Комплект програмних продуктів Microsoft Office

MS Excel 2013

У програмі Microsoft Excel з давніх версій впроваджений настільки широкий функціонал, що туди складно додати щось нове. Тому розробники пішли по іншому шляху - полегшення роботи з уже наявними інструментами. Одна з головних фішок нової версії Excel - функція вставки інтелектуальної спалаху Fill . Вона призначена, щоб полегшити введення повторюваних даних: якщо ви заповнюєте осередки по якійсь певній схемі, то програма може розпізнати її і зробити роботу за вас. Ця схема, звичайно, повинна простежуватися в таблиці - Excel читати думки поки не навчився. Наприклад, у вас є колонки "ім'я", " прізвище ", " по батькові » і список людей в них ; в четвертій колонці " ПІБ » ви хочете додати їх скорочені ініціали. Для цього достатньо один раз ввести приклад, після чого програма сама до кінця заповнить колонку.

Заповнює спалах Функція заповнить осередку за Вас

Інше нововведення важливе - кнопка Швидкий аналіз, яка стала відображатися при виділенні декількох заповнених осередків. Якщо ви її натиснете, з'явиться спливаюче меню, де за кількома розділами згруповані функції, що дозволяють виконати ті чи інші дії на основі проаналізованих даних. Серед розділів - " форматування", " графіки", " підсумки", "таблиці ", " міні-діаграми ' а набір доступних опцій в них залежить від вмісту комірок ( для чисел він один, для тексту інший). Наприклад, програма може позначити однаковим кольором повторювані дані у виділених комірках, побудувати графік, прорахувати суму складових і т. д.



При виділенні заповнених осередків відображається кнопка Швидкий аналіз

Ще одна функція з цього ж ряду - Рекомендовані Charts (рекомендовані графіки). Ви можете не перебирати список шаблонів у пошуках найбільш відповідного, а вибрати один із запропонованих програмою на підставі аналізу осередків. Так, наприклад, для послідовного ряду чисел набір графіків і діаграм буде менш великим, ніж для таблиці з декількох рядків.

Вибрати відповідний графік стало набагато простіше

Новинка Microsoft Excel 2013, не пов'язана з функціоналом таблиць - режим перегляду Розмітка сторінки. У цьому режимі можна побачити, як виглядатимуть сторінки при друку . На відміну від попереднього перегляду, який призначався для цієї мети в попередніх версіях Excel ( втім, він залишився на місці і в новій версії) ви можете переглядати всі сторінки відразу, а не по одній. Також доступне редагування сторінок, щоб ви могли при необхідності внести правки, і додавання даних в заголовок і підвал . Нарешті користувачі програми отримали відмінний інструмент, що дозволяє привести документи в порядок перед друком.



Режим перегляду Розмітка сторінки дозволяє привести сторінки в порядок перед друком

MS PowerPoint 2013

Основні відмінності нової версії PowerPoint в першу чергу пов'язані із загальним оновленням інтерфейсу під стиль офісного пакету, який ми вже розглянули в першій частині статті, а також удосконалена вставка об'єктів, інтелектуальні направляючі і т. д. Але є і декілька унікальних функцій. Так, в меню Кольори теми з'явився стандартний дизайнерський інструмент Eyedropper ( піпетка ) за допомогою якого можна вибрати колір пікселя, скопіювавши його з будь-якої ділянки на слайді . При оформленні презентацій він досить актуальний - ви можете легко створити єдину колірну гаму слайдів.



У Microsoft PowerPoint 2013 з'явився інструмент " Піпетка "

Відео та аудіо тепер можна вставляти не тільки з комп'ютера, але і онлайн. Присутня можливість вказати HTML -код ролика або знайти його за допомогою Посилань Пошук відео, YouTube і в своєму акаунті SkyDrive. Все перераховане відноситься до відео; у випадку з аудіо можна скористатися тільки пошуком по сайту Office.com . Зі звуками в Microsoft PowerPoint 2013 пов'язана інша нова функція - ви можете синхронізувати їх з усіма слайдами в проекті ( для цього потрібно натиснути кнопку Play у фоновому режимі у властивостях аудіофайлу ) . Це дозволяє додати фоновий музичний супровід до презентації, крім окремих звукових об'єктів на слайдах.

