Управління інформаційними ресурсами

Размещено на http://www.allbest.ru/

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНИЙ ПЕДАГОГІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ІМЕНІ М.П.ДРАГОМАНОВА

Курсова робота

з навчальної дисципліни: «Основи менеджменту»

на тему: «Управління інформаційними ресурсами організації»

Виконала:

студентка група № 51

Шепель Ірина Сергіївна

Прийняла

доцент, к. філ.н.

Нестерова М.О

Київ - 2015



ВСТУП

В процесі економічної глобалізації і швидкої зміни умов ведення господарської діяльності підприємств зростає потреба в переосмисленні методів управління інформацією та інформаційними ресурсами на підприємстві. Це обумовлює необхідність визначення нових підходів до процесу управління інформаційними ресурсами підприємства з урахуванням динамічності змін зовнішнього і внутрішнього оточуючого середовища через прискорення практичних дій щодо впровадження нововведень. Потужним ресурсом для підвищення ефективності діяльності та конкурентоспроможності підприємства є оперативне використання цінної інформації в управлінській діяльності на основі новітніх інформаційних комп'ютерних систем і технологій. Це дозволяє підприємству своєчасно реагувати на зміну кон'юнктури, товару, цінову політику та здійснювати успішну господарську діяльність на ринку.

Інформацію можна охарактеризувати, як сукупність відомостей, які використовуються в процесі управлінської та господарської діяльності підприємства. Управлінська інформація пов'язана з обслуговуванням процесів виробництва, розподілу, обміну та споживання матеріальних благ і забезпечує розв'язання завдань організаційно-економічного управління. Інформація об'єднує відомості економічного, виробничо-технологічного, юридичного, соціального та іншого змісту. В управлінських інформаційних процесах інформація виступає одним з найважливіших ресурсів разом з енергетичними, трудовими, фінансовими та матеріальними ресурсами. Інформація як ресурс має такі властивості як: корисність, вартість, цінність, достовірність, повнота та «життєвий цикл». На підприємстві в процесі управлінської діяльності з інформацією здійснюється багато операцій (інформаційних процедур), які пов'язані із збором, передачею, зберіганням (накопиченням), подальшою обробкою та отриманням кінцевого інформаційного продукту. Інтеграція інформації внутрішнього середовища підприємства, яка відображає фінансово-господарський стан підприємства з інформацією зовнішнього ринкового середовища формує інформаційні ресурси підприємства. інформаційний управління фабрика

Сучасна концепція управління інформаційними ресурсами підприємства полягагає в тому, що інформація, бази і банки даних, бази знань, комп'ютерні інформаційні системи та персонал, як найбільш цінні ресурси підприємства, повинні бути ефективно (цілеспрямовано, вміло, продуктивно та економічно) керовані для досягнення найбільшого бізнесового успіху. Фундаментальною метою управління інформаційними ресурсами підприємства є формування такої їх структури і змісту, які здатні забезпечити ефективне вирішення проблем бізнесової діяльності підприємства та сталу його конкурентну перевагу в ринковому середовищі. Аналіз стану управління інформаційними ресурсами підприємств переробної галузі АПК свідчить про специфічність їх формування в залежності від особливостей галузі, до якої належить підприємство, а також про те, що інформаційні ресурси підприємств мають ієрархічну побудову, цілісність, екзогенний характер структури та безперервність розвитку.

Аналіз досліджень і публікацій. Вагомий внесок у дослідження в сфері управління інформаційними ресурсами та інформаційними системами підприємств та компаній зробили відомі зарубіжні вчені: Джеймс О. Брайен, М. Желени, К. Нейлор, Д.Уотерман. Серед вітчизняних вчених проблемам ефективного управління інформаційними ресурсами та інформаційними системами підприємств присвячені праці Ситника В.Ф., Берези А.М., Оліферова О.В., Пінчук Н.С. та інших.

Актуальність теми полягає про значимість управління інформаційними ресурсами організації направлений на ефективність роботи організації та на підвищення спросу виробляємої продукції.

Предметом дослідження виступає значимость управління інформаційними ресурсами.

Об'єктом дослідження управління інформаційими ресурсами на прикладі ТОВ «Рязанська чайна фабрика»

Мета даної курсової роботи є системне дослідження інформаційних ресурсів організації на прикладі ТОВ «Рязанська чайна фабрика».

Завдання роботи:

- вивчити основні поняття дослідження «управління» та «інформаційні ресурси»;

- розглянути історичні дослідження взаємозв'язку управління з інформаційним ресурсами;

- вивчення ролі інформаційних ресурсів в управлінні інформаційними ресурсами організації;

- розглянути моделі управління інформаційних ресурсів;

- проаналізувати управління інформаційними ресурсами в ТОВ «Рязанської чайної фабрики»;

- розробити рекомендації щодо ефективності роботи фабрики.

Основна гіпотеза полягає в тому, що на підприємстві в процесі управлінської діяльності з інформацією здійснюється багато операцій, які пов'язані із збором, передачею, накопиченням, подальшою обробкою та отриманням кінцевого інформаційного продукту. Для прийняття ефективних управлінських рішень в умовах динамічного розвитку ринкової економіки підприємству потрібна доцільна система інформаційного та документаційне забезпечення, яка б об'єктивно відображала сформовану економічну ситуацію.

Документована інформація становить основу управління, його ефективність значною мірою базуються на виробництві та споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального й політичного життя суспільства. Якість інформації визначає якість управління. Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління, організацію і культуру праці управлінських працівників. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінськоїдіяльності в цілому.

Курсова робота виконана на 34 сторінках, складається з вступу, 3- х розділів ( поділених на підрозділи), висновків, списку використаних джерел.



