.

Кнопка «Сохранить» в Access тоже есть, но в Access в режиме просмотра данных она нужна, в первую очередь, для сохранения изменённого режима показа таблицы или другого объекта -- то есть, для сохранения таких изменений, как:

· изменение ширины столбцов и высоты строк,

· перестановка столбцов в режиме просмотра данных, «закрепление» столбцов и освобождение закреплённых столбцов,

· изменение сортировки,

· применение нового фильтра,

· изменение шрифта; цвета текста, сетки и фона,

· и т. п.

Кроме того, в Access эта кнопка нужна в режиме «Конструктор» для сохранения изменений структуры объекта базы данных, сделанных в этом режиме.

Уход за базой данных

Даже если в процессе работы с файлом базы данных не применялся режим «Конструктор» и новые данные в базу данных не добавлялись (то есть если база данных только просматривалась), то всё равно файл базы данных имеет тенденцию со временем, в процессе работы с ним, всё больше и больше увеличиваться в размере. Очень способствует увеличению размера файла применение новых сортировок и фильтров (особенно если было применено несколько разных, сильно отличающихся друг от друга сортировок/фильтров).

Это приращение размера файла является, фактически, пустотой, но эта пустота лежит внутри файла, увеличивая его объём.

Чтоб вернуть файлу базы данных нормальный (минимальный) объём (то есть чтоб убрать из файла пустоту), в Access есть кнопка «Сжать и восстановить базу данных» -- эту кнопку нужно время от времени нажимать (при нажатии этой кнопки никакая информация, никакие данные из файла базы данных не удаляются). Также базу данных можно запустить с параметром /compact, что выполнит сжатие автоматически и закроет базу по окончании процесса.

Версии

· 1992: Access 1 для Windows 3.0

· 1993: Access 2.0 для Windows 3.1x (Office 4.3)

· 1995: Access 7 для Windows 95 (Office 95)

· 1997: Access 97 (Office 97)

· 1999: Access 2000 (Office 2000)

· 2001: Access 2002 (Office XP)

· 2003: Access 2003 (из комплекта программ Microsoft Office 2003)

· 2007: Microsoft Office Access 2007 (из комплекта программ Microsoft Office 2007)

· 2010: Microsoft Office Access 2010 (из комплекта программ Microsoft Office 2010)

· 2012: Microsoft Access 2013 (из офисного пакета приложений Microsoft Office 2013)

· 2015: Microsoft Access 2016 (из офисного пакета приложений Microsoft Office 2016)

Практические аспекты лицензирования Access

Microsoft Access является проприетарным программным обеспечением, то есть для его использования необходимо приобрести лицензию. Однако для использования готовых приложений, созданных с помощью Access, лицензия не требуется. Для работы такого приложения необходима runtime-версия Access , которая распространяется бесплатно.

Корпорация Microsoft распространяет полнофункциональную версию Access как отдельно, так и совместно с другими приложениями (Word, Excel и др.) в составе пакетов Microsoft Office Professional, Microsoft Office Professional Plus и Microsoft Office Enterprise.

Глава 2. Системотехнический уровень

2.1 Обзор известных методов решения поставленной задачи

Весь отдел библиотеки, содержащийся в книгохранилищах, отражается в тематических, алфавитных и других видах каталогов, необходимых для поиска требуемой информации. Все библиографические карточки оформляются. Автоматизация на настоящий момент предусматривает создание библиографических и полнотекстовых ресурсов. Создание электронных библиографических ресурсов - одна из главных задач, решаемых библиотеками при автоматизации. Информационные ресурсы библиотек Казахстана не содержат единых требований к системам на национальном уровне. Важнейшим шагом на пути интеграции Казахстанских библиотек стало создание большой группой отечественных специалистов национальных коммуникационных форматов представления библиографических и авторитетных записей. На основе единых коммуникационных форматов Казахстанские библиотеки смогут работать корпоративно, с минимальными общими затратами на одну “корзину” единого информационного пространства Казахстана.