Вставка онлайн відео в Microsoft PowerPoint 2013

Але головне нововведення нової версії програми - це режим Presenter View . Його можна активувати комбінацією клавіш Alt + F5. Він використовується, щоб управляти переглядом презентації на іншому комп'ютері. Ви можете ставити її на паузу, перегортати слайди і вибирати їх в довільному порядку, змінювати масштаб, користуватися додатковими інструментами виділення і малювання (лазерна указка, маркер, Текстовиделітелі, ластик ) виконувати різні настройки, а також виробляти сторонні дії На великому екрані, де в цей час йде презентація, буде відображатися тільки поточний слайд . Це досить сильно розширює візуальні можливості демонстрації і дозволяє глядачам не відволікатися на зовнішні дії оператора, повністю зосередившись на перегляді слайдів .

Режим Microsoft PowerPoint Presenter View в 2013

MS OneNote 2013

Microsoft OneNote - одна з найбільш обділених увагою програм в офісному пакеті. Якщо з додатками Word, Excel PowerPoint і знайомі практично всі користувачі персонального комп'ютера, то OneNote залишається додатком для деяких невідомих цілей, хоча Microsoft продовжує робити на нього упор як на один з основних продуктів для дому та навчання . І недарма - програма дійсно є багатофункціональною і надзвичайно зручною. Інша справа, що не всім зрозумілий формат даних, з якими вона працює: у випадку з згаданими вище додатками все просто - це документи, таблиці та презентації, тоді як в OneNote використовуються записні книжки. Їх можна використовувати для зберігання заміток, збору інформації та, у чому програмі справді немає рівних, для ведення конспектів по навчанню.

Нова версія Microsoft OneNote містить невелику кількість змін . Як і для решти програм пакета, головне - це оновлення дизайну і упор на збереження даних в SkyDrive. Втім, останнє для OneNote не в новинку : дана функція там присутня і раніше. Кілька нововведень стосуються іншого побудови інтерфейсу. У колишніх версіях програми панель з відкритими записниками постійно присутня на екрані зліва від вікна нотатки: тепер вона стала спливаючій, а викликати її можна клацанням по відповідній кнопці на панелі розділів. Це розширює простір для самих нотаток.

Панель з відкритими записниками тепер розташовується в іншому місці

Всередині самих заміток з'явилася кнопка переходу в повноекранний режим. У цьому режимі не відображається нічого, крім полотна; їм досить зручно користуватися під час роботи над однією заміткою (наприклад, при веденні конспекту на лекції). Тут же є можливість викликати навігаційне меню, де ви можете повністю бачити структуру записників і переміщатися між сторінками, розділами і самими книжками, а також здійснювати пошук нотаток.



Повноекранний режим перегляду

Ще одне нововведення - панель Clipping Tool, яка запускається разом з OneNote, також її можна викликати при натисканні по іконці програми в області повідомлень . Вона дозволяє виконати одну з трьох дій : зробити вирізку екрану, відправити у OneNote відкритий документ або веб- сторінку, створити " швидку замітку " закріплену на робочому столі. Варто зауважити, що прості незакріплені "замітки на полях » з зникли функціоналу.

Панель Clipping Tool

MS Outlook 2013

Незважаючи на бурхливий розвиток поштових та інших онлайн- сервісів, Microsoft Outlook і раніше залишається популярним десктоп- органайзером (хоча Microsoft трансформує в веб і його, випустивши онлайн -версію outlook.com ) . Нова версія Outlook, отримала, насамперед, оновлений інтерфейс, більш заточений під управління пальцями. Перше, що кидається в очі при запуску - це зміна стандартного меню перемикання між розділами на нову панель панель навігації Вона відображається внизу на всю ширину додатка; на ній в один рядок, великими літерами, йдуть заголовки розділів - пошта, календар і так далі. При наведенні над ними курсора спливають вікна Peeks, які дозволяють переглянути інформацію з розділу, не переходячи в нього.