РОЗДІЛ 1. МЕТОДОЛОГІЧНІ АСПЕКТИ ВИВЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ ІНФОРМАЦІЙНИМИ РЕСУРСАМИ ОРГАНІЗАЦІЇ

1.1 Основні поняття дослідження «управління» та « інформаційні ресурси»

Управління в широкому сенсі - це процес підтримки функціонування або переведення системи з одного стану в інший за допомогою цілеспрямованого впливу на об'єкт управління з метою зміни його стану. Розрізняють такі типи управління: -Технічне (в неживій природі); -Природне (заснований на законах зоології та біології); -Соціальне (це безперервний процес впливу на об'єкт управління (особистість, колектив, підприємство, галузь, держава) для досягнення оптимальних результатів при найменшихвитратах часу і ресурсів). Об'єкт соціального управління - люди і їх спільна діяльність, яку необхідно погоджувати з допомогою особливих механізмів (влада, планування, контроль). Оскільки кожна людина індивідуальна, володіє особливим характером, психологічними якостями, то його реакції на керуючий вплив є суб'єктивними і важко передбачуваними. Це робить соціальне управління складним процесом з невизначеним результатом. Управління - це процес впливу людини або групи людей на трудовий колектив для досягнення певних цілей. Управління являє собою систему взаємовідносини суб'єкта і об'єкта управління. Управління є важливим ресурсом суспільства. На думку Пітера Дракера, історичні успіхи людства на 80% визначаються не природними ресурсами і технологіями, а ефективністю управління. Питання, пов'язані з управлінням, цікавили людей на всіх історичних етапах існування людства з самого зародження громадської організації, хвилюють людей на сучасному етапі і будуть хвилювати протягом всього розвитку людської цивілізації незалежно від того, про який рівень управління йде мова, оскільки що може бути цікавіше і корисніше, ніж ефективний вплив на поведінку людини, групи, народу. На даний момент немає недоліку в управлінській літературі і кожен управлінець, керівник з метою забезпечення ефективності управління озброюється положеннями, розробленими в рамках управлінських галузей знання на основі теорії управління. Теорія управління - це галузь наукового знання, що вивчає процеси управління в соціальних та соціально-економічних системах, систему принципів, методів і технологій управління, зміст, форму та еволюцію управлінських відносин, ефективність прийняття управлінських рішень та управління взагалі. У соціологічній і управлінській літературі склалися різні підходи до управління. Управління як наука являє собою систему знань у вигляді концепцій, теорій, принципів, способів, форм і шкіл управління. Управління як мистецтво - це здатність вміло й ефективно застосовувати на практиці теоретичні основи управління, розроблені в рамках наукового знання. Управління як функція може розглядатися як цілеспрямований вплив на свідомість і поведінку людей, що здійснюється з метою направити їх дії на досягнення бажаних цілей. Управління як процес - це сукупність управлінських дій, спрямованих на досягнення поставлених цілей. Управління як апарат - сукупність структур і людей, що забезпечують використання і координацію всіх ресурсів соціальних систем для досягнення певних цілей. У найбільш загальному вигляді управління являє собою вплив суб'єкта управління на його об'єкт. Окреслені елементи є підсистемами єдиної системи управління. Г. В. Атаманчук, в залежності від суб'єкта дії, що управляє, виділив наступні типи управління: державне управління (суб'єкт управління - держава), суспільне управління (суб'єкт управління - суспільство та його структури), менеджмент (суб'єкт управління - підприємець, власник).

Під функцією управління слід розуміти особливий вид спеціалізованої управлінської діяльності, що виділилася в процесі поділу управлінської праці, яка здійснюється спеціальними прийомами і засобами. У вітчизняній і зарубіжній теорії та практиці управління не склалося єдиного підходу до класифікації функцій управління. Так А. Фаойль, засновник школи адміністративного управління, виділив наступні функції: планування, організоване, керівництво, координацію і контроль. Представник тієї ж школи Л. Гьюлик розширив і уточнив класифікацію, запропонувавши сім функцій: планування, організація, робота з персоналом, оперативне керівництво, координування, контроль і звітність, складання бюджету. Американський фахівець в області управління Р. Фалмер в якості основних функцій виділяє планування, організацію, виконання (керівництво) і контролювання. Г. Кунц і С. О'Доннел - планування, організацію, комплектування штатів, керівництво та лідерство, контроль. Розглянемо в якості основних функцій управління такі: цілепокладання (місія - мета), планування, організація, мотивація, координування, контроль і оцінка. Цілепокладання як найважливіша функція управління передбачає наявність добре сформульованої мети, яка повинна бути: вимірна, досяжна (реальна), орієнтована на певні інтервали часу, взаємопов'язана з головною метою організації та іншими підцілі, адресна та контрольована. Функція планування реалізується через план, який являє собою цілеспрямований комплекс заходів, які сприяють досягненню поставлених цілей у відповідності із завданнями розвитку самої організації, її потенціалом. Функція організації безпосередньо пов'язана з реалізацією розробленого плану. Вона характеризується перш за все розподілом відповідальності та повноважень між керівниками та виконавцями, а також встановленням взаємозв'язків між різними напрямками діяльності. Таким чином, важливим моментом в організації є чіткість функціональних обов'язків кожного виконавця і закріплення відповідальних осіб за конкретною ділянкою роботи. Ефективність вжитих дій залежить цілком від рівня й характеру мотивації до розвитку співробітниками організації, тому формування позитивної мотивації у працівників, спрямованої на досягнення професійного зростання і благополуччя організації, є одним з важливих умов. Головне завдання координування - досягнення узгодженості в роботі всіх ланок організації шляхом встановлення раціональних зв'язків, комунікацій між ними. За допомогою різних форм зв'язків встановлюється взаємодія між усіма елементами системи управління, маневрування ресурсами, забезпечується єдність і погодження всіх стадій процесу управління, а також дії керівника, його управлінської команди та персоналу організації. Під функцією контролю слід розуміти вид управлінської діяльності, завдяки якому можна утримати організацію на потрібному шляху, порівнюючи показники її діяльності з встановленими стандартами або планами. Функція контролю здійснюється за двома напрямками: * контроль за виконанням робіт, намічених планом; * заходи з корекції всіх значних відхилень від плану. Головні інструменти виконання цієї функції - спостереження, облік і аналіз. У загальному процесі управління контроль виступає як елемент зворотного зв'язку, тому що за його даними проводиться коригування раніше прийнятих планів. Ефективно поставлений контроль обов'язково повинен бути орієнтований на результат, бути об'єктивним, своєчасним, економічним і простим. Функція оцінки в системі управління покликана забезпечити порівняння реальних результатів діяльності з поставленими цілями і встановлення зворотного зв'язку з усіма учасниками процесу (співробітниками, групою, керівником і т. д.). Поняття «інформаційні ресурси» і в науці, і на практиці оперують поняттями «інформаційні ресурси», «документні ресурси», «інформаційно-документні ресурси», не завжди усвідомлюючи різницю між ними.