Создание электронных библиографических ресурсов должно предусматривать создание проекта ретро конверсии каталога в машиночитаемую форму. Проект ретро конверсии каталогов является частью проекта автоматизированной информационно-библиотечной системы и реализуется как силами самой библиотеки, так и с привлечением других организаций на базе внедрения наиболее прогрессивных технологий в координации с ведущими библиографирующими учреждениями Казахстана, затгежными и международными информационно-библиографическими системами, такими, как Европейский консорциум библиотек, OCLC и др. Ретроспективная конверсия - часть работ по электронной каталогизации, позволяет поднять и донести до конечного пользователя огромный пласт информации, практически не используемый сейчас по многим причинам. Существуют различные сочетания известных методов ретро конверсии каталогов в карточной и книжной форме. Основные из них следующие:

а) перевод в машиночитаемую форму библиографических записей непосредственно с карточек или из книжного варианта:

- ручным набором линейного текста с разметкой полей MARC-формата в процессе работы;

- ручным набором линейного текста и созданием структуры записей автоматически (распознавание знаков препинания, последовательности символов, использование специальных словарей и лексиконов);

- оптическое распознавание символов отпечатанных каталожных карточек хорошего качества после сканирования каталога и приведение записей к стандартному формату записи вручную или автоматически;

- использование библиографических записей из других электронных каталогов.

б) предварительное изготовление копий библиографических карточек на микрофишах, их сканирование и последующая ручная или программная обработка описанными выше способами.

Отечественные библиотеки, приступившие к длительному и трудоемкому процессу ретро конверсии каталогов, в подавляющем большинстве используют, казалось бы, наименее эффективную и наиболее трудоемкую методику непосредственного ручного ввода текста библиографической карточки в соответствующую базу данных. Информация вводится или непосредственно с каталожных карточек или реже с графического изображения каталожной карточки, полученной в результате сканирования каталога, подвергающегося ретро конверсии. Однако опыт работы с затгежными фирмами показал, что этот метод не продуктивен в тех случаях, когда, во-первых, тексты на карточках настолько ужасно выглядят, что их нерентабельно сканировать оптическим распознавателем образов знаков и, во вторых, ввод осуществляется мало подготовленными к этой работе людьми без необходимой организации технологического процесса и за очень низкую плату. Такой подход к решению проблемы даже при экономии на ручном труде требует огромных затрат. Низкая производительность ручного ввода информации при описанных условиях доказана и затгежным и отечественным опытом ретро конверсии. В противовес ручному вводу существует сканирование карточек с последующим распознаванием их образов в тексте. При обработке карточек хорошего качества в печатной форме и при использовании сильного программного обеспечения с тщательно продуманными справочниками, словарями действительно получается серьезная экономия времени и средств. Однако, учитывая качество наших каталогов, где на карточках есть и машинописный и рукописный текст разным почерком, причем сбоку и наискосок и с помарками, затертый пальцами, очевидна сложность и дороговизна программирования эталонов знаков на все эти случаи из библиотечной практики. Кроме того, считается, что после программного распознавания знаков процент ошибок обычно составляет 2-5%. Поэтому затраты на обработку и последующую проверку и коррекцию ошибок в данном случае будут превышать затраты при технологии ручного формирования машинных записей на основе изображения карточки при тех же временных затратах. Использование смешанных технологий также нецелесообразно, что объясняется, помимо прочего, небольшим объемом фонда библиотеки и большой этгемплярностью наименований.

Можно рассчитать время проведения ретро конверсии ручным способом, взяв за основу среднюю производительность труда каталогизатора - 10 записей в час при занятости 100% рабочего времени.

Разработка электронного каталога в автоматизированной информационной библиотечной системе должна осуществляться с учетом существующей технологии обработки литературы, принятой в стране, с учетом требований перспективы развития библиотечного дела, а также с учетом требований к организации библиотечного дела в АКВТ.

2.2 Разработка лингвистического обеспечения системы

Входными данными для любой библиотеки являются новые поступления литературы и периодических изданий, распоряжения о списании. На основании входных данных библиотека осуществляет комплектование фондов: учет новых поступлений литературы и периодических изданий, учет списанной литературы. Библиотека АКВТ ведет картотеку читателей. Все читатели проходят предварительную регистрацию. Библиотека АКВТ регистрирует всех вновь поступивших на основании приказа директора, в дальнейшем ежегодно все читатели походят перерегистрацию на протяжении всего курса обучения (2-4 лет). При регистрации библиотека заносит в читательский формуляр паспортные данные читателя и в дальнейшем в читательском формуляре отмечаются все книги, взятые читателем и сроки взятия и возврата книг. На основе картотек читателей и библиотечного фонда библиотека осуществляет статистическую обработку данных (создание и ведение каталогов и картотек, составление библиографических описаний, семантическая обработка текстов) и осуществляет, в соответствии с наличием, реакцию на запросы литературы от читателей. На основании проведенного анализа в качестве лингвистического обеспечения системы выступает вся предоставляемая библиографическая информация, отчетность библиотеки (инвентарные книги, акты списания), регистрационные данные читателя и списки книг на формулярах у читателя.

Концепция автоматизированной информационной библиотечной системы колледжа предполагает создание электронного каталога на основе базы данных библиографических описаний книжных изданий, периодики и базы данных читательских формуляров.