Новинка Microsoft Outlook 2013 - панель Панель навігації

Багато користувачів Перспективи давно чекали від нього інтеграції з соціальними мережами. Вона з'явилася, правда, у вельми обмеженому вигляді : все, що вона дозволяє - це дізнатися, що нового відбулося у ваших контактів . Для цього насамперед слід підключитися до потрібних сервісів - на момент даний підтримуються Facebook LinkedIn і ( також можливе підключення до «свого сайту » з будь-яким URL -адресою, але на практиці це важко застосувати ) . Після підключення ви зможете переглядати новини з соціальних мереж, пов'язані зі своїми контактами - у картках з'явився розділ Що нового. Щоб отримувати останні оновлення, електронна пошта контакту повинен збігатися з його використовуваним адресою в соціальній мережі, що, звичайно, є не самим продуманим рішенням з боку розробників - адже далеко не завжди особистий електронний ящик використовується для реєстрації. Другий істотний недолік - завантаження новин відбувається довго, і в цілому можна сказати, що дана можливість не користуватиметься успіхом.

Для отримання оновлень по електронній пошті контакту повинен збігатися з використовуваним ящиком в соціальній мережі

Примітне нововведення пов'язане з календарем. Тепер над ним відображається погода на три доби (сьогодні, завтра і післязавтра ) щоб ви могли скорегувати відповідно до неї свої плани. Дані беруться від власної служби Microsoft, і без підключення до Інтернету функція працювати не буде. У налаштуваннях можна вибрати місто, для якого визначатиметься погода.



Microsoft Outlook 2013 показує погоду в календарі

Макроси

Попрацювавши якийсь час у Microsoft Word, виявляєш, що велику частину часу доводиться витрачати на одні й ті ж стандартні процедури (створення нового документа, вставка малюнків, таблиць тощо). Навіть при відкритті документа, з яким вже працювали, зазвичай йде час на пошук місця, де зупинилися. Таких дій можна перерахувати безліч. І всі їх можна автоматизувати, і дати кожному з них клавішну команду або кнопку. Це можна зробити за допомогою макросів.

Макроси Microsoft Word для Windows записуються за допомогою мови VisualBasic. Для запису макросу не обов'язково знати цю мову. Достатньо правильно організувати запис операції.

Перш ніж приступати до запису макросу доцільно познайомитися з порядком дій. Це позбавить від необхідності повторної перепису макросу.

Виконати процедуру, яка записується в макрос, встановити порядок проходження команд.

Відкрити документ, для якого створюється макрос. Якщо створюється макрос, який можна застосовувати до всіх документів, то відкривається документ повинен бути заснований на звичайному шаблоні.

Привести документ у той стан, в якому зазвичай починають вручну виконувати процедуру, автоматизуються за допомогою макросу.

Визначити зручний спосіб виділення тексту і переміщення по ньому в процесі запису макросу.

У процесі запису макросу використання миші обмежена. За допомогою миші можна вибирати команди меню, але не можна переміщатися по документу і виділяти його частини. Виділяти текст або переміщатися по документу можна тільки за допомогою команд і клавіатури.

Нижче наведені найбільш поширені способи переміщення по документу і виділення його частин під час запису макросу:

Перед записом можна помітити робочу область закладкою з допомогою команди Правка | Закладка. У процесі запису перехід до неї здійснюється вибором команди Правка | Перейти

Для переходу до місця останньої виконаної редагування натисніть Shift + F 5.Для переходу до початку документа натисніть Ctrl + Home. Для переходу до кінця документа натисніть Ctrl + End.

Для виділення всього документа виберіть команду Правка | Виділити все або натисніть комбінацію клавіш Ctrl + A.

Для початку запису макросів треба вибрати команду Макрос | Почати запис меню Сервіс.

Діалогове вікно Запис макросу

У вікні діалогу «Запис макросу» можна призначити створюваному макросу кнопку на панелі інструментів, клавішну команду або команду меню. Цю процедуру можна виконати і після запису макросу.

Крім того, у вікні діалогу «Запис макросу» можна встановити для яких документів або шаблонів буде доступний створюваний макрос і ввести опис у поліОпис (наприклад, для яких цілей призначений макрос). І якщо не вводити короткий опис макросу, то можна скоро заплутатися в них.