На перший погляд здається, що у кожного з цих понять є власне наповнення: інформаційні ресурси мають справу з інформацією, документи - з документами, а інформаційно-документні - частково з інформацією, частково з документацією. Скажімо, за основу беремо визначення: «Інформаційні ресурси - це сукупність даних, організованих для ефективного отримання достовірної інформації». Документні ресурси розглядаються як «вид інформаційних ресурсів, що є сукупністю окремих документів у інформаційних системах».

Тобто, в даному випадку документні ресурси є частиною ресурсів інформаційних. Із цього випливає, що інформаційні ресурси можуть включати якісь недокументні ресурси. Згадаємо термін «дані» - інформація, оброблена і представлена у формалізованому вигляді для подальшої обробки. Якщо внести це визначення у поняття «інформаційні ресурси» отримаємо: «Сукупність інформації (обробленої і представленої у формалізованому вигляді для подальшої обробки), організованої для ефективного отримання достовірної інформації».

Очевидна тавтологічність даного визначення. Тут нас цікавить інше: чи може оброблена інформація існувати в недокументному вигляді (тобто не закріплюватися на матеріальному носії)?

Пригадуємо, матеріальний носій - засоби реєстрації, зберігання, передачі інформації (даних), а ними є мова, пам'ять людини чи комп'ютера, провідні чи ефірні засоби зв'язку тощо.

Виходить, що «інформаційні ресурси» і «документні ресурси» - фактично синонімічні поняття. (Синонімія - різні за формою, але однакові чи близькі значенням знаки).

Інформаційні ресурси - окремі документи і окремі масиви документів, (документи і масиви документів) в інформаційних системах (бібліотеках, архівах, фондах, банках даних, інших інфосистемах). Багато вчених (серед них Столяров Ю.Н.) називають «документні ресурси» точнішим терміном, чим «інформаційні». Адже документні ресурси складаються з великої кількості документів, тоді як інфоресурси мають складатися з великої кількості «інформацій» (а такого слова у множині немає). Документні ресурси відображають свою складову - інформацію та її матеріальне втілення. Повернімося до згаданого визначення. У ньому присутній термін «інфосистема» - організаційно впорядкована сукупність документів (масиви документів) і інформаційних технологій, в тому числі з використанням засобів обчислювальної техніки і зв'язку, що реалізують інформаційні процеси. Виходить, що інфоресурси включають і впорядковані і хаотичні масиви документів. Розвинемо далі визначення: Насправді документний ресурс є одночасно і масивом і потоком документів; іншими словами - це набір документів і в їх статиці, і в їх динаміці.

(До речі, поняття «масив» і «потік» завжди поєднуються у науковій літературі зі словом документи, і вислови, що близькі «інформаційним ресурсам», тобто у множині, відсутні. Використовуються лише словосполучення типу «документний потік», «масив документів».)

Є багато визначень інфоресурсів, одне з яких - це масиви інформації чи сукупність документів в інфосистемах (бібліотечних чи архівних системах, фондах, банках даних тощо). Тут відсутній потік (рух) документів. У виразах типу «інформаційно-документні ресурси», «інформаційно-документна підготовка кадрів» під інформаційним мають на увазі усні повідомлення, а під документним - інформацію, закріплену на матеріальному носії (речовому). Тобто знову протиріччя: усні повідомлення не мають матеріального носія, ніяк не зафіксовані. Але ж будь-яке повідомлення завжди передається матеріальним середовищем - якщо не матеріальним/ речовим, то енергетичним (радіохвилі, енергетичні коливання тощо). У останньому випадку тривалість існування інформації дорівнює часу її передачі - так званий синхронний документ. Якщо взяти за основу визначення документа - матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для його передачі у часі і просторі, то, наприклад, радіопередача, тобто усна, музична і подібна, плинний рядок світлової реклами, демонстрація фільму і є ілюстрацією синхронного документа. Він перетворюється в діахронний документ (звичний для нас), коли записується на певний носій. Наприклад, усна інформація записана на диктофон.

Обґрунтуємо визначення «інформаційні ресурси». Наприклад, магазин займається торгівлею. Коли продавець продає, то клієнт купує.

Процес один, а терміни різні. З точки зору клієнта, він користується пунктом торгівлі/покупки, а продавець вважає, що працює в пункті продажу. Гіпотетично спеціальні підручники назвали б: для клієнта - «Технологія покупки товару», а для продавця - «Технологія продажу товару». Отже, оскільки підручник призначений для продавця, тобто для того, хто забезпечує клієнта інформацією, ресурси називаємо документними, а з точки зору користувача вони ж - інформаційні.

Поняття «документний ресурс» доречно застосовувати до окремої інформаційної системи - бібліотеки, фірми, музею, типографії, і коли це конкретне поняття. Від нього можна утворити множину: «документні ресурси».

Про документні ресурси правомірно говорити як про певну обмежену сукупність окремо взятих зібрань документів. А також документний ресурс може розглядатися і як збірне поняття, коли мають на увазі будь-яку сукупність документних ресурсів того чи іншого масштабу: документний ресурс України, ресурс документів з бізнесу, документний ресурс для студентів напряму «Культура» тощо.