Создание структур данных для электронного представления библиографической информации и структур данных для читательских формуляров предъявляет требования обеспечения качественного и удобного поиска в довольно больших объемах информации.

Таким образом, к лингвистическому обеспечению предъявляются требования создания средств “свободного” поиска по содержанию с применением метода поиска по свободному тексту полей с использованием контекстных операторов и “маскирования” терминов (усечение справа, слева, в середине).

Поиск в электронном каталоге системы организуется формированием фильтров на основе инструкций SQL. Предоставляются готовые фильтры (алфавитный, тематический каталоги) и фильтры, формируемые пользователем для его конкретных нужд (поиск по одному полю документа и фильтр поиска по множеству полей, с указанием условий поиска).

2.3 Разработка информационного обеспечения системы

Концепция автоматизированной библиотечной информационной системы предполагает создание электронного каталога на основе баз данных библиографических описаний; разработку высокопроизводительного программного обеспечения, способного создавать такую базу данных в короткий срок. Высокие требования к производительности диктовались в числе прочего и скудным финансирование библиотеки в частности. Электронный каталог является доступным и понятным для пользователя отображением на экране содержимого базы библиографических данных. Сама база имеет сложную структуру.

Приступая к проектированию структуры базы данных были проанализированы существующие документы и отчеты, проанализирована работа библиографического отдела библиотеки. Результатом проектирования, является структура базы данных библиографических описаний, в которую были включены только те поля, которые реально нужны библиотеке для обслуживания читателей.

Анализ данных: основной документ, формируемый библиографом - создание полного библиографического описания издания в виде стандартизированной библиографической карточки. Предварительно, вся поступающая литература должна фиксироваться в книге инвентарного учета. В книгу инвентарного учета заносятся частичная информация библиографического описания издания (название, автор, год издания) и проставляются инвентарные номера для каждого наименования издания, то есть, осуществляется регистрация поступлений. При переходе к электронному каталогу изданий, процесс заполнения инвентарной книги и составления полного библиографического описания может быть совмещен. Таким образом процессы инвентаризации и библиографирования совмещаются в один. Библиографическое описание издания в соответствии с существующими стандартами (коммуникативным форматом библиографических и авторитетных записей) разделяется на элементы. Анализ технологии представления библиографического описания в стандарте RUSMARC и требований библиотеки колледжа показал, что детализация библиографического представления записей в стандарте RUSMARC для нужд библиотеки колледжа является избыточной. В итоге были спроектированы довольно компактные структуры данных, которые в значительной мере предопределяют высокую производительность прикладных программ. Инфологическая модель реляционной базы данных библиографических описаний построена на совокупности отношений в третьей нормальной форме. Характеристики томов (инвентарный номер, место дислокации) храниться в базе данных отдельно. Факты связаны внутренним системным номером. Все необязательные поля, как “Автор”, “Другие авторы”, “Коллективный автор”, “Том”, “Серия”, “Аннотация” и др., хранятся в специальных файлах и обращаться к ним через внутрисистемный номер. Такая модель хорошо вписывается в существующие библиотечные технологии.

В автоматизированной информационной библиотечной системе частично автоматизирована работа абонемента. Основным документом, с которым работает абонемент является читательский формуляр. Читательский формуляр при регистрации заполняется сведениями о читателе, которые необходимы для формирования извещений читателя о задолженностях. При пользовании абонементом, в читательский формуляр заносятся перечень взятой читателем литературы, дата взятия книг и предполагаемая дата возврата. Читатель должен поставить роспись за каждое издание, которое выдано ему на руки. При возврате книг, библиотекарь отмечает срок сдачи литературы.

Для автоматизации процесса ведения читательского формуляра в структуру базы данных системы были введены таблицы “Сведения о читателе” и “Читательский формуляр”. Между таблицами существует связь один ко многим (представление данных в третьей нормальной форме).

Концептуальные требования основаны на следующих отношениях:

Все элементы библиографического описания издания однозначно определяет “идентификатор издания” ;

Индивидуальные характеристики каждого этгемпляра книги однозначно определяет “инвентарный номер”;

Сведения о читателях однозначно определяет “номер читательского формуляра”

На одно библиографическое описание издания может приходиться множество инвентарных номеров книг;

Один читатель может взять “на руки” множество этгемпляров книг.

Сформированная концептуальная модель была отображена на сетевую модель данных.На выбор способа размещения записей оказало влияние: в работе библиотекаря наиболее часто доступ к данным читательского формуляра осуществляется по номеру читательского формуляра. Основной информацией вносимой в читательский формуляр является инвентарный номер взятой читателем книги, который однозначно определяет ее характеристики (название, автора и др.).