Отже, починається власне запис макросу. У цей час на екрані з'являються панель інструментів «Запис», що містить всього дві кнопки - Зупинити запис(кнопка зліва) і Пауза (праворуч). Яскраве забарвлення індикатора ЗАП в рядку стану свідчить про запис макросу.

Для запуску макросу можна створити клавішний поєднання, команду меню або кнопку на панелі інструментів.

Макроси можна видалити, перейменовувати і копіювати. Разом з макросом автоматично видаляється кнопка, команда меню або клавішна команда, яка запускає його.

Для перейменування і копіювання макросу використовується команда Сервіс | Макрос | Організатор.

Практична частина

Автоматичне формування заголовка таблиці.

Код:

Sub ваыпр()

UserForm2.Show

End Sub

Sub Макрос2()

With Selection

.HorizontalAlignment = xlGeneral

.VerticalAlignment = xlCenter

.WrapText = False

.Orientation = 0

.AddIndent = False

.IndentLevel = 0

.ShrinkToFit = True

.ReadingOrder = xlContext

.MergeCells = False

End With

With Selection.Font

.Name = "Times New Roman"

.FontStyle = "полужирный"

.Size = 16

.Strikethrough = False

.Superscript = False

.Subscript = False

.OutlineFont = False

.Shadow = False

.Underline = xlUnderlineStyleNone

.ColorIndex = xlAutomatic

End With

Selection.Borders(xlDiagonalDown).LineStyle = xlNone

Selection.Borders(xlDiagonalUp).LineStyle = xlNone

With Selection.Borders(xlEdgeLeft)

.LineStyle = xlContinuous

.Weight = xlThin

.ColorIndex = xlAutomatic

End With

With Selection.Borders(xlEdgeTop)

.LineStyle = xlContinuous

.Weight = xlThin

.ColorIndex = xlAutomatic

End With

With Selection.Borders(xlEdgeBottom)

.LineStyle = xlContinuous

.Weight = xlThin

.ColorIndex = xlAutomatic

End With

With Selection.Borders(xlEdgeRight)

.LineStyle = xlContinuous

.Weight = xlThin

.ColorIndex = xlAutomatic

End With

With Selection.Borders(xlInsideVertical)

.LineStyle = xlContinuous

.Weight = xlThin

.ColorIndex = xlAutomatic

End With

With Selection.Interior

.ColorIndex = 36

.Pattern = xlSolid

.PatternColorIndex = xlAutomatic

End With

End Sub

Dim Count As Integer, i As Integer, j As Integer, q As Integer, j1 As Integer

Private Sub ToggleButton1_Click()

Count = CInt(TextBox1.Text)

i = ActiveCell.Row

j = ActiveCell.Column

j1 = j - 1

For q = 1 To Count

Dim str As String

str = InputBox("Введіть назву стовпця")

j1 = j1 + 1

Cells(i, j1) = str

Next q

ActiveSheet.Range(Cells(i, j), Cells(i, j1)).Select

Module2.Макрос2

i = j = j1 = 0

TextBox1.Text = " "

Hide

End Sub



Висновки

Природно, що в рамках даної курсової немає ніякої надії повністю висвітлити можливості настільки багатогранних програм, так як повний пакет « Microsoft Office » дуже різноманітний. Для того, щоб знати « Microsoft Office » потрібно в ньому працювати. Використовуючи цей пакет, Ви, напевно, будете відкривати все нові і нові можливості і властивості. Дослідіть і експериментуйте. Якщо результати Вам не подобаються, пробуйте знову. Наслідки майже всіх дій в «Microsoft Office» можна скасувати, тому, експериментуючи, ви не втратите нічого, крім декількох хвилин вашого часу.



Список використаної літератури

1. А. П. Мікляєв "Настільна книга користувача IBM PC".

2. Кенін та ін "Використання MS Office".

3. «Як працювати з Microsoft Office» / / Microsoft Press, офіційне видання, 1999 р.

4. Прикладні програми Office.

5. Довідка за програмою Microsoft Excel.

6. В. Пасько - Excel

7. Бемер С., Фратер Г.: Microsoft Access для користувача

8. SoftKey.info

Размещено на Allbest.ru

...