1.2 Історія дослідження взаємозв'язку управління з інформаційними ресурсами організації

На сучасному етапі розвитку ринкової економіки обсяги інформації, які зберігають і використовують підприємства, в тому числі підприємства-конкуренти, стрімко зростають, кардинально змінюється інтенсивність руху даних, ускладнюється ієрархічність структури та засобів використання інформації для прийняття обґрунтованих управлінських рішень. В зв'язку з цим, можна погодитись з думкою одного з найуспішніших бізнесменів світу Б.Гейтсем, що «... самий надійний спосіб виділити свою компанію серед конкурентів, відірватися від натовпу переслідувачів - це добре організувати роботу з інформацією. Саме той факт, як ви збираєте, організовуєте та використовуєте інформацію, визначає, переможете ви чи програєте.» [3, с.23] Інформацію можна охарактеризувати як сукупність відомостей, які використовуються в процесі управлінської та господарської діяльності підприємства. Управлінська інформація пов'язана з обслуговуванням процесів виробництва, розподілу, обміну та споживання матеріальних благ і забезпечує розв'язання завдань організаційно-економічного управління. Інформація об'єднує відомості економічного, виробничо-технологічного, юридичного, соціального та іншого змісту. В управлінських інформаційних процесах інформація виступає одним з найважливіших ресурсів разом з енергетичними, трудовими, фінансовими та матеріальними ресурсами. Інформація як ресурс має такі властивості як: корисність, вартість, цінність, достовірність, повнота та «життєвий цикл». На підприємстві в процесі управлінської діяльності з інформацією здійснюється багато операцій (інформаційних процедур), які пов'язані із збором, передачею, зберіганням (накопиченням), подальшою обробкою та отриманням кінцевого інформаційного продукту. Інтеграція інформації внутрішнього середовища підприємства, яка відображає фінансово-господарський стан підприємства з інформацією зовнішнього ринкового середовища формує інформаційні ресурси підприємства. Сучасна концепція управління інформаційними ресурсами підприємства полягає в тому, що інформація, бази і банки даних, бази знань, комп'ютерні інформаційні системи та персонал, як найбільш цінні ресурси підприємства, повинні бути ефективно (цілеспрямовано, вміло, продуктивно та економічно) керовані для досягнення найбільшого бізнесового успіху. Фундаментальною метою управління інформаційними ресурсами підприємства є формування такої їх структури і змісту, які здатні забезпечити ефективне вирішення проблем бізнесової діяльності підприємства та сталу його конкурентну перевагу в ринковому середовищі. Аналіз стану управління інформаційними ресурсами підприємств переробної галузі АПК свідчить про специфічність їх формування в залежності від особливостей галузі, до якої належить підприємство, а також про те, що інформаційні ресурси підприємств мають ієрархічну побудову, цілісність, екзогенний характер структури та безперервність розвитку. Результати аналізу показали, що на підприємствах: плануються та визначаються інформаційні потреби відділів та структурних підрозділів; відстежуються джерела та форми подачі інформації; організовуються власні системи «інформаційного обігу» на базі комп'ютерних інформаційних систем і технологій, а також проводиться контроль і аналіз рівня та якості задоволення інформаційних потреб фахівців, відділів та структурних підрозділів в системі управління підприємством.

Тобто управління інформаційними ресурсами на підприємствах традиційно трансформується в поточне управління інформаційними системами і технологіями, яке часто здійснюється з частковим урахуванням впливу чинників внутрішнього та зовнішнього розвитку на цей процес.

З метою вдосконалення існуючого підходу щодо управління інформаційними ресурсами підприємства, вважаємо за доцільне рекомендувати здійснювати управління інформаційними ресурсами з урахуванням впливу системи чинників внутрішнього та зовнішнього середовищ.

1.3 Методологія наукового дослідження

Співвідношення теорії та методології можна виразити так: теорія відповідає на питання: що необхідно робити, а методологія - як це необхідно робити?

Методологія теорії управління - це сукупність дослідницьких методів, процедур, технік, використовуваних при пізнанні управлінських процесів з метою забезпечення ефективного розвитку організації.

Методологія теорії управління являє собою систему методів, використовуваних при пізнанні управлінських процесів.

Серед них можна виділити наступні методи:

1.всеобщій діалектико-матеріалістичний (еволюційне і революційний розвиток управлінських відносин під кутом зору їх взаємодії з навколишнім політичної, соціальної середовищем);

2.общенаучні (порівняння, аналізу, синтезу, інтуїції);

3.системний (комплексне вивчення об'єкта, який досліджує соціальне явище у вигляді соціальної системи);

Системний підхід розглядає будь-яку фірму, виробниче підприємство, організацію як систему, що складається з взаємозалежних елементів. Він дозволяє розглядати управлінські проблеми в їх постійному взаємозв'язку, русі і розвитку. Це означає, що явища вивчаються від простого до складного, від нижчого до вищого, від конкретного до абстрактного, від старого до нового і т.д.

У центрі досліджень в менеджменті знаходиться людина, що здійснює продуктивну діяльність, будь то керівник або виконавець. Але одна людина завжди пов'язаний з іншими людьми, він трудиться в колективі, є членом організації (підприємства, установи, фірми і т.д.).

Підкреслимо основні вимоги до використання системного підходу:

* виділення тієї чи іншої системи з навколишнього світу й визначення взаємозв'язку між нею і середовищем;

* визначення складових елементів системи;

* розгляд відносин між елементами і певною структурою системи;

* аналіз функцій елементів по відношенню до системи;

* виявлення системоутворюючих зв'язків;

* визначення механізму функціонування системи.

4. спеціальні (статистичні, математичні, соціологічні, психологічні) та ін.

Ситуаційний підхід був розроблений в США в кінці 60-х рр. ХХ ст. У рамках даного підходу заперечується можливість висунення будь-яких універсальних принципів управління діяльністю поза контекстом діяльності, специфіки ситуації, типу розв'язуваних завдань і зовнішнього середовища, технології та ін. Прихильники ситуаційного підходу критикують поняття соціальної системи, наполягають на обмеженому його применении в управлінській практиці. Вони вважають, що організація є занадто складною і динамічною системою, і поза контекстом ситуації неможливо сформулювати універсальні вимоги до ефективної організації. Одним з центральних понять, що використовуються представниками ситуаційного підходу, є категорія управлінської ситуації. Управлінська ситуація - це сукупність всіх внутрішніх і зовнішніх умов, що визначають закономірності розвитку і функціонування організації.