Структура базы данных с отображением всех взаимосвязей представлена на плакате “Схема данных автоматизированной информационной библиотечной системы”.

Все поля базы данных имеют постоянное значение. В приложении 1 приведены структуры сформированных таблиц базы данных: “Шифры”(табл. П.1.1), “Автор”(табл. П.1.2), “Другие авторы”(табл. П.1.3), “Коллективный автор”(табл. П.1.4), “Название”(табл. П.1.5), “Аннотация”(табл. П.1.6), “Выходые данные”(табл. П.1.7), “Сведения об издании”(табл. П.1.8), “Серия”(табл. П.1.9), “Том”(табл. П.1.10), “Количественные характеристики”(табл. П.1.11), “Издательства”(табл. П.1.12), “Инвентарная книга”(табл. П.1.13), “Справочник ББК”(табл. П.1.14), “Сведения о читателях”(табл. П.1.15), “Читательский формуляр”(табл. П.1.16).

2.4 Программное обеспечение системы

Программное обеспечение подразделяется на базовое и прикладное. Базовое программное обеспечение включает в себя операционные системы (MS DOS Windows XP, Windows 7, Windows Vista), под управлением которого работают программы, а также сетевое программное обеспечение Windows XP Server.

Программное обеспечение реализовано на базе данных Access.

2.4.1 Обоснование выбора базового программного обеспечения системы

В качестве операционной системы используется операционная система Windows XP, являющаяся наиболее распространенной 32-разрядной операционной системой. Программный продукт Windows XP Server предназначен для управления сетевыми ресурсами. Для организации файлового сервера средствами Windows XP Server не требуется дополнительных операций, кроме того Windows XP Server может применяться как мощный сервер приложений.

Для хранения и пересылки и пересылки информации необходимо применение Web-сервера. На Web-сервере должны поддерживаться наиболее распространенные кодировки кириллической информации

2.4.2 Разработка прикладного программного обеспечения

Программное обеспечение подсистемы позволяет осуществлять процессы обработки и комплектования и процессы работы с читателями. Автоматизированная информационная библиотечная система разработана системе управления базами данных Microsoft Access, предоставляющей возможности решения универсальных задач управления базами данных. Возможности программирования Access позволили создать дружественный пользовательский интерфейс и реализовать важные функции поиска, контроля ввода данных.

Разработка включала создание выходных форм и программ для обеспечения функционирования системы.

Была разработана форма “кнопочная форма”, предназначенная для реализации функции регистрации новой литературы, присвоения инвентарных номеров, распечатку карточек для алфавитного и систематического каталогов, книжных формуляров, инвентарных книг, книг суммарного учета, актов списания книг, регистрации. Важной особенностью разработанной формы является автоматизация присвоения инвентарных номеров книгам, что полностью освобождает оператора от этой чреватой ошибками процедуры. Для просмотра литературы в фонде разработаны формы “Издание”, “Краткие сведения о книгах”, “Алфавитный каталог”. Формы предоставляют пользователю возможность просмотра как полных, так и кратких сведений о книге, в режиме просмотра кратких сведений дают возможность уточнения сведений, распечатки требования.

Важным этапом разработки являлось создание формы “Фильтр”, предоставляющей возможность поиска книги во всем объеме фонда литературы. Поиск осуществляется по основным полям ввода библиографического описания: название, автор, другие авторы, ,ответственность, издание и др. Поиск осуществляется по сформированному шаблону. Результаты поиска отображаются в удобной для пользователя форме. Алгоритм программы поиска книги в автоматизированной информационной библиотечной системе представлен на чертеже

Для работы с читателем разработаны формы “Читательский формуляр”, “Сведения о читателе” и “Список читателей”. Данные формы предоставляют возможность просмотра списка читателей, редактирования сведений о читателе, возможность работы с читательским формуляром: фиксацию выданных книг, фиксацию возврата книг, просмотра и распечатки отчета задолжников, списание формуляров в архив.