Мети теорії управління можна сформулювати наступним чином:

- Вивчення найбільш важливих, типових фактів управлінських відносин, в яких проявляється взаємодія керуючих і керованих;

- Визначення основних тенденцій розвитку управлінських процесів;

- Побудова найбільш ймовірних напрямків і сценаріїв розвитку управлінської діяльності в майбутньому;

- Формулювання науково обґрунтованих рекомендацій щодо вдосконалення системи управління.

До функцій теорії управління слід віднести: пізнавальну; оцінну; прикладну; прогностичну; освітньо-виховну; ідеологічну.



РОЗДІЛ 2. ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ВИВЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ ІНФОРМАЦІЙНИМИ РЕСУРСАМИ ОРГАНІЗАЦІЇ

2.1 Управління інформаційними ресурсами організації

Управління інформаційними ресурсами -- це комплекс дій, спрямованих на створення умов для цілеспрямованого, оперативного використання сукупності документів у інформаційних системах або сукупності інформаційних продуктів певного призначення, які необхідні для забезпечення інформаційних потреб споживачів у визначеній сфері діяльності. Функції управління інформаційними ресурсами:

1. Цілеспрямований відбір і накопичення ІР.

2. Систематизація ІР за певними принципами.

3. Створення можливостей оперативного знаходження користувачами необхідної інформації.

4.Передбачення можливості корекції метаданих ІР Управління інформаційними ресурсами сприймається, як концепція, яка полягає у тому, що інформація має розглядатися, як об'єкт, яка від технології, використовуваної для маніпулювання їм.

З іншого боку, вона передбачає, що стає таким самим значним ресурсом організації, як фінансові, матеріальні, людські і подібні їм ресурси. Фундаментальні становища сучасної теорії управління інформаційними ресурсами: Інформація є важливим ресурсом фірми, який здатний забезпечувати її виграшну позицію у конкурентної боротьби. Методи, використовувані керувати іншими ресурсами, застосовні й у цьому випадку. Це передбачає необхідність включення процесів інформаційного управління у загальну схему стратегічного управління підприємством. У цьому важливо відзначити, що став саме інформація, а чи не технологія її обробки, є основним об'єктом розгляду в управлінні інформаційними ресурсами.

Споживачі інформації грають винятково важливу роль успіху управління інформаційними ресурсами. Усвідомлення цього факту практично означає усунення акценту з введення системи, чинника економічності і орієнтації на майбутнє висновку системи, ефективності і до довгострокового ефекту; Функції і технології обробки інформації та різні типи даних повинні інтегруватися, що означає необхідність балансування інтересів різних груп генераторів і споживачів інформації. Для загального успіху, необхідно визначення правильного управління, координації й централізації, дозволяють підтримувати баланс між індивідуальним управлінням обробки інформації та досягненням глобальної мети організації. Отже, управління інформаційними ресурсами - це еволюційний процес, який у собі весь позитивний досвід, всю суму знань, накопичуваних фірмою. Основними завданнями із управління інформаційними ресурсами є: облік даних, їх збереження, пошук і освоєння обробка інформації. Облік інформаційних ресурсів у організації ведеться на єдиній електронному каталозі, що забезпечує необхідну ієрархічну класифікацію, і навіть єдину технологію введення і її уявлення інформації. Збереження інформаційних ресурсів включає у собі механізми їх розподілу є у заданому інформаційний простір. Для певного типу ресурсів, таких, наприклад, як ресурси Інтернет, не потрібно у реалізації спеціальних механізмів зберігання ЕВР у рамках корпоративної інформаційної системи. Ці механізми формуються самої глобальної мережею. Щодо електронних документів зазвичай слід формувати спеціальний електронний архів. Електронний архів документів -- цьому сховищі, у якому підтримуються особливі режими інформаційну безпеку і розмежовані права доступу. Для обліку паперових документів мають у електронному каталозі передбачаються відповідні облікові картки. Використання інформаційних технологій і помилкове уявлення інформацією вигляді ієрархічної структури дозволяє організувати єдину систему навігації й пошуку по інформаційних ресурсів. До основним можливостям пошуку ставляться: пошук по атрибутам облікової картки ресурсу, контекстний пошук, пошук з урахуванням морфології мови. Механізми обробки інформації, дозволяють здійснювати перегляд і редагування електронних документів і майже даних, слід забезпечити роботи з різними типами інформаційних ресурсів.

2.2 Моделі управління інформаційними ресурсами організації

У сучасному управлінні не обійтися без образу моделі. Модель - це абстракція, яка акцентує з точки зору мету аналізу, найбільш важливі характерні риси об'єкта в систематичному вигляді. Модель - це завжди спрощення дійсності, але спрощення, що дозволяє дослідити проблему. Тому її використання вимагає: - правильного вибору самої моделі, - розуміння області застосування, - інтерпретації результатів менеджерами. Інформатизація діяльності інформаційних установ.

1. Документний фонд, як модель управління інформаційними ресурсами.

2. Веб-сайти, як складова інформатизації інформаційних установ. Пошукові технології інформаційного обслуговування.

3. Захист інформації в інформаційних установах. Інформатизація - сукупність взаємопов'язаних організаційних, правових, політичних, соціально-економічних, науково-технічних, виробничих процесів, що спрямовані на створення умов для задоволення інформаційних потреб громадян та суспільства на основі створення, розвитку і використання інформаційних систем, мереж ресурсів та інформаційних технологій, які побудовані на основі застосування сучасної обчислювальної та комунікаційної техніки. Здійснення інформаційної діяльності в системі організаційного управління в умовах функціонування автоматизованих систем, потребує врахування підходів до моделей “електронних документних фондів”, сформульованих ще наприкінці 80-х років, пов'язаних як із суто управлінськими проблемами, так і з проблемами автоматизації управлінської діяльності.