2.5 Расчет вычислительных ресурсов, необходимых для функционирования автоматизированной информационной библиотечной системы

АРМ администратора, каталогизатора и библиотекаря объединены (разделение нецелесообразно, так как новые поступления литературы и периодики невелики). Для функционирования потребуются:

1) ПЭВМ, в которой храниться база данных, необходимая математика и будут выполняться все библиотечные процессы по комплектованию фонда, осуществлению поиска и управлению системой. Наиболее целесообразно применение ПЭВМ, учитывая что не требуется производить большие математические вычисления и использовать специфические функции);

2) монитор;

3) клавиатура;

4) манипулятор типа “мышь”;

5) принтер (для печати списков);

6) сканер (для ввода статей, аннотаций, графиков, чертежей в базу данных системы);

Одной из главных компонент является процессор, определяющий производительность и быстродействие системы. Учитывая тот факт, что ПЭВМ будет реализована как рабочая станция для входа в Internet и как шлюзовой сервер для внутренней локально сети колледжа, производительность процессора должна быть высокой, тактовая частота процессора не менее 200 МГц.

Системная плата должна иметь высокую надежность и предоставлять возможность наращивания основной и КЭШ-памяти, возможности обновления BIOS.

Рис. 3.1. Аппаратная конфигурация автоматизированной информационной библиотечной системы

Объем оперативной памяти будет зависеть от объема операционной системы и программных продуктов, образующих программную конфигурацию. Объем памяти, необходимой для операционной системы Windows XP должен быть не менее 64 Мбайт.

В ходе проведения экспериментальных проверок было установлено, что для хранения информации о книге требуется 50 Кбайт, а для хранения информации о читателе - 8 Кбайт, а следовательно для создания базы данных всего библиотечного фонда, требуется примерно 2 Гбайта, а для базы данных картотеки читателей (1000 человек) потребуется 80 Мбайт памяти.

Минимальный объем жесткого диска должен составить 45 Гбайт. Жесткий диск должен обладать высоким быстродействием, среднее время доступа не должно превышать 12 н.с.

Видеоадаптер может обладать сравнительно невысокой разрешающей способностью 800*600 точек и объемом видеопамяти 2 Мбайт. Следовательно разрешающая способность видимой части экрана должна составить 14 дюймов, шаг точек 0,28 мм. Монитор должен иметь антибликовое и антистатическое покрытие экрана. Для данной системы требуется видеоадаптер совместимый с VGA или EGA стандартом.

Накопитель резервного копирования должен отвечать следующим требованиям:

1)иметь съемные диски;

2)иметь объем не менее 1000 Мбайт;

3)скорость вращения диска около 3000 оборотов/сек;

4)среднее время доступа не более 30 мсек.

Наиболее целесообразно применение ZIP-накопителя, имеющего невысокую стоимость.

Для чтения информации с оптических дисков потребуется CD-ROM.

Основным требованием к модему является его быстродействие. Скорость передачи информации должна составлять не менее 566 Кбит/сек., а время загрузки данных объемом 1Мбайт не более 3 минут.

Для печати достаточно поставить матричный принтер, позволяющий выполнить до 5 копий одновременно.

Для передачи различных материалов на терминалы внутренней ЛВС колледжа требуется сканер, имеющий интерполированной разрешение 300*600 точек на дюйм, максимальную площадь сканирования 260*297 мм. Для этих целей наиболее целесообразно использование планшетного сканера.

Для АБИС АКВТ достаточно применение магниторезистивной клавиатуры, имеющей высокую нагрузочную способность.

Для быстрого передвижения по экрану используется манипулятор типа “мышь”.

Глава 3. Инструкция пользователя информационной библиотечной системы

Электронный каталог является доступным и понятным для пользователя отображением на экране содержимого базы библиографических данных. Для пользователя предоставляется возможность просмотра полного или краткого перечня описателей первоисточника, просмотра библиографического описания первоисточника в соответствии с библиографическим стандартом

Запуск автоматизированной информационной библиотечной системы осуществляется двойным нажатием кнопкой мыши на значке файла “Фонд”. При запуске пользователь попадает в главную кнопочную форму “АБИС АКВТ”. Кнопочная форма предоставляет вход в режимы работы: “Каталоги”, “Поиск книги”, “Работа с читателями”. Вход в режим каталогов осуществляется с запросом на вход в режим алфавитного каталога, тематического каталога и поиска книг в фонде по фильтру.

Просмотр полного описания дает возможность доступа к одному документу на странице экрана, доступ к следующему осуществляется последовательным листанием в (описаний первоисточников) вперед или назад. В режиме просмотра краткого перечня описателей отображаются наиболее важные поля описателей в списке. Пользователь имеет возможность просмотра более подробных сведений из данного режима по выбранному изданию. Для оперативного поиска документов в электронном каталоге по заданной тематике пользователь может обратиться к тематическому каталогу. Тематический каталог представляет собой справочник библиографических кодов (тематических разделителей) с полной расшифровкой тематического описания. Пользователю предоставляется возможность выхода в режим просмотра краткого описания первоисточника по выбранной тематике. В системе реализована функция алфавитного каталога, записи в каталоге, отсортированы в алфавитном порядке. Каталог реализован в виде списка описателей, и предоставляет возможность просмотра подробных сведений об издании по отобранному подмножеству изданий. Все вышеперечисленные функции доступны только для просмотра и дают возможность отбора изданий пользователем вручную. Для редактирования и добавления записей предоставляется отдельный режим. Кроме того отбор изданий может производиться автоматически по заполненному пользователем шаблону. Шаблон предоставляет пользователю возможность “свободного поиска” по контексту всех основных полей-описателей документа. Результатом операции поиска является подмножество всех документов, соответствующих заданному подмножеству условий.