Основними функціями електронного документного фонду є такі: реалізація можливості ефективно підтримувати і розвивати зв'язки з партнерами, успішно пристосовуватись до швидкозмінюваної економічної ситуації;- включення фірми до інформаційних структур ринкової економіки країни та світу, доступ докомерційних баз даних, проведення електронного маркетингу, рекламних та інформаційних заходів;- координація діяльності всередині і зовні організації;- допомога у виробленні і прийнятті ефективних рішень;- виключення затримок і помилок при опрацюванні інформації, документів. Моделі « електроного документного фонду»:

1. Інформаційна модель орієнтована на інформацію, як ресурс, який виробляється і використовується у процесі функціонування системи управління, спрямована на розв'язування інформаційних проблем, раціоналізацію та інтеграцію інформаційних процесів, покращання організаційної структури, підвищення ефективності роботи у цілому.

2. Комунікаційна модель обґрунтовує інформатизацію управління, як комплексну систему, яка включає організацію апарата управління разом з персоналом, організаційними зв'язками, методами роботи, тобто є моделлю організаційної системи управління, як складної системи соціальних комунікацій.

3. Соціотехнічна модель описує процес і результат проектування автоматизованих систем, при якому повинні враховуватись також соціально-психологічні особливості організації, у якій буде функціонувати система. Кінцеві результати роботи організації залежать значною мірою від взаємовідносин людей, їх ціннісних орієнтацій.

Інформаційно-технологічний простір системи діяльності інформаційної установи включає: Інформацію, яка надходить до системи (інформаційний ресурс) >Зовнішній контур: Технологічний комплекс: Аналітичний центр: Довідково-інформаційний фонд >Інформацію, яка виходить із системи (інформаційний продукт). Зовнішній контур - забезпечує структурування впливу зовнішнього середовища та можливість надходження інформаційних ресурсів до системи, запобігає її руйнуванню від зовнішнього впливу.

На вході забезпечується захист від несанкціонованого доступу до внутрішньої інформації системи, сумісність із зовнішнім середовищем (системним, апаратним, інформаційним, юридичним), відбір інформації, розподіл інформації внутрішніми каналами. На виході забезпечується блокування несанкціонованого виходу інформації з системи, забезпечується сумісність із зовнішнім середовищем, забезпечується можливість передавання інформації заданими каналами.

2.3 Критерії ефективності управління інформаційними ресурсами

Аналiз складу i властивостей iнформацiйних ресурсiв обумовлює необхiднiсть використання двох пiдходiв до сутностi даної категорії, якi мiстять технiчну й економiчну складовi. Як технiчна категорiя iнформацiйнi ресурси представляють сукупнiсть iнформацiйних об'єктiв, вiдображених у знаковiй формi на матерiальних носiях, що мiстять iнформацiю про події та процеси реального свiту. Iнформацiйнi ресурси можуть бути представленi документами i масивами документiв як у паперових, так i в автоматизованих iнформацiйних системах, базами i банками даних, файлами, директорiями та iншими iнформацiйними об'єктами. Як економiчна категорiя iнформацiйнi ресурси являють собою вiдокремленi знання людини про процеси або явища, представленi у формалiзованому виглядi та вiдображенi на твердому носiї, застосування яких сприяє утворенню вартостi продуктiв та послуг.

Ефективне використання iнформацiйних ресурсiв набуває особливої актуальності i значущості на сучасному етапi розвитку економiки, що характеризується загостренням (ускладненням) економiчних проблем, повязаних з недолiками та обмеженiстю iнших видiв ресурсiв як для суспiльства в цiлому, так i для кожного пiдприємства. Ефективнiсть використання iнформацiйних ресурсiв i знань характеризує не тiльки виробничий процес, але й здатнiсть пiдприємства адаптуватися до ринкових умов, створювати конкурентоздатну продукцiю.

Видiлення iнформацiйних ресурсiв як самостiйної економiчної категорiї обумовлене необхiднiстю здiйснення процесiв управлiння, потребою в оцiнцi їхнього впливу на використання iнших факторiв виробництва. Класифiкацiя виробничих ресурсiв, що включає iнформацiйнi ресурси, розширює склад функцій управлiння пiдприємством i передбачає органiзацiю планування, контроль та аналiз iх використання на всіх рiвнях управлiння підприємством [2].

Інформаційний ресурс як сукупність даних, що мають смислове навантаження відображає всю виробничо-господарську діяльність підприємства і документально зафіксовані на різного виду носіях. Вони можуть бути використані в управлінні як чинник збільшення обсягу виробництва і підвищення його ефективності [1, c. 89].

Якщо ж розглядати інформаційні ресурси на мікрорівні, то вони виступають безпосереднім продуктом інтелектуальної діяльності найбільш кваліфікованої й творчо активної частини персоналу підприємства. Інакше кажучи, інформаційні ресурси ототожнюються, по суті, зі всією корисною інформацією, що її виробляють кадри підприємства. Основу інформаційних ресурсів складають результати наукових досліджень і дослідно-конструкторських розробок (НДДКР), які дають змогу створювати наукомісткі вироби, використовувати технічні та наукові ідеї, зафіксовані в різних документах та виданнях. Як особливу частину виділяють активні інформаційні ресурси, тобто інформацію, доступну для автоматизованого пошуку, зберігання та обробки (програми, бази даних, бази знань, документи тощо) й для широкого користування. Ефективність використання інформаційних ресурсів визначається відношенням активної їх частини до загального обсягу інформаційних ресурсів.

Як видно з досліджень, до основних ознак інформаційних ресурсів слід віднести такі: інформаційні ресурси розташовані на певних матеріальних носіях (паперові, електронні); накопичення інформаційних ресурсів відбувається за певний проміжок часу; інформаційні ресурси є необхідними для вирішення наукових, виробничих, управлінських та інших завдань; від якості та змісту інформаційних ресурсів залежить ефективність виконання цих завдань [3, c. 285].

Значення iнформацiйних ресурсiв у забезпеченнi ефективного функцiонування пiдприємств зростає бiльш швидкими темпами у порiвняннi з можливостями задоволення потреб у якiснiй і своєчаснiй iнформацiї.