Поиск по одному полю документа не позволяет с наибольшим удобством производить начальное накопление библиографической информации (когда условия поиска многочисленны). Вход в режим поиска по одному полю осуществляется нажатием кнопки “Поиск”. Более удобная функция - поиск по запросу, сформированному пользователем.

Последовательность формирования запроса следующая. Пользователь должен войти в режим фильтра, нажатием кнопки “Фильтр”, либо выбором в меню операции “Фильтр”, либо выходом в режим “Поиск по фильтру” из главной формы системы.

При входе в режим фильтра на экране отображается форма “Фильтр посика”. При нажатии <ENTER> происходит переход к подполям данного поля. После выбора подполя его название высвечивается в правой части экрана и выдается окно выбора условия поиска.

Выбор операторов условия (OR (ИЛИ), АND (И)) осуществляется двойным нажатием кнопкой мыши на полях выбора условия.

Условия поиска формируются в полях шаблона следующим образом:

{значение} - поиск на совпадение. Отбираются документы, у которых введенный ключ поиска совпадает с началом соответствующего подполя

(так называемого "усечения справа" нет);

*{значение} - поиск по контексту. Отбираются документы, у которых введенный ключ поиска (контекст) совпадает с аналогичным значением в любом месте соответствующего подполя;

Все условия объединяются по умолчанию операцией "И". Для включения операции "ИЛИ" необходимо установить значение переключателя в состояние “ИЛИ”.

По окончании формирования шаблона поиска для непосредственного запуска операции поиска необходимо нажать кнопку “Поиск”. Отказ от поиска осуществляется клавишей “Выход”. Результатом операции поиска является подмножество документов, удовлетворяющих заданному при поиске условию. Если поиск осуществлялся не из режима просмотра полных сведений о документе, на экране выдается сообщение о количестве найденных документов и высвечивается запрос о способе просмотра (краткие сведения или полные сведения) и происходит выход в режим просмотра данного подмножества. С подмножеством можно оперировать так же, как и со всей базой (войти в режим корректировки и удаления документов подмножества, печать выходных форм, поиск в подмножестве). Находясь в просмотре подмножества документов, можно снова войти в режим поиска. В этом случае поиск будет осуществляться только в пределах подмножества. Таким образом можно неограниченное число раз сужать подмножество поиска.

Для сброса подмножества поиска и перехода к работе с целой базой необходимо нажать кнопку “Все документы”.

Если в результате операции поиска не было найдено документов, удовлетворяющих условию поиска, на экране появится соответствующее сообщение и произойдет выход в режим фильтра.

Вход в режим работы с читателями осуществляется из главной кнопочной формы. Открывается форму “Список читателей”. Форма предоставляет возможность редактирования и добавления сведений о читателях и предоставляет доступ к формуляру конкретного читателя. В режиме просмотра читательского формуляра билиотекарь нажатием кнопки “Добавить” осуществляет добавление информации в читательский формуляр. Отметка о сдаче книги осуществляется библиотекарем двойным нажатием кнопкой мыши в поле состояния книги. Списание формуляра в архив осуществляется нажатием кнопки “Списание”.

Следует, однако, обратить внимание, что для полноценного использования системы необходимо привлечение в библиотеку (хотя бы периодическое ) специалиста, знакомого с ПЭВМ. На него необходимо возложить функции так называемого "Администратора системы".

Функции администратора следующие:

1) Помощь библиотечным работникам в освоение работы на персональной ЭВМ.

2) Помощь библиотечным работникам в случае затруднений при выполнении функций АБИС АКВТ, описанных в руководстве по эксплуатации.

4) Создание шаблонов выходных форм и помощь библиотечным.

5) Контроль деятельности библиотечных работников на предмет правильности эксплуатации комплекса.

6) Контроль целостности базы библиографических данных, выполнение их резервного копирования и архивирования.