"В сучасних умовах iнформацiя стає одним з головних ресурсiв виробництва поряд iз сировиною, машинами i робочою силою. Як зазначає В. Н. Амiтан, рiвень органiзованостi суспiльного виробництва, його потенцiйнi можливостi обумовлюються вже не тiльки енерго- і фондоозброєнiстю, але й iнформацiйною озброєнiстю" [4].

На думку А. С. Алексєєва, успiшна цiлеспрямована дiяльнiсть пiдприємства в будь-якiй сферi допускає активне використання iнформацiйних ресурсiв [5].

Виходячи з вищевказаного визначимо, що в системі управління підприємством ефективне використання інформаційних ресурсів на засаді сучасних інформаційних технологій забезпечує посилення конкурентних переваг підприємств шляхом: швидкого реагування на зміни ринку, у споживчих перевагах, конкурентному середовищі тощо; поширення торгівлі на інтернет - бізнес-простір, що дає можливість, як збільшити збут на внутрішньому ринку, так і вийти за його межі; переведення відносин з партнерами з бізнесу (постачальниками, контрагентами, споживачами тощо) на новий рівень відносин у режимі електронного доступу до інформаційних ресурсів; оптимізації системи маркетингового менеджменту; підвищення ефективності, оперативності й обґрунтованості рішень, що приймаються. Перспективними напрямами подальших досліджень є оцінка особливостей формування інформаційних ресурсів на підприємстві та розробка рекомендацій щодо їх оптимізації.

Отже, якщо пригадати те визначення інформації, яке було дано вище, то інформаційні ресурси можна визначити, як увесь обсяг інформації, що є в інформаційній системі. Для країни це будуть інформаційні ресурси країни, для організації якогось рівня -- інформаційні ресурси організації. Що є джерелами формування інформаційних ресурсів організації? Будь-яка організація існує в певному зовнішньому середовищі. Ця ж організація породжує своє внутрішнє середовище, яке формується сукупністю структурних підрозділів підприємства і працюючих там людей, технологічними, соціальними, економічними та іншими відносинами між ними. Залежно від джерела виникнення в межах організації розрізняють внутрішню і зовнішню інформацію, що становить її інформаційні ресурси. Інформація внутрішнього середовища, як правило, точна, повно відображає фінансово-господарський стан. Її опрацювання часто може здійснюватися за допомогою стандартних формалізованих процедур.

Зовнішнє середовище -- це економічні й політичні суб'єкти, що діють за межами підприємства, і відносини з ними, тобто економічні, соціальні, технологічні, політичні та інші відносини підприємства з клієнтами, постачальниками, посередниками, конкурентами, державними органами тощо. Інформація із зовнішнього середовища, яка є часто приблизною, неточною, неповною, суперечливою, має ймовірнісний характер і через те вимагає нестандартних процедур опрацювання. Які будь-яким ресурсом, інформаційними ресурсами можна управляти. Хоча ще не розроблена методологія кількісної та якісної оцінки інформаційних ресурсів, а також прогнозування потреби в них, однак на рівні організації можна і треба вивчати інформаційні потреби, планувати й управляти інформаційними ресурсами. Управління інформаційними ресурсами означає: 1) оцінку інформаційних потреб на кожному рівні і в межах кожної функції управління; 2) вивчення документообігу організації, його раціоналізацію; стандартизацію типів і форм документів; типізацію інформації і даних; 3) подолання проблеми несумісності типів даних; 4) створення системи управління даними тощо. Під технологією мають на увазі сукупність методів обробки, виготовлення, змінення стану, властивостей, форми сировини, матеріалу або напівфабрикату, здійснюваних у процесі виробництва продукції. Інформаційна технологія -- це система методів і способів збору, передачі, накопичення, опрацювання, зберігання, подання і використання інформації. Інформаційна технологія -- це система методів і способів збору, передачі, накопичення, опрацювання, зберігання, подання і використання інформації.

Кожна з перелічених у визначенні інформаційної технології фаз перетворення і використання інформації реалізується за допомогою специфічної технології. У цьому розумінні ми можемо вести мову про інформаційну технологію, як сукупність технологій -- технології збору інформації, технології передачі інформації тощо.

Інформаційні технології реалізуються в автоматизованому і традиційному (паперовому) видах. Обсяг автоматизації, тип і характер використання технічних засобів залежать від характеру конкретної технології. Автоматизована інформаційна технологія складається з технічних пристроїв, найчастіше -- комп'ютерів, комунікаційної техніки, засобів організаційної техніки, програмного забезпечення, організаційно-методичних матеріалів, персоналу, об'єднаних у технологічний ланцюжок. Цей ланцюжок забезпечує збір, передачу, накопичення, зберігання, опрацювання, використання і поширення інформації. Якщо розглядати весь життєвий цикл інформаційної системи, то під автоматизованими інформаційними технологіями розуміють сукупність методологій і технологій проектування інформаційних систем, базових програмних, апаратних і комунікаційних платформ, що забезпечують весь життєвий цикл інформаційних систем і їх окремих компонентів від проектування до утилізації. Мета будь-якої інформаційної технології -- отримати потрібну інформацію необхідної якості на заданому носії. При цьому існують обмеження на вартість опрацювання даних, трудомісткість процесів використання інформаційного ресурсу, надійність і оперативність процесу опрацювання інформації, якість інформації, що отримується. Під функціональними технологіями слід розуміти сукупність забезпечувальних технологій для автоматизації певної задачі чи функції. Наступна класифікаційна ознака -- це тип інформації, що опрацьовується. Залежно від типу користувацького інтерфейсу прийнято виділяти такі технології: пакети, діалогові, мережні. За ступенем автоматизації функцій людини в процесі управління розрізняють такі технології: електронне опрацювання даних, автоматизація функцій управління, підтримка прийняття рішень, експертна підтримка.



РОЗДІЛ 3. ПРАКСЕОЛОГІЧНІ АСПЕКТИ ВИВЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ ІНФОРМАЦІЙНИМИ РЕСУРСАМИ ОРГАНІЗАЦІЇ НА ПРИКЛАДІ ТОВ «РЯЗАНСЬКА ЧАЙНА ФАБРИКА»

3.1 Аналіз управління інформаційними ресурсами ТОВ «Рязанська чайна фабрика»

Одним з видів інформаційних ресурсів організації ТОВ «Рязанская чайна фабрика» є документообіг.

Документована інформація становить основу управління, її ефективність значною мірою базуються на виробництві та споживанні інформації.

Документообіг бухгалтерського обліка ТОВ «Рязанської чайної фабрики» можна охарактеризувати, як змішаний. Оскільки фабрика є підприємством з гаком штатом співробітників, не потрібно впроваджувати складну автоматизовану систему управління електронними документами. Як середовища поширення документів тут користуються програмою MicrosoftOutlook, з допомогою якої пересилаються файли з документами, і ця ж програма застосовується для пересилки образів документів, одержуваних шляхом сканування первинних паперових оригіналів.

За такого підходу єдині автоматизовані довідники для підприємства відсутні і кожен підрозділ, зокрема і бухгалтерія, формує власні системи класифікаторів і нормативів. У цьому зазвичай використовуються однакові адресні книжки, містять адреси електронної пошти співробітників.

Реєстрація документів за такої схеми виробляється вручну, інформацію про документах заносять у таблиці, не оброблювані автоматизованими системами. Кожен документ іде маршрутом, вибираемому черговим виконавцем. Отже, на фабриці організовано роботу з урахуванням обміну електронною поштою і збереження документів нафайловом сервері, де кожен має власну осередок. Ця схемауправленияпри зручна для зберігання документів. Наприклад, в папці "Бухгалтерія" є папка "фінансовий відділ", у ній папка "фінансове планування", ще глибше - "мінімізація оподаткування".

Така ієрархія інтуїтивно зрозуміла для користувачів - кожному відомо свою осередок, знає, куди класти ті чи іншідокументи[4].

Рух первинних документів мають у бухгалтерський облік регламентується графіком документообігу. Графік документообігу - це графік чи схема, які описують рух первинних документів для підприємства від часу їх створення досі передачі нахранение.Унифицированной форми графіка документообігу немає. Кожне підприємство становить графік самостійно, з особливостей діяльності.

На Рязанської чайної фабриці графік документообігу розробляє головний бухгалтер, а стверджує керівник підприємства.

Графік встановлює раціональний документообіг, тобто передбачає оптимальне число підрозділів, і виконавців для проходження кожного первинного документа, визначати мінімальний його перебування уподразделении. Правильное складання графіка документообігу та її дотримання сприяють оптимальному розподілу посадових обов'язків між працівниками, зміцненню контрольної функції бухгалтерського обліку, і забезпечують своєчасність складання звітності.

До кожного документа, зокрема й у бух.обліку, є свій шлях руху, п'ять основних етапів:

1) складання документа в останній момент скоєння господарської операції, і якщо це можна - одразу після його закінчення відповідно до вимогами, що висуваються для її оформленню;

2) передача документа в бухгалтерію, де контролюються своєчасність і повнота здачі її облікової обробки;

3) перевірка прийнятих документів бухгалтером формою (перевіряються повнота і правильність оформлення, заповнення обов'язкових реквізитів), за змістом (законність задокументованих операцій, логічна ув'язка окремих показників) і арифметична перевірка;

4) обробка документа в бухгалтерії, здійснювану у трьох етапу:

* таксування (розцінка) - передбачає переклад натуральних і трудових вимірників в узагальнюючий грошовий вимірювач. Наприклад, переданий табель робочого дня, виходячи з якого розраховується вести працівників;

* угруповання - добір документів, однорідних за змістом. Наприклад, прихід й витрата товарно-матеріальних цінностей;

*контировка - вказівку

у первинному документі кореспонденції рахунків по конкретної господарської операції, що з змісту документа;

5) здавання документів мають у архів для зберігання після складання із них дисконтних регістрів.

Роботу зі складання графіка документообігу організує головний бухгалтер. Графік документообігу стверджується наказом керівника фабрики.

Графік документообігу оформляється, як переліку робіт зі створення, перевірці й обробці документів, виконуваних кожним підрозділом підприємства, установи, і навіть усіма виконавцями із їхніх взаємозв'язок харчування та термінів виконання.

Працівники фабрики (начальники цехів, майстра, табельщики, працівники планово - економічного, фінансового відділів, відділів праці та зарплати, постачання, кладовщики, підзвітні особи, працівники бухгалтерії та інших.) створюють і представляють документи, які стосуються сфері своєї діяльності, за графіком документообігу. І тому кожному виконавцю вручається виписка з графіка. У ній перераховано документи, які стосуються у сфері діяльності виконавця, строки їхньої уявлення та підрозділи підприємства, у яких видаються зазначені документи.

Відповідальність за дотримання графіку документообігу, і навіть відповідальність за вчасна й доброякісне створення документів, своєчасну передачу відбиття у бухгалтерському обліку і звітності, за достовірність які у документах даних несуть особи, створивши і які підписали цих документів.

Контроль над виконанням виконавцями графіка документообігу по фабриці здійснює головний бухгалтер.

Первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язкову передачу у комп'ютерний архів, а доти зберігаються у бухгалтерії в закриття шафах під відповідальність заступника головного бухгалтера. Бланки суворої звітності зберігаються у сейфах.

Оброблені вручну первинні документи поточного місяці, які стосуються певному обліковому регістру, комплектуються в хронологічному порядку і переплетені. Строї працювати, змінні рапорти та іншідокументихранятсяне переплетеними, але підшитими в папках щоб уникнути їх втрати чи зловживань.

Відповідно до ст.17 Федерального закону від 21 листопада 1996 р. N129-ФЗ "Про бухгалтерський облік" (зі змінами від 23 липня 1998 р.) первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку, і бухгалтерська звітністьхранятсяв протягом термінів, встановлюваних відповідно до правилами організації державного архівного справи, але з менше п'яти років. Робочий план рахунків бухгалтерського обліку, інших документів облікової політики, процедури кодування, програми машинної обробки даних (з термінів їх використання) храняться не менше п'яти багатьох років після року, де вони використовувалися упорядкування бухгалтерської звітності востаннє.

...