Ретроконверсию каталога рекомендуется начинать с ввода описаний новых поступлений литературы. Чтобы не блокировать работу библиотеки на начальном этапе внедрения АИБС "МАРК", когда библиотечные работники еще не имеют опыта ее эксплуатации, следует вводить в АИБС АКВТ лишь малую часть новых поступлений, постепенно увеличивая их число, чтобы наконец полностью перейти на автоматизированный режим обработки новых поступлений. Эта обработка должна заключаться не только во вводе описаний из тематических планов, но и выполнении всех операций по контролю поступлений, поиску, сортировке, печати выходных форм и т.д.

При наличии свободного машинного времени следует, кроме новых поступлений, вводить в АБИС АКВТ ретроспективу изданий, уже имеющихся в библиотеке. Причем следует выбирать, в первую очередь, те издания, которые пользуются наибольшей популярностью у читателей. Малоиспользуемые книги будут лишним "лишним грузом" в базе библиографических данных.

Глава 4. Краткая характеристика Microsoft Access

Microsoft Access является настольной СУБД (система управления базами данных) реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД. К этим данным относится не только информация в таблицах, но и другие объекты базы данных, которые будут описаны ниже.

Для выполнения почти всех основных операций Access предлагает большое количество Мастеров (Wizards), которые делают основную работу за пользователя при работе с данными и разработке приложений, помогают избежать рутинных действий и облегчают работу неискушенному в программировании пользователю.

Особенности MS Access, отличающиеся от представления об «идеальной» реляционной СУБД.

Создание многопользовательской БД Access и получение одновременного доступа нескольких пользователей к общей базе данных возможно в локальной одноранговой сети или в сети с файловым сервером. Сеть обеспечивает аппаратную и программную поддержку обмена данными между компьютерами. Access следит за разграничением доступа разных пользователей к БД и обеспечивает защиту данных. При одновременной работе. Так как Access не является клиент серверной СУБД, возможности его по обеспечению многопользовательской работы несколько ограничены. Обычно для доступа к данным по сети с нескольких рабочих станций, файл БД Access (с расширением *.mdb) выкладывается на файловый сервер. При этом обработка данных ведется в основном на клиенте - там, где запущено приложение, в силу принципов организации файловых СУБД. Этот фактор ограничивает использование Access для обеспечения работы множества пользователей (более 15-20) и при большом количестве данных в таблицах, так как многократно возрастает нагрузка не сеть.

В плане поддержки целостности данных Access отвечает только моделям БД небольшой и средней сложности. В нем отсутствуют такие средства как триггеры и хранимые процедуры, что заставляет разработчиков возлагать поддержание бизнес логики БД на клиентскую программу.

В отношении защиты информации и разграничения доступа Access не имеет надежных стандартных средств. В стандартные способы защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. Снятие такой защиты не представляет сложности для специалиста.

Однако, при известных недостатках MS Access обладает большим количеством преимуществ по сравнению с системами подобного класса.

В первую очередь можно отметить распространенность, которая обусловлена тем, что Access является продуктом компании Microsoft, программное обеспечение и операционные системы которой использует большая часть пользователей персональных компьютеров. MS Access полностью совместим с операционной системой Windows, постоянно обновляется производителем, поддерживает множество языков.

В целом MS Access предоставляет большое количество возможностей за сравнительно небольшую стоимость. Также необходимо отметить ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой, что выражается в наличии большого количества вспомогательных средств (Мастеров, как уже отмечалось), развитую систему справки и понятный интерфейс. Эти средства облегчают проектирование, создание БД и выборку данных из нее.

MS Access предоставляет в распоряжение непрограммирующему пользователю разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA .

Access обладает широкими возможностями по импорту / экспорту данных в различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов, до практически любой серверной СУБД через механизм ODBC.

Еще одно немаловажное преимущество MS Access заключается в развитых встроенных средствах разработки приложений. Большинство приложений, распространяемых среди пользователей, содержит тот или иной объем кода VBA (Visual Basic for Applications). Поскольку VBA является единственным средством для выполнения многих стандартных задач в Access (работа с переменными, построение команд SQL во время работы программы, обработка ошибок, использование Windows API ит. д.), для создания более-менее сложных приложений необходимо его знание и знание объектной модели MS Access.

Одним из средств программирования в Access является язык макрокоманд. Программы, созданные на этом языке, называются макросами и позволяют легко связывать отдельные действия, реализуемые с помощью форм, запросов, отчетов. Макросы управляются событиями, которые вызываются действиями пользователями при диалоговой работе с данными через формы или системными событиями.

Получается что Access, обладая всеми чертами СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Это не только гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений.

4.1 Функциональные возможности MS Access

Рассмотрим подробнее основные функции MS Access, чтобы иметь более ясное представление о его возможностях.

В Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации. База данных в Access 2007 может содержать следующие типы объектов (см. рис. 1): таблица, запрос, форма, отчёт, страница, макрос, модуль.

Рисунок 1. Окно объектов базы данных

Access может работать одновременно только с одной базой данных. Но одна БД Access может включать множество таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mdb.

Таблица - это объект, соответствующий понятию «таблица» в теории реляционных баз данных. Для каждой таблицы в Access можно определить первичный ключ и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным.

Access позволяет создавать структуру таблицы в трех режимах - в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Разница предполагает использование этих средств пользователями с разным уровнем подготовки, разными целями и перспективами использования данных. Естественно имеется возможность просматривать, редактировать, удалять и добавлять записи, осуществлять поиск, замену, сортировку данных, изменять вид таблицы. Связи между таблицами определяются специальным средством, которое называется «Схема данных».

Рисунок 2. Схема данных

Это удобный графический инструмент, позволяющий создавать связи между определенными полями таблиц, задавать различные типы отношений, устанавливать ограничения ссылочной целостности. При этом изменения сразу применяются в базе данных (естественно, если содержащиеся данные удовлетворяют всем условиям) Полученную диаграмму таблиц и связей можно распечатать, что, несомненно, удобно для разработчика.

Запрос - объект, содержащий текст SQL запроса, имеющий уникальное имя в определенной базе данных. Создать запрос можно с помощью мастера и в режиме конструктора. В первом случае пользователю в интерактивном режиме предлагается выбрать имя таблицы и поля для выборки. Во втором случае можно выбрать несколько таблиц или запросов, связать их графическим способом и определить поля выборки. Также можно задать дополнительные условия для каждого поля и параметры сортировки.

Рисунок 3. Конструктор запроса

Есть еще один способ создания запроса, который встроен в конструктор, - это написание запроса вручную на языке SQL. Однако текстовый редактор, предназначенный для этого имеет явно скудные возможности в плане удобства и наглядности оформления кода. Видимо этот способ не позиционировался разработчиками как основной.

Форма - это специальный объект-контейнер для других интерфейсных компонентов, таких как поля ввода и отображения данных, кнопки и др. На форме разработчик располагает компоненты для ввода, корректировки, просмотра и группировки данных, в зависимости от специфики приложения. Форму также можно создать двумя способами - в режиме конструктора и с помощью мастера. В первом случае разработчик располагает набором компонентов (при необходимости можно зарегистрировать свои ActiveX), которые свободно размещает на форме и задает их параметры. В режиме мастера пользователь просто выбирает таблицу, поля и стиль оформления, а форма генерируется автоматически.

Отчёт - объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан либо включён в документ другого приложения. Этот документ содержит результаты выборки из базы данных в виде структурированной информации (например в виде таблицы или списка). MS Access обладает богатыми возможностями по оформлению и форматированию отчетов. Те же два режима создания есть и у отчета. В режиме мастера у пользователя имеется возможность задать множество параметров, практически полностью определяющих желаемый внешний вид отчета. Для создания нестандартных отчетов лучше пользоваться конструктором.

Страницы - средство публикации данных в локальной сети или Internet. Создаваемая страница проектируется подобно форме (с некоторыми отличиями в используемых компонентах), при работе с ней можно не только просматривать, но и изменять данные в базе. После сохранения страницы как объекта в БД ее можно экспортировать в виде файла в формате HTML и использовать для доступа к данным через интернет-браузер.

Макрос - это объект, представляющий собой последовательность макрокоманд для автоматизации наиболее часто выполняемых действий при работе с базой. Макрокоманды выбираются из имеющего списка, а параметры задаются разработчиком. Выполнить макрос можно по нажатию на кнопку и программным методом в коде.

Модуль - контейнер программного кода на VBA. Для их редактирования и просмотра используется оболочка Редактора Visual Basic. Весь программный код приложения содержится в наборе модулей. Здесь он имеет то же смысловое значение, как и в любом языке программирования.

Это полный список объектов, которые можно хранить в базе данных MS Access, который, впрочем, похож и в других настольных СУБД подобного класса, например Paradox.

Какие возможности предоставляет Access в функциональном плане.

Ввод данных. Ввод данных может осуществляться следующими способами: вручную прямо в таблицу (сюда же относится вставка содержимого буфера обмена); вручную в поля формы; прямой импорт данных из других источников (базы Access, текстовые файлы, формат DBF, электронные таблицы, источники данных ODBC); программным методом, который может сочетать в себе любые средства, которые возможно реализовать на VBA.

...